Alcance del Proyecto

PMBOK Los principios de Gerencia de Proyectos según el PMI

Alcance del proyecto



Temas del módulo Los procesos Planificación del alcance Definición del alcance Creación del WBS Verificación del alcance Control del alcance

Tema selecto

Administración del Alcance Los procesos

Administración del Alcance del Proyecto Esta área de Gerencia de Proyectos incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para completar el proyecto.

Los procesos incluidos son:

Planificación del alcance

Creación de un plan de gestión del alcance que refleje como se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto y como se creará definirá la Estructura de Desglose del Trabajo (WBS).

Administración del Alcance del Proyecto

Definición del alcance

Desarrollo de un enunciado del alcance del proyecto detallado como base para futura decisiones del proyecto.

Creación del WBS

Subdivisión de los principales “Productos entregables” del proyecto y del trabajo en componentes más pequeños y más fácil de manejar.

Verificación del alcance

Formalización de la aceptación de los “Productos entregables” completados del proyecto.

Control del alcance

Control de los cambios en el alcance del proyecto.

Los procesos

5.1 Planificación del alcance 5.2 Definición del alcance 5.3 Creación del WBS 5.4 Verificación del alcance 5.5 control del alcance

Administración del Alcance

Análisis de los procesos Entradas

Técnicas y Herramientas

Salidas

Administración del Alcance Iniciación del alcance

1. Planificación del alcance El planeamiento del alcance es un proceso para desarrollar el Plan de Gestión del Alcance. El Plan de Gestión del Alcance describe como el Team definirá el alcance, desarrollará el enunciado del alcance del proyecto detallado, desarrollará la WBS, verificará y controlará el alcance del proyecto.

Entradas

1

Factores ambientales de la empresa

2

Activos de los procesos de la organización

3

Acta de Constitución

4

Enunciado del alcance del proyecto preliminar

5

Plan de gestión del proyecto


1

Juicio de expertos

2

Plantillas, formularios, normas

Salidas

1

Plan de gestión del alcance del proyecto

Administración del Alcance Definición del alcance

2. Definición del alcance La preparación de un enunciado del alcance del proyecto se construye sobre la base de los principales “Productos entregables”, las asunciones y las restricciones, que se documentan durante la iniciación del proyecto en el enunciado del alcance preliminar A través de la planificación, el alcance del proyecto se define y describe con mayor especificidad porque se puede contar con más información acerca del proyecto. Las necesidades y expectativas de los stakeholders se analizan y convierten en requisitos. Asunciones y restricciones se analizan para verificar si están completas y si necesarios se modifican.

Entradas

1


2

Acta de Constitución

3

Enunciado del alcance del proyecto preliminar

4

Plan de gestión del alcance

5

Solicitudes de cambios aprobadas


1

Análisis del producto

2

Identificación de alternativas

3

Juicio de expertos

4

Análisis de los interesados

Salidas

1

Enunciado del alcance del proyecto

2

Cambios solicitados

3

Plan de gestión del alcance del proyecto (actualizaciones)

Administración del Alcance Creación del WBS

3. Creación del WBS Una WBS es una descomposición trabajo orientada a la entrega de “Productos entregables” del proyecto. La descomposición involucra subdividir principales “Productos entregables” proyecto en componentes manejables.

del los los del

La WBS no deberá ser confundida con otros tipos de estructuras de desglose, que se usan para presentar la información del proyecto.

3. Creación del WBS

Otras estructuras comúnmente usadas son: CWBS - Contractual Working Breakdown Structure - Se usa para definir el nivel de reporte y documentación que se necesita suministrar al cliente. OBS – Organizational Breakdown Structure - Se usa para mostrar que elementos de trabajo han sido asignados a que unidades organizativas. RBS – Resource Breakdown Structure - Es una variación del OBS y se usa cuando los elementos de trabajo han sido asignados a individuos. BOM - Bill of Materials - Presenta una vista jerárquica de los ensamblajes, subensamblajes y componentes físicos para fabricar un producto.

