1.1.1.UT8 Gestión de Ofertas y Adjudicación de Obra 01092014

UNIDAD TEMÁTICA 8

GESTION DE OFERTAS Y ADJUDICACION DE LA OBRA

MÁSTER UNIVERSITARIO EN GESTIÓN Y DISEÑO

DE PROYECTOS E INSTALACIONES octubre 2014 ASIGNATURA GESTION Y DIRECCION DE PROYECTOS

UNIDAD 8.GESTION DE OFERTAS Y ADJUDICACION DE LA OBRA.

ÍNDICE Página

OBJETIVOS. ................................................................................................................................. 3 INTRODUCCION. ......................................................................................................................... 5 8.1. CONSIDERACIONES PREVIAS SOBRE LA ADJUDICACION DE LA OBRA.......... 7 8.2. PREPARACION DEL PROYECTO PARA LA ADJUDICACION DE LA OBRA. ....... 8 8.3. TIPOS DE SOLICITUD DE OFERTAS. ....................................................................... 8 8.3.1. SUBASTA ............................................................................................................ 9 8.3.2. CONCURSO-SUBASTA.................................................................................... 10 8.3.3. CONCURSO...................................................................................................... 10 8.4. SELECCIÓN DE OFERTANTES. .............................................................................. 11 8.5. SOLICITUD DE OFERTAS. ....................................................................................... 11 8.6. COMPARACION DE OFERTAS. ............................................................................... 13 8.7. SELECCIÓN DE LA OFERTA MÁS CONVENIENTE. .............................................. 13 8.8. ADJUDICACION DE LA OBRA Y FIRMA DEL CONTRATO. .................................. 14 RESUMEN................................................................................................................................... 15

MÁSTER EN GESTIÓN Y DISEÑO DE PROYECTOS E INSTALACIONES

1


OBJETIVOS.  Conocer la importancia de la fase de adjudicación de la ejecución de los proyectos en el sector privado  Conocer los diferentes procedimientos para realizar la adjudicación de la ejecución de un proyecto, y sus ventajas e inconvenientes  Conocer los sucesivos pasos que se han de seguir durante el proceso de adjudicación  Conocer el trabajo de asesoramiento técnico relacionado con cada uno de los pasos para la adjudicación de un proyecto en las mejores condiciones económicas y de calidad


3


INTRODUCCION. En temas anteriores se ha visto la normativa relacionada con la gestión de la adjudicación de los contratos de obra para el caso de los proyectos de promoción pública. Corresponde ahora hacer los mismo para el caso de los proyectos promovidos en el sector privado. En este caso, el procedimiento no es tan estricto ni dirigido, al no existir una reglamentación específica, no obstante, algunos de los procedimiento establecidos para el caso de la promoción pública pueden servir de base para gestionar esta fase de los proyectos dentro del ámbito privado. Así pues se verán varios procedimientos, pero sin perder de vista que en el sector privado existe uno de ellos que predomina con mucho sobre el resto; es el caso del procedimiento de concurso. El proceso de adjudicación, en este caso, puede tender a la arbitrariedad, lo que redundaría en perjuicio del proyecto y por consiguiente del promotor, por lo que ha de procurarse objetivar al máximo nivel la toma de decisiones, evitando también la consideración de criterios no previstos a priori, que perjudiquen el proceso. Además, en algunos casos, el procedimiento se puede complicar en gran medida, con lo que la intervención de la asesoría técnica (ingeniería, consultoría) resulta sin duda imprescindible, para sistematizar el proceso, evaluar las diferentes ofertas desde los distintos puntos de vista, y en definitiva, evitar una toma de decisiones arbitraria por parte de la propiedad.


5

GESTION Y DIRECCION DE PROYECTOS

6

MASTER EN GESTIÓN Y DISEÑO EN PROYECTOS E INSTALACIONES


8.1. CONSIDERACIONES PREVIAS SOBRE LA ADJUDICACION DE LA OBRA. Una vez terminada la fase de creativa del proyecto que culmina con la redacción del documento del mismo nombre, y antes de comenzar la fase de ejecución de lo proyectado, se establece otra etapa en la que es preciso dar respuesta a dos preguntas fundamentales: -

¿De qué forma se va a ejecutar el proyecto?, y una vez decidida ésta

-

¿Quién lo va a ejecutar y en qué condiciones?

