ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DI CV. MEGA ARTA
Oleh : 1. Kadek Dwi Wijayanti
(3215006)
2. Ni Wayan Mariani
(3215015)
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER BANDUNG BALI SISTEM INFORMASI DENPASAR 2018
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Perkembangan dunia usaha dan dunia ilmu pengetahuan teknologi yang semakin meningkat, menyebabkan dibutuhkannya suatu alat yang dapat menjalankan semua aktivitas tersebut. Sehingga dengan kehadiran komputer sebagai alat untuk pengolahan data maupun perancangan sangatlah tepat. Dari hasil analisa terhadap data atau informasi yang diperoleh terdapat kebutuhan yang mendesak akan ketersediaan suatu program aplikasi pengolahan data gaji karyawan. CV. Mega Arta adalah salah satu dari sekian banyak perusahaan yang masih melakukan proses penggajian karyawan secara konvensional. CV. Mega Arta beralamat di Jl. Mahendradatta, Blok. C No. 1x Denpasar. CV. Mega Arta adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang jasa konstruksi atau kontraktor. Untuk melakukan proses pengolahan data gaji karyawan CV. Mega Arta masih dilakukan secara konvensional yaitu berdasarkan pada daftar hadir karyawan yang tercantum pada buku absensi ditambah dengan upah lembur dan gaji pokok, dan nantinya buku absensi ini akan dijadikan pedoman dalam perhitungan gaji yang akan diterima karyawan. Sistem konvensional seperti ini membutuhkan waktu dan tenaga yang lebih banyak sehingga pekerjaan menjadi kurang efektif dan ditemukan berbagai kesulitan dalam mencari data-data gaji yang diperlukan karena data tersebut disimpan hanya sebagai arsip. Adapun sistem penggajian yang sedang berjalan sekarang ini terkadang masih menemui banyak masalah diantaranya kesulitan dalam proses pembuatan slip gaji karyawan kar yawan karena masih belum terkomputerisasi. terkomput erisasi. Pihak administrasi pun juga kesulitan dalam proses pembuatan laporan gaji karyawan perbulan untuk diberikan pada Direktur CV. Mega Arta. Dari permasalahan di atas, maka penulis mencoba memberikan solusi sebuah program aplikasi, serta akan dilakukan penelitian dan penyusunan laporan dengan judul ” SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA CV. MEGA ARTA ”.
1.2 Identifikasi Masalah 1. Proses pengolahan data masih dilakukan secara konvensional sehingga proses berjalan kurang efektif 2. Sulit dibuatnya slip gaji dan laporan gaji karyawan karena belum ada sistem sistem penggajian yang terkomputerisasi
3. Data-data gaji sulit ditemukan karena data tersebut disimpan hanya sebagai arsip. 1.3 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah diatas, adapun rumusan masalah yang kami dapat ialah sebagai berikut :
1. Bagaimana membuat sebuah sistem informasi penggajian yang terkomputerisasi sesuai dengan kebutuhan CV. Mega Arta sehingga dapat meminimalisir kesulitankesulitan yang dihadapi saat ini? 1.4 Batasan Masalah Luaran yang diharapkan dari apl ikasi ini adalah : 1. Obyek penelitian hanya pada CV. Mega Arta Denpasar 2. Sistem ini berbasis dekstop 3. Sistem yang dibuat disesuaikan dengan prosedur yang sudah ada di CV. Mega Arta 1.5 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari pembuatan sistem penggajian ini ialah sebagai berikut : 1. Tujuan dari penelitian adalah Menghasilkan sebuah produk yang berupa program aplikasi untuk mengolah data gaji karyawan pada CV. Mega Arta 1.6 Metodologi Penelitian 1. Wawancara Wawancara dilakukan secara langsung dengan pihak yang terkait. 2. Metode Studi Literatur Studi literatur dilakukan dengan mengkaji dan mempelajari tugas akhir dan buku-buku referensi yang relevan. 3. Analisis Sistem Memahami sistem yang sudah ada dengan menganalisa permasalahan dan mencari solusinya. 4. Perancangan Sitem Perancangan sistem meliputi penentuan struktur data yang diperlukan untuk mengimplementasikan sistem, perancangan arsitektur sistem, perancangan antarmuka, input , dan output sistem. 5. Implementasi Implementasi dilakukan dengan pengaplikasian sistem menggunakan perangkat lunak sesuai dengan perancangan yang telah dilakukan.
