Resumo Academia SAP-FI Versão 6.0 Preparado por Rafael Paes de Barros Consultor SAP-FI – IBM Brasil
Agosto 2008
APOSTILA 1................................................... .......................................................................................................... ...................................................................... ...................... ............... ............. .....3 UNIDADE 1 – CONFIGURAÇÕES BÁSICAS................................................... ........................................................................... ................................ ............ ....33 UNIDADE 2 – MASTER DATA (DADOS MESTRES)...................................................... ......................................................................... .....................5 UNIDADE 3 – CONTROLE DE DOCUMENTOS ..............................................................................16 ..............................................................................16 UNIDADE 4 – CONTROLE DE LANÇAMENTOS ..................................................................20 ..................................................................20 UNIDADE 5 ..................................................... ............................................................................................................ ............................................................... ............... ............... ............... .........27 COMPENSAÇÃO DE PARTIDAS EM ABERTO ................................................... ................................................................................. ..............................27 27 UNIDADE 6 – CAIXA DIÁRIO..................................................... .................................................................................................... ...................................................... ...........30 30 UNIDADE 7 – RAZÃO ESPECIAL................................................ ......................................................................................... ................................................ .............. .......31 31 UNIDADE 8- PARKING DOCUMENTS...................................................... ...................................................................... ........................ ............... ............... ..........33 APOSTILA 2................................................... .......................................................................................................... .................................................................... .................... ............... ............. ..... 34 UNIDADE 2 – PAGAMENTOS AUTOMÁTICOS....................................................... ..................................................................... ..................... .......... ...34 UNIDADE 3 – COBRANÇA AUTOMÁTICA..................................................... .................................................................. .................... ............... ............. ..... 37 UNIDADE 4 – CORRESPONDÊNCIA................................................... ........................................................................................... ............................................... .......40 40 UNIDADE 5 – CÁLCULO DE JUROS ..................................................... ..................................................................................... ....................................... ............. ......41 41 UNIDADE 6 – COUNTRY SPECIFICS SPECIFICS................................................. ......................................................................................... ............................................... .......42 42 UNIDADE 7 – RELATÓRIOS PADRÃO NO G/L...................................................... ........................................................................ .......................... ........ 43 UNIDADE 8 – FORMAS DE APRESENTAR RELATÓRIOS.............................................. ..................................................... ............... ........ 43 UNIDADE 9 – DRILLDOWN REPORTING................................................... .................................................................................. ...................................... .......44 44 UNIDADE 10 – ENCERRAMENTO DE ATIVIDADES..................................................... ............................................................. ............... ...........45 45 UNIDADE 11 – DEMONSTRATIVOS FINANCEIROS (BALANÇO PATRIMONIAL)................ ................... ...47 47 UNIDADE 12 – RECEBÍVEIS E PAGÁVEIS............................................... ................................................................... ........................... .............. .......47 47 UNIDADE 13 – LUCROS E PERDAS...................................................... ......................................................................................... .......................................... .......... ...49 UNIDADE 14 – TECHNICAL, ORGANIZATIONAL AND DOCUMENTARY STEPS .................. ......................52 52 APOSTILA 3 .................................................................................................................. .............................................................................. ............................................ ............... .............. ...........53 UNIDADE 1 – ESTRUTURA ORGANIZACIONAL.................................................. .................................................................... .......................... ........ 53 UNIDADE 2 – DADOS MESTRES................................................ .................................................................................................. ........................................................ ......54 54 UNIDADE 3 – TRANSAÇÕES DE ATIVOS........................................................ ....................................................................... ...................... .............. .......... ...57 UNIDADE 4 – PROCESSAMENTO PERIÓDICO.................................................... .............................................................................. ..............................60 60 UNIDADE 5 – SISTEMA DE INFORMAÇÃO................................................... ....................................................................... ........................... .............. .......61 61 UNIDADE 6 – VALIDAÇÕES / SUBSTITUIÇÕES.................................................... ................................................................ .................... ............. .....62 62 NEW GL INTRODUÇÃO.................................................... ........................................................................................................... .............................................................. .......... ...63 63
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APOSTILA 1 UNIDADE 1 – CONFIGURAÇÕES BÁSICAS n a hierárquia. Especificações ou datas CLIENT (mandante): é o nível mais alto na que são válidas para todas as unidades organizacionais são definidas neste nível.
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COMPANY CODE (empresa) : para objetivos externos, representa uma entidade contábil independente. Deve se ter uma company code para cada CNPJ e deve ser definida por país. As demais empresas são representadas como filiais.
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COPY COMPANY CODE: as informações abaixo serão copiadas: Definition, global parameters, customizing tables, general ledger accounts.
BUSINESS AREA : Para objetivos internos, representam áreas de negócios que permitem a visualização de balanços cross-company. Sua principal função é viabilizar um balanço inter-empresarial e sua utilização é opcional.
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COUNTRY TEMPLATES: Modelo de configuração de empresa por país Este template também engloba controlling areas, plants, purchasing, organizations, sales organizations, credit control areas, etc.
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PRINCÍPIO DA VARIANTE: Válido para todo o sistema e pode ser usado em 3 passos: •
1. Definir a variante; 2. Determinar os valores para a variante; 3. Atribuir a variante aos objetos. Vantagem: Facilita a associação e a manutenção de configurações que são comuns a diversos objetos de negócios, podendo atribuir configurações a diversas company codes. Este princípio é usado para: Status de Campo, Períodos contábeis, Exercicios (ano fiscal), etc.
FISCAL YEAR (ano fiscal) : Serve para definir os períodos possíveis para lançamentos contábeis (normais ou extra-ordinários) e pode ser definido:
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Independente do ano; Específico ao ano;
POSTING PERIODS: Períodos normais para lançamento. SPECIAL PERIODS: Períodos extraordinários ou especiais definidos para o processo de fechamento de ano, mostrando em um outro período os lançamentos que foram realizados por ajustes de balanços. • •
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ANO INDEPENDENTE: O número de períodos e as datas de ínicio e fim deles são os mesmos para todos os anos. ANO ESPECÍFICO (dependente) : Os períodos poderão e serão diferenciados por ano e não necessariamente dependerão do calendário fiscal, ou seja, poderão ter mais de 12 períodos. EXERCÍCIO REDUZIDO: Necessario para o encerramento antes do exercício normal. Exemplo: Empresa vendida. ANO CALENDÁRIO (calendar year) : Uma variante fiscal marcada como ano calendário irá depender do ano fiscal, para tanto deverão ser informadas 12 períodos normais de janeiro a dezembro e poderão ser informadas até 4 períodos extraordirnários. ANO NÃO CALENDÁRIO: Para estes períodos devem ser informadas a data final para cada período YEARSHIFT: Se o período não começar em janeiro deve ter a indicação de -1/+1. O número máximo de períodos extraordinários são 4. CURRENCIES: O sistema já traz as principais moedas, além de possibilitar o cadastro de novas. •
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TIPOS DE TAXAS DE CÂMBIO: Permite o registro dos seguintes tipos:
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Currency keys: Chave de moedas.
Compra (buying rate); Venda (banking salling rate); Taxa histórica Média (Ptax- Banco Central) tipo padrão mais utilizado. Taxa em determinadas datas chaves
Facilidades para a manutenção de taxas: v alores Translation Ratios: Serve para diminuir as casa decimais dos valores das moedas. Por causa da inflação a relação entre as moedas pode ser mantida em um período de tempo. Ex: 1 real = 133,00 yenes, após o translation 1 real = 133 yenes.
Inversion: Deverá ser marcado para que a taxa possa ser informada 1 única vez: BR- USD e USD-BR. Cotação direta: Uma unidade da moeda estrangeira US$ custa a quantidade exibida de unidades da moeda interna. 1US$= 0,92000 Euro. Cotação indireta: Uma unidade da moeda estrangeira US$ custa a quantidade exibida de unidades da moeda interna . 1 Euro= 1,08696 US$. Worklists for maintaning exange rates: Definido listas de trabalho irá economizar tempo e diminuir erros. Apenas as taxas de câmbio relevantes sofreram manutenção.
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UNIDADE 2 – MASTER DATA (DADOS MESTRES) PLANO DE CONTAS FI-GL: Vinculado ao Razão Geral ou General Ledger (GL), estão os razões auxiliares ou sub-ledgers (AP/AR/AA) que servem para demonstrar de maneira análitica as informações do Razão Geral.
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O cadastro mestre de contas contábeis possuem 2 segmentos: • •
Segmento Plano de contas; Segmento company code.
3 Etapas para criar e usar o plano de contas: • • •
Definição do plano de contas; Definição das propriedades do plano de contas; Atribuição do plano de contas as empresas.
As contas contábeis análiticas são associadas a um grupo de contas (account group) e a cada empresa (company code) na qual será utilizada. O Plano de contas é uma variante que contem a estrutura e as informações básicas sobre as contas do razão. É definido com um identificador de 4 caracteres, é preciso definir os componentes do plano de contas e deve ser atribuida a todas as empresas que queiram criar contas com base na estrutura definida.
Definição do plano de contas contem: Chave e Descrição. Informações gerais: Idioma de atualização e extensão do nº da conta do razão. Integração do controlling: Criação automática ou manual para elementos de custo. Consolidação: Plano de contas do grupo Status: A marca bloqueada. Lenght of GL account number: O tamanho do código das contas contábeis é definido na estrutura do plano de contas. Controlling Integration: Sempre que forem criadas contas de P&L (perdas e lucros) o sistema pode criar classes de custo primárias automaticamente no CO, desde que haja um padrão para que estas classes sejam alocadas. Grupo do plano de contas: Se houver um plano de contas de grupo para qual os saldos do plano de contas operacional deverão ser replicados, esse plano deve estar vinculado na estrutura do plano de contas. Blocked: Um plano de contas que ainda não estiver finalizado pode ser bloqueado. •
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Atribuição do plano de contas: 5
1. Toda empresa precisa ter um plano de contas atribuido a ela. 2. Um plano de contas pode ser atribuido a várias empresas (principio da variante). 3. Cada empresa possui um plano de contas. Segmento do plano de contas: O plano de contas contem informações básicas sobre as contas. As informações por conta são agrupadas. Estes contem:
• • • •
Número da conta; Nome da conta; Os campos de controle; Os campos de consolidação;
O segmento do plano de contas consiste em diversos grupos de campos: Tipo/Descrição: Controle no plano de contas, descrição, dados de consolidação no plano de contas. Palavra chave/Conversão: Palavras chaves no plano de contas, conversão. Informações: Informações no plano de contas, textos do razão no plano de contas. •
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Status de campo plano de contas: As informações entradas neste segmento são exclusivos, independente de os usuários terem uma ou várias empresas. Sempre que forem introduzidas informações informações do segmento do plano de contas serão automaticamente acessadas. As palavras chaves facilitam a pesquisa de um número de conta. Você pode definir e mudas o layout das tab pages para o processamento individual dos dados mestres das contas do Razão. Você pode definir:
O número das tab pages; O título das tab pages; Os grupos de contas que você requer e qual a posição. Seleção dos layouts para processamento central e processamento para áreas especificas da empresa. • • • •
Segmento da empresa (company code segment) Para usar uma das contas do plano de contas atribuído à empresa, deve ser criado um “segmento da empresa”. Este será adicionado ao segmento de plano de contas. Os dois formam a conta.
O segmento da empresa consiste em diversos grupo de contas: Dados de controle: Controle de contas, administração de contas do Razão, Joint Venture (parceria).
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Banco/Juros: Criação de documentos, detalhes bancários/financeiros, cálculo de juros. Informações: Informações/textos, da conta do razão. •
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O segmento da empresa para a mesma conta do Razão pode ser diferente, conforme as necessidades da empresa. É preciso definir informações pertinentes a cada empresa: moeda, impostos, contas de conciliação, exibição de partidas individuais, chave de ordenação, grupo de status de campo, banco da empresa, informações sobre cálculo de juros.
Um plano de contas, diversas empresas: Toda empresa precisa ter um plano de contas atribuido a ela e criar seu próprio segmento de empresa.
Contas de balanço e de demonstrativos de resultados (P&L)
No segmento do plano de contas é necessário indicar se a conta será de balanço ou de demonstração de resultados. Esses 2 tipos de contas são tratados de forma diferente no procedimento de encerramento.
Nas contas de balanço, o saldo é transportado para a mesma
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conta.
Nas contas de demonstração de resultados, o saldo é transportado para uma conta de lucros liquidos acumulados e a conta de demonstração de resultados é zerada. È atribuída uma chave a conta de transporte de saldo, e essa chave é introduzida no campo “tipo de conta de demonstração de resultados”, no segmento plano de contas. Contas marcadas como balance sheet, no encerramento do exercicio atual, os saldos serão carregados para a mesma conta contábil do exercício posterior. Contas marcadas como P&L os saldos são carregados para a conta de resultado de apuração, zerando os saldos das contas atuais. Para tanto o sistema obriga a criação da conta de apuração de resultados antes que o check seja utilizado. •
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Grupo de contas para as contas do Razão: O grupo de contas controla: • •
O intervalo de numeração das contas; O status dos campos do segmento da empresa no registro mestre.
O grupo de contas reune contas com as mesmas tarefas no Razão, exemplo: • • • •
Contas de fundos liquidos; Contas de materiais; Contas de imobilizados; Etc; 7
Com a atruibuição de um intervalo de numeração a um grupo de contas, pode se garantir que as contas do mesmo tipo fiquem no mesmo intervalo de numeração. O grupo de contas deve ser introduzido no segmento do plano de contas e controla a aparência do segmento da empresa de uma conta do razão.
Status do Campo: Todos os campos tem uma das seguintes propriedades: • • • •
Oculto; Apenas exibir; Entrada obrigatória; Entrada opcional.
Status do campo para Dados Mestre: Os campos exibidos no registro mestre do Razão não são controlados apenas pelo grupo de contas, mas também pela transação de dados mestres em uso, ou seja, criar, modificar, exibir. As definições dos status do campo do grupo de contas e de transação são combinadas em cada campo, sendo usada a de maior prioridade:
1º Suprimir; 2º Exibir; 3º Entrada obrigatória; 4º Entrada facultativa. Contas de reconciliação: São contas do Razão atribuídas aos registros mestres do parceiro de negócios negóc ios para registrar todas as transações no livro auxiliar (clientes/fornecedores). Qualquer lançamento nas contas do livro auxiliar atualiza automaticamente os saldos das contas de reconciliação atribuída. Desta forma o Razão será sempre atualizado. Uma conta do Razão é definida como uma conta de reconciliação com a entrada do tipo de conta de reconciliação que está no campo “conta de reconciliação para tipo de conta”.
• •
D K
Para clientes; Para fornecedores;
As contas de reconciliação comuns são as de “negociações a receber” e “negociações a pagar”. Não é possível fazer lançamentos diretamente nas contas de reconciliação.
Exibição de partidas individuais: É um campo de controle no segmento empresa de uma conta. Contas sem exibição de partidas indiviuais: Apenas a movimentação no período será atualizada quando um documento for lançado para esta conta. Contas com exibição de partidas individuais: Os dados mais importantes das partidas individuais lançadas são armazenadas em uma tabela especial de índices.
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O item “exibir partidas” não deve ser ativado para: • • •
MM)
Contas de reconciliação (são administradas no razão auxiliar) Contas de receita (são administradas pela aplicação SD) Contas de estoque de material (são administradas pela aplicação Contas de impostos
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Administração de partidas em aberto: São indicados como abertos ou liquidados. As contas com administração de partidas em aberto precisam ter a exibição de partida individual ativada.
Deve-se usar a adminstração de partidas em aberto para: Contas de compensação bancária; As contas de compensação para entrada de mercadorias / entrada de fatura; As contas de compesação de salários. • •
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Line items display: É um check que possibilita a visualização de partidas individuais nas contas somente contábeis. Deve ser sempre checadas para contas que não possuem sub-ledgers.
Open item management: É um check que indica o controle de partidas em aberto, utilizado geralmente para controlar a compesação de cheques a compesar emitidos para pagamento ou cheques recebidos de clientes.
Conta em moeda local: A moeda da conta pode ser a moeda interna ou moeda estrangeira. Uma conta contábil cuja moeda seja igual à local pode receber lançamentos. Porém se for definida moeda diferente da moeda local para a conta, somente serão possíveis lançamentos na moeda indicada na conta.
Apenas saldo em moeda local: É um check que determina que todos os saldos aparecerão somente em moeda loca. Vale lembrar que além da moeda local 1, pode ser definidas mais duas moedas paralelas, denominadas moeda local 2 e moeda local 3.
Conta em moeda estrangeira: As contas que tem uma moeda estrangeira como sua moeda da conta só pode receber lançamentos nessa moeda.
