1.7 Control Mediante Grafica de Gantt

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

UI CONCEPTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

1.7 Control mediante gráfica de Gantt

INTRODUCCIÓN La gráfica de Gantt es unos de los primeros métodos y el más utilizado en la administración de proyectos. A través de esta gráfica se puede planificar diversas actividades en un periodo determinado o chequear los avances de un proyecto con lo que puede aplicarse un esfuerzo adicional a las partes rezagadas de una operación antes que se vea amenazado el cumplimiento de la fecha de terminación global. La gráfica de Gantt tiene como objetivo fundamental el cumplimiento de sus actividades y la culminación del proyecto planeado de una forma ordenada y coherente. Henry L. Gantt (1861-1919) El tercer principal contribuyente al área de la administración científica fue Henry L. Gantt su filosofía administrativa se describe por su afirmación de que "las diferencias esenciales entre los mejores sistemas del día de hoy y los del pasado radican en la forma en que las tareas son «programadas» y la forma en la cual su ejecución es recompensada ". Siguiendo su propio razonamiento, Gantt trató de mejorar los sistemas o las organizaciones mediante innovaciones innovaciones en la programación de las tareas y compensaciones o premios. La gráfica de Gantt es la primera herramienta de de programación que él desarrolló, esta gráfica proporciona a los administradores un resumen fácilmente comprensible del trabajo que ha sido programado para periodos específicos, el avance de este trabajo y quien los ha realizado.

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DIAGRAMA DE GANTT Es un método gráfico de planeación y control en la que un proyecto se divide en distintas actividades y se realizan estimaciones acerca de cuánto tiempo requiere cada una de ellas, así como el total de tiempo necesario para terminar el proyecto totalmente. En otras palabras, esta gráfica muestra las relaciones de tiempo entre los eventos de un programa y fue desarrollada por Henry L. Gantt. La gráfica de Gantt se compone de una hoja a la izquierda y de un gráfico de barras a la derecha. Cada fila de la hoja muestra, de manera predeterminada el nombre y la duración de una tarea del proyecto. En la parte superior del gráfico existe una línea de tiempo. Debajo de ella hay barras que representan la tarea correspondiente de la hoja. La ubicación de una barra de tarea en la línea de tiempo muestra cuándo comienza y finaliza la duración de la tarea. Las tareas se listan de arriba hacia abajo en el orden en que se realizarán. La ausencia de una barra significa que no hay trabajo relacionado con la tarea durante un periodo de tiempo determinado. Las gráficas de Gantt son útiles para el seguimiento de proyectos relativamente pequeños, los cuales están integrados de actividades que se realicen con consecuencia ordenada; también para planear actividades que se desarrollen en serie, siendo su principal ventaja es que es sencillo y un excelente instrumento de comunicación con los usuarios finales.

CALENDARIO DE UN PROYECTO Designa la programación predeterminada de los trabajos para todos los recursos asignados al proyecto. Puede establecer el calendario del proyecto para indicar un período no laborable (como los días festivos de la organización), establecer los calendarios base para indicar la información compartida entre los recursos y modificar los calendarios de

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recursos individuales para indicar los horarios laborales, las vacaciones, los permisos y las bajas por enfermedad.

RELACIONES O VINCULACIONES ENTRE ACTIVIDADES Existen cuatro tipos de dependencias: 

DEPENDENCIA FIN A COMIENZO: en la que una tarea no puede comenzar hasta finalice otra.



DEPENDENCIA FIN A FIN: en la que una tarea no puede finalizar hasta finalice otra.



DEPENDENCIA COMIENZO A COMIENZO: en la que una tarea no puede comenzar hasta que comience otra.



DEPENDENCIA COMIENZO A FIN: en la que una tarea no puede finalizar hasta que comience otra.

PLANIFICACIÓN PARA LA APERTURA DE UN AGENTE AUTORIZADO TELCEL Este proyecto tiene una duración aproximada de un (1) año, en donde participan las siguientes personas: Almenara Vanessa, Fallavollita Gianfranco, Gonzalez Felipe, Mizrachi Jonathan, Parada Mª Carolina,

Sanz Rebeca y Salazar Gilberto.

1. Iniciación, Planificación y Preparación: en esta primera etapa del proyecto planificaremos todo lo concerniente al agente autorizado TELCEL, se seleccionará el nombre que llevará el mismo, la disponibilidad de recursos económicos, la ubicación y dimensión espacial.

2. Solicitud de Aprobación del Local: solicitud de aprobación del local seleccionado por parte del supervisor de TELCEL correspondiente a la zona; luego se procederá a Introducir la solicitud en el centro de servicio correspondiente, después de que la solicitud sea aprobada se deberá hacer una solicitud para una entrevista con el supervisor asignado para el estudio y aprobación del local, luego se deberá esperar a que el supervisor visite el local y por último se debe espera la posible aprobación del mismo. 3



3. Comunicación de Aprobación del Local: el supervisor asignado dará la comunicación de la aprobación del local lo que permitirá continuar con el proyecto.

