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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0

Agosto de 2010 CANAL 13


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0

Contenido INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................4 1.

MAPA DE PROCESOS ...................................................................................................... 5

2.

PRESENTACIÓN ...............................................................................................................6 2.1

3.

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS .......................................................................6

2.1.1

PROCESOS ESTRATÉGICOS .............................................................................6

2.1.2

PROCESOS MISIONALES..................................................................................6

2.1.3

PROCESOS DE APOYO .....................................................................................6

2.1.4

PROCESOS DE EVALUACIÓN Y MEJORA .........................................................6

PROCESOS ESTRATÉGICOS ............................................................................................ 7 3.1

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA (PE –PE) ..................................................................... 7

3.1.1 PROCEDIMIENTOS PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ..................................................9 4.

PROCESOS MISIONALES ............................................................................................... 14 4.1

GESTIÓN DE PRODUCCIÓN (PM-GPD) .................................................................. 14

4.1.1 PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DE PRODUCCIÓN .................................................. 17 4.2

GESTIÓN DE PROGRAMACIÓN (PM- GPG) ............................................................22

4.2.1 4.3

GESTIÓN TÉCNICA (PM- GT) .................................................................................. 31

4.3.1 4.4

PROCEDIMIENTOS GESTIÓN TÉCNICA.......................................................... 33 GESTIÓN DE COMUNICACIONES (PM – GC) .......................................................... 35

4.4.1 4.5

PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DE PROGRAMACIÓN ......................................24

PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DE COMUNICACIONES ................................... 37

GESTIÓN COMERCIAL Y DE MERCADEO (PM – GCM) ........................................... 41

3.5.1 PROCEDIMIENTOS GESTIÓN COMERCIAL Y DE MERCADEO .............................. 43 5.

PROCESOS DE APOYO .................................................................................................. 50 5.1 5.1.1 5.2 5.2.1 5.3 5.3.1 5.4 5.4.1

ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO (PA-ARH) ........................................ 50 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO ................. 52 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO (PA –GTH)...................................................... 56 PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ................................ 58 GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS ........................................... 65 PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y TECNOÓGICOS ..... 67 GESTIÓN FINANCIERA (PA-GF) .............................................................................. 77 PROCEDIMIENTOS GESTIÓN FINANCIERA ....................................................80

Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es copia No Controlada-La versión vigente reposará en la carpeta de Calidad de Canal 13

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 5.5


GESTIÓN JURÍDICA (PA – GJ) .................................................................................90

5.5.1

PROCEDIMIENTOS GESTIÓN JURÍDICA .........................................................92

5.6 GESTIÓN DOCUMENTAL .............................................................................................94 5.6.1 PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DOCUMENTAL .......................................................96 6.

PROCESOS DE EVALUACIÓN Y MEJORA .................................................................... 105 6.1

MEJORAMIENTO CONTINUO (PE – MC) .............................................................. 105

6.1.1 6.2

PROCEDIMIENTOS MEJORAMIENTO CONTINUO ....................................... 108 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO ........................................................................... 116

6.2.1 7.

PROCEDIMIENTOS EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO .................................... 118

ANEXOS ....................................................................................................................... 122 7.1

ANEXOS PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ................................................................ 123

7.2

ANEXOS GESTIÓN DE PRODUCCIÓN .................................................................. 125

7.2 ANEXOS GESTIÓN DE PROGRAMACIÓN .................................................................. 132 7.3 ANEXOS GESTIÓN TÉCNICA ...................................................................................... 144 7.4 ANEXOS GESTIÓN DE COMUNICACIONES ............................................................... 148 7.5 ANEXOS GESTIÓN DE COMERCIALIZACIÓN Y MERCADEO...................................... 153 7.6 ANEXOS ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO ............................................. 167 7.7 ANEXOS GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ............................................................ 169 7.8 ANEXOS GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS ................................ 194 7.9 ANEXOS GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................................ 207 7.10 ANEXOS MEJORAMIENTO CONTINUO.................................................................... 210 7.11 ANEXOS EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ...............................................................228


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INTRODUCCIÓN El presente manual obedece a la necesidad de contar con procesos y procedimientos adecuados, que se ajusten a las necesidades de la organización, y que adicionalmente faciliten el desarrollo de las diferentes tareas, procesos y trámites.

Es el interés de la organización prestar un servicio eficiente a la comunidad, responder rápida y eficazmente, y por supuesto manteniendo altos niveles de calidad y de control sobre los procesos y los procedimientos. Todo esto enmarcado en el principio de inercia, el cual contempla que la mejor solución es la más sencilla, por ende se evitará al máximo la burocratización de los procesos y trámites, partiendo de los altos niveles de autonomía y las calidades de las personas a cargo de las diferentes funciones.

Así mismo, se destaca que en Canal 13, se cuenta con personal vinculado a la organización a través de diversos modelos de contratación, es así como este manual aplica para todos ellos, independientemente del modelo contractual bajo el cual se encuentren vinculados a la organización. Finalmente es importante tener presente que este manual estará sujeto a constante revisión, actualización y modificación, para garantizar que se ajuste a las necesidades de Canal 13.


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1. MAPA DE PROCESOS

2. PRESENTACIÓN El presente manual identifica 14 procesos en la operación de Canal 13, los cuales están ligados a las diferentes áreas y resumen toda la operación del canal. Varios de estos procesos incluyen procedimientos, los cuales resumen de manera más específica la forma de realizar una determinada labor, tarea, función o trámite. En términos generales, el manual ilustra los pasos que deben seguirse en el momento de desarrollar una tarea específica, para garantizar la calidad y el control de la misma. Adicionalmente, incluye los formatos que deben ser diligenciados y que son de gran importancia para el correcto desarrollo de cada uno de los procesos.

2.1 CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS Los procesos se definen como el “conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados”1 Los procesos están clasificados en cuatro grandes grupos: Estratégicos, Misionales, Apoyo y Evaluación y Mejora. El Departamento Administrativo de la Función Pública define cada uno de estos procesos de la siguiente manera: 2.1.1 PROCESOS ESTRATÉGICOS Incluye los procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, y en general, la orientación global de la empresa. 2.1.2 PROCESOS MISIONALES Son aquellos procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. 2.1.3 PROCESOS DE APOYO Incluye aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de evaluación y mejora. 2.1.4 PROCESOS DE EVALUACIÓN Y MEJORA Incluye los procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis de desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia.

1

Departamento Administrativo de la Función Pública. Guía de Diseño, Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad bajo la norma de calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000-2004. Página 11, 2007.



3. PROCESOS ESTRATÉGICOS 3.1 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA (PE –PE) NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROCESO: ALCANCE: RESPONSABLE: Proveedores

INTERNOS • Gestión Técnica (PMGT) • Gestión de Producción (PMGPD) • Gestión Comercial y de Mercadeo (PMGCM) • Gestión de Programación (PMGPG) • Gestión de Comunicaciones (PMGC) • Administración del Recurso Humano (PA-ARH) • Gestión de recursos físicos y tecnológicos (PA-GR) • Gestión del Talento Humano (PA-GTH) • Gestión Jurídica (PAGJ) • Gestión financiera (PA-GF) • Evaluación de desempeño (PE-ED) • Mejoramiento Continuo (PE-MC) • Gestión documental (PA-GD)

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Código: PES-PE Orientar y coordinar la planeación general de la entidad, y asesorar la planeación de las diferentes áreas y procesos. El proceso abarca las actividades comprendidas entre el análisis estratégico externo e interno, hasta el seguimiento de la ejecución de los planes propuestos Asesor de Planeación Entradas

• Necesidades requisitos • Propuestas • Planes y proyectos • Resultados • Indicadores

Actividades

y

• Realizar un análisis estratégico tanto externo como interno de la organización • Revisar los resultados de los planes y proyectos planteados por las diferentes áreas • Apoyar y coordinar la construcción del plan estratégico de la organización • Asesorar a las diferentes áreas en la construcción de los planes de acción o de mejoramiento. • Realizar un seguimiento al cumplimiento de los planes por medio de los indicadores diseñados en cada uno de ellos. • Coordinar las reuniones de análisis y seguimiento al plan estratégico. • Coordinar y apoyar las revisiones y modificaciones a los planes.

Salidas

Clientes

• Plan estratégico de la organización. • Planes de acción/mejoramiento por área • Resultados de los indicadores • Informes.

• Gestión Técnica (PM-GT) • Gestión de Producción (PM-GPD) • Gestión Comercial y de Mercadeo (PM-GCM) • Gestión de Programació n (PM-GPG) • Gestión de Comunicacio nes (PM-GC) • Administraci ón del Recurso Humano (PA-ARH) • Gestión de recursos físicos y tecnológicos (PA-GR) • Gestión del Talento Humano (PA-GTH) • Gestión Jurídica (PAGJ) • Gestión financiera (PA-GF) • Evaluación de desempeño (PE-ED)


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MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 • Mejoramient o Continuo (PE-MC) • Gestión documental (PA-GD)

EXTERNOS • Canales de televisión • Industria de telecomunicaciones. • Anunciantes • Empresas de desarrollo de tecnología RECURSOS

HUMANOS

• Políticas en materia de televisión. • Exigencias del mercado • Desarrollos tecnológicos

DOCUMENTOS ASOCIADOS INTERN OS

EXTERNOS

REQUISITOS APLICABLES NORMA NTC-GP 10002004 4.1, 4.2, 5.1, 5.4, 5.6, 7.1, 7.3, 7.6, 8.1, 8.2, 8.4, 8.5,

Ninguno

NOMBRE

FÓRMULA

Seguimiento al plan estratégico

Evaluaciones de seguimiento realizadas/ evaluaciones propuestas

Seguimiento a los planes de acción/mejoramie nto por áreas

Evaluaciones de seguimiento realizadas/ evaluaciones propuestas

Proyectos y programas

Acciones, planes, proyectos, programas que cuentan con proyectos elaborados de respaldo/ acciones planes, proyectos, programas que se llevan a cabo en el canal

ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE Ninguno

Plan Estratégi co

Acuerdos, resoluciones , etc. CNTV

ORGANIZACIONALE S AMBIENTE DE TRABAJO • Iluminación • Ventilación

Ninguno

• Anunciantes • Empresas de desarrollo de tecnología

INDICADORES

LEGALES Y REGLAMENTARIOS

• Personal con conocimiento de planeación estratégica. • Personal comprometido con la planeación de la organización

INFRAESTRUCTURA • Computadores con Windows, y Office. • Intranet • Gestor de proyectos

• Plan estratégico de la organización

Riesgos: • Incumplimiento en las metas y planes propuestos • Asesoría inadecuada a los funcionarios sobre la formulación, ejecución y seguimiento a los proyectos en el marco Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es copia No Controlada-La versión vigente reposará en la carpeta de Calidad de Canal 13

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 •


de los planes y políticas generales del Canal Rigidez en la planeación estratégica de la organización

Ver Mapa de riesgos

3.1.1 PROCEDIMIENTOS PLANEACIÓN ESTRATÉGICA CANAL REGIONAL DE Procedimiento: Código: PES-PE1 TELEVISIÓN TEVEANDINA ELABORACIÓN DEL PLAN Versión: 3.0 LTDA. ESTRATÉGICO Proceso : Páginas: 1 CANAL 13 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 1. OBJETIVO: Diseñar el plan estratégico de la organización y verificar su correcta ejecución, haciendo las adecuaciones que se consideren necesarias durante su ejecución 2. ALCANCE: El procedimiento abarca las actividades realizadas entre la evaluación del plan estratégico que finaliza, hasta la elaboración de adecuaciones al nuevo plan. 3. RESPONSABLE: Asesor de Planeación 4. DEFINICIONES: Macroproblema: Es el problema principal de la organización Problemas: Son aquellas dificultades, debilidades, o problemas más específicos que están generando o perpetuando la existencia del macroproblema. Vectores Descriptores de los Problemas (VDP): son los hechos que verificables que manifiestan un problema como tal, es decir que expresan los síntomas del problema y permite el monitoreo de la evolución del mismo. Nudos Críticos o Causas(NC): tienen un alto impacto en el VDP y son el centro práctico de la acción, es decir, que se debe actuar sobre ellos para mudar el VPD del problema y que ese cambio sea suficiente para lograr los objetivos propuestos. Vectores Descriptores de los Nudos Críticos (VDNC): Son las manifestaciones principales de las causas del problema. Objetivos: Son los resultados que se espera alcanzar. Operaciones, Demandas de Operaciones: Son los proyectos que llevándose a cabo, producirán un cambio en los VDP y permitirán alcanzar los objetivos. Van enfocados a modificar los NC, es decir a producir cambios en éstos que a su vez permitan eliminar el problema. Indicadores: operacionalizan los eventos, y determinan la forma en que se va a evaluar el éxito de un proyecto. Metas: Traducen los objetivos a términos cuantificables, de manera que sean susceptibles de medición; dicha medición se hace a través de los indicadores. Seguimiento: Recolección regular y sistemática sobre la ejecución del plan, que sirve para actualizar y mejorar la planeación futura.


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Reunión de evaluación Asesor de Planeación global del plan estratégico que termina Diseño del nuevo plan Asesor de Planeación estratégico, partiendo del direccionamiento de la organización y con base en la metodología PES. Se debe realizar con el grupo directivo, el cual tiene representantes de todas las áreas Organización del Plan Asesor de Planeación estratégico diseñado en los formatos adecuados Socialización del plan Asesor de Planeación estratégico a todas las personas vinculadas a la entidad Puesta en marcha del plan Asesor de Planeación Asesor de Planeación Seguimiento a la ejecución del plan trimestralmente.


REGISTRO Informe de finalización del Plan estratégico

Punto de control Informe

Acta de la reunión. Plan Estratégico

Acta de la reunión

Plan estratégico

Plan estratégico

Ninguno

Socialización realizada

Ninguno Formatos de seguimiento

Plan en ejecución Formatos de seguimiento diligenciados Plan estratégico

Hacer adecuaciones de Asesor de Planeación Plan estratégico conformidad con el seguimiento 7. REGISTROS: Informe de cierre del Plan estratégico, Acta de reunión de elaboración del plan estratégico, Plan estratégico, Formatos de seguimiento. 8.ANEXOS: Formato de seguimiento de las operaciones (F. PE-ED2-2) Formato de seguimiento de los nudos críticos (F. PE-ED2-3)


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CANAL REGIONAL DE TELEVISIÓN TEVEANDINA LTDA.

Procedimiento: Código: PES-PE2 ELABORACIÓN PLANES DE Versión: 3.0 ACCIÓN CANAL 13 Proceso : Páginas: 1 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 1. OBJETIVO: Diseñar los planes de acción para cada área, de manera que se logren alanzar las metas propuestas en el plan estratégico 2. ALCANCE: El procedimiento abarca las actividades realizadas entre el análisis y revisión del plan estratégico hasta las modificaciones a los planes de acción. 3. RESPONSABLE: Asesor de Planeación 4. DEFINICIONES: Seguimiento: Recolección regular y sistemática sobre la ejecución del plan, que sirve para actualizar y mejorar la planeación futura. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Reunión con el equipo de trabajo Director de cada Acta de la reunión. Acta de la reunión para hacer la revisión del plan área estratégico, las metas y estrategias del área y determinar cuál va a ser el plan de trabajo del año, y cómo se van a alcanzar las metas propuestas Elaboración del plan de acción Director de cada Plan de acción Plan de acción por área en los formatos área adecuados Reunión de socialización con los Asesor de Acta de la reunión. Acta de la reunión miembros del equipo directivo. Planeación Asesor de Formato de seguimiento Formato de Seguimiento trimestral a los Planeación al plan de acción seguimiento al plan de planes de acción acción diligenciado Hacer modificaciones y Asesor de Plan de acción Plan de acción adecuaciones a los planes de Planeación acción de conformidad con el seguimiento y si se estima necesario. 7. REGISTROS: Informe de cierre del Plan estratégico, Acta de reunión de elaboración del plan estratégico, Plan estratégico, Formatos de seguimiento. 8.ANEXOS: Formato de cronograma de actividades por área (F. PE-ED2-1) Formato de seguimiento de las actividades (F. PE-ED2-4)


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Procedimiento: Código: PES-PE3 GESTIÓN DE RIESGOS Versión: 3.0 Proceso : Páginas: 1 CANAL 13 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 1. OBJETIVO: Minimizar el impacto y la posibilidad de ocurrencia de los riesgos al interior de la organización. 2. ALCANCE: El procedimiento abarca las actividades realizadas entre el análisis y revisión del plan de manejo de riesgo y la socialización de las modificaciones 3. RESPONSABLE: Profesional de Control Interno 4. DEFINICIONES: Riesgo: Posibilidad de ocurrencia de toda aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. Seguimiento: Recolección regular y sistemática sobre la ejecución del plan, que sirve para actualizar y mejorar la planeación futura. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Guía de Administración del Riesgo. Departamento Administrativo de la Función Pública, año 2006 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Revisar los mapas de riesgo y la Profesional de Informe Informe de diagnóstico y política de manejo de riesgo al Control Interno actualización del plan de menos 1 vez al año manejo de riesgos Adecuar los mapas de riesgo, Profesional de Informe Informe de diagnóstico y incluyendo los que han sido Control Interno actualización del plan de identificados manejo de riesgos Cada vez que se diseñe un nuevo Profesional de Ninguno Mapa de riesgos actualizado procedimiento, determinar sus Control Interno posibles riesgos, y de no estar cubiertos agregarlos a los mapas ya diseñados Si se identifica un nuevo riesgo, Director de área Ninguno Mapa de riesgos actualizado informar de él al profesional de Control Interno para que sea incluido en el mapa de riesgos. Profesional de Plan de manejo de Plan de manejo de riesgos Socializar el mapa de riesgos, y el Control Interno riesgos plan. Director de área 7. REGISTROS: Plan de manejo de riesgos, informe de diagnóstico y actualización. 8.ANEXOS: Ninguno


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Procedimiento: Código: PES-PE4 GESTIÓN DE PROGRAMAS Y Versión: 3.0 PROYECTOS CANAL 13 Proceso : Páginas: 1 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 1. OBJETIVO: Estructurar las acciones, actividades, proyectos, programas, iniciativas, etc., en proyectos claramente estructurados. 2. ALCANCE: El procedimiento abarca las actividades realizadas entre la identificación de una necesidad, iniciativa o posibilidad de mejora, hasta la evaluación final del proyecto 3. RESPONSABLE: Asesor de Planeación 4. DEFINICIONES: Proyecto: unidad operativa más pequeña que puede ser ejecutada independientemente, y consiste en una secuencia lógica de actividades y tareas destinadas a generar un producto (bien o servicio) Seguimiento: Recolección regular y sistemática sobre la ejecución del plan, que sirve para actualizar y mejorar la planeación futura. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Identificación de una necesidad, Director de área Ninguno Necesidad identificada requerimiento, acción de mejora, iniciativa, etc. Asesor de Proyecto o programa Proyecto o programa Diseño del proyecto Planeación elaborado Aprobación del proyecto o Gerencia Hoja de vida del Hoja de vida del proyecto programa Director de área proyecto diligenciada Director de área Ninguno Actividades cumplidas de Ejecución acuerdo al cronograma Seguimiento de acuerdo a los Asesor de Hoja de vida del Hoja de vida del proyecto indicadores planeación proyecto diligenciada Modificaciones al proyecto o Asesor de Hoja de vida del Hoja de vida del proyecto programa de acuerdo con los planeación proyecto diligenciada resultados del seguimiento Asesor de Informe de cierre del Informe de cierre del Evaluación final del proyecto planeación proyecto proyecto 7. REGISTROS: Proyecto, programa, hoja de vida del proyecto, Informe de cierre del proyecto 8.ANEXOS: Formato de proyecto (F.PES-PE4-1) Formato de hoja de vida del proyecto (F.PES-PE4-2)


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4. PROCESOS MISIONALES 4.1 GESTIÓN DE PRODUCCIÓN (PM-GPD) NOMBRE DEL PROCESO:

GESTIÓN DE PRODUCCIÓN CÓDIGO: PM-GPD Gestionar el manejo de los recursos de producción y emisión de la organización, así como OBJETIVO DEL PROYECTO: la producción de los contenidos propios del canal. El proceso cubre las actividades comprendidas entre la recepción de la solicitud de ALCANCE: recursos de producción hasta la supervisión del correcto uso de éstos o de la calidad en el alquiler de servicios. RESPONSABLE: Director de producción y programación Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes • Manual de Calidad • Recibir las solicitudes de • Gestión de INTERNOS recursos de producción. • Plan estratégico programación • Planeación Estratégica (PM-GPG) • Estrategia de • Asignar los recursos a los (PE-PE) diferentes programas comunicaciones de • Cuadro de • Gestión • Gestión de externa • Realizar cotizaciones y asignación de comunicacion programación (PMes (PM-GC) propuestas para clientes recursos. • Parrilla de GPG) externos que soliciten los programación. • Mejoramient • Gestión de servicios. o continuo • Solicitud de recursos de comunicaciones (PM(PE-MC) producción para • Coordinar los turnos de los GC) contratistas para garantizar comercialización • Gestión • Gestión comercial (PMel correcto funcionamiento Técnica (PM• Cuadro de solicitud de GCM) de los recursos. GT) recursos de producción. • Indicar las necesidades de recursos humanos y técnicos. • Elaborar los cuadros de programación de recursos. • Generar políticas que garanticen el óptimo • Empresas de funcionamiento de la EXTERNOS cualquier producción del canal. rama que • Empresas de cualquier • Solicitud de cotización, • Supervisar el buen uso de los • Cotización rama que deseen con las características deseen recursos por parte de los • Propuesta servicios de producción del servicio requerido. servicios de programas. audiovisual. producción • Garantizar la disponibilidad audiovisual. de los recursos a clientes y quienes lo han solicitado. • Supervisar el desarrollo de los contratos de alquiler de servicios para garantizar una óptima calidad y satisfacción del cliente. RECURSOS DOCUMENTOS REQUISITOS APLICABLES INDICADORES Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es copia No Controlada-La versión vigente reposará en la carpeta de Calidad de Canal 13

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HUMANOS • Personal capacitado para operar los equipos de producción (por outsourcing) • Director de producción y programación • Supervisor técnico y de producción. • Productores • Asistente de producción

INFRAESTRUCTURA • Computadores con Windows, y Office. • Equipos de producción (cámaras portátiles, móvil, salas de edición, salas de graficación, camionetas, estudio, master de producción)

AMBIENTE DE TRABAJO • Iluminación • Ventilación Aire acondicionado

ASOCIADOS INTERNO EXTERNOS S • Solicitud de cotización. • Manual de Calidad. • Plan estratég ico

MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 NORMA NTC-GP 1000-2004

NOMBRE

4.1, 5.1, 5.6, 6.1, 6.2, 6.3, 7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 7.6, 8.2, 8.3, 8.5, Audiencia Share Ibope

LEGALES REGLAMENTARIOS

Y

Ninguno

Calificación de calidad y contenidos de cada programa de acuerdo a una escala preestablecida en la estrategia de evaluación de la programación Productos de alta calidad: Evaluación de calidad de los productos Cumplimiento de las políticas de producción

ESPECIFICADOS CLIENTE

POR

EL

Ninguno

Evaluación permanente

Eficiencia en el uso de equipos ORGANIZACIONALES Resolución 031 del 10 de dic. De 2008 Políticas necesarias para el buen funcionamiento del dpto. de Producción.

Eficacia en el uso de equipos

FÓRMULA Promedio share trimestre anterior VS. Promedio share trimestre actual por programa Calificación trimestre anterior VS. Calificación trimestre actual

Productos de alta calidad/ total productos Productos que cumplen las políticas/ total de productos total de productos evaluados/ total de productos Puntuación dada por la evaluación de uso de recursos Puntuación dada por la evaluación de calidad de producción técnica de los programas

Riesgos: • Accidentes laborales por la necesidad del montaje del set e iluminación de los diferentes programas. Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es copia No Controlada-La versión vigente reposará en la carpeta de Calidad de Canal 13

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 • • • • • •


Ausencia de un operario a su lugar de trabajo (productores, editores, graficadores, operadores de master, camarógrafos, asistentes, sonidistas, y demás trabajadores del área de producción) Acceso irrestringido a las áreas de producción (emisión, master de producción, salas de edición). Niveles de luz deficiente en algunas áreas de producción. El exceso de trabajo y desorden en el mismo, puede generar resultados deficientes. Uso inadecuado de los recursos de producción Cercanía con los equipos genera carga estática en los trabajadores, lo cual produce estrés y algunos problemas físicos.

Ver Mapa de Riesgos.


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4.1.1 PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DE PRODUCCIÓN CANAL REGIONAL DE Procedimiento: TELEVISIÓN TEVEANDINA PRODUCCIÓN DE PROGRAMAS LTDA. Proceso GESTIÓN DE PRODUCCIÓN

Código: PM-GPD1 Versión: 3.0 Páginas: 1

CANAL 13 1. OBJETIVO: Realizar programas de televisión para emitir a través de la señal de Canal 13 2. ALCANCE: Este procedimiento abarca las actividades que se realizan entre la investigación del programa y la entrega del cassette para emisión. 3. RESPONSABLE: Dirección de producción y programación 4. DEFINICIONES: • Visualización: Proceso mediante el cual se ve la totalidad del material grabado y se selecciona el material que va a usarse en la edición. • Guión de edición: documento que contiene los tiempos del material que va a utilizarse, y que fue previamente visualizado. • Locación: Lugar donde se grabará un programa • Escaleta: Documento en el cual se organiza el programa, definiendo video, guión, apoyos, etc. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Director/ productor Ninguno Temática del capítulo del Investigación de programa programa definida Director/ productor Ninguno Guiones y/o escaletas Elaboración de guiones y/o escaleta de programa elaborados Director/ productor Ninguno Determinar locaciones Locaciones establecidas de programa Solicitud de Cuadros de Dirección de Solicitud de asignación de turnos de recursos de programación de cámara producción y portátil, estudio y edición. producción portátil, estudio y programación diligenciada edición Obtener materiales de producción Ninguno Director/ productor Materiales para (cintas para pregrabados, pilas, masking, de programa grabación completos luces, micrófonos, cámara, etc.) Director/ productor Ninguno Grabación realizada Grabación realizada de programa Visualización y elaboración de guion de Director/ productor Ninguno Material visualizado y edición de programa con tiempos Edición y musicalización (betacam Director/ productor Ninguno Programa editado master) de programa Registro de Casette entregado a la Entregar el casette para emisión en la Director/ productor recibido coordinación de coordinación de programación de programa programación 7. REGISTROS Cuadros de programación de cámara portátil, unidad móvil, estudio y edición Formato de solicitud de recursos de producción 8.ANEXOS: Formato de solicitud de recursos de producción (F.PM- GPD1-1)


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 CANAL REGIONAL DE TELEVISIÓN TEVEANDINA LTDA.

Procedimiento: ALQUILER DE SERVICIOS Proceso GESTIÓN DE PRODUCCIÓN

MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 Código: PM-GPD2 Versión: 3.0 Páginas: 2

CANAL 13 1. OBJETIVO: Prestar los servicios de producción con los que cuenta el canal, lo que incluye el alquiler de los diferentes equipos y servicios, y la producción completa de programas, eventos, especiales, etc. 2. ALCANCE: Este procedimiento abarca las actividades que se realizan entre la recepción de una solicitud por parte de un cliente, hasta la firma del contrato o la recepción de la orden de servicio. 3. RESPONSABLE: Dirección de producción y programación 4. DEFINICIONES: • Cotización: Documento que contiende la descripción de los servicios ofrecidos y el valor de los mismos. • Orden de servicio: Documento por medio del cual el cliente solicita al canal que preste el servicio cotizado. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Determinar cuáles son las Solicitud de Dirección de producción Necesidades del cliente necesidades del cliente frente al servicio y programación identificadas canal Determinar si el canal cuenta con la Ninguno Dirección de producción capacidad técnica, logística y Revisión técnica y programación operativa para prestar el servicio Evaluar la disponibilidad de tiempo Dirección de producción Ninguno Revisión de parrillas de del canal para prestar el servicio. y programación producción Elaborar una cotización y Dirección de producción Cotización Cotización entregada presentarla al cliente y programación Esclarecer con el cliente las Dirección de producción Ninguno Reunión con el cliente características del servicio. y programación En caso de ser necesario elaborar y Contrato ú Dirección de producción firmar un contrato. De lo contrario orden de Orden de servicio, o y programación solicitar al cliente una orden de servicio contrato firmado servicio. Formato Diligenciar en la red el formato de Dirección de producción prestación de “prestación de servicios de Formato completo y programación servicios de producción” producción Prestar el servicio de acuerdo a las Ninguno características ofrecidas, teniendo Dirección de producción Servicio prestado como base el procedimiento de y programación Administración de Recursos de Producción (PM-GPD3) Solicitar al cliente que diligencie la Dirección de producción Encuesta Encuesta debidamente encuesta de satisfacción (F.MC7-1) y programación archivada


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Solicitud de Enviar a Tesorería la solicitud de Asistente de Producción facturación facturación Facturar de acuerdo con la solicitud Coordinador de Factura de facturación. Tesorería y facturación 7. REGISTROS Cotización Orden de servicio o contrato Encuesta de satisfacción Factura Formato de prestación de servicios de producción Solicitud de facturación Encuesta de satisfacción del cliente 8.ANEXOS: Encuesta de satisfacción del cliente (F.PE-MC7-1) Formato de prestación de servicios de producción (F.PM-GPD2-1) Formato de solicitud de facturación (F.PM-GPD2-2)

Solicitud debidamente entregada en tesorería Factura elaborada


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CANAL 13


Procedimiento: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS DE PRODUCCIÓN Proceso GESTIÓN DE PRODUCCIÓN

Código: PM- GPD3 Versión: 3.0 Páginas: 2

1. OBJETIVO: Optimizar el uso de los recursos con los que cuenta el área de producción de acuerdo a las necesidades de los programas, del área de comercialización y a los requerimientos externos. 2. ALCANCE: Este procedimiento abarca las actividades que se realizan entre la recepción de solicitudes hasta la evaluación del uso de los recursos y la modificación de la cantidad asignada de los mismos. 3. RESPONSABLE: Dirección de producción y programación 4. DEFINICIONES: Ninguna 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE A principio de mes solicitar los recursos de producción (cámara, estudio, edición, camionetas) para • Director de programa. la correcta realización del programa • Productor Comercial. con niveles de calidad óptimos. Determinar los compromisos adquiridos con clientes que requieren el uso de recursos Elaborar el cuadro de estudio, camionetas, cámara portátil, salas de edición con base en las 2 actividades anteriores Pegar los cuadros en la cartelera, y una copia del cuadro de estudio en el master de producción

Dirección de producción y programación Dirección de producción y programación

REGISTRO Formato de solicitud de recursos

Ninguno

Cuadros de programación

Punto de control Necesidades y/o requerimientos de cada programa identificadas

Compromisos con clientes identificados

Cuadros elaborados

Ninguno Cuadros pegados y socializados

Dirección de producción y programación Ninguno

En caso de que se requiera algún cambio en la programación de los recursos, se debe presentar la solicitud en producción, quien evalúa si hay o no disponibilidad

Dirección de producción y programación

Hacer las correcciones en TODOS los cuadros

Dirección de producción y programación

Cambio evaluado

Cuadros de programación

Cuadros corregidos


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 Verificar que los programas y la producción comercial hayan usado adecuadamente los recursos asignados mensualmente

Director de Producción y programación

MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 Informe de uso de recursos por programa

Informe elaborado

Evaluar la calidad técnica de Informe de producción de los programas y el calidad técnica Director de producción y Informe elaborado nivel de satisfacción del cliente y de producción programación. entregar resultados a Control de los Interno y Planeación programas Modificar la cantidad de recursos Cuadros de Director de producción y asignados de acuerdo a la programación Cuadros elaborados programación. evaluación de su correcto uso para el mes siguiente. 7. REGISTROS Cuadros de programación de estudio, portátil, camionetas y salas de edición Formato de solicitud de recursos, Formato de Informe de utilización de recursos y calidad técnica de producción de los programas, Formato de cuadros de programación 8.ANEXOS Formato de cuadros de programación (F.PM-GPD3-1, F.PM-GPD3-2, F.PM-GPD3-3) Formato de solicitud de recursos de producción (F.PM- GPD1-1) Formato de Informe de utilización de recursos y calidad técnica de producción de los programas (F.PM-GPD34)


21



4.2 GESTIÓN DE PROGRAMACIÓN (PM- GPG) NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROYECTO:

ALCANCE: RESPONSABLE: Proveedores

GESTIÓN DE PROGRAMACIÓN Código: PM-GPG Gestionar los contenidos y la emisión de Canal 13 de acuerdo a las políticas y lineamientos establecidos por la alta dirección y buscando la obtención de audiencia. El proceso abarca las actividades que se realizan entre la aprobación de nuevos programas, hasta la evaluación de la parrilla de programación y sus contenidos. Director de producción y programación Entradas Actividades Salidas Clientes

INTERNOS • Planeación Estratégica (PE-PE) • Gestión de producción (PMGPD) • Gestión de comunicaciones (PMGC) • Gestión comercial (PM-GCM)

• Plan Estratégico • Cuadro de pauta • Cassettes para emisión •

EXTERNOS • Estudios audiencia EGM, TGI)

de (IBOPE,

• Encuestas • Retroalimentación de los televidentes

RECURSOS HUMANOS • Personal capacitado para operar los equipos de emisión (por outsourcing) • Director de

• Resultados de audiencia para canal 13 • Comentarios de los televidentes

DOCUMENTOS ASOCIADOS INTERNOS • Manual

EXTERNO S

• Diseñar la parrilla de programación. • Aprobar la realización de nuevos programas. • Definir los programas que ingresan y que salen de la parrilla • Realizar la evaluación de calidad de los programas • Organizar la continuidad del día, incluyendo la comercial. • Manejar el material de tráfico: Recibirlo, subirlo al servidor, emitirlo y archivarlo. • Revisar la calidad de los programas antes de su salida al aire • Supervisar le correcta emisión. • Realizar informe de emisión. • Elaborar los informes mensuales de emisión. • Realizar certificaciones de emisión. • Manejar el archivo audiovisual del canal.