Mientras que la adjudicación de las obras de promoción pública está regulada por una normativa bastante detallada, que hemos visto, en el sector privado, la búsqueda de empresas ofertantes, selección de las ofertas más interesantes para el promotor, y la adjudicación, firma del contrato, etc., carecen de regulación específica, más allá de lo recogido sobre contratos de obra en el Código Civil, pero que no realiza regulación alguna de los aspectos puramente relacionados con la gestión de la adjudicación. Así pues, esta gestión puede ser muy variada en función del tipo y magnitud de la obra, el promotor o la experiencia que en esta fase del proyecto pueda tener la propia ingeniería, que inevitablemente ha de terminar sirviendo al promotor más allá de la realización del proyecto, en esta etapa de solicitud de ofertas y selección de la mejor de ellas. La casuística puede ser, como se ha apuntado, muy variada, pudiendo encontrarse entre otras, las siguientes situaciones: -

Existencia previa de una elección por parte del promotor.

-

Proyectos de pequeño y mediano tamaño, con escasa complejidad técnica, con muchas empresas con capacidad de contratar.

-

Proyectos de gran tamaño o elevada complejidad técnica, con un reducido número de empresas con capacidad para su ejecución.

-

Proyectos para contratación conjunta de la ejecución.

-

Proyectos para la contratación de la ejecución por partes.

-

Proyectos ejecutados por administración.

-

Proyectos “llave en mano”.

-

Etc.

Este periodo intermedio entre la redacción del proyecto y el inicio de la ejecución, se puede dividir a su vez en las siguientes etapas: 1. Preparación del proyecto para la adjudicación de la obra 2. Elección del tipo de solicitud de ofertas 3. Selección de ofertantes 4. Solicitud de ofertas


7


5. Comparación de ofertas 6. Selección de la oferta más conveniente 7. Adjudicación de la obra y firma del contrato

8.2. PREPARACION DEL PROYECTO PARA LA ADJUDICACION DE LA OBRA. Partiendo de la situación más común de las recogidas en el apartado anterior, de que la ejecución se va a realizar por una empresa tercera (ajena al promotor), descartando pues las opciones de “llave en mano” o ejecución por “administración” por parte del promotor (en la que éste organiza y compra materiales por su cuenta y solo contrata mano de obra y equipos de obra con el contratista), se nos plantea una disyuntiva principal y es si la ejecución va a correr a cargo de una sola empresa, o si por el contrario van a ser varias con las que el promotor contrate directamente. Esta elección va a depender sobre todo del objeto del proyecto, es decir, de lo proyectado. Para el caso muy frecuente de obras en las que exista una parte importante de obra civil, y otra de instalaciones (industrias sobre todo, pero también explotaciones ganaderas o modernizaciones de regadíos), puede ser interesante el desglose de las diferentes partidas o capítulos del proyecto entre obra civil por un lado, e instalaciones (normalmente cada una de manera independiente) por el otro. En estos casos, esta opción tiene el inconveniente de unos mayores problemas de coordinación durante la ejecución del proyecto al no existir una sola empresa con esta función, lo que puede ocasionar retrasos en la ejecución de la obra, aparte de otros problemas con repercusión económica. Tampoco existe en este caso una sola empresa que asuma todas las responsabilidades en la ejecución, lo que también es un inconveniente, pues cuando surgen dificultades, suele haber descarga de responsabilidades de todas las partes implicadas. Por el contrario, la contratación del proyecto por partes, sobre todo cuando éstas son bastante independientes, suele repercutir en un ahorro para el promotor, pues en caso de contratarse con una sola empresa contratista, ésta suele subcontratar estas instalaciones del proyecto, cargando un sobrecoste sobre ellas por la coordinación, etc., que lógicamente repercute sobre el promotor. Así pues, si lo que pretendemos es realizar este tipo de contratación por independiente, será conveniente disponer de las diferentes separatas de cada parte del proyecto, y este desglose habrá de existir en los diferentes documentos: memoria con anejos, planos, pliego de condiciones y presupuesto.

