Ak Hotel Bab Terakhir

BUDGET OPERASI DAN PENGENDALIAN BUDGET PENYIAPAN BUDGET OPERASI

Budget operasi merupakan perencanaan keuntungan perusahaan yang mencakup semua sumber pendapatan dan item-item beban dan biaya yang muncul pada laporan laba rugi dan laporan pendukung lainnya. Budget tahunan merupakan perencanaan selama dua  belas bulan. Perencanaan ini membentuk dasar yang dipakai oleh oleh manajemen untuk mengevaluasi hasil actual dari operasi. Budget operasi akan mempermudah manajemen untuk  melaukakan fungsi perencanaan dan pengendalian. Proses budget memerlukan usaha yang terkoordinasi secara intens dari semua supervisior dan manajemen perusahaan. Setiap manager yang bertanggung jawab terhadap suatu departemen/suatu aktivitas dalam perusahaan harus berpartisipasi dalam proses ini. Departemen akuntansi akan meyediakan data untuk para manager tentang informasi statistic dari kinerja sebelumnya informasi tenaga kerja langsung program pemeliharaan dan data penting lainnya untuk penyiapan budget. !inancial controller bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan perencanaan anggaran dari masing-masing manager departemen. "ccounting departemen menggabungkan semua perencanaan menjadi sebuah budget operasi yang menyeluruh termasuk biaya tetap dan biaya lainnya untuk diperiksa dan disetujui oleh general manager. #eneral manager dan controller mereview perencanaan budget departemen dan menyiapkan laporan budgetnya untuk mendapatkan persetujuan dari pemilik perusahaan. $ika  budgetnya kurang memuaskan elemen-elemen yang memerlukan perubahan dikembalikan ke manager departemen yang bersangkutan untuk direview dan direvisi Perusahaan yang tahun fiskalnya sama dengan tahun kalender dapat mempertimbangkan jadwal sebagai berikut%

Siapa (Who)

Apa (What)

Kapan (When)

#eneral manager

Pertemuan perencanaan budget

&ktober tgl '-('

)ontroller * Departement +ead

Penyiapan perencanaan budget departemen

 ,ovember tgl '-

"ccounting

onsolidasi perencanaan budget departemen

 ,ovember tgl '-'

#eneral manager manager * )ontroller )ontroller

Penyiapan Penyiapan laporan laporan budget budget general

Desember Desember

manager 

&wners

0ereview dan menyetujui laporan  budget dari general manager 

Desember

PROSES PERENCANAAN BUDGET

a. 1eview operasi tahun lalu 1eview operasi perusahaan tahun berjalan harus menunjukkan hal-hal penting yang masih  berlangsung 2continuiting significant item3. +al ini mencakup perubahan harga tambahan fasilitas/pengurangan fasilitas yang ada perubahan dalam tenaga kerja yang cukup besar  perbaikan untuk langkah efisiensi selama tahun tersebut dan hal-hal sejenis lainnya  b. 0enganalisa bisnis secara umum "nalisa kondisi ekonomi dan politik nasional dan local pada saat berjalan menunjukkan item-item yang dapat mempengaruhi operasi pada tahun berikutnya. 1encana aktivitas 2action plans3 juga dibuat untuk memanfaatkan kondisi ekonomi dan politik yang bagus tau mengatasi kondisi ekonomi yang kurang baik. Dampak dari action plans pada operasi  perusahaan diproyeksikan dan jika perlu direfleksikan pada budget yang sedang disiapkan c. 0enganalisa situasi kompetitif saat ini "nalisa situasi kompetitif saat ini menunjukkan item-item yang sangat mempengaruhi operasi tahun mendatang. )ontoh item semacam itu meliputi hotel yang baru dibangun motel dan restoran dan atau renovasi hotel yang ada secara besar-besaran. d. 0enganalisa harga-harga "nalisa struktur harga untuk semua produk dan service yang ditawarkan oleh perusahaan dan memeriksa kembali harga-harga produk dan service yang akan menarik volume bisnis dan akan berguna untuk memaksimalkan penggunaan fasilitas hotel secara optimal. e. Proyeksi tingkat hunian dan penjualan kotor  Proyeksi tingkat hunia untuk setiap bulan pada tahun yang akan datang diestimasikan  pada setiap sumber pasar yang dicantumkan pada laporan laba rugi atau pada laporan departemen kamar. Proyeksi tingkat hunian biasanya dibuat berdasarkan data historis reservasi dan informasi statistic di grup bisnis. Penjualan kotor dibuat untuk ban4uet dan  bisnis regular dari fasilitas makanan dan minuman. PENYUSUNAN BUDGET DEPARTEMEN 1 Pen!"#"nan an$$a%an pen&apatan &i Depa%te'en %ont Oi*e (O) "da beberapa hal yang dijadikan dasar untuk melakukan prediksi penjualan yang secara garis besar dapat dibedakan menjadi dua hal yaitu informasi yang bersifat makro dan mikro 2berkaitan dengan kemampuan serta kondisi hotel yang bersangkutan3.

