APLICACIÓN DE PROCESO ADMINISTRATIVO DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA FLUJOGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
INICIO DEL PROCESO
CONTACTO DE PROVEDEDORES MATERIALES DE CONSTRUCCION
PROFORMAS DE ADQUISICION
Cemento Arena Estructuras metálicas. Etc.
SE ESTUDIA LA COTIZACION
SELECCION DE LA MEJOR PROFORMA (ORDEN DE COMPRA)
NO
Autorizacion de Gerencia
SI
SE REALIZA LA COMPRA DE MATERIALES
COPIA BODEGA
FACTURA
MATERIALES
DEP. CONTABILIDA
REVISION POR PARTE DEL AUXILIAR CONTABLE
BODEGA
PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES POR DEPARTAMENTO UNA EMPRESA PEQUEÑA CONSTRUCTORA
EN
FLUJOGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE CONSTRUCCIÓN
EJEMPLOS DE PRINCIPIOS EN UNA EMPRESA CONSTRUCTORA 1. Respeto: Refleja el amor y la pasión que cada empleado tiene para con sus compañeros de trabajo, para con los clientes y proveedores. 2. Compromiso: Demostrar vocación de servicio y sentido de pertenencia frente a la Entidad, ejerciendo el liderazgo necesario para dar cumplimiento a los objetivos de la organización, respetando el medio ambiente. 3. Orientación al cliente: Cultura organizacional donde lo más importante es la plena satisfacción de las necesidades de nuestros clientes, logrando así ser elegidos entre la competencia. 4. Trabajo en Equipo: Requisito para lograr brindar la mejor calidad en nuestros servicios. 5. Honestidad y ética: Decencia, decoro, urbanidad. Reflejar a los clientes transparencia de los actos de la compañía. 6. Lealtad: Cumplir las responsabilidades individuales para fortalecer la imagen institucional. 7. Responsabilidad: Desarrollar con efectividad las tareas encomendadas. 8. Eficiencia: Se entregan resultados de calidad en base a la planificación institucional 10. Solidaridad: Cooperación permanente y continua en el desarrollo en los procesos de la organización y en las relaciones interpersonales con clientes y usuarios.
PRINCIPIOS GENERALES DE UNA EMPRESA Cada empleado no debe tener más que un jefe y cada jefe tiene que saber exactamente quiénes son sus subordinados.
Se debe definir con claridad y precisíon los objetivos que se pretenden alcanzar
Se debe suprimir toda actividad que no sea necesaria, ya que cuando más sencillo sea el trabajo a realizar, mas fácil será llevarlo a la practica Cada persona tiene que conocer cuál es el trabajo concreto que ha de realizar.Con la división del trabajo se consigue la especialización Se debe ejercer el control de los trabajos por un superior cualificado Se debe coordinar las fases de trabajo que se han asignado a los diferentes empleados por u superior En la Empresa se debe limitar una línea jerárquica para saber en cada momento quién da una orden y quién debe ejecutarla
Cada persona ocupará aquel puesto para el cual esté mejor capacitada Cada persona es responsable de su trabajo. Esta responsabilidad será proporcionada a sus atribuciones
Se debe lograr que los ascensos o retribuciones se hagan con toda justicia y que exista lo que podriamos denominar proporcionalidad entre trabajo y salario, así como entre responsabilidad y consecuencia.
