1.1 Definición y objetivos de la administración Definición de Administración: Consideramos a la administración como la integración dinámica y óptima de las funciones de planeación, organización, dirección, y control para alcanzar un fin grupal de la manera más económica y en el menor tiempo posible. La Administración es la ciencia social o tecnología social, en parte, y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la organización. Objetivos:
Incrementar la productividad a través de análisis y mejoramiento de las condiciones sicológicas y sociales del individuo. Diseñar un ambiente con el objetivo de lograr, en forma eficiente, las metas seleccionadas, lo que implica que de alguna manera se utilizan todos los recursos disponibles para el logro de los objetivos de la organización. Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios. Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social.
Antecedentes: Las personas llevan muchos siglos formando y reformando organizaciones. Al repasar la historia de la humanidad, aparece la huella de pueblos que trabajaron unidos en organizaciones formales, por ejemplo las primeras civilizaciones como los sumerios y egipcios. Las personas también han escrito sobre cómo lograr que las organizaciones sean eficientes y eficaces, desde mucho antes de que términos como "administración" fueran de uso común. Perfil del administrador: Cualidades físicas: salud, vigor y habilidad Cualidades intelectuales: facultad de comprensión, deseo de aprender, juicio equilibrado y agilidad mental. Cualidades morales: energía, firmeza, valor, iniciativa, sacrificio, tacto y dignidad. Conocimiento general: en forma tal que su formación cultural lo coloque en un plan poco común. Conocimiento administrativo: que le permitan una concepción particular de su empresa y de otras administraciones. Experiencia: suficiente en el proceso productivo que su empresa lleva acabo. Habilidades administrativas: • TECNICAS: conocimiento y manejo de ciertas herramientas o procedimientos. • HUMANAS: relacionarse y trabajar con personas. • CONCEPTUALES: tener una visión global y poder identificar qué es lo realmente importante • DE DISEÑO: saber solucionar problemas Principios básicos de la administración: Los principios básicos de administración no sólo son aplicables a las empresas, sino que son válidos en la vida personal. Los principios administrativos que nos han enseñado en la escuela, son aplicables no sólo a la administración de una empresa sino a la administración de la vida misma de cada persona aunque no nos lo hayan dicho. En el diario desarrollo personal, laboral o profesional, debemos aplicar muchos de los principios considerados esenciales en la administración. Algunas teorías sobre manejo de personal en la administración:
Teórico Peter F. Drucker Elton Mayo
Forma de autoridad Balanceada y convencimiento. Comprensiva
Motivación por Logros de resultados a cambio de activismo. A través de la importancia del trabajo grupal. Conciliatoria Trabajo Rígida y severa Dinero como satisfacción Parte del propio individuo A través de la auto realización
Henry Fayol Frederick Winslow Abraham H. Maslow Bibliografía: Administración de empresas constructoras Suarez Salazar Administración de operaciones de construcción Alfredo Serpell
1.2 ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Todas las empresas necesitan llevar un proceso, el cual tiene que ser en orden y un proceso revisado constantemente para corregir fallas o evitarlas en los objetivos de dichas empresas. Las etapas del proceso administrativo son las siguientes. Planeación.- La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización. La planificación abarca el largo plazo (de 5 a 10 o más años), el mediano plazo (entre 1 y 5 años) y el corto plazo, donde se desarrolla el presupuesto anual más detalladamente. Actividades importantes de planeación. Aclarar, amplificar y determinar los objetivos. Pronosticar. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo. Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño. Anticipar los posibles problemas futuros. Modificar los planes a la luz de los resultados del control. Organización.- Responde a las preguntas ¿Quién va a realizar la tarea?, implica diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo se va a realizar la tarea?; ¿cuándo se va a realizar?; mediante el diseño de proceso de negocio, que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en qué secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar. Actividades importantes de organización. Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos.) Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos regidos por departamentos.) Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. Aclarar los requisitos del puesto. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón... Proporcionar facilidades personales y otros recursos. Ajustar la organización a la luz de los resultados del control. Ejecución.- Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones
requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución. Actividades importantes de la ejecución. Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. Motivar a los miembros. Comunicar con efectividad. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control. Control.- Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé está haciendo para asegurar que el trabajo de otros está progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva. Actividades importantes de control. Comparar los resultados con los planes generales. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño. Idear los medios efectivos para medir las operaciones. Comunicar cuales son los medios de medición. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
1.3 IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA
CONSTRUCCIÓN. -En todas y cada una de nuestras actividades cotidianas, en distintos ámbitos de nuestra vida, necesitamos establecer una Planificación y Metodología de trabajo, teniendo como primer paso fundamental el establecimiento de un Punto de Partida que es el momento en que surge la iniciativa y se plantea un posible Objetivo a alcanzar, mientras que en el camino a ese resultado se requiere de un Sistema o Técnica que permite brindar las distintas actividades, en forma ordenada y progresiva. -Es por ello que debemos en primer lugar tener en cuenta los recursos que contamos y podremos utilizar en el desarrollo de la actividad, y con base en ellos se establece un correcto uso para cada uno de ellos, siendo esto referido como una correcta administración. Importancia.-La administración brinda el éxito a cualquier organismo social, así como en la construcción ya que estos dependen directa o indirectamente de esta, porque necesitan administrar debidamente los recursos humanos y materiales que poseen.