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MÉTODOS PARA CRIAÇÃO DE CONTAS DO RAZÃO Manual: 2 etapas (segmento plano de contas , segmento empresa); Criação de contas por meio de cópia; Transferência de dados.
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Criação manual: Com o método em duas etapas, o segmento do plano de contas é criado de forma separado do segmento da empresa. Isto permite a criação da conta do Razão somente no plano de contas ou em várias empresas. Usar o método em uma etapa para criar a conta do Razão em uma empresa indicada. Repetir a 2º etapa do método em 2 etapas, criar o segmento de empresa para criar a conta do Razão em outras empresas, conforme necessário.
Criação de contas por meio de cópia: Pode-se criar uma nova conta relacionada a conta existente, e mudar o título da conta de maneira correspondente. O plano de contas inteiro pode ser copiado em um novo plano de contas, inclusive a determinação de contas. A estrutura do balanço também pode ser copiada.
Transferência de dados: Para reduzir a entrada de dados, programas como RFBISA00, interface batch input para dados mestres do Razão podem ser modificados pela equipe do ABAP, para adaptação ao carregamento das informações do novo plano de contas.
Processamento coletivo: Pode-se modificar as seguintes informações:
Plano de contas; Empresa; Descrição. Pode-se modificar, ao mesmo tempo, os dados mestres na área do plano de contas, os dados específicos da empresa ou os nomes de várias contas do Razão. As contas do Razão podem ser de planos de contas diferentes. É possivel fazer alterações nas contas do Razão exibidas: d evem ser modificados; Pode-se selecionar os campos que devem Pode-se modificar os valores dos campos exibidos.
Plano de contas do grupo de empresas Este plano de contas deve conter todas as contas do grupo de empresas. O plano de contas do grupo de empresas deve ser atribuido a cada plano de contas operacional. Se isto for feito, o campo “número da conta do grupo” torna-se entrada obrigatória. No segmento do plano de contas de todas as contas operacionais deve ser introduzido o número da conta do grupo. As diferentes contas de um plano de contas operacional podem indicar a mesma conta do grupo. Deve-se ser usada uma estrutura do balanço para o plano de contas do grupo de empresas. •
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Desvantangem: Como as empresas usam plano de contas operacionais diferentes, é impossível executar qualquer controlling inter-empresarial. •
Plano de contas específico do país
Contem as contas necessárias do Razão para atender as necessidades legais do país. É uma alternativa para usar o plano de contas do grupo de empresas. Se cada empresa usar o mesmo plano de contas operacional, as empresas que necessitarem de plano de contas diferentes para o sistema externo de informações poderão: Ter atribuído um plano de contas do país; Ter o número do plano de contas do país ( número alternativo) introduzido em todos os segmentos da empresa. Cada número de contas do país só pode ser usado uma vez. Desvantagem: Os responsáveis que estão familiarizados com o plano de contas do país terão que se acostumar a usar o plano de contas operacional. • •
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Conta de clientes e fornecedores: Possuem 2 segmentos: Processamento de dados gerais: No nível de mandante, estes dados podem ser acessados em toda a organização. Segmento com dados específicos da empresa: No nível de empresa. Qualquer empresa que queira fazer negócios com um cliente ou fornecedor específico deve criar um segmento da empresa para este. Com isso é criado uma conta de cliente ou fornecedor.
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Visão da conta do cliente (SD): Como o departamento de vendas e distribuição também permanece em contato com o cliente e precisa conhecer os dados específicos sobre ele, pode ser criado um segmento da área de vendas para cada cliente. Deve-se criar primeiro um segmento da área de vendas antes de fazer negócio com o cliente.
Visão da conta do fornecedor (MM): Deve-se criar um segmento da organização de compra para fornecedores. Qualquer organização que queira fazer negócios com um fornecedor, deve primeiro criar um segmento da organização de compras. Este segmento contem dados específicos da área.
Conta total do cliente: É formada por 3 segmentos a seguir: • • •
É formado por dados gerais no nível de mandante. Segmento da empresa; Segmento da área. 11
Em geral o segmento da área de vendas a ser atribuído a empresa tem que ser criado. O número da conta é atribuído ao cliente ao nível de mandante.
Comparação de dados mestres: É mais fácil criar registros mestres de clientes/fornecedores centralizadamente para garantir sua correta definição, caso contrário existe o risco risco de criar registros mestres mestres incompletos ou duplicados. Para corrigir e encontrar essas contas incompletas pode se executar o relatório RFDKG00, para comparação de dados mestres de clientes ou o RFFFAG00 para a comparação de dados mestres de fornecedor e fazer as correções necessárias. A criação de contas duplicadas pode ser evitada com o uso de matchcode antes da criação de uma nova conta, ou com a ativação da verificação automática de duplicação.
Páginas da conta de cliente/fornecedor: Todos os segmentos de conta consiste em várias páginas com diferentes grupo de campos.
Dados gerais: Endereço, dados de controle, operações de pagamento, texto; Dados da empresa: Administração de conta, operações de pagamento, correspondência, seguros, imposto retido na fonte, texto. Campos importantes: •
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Search term: abreviação para o nome; Corporate group: Identifica a matriz ou holding do cliente/fornecedor; Accounting clerk: Identifica o gerente responsável pela conta. IBAN: Código internacional de conta corrente bancária para empresas estrangeiras.
Grupo de contas para clientes/fornecedores: O grupo de contas controla:
• • •
O intervalo de numeração das contas (ranges); O status dos campos no registro mestre; Se a conta for de cliente ou fornecedor esporádico (one-time);
O grupo de contas é usado para controlar os campos exibidos no registro mestre na tela de criação inicial. Depois de criada, seu grupo de contas não poderá ser modificado, porém é possivel modificar o grupo de contas, por exemplo, de um endereço sequencial para um endereço de entrega.
Intervalo de numeração para clientes/fornecedores: Existem intervalos de numeração separados para as contas de clientes e fornecedores.
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O conjunto de número de d e contas possíveis está dividido em intervalos de numeração menores, e eles não podem se sobrepor. Numeração interna: Significa que o sistema atribui os números em ordem sequencial. Assim ele pode exibir o número atual que informa quantos números ainda existem em um dado intervalo de numeração.
Numeração externa: Os números são entrados manualmente pelo usuário que cria o registro mestre. Os números externos podem ser alfa-numéricos. Não é necessário atribuir os números em sequencia, portanto o número atual não pode ser exibido.
Todos os intervalos de numeração podem ser atribuído a um ou mais grupos de contas.
Conta normal (conta esporádica/one time): Para todos os clientes ou fornecedores com os quais raramente se faz negócios devem ser criados registros mestres especiais de clientes e fornecedores. Não são armazenados dados específicos para um único cliente/fornecedor no registro mestre. Portanto devem ser suprimidos os campos específicos do cliente. Os dados d ados específicos para clientes/fornecedores esporádicos são introduzidos no documento por ocasião do lançamento.
Controle do status do campo: O layout das telas de dados mestre de clientes/fornecedores podem ser afetados por diversos fatores:
Controle do grupo de contas: Em geral o status é controlado apenas pelo grupo de contas. Desta forma todas as telas terão a mesma estrutura. •
Controle dependente da transação: Se desejado, o status do campo pode depender também das transações de dados mestres “criar”, “alterar”, “exibir”. O status do campo deve ser exibido como “exibir” para a transação “alterar”, se o campo não puder ser modificado após a criação. •
Controle dependente da empresa: Os campos não usados em uma empresa podem ser suprimidos, embora possa ser campo de entrada em outros. •
A definição de status de campo de grupo de contas, a transação e a empresa são combinadas, sendo usada aquela com maior prioridade.
Princípio do duplo controle: Uma pessoa é responsável pelas modificações em um cliente ou fornecedor, enquanto a outra fica responsável pela validação das modificações, em geral de alterações críticas.
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Primeiro é preciso definir os campos de príncipio de duplo controle nos registros mestres de clientes e fornecedores no IMG. Se um campo for definido como sensível no registro mestre, o cliente/fornecedor correspondente será bloqueado no pagamento, caso a entrada seja modificada. O bloqueio só é removido quando uma 2º pessoa com a autorização verifica a modificação e a confirma ou rejeita. As confirmações podem ser feitas individuais, ou pode-se obter uma lista. A lista pode ser restringida por: Cliente/Fornecedor; Empresa; Contas ainda não confirmadas; Contas recusadas; Contas que devem ser confirmadas pelo usuário.
• • • • •
Compensação cliente/fornecedor: Se um cliente for também um fornecedor, ou vice-versa, usando o programa de pagamento, pode compensar reciprocamente partidas em aberto. Para-se usar esta compensação as seguintes etapas devem ser realizadas:
O número da conta do fornecedor deve ser introduzido na conta do cliente e vice-versa. Cada empresa pode decidir, em separado, se deseja compensar um cliente com um fornecedor. Se optar pela compensação, o campo “compensação com fornecedor” da conta do cliente precisa ser marcado e vice-versa.
Pagador/ recebedor alternativo: Nos níveis do cliente e da empresa pode ser introduzido. A entrada no segmento da empresa tem maior prioridade que no nível de cliente. Há várias opções para esta funcionalidade:
Se o campo “especificação individual” for selecionado durante a entrada da fatura, é possível entrar informações individuais de pagador/recebedor do pagamento de um cliente/fornecedor que não tenham sido criados no sistema; Se o pagador/recebedor do pagamento alternativo for um cliente ou fornecedor existente, os números do fornecedor/cliente podem ser entrados no registro mestre como pagador/recebedor do pagamento autorizado. Durante a entrada da fatura, um desses pode ser selecionado com o uso de matchcode; Se dor introduzido um pagador alternativo, o dinheiro para liquidar as partidas em aberto vencidas da conta será cobrado do pagador alternativo; Se um recebedor do pagamento alternativo for introduzido, o dinheiro que a empresa deve pagar para liquidar as
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partidas vencidas será enviado ou transferido ao recebdor alternativo.
Sede/Filial: Os clientes, em alguns setores industriais, fazem seus pedidos localmente, mas pagam suas faturas de forma centralizada. Isto pode ser refletido no sistema por meio das contas da sede e da filial. Todos os itens lançados na filial são transferidos para a sede. Em geral a sede que é cobrada e tem de pagar ou receber o pagamento. Mas se o campo “processamento descentralizado” estiver marcado no registro mestre da sede, a conta da filial será usada.
Bancos: O cadastro de banco é feito a nível de mandante (client). Todos os bancos usados no sistema precisam ter um registro mestre de banco.
Registro mestre de banco: São armazenados centralmente no índice de bancos. São identificados pelo país e pela chave do banco. Incluem dados de endereço do banco e dados de controle como o código swift, dados de ordens de pagamento postais e grupos de bancos. Eles podem ser criados de 4 maneiras:
Ao entrar informações bancárias no registro mestre de cliente ou fornecedor ou na configuração do banco da empresa. O índice de bancos pode ser importado de um disco ou uma fita contendo o programa RFBVALL_0, transferência de dados bancários específica do país. Para os clientes que usam a funcionalidade lockbox, pode ser criada uma pasta batch input que atualiza automaticamente as informações bancárias do cliente no registro mestre. Utilizando a operação criar bancos no menu do registro mestre de contas à receber/ à pagar.
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Os bancos utilizados pela empresa são definidos como bancos da empresa. Estes bancos são criados na configuração e compõe-se de: Dados mestre de bancos, informações bancárias eletrônicas, contas bancárias por banco e contas do Razão por conta bancária.
O campo “tipo de banco” no registro mestre de cliente/fornecedor é usado para fazer distinções de bancos diferentes. Se o cliente/fornecedor tiver mais de um banco, o usuário pode selecionar os bancos diferentes com o uso de matchcodes no campo banco parceiro.
Cadastro de Bancos: Todos os bancos usados no sistema precisam ter um registro mestre de banco.
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HOUSE BANK: São as agências que a empresa tem
conta; HOUSE BANK ID: Apelido interno da agência; BANK KEY: Chave que identifica o banco + dígito do código do banco + agência. BANK ACCOUNT NUMBER: Conta corrente da empresa. ACCOUNT ID: Apelido interno da conta corrente da empresa. • •
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•
Contas bancárias: Precisam ser definidas. As contas podem ser identificadas por um ID de conta, que é único. Os dados da conta bancária contem:
Número da conta no banco; Moeda; Conta do Razão que reflete os lançamentos da conta bancária no Razão.
Deve-se criar uma conta do Razão para cada conta bancária e vice-versa. As duas devem ter a mesma moeda de conta.
UNIDADE 3 – CONTROLE DE DOCUMENTOS Para qualquer transação é gerada um documento informando quem fez, quando fez e o que fez. Um documento é identificado pela combinação de: • • •
Número de documento; Empresa; Exercício.
Um documento de FI compõ-se de:
Um cabeçalho do documento (Informações que se aplicam ao documento inteiro; 2 a 999 partidas pa rtidas individuais (infomações específicas daquela partida individual). •
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• •
Duas das mais importantes chaves de grupo são: O tipo de documento para o cabeçalho; A chave de lançamento para as partidas individuais. 16
O sistema pode atribuir os número de documento (atribuição interna) ou o usuário pode atribuí-los ao entrar no documento (atribuição externa). Um evento pode acionar mais de um documento dentro do sistema. O sistema ligará os documentos relacionados para fornecer uma visão completa de qualquer transação contábil dentro deles.
Tipos de documento: Controlam o cabeçalho do documento e é usado para diferenciar as transações comerciais a serem lançadas. Os tipos são definidos no nível de mandante. O sistema standard é fornecido com tipos de documentos que podem ser utilizados, modificados ou copiados.
Os principais controles de tipo de documentos são: O intervalo de numeração dos números de documentos; Os tipo de contas permitidos para lançamentos; O status de campo de cabeçalho “texto” e “número de referência”; Se as faturas foram lançadas com o método de valor contábil liquido (net procedures).
Procedimento para preenchimento de documentos originais: O tipo de documento controla o preenchimento do documento. É preciso gravar os documentos originais sob o número de documento de processamento eletrônico de dados. Caso o documento o documento original tenha um número externo: Entrar o número externo no campo número de referência, no cabeçalho do documento de processamento eletrônico de dados; Registrar o número do documento de processamento eletrônico de dados no documento original.
Tipos de documentos standard importantes: O tipo AB permite lançamentos em todos os tipo de contas. DG: apenas lançamentos no cliente (D) e nas contas do Razão (S). Para transferência de documentos de fatura o sistema utiliza os documentos: RV: tipo de documento inicial para documentos de faturamento de SD (fatura de clientes). RE: tipo de documento inicial para documentos de faturamento de MM (fatura de fornecedores).
Quando a atribuição de números nú meros internos é utilizada, o sistema atribuiu um novo número para cada documento no componente FI. Na atribuição de números externos o sistema transfere o número do documento de faturamento para o documento de FI, desde que esse número ainda não tenha sido atribuído. O programa de pagamento utiliza o tipo de documento ZP para lançamento automáticos.
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Intervalo de numeração de documentos: Define o intervalo permitido em que se deve posicionar um número de documento que não pode ser sobreposto.
Numeração interna: O sistema grava o último número de documento usado, a partir do intervalo de numeração, no campo “número atual” e adota o número subsequente para o documento seguinte. Numeração externa: O usuário entra o número do documento original ou o número é transferido automaticamente de um sistema de faturamento antecipado. Os números podem ser alfanuméricos. e xercicio, o sistema Até um exercicio futuro: No início de cada exercicio, continua a adotar o número seguinte ao número atual. Não é reiniciado no limite inferior. Por exercício: No início de cada exercicio, a numeração do documento começa novamente no inicio inferior. Isto evita que o limite superior de intervalo seja atingido. •
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Em uma empresa, cada tipo de documento deve estar associado a um intervalo de numeração. Eles não podem ser sobrepostos. Assim cada documento terá uma numeração única na empresa.
Funções das chaves de lançamento: Tem função de controle dentro das partidas individuais. Essas funções controlam:
• • •
O tipo de conta em que é possível lançar uma partida individual; Se o item é lançado como crédito ou débito; O status do campo de detalhes adicionais.
As chaves de lançamento são definidas no nível de mandante, e as chaves também indicam: Se a partida diz respeito ou não a uma operação de pagamento. Essa informação é necessária na análise de histórico de pagamento e na criação de avisos de pagamento. •
Para operações do Razão: 40 É a chave de lançamento para débito. 50 É a chave de lançamento para crédito. Para faturas de clientes: 01 É a chave para débito. 50 É a chave para crédito. Para faturas de fornecedores: 40 É a chave para débito. 31 É a chave para crédito. •
•
•
Status do campo de documento: Depende da conta e é personalizado em contas do Razão. No processamento de clientes e fornecedores, o status do campo é personalizado na chave de lançamento, quando necessário.