CONSTRUCCION DE CASA-HABITACION
ACTIVIDAD A B C D E
0 INICIO
0
0
0
0
1
2
3
4
DESCRIPCION
TIEMPO NORMAL
TIEMPO REDUCIDO
COSTO NORMAL
SEMANAS
SEMANAS
SEMANAS $ 62,020.00 $ 23,200.00 $ 38,000.00 $ 18,255.00 $ 25,342.00
Cimientos,Paredes Plomeria,Electricidad Techos Pintura Exterior Pintura Interior
62020 4 A
4 2 3 2 5
0
4
0
4
3 1 2 1 4
6
5
7
23200 38000
18255
RUTA CRITICA CAMINO X Y Z
4
RUTA A-B-E A-C-E A-D
TIEMPO 11 12 6
5
6=5-4
7=2-3
COSTO DE COMPRENSION
VARIACIÒN DEL COSTO
VARIACIÒN DEL TIEMPO
$ $ $ $ $
$ 69,350.00 27,352.00 43,624.00 22,053.00 32,024.00
$ 7,330.00 4,152.00 5,624.00 3,798.00 6,682.00
$ $ $ $ $
$ 1 1 1 1 1
8=6/7 ELASTICIDAD (PARA COMPRESION DE SEMANAS) 7330 4152 5624 3798 6682
9=2-3 REDCCION MÀXIMA 1 1 1 1 1
2 B
12
25342 3 C
4
7
4
7
4
5
2 D 11
12
PASO 12 SEMANAS 12 $ 125,362.00
25342
5 E
7
12
7
12
12
0 FIN
12 12
GRAFICA DE GANTT
CONSTRUCCION DE CASA-HABITACION
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
A B C D E
Cimientos,Paredes Plomeria,Electricidad Techos Pintura Exterior Pintura Interior
TIEMPO NORMAL SEMANAS 4 2 3 2 5
A
Cimientos,Paredes
Plomeria, Electricidad
B
C
Techos
PASO 12 SEMANAS Pintura Exterior
D
E 1
2
3
4
5
6
Pintura Interior 7
8
9
10
11
12
Diagrama de Flujo (OTIDA Area responsable: responsable: Gerencia de Ingenieria Proceso de Licitaciones (subproceso de calculo de costos de ingeniera) Objetivo: Objetivo: Establecer los lineamientos para llevar a cabo el registro y desarrollo de la oferta. Personas que Tiempo No. Actividad intervienen (hrs.) 1
Recepcion de la copia de las bases de licitacion.
1
0.25
2
Recepcion del memoradum de solicitud de calculo de volumetrias
1
0.25
3
Identificacion de los requerimientos de Ingenieria civil y electromecanica del proyecto.
4
18
4
Visita al lugar de la construccion.
1
18
5
Elaboracion del reporte fotografico de la visita.
1
9
6
Analisis de planos entregados por el cliente.
3
36
7
Calculo de las volumetrias de cada concepto de ingenieria civil y electromecanica.
3
36
8
Elaboracion del reporte final de cada concepto de ingenieria civil y electromecanica.
3
18
9
Entrega de los resultados obtenidos.
3
0.5
Total % T. acumulado % acumulado
136
7 2 77.8 22.2 7 9 77.8 100
Respo Fecha: Alcanc
) nsable: nsable: Ingeniero 10 de Julio del 2013 e: Este proceso aplica a todas las ofertas y contratos del sector publico y privado. Agrega Agrega valo valorr Es neces necesari ario o Evaluacion Decision Observaciones SI NO SI NO del control X
Mejorar
X
X
X
Eliminar
X
Mejorar
X
Mejorar
X
Mejorar
X
Mejorar
X
Mejorar
X
Mejorar X
X
Optimizar
No es necesario puesto que ingenieria conoce las fechas criticas del proyecto al momento en que las copias de las carpetas
ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA
DIRECTOR GENERAL SECRETARIA
CONTADOR AUXILIAR CONTABLE
AREA TECNICA
RESIDENTE DE OBRA
RESIDENTE DE OBRA
AUXILIAR TECNICO
AUXILIAR TECNICO
CHOFER
En el organigrama o estructura organizacional se muestra la empresa con una organización casi horizontal, esto no es de asombrarse, ya que en las pequeñas empresas da una buena comunicación y la información fluye con mucha facilidad en todos los departamentos de la organización.
El modelo formal, formal, muestra una visión global de la empresa incluyendo su entorno. Los sistemas de la empresa en el centro de los circuitos concéntricos, los círculos en línea punteada marcan la frontera y fuera de estos se encuentra el entorno, el cual está constituido por entidades como: Bancos e Instituciones. Además, se observan las relaciones entre los sistemas por medio de par de flechas con sentido contrario
El Modelo holístico de la empresa se utiliza para mostrar de una manera tridimensional como la información fluye a todos los niveles de la organización, incluyendo al cliente y el entorno de la empresa
. , , en la fracción III del artículo 3 de la Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa y en el Acuerdo por el que se establece la estratificación de las micro, pequeñas y medianas empresas, publicado en el DOF el 30 de junio de 2009;
ESTRATIFICACION:
Tamaño
Micro
Sector
Rango de número de trabajadores
Todas
Hasta 10
Comercio
Desde 11 hasta 30
Industria y Servicios
Desde 11 hasta 50
Comercio
Desde 31 hasta 100
Rango de monto de ventas anuales (mdp)
Hasta $4 Desde $4.01 hasta $100
Tope máximo combinado*
4.6
93
Pequeña
Mediana
Servicios
Desde 51 hasta 100
Industria
Desde 51 hasta 250
Desde $4.01 hasta $100
Desde $100.01 hasta $250
Desde $100.01 hasta $250
95
235
250
Tope Máximo Combinado = (Trabajadores) X 10% + (Ventas Anuales) X 90%.
