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Gestão do Tempo e do Stress Manual do Formador

GESTÃO DO TEMPO E DO STRESS

ÍNDICE Introdução

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Ideias para manter a "formação real"

3

Gestão do Tempo e do Stress - Itinerário Geral

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OBJECTIVOS GERAIS

5

QUADRO - ITINERÁRIO GERAL

5

QUADRO - BREVE ITINERÁRIO Conclusão

DE

ORIENTAÇÕES METODOLÓGICAS

6 8

Referências Bibliográficas

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Ficha Técnica

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MANUAL DO FORMADOR


INTRODUÇÃO "A mente não é um vaso que se enche... mas é um fogo a atear". O presente manual está concebido de forma a constituir um Guia Básico de Apoio para ajudar o formador do tema Gestão do Tempo e do Stress, a preparar e a realizar a formação. Tendo em conta a complexidade do assunto e as suas possíveis abordagens, bem como a possibilidade de flexibilização programática e metodológica, recomenda-se a sua adaptação ao público alvo e à estrutura formativa que estiver em causa. Os conteúdos gerais propostos para a realização da formação baseiam-se nos conteúdos abordados no Manual do Formando de "Gestão do Tempo e do Stress".

IDEIAS PARA MANTER A "FORMAÇÃO REAL" "Facilite a criação em vez do consumo". Para tornar mais eficaz a aplicação dos instrumentos e estratégias, a utilizar no decorrer da formação, é importante considerar alguns pontos: 1. Que na fase da apresentação do tema Gestão do Tempo e do Stress se estruture um Enquadramento de Apresentação, tendo por objectivo estimular nos participantes o interesse relativamente ao assunto, para que se crie o envolvimento e a dinâmica necessária à realização da formação; 2. Que nesse enquadramento se refiram: • Objectivos; • Temas; • Metodologia; • Avaliação.

MANUAL DO FORMADOR

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No decorrer das sessões e para que exista uma articulação mais eficaz da formação com a realidade de cada um dos participantes será importante: • Identificar os objectivos, necessidades e expectativas de cada um para a formação, tendo presente que a mesma deverá produzir resultados, seja a nível pessoal ou profissional; • Relacionar e integrar os conteúdos programáticos com as experiências, objectivos e expectativas dos participantes; “Faça do programa de formação parte de um processo maior e não apenas um evento isolado". • Propor projectos pós-formação, baseados na aprendizagem em sala; • Identificar oportunidades específicas para os participantes porem em prática a aprendizagem no intervalo entre sessões; • Utilizar estratégias de continuidade: Por exemplo, o envio por e-mail de uma sugestão diária de Gestão do Tempo e do Stress para um período subsequente ao curso; • Iniciar sempre as sessões numa atmosfera de "boas-vindas" e terminar tendo a preocupação de desenhar a finalização, não esquecendo a importância do último impacto emocional, da integração dos conteúdos abordados e do sentido de encerramento. Em caso de utilização de manuais próprios ou Textos de Apoio: • Procurar adequá-los ao grupo de formação e ao tema, numa perspectiva de complemento mais direccionado para a realidade do grupo em geral e de cada participante em particular; • Incluir na documentação, sempre que possível, a recomendação de outra bibliografia; Utilizar na formação, de preferência, técnicas e recursos pedagógicos activos, evitando recorrer em demasia, ao método expositivo.

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MANUAL DO FORMADOR 4


"Um curso de formação não é algo que faça às pessoas nem pelas pessoas, mas sim com as pessoas. Utilize a regra 30/70 por cento do tempo. Os participantes devem deixar de se centrar no formador e fazer outra coisa." Kimberley, H. e Reynolds, L. (in Instrumentos para Transformar a Formação)

GESTÃO DO TEMPO E DO STRESS - ITINERÁRIO GERAL OBJECTIVOS GERAIS

No final da formação os formandos deverão ser capazes de: • Diagnosticar o perfil individual de funcionamento de modo a detectar e a reconhecer causas de ineficaz Gestão do Tempo e do Stress; • Desenvolver estratégias gerais que permitam uma optimização do tempo, com qualidade, eficácia e resistência ao Stress. QUADRO - ITINERÁRIO GERAL

TEMA

OBJECTIVOS

1. Diagnóstico

Identificar, através de exercícios de Auto-Avaliação, causas de perda de tempo e de vulnerabilidade ao Stress.

2. Gestão do Tempo

Reconhecer e aplicar instrumentos facilitadores para uma melhor utilização do tempo.

3. Stress

Identificar potenciais causas e reconhecer a visão positiva do Stress.

4. Prevenção

Reconhecer formas mais adaptativas de interpretação das fontes de Stress negativo, para as transformar em benefício.

5. Controlo

Identificar estratégias individuais como forma de minimizar consequências negativas do Stress.

MANUAL DO FORMADOR

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QUADRO - BREVE ITINERÁRIO DE ORIENTAÇÕES METODOLÓGICAS

A planificação das sessões, a selecção das actividades e a metodologia a utilizar deverão ser adequadas às características dos participantes (idade, actividade profissional, habilitações, objectivos, necessidades, etc.)

TEMA Apresentação Enquadramento estrutural

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METODOLOGIA O formador estrutura a apresentação com base num "Mind Map".

