ESCUELA DE NEGOCIOS CARRERA DE CONTABILIDAD PARTICIPANTE Yenifel Lizardo Francisco MATRICULA 14-7481 TEMA Tarea 1, unidad 3 MATERIA Sistema de Contabilidad FACILITADOR Simón Bolívar Santana
Santiago, Rep. Dom. 22 de mayo de 2018
PREGUNTAS DE REPASO PÁGINA 81 1. ¿Cuál es la razón por la cual las empresas empresas establecen planes para documentar los procesos que llevan a cabo los empleados? La mayoría de las empresas en el desarrollo de sus actividades descubren la necesidad de establecer procedimientos a seguir para regular la actuación de todos sus empleados, en donde se encuentran recopiladas por lo general las decisiones de tipo rutinario de un puesto de trabajo. Estos planes se llevan a cabo con el fin de no improvisar la acción ante hechos de la misma naturaleza; y así aumentar la eficiencia al menor costo posible.
2. ¿Cuáles son las razones básicas básicas por las cuales se estandarizan procedimientos? Los procedimientos se estandarizan básicamente por las siguientes razones: Consistencia en la actuación ante situaciones similares. Reglamentación de la actuación de los empleados. Seguridad de la eficiencia de todos los procesos.
3. ¿Cuál es la definición de los siguientes términos? términos?
Procedimiento: Un procedimiento es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias. Procedimiento contable: contable: Dentro del ciclo ciclo de operaciones operaciones de la Empresa, se definen los procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza Empresa en los libros de de contabilidad. Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Procedimiento no contable: contable: En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros.
4. Dé al menos cinco ejemplos de:
Procedimientos contables
Recepción de inventarios Cobro de facturas Adquisición de inversiones Registro de estimaciones contables
Procedimientos no contables
Procedimientos para cambiar datos de una cuenta corriente Procedimientos para contratación de empleados Procedimientos para cambios de horario laborable Procedimientos para tramitar reclamos de clientes
5. ¿Qué objetivo se persigue al clasificar los procedimientos en contables y no contables? El objetivo final de todo análisis debe ser el obtener el mayor grado de información para evaluar si los procesos contables y no contables se realizan conforme lo que establece la política y norma de la empresa.
6. ¿Por qué es importante llevar a cabo un inventario de los procedimientos de tipo contable realizados en las empresas y qué criterio de clasificación se puede utilizar para esta labor? Llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio, permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros. Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como procedimientos contables.
7. ¿Qué importancia tiene el identificar aquellos procedimientos no contables? Para tener en cuenta que estos no afectan las cifras de los estados financieros que si lo hacen los procedimientos contables.
8. ¿Cuál es la técnica más utilizada para describir procedimientos? La técnica normativa.
9. ¿Cuáles son las principales formas por las cuales se puede documentar una empresa? Son más las empresas que toman la decisión de plasmar en papel todas las operaciones, actividades, políticas, normas en lo general proceso que llevan a cabo los empleados y el personar que mueve y mutara una compañía.
10. ¿Cuáles son los objetivos por los cuales se documentan los procedimientos?
Deja evidencia escrita acerca de la que realizan los empleados.
Analizan el trabajo realizado por esto y buscan mejorar correspondiente.
Entrenar y transmitir conocimiento a nuevos empleados.
11. ¿Qué es un flujograma?, ¿para qué sirve? Es una herramienta y técnica para la representación de los procedimientos en forma gráficas. Es una muestra visual de una línea de pasos de acciones que implican un proceso determinado. 12. ¿Cuántos tipos o variantes de flujogramas se pueden identificar?
Flujo grama secuenciar.
Flujo Grama calumnare.
Flujo Grama analítico.
13. ¿Cuáles son las características y definiciones de cada una de los distintos tipos de flujogramas?
Flujo grama secuencial: Se caracteriza porque lo mismo no separa las personas y/o departamento que llevan a cabo la tarea de tal forma que el flujo de la información es presentado formativamente secuencial de izquierda hacia la derecha. Flujo grama calumniare: Son lo más utilizado en la empresa y se diferencian de lo secuencial en la separación que se realiza de cada una de las tareas y responsabilidad de personas y/o departamento dentro de un procedimiento. Flujo grama analítico: La ultima variante que se puede identificar en el flujo grama analítico, la cuales se caracterizan por poseer una columna adicional llamada en el cuerpo de flujograma se realizan observaciones en una hoja adicional respecto a cualquier aspecto que se desee del local.