Entradas

1


2


3


4

Solicitudes de cambios aprobadas


1

Plantillas de la estructura de desglose del trabajo

2

Descomposición

Salidas

1

Enunciado del alcance del proyecto (actualizaciones)

2

Estructura de desglose del trabajo

3

Diccionario de la WBS

4

Línea base del alcance

5

Plan de gestión del alcance (actualizaciones)

6

Cambios solicitados

Administración del Alcance Verificación del alcance

4. Verificación del alcance La verificación del alcance es el proceso de lograr la aceptación formal por parte de los interesados del alcance del proyecto completado y de los “Productos entregables” relacionados. La verificación del alcance se diferencia del control de calidad en que la verificación del alcance se relaciona principalmente con la aceptación del producto, mientras que el control de calidad se relaciona con el cumplimiento de los requisitos especificados para los productos.

Entradas

1


2


3

4

Plan de gestión del alcance del proyecto Productos entregables


1

Inspección

Salidas

1

Producto entregables aceptados

2

Cambios solicitados

3

Acciones correctivas recomendadas

Administración del Alcance Control del alcance

5. Control del alcance El control del alcance del proyecto se encarga de influir sobre los factores que crean cambios en el alcance y de controlar dichos cambios. El control de cambios del alcance asegura que todos los cambios solicitados y las acciones correctivas recomendadas se procesen a través del proceso Control Integrado de Cambios del proyecto. Los cambios no controlados se denominan corrupción del alcance del proyecto.

Entradas 1


2

Estructura de desglose del trabajo

3


4


5

Informes de rendimiento

6

Solicitudes de cambios aprobados

7

Información sobre el rendimiento del trabajo


1

Sistema de control de cambios

2

Análisis de variación

3

Replanificación

4

Sistema de gestión de la configuración

Salidas 1

Enunciado del alcance del proyecto (actualizaciones)

2

Estructura de desglose del trabajo (actualizaciones)

3

Diccionario de la WBS (actualizaciones)

4

Línea base del alcance (actualizaciones)

5

Cambios solicitados

6

Acciones correctivas recomendadas

7

Activos de los procesos de la organización (actualizaciones)

8

Plan de gestión del proyecto (actualizaciones)

Para profundizar Working Breakdown Structure (WBS)

Work Breakdown Structure (WBS) El logro de los objetivos requiere de un plan que defina todos los esfuerzos requeridos, la asignación de las responsabilidades a un elemento definido de la organización y que establezca cronogramas y presupuestos para la realización de los trabajos.

En la planificación de un proyecto, el Gerente debe estructurar el trabajo en pequeños elementos que sean:

Manejables, de manera que autoridad responsabilidad puedan ser asignadas

y

Work Breakdown Structure (WBS)

Independientes o con un mínimo de interfaces

Completos

Mesurables

Esta operación permitirá el desarrollo de una Work Breakdown Structure (WBS), una de las tareas más importante en la planificación de un proyecto La WBS es una representación del proyecto, en forma gráfica descriptiva, que subdivide las actividades en varios niveles llegando al grado de detalle necesario para un planeamiento y control adecuado


La WBS provee una estructura desde la cual se puede:

Dividir el proyecto en sus elementos constituyentes

Preparar la planificación del proyecto

Establecer cronogramas y presupuestos

Asociar los recursos a las actividades

Monitorear el proyecto

Asignar responsabilidades

Facilitar la comunicación


La WBS puede ser estructurada de varias maneras. Las más comunes son:

Orientadas a los “Productos entregables” • Productos • Área física

Orientada a la programación • Tarea o actividad • Secuencial (Fases)

Orientada a los recursos • Disciplinas • Unidades administrativas

Ejemplo de WBS WBS orientada a los “Productos entregables” ( productos)

Fig. IV.1

Work Breakdown Structure - Orientada al producto

Proyecto hidroeléctrico del Sur

Central

Represa

Red eléctrica

Nivel 1 de la WBS

Autopista

Nivel 2 de la WBS

Fig. IV.2

Work Breakdown Structure - Orientada al producto

Nivel 2 de la WBS

Central

Power House

Tuneles de diversión

Caverna

Penstokes

Turbinas

Draft Tubes

Edificio

Caverna de transform.

