DINAS KESEHATAN KABUPATEN BOGOR
PUSKESMAS KEMANG Jl.Kemang Kiara RT 01 RW 05 Desa Kemang Kec.Kemang Kab.Bogor Telp (0251) 7538263 Email :
[email protected]
KERANGKA ACUAN KEGIATAN UPAYA MENJALIN KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT DALAM PENYELENGGARAAN UPAYA KESEHATAN DI PUSKESMAS KEMANG TAHUN 2018
I.
PENDAHULUAN
Pusat kesehatan masyarakat (Puskesmas) merupakan fasilitas pelayanan kesehatan yang memiliki tugas melaksanakan kebijakan kesehatan untuk mencapai terwujudnya derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya. Puskesmas juga membina peran serta masyarakat disamping memberikan pelayanan secara menyeluruh dan terpadu kepada masyarakat di wilayah kerjanya dalam bentuk kegiatan pokok. Puskesmas mempunyai wewenang dan tanggung jawab atas pemeliharaan kesehatan masyarakat dalam wilayah kerjanya. Kegiatan-kegiatan dalam setiap program Puskesmas disusun oleh Kepala Puskesmas dan penanggung jawab program tidak hanya mengacu pada pedoman atau acuan yang sudah ditetapkan oleh Kementrian Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi maupun Kabupaten, tapi juga perlu memperhatikan kebutuhan dan harapan masyarakat. Oleh karena itu dalam penyelenggaraan upaya kesehatan, Puskesmas berkewajiban melakukan upaya berkomunikasi dengan masyarakat. Kebutuhan dan harapan masyarakat maupun sasaran program dapat diidentifikasi atau dijalin melalui survey, kotak saran maupun tatap muka dengan tokoh masyarakat. Komunikasi perlu dilakukan untuk menyampaikan informasi tentang program kepada masyarakat , kelompok masyarakat maupun individu yang menjadi sasaran program.
II.
LATAR BELAKANG
Kebutuhan masyarakat akan program kesehatan yang baik cenderung mengalami perubahan seiring dengan perubahan pola hidup dan kejadian penyakit. Seiring dengan perbaikan derajat kesehatan dan lingkungan, telah terjadi pergeseran penyebab kesakitan terbesar di beberapa daerah dari penyakit infeksi menjadi menjadi penyakit degeneratife. Perubahan permintaan tersebut memiliki dampak yang cukup besar terhadap Manajemen Puskesmas.
Puskesmas harus memiliki suatu mekanisme untuk memantau permintaan masyarakat secara teratur, karena perubahan permintaan masyarakat akan berdampak terhadap pelayanan yang diberikan oleh Puskesmas. Dimana Puskesmas harus tanggap terhadap perubahan lingkungan yang cepat dan terbuka terhadap perubahan kebutuhan dan harapan masyarakat. Identifikasi kebutuhan dan harapan masyarakat terhadap Program Puskesmas sangat diperlukan untuk mengetahui kebutuhan dan harapan masyarakat terhadap program Puskesmas, sehingga tujuan dari Program Puskesmas dapat tercapat tepat sasaran. Upaya menjalin komunikasi dengan masyarakat tidak hanya sekedar kewajiban bagi Puskesmas melainkan juga menjadi sebuah kebutuhan nyata dalam menghadirkan upaya dan pelayanan kesehatan Puskesmas yang sesuai dan merespon kebutuhan dan harapan masyarakat.
III.
TUJUAN
A. Tujuan Umum
Terselenggaranya jalinan komunikasi dengan masyarakat dengan acuan dan mekanisme yang jelas dalam rangka mengidentifikasi kebutuhan dan harapan masyarakat dalam penyelenggaraan Upaya Kesehatan Puskesmas Kemang. A. Tujuan Khusus
1.
Tersedianya metode/ media komunikasi dengan masyarakat
2.
Tersedianya saluran komunikasi dengan masyarakat
3.
Mengidentifikasi kebutuhan dan harapan masyarakat terhadap Program Puskesmas
4.
Mendapatkan informasi program yang paling dibutuhkan oleh masyarakat
5.
Mengetahui program yang sudah/ belum sesuai dengan kebutuhan dan harapan masyarakat
6.
Mendapatkan masukan tentang program yang dibutuhkan masyarakat , tetapi belum tertuang dalam rencana kegiatan program
7.
Membuat rencana tindak lanjut hasil pembahasan kebutuhan dan harapan masyarakat.
IV.
KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN
NO
KEGIATAN POKOK
RINCIAN KEGIATAN
1.
Menjalin komunikasi
1. Lokakarya mini triwulanan puskesmas
melalui forum pertemuan (tatap muka)
(lintas sektor) 2. Musyawarah
Perencanaan
Pembangunan (Musrenbang) Tingkat Desa
3. Musyawarah
Perencanaan
Pembangunan (Musrenbang) Tingkat Kecamatan 4. Musyawarah Masyarakat Desa (MMD) 2.
