2. Manual Del Alumno Sap - Unidad de Aprendizaje II (1)

MANUAL DEL ALUMNO SOFTWARE SAP ERP

MANUAL DEL ALUMNO SOFTWARE SAP ERP UNIDAD DE APRENDIZAJE II Módulo financiero

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Material elaborado en el Área Administración y Negocios de la Vicerrectoría Académica de pregrado INACAP, T&V Consultores Ltda. y la docente de INACAP sede Santiago Centro Yasna Montenegro Fernández.

Esta publicación fue elaborada por Universidad Tecnológica de Chile INACAP en el año 2014. Prohibida su reproducción total o parcial sin la autorización del autor. Esta obra es de uso exclusivo de alumnos y docentes del Sistema Integrado de Educación Superior de INACAP, con fines estrictamente académicos y no comerciales.

MANUAL DEL DOCENTE SOFTWARE SAP ERP por Universidad Tecnológica de Chile INACAP se distribuye bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-SinDerivar 4.0 Internacional.

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Contenido UNIDAD DE APRENDIZAJE II .................................................................................................................. 7 I. SOCIEDAD FI ................................................................................................................................. 8 Características ............................................................................................................................. 8 Mandante .................................................................................................................................... 9 Definición de una sociedad ....................................................................................................... 10 Parámetros globales.................................................................................................................. 10 Segmento .................................................................................................................................. 10 II. SOCIEDAD CO ............................................................................................................................ 12 Características ........................................................................................................................... 12 Tareas de la Gestión Financiera ................................................................................................ 13 Tareas de Controlling ................................................................................................................ 16 Contabilidad de clase de costo .................................................................................................. 16 Integración ................................................................................................................................ 19 III. GBI: Estructura para la contabilidad financiera ....................................................................... 23 Datos maestros ......................................................................................................................... 23 Plan de Cuentas ......................................................................................................................... 24 Integración en CO ...................................................................................................................... 25 Cuentas de mayor ..................................................................................................................... 25 Cuentas Asociadas ..................................................................................................................... 27 Cuentas de acreedores .............................................................................................................. 28 Cuentas de deudores ................................................................................................................ 28 Cuentas de clientes ................................................................................................................... 29 Cuentas de proveedores ........................................................................................................... 29 IV. ACTIVOS FIJOS .......................................................................................................................... 30 Cuentas de Activos Fijos ............................................................................................................ 31 Clase de activos fijos ................................................................................................................. 31 Crear registro maestro de activos fijos ..................................................................................... 34 Crear varios registros de activos fijos similares ........................................................................ 34 3


Subnúmero de activo fijo .......................................................................................................... 35 Centros de Costos ..................................................................................................................... 36 Centros de costos y jerarquía estándar..................................................................................... 36 EJERCICIOS PRACTICOS N°1 SEGUNDA UNIDAD ................................................................................. 37 Módulo Financiero .............................................................................................................................. 37 EJERCICIO 1: Crear cuenta de mayor central ................................................................................ 38 EJERCICIO 2: Crear cuenta de mayor en el plan de cuentas ............................................................... 44 EJERCICIO 3: Crear cuenta de mayor en el segmento de sociedad .................................................... 47 EJERCICIO 4: Crear cuenta de mayor en base a datos ya existentes .................................................. 51 EJERCICIOS PRACTICOS N°2 SEGUNDA UNIDAD ................................................................................. 55 Módulo Financiero .............................................................................................................................. 55 EJERCICIO 1: Visualizar plan de cuentas .............................................................................................. 56 EJERCICIO 2: Mostrar plan de cuentas como índice de cuentas ......................................................... 60 EJERCICIO 3: Visualizar cuentas de mayor........................................................................................ 62 EJERCICIO 4: Visualizar cuentas de acreedor en la Sociedad ........................................................... 65 EJERCICIO 5: Copiar con modelo un acreedor que existe en una Sociedad (Dallas Bike) ................... 69 EJERCICIO 6: Modificar cuentas de acreedor y visualizar las modificaciones ................................... 75 EJERCICIO 7: Crear un dato maestro de deudor................................................................................ 80 EJERCICIO 8: Creación de centro de costo para activo fijo................................................................ 85 EJERCICIO 9: Crear dato maestro para activo fijo ............................................................................ 89 EJERCICIO 10: Crear muchos datos maestros de activos fijos simultáneamente ............................ 95 EJERCICIO 11: Modificar datos maestros de activos fijos y visualizar modificaciones ................... 101 EJERCICIO 12: Crear sub-números de activos fijos ........................................................................... 106 EJERCICIOS PRACTICOS N°3 SEGUNDA UNIDAD ............................................................................... 111 Módulo Financiero ............................................................................................................................ 111 EJERCICIO 1: Crear una clase de costo .............................................................................................. 112 EJERCICIO 2: Crear un centro de costo ............................................................................................ 115 EJERCICIO 3: Área de Jerarquía para centro de costo. .................................................................... 118 UNIDAD DE APRENDIZAJE II .............................................................................................................. 120 4


I. DOCUMENTOS CONTABLES............................................................................................................ 121 Clase de documentos ........................................................................................................................ 122 Clases de documentos estándar importantes................................................................................... 124 II. ALTA DE ACTIVO FIJO .................................................................................................................... 125 ALTA DE ACTIVO FIJO : Cambios en los registros maestros .............................................................. 126 Visualizar documentos ...................................................................................................................... 127 Anular documentos ........................................................................................................................... 128 Contabilización de anulación normal, contabilización negativa ....................................................... 130 Cuentas de mayor especial ............................................................................................................... 131 EJERCICIOS PRACTICOS N°4 SEGUNDA UNIDAD ............................................................................... 133 Módulo Financiero ............................................................................................................................ 133 EJERCICIO 1: Transferir fondos a una cuenta de banco .................................................................... 134 EJERCICIO 2: Visualizar documento en cuenta de mayor ................................................................. 137 EJERCICIO 3: Contabilizar compra de suministros de oficina. ........................................................... 141 EJERCICIO 4: Visualizar los saldos de una cuenta de mayor ............................................................. 144 EJERCICIO 5: Modificar un documento en la Gestión Financiera...................................................... 147 EJERCICIO 6: Visualizar modificaciones a un documento de Gestión Financiera ............................. 151 EJERCICIOS PRACTICOS N°5 SEGUNDA UNIDAD ............................................................................... 154 Módulo Financiero ............................................................................................................................ 154 EJERCICIO 1: Contabilizar una factura de acreedor .......................................................................... 155 EJERCICIO 2: Contabilizar una factura de deudor ............................................................................. 159 EJERCICIO 3: Contabilizar un pago a acreedores............................................................................... 163 EJERCICIO 4: Anular un documento en la Gestión Financiera.......................................................... 171 EJERCICIO 5: Contabilizar un alta de activos fijos y visualizar Asset Explorer en el dato maestro ... 175 EJERCICIOS PRACTICOS N°6 SEGUNDA UNIDAD ............................................................................... 184 Módulo Financiero ............................................................................................................................ 184 EJERCICIO 1: Ejecutar un reporte de finanzas ................................................................................... 185 EJERCICIO 2: Crear una variante para el balance .............................................................................. 187 EJERCICIO 3: Ejecutar un reporte de centros de costo ..................................................................... 192 5


EJERCICIO 4: Ejercitando SAP LIST VIEWER ....................................................................................... 196 EJERCICIO 5: Ejecutar un reporte de patrimonio de activos fijos ..................................................... 200 EJERCICIO 6: Ejecutar un cuadro de activos fijos .............................................................................. 202

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UNIDAD DE APRENDIZAJE II Módulo financiero

Software SAP ERP Aprendizajes esperados: Interpreta las transacciones financieras de la empresa para generar informes contables a través del uso de software ERP, analizando en equipo el resultado obtenido, para dar soporte a la toma de decisiones.

CRITERIOS DE EVALUACION

2.1.1. Relaciona la operatoria lógica del módulo financiero, considerando la estructura del software ERP

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I. SOCIEDAD FI

Características 

La Sociedad FI Representa la mirada legal y/o organizacional de una empresa.



Conforma un marco que soporta las actividades del negocio en la manera deseada por la administración.



Permite la colección precisa y organizada de la información del negocio.



Soporta el desarrollo y presentación de información relevante que permita y apoye las decisiones del negocio.

FI es sin duda uno de los módulos más importantes de SAP ERP. El diseño del sistema está basado en la perspectiva contable, donde la sociedad FI es el centro o columna vertebral del sistema. Está diseñado para atender todos los procesos financieros y contables de una 8


organización. Dentro de este módulo, la información financiera está disponible para cualquier revisión en tiempo real.