6. Uji Coba Untuk menentukan apakah sistem telah berfungsi dengan benar. 7. Maintenance Untuk memperbaiki sistem jika terjadi kesalahan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Sistem
Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dai prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu.
2.2.1 Karakterisik Sistem
Jogianto (2005 : 3) mengemukakan system mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yakni : a. Komponen (components (components)) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. komponen-komponen sistem atau elemenelemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian bagian dari sistem. b. Batasan Sistem (boundary (boundary)) Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. batasan suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut. c. Lingkungan Luar Sistem (evinronment (evinronment ) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi. d. Penghubung Sistem (interfance (interfance)) Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainya. e. Masukan Sistem (input (input ) Masukan sistem adalah energi yang masukan kedalam sistem. masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input), dan masukan sinyal (signal input). f. Keluaran Sistem (output (output ) Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklafikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
g. Pengolahan Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. h. Sasaran Sistem Sebuah sistem sudah tentu mempunyai sasaran ataupun tujuan.
2.2 Pengertian Informasi
Informasi merupakan hasil dari data yang di proses yang berasal dari inputan suatu kejadian yang nyata yang berguna bagi pemakainya.
2.3 Sistem Informasi
Sistem yang ada berfungsi sebagai penghasil suatu keluaran, baik berupa informasi maupun berupa objek / benda. Untuk keluaran berupa informasi, maka sistem tersebut dikatakan sebagai sistem informasi. 2.3.1 Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. Pada ERD, entity digambarkan dengan sebuah bentuk persegi panjang. Entitas diberi nama dengan kata benda dan dapat dikelompokkan dalam empat jenis nama, yaitu orang, benda, lokasi, kejadian (terdapat unsur waktu didalamnya). Sedangkan relationship dapat digambarkan dengan sebuah bentuk belah ketupat. Relationship adalah hubungan alamiah yang terjadi antara entitas. Pada umumnya relationship diberi nama dengan kata kerja dasar, (bisa dengan kalimat aktif dan kalimat pasif). Penggambaran hubungan yang terjadi adalah adalah sebuah bentuk belah ketupat dihubungkan dengan dua bentuk empat persegi panjang.
2.3.2 Sistem Informasi Penggajian
Pada bab sistem informasi Penggajian akan dijelaskan men genai dasar teori dalam pembuatan sistem informasi Penggajian.Sistem informasi Penggajian merupakan sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai manajer, atau kepada karyawan yang gajinya dibayarkan bulanan, berhubungan dengan penggajian. Data yang dimaksud terdiri atas informasi penggajian sebagai berikut :
a. Melakukan input data data bagian dan menyimpannya ke dalam database. b. Melakukan input data Karyawan dan menyimpannya ke dalam database. c. Melakukan input absensi, lembur , Tunjangan dan potongan gaji Karyawan ke dalam database. d. Mencetak slip gaji karyawan. e. Mencetak laporan penggajian karyawan untuk diserahkan sebagai bukti kepada pimpinan perusahaan. Sistem Informasi Penggajian merupakan sistem dalam mengatur segala hal yang berkaitan dengan penggajian karyawan. Sebuah sistem informasi Penggajian yang baik tentunya mampu menjalankan semua hal yang berkaitan dengan penyelenggaraan maupun hal – hal – hal hal spesifik lainnya, semua komponen dipermudah dengan adanya system ini, sehingga mencegah terjadinya kesalahan atau kehilangan data di dalam perusahaan. 2.3.3 Manajemen Proyek
