Administracion educativa

ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA TÉCNICAS, ESTRATEGIAS Y PRÁCTICAS GERENCIALES

ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA TÉCNICAS, ESTRATEGIAS Y PRÁCTICAS GERENCIALES Coordinadora Alicia M. Castillo Ortiz, Ed. D.

Ana Josefa Andino

Manuel Cordero Toledo

Maggie Crespo Ocasio

Janet de Jesús Cancel

Zulma Domenech Vélez

Marta Fortis Rivera

Ada M. Laureano Carrasquillo Lourdes I. Morales Alejandro José Rafael Moscoso Daniel Rodríguez Cotto

Ivia Orta Saniel Alfredo Santiago Ortega

Julia Vélez González

Créditos editoriales

Edición, 2000 Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio técnico, mecánico o electrónico, sin previo permiso escrito por parte de Publicaciones Puertorriqueñas, Inc. Publicaciones Puertorriqueñas actúa como medio editorial y no se responsabiliza, ni se solidariza necesariamente del contenido, ni de cualquier otro derecho de autor que pudiera estar relacionado con esta obra.

© Publicaciones Puertorriqueñas, Inc. ISBN 1-881720-08-X Producido en Puerto Rico Impreso en Colombia • Printed in Colombia

Editor ANDRÉS PALOMARES Diseño Tipográfico EVA GOTAY PASTRANA Portada EVA GOTAY PASTRANA Negativos y separación de colores PUBLICACIONES PUERTORRIQUEÑAS Distribución EDGAR REXACH - HAYDÉE GOTAY - CELESTINO MARTÍNEZ

Publicaciones Puertorriqueñas, Inc. Calle Mayagüez 104 Hato Rey, Puerto Rico 00919 Tel. (787) 759-9673 Fax (787) 250-6498 E-Mail: [email protected]

PRÓLOGO Este libro fue escrito en colaboración con los estudiantes del programa doctoral de la Facultad de Educación de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras que tomaron el curso de Gerencia en Instituciones Educativas durante el semestre académico de enero a mayo de 1999. Este surge de la necesidad de recopilar en un solo documento una información que facilite el estudio de un grupo de técnicas, estratégias y prácticas gerenciales útiles en la administración de las instituciones educativas contemporáneas. La información expuesta en los diferentes capítulos es producto de la investigación realizada en la literatura disponible respecto al tema bajo estudio. El libro aspira a que el lector desarrolle los conocimientos y las competencias que le permitan ejercer como líder gerencial en la empresa educativa. Aspira además, a que tanto el administrador educativo como el estudiante de administración educativa, desarrolle una visión global e integradora de la gerencia educativa En el primer capítulo del libro se esbozan algunos detalles sobre la administración y gerencia educativa. Los capítulos que le siguen, analizan técnicas, estratégias y prácticas gerenciales variadas que responden a los retos a los que se enfrenta día a día el administrador educativo, tanto de la empresa privada como del sistema público.

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Técnicas, estrategias y prácticas gerenciales en la administración educativa

Es de conocimiento general que el sistema educativo de Puerto Rico está implantando una reforma educativa a todos los niveles. El personal administrativo necesita conocer y estar actualizado en torno a las diferentes tendencias y prácticas que afectan la empresa educativa. Además, es indispensable que las universidades que preparan a los futuros administradores, supervisores y facilitadores educativos a nivel público y privado introduzcan a sus estudiantes en el conocimiento y la práctica de algunas de las técnicas y estrategias que se utilizan para una sana administración. Espero que disfruten la lectura de este libro. Además, deseo que éste le provoque la curiosidad suficiente para leer el Volumen II. El mismo se escribirá próximamente y estará dedicado mayormente al estudio de algunas de las técnicas cuantitativas que se utilizan en la administración de instituciones educativas. Alicia Castillo Ortiz, Ed. D. San Juan, P. R. Año 2000

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TABLA DE CONTENIDO LA ADMINISTRACION Y LA GERENCIA ........................... 1 REFERENCIAS ............................................................ 10