REQUISITOS APLICABLES NORMA NTC-GP 1000-2004

de

calidad • Especificacione s técnicas de

4.1, 4.2, 5.1, 5.2, 5.3, 5.6, 7.1, 7.2, 7.5, 8.1, 8.2, 8.4, 8.5

• Parrilla de programaci ón • Estudio de audiencia • Programas nuevos aprobados

• Gestión de producción (PM-GPD) • Gestión de comunicacion es (PM-GC) • Mejoramient o continuo (PE-MC) • Gestión Técnica (PMGT)

• Emisión de programas • Emisión de pauta publicitaria

• Televidentes • Empresas que pautan

INDICADORES NOMBRE

FÓRMULA

Audiencia. *Share ibope *EGM *TGI

*promedio share del canal trimestre anterior VS. Promedio


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 producción y programación • Administrador de pauta • Asistente de producción y programación. • Control de emisión

calidad. • Evaluación de calidad de los programas


Ley 182 de 1995 Acuerdos resoluciones de CNTV.

y la

ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE

INFRAESTRUCTUR A • Computadores con Windows, y Office. • Equipos para emisión de televisión Equipos para verificar la calidad técnica de los programas.

AMBIENTE DE TRABAJO • Iluminación • Ventilación • Aire acondicionado

share del canal trimestre actual *audiencia EGM o TGI Actual, vs. Año anterior


• Información actualizada de la programación. • Parrilla coherente, con variedad de contenidos. • Programas de alta calidad. • Programación edu entretenida

ORGANIZACIONALE S Resolución 032 del 10 de dic. de 2008 Políticas necesarias para el buen funcionamiento del dpto.. de Programación

Calificación de calidad de la programación de acuerdo a una escala preestablecid a en la estrategia de evaluación de la programación Capacidad de reacción para mejorar la parrilla

Errores de emisión

Programas devueltos en tráfico por calidad deficiente

Calificación trimestre anterior VS. Calificación trimestre actual

promedio share Ibope del canal semana anterior VS. Promedio share del canal semana actual Número de errores mensuales en la emisión

Número de programas devueltos

Riesgos: • Emisión de comerciales sin vigencia • Emisión de programas de baja calidad técnica • El material a emitir no llega a tiempo o llega sobre el tiempo. • Daños en la emisión del canal por bloqueo de los equipos. Ver Mapa de Riesgos


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4.2.1 PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DE PROGRAMACIÓN CANAL REGIONAL DE Procedimiento: TELEVISIÓN TEVEANDINA ELABORACIÓN DE PARRILLA LTDA. Proceso : GESTIÓN DE PROGRAMACIÓN

Código: PM-GPG 1 Versión: 3.0 Páginas: 1

CANAL 13 1. OBJETIVO: Diseñar y organizar la parrilla de programación de Canal 13 2. ALCANCE: El procedimiento abarca desde la evaluación de la parrilla actual, hasta la evaluación y seguimiento de la parrilla 3. RESPONSABLE: Director de producción y programación 4. DEFINICIONES: • Parrilla de programación: tabla de 24 horas diarias que incluye la hora y día de la semana en la que se emitirá cada uno de los programas. • Comité de Programación: Comité encargado de realizar la evaluación de la parrilla de programación, de la competencia, necesidades, amenazas y oportunidades del mercado, para así emitir un concepto y tomar decisiones con respecto a los programas y la programación del canal. El comité está integrado por: Gerente, Director de producción y programación, Director comercial, Director de Comunicaciones, Asesor de Planeación, Supervisor técnico y de producción. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Revisión de la audiencia Dirección de producción Informe de promedio del canal y por y programación audiencia por programa. programa y por canales Revisión de las parrillas de los Dirección de producción Ninguno canales identificados como y programación competencia Revisión de las necesidades de Dirección de producción Ninguno clientes y televidentes y programación. Dirección Comercial

Punto de control Informe de audiencia presentado al comité

Parrillas revisadas

Acta de la reunión elaborada, la cual debe incluir: el informe de audiencia, la parrilla aprobada, y el resumen de lo sucedido en la reunión)

Análisis de la audiencia y la Dirección de producción Acta de la Acta de la reunión competencia y programación reunión de elaborada programación Diseño y aprobación de la Dirección de producción Parrilla de Parrilla de programación nueva parrilla y programación programación Socialización de la nueva Director parrilla a las áreas involucradas comunicaciones (Emisión, comercialización, directores de programa)

de Ninguno

Correos electrónicos enviados a las áreas y parrillas publicadas en la cartelera


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7. REGISTROS: Parrilla de programación, formato de informe de audiencia por programa y por canales, acta de reunión de programación. 8.ANEXOS: formato de informe de audiencia (F. PM-GPG1-1)


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Procedimiento: EVALUACIÓN DE PROGRAMACIÓN Proceso : GESTIÓN DE PROGRAMACIÓN

Código: PM-GPG2 Versión: 3.0 Páginas: 2

CANAL 13 1. OBJETIVO: hacer un seguimiento cercano a los programas del canal, para mejorar la calidad de los mismos 2. ALCANCE: El procedimiento abarca desde la evaluación de la evaluación de los programas que se encuentran al aire, hasta la socialización de las determinaciones tomadas 3. RESPONSABLE: Director de producción y programación 4. DEFINICIONES: • Parrilla de programación: tabla de 24 horas diarias que incluye la hora y día de la semana en la que se emitirá cada uno de los programas. • Comité de Evaluación: Comité encargado de realizar la evaluación de los programas que se encuentran actualmente al aire, y de las propuestas de programas, para emitir un concepto y permitir el mejoramiento de la calidad de la programación. El comité está integrado por: Gerente, Director de producción y programación, Director comercial, Director de Comunicaciones, Supervisor técnico y de producción. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Selección de los programas a Dirección de producción Ninguno Citación al comité de evaluar y fijar fecha del comité. y programación evaluación con la agenda respectiva enviada Revisión de la audiencia de Dirección de producción Informe de Informe de audiencia por cada programa. y programación audiencia por programa programa Revisión de la venta de pauta Dirección Comercial Informe de ventas Informe de ventas por de cada programa. por programa programa Revisión de los costos de cada Dirección de producción Informe de costos Informe de costos por programa y programación por programa programa Revisión de los errores, Dirección de producción Informe de Informe de coherencia problemas, actitudes, etc. del y programación coherencia con la con la organización programa frente a los aspectos organización técnicos, de producción, de pauta, políticas y directrices del canal. Revisión de un programa Dirección de producción Ninguno Programa visto por los elegido aleatoriamente en el y programación miembros del comité comité Elaboración de la evaluación de Dirección de producción Evaluación Evaluación diligenciada calidad del programa visto y programación diligenciada Consolidación de la evaluación Dirección de producción Matriz completa Matriz completa de la programación en la matriz y programación correspondiente Toma de decisiones con Dirección de producción Ninguno respecto a los programas y programación evaluados

Decisiones recomendaciones

y


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Elaboración del acta del comité Dirección de producción Acta del comité de evaluación y programación Elaboración de informe de Dirección de producción Informe evaluación por programa y programación evaluación

Acta del comité

de Informe de evaluación

Entrega de informes de Dirección de producción Formato de Formato de entrega de evaluación a directores de y programación entrega de informes de evaluación a programa informes de los directores de evaluación a los programa debidamente directores de diligenciados programa debidamente diligenciados 7. REGISTROS: Reporte de venta de pauta por programa, Reporte de audiencia por programa, Evaluación de calidad del programa, Acta del comité de evaluación, informe de evaluación por programa, formato de entrega de informes de evaluación a los directores de programa. 8.ANEXOS: Formato de informe de audiencia por programa (F. PM-GPG2-1) Formato de informe de ventas (F. PM-GPG2-2) Formato de informe de costos (F. PM-GPG2-3) Formato de informe de coherencia con la organización (F. PM-GPG2-4) Instrumento de evaluación de la calidad de la programación (F.PM- GPG2-5) Matriz de evaluación de la programación (F.PM- GPG2-6) Formato de informe de evaluación (F. PM-GPG2-7) Formato de entrega de informes (F. PM-GPG2-8)


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Procedimiento: EMISIÓN DE PROGRAMAS Proceso : GESTIÓN DE PROGRAMACIÓN


CANAL 13 1. OBJETIVO: 2. ALCANCE: El procedimiento abarca desde la evaluación de la parrilla actual, hasta la publicación de la nueva 3. RESPONSABLE: Director de producción y programación 4. DEFINICIONES: • Parrilla de programación: tabla de 24 horas diarias que incluye la hora y día de la semana en la que se emitirá cada uno de los programas. • Continuidad: Documento que contiene la programación a ser emitida durante toda el día, incluyendo comerciales con la hora exacta de emisión. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Revisión al inicio de la semana Administrador de Ninguno Continuidad elaborada de la continuidad de emisión programación de acuerdo a la parrilla de programación Verificar cambios en parrilla Administrador para eventos especiales emisión

de Ninguno

Continuidad actualizada

Enviar continuidad actualizada Administrador al master de emisión emisión

de Ninguno

Continuidad recibida en emisión

Llevar el material a ser emitido Coordinador al Master de emisión programación

de Ninguno

Material entregado

Subir el material al servidor de acuerdo con la continuidad, revisando la calidad del mismo. Emitir el programa Devolver el material a la coordinación de programación

Operador de emisión

Ninguno

Material en el servidor

Operador de emisión Operador de emisión

Ninguno Ninguno

Programa emitido Material entregado

Coordinador de Ninguno programación 7. REGISTROS: Registro de entrega de material 8.ANEXOS: Formato de registro de entrega de material (F.PM-GPG3-1) Archivar el material

Material archivado


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CANAL 13


Procedimiento: APROBACIÓN DE NUEVOS PROGRAMAS Proceso : GESTIÓN DE PROGRAMACIÓN


1. OBJETIVO: Seleccionar programas nuevos para que ingresen a la parrilla del canal, de acuerdo con las necesidades previamente identificadas. 2. ALCANCE: El procedimiento abarca desde la identificación de la necesidad de hacer programas nuevos, hasta la aprobación del programa que entrará a formar parte de la parrilla 3. RESPONSABLE: Director de producción y programación 4. DEFINICIONES: • Parrilla de programación: tabla de 24 horas diarias que incluye la hora y día de la semana en la que se emitirá cada uno de los programas. • Comité de programación: • Comité de Evaluación: Comité encargado de realizar la evaluación de los programas que se encuentran actualmente al aire, y de las propuestas de programas, para emitir un concepto y permitir el mejoramiento de la calidad de la programación. El comité está integrado por: Gerente, Director de producción y programación, Director comercial, Director de Comunicaciones, Supervisor técnico y de producción. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Identificación de la necesidad Comité de Acta comité de Acta comité de de realizar programas nuevos Programación programación programación Solicitar propuestas al área de Comité de Solicitud por escrito Solicitud por escrito del producción Programación del comité comité Dirección de producción Formato de relación Formato de relación de Presentación de las propuestas y programación de propuestas propuestas. Propuestas por escrito Selección de las propuestas Comité de Evaluación Acta comité de Acta comité de que están acordes con la evaluación evaluación estrategia de programación del canal Comité de Evaluación Ninguno Proyectos revisados Revisión de los proyectos Determinar la viabilidad de los Comité de Evaluación Formato de Formato de viabilidad proyectos viabilidad Comité de Evaluación Ninguno Reuniones realizadas Reunión con los proponentes Comité de Evaluación Formato de Formato de evaluación Recepción y evaluación del evaluación de de programas nuevos piloto programas nuevos Informe focus group Informe focus group Someter Piloto a Focus Group Comité de Evaluación Presentación de resultados de Comité de Evaluación Acta comité de Acta comité de evaluaciones del piloto y la evaluación evaluación propuesta Toma de decisión final Informar al proponente Dirección de producción Ninguno Reunión con el Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es copia No Controlada-La versión vigente reposará en la carpeta de Calidad de Canal 13

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 y programación Iniciar proceso de contratación, Dirección Jurídica y Ninguno vinculación o modificación del Administrativa contrato actual 7. REGISTROS: Acta comité de programación Solicitud por escrito del comité Formato de relación de propuestas Acta comité de evaluación Formato de viabilidad Formato de evaluación de programas nuevos Informe focus group 8.ANEXOS: Formato de relación de propuestas (F. PM-GPG4-1) Formato de evaluación de programas nuevos (F.PM-GPG4-2)

MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 proponente realizada


30



4.3 GESTIÓN TÉCNICA (PM- GT) NOMBRE DEL PROCESO:

GESTIÓN TÉCNICA Código: PM-GT Gestionar el correcto uso, mantenimiento y administración de los recursos técnicos de OBJETIVO DEL PROYECTO: producción de la entidad, así como los proyectos de actualización de los mismos. El proceso abarca las actividades realizadas entre el diseño de proyectos para adquisición ALCANCE: de equipos hasta el mantenimiento de los mismos RESPONSABLE: Coordinador Técnico Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes • Gestión de Internos • Proyecto de programación renovación • Planeación (PM-GPG) tecnológica Estratégica (PE-PE) • Gestión de • Solicitud de • Gestión de • Plan estratégico comunicacion compras de Producción (PM- • Solicitud de recursos es (PM-GC) materiales GPD) • Solicitud de mantenimiento • Diseñar planes y proyectos • Cronograma • Mejoramient • Gestión de y actualizaciones o continuo de actualización de Recursos Físicos y (PE-MC) tecnológica para televisión mantenimien Tecnológicos (PA• Gestión de enfocados en las to GR) Producción necesidades propias de la (PM-GPD) entidad. • Hacer entrega del inventario de equipos de producción a cada persona • Realizar el plan de mantenimiento a los equipos • Supervisar el buen manejo de los equipos • Coordinar la utilización de los equipos para producciones especiales. • Realizar el mantenimiento Externos • Empresas preventivo. • Proveedores de que • Cotizaciones • Dar solución o proponer tecnología • Órdenes de contraten los alternativas para los • Propuestas de nueva compra o de servicios de • Empresas problemas de índole tecnología servicio producción dedicadas al técnico relativos a los del canal mantenimiento de equipos de televisión que se equipos presenten en el canal. • Garantizar que los equipos tengan las condiciones adecuadas para su correcto funcionamiento.

RECURSOS

DOCUMENTOS

REQUISITOS APLICABLES

INDICADORES


31

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 ASOCIADOS INTERNOS EXTERNOS HUMANOS • Manual de • Cotizacione • Personal Calidad. s capacitado para • Plan • Propuestas operar los equipos de Estratégico comerciales producción (por • Plan de outsourcing) mantenimien • Coordinador to Técnico • Ingeniero (por outsourcing) INFRAESTRUCTUR A • Computadores con Windows, y Office. • Materiales para realizar mantenimiento y arreglo de equipos. • Espacio para almacenar los equipos en mantenimiento AMBIENTE DE TRABAJO • Iluminación • Ventilación Aire acondicionado

Riesgos: • • • • • •

MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 NORMA NTC-GP 1000-2004

NOMBRE

4.1, 5.1, 5.6, 6.1, 6.3, 7.1, 7.3, 7.4, 7.5. LEGALES REGLAMENTARIOS

Y

Capacidad tecnológica del canal.

Ninguno ESPECIFICADOS POR CLIENTE

EL

FÓRMULA Calificación (Excelente, bueno, regular, malo) de los diferentes procesos y áreas técnicas, que se obtiene de un informe semestral

Ninguno

ORGANIZACIONALES

Cumplimiento del plan de renovación y/o actualización tecnológica propuesto

Actividades ejecutadas/ actividades propuestas

Mantenimient o de equipos

Cumplimiento del plan de mantenimiento

Resolución 012 de 1998, Art. 2º, numerales A y B. Art. 9º. Numerales A y B.

Daño de los equipos de producción por cumplimiento de su vida útil. Daño en los computadores de las salas de edición. Descargas eléctricas a causa del clima que genere el daño de los equipos. Mal manejo de los equipos que genera el deterioro de los mismos. Mal funcionamiento en los sistemas de refrigeración. Los sistemas de transmición de la señal pueden salir del aire, sacando la señal del canal.

Ver Mapa de Riesgos


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 4.3.1


PROCEDIMIENTOS GESTIÓN TÉCNICA


Procedimiento: Código: PM-GT1 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Versión: 3.0 DE PRODUCCIÓN Proceso : Páginas: 1 CANAL 13 GESTIÓN TÉCNICA 1. OBJETIVO: Dar mantenimiento preventivo a la totalidad de equipos de producción de televisión del canal. 2. ALCANCE: El procedimiento incluye las actividades que se realizan entre la elaboración del cronograma de mantenimiento hasta el mantenimiento mismo. 3. RESPONSABLE: Coordinador Técnico 4. DEFINICIONES: Ninguna 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Coordinador Técnico Cronograma de Cronograma Elaborar la programación mantenimiento elaborado de mantenimientos al año De acuerdo a la Coordinador Técnico programación, informar quiénes y en qué fechas se realizarán los mantenimientos. Contratar el servicio de Coordinador Técnico mantenimiento que sea necesario. Coordinador Técnico Realizar el servicio de mantenimiento de acuerdo al cronograma

Ninguno

Empleados notificados

Ordenes de servicio

Servicio de mantenimiento contratado Formato de realización del mantenimiento diligenciado

Formato de realización de mantenimiento

Actualizar la hoja de vida Coordinador Técnico Hoja de vida del equipo Hoja de vida del del equipo equipo actualizada 7. REGISTROS: formato de cronograma de mantenimiento, órdenes de servicio y formato de realización de mantenimiento. 8.ANEXOS: Formato de cronograma de mantenimiento (F. PA-GR3-1) Formato de realización de mantenimiento (F. PA-GR3-2) Hoja de vida de equipos (F. PM-GT1-1)


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Procedimiento: ENTREGA DE TURNOS Proceso : GESTIÓN TÉCNICA

MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 Código: PM-GT2 Versión: 1.0 Páginas: 1

CANAL 13 1. OBJETIVO: Establecer la forma en la que se deben entregar los turnos de las áreas de producción, a saber: Salas de edición, máster de emisión, máster de producción, móvil, etc. 2. ALCANCE: El procedimiento incluye las actividades que se realizan entre la revisión del turno anterior, hasta la entrega del turno 3. RESPONSABLE: Coordinador Técnico 4. DEFINICIONES: Ninguna 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Recibir del operador que Coordinador Técnico Informe de entrega de Informe de entrega de sale de turno el informe del turno turno diligenciado estado en el que se entrega la sala Revisar que las condiciones Coordinador Técnico Ninguno Sala verificada en las que se recibe la sala, correspondan a lo reportado por el operador que salió de turno Realizar el turno en el Coordinador Técnico Ninguno Turno cumplido horario y con los requerimientos de calidad correspondientes. Informe de entrega de Informe de entrega de Diligenciar el formato de Coordinador Técnico entrega de turno, turno turno diligenciado reportando las novedades que se presentaron. Entregar la sala al operador Coordinador Técnico Sala entregada que ingresa. 7. REGISTROS: formato de entrega de turno 8.ANEXOS: Formato de informe de entrega de turno (F.PM-GT2-1)


34



4.4 GESTIÓN DE COMUNICACIONES (PM – GC) NOMBRE DEL PROCESO:

GESTIÓN DE COMUNICACIONES Código: PM-GC Gestionar de manera eficiente y eficaz las comunicaciones tanto internas como OBJETIVO DEL PROYECTO: externas del canal, así como el manejo de la marca y la información El proceso abarca las actividades realizadas entre el diseño de la estrategia de ALCANCE: comunicaciones hasta la revisión de la misma. RESPONSABLE: Supervisor de Comunicaciones y Sistemas Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes • Definir la estrategia • Mejoramient INTERNOS • Plan de medios

• Planeación Estratégica (PE-PE). • Gestión de programación (PMGPG). • Gestión del Talento Humano (PA-GTH)

EXTERNOS • Medios comunicación.

de

• Plan estratégico • Parrilla de programación • Políticas internas • Comunicaciones internas

• Espacios para difundir información del canal

la

de comunicaciones interna, externa y de manejo de marca del canal • Organizar un plan de medios • Establecer las políticas de manejo de imagen del canal. • Coordinar y aprobar la realización de las autopromociones del canal. • Autorizar la emisión y publicación de cualquier tipo de mensaje concerniente a Canal 13. • Administrar la página web de Canal 13. • Recibir y dar respuesta a las inquietudes que planteen los televidentes mediante la página web • Realizar encuestas e investigaciones • Coordinar la realización de concursos. • Hacer entrega de los premios a los ganadores de los concursos • Administrar la Intranet del canal • Evaluar la estrategia de comunicaciones y hacer las modificaciones

• Estrategia de comunicacione s • Promos • Imagen gráfica del canal

•

o continuo (PE-MC) • Gestión del Talento Humano (PA-GTH) •

• Información del canal en medios diferentes

• Televidentes


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 RECURSOS

HUMANOS


DOCUMENTOS ASOCIADOS

INTERNOS

EXTERNOS

• Director de comunicaciones. • Web master • Periodista • Asistente de comunicaciones • Graficadores

INFRAESTRUCTUR • Manual A

de Calidad • Artículos • Computadores con revista • Plan Windows, y Office. periódicos estratégico • Software de diseño • Manual de gráfico imagen • Software de administración de página web. • Estaciones gráficadoras

REQUISITOS APLICABLES NORMA NTC-GP 1000-2004 4.1, 5.1, 5.4, 5.5, 5.6, 7.1, 7.2, 7.3, 8.2, 8.3, 8.5, LEGALES Y REGLAMENTARIOS Decreto 1151 de 2008

ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE de y

Comunicación clara y suficiente. Canales de comunicación de retorno efectivos.

INDICADORES

NOMBRE

Calificación en la encuesta de conocimiento de planes, programas y proyectos Canal 13

Visitas a la página web

• Iluminación • Ventilación Aire acondicionado

Calificación de 1 a 5 de nivel de conocimiento de la entidad por parte de las personas vinculadas a ella Número de visitas mes actual/número de visitas mes anterior

Presencia en otros medios

Número de medios en los que hizo presencia el canal en el mes

Autopromocion es

Cantidad de promociones novedosas al aire en el mes

ORGANIZACIONAL ES

AMBIENTE DE TRABAJO

FÓRMULA

Riesgos: • Comunicación externa errada • Comunicación interna deficiente, insuficiente, inoportuna • Manejo inadecuado de la marca, sus colores tipografía, etc. Ver Mapa de Riesgos


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4.4.1 PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DE COMUNICACIONES CANAL REGIONAL DE Procedimiento: TELEVISIÓN TEVEANDINA DIFUSIÓN LTDA. Proceso : GESTIÓN DE COMUNICACIONES

Código: PM-GC1 Versión: 3.0 Páginas: 1

CANAL 13 1. OBJETIVO: Dar a conocer las diferentes actividades, cambios, programas, etc. que se desarrollen al interior del canal. 2. ALCANCE: El procedimiento abarca todas las actividades comprendidas entre la identificación de los canales de comunicación a través de los cuales se hará la difusión, hasta la difusión del mensaje. 3. RESPONSABLE: Supervisor de comunicaciones y sistemas 4. DEFINICIONES: • Canales de comunicación: Medios a través de los cuales se puede difundir un mensaje, pueden ser escritos (periódicos, revistas, internet, etc.), auditivos (radio), audiovisuales (Televisión, internet), o alternativos (Vallas, P.O.P,) 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Identificar los canales de Supervisor de Listado de canales Listado de canales de comunicación a través de los comunicaciones y de comunicación a comunicación a los cuales cuales se difundirá el canal para sistemas los cuales tiene tiene acceso el canal cada semestre acceso el canal Definir la periodicidad con la Supervisor que se comunicará información comunicaciones a través de cada canal. sistemas Supervisor Definir el tema que será comunicaciones difundido en cada canal de sistemas comunicación

de Plan de medios y

Plan de medios elaborado

de Plan de medios y

Plan de medios elaborado

de Formato de Comunicación aprobada y aprobación de la por el director de comunicación comunicaciones Ninguno Mensaje difundido. Difundir la comunicación en el Informe del jefe de canal correspondiente prensa. 7. REGISTROS: Listado de medios por semestre, Plan de medios, formato de aprobación de comunicaciones. 8.ANEXOS: Formato de plan de medios (F. PM-GC1-1) Formato de aprobación de comunicaciones (F. PM-GC1-2) Elaborar la comunicación

Supervisor comunicaciones sistemas Jefe de prensa


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Procedimiento: DISEÑO DE MATERIAL GRÁFICO Proceso : GESTIÓN DE COMUNICACIONES


CANAL 13 1. OBJETIVO: Diseñar las promociones, comunicaciones, diagramación, etc. de los programas, proyectos, concursos, etc. de Canal 13 2. ALCANCE: El procedimiento abarca todas las actividades comprendidas entre la solicitud del diseño y elaboración del material hasta la entrega del material gráfico y/o audiovisual. 3. RESPONSABLE: Director de Comunicaciones 4. DEFINICIONES: • Material gráfico: Todo el material que contenga información sobre los programas, productos, proyectos, etc. del canal. Bien sean comunicaciones para revistas, promociones, logos de programas, cabezotes, cortinillas, imágenes para la página web, etc.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de Imagen Corporativa, resolución 036 de 2008 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Determinar el tipo de Directores de Ninguno Tipo de material material requerido programa. definido Supervisor de comunicaciones y sistemas Solicitar el diseño y Directores de Formato de solicitud Formato de solicitud de elaboración del material. programa. Supervisor de diseño de material diseño de material de comunicaciones y diligenciado hasta la sistemas columna Diseñar el material de acuerdo con el manual de imagen de Canal 13. Mostrar material al solicitante para aprobación y correcciones Realizar correcciones

Equipo de autopromos

Ninguno


Formato correcciones


Ninguno

Material diseñado

de Formato de solicitud de diseño de material diligenciado Correcciones realizadas

(solamente se realizará una corrección por material, salvo que sea solicitado por comunicaciones, producción o gerencia)

Solicitar aprobación a la dirección de comunicaciones

Supervisor comunicaciones sistemas

de Formato de y aprobación de las promociones y autopromociones y/o formato de

Formato de aprobación de las promociones y autopromociones y/o formato de aprobación de comunicaciones


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MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 aprobación comunicaciones

de diligenciados


Formato de solicitud Formato de solicitud de de diseño de material diseño de material completamente diligenciado 7. REGISTROS: Formato de solicitud de diseño de material, Formato de aprobación de comunicaciones, Formato de aprobación de las promociones y autopromociones 8.ANEXOS: Formato de solicitud de diseño de material (F. PM-GC2-1) Formato de aprobación de las promociones y autopromociones (F. PM-GC2-2) Entregar el material al solicitante.


39



Procedimiento: ACTUALIZACIÓN PÁGINA WEB Proceso : GESTIÓN DE COMUNICACIONES


CANAL 13 1. OBJETIVO: Mantener la página web de Canal 13 en constante actualización de forma que se genere interés por parte de los usuarios y se aumenten las visitas. 2. ALCANCE: El procedimiento abarca todas las actividades comprendidas entre la solicitud de inclusión de material en la página web hasta su publicación. 3. RESPONSABLE: Supervisor de comunicaciones y sistemas 4. DEFINICIONES: • Sección de programas: sección de la página web dedicada a un programa específico. • Webmaster: Administrador de la página web, encargado de diseñar e material y subirlo.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Determinar la información que Supervisor de es de interés al público del comunicaciones y canal y generará visitas en la sistemas página. En el caso de los minisites de los programas, solicitar los avances e información actualizada a los directores. En caso de que alguna persona Directores de programa. requiera que se suba Supervisor de información a la página web comunicaciones y (diferente a los avances de su sistemas programa) Solicitar la inclusión del material en la página web. Entregar la información Director de programa completa al webmaster Diseñar y redactar el material Webmaster que se va a subir a la página Redactor web. Webmaster Actualizar la página web

REGISTRO Ninguno

Punto de control Contenidos definidos.

Formato de Formato de solicitud de solicitud de diseño inclusión en página web de material diligenciado

Ninguno

Información recibida Material diseñado

Ninguno

Página web actualizada

7. REGISTROS: Formato de solicitud de inclusión en página web 8.ANEXOS: Formato de solicitud de inclusión en página web (F. PM-GC3-1)


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4.5 GESTIÓN COMERCIAL Y DE MERCADEO (PM – GCM) NOMBRE DEL PROCESO:

GESTIÓN COMERCIAL Y DE MERCADEO CÓDIGO: PM-GCM Gestionar la actividad comercial de Canal 13, con el fin de vender paquetes de pauta OBJETIVO DEL PROYECTO: publicitaria a diversos clientes, emitirla y facturarla oportunamente. El proceso abarca las actividades comprendidas entre la planeación y diseño de la ALCANCE: estrategia comercial hasta la facturación de la pauta publicitaria RESPONSABLE: Director de Mercadeo Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes • Propuesta • Analizar el mercado, para comercial. • Gestión determinar clientes • Pilotos INTERNOS potenciales. Financiera (PA• Solicitud GF) • Planeación • Definir los productos y de recursos Estratégica (PE-PE) • Plan estratégico servicios que el canal está en • Gestión de de de capacidad de ofrecer. Programación • Gestión de • Estrategia producción comunicaciones externa (PM-GPG) producción (PM• Diseñar una estrategia de • Emisión de • Parrilla de programación. GPD) ventas de pauta y de servicios. • Mejoramiento pauta continuo (PE• Gestión de • Disponibilidad de recursos • Diseñar el tarifario vigente publicitaria MC) de producción programación (PMpara el año, de acuerdo con . GPG) las tendencias del mercado. • Gestión de • Análisis de IBOPE • Solicitud Producción • Gestión de • Análisis de EGM • Contactar clientes e identificar de (PM-GPD) comunicaciones sus necesidades. facturación (PM-GC) • Gestión técnica • Elaborar propuestas, pilotos, . (PM-GT) ofertas comerciales, etc. • Vender pauta y servicios de producción • Coordinar y garantizar la EXTERNOS • Orden de pauta • Factura emisión de la pauta. • Televidentes • Agencias de • Cassette para emisión • Informar oportunamente al • Certificad publicidad. • Agencias • Brief (descripción de la de área financiera para hacer la o • Marcas y productos. • Marcas campaña) emisión facturación. RECURSOS HUMANOS • Director de mercadeo (por outsourcing) • Soporte de mercadeo • Administrador de emisión • Analista de medios • Productor comercial • Asistente de mercadeo INFRAESTRUCTURA • Computadores con Windows, y Office. • IBOPE • EGM

DOCUMENTOS ASOCIADOS INTERNOS EXTERNOS • Manual de Calidad. • Certificado de emisión • Solicitud de Facturación • Solicitud de recursos de producción

• Orden de pauta.

REQUISITOS APLICABLES NORMA NTC-GP 1000-2004 4.1, 5.1, 5.6, 6.1, 7.1, 7.2, 7.5, 8.3, 8.5

LEGALES Y REGLAMENTARIOS • Acuerdo 002 de 1995 de la CNTV • Acuerdo 001 de 2006 de la CNTV.

ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE • Certificados de Emisión • Emisión de acuerdo al Flow

INDICADORES

NOMBRE

Facturación de pauta Facturación por venta de servicios de producción Pérdida de pauta

FÓRMULA Facturación mes año actual / facturación mes año anterior Facturación año actual / facturación año anterior Clientes que retiraron la pauta periodo actual/ Clientes que retiraron la


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MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 pauta periodo anterior

• Oficina con dotación • Archivo • Sala de reuniones AMBIENTE DE TRABAJO • Iluminación • Ventilación Bajos niveles de ruido.