La funcionalidad de tiempo real de los módulos de SAP permite que la toma decisiones y la planificación sean más acertadas. El módulo FI se integra con otros módulos de SAP como MM (Gestión de Materiales), PP (Planificación de la Producción), SD (Ventas y Distribución), PM (Mantenimiento de Planta) y PS (Gestión de Proyectos).

El módulo FI también se integra con HCM (Gestión de Recursos Humanos) que incluye PA (Administración de Personal), PT (Gestión de Tiempos), PY (Nómina), Gestión de Gastos de Viajes.

Cuando una transacción en el sistema genera un documento y este tiene un impacto contable, el documento contable es generado automáticamente, como así mismo cuando corresponde los documentos de gestión. Esto se lleva a cabo principalmente a través de la parametrización de las tablas de determinación de cuentas.

En el contexto de la estructura organizativa de SAP, LA Sociedad FI depende de una entidad previa denominada mandante.

Mandante El mandante es el nivel más alto en la jerarquía del sistema SAP ERP.

En términos

empresariales, el mandante es el equivalente a un grupo corporativo o holding y la Sociedad FI es la estructura básica que representa una unidad jurídicamente independiente que debe presentar Balances y Estados de Resultados. Habrá tantas sociedades FI en el sistema como empresas independientes tenga el Holding. 9


Definición de una sociedad -

Clave de la sociedad de 4 caracteres

-

Sociedad

-

Ciudad

-

País

-

Moneda

-

Idioma

-

Dirección

Parámetros globales -

Plan de Cuentas

-

Ejercicio

-

Valores propuestos de la sociedad

Segmento

La empresa podría eventualmente requerir balances y estados de resultados por unidades diferentes a la sociedad financiera. Para esto SAP provee, entre otros, los conceptos de: 10




División



Centro de beneficio



Segmento

División: Son áreas de operación independientes dentro de una organización que se pueden utilizar para todas las sociedades.

Centro de Beneficio: Permite tener un balance y un estado de resultados por unidades de negocios.

Segmento: Conforme a los principios contables internacionales (IFRS 8 y SFAS 131), las empresas deben proporcionar

información en sus informes

sobre los resultados

financieros de los segmentos operativos.

Los segmentos constituyen campos o áreas de negocio principales como por ejemplo: Para el caso de GBI: Bicicletas y accesorios

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II. SOCIEDAD CO

Características 

Es la estructura más alta para la contabilidad de gestión, la cual puede tener asignadas tantas sociedades financieras como el modelo empresa lo requiera.



La única condición exigida por el sistema es que estas sociedades financieras compartan el mismo plan de cuentas.



Representa la vista legal y/u organizacional de una empresa.



Da el marco que soporta las actividades del negocio de la manera deseada por los gerentes.



Permite la recolección acuciosa y organizada de la información de la empresa.



Da soporte al desarrollo y presentación de información relevante en orden a respaldar la toma de decisiones. 12


Tareas de la Gestión Financiera

El control de toda empresa y la integración de la información financiera son básicos para tomar decisiones estratégicas. SAP ERP permite realizar un seguimiento centralizado de los datos de gestión financiera dentro de un marco internacional integrado por varias empresas, idiomas, monedas y planes de cuentas.

La función de la gestión financiera cumple los estándares de contabilidad internacional, como GAAP e IAS. Además cumple los requisitos legales locales de muchos países y refleja totalmente los cambios contables y legales derivados del nuevo mercado común europeo y la unificación de monedas. 13


Gestión Financiera gira en torno al Libro Mayor, al tratamiento de deudores y acreedores y a la contabilidad de activos fijos.

Libro Mayor: Contiene un registro de todas las operaciones comerciales relevantes para la contabilidad que afectan las cuentas de mayor desde una perspectiva empresarial. Todos los libros mayores se estructuran en función de un plan de cuentas.

El plan de cuentas contiene definiciones estructuradas de todas las cuentas de mayor en el libro mayor. Estas definiciones incluyen básicamente el número de la cuenta, el nombre de la cuenta y la clasificación de la cuenta de mayor como cuenta de Balance o cuenta de Pérdidas o Ganancias. Para una mayor claridad, el libro mayor contiene a menudo sólo contabilizaciones colectivas. En estos casos, los datos de contabilización se representan de 14


distinto modo en los llamados libros auxiliares, que transfieren sus datos comprimidos al libro mayor.

Las cuentas asociadas enlazan los libros auxiliares con el libro mayor en

tiempo real.

La contabilidad de acreedores registra las operaciones comerciales relativas a las relaciones con los proveedores. Muchos de sus datos provienen de la gestión de aprovisionamiento.

La contabilidad de deudores registra las operaciones comerciales relativas a las relaciones con los clientes. Muchos de sus datos provienen de la gestión de pedidos.

La contabilidad bancaria da soporte a la contabilidad de flujos de caja y se lleva a nivel de cuentas de mayor.

La contabilidad de Activos Fijos registra todas las operaciones comerciales relativas a la gestión de activos fijos. Todas las contabilizaciones que se ejecutan para el activo fijo (adquisiciones, bajas, amortizaciones, etc.) se registran dentro de la sociedad asignada.

SAP da soporte para la valoración con distintos enfoques de los activos. Por ejemplo: Balance contable, fiscal, normas paralelas, etc.

El libro Mayor se gestiona a nivel sociedad, en el que la ley solicita los balances y los Estados de Resultado.

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Tareas de Controlling

Controlling tiene asignada la tarea de registrar en detalle todos los gastos e ingresos relacionados con la empresa para proporcionar información más exacta acerca de la utilización de los costos y los activos fijos en la empresa.

Contabilidad de clase de costo Proporciona toda la información relacionada con costos y beneficios de la organización.

Este módulo está plenamente integrado con FI, por lo que todos los asientos contables se actualizan automáticamente desde FI (Contabilidad Financiera) a CO. Los elementos de costos son la base para la contabilidad de costos, ya que la Contabilidad de Centros de 16


Costo proporciona información relacionada con los costos del negocio. Los Centros de Costo dentro de SAP son normalmente asignados a departamentos concretos o a managers responsables de ciertas áreas de la empresa. Marketing, Compras, Recursos, Finanzas, Facilities, IT, Administración, Legal, Pedidos e incluso Calidad son normalmente gestionados con Centros de Costos. Además, los Centros de Costo específicos son usualmente creados para cada área funcional, permiten al usuario ver los costos de cada cuenta asignada a un elemento de costo.

El Controlling de gastos generales se centra en asumir los costos que no se pueden asignar directamente a los bienes y servicios de una empresa y cuando sea posible, imputarlos basándose en la relación causa-efecto. Estos costos se asignan, por ejemplo, a centros de costos u órdenes CO. Por lo tanto, los centros de costo proporcionan información acerca del punto de la empresa en la que se produjeron los costos. Esto significa que dentro del marco del proceso de planificación no sólo se pueden planificar costos, sino también servicios internos. Además, se pueden utilizar también para calcular precios de clase de actividad. Si a lo largo de los años los centros de costos prestan servicios a otros centros de costos o al área de valor añadido de la empresa, los servicios, evaluados con precios, se asignarán a los receptores correspondientes (consumidores).

Al final del período, los saldos de los objetos de gastos generales se determinan e imputan al Controlling de costos del producto o al Controlling de ventas y resultados. Así pues, el Controlling de gastos generales estudia la causa de los costos en las áreas funcionales de la empresa. La parte correspondiente a los gastos generales ha aumentado rápidamente en muchas empresas. Mientras que se ha logrado un gran avance en el Controlling de costos y la optimización de procesos en las áreas de producción, los gastos generales siguen sin ser demasiado transparentes, lo cual quiere decir que sigue siendo difícil evaluar a qué se deben dichos costos. 17


La contabilidad de costos por procesos dentro del Controlling de gastos generales proporciona un acceso fácil a otros métodos para costes de imputación multifuncionales orientados a los procesos.

El Controlling de costos del producto asimila los costos de creación de bienes y servicios (y, en algunos casos, los ingresos derivados de ellos), y los liquida en Gestión financiera o en el Controlling de ventas y resultados. De este modo, registra el motivo por el que se producen los costos antes de liquidarlos en los resultados. Se utiliza para calcular y evaluar los costos de producción de un producto y de los costos o ingresos derivados de la prestación de un servicio o la ejecución de un proyecto (tanto planificado como real).

Esto significa que proporciona las herramientas para realizar un amplio análisis de los procesos de valor añadido en una empresa.

La cuenta de resultados se utiliza para la planificación de la empresa y para visualizar el grado de éxito de la empresa. Aquí se observan dos vistas principales: Por un lado, la”vista externa” del mercado para analizar segmentos de mercado (cuenta de resultados); por el otro lado, la “vista interna” de partes individuales de la empresa responsable del beneficio (contabilidad de centros de beneficio). La cuenta de resultados se centra en el análisis de los beneficios a partir de las actividades de la empresa en el mercado externo.

