I.
PENDAHULUAN Dalam rangka penyelenggaraan kegiatan program dan pelayanan di Puskesmas perlu dibentuk sistem pengendalian dokumen di Puskesmas Buntu Batu agar memudahkan di dalam pengelolaan, penyimpanan, dan pencarian untuk diberlakukan pelaksanaannya. Prosedur pengendalian dokumen di Peskesmas harus ditetapkan oleh Kepala Puskesmas yang dijadikan acuan oleh seluruh unit di Puskesmas.
II.
DEFINISI Pengendalian dokumen adalah sitem pengelolaan dokuman /surat menyurat, yang meliputi sistem penomoran maupun penyimpanan penyimpanan dokumen puskesmas, baik dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi puskesmas. puskesmas. Rekam implementasi adalah dokumen yang menjadi bukti objektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang di capai di dalam kegiatan puskesmas/FKTP dalam melaksanakan regulasi internal internal atau kegiatan yang di rencanakan.
III.
TUJUAN Tujuan pengendalian dokumen adalah terkendalinya kerahasiaan dokumen, proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen.
IV.
RUANG LINGKUP Pengelolaan dokumen meliputi penyimpanan dokumen perkantoran, dokumen akreditasi puskesmas, puskesmas, dokumen eksternal, dokumen internal , arsip aktif, arsip inaktif, master dokumen, kelompok dokumen, dokumen dikendalikan, dokumen tidak dikendalikan dan dokumen kadaluwarsa. kadaluwarsa. 1.
Dokumen eksternal Adalah dokumen yang diterbitkan oleh pihak eksternal (diluar puskesmas): seperti buku, peraturan standar,surat keputusan/kebijakan yang merupakan acuan/referensi.
2. Dokumen internal Adalah dokumen yang diterbitkan secara internal puskesmas antara lain : pedoman dan prosedur kerja, instruksi kerja, formulir, dan lain-lain. 3. Arsip aktif Adalah dokumen yang yang frekuensi pemakaiannya pemakaiannya masih tinggi /masih /masih di pakai di dalam kegiatan dan masih di simpan di unit-unit pelayanan. 4. Arsip inaktif Adalah dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah rendah/sudah tidak dipakai , untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah mati atau sudah pindah.
5. Master dokumen Adalah dokumen akreditasi yang telah lengkap , telah dinomori, disahkan dan di tanda tangani tangani namun belum dibubuhi dibubuhi cap puskesmas. puskesmas. 6. Kelompok dokumen Adalah kelompok jenis-jenis jenis-jenis dokumen/rekaman dokumen/rekaman (contoh kelompok SOP dan SK). SK). 7. Dokumen dikendalikan Adalah dokumen mutu yang jika terjadi perubahan(revisi), maka penanggung jawab Mutu bertanggung bertanggung jawab menarik menarik seluruh dokumen dokumen mutu yang telah telah beredar( revisi lama)dan mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru. 8. Dokumen tidak dikendalikan Adalah dokumen mutu yang jika terjadi perubahan maka penanggung jawab mutu tidak bertanggung jawab jawab untuk menarik menarik semua dokumen dokumen yang telah telah beredar dan tidak harus mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru. 9. Dokumen kadaluwarsa Adalah dokumen mutu master revisi lama yang sudah tidak berlaku lagi karena telah diperbarui dengan dokumen mutu revisi baru. Dokumen-dokumen seperti Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja , Kebijakan dan dokumen eksternal tertentu yang di butuhkan Puskesmas Buntu Batu, harus dikendalikan dengan menggunakan : 1.
Cap dengan tulisan “TERKENDALI” untuk dokumen mutu copy/salinan resmi yang di kendalikan lalu di beri “NOMOR” pada nomor salinan yang sesuai dengan
daftar distribusi. 2. Cap dengan tulisan “TIDAK TERKENDALI” untuk dokumen mutu yang tidak dikendalikan. 3. Cap dengan tulisan “KADALUWARSA” dengan tulisan untuk dokumen mutu asli yang kadaluarsa . V.
PROSEDUR PELAKSANAAN Prosedur pelaksanaan pelaksanaan dokumen dilakukan dengan menerapkan menerapkan hal-hal sebagai berikut : A.
Pengkodeaan dokumen kelompok pelayanan : 1.
Administrasi dan manajemen mutu puskesmas puskesmas dengan dengan kode : A
2.
Pelayanan upaya kesehatan masyarakat dengan kode : B
3.
Pelayanan upaya kesehatan perseorangan dengan kode : C
4.
Surat keputusan disingkat SK
5.
Standar Operasional Prosedur disingkat SOP
6.
Kerangka Acuan disingkat KA
7.
Pedoman manual Mutu disingkat PMM
8.
Pedoman kerja disingkat PK
9.
Dokumen Eksternal disingkat DEK
10.
Mutu dan keselamatan pasien disingkat MKP
11.
Perencanaan Perencanaan tingkat puskesmas disingkat PTP
12.
Penilaian kinerja puskesmas puskesmas disingkat PKP
13.
Rekam medik disingkta RM
14.
Daftar tilik disingkat DT