Nivel 3 de la WBS

Nivel4 de la WBS

Ejemplo de WBS WBS orientada a la Programación ( actividades)

Fig. IV.3

Work Breakdown Structure

Construcción de 5 galpones industriales

Preparación del sitio

Cimentaciones

Estructuras

Nivel 1 de la WBS

Instalaciones tecnológicas

Acabados

Nivel 2 de la WBS

Fig. IV.4

Work Breakdown Structure

Nivel 2 de la WBS

Preparación del sitio

Levantamiento del sitio

Estudio de suelos

Límites terreno

Excavaciones

Benchmarks

Relleno y compactación

Instalación servicios

Nivel 3 de la WBS

Localización servicios

Estacas de construcción

Nivel 4 de la WBS


Aunque existan diferentes tipos de WBS, una estructura a 4 niveles, como aquella ilustrada en la Tabla IV.1, es generalmente suficiente para la mayoría de los proyectos: Tabla IV.1

Tipo de nivel

Nivel

Descripción

1

Proyecto

2

Tarea

3

Sub- tarea

4

Work Package

Gerencial

Técnico


Naturalmente una WBS puede ser extendida al número de niveles más convenientes para representar el proyecto de la manera más adecuada, Las Fig. IV.5 y la Fig. IV.6 muestran una WBS muy detallada. Sin embargo, hay que tener mucho cuidado con la descomposición del proyecto. Una WBS muy detallada requerirá un seguimiento muy detallado y muchas veces el control de las actividades no podrá ser logrado. Mayor el número de niveles, mayor será el costo del control

Fig. IV.5

1. Proyecto 2. Instalación / Área 3. sub. Instalación / Sub. Área 4. Detalle de sub Instalación /Sub Área 5. Elementos estándares del trabajo 1000 Movimiento de tierra 6000 Tubería 2000 Concreto 7000 Electricidad 3000 Trabajos metálicos 8000 Misceláneos 4000 Arquitectura 9000 Indirectos 5000 Equipo 6. Detalle del elemento de trabajo 7. Designación del detalle 8. Elementos básicos del costo 0 Mano de obra 3 Subcontrato 1 Uso del equipo 4 Instalaciones 2 Materiales 5 Gastos 9. Ulteriores detalles de costo básico

x Proyecto

x x xx x xx x x x Instalación Elementos Elementos de trabajo de costo

Fig. IV.6 1. Proyecto

Central Hidroeléctrica del Cuzco 2. Instalación

Vertedero 3. Sub.-Instalación

Compuertas 4. Detalles de sub. instalación

Anclaje compuertas 5. Elementos estándares del trabajo

Trabajo metálico 6. Detalle del elemento de trabajo

Clavos de anclaje 7. Designación del detalle

Clavos de anclaje de 30 mm (Partidas) 8. Elementos básicos del costo

2. Materiales

Work Breakdown Structure (WBS) En la Tabla IV.1 hemos considerado cuatro niveles. Los primero dos niveles deberían ser usados a nivel de gerencia, mientras que los últimos dos niveles son requeridos a nivel técnico. Ciertas características son típicas de los niveles de la WBS:

1. Los primeros dos niveles sirven como una descripción general del proyecto y no deberían ser asignados a ningún departamento de la compañía. 2. Las contribuciones de los varios departamentos deberían ser definidas a nivel 3 ó 4. 3. La actividad descrita en cada nivel debería ser la suma de todos los trabajos del nivel sucesivo.


4. Cada elemento de trabajo debería ser asignado a un solo nivel. 5. El nivel en el cual el proyecto viene manejado se denomina Work Package (Paquete de trabajo) que generalmente corresponde a una actividad en un programa CPM.

Un Work Package tiene las características siguientes:

1. Representa unidades de trabajo a nivel donde el trabajo viene ejecutado. 2. Las fechas de comienzo y de fin deben estar establecidas. 3. Posee un presupuesto.

Definiciones de: Entradas Técnicas y Herramientas Salidas

Administración del Alcance Iniciación del alcance

1. Planificación del Alcance

Entradas Factores ambientales de la empresa

Los factores ambientales de la empresa incluyen aspectos tales como la cultura de la organización, las herramientas, los recursos humanos, las políticas relativas al personal y las condiciones del mercado que podrían afectar a la forma en que se gestiona el alcance del proyecto.


Entradas Activos de organización

los

procesos

de

la

Los activos de los procesos de la organización son las políticas, los procedimientos y las guías formales e informales que podrían afectar la forma en que se gestiona el alcance del proyecto.