1. Diagnóstico

• O formador provoca a reflexão no grupo sobre a importância da Auto-Avaliação para identificação de pontos fortes e fracos e elaboração de Planos de Desenvolvimento Pessoal e Profissional; • Exercícios individuais de Auto-diagnóstico. Participar e debater; • Jogos pedagógicos; • Síntese; • Exercício de Aplicação 1 e 2; • Auto-Diagnóstico 1 e 2.

2. Gestão do Tempo

• O formador dinamiza a sistematização dos resultados da AutoAvaliação e articula-os com os "instrumentos-chave" expostos; • Método expositivo e experiências pessoais; Jogos Pedagógicos; • Vídeogramas: “30 Maneiras de ganhar tempo” e “A caça ao papel”; (*), (**); Análise intermédia e final em grupo; • Exercícios individuais. Participar e debater; • Síntese; • Exercícios de Aplicação 3, 4, 5 e 6.

3. Stress

• O formador expõe o Processo do Stress, enfatiza o carácter individual e o papel da percepção/avaliação nas respostas ao Stress; • O formador introduz a "visão positiva" do Stress; • Método expositivo e participação; • Videogramas: “O Controlo do Stress” (***); • Exercícios individuais. Pôr em comum e debate; • Síntese; • Exercício de Aplicação 7; • Auto-Diagnóstico 3.

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TEMA

METODOLOGIA

4. Prevenção

• O formador solicita opinião sobre formas de "prevenir" o Stress, a todos os níveis - Pessoal, Profissional e Familiar (exemplo: "Brainstorming"); • O formador enfatiza a não existência de regras universais "antistress" expondo algumas sugestões; • Método expositivo e experiências pessoais; • Síntese; • Exercícios de Aplicação 8 e 9; • Auto-Diagnóstico 4.

5. Controlo

• O formador relembra o que tem vindo a referir e integra os conteúdos numa perspectiva estratégica de adaptação e controlo do stress; • O formador sistematiza algumas medidas e participação; • Exercícios de Aplicação 10, 11 e 12; • Avaliação; • Encerramento.

(*) "30 Maneiras de Ganhar Tempo" Videogest, 1991 (25 minutos), disponível no CRC do CECOA. (**) “A caça ao papel” Videogest, 1993 (32 minutos), disponível no CRC do CECOA. (***) "O Controlo do Stress" Videogest, 1992 (25 minutos), disponível no CRC do CECOA. Nota: Pode fazer sentido utilizar música em qualquer momento da formação. Seguem-se algumas sugestões: • Classic Relaxion - Compilação - Universal Music Portugal, SA, 2002; • Chillout Moods - magic forest - Disky Communications Europe BV, 2001; • A Tranquil Escape - Music For Relaxation - Reflections of Nature, 1999; • Introducing Yoga - New World Music Limited; • Lux aeterna - Patrick Demenga e Thomas Demenga - ECM Records GmbH, 2000.

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Em CD-ROM, facultam-se todos os exercícios de aplicação referenciados ao longo deste Manual bem como todos os exercícios de auto-diagnóstico apresentados e respectiva resolução, para que possam ser utilizados nas sessões, como suporte a metodologias pedagógicas activas. O CD-ROM contém ainda diversos exemplares de Folhas de Registo que o formador poderá utilizar em sala e para a sua própria organização pessoal, a saber: • Plano de Desenvolvimento Pessoal; • Plano de Sessão; • Ficha de Grupo; • Folha de Sumários; • Ficha de Avaliação; Poderá, ainda, encontrar no CD-ROM três apresentações powerpoint de apoio às temáticas abordadas neste Manual: • Mind Map; • Gestão do Tempo; • Gestão do Stress.

CONCLUSÃO FLUXO

O professor da Universidade de Chicago, Mihalyi Cskszentmihalyi passou a sua vida a investigar porque é que as pessoas fazem o que fazem. Estudou milhares de pessoas envolvidas em actividades desafiadoras, como escaladas, dança e xadrez, bem como em dirigir equipas, exercer cirurgia e compor música.

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MANUAL DO FORMADOR


O que é que tornou estas actividades agradáveis? Verificou que os aspectos mais compensadores destes desafios são: • Conceber algo de novo; • Descobrir algo de novo; • Explorar novos lugares; • Resolver problemas; • Aprender algo novo.

“Como pode esta investigação ajudá-lo como animador? Dito de forma simples, necessita de criar uma onda nos seus aprendentes - quer presenteá-los com um desafio que transforme a aprendizagem de uma tarefa numa aventura. Como é que pode provocar tal estado emocional e depois retirar-se? O fluxo produz a gestão automática do estado emocional, motivação intrínseca e aprendizagem alegre e natural. O segredo é não confiar no pau e na cenoura para motivar as pessoas, mas oferecer-lhes oportunidades únicas de descobrir, aprender e crescer." Hare, K. e Reynolds, L (in Instrumentos para Transformar a Formação)

...Seja o facilitador do Fluxo!

