Antecedentes El Hogar para Ancianos Jafeth Jiménez Morales es el asilo de los adultos mayores por excelencia en la zona de Grecia. Grecia. Ubicado en San Roque de Grecia, cuenta con unas bellas instalaciones divididas en dos pabellones, uno para hombres y otro para mujeres. Las habitaciones de las instalaciones en ambos pabellones cuentan con una o dos camas máximo, esto para ayudar a la privacidad de los adultos, o si bien, ellos desean un poco de compañía, existen las habitaciones equipadas con dos camas. Dentro de las instalaciones, existen varias salas de televisión que promueven el desarrollo social de los adultos de oro, y les ayudan a mantenerse activos y alegres. Además de otras muchas facilidades y ventajas se cuentan con amplios baños y vestidores, pensados en salvaguardar la integridad de los caballeros y damiselas alojados, cocina, comedores ventilados y amplios, lavandería y ropería, salas de sesiones para esparcimiento, capilla para oficios religiosos, enfermería y cui dados intensivos, entre otros. A tan sólo dos kilómetros del centro de Grecia, el hogar permite un rápido acceso desde cualquier parte del cantón, y el clima en su ubicación es más que adecuado para no morirse del calor, ni estremecerse de climas fríos. Cómo parte de su historia, la idea siempre ha sido ayudar a los ancianos desamparados de la comunidad, y es por eso que el 8 de mayo de 1975 la comisión fundadora inauguró el Hogar, en unas modestas instalaciones con tan sólo ocho ancianos y cuatro personas para atenderlos. Pero hoy en día, gracias a la acertada dirección de las Juntas Directivas que sucedieron sus inicios, la obra a crecido considerablemente, y hoy es una institución que cuenta con una moderna edificación, y con un personal más que capacitado para atender las necesidades de los y las alojados. Aunque el personal actualmente está bien calificado, y cuenta con la experiencia para resolver la mayoría de inconvenientes que aquejan a la institución, existe una necesidad de orden y control en los procedimientos administrativos, así como el manejo de recursos humanos y las áreas de planta física y tecnología, y además, el control y manejo de los manuales de planes de acción. En síntesis, aunque se encuentra explícito en el diario vivir, no existe un correcto manejo del clima organizacional, y hay una gran necesidad de definir los alcances, los parámetros, y los lineamientos que colaboren con el correcto uso y manejo de los recursos.
Justificación El Hogar Jafeth Soto cuenta con un personal muy capacitado, que realiza sus labores de la mejor forma. Pero existe una seria de factores que actualmente atentan contra la motivación, flujos de procedimientos, clima en la institución, y manejo de recursos. Básicamente, la institución ha venido trabajando de manera empírica lo que hoy conocemos como Clima Organizacional, pero no existe ni un esquema claro de cuáles factores internos y externos afectan a la institución, y cómo mejorar los procesos basados en una teoría tan revolucionara, como lo es el Clima Organizacional. Es importante entender que los colaboradores del Hogar para Ancianos pasan todo su tiempo laboral prestando un servicio de cuido a los señores y señoras de la tercera edad, por lo cual es más relevante aún los temas como motivación, conocimiento del individuo como ser integral, las cargas de trabajo, y algunos otros puntos que el Clima Organizacional viene a analizar y mejorar en cualquier lugar de trabajo. Entonces, es claro que existe una necesidad directa de implementar las
teorías del Clima Organizacional a la institución, pensando en el beneficio que van a obtener los clientes finales: nuestros ciudadanos de oro en la zona de Grecia. Si el problema no se ataca en el futuro cercano, se seguirían desperdiciando recursos económicos, de talento humano; se seguiría obviando la parte motivación para los colaboradores, y esto puede afectar directamente su rendimiento. Además, no existen planes ni manuales de acción, que ayuden a conocer los alcances de ciertos puestos, ni los planes de acción para desarrollar la productividad de las labores. Actualmente no se hace un análisis de dónde o qué áreas pueden existir conflictos, y cómo atacarlos, de forma que no influya directamente en el rendimiento laboral de las personas. Aunque hay un organigrama, y un esquema de puesto, es necesario implementar teorías de liderazgo a la institución, de forma que las personas no perciban a sus superiores como jefes, sino como líderes, para que de esa forma el diario vivir, la cultura de la empresa, y el clima sea mucho mejor al actual. Entonces, si no se realiza un estudio, análisis, e implementación de las teorías del clima organizacional en la institución, se seguirán desperdiciando recursos, la motivación seguirá siendo estándar, y se trabajará en un modelo sin visión, ya que se realizan labores bajo un esquema que si bien no es incorrecto, tiende a la obsolescencia. En la actualidad, existen consultorías, y empresas dedicadas al tema del liderazgo, de mejoras de procesos, y de mejoras en el clima laboral, temas que gracias a los estudios en la Administración de Negocios, pueden ser desarrollados para mejorar significativamente la efectividad del Hogar para Ancianos, y definitivamente mejorar el resultado del servicio prestado. Los estudios del clima organizacional aportan información valiosa para una adecuada gestión del cambio, ya que se orienta al análisis de las personas que componen la organización con enfoque sistémico, y por ello hoy en día es casi indispensable considerarlo para el uso efectivo de todos los recursos en una empresa.