Manajemen Proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu pula. Manajemen proyek sangat cocok untuk suatu lingkungan bisnis yang menuntut kemampuan akuntansi, fleksibilitas, inovasi, kecepatan, dan perbaikan yang berkelanjutan. Manajemen Proyek Sistem Informasi adalah sebuah cara yang dilakukan untuk mengelola sumber daya (manusia, data, anggaran) untuk mencapai suatu tujuan yang ditentukan. Apa maksud dari mencapai suatu tujuan yang ditentukan Maksudnya ialah suatu proyek yang dimanajemen sedemikian rupa agar sesuai dengan anggaran, keinginan konsumen, sesuai jadwal, dll. Hal itulah yang menjadi dasar dari manajemen sistem informasi tersebut.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem yang Berjalan
Penggunaan Sistem Informasi Penggajian Pegawai pada CV. Mega Arta yang ada sekarang ini belum memenuhi kriteria yang sudah dilakukan pada perusahaan-perusahaan lain yang sudah berkembang, hal ini dikarenakan sistem yang ada masih menggunakan arsip, sehingga dalam pengelolaan data nya masih sedikit memakan waktu yang cukup lama yang mengakibatkan penyajian laporan penggajiannya pun menjadi terlambat. terlambat. Untuk alur data Sistem Penggajian Pegawai yang sedang berjalan di CV. Mega Arta akan di uraikan menggunakan Flowmap, Diagram Konteks dan DFD (Data Flow Diagram). 3.1.1 Analisis Dokumen
Analisis dokumen merupakan langkah utama penganalisaan, dimana kumpulan dokumen ini merupakan kesatuan data untuk proses lebih lanjut sehingga menghasilkan informasi yang di gunakan sesuai dengan prosedur yang di tetapkan sebelumnya. Dokumen apa saja yang berjalan yang melewati Sistem Informasi Penggajian Pegawai. Dokumen yang digunakan diantaranya : 1. Nama Dokumen : Data Pegawai Fungsi : Sebagai Bukti Sumber : Pegawai Distribusi : Bagian Keuangan Rangkap : 1 Frekuensi : Setiap akan mengambil gaji 2. Nama Dokumen : Slip Gaji Fungsi : Sebagai Bukti Pengambilan Gaji Sumber : Bagian Keuangan Distribusi : Bagian Keuangan Rangkap : 2
Frekuensi : Setiap akan mengambil gaji 3. Nama Dokumen : Slip Gaji Yang Yan g sudah di Validasi Fungsi : Sebagai Bukti Sumber : Bagian Keuangan Distribusi : Bagian Keuangan Rangkap : 2 Frekuensi : Setiap akan mengambil gaji 4. Nama Dokumen : Laporan Data Gaji Pegawai Fungsi : Sebagai Bukti/Laporan kepada Pimpinan Sumber : Bagian Keuangan Distribusi : Bagian Keuangan Rangkap : 2 Frekuensi :
Setiap pembayaran gaji para pegawai
5. Nama Dokumen : Data Absensi Fungsi : Untuk Menghitung Gaji Pegawai Sumber : Bagian Personalia Distribusi : Bagian Personalia Rangkap : 2 Frekuensi : Setiap 1 Bulan Sekali
3.1.2 Analisis yang Sedang Berjalan
Prosedur merupakan langkah-langkah yang di lakukan oleh sistem sehingga dapat memberikan hasil berupa laporan. Di bawah ini adalah prosedur sistem yang sedang berjalan yang di sajikan dalam bentuk FlowMap, Diagram Konteks dan DFD (Data Flow Diagram). 3.1.2.1 Flow Map FlowMap merupakan diagram alir yang menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari
dokumen, aliran data fisik, fisik, entitas-entitas Sistem Informasi Informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan Sistem Informasi. Penulis mencoba menggambarkan pergerakan proses Penggajian Pegawai dalam bentuk flowmap. Even list
1. Pegawai memberikan data pegawai kepada bagian keuangan 2. Dibagian keuangan, data pegawai dicatat kedalam buku tentang data pegawai 3. Lalu bagian keuangan membuat rekap data pegawai sebanyak 2 rangkap yang data didalamnya berdasarkan dokumen data pegawai yang sudah di catat 4. Satu rangkap data pegawai di arsipkan dibagian keuangan dan satu rangkap lagi dijadikan data untuk proses pembuatan slip gaji 5. Bagian keuangan membuat slip gaji sebanyak 2 rangkap 6. Kemudian 2 rangkap slip gaji tersebut diserahkan kepada pimpinan untuk disahkan 7. Setelah slip gaji disahkan, lalu 2 rangkap slip gaji pegawai diserahkan kembali kebagian keuangan 8. Satu rangkap slip gaji diberikan kepada pegawai sebagai bukti gaji dan satu rangkap lagi dijadikan bahan untuk membuat laporan gaji 9. Laporan gaji pegawai dibuat sebanyak 2 rangkap, satu untuk diarsipkan di bagian keuangan dan satu lagi diberikan kepada pimpinan.