14. ¿Qué necesidad existe de establecer un plan de documentación para los procedimientos? Plasmar no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones.
PREGUNTAS DE REPASO PÁGINA 92 1. ¿Qué implica para la profesión contable el hecho de que las operaciones deban estar de acuerdo a PCGA y sean cada vez más complejas y requieran de nuevos enfoques o pronunciamientos de tipo contable? Existe una amplia y basta literatura sobre los principios contables y su aplicabilidad a los estados financieros de principios contables como aquella norma y regla de carácter general o específico emitido de la protección contable para el tratamiento financiero de una enti dad.
2. ¿Cuáles fueron los aportes de Fray Luca Pacioli al conocimiento contable actual? Creo la teoría contable del cargo y del abono la cual ha permanecido sin mayor cambio.
3. Defina en términos sencillos lo que entiende por principios de contabilidad generalmente aceptados. Son el conjunto de normas que sirven de guía contable.
4. ¿Cuál es la importancia que tienen los principios de contabilidad generalmente aceptados en la confección de los estados financieros? Que constituyen parámetros para que la confección de los estados financieros sea sobre la base de métodos uniformes de t écnica contable.
5. ¿Cuáles son los principales objetivos de los principios de contabilidad? Una de las razones principales por las cuales surgen los PCGA, está referida al entendimiento básico que debe tener un usuario sobre las cifras que presenta una empresa para ser comparadas con otras. Con el fin de cumplir con esta comparabilidad y que la misma sea completamente valida los estados financieros deben seguir ciertas reglas en su preparación y elaboración. Por ejemplo: imaginemos por un momento que los estados financieros fuesen elaborados de acuerdo a reglas particulares que establezcan los contadores de cada empresa, ¿sería posible la comparabilidad de los mismos? Naturalmente que no ya que existe una alta probabilidad de que se establezcan criterios diferentes entre los contadores de cada empresa.
Este es uno de los principales motivos por los cuales es relevante la existencia de los PCGA, ya que su propósito fundamental es establecer normas y reglas de presentación de estados financieros de manera uniforme.
6. De una clasificación aplicable a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Postulado o principio básico: Constituye el fundamento para la formulación de los principios generales. Es aquí donde se determina que la contabilidad no puede perjudicar a un patrimonio en beneficio de otro. El principio que lo forma es el de equidad y pertinencia. Principios generales: Están elaborados en base a los postulados, los cuales tienden a que la información de la contabilidad financiera logre el objetivo de ser útil para la toma de decisiones económicas. Este principio se dividen en tres categorías distintas: supuestos derivados del ambiente económico, principios para cuantificar las operaciones y principios aplicables a los estados financieros. Principios dados por los supuestos derivados del ambiente económico: En esta parte entra todo lo que tenga que ver con la empresa, el medio y la sociedad. Los principios que lo forman son: entidad, énfasis en el aspecto económico, cuantificación y unidad de medida. Principios que establecen la base para cuantificar las operaciones de la entidad y los eventos económicos que la afectan: Valor histórico, dualidad económica, negocio en marcha, realización contable y periodo contable. Principios generales que debe reunir la información o aplicable a los estados financieros: En esta clasificación entra todo lo que tenga que ver con la obtención, demostración y la forma en que se expone la información. Los principios, incluidos aquí son: objetividad, importancia relativa, comparabilidad, revelación suficiente y prudencia.
7. ¿Qué debemos entender por principios de contabilidad básicos? Constituye el fundamento para la formulación de los principios generales. Es aquí donde se determina que la contabilidad no puede perjudicar a un patrimonio en beneficio de otro. El principio que lo forma es el de equidad y pertinencia.
8. Los procedimientos o tratamientos contables se derivan por lo general de los principios de contabilidad generalmente aceptados, los cuales establecen las pautas acerca de cómo se tratarán ciertas operaciones desde el punto de vista contable. Investigue algún principio de contabilidad emitido y los procedimientos contables que se derivan de su aplicación. Devengado: Las variaciones patrimoniales (ingresos o egresos) que se consideran para establecer el resultado económico competen a un ejercicio (periodo) sin considerar si ya se han cobrado o pagado. Ejemplo: Consumo agua el mes de enero. El recibo me llega en febrero, por tanto lo pago en febrero. Sin embargo contabilizo como egreso el consumo de agua en el mes de enero, porque es ahí donde se consumió.
