40, Bd d’Anfa 6ème étage Casablanca
40, rue des Jeûneurs 75002 Paris
Rapport de stage Moutai Chaouki MSTCF 2003 – 2004
Appréciation du contrôle interne dans cadre de la nouvelle méthodologie d’audit de KPMG Cas de l’activité « Frêt » de la compagnie « Nouvel Air »
Date de soutenance : juin 2004
___________________________________________________________________________
AVANT PROPOS _____________________________________________________________________
Compte tenu de caractère confidentiel des informations citées dans le présent document , il est recommandé que sa consultation soit strictement limitée aux membres du jury .
REMERCIEMENTS
Je tiens à adresser mes sincères remerciements M. Mostafa Fraiha , Expert Comptable Diplômé et Directeur Associé à KPMG Maroc, pour ses conseils avisés et sa disponibilité tout au long de mon exercice à KPMG Maroc
DEDICACES
A tous ceux qui pensent à moi…
Sommaire Au cours de cette première partie, je présenterais le cabinet dans lequel j’exerce actuellement la fonction de Directeur de Mission ainsi que mon expérience professionnelle au en tant que collaborateur : 5 1 Présentation de KPMG Maroc
6
1 2 Le déroulement de mon éxpérience professionnelle
9
2 Presentation de la structure du Centre Fret
4
4 Description narrative du Circuit Exploitation Fret
7
5 Fonctionnement des processus
15
6 Risques opérationnels au sein du processus frêt et contrôles
21
7 Catégories de transactions importantes et contrôles
23
9 6 Résultats de l’appréciation du contrôle interne du pôle frêt
41
10 Synthèse
43
11 Conclusion Générale
50
12 Annexe I
51
Annexe 2
53
Annexe 3 :
GLOSSAIRE
54
Introduction Générale Aujourd’hui, force est de croire et de constater que la mondialisation est une réalité plus qu’une simple tendance. En parallèle, notre pays connaît depuis notamment le dernière décennie de ce siècle, de grandes réformes intéressant les volets économiques, financiers, comptables, juridiques et fiscales ; ces réformes qui sont loin d’être terminées permettront au Maroc d’effacer ou tout au moins d’atténuer son retard et de mettre à niveau les entreprises et les institutions. Ces réalités, conjuguées à la rareté des ressources, font que la décision d’investissement devient une option stratégique guidée par le seul soucie de rentabilité, de transparence et de fiabilité de l’information. Nous avons pour obligation de préparer notre tissu économique à une concurrence acharnée qui ne tardera pas de faire sentir. Dans une telle optique un effort organisationnel d’abord s’avère d’une extrême importance pour drainer les investissements étrangers et pour profiter au maximum des potentialités de nos facteurs de production. Une société en fin de compte n’est qu’un agent économique qui a pour vocation de produire un bien et / ou de fournir une prestation, mais en parallèle elle produit également une information dont la fiabilité ne peut être mise en évidence qu’au regard d’un professionnel dont les compétences sont généralement reconnues. Par ailleurs, il est évident que la complexité et la variété des réformes engagées ont rendu nécessaire également l’intervention de réviseurs ou vérificateurs indépendants devenus les garants de l’information économique et financière et bien entendue de sa qualité et de sa fiabilité. Tout le problème du réviseur se situe dans l’approche qu’il va adopter pour se forger une opinion sur les états financiers. Il ne s’agit pas de vérifier l’exhaustivité des opérations mais de définir, de par sa connaissance de l’entreprise et de l’environnement de contrôle interne, la nature et l’étendue des diligences à mettre en œuvre lors de la vérification des comptes à la date d’intervention. Après tout, les comptes ne sont que le produit des systèmes. Réagir face à ces systèmes, propose ; dans le cadre d’un contrat de progrès pour une meilleure qualité du contrôle légal des comptes ; des approches d’améliorations du système de contrôle des comptes et d’indépendance de l’auditeur. Ces approches consistent à parler en terme de bénéfice pour le client : Quelle valeur ajoutée j’apporte ?, Et visent à répondre à la question que se pose le client : Qu’est ce qu’il y a là dedans pour moi ? .
1
L’exemple réel de l’application de ces nouvelles approches se résume dans l’approche adaptée par le cabinet KPMG. Approche qui consiste à parler au client en terme de soi même, son organisation, son fonctionnement, son parc machine, son savoir-faire. Elle exprime un regard introverti sur les choses à travers l’appréciation du contrôle interne. Dans le cadre de la présente thèse nous allons traiter au niveau de la première partie, après une brève présentation de KPMG, les fondements, et la démarche générale du contrôle interne, au sein de ce cabinet international d’audit. Dans une deuxième partie, nous mettrons en œuvre, à partir d’un cas réel auquel j’ai assisté en tant qu’auditeur à KPMG, l’approche du contrôle interne dans la démarche d'audit.
2
PREMIERE PARTIE L’expérience Professionnelle
3
4
Au cours de cette première partie, je présenterais le cabinet dans lequel j’exerce actuellement la fonction de Directeur de Mission ainsi que mon expérience professionnelle au en tant que collaborateur :
5
1 Présentation de KPMG Maroc KPMG Maroc est membre de KPMG International (Klynveld Peat Marwick Goerdler International) , l'un des plus importants réseaux internationaux en matière d'audit, de fiscalité et de conseil en management. Nos travaux sont soumis aux règles de contrôle de qualité de KPMG au niveau international. Nos rapports portent une signature internationale, celle de KPMG. Les partners et collaborateurs de KPMG Maroc suivent des séminaires de formation communs avec leurs collègues de KPMG en France et dans le monde. KPMG Maroc intervient dans des domaines diversifiés qui touchent la certification légale et contractuelle, l’évaluation, le conseil, la formation et l’organisation. Nos références sont présentées conformément aux règles de déontologie en vigueur. Ces règles interdisent de divulguer la nature des travaux et services effectués à un client donné. Ainsi, sauf exception et autorisation expresse de nos clients, nous communiquons la liste de nos clients d’une part et nous indiquons globalement la liste des travaux et missions effectués pour ces clients. KPMG réalise depuis 1980 des missions d'audit dans la quasi-totalité des secteurs d'activité. Parmi les organismes audités, on peut citer des banques, des unités industrielles, des surfaces de distribution, des firmes multinationales, des départements publiques, des organismes d’assurance, des régies, des sociétés de service, des chaînes de télévisions et bien d’autres sociétés dans divers secteurs et branches d’activités. KPMG Maroc met en œuvre près de 70.000 heures par an de prestations (Audit, Conseil, Formation, etc...).Liste (non exhaustive) des clients de KPMG L'effectif de la société est actuellement de 70 agents dont :
7 experts-comptables diplômés d'Etat,
8 experts-comptables mémorialistes,
42 diplômés d'études supérieures en comptabilité, gestion, droit, économie, etc.
De par son appartenance à part entière au réseau KPMG, le Cabinet s'appuie sur la structure mondiale de ce réseau pour faire appel, en cas de besoin, aux compétences et expertises requises lui permettant de répondre à toute demande de sa clientèle au Maroc. Par ailleurs, KPMG Maroc a développé un réseau de consultants et experts de haut niveau. Il est fait appel en cas de besoin, et sous la responsabilité entière de notre Cabinet, à l'intervention de ces experts dans le cadre de missions spécifiques.
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KPMG Maroc ne recrute que des collaborateurs à plein temps :
engagés dans la voie de l'expertise-comptable pour les métiers d’audit et de commissariat aux comptes,
de formation polyvalente, d’écoles d’ingénieurs ou de commerce pour les métiers de consulting,
La formation de base est élargie et complétée à la fois par l'expérience acquise sur le terrain et par des séminaires et cours de perfectionnement réalisés dans le cadre du Plan de Formation du Cabinet. La formation afférente aux techniques internationales est assurée grâce aux séminaires et matériels pédagogiques de KPMG Paris et de la Région Europe, Moyen-Orient et Afrique de KPMG.
KPMG Maroc est équipé de micro ordinateurs et de portables reliés en réseau. KPMG Maroc dispose de moyens de reprographie performants lui permettant d’adresser à ses clients des documents de qualité.
De par son appartenance à part entière au réseau KPMG, le Cabinet s'appuie sur la structure mondiale de ce réseau pour faire appel, en cas de besoin, aux compétences et expertises requises lui permettant de répondre à toute demande de sa clientèle au Maroc. Par ailleurs, KPMG Maroc a développé un réseau de consultants et experts de haut niveau. Il est fait appel en cas de besoin, et sous la responsabilité entière de notre Cabinet, à l'intervention de ces experts dans le cadre de missions spécifiques.