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

MONOGRAFIAS • ADAIR, J., A Gestão Eficiente do Tempo, Publicações Europa-América, Mem Martins, 1998 • BATTISON, T., Vencer o Stress, Edições ASA, Porto, 2001 • BIRKENBIHL, V., Stress e felicidade, Pergaminho, Cascais, Portugal, 1998 • CALLEGARI, A., Como vencer o Stress, a ansiedade e a depressão, Editorial Estampa, Lisboa, 2000 • GUERRA, P., Cerebrus - A gestão Intrapessoal, Pergaminho, Cascais, Portugal, 2000 • HARE, K. et al., Instrumentos para transformar a formação, Monitor, Lisboa, 2003 • HARGREAVES, G., Gerir o Stress, Livros e Livros, Lisboa, 2001 • LABRADOR, F., Stress, Temas da Actualidade, Lisboa, 1992 • MAKIN, P. et al., Manipulação positiva da tensão nervosa, Clássica Editora, Lisboa, Portugal,1992 • NICOLAS, P., Saber Gerir o Tempo, Publicações Europa América, Mem Martins, Portugal, 1992 • OCHSNER, M., Técnicas Individuais de Trabalho, Monitor, Lisboa, 1987 • O'HANLON, B., O Stress, Publicações Europa-América, Mem Martins, Portugal, 1998 • POLLY, B., Gestão do Tempo, Actual Editora, Lisboa, 2003 • RAMOS, M., Desafiar o Desafio, RH Editora, Lisboa, 2001 • ROEBUCK, C., Delegação eficaz, Livros e Livros, Lisboa, 2002

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MANUAL DO FORMADOR


SITIOS WEB www.isma.org.uk/ www.unl.edu/stress/mgmt www.time-management-guide.com http://members.aol.com/rslts/tmmap.html/ http://stress.about.com/od.timemanagement/ www.bigtimes.co.uk www.mindtools.com www.pp.okstate.edu/ehs/links/stress/htm www.gmu.edu/gmu/personal/time.html www.totalsuccess.co.uk/timemanagementtips.html

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MANUAL DO FORMADOR


FICHA TÉCNICA

Título: Gestão do Tempo e do Stress Autoria: Natalina Faria Edição: CECOA Coordenação: Cristina Dimas Design e Composição: Altura Data Publishing

Produção apoiada pelo Programa Operacional Emprego, Formação e Desenvolvimento Social (POEFDS), cofinanciado pelo Estado Português e pela União Europeia, através do Fundo Social Europeu.

Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social

MANUAL DO FORMADOR

União Europeia Fundo Social Europeu

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Gestão do Tempo e do Stress Exercícios de Auto-D Diagnóstico


EXERCÍCIO DE AUTO-DIAGNÓSTICO Nº 1 AVALIE

COMO ESTÁ A GERIR O SEU TEMPO

A única maneira de gerirmos melhor o tempo é analisar a forma como o usamos e estudar maneiras de o distribuir de modo eficaz. Leia os seguintes itens e coloque um X na coluna que responde melhor ao seu caso. A - Frequentemente B - Às vezes C - Raramente

A

B

C

Preparo, diariamente, Listas de "Coisas a Fazer" Realizo todos os itens "Coisas a Fazer" Termino projectos dentro do prazo Desenvolvo, diariamente, algo que me deixe mais próximo dos meus objectivos Sou pontual no trabalho, reuniões e eventos Sei dizer eficazmente "não" Utilizo adequadamente o telefone Actualizo os objectivos pessoais e profissionais A mesa de trabalho está limpa e organizada Posso encontrar facilmente aquilo que procuro nos meus arquivos Sei delegar adequadamente Todos sabem o melhor horário para me procurar Quando sou interrompido, consigo retomar o meu trabalho sem perder o ritmo Lido de modo eficaz com interlocutores demorados

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EXERCÍCIOS DE AUTO-DIAGNÓSTICO



COMO ESTÁ A SUA C APACIDADE DE DIZER

" NÃO "

• Um dos factores que frequentemente contribui para uma má gestão do tempo é, sem dúvida, não termos, muitas vezes, a coragem de dizer "não". • De acordo com o seu comportamento habitual e com o qual se sente mais confortável, para cada frase escolha: A - Frequentemente B - Às vezes C - Raramente

A

B

C

Consulta a sua agenda antes de assumir responsabilidades? Evita aceitar compromissos adicionais? Considera os custos de tempo que estão envolvidos ao não dizer "não"? Diz "não" imediatamente sem perder tempo a pensar se o deve fazer? Pratica, algum tempo antes, como dizer que "não" de uma forma educada, mas firme? Tem uma explicação "em stock" para que as pessoas respeitem o seu "não"? Alerta a pessoa que está a distribuir tarefas para o facto de que já tem muito que fazer e pergunta-lhe o que quer que elimine para poder assumir novos compromissos? Quando apropriado, sugere que outra pessoa, com menos para fazer no momento, é mais indicada para realizar uma tarefa?


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COMO ESTÁ A REAGIR AO STRESS NO TRABALHO

Sempre

É Frequente

Às Vezes

É Raro

Nunca

Responda a cada pergunta colocando um X em Nunca, É Raro, Às Vezes, É Frequente ou Sempre, de acordo com o seu caso.