ORGANIZACIONALES

Errores de emisión de pauta

Resolución 028 de 2006

Errores en la emisión de la pauta periodo actual/ Errores en la emisión de la pauta periodo anterior

Riesgos: • Pérdida de clientes por errores internos • Emisión de menos pauta de la contratada • Negociaciones de pauta paralelas con ingresos que no son para el canal • Emisión de comerciales no autorizados • Emisión de comerciales superior a lo autorizado Ver Mapa de Riesgos.


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3.5.1 PROCEDIMIENTOS GESTIÓN COMERCIAL Y DE MERCADEO CANAL REGIONAL DE Procedimiento: Código: PM-GCM1 TELEVISIÓN TEVEANDINA VENTA DE PAUTA PUBLICITARIA Versión: 3.0 LTDA. Proceso Páginas: 2 GESTIÓN COMERCIAL Y DE CANAL 13 MERCADEO 1. OBJETIVO: Definir la manera en la que se debe realizar la venta de pauta publicitaria en el canal. 2. ALCANCE: este procedimiento abarca las actividades realizadas entre el contacto con el cliente, hasta la recepción de la orden de pauta. 3. RESPONSABLE: Departamento de comercialización 4. DEFINICIONES: • COMERCIALES REGULARES: Publicidad (video – audio) que se hace a una empresa, marca, producto o servicio. •

COMERCIAL EN VIVO: Aquellos que se originan desde el lugar donde se transmite o graba el programa.

•

PATROCINIOS: Reconocimiento hablado/visual o en combinación, con ayudas estáticas o animadas y sin modelos vivos, con duración de cinco segundos cada uno.

•

MENCIÓN COMERCIAL: Referencia en forma hablada, sonora o visual o en combinación, sin lema agregado o calificación alguna, que es realizada por los presentadores de un programa, dentro del desarrollo del mismo.

•

AVISOS CLASIFICADOS: Anuncios comerciales que sin utilizar modelos vivos, ni imágenes en movimiento, promueven cualquier producto o servicio empleando recursos propios del medio de la televisión como generador de caracteres, foto fija, música y voz en off, entre otros.

•

WIPE: Diseño característico que sirve de emblema a una empresa, marca, servicio o producto, sin referencia verbal o sonora y se emite ocupando un porcentaje de la pantalla a partir de las márgenes de la misma.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Orden de pauta 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD Identificar al cliente

RESPONSABLE Depto. de Mercadeo

REGISTRO N.A.

Punto de control Cita con el cliente

Reunión de acercamiento con el cliente

Director de Mercadeo, soporte de mercadeo, Coordinador de mercadeo

Acta de resumen de la reunión

Reunión con el cliente

Determinar las necesidades del cliente

Depto. de Mercadeo

Diseño de la propuesta creativa

Depto. de Mercadeo

Acta de resumen de la reunión Propuesta

Acta de resumen de la reunión Propuesta diseñada


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 Elaboración de un piloto


Producción comercial Director comercial y/o soporte comercial

Piloto en DVD

Piloto en DVD

Acta de resumen de la reunión

Reunión

Determinar modificaciones que el cliente solicite a la propuesta Presentar la propuesta final

Depto. de Mercadeo

Acta de resumen de la reunión Ninguno

Recibir, revisar y archivar la orden de pauta Si la pauta requiere producción, solicitar a la dirección de producción los recursos necesarios

Depto. de Mercadeo

Orden de pauta

Producción comercial

Solicitud de recursos de producción para comercialización

Modificaciones realizadas Reunión con el cliente. Ó Confirmación de recepción por parte del cliente Orden de pauta archivada Solicitud entregada y copia archivada.

Presentación de propuesta al cliente

Director comercial y/o soporte comercial

7. REGISTROS: • Propuesta creativa • Piloto • Orden de pauta • Solicitud de recursos de producción para comercialización 8.ANEXOS: Solicitud de recursos de producción para comercialización (F. PM-GCM1-1)


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Procedimiento: Código: PM-GCM2 EMISIÓN Y FACTURACIÓN Versión: 3.0 COMERCIAL Proceso Páginas: 3 CANAL 13 GESTIÓN COMERCIAL Y DE MERCADEO 1. OBJETIVO: Realizarla emisión de la pauta publicitaria de acuerdo a lo acordado con el cliente 2. ALCANCE: este procedimiento abarca las actividades realizadas entre la recepción de la orden de pauta y la certificación de la emisión de la pauta 3. RESPONSABLE: Departamento de comercialización, Master de emisión, tesorería. 4. DEFINICIONES: • FLOW: documento en el cual se consigna la manera en la que se va a emitir la pauta contratada, los días y los programas en los cuales se emitirá. •

CONTINUIDAD: Archivo que contiene minuto a minuto la totalidad de la programación que se emitirá diariamente en el canal, tanto los programas, como la publicidad, códigos cívicos, mensajes institucionales, etc.

•

CONTINUIDAD COMERCIAL: Archivo en el cual se programa la pauta publicitaria a horas específicas dentro de los programas y días establecidos en el Flow.

•

CERTIFICADO DE EMSIÓN: Documento generado por programación, el cual certifica que la pauta comercial fue programada y cargada en el servidor para su emisión.

•

CONTROL DE EMISIÓN: Persona encargada de supervisar la emisión de la programación del canal, tanto los programas como la publicidad, y verificar que se esté cumpliendo con la continuidad.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Orden de pauta enviada por el cliente 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD Elaborar el Flow Subir el flow al servidor, en la carpeta “Pauta” Llenar la descripción de la pauta en el archivo “mercadeo” que se encuentra en la carpeta “pauta” del servidor. (Ver instructivo) Elaborar la continuidad comercial diaria, de acuerdo a las instrucciones incluidas tanto en el archivo “Administrador de emisión” que se encuentra en la carpeta “pauta” en el

RESPONSABLE

REGISTRO

PUNTO DE CONTROL

Asistente de mercadeo Asistente de mercadeo

Flow

Flow elaborado

Flow en el servidor

Coordinador de mercadeo

Archivo completo

Flow debidamente accesible desde el servidor Archivo en el servidor completo

Administrador de emisión

Continuidad

Continuidad elaborada


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servidor, como al flow.

Enviar la continuidad al máster de emisión Enviar el material publicitario (pauta sólida y menciones pregrabadas) al administrador de pauta para incluirlo en la continuidad. Enviar el material publicitario (pauta sólida y menciones pregrabadas) al master de emisión y/o dar las instrucciones al director Subir el material en el servidor Devolver material al departamento comercial Archivar el material Programar el servidor de acuerdo con la continuidad comercial Emitir la pauta Verificar que se emita la totalidad de la pauta contemplada en la continuidad comercial Remitir el informe de control de emisión comercial al administrador de emisión Verificar la emisión de los comerciales Llenar el archivo de Administrador de pauta” con los datos de emisión. (Ver instructivo) Borrar el material del servidor de acuerdo a las instrucciones. Elaborar certificado de emisión Notificar a tesorería de la pauta que debe ser facturada y remitirle copia de la orden de pauta del cliente y el certificado de emisión

Administrador de emisión Asistente de mercadeo

Ninguno

Administrador de emisión

Registro de recibido

Material recibido

Operador de emisión Operador de emisión Administrador de emisión Operador de emisión Operador de emisión Control de emisión

N.A.

Material en el servidor

Registro de recibido N.A.

Material recibido

Registro de recibido

Continuidad recibida en Emisión Material recibido

N.A.

Material archivado y foliado Material programado en el servidor Pauta emitida

Informe de control de emisión

Informe del día con las novedades, elaborado.

Control de Emisión

Informe de control de emisión

Administrador de emisión Administrador de emisión

N.A.

Informe recibido por el administrador de emisión Cuadro de certificado de emisión revisado Cuadro “administrador de pauta” elaborado

Operador de emisión Administrador de emisión Coordinador de mercadeo

N.A.

Hoja “Administrador de Pauta” N.A. Certificado de emisión Solicitud de facturación

Material borrado Certificado emitido Solicitud de facturación debidamente diligenciada y entregada a tesorería con la documentación completa (certificado de emisión y copia de la


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 Archivar orden de pauta y solicitud de facturación. Facturar de acuerdo al procedimiento correspondiente (GF4) Llenar el cuadro de “Tesorería” (Ver instructivo)

Asistente de mercadeo Coordinador de tesorería y facturación Coordinador de tesorería y facturación

MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 N.A.

orden de pauta) Documentos archivados

Factura

Factura emitida y entregada

Archivo “Tesorería”

Archivo “tesorería” elaborado

7. REGISTROS: • Cuadro “Mercadeo”. • Cuadro “administrador de emisión” • Cuadro “tesorería” • Flow • Certificado de emisión • Continuidad comercial • Informe de Control de emisión • Solicitud de facturación • Certificado de emisión • Factura • 8.ANEXOS: Cuadro “Mercadeo” (F. PM-GCM2-1) Cuadro “administrador de pauta” (F. PM-GCM2-2) Cuadro “tesorería” F. PM-GCM2-3 ) Registro de recibido de los cassettes (F. PM-GCM2-4) Solicitud de facturación (F. PM-GCM2-5) Instructivo de uso de la carpeta de pauta (I. PM- GCM2-6)


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Procedimiento: CONCURSOS Proceso : GESTIÓN DE MERCADEO

Código: PM-GCM3 Versión: 3.0 Páginas: 2

CANAL 13 1. OBJETIVO: Generar fidelización de los televidentes mediante el diseño de concursos atractivos e interesantes, y su consecuente entrega de premios. 2. ALCANCE: El procedimiento abarca todas las actividades comprendidas entre la identificación del premio y la entrega del mismo. 3. RESPONSABLE: Supervisor de Comunicaciones y Sistemas 4. DEFINICIONES: • Promociones: piezas audiovisuales que son emitidas dentro de la programación del canal, y que pretenden informar al televidentes sobre sucesos específicos. • Menciones: Referencia en forma hablada, sonora o visual o en combinación, sin lema agregado o calificación alguna, que es realizada por los presentadores de un programa, dentro del desarrollo del mismo. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Relación de los premios Coordinador de Formato de Formato de relación de disponibles. Se debe entregar Mercadeo relación de premios completo. soporte de la cantidad y premios características del premio. Mecánica del concurso

Diseño de las promociones y menciones

Emisión de promociones

Recepción de las inscripciones y/o del material para recambio

Selección del ganador

Entrega del premio

Coordinador Mercadeo Supervisor comunicaciones sistemas

de Instructivo de la Instructivo de la mecánica del mecánica del concurso concurso. elaborado de Formato de Promociones aprobadas y aprobación de la por el supervisor de promoción comunicaciones y sistemas

Administrador de Ninguno emisión Asistente de Ninguno comunicaciones Director de programa Coordinador de Mercadeo Coordinador Mercadeo Supervisor comunicaciones sistemas Director de programa

Promociones emitidas Inscripciones realizadas

de formato de Ganador seleccionado seguimiento al concurso de Acta de entrega Acta de entrega del y premio firmada


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 Coordinador Mercadeo

Si el premio no es de entrega inmediata, informar al ganador las condiciones de la entrega

MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 de

Supervisor de comunicaciones y sistemas Director de programa Coordinador de Mercadeo

Elaboración y archivo del Coordinador formato de seguimiento al Mercadeo concurso

Acta compromiso aceptación condiciones premio

de Formato seguimiento concurso

de y de del

Acta de compromiso y aceptación de condiciones del premio firmada

de Formato de seguimiento al al concurso archivado

7. REGISTROS: instructivo de la mecánica del concurso, Acta de entrega del premio, formato de seguimiento al concurso, formato de aprobación de las promociones. 8.ANEXOS: Formato de relación de premios (F. PM-GCM3-1) Formato instructivo de la mecánica del concurso (F. PM-GCM3-2) Formato de seguimiento al concurso (F. PM-GCM3-3) Formato de acta de entrega (F. PM-GCM3-4) Formato de acta de compromiso y aceptación de condiciones del premio (F. PM-GCM3-5) Formato de aprobación de las promociones y autopromociones (F. PM-GC2-3)


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5. PROCESOS DE APOYO 5.1 ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO (PA-ARH) NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROYECTO:

ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Código: PA-ARH Coordinar y supervisar el manejo de los recursos humanos dentro de la organización. El proceso abarca las actividades realizadas entre la selección del personal hasta ALCANCE: el pago mensual del mismo. RESPONSABLE: Director Jurídico y administrativo Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes • Mejoramient • Determinar las o continuo necesidades de (PE-MC) personal. INTERNOS • Gestión del • Realizar el proceso • Nómina • Manual de Calidad Talento • Planeación de selección de Humano (PAEstratégica (PE-PE) • Plan estratégico • Resultados personal, tanto para GTH) de la • Evaluación de • Resultados de la evaluación de servidores públicos, desempeño • Gestión selección Desempeño (PEcontratistas y • Financiera ED) practicantes. (PA-GF) • • Realizar los procesos • Gestión Jurídica (PAde inducción y GJ) reinducción. • Elaborar la nómina de empleados del canal EXTERNOS • Revisar las cuentas • Departamento • Normatividad sobre el manejo de • Ofertas Administrativo de la • Comunidad de cobro de los personal laborales Función Pública contratistas y • Comunidad verificar que cumplan con los requisitos para el pago. REQUISITOS INDICADORES RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS APLICABLES NORMA NTC-GP 1000-2004 HUMANOS INTERNOS EXTERNOS NOMBRE FÓRMULA 4.1, 4.2, 5.1, 5.5, 5.6, 6.2, 7.4, 8.2, 8.5 LEGALES Y • Coordinador REGLAMENTARIOS Jurídico y Cantidad de Errores en el • Manual de errores en la Administrativo pago Calidad. • Reglamentación de nómina Ley 4 de 1992 • Asistente • Plan contratación de Ley 6 de 1945 administrativa estratégico personal. Ley 734 de 2002 Personal INFRAESTRUCTU Evaluación de Ley 182 de 1995 adecuado desempeño RA para


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 • Computadores con Windows, y Office.

MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE

desarrollas las funciones asignadas

Ninguno AMBIENTE DE TRABAJO • Iluminación • Ventilación

Riesgos: • • •

ORGANIZACIONAL ES

Conocimient o de la organización

Ninguno

Resultados de la encuesta de conocimiento del canal realizada por comunicacione s.

Pagos errados en la nómina Falta de personal Personal no competente

Ver mapa de riesgos


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5.1.1 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO CANAL REGIONAL DE TELEVISIÓN Procedimiento: Código: PA-ARH1 TEVEANDINA LTDA. NÓMINA Versión: 3.0 Proceso : Páginas: 2 CANAL 13 ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 1. OBJETIVO: Efectuar la liquidación para el trámite de pago de nómina a los funcionarios del Canal, cancelación de autoliquidaciones de Seguridad Social y aportes Parafiscales. 2. ALCANCE: Se inicia con el recibo de las novedades tramitadas ante el Coordinador Administrativo y finaliza cuando se realiza el giro a cada uno de los funcionarios. 3. RESPONSABLE: Director Jurídico y Administrativo 4. DEFINICIONES: •

•

Aportes Parafiscales: Pagos que realiza el Canal a entidades como el Sena, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Caja de Compensación, prestaciones sociales (prima de servicios, prima de navidad, vacaciones, cesantías, intereses a las cesantías, bonificación de servicios prestados y bonificación especial de recreación). Apropiaciones de nómina: conformadas por los siguientes conceptos: seguridad social (salud, pensión, riesgos profesionales).

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibir novedades de Director Jurídico y cooperativas, caja de Administrativo compensación, EPS y ARP, primas, vacaciones Registrar en el sistema siigo Director Jurídico y recursos humanos las Administrativo novedades de cada funcionario Imprimir una pre-nómina y Director Jurídico y verificar que hayan Administrativo quedado incluidas todas las novedades Corregir las inconsistencias Director Jurídico y presentadas Administrativo Imprimir la planilla de Director Jurídico y nómina definitiva Administrativo verificando que hayan quedado corregidas las inconsistencias Imprimir planilla de Director Jurídico y parafiscales y seguridad Administrativo social en original y dos copias

REGISTRO Ninguno

Punto de control Cartas de las entidades radicadas en recepción

Ninguno Novedades registradas en SIIGO Prenómina impresa Prenómina impresa Ninguno

Inconsistencias corregidas en el sistema

Nómina impresa Nómina impresa

Planillas de parafiscales Planillas impresas


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 Imprimir descuentos por nómina (Caja de Compensación, Fedetel, Cooperariva, Apogeo, Sindicato, retención en la fuente) para el respectivo pago en original (nómina) y una copia (tesorería) Ordenar al Sistema liquidar el valor correspondiente a las cesantías mensuales por funcionario. Ingresar al Sistema del Fondo Nacional de Ahorro para registrar el valor correspondiente a las cesantías de cada funcionario Registrar en el Sistema SOI los aportes de pensión, salud, Fondo de Solidaridad Pensional y aportes parafiscales Firmar la nómina impresa y los respectivos soportes Enviar a Coordinación Financiera para el respectivo giro presupuestal

Director Jurídico y Administrativo

MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 Planillas de descuentos

Planillas impresas


Ninguno


Ninguno


Planillas de pago de seguridad social y parafiscales del SOI

Director Jurídico y Administrativo Director Jurídico y Administrativo

Archivo plano para el Fondo Nacional de Ahorro

Planillas impresas

Nómina debidamente firmada Oficio de remisión

Nómina firmada

Oficio remisorio

Transferencias bancarias realizadas Extracto de nómina Entregar a los funcionarios firmado por el su extracto de nómina funcionario 7. REGISTROS: prenómina, nómina, planilla de parafiscales, planilla de descuentos, planilla de cesantías, planilla de pago de seguridad y parafiscales del SOI, extractos de nómina 8.ANEXOS: Ninguno Realizar el giro

Coordinador de Tesorería y Facturación Coordinador de Tesorería y Facturación

Planilla del pago de cesantías al Fondo Nacional de Ahorro

Comprobante de transferencia Extracto de nómina


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Procedimiento: Código: PA-ARH2 VACACIONES Versión: 3.0 Proceso : Páginas: 2 CANAL 13 ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 1. OBJETIVO: Efectuar la planeación, aprobación y liquidación de las vacaciones de los funcionarios. 2. ALCANCE: Se inicia con el recibo de las solicitudes de vacaciones, y termina con el reintegro del funcionario. 3. RESPONSABLE: Director Jurídico y Administrativo 4. DEFINICIONES: Ninguna 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Solicitud de las fechas de Director Jurídico y vacaciones estimadas de los Administrativo funcionarios Solicitud de vacaciones del Director Jurídico y funcionario. Debe Administrativo presentarse con 15 días de antelación a la fecha en la que disfrutará de las vacaciones Revisión de que el Director Jurídico y empleado cumple con los Administrativo requisitos para las vacaciones Aprobación de las Director Jurídico y Administrativo vacaciones Liquidación de las Director Jurídico y vacaciones Administrativo Director Jurídico y Administrativo Solicitud de disponibilidad presupuestal Identificación y contratación (de ser necesario) de la persona que asumirá las funciones. Empalme y capacitación por parte del funcionario que tomará vacaciones, al funcionario que lo reemplazará. Entrega del cargo al funcionario por parte de la persona que hizo el

REGISTRO Formato de relación de vacaciones proyectadas

Punto de control Formato de relación de vacaciones proyectadas diligenciado

Carta de solicitud Carta de solicitud de vacaciones recibida.

Ninguno Requisitos revisados Carta de aprobación Documento con la liquidación Solicitud de disponibilidad presupuestal


Orden de servicio o contrato


Formato de capacitación y empalme


Informe de tareas ejecutadas durante el encargo

Carta de aprobación entregada al funcionario Documento con la liquidación Solicitud de disponibilidad presupuestal presentada en el área financiera. Orden de servicio o contrato.

Formato de capacitación y empalme diligenciado Informe recibido por la dirección jurídica y administrativa


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reemplazo 7. REGISTROS: Formato de relación de vacaciones estimadas, Carta de solicitud firmal de vacaciones, Carta de aprobación de vacaciones, Liquidación de vacaciones, solicitud de disponibilidad presupuestal, orden de servicio o contrato (de ser necesario), Formato de capacitación y empalme, informe. 8.ANEXOS: Formato de relación de vacaciones proyectadas (F. PA-ARH2-1) Formato de capacitación y empalme (F. PA-ARH2-2)


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5.2 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO (PA –GTH) NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROCESO: ALCANCE: RESPONSABLE: Proveedores

INTERNOS • Planeación Estratégica (PE-PE) • Evaluación de Desempeño (PE-ED) • Administración del Recurso Humano (PA-ARH)

EXTERNOS • Comunidad • Academia

RECURSOS

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PA-GTH Desarrollar al máximo las potencialidades del talento humano de la organización. El proceso abarca las actividades comprendidas entre la identificación de necesidades del talento humano y el seguimiento a los planes implementados Director Jurídico y Administrativo Entradas Actividades Salidas Clientes

• Manual de Calidad • Plan estratégico • Necesidades de empleados • Resultados de evaluaciones desempeño

los las de

• Identificar las necesidades del talento humano • Identificar las potencialidades del talento humano • Diseñar estrategias para potencializar el desarrollo del talento humano del canal. • Medir el impacto de las estrategias en el bienestar de los empleados

• Contratos para capacitació n

• Requisitos externos • Ofertas de capacitación y desarrollo del talento


HUMANOS

INTERNOS

Personal familiarizado con los procesos de desarrollo del talento humano

• Plan de capacitac ión • Planes de bienestar

EXTERNO S

Ninguno

• Plan de capacitació n • Planes y proyectos de bienestar y salud ocupaciona l

REQUISITOS APLICABLES NORMA NTC-GP 1000-2004 4.1, 4.2, 5.1, 5.6, 6.2 LEGALES Y REGLAMENTARIOS Ley 4 de 1992 Ley 6 de 1945 Ley 734 de 2002 Ley 182 de 1995

• Evaluación de Desempeño (PE-ED). • Gestión Técnica (PMGT) • Gestión de Producción (PM-GPD) • Gestión Comercial y de Mercadeo (PMGCM) • Gestión de Programación (PMGPG) • Gestión de Comunicaciones (PMGC) • Administración del Recurso Humano (PAARH) • Gestión Jurídica (PAGJ) • Gestión financiera (PA-GF) • Mejoramiento Continuo (PE-MC) • Comunidad

INDICADORES NOMBRE

FÓRMULA

Capacitación

Cumplimiento del plan de capacitación


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 INFRAESTRUCTUR A Computadores con Windows, y Office.

MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE

Ninguno ORGANIZACIONAL ES

AMBIENTE DE TRABAJO • Iluminación • Ventilación

Resolución 035 de 2008 Resolución 018 de 2002: Manual de Contratación del Canal Regional de Televisión Teveandina Ltda.

Cumplimient o de programas y proyectos

Actividades realizadas/actividad es propuestas

Riesgos: • Pagos errados en la nómina • Falta de personal • Personal no competente Ver Mapa de riesgos


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5.2.1 PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO CANAL REGIONAL DE TELEVISIÓN Procedimiento: Código: PA-GTH1 TEVEANDINA LTDA. SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE Versión: 3.0 PERSONAL CANAL 13 Proceso : Páginas: 3 ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 1. OBJETIVO: Seleccionar el recurso humano adecuado y competente para el desarrollo de las actividades inherentes a cada cargo de la entidad. 2. ALCANCE: El procedimiento abarca las actividades que se realizan entre la identificación de un cargo vacante, hasta la inducción al nuevo funcionario. 3. RESPONSABLE: Director Jurídico y Administrativo 4. DEFINICIONES: • Competencia laboral: Capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad u resultados esperados, las funciones inherentes a su empleo. Esta capacidad está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes2. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de perfiles, competencias y responsabilidades 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Determinar el cargo Director jurídico y Ninguno Cargo vacante vacante administrativo identificado Determinar los requisitos Director del área que Ninguno del cargo de acuerdo a el requiere el cargo Requisitos del cargo manual de perfiles, identificados competencias y responsabilidades Analizar las hojas de vida Ninguno y Director del área que la evaluación de requiere el cargo desempeño Hojas de vida del de los empleados del persona vinculado a la canal, para determinar si entidad analizadas algún empleado cumple con el perfil para el cargo y puede ser ascendido. Solicitar hojas de vida y Director del área que Ninguno revisar las que se requiere el cargo Hojas de vida encuentran en la base de solicitadas datos del canal. Analizar las hojas de vida Director del área que Informe de selección de Hojas de vida con base en la ficha de requiere el cargo hojas de vida seleccionadas especificaciones del cargo 2

Departamento Administrativo de la Función Pública, Escuela Superior de Administración Pública y Comisión Nacional del Servicio Civil. (2005). Instructivo para el ajuste del manual específico de funciones y de competencias laborales.


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 Realizar una entrevista de selección basada en competencias Calificar la entrevista y determinar los puntajes más altos que pasan a la siguiente etapa Realizar una prueba técnica con el jefe inmediato ( de ser necesario, puede omitirse para algunos cargos). Calificar la prueba y determinar los puntajes más altos. Seleccionar a la persona más adecuada para ocupar el cargo, mediante el promedio entre la entrevista y la prueba técnica Solicitar los papeles necesarios (hoja de vida, cédula, pasado judicial, antecedentes disciplinarios, y demás documentación requerida) Realizar el examen médico de ingreso de ser necesario por la naturaleza de la vinculación Elaborar y firmar el contrato o la orden de servicio


Director del área que requiere el cargo

Hoja de puntuación de la entrevista


Informe de resultados de las entrevistas


Hoja de puntuación de la prueba técnica


Informe de resultados de la prueba técnica


Informe final del proceso de selección

Entrevistas realizadas

Formato de calificación de entrevista completo

Formato de calificación de la prueba técnica completo Resultados promediados

Persona seleccionada y notificada

Director jurídico y administrativo

Ninguno Documentación completa


Comprobante de realización del examen


Contrato firmado

Examen médico realizado

Contrato firmado

Director del área que Ninguno Funcionario laborando requiere el cargo 7. REGISTROS: Informe del proceso de selección el cual consta del informe de la selección de hojas de vida, el informe de las entrevistas, informe de la prueba técnica y resultado final del proceso. Contrato, orden de servicio 8.ANEXOS: Formato de informe de selección de hojas de vida (F. PA-GTH1-1) Formato de preguntas de la entrevista por competencias (F. PA-GTH1-2) Formato de puntuación de la entrevista (F. PA-GTH1-3) Formato de informe de resultados de la entrevista (F. PA-GTH1-4) Formato de puntuación de la prueba técnica (F. PA-GTH1-5) Realizar la inducción


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Formato de informe de resultados de la prueba técnica (F. PA-GTH1-6) Formato de informe final del proceso de selección (F. PA-GTH1-7)


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Procedimiento: PLAN DE CAPACITACIÓN Proceso : GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO

Código: PA-GTH2 Versión: 3.0 Páginas: 2

CANAL 13 1. OBJETIVO: Capacitar al talento humano de Canal 13, en las áreas en las que se presentan falencias y necesidades 2. ALCANCE: El proceso abarca las actividades realizadas entre la identificación de las necesidades y la ejecución del plan de capacitación 3. RESPONSABLE: Director Jurídico y Administrativo 4. DEFINICIONES: Ninguna 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Aplicar instrumento de Instrumento aplicado a Director jurídico y identificación de Instrumento los empleados del canal administrativo necesidades de capacitación Identificar las Informe de resultados Director jurídico y Informe necesidades de de la evaluación administrativo capacitación Elaborar un plan de capacitación, tratando de Director jurídico y dar alcance a la mayor administrativo cantidad de solicitudes, o a las más relevantes Socializar el plan de capacitación y el cronograma a todos los empleados. Realizar las inscripciones en las diferentes capacitaciones. Definir el cronograma definitivo con base en las inscripciones. Ejecutar el capacitación

plan

Plan de capacitación

Plan de capacitación diseñado


Ninguno

Plan de capacitación socializado


Hoja de inscripciones

Hoja de inscripciones diligenciada


Plan de capacitación definitivo

Plan de capacitación definitivo

Formato de seguimiento al plan

Formato de seguimiento al plan de capacitación diligenciado

de Director jurídico y administrativo

7. REGISTROS: Instrumento de identificación de necesidades de capacitación, informe de resultados de la evaluación, Plan de capacitación, Hoja de inscripciones, Formato de seguimiento al plan de capacitación. 8.ANEXOS: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es copia No Controlada-La versión vigente reposará en la carpeta de Calidad de Canal 13

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Formato de Instrumento de identificación de necesidades de capacitación (F. PA-GTH2-1) Formato de informe de resultados de la evaluación de necesidades de capacitación (F. PA-GTH2-2) Formato de Plan de capacitación (F. PA-GTH2-3) Formato de Hoja de inscripciones a capacitación (F. PA-GTH2-4) Formato de seguimiento al plan de capacitación. (F. PA-GTH2-5)


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Procedimiento: Código: PA-GTH3 PRÁCTICAS PROFESIONALES Versión: 3.0 Proceso : Páginas: 2 CANAL 13 ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO 1. OBJETIVO: Coordinar la realización de prácticas profesionales en el canal 2. ALCANCE: Se inicia con la identificación de vacantes para practicantes, y termina con la elaboración de la 3. RESPONSABLE: Director de Producción y Programación 4. DEFINICIONES: • Práctica profesional: Periodo en el que los estudiantes universitarios deben vincularse a una empresa, para trabajar y aplicar sus conocimientos. No tiene remuneración económica, ni genera vínculo contractual. • Región de cubrimiento: Se refiere a la zona del territorio nacional en la que el canal tiene autorización de emitir su señal, esta compuesta por los departamentos socios de Teveandina, los cuales son: Cundinamarca, Boyacá, Huila, Meta, Caquetá, Putumayo, Guaviare, Tolima y Casanare. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Identificación de las Coordinador de Formato de solicitud de Formato de solicitud de necesidades de practicantes practicantes practicantes practicantes de cada programa y área diligenciado por los directores Identificación de vacantes Coordinador de Formato de vacantes Formato de vacantes para prácticas practicantes diligenciado Recepción de solicitudes de Coordinador de Relación de solicitudes práctica profesional y practicantes recibidas Formato de relación de solicitudes a las hojas de vida universidades con las que diligenciado hay convenios previamente establecidos Citación a los estudiantes Coordinador de Ninguno para entrevista, dando practicantes Estudiantes citados prioridad a aquellos de la región de cubrimiento del canal Coordinador de Formato de guía y Formato de guía y Realización de las practicantes resultados de entrevista resultados de entrevista entrevistas Directores de programa elaborado Selección de los Coordinador de Formato de Asignación Formato de Asignación practicantes, dando practicantes de practicantes de practicantes prioridad a aquellos de la Directores de programa diligenciado y región de cubrimiento del Estudiantes informados canal Suscripción de convenios de Director jurídico y Convenios Convenios suscritos práctica (de ser necesario) Administrativo Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es copia No Controlada-La versión vigente reposará en la carpeta de Calidad de Canal 13

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 Recepción de los documentos e información necesaria Inducción general a los practicantes

Entrega de funciones responsabilidades

Capacitación practicantes

a

y

los

Seguimiento a la ejecución de las prácticas


Coordinador de practicantes

Formato de datos de practicantes


Formato de seguimiento al ingreso de practicantes



Coordinador de practicantes Directores de programa



Formato de control de asistencia

Formato de datos de practicantes diligenciado Formato de seguimiento al ingreso de practicantes diligenciado Formato de seguimiento al ingreso de practicantes diligenciado Formato de seguimiento al ingreso de practicantes diligenciado Formato de control de asistencia diligenciado

Coordinador de Certificado de prácticas Elaboración del certificado Certificado entregado. practicantes de prácticas. 7. REGISTROS: formato de solicitud de practicantes, Formato de vacantes de práctica, Formato de relación de hojas de vida, Formato de guía y resultados de entrevista de práctica, formato relación de asignación de practicantes, formato de datos de practicantes, Formato de seguimiento al ingreso de practicantes, formato de control de asistencia, Convenio, certificado de prácticas. 8.ANEXOS: Formato de solicitud de practicantes (F. PA-GTH3-1) Formato de vacantes de práctica (F. PA-GTH3-2) Formato de relación de hojas de vida (F. PA-GTH3-3) Formato de guía y resultados de entrevista de práctica (F. PA-GTH3-4) Formato relación de asignación de practicantes (F. PA-GTH3-5) Formato de datos de practicantes (F. PA-GTH3-6) Formato de seguimiento al ingreso de practicantes (F. PA-GTH3-7) Formato de control de asistencia (F. PA-GTH3-8)