Ofrece la posibilidad de confirmar el grado de rentabilidad de la empresa en distintos segmentos del mercado (modalidad de inversión, cliente, etc.) y cómo evoluciona este dato a lo largo del tiempo. Cuando se instala la contabilidad de centros de beneficio, se asigna un centro de costo concreto a cada objeto por el que se producen gastos e ingresos en el sistema. 18


La contabilidad de centros de beneficio analiza el éxito de las subdivisiones de la empresa que son responsables del beneficio. Puede visualizar el mercado interno de la propia empresa, sobre todo gracias a la función "enfoques de valoración paralela y precios de transferencia’’ Cuando se contabilizan datos en un objeto al que se ha asignado un centro de beneficio, los datos se transfieren automáticamente a la contabilidad de centros de costo como datos estadísticos. De este modo, los datos reales de los objetos asignados se actualizan en la contabilidad de centros de beneficio.

Integración

En los distintos procesos de tipo empresarial, como de compra a pago (compras), de plan a producto (producción) y de pedido a caja (ventas), es necesario visualizar los flujos de valor y cantidad internos y externos de forma claramente diferenciada. De entre los distintos componentes financieros, se visualizan los flujos de cantidad de servicios y costos 19


que se necesitan para una gestión financiera eficaz. El componente de aplicación Gestión financiera de SAP ERP Financials es una fuente primaria de datos para Controlling. La mayoría de contabilizaciones de gastos relacionadas con el libro mayor dan lugar a una contabilización de costos en Controlling. Estas contabilizaciones en las cuentas de gastos del libro mayor pueden ser partidas individuales, o bien pueden ser creadas por contabilizaciones de acreedores o contabilizaciones de amortizaciones a partir de la contabilidad de activos fijos o de otras aplicaciones de SAP ERP. De este modo, las contabilizaciones de gastos e ingresos en Gestión financiera, por ejemplo, dan lugar a costos e ingresos en Controlling, con lo que se facilita el objeto de imputación correspondiente. Los costos individuales atribuibles directamente se contabilizan en el objeto de costo en el Controlling de costos del producto por el que se han producido los costos (costos individuales de órdenes de producción, pedidos de cliente, etc.)

La orden CO es una herramienta financiera muy flexible que se puede utilizar de muchas formas distintas para documentar los costos y, a veces, también los ingresos. Las órdenes CO se utilizan para planificar, supervisar e imputar costos por tareas internas.

Los gastos generales que no se pueden atribuir directamente se contabilizan primero en el área de responsabilidad correspondiente, el centro de costo, a partir de donde se contabilizan en objetos de costo mediante distintos procedimientos siguiendo una relación causa-efecto. Tradicionalmente, los gastos generales se imputan de los centros de costo a los objetos de costo mediante distintos métodos, como los recargos de gastos generales y las facturaciones de actividad. Por contra, la contabilidad de costos por procesos asigna los costos a procesos empresariales y no es importante qué unidad organizativa ha generado los costos.

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Un proceso es un objeto multifuncional que puede obtener recursos de todos los centros de costo de una sociedad CO. Del mismo modo, se puede realizar una contabilización directa de ingresos desde Gestión financiera en la cuenta de resultados o, por ejemplo, en un objeto de costo susceptible de generar ingresos (por ejemplo, un proyecto o un pedido de cliente). Además, se puede producir un flujo de retroceso desde Controlling a Gestión financiera si los costos de fabricación se activan como productos elaborados o trabajo en curso.

Con la cuenta de resultados se puede analizar la rentabilidad de segmentos del mercado externo. Estos segmentos se pueden definir por productos, clientes, áreas geográficas y otras características, en función de las unidades organizativas internas, como sociedades o divisiones. La finalidad de la cuenta de resultados es dar soporte a dirección, ventas, marketing, planificación y otros grupos dentro de la organización proporcionando herramientas orientadas al mercado para la toma de decisiones.

Con el análisis de centro de beneficio se pueden analizar las pérdidas y ganancias internas de los centros de beneficio. Esto permite evaluar distintas áreas o unidades de la empresa con balances y cuentas P y G independientes. Los centros de beneficio se pueden estructurar por regiones (subsidiarias, centros), funciones (fabricación, ventas) o productos (grupos de productos, modalidades de inversión).

Con la contabilidad de centros de beneficio se puede acceder a aspectos internos de la rentabilidad. Esta vista interna de la rentabilidad permite medir el éxito de un centro de beneficio concreto a partir de los objetivos de rentabilidad de cada área de responsabilidad. La contabilidad de centros de beneficio puede presentar informes acerca de determinadas posiciones de balance, como activos fijos, créditos/obligaciones,

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inventarios de materiales y trabajo en curso. Esto permite determinar ciertos ratios financieros como ROI (rendimiento de la inversión).

También se integran en Controlling otras soluciones SAP, como SAP ERP Human Capital Management y los procesos logísticos (aprovisionamiento, gestión de pedido de cliente, producción o sistema de proyectos). La asignación de empleados en SAP ERP HCM a determinados centros de costo permite imputar directamente a los centros de costo los costos asociados a la nómina de personal y a la planificación de costos de personal. Del mismo modo, los gastos en tiempo real o las contabilizaciones de costos en Gestión financiera y Controlling se crean a raíz de determinados movimientos de mercancías en los procesos logísticos. Por ejemplo, una salida de mercancías para una orden de fabricación genera costos directos para la orden, mientras que al mismo tiempo se contabiliza automáticamente un consumo de mercancías (pérdidas y ganancias) respecto al stock (balance) en Gestión financiera.

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III. GBI: Estructura para la contabilidad financiera

Datos maestros

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Plan de Cuentas Es una variante que contiene la estructura y la información básica sobre las cuentas de mayor se requieren tres pasos para crear y utilizar un plan de cuentas:

1. Definir el plan de cuentas. 

El plan de Cuentas se define con un ID de 4 caracteres.

2. Definir las propiedades del plan de cuentas. 

El plan de Cuentas se define con un ID de 4 caracteres.



El usuario define los componentes del plan de cuentas. (Idioma, longitud del Nro. de cuenta de mayor, etc)

3. Asignar el plan de cuentas a sociedades. 

El plan de cuentas se debe asignar a cada sociedad para que ésta pueda comenzar a crear las cuentas de mayor en él.

Información General 

Idioma de actualización.



Longitud del número de cuenta mayor (puede ser de entre 1 y 10 dígitos).

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Integración en CO 

Creación automática o manual de elementos

Consolidación 

Plan de cuenta de grupo

Cada sociedad debe tener asignado un plan de cuentas para poder operar contablemente.

Un mismo plan de cuentas puede ser asignado a varias sociedades (Principio de Variante).

Cuentas de mayor

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Todas las sociedades que quieren utilizar una cuenta del plan de cuentas asignado deben crear un segmento de sociedad propio.

Como el número y el nombre de la cuenta, se actualizan en el segmento plan de cuentas, la cuenta tiene el mismo número y nombre en todas las sociedades asignadas.

La Gestión financiera gira en torno al libro mayor (LM), al tratamiento de deudores y acreedores, y a la contabilidad de activos fijos.

El libro mayor contiene un registro de todas las operaciones comerciales relevantes para la contabilidad que afectan a cuentas de mayor desde una perspectiva empresarial. Todos los libros mayores se estructuran en función de un plan de cuentas.

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El plan de cuentas contiene definiciones estructuradas de todas las cuentas de mayor en el libro mayor. Estas definiciones incluyen básicamente el número de cuenta, el nombre de la cuenta de mayor y la clasificación de la cuenta de mayor como cuenta de pérdidas y ganancias o cuenta de balance.

Cuentas Asociadas Para una mayor claridad, el libro mayor contiene a menudo sólo contabilizaciones colectivas. En estos casos, los datos de contabilización se representan de distinto modo en los llamados libros auxiliares, que transfieren sus datos comprimidos al libro mayor. Las cuentas asociadas enlazan los libros auxiliares con el libro mayor en tiempo real. En cuanto se realiza una contabilización en una cuenta de contabilidad auxiliar, la misma contabilización se realiza en la cuenta asociada correspondiente en el libro mayor.

Las Cuentas asociadas son cuentas de mayor asignadas a registros maestros de interlocutor comercial para registrar todas las operaciones en el libro auxiliar. 27


Todas las contabilizaciones en las cuentas de contabilidad auxiliar se contabilizan automáticamente en las cuentas asociadas asignadas.

Puede definir una cuenta de mayor como una cuenta asociada registrando una de las siguientes clases de cuenta en el campo Cuenta asociada para clase de cuenta: 

D para deudores



K para acreedores

La cuenta asociada solo será válida entonces para la clase de cuenta especificada.