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Les services offerts par KPMG Maroc Certification légale et contractuelle
Commissariat aux Comptes,
Commissariat aux apports,
Audit Comptable et Financier.
Conseil en organisation
Conseil en stratégie,
Conception et mise en place d’organisations,
Prévisions et planification,
Conception et mise en place de systèmes de contrôle et d’audit interne,
Conception et mise en place de systèmes d’information et de gestion,
Audit Opérationnel,
Audit des systèmes d’information.
Conseil juridique, fiscal et Comptabilité
Création des sociétés, rédaction des statuts, préparation des formalités légales en matière d’augmentation et diminution du capital, transfert de siège social…
Évaluation,
Consolidation,
Liquidation, acquisition, fusion et scission de sociétés,
Préparation des procès verbaux des Assemblées Générales,
Conseil fiscal,
Expertise comptable.
Conseil en management des ressources humaines
Audit Social,
Diagnostic des systèmes de gestion des ressources humaines,
Conception et mise en place de systèmes d’évaluation et d’appréciation,
Ingénierie de formation,
Formation de formateurs,
Recrutement,
Formation à nos métiers. 8
2 Le déroulement de mon éxpérience professionnelle Au sein de KPMG, j’assume les responsabilités de Directeur de Mission dont les fonctions sont récapitulées ci-après :
2.1 Efficacité au sein de l’équipe n
Travaille efficacement au sein de l’équipe, coopérant avec sa hiérarchie et avec ses collègues ;
n
Se montre réellement concerné par ses collègues, écoutant et prenant en compte leurs points de vue ;
n
Analyse ses erreurs et valorise les succès ;
n
Génère un environnement de travail constructif fondé sur la confiance, l’honnêteté et le respect, stimulant des échanges professionnels entre équipes ;
n
Gère et résout les conflits interpersonnels.
n
Prend en compte les événements extra professionnels propres à l’individu ou à sa culture.
9
Communication n
Fait preuve de clarté de concision et de concision et de persuasion aussi bien à l’écrit qu’à l’oral ;
n
Pratique l’écoute active : s’assure de sa bonne compréhension des faits par le biais d’une reformulation et d’un questionnement judicieux ;
n
Consulte les membres de son équipe quant aux décisions les concernant, les tenant ensuite régulièrement informés.
2.2 Apprentissage en continu / Continous learning Apprentissage individuel n
Manifeste sa volonté d’acquérir de nouvelles compétences en vue d’une amélioration constante des performances ;
n
Sollicite du feed-back auprès des membres de l’équipe et des évaluateurs pour travailler ses points d’amélioration ;
n
Identifie et tire parti des opportunités de développement individuel et de formation ;
n
Cherche à apprendre des professionnels issus d’autres métiers, spécialisations ou départements différents ;
n
Se construit un progLa Compagnie Nouvel Airme d’apprentissage en continu.
Formation sur le terrain n
Propose un feed-back informel adapté et constructif mettant en évidence les points forts et les points d’amélioration ;
n
Montre l’exemple par sa recherche personnelle d’une constante améliration ;
n
Encourage et stimule les membres de l’équipe dans leur démarche essentielle de développement professionnel ;
n
Met en place des entretiens d’évaluation structurés ;
n
Prend le temps de « coacher » chaque membre de l’équipe ;
n
Devient un metor et guide partageant son savoir et son expérience dans l’intérêt général.
Gestion des connaissances n
Définit les rôles et responsabilités des membres de l’équipe et délègue de façon à potentialiser le développement professionnel de chacun ;
n
Prend en compte les aspirations de chacun en terme de carrière, mettant en regard opportunités et compétences / intérêts ;
n
Identifie les compétences à générer au sein de l’équipe et s’attache à créer les opportunités de développement.
2.3 Valeurs n
Comprend les valeurs KPMG et adopte des comportements inspirant confiance tant aux membres de l’équipe qu’aux clients ;
n
Inspire le respect par son souci d’exemplarité.
10
Vision n
Fait part de sa vision de l’activité et fédère les équipes autour de sa mise en œuvre.
Anticipation n
Saisit les différentes opportunités visant à développer des axes de réflexion ou à apporter des solutions à des problèmes significatifs.
Actions n
Résout les problèmes en prenant du recul et en intégrant avec pertinence l’ensemble des paLa Compagnie Nouvel Airètres internes et externes ;
n
Prend des décisions et met en place des plans d’action adéquats en tenant compte de leur impact sur autrui ;
n
Anime son équipe sur le terrain ;
n
Donne des consignes claires, invitant chacun à assumer ses responsabilités en terme de réalisation d’objectifs ;
n
A une vue synthétique, prenant en compte l’impact de chacune de ses actions.
2.4 Service Client / Client Service Relations Client n
Noue des relations constructives avec le client ;
n
Intègre les objectifs du client en toute indépendance ;
n
Entretient un partenariat de qualité avec les responsables chez le client étant ainsi perçu comme un conseil de confiance ;
n
A une approche fine de l’activité du client, de l’environnement économique et de la conjoncture, légitimant des analyses stratégiques percutantes pour le client ;
n
Développe un climat de confiance permettant que soient mis en discussion les problèmes identifiés perçus.
Professionnalisme n
Justifie la valeur ajoutée des interventions en maintenant systématiquement un service de qualité exceptionnelle ;
n
Réagit de façon rapide et professionnelle aux demandes d’aide du client ;
n
Porte un regard novateur et créatif sur les problématiques rencontrées ;
n
Détecte les besoins du client, est réactif dans ses préconisations de solutions ;
n
Aborde de façon proactive les opportunités et les problèmes identifiés, débattant le point de vue du client si nécessaire ;
n
Propose au client une approche impartiale des moyens à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs stratégiques ;
11
n
Optimise ses compétences et celles de son équipe pour offrir un service de qualité ;
n
S’assure que le client et les membres de l’équipe sont informés des points critiques ;
n
Implique des professionnels d’autres métiers en vue de fournir les informations nécessaires au client pour l’optimisation de ses résultats.
Debriefing n
Met en place des méthodes destinées à évaluer le degré de satisfaction des clients ;
n
Recherche activement un feed-back du client sur l’efficacité de la mission afin de répondre au mieux à ses attentes ;
n
Anticipe les besoins du client à moyen terme et long terme en vue d’une optimisation de ses résultats.
2.5 Gestion de l’activité / Business Management Conduite professionnelle n
Agir en tenant compte des exigences légales, fiscales, méthodologiques ainsi que de la gestion interne du risque, n’hésitant pas à prendre conseil si nécessaire ;
n
Respecte le secret professionnel ;
n
Fait preuve d’intégrité et lutte contre les actes s’opposant à l’éthique ;
n
Mesure les risques liés au client en respectant les règles internes du Cabinet ;
n
Fixe des règles de gestion du risques et fournit l’information adéquate aux professionnels et aux clients ;
Management de la mission n
Respecte délais et budget conformément aux attentes du client ;
n
Développe pour chaque mission un plan d’intervention approprié qui sera révisé en fonction de l’évolution des besoins du client ;
n
Gère les missions ou les projets, assurant un résultat en adéquation avec la demande du client, la méthodologie KPMG et les « best practices » ;
n
Identifie les compétences requises pour chaque mission ou projet et procède à une planification adaptée ;
Rentabilité n
Montre son efficience par sa gestion des heures, des coûts, des budgets et des frais ;
n
Préconise des améliorations en matière de processus interne et de services (qualité, coût, délai de réponse…) ;
n
Utilise avec pertinence les ressources du Cabinet afin d’optimiser le service rendu au client tout en garantissant une expérience adaptée ;
n
Garantit la rentabilité en gérant efficacement le personnel et l’infrastructure ;
12
n
Développe et met en oeuvre de nouveaux outils méthodologiques ou technologiques en vue d’améliorer les processus internes ;
n
Gère la rentabilité des missions complexes.
2.6 Implication dans le développement du Cabinet / Business Development Développement de nouvelles missions n
Cherche constamment à améliorer la valeur ajoutée apportée au client ;
n
Identifie les opportunités de mission chez les clients comme pour les prospects aussi bien pour son métier que pour les autres activités de KPMG ;
n
Développe des réseaux de relation internes et externes dans l’intérêt du Cabinet ;
n
Participe par ses actions au développement du Cabinet dans son ensemble ;
n
Participe aux activités de communication externe de KPMG, donnant une image représentative du cabinet ;
n
Participe à des actions de développement externes valorisent l’expertise de l’individu et du Cabinet ;
n
Par sa connaissance de l’offre concurrentielle, valorise les spécificités de KPMG ;
n
Cible de nouveaux prospects et développe un plan marketing ;
n
Promeut et vend l’ensemble des produits et services du Cabinet.
