GESTIÓN DE PROYECTOS
CASO DE ESTUDIO: PROYECTO EDUCATIVO EN HAITÍ
1. Antecedentes 1.1. El 12 de enero de 2010, un terremoto de una magnitud de 7,3 grados sacudió Haití: murieron aproximadamente 222.750 personas, 1,2 millones quedaron sin hogar y 500.000 fueron desplazadas. En los departamentos más dañados, gran parte de la infraestructura quedó destruida, lo cual produjo un intenso éxodo a Puerto Príncipe y ejerció gran presión sobre una red de servicios sociales que ya se encontraba debilitada.
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DE DESARROLLO 1.2. Incluso antes del terremoto, Haití empezaba a recuperarse de una serie de huracanes y otros impactos externos que afectaron al país en 2008 y pusieron a prueba a un sector educativo de recursos escasos y bajo rendimiento, caracterizado por un acceso limitado y calidad deficiente, y un Ministerio de Educación y Capacitación Profesional (MENFP, por sus siglas en Francés) institucionalmente débil e incapaz de regular y supervisar el sector. 1.3. El terremoto también exacerbó los desafíos que planteaban las circunstancias descritas líneas arriba. Aproximadamente el 50 por ciento de las escuelas fueron destruidas, y se calcula que los daños y la destrucción del sector educativo asciende a US$ 478,9 millones. 1.4. En agosto de 2010, un programa para reorganizar el sector educativo sentó las bases para lograr un sistema educativo para todos los niños, bien administrado, sin matrículas escolares, financiado públicamente y dedicado a brindar servicios educativos de calidad, además de un conjunto de servicios sociales, durante un periodo de cinco años. El costo aproximado es de US$ 4,3 mil millones. Se prevé que un nuevo modelo escolar consolide las etapas preescolar, primaria e intermedia (de 12 a 92 grado) en una sola escuela, en vez de tener tres (preescolar, escuela primaria [de 12 a 62 grado] y escuela intermedia [de 79 a 92 grado]). 2. El plan educativo del gobierno 2.1. Este proyecto de US$ 30 millones es el primer paso para responder a las necesidades de corto plazo para la reconfiguración del sistema educativo y sienta las bases para el apoyo a largo plazo a la reforma educativa en Haití. 2.2. El proyecto comenzó el 3 de enero de 2011 y se planificó una duración de dos años. 2.3. La meta final de este proyecto es mejorar el suministro y la calidad de los servicios educativos en el nivel preescolar y primario en 30 escuelas. 2.4.
Los objetivos de este proyecto son: (i) suministrar infraestructura de calidad, (ii) mejorar la calidad de toda la educación y abastecer útiles escolares, y (iii) implementar una campaña efectiva de apoyo y aceptación del proyecto.
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2.5.
Los costos del proyecto son los siguientes:
Tabla de costos (en US$) Categorías
Financiamiento
%
23.750.000
79%
18.450.000
62%
4.850.000
16%
450.000
1%
2. Mejora de la calidad de la educación
2.750.000
9%
2.1. 300 profesores capacitados
1.000.000
3%
2.2. 9.000 paquetes escolares producidos y entregados
1.750.000
6%
1.500.000
5%
3.1. Campaña de comunicación diseñada
450.000
1%
3.2. Campaña de comunicación difundida
1.050.000
4%
2.000.000
7%
1.380.000
5%
4.2. Evaluaciones completadas
310.000
1%
4.3. Auditorías internas y externas completadas
310.000
1%
30.000.000
100%
1. Provisión de infraestructura de calidad 1.1. 30 escuelas construidas 1.2. 30 escuelas equipadas 1.3. 30 escuelas con contrato de mantenimiento
3. Apoyo y aceptación del proyecto
4. Gestión exitosa del proyecto 4.1. Proyecto completado
Total
11~ P á g i n a
pmqR
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DE DESARROLLO 3. Marco lógico Resumen narrativo
Medios de verificación
• 80% de los estudiantes pasa las pruebas finales con una nota de 70 puntos sobre 100
• Registros de estudiantes • Notas de graduación comparadas con otros años
• 30 nuevas escuelas en operación que cumplen con los códigos de construcción y directrices de diseño
• Informes semestrales de consultores de supervisión y de las unidades de control
Hay una revisión permanente de las políticas que hay que implementar para mejorar la calidad de la educación básica
Meta final (impacto) •
Mejorar el suministro y la calidad de los servicios educativos en el nivel preescolar y primario de las escuelas
Objetivo 1 Provisión de infraestructura de educación de calidad
Supuestos
Indicadores
• 30 escuelas construidas • 30 escuelas con equipamiento instalado • 30 escuelas con contratos de mantenimiento
• 30 escuelas construidas, equipadas y con contratos de mantenimiento
• Informe del asesor o ingeniero externo
Los equipos y mobiliario son asignados a las aulas correspondientes y se dan las recomendaciones para el uso adecuado por parte de los docentes y alumnos
Objetivo 2
• 300 maestros capacitados imparten nuevos conocimientos en el salón de clases con nuevo material educativo
• Informes semestrales de consultores de supervisión y de las unidades de control
Hay coherencia entre los diferentes contenidos curriculares de la educación básica
Resultados
Mejora de la calidad de la educación en las 30 escuelas
Resultados • 300 maestros capacitados • Paquetes escolares para maestros, producidos y entregados • Paquetes escolares para estudiantes, producidos y entregados
• 90% de los docentes asiste, participa activamente en los talleres • 80% de los docentes aprueba con suficiencia los exámenes de evaluación docente • 90% de los docentes aplica los paquetes escolares adecuadamente en su desempeño pedagógico 100% de los estudiantes registrados recibe y usa los • paquetes escolares
• Guías de observación de medición del desempeño docente en aula • Estadística educativa e informes de especialistas y docentes
Los docentes participan activamente en la asistencia técnica
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DE DESARROLLO Objetivo 3
• Implementación de una campaña efectiva de apoyo y aceptación del proyecto Resultados • 5000 minutos de spots en 15 radioemisoras • 200 spots de televisión en cuatro canales
• Aceptación positiva del proyecto • La población meta entiende los objetivos del proyecto
