4. Manual Del Alumno Sap - Unidad de Aprendizaje IV

MANUAL DEL ALUMNO SOFTWARE SAP ERP

MANUAL DEL ALUMNO SOFTWARE SAP ERP UNIDAD DE APRENDIZAJE IV Módulo Recursos Humanos

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Material elaborado en el Área Administración y Negocios de la Vicerrectoría Académica de pregrado INACAP, T&V Consultores Ltda. y la docente de INACAP sede Santiago Centro Yasna Montenegro Fernández.

Esta publicación fue elaborada por Universidad Tecnológica de Chile INACAP en el año 2014. Prohibida su reproducción total o parcial sin la autorización del autor. Esta obra es de uso exclusivo de alumnos y docentes del Sistema Integrado de Educación Superior de INACAP, con fines estrictamente académicos y no comerciales.

MANUAL DEL DOCENTE SOFTWARE SAP ERP por Universidad Tecnológica de Chile INACAP se distribuye bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-SinDerivar Atribución-NoComercial-SinDerivar 4.0 Internacional.

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Contenido

UNIDAD DE APRENDIZAJE IV ............................................................................................................... 4 I. GESTIÓN DE CAPITAL HUMANO (HCM)........................................................................................ 5 HCM Estructura Organizativa ...................................................................................................... 5 Estructura Organizativa HCM de Global Bike Enterprises........................................................... 7 Estructura de Personal ................................................................................................................ 7 Plan Organizacional ..................................................................................................................... 8 II. DATOS MAESTROS ..................................................................................................................... 10 Número de Personal.................................................................................................................. 10 Número de Referencia Personal ............................................................................................... 11 Infotipos .................................................................................................................................... 12 Procesos .................................................................................................................................... 13 Gestión Organizacional ............................................................................................................. 14 Administración de Personal ...................................................................................................... 15 Reclutamiento ........................................................................................................................... 16 Desarrollo de Personal .............................................................................................................. 17 Gestión de Talentos................................................................................................................... 18 Gestión del Desempeño ............................................................................................................ 19 Controlling de Personal ............................................................................................................. 19 Controlling Personal - Reportes Estándar ................................................................................. 21 Personnel Controlling - Manager‘s Desktop ............................................................................. 22

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UNIDAD DE APRENDIZAJE IV Módulo Recursos Humanos

Software SAP ERP Aprendizajes esperados:

Opera módulo de recursos humanos, para coordinar las

acciones operativas de la gestión de recursos humanos, tales con la asistencia de reclutamiento, selección, desarrollo de personas, beneficios y administración, además de la automatización de remuneraciones y leyes sociales, de acuerdo normativa laboral vigente.

CRITERIOS DE EVALUACION

4.1.1. Identifica el entorno estructural y de personal en la empresa, para potenciar la dirección de recursos humanos en los sistemas de información SAP ERP.

4.1.2. Asocia conceptos y prácticas relacionadas con la gestión de recursos humanos, procesos principales, reclutamiento y selección de personal, creación de cargos y d esempeño.

4.1.3. Relaciona informes de gestión, personalizados y contables, referente a recursos humanos. 4.1.4. Evalúa logros y debilidades en el proceso del equipo de trabajo, las comunica proponiendo mejoras.

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I. GESTIÓN DE CAPITAL HUMANO (HCM) HCM Estructura Organizativa 

Representa la organización estructural y de personal de la compañía.



Consiste en unidades organizacionales.



Ilustra las estructuras y jerarquías organizacionales.



Ilustra responsabilidades de los empleados.



Es una precondición de la implementación de varios procesos de personal.



Consiste en tres partes:

-

Estructura Organizacional

-

Estructura de Personal

-

Plan Organizacional

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-

Representa la estructuras formales y financieras de le empresa.

-

Cada empleado debe ser asignado a una estructura de la empresa.

-

Básicamente consiste en el código empresa, División y el sub-división del personal.

-

Mandante. •

-

Un ambiente independiente del sistema.

Sociedad •

La más pequeña unidad organizacional para la cual se puede mantener un conjunto de libros legales.