Todos dizem que trabalho demasiado Gosto mais de trabalhar sozinho do que acompanhado Quando o trabalho não corre bem fico ansioso Se o meu trabalho não é reconhecido fico deprimido Tenho orgulho em ser o melhor no sector onde trabalho Tomar decisões deixa-me nervoso Não tenho poder de decisão na empresa onde trabalho Na vida o acaso é que me tem guiado Prefiro ganhar menos mas ter um emprego estável Normalmente estou sempre do lado de quem manda Produzo menos em equipa Prefiro ser eu a fazer as coisas Conhecer pessoas deixa-me ansioso Confio mais nas opiniões dos outros do que nas minhas Mudar não dá bons resultados Corro poucos riscos Sinto-me frequentemente cansado Lido mal com o fracasso Os imprevistos inquietam-me Sou muito prudente e ansioso face a uma nova situação É raro ter tempo para mim Tenho tendência para fazer mais coisas em simultâneo Não lido bem com críticas Orgulho-me de ser organizado, pontual e responsável Preciso que me elogiem para confiar no meu trabalho Não sinto à vontade perante muita gente O exito é uma questão de sorte Nos momentos de lazer adianto trabalho Não gosto que me contrariem

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COMO ESTÁ O SEU SENTIDO DE HUMOR

Leia as frases e coloque um círculo nos números em que se achar identificado. • Se circundar um 7, está a dizer que essa frase o caracteriza nitidamente. • Se circundar um 1, está a dizer que essa frase não o caracteriza de modo algum!

Descrevem-me como um património humorístico

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6

5

4

3

2

1

Todos dizem que o meu sentido de humor é uma qualidade

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6

5

4

3

2

1

Evito o sarcasmo/humor negativo, excepto em privado

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5

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3

2

1

Rio dos meus erros e às vezes sou objecto de risota

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6

5

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3

2

1

Rio-me sozinho quando acho alguém engraçado

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5

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3

2

1

Diverte-me rir das piadas e histórias que me são contadas

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5

4

3

2

1

Procuro estimulantes de humor (i.e. desenhos animados)

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3

2

1

Escrevo histórias com humor e guardo artigos divertidos

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3

2

1

Em stress é o sentido de humor que me mantem positivo

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2

1

Procuro o lado engraçado da vida e partilho-o

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1

Envio, frequentemente, notas e desenhos com humor

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2

1

O meu sentido de humor dificulta que se zanguem comigo

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1

Adoro contar histórias engraçadas para reforçar ideias

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1

No inesperado, por vezes, tenho reacções divertidas

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1

Não me sinto incomodado em dar gargalhadas no trabalho

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1

Uso o humor para lembrar coisas importantes

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3

2

1


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SOLUÇÃO RESPOSTA AO EXERCÍCIO DE AUTO-DIAGNÓSTICO Nº 1 AVALIE COMO ESTÁ A GERIR O SEU TEMPO

Atribua a cada resposta: • A (Frequentemente) - 4 pontos • B (Às vezes) - 2 pontos • C (Raramente) - 0 pontos Pontuação: 46 - 56 - Gere bem o seu tempo. 35 - 45 - Gere bem parte do seu tempo. No entanto, precisa de ser mais consistente nas estratégias para não "desperdiçar" tempo. Deve utilizar novas técnicas! 23 - 34 - É, com muita frequência, uma vítima do tempo. Não se deixe dominar pela má gestão do tempo. Aplique imediatamente as técnicas que aprender. 12 - 22 - Provavelmente é muito desorganizado. Um plano de gestão do tempo, voltado para prioridades, é necessário já! 0 - 11 - Coloque todas as técnicas em prática!

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SOLUÇÃO RESPOSTA AO EXERCÍCIO DE AUTO-DIAGNÓSTICO Nº 2 AVALIE A SUA CAPACIDADE DE DIZER "NÃO"

Como interpretar os resultados: Se a maioria das suas respostas forem A, então a sua capacidade de dizer "não" está acima da média. Se predominam as respostas B, consegue dizer "não", mas existe ainda muito espaço para melhorias. Caso predominem as respostas C, significa que está a perder muito tempo por ser incapaz de recusar pedidos desnecessários.


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SOLUÇÃO RESPOSTA AO EXERCÍCIO DE AUTO-DIAGNÓSTICO Nº 3 AVALIE COMO ESTÁ A REAGIR AO STRESS NO TRABALHO

Atribua a cada resposta: • Nunca - 1 ponto • É Raro - 2 pontos • Ás Vezes - 3 pontos • É Frequente - 4 pontos • Sempre - 5 pontos Pontuação: 131 - 145 - Saiba que alguns aspectos da sua personalidade estão na base do seu stress. É demasiado preocupado com o que o rodeia e com o que pensam a seu respeito. Deverá confiar mais em si e dar menos importância às opiniões dos outros. Arrisque de vez em quando. 104 - 130 - A sua personalidade dificilmente lhe permitirá suportar situações de stress durante longos períodos. Ou seja, consegue lidar com as pressões do quotidiano desde que não se prolonguem por muito tempo. Gosta de ter as situações sob controlo e lida mal com os imprevistos. Mas nem tudo na vida é previsível e por vezes o acaso pode reservar-nos agradáveis surpresas. 71 - 103 - Revela um bom equilíbrio. Mas será necessário fazer alguns esforços para manter um comportamento positivo nas situações de stress. Porque não basta saber livrar-se dos problemas, há que criar estratégias de defesa que lhe permitam enfrentar situações mais complicadas. 44 - 70 - Mostra que a sua personalidade não agrava a sua reacção ao stress, o que lhe permite reagir positivamente à maioria das situações. Digamos que vai conseguindo manter um certo equilíbrio na sua vida. Os momentos de tensão servem para se manter alerta, cauteloso, embora saiba ultrapassá-los com bastante sangue frio. Uma vez resolvidos segue em frente. 29 - 43 - As características da sua personalidade amortecem muitas situações de stress na sua vida, o que lhe permite trabalhar sob pressão. É daquelas pessoas cujas adversidades não constituem problemas mas antes um desafio. Gosta de se relacionar com os outros e de ser apreciado, embora não lhe seja indispensável à sua felicidade a aprovação de quem quer que seja.

