KERANGKA ACUAN MEMPEROLEH UMPAN BALIK PELAKSANAAN PROGRAM PUSKESMAS
I. PENDAHULUAN Puskesmas merupakan pusat pengembangan kesehatan masyarakat yang juga membina peran serta masyarakat disamping memberikan pelayanan secara menyeluruh dan terpadu kepada masyarakat di wilayah kerjanya dalam bentuk kegiatan pokok. Dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dan sasaran program diperlukan umpan balik dari masyarakat dan sasaran program untuk melakukan penyesuaian dan perbaikan-perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan program. Untuk mendapatkan umpan balik terhadap pelaksanaan program adalah dengan cara pengumpulan informasi dalam rangka mengetahui harapan masyarakat. Cara yang dilakukan untuk mengumpulkan informasi umpan balik masyarakat adalah melalui kotak saran, survei kepuasan pelayanan dengan kuesioner sebagai panduan wawancara, informasi secara langsung dari masyarakat melalui pembicaraan serta pertemuan lintas sektor. Umpan balik, pembahasan dan tindak lanjut terhadap masyarakat dilaksanakan oleh Koordinator UKM dan Tim pengaduan dalam hal ini ditunjuk oleh Kepala Puskesmas. Pengambilan informasi umpan balik dilaksanakan setiap hari kerja melalui kotak saran/aduan, pembicaraan langsung, SMS, sedangkan survey kepuasan dilakukan per 6 bulan, melalui kuesioner.
II. LATAR BELAKANG Umpan balik masyarakat atau sasaran program Puskesmas sangat penting karena dengan umpan balik ini Puskesmas dapat menilai kegiatan-kegiatan program yang dilaksanakan
itu telah berhasil atau belum sesuai dengan kebutuhan dan harapan
masyarakat atau sasaran program. Umpan balik masyarakat atau sasaran program dapat menjadi acuan untuk menentukan program yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan masyarakat/sasaran program serta meningkatkan mutu pelayanan Puskesmas setelah dilakukan perbaikan-perbaikan atas ketidaksesuaian/kekurangan selama proses kegiatan berlangsung.
III. TUJUAN A. Tujuan Umum
Mendapatkan
umpan
balik
masyarakat/sasaran
program
terhadap
program
Puskesmas B. Tujuan Khusus 1. Dapat berkomunikasi dengan masyarakat/sasaran program dengan efektif tentang 2.
kegiatan program Dapat memberikan tanggapan langsung/tidak langsung pada masyarakat atas
3.
umpan balik yang diberikan Dapat memperbaiki proses yang belum sesuai dengan kebutuhan dan harapan
4.
masyarakat Mengetahui program yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan masyarakat untuk waktu selanjutnya
IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN Pembahasan atau pertemuan konsultatif dengan tokoh masyarakat, kelompok masyarakat dan sasaran kegiatan melalui forum komunikasi baik di tingkat kelurahan, pertemuan kader maupun tingkat kecamatan tentang pelaksanaan kegiatan UKM Puskesmas.
V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN 1. Koordinator program menerima umpan balik dari masyarakat/sasaran program 2. Koordinator mencatat dalam buku rekapan umpan balik kegiatan program 3. Koordinator progam melakukan konsultasi dengan kepala puskesmas berkaitan dengan umpan balik yang didapat dari masyarakat/sasaran program 4. Koordinator program bersama kepala puskesmas membuat rencana tindak lanjut atas umpan balik yang didapat dari masyarakat/sasaran program 5. Hasil pembahasan umpan balik ditulis pada buku konsultasi 6. Koordinator program menyampaikan kepada masyarakat/sasaran program berkaitan dengan rencana tindak lanjut atas umpan balik kegiatan yang diberikan oleh masyarakat/sasaran program 7. Hasil dari tindakan perbaikan adalah perbaikan kinerja dan hasil (out put) sesuai dengan kebutuhan pelanggan
VI. SASARAN Tokoh masyarakat, kelompok masyarakat, dan atau individu sasaran program
VII. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN No.
Kegiatan Pokok
Sasaran Umum
Rincian Kegiatan
Sasaran
Cara Melaksanakan Kegiatan
A.
Penerimaan
Umpan balik
Menerima umpan
Tercatat semua
Mencatat dalam
umpan balik
dari
balik dari
umpan balik
buku rekapan
kegiatan program
masyarakat
masyarakat dana
kegiatan
umpan balik
dan atau
tau sasaran
program
sasaran
kegiatan program
kegiatan B.
program Umpan balik Mengkonsultasikan
Pembahasan umpan
balik kegiatan
kegitan program
umpan
Umpan
balik Umpan
balik kegiatan
balik
kegiatan program
program
kegiatan
program program sudah yg sudah tercatat
telah
kepada
dibahas
puskesmas
pada
Melakukan
puskesmas puskesmas Umpan balik Pembahasan
pembahasan
kegiatan
kepala dikonsultasikan
bersama
dikonsulltasikan
kepala pada
kepala
bersama
kepala
kepala program sudah puskesmas
puskesmas
dibahas bersama kepala puskesmas hasil Hasil
Pencatatan pembahasan
pembahasan
umpan balik
umpan
Rencana
Tindak Tersusunnya
Lanjut
Umpan Rencana
balik Program
Menyusun RTL
RTL
semua
hasil
diskusi
balik bersama
dicatat C.
Mencatat
kepala
puskesmas
pada
buku konsultasi sudah RTL
tersusun
didokumentasikan
Kegiatan Tindak Lanjut Umpan balik Menginformasikan RTL
RTL
sudah RTL
kepada tersampaikan
diinformasikan
masyarakat/sasaran
dalam pertemuan
program
bersama
kader,
TOMA,
TOGA
maupun
sasaran
kegiatan program
VIII.
EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN Evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan memperoleh umpan balik kegiatan program dilakukan setiap bulan, dengan pelaporan hasil-hasil yang dicapai pada bulan terseebut.
IX.
PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN
1. 2. Pelaporan 3. Evaluasi
Pencatatan
: Hasil perolehan umpan balik dicatat dalam buku
rekapan umpan balik kegiatan program : dilakukan tim program setiap bulan : kegiatan dilakukan dilakukan 1 tahun sekali oleh Kepala Puskesmas