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5.3 GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y Código: PA-GR TECNOLÓGICOS Administrar eficaz y eficientemente las compras, inventario y recursos tanto físicos OBJETIVO DEL PROYECTO: como de tecnología (hardware y software administrativo). El proceso abarca las actividades realizadas entre la identificación de las necesidades de ALCANCE: compra, mantenimiento o reparación, hasta el correcto uso y mantenimiento de los mismos. RESPONSABLE: Director Jurídico y Administrativo Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes • Mejoramiento • Solicitar el listado con continuo (PElas necesidades de cada INTERNOS MC) área. • Manual de Calidad • Planeación • Gestión • Determinar las • Bakups Estratégica (PE-PE) • Plan estratégico Técnica (PMnecesidades de compra • Inventarios GT) • Gestión Técnica • Solicitudes de compras • Elaborar un plan de • Plan de (PM-GT) compras • Gestión • Solicitud de reparación o compras Financiera • Gestión de mantenimiento • Verificar proveedores y (PA-GF) Producción (PMpedir cotizaciones GPD) • Gestión de • Proceder con el trámite producción de compra de los (PM-GPD) insumos o bienes • Ingresar los bienes a almacén o a inventarios según corresponda. • Hacer entrega a los funcionarios de los bienes • Mantener el inventario de y el almacén • Órdenes EXTERNOS servicio. actualizados. • Cotizaciones • Proveedores • Proveedores • Órdenes de • Realizar mantenimiento a los compra. equipos de oficina. • Realizar copias y mantenimiento al Software. • Realizar las reparaciones locativas pertinentes. REQUISITOS RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS INDICADORES APLICABLES NORMA NTC-GP 10002004 HUMANOS INTERNOS EXTERNOS NOMBRE FÓRMULA 4.1, 5.1, 5.6, 6.1, 6.3, 6.4, 7.4, Porcentaje de LEGALES Y • Personal capacitado • Manual de cumplimiento • Cotizacion REGLAMENTARIOS Mantenimiento en el manejo del Calidad. del plan de es Ninguno software • Plan mantenimiento • Facturas estratégico INFRAESTRUCTURA ESPECIFICADOS POR Backups Porcentaje de NOMBRE DEL PROCESO:


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EL CLIENTE cumplimiento • Computadores con Ninguno del plan de Windows, y Office. realización de • Software financiero BackUps con módulo de compras y almacén. AMBIENTE DE ORGANIZACIONALES Porcentaje de TRABAJO Resolución 018 de 2002, Inventario actualización • Iluminación Manual de Contratación del inventario. • Ventilación Riesgos: • Daño en la red que puede generar pérdida de la información y atraso en las labores • Daño en los equipos de cómputo que puede generar pérdida de la información y atraso en las labores • Brechas de seguridad en los equipos o la red que pueda generar robo de información • Pérdida de bienes de la entidad • Pérdida de elementos de consumo de la entidad • Deterioro de la estructura física del edificio que redunda en daño en los equipos. Ver Mapa de riesgos


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5.3.1 PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y TECNOÓGICOS CANAL REGIONAL DE Procedimiento: Código: PA-GR1 TELEVISIÓN TEVEANDINA COMPRAS Y SERVICIOS Versión: 3.0 LTDA. Proceso : Páginas: 3 GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y CANAL 13 TECNOLÓGICOS 1. OBJETIVO: Realizar las compras de los insumos necesarios para desarrollar las actividades del canal. 2. ALCANCE: el procedimiento abarca las actividades comprendidas entre la definición de los requerimientos de elementos para el desarrollo de las actividades del canal, hasta la verificación de la factura 3. RESPONSABLE: Director Jurídico y Administrativo 4. DEFINICIONES: Orden de compra: Documento mediante el cual se formaliza la compra de elementos. Disponibilidad presupuestal: Documento en donde se registra un gasto tomado del Plan Anual de Cuentas (PAC) después de haber sido aprobado el gasto. Registro presupuestal: Documento en el cual se configura un compromiso entre el contratante del gasto y el proveedor o contratista después de suscribir una orden de servicio, de compra o contrato. Giro presupuestal: Documento mediante el cual se ordena el pago de la obligación, después de haber cumplido las cláusulas de la orden de servicio, orden de compra o contrato suscritos en el registro presupuestal. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Elaborar el listado de implementos Almacenista que requiere el canal y las cantidades requeridas en el año inmediatamente anterior. Diseñar un plan de compras para el año en curso Solicitar cotizaciones y definir los mejores proveedores para cada elemento. Definir la manera y la periodicidad en la que se realizarán las compras Elaborar la solicitud de disponibilidad presupuestal para cada compra que vaya a hacerse o servicio que vaya a contratarse. Recepción de la solicitud de la disponibilidad presupuestal con

REGISTRO Formato de consumo de implementos

Almacenista

Plan de compras

Punto de control Listado completo de los elementos que fueron consumidos el año inmediatamente anterior y las cantidades Plan de compras elaborado

Almacenista

Cotizaciones

Cotizaciones solicitadas

Director Jurídico y Administrativo Director Jurídico y Administrativo. Director de producción y programación Asistente Financiero

Plan de compras

Plan de compras

Solicitud de disponibilidad presupuestal

Disponibilidad presupuestal elaborada y firmada

Ninguno

Solicitud firmada

y

debidamente cotizaciones


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sus respectivas cotizaciones Elaboración de la disponibilidad presupuestal Elaborar la orden de compra o de servicio en el software correspondiente Recepción de la orden de servicio, de compra o del contrato

soporte. Coordinador de presupuesto y contabilidad Almacenista

Asistente Financiero

Disponibilidad presupuestal

Verificación de la fecha y consecutivo en el sistema

Orden de compra elaborada y firmada

Orden de compra enviada

Ninguno

Compromiso presupuestal Elaboración presupuestal

del

compromiso


Hacer ingreso al almacén de la compra o Elaborar la supervisión del servicio

Almacenista Director de producción y programación Almacenista

Hacer entrega de los elementos a las diferentes dependencias

Almacenista

Recepción de la supervisión del servicio o sello de entrada de la compra a almacén.


Recepción de la factura o cuenta de cobro


Remisión de los soporte a tesorería


documentos

Solicitud de giro presupuestal

Coordinador de tesorería y facturación

Formato de Entrada de elementos al almacén / supervisión Formato de entrega de elementos Ninguno

Factura o cuenta de cobro Ninguno

Ninguno

Giro presupuestal Elaboración del giro presupuestal


Revisar la firma en documento respectivo

el

Verificación de la fecha y consecutivo en el sistema, así como Verificar que sea expedido con la misma fecha de la orden de servicio, de compra o contrato.

Elemento ingresado al almacén mediante formato o supervisión elaborada Formato de entrega elementos diligenciado

de

Verificar que la supervisión sea de la misma fecha o posterior al servicio y que se coloque sello de entrada a almacén para compras. Verificar los datos y requisitos legales de la factura Firma del memo remisorio por parte de tesorería verificar que los documentos soportes estén completos Verificación de la fecha y consecutivo en el sistema, y verificar que sea expedido con la misma fecha o posterior a la factura.


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 Remisión de la cuenta por pagar a tesorería, para su respectivo pago.

Asistente financiero

MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 Ninguno

Cuenta entregada en tesorería

Coordinador de Ninguno Copia del giro por parte de la tesorería y tesorera facturación 7. REGISTROS: plan de compras, formato de consumo de elementos, solicitud de disponibilidad presupuestal, disponibilidad presupuestal, orden de compra o de servicio, compromiso presupuestal, formato de entrega de elementos, supervisión, factura o cuenta de cobro, giro presupuestal. Proceder al pago de acuerdo con el procedimiento correspondiente

8.ANEXOS: Formato de consumo de elementos (F. PA-GR1-1) Formato del plan de compras (F. PA-GR1-2) Solicitud de disponibilidad presupuestal (F. PA-GR1-3) Formato de entrega de elementos (F. PA-GR1-4) Formato de entrada de elementos al almacén (F.PA-GR1-5)


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Procedimiento: Código: PA-GR2 ADMINISTRACIÓN DE LA RED Versión: 3.0 Proceso : Páginas: 2 GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS CANAL 13 Y TECNOLÓGICOS 1. OBJETIVO: Administrar todos los elementos de comunicación de datos y proveer soluciones de conectividad a los usuarios internos del Canal. 2. ALCANCE: Se inicia con la revisión del sistema y la solicitud de actualización de hardware y termina con la modificación del perfil del usuario. 3. RESPONSABLE: Supervisor de Comunicaciones y sistemas 4. DEFINICIONES: RED: La intercomunicación entre computadores permite no sólo el intercambio de datos, sino también compartir recursos de todo tipo, optimizando así elevadas inversiones. Las redes son el soporte para estas conexiones. • RED DE ÁREA AMPLIA WAN: Cualquier red pública es de este tipo. Su característica es que no tiene límites en cuanto a su amplitud. Existen redes privadas de gran cobertura, soportadas en estructuras físicas que son propiedad de operadores nacionales o internacionales. • RED DE ÁREA LOCAL LAN: Generalmente se considera que son las redes cuyo ámbito está restringido a un edificio o a unidades físicas similares. • RED CLIENTE / SERVIDOR: Red de comunicaciones que utiliza servidores dedicados para todos los clientes en la red. • BACKBONE: Mecanismo de conectividad primario en un sistema distribuido. Todos los sistemas que tengan conexión al backbone (columna vertebral) pueden interconectarse entre sí, aunque también puedan hacerlo directamente o mediante redes alternativas. • ENRUTADOR: Un enrutador es una computadora que se conecta a dos o más redes y reenvía paquetes de acuerdo con la información encontrada en su tabla de enrutamiento. Los enrutadores de la Ethernet ejecutan el protocolo IP. • SWITCH: Término general que se aplica a un dispositivo electrónico o mecánico que permite establecer una conexión en una red. • USUARIO: Un usuario puede ser definido como aquella persona que interactúa con la computadora a nivel de aplicación. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Revisar el visor de sucesos con el Supervisor de Ninguno Sistema revisado propósito de inspeccionar que el Comunicaciones y sistema esté consistente. sistemas PC- Ejecutar el programa que Supervisor de Ninguno Mantenimiento analiza los equipos en red. Comunicaciones y realizado Verificar los nombres de los sistemas grupos, de PC Ws y de Usuarios WS. En caso de encontrar anomalías o fallas, realizar el mantenimiento. •


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 Solicitar la creación de un perfil de usuario, de acuerdo con el nivel de responsabilidad del empleado, por medio del formato de Solicitud de Creación de Usuarios. Revisar la solicitud de acuerdo al cargo y aprobarla o modificarla Crear los permisos del usuario, de acuerdo con la solicitud presentada y a la aprobación obtenida

Supervisor de Comunicaciones y sistemas

Supervisor de Comunicaciones y sistemas Supervisor de Comunicaciones y sistemas

MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 Solicitud de creación de usuario

Solicitud entregada

Formato de aprobación

Formato de aprobación diligenciado Permisos creados

Ninguno

Supervisor de Ninguno Usuario informado Comunicaciones y sistemas 7. REGISTROS: Solicitud de creación del usuario, formato de aprobación de solicitud. 8.ANEXOS: Formato de Solicitud y aprobación de creación del usuario (F. PA-GR2-1) Comunicar la modificación del perfil del usuario realizada.


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Procedimiento: Código: GR3 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Versión: 3.0 Proceso : GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS CANAL 13 Y TECNOLÓGICOS 1. OBJETIVO: Dar mantenimiento preventivo y correctivo a la totalidad de equipos del canal 2. ALCANCE: El procedimiento incluye las actividades que se realizan entre la elaboración del cronograma de mantenimiento hasta el mantenimiento mismo. 3. RESPONSABLE: Director Jurídico y Administrativo 4. DEFINICIONES: • Mantenimiento: revisión de los equipos para realizar correcciones, limpieza y adecuaciones menores que garanticen su buen funcionamiento. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Coordinador Jurídico y Cronograma de Cronograma elaborado Administrativo mantenimiento de Elaborar la programación Supervisor técnico y de equipos de mantenimientos al año producción Coordinador Jurídico y Ninguno Empleados notificados De acuerdo a la programación, informar Administrativo quiénes y en qué fechas se Supervisor técnico y de producción realizarán los mantenimientos. Coordinador Jurídico y Ordenes de servicio Servicio de Contratar el servicio de Administrativo mantenimiento mantenimiento que sea Supervisor técnico y de contratado necesario. producción Coordinador Jurídico y Formato de realización Formato de realización Realizar el servicio de Administrativo de mantenimiento del mantenimiento mantenimiento de acuerdo Supervisor técnico y de diligenciado al cronograma producción Coordinador Jurídico y Hoja de vida del equipo Hoja de vida del equipo Administrativo actualizada Actualizar la hoja de vida Supervisor técnico y de del equipo producción 7. REGISTROS: formato de cronograma de mantenimiento, órdenes de servicio y formato de realización de mantenimiento. 8.ANEXOS: Formato de cronograma de mantenimiento (F. GR3-1) Formato de realización de mantenimiento (F. GR3-2) Hoja de vida de equipos de cómputo(F. GR3-3)


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Procedimiento: Código: PA-GR4 ADMINISTRACIÓN DE BACKUPS Versión: 3.0 Proceso : Páginas: 1 GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y CANAL 13 TECNOLÓGICOS 1. OBJETIVO: Asegurar la información contenida en los equipos del canal, mediante la realización de backups 2. ALCANCE: El procedimiento incluye las actividades que se realizan entre la elaboración del cronograma de backups hasta la firma del formato de verificación por parte de los empleados 3. RESPONSABLE: Supervisor de Comunicaciones y Sistemas 4. DEFINICIONES: • Backup: Se refiere a la copia de seguridad de los datos, de tal forma que se pueda restaurar un sistema después de una pérdida de información. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Supervisor de Cronograma de Cronograma Elaborar el cronograma de Comunicaciones y backups elaborado backups para el año Sistemas Supervisor de Ninguno Empleados informados Informar a los empleados Comunicaciones y mediante correo cuándo se les realizará e Sistemas electrónico Supervisor de Preparar los dispositivos Comunicaciones y rotulados y medios. Sistemas

Ninguno

Dispositivo de Backup preparado (CD, DVD, Disco duro)

Supervisor de Realizar los backups de Comunicaciones y acuerdo al cronograma. Sistemas Marcar el backup con el Supervisor de consecutivo Comunicaciones y correspondiente. Sistemas Supervisor de Guardar los backups en el Comunicaciones y lugar indicado, previa Sistemas verificación y firma del empleado a cuyo equipo se le realizó el backup

Ninguno

Backups realizados

backup

Backup marcado de acuerdo al consecutivo

Formato de verificación de realización de backups

Formato diligenciado y firmado

7. REGISTROS: Cronograma de Backups, Formato de verificación de backups 8.ANEXOS: Cronograma de Backups (F. PA-GR4-1) Formato de verificación de backups (F. PA-GR4-2)


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Procedimiento: Código: PA-GR5 MANTENIMIENTO CORRECTIVO Versión: 3.0 DE LA RED DE DATOS Proceso : Páginas: 1 CANAL 13 GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS 1. OBJETIVO: Solucionar los problemas técnicos que se presenten en la red de datos del canal. 2. ALCANCE: El procedimiento incluye las actividades que se realizan entre el reporte de daño y la verificación del correcto funcionamiento de la red 3. RESPONSABLE: Supervisor de Comunicaciones y Sistemas 4. DEFINICIONES: • Red de datos: también llamada red de computadoras, red de ordenadores o red informática, es un conjunto de equipos (computadoras y/o dispositivos) conectados por medio de cables, señales, ondas o cualquier otro método de transporte de datos, que comparten información (archivos), recursos (CDROM, impresoras, etc.) y servicios (acceso a internet, e-mail, chat, juegos), etc. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Formato de reportes Formato de reportes de Reporte de daño de la red de de daño de red daño de red diligenciado datos (red interna e internet) Realizar supervisión del estado de la red interna. 1. . Verificación de la red, 2. verificación del firewall, 3. Verificación del modem de internet) Solicitar soporte técnico al proveedor de servicio de internet Si el daño es en la red física, reportarlo a la dirección jurídica y Administrativa para que proceda a efectuar los arreglos. Hacer las reparaciones pertinentes

Supervisor de Comunicaciones y Sistemas

Formato de reportes de daño de red

Formato de reportes de daño de red diligenciado

Asistente de comunicaciones


Formato de reportes de daño de red diligenciado

Asistente de comunicaciones


Formato de reportes de daño de red enviado a la dirección jurídica y administrativa Red debidamente arreglada Formato de reportes de daño de red diligenciado

Director Jurídico y Formato de reportes Administrativo de daño de red Supervisor de Formato de reportes Verificar que el equipo funcione Comunicaciones y de daño de red correctamente. Sistemas 7. REGISTROS: Formato de seguimiento al daño de red 8.ANEXOS: Formato de seguimiento al daño de red (F. PA-GR5-1)


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Procedimiento: Código: PA-GR6 MANTENIMIENTO CORRECTIVO Versión: 3.0 DE EQUIPOS Proceso : Páginas: 2 CANAL 13 GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS 1. OBJETIVO: Solucionar los problemas técnicos que se presenten en los equipos administrativos del canal. 2. ALCANCE: El procedimiento incluye las actividades que se realizan entre la solicitud de visita técnica y la verificación de funcionamiento correcto del equipo por parte del usuario 3. RESPONSABLE: Supervisor de Comunicaciones y Sistemas 4. DEFINICIONES: • Hardware: corresponde a todas las partes físicas y tangibles de una computadora: sus componentes eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos; sus cables, gabinetes o cajas, periféricos de todo tipo y cualquier otro elemento físico involucrado.

•

Software: se refiere al equipamiento lógico o soporte lógico de un computador digital, y comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios para hacer posible la realización de una tarea específica. Tales componentes lógicos incluyen, entre otros, aplicaciones informáticas tales como procesador de textos, que permite al usuario realizar todas las tareas concernientes a edición de textos; software de sistema, tal como un sistema operativo, el que, básicamente, permite al resto de los programas funcionar adecuadamente, facilitando la interacción con los componentes físicos y el resto de las aplicaciones, también provee una interfaz ante el usuario.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Asistente de Reporte de daño de un comunicaciones equipo. Programar la visita a la dependencia que reportó el problema técnico Hacer la revisión del equipo y determinar el diagnóstico y curso de acción. Si el problema es de software, arreglar el equipo. Si el problema es de hardware y equipo es en leasing, informar para que se hagan los arreglos pertinentes

REGISTRO Formato de reportes de daño de equipos

Supervisor de Comunicaciones y Sistemas Supervisor de Comunicaciones y Sistemas

Formato de reportes de daño de equipos

Supervisor de Comunicaciones y Sistemas Supervisor de Comunicaciones y Sistemas




Punto de control Formato de reportes de daño de equipos diligenciado Formato de reportes de daño de equipos diligenciado Formato de reportes de daño de equipos diligenciado Formato de reportes de daño de equipos diligenciado Formato de reportes de daño de equipos diligenciado


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Si el problema es de Supervisor de Formato de reportes hardware y el equipo es Comunicaciones y de daño de equipos propio, efectuar los Sistemas arreglos pertinentes Verificar que el equipo Supervisor de Formato de reportes funcione correctamente Comunicaciones y de daño de equipos por parte del usuario Sistemas 7. REGISTROS: Formato de seguimiento al daño de equipos 8.ANEXOS: Formato de reporte de seguimiento al equipos (F. PA-GR6-1)

Formato de reportes de daño de equipos diligenciado Formato de reportes de daño de equipos diligenciado


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5.4 GESTIÓN FINANCIERA (PA-GF)

NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROYECTO: ALCANCE:

RESPONSABLE: Proveedores

INTERNOS • Planeación Estratégica (PE-PE) • Gestión de Producción (PMGPD). • Administración del recurso humano (PA-ARH) • Gestión Jurídica (PA-GJ)

EXTERNOS • Proveedores • Contaduría General de la Nación. • Planeación Nacional • Ministerio de Hacienda y Crédito público

GESTIÓN FINANCIERA

Código: PA-GF

Organizar, supervisar, controlar, ejecutar y gestionar el manejo y uso de los recursos económicos de la organización. El proceso abarca las actividades que se realizan entre la preparación del anteproyecto de presupuesto hasta el pago de las obligaciones contraídas y la realización de los planes y proyecciones financieras requeridas para la optimización de los recursos financieros de la entidad. Coordinador de Contabilidad y presupuesto Coordinador de Tesorería y Facturación Entradas Actividades Salidas Clientes • Preparación del • Mejoramiento anteproyecto de continuo (PE-MC) presupuesto • Gestión Técnica • Manual de Calidad • Sustentación del (PM-GT) • Compromisos presupuesto • Plan estratégico • Gestión de producción (PMdel • Resolución de • Solicitud de • Desagregación presupuesto presupuesto aprobado por disponibilidad GPD) el Ministerio de Hacienda. presupuestal • PYG • Gestión de • Entrega del presupuesto • Informes • Órdenes de compra Recursos Físicos y desglosado a cada área Tecnológicos (PAperiódicos • Solicitud de GR) • Elaboración de la solicitud facturación de disponibilidad • Administración del Recurso • .Radicación de la solicitud Humano (PAde disponibilidad en la ARH) coordinación de presupuesto y contabilidad, con las cotizaciones correspondientes • Expedición de la disponibilidad • Anteproyecto • Proveedores presupuestal. de • Contaduría • Remisión de la presupuesto General de la disponibilidad • Informe de Nación. presupuestal al área ejecución • Ministerio de administrativa para • Presupuesto presupuestal Hacienda elaboración de la orden de • Normatividad vigente • Solicitud de • Planeación compra o de servicio. adición o Nacional • Emisión de compromisos modificación • Comisión Nacional de acuerdo de las órdenes del de Televisión de compra y de servicio presupuesto recibidas del área administrativa. • Elaboración del giro presupuestal previa presentación de la factura o cuenta de cobro con el


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recibido a satisfacción o la supervisión, según sea el caso. • Pagos de las obligaciones contraídas, por parte de Tesorería de acuerdo con la programación de pagos. • Facturación a los clientes • Cobro de las diferentes facturas • Manejo de la caja para cumplir con los compromisos adquiridos • Elaboración de informes periódicos • Diseño y elaboración de proyecciones y proyectos • Asesoría a las diferentes áreas en el diseño y manejo de presupuestos • Gestionar las solicitudes de adición o modificación de presupuesto. • Realizar planes financieros para los proyectos que así lo requieran. RECURSOS HUMANOS Personal capacitado en el manejo del software. Coordinador Financiero Contador Tesorero

INFRAESTRUCTURA • Computadores con Windows, y Office. • Software financiero integrado Seguridad para la tesorería y los documentos

DOCUMENTOS ASOCIADOS INTERNOS Presupuesto de Ingresos y Gastos Solicitud de disponibilidad Disponibilidades Compromisos Giros Presupuestales Ordenes de Servicios Ordenes de Compra Supervisiones Facturas a clientes Notas crédito Recibos de Caja Consignaciones Comprobantes de Egreso Conciliaciones Bancarias Boletines diarios de caja y bancos Correspondencia Interna Estados Financieros

REQUISITOS APLICABLES

INDICADORES NOMBRE

FÓRMULA

Razón corrienteLiquidez: Mide la capacidad de pago de las deudas a corto plazo.

activo corriente/pasivo corriete

Capital de trabajo: Mide el margen de seguridad para cumplir con las obligaciones a corto plazo (miles de pesos)

Activo corrientepasivo corriente

NORMA NTC-GP 10002004 4.1, 5.1, 5.6, 6.1, 7.2, 7.4, 8.2, 8.5


Estatuto Orgánico de Presupuesto Régimen de Contabilidad Pública Estatuto tributario


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 Informes de Ejecución Presupuestal Información Financiera de Categoría Presupuestal para la CGN- CHIP Información Financiera de Categoría Contables para la CGN- CHIP


nacional Estatuto tributario distrital

ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE • Facturas oportunas y completas. • Presupuesto correctamente desagregado y ejecutado. • Pagos en los plazos definidos


EXTERNOS Contratos y / o convenios Actos administrativos entes externos Ordenes de Pauta clientes Ordenes de Servicio Clientes Cotizaciones Facturas de proveedores Extractos bancarios Correspondencia

ORGANIZACIONALES •

•

•

Resolución 018 de 2006, “política para el manejo de cuentas bancarias” Resolución 019 de 2006 “Política para el manejo de cheques” Resolución 016 de 2007 “Estrategias para el cobro y recaudo de cartera”

Endeudamiento: Muestra el porcentaje de la empresa que corresponde a los acreedores. Solvencia: Indica el porcentaje de la empresa que corresponde a sus dueños Rentabilidad del activo: mide la participación de la utilidad neta con relación al patrimonio. Planeación financiera de los proyectos

Facturación •

Resoluciones de presupuesto

(pasivo total/activo total)*100

(patrimonio/ activo total)*100

(utilidad neta/ partimonio)*100 Proyectos con plan financiero/ total proyectos que requieran análisis Facturas realizadas/total de cuentas para facturar

Riesgos: • Modificación de los movimientos contables después del reporte a la Contaduría General de la Nación • Diferencias en la información manejada por tesorería y contabilidad • Pérdida de dineros circulantes en el canal • Desviación de dineros por pagos y transferencias • La persona encargada de tesorería realiza funciones de facturación y recaudo lo que puede generar desviación de fondos Ver Mapa de riesgos Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es copia No Controlada-La versión vigente reposará en la carpeta de Calidad de Canal 13

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5.4.1 PROCEDIMIENTOS GESTIÓN FINANCIERA CANAL REGIONAL DE Procedimiento: Código: PA-GF1 TELEVISIÓN TEVEANDINA PRESUPUESTO Versión: 3.0 LTDA. Proceso : Páginas: 3 GESTIÓN FINANCIERA CANAL 13 1. OBJETIVO: Planear, ejecutar y manejar el presupuesto del canal 2. ALCANCE: el procedimiento abarca las actividades que se realizan entre la recepción de la circular del CONFIS hasta la presentación de los informes de presupuesto 3. RESPONSABLE: Coordinador de presupuesto y contabilidad 4. DEFINICIONES: • •

• • •

• • • • • • • • •

•

CONFIS: Consejo Superior de Política Fiscal. Disponibilidad Inicial: Los recursos disponibles que se presentan en los saldos de caja, bancos e inversiones a corto plazo que no tienen ningún efecto presupuestal y que corresponden al saldo final de la vigencia anterior. Ingresos Corrientes: Aquellos ingresos percibidos en el giro ordinario del negocio. Ingresos de Capital: Aquellos ingresos obtenidos de los recursos del crédito, de aportes de capital y donaciones recibidas. Gastos de Funcionamiento: Aquellos en que incurre la empresa para contratación de bienes y servicios en el desarrollo de su objeto social y para dar cumplimiento a las funciones asignadas por la Constitución y la Ley. Transferencias: Aquellos recursos que se trasladan a otras entidades públicas sin contraprestación de bienes y servicios en cumplimiento de normas legales. Gastos de Operación comercial: Son los gastos incurridos para adquisición de bienes y servicios involucrados directamente en el proceso de producción o comercialización de un bien o servicio. Servicio de la Deuda: se refiere a pagos durante la vigencia de empréstitos contratados con acreedores nacionales y extranjeros. Gastos de Inversión: Aquellos recursos de apropiaciones destinadas a integración de recursos humanos, materiales y financieros. Ordenador del gasto: Persona encargada de autorizar un gasto mediante la solicitud de disponibilidad presupuestal. Responsable del presupuesto: Persona encargada de dirigir, ejecutar y controlar la ejecución presupuestal asignada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Ingreso: Entrada de dinero originada por la prestación de un servicio por parte de la entidad de acuerdo con su objeto social. Gasto: Erogación de dinero con el fin de que la entidad cumpla las funciones asignadas de acuerdo con su objeto social. Informe de ejecución presupuestal: Documento en donde se registra los ingresos y gastos de la organización para realizar un control. Su periodicidad es mensual y se debe presentar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Departamento Nacional de Planeación y Comisión Nacional de Televisión. Giro presupuestal: Documento mediante el cual se ordena el pago de la obligación, después de haber cumplido las cláusulas de la orden de servicio, orden de compra o contrato suscritos en el registro presupuestal.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:


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Estatuto Orgánico de presupuesto (Decreto 111 de 1996) Decretos 115 de 1996 y 353 de 1998 y las normas que los modifiquen o adicionen. 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Coordinador de Circular radicada Recepción de la Circular del presupuesto y CONFIS contabilidad Solicitud a las áreas del plan Coordinador de Oficio solicitando los de requerimientos para la presupuesto y requerimientos por área siguiente vigencia contabilidad Anteproyecto de Coordinador de Realizar proyección del Presupuesto presupuesto y presupuesto de la vigencia a contabilidad diciembre 31 Realizar proyección de las cuentas por Cobrar y por pagar

Coordinador de presupuesto y contabilidad

Elaborar los formatos del anteproyecto de presupuesto


Presentación a Gerencia del anteproyecto de presupuesto


Gerencia Revisión y discusión del Coordinador de anteproyecto de presupuesto presupuesto y contabilidad Incorporación del Coordinador de Anteproyecto de Presupuesto presupuesto y en el Sistema EICE del contabilidad Ministerio de Hacienda Presentación del anteproyecto de presupuesto a la Junta Administradora Regional (J.A.R.)

Gerencia

Envío del anteproyecto de presupuesto al Ministerio de Hacienda, DNP, CNTV


Oficio solicitando los informes de cuentas pendientes por cobrar y pagar Formularios del anteproyecto suministrados por Ministerio de Hacienda y Crédito Público Formularios del anteproyecto suministrados por Ministerio de Hacienda y Crédito Público Anteproyecto de Presupuesto aprobado por Gerencia Ninguno

Formularios del anteproyecto suministrados por Ministerio de Hacienda y Crédito Público Copia del radicado del envío del anteproyecto de presupuesto

Punto de control Radicado en Correspondencia Memorando remisorio radicado en cada área Proyección elaborada con base en el presupuesto aprobado y el ejecutado Proyección elaborada con base en los Informes de Tesorería

Formularios diligenciados

Memorando remisorio a Gerencia

Anteproyecto aprobado por Gerencia Anteproyecto Presupuesto incorporado en sistema EICE

de el

Anteproyecto aprobado por los miembros de la junta Envío electrónico y en copia dura


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 Asistir a la reunión de sustentación previamente programada por el Ministerio de Hacienda

Gerencia y Coordinador de presupuesto y contabilidad

Ajustes al anteproyecto de presupuesto de acuerdo con las observaciones


Envío del anteproyecto de presupuesto al Ministerio de Hacienda, DNP, CNTV

Gerencia

Recepción de la Resolución del CONFIS aprobando el presupuesto para la vigencia siguiente


Distribución del presupuesto aprobado


Recepción del libro de Ingresos por parte de tesorería Revisión de las notas crédito y recibos de caja para verificación del rubro venta de servicios. Revisión de los giros presupuestales del mes Elaboración y envío mensualmente del informe de ejecución presupuestal de acuerdo al formato manejado por MinHacienda

Coordinador de presupuesto y contabilidad Coordinador de presupuesto y contabilidad Coordinador de presupuesto y contabilidad Coordinador de presupuesto y contabilidad

MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 Ninguno

Formularios definitivos del anteproyecto suministrados por Ministerio de Hacienda y Crédito Público debidamente ajustados Copia del radicado del envío del anteproyecto de presupuesto ajustado

Observaciones de Min. De Hacienda DNP y CNTV

Anteproyecto de presupuesto ajustado

Envío electrónico copia dura

Resolución radicada en el Canal

Resolución de distribución y Acuerdo de aprobación de la J.A.R. Ninguno

Ninguno

y

Resolución Resolución de distribución y Acuerdo de aprobación de la J.A.R. Verificación del movimiento de los rubros reportados. Verificación de los valores y porcentajes de ingresos del canal.