8.3. TIPOS DE SOLICITUD DE OFERTAS. Aunque en el caso de la contratación de la obra privada no existe una regulación estricta al modo de lo que ocurre con la obra pública, podemos no obstante describir ciertos tipos de solicitudes de ofertas, que responden a lo que de una forma más o menos aproximada suele darse en la realidad de la contratación de obra privada. Los tipos de solicitud de ofertas serás los siguientes:

8



-

Subasta

-

Concurso-subasta

-

Concurso

De los diferentes procedimientos, es el tercero el más frecuente en la empresa promotora privada, mientras que los dos primeros, en escasas ocasiones se dan en el ámbito privado, sobre todo el de estricta subasta. En todo este procedimiento de gestión de las ofertas y selección de la empresa contratista de la obra, la empresa de ingeniería debe asesorar al promotor, siempre como es lógico que esta actividad esté previamente contratada entre la ingeniería y dicho promotor. Esto es preferible, ya que en algunos procedimientos de selección de ofertas, los aspectos de tipo técnico son relevantes, y el promotor normalmente suele carecer de criterio para tomar decisiones a este respecto. Solo en el caso de un procedimiento estricto de subasta, podría prescindirse de este servicio, que siempre será recomendable. 8.3.1. SUBASTA El procedimiento de subasta consiste en la adjudicación de la obra a la empresa que presenta simplemente la oferta más económica, basándose en el proyecto que sirve de base para la contratación, sobre el que no se puede hacer ninguna objeción o modificación de tipo técnico. De esta forma el procedimiento es bastante mecánico y transparente. El presupuesto del proyecto sirve de referencia sobre la que las empresas ofertantes han de hacer una baja, definida por un coeficiente extraído de la relación entre el precio global ofertado y el presupuesto de dicho proyecto. Este coeficiente se aplicará en general por igual a todas las unidades de obra definidas en el proyecto y se facturarán las unidades realmente ejecutadas por el precio del presupuesto del proyecto multiplicado por el mencionado coeficiente de baja, que por lógica estará entre 0 y 1. Aunque pueden presentarse precios independientes y ofertas superiores al proyecto. Esta forma de contratación tiene por el contrario el inconveniente de que, si bien resulta transparente en la elección del contratista, no estima ninguna otra condición de las empresas ofertantes, con lo que es posible que la empresa que presenta la mayor baja tenga otras deficiencias de tipo técnico, ético, organizativo, económico, etc., dándose a veces el caso de presentación de ofertas llamadas “temerarias”, es decir aquellas ofertas cuya baja sobre el proyecto se considera excesiva por las personas que han de realizar la selección. Para facilitar el mecanismo, en lo referente al rechazo de estas posibles bajas “temerarias”, se suele establecer a priori, un coeficiente de baja, por debajo del cual las ofertas presentadas se consideran temerarias y quedan fuera de la puja.