Développement de l’offre de services KPMG n
A une connaissance des produits et services offerts par KPMG et présente leur valeur ajoutée de façon pertinente au client ;
n
Suggère des idées pour de nouveaux produits et services ;
n
Participe à l’élaboration de nouveaux produits et services en adéquation avec les objectifs stratégiques du Cabinet ;
n
Utilise judicieusement ressources et technologies disponibles au sein du Cabinet pour répondre aux opportunités de développement..
2.7 Innovation et partage d’expérience / Innovation and Knowledge Sharing Partage d’expérience n
Est ouvert aux idées et approches nouvelles ;
n
Partage information, connaissance et idées pouvant être utiles aux membres de l’équipe ;
n
Utilise les outils technologiques pour formaliser son savoir et permettre le partage des connaissances au sien de KPMG ;
n
Identifie des utilisations novatrices des outils technologiques à sa disposition aussi bien en interne qu’en externe ;
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n
Partage l’information au-delà des métiers et des frontières ;
Dynamique du savoir n
Met en discussion les approches usuelles pour en suggérer de nouvelles ;
n
Contribue au développement et à la mise en œuvre de nouveaux produits, services, procédures, méthodologies ;
n
Encourage les membres de l’équipe à partager leurs idées pour de solutions innovantes et pertinentes.
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DEUXIEME PARTIE Appréciation du contrôle interne dans la nouvelle méthodologie d’audit de KPMG Cas de l’activité « Frêt » de la compagnie « Nouvel Air »
15
3.1Présentation de la méthodologie d’appréciation du contrôle interne selon la ‘nouvelle approche KPMG
Durant la phase d’analyse stratégique, notre connaissance de la société, de son secteur d’activité, les renseignements obtenus auprès des salariés, ainsi que la mise en oeuvre de procédures analytiques, nous permet d’obtenir une vision de l’activité du client suffisante pour identifier et comprendre : n
Les Risques Opérationnels Strtégiques diffèrent selon les choix stratégiques de la société et peuvent avoir un impact potentiel sur les états financiers. Cet impact engendre généralement une estimation comptable (provisions pour risques et charges…) par la Direction ou une modification de la présentation et du contenu des informations données. Les risques opérationnels stratégiques peuvent aussi être liés aux systèmes d’information. Lorsque nous cherchons à comprendre le caractère significatif de ces risques, l’importance des systèmes d’information sur l’établissement des états financiers et les risques opérationnels stratégiques afférents à ces systèmes doivent être pris en considération. L’IRM peut utiliser des modules d’analyse du risque (« LA COMPAGNIE NOUVEL AIRs ») qui sont des outils utilisés pour évaluer les risques opérationnels stratégiques liés aux technologies de l’information. L’objectif d’un LA COMPAGNIE NOUVEL AIR est d’aider à déterminer, à un niveau stratégique, le niveau de risque auquel le client est exposé de par l’utilisation de ces technologies. Des questions ont été élaborées afin de venir en aide à l’équipe d’audit lors de la détermination de la nécessité ou non d’exécuter un LA COMPAGNIE NOUVEL AIR. L’IRM dispose également d’autres produits (BPA, ITR, MB). (cf. Annexe E.3) n
Les catégories de transactions importantes peuvent avoir un effet considérable sur les états financiers et par conséquent sur notre audit. Il s’agit d’un ensemble de transactions ayant des caractéristiques, des propriétés et des qualités communes.
Durant la phase d’analyse stratégique, il convient également de : • Comprendre l’environnement de contrôle de l’activité, qui influe sur notre approche d’audit. Ceci amène notamment à envisager l’influence de l’environnement des systèmes informatiques sur notre audit .
•
Estimer la nécessité d’avoir recours aux ressources IRM afin d’évaluer, de documenter et de tester les risques liés aux technologies de l’information ainsi qu’aux contrôles qui émanent de l’activité de notre client et de ses stratégies.
16
4
Les questions figurant dans l’Annexe E.1 « Analyse stratégique – évaluation initiale de la participation de l’équipe IRM » doivent être utilisées pour déterminer s’il existe certaines caractéristiques qui impliquent une participation de l’équipe IRM dans l’audit des états financiers. Si nous jugeons que les risques liés aux technologies de l’information ne sont pas importants et qu’aucune des caractéristiques du client signalée dans l’Annexe E.1 n’existe, l’intervention d’un spécialiste IRM n’est pas utile. Dans le cas contraire, l’intervention IRM lors de l’analyse stratégique doit être envisagée. Nous pouvons alors identifier et relier : • Les processus qui gèrent les risques opérationnels stratégiques ; •
Les processus qui assurent la correcte comptabilisation des catégories de transactions importantes dans les états financiers.
Ces processus sont les processus clés. Une analyse est faite pour chacun d’eux.
2.2
Analyse des processus
L’analyse des processus clés liés à un SBR ou à un SCOT doit se faire en respectant les étapes décrites ci-dessus .
2.3
Procédures d’audit complémentaires et validation du reporting Dans la phase des procédures d’audit complémentaires et de validation du reporting, nous appliquons les procédures d’audit complémentaires permettant la collecte d’éléments probants suffisants et appropriés à l’expression d’une opinion sur les états financiers (procédures substantives). Nous informons également le client de nos conclusions. Les activités réalisées pendant la phase des procédures d’audit complémentaires et de validation du reporting nous permettent d’évaluer les différences d’audit, de conclure sur les objectifs d’audit, d’exprimer notre opinion et d’émettre les rapports d’audit.
1.1 Définition du contrôle interne selon l’ approche KPMG Le contrôle interne est constitué par l'ensemble des mesures de contrôle, comptable ou autre, que la direction définit, applique et surveille, sous sa responsabilité, afin d'assurer la protection du patrimoine de l'entreprise et la fiabilité des enregistrements comptables et des comptes annuels qui en découlent. S'assurer que la Direction est sensibilisée à l’importance des contrôles internes et a la mis en place, pour les systèmes conduisant à des flux ou comptes significatifs, des contrôles opérationnels permettant d'obtenir une assurance raisonnable que : 1. les opérations sont exécutées conformément aux décisions prises (système d'autorisation et d'approbation) ; 2. les opérations sont enregistrées de telle façon que les comptes annuels qui en découlent sont réguliers et sincères et donnent une image fidèle du résultat des opérations, de la situation financière et du patrimoine de l'entreprise (contrôles internes fiables lors du traitement des données et de l'élaboration des comptes annuels) ; 3. les actifs de l'entreprise sont sauvegardés (séparation des tâches, contrôle physique sur les actifs, service d'audit interne, etc.).
2.3 Environnement de contrôle de l’activité Comprendre l’activité du client implique également de comprendre l’environnement de contrôle du client. On entend par environnement de contrôle de l’activité, l’ensemble des mesures et des activités qui forment le contexte au sein duquel des actions sont mises en œuvre et des décisions sont prises afin d’atteindre les objectifs fixés par l’entreprise. L’environnement de contrôle de l’activité est un élément révélateur de l’organisation et influe sur la qualité du contrôle. Il constitue la base de toutes les composantes du contrôle interne et en détermine sa structure. Les éléments constitutifs d’un environnement de contrôle comprennent les éléments suivants : • Intégrité et éthique ; •
Attachement à la compétence ;
•
Participation du conseil d’administration ou d’un comité d’audit ;
•
Mentalité de la direction et style de direction ;
•
Niveau d’organisation de la structure ;
•
Affectation des pouvoirs et des responsabilités ;
•
Politiques et méthodes de gestion des ressources humaines ;
•
Mode de communication de l’information ;
•
Type de systèmes d’information.
Les administrateurs et la direction ne peuvent pas prendre part personnellement dans chaque décision, processus et activité. Par conséquent, ils mettent en place un environnement de contrôle de l’activité afin d’obtenir la confiance qu’ils recherchent à savoir : • •
Pour les administrateurs, s’assurer que la Direction met en œuvre un mode de gestion permettant l’atteinte de performances élevées, mais dans le respect de pratiques acceptables.
Pour la Direction, s’assurer que les actions des employés sont cohérentes avec le mode de gestion défini. L’environnement de contrôle de l’activité dépend de la taille et de la complexité de l’entité ainsi que du style de management et du comportement de ses administrateurs et de ses dirigeants. Le poids des systèmes d’information dans l’environnement de contrôle de l’activité est devenu de plus en plus important. Notre compréhension des systèmes d’information du client doit être
suffisante pour nous permettre de planifier et de réaliser notre audit et d’évaluer la force probante des éléments obtenus. Aussi, nous devons chercher à comprendre : • Le niveau de dépendance vis-à-vis des systèmes informatiques ;
•
Le rôle des employés rattachés aux systèmes d’information et leur spécialisation ;
•
La sécurité des systèmes informatiques ;
•
La fiabilité des systèmes informatiques ;
•
La fréquence de renouvellement des systèmes d’information ;
•
Le niveau de dépendance vis-à-vis des traitements informatiques externes ;
•
L'orientation et le fonctionnement des systèmes informatiques.