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Da mesma forma que na definição de status de campo em contas do Razão, é aplicado o status do campo com prioridade mais alta. É impossível combinar status “suprimir” e “entrada obrigatória”. Esta combinação gera erro.
Grupo de status de Campo: Usado apenas para o Razão Geral. Para cada categoria de contas do Razão é necessário determinar o status de cada campo de entrada de documento. Essas regras são agrupadas para cada categoria de contas do Razão, no grupo de status de campo.
Chaves de lançamento Standard: Se modificá-las, ou definir novas chaves de lançamentos, todas as tarefas que façam referência a essas chaves deverão tambem ser atualizadas. Chaves de lançamento para ativos e materiais só podem ser atualizadas se os componentes correspondentes estiverem implementados. Ao influenciar definições de status de campo das chaves de lançamento, e o grupo de status de campo, é possível tornar o status dependente da transação da conta.
Livro Auxiliar: Uma vez que não tem grupo de status de campo, as diferenças no lançamento do livro auxiliar são efetuadas, principalmente por chaves de lançamento diferentes. Há muitas chaves de lançamento para lançamentos no livro auxiliar. Nos lançamentos do Razão, a diferença é feita principalmente por grupo de status de campos diferentes. Portanto, apenas 2 chaves de lançamento (40 e 50) são necessárias. A chave de lançamento é definida no nível de mandante e ela determina como o item do documento será lançado (débito ou crédito).
Períodos contábeis: São definidos na variante do exercício. Para se evitar lançamentos em períodos contabéis errados, os períodos desejados podem ser fechados. No final de cada período ele em geral é encerrado e o período seguinte é aberto. Durante o fechamento financeiro, alguns períodos extraordinários também podem ser abertos para lançamentos de encerramento. Durante o procedimento de fechamento, dois intervalos de períodos tem que estar aberto ao mesmo tempo. Portanto dois intervalos de períodos podem ser entrados na tabela de período contábil.
Variante do perído contábil: Várias empresas podem usar a mesma variante. A abertura e fechamento de períodos são feitos ao mesmo tempo para todas as empresas atribuídas, o que torna a atualização do período mais fácil.
Verificações de período por tipo de conta: No nível de cabeçalho do documento, o sistema verifica os períodos que estão alocados para o tipo de conta “+”. Esta é a primeira verificação. Portanto o tipo de conta “+” deve dev e
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ser aberto para todos os períodos que se supõe que estejam aberto para qualquer outro tipo de conta. O tipo de conta “+” representa a entrada mínima na variante do período contábil. co ntábil. Períodos contábeis podem ser tratatos de diferentes modos para vários tipo de conta. No nível de partida individual, o sistema verifica o tipo de conta da chave de lançamento para saber se o período está aberto para o tipo de conta atribuído. O intervalo de contas sempre tem contas do Razão. A entrada de determinadas contas de reconciliação atrás de tipos de contas do livro auxiliar, faz com que as contas co ntas do livro auxiliar possam ser tratadas diferentemente das contas com conta de reconciliação diferente.
Dois intervalos de período: Devem estar abertos ao mesmo tempo durante o procedimento de encerramento. Um grupo de autorização pode ser atribuído ao primeiro intervalo. É razoável utilizar o primeiro intervalo para períodos extraordinários e autorizar somente os contadores envolvidos no encerramento para fazer lançamentos nesses períodos. O usuário deve ter autorização para o objeto de F_BKPF_BUP (autorização para períodos contábeis, com o mesmo valor no campo “grupo de autorizações” com na tabela de períodos contábeis.
Autorização de lançamento:
Montantes máximos: São definidos por empresa em “grupos de tolerância”. Aqui também é controlado o processamento das diferenças de pagamento. Nesta seção são enfocados os “limites superiores para operações de lançamento”, dentro dos grupos de tolerâncias: Montante total por documento; Montante por item de cliente/fornecedor; O percentual de desconto que um usuário pode garantir nesse grupo de tolerância. •
Atribuições de autorizações de lançamento: Se um usuário não for atribuido a nenhum grupo de tolerância especial, ele será colocado no grupo de tolerância default. Geralmente o grupo de tolerância default contem valores que devem ser válidos para o maior grupo de empregados. Para funcionários com limites muito alto ou muito baixo, deve dev e ser criado e atribuido um grupo de tolerância especial para seu ID de acesso de usuário.
UNIDADE 4 – CONTROLE DE LANÇAMENTOS
DEFAULT VALUES:
•
ID DE PARÂMETRO: Definir determinados valores de campo default; 20
OPÇÕES DE PROCESSAMENTO: Definir máscaras da tela default; Modificar estrutura da tela. REGISTRO MESTRE DE USUÁRIO: Idioma, formatação de data, impressoras, notação decimal,etc. Os Ids de parâmetro permitem aos usuários definir valores propostos para campos cujo valores não se modificam com frequência. As opções de processamento permitem aos usuários modificar suas telas do sistema, nas seguinte áreas: •
•
Entrada de documento: O usuário pode ocultar campos que não sejam relevantes para seus jobs.
Exibição de documento: O usuário pode definir diferentes opções de exibição ao consultar documentos.
Partidas em aberto: Os usuários selecionam exibições de estrutura linhas e opções de lançamento para processar partidas em aberto, ou seja tem a opção de entrar o montante de um pagamento parcial ou o saldo da nova partida em aberto.
• •
DEFAULT DE SISTEMA E CONTÁBEIS: Default de sistema: Data de lançamento, princípio de documento. Default contábeis:
Tipo de documento e chave de lançamento; Definições de chave de lançamento de débito/crédito; Proposta de exercício; Proposta de data efetiva; Desvio máximo na taxa de câmbio. O sistema sempre propõe a data atual como a data de lançamento e de entrada durante o processamento de documento. Contudo a data de entrada não pode ser mudada. O sistema atende ao “princípio do documento”, todos os documentos devem ter equivalência antes de seu lançamento. Como o processo é feito em várias v árias operações contábeis, os tipos de documentos d ocumentos default e as chaves de lançamento são definidos por operação em customazing. Uma fatura de fornecedor terá o tipo de documento KR usando a chave de lançamento 31. Uma fatura de cliente terá o tipo de documento DR e o débito será lançadousando a chave 01. É preciso definir no nível da empresa, a diferença máxima entre a taxa de câmbio que foi entrada no cabeçalho do documento de uma operação e a da tabela de taxas de câmbio. Se o sistema encontrar uma diferença superior a estabelecida, será emitido uma mensagem de aviso.
Modificação de documentos: Modificações em 2 níveis:
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Cabeçalho do documento; Partida individual.
Determinados campos não podem ser modificados: montante, chave de lançamento. Outros campos podem ser modificados: textos, alocação. O sistema rastreia todas as modificações de documentos. Pode-se modificar determinados campos do cabeçalho de documento e das partidas individuais. Cabeçalho do documento: Somente o número de referência e os campos de texto podem ser modificados. Partidas individuais: O sistema não permite modificações no montante, na chave de lançamento, na conta ou em qualquer outro campo que afete a reconciliação de um lançamento. A medida que os usuários u suários modificam os documentos, as seguintes informações são registradas: O campo que foi modificado; Os valores novos e antigos; O usuário que fez as modificações; A hora e a data da modificação. •
•
Regras de modificação de documentos: Pode-se ter diferentes regras de modificação para cada campo:
Tipo de conta: Permite diferenciar uma regra entre contas à receber, contas à pagar e Razão. Classes de transação: São usadas apenas nas operações do Razão especial para letras de câmbio e adiantamentos; Empresa: Se o campo estiver em branco, a regra é aplicada em cada empresa. As condições para modificar um campo são pré-definidas e podem ser modificadas da seguinte maneira: O período contábil ainda está aberto; A partida individual ainda não está liquidada; O documento não é uma inscrição ao crédito referente a uma fatura; O documento não é um crédito decorrente de um adiantamento.
Documento Reverso (estorno): Pode ser revertido de 2 maneiras (normal/standard ou lançamento negativo.
Lançamento negativo: Para que seja permitido este tipo de documento são considerados 2 pré-requisitos: 1º a empresa deve permitir lançamentos negativos, 2º o reversal´s reason deve estar customizado para lançamentos negativos. Se ativados, ao estornar o documento original utiliza-se os mesmo posting keys do documento original porém muda o sinal para negativo.
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Standard: Reverte o lançamento utilizando a posting key inversa. Ex: documento original 40, a reversão será 50, e vice-versa.
Condições de pagamento: São utilizados para definir:
• • •
Data base para cálculo de vencimentos; Validade dos descontos; Porcentagem de desconto;
As condições são: Alocadas no registro mestre de cliente/fornecedor; Propostas pelo sistema ou entradas pelo usuário; Usadas em partidas individuais de transação para determinar as condições de pagamento. Condições de pagamento são condições estabelecidas entre parceiros de negócios para liquidar o pagamento de faturas. As condições definem o vencimento da fatura e o desconto oferecido para a liquidação antecipada desta fatura. As condições habilitam o sistema para calcular o vencimento de fatura e desconto. Para ser feito o cálculo o sistema necessita de 3 elementos de dados: • • •
Data base: Data que dá origem ao vencimento; Validade dos descontos: Período em que será permitido o desconto; Porcentagem de desconto: Taxa utilizada para calcular o valor do desconto. Se a condição de pagamento tiver sido atribuida no registro mestre ela será proposta pelo sistema, no entanto o usuário pode entrá-la ou modificá-la modificá-la durante o processamento da operação. • • •
Condições de pagamento em fatura: As condições podem ser entradas no segmento da empresa, segmento da área de vendas, e segmento segmento de compras de um registro mestre de cliente/fornecedor; As condições de pagamento durante o lançamento de uma fatura dependerão do local de criação desta fatura:
Se uma fatura tiver sido criada em FI, as condições de pagamento do segmento da empresa serão propostas pelo sistema. Se uma fatura de cliente tiver sido criado em SD, as condições de pagamento do segmento da área de vendas serão propostas pelo sistema. Se tiver sido lançado em SD as condições de pagamento da fatura, elas serão copiadas para a fatura em FI (as faturas em FI são criadas automaticamente). Se uma fatura de fornecedor tiver sido criada em MM, as condições de pagamento do segmento de compras serão prospostas pelo sistema. As condições de pagamento da fatura, durante seu lançamento em MM, são copiadas para a fatura em FI. •
•
•
•
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Ao entrar uma fatura de fornecedor, pode-se tambem definir um montante de desconto fixo ou uma porcentagem de desconto. Ou seja, o desconto é concedido independente do período.
Condições de pagamento relativas a crédito:
Crédito relacionado a faturas: Os créditos podem ser relacionados a fatura original, com a entrada do número no campo da fatura relacionada durante a entrada do documento. Neste caso, as condições de pagamento são copiadas da fatura, de forma que ambas (fatura e crédito) tenham o mesmo dia de vencimento. Outros créditos: As condições de pagamento em outros créditos não são válidas e são devidass na data do documento. Para ativar as condições de pagamento nessas inscrições ao crédito crédito referentes a fatura, é preciso preciso entrar um “V” no campo de fatura relacionada durante a entrada do documento.
Condições de pagamento: Dados Básicos
Dia limite: Até este dia do calendário, a condição de pagamento pode ser aplicada, isto possibilita que as condições de pagamento sejam dependentes da data. Descrição: Tem 2 elementos: Uma explicação determinada pelo sistema, que é uma descrição relacionadas a vendas para impressão de faturas, e um explicação definida pelo usuário. Tipo de conta: Permite a utilização conjunta ou exclusiva de uma condição de pagamento em um livro auxiliar. •
•
•
Controle de Pagamento:
Uma fatura geralmente é bloqueada com uma chave de bloqueio na partida individual, no entanto é possível definir uma chave de bloqueio em uma condição de pagamento; Uma forma de pagamento é, em geral, entrada na partida individual, todavia é possível definir uma forma de pagamento e uma condição de pagamento. O sistema propõe a definição da chave de bloqueio e da forma de pagamento em uma condição de pagamento na partida individual, caso a condição de pagamento seja atribuída no registro mestre do parceiro de negócios. n egócios. •
•
•
Data Base: É a data de ínicio que o sistema utiliza para calcular o vencimento da fatura. Os valores propostos, a partir dos quais é possível determinar a data base são os seguintes:
“Sem default”, “Data de lançamento”, “Data do documento” ou “ Data de
entrada”. Especificações para o cálculo da data base: A data afixada é utilizada para substituir o dia de calendário da data base; 24
A quantidade de mês(s) a ser adicionado ao mês de calendário do mês base.
Desconto: Para-se calcular, entra-se uma porcentagem na condição de pagamento. A quantidade de dias de validade da porcentagem também é entrada na mesma linha. Podem ser acrescentados outros dias ou meses fixos. Os dias e meses definidos na condição de pagamento são usados em conjunto com a data base para calcular o montante de desconto correto para a data de pagamento. Pode-se entrar até 3 validades de desconto.
Dias limite: Os dias limite possibilitam condições de pagamento dependentes depend entes da data. Pode-se definir diversas versões de uma chave de condições de pagamento, cada uma delas com diferentes dias limites.
Prestação (installment payments): Um plano de pagamento em prestações possibilita que o pagamento de uma fatura seja feito ao longo de vários meses, ou que uma parte do montante da fatura seja retida para pagamento em data posterior. O sistema cria uma partida individual para cada prestação determinada.
Montante base desconto: A legislação federal do país é que determina se o montante base de desconto será o valor liquido ou o valor bruto (que inclui os impostos). É preciso decidir, por empresa ou por código de jurisdição, como o sistema deve determinar o montante base de desconto.
Lançamento de descontos – Procedimeno Bruto: O montante de desconto é entrado na fatura, manual ou automaticamente pelo sistema, que para isso isso utiliza as taxas existentes nas condições de pagamento. É possível modificá-lo até mesmo depois que a fatura é lançado. Quando for liquidada uma partida em aberto, de uma conta de cliente ou fornecedor, desconto possível é automaticamente lançado em uma conta de “desconto concedido” ou “desconto não-vencido”. Estas contas são definidas na configuração.
Processo de contabilização liquida para fornecedores: Se for feito o lançamento de uma fatura de fornecedor com um tipo de documento para o processo de contabilização liquida, o montante lançado em despesas ou na conta do balanço é reduzido pelo montante do desconto. O mesmo montante também é lançado em uma conta de liquidação de desconto para compensar o documento. Quando-se utiliza o processo de contabilização liquida, o montante de desconto é automaticamente lançado durante o lançamento da fatura. A conta de liquidação de desconto deve ser administrada com base na partida em aberto.
Impostos (taxes): Há apenas 2 permitidos no sistema R3:
Taxas por nível de país/federal; Taxas por nível de estado/jurisdição. Cada país está associado uma “tax procedure for calculation”. É semelhante ao esquema de cálculo de preços em SD, cada “account key” está associada a “tax account”. O tipo de condição difere as regras para o cálculo de impostos. • •
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No momento da determinação de conta define-se as regras (débito/crédito e tax code).
Code Tax: É informado no momento de lançar um documento e está associado ao country code, sendo assim determina qual o esquema de cálculo de impostos. Pelo tax code tem-se o percentual de imposto e qual a determinação de contas.
Tax accounts: As contas de impostos dentro do G/L Master Record devem estar com o campo Tax category preenchidos e por garantia o campo post automatically only deve estar flegado.
Processo do cálculo da taxa: Dados requisitados para o automatic determination for tax amounts:
Regras; Chave de lançamento; Contas de taxas;
Operação inter-empresarial: Envolve duas ou mais empresas em uma transação contábil, exemplos:
Uma empresa compra de outras empresas (suprimento centralizado). Uma empresa paga para outras empresas (pagamento centralizado). Uma empresa vende mercadorias para outras empresas. Uma operação inter-empresarial faz lançamentos em contas de d e várias empresas. Isto não pode ser feito com o lançamento de apenas um documento, porque um documento sempre é atribuído a uma única empresa. Em vez disto, o sistema lança um documento em separado para cada empresa envolvida. Para salvar débitos e créditos nesses documentos, o sistema gera partidas individuais automáticas, que são lançadas em contas transitórias, isto é, conta as pagar ou a receber entre empresas. Os documentos pertencentes a uma operação inter-empresarial são ligados por um número de operação inter-empresarial comum.
Contas transitórias: Devem ser definidas em cada empresa antes da execução de uma operação inter-empresarial. As contas transitórias podem ser contas do Razão, de clientes ou fornecedores.