• Encuestas a la población meta
Hay coherencia entre los diferentes contenidos de comunicación
• 80% de la población meta ha escuchado los mensajes en las diferentes radios • 40% de la población ha visto los spots en los canales de televisión
• Encuestas a personas que tienen y usan radio
Las personas de la población meta tiene tiempo para escuchar los spots de comunicación
• Encuestas a personas que tienen y usan televisor
Matriz de resultados Meta del proyecto
Mejorar el suministro y la calidad de los servicios educativos en el nivel preescolar y primario de las escuelas Base
S1
S2
S3
S4
Meta
30 escuelas construidas
0
5
15
10
0
30
30 escuelas equipadas
0
5
5
10
10
30
30 escuelas con contratos de mantenimiento
0
5
5
10
10
30
300 maestros capacitados
0
50
50
100
100
300
300 paquetes escolares para maestros, producidos y entregados
0
50
50
100
100
300
9000 paquetes escolares para estudiantes, producidos y entregados
0
1000
2000
3000
3000
9000
Componente Objetivo 1: Provisión de infraestructura de calidad Resultados
Objetivo 2: Mejora de la calidad de la educación Resultados
Objetivo 3: Implementación de una campaña de apoyo Resultados
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DE DESARROLLO 200 spots de televisión en cuatro canales
0
50
50
50
50
200
5000 minutos de spots en 15 radioemisoras
0
1000
1000
1000
2000
5000
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1
Gestión del proyecto 1.1 Junta directiva del proyecto. El directorio de supervisión del proyecto está compuesto por el
director técnico del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), quien desempeña la función de presidente del directorio, un director comisionado del Ministerio de Educación (ME), un director comisionado del Ministerio de Obras Públicas (MOP), un delegado del Fondo de Asistencia Económica y Social (FAES), un representante de la Asociación de Maestros Acreditados y un delegado de la sociedad civil en representación de los padres y alumnos. 1.2 El gerente del proyecto fue elegido antes del comienzo del proyecto e iniciará su trabajo el día 10 de enero de 2011. 1.3 Ejecución del proyecto. El Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) ejecutará el programa
a través de FAES. 1.4 En el futuro, la unidad ejecutora estará compuesta por el gerente del proyecto, bajo la
supervisión del director técnico del MEF, con tres especialistas que administrarán, cada uno, los componentes del 1 al 3. El personal adicional incluirá un especialista financiero-contable, un especialista en adquisiciones, un especialista responsable del control y la evaluación y un técnico en informática. 1.5 Debido al proceso de contratación y estructuración interna, se presume que la unidad no
estará operativa durante los primeros dos meses del inicio de proyecto.
a
IMMÁVIV.Págin
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P,ROLLO LECTURA ADICIONAL
Cronograma e hitos del proyecto 1
Objetivo 1: Provisión de infraestructura de calidad 1.1 Construcción. Se infiere que los contratistas seleccionados pueden construir las 30 escuelas dentro del cronograma planificado. •
La construcción se concederá a través de una licitación internacional, un proceso que, se anticipa, necesitará dos meses hasta la firma del contrato.
•
Al igual que en la mayoría de los procesos de adquisiciones, en este caso, el sector de mitigación de riesgos sugirió prever un mes de tiempo muerto entre la firma del contrato y el inicio de su ejecución.
•
Se estima que los servicios de supervisión de la construcción y la revisión estructural tomarán tres meses hasta la firma del contrato.
1.2 EQuipo y trabajo externo. El diseño de los jardines y la instalación de los equipos en las áreas de juegos infantiles deben realizarse una vez finalizada la construcción de las escuelas. La duración de cada tarea es de 50 días. 1.3 Equipo escolar. Una vez que la construcción haya finalizado, las escuelas se equiparán con mobiliario, computadoras, cocina y biblioteca. •
Se prevé que la fabricación de todo el equipo necesitará 100 días desde la firma del contrato y que todos los equipos serán de origen extranjero.
•
El contrato de mantenimiento deberá empezar una vez que se hayan adquirido e instalado los equipos.
1.4 Mantenimiento escolar. Todos los directores de escuela recibirán capacitación en mantenimiento (una semana de duración) antes de la apertura de las escuelas; para ello, utilizarán el manual y las instalaciones disponibles de FAES.
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2
Objetivo 2. Mejora de la calidad de la educación 2.1 Paquetes escolares. Se propone utilizar el Programa Nacional de Alimentación Escolar para el empaque y distribución de los paquetes escolares. El precio de la distribución ya está incluido en los costos de los paquetes escolares. FAES ya cuenta con un acuerdo contractual con el Programa Nacional de Cantinas Escolares (PNCS). 2.2 El diseño y desarrollo de todos los materiales para los paquetes de los estudiantes y los maestros se realizará en secuencia para lograr un mejor control de calidad. Se contratará una imprenta extranjera para que imprima todo el material. 2.3 Se asume que la impresión de cada elemento tomará un máximo de 50 días desde la firma del contrato. 2.4 Desarrollo profesional. Se brindará capacitación a los 300 profesores de las 30 nuevas escuelas. Se asume que la capacitación durará 100 días y se llevará a cabo durante las 4 semanas previas al inicio del año escolar.
3
Objetivo 3. Apoyo y aceptación del proyecto 3.1 El objetivo se concentra en desarrollar una campaña de comunicación para lograr el apoyo y aceptación del proyecto. La campaña empezará en agosto de 2011 y durará hasta febrero de 2013. Ya se ha firmado un memorándum de entendimiento (MoU, por sus siglas en inglés) con el MENFP. 3.2 La campaña será difundida usando los medios más populares de comunicación del país, el objetivo es conseguir el apoyo y aceptación del proyecto y demostrar que, poco a poco, las actividades escolares volverán a la normalidad.
