Ej. 3 -

Maestría Internacional en Administración y Dirección de Empresas

CONSIGNAS PARA REALIZAR EL EJERCICIO 3 1. FINALIDAD DEL EJERCICIO En este ejercicio se llevará a cabo un análisis predictivo de la estructura física y funcional necesaria para llevar a cabo los procesos de transformación que tienen luga r en nuestro producto final o sistema empresa. En primera instancia se enunciarán las tareas relacionadas con dicho proceso de transformación, las que agrupadas convenientemente darán lugar a los procesos internos y externos. En función de los procesos definidos, se asignarán los recursos humanos y técnicos que en cada caso correspondan, indicando sus características y envergadura. A continuación se planteará una estructura funcional tendiente a ordenar y controlar dichos procesos y sus recursos. Por último se estimará el espacio físico necesario para alojar los puestos de trabajo, depósitos y maquinarias que son necesarios desarrollar las tareas descriptas.

2. MOMENTO DENTRO DEL DESARROLLO DEL PROYECTO DE EMPRESA

Este ejercicio se sitúa en el tercer cuadro del diagrama que representa las diferentes etapas a completar dentro del proceso de desarrollo del proyecto de empresa.

3. PUNTOS CLAVE DEL EJERCICIO Llamamos puntos clave a aquellos apartados que estructuran los ejercicios, por lo cual es conveniente definirlos de antemano, ya que por lo general, el resto de los apartados quedan supeditados a lo definido en éstos. En este ejercicio los puntos clave son: 3.1.2. Agrupación de tareas en procesos internos y externos. 3.2.1. Detalle de las tareas y recursos asociados. 3.3.2. Dimensionamiento Estos apartados son estructuradores no solo para este ejercicio sino también para los ejercicios posteriores, por lo que es fundamental que queden perfectamente definidos. Es indispensable una clara definición del Mapa de Procesos, la Estructura Funcional y la Estructura Física del Sistema Empresa.

Procedimientos para definir los puntos clave: Durante las primeras dos semana del desarrollo del ejercicio, cada uno de los integrantes del grupo debe subir en Tareas Parciales y Borradores un documento con una propuesta para estos puntos. Luego se debatirán en el espacio Asignación de Tareas y Debate Interno del Grupo. Una vez consensuados podrán trabajar en el desarrollo del resto de los apartados para conformar así la Versión Final del ejercicio. Al documento deberán denominarlo: Puntos clave – Apellido del autor. Ej.: Puntos Clave – López.

4. MATERIAL DE LECTURA OBLIGATORIA PARA REALIZAR EL EJERCICIO Módulo Teórico 03 – Formato de la empresa pensada – Estructura Funcional (en Teorías Asociadas). Guía para el Ejercicio 3 (en la Biblioteca)

5. EN LA EVALUACIÓN DEL EJERCICIO EL TUTOR CONSIDERARÁ: - El contenido elaborado por los alu mnos - El cumplimiento de los plazos de entrega - La prolijidad (respetando el formato de presentación establecido) - La redacción y ortografía.

6. SON TAREAS OBLIGATORIAS PARA QUE EL EJERCICIO SEA EVALUADO POR EL TUTOR: 1. Colocar el apellido del Responsable del Ejercicio en la carpeta del grupo. 2. Completar el encabezamiento de la plantilla del ejercicio colocando: - el número de grupo, de ejercicio y de versión. Por ejemplo: gr03-ej3-v1 - el nombre del proyecto (muy sintético, tres o cuatro palabras) - el primer apellido de los autores del trabajo. 3. En la plantilla escribir sólo donde hay puntos suspensivos o cuadros para completar. 4. Respetar la extensión solicitada. 5. El archivo o d ocumento que se sube al BSCW se denomina grXX-ej3-v1


3. ANÁLISIS PREDICTIVO DE LOS PRECESOS Y DE LA ESTRUCTURA FÍSICA Y FUNCIONAL ASOCIADOS ASOCIADOS AL PRODUCTO FINAL Y OBJETO, OBJETO, DEFINIDOS EN LOS EJERCICIOS 1 Y 2. El ejercicio se realiza en base a los conceptos que se presentan en el Módulo Teórico 03. Extensión solicitada para el contenido del ejercicio: 800 palabras .