PERFIL DEL CANDIDATO AL PUESTO DE DIRECTOR GENERAL CAPACIDADES FÍSICAS GÉNERO:
MASCULINO:
EDAD:
30 A 45 AÑOS
ESTADO CIVIL:
CASADO HABILIDADES MENTALES
EXPERIENCIA:
ANALÍTICO, LÓGICO , ESTRATÉGICO INGENIERO CIVIL Ó ARQUITECTO MAESTRÍA DESEABLE INGLES 75%
ESCOLARIDAD: MANEJO DE IDIOMA (%):
CAMPEÓN, OPUS OLE, NEO DATA, EXCELL, WORD, POWER POINT
MANEJO DE PAQUETERÍA DE COMPUTACIÓN: OTROS
EXPERIENCIA EN EL GIRO, CAPACIDAD GERENCIAL, PROACTIVO, OBSERVADOR TOMADOR DE DECISIONES, HABILIDAD DE MANEJO DE PERSONAL, CAPACIDAD DE ADAPTACIÓN
REQUERIMIENTOS:
NOMBRE DEL PUESTO:
DIRECTOR GENERAL
DESCRIPCIÓN GENÉRICA:
DIRIGIR Y ADMINISTRAR LAS DIFERENTES ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE OBRA, APLICANDO LA DESTREZA Y HABILIDAD
UBICACIÓN FÍSICA:
SE UBICA FÍSICAMENTE EN LA OFICINA, VISITANDO LA OBRA CON LA FRECUENCIA QUE ÉL MISMO DETERMINE. DIRECTOR GENERAL SECRETARIA
CONTADOR AUXILIAR CONTABLE
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA:
AREA TECNICA
RESIDENTE DE OBRA
RESIDENTE DE OBRA
AU XILIAR TEC NIC O
AU XILIAR TEC NIC O
CHOFER
TIPO DE CONTRATACIÓN:
PERMANENTE
JEFE INMEDIATO:
NO APLICA
SUBORDINADOS DIRECTOS:
TODO EL PERSONAL DE LA EMPRESA, ADEMAS DE DIVERSOS SUBCONTRATISTAS DE SERVICIOS RELACIONADOS CON LA CONSTRUCCIÓN LAS PRINCIPALES FUNCIONES SE CITAN A CONTINUACIÓN:
FUNCIONES GENERALES:
• ADMINISTRACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA • CONTROL DE LAS FINANZAS DE LA EMPRESA • CONTROL DE CALIDAD DE LOS PROYECTOS • CONTROLAR EL ADECUADO USO DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA • RELACIONES PUBLICAS
FUNCIONES ESPECÍFICAS
DIARIAS QUE DESARROLLA LA EMPRESA • CHECAR QUE LOS AVANCES DE
OBRA CUMPLAN CON LOS PROGRAMAS DE EJECUCIÓN • VERIFICAR QUE LOS TRABAJOS
SEMANALES
ESPORÁDICAS
• REVISAR Y AUTORIZAR LOS PAGOS • REVISAR Y AUTORIZAR LOS PROYECTOS DE
A PROVEEDORES
OBRA
• REVISAR Y AUTORIZAR EL PAGO DE • REVISAR Y AUTORIZAR LOS PRESUPUESTOS
NOMINAS
DE OBRA PARA ENTREGAR A LOS CUENTES
• ELABORAR Y DAR SEGUIMIENTO A •ATENDER LAS RELACIONES PUBLICAS DE LA
LOS FLUJOS DE EFECTIVO DE LA EN EJECUCIÓN, CUMPLAN CON LA EMPRESA CALIDAD ESPECIFICADA
EMPRESA
• REVISAR EL INFORME DE LOS
RESIDENTES DE OBRA • REVISAR LOS REPORTES DE
ESTIMACIONES DE OBRA • VIGILAR QUE LOS ACTIVOS DE
LA EMPRESA SE USEN ADECUADAMENTE • REVISAR LAS CUENTAS
BANCARIAS • AUTORIZAR LAS COMPRAS DE
MATERIALES • ATENDER A CLIENTES Y
PROVEEDORES • VIGILAR EL AVANCE EN LA
TRAMITACIÓN DE COBROS
BIENES BAJO SU RESPONSABILIDAD:
DESCRIPCIÓN CAMIONETA RAM PICK-UP MODELO 2001 COMPUTADORA PORTÁTIL MODELO APOLO EN GENERAL DEFORMA INDIRECTA TODOS LOS ACTIVOS DE LA EMPRESA
CARACTERÍSTICAS VEHÍCULO PARA TRASLADO COMPUTADORA PERSONAL