4
Objetivo 4. Gestión del proyecto 4.1 Eiecución del proyecto. Recordatorio: después de que empiece el proyecto oficial, se necesitarán 2 meses para que se constituya la unidad de ejecución. 4.2 Evaluación intermedia y final. Se necesitará aproximadamente un mes para cada una; el proceso de adquisición hasta la firma del contrato necesita 2 meses. 4.3 Auditorías anuales del proyecto. FAES tendrá la responsabilidad de contratar a un auditor externo que cumpla con los requisitos del financiador para realizar dos auditorías anuales que se presentarán dentro de los 60 días posteriores al final de cada año calendario.
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Costos del proyecto 1 Objetivo 1: Provisión de infraestructura de calidad (US$ 23,75 millones) 1.1 Construcción. La construcción de las escuelas representa un costo de US$ 15.000.000. Los pagos se realizarán bajo las mismas condiciones al inicio y al final de la celebración del contrato. Se considera contratar una empresa de arquitectura, una de construcción y otra de supervisión.
1.2 El proyecto contabilizará el avance de las obras en porcentajes para calcular tanto los pagos al contratista como el valor ganado.
1.3 Equipo y trabaio externo. El diseño y construcción de jardines costará US$ 900.000 para las 30 escuelas, y el equipo para el área de juegos infantiles costará otros US$ 900.000 para las mismas30 escuelas.
1.4 Equipo y muebles. Monto total US$ 4,85 millones. A continuación se muestran los costos estimados: Mobiliario escolar
US$ 30.000
por escuela
Equipo eléctrico
US$ 20.000
por escuela
Mobiliario para la biblioteca
US$ 20.000
por escuela
Computadoras
US$ 30.000
por escuela
1.5 Mantenimiento escolar. El mantenimiento por escuela está estimado en US$ 15.000 por año.
2 Objetivo 2. Mejora de la calidad de la educación (US$ 2,75 millones) 2.1 Paquetes escolares para niños. El diseño, desarrollo e impresión de los paquetes escolares para niños se estima en US$ 66,67 cada uno. Los paquetes también incluirán los útiles escolares.
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2.2 Paquetes escolares para profesores. El diseño, desarrollo e impresión de los paquetes escolares para los profesores se estima en US$ 36,36 cada uno. Los paquetes también incluirán material de enseñanza. 2.3 Desarrollo profesional. Se estima que se necesitarán 5 meses para la capacitación, la cual se llevará a cabo 4 semanas antes de la aprobación escolar. Los costos para el desarrollo profesional de 300 profesores para las 30 escuelas son de US$ 600.000, 3
Objetivo 3. Apoyo y aceptación del proyecto (US$ 1,5 millones) 3.1 Este elemento utilizará US$ 1.500.000 para poner en práctica la estrategia de comunicación. El objetivo se realizará en dos fases: una para el diseño de la estrategia de comunicación, que incluye el material, y la segunda para el pago a los diferentes medios de comunicación. 3.2 La campaña de comunicación usará los medios de comunicación disponibles en el país, que incluyen televisión, radio y prensa escrita. Se estima que los costos serán de US$ 1.050.000.
4
Objetivo 4. Gestión exitosa del proyecto (US$ 2,0 millones) 4.1 Proyecto completado. La ejecución del proyecto no utilizará más del 5% de todo el programa. La distribución de costos por fases del proyecto se realizará de forma prorrateada e indirecta. 4.2 Evaluación intermedia y final. Se estima que los costos serán de US$ 310.000. 4.3 Auditorías anuales del proyecto. Se estima que los costos serán de $310.000.
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,
JLLO
Adquisiciones del proyecto Debido a la alta demanda de obras y a la falta de empresas que tengan la capacidad y el equipo necesarios, se espera hacer una licitación pública internacional para la contratación de las empresas de arquitectura, construcción y supervisión, evaluación y auditoría. La compra de muebles se hará mediante una licitación pública nacional para incentivar la industria local. Los contratos de instalación y mantenimiento de las computadoras se harán también mediante una licitación pública nacional. Debido a la falta de capacidad local, el desarrollo tanto de los paquetes de capacitación como de la estrategia de comunicación será contratado mediante una licitación privada a empresas internacionales. La campaña de comunicación y difusión de los mensajes será contratada con una empresa local mediante una contratación directa. Se tratará en lo posible de agrupar las especialidades de servicios para reducir el número de licitaciones. La compra, instalación y mantenimiento del equipo eléctrico se licitará a una sola empresa. La capacitación de los profesores será llevada a cabo por consultores calificados que serán contratados una vez que todo el material de capacitación sea entregado y aprobado por el proyecto.
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Riesgos del proyecto Riesgos de la gestión del proyecto relacionados con la implementación 1. La dificultad para reclutar personal de calidad para la unidad ejecutora puede producir retrasos en el inicio del proyecto. 2. La capacidad limitada del sector de la construcción para ejecutar actividades de construcción escolar planificadas según los nuevos códigos de construcción puede conducir a un retraso en el cronograma. 3. La escasez de materiales de construcción de calidad para cumplir con los requisitos de construcción a prueba de huracanes y terremotos puede exceder el costo y el tiempo previsto. 4. Es posible que la revisión del código de construcción a través del Ministerio de Obras Públicas, Transporte y Comunicaciones (MPWTC, por sus siglas en inglés) no se complete según lo programado (se espera la aprobación y firma del ministro para la primera semana de febrero de 2011). De los diez códigos aprobados anteriormente, cinco tuvieron un retraso de 30 días en ser aprobados. Estos retrasos pueden ocasionar otros en la entrega de las obras al ME y su uso. 5. Las últimas temporadas de huracanes han sido desmedidas; las fuertes lluvias pueden retrasar la ejecución del proyecto. La temporada de huracanes es de junio a noviembre. 6. Existen informes que establecen que los paquetes escolares son muy limitados y que con frecuencia no sirven para el propósito que se les atribuyó. El ministerio eligió el modelo canadiense para desarrollar el contenido, pero existe la probabilidad de un rechazo del nuevo sistema por parte de los profesores. 7. Las próximas elecciones presidenciales pueden modificar de manera negativa el compromiso del gobierno con el proyecto. Las elecciones se realizarán en abril de 2012. La probabilidad de que cambie el gobierno es del 60%. 8. El porcentaje de rotación de personal calificado hacia otras unidades ejecutoras es muy elevado. En los cinco proyectos en ejecución, se identificó un 40% de rotación debido a varias causas.