Entradas Acta de Constitución del proyecto

Ya descrito anteriormente.


Entradas Enunciado del alcance del proyecto preliminar



Entradas Plan de gestión del proyecto



Herramientas y Técnicas Juicio de expertos

El juicio de expertos en relación a la forma en que se ha gestionado el alcance de proyectos equivalentes se usa para desarrollar el plan de gestión del alcance del proyecto.


Herramientas y Técnicas Plantillas, formularios, normas

Las plantillas podrían incluir plantillas de estructura de desglose del trabajo, plantillas del plan de gestión del alcance y formularios de control de cambios en el alcance del proyecto.


Salidas Plan de gestión del alcance del proyecto

El plan de gestión del alcance del proyecto proporciona orientación sobre como el Team de Proyecto definirá, documentará, verificará, gestionará y controlará el alcance del proyecto. Los componentes de un plan de gestión del alcance son:

Un proceso para preparar el alcance del proyecto detallado basado en el enunciado del proyecto preliminar.



Un proceso que permite la creación de una WBS a partir del enunciado del alcance del proyecto detallado.

Un proceso que especifica como se obtendrá la verificación y aceptación formal de los productos entregables completados del proyecto.

Un proceso para controlar como se procesarán las solicitudes de cambo al enunciado del alcance del proceso detallado.

Un plan de gestión del alcance del proyecto es un plan subsidiario del plan de gestión del proyecto o está incluido en éste.

Administración del Alcance Definición del alcance

2. Definición del Alcance

Entradas Activos de los organización

procesos


de

la


Entradas Acta de Constitución del proyecto

Si no se usa una acta de constitución del proyecto en una organización ejecutante, debe adquirirse o desarrollarse una información similar y usarse para desarrollar el enunciado del alcance del proyecto detallado.


Entradas Enunciado del alcance del proyecto preliminar

Si no se usa un enunciado del alcance del proyecto preliminar, debe adquirirse o desarrollarse una información similar, incluida la descripción del alcance del producto, y usarse para desarrollar el enunciado del alcance del proyecto detallado.


Entradas Plan de gestión del alcance del proyecto



Entradas Solicitudes de cambio aprobadas

Las solicitudes de cambio aprobadas pueden hacer que se modifique el alcance del proyecto, la calidad del proyecto, los costos estimados o el cronograma del proyecto. A menudo, los cambios se identifican y aprueban mientras se está realizando el trabajo del proyecto.


Herramientas y Técnicas Análisis del producto

El análisis del producto incluye técnicas tales como desglose del producto, análisis de sistemas, ingeniería de sistemas, ingeniería del valor, análisis del valor y análisis funcional


Herramientas y Técnicas Identificación de alternativas

Es cualquier técnica usada para generar diferentes aproximaciones a un proyecto. Hay una gran variedad de técnicas generales de administración que se usan , como al Brain storming y el pensamiento lateral.


Herramientas y Técnicas Juicio de expertos

El juicio de expertos puede usarse para desarrollar parte del enunciado del alcance del proyecto detallado.


Herramientas y Técnicas Análisis de los interesados

El análisis de los interesados identifica la influencia y los intereses de los diversos interesados y documenta sus necesidades, deseos y expectativas. El análisis entonces selecciona, prioriza y cuantifica las necesidades, deseos y expectativas para crear requisitos. Las expectativas no cuantificables, tales como la satisfacción del cliente, son sujetivas e implican un alto riesgo de no ser logradas.


Salidas Enunciado del alcance del proyecto

El enunciado del alcance del proyecto describe en detalle los productos entregables y el trabajo para crear dichos productos. El enunciado del alcance del proyecto también proporciona un entendimiento común del alcance del proyecto entre los interesados y describe los principales objetivos del proyecto.



También permite al Team del Proyecto realizar una planificación más detallada, guía el trabajo del Team durante la ejecución y proporciona la línea base para evaluar las solicitudes de cambio o trabajo adicional. El enunciado del trabajo incluye:

Objetivos del proyecto

Descripción del alcance del producto

Requisitos del proyecto



Límites del proyecto

Productos entregables del proyecto

Criterios de aceptación del producto

Restricciones del proyecto

Asunciones del proyecto.

