INFORMASI JABATAN 1.
Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum
2.
Kode Jabatan : -
3.
Unit Kerja
: Badan
Eselon III
: Sekretariat
Eselon I V
: Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
4.
Kedudukan Dalam Struktur Organisasi : SEKRETARIS
KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN
PENGADMINISTRASI UMUM
5.
Ikhtisar Jabatan
:
Melaksanakan tugas, menerima, mencatat, menyimpan surat serta dokumen lainnya di lingkungan Badan Koordinasi Penyuluhan (Bakorluh) sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan tugas di bakorluh berjalan lancar. 6.
Uraian Tugas: a. Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk dan surat keluar, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan pencarian; Tahapan : 1) Menerima dan mempelajari surat 2) Menyortir surat menurut jenis dan sifatnya 3) Mencatat, mengagendakan surat 1
2
b. Memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan pengendalian; Tahapan : 1) Mempelajari surat masuk 2) Memberi lembar pengantar pada surat dan mengisi lembar pengantar sesuai isi surat 3) Menyampaikan surat kepada Kepala Badan c. Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan pendistribusian; Tahapan : 1) Mempelajari surat masuk/disposisi pimpinan 2) Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya 3) Mendistribusikan surat masuk sesuai disposisi Kepala Badan kepada bidang/bagian yang dituju dan membuat tanda terima surat d. Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar tertib administrasi. Tahapan : 1) Mengumpulkan arsip-arsip/dokumen/surat yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas 2) Menyiapkan map folder, otner, boks arsip dan rak arsip 3) Menyimpan arsip e. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas secara tertulis dan lisan kepada atasan sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggung jawaban. Tahapan : 1) Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas 2) Mengkonsultasikan konsep dengan pimpinan 3) Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas. f. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar kegiatan kedinasan dapat berjalan lancar. Tahapan : 1) Mempelajari tugas 2) Menjalankan tugas 3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas
7. Bahan Kerja:
3
No
Bahan Kerja
1.
Surat masuk
2.
Surat masuk
3. 4. 5. 6.
Surat masuk dan disposisi pimpinan Surat Rencana dan realisasi kegiatan SOP dan Juknis
Penggunaan Dalam Tugas Pelaksanaan tugas, Penerimaan, pencatatan, dan penyortiran surat masuk dan surat keluar Pemberian lembar pengantar pada surat Pengelompokan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya Pendokumentasian surat Pelaporan pelaksanaan kegiatan Pelaksanaan tugas lain-lain
8. Perangkat/Alat Kerja: No
Perangkat Kerja
1.
SOP dan Juknis
2.
SOP dan Juknis
Digunakan Untuk Tugas Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk dan surat keluar Memberi lembar pengantar pada surat
3.
Juknis
4. 5. 6.
Juknis dan Peraturan Rencana kegiatan Juknis dan SOP
Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya Mendokumentasikan surat Melaporkan pelaksanaan kegiatan Melaksanakan tugas lain-lain
9. Hasil Kerja: No
Hasil Kerja
Satuan Hasil
1
Agenda surat
Dokumen
2
Lembar pengantar surat
Dokumen
3
Pengelompokan surat atau menurut jenis dan sifatnya
4
Dokumentasi surat
dokumen
Kegiatan Dokumen
4
5 6
Laporan pelaksanaan kegiatan
Laporan
Tugas kedinasan lain
Kegiatan
10. Tanggung Jawab : a. Kelancaran dalam tugas b. Kesesuaian pelaksanaan tugas dengan standar dan peraturan yang berlaku c. Ketertiban administrasi pelaksanaan tugas 11. Wewenang : a. Memberikan informasi kepada pegawai yang berkaitan dengan isi surat yang telah diagendakan. b. Menolak memberikan informasi yang bersifat rahasia c. Membantu kelancaran pelaksanaan kegiatan di sub bagian umum 12. Korelasi Jabatan No
Jabatan
Unit Kerja/ Instansi
Dalam Hal
1.
Kasubag umum
bakorluh
- Meminta arahan dan bimbingan - Menyampaikan laporan pelaksanaan tugas
2.
Caraka
bakorluh
Koordinasi
13. Kondisi Lingkungan Kerja: No
Aspek
Faktor
1.
Tempat kerja
Di dalam ruangan
2.
Suhu
Dingin dengan perubahan
3.
Udara
Sejuk
4.
Keadaan Ruangan
Cukup
5.
Letak
Datar
6.
Penerangan
Terang
5
7.
Suara
8.
Keadaan kerja
9.
Getaran
Tenang tempat Bersih
Tidak ada getaran
14. Resiko Bahaya: No Fisik / Mental 1.
Penyebab -
15. Syarat Jabatan : a. Pangkat/Gol. Ruang : Pengatur (II/c) b. Pendidikan : D.III c. Kursus/Diklat 1) Penjenjangan :2) Teknis
: Diklat Tata Naskah Dinas, Diklat Manajemen Kearsipan
d. Pengalaman kerja
: ± 1 tahun di bagian umum
e. Pengetahuan kerja
: Peraturan Perundang-undangan tentang kepegawaian, Tata Naskah Dinas, Tata Kearsipan.
f. Keterampilan kerja : Mengoperasikan komputer, menyusun konsep g. Bakat Kerja : 1. G; Inteligensia: Kemampuan belajar secara umum 2. V; Bakat verbal: Kemampuan untuk memahami arti kata-kata dan penggunaannya secara tepat dan efektif. 3. N; Bakat Numerik 4. Q; Ketelitian : Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan dalam bahan verbal atau dalam tabel. h. Temperamen Kerja : 1. R : Jabatan-jabatan yang tugas-tugasnya dilaksanakan secara rutin yang tidak memberikan variasi atau kesempatan untuk membuat pertimbangan pribadi
6
2. T : Jabatan-jabatan yang memiliki tugas/pekerjaan yang harus dilaksanakan dengan tepat, cermat, terperinci atau dengan sangat teliti dalam penggunaan bahan, pekerjaan terkait dengan angka, i.
penyiapan catatan atau inspeksi Minat Kerja : 1. 1.b = Pilihan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan
komunikasi data 2. 3.a = Pilihan melakukan kegiatan rutin, konkrit dan teratur j. UpayaFisik : 1. Berdiri 2. Duduk 3. Bekerja dengan jari Kondisi Fisik : 1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan 2) Umur :3) Tinggi badan :4) Berat badan :5) Postur badan :6) Penampilan : Rapi / Sopan
16.
k. Fungsi Pekerja : 1. D3 = Menyusun 2. O8 = Menerima instruksi Prestasi Kerja Yang Diharapkan No
Satuan Hasil
Waktu Penyelesaian (menit)
Jumlah Hasil ( dalam 1 th)
17. Butir Informasi Lain : ........................................................................................................................... Gorotalo, Mengetahui : Kepala
2015
Yang membuat, ,
7