gambar 3.1 Flowmap sistem yang sedang berjalan
3.1.2.2 Diagram Konteks Diagram Konteks merupakan suatu diagram alir yang menggambarkan arus data pada suatu sistem yang bertujuan untuk menggambarkan sistem Pengolahan data secara garis besar atau keseluruhan. Diagram konteks ini dirancang untuk mengetahui masukan dan keluaran yang dibutuhkan oleh sistem, serta menggambarkan hubungan antara sistem dan entitas yang terlibat. Untuk lebih jelasnya penulis menyajikannya dalam bentuk Diagram Konteks.
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem yang sedang Berjalan 3.1.2.3 Data Flow Diagram DFD (Data Flpw Diagram) merupakan diagram alir yang dipresentasikan dengan lambang-lambang tertentu. Dengan adanya DFD maka penulisan suatu program akan menjadi lebih mudah dalam pelaksanaannya, pelaksan aannya, karena menggunakan men ggunakan lambinglambang yang bersifat standar yang ditetapkan secara umum dalam enulisan desain. Penulisan DFD ini bertujuan untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan.
Gambar 3.3 Data Flow Diagram sistem yang sedang berjalan 3.1.3 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan dan Solusinya Permasalahan Rencana Resolusi Pemrosesan data penggajian pegawai Membuat Sistem Informasi belum terkomputerisasi Penggajian Pegawai
Integritas data tidak terjaga, sehingga Membuat database di SQL Server, rentan terjadi kesalahan sehingga data bias diakses dan di update di kemudian hari, serta bias di back up untuk keamanan data Pembuatan laporan penggajiam masih Membuat Sistem Informasi menggunakan arsip, sehingga Penggajian yang didalamnya terdapat membutuhkan waktu yang cukup lama pembuatan laporan-laporan dan sering terjadi kesalahan data Keamanan data kurang terjamin Membuat Sistem Sistem Informasi Informasi yang yang didalamnya terdapat password user Table 3.1 Evaluasi Sistem yang sedang sedan g Berjalan
3.2 Analisis Sistem yang di Usulkan
Sistem yang dirancang merupakan usulan perancangan sistem untuk memperbaiki sistem penghitungan penggajian pegawai yang sedang berjalan sebelumnya. Sistem ini memiliki peranan yang sangat penting dalam menyediakan informasi tentang proses penghitungan gaji pegawai dan laporannya. Informasi yang tersedia dalam Sistem Informasi Penggajian Pegawai meliputi data pegawai, data kehadiran pegawai, tunjangan dan potongan pegawai, slip gaji dan juga membantu penyajian atau pencetakan laporan setiap minggunya. 3.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Perancangan Sistem Informasi bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai sistem yang di usulkan sebagai penyempurnaan dari sistem yang sedang berjalan. Sistem yang sedang berjalan secara keseluruhan dilakukan menggunakan arsip/buku besar, sedangkan sistem yang diusulkan menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi agar Penghitungan gaji pegawai menjadi lebih optimal,cepat, tepat. Mempunyai database tersendiri untuk penyimpanan data pegawainya dan dalam penyajian laporan maupun pembuatan slip gaji dapat lebih mudah dan tidak mengalami banyak kesalahan dalam penghitungannya. 3.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Sistem Informasi yang di usulkan memiliki beberapa keunggulan dan persediaan dari sistem yang sedang berjalan. Sistem yang di usulkan telah terkomputerisasi, lebih mudah digunakan, integritas data terjaga, tidak akan memakan waktu yang lama dalam menghitung gaji pegawai dalam setiap minggunya. Karena didalamnya telah disediakan pencetakan laporan-laporan dan fasilitas lainnya yang akan mempermudah user untuk menggunakan sistem ini. 3.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Perancangan prosedur dari Sistem Informasi Penggajian Pegawai pada CV. Mega Arta akan dituangkan dalam bentuk FlowMap, Diagram Konteks, DFD (Data Flow Diagram) dan Entity Relationship Diagram (ERD).
