DESCRIPCION Y ANALISIS DE CARGO NOMBRE: Asistente Administrativo Almacenes UBICACIÓN: : Abastecimientos Dirección : Almacenes Gerencia Superintendencia : DESCRIPCION GENERAL:
CODIGO: 0257 Area Planilla Reporta a Nº Personas
: Ilo : Funcionario : Gerente de Almacenes : 01
Coordina y brinda soporte administrativo a la Gerencia de Almacenes y Puerto y a los diferentes niveles que a ella reportan.
DESCRIPCION DEL CARGO Tareas Principales: Brindar soporte administrativo a la Gerencia de Almacenes y Puerto y a todos los Departamentos que reportan a ella en el seguimiento y evaluación de las acciones, objetivos, metas, planes, procedimientos y programas, suministrando la información y antecedentes necesarios para los análisis y evaluaciones; participando en las comisiones y/o reuniones de trabajo en las que sea designado por la Gerencia y elaborando los informes que se le encomiende. •
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Coordinar, consolidar, analizar y controlar el Presupuesto de Costos Operativos responsable del Presupuesto Anual informando periódicamente al Gerente de Almacenes y Puerto; llevando el control presupuestario del gasto y disponibilidad de las partidas; realizando el análisis y seguimiento a los centros de costos; analizando las tendencias, índices, variaciones, desajustes o cambios que afecten al presupuesto real; solicitando y verificando los soportes demostrativos de los gastos realizados y efectúando el seguimiento; verificando el respaldo presupuestal de las órdenes de servicio, órdenes de trabajo, compras, alquileres, etc.; y coordinando, elaborando y tramitando las reversiones y ajustes presupuestarios. Responsable Documentario de los procedimientos Específicos. Administra los Manuales de Políticas y Procedimientos Específicos de los diferentes procesos de Almacenes y Puerto coordinando la elaboración, revisión, control e incorporación de cambios; asignando el código del procedimiento y numeración correlativa; coordinando con los usuarios pertinentes el borrador y revisión de los procedimientos; estableciendo el listado maestro de procedimientos, publicando y controlando copias de documentos; controlando la incorporación de actualizaciones; coordinando la difusión de documentos; impulsando actividades de capacitación en la aplicación de los Procedimientos; y asegurando el acceso al Manual sin limitaciones, tanto al personal de su dependencia, como al de áreas de control que lo soliciten. Coordinar, consolidar y controlar conjuntamente con los diferentes departamentos de Almacenes y Puerto el Presupuesto de Inversiones de Capital y el Programa de Adquisición de Bienes de Capital (CAPEX) aprobado informando periódicamente al Gerente de Almacenes y Puerto, tramitando las AP’ s aprobadas y realizando el seguimiento. Tendrá la función de Coordinador de los Proyectos de Capital, su función principal será coordinar activamente con Control de Inversiones de Servicios Técnicos y Contraloría, todas las actividades relacionadas a la administración de los proyectos de capital adquiridos vía CAPEX, tales como: solicitud de asignaciones presupuestales, justificación de requisiciones, capitalizaciones, reporte de estado de los proyectos, entre otros. Responsable como Local Process Owner-Sarbox (LPO) en Almacenes, participa activamente en las actividades que programa Auditoría (Control Interno). Solicita periódicamente avance de los Planes de Acción a los departamentos involucrados y el respaldo correspondiente (evidencia de control). Lleva archivo cronológico de los documentos que son remitidos a Auditoría (Control Interno). Actualiza permanentemente permanentemente el ICW (ingreso de nuevos issues, resúmenes actualizados del
DESCRIPCION Y ANALISIS DE CARGO proceso, ingreso de evidencias de control, avance cronológico de planes de acción, cambios de títulos de puestos y/o responsables, etc).Coordina con Control Interno la creación de nuevos títulos de puestos en el ICW. •
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Apoyar a la Gerencia en las coordinaciones referentes al Programa de Seguridad y Salud (PROSESA) y el Comité de Seguridad de Almacenes y Puerto promoviendo el cumplimiento de estándares, procedimientos, prácticas, reglamentos internos, programas anuales de Seguridad e Higiene Minera; coordinando con los Supervisores del área y con los Líderes del PROSESA; controlando las actividades encaminadas a identificar y evaluar todas aquellas acciones, omisiones y condiciones que pudieran afectar la salud o la integridad física de los trabajadores, daños a la propiedad, interrupción de los procesos productivos o degradación del ambiente de trabajo; participando en el análisis de las causas y elaborando estadísticas relativas a las lesiones en el trabajo; y coordinando los programas de capacitación para la seguridad y salud y las buenas prácticas operativas. Responsable de la administración y seguimiento del Procedimiento “Administración de los Activos Fijos y Otros Bienes Asignados a Almacenes y Puerto”, ejecuta los trámites documentarios correspondientes para el Ingreso de Activos Fijos Nuevos y otros Bienes; coordinando las actividades de inventarios en las 3 áreas; efectuando el trámite de baja de activos y otros bienes de la empresa; y asistiendo al Acto Administrativo de Baja. Monitorear e informar los sobre-costos laborales, especialmente por Sobretiempos y Trabajo en Tiempo de Descanso realizando seguimiento a los programas para reducción de las Horas Extras, de acuerdo a los dispositivos corporativos de Presupuesto =0; informando periódicamente al Gerente de Almacenes y Puerto sobre la evolución de las Horas Extras y llevando el control del costo producido por estos conceptos, sobre la base del análisis de los resultados, las causas y condiciones que las propiciaron. Coordinar con la Gerencia los cambios y modificaciones en la Organización de Almacenes y Puerto haciendo seguimiento a las Acciones de Personal y Requisiciones de Personal para mantener actualizados los Organigramas y Listados de Personal. Supervisar los requerimientos y el uso adecuado de los recursos físicos así como la atención a las necesidades de software y hardware apoyando a los diferentes departamentos de Logística en trámites diversos tales como: adquisición, alquiler y/o mantenimiento de equipos así como en la conservación, mantenimiento y mejoras de las instalaciones físicas. Apoyar a la Gerencia y a los Jefes de Almacenes y Puerto en la revisión permanente de las Normas Legales (antecedentes y alcances) que afecten la gestión u operaciones logísticas
Tareas Secundarias Participar activamente en la prevención y corrección de actos y condiciones subestándares y promueve el control ambiental propiciando y promoviendo con el ejemplo, el cumplimiento del Programa de Seguridad y salud PROSESA, observando que se cumplan las reglas de seguridad y emitiendo recomendaciones para evitar accidentes e incidentes. •
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Responsable del cumplimiento de las normas y políticas de la Empresa, así como del Reglamento Interno de Trabajo y Reglamento Interno de Seguridad. Cumplir otras funciones inherentes a su cargo que le asigne su Jefe Inmediato.