Las cuentas asociadas típicas son las cuentas DEUDORES y ACREEDORES.

Cuentas de acreedores Registra los asientos contables generados como resultado de la actividad de compras a proveedores. Se generan, además, asientos automáticos en el Libro Mayor. La funcionalidad de este módulo también permite la automatización de pagos a través de diferentes hitos predefinidos.

Cuentas de deudores Responsable de gestionar la contabilización generada como resultado de las ventas a clientes. Los asientos contables se actualizan automáticamente en el Libro Mayor. Dentro de este sub-módulo se pueden sacar históricos de deudas y análisis de clientes específicos.

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Está integrado con el Libro Mayor (FI-GL), Ventas y Distribución (SD) y Libro de Caja.

Cuentas de clientes 

Cuentas por cobrar (FI-AR)

– Información con respecto a los clientes (ventas y pagos realizados). – Integración sustantiva e importante entre Ventas y Distribución (SD) y Contabilidad Financiera (FI).

Cuentas de proveedores 

Cuentas por Pagar (FI-AP)

– Información con respecto a los proveedores (compras y pagos realizados). – Integración sustantiva e importante entre Administración de Materiales (MM) y Contabilidad Financiera (FI). 29


IV. ACTIVOS FIJOS

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Cuentas de Activos Fijos La Contabilidad de activos fijos (AA) registra todas las operaciones comerciales relativas a la gestión de activos fijos. Todas las contabilizaciones que se ejecutan para el activo fijo (adquisiciones, bajas, amortizaciones, etc.) se registran dentro de la sociedad asignada. A menudo, las listas de activos fijos y los movimientos deben evaluarse de distinta forma para fines diferentes, por ejemplo, deberían utilizarse enfoques de valoración distintos para: 

Balance comercial de una cuenta según las necesidades regionales.



Balances contables para fines fiscales (siempre que se permita otra valoración).



Contabilidad interna (cálculo del coste).



Normas de contabilidad paralela para el saldo de cuentas en grupo.

Clase de activos fijos

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Los activos se asignan a clases de activos fijos.

Las clases de activos fijos constan de una sección de datos maestros y una sección de datos de valoración.

Las clases de activo fijo se crean a nivel mandante. También se asignan al menos a un plan de valoración, para permitirle completar la clase de activos fijos con valores propuestos para las condiciones de amortización para cada área de valoración.

Para cada área de valoración puede proponer los atributos de amortización para los AF y puede elegir que el sistema los especifique. Si los propone, éstos pueden sobrescribirse si es necesario.

También se puede vincular una clase de activos fijos a diversos planes de valoración. Esto permite contar con un catálogo de clases globalmente uniforme a pesar de las diferentes áreas de valoración.

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La clase de AF es el principal criterio para clasificar los activos. En otras palabras cada activo se asigna sólo a una Clase de Activos. Se pueden especificar ciertos parámetros de control y valores propuestos para el cálculo de la amortización y otros datos maestros en cada clase de activos fijos.

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Crear registro maestro de activos fijos

Crear varios registros de activos fijos similares

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Subnúmero de activo fijo

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Centros de Costos Estructura organizativa como jerarquía estándar

Centros de costos y jerarquía estándar

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EJERCICIOS PRACTICOS N°1 SEGUNDA UNIDAD Módulo Financiero Criterios de evaluación


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EJERCICIO 1: Crear cuenta de mayor central Finanzas► Gestión Financiera► Libro Mayor ►Datos Maestros ► Cuentas de Mayor ► Tratamiento Individual► FS00 - Central

Hacer doble click en opción FS00-Central

El sistema mostrará la siguiente pantalla:

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

En el campo Cta. Mayor ingresar la cuenta a crear según el siguiente formato: 100###. Donde ### = número de grupo.



En el campo Sociedad ingresar la sociedad que le corresponda según curso y sede.



Hacer click en el botón

(crear)

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A continuación se habilitarán los siguientes campos de la pantalla: 

En el campo Grupo de cuentas, elegir grupo LA (Activos líquidos)



Marcar campo Cuenta de Balance



En Texto Breve ingresar Banco



En Texto explicativo ingresar Banco Inacap ### (según el nro. De grupo)

El resultado será el siguiente:

40


A continuación hacer click en la pestaña

, y aparecerá la siguiente

pantalla:

 

Moneda de la cuenta : USD Marcar flag Saldos solo en moneda local

41


 

Marcar flag Visualización partidas individuales Clave de clasificación : 001

42


A continuación click en pestaña

 

, y aparecerá la siguiente pantalla:

En campo Grupo status campo ingresar : ZGBS Marcar flag : Relevante para movimiento caja

Una vez rellenados los campos indicados, hacer click en botón

(grabar)

El sistema responderá:

Después click en

para volver al menú de entrada SAP Easy

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EJERCICIO 2: Crear cuenta de mayor en el plan de cuentas Finanzas► Gestión Financiera► Libro Mayor ►Datos Maestros ► Cuentas de Mayor ► Tratamiento Individual► FSP0 – En el plan de cuentas

Hacer doble click en opción FSP0-En el plan de cuentas. El sistema mostrará la siguiente pantalla, donde deberán ser llenados los campos indicados:

44




En el campo Cta. Mayor ingresar la cuenta a crear según el siguiente formato: 101###. Donde ### = número de grupo



En el campo Plan de Cuentas ingresar GL00




(crear)

A continuación se habilitarán los siguientes campos de la pantalla: 

En el campo Grupo de cuentas, elegir grupo LA (Activos Líquidos)



Marcar campo Cuenta de Balance



En Texto Breve ingresar Banco



En Texto explicativo ingresar Banco Inacap-2 ### (según el nro. De grupo) 45


El resultado será el siguiente:


(grabar)


46


EJERCICIO 3: Crear cuenta de mayor en el segmento de sociedad Finanzas► Gestión Financiera► Libro Mayor ►Datos Maestros ► Cuentas de Mayor ► Tratamiento Individual► FSS0 – En la sociedad

Hacer doble click en opción FSS0 – En la sociedad

47


El sistema mostrará la siguiente pantalla, donde deberán ser llenados los campos indicados:

    

Hacer click en el botón (crear) Moneda de la cuenta : USD Marcar flag Saldos solo en moneda local Marcar flag Visualización partidas individuales Clave de clasificación : 001

48


A continuación hacer click en la pestaña, pantalla, en la que se deberán llenar los siguientes datos:

 

y aparecerá la siguiente

En campo Grupo status campo ingresar : ZGBS Marcar flag : Relevante para movimiento caja

49



(grabar)


Después click en


50


EJERCICIO 4: Crear cuenta de mayor en base a datos ya existentes Finanzas► Gestión Financiera► Libro Mayor ►Datos Maestros ► Cuentas de Mayor ► Tratamiento Individual► FS00 - Central

Hacer doble click en opción FS00-Central

El sistema mostrará la siguiente pantalla: 51




En el campo Cta. Mayor ingresar la cuenta a crear según el siguiente formato: 102###. Donde ### = número de grupo



En el campo Sociedad ingresar la que corresponda.




(crear con modelo)

El sistema presentará la siguiente pantalla, en la que se debe ingresar el número de la cuenta con cuyos datos se creará la nueva cuenta, y la sociedad donde está creada la cuenta que servirá de modelo:

52



A continuación el sistema mostrará la cuenta recien creada, pero con los datos de la cuenta utilizada como modelo. Por lo tanto habrá que modificar los datos correspondientes a la cuenta nueva.

53


En este caso solo modificaremos los datos correspondientes a la descripción de la cuenta.

Los demás datos no serán modificados ya que se trata del mismo tipo de cuenta. Una vez rellenados los campos indicados, hacer click en botón

(grabar)


Después click en


54




55


EJERCICIO 1: Visualizar plan de cuentas Use el menú de acceso SAP Easy para revisar en un listado del libro mayor, las cuentas de mayor que son parte de su plan de cuentas. Para cada cuenta, el plan de cuentas contiene el número de la cuenta, el nombre de la cuenta e información técnica adicional.

Finanzas► Gestión Financiera► Libro Mayor ►Sistema de Información ► Informes de Libro Mayor (Nuevo) ► Datos Maestros► Plan de Cuentas

En el campo Plan de cuentas, use F4 para encontrar y seleccionar el plan de cuentas global de GBI (GL00), ingrese 1 en el campo Planes de Cuentas Sin asignar

56


Una vez rellenados los campos indicados, hacer click en botón ejecutar

57


Con los resultados obtenidos, en la siguiente tabla registre los nombres de las cuentas contables:

58


Una vez realizado esto haga click en este botón para volver al menú principal SAP Easy

Número de Cuenta

Nombre de la Cuenta

100000 200100 300000 310000 600000 700000 720300 740300 741500 770000

59


EJERCICIO 2: Mostrar plan de cuentas como índice de cuentas Finanzas ►Gestión Financiera ► Libro Mayor ►Sistema de Información ► Informe de Libro Mayor (Nuevo) ► Datos Maestros► Índice de Cuentas

Ingrese GL00 en el campo Plan de cuentas.