3.2.3.1 Flowmap
Flowmap merupakan diagram alir yang menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari
dokumen, aliran data fisik, entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi yang diusulkan.
Even list
1. Pegawai menyerahkan data pegawai ke bagian k euangan yang akan di input dan di masukkan ke dalam database 2. Setelah diproses, database mencetak slip gaji pegawai, lalu oleh bagian keuangan diberikan kepada pimpinan 3. Pimpinan melakukan proses penandatanganan sebanyak 1 rangkap dalam bentuk dokumen 4. Setelah di tandatangani, pimpinan menyerahkan slip gaji kepada bagian keuangan, untuk diberikan kepada pegawai 5. Slip gaji yang sudah di tandatangani di input ke dalam database dan di cetak laporan gajinya 6. Laporan gaji tersebut dibuat 1 rangkap, untuk diserahkan kepada pimpinan.
Gambar 3.4 Flowmap Sistem yang diusulkan
3.2.3.2 Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan alat untuk struktur analisis yang menggambarkan sistem secara umum. Sistem Informasi yang dibuat akan menghasilkan sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan informasi yang dihasilkan.
Gambar 3.5 Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan 3.2.3.3 Data Flow Diagram (DFD)
DFD (Data Flow Diagram) merupakan alat pada metodologi pengembangan sistem secara terstruktur, yang menggambarkan alur data dari suatu sistem.
Gambar 3.6 DFD Sistem yang Diusulkan 3.2.3.4 Entity Relationship Diagram (ERD) Diagram hubungan entitas atau dikenal dengan diagram ER adalah rotasi grafik dari sebuah model data atau sebuah model jaringan yang menjelaskan tentang data yang tersimpan dari sebuah sistem.
Gambar 3.7 ERD Sistem yang Diusulkan
BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian dan penjelasan yang telah dikemukakan, penulis dapat membuat kesimpulan tentang sistem informasi penggajian pada CV. Mega Arta. Adapun kesimpulannya sebagai berikut : a. Sistem penggajian informasi dapat membantu dalam pengelolaan penggajian karyawan sehingga menghasilkan informasi yang valid. b. Dengan adanya sistem ini diharapkan segala kendala tentang ketidak akuratan laporanlaporan yang berhubungan dengan masalah penggajian karyawan dapat diatasi. c. Dari proses perancangan sistem ini, dapat di ketahui bahwa untuk menyusun suatu sistem informasi yang baik, tahap-tahap yang perlu dilakukan adalah dengan mempelajari sistem yang ada atau yang berlaku saat ini, merumuskan masalah yang ada, mencari alternatif penyelesaian untuk masalah yang ada, kemudian merancang suatu sistem yang dapat mengatasi masalah. d. Sistem informasi penggajian karyawan di nilai dapat dengan mudah dipelajari, mudah digunakan, dengan tampilan yang cukup menarik, menyenangkan user dan menghasilkan informasi yang valid. 4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, maka saran yang dapat penulis kemukakan agar menjadi bahan masukan dan pertimbangan untuk bagian keuangan CV. Mega Arta sebagai berikut : a. Agar dalam hal penggelolaan data dari sumber dilakukan penyimpanan pada file database yang baik. b. Meningkatkan sumber daya manusia yang berkualitas dan Fasilitas komputer yang memadai. c. Diperlukannya seorang admin yang berpengalaman mengelola sistem informasi penggajian.