-Una adecuada administración hace que se mejore el nivel de productividad. -La administración se mantiene al frente de las condiciones cambiantes del medio, ante esta situación proporciona previsión y creatividad. -Indudablemente su gran emblema es el mejoramiento constante. -La eficiente técnica administrativa promueve y orienta al desarrollo. -En la pequeña y mediana empresa la posibilidad de competir es mayor aplicando una efectiva administración. -Es indudable que los conceptos administrativos son comunes a todas las empresas y que en la industria de la construcción, sus principios generales se desarrollan en forma natural. -Un equipo de construcción realiza su trabajo solo una vez en cada sitio. -Desde el comienzo de cada proyecto de construcción, el contratista se ve obligado a trabajar en el lugar en donde se encuentre la obra de una manera rápida y económica como sea posible y después abandonar el lugar. -La industria de la construcción ha diseñado estructuras organizativas según las cuales operan los contratistas más competentes con el fin de eliminar la burocracia organizativa que impide la comunicación rápida entre la oficina y la obra, y demora las decisiones, que son vitales para la administración. -Más que en cualquier otro negocio, en la industria de la construcción el éxito o el fracaso está determinado por la calidad de la dirección. -La administración de la construcción es fundamentalmente la dirección de las personas, la capacidad para conservar a la gente unida en un grupo compacto respetando a su jefe y cooperando uno con otro. -Para lograr el respeto y la lealtad de las personas, es necesario que el administrador sea equitativo en sus negociaciones y en sus relaciones con los empleados. Cualquier desviación de esta conducta tiene efecto adverso, y la administración se desmiembra con rapidez. -El interés del directivo por sus colaboradores es definitivo para el incremento de la productividad. -La Administración de obra procura siempre el máximo aprovechamiento de los recursos, mediante su utilización eficiente. -El administrador de Obra cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un Proyecto específico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias únicas en la ejecución de cada proyecto.
1.4 Administración de proyectos de construcción. Contratación. Planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo. El monto del contrato puede ser indicado de varias formas, pero las maneras más usuales son: Suma Global Precios Unitarios Costos más Ganancias
Presupuesto de obras civiles. Es la expresión en cifras monetarias del programa de trabajo previsto en un proyecto. Para elaborar un presupuesto de obra se necesita: Listado de precios básicos Análisis unitarios Presupuesto por capítulos Componentes del presupuesto Fecha del presupuesto Alcance del presupuesto de obra: Estimar las cantidades de recursos que deben invertirse Comunicar los planes establecidos y recursos asignados a los participantes en términos homogéneos Evaluar el avance de la obra y proyectar el probable costo final
Según el capítulo II, Art. 56, de las C.G.C.E.O.* - “El contratista elaborará en los formularios que al efecto indique el ente contratante previa medición de la obra ejecutada de acuerdo con el ingeniero inspector,… … Estas valuaciones deberán ser firmadas por el contratista y por el ingeniero Residente de la obra.”
Documentación
Acta de Inicio
Actas de Terminación
Actas de Aceptación
Informe de obras