9


8.3.2. CONCURSO-SUBASTA Esta modalidad de contratación conlleva dos fases, una primera de concurso en la que las empresas que las empresas ofertantes han de cumplir una serie de requisitos relacionados con su solvencia en determinados aspectos: técnico, económico, de experiencia, de personal y resto de medios, etc. En muchos casos, esta primera fase se resuelve simplemente con la selección previa por parte del promotor (y los asesoramientos con los que cuente) de la relación de empresas a las que solicitar oferta, que será ya empresas a las que se considere solventes desde los diferentes puntos de vista antes mencionados. En cualquier caso, con esta selección previa, se pretenden solucionar los posibles problemas que a este respecto presentaba el anterior procedimiento de estricta subasta. La fase siguiente de subasta, se desarrolla en este caso como anteriormente se ha explicado. El principal inconveniente en esta modalidad se da cuando las diferencias en la subasta no son muy acusadas, de manera que, como ya se han evaluado criterios diferentes del económico, es difícil a veces elegir una ligera baja económica cuando ya se saben unas mejores condiciones en otros aspectos diferentes del económico. 8.3.3. CONCURSO Esta modalidad es en definitiva la más completa y por consiguiente la más complicada de llevar a la práctica. Su principal bondad estriba en que se selecciona la oferta más conveniente, no sólo la más económica, sino que además se tienen en cuenta otros aspectos distintos del estrictamente económico. Por el contrario se presta más a la arbitrariedad, que se debe evitar estableciendo a priori unas bases claras del procedimiento, los criterios de selección a emplear, baremos, etc. En el caso de concurso pueden darse dos situaciones: que exista un proyecto previo, como en los casos anteriores; o que no exista ese proyecto previo, con lo que el procedimiento es aún más abierto e incluirá la propia realización de dicho proyecto. En esta segunda situación, las bases del concurso serán mucho más complicadas y definidas, al no existir proyecto, para evitar una divergencia extrema entre las ofertas presentadas (caso de los proyectos “llave en mano”, u otros). La ingeniería o consultoría, en este caso no se encarga de realizar el proyecto, sino de redactar las bases del concurso y asesorar a la propiedad en la selección. En la situación en que existe un proyecto previo, el concurso puede admitir incluso pequeñas variaciones o sugerencias sobre el mismo por las empresas ofertantes, de manera que las variables a ponderar por el comité de selección serán aún mayores. Los precios, por su parte pueden ofertarse de manera conjunta como es habitual en el procedimiento de subasta, pero es más frecuente que cada uno de los precios ofertados sea independiente entre sí y de los del proyecto, de manera que el abono de la obra se hará por las mediciones realmente ejecutadas multiplicado por el precio independiente contratado para esa unidad de obra en particular. De esta manera las empresas pueden ajustar más la oferta a sus verdaderos costes de ejecución, que por lo general no serán iguales para cada capítulo del proyecto.

10



En caso de no existir proyecto previo, el procedimiento tiene similitudes pero resulta aún más complejo, por el aumento de la variabilidad de las soluciones al proyecto planteado. En esta modalidad se llevan a cabo en ocasiones varios procesos sucesivos de selección (cortes), dejando cada vez menos empresas entre las que elegir, para de esta forma afinar más los criterios, incluso es habitual volver a solicitar a las empresas que vayan quedando, modificaciones de su oferta en base de determinadas sugerencias de la propiedad. La solución obtenida mediante este proceso suele ser la mejor de todas en relación con los procesos anteriormente vistos, aunque el mecanismo es más dilatado y requiere más medios, coste y esfuerzo por parte del promotor.

8.4. SELECCIÓN DE OFERTANTES. La selección de ofertantes se realiza cuando, dentro del procedimiento que hayamos elegido de entre los anteriores, sea preciso realizar una selección de las empresas que vayan a presentar ofertas al proyecto. En principio, a estas empresas se les va a exigir un determinado nivel de solvencia desde varios puntos de vista: técnico, económica y ética, pero además es muy conveniente la aportación de referencias sobre ejecuciones de similar entidad a la que se propone. A la hora de obtener una relación definitiva de las empresas a las que se va a pedir oferta, hay que tener en cuenta que no interesa ni una relación escasa, donde pueda existir falta de competitividad, ni una compuesta por demasiadas empresas, lo que puede dificultar la comparación entre ellas y retrasar en exceso esta fase.

8.5. SOLICITUD DE OFERTAS. La solicitud de ofertas tiene como finalidad el facilitar a la propiedad, con el adecuado asesoramiento, la toma de decisiones sobre la mejor adjudicación de su proyecto, para obtener la máxima calidad en la ejecución al menor coste posible. Este cometido se lleva a cabo mediante la elaboración de las bases, que deben, si es posible, ser claras, precisas, completas y concisas, para facilitar la presentación de las ofertas por parte de las empresas candidatas, y evitar las arbitrariedades en la toma de decisiones posterior. La elaboración de estas bases va a corresponder como es lógico a una ingeniería o consultoría que tendrá la preparación, medios y experiencia para este cometido, y su contenido dependerá de si existe o no proyecto previo. En el caso más general, desde nuestro punto de vista, de que exista este documento, además será necesaria precisar cierta información a los posibles ofertantes, sobre determinados aspectos como los que se relacionan a continuación: -

Modalidad de adjudicación elegida: subasta, concurso-subasta o concurso


11


-

Descripción detallada del objeto, si este incluye otras partidas además de las recogidas en el proyecto.