Si le recours aux équipes IRM a été jugé approprié suite à notre évaluation initiale , alors l’utilisation des ressources IRM doit être envisagée. Simultanément à notre intervention, l’IRM doit s’attacher à comprendre la stratégie du client dans les domaines des technologies de l’information et des infrastructures et opérations qui y sont rattachées. Généralement, ces informations seront obtenues par le biais d’entretiens avec les personnes clés rattachées aux systèmes informatiques dont le responsable informatique. Il est recommandé qu’un membre de l’équipe d’audit accompagne l’IRM durant les entretiens. Couplées à notre expérience, l’utilisation de techniques telles que la collecte d’information, l’observation, l’enquête et les procédures analytiques nous permet d’obtenir un niveau de compréhension de l’environnement de contrôle de l’activité suffisant pour planifier et réaliser notre audit ainsi que pour évaluer les éléments probants obtenus. Notre appréhension de l’environnement de contrôle du client est utile pour : • Réaliser nos tests de contrôle. L’environnement de contrôle de l’activité a un impact sur l’efficacité des contrôles réalisés par le client concernant les risques qui peuvent potentiellement affecter les états financiers. Un environnement de contrôle de l’activité fort peut efficacement compléter des contrôles spécifiques mais il ne peut pas, par lui-même, déterminer l’efficacité du système de contrôle interne. La réalisation de tests de contrôle nous permet donc d’obtenir des éléments probants quant à la conception et à l’efficacité opérationnelle de contrôles spécifiques. • Identifier les problèmes à suivre durant notre audit. La compréhension de l’environnement de contrôle de l’activité de notre client, peut nous permettre d’identifier des problèmes à suivre et pour lesquels nous souhaitons déterminer l’impact sur les états financiers et sur notre audit. Nous pouvons également nous intéresser à l’existence des facteurs spécifiques relatifs au risque de fraudes commises par la direction ou les employés. Cette connaissance permettra de planifier des procédures d’audit adéquates (nature, moment, étendue). •
Identifier des observations potentielles relatives à l’amélioration de la performance. Lors de notre travail d’analyse, il se peut que nous identifions des aspects de l’environnement de contrôle de l’activité qui ont engendré ou qui pourraient engendrer une application incorrecte des stratégies ou un contrôle inadéquat de certains risques opérationnels. Nous pourrons alors envisager de communiquer aux administrateurs ou à la direction des observations destinées à améliorer les performances.
4
Analyse des processus basée sur une approche système Les développements suivants résument l’approche à mettre en œuvre afin de réaliser une analyse des processus et une approche système adaptée dans l’optique d’un audit des états financiers. Avant de débuter l’analyse des processus, la participation de l’équipe IRM doit être envisagée pour chaque processus.
4.1
Comprendre le processus Nous cherchons à comprendre comment le client : •
Gère les risques opérationnels stratégiques susceptibles d’avoir un effet important sur les états financiers, identifie les effets correspondants sur les états financiers et élabore des estimations comptables ou prend des décisions relatives à la présentation et au contenu des informations données.
•
Gère les catégories de transactions importantes jusqu’à leur prise en compte dans les états financiers.
Les composantes spécifiques impliquent d’obtenir une compréhension des : • Objectifs relatifs aux risques opérationnels stratégiques et aux catégories de transactions importantes. • Activités permettant l’atteinte des objectifs du processus.
• •
Indicateurs clés de performance permettant d’évaluer la réalisation des objectifs identifiés.
Systèmes informatiques qui sont en relation avec les développements précédents. Si une intervention de l’équipe IRM est décidée afin de réaliser l’analyse des processus, sa participation doit commencer dès la phase de compréhension du processus.
4.2 Comprendre les effets potentiels des risques opérationnels au niveau de chacun des processus et comprendre les risques liés à l’établissement des états financiers. Il convient d’identifier les risques qui menacent la réalisation des objectifs du processus. Il s’agit aussi bien des risques opérationnels liés aux processus que des risques liés à l’établissement des états financiers. La compréhension des risques au niveau du processus différera selon que le processus a été choisi comme un processus clé en raison d’un risque opérationnel stratégique ou d’une catégorie de transactions importantes.
Risques opérationnels stratégiques Pour les risques opérationnels stratégiques, nous pouvons identifier les risques opérationnels au niveau des processus et les risques liés aux états financiers dont les définitions sont les suivantes : •
Risques opérationnels au niveau des processus : éléments qui menacent la réalisation des objectifs du processus identifié et qui ont potentiellement un effet sur les états financiers. Les risques opérationnels au niveau du processus sont seulement identifiés lors de la réalisation de l’analyse des processus liés aux risques opérationnels stratégiques.
•
Risques liés aux états financiers : risques liés à la probabilité que les risques opérationnels résiduels ne soient pas correctement pris en compte dans les états financiers (habituellement un problème lié à une estimation comptable ou à la présentation et au contenu des informations données dans les états financiers) et générent, de ce fait, une erreur importante dans les états financiers.
Catégories de transactions importantes Pour les catégories de transactions importantes, nous identifions seulement des risques liés aux états financiers dont la définition est la suivante : •
Risques liés aux états financiers : risques générés par les transactions et relatifs à l’exhaustivité, l’existence et l’exactitude de leur enregistrement dans les états financiers. (Cf. Annexe B pour obtenir des exemples de risques opérationnels au niveau des processus et des risques liés aux états financiers.)
4.3
Identifier les contrôles appropriés (risques opérationnels et états financiers) Nous identifions les contrôles qui permettent de prévenir, détecter et corriger les erreurs dans les états financiers. Les contrôles pertinents sont ceux mis en place pour gérer les risques opérationnels stratégiques significatifs au niveau du processus (contrôles opérationnels) ou les risques liés aux états financiers (contrôles liés aux états financiers). Les contrôles correspondants peuvent être manuels ou informatisés et être préventifs ou détectifs. Comme pour la compréhension des risques, les types de contrôles identifiés diffèrent quelque peu selon qu’ils sont relatifs à des risques opérationnels ou à des catégories de transactions importantes.
Risques opérationnels stratégiques La réalisation de l’analyse des processus relative à un SBR nous permet de comprendre les contrôles relatifs aux risques opérationnels au niveau du processus (contrôle opérationnel). Nous devons également identifier la part de risque non gérée par ces contrôles, appelée risque opérationnel résiduel et évaluer alors la probabilité de survenance d’une erreur importante dans l’estimation comptable ou dans la présentation des affirmations contenues dans les états financiers (c’est-à-dire le risque lié aux états financiers). Nous nous concentrons donc sur la revue du processus mis en place par la direction pour élaborer les estimations comptables ou les décisions de présentation et de contenu des informations données dans les états financiers. Les définitions sont les suivantes : •
Contrôle opérationnel : contrôle qui réduit le risque opérationnel au niveau du processus. Nous étudions ces contrôles lorsque nous définissons le risque opérationnel résiduel, qui a un effet sur les états financiers. Ceci nous permet de soutenir notre évaluation du risque d’erreur importante au regard de nos objectifs d’audit.
•
Contrôle des états financiers : processus mis en place par la direction afin de prendre en compte l’effet sur les états financiers des risques opérationnels résiduels (il s’agit généralement d’estimations comptables et de présentation et de contenu des informations données). Classes de transactions importantes Les contrôles correspondants incluent des contrôles relatifs aux états financiers qui concernent l’exhaustivité, l’existence et l’exactitude de l’enregistrement des transactions dans les états financiers. Ils peuvent être définis de la façon suivante : •
Contrôles relatifs aux états financiers : contrôles mis en place par le management afin de fournir une assurance raisonnable concernant l’exhaustivité, l’existence et l’exactitude de l’enregistrement des transactions dans les états financiers. Les exemples suivants représentent des natures de contrôles qui peuvent exister (à la fois manuels et informatisés) : Une fois identifiés, les contrôles peuvent être regroupés par catégories. Il convient ensuite de : Autorisation • Contrôles de configuration et d’affectation des comptes • Rapports d’anomalies / d’exceptions Contrôles d’interface • / de conversion Indicateurs clés de performance Contrôle • de la direction • Réconciliation • Séparation des tâches • Accès aux systèmes • •
Se référer à la catégorie de contrôle appropriée, dans le guide, pour déterminer la nature des tests de conception et d’efficacité opérationnelle à réaliser. Les contrôles informatisés seront essentiellement ceux relatifs aux catégories de configuration et affectation des comptes, interface / de conversion et accès aux systèmes. Dans les situations où l’IRM participe à l’analyse des processus, l’identification des contrôles appropriés doit être faite en collaboration avec l’équipe d’audit. Sélectionner un échantillon de contrôles afin d’effectuer les tests de conception.