9. ¿Cuáles son los métodos que existen para contabilizar los contratos de construcción? Los proyectos de construcción pueden tardar varios períodos contables antes de ser completados. La constructora entra en un contrato con el cliente, que define cuando la empresa constructora espera terminar el proyecto y cuando el cliente va a hacer los pagos. Normalmente, los pagos se producen durante todo el curso del contrato. Las empresas de construcción utilizan dos métodos de contabilización de estos contratos. Ellos son el grado de avance y el método de contrato terminado.
Grado de avance: reconoce una parte de los ingresos y gastos durante toda la duración del contrato. La empresa de construcción determina el monto de los ingresos y los gastos deben reconocerse con base en el porcentaje de trabajo completado. Grado de avance de Contabilidad: a medida que el trabajo avanza en el contrato, los gastos incurridos en relación con el contrato se cargan en una cuenta denominada costos del contrato. El dinero se acredita por el importe de estos gastos. Cuando la empresa factura al cliente, registra un débito a las cuentas por cobrar y un crédito para el progreso de la facturación. Los pagos recibidos del cliente se registran con cargo a dinero en efectivo y un crédito a las cuentas por cobrar. Al final del período, el contador ajusta la cuenta de facturación de progreso para determinar los ingresos obtenidos durante el período. El contador determina qué porcentaje del contrato se ha completado y se multiplica por la cantidad de veces del total de todos los pagos que el cliente tendrá que realizar. En la cuenta de resultados, se registra el ingreso contable de contratos como ingresos y costos del contrato como un gasto. Contrato Completado: El método de contrato terminado requiere que ningún ingreso se reconozca hasta que se termine el contrato. Este método se utiliza cuando hay duda sobre si el cliente pagará el contrato en su totalidad. Contrato de Contabilidad Completado: A medida que el trabajo avanza en el contrato, los gastos incurridos en relación con ese contrato se cargan en una cuenta denominada construcción en progreso. El dinero se acredita por el importe de estos gastos. Cuando la empresa factura al cliente, registra un débito a las cuentas por cobrar y un crédito para el progreso de facturación. Los pagos recibidos del cliente se registran con cargo a dinero en efectivo y un crédito a las cuentas por cobrar. A la finalización del proyecto, la empresa registra los ingresos y gastos relacionados con el proyecto. La compañía debita el progreso de los cobros y créditos de Impuestos de Construcción en el saldo de esta cuenta. La compañía también adeuda los gastos de construcción y créditos de construcción en progreso para el saldo de esta cuenta. En la cuenta de resultados, el contador registra los Ingresos de Construcción como ingresos y los Gastos de Construcción como un gasto de construcción como los ingresos y gastos de construcción como un gasto.
10. Qué diferencia básica existe entre los métodos nombrados en la pregunta n°9? La diferencia radica en que en uno de los métodos se van cargando los gastos a medida que se producen y en el otro se cargan al final cuando se completa la obra.
11. ¿Cuáles son los estados financieros básicos que debe emitir una entidad?
Balance General Estado de Resultado Estado de Flujo de Efectivo Estado de utilidades retenidas
12. Defina los estados financieros nombrados en la pregunta anterior y explique la información que ellos muestran.
Balance General: El propósito del Balance General es mostrar la posición financiera de una empresa o negocio a una fecha determinada. Estado de Resultado: El Estado de Pérdidas y ganancias o Estado de Resultados es un documento contable que muestra detallada y ordenadamente la utilidad o pérdida del ejercicio. Estado de Flujo de Efectivo: El estado de flujos de efectivo, resume el efectivo recibido y los pagos del negocio respecto del mismo período cubierto por el estado de resultado. Estado de utilidades retenidas: Un estado de utilidades retenidas muestra los cambios en el saldo de la cuenta Utilidades Retenidas durante el período. En su forma más simple, este estado muestra el saldo inicial de utilidades retenidas, agrega la utilidad neta durante el período, resta los dividendos que hayan sido declarados y así calcula el saldo final de utilidades retenidas.
PREGUNTAS DE REPASO PÁGINA 106 1. ¿Qué importancia tienen los manuales como herramientas organizacionales para documentar una empresa? Que en ellos se plasma los procedimientos de una empresa. Los manuales administrativos son indispensables debido a la complejidad de las estructuras de las organizaciones, el volumen de sus operaciones, los recursos de que disponen, la demanda de sus productos, servicio o ambos, y la adopción de tecnología de a información para atender adecuadamente todos estos aspectos, y más. Estas circunstancias obligan a usar manuales administrativos que apoyen la atención del quehacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en forma ordenada, los elementos fundamentales para contar con una comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativas eficientes. Es un hecho que los manuales representan un elemento crucial para el proceso de toma de decisiones, la mejora continua y el logro de un desempeño por encima del estándar regular
2. ¿Cuáles son los objetivos que se persiguen al documentar los procesos de una organización?