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SOLUÇÃO RESPOSTA AO EXERCÍCIO DE AUTO-DIAGNÓSTICO Nº 4 AVALIE COMO ESTÁ O SEU SENTIDO DE HUMOR

Some a pontuação obtida. Verifique na tabela abaixo como está o seu sentido de humor: 100 - 112 - Ou está a mentir ou não sabe contar. 91 - 99 - Indica que é um bom profissional do humor. 71 - 90 - Significa que pequenas adaptações são necessárias. 45 - 70 - Sugere que maiores adaptações são necessárias. Abaixo de 45 - Então um "transplante de humor" talvez seja o aconselhado (se não se riu ou sorriu com essa pontuação, dê um zero a si próprio).


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FICHA TÉCNICA




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Gestão do Tempo e do Stress Exercícios de Aplicação


EXERCÍCIO DE APLICAÇÃO Nº 1 A NÁLISE

DAS

M INHAS A CTIVIDADES

O que fiz ontem nas vinte e quatro horas do dia?

Represente todas as actividades que desenvolveu na Roda do Tempo.

O que realizei, efectivamente, durante o dia?

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EXERCÍCIOS DE APLICAÇÃO


EXERCÍCIO DE APLICAÇÃO Nº 2 D ESPERDIÇ ADORES

DE

T EMPO

Identifique os seus Desperdiçadores de Tempo, tentando diagnosticar as suas causas, e crie soluções. Liste de que formas desperdiça o seu tempo:

Liste um memorando de actuação:


3


EXERCÍCIO DE APLICAÇÃO Nº 3 O BJECTIVOS Formule um Objectivo:

Coloque um X no quadrado respectivo da seguinte Lista de Controlo, para verificar se o seu objectivo é:

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Claro

Realista

Específico

Desafiador

Possível de Medir

Consistente

Possível de Atingir

Circunscrito no Tempo



EXERCÍCIO DE APLICAÇÃO Nº 4 E STABELECER P RIORIDADES 1. Identificar as actividades que deveria fazer hoje (ou durante uma semana):

2. Classificar cada actividade «A»,«B»,«C» 3. Contar o número total de actividades do período de tempo designado. nº=____ a) Qual o número total de «A»?

nº=_____

4. Que percentagem do tempo passaria em actividades-chave («A»)? %=____ O que é que isso me diz sobre o uso que faço do tempo?


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EXERCÍCIO DE APLICAÇÃO Nº 5 S ABER

DELEGAR

Identificar uma tarefa que possa delegar noutra pessoa:

PREPARAR O PLANO DE DELEGAÇÃO:

• Nome (pessoa a quem delegar a tarefa):

• Informações (o que vai fazer, resultados, prazos, constrangimentos, etc.):

• Instrumentos (meios técnicos, formação, etc.):

• Quem deve ser informado (pessoas, serviços,etc.):

• Data da "entrevista da delegação":

• Data de início da delegação:

Discuta o seu plano com os outros participantes.

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EXERCÍCIO DE APLICAÇÃO Nº 6 C OMO

ESTÃO AS MINHAS C APACIDADES DE ORGANIZAÇÃO PESSOAL ?

1. Que capacidades considero importantes para a minha Organização Pessoal? (assinalar com "X" a coluna que indica o nível actual para cada uma das capacidades)

Capacidades

Boas

Satisfaz Melhorar

PLANO DE DESENVOLVIMENTO

2. Elaborar o Plano mencionando: • Objectivo; • Como será feito; • Uma data-limite.

Objectivo


Como

Data-limite

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EXERCÍCIO DE APLICAÇÃO Nº 7 D IÁRIO

DO STRESS

Manter um registo diário detalhado, mesmo por um curto espaço de tempo, ajudá-lo-á a avaliar as suas reacções perante situações potencialmente stressantes e a perceber se as considera uma ameaça ou um desafio. Dia ___ / ___ / ___ Hora

Acontecimento

Sentimentos

Reacções

EXEMPLO:

Dia 15 Maio 2004

8

Hora

Acontecimento

Sentimentos

Reacções

10H00

Reunião cliente

Mal preparado. Irritado

Tentei melhorar a situação



EXERCÍCIO DE APLICAÇÃO Nº 8 A NÁLISE

DE

P ONTOS F ORTES

E

P ONTOS F RACOS

• Pontos Fortes (o que realizo com motivação e que me permite alcançar resultados, bem-estar, etc.):

Será que posso aplicar grande parte destes pontos fortes na realização das principais actividades da minha vida? • Se não: como e onde os poderei utilizar melhor?

Desenvolver sistematicamente os meus Pontos Fortes. • Pontos Fracos (o que relizo menos bem, com fraco rendimento, que me provoca desconforto e insegurança):

Alguns destes pontos fracos impedem-me de executar as minhas tarefas principais? • Se sim: posso e devo vencê-los ou devo procurar outras actividades em que sou forte?

Analisar, reduzir e neutralizar os Pontos Fracos.