4.4
Sélectionner des contrôles afin de les tester Il faut identifier un échantillon des contrôles appropriés dans le but de les tester et non pas analyser l’ensemble des contrôles que l’entité met en place. Lors de la sélection des contrôles à tester, il est nécessaire d’identifier un ou plusieurs contrôles qui, pris dans leur ensemble, préviennent ou détectent et corrigent, une erreur importante liée aux affirmations relatives aux objectifs d’audit. En sélectionnant les contrôles, il est généralement efficace d’envisager dans un premier temps les contrôles que la direction exerce de manière régulière pour contrôler la réalisation des objectifs de l’entreprise et pour atténuer l’impact des risques opérationnels. Le choix de l’échantillon de contrôle doit se faire en tenant compte des critères suivants : • Le niveau d’efficacité des contrôles ; •
L’importance des risques concernés ;
•
Notre connaissance du client résultant de l’expérience passée ;
•
La possibilité de maximiser l’efficacité des contrôles sur une période de plusieurs années (par exemple, tester un contrôle informatisé peut nécessiter plus de temps la première année, mais des efforts moins importants les années suivantes). Lorsque l’IRM intervient dans l’analyse des processus, la sélection des contrôles appropriés doit résulter d’un choix concerté. Dans un premier temps, nous planifions des tests de contrôle de conception, c’est-à-dire des tests qui permettent de comprendre si les contrôles mis en place permettent de prévenir ou de détecter et corriger une erreur importante, relative aux affirmations contenues dans les états financiers, et de savoir si le client utilise ce contrôle. Les procédures que nous réalisons afin d’obtenir la preuve d’audit concernant la conception du contrôle comprennent les éléments suivants : • Analyse des documents ; •
Enquête auprès du personnel ;
•
Connaissance de l’entité résultant de notre expérience préalable.
L’obtention d’informations à elle seule ne suffit pas pour obtenir les éléments probants concernant l’efficacité du contrôle mis en place. Nous prenons également en considération les éléments probants obtenus lors des audits antérieurement réalisés auprès de ce client. Lorsque nous réalisons des tests de conception, nous analysons : • Le risque qu’il est supposé minimiser ; •
La manière dont il est réalisé ;
•
Sa fréquence ;
•
Les compétences et l’expérience de la personne qui le réalise ;
•
La nature et l’importance des erreurs qu’il est susceptible de détecter.
Nous utilisons les résultats de nos tests de conception du contrôle lors de notre évaluation initiale du risque d’erreur importante pour les objectifs d’audit s’y rapportant. En revanche, s’il ressort de nos tests que les contrôles sont correctement conçus, le risque d’erreur importante découlant de notre évaluation initiale sera considéré comme faible ou moyen et nous pouvons passer à la deuxième étape.
Il s’agit, dans un second temps, de planifier des tests de contrôle afin d’obtenir des éléments probants quant à l’efficacité opérationnelle des contrôles mis en place sur toute la période relative à notre audit. Si nos tests de conception des contrôles révèlent qu’un contrôle n’est pas approprié, il convient d’envisager de choisir un autre contrôle afin de le tester. Lorsque des contrôles informatisés tels que des contrôles de configuration, d’interface ou d’accès au système sont choisis dans l’échantillon, il convient de tenir compte des éléments suivant lors de la réalisation de nos tests :
4.5
•
S’assurer que les connaissances, l’expérience et les compétences du professionnel réalisant les tests de conception et d’efficacité opérationnelle sont adéquates ;
•
Mesurer l’ampleur des tests réalisés sur les tests de contrôle lors de la mise en place des systèmes. Si la conception et la mise en place des contrôles ont été testées par un spécialiste lors de la mise en place, alors l’étendue des tests nécessaires l’année de l’audit doit être limitée aux procédures de maintenance et de changements de contrôles (se référer aux catégories de contrôles pour obtenir des développements complémentaires).
Tester l’efficacité opérationnelle des contrôles sélectionnés Les tests des contrôles consistent à comprendre la manière dont ils sont effectués, à vérifier la permanence de leur exécution, et à suivre les personnes qui les réalisent. Lorsque nous analysons l’efficacité opérationnelle, nous prenons en compte : • Les techniques que nous utiliserons afin d’obtenir des éléments probants ; •
La nature et l’étendue des tests ;
•
Le rythme de réitération des tests (obtention des éléments visant à démontrer que les tests ont été régulièrement et correctement appliqués tout au long de l’année). Ces points sont abordés dans les développements qui suivent. Si au cours de l’année, des contrôles présentant des différences importantes ont été réalisés, chacun de ces contrôles doit être analysé séparément. 4.5.1
Techniques Plusieurs techniques peuvent être utilisées afin d’obtenir les éléments probants relatifs à l’efficacité opérationnelle des contrôles : • •
L’observation Il s’agit d’observer la réalisation du contrôle. Par exemple, nous pouvons observer les comptages réalisés lors des inventaires physiques. L’enquête
Il s’agit d’obtenir des renseignements sur le fonctionnement des contrôles auprès d’une personne appropriée. Par exemple, nous pouvons nous renseigner sur les contrôles relatifs aux délais de règlements accordés aux clients (montant et ancienneté des créances que l’entité s’attend à recouvrir et suivi des actions mises en place). • L’examen Il s’agit d’examiner les dossiers et les documents décrivant le fonctionnement d’un contrôle. Par exemple, nous examinons les rapprochements bancaires pour s’assurer de leur réalisation effective.
13
•
La réitération Il s’agit de renouveler l’exécution d’un contrôle afin de nous assurer qu’il a été correctement réalisé. Par exemple, nous pouvons décider de refaire l’analyse du fichier relatif aux retards de règlement.
Des techniques additionnelles, représentant un ensemble de techniques standards (liste ci-dessous), peuvent être utilisées de façon combinée pour obtenir des éléments probants appropriés et suffisants quant à l’efficacité opérationnelle des contrôles. • L’évaluation des connaissances L’auditeur peut combiner les techniques d’enquête, d’analyse et de réitération d’un contrôle afin de tester la connaissance qu’a un individu sur le sujet ou la compétence de celui-ci pour réaliser le contrôle. • L’enquête corroborative L’auditeur corrobore la réalisation d’un contrôle grâce à la confirmation d’autres membres de l’organisation (les « corroborateurs »). Comme pour un test d’efficacité opérationnelle, la corroboration a pour objet de confirmer la validité et la régularité de l’application d’un contrôle. •
La requête informatique L’auditeur vérifie que les contrôles automatisés concernant une application informatique fonctionnent comme il se doit. Des exemples de ce type de contrôle peuvent être : o l’identification par le système d’une anomalie pré-définie. Cette anomalie peut concerner
l’exhaustivité ou l’exactitude de données lors de leur entrée, de leur traitement ou de leur sortie au sein de l’application.
o l’élaboration de la configuration des accès au sein de l’application de telle sorte que la
séparation des tâches soit établie ou, dans le cas contraire, qu’elle prévoie un système d’autorisation.
. 4.5.3
4.5.4
Etendue des tests réalisés Lors de la réalisation de test de contrôle interne, nous utilisons notre jugement professionnel pour déterminer l’étendue des tests, qui doit être suffisante pour fournir une assurance raisonnable quant à leur efficacité opérationnelle tout au long de la période. Les facteurs suivants doivent être étudiés pour asseoir les choix faits par l’équipe d’audit quant à l’étendue des tests de contrôle à entreprendre : • La compétence de la personne qui réalise le contrôle ; •
La qualité de l’environnement de contrôle relatif au contrôle spécifique. En particulier, il faut porter un jugement sur la capacité de la direction à outrepasser un contrôle, et sur la cohérence dans l’application ; • Les changements dans les processus ;
•
Notre expérience du client.
Répartition dans le temps des tests Nous réalisons généralement des tests de contrôle avant la clôture. Nous obtenons des éléments probants afin de nous assurer que les contrôles correspondants demeurent efficaces sur le reste de la période.