LA COMUNICACIÓN.......................................................11 Definición ................................................................... 11 Descripción ............................................................... 12 Impacto de la comunicación en la educación ............ 15 Aplicación a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... 21 REFERENCIAS ............................................................ 24

GERENCIA DE CALIDAD TOTAL..................................... 25 Definición y descripción de Calidad Total .................. 26 Impacto de la Calidad Total en la educación .............. 31 Aplicación a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... 33 REFERENCIAS ............................................................ 34

REINGENIERÍA ................................................................ 35 Definición .................................................................. 36 Descripcion de la implantación de la reingeniería ..... 37 Impacto de la reingeniería en la educación ................ 38 Aplicación a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... 39 REFERENCIAS ............................................................ 40

APODERAMIENTO.......................................................... 41 Definición .................................................................. 42 Descripción del apoderamiento ................................. 43 Impacto del apoderamiento en la educación .............. 45 Aplicación a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... 46 REFERENCIAS ............................................................ 48

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Técnicas, estrategias y prácticas gerenciales en la administración educativa

GERENCIA DE BASE ........................................................ 49 Definición .................................................................. 50 Descripcion de la implantación del SBM ................... 51 Impacto del SBM en las escuelas................................ 52 Aplicación a la gerencia educativa en Puerto Rico .......................................................... 53 REFERENCIAS ............................................................ 56

PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA ..................................... 58 Definición .................................................................. 59 Descripción de la planificación estratégica ................ 60 Impacto en la educación ............................................ 62 Aplicación a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... 64 REFERENCIAS ............................................................ 66

SISTEMAS DE INFORMACIÓN........................................ 67 Definición .................................................................. 68 Descripción de la implantación ................................. 68 Impacto en la educación ............................................ 72 Aplicación a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... 72 REFERENCIAS ............................................................ 74

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS ............................. 75 Definición .................................................................. 75 Descripción de la Administración por Objetivos ........ 76 Impacto en la educación ............................................ 77 Aplicación a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... 79 REFERENCIAS ............................................................ 82

TECNICA DELFOS (DELPHI)............................................ 83 Definición .................................................................. 84 Descripción de la técnica .......................................... 86 Impacto de la Técnica Delfos en la educación ........... 88 Aplicación a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... 89 REFERENCIAS ............................................................ 93

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Tabla de contenido

DESARROLLO ORGANIZACIONAL ................................ 94 Definición .................................................................. 95 Descripción del Desarrollo Organizacional................ 95 Impacto en la educación ............................................ 98 Aplicación a la gerencia educativa en Puerto Rico ..... 99 REFERENCIAS .......................................................... 102

SIMULACIÓN................................................................ 103 Definición ................................................................ 103 Descripción de la técnica ......................................... 105 Impacto de la técnica en la educación ..................... 106 Aplicación a la gerencia educativa en Puerto Rico ... 107 REFERENCIAS .......................................................... 109

DIAGRAMA DE GANTT ................................................. 110 Definición ................................................................. 111 Descripción de la técnica .......................................... 111 Impacto de la técnica en la educación ...................... 112 Aplicación a la gerencia educativa en Puerto Rico .... 113 REFERENCIAS ........................................................... 114

PERT y CPM ....................................................................115 Definición ................................................................. 117 Descripción de la técnica ..........................................117 Impacto de la técnica en la educación ...................... 119 Impacto en la gerencia educativa en Puerto Rico ..... 120 REFERENCIAS .......................................................... 122

INFORMACIÓN SOBRE LOS AUTORES........................ 123

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CAPÍTULO LA ADMINISTRACION Y LA GERENCIA Por: Alicia Castillo Ortiz, Ed. D.