Descripción de los beneficiarios Los beneficiarios directos en este caso serían los y las colaboradores/as de la institución, quienes verían mejoras en los procesos, la motivación, en el entorno laboral, y sobre todo en el liderazgo. Los beneficiarios indirectos, serían las personas de la tercera edad, ya que sentirían mejoras en el servicio que se les brinda.
Objetivo general
Implementar en el Hogar para Ancianos Jafeth Soto Jiménez la metodología del Clima Organizacional para mejorar el liderazgo, la motivación, el uso de recursos y el manejo de los procesos, para mejorar la calidad del servicio al cliente y el ambiente cerca de todos los involucrados en el proceso.
Objetivos específicos
Analizar al Hogar para Ancianos Jafeth Soto Jiménez basándose en las teorías del Clima Organizacional. Aplicar mejoras en la institución a partir del estudio sobre el Clima Organizacional actual. Desarrollar un programa de mejora que perdure con el tiempo y mejore el servicio prestado en la institución.
Estrategia de Trabajo (Metodología) Se analizará la situación global de trabajo de todas las partes involucradas en prestar el servicio dentro de la institución, esto mediante el análisis de las teorías de clima organizacional, y sus variables, tales como entorno, liderazgo, tecnología, métodos de acción, entre otros; para diagnosticar cuáles son los puntos de mejora y así poder determinar qué acciones tomar con el fin de producir un clima organizacional que con el paso del tiempo mejore la calidad del servicio. Una vez que se identifican los puntos de mejora y las debilidades de la empresa y los involucrados, se realizará un plan que ataque dichas vicisitudes, y se diseñará un plan que mida la satisfacción de todas las partes de manera mensual, para que al final del trabajo comunal, las personas sepan cómo actuar en un futuro, y que pasos seguir para progresivamente mejorar, y no permitir que la herramienta sea inútil una vez que termine el periodo destinado para la elaboración del proyecto. El plan se le entregará al administrador en jefe en el momento final del proyecto, para capacitarlo y que continúe usando los métodos correctos según las teorías d el clima organizacional.
Recursos necesarios Recursos humanos: Todo el personal ubicado en el lugar a las horas del análisis y aplicación de los métodos. Además, algunos señores y señoras de la tercera, para analizar la satisfacción del cliente final. Recursos materiales: Computadora, celular, lápiz y papel, para grabar y llevar registro de los resultados y análisis aplicados. Recursos temporales: De lunes a viernes de 6:00 pm a 10:00 pm, con posibles visitas de evaluación de resultados los días sábados de 11:00 am a 4:00 pm Recursos espaciales: En el Hogar para Ancianos Jafeth Jiménez Morales, ubicado en San Roque de Grecia.
Pertinencia de la solución propuesta Debido a los años que lleva la institución trabajando bajo un esquema común de administración, con recursos limitados, no se ha implementado el uso de estrategias modernas de administración, como lo es el clima organizacional, su análisis y mejora, y eso ha impedido que se aproveche al máximo los recursos presentes. Este proyecto pretende traer ese enfoque moderno, de una administración más enfocada en la realidad actual, y que permita poner en práctica todos los métodos contemporáneos aprendidos y aplicables a la realidad de la institución, de tal forma que resuelva los problemas que se determinarán en el estudio del Hogar para Ancianos, y que además, se proyecte a funcionar en el transcurso del tiempo, de forma tal que trascienda al promotor de la iniciativa, es decir, que el plan continúe en el tiempo.
Resultados esperados
Un análisis completo del clima organizacional actual, el necesario, y el esperado al final del proyecto, así como el seguimiento que se le debe dar (todo por escrito). Se logrará determinar las fortalezas y debilidades de la institución, para resolver los puntos de mejora. El Hogar para ancianos tendrá un mejor clima para todos los involucrados durante, al final del proceso y posterior al mismo. La entidad podrá, sin la necesidad de un ente externo, aplicar el uso de teorías modernas de administración para aumentar la eficiencia en el uso de los recursos. PERADOS
Cronograma de implementación Semanas
Fechas
Horas
Actividades
Semana 1
18-23 enero 2016
20
Análisis de la institución desde las teorías del Clima Organizacional, mediante cuestionarios, entrevistas, y método de observación en el lugar
Semana 2
25-30 enero 2016
20
Encuestas a los adultos mayores, y análisis de resultados del estudio hecho la semana anterior
Semana 3
01-06 febrero 2016
20
Análisis de las encuestas y preparación de reporte sobre amenazas y debilidades, así como puntos de mejora
Semana 4
08-13 febrero 2016
20
Semana 5
15-20 febrero 2016
20
Creación del plan de acción para mejorar el clima organizacional en la institución a partir de los análisis realizados Charlas, capacitación e implementación del plan de acción para realizar las mejoras en la institución
Semana 6
22-27 febrero 2016
20
Evaluación del plan de acción tomado para corregir posibles errores, o determinar si existen mayores mejoras a realizar
Semana 7
29-05 Feb/Mar 2016
20
Capacitar al personal para darle seguimiento al plan de acción
140