DESCRIPCION Y ANALISIS DE CARGO ANALISIS DEL CARGO A. Requisitos Intelectuales •
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Educación: Bachiller en la especialidad de Ingeniería Industrial, Contabilidad, Administración de Empresas, Ingeniería de Sistemas, Economía o Ingeniería Comercial u otras especialidades afines. Conocimientos: Conocimientos básicos de Administración, Recursos Humanos, Procedimientos Logísticos, Control Control de Costos y Presupuestos, Presupuestos, Seguridad e Higiene Industrial, Liderazgo, Computación (Procesador de Textos, Hoja de Cálculo, Software Logístico, etc.) inglés nivel intermedio Experiencia: 3 años en trabajos similares y/o afines. Aptitudes: Las funciones requieren analizar, programar y procesar información, así como extraer conclusiones que demandan juicio, inventiva y otras capacidades mentales. habilidades verbales y numéricas. Requiere poseer marcados principios de Ética, Confidencialidad, Liderazgo y Equilibrio Emocional comprobados. Capacidad de organización, iniciativa, creatividad, adaptabilidad, interacción en equipo de trabajo.
B. Requisitos Físicos Esfuerzo Físico: Escaso, tal como manipular materiales livianos, trabajar en posiciones incomodas, durante parte de la jornada. En general estar sentado y caminar dentro de la oficina para trabajos de la jornada diaria. •
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Capacidad visual: Debe estar dentro de los límites fisiológicos normales.
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Capacidad auditiva: Debe estar dentro de los límites fisiológicos normales.
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Destreza o habilidad Psicomotora: Importancia relativa que van a depender del rendimiento particular de la persona Complexión física necesaria: Debe estar dentro de los límites fisiológicos normales.
C. Responsabilidades implícitas Proceso Operativo: Función que tiene cierta importancia en el flujo normal del proceso operativo y que demandan coordinación. Las posibles alteraciones no serían de consideración. •
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Supervisión de Personal: Ninguna.
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Responsabilidad por Presupuesto Operativo: Ninguna.
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Responsabilidad por Material, Maquinaria y Equipos: Los asignados para la ejecución de sus tareas. Contactos Internos Externos: Superintendente Almacenes, Jefes Almacenes, Jefe Operaciones Puerto, Jefe Administración Puerto, Jefe Planeamiento y Control Inventarios, Jefe Compras Ilo, Supervisor Administrativo Arequipa, con otros Departamentos de las
DESCRIPCION Y ANALISIS DE CARGO Direcciones de Logística, Finanzas, Contabilidad, Jefes Seguridad-Áreas, Jefes Entrenamiento-Áreas, Recursos Humanos, Mantenimiento, Supervisores de empresas contratistas, etc •
Información confidencial: Manejo de documentos de alta confiabilidad.
D. Condiciones de Trabajo: Ambiente: El trabajo se realiza en oficina, con temperatura adecuada, humedad ambiental natural, características de higiene normales, iluminación apta y una buena estructura. •
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Riesgos Físicos: Existe escasa posibilidad de que ocurran accidentes de extrema severidad que pueden ocasionar incapacidad temporal: Caídas de muebles, sillas, mesas, etc.; las que pueden producir contusiones en cualquier parte del cuerpo. Los mayores factores de riesgo están asociados con los del cansancio, el estrés muscular en especial en zonas como el cuello, la columna vertebral o las muñecas (postura altamente repetitiva) derivado de la postura del cuerpo. También es de consideración el estrés visual producido por la exposición a la pantalla del computador. Autonomía del Trabajo: El trabajo se realiza fundamentalmente bajo métodos y procedimientos precisos, la supervisión recibida es relativamente estrecha, la coordinación es frecuente y el control es de carácter continuo.
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Lugar de Trabajo: Labora 80% del tiempo en Oficina y 20% en Campo.
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Sistema de Trabajo: 6x1/5x2 Administración - Día Domingo.
Elaborado por: Gerente Personal Fecha :
Revisado por:
Aprobado por:
Gerente Almacenes & Puerto Fecha :
Gerente Almacenes & Puerto Fecha :