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EXERCÍCIO DE APLICAÇÃO Nº 9 A LGUMAS T ÉCNIC AS

PARA SER MAIS

P OSITIVO

As pessoas que conseguem concentrar-se especialmente em factores positivos utilizam várias técnicas pessoais. Apresentam-se algumas sugestões: Assinale com um “X” as que pensa que podem resultar consigo.

Resolva rapidamente os problemas pequenos. Os outros divida-os em componentes resolúveis. Recuse preocupar-se com os elementos negativos da sua vida sobre os quais nada pode fazer. Não viva os factores negativos de outras pessoas tentando colocar-se no lugar delas. Ao relembrar os acontecimentos do dia, pense em tudo o que fez de positivo. Ao inventariar o que está para acontecer, pense nas coisas boas.

• Seja criativo, acrescente mais:

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EXERCÍCIO DE APLICAÇÃO Nº 10 O P ERFIL

DAS FONTES DE PRESSÃO

1. Tente pensar nas diversas situações em que tem tendência para se sentir sob pressão. 2. Observe o conteúdo da lista. Ela vai ajudá-lo a identificar as áreas desenvolvidas.

a serem

Descobre frequentemente que: • Chega atrasado com frequência aos encontros; • Trabalha à pressa para cumprir prazos; • Estabelece prazos irrealistas e tem de os prolongar; • Diz «sim» quando, de facto, queria dizer «não»; • É incapaz de pedir o que quer que seja directamente; • É desnecessariamente brusco para com os outros; • É incapaz de «desligar» ao fim do dia; • Trabalha ao longo do dia sem uma pausa adequada; • Deixa que as críticas o desanimem; • Sente falta de confiança nas aptidões; • Foca-se no negativo e não descobre o positivo; • Não se auto-gratifica quando as coisas correm bem.

Notas:


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EXERCÍCIO DE APLICAÇÃO Nº 11 A UDITORIA E MOCIONAL

E AO

E STILO

DE

V IDA

• Quais são as coisas mais importantes da minha vida?

• O que é que me faz feliz?

• O que é que me realiza?

• O que é que espero de mim?

• Sonhos? Ambições?

• Refúgios? Escapes?

• A minha vida é equilibrada?

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EXERCÍCIO DE APLICAÇÃO Nº 12 E XERCÍCIO

DE

R EL AXAMENTO

Instale-se o mais confortavelmente possível. Feche os olhos, se desejar. Focalize a sua atenção no ruído de fundo da sala. Respire profundamente. Deixe o ar entrar cada vez mais fundo até ao abdómen e deixe que o ar permaneça aí durante alguns segundos. Agora deixe o ar sair todo de uma vez e sinta a tensão e rigidez a começar a sair do corpo. Respire novamente... aguente... e deixe sair toda a tensão, sinta cada músculo do seu corpo o mais possível. Focalize a atenção no seu corpo. Comece agora a relaxar os pulsos... os braços...os ombros... a testa... Preste atenção às sensações e sentimentos que experimenta. Preste atenção aos seus olhos... verifique a presença de cores agressivas como o preto ou o vermelho durante a tensão e cores mais suaves e tranquilas como o azul ou verde durante o relaxamento. Vá agora para os lábios, maxilar e língua... sinta a garganta molhada e quente durante o relaxamento. Continue sempre concentrado na respiração e sinta a tensão no peito... abdómen... costas... nádegas... coxas... pernas e pés. Sinta o seu corpo cada vez mais pesado na cadeira. Tente identificar as zonas onde sente ainda tensão. Isole-as. Mande-lhes agora uma mensagem relaxante como “calma” . Continue a respirar lenta e profundamente, deixe soltar a tensão. Imagine cinco degraus à sua frente. À medida que os for descendo a sua mente vai ficar cada vez mais relaxada. 1...2...3... cada vez mais relaxado...4...mais... relaxado...5. Agora vai encontrar um corredor que o levará a um sítio especial (seja ao pé do mar, nas montanhas, ao pé de um rio, numa floresta, ou pode ser um local que conheça ou imagine e onde se encontre totalmente tranquilo). Permita-se estar nesse local... sinta-lhe o cheiro... as cores... as formas... os sons... os sabores...


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FICHA TÉCNICA




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Gestão do Tempo e do Stress Folhas de Registo


FICHA DE GRUPO

Curso:

Grupo:

Nome

2

Actividade Profissional

Objectivos Expectativas

Folhas de Registo


PLANO DE SESSÃO

Curso: Data / Sessão

3

Grupo:

Temas

Actividades / Material Equipamento

Avaliação

Horas

Folhas de Registo


FOLHA DE SUMÁRIOS

Curso:

Data

4

Grupo:

Hora

Sumário

Observações

Folhas de Registo


FICHA DE AVALIAÇÃO

Curso:

Nome

5

Grupo:

Pontos Fortes

Pontos Fracos

A recomendar

Folhas de Registo


PLANO DE DESENVOLVIMENTO PESSOAL

Pontos Fracos

Acções a Promover

Data

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___ / ___ / ___

Folhas de Registo


FICHA TÉCNICA




Folhas de Registo


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GESTÃO DO STRESS

GESTÃO DO STRESS

Slide 1

GESTÃO DO STRESS

O QUE É O STRESS? Conjunto de respostas a nível: • Fisiológico (neuronal) • Psicológico (emocional) • Social (família, trabalho)