Reporte de giros y compromisos presupuestales

Verificación de los giros y compromisos realizados

Informe de presupuesto

Informe de presupuesto presentado a gerencia y enviado a las entidades competentes

Elaboración y envío de Matríz Formato de Matriz de Coordinador de de Seguimiento de acuerdo a indicadores trimestral Envío de la Matriz de presupuesto y formato establecido por el seguimiento al DNP. contabilidad DNP 7. REGISTROS: Circular del CONFIS, oficio solicitando requerimientos por área, formularios de anteproyecto de presupuesto de MinHacienda, copia del radicado del envío del anteproyecto, resolución CONFIS, resolución de distribución de presupuesto, Acuerdo de refrendación de la resolución de distribución del presupuesto, informe de ejecución presupuestal, matriz de indicadores DNP. 8.ANEXOS: Ninguno Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es copia No Controlada-La versión vigente reposará en la carpeta de Calidad de Canal 13

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Procedimiento: FACTURACIÓN Proceso : GESTIÓN FINANCIERA

MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 Código: PA-GF2 Versión: 3.0 Páginas: 2

CANAL 13 1. OBJETIVO: El objeto de este procedimiento es la generación oportuna de las facturas que se deriven de la prestación de servicios por parte de la entidad a terceros. 2. ALCANCE: El procedimiento abarca las acciones realizadas entre la recepción de la solicitud de facturación, hasta la elaboración del informe de cartera 3. RESPONSABLE: Coordinador de tesorería y facturación 4. DEFINICIONES: CIIU: Clasificación Industrial Internacional Uniforme. Código que identifica la actividad principal de la empresa. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Orden comercial 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Entregar solicitud de Coordinador de Solicitud de facturación Solicitud de facturación facturación a la Mercadeo. entregada en la coordinación de tesorería Director de coordinación de y facturación producción y tesorería y facturación. programación. Director Jurídico y administrativo Verificar que se cuenta Ninguno Coordinador de con la información y Documentación tesorería y facturación documentación verificada necesaria del cliente Verificar la orden Ninguno Coordinador de comercial debidamente Orden comercial tesorería y facturación aprobada según el verificada concepto Identificar o crear código Ninguno Coordinador de Código del cliente del cliente en el sistema tesorería y facturación identificado de facturación Identificar código del Coordinador de Ninguno Código del producto producto tesorería y facturación identificado Elaborar la factura en el Factura Coordinador de software Factura elaborada tesorería y facturación correspondiente Revisar que la factura no Ninguno Coordinador de contenga errores y Factura revisada tesorería y facturación proceder a su firma Entregar la factura al Factura con radicado por Coordinador de Factura con firma de cliente y obtener el parte del cliente tesorería y facturación recibido recibido Archivar la factura Coordinador de Ninguno Factura archivada •


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tesorería y facturación Listado de cartera Elaborar un listado mensual de la cartera vencida y pendiente de cobro

Coordinador de tesorería y facturación

Listado de cartera vencida elaborado.

7. REGISTROS: Factura, Factura con radicado del cliente, listado de cartera 8.ANEXOS: Formato de solicitud de facturación comercial (F.PM-GCM2-5) Formato de solicitud de facturación de servicios (F.PM-GPD2-2)


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Procedimiento: CONTABLE Proceso : GESTIÓN FINANCIERA

MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 Código: PA-GF3 Versión: 3.0 Páginas: 2

CANAL 13 1. OBJETIVO: Obtener estados financieros razonables, confiables y oportunos. 2. ALCANCE: El procedimiento se inicia con los registros de las transacciones que se ejecutan en virtud del desarrollo del objeto social de la entidad y finaliza con los Estados Financieros Económicos y Sociales que se presentan a la Contaduría General de la Nación y demás entes de control y vigilancia 3. RESPONSABLE: Coordinador de presupuesto y contabilidad 4. DEFINICIONES: Proceso contable: Conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de la entidad. Contabilidad: Ciencia y arte de recopilar, analizar, clasificar, registrar, resumir y presentar las operaciones de carácter financiero y económico de una persona o empresa, en términos significativos que revelen la naturaleza de los valores y hagan clara su interpretación. Instrumento de control que proporciona la información requerida para efectuar análisis e interpretar resultados. Asiento Contable: Registro inicial de las operaciones económicas que se basa en el principio de la partida doble, consta de dos partes fundamentales: Debito: Comprende todas las partidas que se cargan a una cuenta o individuo. Crédito: Comprende todas las partidas que se abonan a una cuenta o individuo. Partida Doble: En todo registro contable se afectan por lo menos dos cuentas, una que se debita y otra que se acredita. Sistema de Caja: Consiste en registrar como ingreso lo efectivamente recibido en un periodo determinado y como egreso lo efectivamente desembolsado en un periodo determinado (no existen cuentas por cobrar ni por pagar). Sistema de Causación: Consiste en registrar como ingreso lo causado en un periodo determinado aunque no se haya recibido, y como egreso lo causado en un periodo determinado aunque no se haya pagado todavía (existen cuentas por cobrar y por pagar). Cuentas nominales o de resultado: todas aquellas que representan ingresos o gastos en un periodo determinado; son de carácter transitorio ya que al finalizar el periodo contable se cancelan trasladando su saldo a la cuenta de ganancias o pérdidas del periodo. Ecuación patrimonial: Las propiedades del negocio se clasifican en el activo, y las obligaciones por pagar están contenidas en el pasivo, así como el valor del negocio se encuentra representado por el excedente que se conoce con el nombre de capital contable de propiedad de sus dueños. Se representa por la siguiente ecuación: Activo = Pasivo + Patrimonio ó Activo – Pasivo = Patrimonio.


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: PCGP 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE

Recepción de la factura o cuenta de cobro

Codificación contable y causación de impuestos del documento diariamente


REGISTRO Factura o cuenta

Verificar que coincida la orden de servicio, pedido o contrato con la factura o documento equivalente.


Documento con imputación contable Contador

Registro de contabilidad Registrar la codificación de los documentos diariamente

Contador Informe de prueba

Elaborar informes de prueba mensualmente

Contador

Elaborar informes financieros definitivos mensualmente

Contador

Remitir informes a Gerencia para su análisis mensualmente


Elaborar informes financieros trimestrales


Enviar informes a los entes de control y vigilancia, trimestralmente


Punto de control

PYG

PYG

Balance General, Estado de Actividad financiera, económica y social Informes radicados

Verificar que esté acorde con el Plan General de Contabilidad Pública. Verificar que cumpla con las normas contables y tributarias Verificar la información registrada Análisis de cada una de las cuentas Corrección de observaciones Confrontación de la información frente a libros auxiliares Radicación de la información en las entidades de control y vigilancia

7. REGISTROS: factura o cuenta, informe de prueba, PYG, informes 8.ANEXOS: Ninguno


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Procedimiento: OPERACIÓN DE CAJA Proceso : GESTIÓN FINANCIERA

Código: PM-GF4 Versión: 3.0 Páginas: 3

CANAL 13 1. OBJETIVO: Manejar de manera adecuada el flujo de caja de la entidad. 2. ALCANCE: Este procedimiento incluye las actividades que se realizan para efectuar el recaudo, el pago y el cuadre diario de caja. 3. RESPONSABLE: Coordinador de Tesorería y Facturación 4. DEFINICIONES: Libro Auxiliar de Bancos: Contiene, el registro detallado cronológico y preciso de las operaciones realizadas diariamente tanto en los débitos como en los créditos. Notas débito: Se originan cuando se producen operaciones de descuentos o pagos mediante transferencia electrónica. El Banco envía la nota débito con el valor que ha sido cargado a la cuenta. Notas crédito: Se originan en el situado de fondos por parte de la Dirección del Tesoro Nacional o proveedores. Obligación: Se entiende por obligación exigible de pago, el monto adeudado por el ente público, como consecuencia del perfeccionamiento y cumplimiento total o parcial de los compromisos adquiridos, equivalente al valor de los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa. Pago: Es el acto mediante el cual, la entidad pública, una vez verificados los requisitos previstos en el respectivo acto administrativo o en el contrato, teniendo en cuenta el reconocimiento de la obligación y la amortización de pago efectuada por el funcionario competente, liquidadas las deducciones de ley y/o contractuales y verificado el saldo en bancos, desembolsa al beneficiario el monto de la obligación, ya sea mediante cheque bancario o por consignación en la cuenta bancaria del beneficiario, extinguiendo la respectiva obligación. Beneficiario: Persona natural o jurídica a quien se le transfieren unos recursos para extinguir una obligación. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Recaudo Coordinador de Verificar código del cliente o Tesorería y asignar uno en el software. Facturación Coordinador de Identificar la factura y el Tesorería y concepto del pago. Facturación Constatar antes de elaborar el Coordinador de recibo de caja que el efectivo o Tesorería y cheque, cumpla con todos los Facturación

REGISTRO

Punto de control

Ninguno Código verificado Factura Factura identificada Ninguno

Requisitos de seguridad verificados


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requisitos de una adecuada seguridad y que corresponda a la suma a registrar. Identificar el tipo de ingreso.

Elaborar el recibo en el software. Entregar original al cliente y guardar la copia en el consecutivo de recibos de caja. Realizar la correspondiente consignación. Pagos Verificar que se cuente con la documentación necesaria para realizar el pago. Determinar el mecanismo de pago (electrónico o cheque). Verificar que se cuente con los recursos necesarios para el pago. Elaborar la orden de pago. Solicitar las autorizaciones correspondientes bajo firma en la orden de pago. Realizar el pago y archivar la orden y el comprobante de pago en el consecutivo. Cuadre diario de caja Verificar al finalizar el día que el efectivo y títulos valores coincidan con las operaciones realizadas, de conformidad con la sumatoria del consecutivo de los recibos expedidos y los soportes bancarios Registrar en el software los recibos de caja del día Registrar las consignaciones, notas crédito, débito y demás

Coordinador de Tesorería y Facturación Coordinador de Tesorería y Facturación Coordinador de Tesorería y Facturación mensajero

Coordinador de Tesorería y Facturación Coordinador de Tesorería y Facturación Coordinador de Tesorería y Facturación Coordinador de Tesorería y Facturación Coordinador de Tesorería y Facturación Coordinador de Tesorería y Facturación

Ninguno

Tipo de ingreso identificado

Recibo de caja Recibo elaborado Recibo de caja Recibo archivado Comprobante de la consignación

Ninguno

Ninguno

Ninguno Orden de pago

Orden de pago

Comprobante de pago

Coordinador de Tesorería y Facturación

Ninguno

Coordinador de Tesorería y Facturación Coordinador de Tesorería y

Ninguno

Comprobante de consignación archivado Documentación verificada Mecanismo de pago establecido Flujo de caja verificado Orden de pago elaborada Orden de pago firmada Orden de pago archivada

Movimientos de caja verificados

Ninguno

Recibos de caja registrados Movimientos de caja registrados


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documentos bancarios del Facturación movimiento diario de caja 7. REGISTROS: Factura, recibo de caja, comprobante de consignación, orden de pago, comprobante de pago. 8.ANEXOS: Ninguno


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5.5 GESTIÓN JURÍDICA (PA – GJ) NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROCESO: ALCANCE: RESPONSABLE: Proveedores INTERNOS • Planeación Estratégica (PE-PE) • Administración del Recurso Humano (PAARH) • Gestión de Producción (PM-GPD) • Gestión Técnica (PMGT) • Gestión de Recursos Físicos y Tecnológicos (PA-GR)

EXTERNOS • Contratistas • Comunidad RECURSOS

HUMANOS

GESTIÓN JURÍDICA Código: PA-GJ Coordinar y desarrollar las actividades que requieran asesoría jurídica El proceso abarca las actividades comprendidas entre el asesoramiento a las diferentes áreas en materia jurídica hasta la defensa de la organización en los procesos que se adelantan en su contra. Director Jurídico y Administrativo Entradas Actividades Salidas Clientes • Realizar la minuta de los

• Manual de Calidad • Plan estratégico • Solicitud de contratación de personal • Solicitud de elaboración de contratos de diversos tipos

• Solicitud de información • Derechos de petición • Documentación para contratar


INTERNOS

EXTERNOS

AMBIENTE DE TRABAJO • Iluminación Ventilación

• Contratos • Conceptos jurídicos • Documentos jurídicos y relacionados .

• Contratos • Respuestas jurídicas

REQUISITOS APLICABLES NORMA NTC-GP 10002004 4.1, 4.2, 5.1, 5.6, 6.1, 6.3, 7.4 LEGALES Y REGLAMENTARIOS

• Abogado

INFRAESTRUCTURA • Manual de • Computadores con Calidad. • Plan Windows, y Office. estratégico

contratos. • Revisar los contratos que son remitidos por entes externos • Realizar la supervisión y seguimiento de los contratos. conceptos • Emitir jurídicos. • Dar respuesta a las solicitudes de la ciudadanía • Representar al canal en los procesos que lo involucren.

NOMBRE

Respuesta a la ciudadanía

Conceptos jurídicos

ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE Ninguno ORGANIZACIONALES Resolución 018 de

• Comunidad

INDICADORES

Legislación colombiana Vigente • Legislación vigente

• Mejoramiento continuo (PEMC) • Gestión Financiera (PA-GF) • Gestión de producción (PM-GPD).

Procesos fallados contra

en

FÓRMULA

Solicitud de información resulta/total de solicitudes de información Conceptos emitidos/total de conceptos solicitados Procesos fallados en contra/total procesos de la entidad.


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MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 2002, Manual Contratación

de

Riesgos: • •

Pérdida de la información de los contratos Procesos fallados en contra de la entidad

Ver Mapa de Riesgos


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 5.5.1 PROCEDIMIENTOS GESTIÓN JURÍDICA CANAL REGIONAL DE Procedimiento: TELEVISIÓN TEVEANDINA CONTRATACIÓN LTDA. Proceso : GESTIÓN JURÍDICA


Código: PA-GJ1 Versión: 3.0 Páginas: 1

CANAL 13 1. OBJETIVO: Celebrar contratos con personas naturales o jurídicas 2. ALCANCE: El procedimiento abarca las actividades comprendidas entre la identificación de la persona con quien se va a celebrar el contrato hasta el archivo del contrato suscrito. 3. RESPONSABLE: Director Jurídico y Administrativo 4. DEFINICIONES: Manual de Contratación: Resolución 018 de 2002, el cual establece las directrices para adquirir bienes, servicios y obras. Contrato: Documentación del contrato: Hace referencia a los documentos que deben archivarse junto con el contrato, los cuales son: 1. Contrato 2. Cronogramas (de ser exigidos en el contrato) 3. Solicitud CDP 4. Cedula del Contratista si es persona natural 5. Cedula del representante legal si es persona jurídica 6. Rut 7. Antecedentes procuraduría 8. Antecedentes contraloría 9. Cámara de comercio de ser persona jurídica o estar registrado como comerciante 10. Pólizas (de ser exigidos en el contrato) 11. Aprobación de pólizas (de ser exigidos en el contrato) 12. Otro si (de ser exigidos en el contrato) 13. De existir otro si que amplíe términos o sumas de dinero deberán reposar las ampliaciones de las pólizas 14. De existir otro si que amplíe términos o sumas de dinero deberán reposar las aprobaciones de las ampliaciones de las pólizas 15. Informes 16. Supervisiones 17. Actas de revisión de ser para producción de programas de tv 18. Acta de liquidación 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de Contratación 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Identificar la persona con quien se Director jurídico y Ninguno Contratista identificado celebrará el contrato administrativo Determinar el tipo de contrato y Director jurídico y Ninguno Características del sus características administrativo contrato definidas Determinar el tipo de Director jurídico y Ninguno Documentación documentos necesarios para la administrativo necesaria identificada Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es copia No Controlada-La versión vigente reposará en la carpeta de Calidad de Canal 13

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firma del contrato, de acuerdo al manual de contratación Solicitar la documentación al contratista Verificar que la documentación esté completa y cumpla con los requisitos necesarios. Asignar supervisor al contrato de acuerdo con el objeto del mismo. Elaborar el contrato, de acuerdo al manual de contratación Pasar el contrato a revisión por parte del contratista Firmar 2 copias del contrato por parte del representante legal de la entidad y el contratista Entregar una copia al contratista y archivar otra junto con toda la documentación pertinente Revisar las pólizas requeridas al contratista de acuerdo con el manual de contratación Iniciar la ejecución del contrato Realizar la supervisión del contrato de acuerdo a lo establecido en el mismo Liquidar el contrato una vez finalizada su ejecución

Asistente administrativa

Ninguno


Documentación del contrato


Ninguno


Contrato


Contrato elaborado Oficio remitiendo el contrato para revisión Contrato


Contrato

Director jurídico y administrativo Supervisor del contrato


Documentación verificada

Supervisor asignado



Documentación solicitada al contratista

Contrato con visto bueno del contratista

Contrato firmado por las dos partes

Contrato archivado y copia entregada Acta de aprobación de pólizas Acta de inicio del contrato Supervisión

Acta de liquidación del contrato

Acta de aprobación de pólizas Acta de inicio del contrato firmada Supervisión archivada en la carpeta del contrato Acta de liquidación firmada y archivada en la carpeta del contrato

7. REGISTROS: Documentación de contrato, contrato, oficio de remisión del contrato para revisión 8.ANEXOS: Ninguno


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5.6 GESTIÓN DOCUMENTAL NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROCESO: ALCANCE: RESPONSABLE: Proveedores

INTERNOS • Planeación Estratégica (PE-PE) • Gestión Técnica (PM-GT) • Gestión de Producción (PMGPD) • Gestión Comercial y de Mercadeo (PMGCM) • Gestión de Programación (PMGPG) • Gestión de Comunicaciones (PM-GC) • Administración del Recurso Humano (PA-ARH) • Gestión de recursos físicos y tecnológicos (PAGR) • Gestión del Talento Humano (PA-GTH) • Gestión Jurídica (PA-GJ) • Gestión financiera (PA-GF) • Evaluación de desempeño (PE-ED) • Mejoramiento Continuo (PE-MC)

GESTIÓN DOCUMENTAL Código: PA-GD Organizar, coordinar y controlar el manejo de los documentos de la entidad El proceso abarca las actividades realizadas entre la identificación y recepción de documentos hasta su archivo. Director Jurídico y Administrativo Entradas Actividades Salidas Clientes • Planeación Estratégica (PE-PE) • Gestión Técnica (PMGT) • Gestión de • Identificación de los Producción tipos de documentos que (PM-GPD) se reciben, producen y • Gestión envían en el canal. Comercial y de • Elaboración y revisión de Mercadeo (PMlas tablas de retención GCM) documental. • Gestión de • Elaboración y revisión de Programación las políticas de archivo (PM-GPG) de documentos. de • Tablas de • Gestión • Recepción de los • Manual de Calidad Comunicacione retención documentos internos y • Plan estratégico s (PM-GC) document externos • Informes al. • Administración • Clasificación de los • Memorandos del Recurso • Respuesta documentos y entrega a Humano (PA• Políticas s a los las áreas respectivas ARH) diferentes • Resoluciones • Respuesta a los document • Gestión de • Planes documentos que se os. recursos físicos • Programas reciben de acuerdo con y tecnológicos • • Proyectos los procedimientos, (PA-GR) políticas, etc. • Gestión del pertinentes. Talento • Emitir los documentos Humano (PAcon el radicado GTH) correspondiente. • Gestión • Archivar Jurídica (PA• Control y seguimiento al GJ) manejo de los • Gestión documentos financiera (PAGF) • Evaluación de desempeño (PE-ED) • Mejoramiento Continuo (PEMC)


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EXTERNOS • Entidades de control • Organizaciones de todos los tipos y niveles • Comunidad en general

RECURSOS HUMANOS Personal con conocimiento en el manejo de los documentos INFRAESTRUCTURA • Computadores con Windows, y Office. • Espacio adecuado para guardar el archivo

AMBIENTE DE TRABAJO • Iluminación • Ventilación • Control de humedad


• Cartas • Solicitudes de información • Hojas de vida • Requerimientos

DOCUMENTOS ASOCIADOS INTERNOS

EXTERNOS

• Cartas • Oficios • Respuestas a

REQUISITOS APLICABLES NORMA NTC-GP 10002004 4.1, 4.2, 5.1, 5.6, 8.5

• Entidades de control • Organizaciones de todos los tipos y niveles • Comunidad en general

INDICADORES NOMBRE

FÓRMULA

Respuestas

Respuestas emitidas/ información, cartas, etc. recibidas

Archivo

% de archivos organizados de acuerdo a la ley y las políticas internas

LEGALES Y REGLAMENTARIOS • Ntc 9095 • Isad-g-acuerdo • 027 del 31 de oct de 2006 • Acuerdo 07 de 1994(reglamento general de archivo) • Acuerdo 042 de 2002 • Ley 594 de 2000(ley Cartas, general de archivo Acuerdo correspondencia, 060 de 2001. etc.

ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE Ninguno ORGANIZACIONALES • Tablas de retención documental. • Manual de manejo de imagen.

Riesgos: • • • •

Pérdida de la información contenida en los computadores Perdida de los documentos Inexistencia de registros de los procesos y del sistema de gestión de calidad Pérdida de la información histórica del canal

Ver Mapa de Riesgos Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es copia No Controlada-La versión vigente reposará en la carpeta de Calidad de Canal 13

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 5.6.1 PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DOCUMENTAL CANAL REGIONAL DE Procedimiento: TELEVISIÓN TEVEANDINA CONTROL DE DOCUMENTOS LTDA. Proceso : GESTIÓN DOCUMENTAL


Código: PA-GD1 Versión:3.0 Páginas: 3

CANAL 13 1. OBJETIVO: controlar, manejar y distribuir de la documentación del canal con lineamientos correspondientes según la ley. 2. ALCANCE: El procedimiento abarca las actividades comprendidas entre la recepción del documento y la entrega del mismo a la dependencia correspondiente. 3. RESPONSABLE: Director Jurídico y Administrativo 4. DEFINICIONES: • DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado • DOCUMENTO MISIONAL: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social • PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. • TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. • TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL (TRD): Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos • RECEPCION DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica • CONSERVACION DOCUMENTAL: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. • CONSERVACION PREVENTIVA DE DOCUMENTOS: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. • DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las TRD, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. • RECUPERACION DE DOCUMENTOS: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos. • RETENCION DOCUMENTAL: Plazo que los documentos deben permanecen en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la TRD. • REGISTRO DE INGRESO DE DOCUMENTOS: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales. • INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. • ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivistito orientado a la clasificación, la ordenación, y la descripción de los documentos de una institución


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•


VALORACION DOCUMENTAL: Labor intelectual por la cual se determina los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. DIGITALIZACION: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película. Microfilm, y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ntc 9095 Isad-g-acuerdo 027 del 31 de oct de 2006 Acuerdo 07 de 1994(reglamento general de archivo) Acuerdo 042 de 2002 Ley 594 de 2000(ley general de archivo) Acuerdo 060 de 2001. Tablas de retención documental 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Recepción de los Recepción documentos, y aplicación del sello de recibido Identificación de Recepción dependencias destinatarias de acuerdo con la competencia. Entrega de documentos a Recepción la dependencia competente. Registro de control de Recepción entrega de documentos recibidos. Archivar los documentos Responsable del proceso en el archivo de gestión de acuerdo a lo estipulado en las Tablas de Retención Documental Mover los documentos al Responsable del proceso archivo central una vez se cumpla su plazo en el archivo de gestión, de acuerdo a lo estipulado en las tablas de retención documental Disponer de los Responsable del proceso documentos una vez se complete su tiempo en el archivo central, de

REGISTRO Ninguno

Punto de control Documentos recibidos y sellados

Formato manejo de documentos

Formato manejo de documentos diligenciado

Ninguno

Documentos entregados

Formato manejo de documentos

Formato manejo de documentos diligenciado Documentos archivados en el archivo de gestión

Ninguno

Ninguno

Documentos archivados en el archivo central

Ninguno

Documentos debidamente eliminados, microfilmados, etc.


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acuerdo a lo estipulado en las tablas de retención documental. 7. REGISTROS: Formato manejo de documentos 8.ANEXOS: Formato manejo de documentos (F.PA-GD1-1)


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CANAL 13


Procedimiento: EMISIÓN DE DOCUMENTOS CON DESTINO EXTERNO Proceso : GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: PA-GD2 Versión:3.0 Páginas: 2

1. OBJETIVO: Delinear la forma en la que se deben emitir los documentos de la organización 2. ALCANCE: Abarca las actividades realizadas entre la elaboración de un documento y el archivo de la copia del mismo. 3. RESPONSABLE: Director Jurídico y Administrativo 4. DEFINICIONES: • DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado • DOCUMENTO MISIONAL: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social • PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. • TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. • TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL (TRD): Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos • RECEPCION DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica • CONSERVACION DOCUMENTAL: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. • CONSERVACION PREVENTIVA DE DOCUMENTOS: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. • DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las TRD, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. • RECUPERACION DE DOCUMENTOS: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos. • RETENCION DOCUMENTAL: Plazo que los documentos deben permanecen en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la TRD. • REGISTRO DE INGRESO DE DOCUMENTOS: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales. • INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. • ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivistito orientado a la clasificación, la ordenación, y la descripción de los documentos de una institución • VALORACION DOCUMENTAL: Labor intelectual por la cual se determina los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es copia No Controlada-La versión vigente reposará en la carpeta de Calidad de Canal 13

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DIGITALIZACION: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película. Microfilm, y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ntc 9095 Isad-g-acuerdo 027 del 31 de oct de 2006 Acuerdo 07 de 1994(reglamento general de archivo) Acuerdo 042 de 2002 Ley 594 de 2000(ley general de archivo) Acuerdo 060 de 2001. Tablas de retención documental 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Elaboración del Área interesada documento Aplicación del formato al Área interesada documento Solicitar número de Área interesada radicado en recepción Imprimir dos copias del Área interesada documento Entrega del documento a Área interesada la secretaria de Gerencia para que sea coordinada su entrega Entregar el documento y Mensajero hacer firmar el recibido de la copia Entregar la copia firmada Recepción – Secretaría de a la dependencia emisora Gerencia del documento Archivar la copia en la Área interesada carpeta correspondiente, de acuerdo con los lineamientos para ello especificados en las tablas de retención documental 7. REGISTROS: Documentos 8.ANEXOS: Ninguno

REGISTRO Ninguno

Punto de control Documento redactado

F Ninguno

Documento con el formato adecuado Número de radicado asignado Documento impreso en original y copia Documento entregado para su entrega final

Ninguno Ninguno Ninguno

Copia del documento firmada

Copia con firma de recibido


Copia entregada en la dependencia emisora


Copia archivada


100




Procedimiento: Código: PA-GD3 CONTROL DE REGISTROS DEL Versión:3.0 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Proceso : Páginas: 2 CANAL 13 GESTIÓN DOCUMENTAL 1. OBJETIVO: Garantizar el control de los Registros requeridos por el Sistema de Gestión de Calidad. 2. ALCANCE: Abarca las actividades realizadas entre el diligenciamiento de un registro hasta su disposición final. 3. RESPONSABLE: Asesor de Planeación 4. DEFINICIONES: • Registro: Evidencia resultante del desarrollo de una actividad. • Listado maestro de registros: Matriz que contiene la totalidad de los registros generados dentro del sistema de gestión de calidad, su tratamiento, responsables, etc. Se encuentra disponible en medio magnético e impreso en la oficina de planeación, y forma parte integral del manual de calidad. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ntc 9095 Isad-g-acuerdo 027 del 31 de oct de 2006 Acuerdo 07 de 1994(reglamento general de archivo) Acuerdo 042 de 2002 Ley 594 de 2000(ley general de archivo) Acuerdo 060 de 2001. Tablas de retención documental 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Diligenciar los Formatos descritos en los diferentes documentos del Sistema de Gestión de Calidad, como caracterizaciones de proceso, procedimientos, instructivos, entre otros. Almacenar los registros de acuerdo a lo establecido en el listado maestro de registros Garantizar la protección de los registros de acuerdo al medio en el cual se encuentren, así: - Los registros en medio físico, son protegidos en su sitio de almacenamiento de acuerdo al ítem 4. del presente Procedimiento. - Los registros en medio magnético o digital, se protegen a través de la

Registros

Formatos diligenciados

Todo el Personal

Ninguno

Registros almacenados

Ninguno

Condiciones de protección de los registros establecidas

Líder de proceso

Líder de Proceso


101



generación de las correspondientes copias de seguridad. Mantener los registros disponibles de acuerdo al el tiempo de retención de los mismos, identificado en el listado maestro de registros. Completado el tiempo de retención en el archivo central de los registros, disponer de los mismos, de acuerdo a lo establecido en el listado maestro de registros.

Ninguno

Registros disponibles el tiempo establecido

Ninguno

Registros debidamente eliminados, microfilmados, archivados, etc.

Líder de Proceso

Líder de Proceso

7. REGISTROS: Documentos 8.ANEXOS: Listado maestro de registros


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Procedimiento: Código: PA-GD4 CONTROL DE DOCUMENTOS DEL Versión:3.0 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Proceso : Páginas: 2 CANAL 13 GESTIÓN DOCUMENTAL 1. OBJETIVO: Garantizar el control de documentación interna y externa del Sistema de Gestión de Calidad. 2. ALCANCE: El procedimiento abarca las actividades realizadas entre la solicitud de modificación de documentos y el archivo de los docuemtnos modificados 3. RESPONSABLE: Asesor de Planeación 4. DEFINICIONES: • Documento Interno: Documentos que constituyen el Sistema de Gestión de Calidad que han sido elaboradas internamente para la planificación, ejecución, verificación y mejoramiento de los procesos. •

Documento Externo: Documentos generados por entes externos como proveedores, clientes, organismos gubernamentales y de control, que son necesarios para el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ntc 9095 Isad-g-acuerdo 027 del 31 de oct de 2006 Acuerdo 07 de 1994(reglamento general de archivo) Acuerdo 042 de 2002 Ley 594 de 2000(ley general de archivo) Acuerdo 060 de 2001. Tablas de retención documental 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Si se identifica la necesidad de modificar

un

documento,

solicitar cambio de documento del sistema de

gestión

de

cambios,

y

Responsable del proceso que requiere la modificación

REGISTRO

Punto de control

Formato de solicitud de modificación a documentos

Formato de solicitud de modificación a documentos diligenciada

calidad. Analizar

los

aprobarlos o rechazarlos.

Asesor de planeación

Realizar las actualizaciones o modificaciones

Formato de solicitud de modificación a documentos

Formato de solicitud de modificación a documentos diligenciada

Documento

Documento actualizado

Listado Maestro de documentos internos del sistema de gestión de calidad

Listado Maestro de documentos internos del sistema de gestión de calidad actualizado

Asesor de Planeación

correspondientes. Actualizar en el Listado Maestro de Documentos Internos los cambios realizados y su estado de revisión. Nota: este listado



103



se mantendrá en medio digital en la Oficina de planeación y en Control Interno. Distribuir

el

documento

en

el(las) área(s) responsable(s). Archivar

los


documentos

Formato de entrega de documentos modificados

Formato de entrega de documentos modificados diligenciado

Ninguno

Documentos archivados en la carpeta de Gestión de Calidad

actualizados en la carpeta del Sistema de Gestión de Calidad y

eliminar

los


documentos

obsoletos.

7. REGISTROS: Documentos 8.ANEXOS: Formato de solicitud de modificación a documentos (F.PA-GD4-1) Formato de entrega de documentos modificados (F.PA-GD4-2)


104



6. PROCESOS DE EVALUACIÓN Y MEJORA 6.1 MEJORAMIENTO CONTINUO (PE – MC) NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROCESO: ALCANCE: RESPONSABLE: Proveedores INTERNOS • Planeación Estratégica (PEPE) • Gestión Técnica (PM-GT) • Gestión de Producción (PMGPD) • Gestión Comercial y de Mercadeo (PMGCM) • Gestión de Programación (PM-GPG) • Gestión de Comunicaciones (PM-GC) • Administración del Recurso Humano (PAARH) • Gestión de recursos físicos y tecnológicos (PA-GR) • Gestión del Talento Humano (PAGTH) • Gestión Jurídica (PA-GJ) • Gestión financiera (PAGF) • Evaluación de desempeño (PEED)

MEJORAMIENTO CONTINUO Código: PE-MC Coordinar la implementación de las acciones necesarias para mejorar la efectividad de los diversos procesos y garantizar la calidad del producto. El proceso abarca las actividades comprendidas entre el análisis de los resultados de indicadores y PQR de los usuarios, hasta la implementación de los correctivos correspondientes. Profesional de Control Interno Entradas Actividades Salidas Clientes

• Manual de Calidad • Plan estratégico • Resultado de la evaluación de los procesos • Resultados de la evaluación de desempeño • Resultados de los indicadores de gestión

• Analizar los resultados de los indicadores de los procesos y la información de los clientes. • Identificar las fallas o las oportunidades de mejora en los procesos del canal. • Diseñar planes o proyectos para mejorar los aspectos identificados • Realizar las modificaciones pertinentes a los procesos, políticas, etc. • Hacer seguimiento del impacto de los cambios realizados.