Menjalin
komunikasi 1. Survei Mawas Diri (SMD)
melalui survey
2. Survey
Kepuasan
Pelanggan/Masyarakat 3. Umpan Balik Kegiatan 3.
Menjalin
komunikasi 1. Pengumpulan informasi melalui kotak
melalui media pengumpul informasi
saran 2. SMS 3. Media Sosial (WhatsApp)
4.
Menjalin
komunikasi 1. Penyampaian informasi melalui papan
melalui media publikasi
pengumuman/papan informasi 2. Penyampaian informasi melalui banner 3. Penyampaian
informasi
melalui
spanduk 4. Penyampaian informasi melalui leaflet 5.
Komunikasi langsung
Informasi langsung dari masyarakat kepada petugas Puskesmas
V.
CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN
1. Menjalin komunikasi melalui forum pertemuan N o
Rincian
Frek
Kegiatan
wensi
Lokakarya 1
mini
.
Puskesmas
2 kali
Waktu
Tempat/
Cara/
Lokasi
Metode
Setiap 6 Puskesmas/
Ekspose
Lintas Sektor,
bulan
Diskusi
tokoh
Kecamatan
sekali
masyarakat tingkat
(Lintas Sektor) 2 Musyawarah .
Pihak Terkait
kecamatan 1 kali
Awal
Desa/
Ekspose
Pemangku
Perencanaan
Tahun
Kelurahan
Diskusi
kepentingan,
Pembangunan
(Januari
lintas
sektor
(Musrenbang)
-
dan
tokoh
Tingkat Desa
Februar
masyarakat
i)
tingkat desa/kel
3 Musyawarah .
Perencanaan
1 Kali
Awal Tahun
Kecamatan
Ekspose
Pemangku
Diskusi
kepentingan,
Pembangunan
(Januari
lintas
sektor
(Musrenbang)
-
dan
tokoh
Tingkat
Februar
masyarakat
Kecamatan
i)
tingkat kecamatan
4 Musyawarah .
1 kali
Masyarakat
Akhir
Desa/
Ekspose
Pemangku
Tahun
Kelurahan
Diskusi
kepentingan,
Desa (MMD)
lintas
sektor
dan
tokoh
masyarakat tingkat desa/kel
2. Menjalin komunikasi melalui survey
N o
Rincian
Frek
Kegiatan
wensi
1 Survey Mawas 2 kali Diri (SMD)
2 Survey
1 kali
Waktu
Awal
Tempat/
Cara/
Lokasi
Metode
Desa/Kel
Pengump
Pihak Terkait
Kader
dan
ulan data kesehatan,
perteng
melalui
tokoh
ahan
Quesione
masyarakat
Tahun
r
Setiap
Setiap ruang Pengump
Kepuasan
akhir
pelayanan
Pelanggan
tahun
Pelanggan/
ulan data masyarakat melalui kartu kepuasan pelangga n (bisa juga melalui quesione r)
3. Menjalin komunikasi melalui media pengumpul informasi N o
Rincian
Frek
Kegiatan
wensi
1 Pengumpulan informasi melalui
Waktu
Tempat/
Cara/
Lokasi
Metode
Setiap
Setiap
Di
hari
hari kerja
kotak kerja
depan
Pihak Terkait
Menulisk
Pelanggan/
loket
an saran/
masyarakat yang
pendaftaran
masukan
berkunjung
pada
puskesmas
saran
ke
kertas dan memasuk annya pada kotak saran yang telah disediaka n
Pengolahan dan
Analisa
data
kotak
12 kali
Setiap bulan
saran 2 Layanan SMS
Setiap
Jam
.
hari
Kerja
Puskesmas
Mengiri m
masyarakat
dan
menerim a
pesan
singkat (SMS) 3 Media
Sosial Setiap
(WhatsApp)
hari
Jam
Puskesmas
Kerja
Diskusi/
masyarakat
tanya jawab melalui medsos
Pengolahan dan
12
Analisa kali
Setiap bulan
data Medsos
4. Menjalin komunikasi melalui Media Publikasi N o
Rincian
Frek
Kegiatan
wensi
1 Penyampaian Sesuai informasi kebut melalui papan uhan pengumuman/
Waktu
Puskes mas
Tempat/
Cara/
Lokasi
Metode
Mengisi informasi pada papan informasi/
Pelangga n/ masyara kat yang
Pihak Terkait
papan informasi
2 Penyampaian informasi melalui banner
Sesuai kebut uhan
3 Penyampaian informasi melalui spanduk
Sesuai kebut uhan
4 Penyampaian informasi melalui leaflet
Sesuai kebut uhan
Puskes mas dan tempat tempat yang dipanda ng sesuai Puskes mas dan tempat tempat yang dipanda ng sesuai Puskes mas
pengumuma berkunju n ng ke puskesm as Pemasangan banner dengan tema sesuai kebutuhan
Pemasangan spanduk dengan tema sesuai kebutuhan
Pemerint ah kecamata n dan desa
Penyediaan leaflet di loket pendaftaran dan ruang pelayanan
5. Menjalin komunikasi secara langsung dan melalui media komunikasi lainnya N o
Rincian
Frek
Kegiatan
wensi
Komunikasi langsung
Sesuai kebut uhan
1
Waktu
Setiap hari kerja
Tempat/
Cara/
Lokasi
Metode
Puskesmas dan pustu
Berbicara langsung (tatap muka)
Pengolahan dan analisa 2 data loket pengaduan Komunikasi melalui saluran 3 dan media lainnya
Sesuai Setiap kebut bulan uhan Sesuai kebut uhan
Puskesmas
Sesuai Sesuai kebutuh kebutuhan an
Pihak Terkait
VI. NO
1.