Organización inicial del proyecto

Riesgos iniciales definidos



Hitos del cronograma

Limitaciones de fondos

Estimación de costos

Requisitos de la configuración del proyecto

Especificaciones del proyecto

Requisitos de aprobación


Salidas Cambios solicitados

Los cambios solicitados al plan de gestión del proyecto y sus planes subsidiarios pueden desarrollarse durante el proceso de Definición del Alcance. Los cambios solicitados se procesan para su revisión y disposición a través del proceso Control Integrado de Cambios.



Puede ser necesario actualizar el componente plan de gestión del alcance del proyecto del plan de gestión del proyecto a fin de incluir las solicitudes de cambio aprobadas resultante del Proceso Definición del Alcance del proyecto.

Administración del Alcance Creación del WBS


Entradas Activos de los organización

procesos


de

la


Entradas Enunciado del alcance del proyecto









Herramientas y Técnicas Plantillas de la estructura desglose del trabajo

de

Si bien cada proyecto es único, a menudo una WBS de un proyecto anterior puede usarse como plantilla para un nuevo proyecto. Por ejemplo, muchos proyectos dentro de una organización dada tendrán un ciclo de vida del proyecto igual o similar y por lo tanto tendrán productos entregables requeridos iguales o similares para cada fase.


Herramientas y Técnicas Descomposición

La descomposición involucra subdividir los principales deliverables del proyecto en componentes manejables hasta que los mismos sean definidos con suficientes detalles para soportar las actividades del proyecto (planeamiento, ejecución, control y cierre). Ver “Tema para profundizar”.


Salidas Enunciado del alcance proyecto (actualizaciones)

del

Si las solicitudes de cambio aprobadas son el resultado del proceso Crear WBS, el enunciado del alcance del proyecto deberá ser actualizado para incluir aquellos cambio aprobados.


Salidas Estructura de desglose del trabajo

El documento clave generado por el proceso Crear WBS es la misma WBS. A cada componente de la WBS se le asigna un identificador único de un código de cuentas. Estos identificadores proporcionan una estructura para un resumen jerárquico de información sobre costos, cronograma y recursos.


Salidas

La WBS no deberá ser confundida con otros tipos de estructuras de desglose, que se usan para presentar la información del proyecto tales como: OBS – Organizational Breakdown Structure - Se usa

para mostrar que elementos de trabajo han sido asignados a que unidades organizativas. RBS – Resource Breakdown Structure - Es una

variación del OBS y se usa cuando los elementos de trabajo han sido asignados a individuos. BOM - Bill of Materials - Presenta una vista jerárquica

de los ensamblajes, subensamblajes y componentes físicos para fabricar un producto.


Salidas Diccionario de la WBS

El documento generado por el proceso Crear WBS que respalda la WBS se denomina diccionario de la WBS y es un documento que acompaña la WBS.


Salidas Línea base del alcance

El enunciado del alcance del proyecto detallado y aprobado, así como su WBS y diccionario de la WBS, constituyen la línea base del alcance del proyecto.


Salidas Plan de gestión del alcance del proyecto (actualizaciones)

Puede ser necesario actualizar el plan de gestión del alcance del proyecto para incluir las solicitudes de cambios aprobadas generadas durante el proceso Crear WBS.



Los cambios solicitados al enunciado del alcance del proyecto y sus componentes pueden generarse a partir del proceso crear WBS y se procesan para su revisión y aprobación a través del proceso Control Integrado de cambios.

Administración del Alcance Verificación del alcance

4. Verificación del Alcance


El enunciado del alcance del proyecto incluye la descripción del alcance del producto que describe el producto que debe revisarse y los criterios de aceptación del producto.


Entradas Diccionario de la WBS

El diccionario de la WBS es un componente de la definición del alcance del proyecto detallado y se usa para verificar que los productos entregables que se están produciendo y aceptando están comprendidos dentro del alcance del proyecto aprobado.





Entradas Productos entregables

Los productos entregables son aquellos que se han completado total o parcialmente.


Herramientas y Técnicas Inspección

La inspección incluye actividades tales como mediciones, exámenes y ensayos para determinar si los resultados cumplen con los requerimientos. Muchas veces, las inspecciones se llaman: revisiones, auditorias y visitas in situ.