Na configuração, é necessário atribuir contas transitórias para cada possível combinação de 2 empresas, afim de permitir lançamentos inter-empresarias entre essas combinações (ex: 3 empresas precisam de 3x2=6 contas transitórias). Para diminuir a quantidade de contas con tas transitórias, pode-se utilizar apenas uma empresa como Empresa de Compensação . Neste caso, o usuário deve atribuir contas transitórias para cada combinação da empresa de compensação com as outras empresas. (ex: 3 empresas precisam de 2x2=4 contas transitórias). Também é necessário atribuir Chaves de Lançamento as contas transitórias para identificar que tipo de contas elas são. 26
Número para operação inter-empresarial:
No lançamento do documento inter-empresarial, o sistema gera um número para operação inter-empresarial, para interligar todos os novos documentos. docu mentos. O número do documento é uma combinação do número do documento da 1º empresa, do número da primeira empresa empresa e do exercício atual. Ele é arquivado no cabeçalho. Os documentos inter-empresariais podem ser estornados: o sistema pode estornar cada documento separadamente. •
•
•
UNIDADE 5 COMPENSAÇÃO DE PARTIDAS EM ABERTO PARTIDAS EM ABERTO: São transações incompletas, tais como fatura de fornecedor que não foi paga. Para que uma transação de partidas em aberto seja considerada completa, a transação deve ter sido compensada . Uma transação considerada completa é quando um valor de contrapartida é lançado para um item ou grupo de itens, de forma que o saldo resultante das partidas seja zero. •
LANÇAMENTO COM COMPENSAÇÃO: O usuário entra itens de documento e, em seguida, marca as partidas em aberto que devem ser compensadas. O lançamento com compensação pode ser feito simultaneamente para várias contas e tipos de contas, e para qualquer moeda. Esta transação pode ser realizada manual ou automaticamente, com a utilização do programa de pagamento automático. •
COMPENSAÇÃO DE CONTAS: Permite selecionar e fazer a correspondência das partidas em aberto existentes a partir de uma conta de saldo zero. O sistema marca as partidas compensadas e cria um documento de compesação. O número e a data de compensação são entrados nas partidas em aberto liquidadas. A data de compensação pode ser a data atual ou uma data definida pelo usuário. •
•
PROGRAMA DE COMPENSAÇÃO AUTOMÁTICA:
Funções de compensação: Agrupar itens por conta; Se o saldo for zero, os itens serão marcados para compensação.
Condições para compesação: As contas devem ser administradas com base em partida em aberto; Contas a compensar devem ser definidas. 27
Itens não compensados:
Partidas memo; Lançamentos estatísticos, adiantamentos, letras de câmbio; Itens com entradas de imposto retido na fonte.
Programa de compensação automática: O usuário pode compensar partidas em aberto de contas do Razão, de fornecedores e clientes. O programa agrupa itens de uma conta que tem os mesmo:
Número
de conta de reconciliação;
Moeda; Código do Razão especial; Cinco critérios livres definidos no cabeçalho ou item do documento, ou seja, campo de alocação, número de referência, etc. Se o saldo dos itens, na moeda local e dentro de um grupo for zero, o sistema faz a compesação automaticamente e cria documento de compesação. Todas as contas que exigem compensação automática precisam ser definidas via customazing.
•
Processo de pagamento manual:
Incoming payment: Recebimento; Outgoing payment: Pagamento. Pagamento manual é uma transação que compensa uma partida em aberto, geralmente uma fatura, pela alocação manual de um montante de contrapartida a uma partida em aberto.
Entrada de pagamento: Geralmente usadas em contas a receber, liquida um montante devedor em aberto. Pagamento a efetuar: Geralmente usados em contas a pagar, liquida um montante de crédito crédito em aberto.
Pagamento manual é processado em 3 etapas:
1. São preench preenchidas idas as informa informações ções do cabeçalho cabeçalho do document documento; o; 2. São marcad marcadas as as partidas partidas em aberto que serão serão compens compensadas; adas; 3. A tra trans nsaç ação ão é gra gravad vada. a.
Processo de partidas em aberto: Há uma tela que lista todas as partidas em aberto sem equivalência. Podem ser pagamentos, débitos, créditos ou faturas. De acordo com a configuração todos os itens podem ser marcados ou desmarcados quando o usuário chegar a esta tela.
A 1º etapa no processo de partidas em aberto é a ativação das partidas individuais necessárias para alocar um pagamento.
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O montante entrado é alocado na partida individual apropriada e deve ser proporcional ao montante e ao desconto do item. Há várias maneiras de ativar ou desativar uma partida individual. O documento pode ser lançado quando o “montante entrado” for igual ao “atribuido”. O desconto concedido é determinado pela condição de pagamento da partida individual e é considerado no cálculo do montante atribuído. O desconto pode ser modificado pela sobregravação do valor absoluto de desconto ou pela modificação da porcentagem de desconto. Não pode exceder os limites definidos no grupo de tolerância.
Lançamento do pagamento:
Detalhes da síntese; Simular verificação dos itens gerados automaticamente; Corrigir erros; Lançamento; A última etapa é uma verificação final do documento entrado.
Síntese: As partidas individuais entrada podem ser revisadas antes do lançamento. Simular: Ao selecionar o documento, todas as partidas individuais, inclusive aquelas geradas automaticamente, podem também ser revisadas. Corrigir erros: Se os débitos não forem iguais ao créditos, ou ocorrer um erro durante a entrada, o erro pode ser corrigido por uma das seguintes opções: o Modificação, eliminação ou entrada de uma partida individual; o Marcação de partidas em aberto adicionais; o Processamento das partidas em aberto marcada. Lançamento: Se posteriormente, identifica que o documento contem erros e precisa ser corrigido, é necessário primeiro anular as partidas compensadas, para em seguida, estornar o documento. Somente assim o lançamento original pode ocorrer novamente.
Pagamentos diferenciados
O grupo de tolerância de empregados é usado para controlar: Os limites superiores para as operações de lançamento (“autorizações de lançamento”); As diferenças de pagamento permitidas.
O grupo de tolerância de contas do Razão Geral é usado para controlar: Permitir pagamento diferenciado (ex: procedimento de compensação automática).
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O grupo de tolerância de clientes/fornecedores é usado para fornecer especificações para:
Procedimentos de compensação; Diferenças de pagamento permitidas; Lançamento de partidas residuais das diferenças de pagamento; Tolerância para aviso de pagamento;
Pagamento parcial: Quando o usuário define fazer este pagamento, a partida aparece com o valor v alor total em aberto nas consultas.
Pagamento residual: Nele o sistema gera um documento novo, e é esse documento que representa somente o saldo em aberto, que aparece como open nas consultas.
Reason code: Justificativas que devem ser associadas a pagamentos parciais, residuais e com diferença.
VARIAÇÃO CAMBIAL: Na liquidação de partidas em aberto em moeda estrangeira, podem ocorrer diferenças realizadas devido a flutuação as taxas de câmbio. Essa flutuação provoca diferenças de câmbio que o sistema lança automaticamente como ganhos ou perdas realizados. O sistema lança automaticamente nas contas de receita/despesas definidas, na configuração, para diferenças de câmbio. A diferença realizada é gravada na partida individual liquidada. Dife Difere renç nças as de câmb câmbio io tamb também ém são são lanç lançad adas as quand quandoo part partid idas as em aber aberto to são são avaliadas para o balanço. Essas diferenças são lançadas em outra contas de diferença de câmbio e em uma conta de ajuste de balanço. Na compensação de uma partida em aberto já avaliada, o sistema estorna a conta de correção de balanço e lança a diferença de câmbio restante na conta para diferenças de câmbio realizadas. •
UNIDADE 6 – CAIXA DIÁRIO O caixinha é uma nova ferramenta ferramenta de administração de caixa no Enjoy. O lançamento de receitas de caixa e os pagamentos à vista são possíveis. Com esta ferramenta pode-se: Ter um caixinha separado para cada moeda; Fazer lançamentos em conta do cliente, fornecedor fornecedor e do Razão. Executar vários livros caixas em cada empresa; Selecionar um número aleatório para identificação do caixinha ( uma chave alfanumérica de 4 digitos).
•
Tipos de documentos padrão do caixinha: 30
Documento conta Razão Geral= AB Pagamentos = KZ DA Recebimentos = KA DZ
Para configurar o caixinha é necessário: nec essário: Informar a empresa onde quer usar o caixinha; O nome e a identificação de 4 dígitos do caixinha; As contas do Razão onde se quer lançar as operações contábeis do caixinha; Moeda em que será executado o caixinha; Os tipos de documentos para: o Lançamentos em conta do Razão; o Saídas de pagamento a fornecedores; o Entrada de pagamento de fornecedores; o Saída de pagamento a clientes; Entrada de pagamento de clientes. o
Tipo de transações:
cliente;
Despesa (E); Receita (R); Cash transfer (caixinha p/ banco) (B); Cash transfer (banco p/ caixa) (C); Contas a receber (D): recebimento de cliente e pagamento ao
Contas a pagar (K): recebimento de fornecedor e pagamento ao fornecedor.
UNIDADE 7 – RAZÃO ESPECIAL CLASSES DO RAZÃO ESPECIAL:
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Relativas a adiantamento; Relativas a letra de câmbio; Outras operações.
Tipos de razão geral especial:
Solicitações de adiantamento; Adiantamentos; Lançamentos estatísticos (garantia/caução).
RAZÃO ESPECIAL: As operações do Razão especial podem ser usadas de diversas maneiras. Essas operações podem ser reunidas em 3 categorias básicas
•
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Relativas ao adiantamento: O sistema tem telas e programas especiais préconfigurados que tratam da solicitação, recebimento e aplicação de fornecedores ou clientes e estão contidos no menu standard. O processo de adiantamentos também foi integrado aos programas de processamento de cobranças e pagamentos.
Relativas a letra de câmbio: O processamento é utilizado para tratar das necessidades específicas do país. O sistema tem telas e programas especiais préconfigurados que utilizam funções de operações do Razão especial para atender as necessidades. As operações de câmbio estão contidas nos menus standard cliente e fornecedores do sistema e integrada a outras funções da FI.
Outras operações: Os outros vários tipos de operações utilizam as funções de operação do Razão especial. Para o acesso a esses tipos de operações existe uma opção em processamento de documentos em fornecedores e clientes denominadas “Outros”. Também é possível encaminhar partidas individuais de cada documento financeiro para uma conta de reconciliação alternativa por meio do código do Razão especial. Com isso controla-se o tipo de processamento a ser realizado quando a operação é iniciada.
CLASSES DE OPERAÇÕES DO RAZÃO ESPECIAL: Há 3 maneiras de registrar os lançamentos do Razão especial no sistema:
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Lançamentos reais: Fazem parte do balanço. São lançamentos com uma contrapartida de livre definição. Ex: O lançamento de um adiantamento recebido; Lançamentos automáticos de contrapartida: São operações que são sempre lançadas na mesma conta de contrapartida. Em geral eles fazem parte do anexo do balanço. Ex: Lançamento de uma fiança. Partidas memo: São lançamentos que não são destinados a exibição no Razão, mas apenas para lembrar de pagamentos em aberto vencidos ou a ser efetuados. Ex: Solicitação de adiantamento.
Lançamento estatístico de contrapartida (automático) Sempre se fazem lançamentos na mesma conta de contrapartida. Para simplificar a operação de lançamento, pode-se definir o número da conta necessária para o lançamento de contrapartida no sistema. Quando o usuário liquida partidas em aberto de uma conta de partidas em aberto, ab erto, o sistema liquida partidas em aberto relevantes da conta de contrapartida. Essas operações são chamadas de lançamentos estatísticos pois geralmente não são exibidas no balanço, ou só no anexo. •
Partidas Memo (solicitação): Quando uma partida memo é lançada, só há uma partida individual produzida. Os programas de pagamento e cobrança podem ter acesso as partidas memos para processamentos adicionais. Partidas memo são administradas como uma partida individual na conta de partidas em aberto e na conta do Razão especial. Por isso deve-se sempre ativar a exibição de partidas individuais destas contas. •
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Indicador de Razão Especial: Na sort key das contas contábeis de solicitação de adiantamento recomenda-se colocar o código de fornecedor/cliente para ser possível visualizá-los no campo assigment na FBL1N.
•
Free Offseting entry: A conta contábil partida é definida no IMG e a contrapartida (offseting) é colocada manualmente. Os adiantamentos são free offseting entry porque a contrapartida co ntrapartida irá variar de acordo com o meio de pagamento ou recebimento. Ao transformar uma solicitação em adiantamento, a partida irá aparecer como Open na FBL1N e quando o adiantamento for associado a fatura de cliente/fornecedor, o status mudará para clear.
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As contas contábeis utilizadas para as Specials G/L são contas de reconciliação para os tipos de conta D e K. Ao contrário das contas de reconciliação de clientes e fornecedores, devem ser checadas como Open Item Management, e consequentementes como Line Item Display.
UNIDADE 8- PARKING DOCUMENTS A pré-edição de documentos é uma forma alternativa de inserir documentos de transações no sistema. •
PARKING: Ao contrário dos documentos “normais” lançados: A movimentação no período não é atualizada; Um usuá usuári rioo pode pode anal analis isar ar,, mo modi difi fica carr e depo depois is prépré-ed edit itar ar novamente o documento. No final, o documento será gravado ou eliminado.
Ao contrário dos documentos memorizados: A pré-edição de um documento gera um número de documento; Os dados pré-editados podem ser analisados em vários relatórios do sistema; Documentos que podem ser pré-editados:
Contas de clientes ( faturas e notas de créditos); Contas de fornecedor ( faturas e notas de créditos); Contas do Razão ( lançamentos no Razão). É possível visualizar em consultas Park Documents para controle do que está pendente de liberação e contabilização.
HOLD DOCUMENTS (memorizados) : São documentos memorizados que podem ser recuperados posteriormente através do botão Three, finalizados e gravados Usuário define um código qualquer para o documento e ele não é contabilizado. •
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Parking : Funções adicionais: Display de aprovação de autorização, princípio do duplo controle, responsabilidades, aceleração dos procedimentos de trabalho.
Parked: Pode: Especificar datas, atribuir valores, contas, atribuir objetos contábeis. Não pode: Alterar moeda, tipo de documento, número de documento, company code. Quando: Sempre que necessário, em diversos tempos possíveis. Como posso lançar: Individualmente ou através do processamento da lista ou relatórios, abrindo documentos e salvando e/ou executando e salvando vários documentos ao mesmo tempo (batch input).
Diferenças entre Posting documents X Parking documents: 1. Post Post auto autori riza za a alt alter eraç ação ão de de índi índice cess esta estatí tíst stic icos os,, park parkin ingg não; não; 2. Post não apaga doc docum umeento ntos, a alternativa é estonar, parkin king apaga; 3. Post ost não não alt altera era valor valores es,, númer númeroo de cont contas, as, objet objetos os atr atribuí ibuído doss a conta e datas específicas, já para documentos em park isto é irrelevante.
SAP BUSINESS WORKFLOW: É uma ferramenta de liberação que dá uma autorização no processo de negócios neg ócios ou entre sistemas; Pode ser adaptado de acordo com as necessidades do cliente. Suporta diversas atividades do usuário. •
APOSTILA 2 UNIDADE 2 – PAGAMENTOS PAGAMENTOS AUTOMÁTICOS O programa de pagamento automático consiste em coletar partidas em aberto, gerar uma proposta de pagamento e gerar relatório ou arquivo para comunicação com os bancos. Serve tanto para pagamentos como para cobranças. Os documentos em abertos podem ser compensados no momento em que o sistema gera a proposta, ou mediante arquivo retorno do banco (parâmentro).