3.1. Los procesos que tendrán lugar en el sistema empresa. 3.1.1. Enunciado de las tareas que se desarrollarán en nuestro sistema empresa. Se listarán todas las tareas que se llevarán a cabo en nuestro Producto Final definido en el Ejercicio 2. El listado deberá ser lo más detallado posible e incluir tanto las tareas directamente relacionadas con el proceso de transformación de entradas en salidas, como aquellas que no tengan vinculación directa con dicho proceso, tales como: Tareas administrativas relacionadas con el pago a proveedores, facturación, administración de contratos, compras de insumos y materias primas. Tareas relacionadas con los recursos humanos: Pago de sueldos, búsqueda y selección, control de asistencia. Tareas que tienen que ver con los sistemas informáticos: Mantenimiento, controles, controles, gestión de servidores. Controles de calidad Gestión de empresas subcontratadas. Al final de esta guía se presentan algunos ejemplos de tareas asociadas asociadas a una actividad productiva y/ comercial comercial vista en el ejercicio 2.

3.1.2. Agrupación de tareas en procesos internos y externos, indicando si se trata de procesos tercerizados. Como se ha definido en el Módulo Teórico 03, un proceso está dado por un conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. En este punto se deben agrupar las tareas listadas en 3.1.1., en los diferentes procesos que tendrán lugar en nuestro sistema empresa. Estos procesos podrán ser internos o externos, tratándose estos últimos de aquellos que se lleven a cabo fuera de la organización. Algunos de los procesos, internos o externos, pueden ser llevados a cabo por personas ajenas a la organización. Se los suele denominar subcontratados o tercerizados. Ejemplos de procesos tercerizados podrían ser el reclutamiento de personal, la logística de entrega a domicilio, el servicio de limpieza de la planta, la capacitación del personal. La subcontratación o “tercerización” de un proceso es una decisión de la dirección, que t iene en cuenta costos,

riesgos y política empresarial.

3.1.3. Clasificación de los procesos. Completar atendiendo a los conceptos del Módulo Teórico 03 . Se incluirán todos los procesos, internos y externos. Para completar el cuadro de la plantilla, debe tener en cuenta la siguiente guía: Primera columna: Procesos Estratégicos


Se tomarán los procesos definidos en 3.1.2., que se vinculen con la dirección, la estrategia, el establecimiento de políticas, la fijación de objetivos, la provisión de comunicación, el aseguramiento de la disponibilidad de recursos, su evolución y con el control global de la organización Segunda columna: Procesos operativos o procesos nucleares. Mediante estos procesos la organización genera los bienes y/o servicios que entrega a sus clientes. Cadena de valor de la organización. Núcleo central del negocio. Tercera columna: Procesos auxiliares. Procesos de soporte. Relacionados con el suministro o mantenimiento de recursos necesarios para el funcionamiento de la organización.

3.1.4. Descripción de los procesos Completar atendiendo a los conceptos del Módulo Teórico 03 . Para completar el cuadro de la plantilla, debe tener en cuenta la siguiente guía: Primera columna: Nombre del proceso Tal como ha sido identificado en 3.1.2 Segunda columna: Descripción Descripción del proceso. Definir el proceso dando una idea general de sus partes o propiedades . Tercera columna: Misión / Objetivo. Es el objetivo del proceso, el fin último para el cual está diseñado. Debe relacionarse con las necesidades de los interesados. Cuarta columna: Responsable Persona o área que tiene la responsabilidad sobre la correcta ejecución del proceso, ejecutado dentro o fuera de la Organización. En este cuadro se debe dar la descripción de quien será el responsable del proceso. Ejemplo: Proceso: Búsqueda se recursos humanos. Responsable: Gerente de Recursos Humanos / Propietario / Director de Operaciones 

Quinta columna: Destinatario

Clientes internos y/o externos, y otros posibles interesados. Suele denominarse cliente interno a otras áreas de la organización a las que se le presta algún servicio. Por ejemplo, el área d e Sistemas de una compañía, cuyo core no tiene relación con la informática, es proveedor interno de otras áreas: Comercial, Operaciones, Administración, las que a su vez son clientes internos de Sistemas.