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mg'
GESTIÓN DE PROYECTOS nnrsi 9. El salario de los maestros es muy bajo y el pasado ha demostrado que, por lo general, no se los motiva a cambiar sus métodos de enseñanza. La probabilidad de que el gobierno apruebe un incremento salarial es del 50%. 10. La existencia de estaciones radiales y de televisión en la comunidad es muy imprevisible. De las 30 estaciones de radio, 15 ya empezaron a cerrar. 11. El transporte de equipos y otros materiales sufre algunos retrasos debido a la prioridad que se le da al transporte de alimentos y medicinas hacia los campos de refugiados. La probabilidad de retrasos en transporte es del 80%.
Supuestos del proyecto Supuestos del proyecto al inicio de la planificación •
El proyecto realizará una licitación internacional para la compra de todos los equipos; se espera contar con una bodega de almacenamiento para acumular todo el equipo necesario. El costo de la bodega será subsidiado por el gobierno.
•
Los profesores apoyarán el proyecto.
•
Los alumnos son en un 50% huérfanos y se espera que el Ministerio de Bienestar Social logre terminar los trámites para la identificación y registro de cada estudiante. El 80% de los estudiantes no tiene sus registros escolares.
•
El proyecto usa un modelo de construcción que se aplicó en la República Dominicana, los costos y estimados de tiempo usan información histórica, se asume que los tiempos de construcción serán similares.
•
El proyecto espera que los padres de familia den su apoyo al proyecto, existen algunos trabajos en las áreas verdes que serán contribución de los padres de familia, como trabajos de plantar y sembrar.
•
Se recibió confirmación oral de que la fábrica de cemento tendrá capacidad de producir el material requerido para las 30 escuelas.
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•
El gobierno aprobará la ley que permite los cambios en el sistema educativo, en especial lo referente a cambios en el material educativo. Se espera la aprobación de la ley para el mes de junio de 2012.
•
El gobierno se comprometió a aprobar los terrenos seleccionados para las 30 escuelas; algunas de ellas tendrán que ser construidas en parques de propiedad estatal que actualmente están siendo usados como campamentos para las familias que perdieron sus casas con el terremoto.
Interesados (stakeholders) del proyecto •
Director técnico del Ministerio de Economía y Finanzas. Tiene mucho poder e influencia y exige información en detalle sobre el uso y destino de los fondos del proyecto cada trimestre.
•
Director comisionado del Ministerio de Educación. Le preocupa el cambio de la metodología actual de educación, en especial el método canadiense, que no conoce; la nueva metodología fue elegida por el Ministerio y se usará para desarrollar los paquetes de educación.
•
Director comisionado del Ministerio de Obras Públicas. Tiene muchas otras prioridades en su trabajo y nunca asistió a las reuniones del proyecto; se espera que logre apoyar el proceso para aprobar los nuevos códigos de construcción y los planes de las nuevas escuelas. Inicialmente, el proyecto se enteró de que el director no está muy de acuerdo con el diseño de las escuelas, que es una copia de un proyecto en la República Dominicana, y que él esperaba que el diseño tuviera una identidad local.
•
Representante de la Asociación de Maestros Acreditados. El representante se está postulando en las nuevas elecciones al cargo de ministro de Educación y está muy ocupado preparando su campaña.
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DE DESARROLLO •
Delegado de la sociedad civil en representación de los padres y alumnos. Tiene varios conflictos con los padres de familia y no parece tener influencia para convencerlos de que apoyen el proyecto.
•
Director comisionado del Ministerio de Comercio e Industria. El director aprueba los contratos de importación de bienes al país y solo da prioridad al transporte de alimentos y medicinas. Tiene influencia sobre el director de obras públicas.
•
Padres de familia y alumnos. El 90% perdió sus hogares y vive en campos de refugiados; diez de las escuelas serán construidas en cinco de los campos de refugiados y esto está empezando a causarles temor de perder sus espacios.
•
Emisoras de radio y televisión. Han sido muy afectadas por el terremoto y ante la falta de contratos de publicidad, muchas están cerrando.
•
Donante-financiador del proyecto. Pide que los reportes estén completos para aprobar los desembolsos. Aprueba adquisiciones y cambios en el alcance y tiempos del proyecto.
