AK HOTEL SAP 7

7.1 JENIS-JENIS PENERIMAAN KAS DAN BANK PADA HOTEL 7.1.1 PERAN KAS

Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang dengan kas yang memadai akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu hotel, karena kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas keseha keseharian rian suatu suatu hotel. hotel. Suatu Suatu hotel hotel dalam dalam operasi operasiona onalny lnyaa memerlu memerlukan kan dana dana yang yang tidak  tidak  sedikit, dimana dana tersebut akan digunakan untuk membiayai semua pengeluaran yang disediakan sebagai fasilitas tamu selama menginap, dan dana tersebut baru bisa diperoleh kembali oleh perusahaan setelah tamu ta mu yang menginap atau menggunakan fasilitas hotel sudah melak melakuk ukan an pemb pembay ayara aran. n. Hamp Hampir ir sebag sebagia ian n besa besarr tamu tamu yang yang meng menggu guna naka kan n agen agen akan akan menunda menunda pembayaran pembayaran sampai mereka selesai menggunak menggunakan an fasilitas fasilitas yang ada, kecuali kecuali tamu yang datang secara individu biasanya memberikan pembayaran di muka sebagai uang muka. Penerimaan kas bisa berupa penerimaan hasil penjualan tunai dari outlet, hasil penjualan yang diterima Front Office saat tamu check out dan hasil pengumpula piutang dari agen. 7.1.2 PENERIMAAN KAS PADA PENJUALAN KAMAR  A. Bagian yang Te Terlia! rlia! "ala# Pr$%e"&r Peneri#aan Ka% 'Pen(&alan Ka#ar)

a.  Front Office ( FO FO ) dan  ) dan FO cashier, dimana dimana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian FO yang bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.  b.  Night Audit  bertanggung jaab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data  penjualan tunai kamar dalam satu hari dari masing!masing outlet. c.  Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor. auditor. d. General General Cashie Cashier  r  mempu mempuny nyai ai tangg tanggun ung g jaab jaab penu penuh h atas atas semua semua pene penerim rimaa aan n  penjualan kamar. B. D$*&#en yang Dig&na*an +a"a Pr$%e"&r Peneri#aan Ka% 'Pen(&alan Ka#ar)

a. Guest bill   b.  Room Sales Recapitulation c.  Remittance of Fund  ,. Pr$%e"&r Peneri#aan Ka% Ha%il Pen(&alan Pen(&alan Ka#ar

a. Pada Pada akhi akhirr hari hari,, semu semuaa kasi kasirr outl outlet et mema memasu sukk kkan an hasi hasill penj penjua uala lan n bese besert rtaa bukt buktii  pendukung dan pelaporannya ke dalam "OF, kemudian menitipkan "OF pada  front  office yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.

1

 b. Keesokan harinya, semua "OF diserahkan ke income audit yang akan melakukan  pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti uang, slip kartu kredit, bank note traveler che#u pada general cashier  c. $eneral %ashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing!masing outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing!masing outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.

7.1. PENERIMAAN KAS PADA PENJUALAN MAKANAN DAN MINUMAN A. Bagian Organi%a%i yang Terlia! "ala# Pr$%e"&r Peneri#aan Ka% 'Ma*anan "an Min&#an)

a. Cashier Outlet  mempunyai tanggung jaab penuh atas semua penerimaan outlet &outlet restaurant)  b.  Night Audit  bertanggung jaab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data  penjualan tunai makanan dan minuman dalam satu hari. c.  Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai makanan dan minuman dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor. d. General Cashier   mempunyai tanggung jaab penuh atas semua penerimaan hasil  penagihan yang dilakukan oleh collector dalam satu hari. B. D$*&#en yang Dig&na*an Dig&na*an +a"a Pr$%e"&r Peneri#aan Ka% 'Pen(&alan Ma*anan "an Min&#an)

a.  Restaurant and !ar bill ' mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman yang dilakukan tamu dan sebagai bukti tagihan kepada tamu  b.  Restaurant and !ar Summar" of Sales' mencatat penjualan makanan dan minuman  baik tunai maupun kredit pada masing!masing shift  c.  Remittance of Fund ' merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada hari itu ,. Pr$%e"&r Peneri#aan Ka% Ha%il Pen(&alan Ma*anan "an Min&#an

a. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti  pendukung dan pelaporannya ke dalam "OF, kemudian menitipkan "OF pada  front  office yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.  b. Keesokan harinya, semua "OF diserahkan ke income audit yang akan melakukan  pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti uang, slip kartu kredit, bank note traveler che#u pada general cashier  c. $eneral %ashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing!masing outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing!masing outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.

2

7.1. PENERIMAAN KAS PADA PEN/UMPULAN PIUTAN/ DARI TRA0EL A/ENT A. Bagian Organi%a%i yang Terlia! "ala# Pr$%e"&r Peneri#aan Ka% 'Peng&#+&lan Pi&!ang "ari Trael Agen!)

a.  Account Recei#able' mencatat penjualan kredit, dan menyiapkan faktur tagihan serta melakukan penagihan  b. Collector  bertanggung jaab atas penagihan piutang ke tra#el agent. c. General Cashier  bertanggung jaab penuh atas semua penerimaan semua hasil  penagihan piutang yang dilakukan oleh collector dalam satu hari. B. D$*&#en yang Dig&na*an +a"a Pr$%e"&r Peneri#aan Ka% 'Peng&#+&lan Pi&!ang "ari Trael Agen!)

a.  b. c. d. e.