3.1.5. Los procesos como unidades operacionales La actividad de una empresa puede representarse como un conjunto de procesos que se interrelacionan de alguna manera. Se deberá completar la tabla de la planilla de acuerdo al diagrama en bloques representativo de cada uno de los procesos que tendrán lugar en nuestro sistema empresa. (Ver ejemplo al final de esta guía). Cada bloque poseerá los siguientes elementos:


Dónde: Inicio / Fin El comienzo es el evento que pone en marcha el proceso. El fin es la entrega al interesado del producto o servicio finalizado. Entradas Documentos, registros, recursos, insumos que en algún momento hacen su entrada en el proceso y que son necesarios para el desarrollo del mismo. Salidas Documentos, registros, productos, productos, resultados intermedios del proceso que tienen su origen e n el proceso. Indicadores Son magnitudes utilizadas para medir o comparar los resultados efectivamente obtenidos, en la ejecución de un proceso. Por ejemplo, en un p roceso de fabricación de helado de chocolate, las entradas podrán ser: Crema Cacao Conservantes Esencias Los indicadores asociados a estas entradas serán las cantidades de cada producto, y las salidas serán los desperdicios y una determinada cantidad de helado de chocolate (kg). En un proceso productivo en macha y estabilizado, esos indicadores sirven para verificar la eficiencia del proceso, dado que sabiendo las cantidades de insumos que son necesarias para la elaboración de cada kg de helado con una determinada calidad, ante la existencia de algún desvío se deberán analizar sus causas, y ejecutar las acciones correctivas que sean necesarias.

3.1.6. Confección del mapa de procesos (Diagrama de flujo) Utilizando las técnicas de diseño descriptas en el Módulo Teórico 03, confeccionar el mapa de los procesos asociados al sistema empresa, en forma de diagrama de fl ujo. En este diagrama se deben representar todos los p rocesos de la empresa y su interrelación. Se trata de una herramienta muy útil para entender el funcionamiento de la empresa en su totalidad, con solo observar dicho esquema.

3.2. Estructura funcional mínima necesaria para desarrollar las tareas descriptas en 3.1. 3.2.1. Detalle de tareas y recursos asociados En esta parte del ejercicio se estimarán los recursos, técnicos y humanos, necesarios para llevar a cabo las tareas enunciadas en 3.1.1., cuando dichas tareas no sean subcontratadas, completando el cuadro de acuerdo a lo visto en Módulo Teórico 03 y usando como guía el ejemplo que se da al final de esta guía:


Primera columna: Nombre del proceso Tal como ha sido identificado en 3.1.2 Segunda columna: Tareas que lo componen Según lo descripto en 3.1.2. Tercera columna: Recursos (Humanos / Técnicos) En esta columna se detallarán los recursos humanos y elementos tecnológicos que son necesarios para realizar cada tarea. Cuarta columna: Perfiles Breve descripción de los perfiles correspondientes al personal que llevará a cabo la tarea Quinta columna: Descripción Descripción del equipamiento tecnológico que se utilizará para el desarrollo de la tarea. (Computadoras, Impresoras, tornos, fresadoras, heladeras industriales, y otras)

Ejemplo: Tarea: Desarrollo de sistema de compras Recursos humanos: 2 Recursos técnicos: 1 computadora de escritorio – 1 computadora portátil Perfiles: 1 desarrollador en Java (Senior) – 1 líder de proyecto (Senior) Descripción: Detalle de los recursos de hardware y software que deberán tener las computadoras asociadas a la tarea.

3.2.2. Estructura organizacional Desarrollar en base a lo visto en Módulo Teórico 03, un diagrama detallando la estructura organizacional del sistema empresa.

3.3. Infraestructura (Espacio físico – Puestos de trabajo) 3.3.1. Descripción de los espacios Definida la estructura funcional y organizacional del sistema empresa, se puede estimar el espacio físico necesario para alojar al personal, herramientas, máquinas, vehículos, archivos, una vez la empresa se encuentre en operaciones. La asignación de los espacios destinados a recursos humanos se hará en función de lo visto en el Módulo Teórico 03. Cuando se trate de lugares en los que operará alguna máquina o sistema, se deberán tener en cuenta las especificaciones dadas por el fabricante de dicho elemento. Presentar un diagrama conteniendo la distribución de cada espacio en la/s planta/s y hacer una descripción de las mismas en función de lo comentado en los párrafos precedentes.