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Organigrama del equipo del proyecto Junta de Dirección del Proyecto (JDP)
Director Técnico del MEF (DT) Equipo del Proyecto
Gerente del Proyecto (GP)
Especialista Obras Civiles (E0)
Especialista Educación (EE)
Especialista Comunicación (EC)
Especialista Contable Financiero (EF)
Especialista Monitoreo y Evaluación (EM)
Técnico Obras Civiles (TO)
Técnico Educación (TE)
Técnico Comunicación Videos (CV)
Especialista Adquisiciones (EA)
Técnico Informática (TI)
Técnico Equipamiento (TQ)
Capacitador Educación (CE)
Técnico Comunicación Impresa (CI)
Miembros de la JDP •
Director técnico del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF)
•
Director comisionado del Ministerio de Educación (ME)
•
Director comisionado del Ministerio de Obras Públicas (MOP)
•
Delegado del Fondo de Asistencia Económica y Social (FAES)
•
Representante de la Asociación de Maestros Acreditados (AMA)
•
Delegado de la sociedad civil en representación de los padres y alumnos (DSC)
MEV P á g i n a
pm'
GESTIÓN DE PROYECTOS
Fotografías
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-Ty
Ejercicio: Acta de constitución Instrucciones: Lee el caso de estudio y completa el acta de constitución del proyecto siguiendo las instrucciones de la guía PM4R. El acta de constitución no está completa, tu objetivo es completar la información en cada sección de la siguiente plantilla a partir de tu comprensión del caso de estudio. Acta de constitución del proyecto Proyecto:
Proyecto educativo
Código:
HT2011-12
Fecha:
01/10/2010
En agosto de 2010, un programa para reorganizar el sector educativo sentó las bases para lograr un sistema educativo para todos los niños, bien administrado, sin matrículas escolares, financiado públicamente y dedicado a brindar servicios educativos de calidad, además de un conjunto de servicios sociales, durante un periodo de cinco años. Este proyecto de US$ 30 millones es el primer paso para responder a las necesidades de corto plazo para la reconfiguración del sistema educativo y sienta las bases para el apoyo a largo plazo a la reforma educativa. Objetivos del proyecto: Mejorar el suministro y la calidad de los servicios educativos en el nivel preescolar y primario en 30 escuelas. Los objetivos de este proyecto son los siguientes: (i) (ii) (iii)
Estrategia del proyecto: El proyecto enfoca los objetivos mediante la contratación de empresas especializadas para la entrega de obras y servicios dentro del cronograma, presupuesto y normas de calidad. El proyecto ha identificado el componente de comunicación como la estrategia para lograr la aceptación y apoyo al proyecto de los diferentes interesados (stakeholders). Estructura de gobernabilidad: El directorio de supervisión del proyecto está compuesto por el director técnico del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), quien desempeña la función de presidente del directorio, un director comisionado del Ministerio de Educación (ME), un director comisionado del Ministerio de Obras Públicas (MOP), un delegado del Fondo de Asistencia Económica y Social, un representante de la Asociación de Maestros Acreditados y un delegado de la sociedad civil en representación de los padres y alumnos.
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Gerencia del proyecto: Organigrama del proyecto
Gerente del Proyecto (GP)
Especialista Monitoreo y Evaluación (EM)
Todas las solicitudes de cambios al proyecto deberán ser presentadas al gerente del proyecto, quien evaluará el impacto tanto en el área técnica como en el área programática. Esto también servirá para determinar las ventajas del proyecto en relación con los costos y tiempos que el cambio requerirá. El gerente del proyecto entregará las solicitudes de cambio junto con el análisis correspondiente a la junta del proyecto para su aprobación. Una vez aprobada la solicitud, el gerente del proyecto procederá a realizar los cambios en los planes. Aprobado por:
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PE-SI-10N DF PRC
Ejercicio: Estructura desglosada de trabajo (EDT) Instrucciones: Lee el caso de estudio y completa la estructura desglosada de trabajo siguiendo las instrucciones de la guía PM4R. Las siguientes actividades no tienen un orden establecido, pero representan el trabajo que el proyecto Haití debe realizar. Son 30 actividades de los componentes 1 y 2, entre ellas se encuentran productos y paquetes de trabajo. Tu objetivo es completar la EDT que se encuentra en la siguiente página asegurando que cada trabajo esté en el área correspondiente. La EDT ya incluye algunos elementos para ayudarte en el ejercicio. Recuerda colocar en la EDT el resultado de las actividades, no la actividad en sí misma. Por ejemplo, el resultado de la actividad 20 "Instalar 30 equipos de cocina" es: "30 equipos de cocina instalados"; esto es lo que se debe colocar en la EDT, el resultado, no la acción. º
sc
. on del trabajo
º
,Descripción del traba jo
1
30 nuevas escuelas en operación
16 Entregar paquetes de educación
2
Mejorar la calidad de la educación
17 Escuelas con contrato de mantenimiento
3
Comprar equipos y muebles
18 Escuelas equipadas
4
Construir 30 escuelas
19
Infraestructura de escuelas construida
5
Construir 30 áreas de juegos
20
Instalar 30 equipos de cocina
6
Construir 30 áreas verdes
21 Instalar 30 muebles biblioteca
i
Contratar capacitación
22
Instalar 300 computadoras
8
Contratar desarrollo del material
23
Instalar muebles para 300 salas
9
Contratar empresas constructoras
24 Licitar equipos
10 Contratar mantenimiento
25 Mantener equipos por un año
11 Desarrollar 300 paquetes para profesores
26 Mantener estructura por un año
Desarrollar material de capacitación para 300 12 profesores
27 Preparar 30 terrenos
13 Desarrollar 9000 paquetes para estudiantes
28 Profesores capacitados
14 Diseñar paquetes para estudiantes
29 Proveer capacitación a 300 profesores
15
30 Proyecto Apoyo a la Educación Haití
Diseñar paquetes para profesores
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pmqR
(Nota: Se simplifica el trabajo y solo se presentan los componentes uno y dos).