-

Precios unitarios de mano de obra, maquinaria y materiales (si estos no vinieran en el proyecto base de licitación) con el objeto de la posible ejecución de partidas imprevistas por administración (por el promotor).

-

Especificación de inclusiones/exclusiones del contrato (caso de no estar descritas en el proyecto): instalaciones de servicios para la obra, transportes auxiliares, ensayos adicionales a los del proyecto, tasas, impuestos y fianzas durante la obra, vigilancia, etc.

-

Posibles condiciones particulares, si existen aparte de las contenidas en el proyecto

-

Topes económicos máximos (si estos difieren en mucho de lo presupuestado en el proyecto) y/o mínimos (limite de bajas temerarias) si se considera.

-

Condiciones a cumplir por los ofertantes, de tipo técnico y económicofinanciero. Cobertura de garantías. Experiencia en proyectos similares (con referencias). Plazos de ejecución y programación (si difiere de la incluida en el proyecto, etc.

-

Admisión o no de mejoras al proyecto y/o soluciones alternativas, así como ofertas de mantenimientos y garantías adicionales tras la recepción definitiva.

-

Criterios de selección a considerar: precios, criterios técnicos, programación, posibles mejoras, garantías, mejoras, etc.

-

Formas de abono y fórmulas de revisión de precios, si se consideran.

-

Formato de presentación de las ofertas (papel, digital con tipo de archivo, email, CD, global o por parte, etc.), nº de copias, así como lugar y fecha límite de presentación.

-

Fecha y forma de comunicación de los resultados.

-

Fecha de firma del contrato y comienzo de las obras.

-

Etc.

Además de estos condicionantes y desde el punto de vista práctico, es interesante que, en el caso de realizar las ofertas por precios unitarios, se empleen los mismos formatos de archivo digital del proyecto base (con las mediciones pero sin los precios del proyecto) con el objeto de que la posterior comparación de ofertas sea más fácil. También facilita la comparación la presentación de los datos principales de cada oferta en formatos facilitados por el propio solicitante. En caso de no existir el proyecto base de licitación, la redacción de las bases de licitación se complican al tener que incluir, además de lo aquí relacionado, los aspectos técnicos y económicos básicos para que los ofertantes puedan elaborar sus soluciones. No obstante, dentro del ámbito de la promoción privada, esta situación es menos frecuente.

12



8.6. COMPARACION DE OFERTAS. En primer lugar es preciso comprobar que todas las ofertas presentadas cumplen con los requisitos básicos exigidos para la presentación de ofertas, tanto en lo referente a las condiciones de las empresas como de la oferta en sí. En el caso de adjudicación por estricta subasta o concurso-subasta, la comparación es más sencilla, pero como se ha dicho el caso más frecuente, con diferencia, en la promoción privada es el concurso, en el que el proceso se complica a veces en gran medida. El método habitual de comparación en este caso es mediante la elaboración de cuadros comparativos. Estos cuadros incluyen una entrada para cada una de las ofertas presentadas y admitidas, y otra para cada uno de los criterios considerados en la evaluación de dichas ofertas (precio, mejoras, condiciones financieras, experiencia, medios a disposición, garantías, etc.), que el comité de selección habrá de rellenar. En la valoración de las ofertas para cada criterio será necesario establecer un baremo, que sirva de ayuda para puntuar cada criterio y evitar en lo posible la discrecionalidad e irracionalidad del proceso. Aparte de esto se debería establecer una ponderación entre los diferentes criterios para calcular una puntuación final. Tanto el establecimiento de baremos como coeficientes de ponderación para cada criterio, no tiene porqué ser de conocimiento de los ofertantes, aunque puede aparecer también en las bases, pero esta práctica no es recomendable, pues podría inducir a acuerdos entre los ofertantes con mayor facilidad. Todo este proceso, ya de por sí complejo, se puede complicar más si por ejemplo se ofertan mejoras adicionales no solicitadas, o se admiten ofertas que, aun no cumpliendo estrictamente los condicionantes básicos demandados, están en el límite, y además presentan una buena oferta según algunos de los criterios más valorados. Otro aspectos importante al realizar el estudio de cada oferta, es la detección de posibles errores en alguna de las partidas importantes desde el punto de vista económico, advirtiendo desviaciones demasiado elevadas sobre la media del conjunto de ofertas presentadas, lo que puede significar una errónea interpretación de la partida presupuestada, en cuyo caso habrá de comunicarlo al ofertante para contrastar opiniones y realizar en su caso la oportuna corrección. Toda esta labor, de tipo eminentemente técnico ha de ser realizada a ser posible por personal técnico (ingeniería o consultoría), que elaborará un informe con sus conclusiones y lo comunicará a la propiedad.