Resaltar y clasificar los documentos según su importancia y contenido: Estableceremos para ellos un nivel de relevancia, y de acuerdo al mismo, los clasificaremos y resaltaremos. Para algunos documentos la forma más conveniente de clasificación pasa por un índice, mientras que para otros es adecuada un ordenamiento por abecedario, entre otros.
Apoyar las decisiones administrativas: Cuando cumplimos con el primer punto de manera adecuada, las decisiones administrativas se nos facilitarán en gran medida. Se reducirán las dudas que casi siempre existen en un área de acciones fundamentales para la organización. La toma de decisiones sin que las mismas estén sustentadas en informaciones de archivo contrastadas, son generalmente un paso en falso en la gestión. Pero además, los documentos siempre respaldarán las decisiones tomadas, antes o después de que éstas se hayan tomado.
Controlar y garantizar los procesos de la organización o empresa: Del mismo modo que sustentan y apoyan la toma de decisiones, los documentos correctamente redactados y clasificados, garantizan los procesos y acciones de la organización. Los procesos cotidianos o
específicos de la empresa son los que aseguran su funcionamiento, su mantenimiento y su crecimiento, por lo que un atinado manejo de los documentos tiene una función esencial que cumplir en este proceso.
3. ¿Qué tipo de Costos podemos asociar a los manuales?, ¿cuál es su comportamiento a lo largo del proceso de documentación?
Personal que trabajara en la elaboración del manual Tiempo que se dedicara en la elaboración del manual Esfuerzo que se implantara
4. ¿Cómo están compuestos los Costos de desarrollo de un manual? Hay que tener en cuenta que documentar todos los procesos que ejecutamos en nuestra empresa es un trabajo que requiere una gran dosis de recursos. No sólo el personal que haga este trabajo, sino el tiempo que le tiene que dedicar el resto a esta labor. Es imprescindible determinar la profundidad del estudio que vamos a realizar. No es lo mismo hacerlo a alto nivel (poco detalle de los procesos, sin llegar a una descripción minuciosa), que un análisis de bajo nivel, que requiere un mayor esfuerzo, al describir todas las tareas que se ejecutan, entradas, salidas,... con precisión. Conviene establecer prioridades y dedicar más tiempo del estudio a aquellos procesos que aporten valor al cliente. Si nos centramos en procesos de soporte, es decir, aquellos que no aportan valor añadido al cliente, corremos el riesgo de perdernos por las ramas.
5. ¿Cuáles son las actividades que se realizan en la etapa de mantenimiento de los manuales? La actualización y el mantenimiento de este mapa de procesos detallado. Cuando acabas un proyecto, tienes que volver a empezar porque los procesos ya han cambiado y no sirve lo que ya has realizado. Si el proyecto es muy extenso, si no se desarrolla con los recursos adecuados para ejecutarlo en un plazo razonable o si los procesos son muy cambiantes, estaremos todo el día documentando nuevos procesos o revisando los existentes. Se deberán:
Recopilar de nuevo información de dichos procesos, Revisar si los procesos ya definidos en el manual han cambiado Si han cambiado actualizar el manual con los nuevos cambios Mandarlo a que sea aprobado por el área encargado (ejemplo: Gerencia)
6. Cite tres ejemplos de manuales de técnicas que puedan ser clasificados como tales. Un caso seria los manuales de sistemas contables que es un documento escrito en el cual se describen las políticas, funciones, normas y procedimientos para el desarrollo del trabajo contable dentro de la organización. Dentro de los cuales tenemos:
sistemas de ventas sistemas de compras sistemas de cuentas por cobrar Manual de técnicas comerciales Manual de técnicas de Investigación.