Mejorar el suministro y la calidad de los servicios educativos en el nivel preescolar y primario de las escuelas
componentes
,
o
Componente 1: provisión de infraestructura de calidad 30 nuevas escuelas en operación que cumplan con los códigos de construcción y directrices de diseño
1.1
1.2
1.3
Componente 2: mejora de la calidad r
de la educación Maestros capacitados imparten nuevos conocimientos en el salón de rt,Ircst rrNel fl r,va
2.1
30 escuelas con contrato de
o
2.2 9.000 paquetes escolares producidos y
mantenimiento
entregados 1.1.1
1.2.1
1.3.1
2.1.1
2.2.1
1.1.2
1.2.2
1.3.2
2.1.2
2.2.2
Paquetes de trabajo
Equipos con mantenimiento
1.1.3
1.2.3
1.3.3
Material de capacitación para 300 profesores desarrollado 2.1.3
2.2.3
Muebles para 300 salas instalados 1.1.4
1.2.4
2.2.4
1.1.5
1.2.5
2.2.5
30 áreas de ji -
9.000 paquetes parn ecte idinrstr,
construidas
desarrollados 1.2.6
Página
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Ejercicio: Ruta crítica Instrucciones: Lee el caso del estudio y completa el diagrama de red y la ruta crítica siguiendo las instrucciones de la guía PM4R. Las siguientes actividades representan el trabajo dentro del componente 1 del caso de estudio. El diagrama de red no está completo, tu objetivo es completar la información en cada elemento, completar el diagrama de red que se encuentra en la siguiente página, calcular la duración de cada una de las cuatro rutas e identificar la ruta crítica. El diagrama de red ya incluye algunos elementos para ayudarte en el ejercicio. Componente 1. 30 nuevas escuelas en operación
Duración
1.1 Infraestructura de escuelas construida 1.1.1 Contratar empresas constructoras
50 días
1.1.2 Preparar 30 terrenos
50 días
1.1.3 Construir 30 escuelas
250 días
1.1.4 Construir 30 áreas verdes
50 días
1.1.5 Construir 30 áreas de juegos
50 días
1.2 Escuelas equipadas 1.2.1 Licitar equipos
50 días
1.2.2 Comprar equipos y muebles
100 días
1.2.3 Instalar muebles para 300 salas
50 días
1.2.4 Instalar 30 equipos de cocina
50 días
1.2.5 Instalar 30 muebles biblioteca
50 días
1.2.6 Instalar 300 computadoras
50 días
1.3 Escuelas con contrato de mantenimiento 1.3.1 Contratar mantenimiento
50 días
1.3.2 Mantener equipos
50 días
1.3.3 Mantener estructura
50 días
~Página
pm'
1.1.2
50
1.2.1
1.1.3
1.1.4
1.1.5
1.2.5
1.2.6
50
1.2.2
1.2.3
50
1.2.4
50
4.1101•1•21211M
1.3.2
1.3.3
50
~me»
1.3.1
Actividad 1.2.1 empieza después de la actividad 1.1.1 Actividad 1.2.3 empieza después de la actividad 1.1.3 Actividad 1.3.1 empieza después de la actividad 1.2.2 Actividad 1.3.2 empieza después de la actividad 1.2.6 Actividad 1.3.2 empieza después de la actividad 1.1.5 y después de la actividad 1.2.6
Calcular la duración de las siguientes rutas:
Ruta A
Ruta D
1.2.3 50
1.1.2 50
Ruta B
Ruta C
1.1.4 50
1.1.1 50
1.3.3 50
---
1.2.5 50
--1.3.3 50
días Total días
1.2.3 50
1.1.1 50 1.2.1 50
Total
1.2.2 100
1.3.2 50
1.3.3 50
Total días
1.3.3 50
Total días
pmqR
—\,[:Cs"f
PROYECTOS
I
Ejercicio: Curva de uso de recursos (curva S) Instrucciones: Lee el caso de estudio y completa la curva de uso de recursos siguiendo las
instrucciones de la guía PM4R. Los datos de la curva S representan la información del presupuesto del primer año del proyecto y se distribuyen en doce meses. Al cabo de seis meses, los datos de los costos actuales se representan en cada mes. Con base en esta información, completa el presupuesto y grafica la curva S de los costos planificados y los costos reales. (Puedes imprimir la hoja para graficar la curva manualmente). Plan operativo anual del provecto. Primer ario
Mes
Costo planificado
Costo planificado acumulado
Costo real
Enero
300.000
300.000
100.000
Febrero
600.000
900.000
350.000
Marzo
800.000
Abril
1.300.000
Mayo
1.500.000
Junio
2.500.000
Julio
2.500.000
Agosto
1.500.000
Septiembre
1.300.000
Costo real acumulado
450.000
750.000 3.000.000
1.250.000
2.450.000
1.750.000 7.000.000
2.000.000
6.200.000
12.300.000
-
Octubre
800.000
-
Noviembre
600.000
-
Diciembre
300.000
~Página
14.000.000
-
-
pm'
CEIS 1.1(-)N DE PROYEGTOS
16,000,000
14,000,000
12,000,000
10,000,000
1 +
8,000,000 Valor Planificado Acumulado Costo Real Acumulado
6,000,000
4,000,000
2,000,000
o .o _so so 40 4,1>-‘
n/e.
k'S
11.111rPágina
4:1
„."