SASARAN RINCIAN KEGIATAN
Lokakarya mini
SASARAN
Puskesmas Terjalinnya komunikasi dengan masyarakat
(lintas sektor)
(Pemangku kepentingan Tingkat Kecamatan) dalam hal penyelenggaraan upaya kesehatan melalui forum lokakarya mini
2
Musyawarah
Perencanaan Terjalinnya komunikasi dengan masyarakat
Pembangunan (Musrenbang) dalam hal Perencanaan Pembangunan Tingkat Tingkat Desa
Desa khususnya bidang kesehatan melalui forum Musrenbang Desa (1 kali/desa/tahun)
3
Musyawarah
Perencanaan Terjalinnya komunikasi dengan masyarakat dalam
Pembangunan (Musrenbang) hal Tingkat Kecamatan
Perencanaan
Pembangunan
Tingkat
Kecamatan khususnya bidang kesehatan melalui forum Musrenbang Kecamatan (1 kali/ tahun)
4
Musyawarah
Masyarakat Terjalinnya komunikasi dengan masyarakat
Desa (MMD)
dalam hal kebutuhan dan harapan masyarakat terkait penyelenggaraan upaya kesehatan di Puskesmas melalui forum MMD (1 kali/ tahun)
5
Survey Mawas Diri
Terjalinnya komunikasi dengan masyarakat dalam hal kebutuhan dan harapan masyarakat terkait penyelenggaraan upaya kesehatan di Puskesmas melalui Survey Mawas Diri (SMD) (2 kali/ tahun)
6
Survey Kepuasan Pelanggan
Terjalinnya komunikasi dengan masyarakat dalam hal kebutuhan dan harapan masyarakat terkait penyelenggaraan upaya kesehatan di Puskesmas melalui quisioner (1 kali/ tahun)
7
Pengumpulan
informasi Terjalinnya komunikasi dengan masyarakat
melalui kotak saran
dalam
hal
penjaringan
keluhan/pengaduan
masukan,
(umpan
balik)
saran, terkait
penyelenggaraan upaya kesehatan Puskesmas melalui layanan kotak saran 8
Layanan SMS Gateway/SMS Terjalinnya komunikasi dengan masyarakat Center
dalam
hal
penjaringan
masukan,
saran,
keluhan/pengaduan (Umpan balik) terkait penyelenggaraan upaya kesehatan Puskesmas melalui layanan layanan SMS 9
Media Sosial (WhatsApp)
Terjalinnya komunikasi dengan masyarakat dalam
hal
penjaringan
masukan,
saran,
keluhan/pengaduan (Umpan balik) terkait
penyelenggaraan upaya kesehatan Puskesmas melalui layanan medsos 10
Penyampaian
informasi Terjalinnya komunikasi dengan masyarakat
melalui papan pengumuman / dalam hal penyampaian dan penyebarluasan papan informasi
informasi penyelenggaraan upaya kesehatan Puskesmas
melalui
papan
pengumuman/informasi 11
Penyampaian
informasi Terjalinnya komunikasi dengan masyarakat
melalui banner
dalam hal penyampaian dan penyebarluasan informasi penyelenggaraan upaya kesehatan Puskesmas melalui media banner
12
Penyampaian
informasi Terjalinnya komunikasi dengan masyarakat
melalui spanduk
dalam hal penyampaian dan penyebarluasan informasi penyelenggaraan upaya kesehatan Puskesmas melalui media spanduk
13
Penyampaian
informasi Terjalinnya komunikasi dengan masyarakat
melalui leaflet
dalam hal penyampaian dan penyebarluasan informasi penyelenggaraan upaya kesehatan Puskesmas melalui media leaflet
14
Umpan Balik Kegiatan
Untuk mengetahui dan menanggapi jika ada perubahan kebutuhan dan harapan sasaran program untuk perbaikan kinerja
VII. No
JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN Rincian Kegiatan
1. Lokakarya mini Puskesmas (lintas sektor) 2. Musyawarah Perencanaan Pembangunan (Musrenbang) Tingkat Desa 3. Musyawarah Perencanaan Pembangunan (Musrenbang)
Tingkat
Kecamatan 4. Musyawarah
Masyarakat
Desa (MMD) 5. Survey Mawas Diri 6. Survey Pelanggan
Kepuasan
Bulan 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
7. Pengumpulan
informasi
melalui kotak saran 9. Layanan
SMS
Gateway/SMS Center 10. Media Sosial
(WhatsApp,
Facebook, Email, dll) 11. Penyampaian