Lorsque nous réalisons des tests de contrôle lors de notre intérim, nous ne pouvons pas nous contenter de nous appuyer sur les résultats de ces tests réalisés avant la clôture, sans obtenir des éléments probants relatifs au reste de la période. Les éléments suivants doivent être pris en compte : • Les résultats des tests réalisés avant la clôture ;
4.6
•
Le délai s’écoulant entre la date de nos tests et la clôture de l’exercice ;
•
L’impact de l’environnement de contrôle interne sur la conception et la mise en œuvre des contrôles ;
•
Les changements dans l’environnement de contrôle de l’activité et des systèmes comptables sur la période restante ;
•
La nature et le montant des catégories de transactions importantes ou des estimations comptables concernées ; et
•
Les procédures substantives que nous prévoyons de réaliser et le moment où nous prévoyons de les réaliser.
Evaluer les résultats Affirmer que notre évaluation du risque d’erreur importante est en deçà du niveau de risque maximum suppose que nous ayons obtenu des éléments probants sur l’efficacité de la conception des contrôles et de leur application. Si nos conclusions viennent soutenir notre évaluation initiale du risque d’erreur importante, nous pourrons poursuivre notre audit par les procédures d’audit prévues. Les procédures substantives sont des tests réalisés afin d’obtenir des éléments probants relatifs à la détection d’erreurs significatives dans les états financiers. Ils en existe de deux sortes, à savoir : les procédures analytiques et les tests de détail. Quel que soit le niveau de risque d’erreur importante évalué, nous devons réaliser des procédures substantives. La nature, le moment et l’étendue de ces procédures substantives dépendent de notre évaluation du risque d’erreur importante, et par conséquent seront largement influencés par nos tests de contrôle. Les procédures substantives pour chaque objectif peuvent inclure la réalisation de procédures analytiques, de tests de détails ou une combinaison des deux. Cependant, le caractère suffisant et approprié des éléments probants attendus, qui découlent des procédures analytiques accomplies dans le cadre de notre évaluation du risque d’erreur important, doit être déterminé avant de décider s’il est approprié de réaliser des tests de détails. Dans de nombreux cas, les procédures substantives seront limitées à des procédures analytiques portant sur les comptes appropriés si l’on soutient que le risque d’erreur important est faible. Si le risque est considéré comme moyen ou élevé, des tests de détail peuvent être nécessaires.
4.7
Documenter les résultats Les développements suivants décrivent la documentation des tests de contrôle : • Notre compréhension du processus peut être résumée sous forme narrative ou sous la forme de flow-charts. Elle est documentée ou référencée dans le document d’analyse des processus (PAD). •
Le risque opérationnel au niveau du processus et les risques liés aux états financiers sont documentés dans le document d’analyse des processus.
•
Les contrôles correspondants aux risques sont documentés dans le document d’analyse des processus et font le lien avec le risque qu’ils atténuent.
•
Les résultats des tests de conception des contrôles sont documentés dans le document d’analyse des processus sous forme d’une description résumée du contrôle ou dans le corps du texte, s’insérant dans la compréhension du process.
• •
La description de la nature, du moment et de l’étendue de nos tests d’efficacité opérationnelle sont documentés dans l’audit progLa Compagnie Nouvel Airme. Les résultats des tests réalisés doivent être inclus dans la documentation attenante.
•
Dans les situations où les travaux de l’audit interne, des consultants ou des spécialistes sont utilisés et où les éléments décrits ci-dessus sont documentés séparément, cette documentation doit être référencée de façon adéquate.
•
Dans les cas où l’IRM intervient et où une documentation est préparée (organigLa Compagnie Nouvel Airmes, modèles, etc.), cette documentation doit être correctement référencée et doit être rapprochée de nos travaux.
B.
24
D.
Techniques de tests de contrôles Les techniques qui peuvent être utilisées pour obtenir des preuves d’audit concernant l’efficacité des contrôles sont nombreuses : • Observation • Enquête • Réitération • Entretien corroboratif • Examen • Evaluation des connaissances • Requête informatique
D.1 Entretien corroboratif L’entretien corroboratif est une technique qui peut être utilisée comme un test d’efficacité opérationnelle lorsqu’en préalable l’auditeur est satisfait des résultats obtenus avec le test de conception. Cette technique doit être appliquée lorsqu’un certain nombre d’individus (exemple : un comité) effectuent le même contrôle. Par exemple, dix personnes en charge du contrôle des tests de conception d’une banque effectuent des contrôles sur le fichier de prêts en vue d’évaluer si le niveau des prêts est adéquat. Si les personnes en charge des contrôles les réalisent régulièrement, l’auditeur pourra chercher à comprendre le contrôle auprès d’un membre de la direction (par exemple, le manager en charge du contrôle des crédits) puis corroborer sa perception avec les multiples contrôleurs indépendants. L’auditeur détermine, par son jugement, l’étendue de la vérification à effectuer.
D.2 Examen Deux éléments clés doivent être considérés lors de la réalisation d’un examen : • L’auditeur doit bâtir une prévision avant de conduire son examen. •
. .
Le niveau de détail requis pour l’examen dépendra du niveau d’effort nécessaire pour vérifier que la prévision de l’auditeur est atteinte.
D.3 Evaluation des connaissances
L’évaluation des connaissances est une technique qui peut être utilisée comme un test d’efficacité opérationnelle à partir du moment où l’auditeur est satisfait des résultats obtenus lors des tests de conception. Cette technique sera plus probablement utilisée pour compléter l’examen ou une des autres techniques.
53
Document d’analyse des Processus (PAD) Recettes Fret
kpmg
. Requête informatique La requête informatique est une technique qui peut être utilisée comme un test d’efficacité opérationnelle une fois que l’auditeur est satisfait des résultats des tests de conception. L’objet d’une requête informatique est de : •
Tester que le progLa Compagnie Nouvel Airme logique d’un contrôle, issu d’une application informatique, opère comme prévu. Il peut s’agir, par exemple, de la correcte identification d’une anomalie, par le système.
•
Extraire l’information contenue dans une application informatique et concernant la configuration ou les désignations du système. Il peut s’agir, par exemple, d’interroger l’application pour déterminer comment les seuils de tolérance ont été configurés ou pour obtenir la liste des personnes ayant autorité pour réaliser certaines tâches dans le système (pour établir la séparation des tâches).
•
Avant d’effectuer la requête, l’auditeur doit comparer les attentes du client concernant les résultats avec les prévisions de ces mêmes résultats. Une fois le test réalisé, l’auditeur doit comparer les résultats non seulement avec ses propres prévisions mais également avec celles du client. L’auditeur définit la requête informatique à exécuter.
•
•
L’auditeur exécute la requête sur le système du client et formalise les résultats ou obtient les documents relatifs aux résultats obtenus (par exemple impressions ou impressions écran, fichier transféré, etc.).
•
Les résultats de la requête sont évalués par rapport aux prévisions faites. Si l’auditeur ne détecte aucun cas où les attentes ne sont pas atteintes, il peut conclure à l’efficacité du contrôle. Dans le cas contraire, l’auditeur doit enquêter sur les raisons et appréhender l’efficacité opérationnelle du contrôle. Si l’anomalie ne peut pas être validée, l’auditeur doit envisager un taux d’erreur pour le contrôle et avoir recours à son jugement pour juger de l’efficacité du contrôle.
1.2 La requête informatique peut être faite avant la fin de la période de l’audit. En l’absence de modifications à l’application ou à l’environnement IT, elle est considérée comme une preuve d’audit suffisante pour toute la période concernée par l’audit. La compréhension de la nature de l’environnement du client est critique pour pouvoir avoir recours à ce contrôle avant la fin de la
54
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1.3 1.4 Mise en œuvre de la méthodologie d’appréciation de contrôle intere au pôle frêt de la compagnie “Nouvel Air” 1.5 Objectifs 1
Nos objectifs d’audit pour pôle frêt sont les suivant :
Objectif 1
S’assurer que tous les produits sont correctement comptabilisés (exhaustivité, réalité et exactitude des enregistrements) ;
Objectif 2
Le principe de comptabilisation des produits est correctement appliqué et est en adéquation avec les normes comptables en vigueur. (Valorisation, Présentation) ;
Objectif 3
La séparation des exercices est correctement appréhendée (cut-off) ;
Objectif 4
Les comptes clients sont constitués de ventes non recouvrées et appartiennent à la société. (existence, évaluation des soldes et appartenance) ;
Objectif 5
Tous les recouvrements de créances sont correctement comptabilisés (exhaustivité, réalité et exactitude des enregistrements) ;
Objectif 6
Les avoirs et autres crédits sont justifiés et correctement calculés. (exhaustivité, réalité et exactitude des enregistrements) ;
Objectif 7
Les provisions pour créances douteuses sont correctement évaluées et jugées suffisantes.(Existence et évaluation des soldes).