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GESTÃO DO STRESS

QUANDO OCORRE O STRESS? • Quando as pessoas se sentem ameaçadas no seu bem-estar • Quando existe discrepância entre o que sente que lhe é pedido e o que julga poder dar

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GESTÃO DO STRESS

POTENCIAIS FACTORES DE STRESS • Ambiente • Carácter social • Carácter fisiológico • Os nossos pensamentos • Organizacionais

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GESTÃO DO STRESS

POTENCIAIS FACTORES DE STRESS Poluição Clima Trânsito

Ambiente Ambiente Horários

Baixo Auto-conceito

Ruído

Crenças

OrganizaOrganizacional cional

PensaPensamentos mentos

Expectativas

Ausência Informação

Factoresde de Factores Stress Stress

Percepções

Reforma Mudança

Atitude Negativa

Apresentações Crescimento Entrevistas Acidentes

Fisiológico Fisiológico

Prazos Doença

Envelhecimento

Discussões

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Social Social

Dieta Perturbações de sono

Conflitos

Problemas Financeiros

Perdas Activas

GESTÃO DO STRESS

SINTOMAS Factores de Stress

Stress

Sintomas

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GESTÃO DO STRESS

VARIÁVEIS INDIVÍDUAIS A percepção individual que está na origem do Stress é influenciada por vários factores entre os quais se destacam: • Personalidade • Experiência anterior

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GESTÃO DO STRESS

PADRÕES DE COMPORTAMENTO Tipo A • Exigentes consigo e com os outros • Mais apressados e impacientes • Várias actividades em simultâneo • Pouco tolerantes

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GESTÃO DO STRESS

PADRÕES DE COMPORTAMENTO Tipo B • Não são excessivamente exigentes • Capazes de se libertar das coisas • Resistem às pressões do meio • Mantêm um ritmo pausado e tranquilo • Perdoam-se por falhar • Relacionam-se bem Slide 9

GESTÃO DO STRESS

PREVENÇÃO DO STRESS CRIAR ESTRATÉGIAS • Vida Profissional e familiar - “A gestão da vida pressupõe encará-la como um Todo e não apenas centrada em alguns aspectos” • Ritmos de trabalho - “A qualidade é mais importante do que a quantidade...”

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GESTÃO DO STRESS

PREVENÇÃO DO STRESS CRIAR ESTRATÉGIAS • Uma elevada auto-estima emocionais positivos

gera

estados

• Humor - dá-nos energia para ultrapassarmos situações adversas • Comunicar melhor - Evita má gestão do tempo e do stress

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GESTÃO DO STRESS

TÉCNICAS DE CONTROLO E REDUÇÃO DA TENSÃO • Exercício físico • Técnicas de relaxamento • Massagens • Alimentação • Actividades de prazer • Dar sentido ao trabalho auto-motivação Slide 12

GESTÃO DO TEMPO

GESTÃO DO TEMPO

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GESTÃO DO TEMPO

GESTÃO DO TEMPO Se o tempo de que dispõe não é suficiente, o problema não é do tempo !

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GESTÃO DO TEMPO

GESTÃO DO TEMPO A maior parte das pessoas distribuem o seu tempo exactamente da forma inversa. É esta situação que é importante alterar.

Distribuição Ideal do Tempo

Distribuição Real do Tempo 25%

25%

15%

60%

15%

60%

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Tarefas Desenvolvimento

Tarefas Desenvolvimento

Tarefas Rotina

Tarefas Rotina

Tarefas Curso

Tarefas Curso

GESTÃO DO TEMPO

GESTÃO DO TEMPO Gerir o tempo não significa trabalhar mais, mas sim: • Trabalhar com mais inteligência • Administrar melhor as atitudes • Organizar o presente, alinhado com o futuro • Melhorar a produtividade e a Qualidade de Vida: Pessoal, Familiar e Profissional Slide 4

GESTÃO DO TEMPO

GESTÃO DO TEMPO Como gerir melhor o tempo ? «O tempo não margens. Passa e passamos com ele»

tem nós

Lamartine

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GESTÃO DO TEMPO

ANÁLISE DO TEMPO COMO PONTO DE PARTIDA “Visão da Realidade” • Utilizar a Auto-Avaliação para saber como está a funcionar • Fazer uma análise da situação real

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GESTÃO DO TEMPO

GESTÃO DO TEMPO Para uma gestão eficaz do tempo: • Eliminar desperdiçadores de tempo • Aprender a dizer "Não!" • Pensar em termos de Objectivos • Planear para a realização de Objectivos • Estabelecer Prioridades definindo o que é urgente e o que é importante • Delegar Slide 7

GESTÃO DO TEMPO

DESPERDIÇADORES DE TEMPO • Não definição de metas/objectivos • Desorganização pessoal • Empreender mais do que se pode • Incapacidade de dizer “não” • Perfeccionismo • Delegação inexistente ou ineficiente • Comunicação ineficaz • Informação inadequada • Excesso de reuniões / má preparação • Interrupções Slide 8

GESTÃO DO TEMPO

OBJECTIVOS «Se não tiveres rumo, nenhum vento te será favorável» Séneca

Dão resposta a três questões: • Onde quero ir? (Resultado) • Como é que lá chego? (Acção) • Em que data? (Prazo) Um resultado, uma acção, um prazo