En la década del 1990 y de cara al nuevo milenio muchas personas están preocupadas por el presente y el futuro de la educación. Actualmente, se han encontrado dos tendencias que de una u otra forma han afectado los sistemas educativos en casi todos los países del mundo. Una de estas tendencias es la que muchos han llamado “el deterioro de la calidad en la educación”. Esta presenta una gran preocupación para todos, ya que a través de la educación es que se transmite la cultura a las nuevas generaciones, se desarrollan los nuevos patrones sociales que permiten a la sociedad responder a los cambios sociales, económicos y políticos de la sociedad y además, se desarrolla en los jóvenes la capacidad creadora para producir nuevos cambios. La segunda tendencia que se discute en distintos foros es la del “abismo entre la educación y las necesidades en la fuerza trabajadora”. Muchos patronos plantean que los egresados de las escuelas e instituciones postsecundarias y universitarias no están preparados para enfrentarse a los retos que presenta el mercado de empleos y que muchos no poseen las destrezas básicas necesarias 1

Alicia M. Castillo Ortiz

para ejercer las funciones en un empleo. De esta forma, muchas empresas contratan personas que comienzan en la empresa con un adiestramiento intensivo para prepararle para las nuevas tareas. Estas tendencias apuntan hacia un análisis por parte de la empresa educativa en torno a su gestión, para identificar las situaciones que promueven la existencia de las mismas. Por esta razón, es necesario que el administrador educativo, sea Secretario de Educación, Superintendente de Escuelas o Director, Presidente, Rector, Decano o Director de Departamento ejerza su liderazgo gerencial y conozca una variedad de técnicas y prácticas que le permitan llevar a cabo su función de forma más efectiva y eficiente. De esta forma puede mantener el equilibrio entre las expectativas de la sociedad y el producto de la institución educativa. Este debe ser un proceso orientado hacia el estudiante como cliente de la institución, motivado por el mejoramiento continuo y la innovación y con la participación y el compromiso de todos los empleados docentes y administrativos y de la comunidad. Según Mukherjee (1995), las cuatro características que debe poseer una institución de calidad son: 1. identificar sus metas y objetivos a corto y a largo plazo a la vez que identifica las estrategias para el logro de los mismos, 2. asegurar una estructura organizacional adecuada en términos de una diferenciación clara entre las descripciones de los puestos de los empleados para evitar la duplicidad en sus funciones, 3. establecer líneas claras de comunicación interna para atender los aspectos individuales y colecti-

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Administración y Gerencia

vos y un procedimiento para establecer una comunicación con el ambiente externo, y 4. auditar el contenido, la estructura y la comunicación para identificar la eficacia y la eficiencia con las que se llevan a cabo los procesos y modificar y controlar uno o más de estos aspectos cuando sea necesario. Las instituciones educativas son responsables de mantener la calidad y la excelencia académica. Sin embargo, muchas personas creen que esta calidad descansa únicamente en los aspectos docentes de la institución. La realidad es que muchas veces la calidad se afecta por asuntos o gestiones administrativas mal atendidas o por procesos que no se completan. Por ejemplo, la calidad del producto puede ser limitada por la selección inadecuada de los estudiantes o de la facultad, la tendencia a darle prioridad a asuntos de menor importancia, la toma equivocada de decisiones, la falta de comunicación entre los diferentes sectores de la institución, las fallas administrativas, la ausencia de liderazgo proactivo y muchas otras prácticas administrativas. Estas acciones son parte de la responsabilidad de los administradores educativos. Estos son responsables de seleccionar las prácticas gerenciales que produzcan mayores dividendos en la institución, especialmente en el aspecto académico. La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización y de utilizar sus demás recursos para alcanzar las metas establecidas (Stoner, Gilbert & Freeman, 1997). El proceso administrativo, por tanto, no es una serie de funciones separadas que puedan ser efectuadas independientemente. La administración es un

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proceso compuesto de estas partes. Ninguna de estas funciones puede llevarse a cabo sin incluir a las demás. Sin embargo, si se utilizan en un proceso compuesto, el administrador lleva a cabo su tarea para generar un medio ambiente que facilite la participación coordinada de todos los miembros del equipo de trabajo. La proporción en que se use cada elemento varía para cada tarea administrativa, inclusive pueden variar a través del tiempo para el mismo trabajo. Determinar los objetivos colectivos de una empresa y generar un medio ambiente para su logro es, por tanto, la función total de un administrador. La administración consiste en lograr objetivos con la ayuda de otros participantes. Es un proceso sistemático de hacer las cosas. Los administradores requieren de sus habilidades, aptitudes y atributos para realizar ciertas actividades interrelacionadas con el fin de lograr las metas deseadas. La eficacia de una organización depende de su capacidad para ordenar los recursos y lograr las metas. Mientras más integrado y coordinado esté el trabajo de una organización, más eficaz será la organización. El obtener esa coordinación forma parte del trabajo del administrador. La administración es una de las funciones indispensables para la vida en sociedad. Esta existe en diversas instancias del diario vivir, por ejemplo, los hogares, las iglesias, el gobierno, las empresas económicas y las instituciones educativas. La administración educativa es un conjunto de funciones que van orientadas hacia el ofrecimiento de servicios educativos efectivos y eficientes. Por lo tanto, el administrador educativo deberá planificar, tomar decisiones, utilizar los recursos sabiamente, coordinar el personal docente y administrativo, ejercer liderazgo, 4