1.6 Travaux efféctués n
Prise de connaissance de la compagnie “Nouvel Air”,
n
Déscription du pôle “Frêt”;
n
Déscription narrative des procédures en vigueur au pôle frêt;
n
Entretiens avec les intrvenants dans le pôle frêt;
n
Rapprochement par sondage pour l’entité contrôle des ventes pour le mois de 2003 ;
n
Rapprochement par sondage pour l’entité «frêt », entre les LTAs physiques et l’état de contrôle des ventes pour le mois de 2003 ;
frêt
entre le rapport CAS et l’état de
2
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n
Rapprochement par sondage pour certains entités non pélicanisées, entre les NDLs et les LTAs correspondantes ;
n
Rapprochement par sondage pour le mois de 2003, escale Nouaceur, entre l’état de contrôle des ventes des clients en compte siège et les factures émises pour lesdits clients ;
n
Rapprochement par sondage pour le mois 2003 de la facturation reçue des Ports Payés avec l’état des facturations à recevoir édité par le système informatique ;
n
Rapprochement par sondage pour le mois de 2003 de la facturation reçue des LTAs en Cumulative Charge avec l’état des facturations à recevoir édité par le système informatique ;
3
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2
Presentation de la structure du Centre Fret
L’organigrame du centre « Fret » se présente comme suit :
C
E F
S
A E
e r v i c e
N R
T E
R
E
T
E S x e p r o v r i tc eS e r v i c e E I mn t pi t o é r Ft A g e n c e e n D o u a n e
g e n cC e e l l u l e m i s Cs i oh na r g e m
A g e n cC e e l l u l e e nI mt p o rE t . C . O . R
L’entité financière dépend hiérarchiquement du chef du centre « Fret » et fonctionnellement du Chef du service « Ventes » du département « Recettes ».
Nos objectifs d’audit pour la section ventes –clients sont les suivant : Objectif 8
S’assurer que tous les produits sont correctement comptabilisés (exhaustivité, réalité et exactitude des enregistrements) ;
Objectif 9
Le principe de comptabilisation des produits est correctement appliqué et est en adéquation avec les normes comptables en vigueur. (Valorisation, Présentation) ;
Objectif 10 La séparation des exercices est correctement appréhendée (cut-off) ; Objectif 11 Les comptes clients sont constitués de ventes non recouvrées et appartiennent à la société. (existence, évaluation des soldes et appartenance) ; Objectif 12 Tous les recouvrements de créances sont correctement comptabilisés (exhaustivité, réalité et exactitude des enregistrements) ; Objectif 13 Les avoirs et autres crédits sont justifiés et correctement calculés. (exhaustivité, réalité et exactitude des enregistrements) ;
4
i n
a
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Objectif 14 Les provisions pour créances douteuses sont correctement évaluées et jugées suffisantes.(Existence et évaluation des soldes).
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3
6
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4
Description narrative du Circuit Exploitation Fret
4.1 Service Export L’opération export se fait en deux étapes : l’émission de la LTA qui est faite par l’agence « Émission » et le chargement de la marchandise objet de la LTA assuré par la cellule « Chargement ».
4.1.1 Émission de la LTA La LTA (lettre de Transport Aérien) est un document qui remplit 3 fonctions, à savoir : -
Contrat entre le client et le transporteur ;
-
Facture relative au transport ( puisqu’elle contient le pris du transport) ;
-
Bordereau d’accompagnement de la marchandise ( puisqu’elle contient des informations sur la marchandise transportée : nombre de colis, poids …etc)
La LTA peut être émise par : -
une agence ou comptoir la Compagnie Nouvel Air,
-
un intermédiaire .
Lorsque le client se présente au centre Fret avec la marchandise, cette dernière est pesée. Le client établit par la suite une « déclaration de d’expédition » sur laquelle est reporté le numéro de la LTA qui a été affectée au client lors de la réservation. Lorsque le client se présente au comptoir avec la « déclaration d’expédition » , la DUM L, l’agent du comptoir procède à leur confrontation puis impute sur la déclaration d’expédition les références de la marchandise objet du transport . Par la suite d l’agent du comptoir lui établit une LTA à partir du système d’exploitation. Si le client dispose déjà d’une LTA qui a été établie par un intermédiaire, cette LTA est saisie sur le système par l’agent du comptoir tout en vérifiant les données figurant sur la LTA notamment la taxation au poids. Une fois que l’agent a saisi les informations sur le poids de la marchandise, la destination… etc, le système détermine automatiquement le tarif à applique ainsi que la valeur de la taxation au poids. Cependant, l’agent dispose toujours de la possibilité de modifier le tarif qui n’est pas figé sur le système pour des raisons de gestion commerciale.
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La LTA est établie en 12 exemplaires, dont : -
Une copie verte représentant la souche comptable ;
-
Une copie bleue pour le client ;
-
Une copie blanche archivée au niveau du centre « Fret » ;
-
Les autres copies accompagnent la marchandise.
4.1.2 Encaissement des LTAs Lorsqu’une LTA est en « port payé » et cash ( payé au départ), elle est encaissée par l’agent du comptoir. L’encaissement est ensuite saisi par l’agent sur le système. Si le client dispose d’un contrat de mise en compte, les LTA du mois sont regroupées dans un fichier et facturées automatiquement par la section émission au niveau du siége. Les contrats de mise en compte sont signés par le directeur du pôle fret et le responsable financier du pôle fret. Une caution est exigée au client lors de la signature du contrat de mise en compte.
4.1.3 Chargement de la marchandise Les LTAs ainsi émises sont ensuite transférées à la cellule « Chargement ». L’agent établit par la suite les manifestes relatifs à chaque vol. Le manifeste comprend la liste des LTAs qui seront transportées dans un vol donné. Un dossier vol comprenant une copie du manifeste et des LTAs transportées est constitué et sera adressé au service « Transport » au siège. Au moment de l’embarquement, l’agent de contrôle vérifie l’embarquement effectif de la marchandise. Lorsqu’une LTA n’a pu être embarquée ou l’a été partiellement, l’agent de contrôle doit procéder à la modification du manifeste de cargaison. À cause de contrainte de temps, le manifeste n’est souvent pas modifié avant le départ de l’avion. Ainsi, les données du vol sont clôturées immédiatement après le départ de l’avion, et un manifeste de redressement est établi par l’agent de contrôle. Ce manifeste de redressement doit être classé dans le dossier de vol qui est adressé au service « Transport ».
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4.1.4 Centralisation des opérations de la journée chez l’entité financière du centre « Fret » A la fin de chaque journée, les LTAs émises par l’agence Import ainsi que les encaissements effectués sont centralisés dans l’entité financière du centre « Fret ». Les encaissements sont accompagnés d’un journal de caisse.
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4.2 Service Import L’opération d’import se fait en deux étapes, à savoir : la réception de la marchandise par la cellule « E.C.O.R » et livraison de la marchandise au client.
4.2.1 Réception de la marchandise Lorsque un vol est arrivé, les marchandises transportées à bord ainsi que les documents les accompagnant sont récupérés par la cellule « E.C.O.R ». La marchandise reçue est pointée avec le manifeste de cargaison. Lorsque la marchandise est admise au magasin, le magasinier accuse réception de la marchandise sur le manifeste. Les LTAs contenues dans le dossier sont ensuite saisies par la cellule « E.C.O.R » afin de valider les données du vol. Les LTAs sont ensuite classées selon que le client est en compte ou non, puis adressées à l’agence Import.
4.2.2 Livraison de la marchandise au client A la réception des LTAs, un agent de l’agence Import procède à l’établissement des avis d’arrivées à l’attention des clients pour les informer de l’arrivées de leurs marchandises. Lorsque le client se présente à l’agence avec l’avis d’arrivée, une NDL (Note de Livraison) doit être établie. La Note de Livraison comprend notamment les informations suivantes à partir de la LTA : -
Numéro de la LTA
-
Références du client ;
-
Poids de la marchandise ;
-
Montant du « port dû » le cas échéant ;
La NDL comprend également les autres frais accessoires facturés au moment de la livraison. Ces frais sont introduits dans le système conformément à des codifications. Lors de la facturation (établissement de la NDL), l’agent introduit les codes des frais à charger sur le client. Les montants des frais sont calculé automatiquement par le système sauf pour les frais de magasinage où l’agent doit introduire en plus du code de la charge, le nombre de jours écoulés entre la date de l’arrivée et la date de la livraison. La NDL est établie en 3 exemplaires :
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-
Copie verte représentant la souche comptable ;
-
Copie bleue pour le client ;
-
Copie jaune pour les archives.