• Planes y proyectos • Ajustes a los procesos y procedimie ntos

• Planeación Estratégica (PE-PE) • Gestión Técnica (PM-GT) • Gestión de Producción (PMGPD) • Gestión Comercial y de Mercadeo (PMGCM) • Gestión de Programación (PMGPG) • Gestión de Comunicaciones (PM-GC) • Administración del Recurso Humano (PA-ARH) • Gestión de recursos físicos y tecnológicos (PAGR) • Gestión del Talento Humano (PA-GTH) • Gestión Jurídica (PA-GJ) • Gestión financiera (PA-GF) • Evaluación de desempeño (PE-ED) Gestión Documental (PA-GD)


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• Gestión Documental (PA-GD) EXTERNOS • Entidades de control • Clientes • Televidentes • Comunidad en general

RECURSOS

HUMANOS

• Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias • Solicitudes • Resultados de encuestas • Comunicaciones


INTERNOS

EXTERNOS

REQUISITOS APLICABLES NORMA NTC-GP 1000-2004 4.21, 4.2, 5.1, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 7.2, 7.6, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4, 8.5

Ninguno

• Resultados de las auditorías. • Reportes de fallas de diferentes áreas

• PQR y comunicacione s del cliente • Solicitudes de cotizaciones y servicios • Órdenes de servicio de clientes

ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE Ninguno


Ninguno

en

NOMBRE

FÓRMULA

Mejoramient o de procesos

Procesos mejorados/procesos que requieren mejoras

Mejoramient o de productos y servicios

Productos o servicios en proceso de mejoramiento/`produ ctos o servicios que requieren mejoramiento

Resultados de auditorías

Satisfacción del cliente Quejas y reclamos recibidos por área

ORGANIZACIONA LES

• Clientes • Televidentes • Comunidad general

INDICADORES


Personal comprometido con la calidad y el mejoramiento continuo

INFRAESTRUCT URA • Computadores con Windows, y Office. Intranet

• Productos y servicios de calidad

Quejas y reclamos recibidos por área Tiempo de respuesta

Auditorías con resultado conforme/Total auditorías Encuestas con puntación mayor o igual a 4/Total encuestas aplicadas Número de quejas recibido mensualmente Número de quejas recibido mensualmente por cada área/ total de PQR recibidos PQR contestados oportunamente/total de PQR recibidos


106



Riesgos: • Control y seguimiento insuficiente a las áreas y procesos • Incumplimiento de los planes de mejoramiento • Desactualización de los procesos y manual de calidad Ver Mapa de riesgos


107



6.1.1 PROCEDIMIENTOS MEJORAMIENTO CONTINUO CANAL REGIONAL DE Procedimiento: Código: PE-MC1 TELEVISIÓN TEVEANDINA ACCIONES CORRECTIVAS Y Versión: 3.0 LTDA. PREVENTIVAS Proceso : Páginas: 2 CANAL 13 MEJORAMIENTO CONTINUO 1. OBJETIVO: Esclarecer la forma en la que se asumirán las acciones correctivas frente a las fallas y no conformidades que se puedan presentar en el desarrollo de los procesos. 2. ALCANCE:. Abarca las actividades realizadas entre la identificación de una no conformidad o falla, hasta el seguimiento a la implantación de la acción correctiva. 3. RESPONSABLE: Profesional de Control Interno 4. DEFINICIONES: Seguimiento: Recolección regular y sistemática sobre la ejecución del plan, que sirve para actualizar y mejorar la planeación futura. No-Conformidad: Cualquier evento, producto, servicio o proceso del Sistema de Gestión de Calidad que no cumple con especificaciones ó normas establecidas. Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad real detectada u otra situación indeseable. Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad potencial, o para evitar que una no conformidad real vuelva a presentarse. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Identificar las no conformidades del proceso, producto, servicio, etc. Analizar las características de la no conformidad y determinar si requiere de acción correctiva. Determinar las causas de la falla. Plantear las acciones correctivas y/o preventivas, y seleccionar la más adecuada Ejecutar la acción correctiva y/o preventiva Hacer seguimiento para verificar la efectividad de la acción correctiva. De no haber sido efectiva, plantear una nueva acción correctiva y/o preventiva

REGISTRO

Punto de control

Responsable del proceso que presentó la falla

Formato de acciones correctivas



No conformidad diligenciada en el formato de acciones correctivas Formato de acciones correctivas, columna de tratamiento diligenciada





Responsable del proceso que presentó la falla Profesional de Control Interno

Ninguno Formato de acciones correctivas

Formato de acciones correctivas, columna de causas diligenciada Formato de acciones correctivas, columna de acción correctiva diligenciada Acción correctiva ejecutada Formato de acciones correctivas, columna de seguimiento diligenciada


108

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 De ser necesario iniciar el procedimiento de control de documentos del sistema de gestión de calidad (PA-GD4), solicitando el cambio al documento con el formato pertinente.


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 Formato de solicitudes de modificación

Formato de solicitudes de modificación

7. REGISTROS: Formato de acciones correctivas, Formato de solicitudes de modificación

8.ANEXOS: Formato de acciones correctivas y preventivas (F.PE-MC1-1)


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Procedimiento: Código: PE-MC2 CONTROL DEL PRODUCTO NO Versión: 3.0 CONFORME Proceso : Páginas: 1 CANAL 13 MEJORAMIENTO CONTINUO 1. OBJETIVO: Proporcionar los criterios para que los productos que no cumplen con los requisitos especificados, no sean utilizados o entregados de manera no intencionada, mediante su identificación y control. 2. ALCANCE:. Abarca las actividades realizadas entre la identificación de la no conformidad hasta la decisión del iniciar o no una acción preventiva o correctiva 3. RESPONSABLE: Director Jurídico y Administrativo 4. DEFINICIONES: Producto No Conforme: Todo aquel producto que no cumple con especificaciones 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Instructivo de manejo de producto no conforme 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Identificar el producto no conforme Revisar el instructivo de manejo del producto no conforme para determinar la acción a seguir De ser necesario, iniciar el procedimiento de acciones correctivas y preventivas.

Responsable del proceso

Formato de relación de producto no conforme


Formato de relación de producto no conforme


Ninguno

Formato de relación de producto no conforme completo Formato de relación de producto no conforme completo

Procedimiento de acciones correctivas o preventivas iniciado

7. REGISTROS: Formato de relación de producto no conforme

8.ANEXOS: Formato de relación de producto no conforme (F.PE-MC2-1) Instructivo de manejo del producto no conforme (I. PE-MC2-2)


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Procedimiento: Código: PE-MC3 AUDITORÍAS INTERNAS DE LA Versión: 3.0 CALIDAD Proceso : Páginas: 2 CANAL 13 MEJORAMIENTO CONTINUO 2. OBJETIVO: Establecer la metodología para la planeación, ejecución y Seguimiento a las auditorías Internas de Calidad. 2. ALCANCE:. El procedimiento abarca las acciones realizadas entre la elaboración de los cronogramas de auditoría hasta el seguimiento a las acciones correctivas implementadas. 3. RESPONSABLE: Asesor de Planeación 4. DEFINICIONES: Producto No Conforme: Todo aquel producto que no cumple con especificaciones Proyecto de Mejora: Proyecto que contiene las acciones correctivas y preventivas que se llevarán a cabo para subsanar fallas, o mejorar aspectos relevantes. Alcance de la auditoría: Se relaciona con el área o proceso que se está auditando y se refiere a que tanto abarca la auditoría. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Instructivo de desarrollo de auditoría 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Elaboración de Cronograma Definición de la persona u equipo auditor, Elaboración de Plan y Programa de Auditoria. Realización de Reunión de Apertura Ejecución de la Auditoria, Verifica el estado de implementación del Sistema de Gestión de Calidad a través de: • Revisión de documentación: Revisa la suficiencia entre la documentación del Sistema de Gestión de Calidad y los requisitos de la Norma ISO 9001:2000. • Observación: Observa el desarrollo de las actividades de los responsables y compara contra los documentos del Sistema de Gestión de Calidad. • Indagación con el personal: Verifica, mediante entrevista con cada uno de los responsables, la ejecución de

Profesional de Control Interno Equipo de Calidad

Equipo o persona encargada de la auditoría Profesional de Control Interno Equipo o persona encargada de la auditoría

Cronograma Formato de cronograma

Plan de auditoría Acta de la reunión de apertura Ninguno

Punto de control Cronograma de auditoría elaborado Formato de cronograma diligenciado completamente Plan y programa de auditoría elaborado Acta de la reunión de apertura Auditoría realizada


111



las actividades descritas en el Sistema de Gestión de Calidad implementado. • Verificación de registros: Revisa el diligenciamiento de los registros en cada una de las actividades del Proceso correspondiente y su manejo de acuerdo al Listado Maestro de Registros.

Identificación de No Conformidades y observaciones Elaboración de Informe de Auditoria Realización de Reunión de Cierre Diseño de un proyecto de mejoramiento Análisis y seguimiento a Acciones emprendidas

Equipo o persona encargada de la auditoría

Ninguno

Equipo o persona encargada de la auditoría Equipo o persona encargada de la auditoría Responsable del proceso auditado Profesional de Control Interno

Informe de auditoría Acta de la reunión de cierre Formato de proyecto de mejora Formato de seguimiento a las acciones emprendidas

No conformidades y observaciones identificadas Informe elaborado y entregado Acta de la reunión de cierre Formato de proyecto de mejora Formato de seguimiento a las acciones emprendidas

7. REGISTROS: Cronograma de auditoría, Actas de reuniones, Formato de cronograma, Plan de auditoría, Informe de auditoría, Formato de acciones planeadas, Formato de seguimiento a las acciones emprendidas.

8.ANEXOS: Formato de cronograma de auditoría (F.PE-MC3-1) Formato de Plan de auditoría (F.PE-MC3-2) Formato de Informe de auditoría (F.PE-MC3-3) Formato de proyecto de mejora (F.PE-MC3-4) Formato de seguimiento al proyecto de mejora (F.PE-MC3-5) Instructivo de Desarrollo de Auditoría Interna (I. PE-MC3-6)


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Procedimiento: Código: PE-MC4 REVISIÓN DEL SISTEMA DE Versión: 3.0 GESTIÓN DE CALIDAD Proceso : Páginas: 1 CANAL 13 MEJORAMIENTO CONTINUO 3. OBJETIVO: Identificar las fallas, problemas y oportunidades de mejora del sistema de Gestión de Calidad 2. ALCANCE:. Abarca las actividades realizadas entre la recolección de la información de las auditorías hasta la adecuación del sistema de gestión de calidad 3. RESPONSABLE: Asesor de Planeación 4. DEFINICIONES: Producto No Conforme: Todo aquel producto que no cumple con especificaciones Proyecto de Mejora: Proyecto que contiene las acciones correctivas y preventivas que se llevarán a cabo para subsanar fallas, o mejorar aspectos relevantes. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Resultados de las auditorías internas realizadas mediante el procedimiento PE-MC3 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Recolección de información de las auditorías


Reunión del equipo de calidad

Equipo de Calidad

Acta de la reunión

Acta de la reunión

Equipo de Calidad

Acta de la reunión

Acta de la reunión

Evaluación del sistema actual Identificación de errores, fallas u oportunidades de mejora Planteamiento de soluciones, selección de la mejor alternativa

y

Diseño del proyecto de mejora Puesta en marcha del proyecto de mejora Evaluación de los resultados del proyecto de mejora Adecuación del sistema de gestión de calidad de acuerdo con el proyecto de mejora exitoso, de lo contrario buscar otra alternativa y reiniciar el ciclo.

Ninguno

Equipo de Calidad

Formato de proyecto de mejora


Equipo de Calidad



Equipo de Calidad

Formato de proyecto de mejora Ninguno


Formato de seguimiento al proyecto de mejora

Formato de seguimiento al proyecto de mejora

Documentación del sistema de gestión de calidad

Sistema de gestión de calidad actualizado

Equipo de Calidad Equipo de Calidad


7. REGISTROS: Actas, Formato de proyecto de mejora, formato de seguimiento al proyecto de mejora 8.ANEXOS: Formato de proyecto de mejora (F.PE-MC3-4) Formato de seguimiento al proyecto de mejora (F.PE-MC3-5)


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Procedimiento: Código: PE-MC5 MANEJO DE PETICIONES, Versión: 3.0 QUEJAS Y RECLAMOS (PQR) Proceso : Páginas: 1 CANAL 13 MEJORAMIENTO CONTINUO 4. OBJETIVO: Identificar las fallas, problemas y oportunidades de mejora del sistema de Gestión de Calidad 2. ALCANCE:. Abarca las actividades realizadas entre la recolección de la información de las auditorías hasta la adecuación del sistema de gestión de calidad 3. RESPONSABLE: Recepcionista 4. DEFINICIONES: Petición: Requerir algo, exigirlo como necesario o conveniente. Queja: Reclamo: 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Instructivo de relación de PQR 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Recepción de la PQR, por alguno de los medios establecidos: Correo electrónico Análisis de la PQR, y solución inmediata de ser posible Clasificación y envío de la PQR Resolución de la PQR Archivo de la PQR, así como la respuesta enviada a emisor.

Recepcionista

Formato de seguimiento de PQR

Formato de seguimiento de PQR diligenciado

Recepcionista



Recepcionista



Responsable del proceso al que pertenece la PQR

Documento de respuesta

Documento contestando la PQR

Recepcionista



7. REGISTROS: Formato de manejo de PQR, documentos de respuesta a PQR 8.ANEXOS: Formato de seguimiento de PQR (F. PE-MC5-1) Instructivo de manejo de PQR (I. PE-MC5-2)


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Procedimiento: Código: PE-MC6 MEDICIÓN DE SATISFACCIÓN DEL Versión: 3.0 CLIENTE CANAL 13 Proceso : Páginas: 2 MEJORAMIENTO CONTINUO 5. OBJETIVO: Medir el grado de satisfacción de los clientes con el servicio prestado, de manera que se puedan identificar falencias y oportunidades de mejora 2. ALCANCE:. Abarca las actividades realizadas entre la entrega de la encuesta de satisfacción del cliente, y la determinación del seguimiento que debe hacerse. 3. RESPONSABLE: Asesor de Planeación 4. DEFINICIONES: Satisfacción del cliente: Nivel de calidad percibida por el cliente, acerca de los productos o servicios que recibió por parte del canal. Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad real detectada u otra situación indeseable. Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad potencial, o para evitar que una no conformidad real vuelva a presentarse. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Entrega de le encuesta de satisfacción del cliente, al usuario del servicio prestado una vez se haya completado la prestación del mismo. Recepción de la encuesta diligenciada y entrega a Planeación

Responsable del proceso que prestó el servicio o producto

Encuesta de satisfacción

Carta o correo electrónico remitiendo la encuesta de satisfacción al cliente.

Responsable del proceso que prestó el servicio o producto Asesor de Planeación

Ninguno

Encuesta debidamente diligenciada entregada a planeación Formato de seguimiento a la satisfacción del cliente diligenciado Formato de seguimiento a la satisfacción del cliente diligenciado Formato de seguimiento a la satisfacción del cliente diligenciado

Tabulación de los resultados de la encuesta

Identificación de oportunidades de mejora, fallas, etc. Si no se presentan novedades, terminar el procedimiento Si hay novedades de fallas u oportunidades de mejora iniciar el procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas (PE-MC1)



Formato de seguimiento a la satisfacción del cliente Formato de seguimiento a la satisfacción del cliente Formato de seguimiento a la satisfacción del cliente

7. REGISTROS: Carta remisoria de encuesta de satisfacción del cliente, encuesta de satisfacción del cliente, Formato de seguimiento a la satisfacción del cliente

8.ANEXOS: Formato de carta remisoria de encuesta de satisfacción del cliente (F. PE-MC6-1) Encuesta de satisfacción del cliente (F. PE-MC6-2) Formato de seguimiento a la satisfacción del cliente (F. PE-MC6-3)


115



6.2 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROCESO: ALCANCE: RESPONSABLE: Proveedores INTERNOS • Planeación Estratégica (PE-PE) • Gestión Técnica (PM-GT) • Gestión de Producción (PMGPD) • Gestión Comercial y de Mercadeo (PMGCM) • Gestión de Programación (PMGPG) • Gestión de Comunicaciones (PM-GC) • Administración del Recurso Humano (PA-ARH) • Gestión de recursos físicos y tecnológicos (PAGR) • Gestión documental (PA-GD) • Gestión del Talento Humano (PA-GTH) • Gestión Jurídica (PA-GJ) • Gestión financiera (PA-GF)

EXTERNOS • PQR de comunidad • Entes de control

RECURSOS HUMANOS

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Código: PE-ED Evaluar el desempeño de los funcionarios tanto individualmente, como el desempeño global de las áreas. El proceso abarca las actividades realizadas desde el diseño de los planes de acción o de mejoramiento por áreas, hasta la entrega de los resultados a los empleados y las áreas. Profesional de Control Interno Entradas Actividades Salidas Clientes • Definición del plan

• Manual de Calidad • Plan estratégico • Planes de acción o de mejoramiento por áreas • Planes de mejoramiento individuales. de los • Resultados indicadores • Mediciones periódicas

• Peticiones, la

Quejas y Reclamos • Observaciones • Solicitud de información

DOCUMENTOS ASOCIADOS INTERNOS EXTERNO

estratégico • Definición de los planes de acción o de mejoramiento por áreas • Definición de los indicadores y la periodicidad de la medición • Realización de la evaluación de desempeño individual • Entrega de los resultados de la evaluación de desempeño individual • Construcción de los planes de mejoramiento individual • Seguimiento a los planes de mejoramiento por áreas • Seguimiento de los indicadores • Construcción de acciones correctivas. • Evaluación global de la gestión con base en indicadores de gestión previamente diseñados

REQUISITOS APLICABLES NORMA NTC-GP

• Informe de evaluación de desempeño individual • Seguimient o a los planes de acción o mejoramie nto por áreas • Acciones correctivas

• Respuestas escritas • Acciones correctivas

• Gestión de Comunicaciones (PM-GC) • Administración del Recurso Humano (PA-ARH) • Gestión del Talento Humano (PA-GTH) • Gestión Jurídica (PA-GJ) • Mejoramiento Continuo (PE-MC)

• Televidentes • Entes de Control • Comunidad

INDICADORES NOMBRE

FÓRMULA


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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 S

Personal comprometido con los procesos de evaluación

INFRAESTRUCTUR A • Computadores con Windows, y Office. • Intranet


1000-2004 4.1, 4.2, 5.1, 5.6, 6.2, 7.6, 8.1, 8.2, 8.5


• Encuestas de evaluación de desempeño • Informes de evaluación de desempeño • Seguimient o a los planes de acción Resultados de los indicadores de gestión


Ninguno ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE

Ninguno

ORGANIZACIONAL ES

Evaluación individual

Evaluaciones realizadas/evaluacion es proyectadas

Evaluación por áreas


Evaluación global de la gestión


Desempeño de los empleados

Promedio de resultado de la evaluación de desempeño

Desempeño de las áreas

Porcentaje de cumplimiento de los planes de acción

Ninguna Riesgos: • Incumplimiento en las metas y planes propuestos • Incumplimiento de los planes de mejoramiento

Ver Mapa de de riesgos


117



6.2.1 PROCEDIMIENTOS EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO CANAL REGIONAL DE Procedimiento: Código: PE-ED1 TELEVISIÓN TEVEANDINA EVALUACIÓN INDIVIDUAL Versión: 3.0 LTDA. Proceso : Páginas: 2 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO CANAL 13 1. OBJETIVO: Proporcionar un panorama general del desempeño del empleado, de manera que se conozcan sus fortalezas y debilidades, y la manera en que éstas afectan el desarrollo de la organización. Este procedimiento se debe llevar a cabo 2 veces al año. 2. ALCANCE: Este procedimiento abarca las actividades realizadas entre la aplicación del instrumento de evaluación, hasta la elaboración de los planes de mejoramiento individuales. 3. RESPONSABLE: Profesional de Control Interno 4. DEFINICIONES: • Instrumento: mecanismo por medio del cual se realiza una medición del rendimiento de los empleados. • Plan de Mejoramiento individual: Plan que contempla las debilidades del funcionario y las estrategias y acciones que éste va a emprender para solucionarlas. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Entrega de los Profesional de control instrumentos de interno evaluación a los jefes inmediatos Calificación de cada Profesional de control empleado por parte del interno jefe inmediato Calificación de los Profesional de control instrumentos interno Elaboración del informe Profesional de control por empleado interno

REGISTRO Oficio de entrega de instrumentos a cada jefe

Punto de control Instrumentos entregados

Instrumentos diligenciados

Instrumentos diligenciados

Ninguno Informe de resultados individuales

Instrumentos calificados Informe de resultados individuales elaborado

Elaboración del informe final para entregar a gerencia

Profesional de control interno

Informe final de resultados de la evaluación

Informe final de resultados de la evaluación elaborado

Entrega de los resultados individuales a cada empleado


Planilla de entrega

Planilla de entrega firmada

Construcción de los planes de mejoramiento individuales


Plan de mejoramiento individual

Plan de mejoramiento individual elaborado y entregado a la oficina de Control Interno


118

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 Seguimiento trimestral al cumplimiento de los planes de mejoramiento individuales


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 Formato de seguimiento al plan de mejoramiento individual

Formato de seguimiento al plan de mejoramiento individual diligenciado

7. REGISTROS: oficio de entrega de los instrumentos, instrumentos, informe de resultados individuales, informe final, planilla de entrega de informes individuales, plan de mejoramiento individual. 8.ANEXOS: Instrumento de evaluación de desempeño (F. PE-ED1-1) Formato de informe de resultados individuales (F. PE-ED1-2) Planilla de entrega de informes individuales (F. PE-ED1-3) Formato de plan de mejoramiento individual (F. PE-ED1-4) Formato de seguimiento al plan de mejoramiento individua (F. PE-ED1-5)


119



Procedimiento: EVALUACIÓN POR ÁREAS Proceso : EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

Código: PE- ED2 Versión: 3.0 Páginas: 2

CANAL 13 1. OBJETIVO: Proporcionar un panorama de los avances y la gestión de cada área con respecto a los compromisos adquiridos para el año. 2. ALCANCE: Este procedimiento abarca las actividades realizadas entre el diseño del plan estratégico del canal, hasta la evaluación del avance de cada área. 3. RESPONSABLE: Asesor de Planeación 4. DEFINICIONES: • Macroproblema: Es el problema principal de la organización •

Problemas: Son aquellas dificultades, debilidades, o problemas más específicos que están generando o perpetuando la existencia del macroproblema.

•

Vectores Descriptores de los Problemas (VDP): son los hechos que verificables que manifiestan un problema como tal, es decir que expresan los síntomas del problema y permite el monitoreo de la evolución del mismo.

•

Nudos Críticos o Causas(NC): tienen un alto impacto en el VDP y son el centro práctico de la acción, es decir, que se debe actuar sobre ellos para mudar el VPD del problema y que ese cambio sea suficiente para lograr los objetivos propuestos.

•

Vectores Descriptores de los Nudos Críticos (VDNC): Son las manifestaciones principales de las causas del problema.

•

Objetivos: Son los resultados que se espera alcanzar.

•

Operaciones, Demandas de Operaciones: Son los proyectos que llevándose a cabo, producirán un cambio en los VDP y permitirán alcanzar los objetivos. Van enfocados a modificar los NC, es decir a producir cambios en éstos que a su vez permitan eliminar el problema.

•

Indicadores: operacionalizan los eventos, y determinan la forma en que se va a evaluar el éxito de un proyecto.

•

Metas: Traducen los objetivos a términos cuantificables, de manera que sean susceptibles de medición; dicha medición se hace a través de los indicadores.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Elaboración del plan Asesor de estratégico del canal, se diseña Planeación cada 4 años Reunión de inicio de año con Asesor de los encargados de cada Planeación

REGISTRO Plan Estratégico

Punto de control Plan estratégico elaborado

Acta de la reunión

Acta de la reunión de revisión del plan


120

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 3.0 operación para revisar y adecuar el plan Elaboración de actividades y cronogramas para cada operación, por parte de los encargados de las mismas. Para el año en curso. Socialización de los cronogramas a los demás miembros del equipo directivo Elaboración de informes cada cuatro meses de acuerdo a los formatos por los encargados de cada operación Elaboración de informe cada cuatro meses de seguimiento consolidado para todas las áreas, y socialización del mismo. Elaboración del informe de cierre de año por parte de los encargados de cada operación Reunión de cierre de año para la evaluación general del plan

Elaboración y presentación del informe final


Asesor de Planeación Responsable de cada área

Cronograma de actividades por operación

Cronograma de actividades elaborados

Responsable de cada área

Acta de la reunión

Acta de la reunión de socialización de los planes


Informe de cada área

Informe elaborado


Informe consolidado

Informe elaborado, socializado y entregado a Gerencia y Control Interno

Asesor de Planeación Responsables de cada área Asesor de Planeación Responsables de cada área Asesor de Planeación

Informe de cada área

Informe elaborado

Acta de la reunión

Acta de la reunión de cierre de año

Informe final de seguimiento al plan

Informe final de seguimiento al plan elaborado y presentado a Gerencia y a Control Interno

7. REGISTROS: Plan estratégico, Actas de las reuniones, informe bimensual de cada área, informe de cierre de año de cada área, informe final, cronograma de actividades por operación 8.ANEXOS: Formato de cronograma de actividades por área (F. PE-ED2-1) Formato de seguimiento de las operaciones (F. PE-ED2-2) Formato de seguimiento de los nudos críticos (F. PE-ED2-3) Formato de seguimiento de las actividades (F. PE-ED2-4) Formato de informe anual de operaciones (F. PE-ED2-5) Formato de informe anual de nudos críticos (F. PE-ED2-6)


121



7. ANEXOS


122



7.1 ANEXOS PLANEACIÓN ESTRATÉGICA F. PES-PE4-1 – Versión 3.0 FORMATO DE ELABORACIÓN DE PROYECTOS 1. Nombre del proyecto 2. Objetivos a. Objetivo general b. Objetivos específicos 3. Descripción detallada del proyecto: Se debe explicar en qué consiste el proyecto, además puede incluir algunos de los siguientes aspectos, dependiendo de la naturaleza del proyecto. a. Aspectos económicos: descripción del mercado (oferta y demanda), canales de comercialización, estrategia de comercialización, etc. b. Aspectos técnicos: Localización, capacidad de producción, descripción del proceso de producción, riesgos de trabajo y su prevención, etc. c. Aspectos administrativos: quién va a desarrollar el proyecto, canales de comunicación, etc. d. Aspectos jurídicos: normas t leyes que afectan el proyecto, tanto legales como técnicas. e. Aspectos financieros: Costos, inversiones, ingresos, rentabilidad, financiamiento, etc.

4. Presupuesto: se puede realizar con base en el siguiente formato:

Descripción

Unidad de medida

Cantidad

Valor unitario

Valor total

Fuente

Observaciones

5. Metas: son objetivos intermedios, cuyo logro sucesivo lleva a la consecución de los objetivos, se expresan en términos cuantitativos, de manera que se pueda realizar un seguimiento al plan. Se pueden cuantificar en tiempo, porcentaje, etc. 6. Cronograma de ejecución

Mes Actividad Diseño del plan

Mes

Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana 1 2 3 4 1 2 3 4 X X X


123

F. PES-PE4-2 – Versión 3.0 FORMATO HOJA DE VIDA DEL PROYECTO Nombre del proyecto: Proyecto Aprobado por: Responsable: Duración: Fecha de inicio: Objetivo del proyecto:

Fecha de Finalización:

Recursos Asignados al proyecto

Cronograma de Ejecución del proyecto. (puede manejarlo en semanas, o por fechas exactas. Ej. Primera semana, quinta semana, etc.)

Actividad

Fecha de inicio

Nombre

Fecha

Indicadores Fórmula

Seguimiento Estado del proyecto Resultado indicador (Avanzado, Normal, Alerta)

Fecha de finalización

Periodicidad

Observaciones



7.2 ANEXOS GESTIÓN DE PRODUCCIÓN F. PM-GPD1-1 – Versión 3.0 CUADRO DE SOLICITUD DE RECURSOS DE PRODUCCIÓN Descripción de la solicitud ESTUDIO

MÓVIL

TRANSPORTE

PORTÁTIL

Programa

GRAFICACIÓN

Fecha de Nombre de quien solicita la solicitud

EDICIÓN

Recurso requerido

Fecha

Hora

Observaciones

Cumplimiento del turno Hora de salida

Hora de llegada


125

Observaciones


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PM-GPD2-1 – Versión 3.0

FORMATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE PRODUCCIÓN

No.

Fecha

Cliente

Descripción del servicio

No. de contrato u orden de servicio

Fecha de inicio de ejecución

Fecha de finalización de ejecución


126

Fecha proyectada de facturación



FORMATO DE SOLICITUD DE FACTURACIÓN Fecha de solicitud:

Solicitud número:

Orden de servicio o Contrato Número:

Cliente:

Marca:

Fecha de inicio:

Fecha de terminación:

Servicio contratado:

Documentos entregados:

Solicitud realizada por:

Solicitud recibida por: Nombre: ______________________________

Nombre:______________________________ Firma: ______________________________ Firma:

______________________________ Fecha: ______________________________

Observaciones:


127

F. PM-GPD3-1 – Versión 3.0 CUADRO DE PROGRAMACIÓN PARA LAS SALAS DE EDICIÓN

SALA DE EDICION No. LUNES

MARTES

MIERCOLES

JUEVES

VIERNES

7AM - 2PM

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

2PM - 9PM

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA



CUADRO DE PROGRAMACIÓN PARA LA CÁMARA PORTÁTIL Y LA UNIDAD MÓVIL MES

LUNES

MARTES

MIERCOLES

JUEVES

VIERNES

SABADO

DOMINGO

MOVIL

HORA DE SALIDA PROGRAMA







CAMARA 1

CAMAROGRAFO

CONDUCTOR

AM








PM








CAMARA 2

CAMAROGRAFO CONDUCTOR

AM








PM








CAMARA 3

CAMAROGRAFO

AM








PM









129


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PM-GPD3-3 – Versión 3.0 CUADRO DE PROGRAMACIÓN PARA EL ESTUDIO PROGRAMACION ESTUDIO MES DE …

LUNES 3

MARTES 4

MIERCOLES 5

JUEVES 6

VIERNES 7

SABADO 8

DOMINGO 9

HORA Y

HORA Y

HORA Y

HORA Y

HORA Y

HORA Y

HORA Y

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

LUNES 10

MARTES 11

MIERCOLES 12

JUEVES 13

VIERNES 14

SABADO 15

DOMINGO 16

HORA Y

HORA Y

HORA Y

HORA Y

HORA Y

HORA Y

HORA Y

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

LUNES 17

MARTES 18

MIERCOLES 19

JUEVES 20

VIERNES 21

SABADO 22

DOMINGO 23

HORA Y

HORA Y

HORA Y

HORA Y

HORA Y

HORA Y

HORA Y

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

LUNES 24

MARTES 25

MIERCOLES 26

JUEVES 27

VIERNES 28

SABADO 29

DOMINGO 30

HORA Y

HORA Y

HORA Y

HORA Y

HORA Y

HORA Y

HORA Y

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA

PROGRAMA


130

F. PM-GPD3-4 – Versión 3.0 FORMATO DE EVALUACIÓN DE CALIDAD TÈCNICA DE PRODUCCIÓN Y USO DE LOS RECURSOS DE PROGRAMAS Nombre del Programa:___________________________________________ Fecha de Evaluación:____________________________________________ Califique de 1 a 5 cada uno de los siguientes aspectos, de acuerdo a la siguiente tabla: Puntuación 1 2 3 4 5

Descripción Malo Apenas Aceptable Regular Bueno Óptimo

Sume los resultados y puntúe el desempeño del programa de acuerdo a la siguiente tabla: Puntuación total Entre 4 y 8 Entre 9 y 12 Entre 13 y 16 Entre 17 y 20

Nivel de desempeño Deficiente Regular Aceptable Bueno

ITEM Uso de recursos: El programa utilizó los recursos que había solicitado y que le fueron asignados Eficiencia de uso de recursos: La cantidad de material producido en los turnos asignados es adecuada y coherente con la cantidad de recursos utilizados. Eficacia de uso de recursos: La calidad del material producido en los turnos asignados es adecuada y coherente con la cantidad de recursos utilizados. Calidad técnica: EL material producido cumple con los requisitos de Calidad técnica del canal. DESEMPEÑO:

OBSERVACIONES

1

2

TOTAL

3

4

5



7.2 ANEXOS GESTIÓN DE PROGRAMACIÓN F. PM-GPG1-1 – Versión 3.0

FORMATO DE INFORME DE AUDIENCIA

Fecha: Día: Rating y share promedio de los canales colombianos (Caracol, RCN, CityTV, Canal Capital, Señal Colombia y Canal 13)

Rating y share promedio de los programas del canal

Informe elaborado por: Firma:


132


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PM-GPG2-1 – Versión 3.0

FORMATO DE INFORME DE AUDIENCIA POR PROGRAMA

Fecha de la evaluación:

Nombre del programa:

Horario en que se emite:

Periodo Evaluado: Rating y share promedio del canal en el periodo evaluado:

RATING Periodo Anterior Periodo Actual

SHARE Periodo Anterior Periodo Actual

Retroalimentación de los televidentes:



133



FORMATO DE INFORME DE VENTAS POR PROGRAMA




Periodo Evaluado: Ventas del programa durante el periodo evaluado:

Ventas acumuladas del programa durante el año:

Clientes que pautan actualmente en el programa:

Clientes que han pautado en el programa

Razón por la que no pauta actualmente



134



FORMATO DE INFORME DE COSTOS POR PROGRAMA




Periodo Evaluado: Costo mensual del programa

Desagregación de costos ITEM

VALOR



135



FORMATO DE COHERENCIA CON LA ORGANIZACIÓN

Califique como Malo, Deficiente, Aceptable, Bueno o Excelente, la colaboración, actitud, conducta y comportamientos del programa evaluado, frente a los procesos, políticas y directrices que maneja cada área. Explique brevemente las causas de su calificación.