informasi
melalui
papan
pengumuman/
papan
Disesuaikan dengan kebutuhan
informasi 14. Penyampaian
informasi
melalui banner 15. Penyampaian
informasi
melalui spanduk 16. Penyampaian
informasi
melalui leaflet
Disesuaikan dengan kebutuhan
Disesuaikan dengan kebutuhan
Disesuaikan dengan kebutuhan
VIII. MONITORING EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN, DAN PELAPORAN
Monitoring adalah proses rutin pengumpulan data dan pengukuran kemajuan atas objektif program/ memantau perubahan yang focus pada proses dan keluaran. Monitoring melibatkan perhitumgan atas apa yang kita lakukan. Monitoring melibatkan pengamatan atas kualitas dari layanan yang kita berikan. Monitoring dilaksanakan setiap bulan dan disesuaikan dengan jadwal kegiatan yang telah disusun. Monitoring dilakukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan kegiatan berjalan sesuai dengan rencana yang meliputi ketersedian sumber daya, proses yang dijalankan maupun hasil-hasil yang dicapai. Apabila dalam pelaksanaan kegiatan diketahui terdapat ketidaksesuaian jadwal maupun hasil yang dicapai, perlu dilakukan langkah evaluasi. Evaluasi adalah penggunaan metode penelitian sosial untuk secara sistimatis menginvestigasi efektifitas program, menilai kontribusi program terhadap perubahan (goal/objektif) dan menilai kebutuhan perbaikan, kelanjutan atau perluasan program (rekomendasi). Evaluasi dilakukan untuk mengetahui/ mengidentifikasi masalah dan penyebab masalah terjadinya penyimpangan/ ketidaksesuaian jadwal dan hasil yang dicapai. Berdasarkan evaluasi dapat disusun rencana tindak lanjut berupa tindakan /kegiatan untuk mengintervensi penyebab masalah yang dituangkan dalam rencana kerja bulan berikutnya. Kegiatan/intervensi tersebut diharapkan dapat mengkoreksi penyimpangan, sehingga hasil kegiatan pada bulan berikutnya
dapat tercapai sesuai dengan rencana. Hasil evaluasi dan rencana tindak lanjut dituangkan dalam lembar kerja/form laporan evaluasi terlampir. Pelaporan kegiatan berupa hasil-hasil yang dicapai dari setiap kegiatan yang dilaksanakan dengat format pelaporan terlampir.
IX.
PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN
Hasil-hasil kegiatan berupa substansi/ materi-materi komunikasi baik dua arah maupun satu arah melalui berbagai saluran dan media, dicatat pada buku/lembar
kerja/format/lg
book
komunikasi
terlampir
meliputi
materi
komunikasi, waktu (hari,tanggal, jam), identitas masyarakat dan petugas yang berkomunikasi , saluran dan media yang digunakan . Pencatatan dilakukan setiap terjadi komunikasi. Setiap bulan dan/atau sesuai jadwal, dilakukan analisa terhadap materi komunikasi, terutama yang bertujuan untuk menghimpun umpan balik, kebutuhan dan harapan masyarakat. Materi komunikasi dikompilasi dari berbagai sumber/ saluran dan media yang digunakan, kemudian dikelompokan berdasarkan kesamaan
substansi.
Hasil-hasil
analisa
dan
kompilasi
dilaporkan
oleh
penanggungjawab/ petugas yang ditunjuk oleh Kepala Puskesmas. Disamping dilakukan evaluasi berdasarkan hasil monitoring terhadap keberlangsungan upaya menjalin komunikasi setiap bulan, perlu juga dilakukan evaluasi terhadap hasil komunikasi berupa materi komunikasi, terutama yang berdasarkan hasil analisis memerlukan tindak lanjut, baik bulanan maupun evaluasi secara keseluruhan di akhir tahun oleh Kepala Puskesmas.
Mengetahui Kepala Puskesmas Kemang
Bogor, 18 Januari 2018 Koordinator Pokja Admen
drg. Nina Martini R NIP. 196203291993032001
Cucu Mariyam SKM NIP. 197204101990022002