O processo de pagamento consistem em 4 etapas: 1. Conf Config igur uraa par parâm âmet etro ros, s, defin definee-se se o que, que, quand quandoo e por qual qual mét métod odoo ser seráá pago; 2. Gera a proposta; 3. Roda Roda agen agenda da de paga pagame ment nto. o. Quan Quando do o doc docum umen ento to de paga pagame ment ntoo é criado, atualiza o G/L e o sub-ledger; 4. Impr Imprim imee com com os ti tipo poss de de pag pagam amen ento to,, ger geran ando do spoo spooll ddee che cheque que,, bor borde derô rô,, arquivo eletrônico, baixa as faturas. 34
Estrutura de configuração para o programa de pagamento: 1. Para Para toda todass as as com compan panyy cod codes es defin definee-se se rela relaçõ ções es de paga pagame ment ntoo int inter er-empresas, o desconto, tolerância de dias para pagamento, processo de transação do cliente/fornecedor. 2. Paga Pagame ment ntoo entr entree comp compan anyy code codess defi define ne-s -see o valo valorr para para pag pagam amen ento to mínimo de entrada/saída, formas de pagamento. 3. Méto Método do de pagam pagamen ento to por cada cada país país def defin inee as as con confi figur guraç ações ões espe especí cífi fica cass do país, métodos de transferência bancária, tipos de documentos para lançamento, impressão de programas e se marcado payment order only ele não baixa a fatura. 4. Méto Método do de de paga pagame ment ntoo por por com compa pany ny cod codee defi define ne os valo valore ress máx máxim imoo e mínimos de pagamento, métodos de pagamentos elegíveis por company code, otimizações como banco, código postal, moeda estrangeira, clientes/fornecedores estrangeiros, formas de pagamento media (DME), nome do sap script. 5. Sele Seleçã çãoo de de ban banco co defin definee-se se:: Ranki Ranking ng Orde Order, r, que que é a ord ordem em de escol escolha ha do banco por método de pagamento, moedas. Valores: É definido o valor disponível por house bank; Contas: Define-se as contas de contra-partida (offset) ao subledger e as contas de compensação para o bill of exchange. Value Data: Para cada conta e método de pagamento define-se a data em que a transação passará a ser válido em número de dias. Essa informação será considerada no fluxo de caixa. Expense/charges: Define-se o controle de taxas e despesas via conciliação do extrato bancário. Será possível estipular valores de despesas para recebimentos e pagamentos. Ao rodar a proposta de pagamento, o sistema gera 2 reports que podem ser editados: Proposal List e Exception List.
Proposal List: O sistema sempre irá mostra uma linha em vermelho. Se houver valor, indica que ajustes devem ser realizados. As partidas podem ser visualizadas e alteradas através de drill-down. Conforme forem ajustadas, aparecerão em verde. •
Exception List: São onde podem ser visualizar os itens que não podem ser pagos. As principais razões são: fatura bloqueada, data inválida nos dados mestres, método de pagamento inválido, house bank inválido, montante de pagamento inferior ao montante especificado para pagamento, sem dinheiro no house bank, debit balance. •
Bloqueio de pagamentos: Um pagamento pode ser bloqueado ou deletado ao editar a proposta. Bloqueios podem ser ativados no cadastro do fornecedor, servindo para todos os pagamentos em aberto (master record), no próprio documento ou ainda na proposta. •
Editando propostas de pagamento: A empresa pode optar por solicitar a cada account clerk que edite a proposta de seus clientes/forcecedores. Para
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isso, deve haver a identificação do analista de pagamento/cobrança no cadastro de cliente/fornecedor e no momento das edições os documentos poderão ser filtrados por account clerk. Valores de descontos podem ser alterados.
Executando pagamento: Até este momento nenhum item foi contabilizado. Os pagamentos/cobranças que entraram nesta rodada serão travados pelo sistema para que não seja possível compensá-los manualmente ou selecionados em uma outra proposta. Nesse ponto, documentos de pagamento são criados, as partidas em aberto são compensadas e os lançamentos contábeis gerados. Quanto as partidas em aberto não compensadas, o sistema irá mantê-las travadas para compensação até que seja registrada a ordem de pagamento. Os pagamentos/recebimentos aparecerão no fluxo de caixa de acordo com o que foi definido na value data. Se não tiver sido definido nada, o sistema irá demonstrar pagamentos/recebimentos na data em que foram lançados. Para pagamento em cheques, se for definida a quantidade de dias no registro mestre, o sistema irá considerar essa definição como prioritária. •
Variantes para programas de impressão: Para emissão de relatórios ou geração de arquivo EDI é especificado para cada método de pagamento e país onde está configurado. Para rodar estes programas o sistema precisa de ao menos uma variante. •
EDI e notas de advertência de pagamento: Arquivos eletrônicos são usados para comunicação com bancos, clientes e fornecedores. Avisos podem ser enviados aos clientes/fornecedores clientes/fornecedores por e-mail ou EDI messages. DME (data media exchange) : Arquivos txt no formato padrão febraban que podem ter diferenciações de acordo com a house bank, Só são gerados para métodos de pagamento efetivados pelo banco, tais como transferências, DOC, TED.
Pagamento Médio Workbench (PMW): É uma ferramenta para configurar a geração de arquivos via IMG (customazing) permitindo maior flexibilidade para ajustes em relação aos programas que são desenvolvidos para este fim. É possível utilizar o PMW para alguns métodos de pagamento. Na configuração do método de pagamento/país é informado se o arquivo será gerado via programa ou via PMW. •
Débit Balance check: Quando o sistema verifica que para um determinado pagamento há uma nota de crédito (fornecedor deve para a empresa) e para essa nota de crédito não há um método de pagamento pré-estabelecido, ele joga a nota de crédito na lista de exceção e efetua o pagamento ao fornecedor. Para que isso não ocorra, é possível p ossível configurar o sistema para que faça o débit balance check e se o valor a pagar for menor do que o crédito contra •
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fornecedor, a nota de crédito vai para a lista de exceção e a partida em aberto para as contas bloqueadas. O programa que visualiza/gera o débit balance é o RFF110SSP.
Processo de pagamento automático: Jobs podem ser agendados através da transação F110S para o programa de pagamento automático. È possível determinar que o JOB gere as propostas mas não gere os pagamentos. Essa funcionalidade agiliza o trabalho diário em empresas onde o programa de pagamento automático demora muito para ser processado. Schedule Manager: É uma transação muito usada para agendar e monitorar as atividades de fechamento. •
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Tarefas: Adiciona notas para a descrição de tarefas. Agenda e executa transações; Agenda programas/jobs e executa automaticamente. Define processos de criação (combinação de tarefas).
UNIDADE 3 – COBRANÇA AUTOMÁTICA Configuração do programa de cobrança: É um programa para geração automática de cartas de cobrança para faturas vencidas. Geralmente existem processos de cobranças distintos, de acordo com o tipo de cliente. É possível ter um processo de cobrança inclusive para clientes eventuais. O sistema já possui alguns processos de cobranças cadastrados que podem servir de base para novos. O procesos de cobrança serve para transações normais (AR) e para transações do Razão Especial. É sempre definido por company codes. •
Configurações do programa de cobrança estão divididas nas seguintes categorias:
Procedimento de cobranças; Níveis de cobrança; Indicação de despesas; Valores mínimos; Textos de cobranças; Ambiente.
Procedimento de cobranças: De quantos em quantos dias será gerada a carta de cobrança, quantos níveis de cobrança existirão, quantas faturas devem estar atrasadas para a geração da carta de cobrança, mínimo de dias em atraso, quanto dias após a data de vencimento a empresas irá esperar para cobrar o cliente, indicação de que serão consideradas, solicitações, adiantamentos, adiantamentos, notas de crédito crédito (Special GL transactions) e código para textos que poderão também ser utilizados em outro procedimento de cobrança. Quando checado Special GL transactions, devem-se indicar quais GL transactions deverão ser consideradas. •
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Níveis de cobrança: Número de dias em atraso correspondente a cada nível. Calcula juros? Sempre irá cobrar? Geralmente é checado só para o último período ou para procedimentos de cobrança com apenas um nível. Imprime todos os itens? Se checado, ao emitir a carta de cobrança o sistema listará além das faturas vencidas, todas as demais faturas em aberto. Dead line pagamento: Indicam quantos dias o cliente tem para efetivar o pagamento. •
Indicação de despesas: Para cada nível, indica o custo total da carta de cobrança a ser pago pelo cliente. Pode ser definido em valor absoluto ou em percentual. É possível também estipular valor mínimo de fatura para que a taxa seja cobrada. Se o cliente optar por pagar a taxa, esse lançamento no sistema será manual.
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Valores Mínimos: Para cada nível, indica o valor mínimo que a fatura vencida deve ter para que seja gerada a carta de cobrança para ela.
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Mínimo por porcentagem: Se for definido valor absoluto e percentual para cada nível, o sistema irá emitir um aviso de erro, pedindo para escolher um tipo. Valor mínimo de juro: Associado ao nível e ao valor mínimo que a fatura deve ter, está o valor mínimo de juros a ser gerado.
Textos de cobrança: Os layouts são definidos em Sap script e podem ser distintos para cada nível e tipo de conta. D= cliente, K= fornecedor.
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Ambiente: Para cada company code é possível definir se o procedimento de cobrança será por cliente ou por negócio. É possível gravar variantes para ordenação para visualização das notícias de cobranças.
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Chave de cobrança: Determina que uma fatura pode ser cobrada com restrições ou listados de forma isolada na Dunning Notice. Pode ainda travar a fatura para que a mesma não ultrapasse um determinado nível.
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Bloqueio de cobrança: Impede que as faturas sejam cobradas. Os percentuais de juros sempre serão por ano.
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Parametros para execução de cobrança: Segue o mesmo procedimento do programa de pagamento automático: •
Data de execução: Geralmente é informada a data em que serão geradas as cartas de cobrança, mas poderia ser qualquer outra data. A data real da geração das cartas é informada quando se roda a proposta. Identificação: Campo livre; Parametros: Indica para qual faixa de company codes/customers serão geradas as cartas, e quais faturas deverão ser consideradas. Log adicional: Ativado quando é detectado algum erro ao gerar o programa.
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Executando a cobrança: São considerados 3 etapas: Seleção de contas: O sistema checa configurações e parametros e define 1. quais clientes devem ser cobrados. 2. Linha de itens à cobrar: O sistema determina quais faturas (line items) estão vencidas e quais os níveis de cobrança que podem ser aplicados. Contas à cobrar: O sistema define quais cobranças devem ser efetivadas 3. e qual o nível de cobrança a ser aplicado. Ao rodar a cobrança, o sistema irá considerar notas de crédito vinculadas e não vinculadas com as faturas. Sendo assim, é melhor sempre associar notas de crédito com as faturas para que o sistema não as identifique como vencidas. A rotina poderá compensar faturas à receber com faturas à pagar. Para isso o mesmo procedimento de cobrança deve constar no cadastro do cliente e do fornecedor. Serão listadas as partidas compensadas.
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Bloqueio de cobrança nos itens ou contas: Contas bloqueadas: Se um cliente precisa ser cobrado e o sistema encontra um bloqueio no cadastro, ele remete a lista de clientes bloqueados. Bloqueio de itens por linha: Se uma fatura precisa ser cobrada e o sistema encontra um bloqueio, ele remete a lista de partidas bloqueadas.
Método de pagamento nos itens ou contas: Quando há um payment method especificado no cliente ou na fatura o sistema entende que há uma garantia de recebimento, e não gera cartas de cobranças. Nessa situação o sistema procura por um payment block. Se não encontrar, ele não gera as cartas de cobrança, caso contrário as cartas são geradas. •
Níveis de cobranças por itens: Cada partida cobrada é associada a um nível de cobrança de acordo com a quantidade de dias que se encontra vencida. Se para uma determinada fatura o sistema apurou nível 1 e outra nível 3, no cadastro do cliente, estará a pior (hightest dunning level). O sistema sempre sugere que a quantidade quan tidade de dias do primeiro nível seja igual a quantidade de dias informada no campo “dias de graça”. Dunning procedures com apenas 1 nível são consideradas pelo sistema como payment reminders. •
Editando propostas de cobrança: Ao rodar o programa de cobrança, o sistema gera propostas. Essas prospostas podem ser editadas por um analista de cobrança. Os seguintes relatórios podem ser extraídos:
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Estatísticas de cobrança; Listas de cobrança; Contas bloqueadas; Itens bloqueados; Histórico de cobrança;
Ao editar a proposta é possível: 39
Bloquear um cliente; Bloquear uma fatura; Bloquear o nível de cobrança de uma fatura; Alterar dados de cobrança e correspondência no cadastro de cliente;* Alterar dados do documento. * Essas alterações valerão para a próxima vez em que a cobrança for rodado.
Imprimindo cartas de cobrança: Após o print out não se pode mudar mais nada na proposta. É possível agrupar cartas de cobrança por níveis de cobrança quando os textos são diferenciados por nível, ou por chave de grupo quando cartas distintas possuem dados em comum. É possível rodar uma cobrança por um código interempresas. Dessa forma um cliente do grupo irá receber uma única carta com todas as faturas vencidas. •
UNIDADE 4 – CORRESPONDÊNCIA Tipos de correpondência: Correspondências são relatórios para confirmação de saldos e/ou histórico de faturas. Existem tipos de correspondências pré-definidas associadas a layouts que serão geradas na liguagem informada para a empresa.
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Tipos de correspondências standard:
Notícia de pagamento: SAP01; Status de conta: SAP06; Correspondências individuais:SAP10; Lista de itens abertos: SAP14; Definida pelo usuário. Cada tipo de correspondência está associada a um determinado programa, e cada programa está associado a uma variante que contem os parametros necessarios para que seja rodado. Um tipo de correspondência pode estar associada a um reason code. Geralmente essa fucionalidade é utilizada quando se pretende emitir um relatório após proceder com um pagamento/recebimento parcial ou residual. Itens necessários para diferentes tipos de correspondências:
Notícias de pagamento: requerido número do documento; Status bancário: requerido número da conta e data; Documentos internos: requerido número do documento; Letras de câmbio: requerido número da conta; Extratos: requerido número do documento.
Associação do código do relatório com o programa SAP Script Script que definirá o layout é feita através de uma variante, que leva o mesmo nome do relatório.
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Se for necessário mudar o layout vinculado a um determinado tipo de correspondência, basta criar um novo programa e associar uma nova variante.
UNIDADE 5 – CÁLCULO DE JUROS Configurando cálculo de juros: Os valores de juros cálculados são simples, pois o SAP não calcula juros compostos. Para adequar ade quar aos cálculos, as empresas desenvolvem rotina em ABAP. Os juros são calculados e usados para provisões. São gerados documentos que deverão d everão ser baixados manualmente. •
Existem 2 tipos de cálculos de juros: 1. Conta de balanço: Sobre o saldo de conta contábil co ntábil (GL, cliente/fornecedor). 2. Cálculo de jutos sobre atraso: Cálculos sobre partidas em atraso.
Indicador cálculo de juros: São criados no IMG e precisam estar associados ao tipo de juros a ser calculado, denominado tipos de cálculos de juros. Os tipos podem ser P = item cálculo de juros, ou S = balanço cálculo de juros.
Seleção de itens: Geralmente os itens são calculados sobre partidas em aberto e partidas que foram recebidas em atraso. Na opção abrir e compensar itens, para partidas que foram recebidas em atraso, o sistema considera partidas contra notas de crédito ou contra uma fatura a pagar,ou seja, partidas compensadas sem a entrada de dinheiro. Na 2º opção abrir itens e compensar com pagamento o sistema considera apenas partidas que foram baixadas contra pagamento em banco. Dias de transferência: Quantidade de dias de tolerência ao atraso no recebimento por conta da transferência do título entre bancos. Factory Calendário ID: É uma base para o calendário que será considerado no cálculo dos dias em atraso. Termos de pagamento: Indica qual será a condição de pagamento para a parcela de juros que será gerada. v alores deverão ser Termos gerais: São parametros que definem como os valores calculados. Para cada indicador de calculo de juros deve ser configurado:
Frequência do cálculo de juros: Define a frequência do cálculo; Settlement day: Define em qual dia do mês será calculado; Tipo de calendário: Define a base do calendário 30/360, 30/365, atual/360, atual/365. Podem ser definidos valores mínimos e máximos para lançamento de juros. Time based terms: Podem ser usadas taxas de juros pré fixadas em índices financeiros. Para cada índice de referência, as taxas e as datas deverão dev erão ser atualizadas periodicamente. Interest Rates: As taxas de juros informadas são anuais.
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Juros podem ser calculados de 3 maneiras: 1. Para partidas partidas compens compensadas adas (recebida (recebidass após venciment vencimento) o) com contabili contabilização zação de juros; 2. Para partid partidas as em aberto aberto e compensa compensadas das com contabi contabilização lização dos dos juros; juros; 3. Para partid partidas as em aberto aberto e compensa compensadas das sem contabiliza contabilização ção dos juros. juros.
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Executando o cálculo de juros: Existem 3 opções para a execução: 1. Fora Fora do sis siste tema ma onl onlin ine; e; 2. Exec Execut utan ando do e imp impri rimi mind ndo; o; 3. Execut Executand andoo no modo modo batc batchh input input;;
UNIDADE 6 – COUNTRY SPECIFICS Gerenciamento de cheque: O sistema permite a emissão de cheques para pagamento de faturas. O cheque pode ser emitido manualmente ou através do programa de pagamento automático. Se o cheque for emitido pelo sistema no momento em que o pagamento for efetuado no sistema, os seus dados serão registrados automaticamente no documento de pagamento. Caso contrário, o usuário pode informar manualmente esses dados no documento de pagamento. Cheques podem ser anulados no sistema antes ou depois de emitidos. O sistema permite que seja estornado somente o cheque, o cheque e o documento de pagamento separadamente, ou o cheque e o documento de pagamento ao mesmo tempo. Sempre que um cheque for estornado, será necessário informar um motivo (reason). No sistema já existem reason codes pré-configurados que poderão ou não estar associadas associadas a um programa de impressão para emissão de relatório. Para obter um relatório de cheques emitidos/compensados no sistema utiliza-se o relatório dinâmico, que permite visualizar: •
Todos os cheques; Cheques ainda não compensados; Cheques compensados; Cheques estornados.