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GESTÃO DO TEMPO

VANTAGENS • Aumenta a autoconfiança • Ajuda a produzir mais e melhora o desempenho • Ajuda a decidir como usar o tempo • Elimina e clarifica expectativas • Aumenta a motivação • Ajuda a diminuir o stress e a ansiedade

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GESTÃO DO TEMPO

OS OBJECTIVOS DEVEM SER • Claros (o quê e não apenas como) • Específicos (ter um significado) • Mensuráveis (para avaliar) • Realistas, Realizáveis, Constituir Desafios (motivar) • Estabelecidos temporalmente (prazo)

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GESTÃO DO TEMPO

PLANEAMENTO “O trabalho tende a ocupar todo o tempo disponível” Parkinson

Um planeamento elaborado detalhadamente dá respostas às seguintes questões:

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GESTÃO DO TEMPO

ONDE ESTAMOS AGORA?

Identificar a situação presente

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GESTÃO DO TEMPO

PARA ONDE QUEREMOS IR?

Ter em mente os objectivos a atingir

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GESTÃO DO TEMPO

COMO VAMOS FAZER?

O que deve ser feito e onde concentrar os esforços

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GESTÃO DO TEMPO

O QUE PRECISAMOS PARA ISSO?

Reunir todos os elementos através da criação de lista detalhada

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GESTÃO DO TEMPO

TER MAIS ATENÇÃO A QUÊ?

Ter todos os factores em conta, Incluindo os que podem correr mal O imprevisto pode acontecer Slide 17

GESTÃO DO TEMPO

QUE ALTERNATIVAS TEMOS?

Ter um leque de opções em simultâneo

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GESTÃO DO TEMPO

COMO CONTROLAR?

Mecanismos de controlo: • Listas de verificação • Gráficos • Indicadores de gestão

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GESTÃO DO TEMPO

PLANEAMENTO Questões a colocar O trabalho é necessário?

Não - Desistir

Sim Devo ser eu a fazê-lo?

Não - Delegar

Sim Devo fazê-lo agora?

Não - Rever prioridades

Sim Tenho boas condições? Slide 20

Não - Reformular

GESTÃO DO TEMPO

ESTABELECER PRIORIDADES «O essencial leva pouco tempo, o acessório muito tempo» Lei de Pareto

Duas formas para abordar a gestão do tempo: • A abordagem do que é urgente • A abordagem do que é importante

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GESTÃO DO TEMPO

URGÊNCIA

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GESTÃO DO TEMPO

GESTÃO DO TEMPO • É uma abordagem com foco na quantidade de tarefas para executar num prazo muito curto ou nos problemas imediatos para resolver. O cliente quer o produto para "ontem“!

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GESTÃO DO TEMPO

IMPORTÂNCIA

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GESTÃO DO TEMPO

GESTÃO DO TEMPO • É uma abordagem qualitativa da gestão do tempo • A chave é organizar um planeamento centrado nas prioridades e sujeito a uma Classificação

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GESTÃO DO TEMPO

SUBDIVISÃO EM TRÊS CLASSES: 1. A (tarefas importantes e urgentes) 2. B (tarefas importantes ou urgentes) 3. C (tarefas de rotina) Lembre-se: se não souber classificar determinada tarefa, considere-a como C ou ponha-a de lado

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GESTÃO DO TEMPO

GESTÃO DO TEMPO Importante

Não Importante • Faça logo

Urgente

• Faça agora e bem feito

• Não perca muito tempo

com isso • Delegue

• Exige bastante tempo

Não Urgente

• Merece

• Não deixar de lado, senão

passa à condição de urgente • Delegar

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esforço

eventualmente

• Faça depois ou tente

negociar para eliminar essa tarefa.

GESTÃO DO TEMPO

DELEGAR TAREFAS

• Delegar é atribuir tarefas a uma pessoa ou a uma equipa dando-lhe a necessária autonomia Delegar ajuda a rentabilizar o tempo disponível Atenção! Não delegue enquanto não se organizar!

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GESTÃO DO TEMPO

TÉCNICAS PARA DELEGAR • Planear a delegação • Seleccionar a pessoa • Motivar • Explicitar objectivos, tarefas, responsabilidades, prazos • Fornecer informações • Acompanhar o progresso das tarefas • Garantir a coordenação com outros serviços

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• Quais são os meios técnicos, financeiros a disponibilizar?

humanos

e

GESTÃO DO TEMPO

INTERRUPÇÕES Como reduzir o inconveniente? • Reduzir o número de cadeiras ao mínimo • Tornar público as alturas em que vai estar disponível • Sentar-se ou por-se em pé de forma a desencorajar • Usar sinais, tais como olhar para o relógio ou arrumar pastas • Oferecer alternativas Slide 30

GESTÃO DO TEMPO

REUNIÕES EFICAZES • Recorrer a reuniões apenas quando necessário • Definir um plano • Definir uma agenda • Deverão estar apenas os participantes necessários • Ser pontual • Resumir os pontos discutidos Slide 31



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GESTÃO DO TEMPO E DO STRESS Programa

Objectivos

Metodologia

Enquadramento

Controlo

Diagnóstico

Gestão Gestão Tempo dodo Tempo e e do Stress do Stress Gestão Tempo

Prevenção

Gestão Stress Slide 2

23536__gestao_do_tempo_e_do_stress___m_formador.pdf

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