TODAS LAS INHERENTES AL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA, EXCEPTUANDO LAS DECISIONES QUE RUEDE TOMAR: QUE DIRECTAMENTE SE RESTRINJAN A LA AUTORIZACIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, ADMINISTRACIÓN, CUANDO ESTE EXISTA RESPONSABILIDAD RESPONSABILIDAD EN GENERACIÓN DE INFORMACIÓN: Tipo de Informe o reporte AVANCE Y PROBLEMÁTICA (VERBAL) DIARIAMENTE
A quién RES RESIDEN IDENTTE DE DE OBR OBRA A
Para Qué VISI VISION ON INTE INTEG GRAL RAL DEL DEL AVANC VANCEE DE DE LA LAS OBR OBRA AS
FLUJOS DE EFECTIVO
A EL MISMO
ASEGURAR QUE LA EMPRESA DISPONGA DE LOS RECURSOS NECESARIOS PARA SU OPERACIÓN
ESTADO DE AVANCES FÍSICOS Y FINANCIEROS DE LAS OBRAS
A EL MISMO
VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROGRAMAS APROBADOS
ESTADOS FINANCIEROS DE LA EMPRESA
A EL MISMO
COMPARATIVO DE LA EXPLOSIÓN DE INSUMOS DE CADA OBRA CONTRA LOS CONSUMOS
A EL MISMO
VERIFICAR LA SITUACIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA Y TENER INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DESICIONES PREVENIR POSIBLES DESVIACIONES Ó DETECTAR DIFERENCIAS DE VOLUMEN PRESUPUESTADO
COMUNICACIÓN INTERNA CON:
PARA:
RESIDENTE DE OBRA
MANTENER INFORMADO DE MANERA INTEGRAL LA EJECUCIÓN DE LA OBRA
AREA DE COMPRAS
CORRECTO SUMINISTRO DE MATERIALES Y SERVICIOS, A LOS MEJORES PRECIOS
CHOFER CONTABILIDAD
AREA TÉCNICA
DESPLAZAR MATERIALES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS, ASI COMO SU MANTENIMIENTO SITUACIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA Y CONTROL DE TRAMITACIÓN ANTE EL IMSS REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE PROYECTOS Y PRESUPUESTOS, ASÍ COMO LOS CRITERIOS A APLICAR EN CADA UNO DE ELLOS
CQMUNICACIÓN EXTERNA CON: ENTIDADES CONTRATANTES
CUENTES
PROVEEDORES
PARA: CONOCER PROGRAMAS DE INVERSION PR OYECTADOS DIFUNDIR LOS SERVICIOS QUE OFRECE LA EMPRESA INFORMES DE LOS AVANCES DE LOS PROYECTOS EN EJECUCIÓN REVISIÓN Y CAMBIOS A LOS PROYECTOS, ACLARACIONES DE DUDAS SOBRE PROYECTOS PRESENTACIÓN DE PROYECTOS Y CONTRATACIÓN PRESENTACIÓN DE INFORMES DE AVANCE DE OBRA PRESENTACIÓN DE ACUERDOS SOLICITUD DE RECURSOS COMPROBACIÓN DE RECURSOS OTORGADOS POR LOS CUENTES REVISIÓN DE AVANCES Y CALIDAD DE LOS TRABAJOS CONTRATADOS COTIZACIONES, PEDIDOS, SURTIDO EN OBRA, ACLARACIONES, CRÉDITOS
PUESTO: DIRECTOR GENERAL
DEPARTAMENTO DESSCR DE CRIP IPCI CIÓN ÓN DE AC ACTl TlVI VIDA DADE DESS (C (Car arga gass de tr trab abaj ajo o/C /Car arta ta de di disst
No.
1
2
3
CON QUIEN LO HACE
QUE HACE
CON QUE LO HACE
PERIODO
Puesto
Acción que se realiza
Herramienta o medió que utiliza
Cada cuándo
Control, seguimiento y coordinación de todas las Con el apoyo de todo el actividades inherentes al desarrollo de la empresa de personal que labora en la ejecución de las obras que se realizan la empresa
Diario
Recor Recorri rido do físi físico co en el luga lugarr don donde de se real realiza iza la obra obra..