60


Una vez rellenados los campos indicados, hacer click en botón ejecutar

Click en botón

Para retornar al menú principal de SAP Easy.

61


EJERCICIO 3: Visualizar cuentas de mayor Finanzas ► Gestión Financiera ► Libro Mayor ► Datos Maestros► Cuenta de Mayor ►Tratamiento Individual ► Central

62




En el campo Cta. Mayor use F4 para abrir la ventana de búsqueda En la venta siguiente: o Ingrese Alternate* en el campo Texto explicativo o Ingrese EN en Clave de idioma o Ingrese GL00 en Plan de cuentas

Click en

63


64


EJERCICIO 4: Visualizar cuentas de acreedor en la Sociedad Al visualizar una cuenta de acreedor se puede comprender sus partes y/o segmentos generales y de Sociedad. Finanzas ► Gestión Financiera ► Acreedores ► Datos Maestros► Visualizar

En el campo Acreedores use F4 para abrir la ventana de búsqueda Vaya a la ventana Acreedores por país /Sociedad:  

Ingrese DALLAS* en el campo Nombre Ingrese US00 en el campo Sociedad

65


Click en

66




Selecciones el Acreedor 103###

Click en



Marque la casilla Marcar Todo

en la barra de herramientas de la transacción

67


Click en

aparecerá un mensaje sobre

no haga caso y vuelva a dar Click en



Ahora puede visualizar las carpetas del acreedor y contestar las siguientes preguntas:

68




Cuál es el concepto de búsqueda de su Acreedor? _________________________________________________________________



Cuál es la Cuenta Asociada de su Acreedor? _________________________________________________________________



Cuál es la Condición de Pago de su Acreedor? _________________________________________________________________

EJERCICIO 5: Copiar con modelo un acreedor que existe en una Sociedad (Dallas Bike) Como sabemos hemos creado tantas Sociedad Financieras como sedes y cursos existen a lo largo del país, esto quiere decir que nuestras Sociedades no tienen todos los datos maestros que tiene la Sociedad US00, por lo tanto lo ideal es copiar algunos datos necesarios para el buen desarrollo de las actividades.

En el caso de un acreedor…. 

Vamos a visualizar.

69




Iniciamos la búsqueda.

70




Como dato de búsqueda utilizamos el nombre DALLAS*, esto quiere decir que el sistema buscara todas las coincidencias de acreedores con nombre DALLAS, el asterisco significa que después de él puede haber cualquier otra cosa.



Presionamos ENTER…

71


Como vemos en la imagen aparecen muchos acreedores en la Sociedad US00 y que están numerados de la siguiente manera: 103000, 103001, 103002….103999

Esto quiere decir que SAP en la Sociedad US00 entrega para efectos de la asignatura un acreedor para cada usuario, entonces podríamos crear con modelo un acreedor para nuestra Sociedad según corresponda, hay que mencionar que hacer esto tiene mucha importancia ya que este acreedor es utilizado en actividades que usted verá más adelante.

72




Vamos a crear con modelo.



Como aparece en la imagen, va a colocar el acreedor según el usuario que corresponda y la sociedad que tiene asignada, la copia con modelo la obtiene de la sociedad US00, presione ENTER Y LUEGO GRABAR…

73




Al visualizar los acreedores de un determinado curso verá que la Sociedad tiene los datos necesarios para seguir trabajando.

74


EJERCICIO 6: Modificar cuentas de acreedor y visualizar las modificaciones Finanzas ► Gestión Financiera ► Acreedores ► Datos Maestros► Modificar



Ingrese el Acreedor 103### en el campo Acreedor 75




Ingrese Sociedad #### en el campo Sociedad



Marque sólo la casilla Gestión de cuenta

Click en



En el campo Clave de clasificación indique 002

76




Presione

y la modificación quedará grabada.

Para visualizar las modificaciones vuelva a ingresar a la transacción visualizar y siga el siguiente camino.

77


Entorno ► Modificaciones cta. ► Campos (todos) y podrá visualizar las modificaciones hechas al dato maestro.



Modifique también el concepto de búsqueda para facilitar el trabajo de ejercicios posteriores por GBI-###, donde ### es su número de usuario asignado para esta asignatura.

78


Ejemplo:

79


EJERCICIO 7: Crear un dato maestro de deudor Finanzas ► Gestión Financiera ► Deudores ► Datos Maestros► Crear

 

Ingrese el Grupo de cuentas DEBI Ingrese la Sociedad ####



Click en 80




Ingrese los siguientes datos: o o o o

Tratamiento = Empresa Nombre = Sea creativo y agregue su número de grupo ### Población = Los Ángeles País = US

81


o Pase al segmento Sociedad con el botón o Ingrese la cuenta asociada = 110000 o Ingrese la clave de clasificación = 001

82




Pase a la pestaña o Ingrese la condición de Pago = 0002

83




Presione el botón grabar

y el sistema le entregará un mensaje de que el

Deudor fue creado y le dará el número ya que la asignación era interna.

84


EJERCICIO 8: Creación de centro de costo para activo fijo Para crear un dato maestro de activo fijo debemos crear antes un centro de costo para posteriormente asignarlo a los activos fijos que necesitemos. 

Vamos a la siguiente ruta:

85




Figamos la Sociedad CO NA00 si es que anteriormente no la hemos fijado… LUEGO ENTER



Utilizaremos del código de centro de CCAF###, recuerde la validez del dato maestro que está creando, ya que la fecha indicada representa la continuidad en el tiempo del dato...Presione ahora DATOS MAESTROS

86




Ahora complete los campos como aparece en la imagen, no olvide que el área de jerarquía corresponde a su curso, igualmente para la sociedad.

87


POR ULTIMO GRABAR…

88


EJERCICIO 9: Crear dato maestro para activo fijo Finanzas ► Gestión Financiera ► Activos Fijos ► Activo Fijo ► Crear► Activo Fijo



Seleccionamos la clase de activo fijo y asignamos la sociedad donde queremos crearlo... …PARA EL EJEMPLO VAMOS A CREAR UN MUEBLE

89


PRESIONAMOS ENTER

90




Seleccione datos maestros.



Ingresamos la denominación como aparece en el ejemplo.

91


Vamos a la pantalla dependiente de tiempo 

Agregue el centro de costo.

92




Por último agregue la valoración o vida útil del bien.

93




Luego grabe y el sistema le entregará el número del AF.

94


EJERCICIO 10: simultáneamente

Crear muchos datos maestros de activos fijos

Finanzas ► Gestión Financiera ► Activos Fijos ► Activo Fijo ► Crear► Activo Fijo

95




El procedimiento para crear Activos Fijos en cantidades es igual al anterior, sólo debe indicar la cantidad de Activos en el campo Ctd. Activos Fijos iguales . En este caso crearemos 10.

Luego al llegar la final de la creación el sistema automáticamente le preguntará si usted desea actualizar algunos campos de manera individual. Y finalmente vuelve a grabar y los activos se crearán en forma masiva.

96




Ingrese los mismos datos del ejercicio anterior y al finalizar le aparecerá la siguiente pantalla.



Luego presione el botón Actualizar y el sistema le presentará la siguiente pantalla donde usted puede modificar las descripciones, centros de costo, etc. 97




Haga click en el botón Enter y le volverá a aparecer la pantalla :

98




Para finalizar presione el botón Crear y el sistema le entregará los códigos de los AF.

99


100


EJERCICIO 11: modificaciones

Modificar datos maestros de activos fijos y visualizar

Finanzas ► Gestión Financiera ► Activos Fijos ► Activo Fijo ► Modificar ► Activo Fijo



Ingrese a la transacción y busque en el campo Activo Fijo alguno de sus muebles para modificar.

101




Presiones Enter



En la carpeta de Datos Generales modifique la denominación del Activo.

102




Luego vaya a la carpeta de Valoración y modifique la vida útil a 6 años en ambas áreas de valoración.

103




Ahora presione el botón Grabar. Para visualizar las modificaciones vuelva a ingresar al dato maestro por la transacción visualizar. Y vaya a:

Entorno ► Documentos de modificación ► Activo Fijo

104


Tendrá una pantalla de visualización de todas las modificaciones realizadas al AF en todos los campos.