Salidas Productos entregables aceptados

El proceso Verificación del Alcance documenta aquellos productos entregables completados que se han aceptado.



Los cambios solicitados pueden generarse a partir del proceso Verificación del alcance y se procesan para su revisión y aprobación a través del procesos Control Integrado de Cambios.


Salidas Acciones correctivas recomendadas


Administración del Alcance Control del alcance

5. Control del Alcance


El enunciado del alcance del proyecto, junto con su WBS y el diccionario de la WBS, define la línea base del alcance del proyecto y el alcance del producto.


Entradas Estructura de desglose del trabajo



Entradas Diccionario de la WBS






Entradas Informe de rendimiento

Los informes de rendimiento proporcionan información sobre el rendimiento del trabajo del proyecto, como por ejemplo los productos entregables intermedios que se han completado.



Una solicitud de cambio aprobada que causa un impacto sobre el alcance del proyecto es cualquier modificación a la línea base del proyecto acordada, según se define en el enunciado del alcance del proyecto.


Entradas Información sobre el rendimiento del trabajo



Herramientas y Técnicas Sistema de control de cambios

Un sistema de control de cambios en el alcance del proyecto define los procedimientos por los cuales pueden modificarse el alcance del proyecto y el alcance del producto. El sistema incluye la documentación, los sistemas de seguimiento y niveles de aprobación para autorizar cambios.


Herramientas y Técnicas Análisis de variación

Las mediciones del rendimiento del proyecto se usan para evaluar la magnitud de la variación. Entre los aspectos importantes control del alcance del proyecto incluyen determinar la causa variación relativa a la línea base alcance.

del se de del


Herramientas y Técnicas Replanificación

Las solicitud de cambios aprobadas que afectan el alcance pueden exigir que se hagan modificaciones en la WBS, en el enunciado del alcance del proyecto y en el plan de gestión del alcance del proyecto.


Herramientas y Técnicas Sistema de gestión de la configuración

Un sistema de gestión de la configuración proporciona procedimientos para el estado de los productos entregables y asegura que se tengan en cuenta y se documenten los cambios solicitados en el alcance del proyecto y del producto antes de procesarse a través del proceso Control Integrado de Cambios.


Salidas Enunciado del alcance del proyecto (actualizaciones)

Si las solicitudes de cambio aprobadas tienen efecto sobre el alcance del proyecto, el enunciado del alcance del proyecto se revisa y se emite nuevamente para reflejar los cambios aprobados. El enunciado del alcance aprobado se convierte en la nueva línea base del alcance del proyecto para cambios futuros.


Salidas Estructura de desglose trabajo (actualizaciones)

del

Si las solicitudes de cambio aprobadas tienen efecto sobre el alcance del proyecto, el WBS se revisa y se emite nuevamente para reflejar los cambios aprobados.


Salidas Diccionario de (actualizaciones)

la

WBS

Si las solicitudes de cambio aprobadas tienen efecto sobre el alcance del proyecto, el diccionario del WBS se revisa y se emite nuevamente para reflejar los cambios aprobados.


Salidas Línea base del (actualizaciones)


alcance



Los resultados del control del alcance pueden generar cambios solicitados, que se procesan para su revisión y disposición de acuerdo con el proceso Control Integral de Cambios


Salidas Acciones correctivas recomendadas

Una acción correctiva recomendad es todo paso recomendado para alinear el rendimiento del proyecto futuro esperado con el plan de gestión del proyecto y el enunciado del alcance.


Salidas Activos de los procesos de organización (actualizaciones)

la

Las causas de las variaciones, el razonamiento detrás de la acción correctiva tomada y otros tipos de lecciones aprendidas del control de cambios al alcance deberán estar documentados para que esta información se vuelva parte de la base de datos histórica para este y otros proyectos de la compañía.


Salidas Plan de gestión (actualizaciones)

del

proyecto

Si las solicitudes de cambio aprobadas tienen efecto sobre el alcance del proyecto, los correspondientes documentos de componentes y la línea base de costos, así como la línea base del cronograma del plan de gestión del proyecto, se revisan y se emiten nuevamente para reflejar los cambios aprobados.

Alcance del Proyecto

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