Para o acompanhamento da compensação de cheques emitidos no sistema, utiliza-se uma conta transitória denominada cheques a compensar, que no seu cadastro deve ser checada como gerenciamento de itens abertos. Sendo assim, o sistema criará uma partida em aberto nesta conta que será baixada somente quando o cheque for compensado no banco. A baixa dessa partida pode ser feita manualmente ou automaticamente através do programa RFEBCK00. O programa irá criar um documento de compensação, irá marcar 42
o cheque como descontado e irá registrar na fatura e no documento de pagamento da fatura a data de compensação.
UNIDADE 7 – RELATÓRIOS PADRÃO NO G/L Sistema de informação: Quais são os tipos de relatórios?
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No sistema, para cada área; Relatório geral; Baseado no menu do usuário; Generalizado: Sistema\Serviços\Relatórios. Sistema\Serviços\Relatórios.
Seleção dinâmica: Funcionalidade que permite ao usuário usar filtros de seleção que não estão sendo utilizados na transação. É possivel combinar valores ou excluir valores da seleção. Search ID: Opções para seleções mais complexas que estão disponíveis em diferentes relatórios.
Variantes e variáveis para relatórios: Um relatório pode ter diversas variantes com distintos critérios de seleção. Uma variante pode ser usada por diversos usuários, porem, ter alteração restrita ao usuário que a criou. Nos atributos da variante podem ser definidas variáveis (selection criteria), por exemplo, definir que determinada data sempre será a data do dia. Fornecedores e clientes podem ser definidos também em variáveis que serão usadas em N variantes. Sendo assim, quando for necessário inserir ou excluir algum fornecedor ou cliente da consulta, basta alterar uma variável e não as N variantes previamente criadas. •
Selection Criteria: Existem 2 tipos de tabelas para a seleção de variáveis:
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T: Tabela de variantes; D: Tabela dinâmica.
UNIDADE 8 – FORMAS DE APRESENTAR RELATÓRIOS SAP List View Design: É um display genérico criado como standard. Contem números para interação de funções como sorteio, sumário, filtros , etc. É uma funcionalidade denominada ALV, disponivel em alguns relatórios do sistema que permite trabalhar os dados mostrados no resultado de uma consulta, e que também pode ser disponibilizada ao usuário em relatórios desenvolvidos em ABAP. •
Change Documents:
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Detalhes de seleção: Através do ícone eyeglasses é possível visualizar detalhes de um documento selecionado no relatório.
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Item de seleção: Pode se usar a tecla Ctrl para selecionar diversos itens ao mesmo tempo. Depois de selecionar, pode-se usar uma função de alterar dados em massa.
Com o ALV é possível:
Inserir e ocultar colunas; Alterar ordenação; Definir e excluir filtros; Totalizar e sub-totalizar valores;
Quando o sistema mostra o resultado da consulta, o usuário pode definir por visualizar ALV Classic List ou ALV Grid Control.
Seleção:
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Seleção por data de vencimento: A data de vencimento é calculada pelo sistema considerando a baseline date e o termo de pagamento. Para poder filtrar documentos por data de vencimento é necessário inserir parâmetro no cadastro de usuários. The Assigment field as sort field: Quando se cria um layout é possível definir critérios de ordenação. O campo de atribuição pode ter valores trazidos de até 4 campos, usando até 18 caracteres e pode servir como um campo de ordenação.
Changing the screen Layout:
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Salvando o último layout como default: Se checado, toda vez que a consulta for rodada, o último layout selecionado será marcado como default para o usuário. Default selection screen: Se informado, toda vez que forem acessadas as consultas FBL5N, FBL3N e FBL1N, os resultados serão mostrados nesse layout. ALV Initial Screen Layout: Se não houver layout como default, o sistema irá utilizar o ALV inicial. Esse layout é definido através do d o gerenciamento de display de variantes. Display: Para as consultas com recurso ALV é possível p ossível definir se será mostrado o layout clássico ou o Grid Control. Usuário específico: Ao criar um layout, se checado, somente o usuário poderá visualizar o layout criado. Configurações Default: Se checado e o sistema não encontrar layout default nos parâmetros do usuário, ele irá mostrar esse layout. Não encontrando nenhum layout padrão o sistema irá mostrar o layout SAP1.
UNIDADE 9 – DRILLDOWN REPORTING Arquitetura do relatório Drilldown: A funcionalidade do relatório Painter é a base para os relatórios Drilldown, para os relatórios Writer Reporters e para o plannning layouts. Através dela são definidos as formas utilizadas nos relatórios. •
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Um form pode ser usado em N relatórios Drilldowns. Sendo assim, qualquer alteração no form irá afetar os relatórios relatórios nos quais ele estiver associado. associado.
Tipos de relatórios Drilldown:
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Relatórios Financeiros: Baseados em Financial statement versions. Pode fazer fazer análises baseados na atualidade e plano (anual, semestral, quadrimestral e mensal). Relatórios Key figures: São relatórios financeiros os quais faz-se necesário o uso de fórmulas, tais como: Equity Ratio, Debit Equit Ratio, etc. Balance Display: São relatórios para análises de clientes e fornecedores. O Drilldown pode ir até saldo (balance display) ou até as partidas de cada documento (line item analysis).
relatório Drilldown é formado por Key Características e Key Figures: Um relatório Figures (quantifica), características (qualifica) e form. Há 2 tipos de listas listas para exibir informações. O Drilldown List e o Lista Detalhada. •
Lista detalhada: São informações detalhadas, gráficos. Não são necessariamente as partidas de um documento, apesar de poder chamá-las, dependendo da configuração. Tipos de Form:
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1 eixo sem índice estatístico; 1 eixo com índice estatístico; 2 eixos com indíce estatístico (matriz).
A definição se dá no momento da criação do form (report Painter) e depende muito do resultado que se pretende obter. O mais utilizado é o Dual Axis. Se selecionado o tipo eixo simples sem índice estatístico, não quer dizer que qu e nesse relatório valores não poderão ser trabalhados.
Form e definição de relatório: Ao criar um form, é possível definir fórmulas cujo resultado poderá inclusive ser utilizado em outras form. Relatórios Interface e relatórios Atribuição: Relatórios link contem diferentes características na aplicação. Estão disponíveisno relatório um grande número de características em relatórios individuais. Relatórios link criados em diferentes Aplication Classes contem Recipient Objects. Recipient objects: São outros tipos de relatórios Drilldown.
UNIDADE 10 – ENCERRAMENTO DE ATIVIDADES •
Fechamento Mensal: Pré-closing: Abertura do novo período, lançamento de ajustes, fechar sub-ledgers (FI-AA, AR,AP), fechamento preliminar (balanço preliminar).
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Atividade pré-closing, starting in old month:
(FI) Technical: Abertura de novo período; (FI) Enter acruals/deferrals, bad debit: Lançar provisões e diferimentos, registrar lançamentos recorrentes e dívidas incobráveis no AR, contabilizar depreciação e despesas com juros no AA. (MM) Maintain GR/IR Clearing Account: Manter o saldo zerado da conta transitória efetuando a entrada de nota fiscal para todas as mercadorias recebidas, contabilizar valorização de materiais a custo real. (HR) Post Payroll Expenses: Contabilizar despesas de folha de pagamento. (SD) Contabilizar saída de materiais. Technical (Close old Month (MM), close Sub-ledgers (FI), preliminary close of GL(FI)): Fechamento do período correspondente ao mês anterior, fechar os sub-ledgers, fechar parcialmente o GL.
Fechamento de atividades para resultados externos: CO- Reconciliação de lançamentos do CO registrados no FI. FI- Valorização de lançamentos em moeda estrangeiras e ajustes para demonstrativos financeiros. Technical: Fechamento total do período anterior (inclusive GL). FI/CO- Emissão de relatórios societários e gerenciais.
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Fechamento Anual:
Atividades pré-closing Technical: Abrir o primeiro período contábil do novo ano fiscal. se o procedimento MM: Realizar a contagem do estoque físico, se da empresa for anual e não mensal. PP/CO: Atualizar custos estimados (padrão) utilizado nas estimativas realizadas durante o mês, até que ao final do mês seja apurado o custo real. Essa atualizaçãos será necessária se o procedimento da empresa for anual e não mensal. MM: Calcular e contabilizar custos de produtos pelos métodos Lowest Value Determination e LIFO/FIFO Valuation. AA: Valorização de ativo e os investimentos que os suportam. FI: Emitir cartas de confirmação de saldos para clientes e fornecedores. Technical: Trocar o ano fiscal no AA e transportar saldos das contas patrimoniais em FI.
Encerramento de atividades para resultados externos: 46
FI-GR/IR: Analisar a movimentação da conta GR/IR para verificar se todas as notas fiscais referentes as mercadorias recebidas foram registradas no sistema, fazer a reclassificação de títulos a receber e a pagar (curto prazo/longo prazo) se necessário à emissão do balanço, analisar e comparar saldos do exercício anterior com o exercício que está sendo fechado e realizar lançamentos de ajuste. Technical (AR/AP/GL): Fechamento total do último período do exercício anterior (inclusive GL). FI/CO: Emissão de relatórios societários e gerenciais.
UNIDADE 11 – DEMONSTRATIVOS FINANCEIROS (BALANÇO PATRIMONIAL) •
Versões de demonstrativos financeiros:
É um recurso que permite estruturar balanços e demonstrativos de resultados com flexibilidade, inserindo contas contábeis em uma hierárquia pré-definida pelo usuário. Os códigos são cadastrados no IMG. A estrutura pode ser elaborada a partir do IMG, menu ou transação de cadastro de conta contábil. Em uma versão de demonstrativos financeiros são definidos d efinidos as contas sintéticas (itens financeiros), a sequência e hierarquia para exibição, plano de contas que será utilizado respectivas contas contábeis, e a totalização de valores (acima e/ou abaixo +/-). É possível definir em qual nível o relatório estará (área de negócio, empresa). Geralmente os relatórios são criados a partir de cópia de uma versão standard já disponível no sistema.
Notes to financial statement: É um grupo utilizado para contas off-books, uma vez que o sistema não considera o saldo dessas contas ao gerar o relatório. Cada hierárquia elaborada na versão de demonstrativo demonstrativo financeiro poderá ter no máximo 20 níveis. Uma conta contábil pode ser associada a mais de uma conta sintética. Esse recurso é usado quando para uma mesma conta contábil análitica, se o saldo for devedor, deverá ser mostrada conta sintética X, e se credor, mostrado na conta sintética Y. •
Not Assigned Accounts: O sistema mostra nesse grupo as contas que não foram associadas a nenhuma conta sintética.
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UNIDADE 12 – RECEBÍVEIS E PAGÁVEIS Confirmação de balanço: Trata-se do envio de cartas aos clientes e fornecedores para confirmação de saldos. É um procedimento geralmente executado pela auditoria. No Brasil chamamos de circularização. •
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O sistema emite as cartas para confirmação de saldos e gera a lista de reconciliação e a tabela de resultados. As respostas obtidas são comparadas com as informações que constam na lista de reconciliação e os resultados são registrados na tabela de resultados. Os relatórios SAPF130D e SAPF130K utilizado para a emissão das cartas estão associadosa um tipo de correspondência no n o sistema. O usuário poderá optar por:
Confirmação do balanço; Notificação de balanço; Requisição de balanço.
Avaliação de moeda estrangeira: Para calcular a variação cambial é usado o programa SAP100. Esse procedimento geralmente é executado ao final do exercício por conta da emissão do balanço. Para que o programa possa calcular a variação cambial é necessário definir métodos e contas contábeis para a contabilização das diferenças apuradas (receita por variação cambial / despesa por variação cambial). •
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Valuation of open items without update:
Calcula a variação cambial, gera lançamentos contábeis em contas transitórias e os estorna no primeiro dia do período período sub-sequente. Quando o pagamento ou recebimento em moeda estrangeira é efetivado, o sistema contabiliza o débito ou crédito na conta banco e a variação cambial apurada na conta de receita por variação cambial, ou despesa por variação cambial. Geralmente é a opção mais utilizada, pois se apurada e contabilizada receita por variação cambial mensalmente, haverá incidência de imposto. •
Valuation of open items with update:
Calcula a variação cambial, gera lançamentos contábeis em contas transitórias e não os estorna no primeiro dia do período sub-sequente. Sendo assim, a variação é contabilizada mensalmente. Quando o pagamento ou recebimento em moeda estrangeira é efetivado, o sistema contabiliza o débito ou crédito na conta banco e a diferença entre o valor que foi contabilizado mensalmente e o valor apurado na efetivação do recebimento ou pagamento na conta receita por variação cambial ou despesa por variação cambial.
Método valuation: Define parâmetros para o cálculo de variação cambial e parâmetros de taxas de câmbio. O método deve ser informado nos cadastros c adastros de clientes e fornecedores. •
Valores de Ajuste: São write offs (baixas) por valores que não serão recebidos. Existem 3 opções: •
Valor de ajuste individual (IVA): Lançamento manual de ajuste através de Special GL Transaction E. Flat Rate Valor de ajuste individual: Lançamento automático de ajuste com base em taxa única, através do programa SAPF107. Para que o programa
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consiga efetuar os lançamentos, na configuração do AR deve ser definida a chave de valor de ajuste com a quantidade de dias em atraso e o percentual a ser aplicado. O sistema irá gerar lançamentos a débito na conta de ajuste e a crédito na conta devedores duvidosos. O sistem saberá para quais clientes deverá efetuar esse procedimento ao identificar a chave de valor va lor de ajuste no cadastro mestre de clientes. Flat Rate Valor de Ajuste (FJA): Lançamento manual de ajuste com base em taxa única, através das transações FB01/ FB50 (GL Accounts).
Regrouping:
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Programa SAPF101: Agrupa fatura de clientes e fornecedores para fins de emissão de balanço, uma vez que pode ser associada apenas uma conta de reconciliação nos cadastros mestres. Essa funcionalidade se apica quando faz-se necessário demonstrar no balanço valores a receber ou a pagar divididos em curto, médio e longo prazo. No primeiro dia do período sub-sequente, o lançamento é estornado. O programa é usado para reagrupar e ordenar recebimentos e pagamentos. Utiliza regras onde constam as contas contábeis.
Balanço por companias afiliadas: Através deste recurso de regrouping ou reclassify, é possível solicitar ao programa que considere
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Abatimento de notas de crédito em aberto; Faça o encontro de contas caso o cliente seja também fornecedor e para ele existam recebimentos e pagamentos em aberto. Agrupe títulos em aberto de clientes ou fornecedores que pertençam a um mesmo grupo de empresas (trading partner).
Changed reconciliation account: Considerando que o sistema permite a alteração de contas de reconciliação nos cadastros de clientes e fornecedores, e ao gerar partidas em aberto não grava a conta contábil nas partidas (busca sempre no cadastro mestre), pode acontecer de ser lançado um débito na conta de clientes e um crédito no momento da compensação na conta de clientes nacionais por exemplo, porque o usuário resolveu alterar a conta de reconciliação recon ciliação para clientes. Nesse contexto, esse recurso serve para consertar con sertar lançamentos desbalanceados como este. •
UNIDADE 13 – LUCROS E PERDAS Conta Custos de venda: Para viabilizar um demonstrativo de resultados por origem de despesa, foi criada a Área Funcional. A área funcional bem como a área de negócios são entidades gerenciais utilizadas pelo GL para fins de demonstrativos de resultados. A área funcional pode ser usada:
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Em lançamentos manuais; Por regra de substituição; 49
Vínculadas as contas contábeis no cadastro mestre; Vínculadas ao objetos de custo do CO.
Se o sistema identificar área funcional associada a conta co nta contábil ou objeto de custo, não será disparada regra de substituição e não permitirá alteração manual. •
Controlling: Ledger de reconciliação: É um recurso utilizado para conciliar valores que são trabalhados no CO e d evolvidos ao GL, uma vez que as entidades gerenciais do GL possuem limitações. Essa volta para o GL gera uma série de lançamentos em contas contábeis distintas, consequentemente a rastreabilidade é perdida. Uma vez que o New GL é ativado, esse recurso é desativado automaticamente.
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Accrual / Deferral Postings (provisão/deferimento) Recurso para administração e geração de lançamentos contábeis por regime de competência, para provisões e deferimentos.