Fecha de la evaluación: Nombre del programa: Periodo Evaluado: Reporte de control de emisión:

Reporte de producción:

Reporte de mercadeo

Observaciones


136



FORMATO DE EVALUACIÓN DE CALIDAD DE PROGRAMAS

Nombre del Programa:___________________________________________ Fecha de Evaluación:____________________________________________

Califique de 1 a 5 cada uno de los siguientes aspectos, de acuerdo a la siguiente tabla: Puntuación 1 2 3 4 5


ITEM

1

2

3

4

CONTENIDO: Los contenidos del programa son coherentes con el objeto del mismo, denotan trabajo, investigación, etc. PRODUCCIÓN-PERCEPCIÓN GENERAL: en este punto se tomarán en cuenta todos los recursos para la realización del programa, elementos tales como: vestuario, locación, invitados, manejo de cámara, iluminación, sonido, presentadores, libretos, planes de rodaje, etc. PRODUCCIÓN-INVESTIGACIÓN: En la producción del programa se evidencia investigación de los contenidos, locaciones, invitados, etc. POSTPRODUCCIÓN: Musicalización, edición, efectos, etc. PRODUCCIÓN-MANEJO DE CÁMARA CREATIVIDAD: Debe estar soportada sobre elementos reales, sumados a estética visual, responsabilidad y conceptos claros respaldados por lineamientos teóricos. TÉCNICA VIDEO: Calidad del video, nitidez, color, etc. TÉCNICA AUDIO: Calidad del sonido COHERENCIA: Con respecto a los lineamientos conceptuales de Canal 13, como califica el programa. TOTAL

OBSERVACIONES


137

5


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PM-GPG2-6 – Versión 3.0 MATRIZ DE EVALUACIÓN DE PROGRAMACIÓN

Fecha del comité: Asistentes: Programas programados para evaluar:

Programa

Audiencia promedio Rating

Ventas

Costos

Promedio de evaluación de calidad

Resumen de coherencia con la organización

Observaciones

Cambios requeridos

Share


138

Decisiones tomadas



F. PM-GPG2-7 – Versión 3.0

FORMATO DE INFORMES A LOS PROGRAMAS Nombre del programa:

Director:

Horario de emisión: Periodo Evaluado: Fecha de la evaluación: No. de la evaluación: Calidad:

Audiencia promedio Rating: Share: Observaciones

Cambios requeridos en el programa


139



FORMATO DE ENTREGA DE INFORMES

Nombre del programa

Fecha de la evaluación

Fecha de entrega del informe

Nombre del director

Firma


140


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PM-GPG3-1 – Versión 3.0 REGISTRO DE MANEJO DE MATERIAL

PROGRAMA CAP. No.

REFERENCIA

FECHA DE EMISION

HORARIO

REPETICION

OBSERVACION

RECIBIDO MASTER

RECIBIDO TRAFICO


141


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PM-GPG4-1 – Versión 3.0 FORMATO DE RELACIÓN DE PROPUESTAS

No.

Nombre del programa

Descripción de la propuesta

Proponente

Contacto

Observaciones


142



FORMATO DE EVALUACIÓN DE PROGRAMAS NUEVOS Nombre del Programa:______________________________________ No.:________ Fecha de Evaluación:___________ Presentan piloto: SI____

Proponente:____________________________

NO:____

Califique de 1 a 5 cada uno de los siguientes aspectos, de acuerdo a la siguiente tabla:

Puntuación 1 2 3 4 5


ITEM

1

2

3

4

CONTENIDO: Los contenidos del programa propuesto son coherentes con el objeto del mismo, denotan trabajo, investigación, etc. CREATIVIDAD: Debe estar soportada sobre elementos reales, sumados a estética visual, responsabilidad y conceptos claros respaldados por lineamientos teóricos. COHERENCIA: Con respecto a los lineamientos conceptuales de Canal 13, como califica el programa. PRODUCCIÓN-PERCEPCIÓN GENERAL: Si se presenta piloto, evaluar todos los recursos para la realización del programa, elementos tales como: vestuario, locación, invitados, manejo de cámara, iluminación, sonido, presentadores, libretos, planes de rodaje, etc. POSTPRODUCCIÓN: Si se presenta piloto evaluar la Musicalización, edición, efectos, etc. VIABILIDAD ECONÓMICA: Los valores propuestos para el programa son coherentes y dentro de los presupuestos del canal. TOTAL PUNTAJE TOTAL:_________________ OBSERVACIONES


143

5



7.3 ANEXOS GESTIÓN TÉCNICA F. PA-GR3-1 – Versión 3.0 FORMATO DE CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS

Área

Equipo

Fecha del mantenimiento

Persona o empresa encargada

Observaciones


144


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PA-GR3-2 – Versión 3.0 FORMATO DE REALIZACIÓN DE MANTENIMIENTO

Área

Equipo

Fecha programada del mantenimiento

Encargado del mantenimiento

Fecha de realización del mantenimiento

Nombre y firma de quien realizó el mantenimiento

Nombre y firma del responsable del equipo


145


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PM-GT1-1 – Versión 3.0

FORMATO DE HOJA DE VIDA DE EQUIPOS

Equipo: Número de entrada al almacén: Fecha de compra: Área a la que se asignó: Funcionario responsable: Fecha:

Ficha de mantenimiento Tipo de mantenimiento: Realizado por (nombre y firma):

Fecha:

Tipo de mantenimiento:

Realizado por (nombre y firma):

Fecha:



Fecha:



Fecha:



Fecha:



Fecha:




146


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PM-GT2-1 – Versión 1.0 FORMATO DE ENTREGA DE TURNO

SALA (IdentificarMaster de Emisión, Sala de Edición #, Máster de Producción, etc.) FECHA

OBSERVACIONES

ENTREGADO POR


147

RECIBIDO



7.4 ANEXOS GESTIÓN DE COMUNICACIONES F. PM-GC1-1 – Versión 3.0 FORMATO DE PLAN DE MEDIOS

Medio

Periodicidad

Costo/convenio

Descripción del espacio

Enfoque de la comunicación

Fecha máxima de envío al medio

Fecha de inicio

Fecha de terminación

Temas y fechas importantes


148

Responsable


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PM- GC1-2 – Versión 3.0

FORMATO DE APROBACIÓN DE COMUNICACIONES

Referencia:

Medio al que se dirige:

Fecha de publicación del medio: Fecha de aprobación: Observaciones

Solicitada por: Aprobado por: Firma:


149


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PM-GC2-1 – Versión 3.0 FORMATO DE SOLICITUD DE DISEÑO DE MATERIAL

No. Fecha de orden

Solicitud realizada por

Nombre Cargo

Firma

Descripción del material solicitado

Solicitud recibida por Nombre

Firma

Aprobación de prioridad de la solicitud Nombre Firma

Fecha de entrega

Observaciones

Material recibido por

Nombre


150

Firma


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PM-GC2-3 – Versión 3.0

FORMATO DE APROBACIÓN DE PROMOCIONES Y AUTOPROMOCIONES

Fecha

Hora

Descripción del Material

Rotación

Observaciones

Autoriza


151

Recibe


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PM-GC3-1 – Versión 3.0

FORMATO DE SOLICITUD DE INCLUSIÓN EN PÁGINA WEB No. de orden

Fecha

Solicitud realizada por Nombre

Cargo

Firma

Descripción de la solicitud

Solicitud recibida por Nombre Firma

Aprobación de la solicitud Nombre Firma

Observaciones

Duración en la página web Fecha de Fecha de subida


152



7.5 ANEXOS GESTIÓN DE COMERCIALIZACIÓN Y MERCADEO F. PM-GCM1-1 – Versión 3.0

SOLICITUD DE RECURSOS DE PRODUCCIÓN PARA MERCADEO

Fecha de solicitud:

Solicitud número:

Cliente/Marca:

Fecha de inicio de la pauta:

Fecha de terminación de la pauta:

Recursos requeridos

REQUERIMIENTO Cámara portátil Transporte Graficación Edición Móvil Estudio Colegios Otro Cual?

SÍ


NO

FECHAS

Solicitud recibida por Nombre: ______________________________


______________________________ Fecha: ______________________________

Observaciones


153


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PM-GCM2-1 – Versión 3.0 CUADRO “MERCADEO”

Tipo No. de Orde Agenc Client Produc paut n ia e to a

Cantid ad

Telemultime dia

Fech Fecha Can a de Fecha de para al inici finalizaci facturaci 13 o ón ón

Val or

FLO W

Observacio nes para emisión

MODIFICACIO NES CONTR Observacio NOTICIAS Comercial OL nes para ALERTAS PARA es EMISIÓ Tesorería EMISIÓN Emitidos N


154

CONTROL FACTURACI ÓN


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PM-GCM2-2 – Versión 3.0

CUADRO “ADMINISTRADOR DE EMISIÓN” No. Tipo Fecha MODIFICACIONES TOTAL Fecha de TOTAL Agencia Cliente Producto de Cantidad Observaciones FLOW De de - NOTICIAS Programas TELEMULTIMEDIA finalización CANAL TOTAL Orden pauta inicio ALERTAS


155



CUADRO “TESORERÍA”

Fecha de No. Orden Agencia Cliente Marca inicio


Fecha para facturación

Valor Observaciones

Factura No. Subtotal IVA

Valor Factura


156

Fecha de facturación



REGISTRO DE ENTREGA DE “MATERIAL”

ENTREGA DE MATERIAL

DESCRIPCIÓN DE LA PAUTA PROGRAMACIÓN Producto

Fecha de Fecha de finalizaci inicio de ón de la la pauta pauta

Formato del Cassette

Fecha Cassette entregadoA

Firma de quien recibe

EMISIÓN códig o

Fech a

DEVOLUCIÓN Fecha

Cassette entregado

Cassette entregado



157




SOLICITUD DE FACTURACIÓN Fecha de solicitud:

Solicitud número:

Orden de pauta número:

Agencia:

Cliente:

Marca:

Fecha de inicio:

Fecha de terminación:

Pauta contratada:

Pauta emitida:

Documentos entregados

Copia de la orden de pauta

Sí

No

Certificado de emisión

Sí

No


Solicitud recibida por Nombre: ______________________________


______________________________ Fecha: ______________________________

Observaciones


158


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 I. PM-GCM2-6 – Versión 3.0

INSTRUCTIVO USO DE LA CARPETA DE PAUTA

La carpeta “pauta” se diseña como una herramienta que facilite el manejo de la información comercial del canal, y su respectiva emisión. El control de la información contenida en el cuadro, la maneja el área de Mercadeo, por lo que cualquier error en los datos es responsabilidad de esta área.

A continuación se encuentran los pasos para el correcto uso de la carpeta. 1. Una vez una pauta es ordenada, el departamento de mercadeo debe completar las celdas correspondientes en el libro titulado “Mercadeo”. 2. Para ello debe primero elaborar el flow y guardar una copia del mismo en la carpeta “pauta” subcarpeta “flow”.

3. Al llenar las celdas del libro mercadeo, se debe incluir un vínculo al flow (Utilizar insertar, hipervínculo) 4. La columna “Modificaciones, Noticas, Alertas para emisión” se debe dejar en blanco, y llenar únicamente en caso de que se presente alguna modificación en el transcurso de la emisión de la pauta. 5. Los datos aparecerán automáticamente en el libro “administrador de Emisión”. El administrador de emisión debe revisar permanentemente el cuadro, ya que en él le aparecerán las nuevas órdenes de pauta, la ruta para encontrar el Flow, y alertas de última hora, las cuales se resaltan en rojo. 6. Una vez se haya emitido la pauta, el administrador de emisión debe llenar en la fila correspondiente a la orden de pauta, el número de comerciales, menciones, etc. que se emitieron en cada programa. En el caso de que haya nuevos programas, se pueden insertar las columnas correspondientes. 7. Finalmente, el administrador de emisión debe sumar la cantidad de menciones, comerciales, etc. que se emitieron en la franja de Canal 13, y los que se emitieron en la franja de Telemultimedia.


159



8. En el libro “mercadeo” aparecerá en rojo si hay diferencia entre lo ordenado y lo emitido. Si es igual, se pondrá de color gris. 9. Cuando es momento de facturar, tesorería debe completar el libro “tesorería” el cual tiene la información del cliente. Debe llenar los datos de la factura. 10. Si se facturó en el tiempo adecuado, la alerta de facturación pasará a color gris, de lo contrario se mantendrá en rojo. 11. Finalmente, contabilidad puede verificar los datos en el libro “contabilidad”, para poder hacer la distribución de ingresos.


160


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PM-GCM3-1 – Versión 3.0 FORMATO DE RELACIÓN DE PREMIOS

Fecha

Descripción del premio

Cantidad

Entregado por

Condiciones previas del concurso

Entrega de soporte (Sí o No)

Asignado para el programa

Aprobado por (firma)


161



FORMATO DE INSTRUCTIVO DE LA MECÁNICA DEL CONCURSO

Premio: Fecha del concurso: Fecha de entrega del premio: Forme de anunciar el concurso:

Requisitos para participar:

Mecánica del concurso:

Responsable: Aprobado por: Firma:


162


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PM- GCM3-3 – Versión 3.0

FORMATO DE SEGUIMIENTO AL CONCURSO

CONCURSO

PREMIO MECÁNICA

PREMIO ENTREGADO POR: MECÁNICA PARA RECLAMAR EL PREMIO REQUISITOS PARA PARTICIPAR FECHA DE SELECCIÓN DEL GANADOR MECÁNICA DE SELECCIÓN DEL GANADOR GANADOR ANEXOS

OBSERVACIONES


163



F. PM-GCM3-4 – Versión 3.0 FORMATO DE ACTA DE ENTREGA DEL PREMIO

CANAL 13 – TEVEANDINA hace entrega del premio referencia ___________________________ _____________________________________________________________________________ a el (la) señor (a) ______________________________________________ identificado (a) con _____________________ número ______________________________ de ________________ quien participó en el concurso ____________________________________________________

CANAL 13 – TEVEANDINA hace entrega en perfecto estado del premio en mención, el día ________ del mes de ___________________ del año________________

En constancia de lo anterior firman,

_______________________________ CANAL 13

________________________________ GANADOR

Nit. 830.005.370-4


164



FORMATO DE ACTA DE ENTREGA DEL PREMIO (Usar este formato para la entrega de boletas u otro premio que no amerite el diligenciamiento del formato anterior)

CANAL 13 – TEVEANDINA hace entrega del premio referencia ___________________________ _____________________________________________________________________________a las siguientes personas que participaron en el concurso ___________________________ __________________________________________________ En constancia de lo anterior firman, Nombre

Fecha

Cédula

Firma


165


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PM- GCM3-5 – Versión 3.0

FORMATO DE ACTA DE COMPROMISO Y ACEPTACIÓN DE CONDICIONES DEL PREMIO

CANAL 13 – TEVEANDINA en desarrollo del concurso__________________________________ cuyo ganador es ___________________________________________________, se compromete a hacer entrega del premio ___________________________________________ para el día ______________________________ de acuerdo con las condiciones que ya conoce el ganador.

En constancia de lo anterior firman,

_______________________________

________________________________

CANAL 13 Nit. 830.005.370-4

GANADOR Identificación.


166

7.6 ANEXOS ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO F. PA-ARH2-1 – Versión 3.0

FORMATO DE RELACIÓN DE VACACIONES PROYECTADAS Nombre

Área

Cargo

Fecha estimada en la que va a tomar las vacaciones

Inicia

Regresa

Días Pendientes por Disfrutar

F. PA-ARH2-2 – Versión 3.0 FORMATO DE CAPACITACIÓN Y EMPALME

Fecha

Cargo

Temas abordados

Se informaron TODAS las tareas inherentes al cargo (Si o No)

Firma de quien tomará vacaciones

Firma de la persona que hará el remplazo



7.7 ANEXOS GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO F. PA-GTH1-1 – Versión 3.0

FORMATO DE INFORME DE SELECCIÓN DE HOJAS DE VIDA

Cargo Vacante: Requisitos: Persona interna opcionada para ocupar el cargo Personal interno del canal que cumple con los requisitos y el perfil del cargo: Cantidad de hojas de vida revisadas Cantidad de hojas de vida que cumplen con los requisitos y el perfil del cargo: Detalle de las personas que continua en el proceso de selección Puntuación Observaciones Perfil Experiencia total de la afín al afín al hoja de No. De No. cargo cargo vida Nombre identificación (puntuar de (puntuar (sumar de 1 a 5) experiencia 1 a 5) y perfil)


169


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PA-GTH1-2 – Versión 3.0

FORMATO DE PREGUNTAS DE LA ENTREVISTA POR COMPETENCIAS CONDICIONES PERSONALES 1. ¿Puede incorporarse inmediatamente? 2. ¿Es usted propietario de su vivienda? 3. ¿Tiene usted tiempo completo para dedicarle al cargo al cual está aspirando? 4. ¿Tiene otras ofertas de trabajo alternativas? 5. ¿Tiene usted alguna actividad extraprofesional, política, sindical, cultural, deportiva, artística, comunitaria...? 6. ¿Tiene usted alguna actividad propia?: negocio familiar, administración de propiedades, clases particulares. 7. ¿Tiene usted muchos amigos? PERSONALIDAD Y CARÁCTER 1. ¿Cómo cree que lo describiría un profesor o un amigo que lo conoce bien? 2. ¿Cómo se describiría a sí mismo? Háblame sobre usted. 3. ¿Duerme bien? 4. Describa sus puntos fuertes. 5. Describa sus puntos débiles. ¿Cuál es el mayor? ¿Cómo procura compensarlo? 6. ¿Ha tenido algún fracaso? ¿Qué aprendió de él? En general ¿Qué ha aprendido de sus errores? 7. ¿Cuál cree que ha sido su mayor éxito o logro? ¿su fracaso? ¿sus mayores desilusiones? ¿Cómo se produjeron? 8. ¿Cuáles han sido los tres hechos más importantes de su vida? Por qué? 9. ¿Cuál fue la decisión más importante que tuvo que adoptar en el pasado? ¿qué criterios utilizó para tomarla? 10. ¿se considera un líder, un emprendedor, un creativo? Si es así ¿por qué dice que lo es? 11. ¿Cómo se inserta en un equipo de trabajo? 12. ¿Por qué piensa que puede desempeñarse bien en este puesto de trabajo? ¿Por qué debo contratarlo? 13. Tiene cinco minutos para describir los puntos concretos más relevantes de su currículo y personalidad que muestren que esta cualificado para este puesto. 14. ¿le gusta el trabajo duro, trabajo rutinario o desafiante? ¿Por qué? 15. ¿Qué tipo de situaciones le frustran con facilidad? MOTIVACIONES. ESCALA DE VALORES 1. ¿Cuáles son las satisfacciones o recompensas mas importares que espera de su carrera profesional? 2. ¿Qué es más importante para usted, el dinero o el tipo de trabajo? 3. ¿Por qué eligió la profesión para la que se está preparando o ya se preparo? 4. ¿Cuáles son las dos o tres realizaciones suyas de las que esta más satisfecho? ¿Por qué? 5. ¿Qué importancia tiene el dinero para usted? 6. Piensa en alguien que le agrade/desagrade y dígame que hace que le agrade/desagrade tanto esa persona.


170



OBJETIVOS PROFESIONALES Y PERSONALES PARA EL FUTURO 1. ¿Cuáles son sus objetivos a largo y a corto plazo? ¿Cómo se está preparando para lograrlos? 2. ¿Qué objetivos concretos, además de los relacionados con su trabajo profesional ha establecido para sí mismo durante los próximos 10 años? 3. ¿Qué piensa que estará haciendo dentro de 5 años? ¿en qué basa esta afirmación? 4. ¿Cómo piensa lograr sus objetivos profesionales? 5. ¿Cuánto espera estar ganando dentro de 5 años? 6. De aquí a dos o cinco años ¿Qué le gustaría haber conseguido? 7. ¿se plantea si alguna vez llegará a ser presidente de un consejo de administración, presidente ejecutivo, vicepresidente ejecutivo, presidente de una división, jefe de departamento, etc.? 8. ¿le gustaría dirigir su propia empresa? ¿Por qué? FORMACION 1. ¿Por qué eligió su carrera? 2. ¿Qué asignaturas le gustaron más en sus estudios universitarios? ¿Por qué? 3. ¿Qué asignaturas le gustaron menos? ¿Por qué? 4. si pudiera hacerlo, ¿planificaría su carrera académica de diferente forma? ¿de qué manera? ¿Por qué? 5. ¿A cuántas instituciones solicitó la admisión? ¿Por qué eligió la institución donde estudió? 6. Hábleme de sus años de bachillerato. De sus años de universidad. 7. ¿Qué lo hace sobresalir entre sus compañeros? EXPERIENCIA EN TRABAJOS ANTERIORES 1. ¿Qué es lo que más / menos le ha gustado de sus experiencias en trabajos anteriores? 2. ¿Hábleme sobre sus experiencias de trabajos anteriores? 3. ¿Cuál fue su logro más significativo en sus trabajos anteriores? 4. ¿Por qué dejo sus trabajos anteriores? 5. ¿Qué ha aprendido de su experiencia de trabajo? 6. ¿Qué hacía en sus trabajos anteriores? 7. ¿Cómo describe a su anterior jefe? LA EMPRESA- CANAL 13 1. ¿Qué cree que hace falta para tener éxito en una empresa como la nuestra? 2. ¿Qué sabe de nuestra empresa? 3. ¿Qué criterios utiliza para evaluar una empresa? ¿y para aquella en que espera trabajar? 4. ¿Con qué otras organizaciones o empresas mantiene conversaciones? 5. ¿Por qué tiene interés en esta empresa? 6. En base a esta entrevista, ¿Qué preguntas tiene sobre nuestra empresa? 7. ¿Quiere trabajar en una gran compañía o prefiere una empresa pequeña? ¿Por qué? EL PUESTO 1. Si tuviera que contratar a una persona para este puesto, ¿Qué cualidades buscaría? 2. ¿Cómo trabaja bajo presión? 3. ¿Cómo describe su puesto de trabajo ideal? 4. ¿Cuáles son las dos o tres cosas más importantes para usted en su trabajo?


171



5. ¿Qué cree que hará en este trabajo que está solicitando? ¿Qué cree que requiere este puesto de trabajo? ¿hasta qué punto cumple estos requisitos? ¿Cuáles cree que son los deberes del cargo al que está aspirando? ¿Por qué cree que encajaría para desempeñar este cargo? 6. Describa la relación que existe entre un supervisor y las personas que dependen de él o ella. 7. ¿Cómo se sentiría trabajando bajo la supervisión de un hombre, una mujer, alguien mayor, o más joven? 8. ¿Cómo se sentiría trabajando en un departamento donde la mayoría fuesen hombres/mujeres/más jóvenes/más viejos? 9. ¿le gustaría un trabajo con mucho trato con los clientes? 10. ¿le gustaría trabajar en una oficina o preferiría estar moviéndose visitando gente? 11. ¿Aceptaría trabajar con un horario largo? MOTIVO DE LA SOLICITUD 1. ¿Por qué le gustaría obtener precisamente este empleo y no otro? 2. ¿Qué le llamó la atención en el anuncio o en la noticia que tuvo acerca de su existencia? 3. ¿Qué piensa que puede usted aportar? 4. ¿En qué piensa que puede usted mejorar trabajando con nosotros? RETRIBUCIÓN 1. ¿Cuánto ganaba en su empleo anterior? 2. ¿Cuál es el mínimo que cubre sus necesidades actuales? 3. ¿Cuánto aspira ganar en este cargo? Tiene alguna pregunta adicional, observación, comentario?


172



FORMATO DE PUNTUACIÓN DE LA ENTREVISTA POR COMPETENCIAS DATOS PERSONALES Número asignado:

Fecha: Nombre: Identificación: Cargo al que aspira: Lugar y fecha de nacimiento: Estado Civil: Profesión: Con quién vive: Teléfono: Celular: Entrevista realizada por: Cargo del entrevistador: Observaciones iniciales:

Hijos: Cuántos: Ocupación actual Dirección: e-mail:

FACTOR 1: CONDICIONES PERSONALES Instrucciones de puntuación: Puntúe Sí o No en cada una de las preguntas, sume los 1 para obtener el total del factor

ITEM COMPETENCIA/ CARACTERÍSTICA 1 2 3 4 5 6 9

PUNTUACION NO (0) SÍ (1)

OBSERVACIONES

Disponibilidad de tiempo Datos personales Disponibilidad de tiempo Datos personales Hobbies Emprendimiento Disposición para la relación social SUMA POR PUNTAJE: (sume los valores)

0

PUNTAJE MÁXIMO: 9

TOTAL FACTOR 1:

Observaciones adicionales factor 1:


173



FACTOR 2: PERSONALIDAD Y CARÁCTER Instrucciones de puntuación: Puntúe de 0 a 5, de acuerdo a la concordancia de cada característica con lo deseado para el cargo, siendo 0 que no existe concordancia y 5 que la concordancia es muy alta.

ITEM COMPETENCIA/ CARACTERÍSTICA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

13 14 15

PUNTUACION 0 1 2 3 4 5

OBSERVACIONES

Imagen que refleja de sí mismo Autoimagen, Autoestima, imagen de sí mismo. Estado de salud Autoimagen, Autoestima, puntos fuertes percibidos Autoimagen, Autoestima, puntos débiles percibidos Tolerancia a la frustración Escala de prioridades y valores Escala de prioridades y valores Proceso de toma de decisiones Personalidad acorde al tipo de cargo. Trabajo en equipo Autoimagen, Autoestima, imagen de sí mismo, conocimiento del cargo, emprendimiento. Aptitud verbal, motivación Concordancia con el tipo de trabajo a realizar Tolerancia a la frustración SUMA POR PUNTAJE: (sume los valores)

PUNTAJE MÁXIMO: 75

TOTAL FACTOR 2:



174



FACTOR 3: MOTIVACIONES, PRIORIDADES Y ESCALA DE VALORES Instrucciones de puntuación: Puntúe de 0 a 5, de acuerdo a la concordancia de cada característica con lo deseado para el cargo, siendo 0 que no existe concordancia y 5 que la concordancia es muy alta.


1 2 3 4 5 6


OBSERVACIONES

Expectativas Escala de prioridades y valores Expectativas Escala de prioridades y valores Escala de prioridades y valores Tolerancia SUMA POR PUNTAJE:

PUNTAJE MÁXIMO: 30

TOTAL FACTOR 3:

(sume los valores)


FACTOR 4: OBJETIVOS PROFESIONALES Y PERSONALES Instrucciones de puntuación: Puntúe de 0 a 5, de acuerdo a la concordancia de cada característica con lo deseado para el cargo, siendo 0 que no existe concordancia y 5 que la concordancia es muy alta.


1 2 3 4 5 6 7 8


OBSERVACIONES

Expectativas y metas Expectativas y metas Expectativas y metas Expectativas Expectativas y metas Expectativas y metas Expectativas Expectativas SUMA POR PUNTAJE: (sume los valores)

PUNTAJE MÁXIMO: 40

TOTAL FACTOR 4:



175



FACTOR 5: FORMACIÓN Instrucciones de puntuación: Puntúe de 0 a 5, de acuerdo a la concordancia de cada característica con lo deseado para el cargo, siendo 0 que no existe concordancia y 5 que la concordancia es muy alta.

ITEM

COMPETENCIA/ CARACTERÍSTICA

1

Concordancia con el tipo de trabajo que va a realizar Concordancia con el tipo de trabajo que va a realizar Concordancia con el tipo de trabajo que va a realizar Concordancia con el tipo de trabajo que va a realizar Concordancia con el tipo de trabajo que va a realizar Rasgos de personalidad, trabajo en equipo, relaciones sociales, desempeño académico, aptitudes y características Trabajo en equipo

2 3 4 5 6

7

SUMA POR PUNTAJE: (sume los valores)


OBSERVACIONES

PUNTAJE MÁXIMO: 35

TOTAL FACTOR 5:



176



FACTOR 6: EXPERIENCIA EN TRABAJOS ANTERIORES Instrucciones de puntuación: Puntúe de 0 a 5, de acuerdo a la concordancia de cada característica con lo deseado para el cargo, siendo 0 que no existe concordancia y 5 que la concordancia es muy alta.

ITEM


COMPETENCIA/ CARACTERÍSTICA EVALUADA

OBSERVACIONES

1 Concordancia con las características del cargo solicitado 2 Capacidades para desarrollar el trabajo solicitado 3 Desempeño laboral 4 Desempeño laboral, expectativas 5 Capacidad de aprendizaje 6 Experiencia en tareas relacionadas 7 Concordancia con las características del jefe del cargo SUMA POR PUNTAJE:

PUNTAJE MÁXIMO: 35

TOTAL FACTOR 6:

(sume los valores)


FACTOR 7: CANAL 13 Instrucciones de puntuación: Puntúe de 0 a 5, de acuerdo a la concordancia de cada característica con lo deseado para el cargo, siendo 0 que no existe concordancia y 5 que la concordancia es muy alta.


1 2 3

4 5 6 7


OBSERVACIONES

Conocimiento de Canal 13 Conocimiento de Canal 13 Solución de problemas, toma de decisiones, coherencia con el canal. Coherencia en las solicitudes de empleo Conocimiento de Canal 13 Conocimiento de Canal 13 Concordancia con Canal 13 SUMA POR PUNTAJE: (sume los valores)

PUNTAJE MÁXIMO: 35

TOTAL FACTOR 7:



177



FACTOR 8: EL CARGO Instrucciones de puntuación: Puntúe de 0 a 5, de acuerdo a la concordancia de cada característica con lo deseado para el cargo, siendo 0 que no existe concordancia y 5 que la concordancia es muy alta.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11


OBSERVACIONES

Percepción del cargo Manejo del estrés Concordancia entre el cargo solicitado y las expectativas Escala de prioridades y valores Percepción del cargo y de sí mismo. Aptitud verbal Actitud hacia los superiores Capacidad de adaptarse al cargo solicitado Capacidad de adaptarse al cargo solicitado Capacidad de adaptarse al cargo solicitado Capacidad de adaptarse al cargo solicitado Capacidad de adaptarse al cargo solicitado SUMA POR PUNTAJE:

PUNTAJE MÁXIMO: 55

TOTAL FACTOR 8:

(sume los valores)


FACTOR 9: MOTIVO DE LA SOLICITUD Instrucciones de puntuación: Puntúe de 0 a 5, de acuerdo a la concordancia de cada característica con lo deseado para el cargo, siendo 0 que no existe concordancia y 5 que la concordancia es muy alta.


1

2 3 4


OBSERVACIONES

Conocimiento del cargo, de Canal 13, expectativas, objetivos personales. Expectativas Autoimagen, autoestima, conocimientos, habilidades Expectativas SUMA POR PUNTAJE: (sume los valores)

PUNTAJE MÁXIMO: 20

TOTAL FACTOR 9:



178



FACTOR 10: RETRIBUCIÓN Instrucciones de puntuación: Puntúe sí o no, siendo 0 que no existe concordancia y 5 que la concordancia es muy alta.


1 2 3

PUNTUACION SÍ (0) NO (1)

OBSERVACIONES

Mejora de condiciones laborales Aspiración salarial Aspiración salarial SUMA POR PUNTAJE:

PUNTAJE MÁXIMO: 3

TOTAL FACTOR 10:

(sume los valores)


RESUMEN DE LOS RESULTADOS FACTOR P. FACTOR 1. Condiciones personales 6.Experiencia en trabajos anteriores 2.Personalidad y carácter 7.Canal 13 3.Motivaciones, prioridades y escala de valores 8.El Cargo 4.Objetivos profesionales y personales 9.Motivo de la solicitud 5. Formación 10.Retribución TOTAL Observaciones finales

Entrevista realizada por: Nombre:

Cargo:

Firma:


179

P.