desarrollar un clima organizacional saludable, utilizar técnicas y prácticas gerenciales adecuadas a la empresa educativa y facilitar los cambios pertinentes que permitan a la institución responder a las necesidades de la sociedad. La Enciclopedia Americana (1999) define la gerencia como el arte de coordinar los elementos o factores de producción hacia el logro de los propósitos de una organización. Es el conjunto de prácticas utilizadas para obtener el producto esperado a través del uso apropiado de la fuerza laboral, los materiales y las máquinas. Drucker (1993) coincide con esta visión y tanto en su libro The Practice of Management como en Management: Tasks, Responsibilities and Practices, ambos publicados en el 1993, indica que la gerencia es una práctica, más que una ciencia o profesión. No es sólo conocimiento, también es ejecución. Esta implica la responsabilidad de tratar de ajustar el ambiente institucional para la planificación y para dirigir el trabajo de los otros miembros de la organización. Según Drucker (1993), los gerentes tienen tres funciones básicas: 1. manejar una empresa para el logro de los objetivos- quiere decir que la empresa tiene que ser económicamente viable y se justifique la inversión, 2. convertir a los recursos humanos y materiales de la organización en una empresa productiva- esto significa manejar a los gerentes para que hagan su trabajo, y 3. manejar a los trabajadores y al trabajo- significa que tiene que organizar el trabajo para hacerlo adecuado para el trabajador y organizar a las personas para que trabajen productivamente.

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Drucker entiende que en su práctica, los gerentes siempre atienden estas tres funciones en cada acción que realizan en la organización. Fayol y Katz, citados por Stoner, Freeman y Gilbert (1997) observaron que un gerente necesita habilidades técnicas, humanas y conceptuales y que estas habilidades dependen del tamaño de la organización y la posición que ocupa el gerente en la jerarquía de funciones. Por ejemplo, en una posición de menor rango, se requieren más destrezas técnicas específicas, pero muy poca habilidad gerencial. Sin embargo, el director general de una firma necesita más habilidad gerencial y menos habilidad técnica que un gerente de menor rango. Para convertirse en un gerente excelente lo más importante es tener sentido común. La gerencia se basa en hacerse las preguntas correctas para que el sentido común provea las contestaciones. Cuando una persona adquiere responsabilidad gerencial, ésta obtiene el control sobre su trabajo y puede cambiar el estado de las cosas en la institución. Además, adquiere el poder para hacer las cosas de forma diferente y posee la autoridad para crear un gran impacto en la forma en que el personal lleva a cabo sus funciones. Como gerente puede formar su propio ambiente de trabajo. Si el gerente viene a trabajar a una empresa grande, posiblemente no pueda cambiar muchos aspectos de la cultura organizacional y tendrá que promover un clima organizacional que esté enmarcado en la cultura y en las políticas existentes. Podrá lograr modificaciones a la misma según el personal responda al liderazgo que ejerza el gerente. En una organización pequeña, las posibilidades de influenciar a la cultura y el clima organizacional son mayores, ya que el impacto del