Accrual (provisão): São despesas que devem ser lançadas mensalmente, mas serão pagas ao final de um determinado período (férias, 13º salário).
C = Provisão / D = Despesa D = Provisão / C = Banco
Deferral (diferimento): São despesas pagas antecipadamente mas que valerão por determinado período, e por esse motivo, devem ser contabilizados proporcionalmente (seguros).
D = Diferimento / C = Banco C = Diferimento / D = Despesa •
The accrual Engine: É utilizado para outras coisas como: Provisões manuais na contabilidade financeira; Provisões for Awards: participações nos resultados, integração com o HR, outro sistema de RH Lease accounting : Integração com SD; Gerenciamento de propriedade intelectual;
Encerramento de atividades com o Accrual Engine:
Reconciliação: Accrual Engine / General Ledger; Balanço Carry Forward.
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Geralmente usamos apenas provisões manuais. As demais provisões são geradas por integração com outros módulos e sistemas.
Vantagens do Accrual Engine:
Provisões de cálculos automáticos; Lançamentos periódicos automáticos; Simulações; Relatórios paralelos de suporte; Extensivo sistema de informação.
Manual Accrual:
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Accrual Object: Tipo de provisão ou diferimento, por exemplo, seguro, aluguel. São únicos por company code e recebem numeração de acordo com um range prédefinido. Accrual Item: Cada Accrual Object tem um ou mais Accrual Items. Os itens descrevem como as provisões/diferimentos serão lançados e qual q ual o método a ser utilizado. Accrual Type: É um detalhamento da categoria, por exemplo, seguro de automóveis, seguro de imóveis, etc. Accrual Principle: Método de cálculo de contabilização (BRGAAP, USGAAP). O sistema possui diversos métodos pré-definidos. O mais utilizado é o linear.
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Posting Deferrals:
1. Post Invoice: É efetuada a entrada da nota fiscal ( C = Forcecedor / D = Despesa); 2. Opening Entry: É lançado o documento de abertura ( C = Despesa / D = Provisão); 3. Periodic Accrual: O sistema gera lançamentos periódicos ao final de cada período ( C = Provisão / D = Despesa); Se o contrato terminar antes do previsto, o saldo residual poderá ser jogado diretamente na conta de despesa. Um diferimento pode ou não ter um documento de abertura que represente o lançamento inicial, ou seja, o pagamento inicial. •
Posting Accruals: 1. Periodic Posting: O sistema gera lançamentos periódicos ao final de cada período ( C = Provisão / D = Despesa). Post Invoice: No momento do pagamento, o sistema transfere o valor da 2. conta de provisão para a conta de obrigação, ou da conta de provisão para a conta banco ( D = Provisão / C = Outras contas a pagar ou D = Provisão/ C= Banco).
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Posting Control and Account Determination: Os lançamentos de provisão / diferemento podem ser lançados ao final de cada período, a cada 4 meses, a cada 6 meses, etc. Para isso, a frequência precisa ser definida. Ao gerar o lançamento, o sistema pede que o usuário defina quão detalhado serão esses lançamentos, se serão agrupados por Accrual Object, por Accrual Object Category ou se não serão agrupados.
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Posting Control é definido por:
Company code; Account Principle; Accrual Type.
O Objetivo da determinação de contabilização é definir o tipo de documento , definir as contas contábeis de débito e crédito.
O Accrual Engine suporta:
Contas paralelas; Ledgers paralelos
As contas contábeis são definidas através de Derivation Rules que podem ser sequenciais ou paralelas. Para cada Accrual Type é necessário definir no IMG quais lançamentos serão gerados automaticamente e, por consequencia, utilizarão a configuração Account Determination.
UNIDADE 14 – TECHNICAL, ORGANIZATIONAL AND DOCUMENTARY STEPS •
Documentary Steps: Balance Audit Trail (trilha de auditoria): Ferramenta que guarda saldos contábeis quando ao rodar o Archieve são selecionados para deleção. O detalhe das informações gravadas é similar ao da IN86.
Tipos de Balance Audit Trail: Historical balance audit trail; Open item balance trail.
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APOSTILA 3 UNIDADE 1 – ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Plano de depreciação: Para que seja possível controlar os ativos de uma determinada company code é necessário associá-las a um plano de depreciação. O plano de depreciação é criado a nível de Client, e pode estar associado a N company codes, assim como o plano de contas. O plano de depreciação é sempre Country specific. O sistema possui planos de depreciação pré-definidos para cada país. Através de cópia, podem ser criados novos. Se duas empresas no mesmo país precisarem de plano de depreciação distintos, poderemos contar com 2 planos de depreciação e associar cada plano a uma empresa. Cada company code usa um plano de contas e um plano de depreciação. Cada área de depreciação definirá o método de depreciação segundo legislação vigente ou segundo práticas gerenciais. Como forma de padronização, os consultores de AA sempre elegem a área de depreciação 01 para representar o método segundo legislação vigente (normas legais). •
Chave de depreciação
Área de depreciação 1 Depre preciação ção Le Legal 2 Depre preciação ção Real 3 Depr Deprec eciiação ação USGA USGAAP AP
Chave de Depreciação: Método de depreciação :
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Linear; Exponencial; Manual; Acelerada; Etc.
Cost account assigment: Se o componente CO estiver ativo para a company code cujos ativos serão controlados via AA, A A, todo cadastro mestre de ativo deverá de verá estar associado a um objeto de custo:
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Centro de custo; Ordem interna; Tipo de atividade.
Esses objetos de custo estarão associados a cada business area ativa para a company code. O centro de custo é o mais utilizado. Além dos objetos de custo do CO, objetos de outros componentes do sistema também poderão ser associados a um ativo: WBS element, Real State Objects, PSM objects, Maintenance orders. 53
Introdução a classe de ativos: Um plano de depreciação contem uma ou mais áreas de depreciação. As áreas de depreciação estão associadas as classes de ativos. É possível restingir algumas áreas de depreciação de acordo com a natureza do imobilizado, ou seja, de acordo com a classe de ativos. É possível estabelecer na classe de ativos parâmetros e valores default que serão sugeridos no cadastro do ativo. Uma classe de ativos é a principal forma de diferenciar ou categorizar os ativos que são cadastrados. São classes de ativos: Veículos, móveis, utensilios, máquinas, etc. Para bens de baixo valor e imobilizados em andamento são criadas classes especiais. •
Áreas de depreciação / Lançamento de valores:
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As áreas de depreciação estão inseridas no plano de depreciação. Um novo plano pode ser criado através de cópia e áreas podem ser adicionadas ou excluídas antes de serem vinculadas a um ativo. É necessário indicar quais áreas de depreciação irão gerar lançamentos contábeis, e quais serão somente gerenciais. O sistema impõe que APC (aquisição e centro de produção) sejam sempre contabilizados on line e realtime para a depreciação da área 01. Uma área de depreciação pode receber valores de outras, porém efetuar cálculos e contabilizações distintas. Depreciação no sistema Depreciação/Amortização/Exaustão Depreciação sempre periódicas. Versões de Statement Financeiro são associdas as áreas de depreciação para de finir onde valores de aquisição e de depreciação serão mostrados nos relatórios.
UNIDADE 2 – DADOS MESTRES Funções da classe de ativos
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Classes de ativos são cadastrados no nível de Client, e por esse motivo, se aplicam a todas as company codes. É uma forma de diferenciar ativos e um critério de seleção standard nos relatórios do FIAA.
Cada classe tem duas principais funções:
1. Master data Section: Controla os dados e os valores default que serão sugeridos no momento em que o ativo for cadastrado. 54
Valuation Section: Controla os parâmetros e valores default para os 2. os cálculos de depreciação. A classe determina contas contábeis, intervalo de numeração para os ativos que serão criados (number range) e o layout da tela de cadastro.
Determinação de contas contábeis: A classe de ativos, através deste recurso define as contas contábeis que serão utilizadas na geração de lançamentos contábeis. O objetivo deste recurso é viabilizar a utilização de uma determinação de contas para N classes de ativos. As contas são determinadas de acordo com o tipo de depreciação: normal, especial ou não planejada. Para cada tipo de depreciação são informadas contas de aquisição, depreciação, baixa, transferência, etc.
Intervalo de numeração: Os códigos são associados as company codes. Cada código pode equivaler a um intervalo distinto dependendo da company code em que estiver associado. Se a empresa não desejar ter o mesmo mesmo código de ativo em mais de uma company code, pode-se estabelecer que o intervalo de numeração da company code 1000 irá valer para todas todas as demais company codes.
Layout da tela de cadastro de ativos: Os campos que serão visualizados pelo usuário no cadastro do ativo são definidos por grupo de campo lógico (general data) dentro de cada page (general). Através desse recurso é possível definir o número de pages da tela, o nome de cada page e os campos que estarão disponíveis. Ao definir quais campos serão demonstrados e o status de cada um, deve ser definido também o nível de manutenção e se o valor do campo será levado para uma possível cópia. O nível de manutenção determina se o campo será mantido no nível classe de ativo, ativo principal ou sub-componente do ativo (sub-number). O indicador de referência determina o conteúdo que será levado se o ativo em questão for usado como referência para a criação de um novo (cópia). Para que um ativo possa ser atribuido a um objeto, o mesmo deverá dev erá estar disponível na transação. Para que estes objetos estejam disponíveis é necessário ativá-los no IMG. A contabilização da aquisição ou depreciação poderá ser realizada por objeto.
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Classe especial de ativo : Ativo em construção (AUC)
Imobilizados em andamento são associados a uma classe de ativo especial pois devem ser demonstrados no balanço separadamente. Para esse tipo de ativo não é calculado valor de depreciação na área de depreciação 01, porém, em outras áreas poderá haver o cálculo. Poderá haver controle de investimentos e adiantamentos. Durante o projeto ou durante o período de construção, todos os valores inerentes ao imobilizado são contabilizados em uma conta denominado imobilizados em andamento. 55
Ao final do projeto ou período de construção, os valores são transferidos para a conta do ativo que se formou. O sistema pode jogar valores proporcionais caso mais de um ativo tenha se criado.
Classe especial de ativo: Ativos de baixo custo (LVA)
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Bens de baixo valor podem ser controlados individualmente ou em grupos. Para esse tipo de bem geralmente não se calcula depreciação. É também criado uma classe especial. Os ativos podem ser criados através de lotes para facilitar a digitação e agrupar lançamentos de depreciação.
Dados mestres do ativo:
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Um ativo pode ser cadastrado informando a company code e classe do ativo como referência a outro ativo.
Número de ativos similares: Número de ativos iguais que serão criados. Conta de determinação: Chave que irá determinar as contas contábeis para aquisição, baixa e transferências por tipo de depreciação. Normal, Especial ou Não planejada. Número de inventário: Número da plaqueta. Lançamento de informações: Ao ativar um bem, o sistema grava automaticamente a data de capitalização, a data da 1º aquisição, o mês e ano.
Informações como objetos de custo tem alterações controladas por tempo, uma vez que são utilizadas pelo sistema ao rodar a depreciação. Sendo assim, alterações em centros de custo, por exemplo, passarão a valer somente no próximo mês, considerando que a depreciação é rodada mensalmente. Ao efetuar a alteração, é necessário estabelecer um intervalo que indicará a partir de quando ela irá valer. Para toda alteração realizada o sistema gera um documento de alteração. Pode-se estabelecer que ao registrar um ativo o sistema crie automaticamente o registro de um equipamento no PM (Plant Maintenance). Para isso, a classe de ativos deverá estar associada a uma categoria categoria de equipamento e o tipo de sincronização deverá ser definido. A sincronização pode fazer ou não uso de Workflow. Um ativo principal pode ter um u m ou mais componentes (sub-numbers). Geralmente o código do componente é igual ao código do ativo principal+sequencial. O sub-number possui movimentações próprias e independentes do ativo principal. p oderá definir livremente External sub-number: Se checado, o usuário poderá a codificação do componente.
Dados dependentes do tempo: São informações que podem ser modificadas no decorrer do tempo e para isto, registra-se por período. São informações como centro de custo, ordem, Shift Shift control, shutdown. shutdown. O processamento periódico de lançamento de depreciação considera o período para lançar em um centro de custo, acelerar a depreciação, etc
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realizadas alterações em massa através de Alterações em massa: Podem ser realizadas Worklist com base em regra de substituição. Worklist servem também para baixar ativos com ou sem receita e para transferências de ativos inter-company.
UNIDADE 3 – TRANSAÇÕES DE ATIVOS Aquisição de ativo: O registro de aquisição de um ativo pode ocorrer de 3 formas: •
1. Transação de ativos com integração de contas à pagar: A fatura é lançada no AP e na contra-partida é informada a posting key 70 e a conta de reconciliação do ativo. Não é um procedimento usual, uma vez que a nota fiscal não é registrada, e consequentemente, os impostos não são considerados. 2. Transação de ativos lançados com compesação de conta (não integrado): O lançamento é feito em conta transitória denominada imobilizado a classificar que será liquidada no momento em que o bem for ativado. 3. Transação de ativo lançada com MM: É a opção mais utilizada e mais adequada. A entrada do bem e o registro da nota é no MM. Nesse caso se a entrada no MM for avaliada, ao efetuar a entrada fisíca será debitada a conta GR/IR, a ser creditada no momento em que a nota fiscal for lançada. A capitalização do ativo ocorre no momento da entrada física. Caso contrário, se a entrada não for avaliada, a capitalização do ativo irá ocorrer somente quando a nota fiscal for lançada. A empresa poderá fazer o uso de todos os procedimentos, se desejar. No momento da capitalização do ativo, o sistema grava no cadastro mestre a data de capitalização, o mês e ano. A data de referência é a data base para a depreciação. É possível estabelecer que essa data seja igual a posting date.
Asset Explorer: É uma transação que mostra todo o histórico dos ativos por área de depreciação. Permite simulações de valores futuros sob diferentes óticas. Net book value= Valor residual. •
Document number: A numeração vai variar de acordo com o tipo de documento, se o lançamento for originado no AP será o range do tipo de documento KR, se for AA será o range dos documentos tipo AN ou AA.
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AN= Tipo de documento que capitaliza o ativo no valor liquido (NET). Valor do bem – desconto. A fatura pode ter tido desconto, mas o bem continua valendo a mesma coisa. AA = Tipo de documento que capitaliza o ativo no valor bruto. É o mais utilizado. SAPF181: Estorna o desconto lançado no ativo.
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Tipo de transação: Toda movimentação de ativo está atrelada a um tipo de transação ou flow type, que determina o tipo de aquisição, baixa ou transferência. Serve como base para o relatório quadro do imobilizado.
Débito/Crédito Transaction: Identifica se haverá débito ou crédito na conta do ativo. Capitalização do ativo fixo: Identifica se a movimentação gera ou não capitalização. Tipo de lançamento: Identifica se permite ou não movimentação inter-company e se o valor a ser contabilizado será liquido ou bruto.
Tipos de transação podem ser restritas a determinadas áreas de depreciação. •
Grupos de tipos de transação: Tipos de transação podem ser agrupadas. Estes grupos definem características dos tipos de transação e podem p odem ser limitadas a determinadas classes de ativos. Grupos de tipos de transação são fixos e não podem ser alterados.
Baixas de ativos: São baixas de ativos imobilizados. O módulo SD não é integrado ao AA, por esse motivo, baixas por venda não são efetuadas diretamente. Para suprir essa limitação, ao informar a conta de receita e selecionar o campo baixa de ativo, um poup up aparecerá para ser informado os dados do ativo a ser baixado. As notas fiscais por venda de ativos geralmente são emitidas através do Relatório Writer, para que não seja necessário replicar o cadastro de ativos para o cadastro de materiais. •
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Diferentes tipos de baixa:
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Com ou sem receita; Com ou sem cliente; Baixa total ou parcial; Baixa em massa; Baixa manual.
Cálculo de ganho ou perda: O sistema calcula o ganho ou perda na venda do ativo com base no valor da venda – valor contábil – valor da depreciação a ser rodada no período corrente. Transferência de ativos intra-company / inter-company Para o sistema, transferência de ativos representam a substituição de um bem por outro, dentro da mesma empres ou inter-company. Mudanças de planta ou localização são consideradas alterações de cadastro mestre. Nesse processo sempre serão utilizadas tipos de transação de baixa por transferência e aquisição por transferência. São utilizadas as transações ABUMN para transferências intra-company e a ABT1N para transferências inter-company. Se um determinado ativo for associado a uma classe incorreta, significa que será depreciado de acordo com os métodos definidos para esta classe. Para corrigir tal 58
situação, ou qualquer outro dado que não possa ser alterado no cadastro mestre, são realizadas transferências. Outro motivo é o Split de um determinado d eterminado bem. Para efetuar uma transferência é necessário definir a variante de transferência. Essa variante irá definir se a transação é intra-company ou inter-company e quais valores serão levados para o novo bem. Se o sistema identificar no cadastro da company code que ela pertence a uma entidade legal distinta a variante irá entender que o valor residual do bem na company code 100 irá representar o valor de capitalização do bem na company code 2000 e será iniciado um novo processo de depreciação. Notas fiscais de transferência de ativos são emitidas via Relatório Writer. •
Área de depreciação Cross-Company: É possível possível definir definir áreas de depreciação cross-company através de recurso de/para. A área de depreciação cross-company irá coletar características das demais áreas de depreciação que constam em distintos planos de depreciação.