Presencial en unión del residente de obra y/ó subcontratistas, si es el caso
Diario
Inspección visual de los trabajos realizados ya sea internos o bien de subcontratistas.
Presencial en unión del residente de obra ó subcontratistas, si es el caso
Diario
Todo el personal de la empresa
Resi Reside dent ntee de de obr obraa
Resi Reside dent ntee de de obr obraa
4
5
Resi Reside dent ntee de de obr obraa
Chequeo selectivo de trazos, niveles y plómeos de los Nivel flexómetro, diferentes conceptos de obra plomada, planos, etc.
Semanal
inspección visual en Verificación del personal de obra, en cuánto a que sea conjunto con el el adecuado en número y calidad residente de obra
Semanal
6
Verificación de las existencias de material en obra y su adecuado uso
Inspección visual en conjunto con ei residente de obra
7
Revisión de avances de obra contra lo programado.
Programa de obra establecido
Semanal
8
Venficacion de los procedimientos constructivos utilizados e indicar cambios o adecuaciones
Inspección ocular y comentarios con el residente de obra
Semanal
9
Reprogramacion de obra
Escrito solicitud bitcora programada de obra establecida
Variable
10
Revision de la Bitácora de Obra
Bitacora
11
Venficacion de obra ejecutada y generada
Reporte de numeroa Generadores
Quincenal
12
Relaciones Publicas de la empresa mediante la atención a clientes
Pre Presupuesto asi asignado
Variable
13 Contador
Control y distnbucion de los recursos financieros de la Apoyo contable empresa
Resi Reside dent ntee de de obr obraa
Diario
Diario
Semanal
14 Secretaria
Control y manejo de bancos y chequeras
Apoyo secretarial
Diario
15 Secretaria
Control y seguimiento de tramite de estimaciones
Apoyo secretarial
Semanal
16 Secretaria
Control y manejo de cuentas por cobrar
Apoyo secretarial Apoyo legal
17 Secretaria
Control y manejo de cuentas por pagar
Apoyo secretarial
Semanal
18 Secretaria
Autonzacion y firma de cheques
Apoyo secretarial
Semanal
19 Contador
Revisión y aprobación de estados financieros de la Empresa
Estados financieros elaborados y presentados por el contador
Mensual
20 Contador
Revision y pago de impuestos generados
Declaraciones elaboradas por el contador
Mensual
21 Area te tecnica
Revisar y autonzar la las co compras de de la la em empresa
Cuadros comparativos de los dferentes proveedores
22 Area rea tecnica
Rev Revisi ision y autonzac zacion de pres resupuestos de obra
Revision detallada de las matrices de precios Variable unitarios y cantidades de obra
23 Area rea te tecnica
Establecer con conttroles de de ob obra y revisión period riodiica
Reporte elaborado por el Semanal area tecnica
Diario
Diario
ibucion de trabajo) FRECUENCIA
TIEMPO
NORMATIVIDAD
FUNDAMENTO
No. De Veces
Tiémpo Estimado
Criterios / políticas de Operación
Législación
100%
Manual de Organización
1 ó 2 Vec Veces es
Avances, según programa Calidad 30 minu minuto toss de Obra Uso de materiales
1 ó 2 Vec Veces es
Avances, según programa Calidad 30 minu minuto toss de Obra Uso de materiales Según avance de obra
Variable
Variable
Variable
Variable Control interno
Variable
1a5 Control interno minutos
1 vez
2 Veces
20 minutos
ey e ra De acuerdo al Publica. programa de obra
Ley de Obra De acuerdo al 30 minutos Publica. programa de obra Contrato
1 Vez
1 hora
1 Vez
1 dia
1 Vez
1 dia
1 vez
3 horas
Contrl interno
Ley de Obra Publica.
1 vez
15 minutos Contrato Ley de Obra Publica.
3 Veces
1 hora
1 Vez
30 minutos
De acuerdo al reporte contable
1 Vez
2 horas
De acuerdo al reporte contable
2 Veces
3 a 4 horas
1 Vez
1 hora
Control area de Finanzas,Politicas de pago
Codigo Fiscal
1 Vez
1 hora
Control area de Finanzas,Politicas de pago de sueldos
Codigo Fiscal
1 a 2 Veces
1 hora
Al mejor precio cumpliendo especificaciones Utilidades acordes al tamaño de cada obra
1 Vez
Supervision y 2 a 3 horas control de costos de obra