-

División •

Representa una División de la empresa diferenciada entre personal administrativo, gestión de tiempo y aspectos organizacionales de costo significativo.

-

Sub-división •

Representa una separación de la División.

•

Representa un grupo de la empresa diferenciada entre personal de administración, gestión de tiempo y aspectos de la gestión de nómina.

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Estructura Organizativa HCM de Global Bike Enterprises

Estructura de Personal -

Describe la posición de un empleado en la empresa. Se define por grupo y área de personal. Grupo de personal. Unidad organizacional para la cual se pueden especificar regulaciones relativas al personal. •

•

Ejemplos: Empleados Activos Externos Jubilados –

–

–

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-

Área de personal Unidad organizacional dentro de un grupo de personal, para la cual se pueden especificar regulaciones relativas al personal. •

•

Ejemplos: Empleados industriales Oficinistas comerciales Asistentes de laboratorio –

–

–

Plan Organizacional -

Describe la función que ejerce un empleado dentro de la compañía.

-

Es orientado por objetos: Es decir, cada elemento es representado por un objeto.

-

Los objetos pueden ser asignados entre ellos.

-

Unidad Organizacional. •

-

Puede ser agrupada de acuerdo a aspectos funcionales y regionales

Posición. •

Son asignadas a unidades organizacionales y llenadas por empleados.

•

Ejemplo: Posición de asistente de contabilidad en el Departamento de Contabilidad. 8


-

Persona •

-

Son empleados y llenan posiciones.

Centro de Costo •

Son originados por Contabilidad de Gestión y pueden relacionarse con posiciones o unidades organizacionales.

-

Función •

Descripción general de las tareas que debe desempeñar un empleado

•

Se asignan a posiciones

•

Ejemplo: Jefe de Departamento

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II. DATOS MAESTROS Número de Personal -

Se utiliza en SAP como un identificador central de un empleado.

-

Puede tener hasta ocho dígitos.

-

Puede ser asignado ya sea por el sistema o manualmente.

-

Toda la información de los empleados disponible en el sistema se identifica en función del número de personal.

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Número de Referencia Personal -

Ayuda a mapear diferentes relaciones contractuales.

-

Crea un empleado existente nuevamente en el sistema con un nuevo número personal.

-

El número de personal antiguo sirve como un número de personal de referencia.

-

Ciertos datos pueden ser copiados y asignados al nuevo número.

-

En

el

caso

de

un

empleo

concurrente,

el

empleado

se identifica a través de su ID personal.

-

Ayuda a mapear diferentes relaciones contractuales.

-

Crea un empleado existente nuevamente en el sistema con un nuevo número personal. 11


-

El número de personal antiguo sirve como un número de personal de referencia.

-

Ciertos datos pueden ser copiados y asignados al nuevo número.

-

En

el

caso

de

un

empleo

concurrente,

el

empleado

se identifica a través de su ID personal.

Infotipos -

Los datos maestros HR están estructurados en Infotipos.

-

Conjunto de campos de datos que están lógicamente relacionados.

-

Para procesar información de empleados en una estructura efectiva de acuerdo a los requerimientos del negocio.

-

Cada Infotipo tiene una identificación explícita de cuatro dígitos Ej.: Infotipo Dirección 0006.

-

Un infotipo puede tener subtipos que representan una subvariante del infotipo.

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Procesos

Para ser competitivo, necesita alinear todos los recursos empresariales (incluidos los empleados) con los objetivos empresariales. Tiene que transformar las funciones tradicionales de recursos humanos (HR) en un amplio programa para la gestión de recursos humanos (HCM). Con SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM) puede maximizar el valor de sus empleados y alinear sus conocimientos, actividades e incentivos con los objetivos y estrategias empresariales. SAP ERP HCM proporciona además las herramientas para gestionar, medir y recompensar las contribuciones individuales o en equipo. En esta lección aprenderá cuáles son los conceptos básicos de SAP ERP Human Capital Management a través del estudio de un proceso habitual con sus subprocesos. Nos centraremos en las opciones de integración dentro de HCM y de otras áreas.