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Método de transferência
Método Bruto: São levados todos os valores do bem de origem para o bem de destino. Usados em transferência intra-company. Uma área de depreciação pode ser dependente de outra em alguma característica, Userful Life, por exemplo. As escolher este método é necessário informar se esses “dados dependentes” serão sobrepostos ou não.
Método Liquido: Usados em transferências inter-company, o valor residual passa a ser o valor de capitalização, ou seja, o bem foi transferido pelo mesmo valor. Método novo valor: O valor de capitalização é diferente do valor residual, ou seja, o bem valia X na company code 1000 porém foi transferido por Y para a company code 2000.
Quando são usados os métodos liquidos e novo valor é preciso informar o valor da receita, uma vez que a operação se dá entre empresas distintas. •
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Ativos em construção: São imobilizados em andamento cadastrados em uma classe de ativo especial. Na fase de construção, todos os valores gastos são contabilizados em uma conta transitória que ao final, terá o seu saldo liquidado ou transferido para uma ou mais contas de ativos imobilizados. Pode haver o controle de investimentos para para o imobilizado em andamento através do módulo IM (investiment management) ou através da ordem interna ou elemento PEP. Depreciação não-planejada: É uma depreciação por motivos imprevistos tais como avarias. Os valores calculados pelo sistema são guardados e serão somados ao valor da depreciação quer será rodada no final do período.
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UNIDADE 4 – PROCESSAMENTO PERIÓDICO Depreciação: Ela é calculada segundo regras definidas na área de depreciação. É possível estabelecer se haverá depreciação parcial para bens que não foram adquiridos no primeiro dia do mês, se a depreciação irá considerar somente dias úteis, se haverá depreciação negativa, etc. Para o cálculo gerencial de depreciação, são criadas áreas de depreciação que não disparam lançamentos na contabilidade. •
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Tipos de depreciação
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Ordinária: Depreciação normal e planejada; Especial: Depreciação acelerada que pode substituir a depreciação normal ou complementá-la; Não planejada: Depreciação imprevista, geralmente por conta de avarias; Depreciação por unidade de produção: Irá variar de acordo com a utilização do ativo (horas, peças produzidas, km, entre outras).
Método de depreciação atribuído a uma chave de produção:
Uma chave de depreciação pode usar um determinado método para os primeiros X anos de vida do bem, e um outro método para os anos sub-sequentes. A utilização de métodos é opcional. •
Métodos de cálculos de depreciação:
Método base: Método trivial, define como a depreciação será calculada e até quando. Método declinio-balanço: Método de saldos decrescentes, que utiliza fatores para determinar o percentual de depreciação, inclusive percentual mínimo e máximo. Método montante máximo: Método que define até qual nível a depreciação será calculada. Método multi-level: Método que utiliza período de validade, valor base e percentual de depreciação. Método controle de período: Controla o ínicio da depreciação por tipo de movimentação (aquisição inicial, aquisição posterior, baixas, transferências). Esse método irá considerar a value date do ativo e um determinado determinado critério, por exemplo, 1º dia do mês sub-sequente.
O sistema determina o ínicio da depreciação usando a value date do ativo e o método de controle por período.
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Depreciação Engine: Recurso que irá considerar o período de validade dos termos independentes do tempo para calcular a depreciação com maior exatidão. Esse recurso viabiliza mudança no método utilizado para o cálculo da depreciação durante o exercício fiscal, uma vez que a mudança não demandará recalculo. possív ível el calc calcul ular ar juro juross embu embuti tido doss no capi capita tall empr empreg egado ado no ativ ativoo a Juros impostos: impostos: É poss contabilidade de custo. O sistema irá contabilizar os juros no mesmo momento que contabilizar a depreciação. 60
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Valores reavaliados: Se a área de depreciação contemplar reavaliação, é possível especificar um índice para calcular o valor que será substituido. Esse índice é indicado no cadastro do ativo ou classe do ativo. O índice precisa ser associado a uma classe de índices quem contem todos os parâmetros necessários e é year dependent. A reavaliação via índice pode ser realizada também para depreciação acumulada acumulada e juros impostos. impostos. Parâmetros para o lançamento de depreciações:
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Configurar a área de depreciação; Especificar conta do GL para o lançamento da depreciação; Atribuir um tipo de documento para o lançamento da depreciação na company code; Definir regras de lançamento e intervalos por área de depreciação; Ativar a atribuição de objetos contábeis; Especificar tipos de atribuições contábeis para objetos contábeis.
Depreciação tipo Planned: Roda a depreciação de acordo com o período vigente. Depreciação tipo Unplanned: Possibilita rodar a depreciação de um determinado período mesmo identificando que existem períodos anteriores para os quais a depreciação não foi calculada. Parâmetros para rodar a depreciação em test run: É possível e recomendável rodar a depreciação em teste e verificar eventuais erros/incosistências. Alteração do ano fiscal e encerramento do ano fiscal: O programa de alteração do ano fiscal abre um novo ano para cada ativo. Programa de alteração do ano: É um procedimento técnico requisitado pelo sistema para a abertura de um novo exercício para os ativos. O objetivo é melhorar a performance do banco de dados (criação de índices). O programa deve ser rodado no último período do exercício corrente, para todas as company codes, após o registro de todas as movimentações. Encerramento do ano: É um procedimento de encerramento do exercício fiscal. Essa rotina irá consistir valores lançados nos ativos. O fechamento pode ser revertido para fins de ajustes. O sistema permite no máximo dois períodos abertos, nesse caso um terceiro período não poderá ser iniciado.
UNIDADE 5 – SISTEMA DE INFORMAÇÃO •
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Seleção de relatórios: Os relatórios utilizam o recurso ALV-ABAP List View. O principal relatório é o Quadro resumo do imobilizado. Para ele podem ser criadas sort versions com diferentes critérios de ordenação. O sistema possui versões específicas para cada país, de acordo com as regras vigentes. As versões são denominadas history sheet versions, que podem ser utilizadas como cópia para criação de novas. Simulação de valores (depreciados): Simulações podem ser realizadas a partir da transação Asset Explorer, alterando termos de depreciação como centro de custo,vida útil, classe, chave 61
de depreciação para analisar o resultado. È possível utilizar regra de substituição nas simulações. Podem ser simuladas alterações em um único ativo, em parte do ativo, ou em todo o portfólio. •
Versões de simulação ou variantes de simulação: São utilizadas para simular uma mudança no método de depreciação nos relatórios de depreciação.
UNIDADE 6 – VALIDAÇÕES / SUBSTITUIÇÕES •
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Validações/Substituições: Regras de validação/substituição podem ser aplicadas a todos os documentos registrados no FI, criados no próprio módulo ou via integração. Recomenda-se sempre que possível utilizar este recurso também para desenvolvimentos em ABAP, uma vez que UserExits sempre estão atreladas à uma determinada transação e regras de validação/substituição servem para todas as transações de FI. Para se criar uma regra é necessário definir: Aplicação: Para qual área de aplicação será utilizada e onde. Call up Point: Quando será disparada. Definição: O que a regra deverá fazer. Alocação: A quais unidades organizacionais estará atrelada (company code, área de controle, etc.) Ativação: Ativar a regra (inativa, ativa, ativa exceto para batch input). A combinação da área de aplicação e da call up point determina a classe booleana para a validação, substituição ou regra.
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Fórmula Builder: É um recurso que permite que o usuário crie fórmulas que serão consistidas automaticamente pelo sistema (sintaxe). Ao criar fórmulas pode-se usar operando, operadores lógicos (booleanos_ e operadores de comparação. Somente uma regra de validação/substituição poderá ser ativada por call up point para uma determinada company code.
Definindo e executando as validações em FI: Regras de validação podem ser usadas para certos campos , para tipos de documentos. Podem ser configurados até 999 etapas divididas em 3 partes: Pré requisito, Confirmação e Mensagem. Se o pré-requisito é atendido a validação é concluída, caso contrário, uma mensagem é mostrada. A regra poderá chamar uma mensagem padrão ou uma mensagem criada pelo usuário. •
Tipo de mensagem: I = Informação, W= Atenção. E =Erro, A = Cancela
Definindo e executando as substituições em FI: Regras de substituição permitem a inclusão de enhancemente (desenvolvimento em ABAP) para certos campos. Podem ser configurados até 999 etapas divididos em 2 partes: Pré Requisito, Replacement. Se o pré-requisito é atendido a substiuição é concluida. Caso contrário, o conteúdo do campo permanece o mesmo. •
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Para cada campo que terá seu valor substituido um método deve ser associado:
Valor constante: Novo valor para o campo a ser susbstituido. Exit: O nome da rotina que será chamada (desenvolvimento). Atribuição do campo: O nome do campo cujo conteúdo será usado na substituição.
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Técnicas adicionais na conexão com substituição/validação: Podem ser criadas regras independentes para posterior reutilização reutilização em validações e substituições. Set: Dados variáveis tais como um agrupamento de fornecedores ou clientes podem ser definidos em um Set. O objetivo é agrupar dados para facilitar a manutenção. Um set pode ser usado em mais de uma regra. Set Multidimensional: É um processo que possibilita a combinação de sets.
NEW GL INTRODUÇÃO O New GL foi desenvolvido para suprir a necessidade de demonstrativos gerenciais por negócio, criando uma ligação direta direta entre os componentes FI e CO. Com o surgimento do New GL foi possível extrair balanços gerenciais por negócio e cross fiscal year variante. A reconciliação entre FI e CO passou a ser realtime. Contabilidades paralelas como USGAAP não precisam mais do componente compon ente Razão Especial. Ao lançar um documento é possível indicar em qual ledger ele será considerado. Se não for indicado nenhum ledger, o documento será visualizado em todos os ledgers. Os dados que estavam armazenados em 4 tabelas passaram a ser concentradas em apenas 1: FAGLFLEXT. CLASSIC FI: GLT0 LEDGER CUSTOS DE VENDA: GLFUNCT LEDGER DE RECONCILIAÇÃO: COFIT PROFIT CENTER ACCOUNTING: GLPCT Atualmente, nas instalações do sistema sistema a ativação do New GL é padrão. A ativação/desativação do New GL está no nível de client.
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Ledger - Definição
Ledger líder: É o livro líder que servirá de referência para os demais. Geralmente o leading ledger representa o local GAAP. Somente os dados que constam no líder são transferidos para o CO. Não é possível po ssível definir mais de um ledger líder.
Usa a moeda local atribuida a company code; Usa a variante fiscal year atribuida a company code; Usa a variante período de lançamentos atribuída a company code. 63
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Campos da tabela FLEXT
Fiscal Year; Centro de custo; Segmento; Número contábil; Centro de lucro; Elemento de custo; Área funcional; Company code; Área de negócios.
Após definir os ledgers (inclusive o líder) é necessário habilitar hab ilitar um ou mais cenários para cada livro. Os cenários indicarão quais campos serão atualizados pela empresa: • •
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Atualização do centro de custo; Preparação para consolidação; Área de negócios; Atualização do centro de lucro; Segmentação; Contabilidade custos de venda.
Visualização de entrada: É a visualização do documento tal como foi cadastrado no sistema. Visualização do Razão Geral: É a visualização do documento com dados adicionais segundo os cenários definidos para cada livro. Segmento: No New GL é o objeto mais adequado para demonstrar resultado por negócio. Além do segmento podem ser usados centro de lucro, área de négocio, e profitability segment (COPA). Todos são objetos complementares e não excludentes. O segmento é derivado do Centro de Lucro, ou seja, é definido no cadastro mestre do centro de lucro. Documento Spliting: Com o New GL é possível splitar documentos onde o rateio é visualizado somente no Razão Geral, sendo transparente nos razões auxiliares. Geralmente um lançamento é rateado por área de negócios, centro de lucro e segmento. Os objetos escolhidos devem estar em concordância com os cenários ativos em cada ledger. Zero balance: Ao checar, o sistema irá consistir débito e crédito para garantir que o lançamento continue balanceado. Campo mandatório: Pode ser considerado uma extensão do status de campo, obrigando que o usuário preencha o campo checado. Após definir quais serão os objetos de rateio, é necessário criar um método de split e ativá-lo. Ativando um documento Spliting: O método criado é ativado/desativado por company code. Herança: Se checado, ao criar um documento, os objetos associados às contas de receita ou despesa serão automaticamente associados às partidas de clientes e fornecedores e aos impostos. 64
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Padrão A/C Atribuição: É um recurso que irá substituir o conteúdo das atribuições contábeis (que pode e star em branco) pela constante informada. Simulando a visão do GL: É possível simular o resultado de um Split antes dele ser executado pelo sistema. Dessa forma, pode-se visualizar e evitar eventuais eve ntuais erros. qua is circunstâncias um documento será splitado. Método Spliting: Define como e em quais Business Transaction: São transações que derivam dos processos de negócios estabelecidos no sistema. Variante Business Transaction: É uma versão específica de business transactions que será usada na definição de regras de Split. Categoria de Item: Derivado dos tipos de contas, ele representa os itens de um documento. Regras Spliting: Define quais categorias de itens poderão ou serão Splitados. Modo Expert: Botão que mostra todos os parâmetros do Split.
O sistema consegue Splitar via herança lançamentos em contas do razão auxiliar (AP/AA/AR), porém, quando a partida é uma conta do GL (caixa por exemplo) ele não consegue. Esse rateio tem que ser feito via Regra de Substituição + desenvolvimento ABAP. •
Integração
A integração entre FI/CO e CO/FI é realtime. Se uma conta de resultado está associada a um elemento de custo, os dados são repassados ao CO imediatamente. A volta de dados para p ara FI seguem regras pré-definidas através de variantes. As variantes são associadas as company codes. code s. É possível transferir lançamentos em secundários elementos de custo do CO para FI desde que sejam definidas as contas contábeis para tal fim. •
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Trace LOG: Se necessário o envio de dados CO/FI pode ser acompanhados através de trace. Isso aumenta consideravelmente o número de registros no banco de dados. Documento Flow: É possível navegar em um documento a partir de CO para FI e vice-versa. Processamento Periódico: Atividades de fechamento que foram eliminadas com o New GL:
Manutenção e uso do ledger de reconciliação; Ajustes de balanço (substituido pelo documento Split); Ajustes de lucros e perdas; Manutenção e uso dos vários sub-ledgers.
Atividades que foram reformuladas para agilizar o processo de fechamento: •
Transporte de balanços; Reclassificação/Sorting para recebíveis e pagáveis; Rateio individual para ajustes de valores.
Relatórios
Comparação de diferentes ledgers: Geralmente na migração do Classic GL para o New GL, nos 2 primeiros meses configura-se o sistema para alimentar as 2 tabelas: GLT0 e 65
FAGLFLEXT. Sendo assim é possível visualizar e comparar saldos sob as 2 óticas. Algumas transações foram reformuladas para ter dados da nova tabela FBLxN.
Balanços e demonstrativos de lucros e perdas: O programa RFBILA00 continua sendo utilizado para a criação de demonstrativos de resultados, considerando dados da antiga e nova.
Novo FI relatório Drilldown: Apesar do programa RFBILA00 estar disponível para o New GL, recomenda-se a utilização dos relatórios Drilldown, uma vez que proporciona maior flexibilidade na estruturação dos demonstrativos. A transação através da qual serão extraidos os relatórios é a FG10.
Visualização do balanço contábil do GL: A transação FAGLB03 passa a ser utilizada para a visualização de saldos de contas contábeis. Nela será possível escolher o ledger (líder ou não). Selecionar através de seleções dinãmicas características pré-definidas no IMG, fazer o Drilldown a partir de um saldo para os itens de lançamento.
Visualização dos itens de linha: Ao efetuar o drilldown até o item, é possível visualizá-lo a partir da visão de entrada, ou da visão do GL. Se for escolhida a visão do GL, os itens poderão ser visualizados mesmo sem check de line item display no cadastro da conta contábil. Partidas em aberto a pagar e a receber podem ser também visualizados através de Drilldown relatórios, usando os recursos atribuição contábil do sub-ledger e atribuição do General Ledger.
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