105


EJERCICIO 12: Crear sub-números de activos fijos Finanzas ► Gestión Financiera ► Activos Fijos ► Activo Fijo ► Crear ► Subnúmero ► Activo Fijo



Al ingresar a la pantalla, podrá verificar que el sistema no pide una clase de activo, sino el número de Activo Fijo que actuará como “madre”. Ingrese el mismo número de Activo utilizado en el ejercicio anterior. 106




Luego todo el procedimiento es exactamente igual que crear un Activo Fijo. Elija de acuerdo a lo que ya conoce una denominación (por ejemplo una Silla).

107




Luego verifique en los Datos Dependientes del tiempo que el sub-número ha heredado los datos de su “madre”, pero son modificables. Y luego en la carpeta de Valoración verifique que el sub-número ha heredado los datos de su “madre”, pero no son modificables.

108


109


 Grabe el sub-número y el sistema le entregará un código donde la Base es igual al Activo Fijo + un 1

110




111


EJERCICIO 1: Crear una clase de costo 

Está actividad permite crear una clase de costo primaria en el módulo de CO y entender la relación con la Cuenta de Mayor Financiera.

Vamos a crear una clase de costo en CO

Finanzas► Controlling ► Contabilidad de Clases de Costo ►Datos Maestros ► Clase de Costo ► Tratamiento Individual ► Crear Primario



El sistema solicitará la Sociedad CO, ingresar



Sociedad CO = NA00 y presionar 112




Luego ingresar o Clase de Costo = 700### o Válido desde 01.01.1900 a 31.12.9999 o Usted observará que el sistema inmediatamente nos da un error ya que la Cuenta de Mayor en FI no está creada. Con sus conocimientos de creación de cuentas de Mayor, cree primero la Cuenta de Mayor en FI con el código 700### en la Sociedad US00, use la cuenta 700000 de la sociedad #### como modelo. o Cambie la denominación de la cuenta a Gastos de Oficina ### o Luego vuelva a la creación de la clase de costo tal como se indica al principio del ejercicio. o Cuando al crear la clase de costo el sistema le solicite el tipo de clase de costo, debe poner 1 y grabe. o Con esto habrá creado la clase de costo en CO.

113


NOTA: normalmente esta creación se hace de manera automática por el sistema. En GBI no está parametrizado así.

114


EJERCICIO 2: Crear un centro de costo Finanzas► Controlling ► Contabilidad de Centros de Costo ►Datos Maestros ► Centros de Costo ► Tratamiento Individual ► Crear



Ingresar: o Centro de Costo = C.C.### o Válido desde 01.01.1900 a 31.12.9999 o

115




Ingresar los siguientes datos: o Denominación = ADMINISTRACION o Descripción = ADMINISTRACION o Responsable = Su nombre o Clase de Centro de Costo = W o Área de Jerarquía = #### (Correspondiente a su ubicación) o Moneda = USD

116




Una vez completados todos los campos grabar, si se fija el área de jerarquía corresponde a un nodo asignado para su curso, lo mismo para la sociedad.

117


EJERCICIO 3: Área de Jerarquía para centro de costo 

Ahora vamos a observar donde queda ubicado nuestro de costo.

118




Como se aprecia en la imagen nuestro centro de costo debe quedar ubicado en la Sociedad que corresponde.

119


UNIDAD DE APRENDIZAJE II Módulo financiero

Software SAP ERP Aprendizajes esperados: Interpreta las transacciones financieras de la empresa para generar informes contables a través del uso de software ERP, analizando en equipo el resultado obtenido, para dar soporte a la toma de decisiones.

CRITERIOS DE EVALUACION

2.1.2. Registra la información contable y financiera de acuerdo a los criterios de la empresa. 2.1.3. Interpreta los reportes financieros y de gestión, considerando los criterios de la empresa. 2.1.4. Utiliza el correo electrónico y otras herramientas de comunicación en la red, para interactuar en contextos profesionales, respetando normas de etiqueta de la Red y velando por aspectos básicos de seguridad.

120


I. DOCUMENTOS CONTABLES El sistema SAP funciona sobre la base del principio de documentos: Para cada contabilización se graba un documento. El documento permanece como unidad completa en el sistema hasta que es almacenado.

Cada documento se identifica de forma única a través de los siguientes campos:

•

Número de documento

•

Sociedad

•

Ejercicio

Los documentos FI contienen lo siguiente:

•

Una cabecera de documento (Información relativa a todo el documento).

•

Entre 2 y 999 partidas individuales (Información específica de partida individual).

Puede visualizar los datos detallados para la cabecera del documento y las partidas individuales.

Dos claves de control importantes:

•

Clase de documento para la cabecera de documento.

•

Clave de contabilización para las partidas individuales.

El sistema SAP genera como mínimo un documento por cada operación comercial.

Cada documento recibe un número de documento unívoco. 121


El número de documento lo puede asignar :

•

El sistema (asignación interna)

•

El usuario (asignación externa)

Una operación contable puede crear uno o más documentos. Por ejemplo, cuando la mercancía llega de un acreedor, se crea un documento de material para registrar los datos importantes para la gestión de stocks. Un documento contable se crea para registrar la información financiera, como cuentas de mayor e importes.

Los documento relacionados estan enlazados en el sistema para que el usuario tenga un resumen de todas las operaciones contables del sistema.

Clase de documentos

122


La clase de documento controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se contabilizarán, por ejemplo, las facturas de acreedores, los pagos de deudores, etc. Las clases de documento se definen a nivel del mandante y, por lo tanto, son válidas para todas las sociedades.

Las clases de documentos suministrados mediante el sistema estándar se pueden modificar o copiar.

123


Clases de documentos estándar importantes

La clase de documento AB permite las contabilizaciones en todas las clases de cuenta.

En todas las demás clases de documento solo se pueden realizar contabilizaciones en determinadas clases de cuenta. Por ejemplo, la clase de documento DG, solo permite contabilizaciones en cuentas de deudor (D) y de mayor (S).

Para transferir documentos de liquidación desde el sistema de liquidación SAP ERP, se necesita una de las siguientes clases de documento: 

RV, la clase de documento por defecto para documentos de facturación de gestión de pedidos de cliente (facturas de deudor).



RE, la clase de documento por defecto para documentos de facturación de la gestión de materiales (facturas de acreedor).

124


En la asignación de números interna, el sistema asigna a cada documento del módulo de gestión financiera un nuevo número. En la asignación de números externa, el sistema transfiere el número del documento de facturación al documento contable siempre y cuando este número todavía no se haya utilizado.

La mayoría de las veces, el programa de pagos utiliza la clase de documento ZP para las contabilizaciones automáticas.

II. ALTA DE ACTIVO FIJO

La integración de libros auxiliares con el libro mayor es

tan importante como

integración de las funciones de contabilidad con las de logística.

125

la


Cada movimiento registrado en las cuentas de activos fijos tiene un efecto directo sobre las cuentas correspondientes de los libros mayores. Se relaciona igual que deudores y proveedores mediante cuentas asociadas.

Las cuentas asociadas deben crearse con anterioridad a la creación de los activos y son asignadas a estos mediante la clase de activos.

ALTA DE ACTIVO FIJO: Cambios en los registros maestros

126


Visualizar documentos La clave de acceso a los documentos SAP es siempre Número de Documento, Sociedad y año.

Los usuarios pueden modificar documentos que ya se hayan contabilizado. Sin embargo, según distintas reglas, solo se pueden modificar campos determinados. Estas reglas pueden estar predefinidas por el sistema o ser específicas de usuario.

Es posible modificar determinados campos en la cabecera del documento y en las partidas individuales.

•

En la cabecera del documento: Solo se pueden modificar el número de referencia y el texto de cabecera del documento.

127


•

Partidas individuales: El sistema no permite ninguna modificación del importe, la clave

de contabilización, la cuenta o de cualquier otro campo que afecte a la

reconciliación de una contabilización.

Cuando se realiza una modificación a un documento, se graba en el log la siguiente información:

•

El campo que se ha modificado

•

Los valores nuevos y antiguos

•

El usuario que ha realizado la modificación

•

El momento y la fecha de la modificación

Anular documentos

128


Los usuarios pueden cometer errores cuando registran documentos. Por consiguiente, el documento creado incluirá información incorrecta. Para grabar en log los ajustes, primero de debe anular el documento. Después se puede volver a registrar correctamente el documento.

El sistema tiene una función con la que se pueden anular documentos de cuenta de mayor, de acreedores y de deudores de manera individual o conjunta.

Un documento se puede anular mediante:

•

Contabilización de anulación normal

•

Contabilización negativa

Al anular un documento, debe introducir un motivo de anulación que explique

la

anulación. El motivo de anulación también controla si la fecha de anulación puede diferir de la fecha de contabilización original.

Los documentos con partidas compensadas no pueden anularse. Primero debe reiniciarse el documento.