5nformasi 0akro

•

ondisi perekonomian baik regional nasional maupun internasional

5nformasi 0ikro

•

$umlah kamar hotel

•

•

6ingkat promosi yang dilakukan baik secara organisasional

•

Promosi individu

•

ebijakan hotel

•

+arga

ondisi para pesaing

•

$umlah kunjungan wisatawan

•

0usim

•

7vent yg memerlukan akomodasi dalam  jumlah yang tinggi

Disamping rencana penjualan kamar departemen !& juga membuat perencanaan biaya tentang promosi maupun biaya operasional yang berkaitan dengan departemennya + Pen!"#"nan an$$a%an &i &epa%te'en oo& , Be-e%a$e ( , B) Departemen !*B berdasarkan informasi isian kamar kan merencanakan penjualan !*B. informasi penjualan kamar sangat penting terutama untuk dapat memprediksi penjualan !*B yang bersumber dari tamu hotel. Dalam hal ini departemen !*B juga memerlukan informasi tentang asal dari tamu yang menginap dihotel berkaitan dengan jenis makanan yang harus disiapkan. Disamping penjualan yang berasal tamu hotel departemen !*B  juga akan membuat prediksi tentang rencana penjualan yang bersumber dari tamu di luar hotel serta menyusun rencana operasional didepartemennya . Pen!"#"nan an$$a%an &i &epa%te'en /o"#e Keepin$ (/K) Departemen + berdasarkan rencana penjualan kamar serta !*B akan membuat  perencanaan untuk mendukung penjualan tersebut seperti misalnya yang berkaitan dengan pengadaan handuk sabun serta penggunaan bahan kimia serta segala sesuatu yang  berkaitan dengan penjualan kamr tersebut. 0 Pen!"#"nan an$$a%an &i &epa%te'en Ene%$i &an Pe'eiha%aan (ME) Departemen 07 berdasarkan tingkat hunian kamar akan membuat perencanaan yang  berkaitan dengan pengadaan barang untuk mendukung isian kamar serta event yang akan dilaksanakan dihotel termasuk didalamnya merencanakan perbaaikan tau memeliharaan serta peremajaan yang diperlukan 2 Pen!"#"nan an$$a%an &i &epa%te'en Pe%#onaia Departemn personalia merupakan departemen yang mempersiapkan segala aktivitas kepegawaian berkaitan dengan kelancaran operasional perusahaan. Dalam hal ini informasi isian kamar hotel sangat dibutuhkan dalam menentukan jumlah karyawan yang harus dipekerjakan pada suatu periode. 3 Pen!"#"nan an$$a%an &i &epa%te'en A4"ntan#i Departemen akuntansi disamping menyusun anggaran didepartemennya juga menjadi coordinator dari penyusunan anggaran secara keseluruhan. Semua anggaran individual tersebut direkapitulasi didepartemen akuntansi untuk selanjutnya dilakukan  penggabungan. "tas dasar kemampuan keuangan perusahaan serta kelancaran operasional departemen akuntansi akan mengkoordinasikan dengan semua departemen terkait untuk selanjutnya ditentukan skala prioritasnya. Dalam koordinasi tersebut tidak tertutup kemungkinan untik dilakukan pemangkasan/perubahan periode anggaran dari masing-masing departemen.

KONSOLIDASI BUDGET PER DEPARTEMEN

Budget per departemen yang lengkap diberikan ke departemen akuntansi yang kemudian akan di review untuk keakuratan dan kelengkapannya. Departemen akuntansi juga  bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua formulir dan schedules yang meyertai  budget per departemen telah lengkap. Setelah meyelesaiakan review budget per departemen departemen accounting meyiapkan proyeksi laporan laba rugi untuk tahun yang akan datang. 8aporan ini bersama dengan departemental schedules dan data pendukung menjadi kesatuan paket budget awal untuk direview oleh general manager dan controller perusahaan. PENYIAPAN LAPORAN BUDGET OLE/ GENERAL MANAGER 

#eneral manager dan controller mereview laporan laba rugi departemental schedules dan data pendukung lainnya untuk memastikan bahwa semua item masuk akal serta pendapatan dan beban realistis. 1eview ini juga mengkoordinasikan budget per departemen dan memastikan bahwa perencanaan operasi dari setiap departemen diketahui semuanya dan direfleksikan dalam perencanaan-perencanaan departemen lainnya. Budget report general manager juga meliputi informasi yang muncul selama rapat  perencanaan budget. 1eport ini mencakup review dari item-item berikut ini%

'. ompetisi 9. ondisi politik * ekonomi (. Perubahan-perubahan dalam operasi yang diusulkan :. 5tem-item luar biasa ;. 6enaga kerja <. !asilitas =. 1ates >. )apital 5mprovement . )ash !low

Setelah review final budget report dengan para kepala departemen general manager dan controller mempresentasikan budget operasi ke pemilik perusahaan. $ika budget tidak memuaskan elemen-elemen yang memerlukan perubahan dikembalikan ke manager departemen terkait untuk direview dan direvisi. Proses ini dapat berulang beberapa kali sampai budget yang memuaskan dapat diselesaiakan.

KONTROL BUDGET

Proses budget control mengidentifikasi dan menganalisa variance yang signifikanantara nilai yang dibudgetkan dan hasil operasi actual. "nalisis variance dapat menunjukkan bahwa investigasi tambahan oleh manajemen diperlukan untuk menentukan penyebab pasti dari variance yang signifikan tersebut. Setelah penyebab-penyebab ini dapat diidentifikasi manajemen mampu membuat tindakan koreksi seperlunya. RE ORECASTING

Banyak perusahaan yang membuat perkiraan ulang hasil operasi yang diharapkan dan merevisi budget operasi ketika tahun budget tersebut berjalan. 1eforecasting perlu jika hasil actual mulai menunjukkan variance yang signifikan dari budget operasi karena adanya  perubahan-perubahan yang terjadi setelah budget selesai dibuat.