PANDUAN PENENDALIAN DOKUMEN KEBIJAKAN DAN SOP
BAB I DEFINISI Doku Dokume men n yang yangd dimak imaksu sud ddala dalamp mpro rose sed durin urinia iada dala lah hsem semuado uadoku kum men terkaitdengansistemmanajemenmutu digunakansebagaiacuandalamkegiatanpengendalianmutu. 1.
$.
(.
*.
-.
/.
.
yang ang yang
engendalian Do Dokumen Adala Adalah h kegi kegiat atan an peng pengel elol olaan aan dan dan peng pengen enda dali lian an doku dokume men! n!do doku kume men n siste sistem m manajemen mutu yang mencakup pembuatan" distribusi" penggunaan" perubahan dengan mengikuti ketentuan#metode yang diatur dalam prosedur ini. Dokumen Di Dikendalikan Dokumendengan status DI%ENDA&I%AN adalahbah'adokumenacuankerjatersebut di!up! date#diperbaruisecaraberkalasesuaiperubahan!perubahan yang terjadiselamapemakaiannya. Doku Dokume men n )idak idak Diken ikend dalik alikan an Dokumendengan status )IDA% DI%ENDA&I%AN adalahbah'adokumentersebutsejakditerbitkantidak di!up! date#diperbaruidankarenanyatidakdiperuntukansebagaiacuankerja. Dokumen )idak Berla rlaku Dokumendengan status %ADA&+A,SA artinyaadalahbah'adokumentersebutsudahtidakberlakulagidanselanjutnyadiperlaku kansebagaiarsip. edomanlutu anual anual utuad utuadalah alahdok dokume umensi nsistem stemman manajem ajemenm enmutu utu yang yang memuat memuatket ketent entuan uan!! ketentuan ketentuan # persyaratan!p persyaratan!persyara ersyaratan tan # kebijakan!ke kebijakan!kebijak bijakan an yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional organisasi. rosedur %erja rosedur %erja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang mengat mengatur# ur#men mengko gkoord ordina inasika sikan n kegiat kegiatan# an#pro proses ses secara secara lintas lintas 0ungsi 0ungsi agar agar dicapa dicapaii sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan rogram e endukung rogram pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jad'al kegiatan yang memuat rencana akti2itas untuk mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu.
BAB II ,+AN3 &IN3%+ BAB III )A)A &A%SANA (. PENETAPAN JENIS DOKUMEN
Setelah disahkan" sekretariat IS5 memberi nomor dokumen yang terdiri dari * bagian4 -.1 enomoran anual mutu" prosedur kerja dan instruksi kerja Bagian I
menunjukkan jenis dokumen untuk manual mutu
%
untukprosedurkerja
F5, untukFormulir yang digunakan Bagian II menunjukkan unit membuatdokumenmenunjukkannomorurutpenerbitandokumen" menunjukkantahunpenerbitandengan $ digit 9ontoh penomoran dokumen4 %# B3#<<1# < Artinya 4 %4 :enis dokumen rosedur %erja B34 B 3igi <<1 nomor urut dokumen < tahun $<<
-.$enomoran 0ormulir 9ontoh 4 F5, #B3# <<1# < Form menunjukkan jenis dokumen Artinya 4 :enis dokumen Formulir B3 4 B 3igi <<1 nomor urut dokumen < tahun $<<
dengan
(
yang digit
6. PENERBITAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN
/.1 Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari %epala uskesmas /.$ Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat IS5 dan , kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti enerimaan Dokumen. /.( /.( Sekretariat bertanggung ja'ab menyimpan dokumen sah memelihara Da0tar Induk rosedur %erja" Instruksi %erja dan Formulir yang ada pada Bagian"Sub Bag" Bidang atau Seksi /.* /.* +ntuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap =)E,%ENDA&I> dengan persetujuan ,. 7. RE9ISI DOKUMEN
Suatudokumendapatdire2isidengan tata cara4 emohon re2isi mengisi 0ormulir usulan re2isi kepada %epala uskesmas ermintaan re2isi disetujui pejabat yang ber'enang ,e2isidicatatdalamrekamanhistorisperubahan pada tiapdokumen :. PENERBITAN ULAN DOKUMEN
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika4 )erjadi perubahan sistem mutu Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas Bila terjadi penerbitan ulang" dokumen lama ditarik ). PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN
, menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan 0ormulir bukti penarikan dokumen Salinan dokumen yang sudah ditarik" dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam 0ormulir berita acara pemusnahan dokumen Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap ? )A% )E,%ENDA&I@ " dan disimpan , sebagai arsip Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh ,.
(&. PENINJAUAN ULAN DOKUMEN
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali
((. PENENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL
%oordinator +nit#emegang program mengidenti0ikasi dan mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan 0ormulir da0tar dokumen eksternal Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan" , menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam 0ormulir da0tar dokumen eksternal