7. Detalle el contenido de un manual de organización, ¿qué tipo de herramientas organizaciones se utilizan este tipo de manuales? Los manuales de organización contienen, fundamentalmente, una descripción de los puestos, lo cual es lo más importante. Además, señalan los fines de una empresa de cada una de las unidades principales de la estructura organizativa. Los manuales contienen también la base legal de la organización, su estructura, fecha de creación de la empresa o de la unidad administrativa, un organigrama de esta y hasta de sus unidades principales, las funciones de las unidades y de los cargos las responsabilidades y la autoridad de los mismos. Asimismo, describen las actividades específicas que se enumeran y que son un conjunto de tareas y labores. En los manuales de organización no se acostumbra describir todos los cargos de la organización, es recomendable incluir los cargos correspondientes hasta el nivel técnico auxiliar, que incluye unidades como divisiones y departamentos, para el sector público; departamentos, secciones y divisiones para el sector privado. El manual de organización se presenta en varias formas, una de ellas incluye un organigrama para cada una de las unidades principales, donde se van destacando sus funciones principales de cada una de ellas. Esta manera de describir un puesto es poco frecuente además presenta el inconveniente de ser esquemático y escueto, aunque bastante gráfico. Para preparar un manual de este tipo se requiere un trabajo abundante y laborioso. Otra forma muy corriente y de mucho uso es la de aquellos manuales que describen los cargos y las unidades mediante una nomenclatura orgánica que utiliza números correlativos, lo cual permite conocer las relaciones estructurales de dependencia, así se sabe cuál unidad es subalterna a otra. Otros manuales describen por escrito la situación de dependencia jerárquica de cada unidad, detallan quien es responsable ante quien. Por ejemplo, para describir el cargo de jefe de personal explican que este es responsable ante el gerente general. Las herramientas organizaciones que se utilizan son las siguientes:
El Diagrama de afinidad: implica generar ideas por inspiración súbita y luego agruparlas por temas afines (semejantes o análogos) El Diagrama de Relaciones es básicamente un método de inducción lógica que permite aclarar las causas y sus relaciones para identificar, confirmar y seleccionar las causas originales más importantes que afectan a un problema en análisis
El Diagrama Matricial es un método para garantizar datos verbales con la finalidad de establecer conclusiones para resolver o prevenir problemas, a través de relacionar diferentes factores o elementos de ciertos avances. El Análisis Matricial de Variaciones es un método cuya finalidad es identificar y seleccionar causas potenciales para prevenir problemas o asegurar resultados de un proceso o sistema. El Diagrama de Árbol es un método para definir los medios para lograr una meta u objetivo final (tema). Implica desarrollar un objetivo en una serie de medios en multietapas. La Gráfica de Proceso de Decisiones Programadas es un método de lógica que es utilizado para predecir el futuro, enfatizando en las situaciones no deseadas durante la realización de un evento, para diseñarlo y dirigirlo hacia un resultado deseable. El Diagrama de Flechas es indispensable para proyecto de largo plazo, como empresas que se dedican a construir y desarrollo de nuevos productos así como preparación de eventos que requieren de varios participantes y ejecución de diversos trabajos.
8. ¿Qué debe incluir un manual de políticas?, ¿cuál es su ámbito de aplicación? Un manual no debe contener más que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables.
a. Índice: El índice es una lista de aportaciones en el manual. Es decir es un esquema al que se le pueden añadir números o letras del alfabeto como referencia.
Objetivos del Manual Alcance: Debe enfocarse a una explicación breve sobre la que abarca el manual de políticas. Como usar el manual: Indica al usuario todo cuanto tiene que conocer para utilizar el manual. Revisiones y recomendaciones: Indica con quien debe hacerse contacto para señalar cambios o correcciones, o hacer recomendaciones respecto al manual de políticas.
b. Introducción: Este apartado debe incluir una breve introducción del manual de políticas. Tiene como propósito explicar al usuario del manual lo que es el documento, que se pretende cumplir a través de él, su alcance, como usar este manual y cuando se harán las revisiones y actualizaciones.
c. Organigrama: En este apartado se representara gráficamente la estructura orgánica. d. Declaraciones de Políticas: En este apartado se deberán presentar por escrito, de manera narrativa las políticas por cada una de las unidades administrativas de que se trate. Su ámbito de aplicación se dan en: en que representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar cómo puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo. También ayuda a los administradores a no repetir la información o instrucciones. 9. ¿Cuál debe ser el contenido de un manual de normas y procedimientos?
IDENTIFICACIÓN: Este documento debe incorporar la siguiente información: Logotipo de la organización. Nombre oficial de la organización. Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboración. Número de revisión (en su caso). Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización. Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guion o diagonal.
ÍNDICE O CONTENIDO. Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.
PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN. Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.
OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS. Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoría; facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados
como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS. Esfera de acción que cubren los procedimientos. Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos sectoriales.