129


Contabilización de anulación normal, contabilización negativa

La contabilización de anulación normal hace que el sistema contabilice el cargo incorrecto como un abono y el abono incorrecto como un cargo. De este modo la contabilización de anulaciones normal provoca de este modo un aumento adicional de las cifras de movimientos.

La contabilización negativa también contabiliza el cargo incorrecto como un abono y el abono incorrecto como un cargo. Sin embargo, los importes contabilizados no se añaden a las cifras de movimientos sino que se deducen de las cifras de movimientos de la otra columna de la cuenta. De esta forma, se recuperan las cifras de movimientos anteriores a la contabilización incorrecta.

•

La sociedad debe permitir contabilizaciones negativas. 130


•

El motivo de la anulación debe estar definido para la anulación negativa.

•

Las contabilizaciones negativas también pueden utilizarse para realizar traslados de contabilización de partidas individuales incorrectas. La partida se elimina de la cuenta incorrecta a través de una contabilización negativa (las cifras de movimientos se reinician) y se contabiliza en la cuenta pertinente por medio de una contabilización normal. Solo puede realizarse con una clase de documento que permita explícitamente las contabilizaciones negativas.

Cuentas de mayor especial

Las cuentas de mayor especiales (CME) son cuentas asociadas alternativas. Las operaciones en cuenta de mayor especiales son aquellas operaciones efectuadas en la contabilidad de deudores y acreedores que se visualizan por separado en el libro mayor y 131


en los libros auxiliares. Puede que esto sea necesario por razones de orden interno, o bien para determinados informes.

Por ejemplo puede que los anticipos no figuren en el balance junto con deudores y acreedores por suministros y servicios.

Las operaciones de los libros auxiliares están enlazadas al libro mayor mediante la cuenta asociada definida en el registro maestro del libro auxiliar. Si las imputaciones del libro auxiliar se efectúan mediante un indicador CME, las contabilizaciones se realizarán en cuentas asociadas alternativas (cuentas de mayor especiales) para que estas operaciones puedan visualizarse por separado.

132



2.1.2. Registra la información contable y financiera de acuerdo a los criterios de la empresa. 2.1.3. Interpreta los reportes financieros y de gestión, considerando los criterios de la empresa.

133


EJERCICIO 1: Transferir fondos a una cuenta de banco Este ejercicio permitirá crear un comprobante contable que transfiera fondos de una cuenta a otra. Finanzas ► Gestión Financiera ► Libro Mayor ►Contabilización ►Registrar Documento cuenta de mayor

134


En el texto de cabecera de documento ingrese “TRANSFER OF FOUNDS”

En la primera línea de detalle, ingrese la cuenta 101###(Banco), elija Débito (Debe), e ingrese 5000 como importe moneda documento.

En la segunda línea ingrese la cuenta 101000 (Cuenta de banco), elija Crédito (Haber) y 5000 como importe moneda documento. Presione Enter.

Use el botón

para ver si la contabilización está correcta.

135


Regrese a la pantalla de ingreso con

Luego

. Con esto el documento quedará

contabilizado y el sistema le entregará el número de documento.

136


EJERCICIO 2: Visualizar documento en cuenta de mayor Finanzas ► Gestión Financiera ► Libro Mayor ►Documentos ► Visualizar

137


Seleccione lista de documentos. Agregue el ejercicio, la fecha y marque el flag, sólo documentos propios.

138


Presione ejecutar

Al estar en esta pantalla, haga doble click sobre el documento que desea ver. En este caso el 100001748, el sistema mostrará la siguiente pantalla con los datos antes ingresados.

139


Qué son las Claves de Contabilización (CT) 40 y 50?

40_____________________________________________________________

50_____________________________________________________________

Haga click en el botón

para ver la cabecera del documento.

Quien creó el documento y cuando?

____________________________________________________________________

140


Presione ENTER para volver a ver el documento: Visualizar documento: Vista de entrada Después click en


EJERCICIO 3: Contabilizar compra de suministros de oficina. Finanzas ► Gestión Financiera ► Libro Mayor ► Contabilización ► Registrar Documento Cuenta de mayor

141


En el campo Fecha Documento, pulse F4 para seleccionar la fecha de hoy y ponga USD como moneda actual. Como referencia ### su número de grupo y como comentario en el campo Txt.cab.doc ingreso “Compra artículos de oficina”.

En la primera línea de detalle ingrese la cuenta seleccionada (700###), elija DEBITO como D/C y 80 como monto.

Mueva la pantalla hacia la derecha hasta encontrar el campo Centro de Costo, ingrese el código de CC ### (creado anteriormente). Presione ENTER.

En la segunda línea, ingrese la cuenta 101### (Banco), elija CREDITO (Haber) como D/C y 80 como monto.

142


Ahora presione ENTER

Presione el botón

para ver si la contabilización es correcta.

143


Click en

Click en

para grabar el documento, el sistema generará el siguiente mensaje:

y elija SI para volver el menú SAP Easy

EJERCICIO 4: Visualizar los saldos de una cuenta de mayor Finanzas ► Gestión Financiera ► Libro Mayor ► Cuentas ►Visualizar Saldos (Nuevo)

144


Ingrese 101### como número de cuenta, #### como código de sociedad, y el año actual como año fiscal.

Click en

145


Haga doble click en el saldo del mes actual. El sistema mostrará todos los documentos creados.

Click en

para volver al menú inicial SAP Easy

146


EJERCICIO 5: Modificar un documento en la Gestión Financiera Finanzas ► Gestión Financiera ► Libro Mayor ►Documento ► Modificar

Doble click en modificar En la pantalla siguiente seleccionar Lista Documentos

147


En la pantalla: Lista de Documentos  

Ingrese #### como código de sociedad El año actual como año de ejercicio 148


  

En Fecha de contabilización Marque el flag sólo documentos propios Presione ENTER, y aparecerá la siguiente pantalla:

Haga doble click sobre el número del documento que desea modificar.

149


Haga click en

para ver la cabecera del documento

Modificar el campo Txt.Cab.doc. : donde dice “Transfer of found”, cambiar por “Transferencia de fondos”

150


Click en Click en Click en

para aceptar la modificación. para grabar el documento modificado para volver al menú inicial de SAP Easy

EJERCICIO 6: Visualizar modificaciones a un documento de Gestión Financiera Finanzas ► Gestión Financiera ► Libro Mayor ►Documentos ► Visualizar Modificaciones

151


Al hacer esta operación los datos del documento modificado aparecen por defecto. Presionar ENTER

Hacer Click en

152


En esta pantalla se muestran los campos modificados al documento. Presionar ENTER y hacer click en

para volver al menu inicial de SAP Easy.

153




154


EJERCICIO 1: Contabilizar una factura de acreedor Finanzas ► Gestión Financiera ► Acreedores ►Contabilización ►Factura

NOTA: En los documentos de factura la cabecera del documento también contiene la posición ( acreedora o deudora), por lo que en la pantalla de posiciones sólo ingresamos la contrapartida correspondiente.

155


En la parte de arriba ingresamos: 

Acreedor: ( use alguno de los creados por usted)



Fecha de la factura: Fecha de hoy



Moneda si fuese necesario: ( el sistema propone la moneda local )



Condición de pago si fuese necesario: ( el sistema propone la que tiene el acreedor en su dato maestro y en la carpeta

se puede

visualizar y modificar.) 

Importe de la factura: USD 100



Posición 1: Cuenta 700### (GASTOS DE OFICINA)



Importe : 100



Centro de Costo: CC###

NOTA: Para efectos de este curso no utilizaremos gestión de impuestos, ya que cada país considera esto dentro de la localización. El instructor le explicará como funciona.

156


Ahora que ya ingresamos los datos de la factura, podemos revisar con el botón

157


Cuáles son las claves de contabilización utilizadas por el sistema? _________________

Cuál es la clase de documento utilizada por el sistema? __________________________

Si el documento esta de acuerdo a lo que queremos ingresar, podemos grabar (contabilizar) con el botón

y el sistema entregará un mensaje con el número del documento y la sociedad donde fue contabilizado.

158


.

EJERCICIO 2: Contabilizar una factura de deudor Finanzas ► Gestión Financiera ► Deudores ►Contabilización ►Factura

159


NOTA: En los documentos de factura la cabecera del documento también contiene la posición ( acreedora o deudora), por lo que en la pantalla de posiciones sólo ingresamos la contrapartida correspondiente.

En la parte de arriba ingresamos: 

Deudor: ( use alguno de los creados por usted)



Fecha de la factura: Fecha de hoy



Moneda si fuese necesario: ( el sistema propone la moneda local )



Condición de pago si fuese necesario: ( el sistema propone la que tiene el acreedor en su dato maestro y en la carpeta

se puede

visualizar y modificar.) 