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Esta lección trata de los elementos siguientes de la solución SAP ERP HCM:



Objetos de Gestión de la estructura organizativa.



Datos de candidatos.



Gestión de personal.



Desarrollo de personal.



Gestión de eventos.



Gestión de tiempos.



Calificaciones.



Cálculo de la nómina.



Planificación de costes de personal.



Employee Self-Service y Manager Self-Service.

Gestión Organizacional 

Modela la estructura organizacional de su empresa.



Crea, cambia y delimita unidades organizacionales.



Crea, cambia y delimita funciones.



Crea, cambia y delimita posiciones.



Analiza una unidad organizacional para definir requerimientos de mano de obra y planificación de costos de personal.



Crea unidades organizacionales adicionales para planificación de escenarios y simulaciones.

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Administración de Personal 

Crear y mantener los datos maestros del personal.



Chequeos posibles.





Puede ser parametrizado para detectar errores.



Previene la transferencia de datos incorrectos.

Historia automática 

Se crea cuando se cambia los datos maestros.



Puede ser usado para reportes y verificación de la integridad de los datos.



Administración de personal establece los datos base para procesos posteriores de HRM y reportes.

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Reclutamiento 

Reclutamiento, selección y datos básicos de postulantes.



Reclutamiento externo.



Reclutamiento interno.



Desarrollo de base de datos de postulantes.



Administración de puestos vacantes.

El desafío de la contratación es reclutar a un número de personas en un determinado momento en el tiempo con todos los requisitos necesarios con un esfuerzo adecuado.

En general, hay dos formas diferentes de reclutamiento. En la contratación externa, se busca personal adecuado en el mercado externo. Por otro lado, hay reclutamiento interno que busca personal dentro de la empresa para un puesto determinado. En su caso, la transferencia se lleva a cabo.

El objetivo de la contratación en SAP HCM es apoyar al departamento de recursos humanos en la búsqueda, selección y reclutamiento de candidatos adecuados. Al mismo tiempo, el departamento de recursos humanos recibe el apoyo en la construcción de una 16


base de datos de los postulantes. Si existe un requisito para el personal nuevo, la base de datos puede ser utilizada. Debido al hecho de que los postulantes normalmente optan por postular a posiciones libres, la administración de esas posiciones también es parte de reclutamiento.

Desarrollo de Personal 

Calificaciones avanzadas de empleados.



Comparación: Requerimiento de las posiciones con calificación de los empleados -> Coincidencia de perfil -> Identificar capacitación adicional necesaria.



Introduce acciones de desarrollo -> Gestión de Talentos.



Registra cursos de capacitación -> Gestión de Capacitación y Eventos.



Organiza evaluaciones -> Gestión de Desempeño.

El objetivo del desarrollo personal es capacitar los empleados para las necesidades actuales y futuras y maximizar de esta manera los beneficios de los empleados. El requisito del desarrollo de personal en una empresa resultada de la comparación entre los requisitos actuales y futuros.

Un sistema de desarrollo personal apoya al departamento de recursos humanos con la planificación y administración de las acciones de capacitación y desarrollo. Además, permite la atención de las calificaciones de los empleados y para mostrar déficits en las calificaciones de empleados. Para asegurar esto, los requisitos de una posición o empleo se comparan con las calificaciones de los empleados para coincidencia de perfil. Además del déficit de calificaciones un sistema de desarrollo personal puede generar propuestas y planes de desarrollo. Además, los empleados pueden ser registrados directamente para los cursos de formación u otros eventos. Después de un curso de formación o una acción 17


de desarrollo, las calificaciones adquiridas son agregadas al perfil profesional de un empleado en el sistema de desarrollo personal. En la gestión del desempeño, se puede evaluar los beneficios y el desarrollo de los empleados.

Gestión de Talentos 

Organiza la planificación de carreras.



Logra la Planificación de Sucesores.



Genera Planes de Desarrollo generales.



Genera Planes de Desarrollo Individuales.

La Gestión de Talentos se ocupa del desarrollo de carrera como también de la capacitación futura de los empleados y se integra en la planificación del personal. En primer lugar, la gestión de talentos incluye el análisis y postulación de carreras, planes de desarrollo individual y planes de seguimiento.