RESPONSABLES. Unidades administrativas y/o puestos intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases
que
POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN. En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos. Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos
CONCEPTO (S). Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.
PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.
FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
DIAGRAMAS DE FLUJO. Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.
GLOSARIO DE TÉRMINOS. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos.
10. Los manuales de normas y procedimientos documentan los procesos que se llevan a cabo en alguna específica. ¿Qué criterios de clasificación se pueden utilizar para documentar los procedimientos contables? El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, que se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización. Tiene como objetivo reunir en un solo cuerpo y de forma organizada los reglamentos, instrucciones y procedimientos que norman las distintas actividades que desarrolla una organización, permitiendo la ubicación rápida y el control de estas disposiciones y sobre todo la necesaria uniformidad en la ejecución de las funciones asignadas a las distintas áreas organizativas que la integran.
11. ¿Cuáles son los manuales que se pueden elaborar en el área contable?
Sistemas de cuentas por cobrar Sistemas de cuentas por pagar Sistemas de inventarios. Sistemas de ventas Sistemas de compras Sistemas de efectivo propiedades, plantas y equipos.
12. ¿Cuál es el objetivo de un manual de políticas contables? El objetivo del presente manual es prescribir el tratamiento contable de cada una de las cuentas de importancia relativa que integran los estados financieros; así como la estructura de estos, garantizando el cumplimiento con los requerimientos establecidos por la Normas Internacionales de Información Financiera.
13. ¿Qué importancia tiene el manual del código contable?, ¿qué detalla el manual del código contable? Compila la información fundamental necesaria y exigida para la preparación de los registros contables y sus respectivos libros reglamentarios, así como la presentación de los informes financieros básicos, conforme con los principios de contabilidad generalmente aceptados y aplicables a las Cooperativas y sus organismos de integración. Toda esta estructuración de cuentas y códigos contables además de servir de análisis y diagnóstico para ordenar y corregir las fallas en las operaciones ordinarias de producción, financieras y comerciales de las Cooperativas, también les permitirá elaborar adecuadamente todos los balances económicos, a objeto de remitirlos a la Superintendencia Nacional de Cooperativas y Organismos de Integración.
14. ¿Qué tipo de procedimientos se deben incluir en el manual de normas y procedimientos contables? A. B. C. D. E. F. G. H. I. J.
Título y código del procedimiento. Introducción: Explicación corta del procedimiento. Organización: Estructura micro y macro de la entidad. Descripción del procedimiento. Objetivos del procedimiento. Normas aplicables al procedimiento. Requisitos, documentos y archivo. Descripción de la operación y sus participantes. Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso. K. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento. L. Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones. M. Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.
PREGUNTAS DE REPASO PÁGINA 125 1. ¿Cuáles son los principales elementos de un sistema contable?
Hardware donde se procesa la información Software propiamente dicho Recursos humanos Políticas y normas contables adoptadas por la entidad
2. ¿Considera usted que el grado de complejidad de las operaciones en la empresas ha influido en el procesamiento de los sistemas mecanizados? Si ha influido porque conforme las empresas han crecido en tamaño, van a tener un gran volumen de operaciones (compras, ventas, alquileres, etc.) esto hace que estas organizaciones al ser más complejas se ven obligadas a llevar el registro de sus operaciones en un sistema mecanizado o computarizado. Con este tipo de sistemas se va a tener una coordinación de todas las unidades integrantes y sus funciones se orientan esencialmente a captar, identificar, seleccionar, clasificar, almacena, procesar y proporcionar información en respuesta a las necesidades internas de la empresa como:
Recolección: Es la actividad de captación, análisis y evaluación de datos. Dentro de esta función se precisan datos a recolectar y las unidades encargadas.
Codificación: Es la asignación de un símbolo o clave a los datos recolectados, que permite identificar y ordenar rápidamente la información.
Transmisión: Es la circulación de datos de una unidad administrativa a otras, con el fin de que la información sea aprovechada por todos. Almacenamiento: es la concentración de datos de un punto estratégico, como pudiera ser el archivo maestro, para facilitar a los usuarios el acceso a la información.
Procesamiento: Es la transformación y agrupamiento de los datos para producir información útil a la toma de decisiones.
Recuperación: Es la consulta y aprovechamiento de los datos e información en casos específicos.