PmqR
5TI1-)N1
PROYECTOS
Ejercicio: Matriz de adquisiciones Instrucciones: Lee el caso de estudio y completa la matriz de adquisiciones siguiendo las
instrucciones de la guía PM4R. La matriz de adquisiciones no está completa, tu objetivo es completar la información en cada columna para cada uno de los paquetes de trabajo del proyecto. Al completar la matriz, debes identificar aquellas actividades que están en la ruta crítica. Presupuesto de adquisiciones del proyecto
•
ED
1.1.1 Empresas constructoras contratadas
Inicio LJUI CILIUI I
Final
00/MM/AA DO/MM/AA / Monto AA AA
50 días
3/1/2011
11/3/2011
$18.450.000
1.2.2 Equipos y muebles comprados
100 días
23/5/2011
7/10/2011
$4.850.000
1.3.1 Mantenimiento contratado
50 días
2.1.1 Capacitación contratada
50 días
3/1/2011
11/3/2011
$1.000.000
2.2.1 Desarrollo de material contratado
50 días
27/2/2012
4/5/2012
$1.750.000
3.1.1 Empresa de comunicación contratada
50 días
3/1/2011
11/3/2011
$450.000
3.2.1 Contratos para difundir comunicaciones
50 días
23/5/2011
29/7/2011
$1.050.000
4.2.1 Consultor para evaluación contratado
50 días
31/1/2011
8/4/2011
$310.000
4.3.1 Consultor para auditoria contratado
50 días
12/8/2013
18/10/2013
$310.000
~Página
10/10/2011 16/12/2011
$450.000
pmqR
n:ION DE PROYECTOS
Matriz de adquisiciones
Fechas estimadas •
Producto o
Tipo de
entregable
adquisición
1.1 30 escuelas construidas
1.1.1 Empresas constructoras contratadas
Bienes
1.2 30 escuelas equipadas
1.2.2 Equipos y muebles comprados
Código EDT
mooanaaa de
Inicio
Presupuesto
Final
adquisición DD/MWAAADD/MM/AAA A A
Licitación pública internacion al
3/1/2011
11/3/2011
23/5/2011
7/10/2011
10/10/2011
16/12/2011
estimado
$18.450.000
1.3 30 escuelas con 1.3.1 contrato de Mantenimiento mantenimiento contratado
Servicios
2.1.1 2.1 300 profesores Capacitación capacitados contratada
Servicios
3/1/2011
11/3/2011
Bienes
27/2/2012
4/5/2012
$1.750.000
3/1/2011
11/3/2011
$450.000
23/5/2011
29/7/2011
$1.050.000
Servicios
31/1/2011
8/4/2011
Servicios
12/8/2013
18/10/2013
2.2 9.000 paquetes escolares producidos y entregados 3.1 Estrategia de comunicación aprobada
Licitación privada 3.2.1 Contratos para difundir comunicaciones
3.2
4.2 Evaluaciones realizadas 4.3.1 Consultor para auditoría contratado
4.3
Página
Licitación pública nacional
$450.000
$310.000
pmge
Ejercicio: Matriz de riesgos Instrucciones: Lee el caso de estudio y completa la matriz de riesgos siguiendo las indicaciones de la guía PM4R. La matriz de riesgos no está completa, tu objetivo es completar la información en cada columna para cada uno de los riesgos del proyecto. Al completar la matriz, debes identificar el nivel de impacto y probabilidad para cada riesgo, y completar tu evaluación. Matriz de riesgos
N2
C/P
Tipo de riesgo
Evaluación
Riesgo
Valor
Nivel
Bajo
Gestión
La dificultad de reclutar personal de calidad para la unidad ejecutora puede producir retrasos en el inicio del proyecto.
1
1
1
Técnico
Una capacidad limitada del sector de la construcción para ejecutar actividades de construcción escolar planificadas según los nuevos códigos de construcción.
2
3
3
Calidad
Escasez de materiales de construcción de calidad para cumplir con los requisitos de construcción a prueba de huracanes y terremotos.
2
2
4
2
Medio
Calidad
Es posible que la revisión del código de construcción a través del Ministerio de Obras Públicas, Transporte y Comunicaciones (MPWTC, por su sigla en inglés) no se complete según lo programado.
3
1
3
2
Medio
5
Las últimas temporadas de huracanes han sido desmedidas; las fuertes lluvias pueden retrasar la ejecución del proyecto más de lo planificado. La temporada de huracanes es de junio a noviembre.
3
3
9
6
Existen informes que establecen que los paquetes escolares son muy limitados y que con frecuencia no sirven para el propósito que se les atribuyó. El ministerio eligió el modelo canadiense para desarrollar el contenido, pero existe
3
6
3
Alto
1
4.1
2
3
4
1.1
1.1
2.1
Calidad
Página
ppm'
4
T'ION DE PRO EGT"
Tipo de riesgo
Riesgo
Evaluación I
P
C Valor
Nivel
la probabilidad de un rechazo del nuevo sistema por parte de los profesores.
1,2,3,4
1,2,3,4
2.2
Calidad
El salario de los maestros es muy bajo y el pasado ha demostrado que, por lo general, no se los motiva a cambiar sus métodos de enseñanza. La probabilidad de que el gobierno apruebe un incremento salarial es del 50%.
2
Alcance
La existencia de estaciones radiales y de televisión en la comunidad es muy imprevisible. De las 30 estaciones de radio, 15 ya empezaron a cerrar.
2
.1, 1.2
El transporte de equipos y otros materiales sufre algunos retrasos debido a la prioridad que se le da al transporte de alimentos y medicinas hacia los campos de refugiados. La probabilidad de retrasos en el transporte es del 80%.
6
3
El porcentaje de rotación de personal calificado hacia otras unidades ejecutoras es muy elevado. En los cinco proyectos en ejecución, se identificó un 40% de rotación debido a varias causas.
10
11
Las próximas elecciones presidenciales pueden modificar de manera negativa el compromiso del gobierno con el Cronograma proyecto. Las elecciones se realizarán en abril de 2012. La probabilidad de que se cambie el gobierno es del 60%.
2
4
1
2
2
3
6
Alto
2
Bajo
1
Bajo
Alto
Probabilidad
Página
pmqR
Ejercicio: Matriz de comunicaciones Instrucciones:
Lee el caso de estudio y completa la matriz de comunicaciones siguiendo las indicaciones
de la guía PM4R. La matriz de comunicaciones no está completa, tu objetivo es completar la información en cada columna para cada uno de los requisitos de comunicación de los interesados del proyecto. Lista de interesados (stakeholders)
que requieren información del proyecto:
•
Financiador del proyecto (BID).
•
Director técnico del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF).
•
Director comisionado del Ministerio de Educación (ME).
•
Director comisionado del Ministerio de Obras Públicas (MOP).
•
Representante de la Asociación de Maestros Acreditados.