3.3.2. Dimensionamiento Completar la tabla teniendo en cuenta lo siguiente: Primera columna: Tarea Según lo indicado en 3.1.1 Segunda columna: Recursos Según lo definido en 3.2.1


2

Tercera columna: Superficie (m ) Si se trata de recursos humanos, estimar en función de lo visto en Módulo Teórico 03, y si se está evaluando la ubicación de maquinaria se acudirá a las especificaciones del fabricante, o de la normativa vigente. Cuarta columna: Condiciones Tanto las personas como los elementos tecnológicos deben trabajar en lugares que posean las mejores condiciones. En organizaciones con mejor ambiente laboral, se logran mejores indicadores de productividad, ausentismo, fidelización. Se debe completar esta columna con una breve descripción de las condiciones ambientales que poseerán las diferentes dependencias de la organización. Cuando se describen las condiciones de un ambiente pueden basarse en reglamentaciones, tratados de condiciones ambientales (higiene y seguridad ambiental), de arquitectura, luminotecnia y otros. Como ejemplo se dan a continuación algunas especificaciones: especificaciones: 

Humedad relativa: “x”%



Rango de temperatura: “n” a “m” °C



Altura de los artefactos de iluminación: “l” m



Iluminación: “r” Lux



Nivel de ruido: “r” d B

3.4. Fecha y responsables. Indicar nombre y apellido de quienes participaron de la realización del trabajo, identificando entre ellos quién es el Coordinador del Grupo y quién el Responsable de este Ejercicio. Por ejemplo:

XXXXX XXXX (Coordinador del grupo) XXXXX XXXX XXXXX XXXX (Responsable del Ejercicio 2) XXXXX XXXX __ de __________ de 20XX

3.5. Anexos. Los anexos deben complementar la información presentada y/o utilizada en la preparación del ejercicio. También se debe indicar en los textos a qué apartados del ejercicio complementan. Los Anexos se mencionan e identifican en este apartado, y se suben en el espacio “Anexos finales de los ejercicios”, dentro de la carpeta del Grupo, identificándolos como grXX-Anexo

…….

RECUERDEN QUE: 

El ejercicio se realiza en la plantilla que se encuentra en Desarrollo del Proyecto / Plantillas de Ejercicios.



Para realizar el ejercicio debes estudiar previamente el “ Módulo Teórico 03 ” que se encuentra en Desarrollo del Proyecto / Teorías Asociadas y esta “Guía para el Ejercicio 3 ”.



La extensión extensión solicitada solicitada para el contenido de todo todo el ejercicio es de de 800 palabras .




De este ejercicio se evaluará su contenido, cumplimiento cumplimiento de fechas de entrega, prolijidad (respetando el formato de presentación establecido) redacción y ortografía.



Deben cumplirse todas las consignas explicadas en la primera página de esta Guía, y entregar el trabajo antes de la fecha indicada por el Tutor, subiendo en el espacio Versiones Finales un documento denominado grXX-ej3-vX.


Ejemplo guía para el ejercicio 3 Para aclarar algunos contenidos del ejercicio, nos valdremos de un ejemplo muy simple ya visto en el ejercicio 2, y que transcribimos a continuación:

Necesidad

1 O I C I C R E J E

“ Acceso Acceso a la enseñanza de idiomas en la ciudad A . ”

Ej 2: No existen institutos de enseñanza de idiomas en la ciudad “A”. Si bien existe una importante organización dedicada a la enseñanza de idiomas a 60 km, se carece de un medio de transporte pare el traslado de alumnos. Empresa prestadora de servicios de transporte escolar.

Ej 3: En la ciudad “A” existe una gran cantidad de jóvenes que tienen la necesidad de aprender idiomas pero carecen de recursos para asistir a clases presenciales.

Causa

Ej 1: No existen institutos de enseñanza de idiomas en la ciudad “A” y en localidades cercanas.

Oportunidad

Instituto para la enseñanza de idiomas.

Objetivo

Capacitar en idiomas a los jóvenes de la ciudad “A”.

Trasladar a los jóvenes que desean estudiar idiomas, de la ciudad “A” al instituto de inglés ubicado a 60 km.

Brindar un servicio de enseñanza de idiomas a través de la web, orientado a los jóvenes de la ciudad “A”.

Producto Final

Instituto para la enseñanza de idiomas.

Empresa transportista.

Empresa dedicada a la capacitación virtual.

Objeto

Enseñanza de idiomas a jóvenes de la ciudad A.