FORMATO DE INFORME DE RESULTADOS DE LA ENTREVISTA Fecha del informe: DATOS PERSONALES Fecha de la entrevista: Número asignado: Nombre: Identificación: Referencias: Cargo al que aspira: Entrevista realizada por: Continúa en el proceso de selección: Recomendaciones:

RESUMEN DE LOS RESULTADOS FACTOR 1. Condiciones personales 2.Personalidad y carácter 3.Motivaciones, prioridades y escala de valores 4.Objetivos profesionales y personales 5. Formación 6.Experiencia en trabajos anteriores 7.Canal 13 8.El Cargo 9.Motivo de la solicitud 10.Retribución TOTAL

Puntaje

Observaciones

Informe Elaborado por: Cargo: Firma: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es copia No Controlada-La versión vigente reposará en la carpeta de Calidad de Canal 13

180



FORMATO DE PUNTUACIÓN DE PRUEBA TÉCNICA

Fecha de la prueba: Nombre: Identificación: Cargo al que aspira: Prueba realizada por: Prueba realizada:

DATOS PERSONALES Número asignado:

Observaciones iniciales:

ITEM

PUNTUACIÓN 0 1

2

3

4

5

Conocimiento del equipo Manejo del equipo Conocimiento del software o aplicativo Manejo del software o aplicativo Conocimiento del proceso Manejo del proceso Calidad del trabajo Velocidad en la realización del trabajo Capacidad de trabajar bajo presión

*Agregue aspectos adicionales que considere necesarios Observaciones

Prueba realizada por: Nombre:

Cargo:

Firma:


181



FORMATO DE INFORME DE RESULTADOS DE LA PRUEBA TÉCNICA Fecha del informe: DATOS PERSONALES Fecha de la entrevista: Número asignado: Nombre: Identificación: Cargo al que aspira: Prueba realizada por: Descripción de la prueba realizada Continúa en el proceso de selección: Recomendaciones:

RESUMEN DE LOS RESULTADOS Puntuación obtenida:

Observaciones

Informe Elaborado por: Cargo: Firma:


182



FORMATO DE INFORME FINAL DEL PROCESO DE SELECCIÓN

Identificación del cargo Cargo Vacante: Tipo de contrato: Honorarios: Requisitos del cargo: Jefe inmediato: Persona (s) encargada del proceso de selección: Persona seleccionada: Número del consecutivo de identificación Observaciones:

Hojas de Vida Evaluación del personal del canal: Cantidad de hojas de vida revisadas: Cantidad de personas que cumplen los requisitos: Número de consecutivo de cada aspirante: Hojas de vida revisadas por: Observaciones

Entrevista Cantidad de entrevistas realizadas Cantidad de personas que continúan en el proceso Número de consecutivo de cada aspirante: Puntaje mínimo de las entrevistas seleccionadas: Puntaje máximo de las entrevistas seleccionadas: Entrevistas realizadas por: Observaciones:


183



Prueba técnica Cantidad de pruebas realizadas Cantidad de personas finalistas Número de consecutivo de cada aspirante: Puntaje mínimo de las pruebas seleccionadas: Puntaje máximo de las pruebas seleccionadas: Entrevistas realizadas por: Observaciones:

No.

Nombre

Resultados de los finalistas Puntaje Puntaje Entrevista prueba técnica

Puntaje total (sume los 2 anteriores)

Observaciones:

Informe elaborado por: Cargo: Firma:


184



F. PA-GTH2-1 – Versión 3.0

FORMATO DE INSTRUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

Canal Regional de Televisión Teveandina Ltda. - Canal 13 Dirección Juridica y Administrativa Requerimientos de Capacitación Dependencia del Canal

Tipo de capacitacion Programa Duración del programa Institución educativa Costos Otros programas Justificación

Recomiende


185



FORMATO DE INFORME DE RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN Fecha de la evaluación: Observaciones:

Capacitación

Cantidad de personas que la requieren

Dónde se imparte

Puede dictarse en el canal?

Valor


186



FORMATO DE PLAN DE CAPACITACIÓN No.

Capacitación

Descripción

Duración

Lugar

Fecha

Inversión requerida del asistente

Inversión requerida del Canal


187

Cupos disponibles



FORMATO DE HOJA DE INSCRIPCIONES A CAPACITACIÓN

Nombre

Capacitación en la que se inscribe

Firma


188



FORMATO DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE CAPACITACIÓN No.

Capacitación

Fecha programada

Fecha en la que se dictó

Personas inscritas

Personas que Asistieron

Balance general (buena, regular, mala)

Observaciones


189


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PA-GTH3-1 – Versión 3.0 FORMATO DE VACANTES DE PRÁCTICA

FECHA

ÁREA, PROGRAMA

CANTIDAD DE VACANTES FUNCIONES GENERALES DE PÉRFIL REQUERIDO PARA PRÁCTICA LOS PRACTICANTES SOLICITADOS


190


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PA- GTH3-2 – Versión 3.0 FORMATO RELACIÓN DE SOLICITUDES DE PRÁCTICA

Fecha de recepción de la solicitud y hoja de vida

Nombre

Universidad

Ciudad

Carrera

Semestre

Vacante tentativa para que realice la práctica


191


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PA- GTH3-3 – Versión 3.0

FORMATO DE GUÍA Y RESULTADOS DE ENTREVISTA DE PRÁCTICA

Fecha: Nombre: Universidad: Carrera: Entrevistado por: TD 1

D 2

A 3

Disponibilidad de tiempo. El horario que tiene disponible el estudiante se ajusta a los requerimientos de la vacante. Perfil: El perfil del estudiante corresponde a la necesidades de la vacante Prueba. Conoce, y maneja correctamente los elementos y herramientas inherentes a las tareas que va a desempeñar Características personales. Su personalidad, metas, objetivos, expectativas, etc. se ajustan a lo que el canal le ofrece en la práctica profesional. SUBTOTAL : (Sume el valor de cada casilla) TOTAL

Observaciones

Firma del entrevistador: ______________________________________________


192

TA 4


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PA- GTH3-4 – Versión 3.0 FORMATO DE SEGUIMIENTO A INGRESO A PRÁCTICAS

REALIZACIÓN Y ASISTENCIA A LA INDUCCIÓN FECHA

NOMBRE

FIRMA

FUNCIONES ENTREGADAS Y ENTENDIDAS FECHA

NOMBRE

FIRMA

CAPACITACIÓN RECIBIDA Y ENTENDIDA FECHA

NOMBRE


193

FIRMA



7.8 ANEXOS GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS F. PA-GR1-1 – Versión 3.0 FORMATO DE CONSUMO DE ELEMENTO

Fecha: ______________________ Periodo evaluado:____________________________________________________________________________________________________________ Elemento

Cantidad

Departamento

Valor total

Observaciones


194


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PA-GR1-2 – Versión 3.0 FORMATO DEL PLAN DE COMPRAS Elaborado por

Aprobado por

Fecha:

Nombre:

Nombre:

Periodo:

Firma:

Firma:

Nro.

Cantidad de bienes y servicios adquiridos y prestados Numero

Unidad de medida

Descripción del bien o servicio, adquirir o prestado

Precio unitario, promedio del bien o servicio adquirido

Valor total promedio de unidad bien o servicio adquirido

Rubro presupuestal afectado

Modalidad de adquisición de bienes o servicios

Periodo de adquisición bienes o servicios


195


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F.PA- GR1-3 – Versión 3.0

FORMATO DE SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

SOCIEDAD CANAL REGIONAL DE TELEVISIÓN LIMITADA “TEVEANDINA LTDA” SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL VIGENCIA FECHA

:

DEPENDENCIA SOLICITANTE

:

: ORDEN DE SERVICIO

: ORDEN DE COMPRA

: CONTRATO

OTROS BENEFICIARIO

:

IDENTIFICACION

:

DIRECCIÓN Y TELEFONO

:

OBJETO

: VALOR SIN IVA IVA VALOR TOTAL

________________________________ ___________________________________ ORDENADOR DEL GASTO

DEPENDENCIA SOLICITANTE


196


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F.PA- GR1-4 – Versión 3.0 FORMATO DE ENTREGA DE ELEMENTOS

Fecha

Dependencia

Elemento

Cantidad

Recibe

Firma


197


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F.PA- GR1-5 – Versión 3.0 FORMATO DE ENTRADA DE ELEMENTOS AL ALMACÉN

Fecha

Item

______________________________________ Almacén Nombre Firma

Cantidad

Valor unitario

Valor Total

Observaciones

______________________________________ Control Interno Nombre Firma


198


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PA-GR2-1 – Versión 3.0

FORMATO DE SOLICITUD Y APROBACIÓN DE CREACIÓN DE USUARIO

Fecha de solicitud:

Nombre:

Identificación:

Cargo:

Área:

Nombre de usuario:

Correo electrónico:

Equipo asignado

Solicitud presentada por:

Privilegios:

Solicitud Aprobada por:

Fecha de aprobación:


199



FORMATO DE CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS

Área

Equipo

Fecha del mantenimiento

Persona o empresa encargada

Observaciones


200


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PA-GR3-2 – Versión 3.0 FORMATO DE REALIZACIÓN DE MANTENIMIENTO

Área

Equipo

Fecha programada del mantenimiento

Encargado del mantenimiento

Fecha de realización del mantenimiento

Nombre y firma de quien realizó el mantenimiento



201



FORMATO DE HOJA DE VIDA DE EQUIPOS DE CÓMPUTO AREA RESPONSABLE USUARIO ASIGNADO Nº

TIPO ADQUISICION

FECHA ADQUISICION MARCA – MODELO

SERIAL

PROCESADOR

DISCO DURO

MEMORIA

MONITOR / REF

TECLADO / REF

MOUSE / REF

SOFTWARE INSTALADO SISTEMA OPERATIVO SUITE OFFICE ANTIVIRUS OTROS

FICHA DE MANTENIMIENTO FECHA

TIPO

DIAGNOSTICO Y SOLUCION

REALIZADO POR


202

F. PA-GR4-1 – Versión 3.0 FORMATO DE CRONOGRAMA DE BACKUPS

Área

Equipo

Fecha del backup

Formato en el que se realizará el Backup

Persona encargada de realizar el backup

Nombre y firma de la persona responsable del equipo

Observaciones



F. PA-GR4-2 – Versión 3.0 FORMATO DE VERIFICACIÓN DE BACKUPS

Área

Equipo

Fecha programada del backup

Fecha de realización del backup

Nombre y firma de quien realizó el backup

Formato y consecutivo del backup



204



F. PA-GR5-1 – Versión 3.0 FORMATO DE SEGUIMIENTO AL DAÑO DE RED Verificación interna Fecha

Descripción del daño

Solucionó el problema (sí o No)

Observaciones

Información del proveedor del servicio Solucionó el Observaciones problema (sí o No)

ÁREA ADMINISTRATIVA Recibió el reporte

Diagnóstico

Trabajos realizados


205



FORMATO DE SEGUIMIENTO AL DAÑO DE EQUIPOS

Fecha

Equipo y dependencia

Daño reportado

Fecha de visita

Diagnóstico

Firma de satisfacción del usuario


206



7.9 ANEXOS GESTIÓN DOCUMENTAL F. PA-GD1-1 – Versión 3.0 FORMATO DE MANEJO DE DOCUMENTOS Fecha

Número de Radicado

Tipo de documento

Remitente

Destinatario

Empresa que Remite el Documento


207

F. PA-GD4-1 – Versión 3.0 FORMATO DE SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Fecha:

Solicitud No.

Nombre del documento: Versión Cambio solicitado por: Cargo:

Área

Cambio Solicitado:

Motivo

Cambio Aprobado SÍ

NO

Observaciones

Solicitud revisada por: Cambio Aprobado por:

Pasa a Versión

Fecha de aprobación

F. PA-GD4-2 – Versión 3.0 FORMATO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS MODIFICADOS

Fecha

Documento original

Documento Modificado

Observaciones

Copia entregada a

Firma de recibido

7.10 ANEXOS MEJORAMIENTO CONTINUO F. PE-MC1-1 – Versión 3.0 FORMATO DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS Fecha No. Descripción de la No Conformidad

Causas de la no conformidad

Acciones preventivas

Acciones correctivas

Acción Correctiva y/o Preventiva seleccionada

SEGUIMIENTO Fecha de seguimiento programada

Indicador

Fórmula

Fecha de seguimiento

Resultado

Observaciones

F. PE-MC2-1 – Versión 3.0 FORMATO DE RELACIÓN DEL PRODUCTO NO CONFORME

No.

Fecha

Identificado por

Descripción del producto no Conforme identificado

Tratamiento

Observaciones

I. PE-MC2-2 – Versión 3.0 INSTRUCTIVO DE RELACIÓN DEL PRODUCTO NO CONFORME PRODUCTO

CRITERIO DE CONFORMIDAD

NO CONFORMIDAD

TRATAMIENTO

Producto comprado

Buen funcionamiento Cumplimiento de especificaciones técnicas

Mal funcionamiento Producto incompleto Producto deteriorado Producto dañado

Devolución

Servicio comprado

No pago Cancelación del contrato Cobro de póliza

Fallas en la Señal de audio y video. Cobertura.

Monitoreo y mantenimiento correctivo. Implementación de planes de contingencia

Calidad técnica en la Señal que manipula el cableoperador

Fallas en la Señal de audio y video

Monitoreo en forma aleatoria a la calidad de la Señal suministrada por parte de los cableoperadores

Calidad técnica de la Señal satelital

Fallas en la Señal de audio y video

Monitoreo y solicitud de reconfiguración del sistema

Calidad técnica en la Señal

Señal de TV

Almacén / Supervisor del contrato

Incumplimiento del objeto del contrato Incumplimiento en el tiempo de entrega o en la calidad del servicio

Cumplimiento del objeto del contrato

RESPONSABLE

Coordinador Técnico


Emisión de pauta publicitaria

Incumplimiento en la Emisión de la cantidad contratada. Incumplimiento en la calidad de la Emisión contratada. Incumplimiento en los criterios de contenido estipulados. Transformación del material publicitario original. Entrega inoportuna de los Certificados de Emisión de Pauta.

Reposición de pauta no emitida. Suspensión de pauta. Llamado de atención. Cobro de la pauta que no estaba aprobada para emisión al responsable.

Tarifas unificadas de comercialización

Multiplicidad de propuestas

Unificación de criterios de Comercialización

Métodos de comercialización

Canjes y cupos publicitarios innecesarios.

Unificación de criterios de Comercialización

Asesoría al cliente

Mala atención de las necesidades del cliente

Seguimiento a la solución de las necesidades presentadas

Calidad del anuncio publicitario

Asesoría integral al Comerciales de baja cliente al momento calidad y eficiencia. de anunciar

Pauta Publicitaria

Alquiler de Equipos


Confiabilidad

Fallas en el funcionamiento de los equipos

Asesoría al cliente

Mala atención de las necesidades del cliente

Estrategia de mercadeo directo

Falta de conocimiento de clientes potenciales

Director de Mercadeo / Director de Producción y Programación

Reposición del equipo al cliente. Reparación del equipo. Seguimiento a la solución de las necesidades presentadas Entrega de información y comunicación directa con el cliente


213

F. PE-MC3-1 – Versión 3.0 FORMATO DE CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS Fecha programada

Proceso a Auditar


Responsable de la auditoría

Observaciones

F. PE-MC3-2 – Versión 3.0 FORMATO DE PLAN DE AUDITORÍA Fecha de la auditoría: Auditoría No. Proceso (s) auditado (s)

Responsable del Proceso (s) auditado (s)

Objetivo de la Auditoría

Alcance de la Auditoría

Auditor Líder Equipo Auditor

Fecha reunión de inicio Fecha reunión de cierre Documentos requeridos:

Observaciones



Lista de Chequeo Pregunta / Requisito

Observaciones

Cumple o no cumple


216


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PE-MC3-3 – Versión 3.0

FORMATO DE INFORME DE AUDITORÍA (Utilizar un formato independiente para cada procedimiento auditado)

REPORTE DE AUDITORÍA INTERNA No. Nombre del proceso

Versión No.

Fecha del proceso

Nombre del procedimiento

Versión No.

Fecha del procedimiento:

Equipo Auditor:

Fecha de la auditoría

Personas contactadas:

Resultado de la Auditoría:

Conforme

No Conforme

Resumen de la auditoría

NC No.

Descripción

Evidencias

Menor

Mayor

Oportunidades de Mejora identificadas

Recomendaciones

Firmas del equipo auditor


217

F. PE-MC3-4 – Versión 3.0 FORMATO DE PROYECTO DE MEJORA Proyecto de mejora No.

Fecha de suscripción del proyecto de mejora:

Presentado por:

Auditoría No.

Proceso auditado:

Fecha de la auditoría:

DESARROLLO DEL PROYECTO DE MEJORA No Conformidad No.

Descripción

Acción correctiva Fecha límite de y/o Preventiva implementación

Indicador de cumplimiento Descripción

Fórmula

Responsable



FORMATO DE SEGUIMIENTO AL PROYECTO DE MEJORA Proyecto de mejora No. Auditoría No.

Fecha de suscripción del proyecto de Presentado por: mejora: Proceso auditado: Fecha de la auditoría:

Seguimiento No.

Seguimiento realizado por:

Fecha del seguimiento:

Estado Actual de avance del proyecto (normal, terminado):

alerta,

Observaciones generales:

No Conformidad No. Descripción

Acción Correctiva/ Preventiva

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO DE MEJORA Fecha límite de Responsable Resultado implementación del indicador

Estado Actual

Observaciones

(normal, alerta, terminado)


219

I. PE-MC3-6 – Versión 3.0 INSTRUCTIVO DE DESARROLLO DE AUDITORÍA INTERNA3

“Una auditoría interna es una revisión de los procesos de los negocios de una organización, realizada por parte de un empleado de la organización”. El proceso de auditoría interna consta de cinco etapas: 1. 2. 3. 4. 5.

Planificación y preparación Ejecución Presentación de informes Actividades complementarias Seguimiento y revisión.

Se destaca que la etapa de actividades complementarias ocurre solamente cuando se detectan no conformidades. I Planificación y Preparación. Una vez realizados y aprobados los cronogramas o programas, para la ejecución de las auditorías, así como los equipos o personas que realizarán cada una de ellas, se debe diseñar el Plan de Auditoría (Formato PE-MC3-2), para ello se deben tener presentes 3 pasos, los cuales son informales y dan como resultado el documento del plan de auditoría (F. PE-MC3-2) 1. Reunión de preauditoría. Es una reunión entre el líder del equipo auditor o el auditor y el responsable del proceso a auditar, se debe desarrollar al menos una semana antas de planear la auditoría. En esta reunión se acuerdan varios aspectos: • • • •

Fecha y hora de la auditoría Proceso que se va a auditar Alcance de la auditoría Nombres de las personas auditadas

2. Revisión de documentación. Se debe revisar cualquier documentación que sea pertinente para la planeación de la auditoría, por ejemplo, resultados de las auditorías anteriores, reportes de acciones correctivas y preventivas, etc. 3. Lista de chequeo de la auditoría. Es una lista de requisitos o preguntas básicas que se deben plantear con referencia a los pasos y decisiones en el proceso, y que es elaborada por el equipo auditor. Se puede utilizar el procedimiento escrito como lista de chequeo. El formato PE-MC3-2 contiene el plan de auditoría, el cual incluye la lista de chequeo.

3

Documento elaborado con base en el Manual de Habilidades para Auditoría. ICONTEC, 2003



II Ejecución Consta de dos pasos fundamentales. 1. Reunión de apertura. Es una reunión informal realizada con el responsable del proceso o área a auditar. En esta reunión se abordan los siguientes aspectos. • • • • • •

Presentación del equipo auditor o del auditor a los representantes del área o proceso Establecer una relación de trabajo eficaz Revisar el alcance de la auditoría Revisar el plan de auditoría y aclarar los detalles Verificar que sigue siendo conveniente llevar a cabo la auditoría Verificar que los auditados estén disponibles

2. La Auditoría. Se realiza usando como referencia la lista de chequeo de la auditoría. El auditor entrevista a los auditados con relación al proceso o los observa mientras realizan el proceso. Adicionalmente se debe recoger evidencia objetiva de que las actividades cumplen o no con el procedimiento escrito. Generalmente esta evidencia se refiere a registros, documentos, copias, fotografías, etc. Y puede ser conforme o no conforme. Al final de la auditoría se debe agradecer al auditado y dar una breve retroalimentación. III Presentación del informe Para la presentación del informe se siguen dos pasos, el primer paso es relativo a si la auditoría la realizó un equipo, o si fue realizada por un solo auditor. En caso de que haya sido ejecutada por una sola persona no es necesario. 1. Reunión del equipo de auditoría. El equipo se reúne para evaluar las observaciones y evidencia que se identificaron 2. El Informe de auditoría. El informe es redactado por el líder del equipo auditor, de acuerdo con el formato PE-MC3-3. En éste se deben considerar las no conformidades, las cuales se pueden clasificar de la siguiente manera: • • •

Crítica: Está relacionada con la seguridad, da como resultado que la auditoría se interrumpa temporalmente y se tomen las medidas necesarias para subsanarla. Mayor: Desviación seria con relación al procedimiento, implica un riesgo alto para la organización, tomará tiempo para resolverla. Menor: No es demasiado seria, implica un riesgo bajo para la organización, se puede resolver en un tiempo corto.

Las No Conformidades mayores se deben corregir y reauditar antes de alcanzar la conformidad. Las no conformidades menores no impiden la conformidad del proceso, y generalmente se verifican en la siguiente auditoría.


221



El informe da una declaración de la conformidad con el proceso o procedimiento auditado, y resume los hallazgos, incluye una relación de No conformidades y las recomendaciones para la mejora. La auditoría no debe dar las soluciones, simplemente enunciar QUE debe mejorarse, el COMO corresponderá al responsable del proceso. Es recomendable discutir el informe y los resultados con el responsable del proceso, para que se aclaren dudas y sea más provechosa la auditoría.

IV Actividades complementarias Estas actividades corresponden a una auditoría complementaria. Se realiza cuando se han encontrado No Conformidades Mayores, que requieren de una reauditoría para poder obtener la conformidad del proceso auditado. Sólo se reauditan los aspectos que obtuvieron una no conformidad mayor en la auditoría anterior, esta auditoría complementaria se constituye como una independiente que arroja un informe nuevo.

V Seguimiento y Revisión Periódicamente se hacen revisiones del seguimiento al cronograma o programa, y se entregan resúmenes a la dirección. Así mismo, se hace seguimiento a los proyectos de mejora que han sido diseñados como consecuencia de la auditoría, para subsanar no conformidades menores, o aprovechar oportunidades de mejora.


222

F. PE-MC5-1 – Versión 3.0 FORMATO DE SEGUIMIENTO DE PQR No.

Fecha

Medio de recepción

Descripción

Tratamiento inicial

Remisión Remitida a

Respuesta final Fecha

Radicado

Fecha de envío

I. PE-MC5-2 – Versión 3.0 INSTRUCTIVO DE MANEJO DE PQR El siguiente cuadro contiene el tratamiento inicial que debe darse a las PQR que lleguen al canal. En la medida de lo posible, se resolverán directamente por la persona que las reciba, de ser necesario se remitirá la PQR a la persona responsable del área a la que se refiere la PQR, esta persona contará con un periodo de 15 días para expedir el documento con la respuesta. PQR TRATAMIENTO INICIAL Solicitud de información para Informar que en el momento no hay espacios en la presentar un proyecto de un parrilla, pero que si lo desea debe enviar un correo programa de TV para la parrilla electrónico a la señora Liuba Hleap, directora de Producción y Programación del canal, e-mail: producció[email protected] , con la descripción del proyecto. Ella lo contactará posteriormente si el canal está interesado en el mismo. Solicitud de inscripción en algún Remitir el correo, llamada o carta a la persona encargada concurso que esté llevando a cabo el del concurso. canal Solicitud de información de Remitir al programa. contenidos de los programas Solicitud de trabajo Responder que en el momento no hay vacantes, pero que sin embargo puede enviar su hoja de vida al correo del área correspondiente (producción, comunicaciones, administrativa) Solicitud de nombres de canciones Remitir a Play TV Hoja de vida Remitir la hoja de vida al departamento correspondiente. Solicitud de información Informar que toda la información del canal se encuentra corporativa del canal en la página web, que si requiere mayor información por favor envíe la solicitud detallada. De recibir una solicitud detallada, remitirla al área correspondiente. Solicitud de documentos Remitir al área pertinente (jurídica y administrativa, presupuesto y contabilidad, o tesorería y facturación) Solicitud de pago de una factura Remitir a la coordinación de tesorería y facturación Queja de mala señal del canal Remitir al área técnica para que dé respuesta Queja de Presentadores Remitir a la dirección de producción y programación y al defensor del televidente Queja de los programas Remitir a la dirección de producción y programación y al defensor del televidente Queja de un funcionario Remitir a la dirección jurídica y administrativa Queja de los videos Remitir a la dirección de producción y programación



FORMATO DE CARTA REMISORIA DE ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Bogotá, Agosto 31 de 2009

Doctor ANDRÉS VELÁSQUEZ Gerente CANAL 13 Ciudad

Apreciado Dr. Velásquez,

Para Canal 13 es muy importante conocer cómo fue su experiencia al trabajar con nosotros, para así poder identificar en qué aspectos podemos mejorar para prestarle un mejor servicio en el futuro. En este sentido le solicitamos su colaboración para diligenciar la encuesta de satisfacción que s encuentra adjunta a esta comunicación, nosotros la recogeremos tan pronto usted la haya completado. Aprovechamos la oportunidad para agradecerle por utilizar nuestros servicios y esperamos haber cumplido con sus expectativas. Así mismo, ponemos a su disposición nuestro portafolio de servicios, esperando en un futuro poder atenderlo nuevamente.

Cordial saludo,

LIUBA HLEAP Directora de Producción y Programación CANAL 13


225



ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Fecha: Cliente: Servicio prestado:

Fecha de prestación del servicio Contacto en Canal 13:

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN Por favor seleccione su grado de acuerdo o desacuerdo con cada una de las afirmaciones que se encuentran a continuación, de acuerdo con la siguiente escala: Totalmente de Acuerdo De Acuerdo Indiferente En Desacuerdo Totalmente en Desacuerdo No Aplica

TD 1

D 2

TA A I D TD NA

5 4 3 2 1 0

I 3

A 4

TA 5

NA 0

La atención recibida al solicitar la cotización fue oportuna y adecuada La cotización recibida contenía todos los aspectos requeridos para poder tomar una decisión La persona con quien traté para adquirir el servicio o producto fue amable, clara y sus indicaciones fueron acertadas El servicio o producto prestado cumplió con mis expectativas de calidad El personal que prestó el servicio fue amable, profesional y atendió mis indicaciones y necesidades La comunicación con el personal de Canal 13 fue efectiva y estuvo disponible para atender mis inquietudes del servicio o producto La facturación fue oportuna y de acuerdo a lo pactado En el futuro volvería a utilizar los servicios de Canal 13 Observaciones


226



FORMATO DE SEGUIMIENTO A LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Fecha

Servicio prestado

Encuesta No.

Calificación del servicio

Observaciones relevantes

No conformidades Oportunidades de Requiere detectadas mejora acciones correctivas y/o preventivas


227



7.11 ANEXOS EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO F. PE-ED1-1 – Versión 3.0

FORMATO DE EVALUACIÓN POR ESCALA GRÁFICA

Fecha de la evaluación: __________________ Periodo evaluado________________ Nombre del funcionario evaluado: ___________________________________________ Cargo: _______________________________

Área:___________________________

Nombre del funcionario evaluador: __________________________________________ Cargo: _________________________________ Área:_________________________

A continuación encontrará una serie de factores y unas afirmaciones con respecto a los mismos. Marque con una X la afirmación que se describe mejor el desempeño del empleado evaluado.

Factores

Óptimo (5)

Bueno (4)

Aceptable(3)

Apenas Aceptable (2)

Deficiente (1)

Producción Siempre A veces Satisface los A veces por Siempre (Cantidad de supera los supera los estándares debajo de los está por trabajo debajo de estándares estándares estándares los realizado) estándares Calidad Excepcional Calidad Calidad (esmero en el calidad en el superior en el satisfactoria trabajo) trabajo trabajo

Calidad insatisfactoria

Pésima calidad en el trabajo

Conocimiento Conoce todo Conoce más Conoce lo Conoce parte Conoce del trabajo el trabajo de lo suficiente poco del trabajo (experiencia en necesario trabajo el trabajo)

el

Cooperación (relaciones interpersonale s)

Excelente Buen espíritu Colabora espíritu de de normalment colaboración colaboración e

Colabora poco

Comprensión de situaciones (capacidad para resolver problemas)

Resuelve la totalidad de los problemas que se le presentan

Resuelve pocos No es capaz de los de resolver problemas que problemas se le presentan

Resuelve la mayoría de los problemas que se le presentan

Resuelve algunos de los problemas que se le presentan.

Creatividad Siempre Casi siempre Algunas (Capacidad de tiene ideas tiene ideas veces presenta innovar) excelentes excelentes ideas

No colabora

Raras veces Nunca presenta presenta ideas ideas.


228



Conocimiento del negocio (conocimiento de la totalidad de la empresa)

Conoce completame nte el modo de funcionar de la empresa y sus objetivos y metas.

Conoce satisfactoriamente el modo de funcionar de la empresa y sus objetivos y metas.

Conoce parcialmente el modo de funcionar de la empresa y sus objetivos y metas.

Conoce vagamente el modo de funcionar de la empresa y sus objetivos y metas.

No conoce el modo de funcionar de la empresa, ni sus objetivos y metas.

Compromiso (compromiso con los objetivos y metas de la empresa)

Siempre supera lo que se espera de su cargo

A veces Da lo que se A veces da Siempre da supera lo que espera de su menos de lo menos de lo se espera de cargo que se espera que se espera de su cargo de su cargo su cargo.

OBSERVACIONES ADICIONALES

Firma funcionario evaluador: ____________________


229


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PE-ED1-2 – Versión 3.0

FORMATO DE PRESENTACIÓN DE RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN

Nombre del funcionario evaluado: ________________________________ Cargo: _______________________________________________________ Área: ________________________________________________________ Fecha de la evaluación: _________________________________________ Periodo evaluado: ______________________________________________

DESEMPEÑO GENERAL:

Puntuación Obtenida en Cada Factor Compromiso Conocimiento del negocio

Factores

Creatividad Comprensión de situaciones Cooperación Conocimiento del trabajo Calidad Producción

0

0,5

1

1,5

2 2,5 3 Puntuación

3,5

4

4,5

5


230



OBSERVACIONES

Informe Elaborado Por: Firma Nombre Cargo


231



PLANILLA DE ENTREGA DE INFORMES INDIVIDUALES

Fecha de la evaluación: ____________________________________________ Periodo evaluado: _________________________________________________

Nombre

Cargo

Fecha de entrega de resultados

Firma del funcionario evaluado


232



FORMATO DE PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL Fecha Fecha de la evaluación Nombre Cargo

Debilidad

Acción de mejoramiento

Objetivo de la acción

Meta

Fecha inicio



233



FORMATO DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL

Fecha Fecha de la evaluación Fecha de la elaboración del plan Nombre Cargo

Debilidad

Acción de mejoramiento

Objetivo de la acción

Meta

Fecha inicio


Porcentaje de Cumplimiento de la meta


234

Observaciones



FORMATO DE CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES POR ÁREA

Nudo Crítico Operación Responsable directo Áreas involucradas Fecha de Evaluación

Semanas Código

Acción

Producto

Actividades Enero Febrero Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto Sept.

Oct.


235

Nov.

Dic.



F. PE-ED2-1 – Versión 3.0 FORMATO DE SEGUIMIENTO DE LAS OPERACIONES

Indicadores Acciones

Producto Nombre

fórmula

Situación final año anterior

Metas año actual

Situación cuatrimestre evaluado

Porcentaje de cumplimiento


236

Estado actual (Normal, Alerta)



FORMATO DE SEGUIMIENTO DE LOS NUDOS CRÍTICOS

Indicador del Nudo Crítico Nombre

Fórmula

Situación inicial (fecha de diseño del plan)

Situación A diciembre 31 año Situación a Abril anterior 30 de año actual

Situación a Agosto 31 de año actual

Situación a diciembre 15 de año actual


237



FORMATO DE SEGUIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES

Código

Acción

Producto

Actividades

Fecha de inicio


Porcentaje de avance

Estado (Finalizada, normal, Alerta)

Observaciones


238


MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 3.0 F. PE-ED2-5 – Versión 3.0 FORMATO DE INFORME ANUAL DE OPERACIONES

Nudo Crítico Operación Responsable directo Áreas involucradas Fecha de Evaluación

Indicadores Acciones

Producto Nombre

fórmula

Situación Inicial 2008

Metas 2008

Situación final 2008

Porcentaje de cumplimiento

Estado actual (Normal, Alerta)


239



FORMATO DE INFORME ANUAL DE NUDOS CRÍTICOS

Nudo Crítico Operación Responsable directo Áreas involucradas Fecha de Evaluación Indicador del Nudo Crítico Situación inicial (enero 2008) Nombre

Fórmula

Situación Actual (diciembre 31 2008)


240

6142026MANUALDEPROCESOSYPROCEDIMIENTOS

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