Guest bill   Reser#ation Form  Agent $oucher   In#oice Cash Receipt 

,. Pr$%e"&r Peneri#aan Ka% Ha%il Pen(&alan Peng&#+&lan Pi&!ang "ari Trael Agen!

a.  Account Recei#able akan memantau umur piutang dari agen sesuai jatuh temponya, saat tiba aktunya untuk melakukan penagihan, (ccount "eceivable akan menyiapkan daftar penagihan piutang beserta bukti pendukungnya & in#oice guest  bill agent #oucher dll), dan menyiapkan cash receipt.  b. (ccount "eceivable akan meminta persetujuan dari head department kemudian akam member data tersebut kepada collector untuk melakukan penagihan kepada agen. c. Hasil penagihan piutang akan diserahkan kepada collector pada general cashier yang akan

mencatat

pada

penerimaan

kas.

*an

kemudian

Collector

akan

menginformasikan pada Account Recei#able, yang mencatat pada kartu piutang agen.

7.1. PENERIMAAN KAS PADA PENERIMAAN UAN/ MUKA A. Bagian Organi%a%i yang Terlia! "ala# Peneri#aan Uang M&*a

a.  Reser#ation menerima reservasi dari tamu yang datang langsung atau melalui travel agent.  b.  Front Office cashier bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.

3

c.  Night Audit   bertanggung jaab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data uang muka dalam satu hari. d.  Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penerimaan uang muka dari tamu dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor. e. General Cashier   mempunyai tanggung jaab penuh atas semua penerimaan uang muka dari tamu dalam satu hari. B. D$*&#en yang Dig&na*an +a"a Pr$%e"&r Peneri#aan Ka% 'Peneri#aan Uang M&*a)

a. Cash Receipt   b.  Reser#ation Form ,. Pr$%e"&r Peneri#aan Ka% +a"a Peneri#aan Uang M&*a

a.

Suatu agen membayar uang muka untuk tamu!tamunya pada saat reservasi,  pembayaran uang muka tersebut akan diterima oleh  front office cashier , dengan membuatkan cash receipt dilampiri reser#ation form, kemudian melaporkannya pada room sales recapitulation  dan memasukkannya dalam "OF bersama!sama dengan

hasil penjualan kamar lainnya.  b. (gen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai untuk memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut menggunakan fasilitas hotel. c. Pada esok harinya, General Cashier akan menerima uang muka tersebut dan mencatatnya

sebagai

penerimaan

kas.

Kemudian

General

Cashier

akan

menginformasikan pada  Account Recei#able akan adanya pembayara uang muka tersebut. D. La+$ran 3ang Di4a%il*an

$enereal %ashier Summary, yang merupakan laporan yang dibuat oleh General  Cashier pada akhir periode yang berisi semua penerimaan kas.

7.2 BA/AN ALUR PROSEDUR PENERIMAAN PADA HOTEL Bagan Al&r 5 Peneri#aan Ka% "ari Ha%il Pen(&alan Ka#ar6 Ma*anan "an Min&#an

F-

$eneral

ncome (udit

 +ight (udit

Front Office

4

"

"





SOS

"S" 

Keterangan' " 0 restaurant - bar bill

/

/ SOS 0 summary of sales

1ang

1ang

$ 0 guest bill "S" 0 room sales recapitulation

"OF

"OF

"OF 0 remittance of fund

%ek 

%ek ulang - catat  pada daily ofsales

%atat pada general cashier  summary - simpan uang arsip bukti

Bagan Al&r 5 Peneri#aan Ka% Ha%il Peng&#+&lan Pi&!ang "ari Agen (ccount "eceivable

2(

Head *epartement

Keterangan' %ollector  2( 0 voucher agent

$eneral %ashier

"F 0 registration form $ 0 guest bill

+

*PP 0 daftar penagihan piutang 5

%" 0 cash receipt $%S 0 general cashier summary

 

"S" 

+

$

 persetujuan

Penagihan ke agen

nvoice

nvoice

nvoice

+

+

+

*PP

*PP

*PP

*PP

+

+

+

+

%" 

%" 

%" 

nvoice

%" 

%atat pada $%S dan stempel 3paid4, informasik  an pada account receivable, lalu arsip

Bagan Al&r 5 Peneri#aan Ka% "ari Uang M&*a

"eservation

"F

(gen

FO %ashier 

 +ight (udit

$eneral

ncome (udit

reservasi 6

"F

"F

"F

+

+

1ang

1ang

cek 

%" 

Keterangan' "F 0 reservation form

%ek ulang

%atat pada general cashier summary, dan informasikan account receivable, lalu arsip

%" cash receipt "OF 0 remittance of fund

"OF

DA8TAR RE8ERENSI

5idanaputra, ((. $P, dkk. 6778.  A%untansi &erhotelan &ende%atan Sistem Informasi. 9ogyakarta' $raha lmu.

7

AKUNTANSI HOTEL 9AKUNTANSI PENERIMAAN KAS PADA USAHA PERHOTELAN:

8

Oleh'

Kel$#+$* 

:uh +opia 9udiastuti

;<7=>7?768@7<

(nak (gung (yu Aas huanesari

;<7=>7?7><@7?

"atih Bayadiningrat

;<7=>7?7==@;6

:uh (prilia 5idiantini

;<7=>7?787@;C

8AKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNI0ERSITAS UDA3ANA 2;17

9

10