•
Delegado de la sociedad civil en representación de los padres y alumnos.
•
Padres de familia y alumnos.
•
Asociación de Maestros.
Información que el proyecto debe enviar: Reportes de avance del proyecto. •
Informes de estudios de impacto ambiental.
•
Objetivos y beneficios del proyecto.
•
Reportes de auditoría. Alcance y cronograma del trabajo del proyecto.
•
Contenido y uso de los paquetes escolares.
~Página
-(-2,-rnf•
DF opnyílcrOQ
usuario ¿Qué comunicarI
¿Por qué? A fin de identificar las medidas de mitigación de dichos impactos.
Avance del proyecto
Para socializar los beneficios del proyecto para conseguir aceptación y apoyo de la población afectada.
Página
Método de comunicación
Organismo Financiador, CSJ, CGR y principales interesados (stakeholders)
Preparación
Por los medios vigentes y exigidos
Unidad Técnica del proyecto (UT)
Informes escritos y vía correo oficiales semanales, bimestrales y semestrales
Unidad Técnica del proyecto
Director comisionado del Ministerio de Educación (ME) Asociación de Maestros Acreditados y un delegado de la sociedad civil en representación de los padres y alumnos
Para evitar la duplicación de esfuerzos con los gobiernos locales y coordinar el apoyo financiero con otras entidades financiadoras o donantes. Para cumplir el contrato y las relaciones con los interesados (stakeholders).
Objetivos y beneficios del proyecto
Ministerio de Obras Públicas (MOP), organismo financiador
Para monitorear el desarrollo y cumplimiento de las metas,
Para demostrar la aplicación de las nuevas técnicas de enseñanza y sus beneficios,
Alcance y cronograma del trabajo del proyecto
Destinatario
Respor sabilidad Envío
Gerente del proyecto
Tiempo Fecha inicial
Frecuencia
Durante el diseño de las obras
En cada caso
Desde el arranque del proyecto
Semanal, bimestral y semestral
Unidad de Educación del proyecto
Director comisionado del Ministerio de Educación (ME)
A la entrega de los paquetes escolares
Cuatrimestral
Reunión de presentación del proyecto
Unidad Técnica del proyecto
Ministerio de Economía y Finanzas (MEF)
Desde el inicio del proyecto
Semestral
Informes de auditoría
Coordinación financiera
Tercer mes del año
Anual
Unidad de Comunicaciones del proyecto
Director comisionado del Ministerio de Educación (ME)
Desde el inicio del proyecto
Semanal
wTK-)N DE Prx
Ejercicio: Matriz de responsabilidades Instrucciones: Lee el caso de estudio y completa la matriz de responsabilidades siguiendo las instrucciones de la guía PM4R. La matriz de responsabilidades no está completa, tu objetivo es completar la información en cada columna para cada uno de los entregables del proyecto. Lista de personas responsables del proyecto Cargo Junta de Dirección del proyecto Director técnico del MEF
Código JDP DT
Gerente del proyecto
GP
Especialista en obras civiles
EO
Técnico en obras civiles
TO
Técnico en equipamiento
TQ
Especialista en educación
EE
Técnico en educación
TE
Capacitador en educación
CE
Especialista en comunicación
EC
Técnico en comunicación en video
CV
Técnico en comunicación impresa
CI
Especialista contable-financiero
EF
Especialista en adquisiciones
EA
Especialista en monitoreo y evaluación
EM
Técnico en informática
TI
Director técnico del Ministerio de Economía y Finanzas
MEF
Director comisionado del Ministerio de Educación
ME
Director comisionado del Ministerio de Obras Públicas
MOP
Delegado del Fondo de Asistencia Económica y Social
FAES
Representante de la Asociación de Maestros Acreditados
AMA
~i fr Página
rskA ieR ti/Peva—e
Delegado de la sociedad civil en representación de los padres y alumnos
DCS
Matriz de responsabilidades
EDT
Producto / Entregable
Miembros del equipo / interesados del proyecto A
Provisión de infraestructura de calidad 1.1
30 escuelas construidas
1.2
30 escuelas equipadas
1.3
30 escuelas con contrato de mantenimiento
TO/MOP GP
TQ/AMA
EA/EO/ME
TQ
TO/MOP
Mejora de la calidad de la educación 2.1
300 Profesores capacitados
2.2
9.000 paquetes escolares producidos y entregados
TE/ME
GP/EM/AM A/DCS
EE
EA/CA/ME
GP/AMA/D SC
GP
EA/CV/CV ME
MEF/AMA
Apoyo y aceptación del proyecto 3.1
Campaña de comunicación diseñada
3.2
Campaña de comunicación difundida
---1-
EC
CV/Cl/ME
Gestión exitosa del proyecto
4.1
Proyecto completado
4.2
Evaluaciones completadas
4.3
Auditorías internas y externas completadas
~Página
MEF
EM
ME/GP/DT/ MEF
DT/JDP GP
MEF
ME/GP/DT/ MEF
PM11
TIONJ DE PROYEGTOS
Módulo 9 Ejercicio: Gestión del valor ganado Instrucciones: Lee el caso del estudio y completa la información para obtener los valores de desempeño del proyecto (gestión del valor ganado) siguiendo las instrucciones de la guía PM4R. Calcula los valores para: •
Variación del costo (CV)
•
Variación del cronograma (SV)
•
Índice de desempeño del costo del proyecto (CPI)
•
Índice de desempeño del cronograma del proyecto (SPI)
Con base en la información proporcionada: Datos del proyecto
Valores a los 6 meses
Monto
Valores a los 12 meses
Monto
PV
$8.000.000
PV
$16.000.000
AC
$9.000.000
AC
$14.000.000
EV
$7.000.000
EV
$17.000.000
CV
CV
SV
SV
CPI
CPI
SPI
SPI
1111111rPágina
pm'