8.7. SELECCIÓN DE LA OFERTA MÁS CONVENIENTE. Una vez que la propiedad dispone del informe realizado por los técnicos encargados de la selección, y con el asesoramiento de éstos para realizar aclaraciones y valorar otras posibles consideraciones de la propiedad, se realizará la adjudicación de la obra a la oferta más conveniente, que debe ser la que haya obtenido la puntación más elevada en el mencionado informe. Establecer criterios fuera de los previstos a posteriori, no resulta siempre conveniente, y ha de evitarse en lo posible, pues eleva la arbitrariedad en el proceso.


13


A veces puede resultar de ayuda realizar alguna preselección o descarte de ofertantes, sobre todo cuando existen demasiadas ofertas admitidas, lo que reducirá los medios empleados en el conjunto del proceso, agilizará éste y ayudará a centrar los esfuerzos en las ofertas verdaderamente interesantes. Es habitual quedarse finalmente con solo dos o tres ofertas sobre las que elegir.

8.8. ADJUDICACION DE LA OBRA Y FIRMA DEL CONTRATO. Decidida la adjudicación de la obra, ésta se comunica a la empresa contratista, a la vez que se le comunicará la fecha para la firma del contrato previo aporte de al documentación que fuese necesaria. Antes de la firma del contrato, éste debe ser revisado y acordado por ambas parte (contratista y promotor) al más mínimo detalle. El mencionado contrato de obra puede ser privado o elevado a público ante notario, función también de lo acordado entre las partes, o de lo reflejado en las bases de la convocatoria, si hubiese lugar. En el contrato han de figurar de manera ineludible diversas informaciones, en aras de evitar problemas posteriores. Además de la información habitual en cualquier contrato, relativa a la identificación de las partes, fecha de la firma, objeto del contrato, compromiso de cumplimiento, etc., deberá incluir lo siguiente:

14

-

Documentos base del contrato: proyecto (en su caso), bases de la solicitud de las ofertas y oferta de la empresa adjudicataria (estos documentos deben figurar como anexos al contrato)

-

Plazos de ejecución (totales y parciales si los hubiere), y posibles penalizaciones.

-

Forma de pago.

-

Plazos de garantías y fianzas.

-

Causas de rescisión del contrato.

-

Exclusiones.

-

Sede de los Tribunales para el caso de resolución de conflictos, o arbitraje en su caso.



RESUMEN.

En la presente unidad se ha estudiado la fase de proyecto situada entre la redacción del documento proyecto y la ejecución de la obra. En primer lugar, se han revisado algunas consideraciones previas a tener en cuenta sobre la importancia y el trabajo a desarrollar en esta etapa. Además, hemos visto cómo interesa preparar el proyecto de cara a la solicitud de ofertas para la ejecución de la obra. Se han estudiado los diferentes procedimientos existentes para realizar la adjudicación de la obra, en el ámbito privado, haciendo especial hincapié en el más frecuente de ellos. También se ha estudiado el trabajo concerniente a cada una de las etapas en que esta fase se divide, correspondiente generalmente a un asesoramiento externo a la propiedad (ingeniería que ha realizado el proyecto, consultoría, etc.): selección de ofertantes, solicitud de ofertas, comparación de ofertas y selección de la oferta más conveniente. Por último, se ha descrito los principales aspectos a tener en cuenta a la hora de realizar el contrato de obra entre promotor y contratista.


15

1.1.1.UT8 Gestión de Ofertas y Adjudicación de Obra 01092014

Recommend Documents