3. ¿Cuáles son las tareas que lleva a cabo un sistema contable? Las principales tareas que lleva a cabo un sistema contable son:
Ingreso de datos Validación de datos Actualización de registros Emisión de reportes
4. El control sobre el ingreso de los datos asegura que la información grabada, esté de acuerdo con los parámetros necesarios para su procesamiento. ¿Cuáles son los controles que se pueden llevar a cabo sobre ingreso de los datos? Este control se lo lleva a cabo por medio de un comprobante de diario, cada comprobante tiene dos o más registros sean débitos o créditos.
5. ¿Cuáles son los tipos de comprobantes que pueden procesare por un sistema contable?
Manuales: implica necesariamente que los registros realizados en él, sean conformados o validados a través del ingreso de datos en un terminal de captura de datos. Mecanizados: implica que se debe utilizar un medio de almacenamiento magnético para transferir los registros contenidos en los comprobantes de diario, sea vía diskette o cinta magnética.
La validación de datos verifica que los datos ingresados cumplen con parámetros establecidos por el control de los datos. En esta fase se producen los listados de excepciones, que son reportes en donde se le detalla al usuario todos los datos para los cuales se tiene algún tipo de discrepancia u obligación.
6. ¿Qué información es relevante para un comprobante contable?
La fecha de operación: debe indicarse la fecha en que realmente se efectuaron o realizaron las transacciones o registros. Numero: debe asignarse un número al documento, el cual deberá ser consecutivo para aquellos sistemas que no diferencian tipos de comprobantes por cada tipo de operación contable.
7. ¿Considera usted que la posibilidad de grabar un comprobante sin cuadrar débitos y créditos sea una facilidad de un sistema contable? Solo aquellas cuentas definidas como de detalle pueden recibir registros correspondientes a detalle de operaciones, bien sean débitos o créditos, ya que los totales se irán acumulando en las cuentas de nivel superior previamente definidas, esto será realizado automáticamente por el sistema y no deberá requerir alguna instrucción adicional. Según un movimiento sin referencia: se da cuando algún asiento no tiene la referencia del documento que se graba y para solucionarlo se deber verificar la referencia y grabarla en el documento y en el asiento del comprobante, ya que él no grabar referencias puede ocasionar que en muchos casos, movimientos débitos y créditos no se concilien automáticamente con el consiguiente aumento de partidas pendientes en cuentas del mayor. 11. ¿Cuáles son las formas en las cuales puede ser actualizada la información? La actualización de información puede efectuarse de dos formas: Actualización interactiva, hace que los movimientos del diario se contabilicen en el momento en que el operador está grabando el detalle de cada una de las transacciones. Ecualización en lote, implica la validación previa de los datos y esta se realizar por lotes de registros, es decir, al final del día por ejemplo, se acumulan las transacciones, se resumen y luego son actualizadas.
12. ¿Qué reportes básicos debe emitir un sistema contable?
Listado del código contable resumido Listado de comprobantes resumido Balance de comprobación resumido Análisis de movimientos resumido Balance general Listado del código contable detallado Listado de comprobantes detallado Balance de comprobación por niveles Análisis de movimientos detallados Estado de ganancias y perdidas Listado de comprobantes por rango Estado de movimiento del efectivo
13. ¿En qué consiste la opción de generador de reportes? Elaborar reportes de presentación de resultados en una pantalla y por escrito, a partir de información seleccionada de una base de datos de una manera organizada y estética, para facilitar su consulta.
Un reporte permite presentar la información de una base de datos de forma organizada y estética en una hoja impresa, esta información es extraída o calculada a partir de los datos almacenados en la tabla.
14. ¿Cuáles son los aspectos de forma que deben cubrir los reportes financieros de un sistema contable? Índices financieros: otra opción que incluyen los programas de contabilidad es la opción de índices financieros, que se calculan con base en los saldos que presenten las cuentas de mayor a una determinada fec ha.
Algunos de los índices más comunes son: Índice de solvencia Prueba del acida Rotación de cuentas por cobrar Rotación de inventarios Capital de trabajo Margen de utilidad bruta Rendimiento sobre la inversión Días de venta en los inventarios Rotación de cuentas por pagar Días de gastos Promedio diario de compras Promedio diario de ventas
Gráficos: también una alternativa para un software contable, es la emisión de gráficos de barras, de líneas, de puntos y otros. Cabe destacar que en este caso, es conveniente explicar claramente el contenido de los gráficos, unidades de representación y periodo o periodos que abarcan. 15. ¿Qué importancia tiene que las cuentas se adecuadamente clasificadas en un sistema contable?