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liderazgo de un gerente se va a dejar sentir con más fuerza y el mismo va a tener contacto directo con la mayoría de los miembros de la institución. Además, el impacto de las acciones adecuadas del gerente sobre el éxito de la empresa es mayor que en las organizaciones grandes, en las que existe un trato más impersonal entre sus miembros. En ambas, el gerente puede tener un personal que resista el cambio. Sin embargo, una vez el gerente convence a su equipo de trabajo y a los demás miembros de la organización de que el cambio es positivo, lo van a apoyar y a seguir. El gerente de una institución tiene diferentes funciones que asumir. Por ejemplo, un gerente necesita tener una visión a largo plazo de cómo van a ser las cosas en el futuro. De hecho, mientras más alta sea la posición del gerente en una organización, más lejos tendrá que mirar. Mientras un miembro del equipo trabaja hacia el logro de unos objetivos establecidos, el gerente tendrá que estar pendiente de que se seleccionen los objetivos adecuados. También estará al tanto de las consecuencias de todas las acciones, con el propósito de seleccionar e implantar los planes y los cursos de acción óptimos para el futuro de la organización. De esta manera, el gerente garantiza de que no se repitan los problemas, el trabajo y que se organicen y utilicen adecuadamente los recursos. Por otro lado, el gerente tiene que proveer al equipo de trabajo la información interna y externa y los recursos que éstos necesitan para hacer su trabajo. Este deberá utilizar su autoridad para distribuir adecuadamente las personas, las tareas, el tiempo, las instalaciones físicas, los recursos fiscales, los materiales, la tecnología y cualquier otro recurso que se necesite para lograr los objetivos. Además, debe proveer la seguridad, el apoyo, 7


la confianza y la motivación que necesita el equipo de trabajo para sentirse respaldado en las tareas que realiza. El equipo de trabajo necesita tener un propósito común que le dé sentido a la organización y que mantenga a sus miembros trabajando unidos en una misma dirección. Por eso, el gerente es responsable de que todos en la institución conozcan la visión y la misión que les permita mantener el impulso para lograr los objetivos que se propongan. Además, es responsable de llevar a cabo la investigación y el análisis exhaustivo de las situaciones y las oportunidades que se presentan y de utilizar las técnicas, prácticas y modelos con suficiente creatividad y flexibilidad para identificar aquellos que se ajusten y adapten mejor a las necesidades cambiantes de la institución. Entonces, el gerente tiene que darle prioridad a la planificación, al control, al análisis, la reflexión y la revisión continua de los procesos que se llevan a cabo en la organización. Como parte de sus gestiones diarias debe monitorear el progreso de todos los procesos para revisar los mismos cuantas veces sea necesario para garantizar el éxito y la productividad de la institución. Para esto, necesita ejercer un liderazgo audaz, asertivo, comprometido y sobre todo, creativo. En la medida en que busque alternativas diferentes, implante el uso de técnicas y prácticas que permitan una operación más eficiente y efectiva, en esa medida, logrará las metas y objetivos de la organización. En los últimos años, la mayoría de las instituciones educativas en Puerto Rico están encaminándose hacia una administración más autónoma y descentralizada. Los administradores educativos, como consecuencia de esto, han adquirido mayor ingerencia en las funciones

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gerenciales de la institución, gestiones que en el pasado se realizaban en las oficinas centrales de los mismos. Este es el caso del Departamento de Educación, del sistema de la Universidad de Puerto Rico y de algunas instituciones educativas privadas. Por lo tanto, los administradores contemporáneos deben tener una mentalidad diferente y conocer una variedad de alternativas disponibles para llevar a cabo las funciones gerenciales en la forma en que la sociedad espera de ellos. Por consiguiente, es necesario que continúe con su desarrollo profesional y se prepare con una serie de técnicas y prácticas que sean útiles para enfrentarse a los nuevos retos que le presenta la gerencia educativa en la época actual.

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REFERENCIAS Drucker, P. F. (1993). Managment Tasks, Responsibilities and Practices. Boston: Harper & Row. Drucker, P. F. (1993). The Practice of Management. Boston: Harper & Row.

Encyclopedia Americana . (1999). U. S. A.: Grolier. Murherjee, S. P. (1995, December). Quality assurance in an educational system. Total Quality Management, 6 (5/6), 571-578. Stoner, J. A., Freeman, R. y Gilbert, D. (1997). Administración. 6ta edición. México: Prentice-Hall Hispanoamericana.

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