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Gestión del Desempeño 

Define la fijación de objetivos entre la empresa y los empleados.



Evalúa los beneficios de los empleados  Feedback  ¿Se han alcanzado las metas?



Supervisa los objetivos operacionales de los empleados.



Ajusta rebajas.



Objetivo: Mayor motivación y mejores beneficios.

Gestión del desempeño en SAP controla y construye las evaluaciones de desempeño y / o define la fijación de objetivos entre la empresa y los empleados. La fijación de objetivos puede marcar la estructura de la estructura de la empresa hasta el nivel de los empleados.

Los resultados de las evaluaciones son la base para ajustes eventuales de compensaciones. El objetivo de la gestión del desempeño es una mayor motivación y mejores beneficios para los empleados.

Controlling de Personal 

Reportes y Análisis



Evaluación de la información del personal



Reportes estándar



Sistema de Información de Recursos Humanos



Manager‘s Desktop



Consultas Ad-hoc



Business Intelligence

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El controlling de personal permite la creación de informes a partir del flujo de datos de la Gestión de Recursos Humanos. Los datos necesarios para el informe puede surgir de uno o varios procesos de Recursos Humanos. HCM permite una simple creación, reportes y análisis para la evaluación de ciertos datos. Por lo tanto, se provee listas simples de empleados como también calcula complejos del negocio. El control de personal dentro de SAP HCM facilita la creación de reportes cíclicos como la solicitud de reportes espontáneos. Además, los informes se pueden comparar entre sí y se puede generar un pronóstico para el futuro sobre la base de un informe.

En SAP las siguientes herramientas se pueden utilizar en el control de personal:



Informes estándar.



Sistema de Información de Recursos Humanos del (SIS).



Desktop Manager.



Consultas Ad-hoc.



Business Intelligence.

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Controlling Personal - Reportes Estándar

Los reportes estándar son predefinidos por SAP y se desencadenan directamente desde el menú Easy Access. Se pueden encontrar en la carpeta del Sistema de Información en el menú de acceso fácil o dentro de un componente de esta carpeta. Los reportes estándar son por ejemplo listas de empleados, listas de cumpleaños, etc. Estos reportes están relacionados con las personas y su estructura es consistente. Al iniciar un reporte estándar se abre una muestra para selección de datos en la que varias opciones de parámetros están disponibles. Los reportes estándar se muestran en una lista, que puede ser por ejemplo descargada en un archivo de Excel. Además, la salida se puede visualizar gráficamente.

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La pantalla de entrada para crear un reporte estándar se divide en varias áreas. En el área período, se puede elegir el período sobre la cual el reporte debe ser generado. En el área de selección, los reportes se pueden limitar a determinados empleados o unidades organizativas. Con la ayuda de selecciones del programa, el registro se puede limitar a resultados específicos de las áreas. Finalmente, se puede elegir el formato de salida del reporte.

Personnel Controlling - Manager‘s Desktop

El Escritorio del Gerente (Manager´s Desktop - MDT) está dirigido a gerentes, pero también puede aplicarse a otros ejecutivos de una organización. Dentro del MST, los reportes también se crean sobre la base de la estructura organizativa. Además de la función de reportes, el usuario puede acceder a transacciones de otros componentes del módulo HCM a través del MDT. Por ejemplo, se puede introducir en el sistema decisiones 22


respecto al reclutamiento de personal mediante el MDT. Con esto, el gerente no tiene que acceder a transacciones individuales a través del menú de Acceso Fácil, sino que sólo necesita e el MDT. El MDT comprende categorías temáticas, como empleados, organización, costos y planificación, etc. Para cada categoría temática hay una lista de funciones en el que las diferentes funcionalidades de SAP pueden ser proporcionadas para las respectivas categorías temáticas, entre otros, los informes de control del personal. Las categorías temáticas y las listas de funciones se pueden adaptar y modificar de acuerdo a las necesidades individuales a través de la personalización.

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4. Manual Del Alumno Sap - Unidad de Aprendizaje IV

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