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Con respecto a los índices financieros calculados por un sistema contable deben efectuarse las siguientes observaciones: Calculo de índices: aun cuando formalmente, desde el punto de vista de la literatura contable el cálculo de índices financieros está claramente definido, se pueden presentar algunas situaciones en las cuales, el cálculo de un índice requiere ser modificado por criterios específicos aplicados por una empresa. En este caso, por lo general no se podrán modificar los índices, sino en forma manual e indicar en una nota los criterios utilizados para su cálculo. Clasificación de cuentas: a veces se piensa que la generación de información errada es culpa del sistema, realmente esto no es así ya que si la data es adecuadamente valida es casi imposible que un computador desde el punto de vista del hardware, modifique algo ya previamente almacenado o que haga algo que no se le haya instruido. Desde el punto de vista del software, el computador lleva a cabo las instrucciones que a él se le dan y no más allá de eso. Si por ejemplo, un programa está calculando el capital de trabajo y una cuenta de activo circulante
fue clasificada como de largo plazo, el monto de nuestro capital de trabajo será incorrecto. El caso anteriormente explicado seria consecuencia de un criterio contable incorrectamente aplicado, pero también puede presentarse que un índice este mal calculado por un registro erróneo en la contabilización de las operaciones.
16. ¿Qué diferencia hay entre procesar la información en lotes o en línea? De que los Procesamiento por lotes es un procedimiento dentro del cual existen otros, lo más fácil para que te des cuenta es el sistema Batch de D.O.S que permite al solo hacer una llamada al programa resolver varios procedimientos llamando a distintos programas, es por lo general de característica secuencial. Un procedimiento en línea es llamar a cada programa directamente para que este al momento se empiece a ejecutar. Procesamiento en línea: A diferencia del procesamiento por lotes, el procesamiento en línea implica que los programas se ejecuten de tal forma que los datos se actualicen de inmediato en los archivos de la computadora. A este tipo de procesamiento se le conoce también como tiempo real. Las aplicaciones de tiempo real son indispensables en aquellos casos en que los datos contenidos en los archivos se modifican varias veces en el transcurso de un día y se consultan en forma casi inmediata con las modificaciones que se efectuaron.
17. Enumere las ventajas/desventajas que considera si la información contable es procesada en lotes. Ventajas:
Permite compartir mejor los recursos de un ordenador entre muchos usuarios, al no competir por éstos de forma inmediata. Realiza el trabajo en el momento en el que los recursos del ordenador están menos ocupados, dando prioridad a tareas interactivas. Evita desaprovechar los recursos del ordenador sin necesidad de interacción y supervisión humanas continuas. En ordenadores caros o supercomputadores, ayuda a amortizar el coste manteniendo altos índices de utilización.
Desventajas: La principal desventaja es la ejecución interactiva porque hay que conocer y planificar cuidadosamente la tarea a realizar, al carecer de supervisión por parte del usuario, cualquier tipo de error puede producir resultados inútiles o, simplemente, inexistentes, para conocer los resultados de un proceso largo, hay que esperar a que este termine.
18. Enumere las ventajas/desventajas que surgen si la información es procesada interactivamente o en línea. Ventajas
Los datos pueden procesarse eficientemente cualquier secuencia a medida que queden disponibles. Las nuevas unidades de almacenamiento de discos pueden utilizar eficientemente el orden de secuencia para llevar a cabo un procesamiento de lote de alta velocidad, en aquellas aplicaciones que lo requieran. Las tareas quedan más integradas, y la intervención manual no es un factor tan importante en el procesamiento de una aplicación. Estos equipos en línea permiten la comunicación directa con la computadora y un flujo de datos ininterrumpido. El proceso en línea se usa cuando es indeseable el retraso en el manejo de la información. Permite que varios usuarios usen simultáneamente una computadora, esta forma de proceso en línea se llama tiempo compartido, muchos usuarios comparten los recursos de una computadora al mismo t iempo.
Desventajas
Una de las desventajas que puede presentar este tipo de procesamiento es la presentación de problemas de control de exactitud, que no son típicos de los sistemas de procesamiento en lote. Requieren que el usuario siempre tenga que estar en línea. En este procesamiento siempre tienen que estar sincronizados. No se pueden actualizar los archivos después
19. ¿Cuál es la diferencia entre sistemas independientes e integrados? Que un departamento o modulo no puede modificar o interactuar con otro y el integrado si lo permite.