4. Requisitos de Apertura del Agente Autorizado TELCEL: se procederá a recaudar todos los requisitos necesarios tales como: tramitar la patente comercial, se tomarán fotos del local tanto internas como externas y se realizará un plano de la ubicación geográfica del Local y se explicará como se distribuyen las responsabilidades de la empresa; plantear la organización técnico – funcional.

5. Compra del Local: en esta etapa se procederá a la compra del local, y por lo tanto deben realizarse una serie de formalidades como el documento de compra - venta, notariarlo y firmarlo, luego se procederá a realizar el pago estipulado y la entrega de las llaves del local. 6. Solicitud y Adquisición de la Patente:

se tramitará la patente a través de un

abogado de la parte solicitante. 7. Enviar requisitos: luego de poseer todos los requisitos necesarios se procederá a enviarlos al centro de servicios de TELCEL asignado.

8. Adquisición del mobiliario e implementos: se procederá a la compra de los implementos necesarios para el acondicionamiento del local. 9. Decoración del Local, según requerimientos de TELCEL: luego de recibir la normativa y especificaciones para la decoración del local en donde se especifica que se debe utilizar color azul 1415 y wildgrass 1531 de sherwin willians para las paredes, las lamparas deben ser de 9 celdas marca "Laigtholiter", las baldosas deben ser de color Gris-Ocre de Balgres, los muebles deben ser de madera tipo mostrador, las sillas giratorias con respaldo de color azul y los anuncios deben ser lumínicos con el nombre seleccionado. Luego de realizar todas estas especificaciones se procederá a la evaluación de la obra. 4



10. Adquisición de Inventario: se procederá a adquirir el inventario a TELCEL por un monto de un (1) millón de Bolívares por metro cuadrado del local y colocarlo en la estantería y deposito para la puesta en marcha del Agente Autorizado TELCEL.

11. Reclutamiento y selección de personal: esta etapa del proyecto debe realizarse con mucho cuidado, ya que el personal es la parte fundamental de un negocio, y de este va a depender la buena atención y el buen desempeño de las actividades. 12. Entrenamiento del personal: luego de ser seleccionado el personal se procederá a ser entrenado según las políticas y requerimientos de la empresa. 13. Apertura del agente autorizado TELCEL: luego de cumplidos todas las actividades anteriormente explicadas se procederá a la apertura del agente autorizado TELCEL.

CONCLUSIÓN Cuando queremos realizar algún proyecto de manera organizada, la mejor forma de hacerlo es dividiéndolo en actividades, pudiendo así mismo dividir las actividades en subactividades, permitiéndonos trabajar de una manera flexible y ordenada; ya que a través del diagrama se puede ver quién va a realizar cada actividad y en que periodo debe realizarla permitiéndole al Jefe chequear el desarrollo de las actividades rápidamente, controlando de esta manera el proyecto y realizar cambios si es preciso.

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Ejemplo ilustrativo: Supóngase que tenemos un cierto proyecto cuyos datos se muestran a continuación:

Tarea

Predec. Duración

A

-

2

B

A

3

C

-

2

D

CFI

3

E

DFF

2

F

B

3

G

D, F

H

GFF

E,

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Método constructivo Para construir un diagrama de Gantt se han de seguir los siguientes pasos: Dibujar los ejes horizontal y vertical. Escribir los nombres de las tareas sobre el eje vertical. En primer lugar se dibujan los bloques correspondientes a las tareas que no tienen predecesoras. Se sitúan de manera que el lado izquierdo de los bloques coincida con el instante cero del proyecto (su inicio). A continuación, se dibujan los bloque correspondientes a las tareas que sólo dependen de las tareas ya introducidas en el diagrama. Se repite este punto hasta haber dibujado todas las tareas. En este proceso se han de tener en cuenta las consideraciones siguientes:

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

Las dependencias fin-inicio se representan alineando el final del bloque de la tarea predecesora con el inicio del bloque de la tarea dependiente. 

Las dependencias final-final se representan alineando los finales de los bloques de las



tareas

predecesora

y

dependiente.

Las dependencias inicio-inicio se representan alineando los inicios de los bloques de

las

tareas

predecesora

y

dependiente.

Dinámica: Individualmente o en equipos de 2 estudiantes elaboraran una

matriz de asignación de responsabilidades (Esta matriz solo es para el estudiante que lo desea hacer en lugar de la tarea anterior sobre matriz de responsabilidades) y una gráfica de gantt tomando como ejemplo la planificación para la apertura de un agente autorizado telcel (La duración de este proyecto es de un año, ustedes le asignaran arbitrariamente duración en semanas a cada actividad)

Especificaciones de la dinámica 1. Se acredita en tema 1.5 y 1.6 2. En todo trabajo se tomara en cuenta la calidad y el cumplimiento en tiempo y forma 3.

Fecha límite de envío del trabajo__8 de Septiembre

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1.7 Control Mediante Grafica de Gantt

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