Transporte terrestre de personas de capacidad adecuada.

Desarrollo de cursos para la enseñanza de idiomas a distancia.

2 O I C I C R E J E

Portal de capacitación.

Para el desarrollo de este ejercicio nos focalizaremos en la oportunidad de desarrollar un portal de capacitación virtual, para la enseñanza de idiomas. Tenemos un mercado seguro ubicado en la cuidad “A” y un mercado potencial en otras ciudades dentro y fuera del país.

E jemplo de de tareas tareas y proc es os que tendrán lug ar en una org anización dedicada a la capaci capaci taci taci ón vir tual: tual:

Proceso

Tarea -

Hosting Definición de planes de estudio

Elaboración del contenido

-

Alojar físicamente el servidor Proveer e instalar software (Sistema operativo, plataforma de educación, bases de datos, sistemas de administración) Conectar a Internet Instrumentar e implementar Medidas de Seguridad Interactuar con organizaciones educativas, con editoriales y con organismos oficiales. Redactar planes de estudio Efectuar cambios en los planes adaptándolos a la realidad del mercado educativo Confeccionar el material teórico Confeccionar del material didáctico Definir y redactar la ejercitación

Interno/ Externo

Tercerizado/ Propio

Externo

Tercerizado

Interno

Propio

Interno

Propio


-

Diseño

Desarrollo

-

Mantenimiento

-

Tutorías

Comercialización y facturación

Pagos Reclutamiento de personal

-

-

Supervisión

Diseñar la página de la escuela virtual Diseñar la estructura y estética de los cursos Escribir los programes relacionados con los contenidos Adaptar programes a la plataforma educativa Desarrollar el entorno entorno visual visual de los cursos y de la plataforma en general Asegurar la continuidad en la prestación del Servicio Efectuar las ampliaciones en los casos casos en que sean sean necesarias Llevar a cabo cambios en los curos Efectuar la tutoría tutoría de los diferentes diferentes cursos que se encuentren en línea Dar a conocer conocer los cursos que se encuentran disponibles Fomentar la inscripción a dichos cursos Llevar a cabo las acciones relacionadas con la venta de los cursos (Propuesta, negociación, inscripción) Pagar a proveedores Pagar servicios e impuestos Efectuar la búsqueda Realizar las entrevistes y selección Definir candidatos candidatos y enviar sus CVs a la dirección de la escuela Verificar el cumplimiento de los los objetivos de cada uno de los procesos definidos

Interno

Tercerizado

Interno

Tercerizado

Externo

Tercerizado

Interno

Propio

Interno

Propio

Interno

Propio

Externo

Tercerizado

Interno

Propio

A con tinuación tinu ación s e ejemplif ic a la forma en que s e completará la tabla tabla del apartado apartado 3.1.5 para el proc es o “Adquisición de materia prima

Entradas

Inicio

Nombre

del

Fin

de

Proceso

Salidas

Indicadores

proceso Especificaciones

Solicitud

Adquisición

técnicas

del

efectuada por

materia prima

producto

o

elemento

de

Entrega

de

Entrada:

compra

materia prima a

Calidad y cantidad

otra área de la

terminado.

la/s área/s de

de

empresa

Aviso al área

control

Fecha límite.

solicitante

calidad.

requerido

de

lo

requerido.

Salida: Calidad y cantidad adquirida. Fecha de adquisición.

E n el s ig uiente cuadro cuadro puede servi r como g uía para para complet completar ar el punto punto 3.2.1 del del ejercicio: Nombre del proceso Pagos

Tareas que lo componen -

Pagar a proveedores Pagar servicios e impuestos

Recursos: Humanos

Técnicos

2 empleados 2 computadoras administrativos de escritorio 2 escritorios con sus sillas

Perfiles Estudiantes de ciencias económicas (Preferente) Conocimiento de sistema SAP para “pagos”

Descripción

Sistemas: Windows Office SAP

Escritorios de oficina de 1,5 x 0,6 m


(Excluyente)

Tutorías

-

Efectuar la tutoria de los diferentes cursos que se encuentren en línea

3 tutores

Silla común con rueditas, y sin apoya brazos, tapizada en cuero ecológico.

Acceso a la Profesores de plataforma de inglés educación virtual homologados con 2 años de experiencia en capacitación virtual (Excluyente)

Ej. 3 -

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