Importe de la factura: USD 100



Posición 1: Cuenta 600000



Importe : 100

NOTA: Para efectos de este curso no utilizaremos gestión de impuestos, ya que cada país considera esto dentro de la localización. El instructor le explicará como funciona.

160


Ahora que ya ingresamos los datos de la factura, podemos revisar con el botón

161


Cuáles son las claves de contabilización utilizadas por el sistema? _________________

Cuál es la clase de documento utilizada por el sistema? __________________________

Si el documento esta de acuerdo a lo que queremos ingresar, podemos grabar (contabilizar) con el botón

y el sistema entregará un mensaje con el número del documento y la sociedad donde fue contabilizado.

162


.

EJERCICIO 3: Contabilizar un pago a acreedores Finanzas ► Gestión Financiera ► Acreedores ► Contabilización ► Salida de pagos ► Contabilizar

163


NOTA: El documento de salida de pagos tiene 3 secciones iniciales:

Primero la cabecera del documento donde ingresamos la fecha del documento, la clase de documento (viene propuesta), la Sociedad (viene propuesta) y adicionalmente podemos ingresar un texto y referencia como en cualquier documento Contable.

Segundo la posición del banco, donde ingresamos la cuenta de Banco y el monto.

Tercera la posición acreedora, donde ingresamos el código de la cuenta acreedora que estamos pagando. Luego damos ENTER o presionamos el botón

y

seleccionamos las partidas a pagar. El sistema en base a esta información genera en forma automática el documento contable. 

Para el ejercicio usaremos la cuenta Banco 101### y pagaremos la factura de nuestro Acreedor, utilizamos el de ejemplo anterior.

164


NOTA: Puede que las partidas estén activas (seleccionadas) o no. Eso depende del control de opciones de tratamiento que usted tenga definido. El instructor le mostrará como dejarlas activas o inactivas inicialmente. En caso que estén inactivas, debe seleccionarlas sólo con doble click.

165


166


Verifique en la parte baja de la pantalla que el saldo sin asignar sea 0.

NOTA: Una vez que verifica el saldo 0, puede utilizar la función

Resumen de

documento, para ver cómo se formará el documento Contable. Luego simular con:

167


Y el sistema le mostrará cómo queda el documento de pago.

Finalmente podemos Grabar

. 168


Y el sistema entregará el mensaje con el número de documento contabilizado.

Ahora podemos verificar la Cuenta Corriente de nuestro acreedor. Finanzas ► Gestión Financiera ► Acreedores ► Cuenta ► Visualizar saldos

169


Ingresamos los datos del Acreedor y la Sociedad y seleccionamos el tipo de partidas que queremos ver:

Presione ejecutar...La cuenta corriente muestra las partidas y el status de estas.

170


EJERCICIO 4: Anular un documento en la Gestión Financiera Finanzas ► Gestión Financiera ► Libro Mayor ►Documento ► Anular ► Anulación individual

Al ingresar a la pantalla de anulación, el sistema nos pide:

El número del documento a anular (si no lo sabe lo puede buscar con Lista de Documentos).

171


La sociedad y el año y finalmente el motivo de anulación. Estos son parametrizables. Para efectos de esta anulación usaremos el motivo = 01

Luego presionamos Grabar

.

172


El sistema nos indica el número de documento ingresado a la contabilidad.

Para completar el ejercicio vaya a visualizar el documento creado y vaya a la cabecera del documento. Le debería aparacer información extra de anulación, como sigue:

173


Y en la cabecera del documento anulado debería aparecer esto:

174


EJERCICIO 5: Contabilizar un alta de activos fijos y visualizar Asset Explorer en el dato maestro Finanzas ► Gestión Financiera ► Activos Fijos ►Contabilización ► Alta ► Compra ► Contra Acreedor

Al Ingresar es exactamente igual a la contabilización de una factura de acreedor donde la contrapartida en vez de ser un gasto es un activo.

175


Luego dar ENTER para pasar a la segunda posición:

176


Elija para su contabilización cualquiera de los Activos Fijos dados de alta en los ejercicios de Datos Maestros. La clave de Contabilización es 70 y la clase de Movimiento 100

177


Ingrese el importe de contrapartida y seleccione

para ver el resumen del documento

ingresado. Luego presione Grabar

178


Ahora podemos acceder al Asset Explorer y revisar todos los efectos que tiene la contabilización de un Alta.

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Finanzas ► Gestión Financiera ► Activos Fijos ► Asset Explorer

En el Asset Explorer podrá encontrar diversa información sobre el AF. Sólo debe ingresar el número de cuenta de AF que quiere visualizar.

180


Cambiar área

Podrá cambiar de año

Movimiento Contable Datos Maestros Relacionados

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En el dato Maestro puedes observar que se actualizan los siguientes datos:

182


Información de Origen

Información de Valoración, Fecha de inicio de las amortizaciones.

Con el Botón

puede volver al Asset Explorer.

183




184


EJERCICIO 1: Ejecutar un reporte de finanzas Finanzas ► Gestión Financiera ► Libro Mayor ►Sistema de Información ►Informes de libro mayor (nuevo) ► Balance/PyG/Flujo de Caja ►General ► Comparaciones real/real ► Balance/ PyG

Ingresar los datos como aparecen en la pantalla siguiente y luego presionar el botón

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EJERCICIO 2: Crear una variante para el balance Finanzas ► Gestión Financiera ► Libro Mayor ►Sistema de Información ►Informes de libro mayor (nuevo) ► Balance/PyG/Flujo de Caja ►General ► Comparaciones real/real ► Balance/ PyG

Ingresar los datos como aparece en la imagen siguiente:

187


Luego ir a Pasar a ► Variantes ► Grabar como variante

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Luego ingrese un nombre y una descripción para su variante y pulse grabar

189


Salga hasta el menú SAP Easy y vuelva a ingresar al reporte y llame a su Variante

Seleccione su variante VAR###

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Haga doble click sobre su variante y el sistema llevará todos los parámetros almacenados en su variante al reporte. Luego Ejecute el reporte con

191


EJERCICIO 3: Ejecutar un reporte de centros de costo Este reponte permite analizar los costos cargados a un centro o a un grupo de centros de costo.

Finanzas ► Controlling ► Contabilidad de Centros de Costo ► Sistema Info ► Informes de la Contabilidad CeCo ► Comparaciones Plan/Real► Centros coste: Real/Plan/ Desviación

Ingrese los datos que muestra la imagen. 192


Presione Ejecutar

El resultado debe ser algo similar a esto, dependiendo de lo que

usted haya contabilizado para su CeCo.

193


Para analizar algún dato específico posicione el cursor sobre el dato y presione el botón Seleccione el primer reporte Partidas Individuales Reales

194


Para llegar hasta el detalle del documento debe posicionarse sobre la partida deseada y presionar el botón

. Para volver al reporte siempre con la flecha verde

.

195


EJERCICIO 4: Ejercitando SAP LIST VIEWER Finanzas ► Gestión Financiera ► Acreedores ►Cuenta ► Visualizar/Modificar partidas

Ingrese los datos de su acreedor ACRE### Sociedad US00 y seleccione Todas las partidas y presione Ejecutar

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Aparecerá una vista similar a :

197


Podemos cambiar la salida de la lista con Opciones► Cambiar Lista

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Y su visualización quedará así:

Puede trabajar con la prefiera, para volver a la antigua siga el mismo camino.

Usted ya conoce las herramientas principales de ALV.

Utilice los clasificadores

para ordenar las partidas por Importe de mayor a

menor.

Utilice el filtro

Utilice un Layout

para seleccionar sólo partidas vencidas.

que contenga información sobre las condiciones de pago.

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Modifique el Layout

Subtotalice

agregando algún campo de su interés. Y grabelo

por fecha de pago

EJERCICIO 5: Ejecutar un reporte de patrimonio de activos fijos Finanzas ► Gestión Financiera ► Activos Fijos ►Sistema de Información ► Informes contabilidad Activos Fijos ► Patrimonio de Activos Fijos ► Listas patrimonio AF► …..por clase de activos fijos

Ingrese los datos como muestra la imagen siguiente y de ejecutar.

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Visualice el reporte y luego vuelva a ejecutar cambiando sólo la opción a … o sólo totales de grupo

Vuelva a ejecutar y vea los cambios.

Ahora vuelva a ejecutar con la Variante de Clasificación 0014.

201


EJERCICIO 6: Ejecutar un cuadro de activos fijos Finanzas ► Gestión Financiera ► Activos Fijos ►Sistema de Información ► Informes contabilidad Activos Fijos ► Explicaciones sobre Balance ► Internacional► Cuadro de activos fijos

Luego ingrese los valores como muestra la imagen y presione ejecutar

202


203


Cambie la versión del cuadro a 0004 y ejecute nuevamente.

204

2. Manual Del Alumno Sap - Unidad de Aprendizaje II (1)

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