Agenda Pre-Auditoría Interna Sirva la presente para saludarle y a la vez darle algunos tips a tomar en cuenta para la organización de la documentación, como ustedes saben, en la semana del 02 al 06 de diciembre se estarán auditando unos 40 CTC, no tengo claro cuáles cuáles serán, razón por la que enviamos enviamos esta agenda agenda para que se organicen organicen en los das que les !altan" #n cuanto a la documentación de los !acilitadores !acilitadores es importante que est$ organizada de la siguiente manera% • •
•
•
•
•
&eben organizar organizar los cursos por por a'o" (#)emplo% (#)emplo% Cursos a'o 20*+ &entro &entro del a'o que est$ traba)and traba)ando, o, agregar agregar las seis carpetas carpetas de los ciclos de ese a'o" (Ciclo l, Ciclo ll,-""Ciclo .l" &entro de cada ciclo las tandas (/atutino, .espertino y Tanda #tra, en caso de que las tenga" &entro de las tandas los 1orarios (un3/ier 3*0, un3/ier *03*2, /ar35ue 3*0, /ar3 /ar3 5ue *03*2 y .iernes 3*2" &ent &entro ro del del 1ora 1orari rio o del del curso curso una una carp carpet eta a con con el curs curso o que que se está está impa impart rtie iend ndo o (#)e (#)emp mplo lo%% a docu docume menta ntaci ción ón digi digita tall que que cont contie iene ne la asistencia, las calicaciones, etc"" Segunda a car carpet peta a Titulada &entro del 1orario rio del curso una una Segund Certi Certicad cados" os" (#sta (#sta debe debe conte contener ner los certi certicad cados os escane escaneado ados s de los estudiantes de ese curso que ya terminaron" terminaron"
Nota: a Carpeta que este titulada con el 1orario del curso debe contener dos carpetas una que contendrá la asistencia, calicaciones e in!orme nal y la otra contendrá los certicados escaneados"
Atención: •
•
•
&eben asegurar que el n7mero de personas inscrita (!o3ctc32* coincida con el n7mero de participantes registrado en el documento digital" &ebe &eben n aseg asegur urar ar que que el n7me n7merro de eval evalua uaci ción ón reali ealiza zada da por por los los parti particip cipant antes es al !acili !acilitad tador, or, coinci coincida da con con el n7mer n7mero o de estudi estudiant antes es presente el da que se realizo la evaluación" &eben asegurar que las personas a las que se le entregue certicados, no apar aparez ezca ca repr reprob obad ada a por por ning ninguna una razó razón% n% 8sis 8siste tenc ncia ia o porq porque ue no acumuló las notas"
En cuanto a la Matriz: •
•
#s importante que la tenga organizada por a'o (/atriz a ño 2013 o POA 2013). Como guste" a carpeta 9:8 20*+, debe tener doce carpetas, cada una con el nombre de cada mes"
•
•
a carpeta de cada mes debe contener% 1.- #l plan de actividades del mes" 2.- a matriz del mes o las matrices del mes (ustedes saben, que desde el mes de )ulio en lo adelante se 1an estado enviado dos matrices y codicada" 3.- 8cumulado a la !ec1a" Tambi$n deben saber cómo van, (9or e)emplo% ;ue 1an logrado a la !ec1a, que le 1ace !alta para completar las metas del a'o, ;ue piensan 1acer"
Lo ue o!"er#a el Auditor: •
;ue tengan los cuadros de 9oltica de Calidad, /isión, .isión y .alores"
•
;ue el personal tenga su carnet y tic1ers"
•
;ue los arc1ivos est$n identicación"
•
•
•
•
•
;ue las áreas (:cina, o con que lavarse las manos y que este limpio, sobre todo" os murales siempre verican que la in!ormación que tienen esta actualizada, mi sugerencia es que la semana anterior a la auditoria lo decoren" #l cuaderno de asistencia de personal"
I$portante: •
•
•
•
•
#viten los permisos innecesarios, principalmente en esa semana de auditora, en caso de que alguien pida permiso debe llenar el !ormulario correspondiente" a descripción de puesto deben tenerla !ácil de encontrar y dominar de memoria por lo menos tres de sus !unciones" &eben conocer cuál es el procedimiento que le corresponde" as reuniones de los Conse)os de ?estión, deben tener el acta como evidencia de que se re7nen, le recuerdo que el equipo operativo !orma parte de la mayora del Conse)o de ?estión" Sugerimos que para la entrega de los certicados, en el momento de la evaluación del curso se entreguen los certicados"
•
e recuerdo que las matrices están codicada desde el mes de )ulio de este a'o, por lo que no puede aparecer una matriz que desde )ulio no est$ codicada"
EN %&AN'( A EPES: •
•
&eben ir traba)ando las evaluación del modulo Como ustedes saben, las demás documentación deben estar llena correctamente y sin espacios en blanco"