La copie bleue n’est donnée au client qu’après avoir effectué le règlement. Une fois éditée, une NDL ne peut être modifiée. Ainsi, lorsque des frais complémentaires doivent être rajoutés, ou en cas d’anomalies, un Avis Correctif doit être établi. L’Avis Correctif (ou CCA) est établi en quatre exemplaires : -
Un original pour le client ;
-
Deus copies pour la section «Livraison » du service « Ventes » ;
-
Une copie pour les archives.
Lorsqu’un CCA est annulé, les 4 exemplaires doivent être annulés et remis à la section « Livraison ». Pour livrer le client, le magasinier établit un bon de sortie. Ce bon sortie ne peut être édité par le système que lorsque l’encaissement est saisi par le caissier. Ainsi, aucune marchandise ne peut être livrée tant que le client n’a pas effectué le règlement.
4.2.3 Encaissement de la NDL L’encaissement de la valeur de la NDL cash est fait par le caissier après rapprochement des données de la NDL avec la LTA. Tous les encaissements sont ensuite saisis par le caissier sur le système.
4.2.4 Centralisation des opérations de la journée chez l’entité financière du centre « Fret » Les NDLs jointes aux LTAs ainsi que les encaissements sur NDL cash sont centralisés chez l’entité financière.
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4.3 Entité Financière 4.3.1 Traitement des LTAs émises par l’agence Export Les LTAs émises par l’agence export ainsi que la liste des encaissements sur ces LTAs sont adressées par l’entité financière à la section « Émission » du service « Ventes » sans qu’un contrôle ne soit effectué sur ces LTAs.
4.3.2 Traitement des NDL émises par l’agence Import : A la réception des NDLs et LTAs correspondantes, l’entité financière procède au rapprochement systématique des données de la NDL avec les données de la LTA notamment, pour le port dû le cas échéant. Ce contrôle permet de détecter les erreurs dans l’établissement de la NDL particulièrement pour les NDL cash. Ce contrôle n’est pas systématiquement matérialisé sur la NDL Lorsque des anomalies sont détectées, l’agent responsable du contrôle remet les NDLs en question sont remises à l’agence Import pour établissement Avis Correctifs nécessaires. Ces NDLs ne font pas systématiquement l’objet d’une décharge entre l’entité financière et l’agence Import. Aucune procédure n’est prévue pour assurer que toutes les anomalies ont fait l’objet de l’établissement d’un Avis Correctif. Les NDLs et encaissements correspondants sont ensuite adressés à la section « Livraison » du service « Ventes »
4.3.3 Traitement des encaissements sur les LTAs et NDLs Les encaissements sont reçus par l’entité accompagnés des journaux de caisse. Ces fonds sont versés systématiquement à la banque le lendemain de leur encaissement effectif. Pour le suivi des encaissements (Import et Export), le chef de l’entité financière procède à l’édition d’un rapport d’audit qui récapitule l’ensemble des LTAs ou NDLs qui devaient être encaissées et qui ne le sont toujours pas. Les LTAs ou NDLs qui doivent être en principe encaissées sont celles codifiée au moment de leur établissement comme « port payé cash » ou « port dû cash ». Le chef de l’entité fait le suivi de ces encaissements en suspens avec les chefs des agences Import et Export.
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4.3.4 Facturation des clients en compte A partir de 2002 les factures clients en compte auparavant facturées par l’entité financière du centre sont désormais facturées par le siège (section émission) Ces factures sont remises par la suite à l’entité financière pour recouvrement. .
2.4 Procédure d’annulation des LTA émises Une LTA émise peut donner lieu à annulation. Le remboursement des LTA s cash peut s’effectuer : À partir de la caisse par l’agent du comptoir si la caisse n’a pas encore été clôturée ; Par l’établissement d’un avis correctif par le service export. Dans ce cas, le remboursement est effectué par l’entité financière du centre fret. Les LTA annulées déjà facturées donnent lieu à l’établissement d’un avoir .Et dans tous les cas, la LTA est annulée sur le système. Le service export envoi au siège (section émission) : _ La liste des LTA annulées ; _ les LTA physiques ; _ Les lettres de débarquement signées par le client et la douane, le cas échéant
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4.4 Risque(s) opérationnel(s) stratégique(s) Réf.
Description
Impact sur les états financiers (et affirmation contenue dans les états financiers)
n
Risque lié au changement de tarification à partir C. A. du chiffre d’affaires. de l’application frêt non autorisé.
n
Risque d’exhaustivité de chiffre d’affaire lié au PD
n
Insuffisance des cautions des clients en compte par rapport au risque de non recouvrement V clients encouru.
n
Risque d’utilisation de LTA annuler
C du chiffre d’affaires
n
Risque d’exhaustivité des encaissements des NDL
C du chiffre d’affaires et clients.
C du chiffre d’affaires
4.5 Différente(s) classe(s) de transactions significatives Affirmation contenue dans les états financiers Réf.
Description n
Recettes Fret
CEA chiffre d’affaires
n
Clients Fret
CEA chiffre d’affaires
14
kpmg
5
Fonctionnement des processus
Documenter le fonctionnement des processus, c'est à dire les objectifs, les facteurs clés de succès et les indicateurs clés de performance, les besoins ("inputs"), les activités et les résultats ("outputs"), et les systèmes d'information . Ces processus clés doivent être analysés sous l'angle des risques opérationnels stratégiques et des catégories de transactions importantes qui nous ont permis de les identifier.
5.1 Objectifs n
Service Export : Emission de la LTA et chargement de la marchandise objet de la LTA ;
n
Service Import : Réception de la marchandise et sa livraison au client.
5.2 Facteurs clés de succès (CSFs) et indicateurs clés de performance (KPIs) 5.2.1 Facteurs clés de succès n
Existence de procédures formalisées du Pôle « Fret » ;
n
Existences de séparation de fonctions entre exploitation et finances ;
n
Facturation automatique des LTA et NDL.
5.2.2 Indicateurs clés de performance n
Nombre de réclamation clients ;
n
Nombre d’avis correctif établis ;
n
Taux d’encaissement des NDL et LTA.
15
kpmg
5.3 Besoins ("inputs"), activités et résultats 5.3.1 Besoin. n
Service Export : Emission de la LTA ;
n
Service Import : Réception de la marchandise.
5.3.2 Activité 5.3.2.1
Service Export.
Le client se présente au centre Fret avec la marchandise, cette dernière est pesée. Le client établit par la suite une « déclaration d’expédition « sur laquelle est reportée le numéro de la LTA qui lui a été affectée lors de la réservation. La marchandise acceptée dans la zone sous douane fait l’objet de l’établissement d’un bon d’entrée par l’agent au comptoir matérialisé sur la déclaration d’expédition. L’agent au comptoir confronte la DUM, la déclaration d’expédition et la LTA. Lorsque le client se présente au comptoir avec la « déclaration d’expédition » et le bon d’entrée de la marchandise dans le magasin, l’agent au comptoir lui établit une LTA à partir du système d’exploitation. Si le client dispose déjà d’une LTA qui a été établie par un intermédiaire, cette LTA est saisie sur le système par l’agent au comptoir tout en vérifiant les données figurant sur la LTA notamment la taxation au poids. Une fois que l’agent a saisi les informations sur le poids de la marchandise, la destination, etc., le système détermine automatiquement le tarif à appliquer ainsi que la valeur de taxation au poids. Cependant, l’agent dispose toujours de la possibilité de modifier le tarif qui n’est pas figé sur le système pour des raisons de gestion commerciale. La LTA est établie en 12 exemplaires, dont : n
Une copie verte représente la souche comptable ;
n
Une copie bleu pour le client ;
n
Une copie blanche archivée au niveau du centre « Fret » ;
16
kpmg
n
Les autres copies accompagnent la marchandise.
Encaissement des LTAs Lorsque une LTA est en « port payé » et cash (payé au départ), elle est encaissée par l’agent du comptoir. L’encaissement est ensuite saisi par l’agent sur le système. Si le client dispose d’un contrat de mise en compte, les LTA du mois sont regroupées dans un fichier et facturées automatiquement par la section émission au niveau du siège. Les contrats de mises en compte sont signés par le directeur et le responsable financier du pôle Fret en exigeant de la part de chaque une caution lors de la signature du contrat. Chargement de la marchandise. Les LTAs ainsi émises sont ensuite transférées à la cellule « Chargement «. L’agent établit par la suite les manifestes relatifs à chaque vol. Le manifeste comprend la liste des LTAs qui seront transportées dans un vol donné. Un dossier vol comprenant une copie du manifeste et des LTAs transportées est constitué et sera adressé au service « Transport » au siège. Au moment de l’embarquement, l’agent de contrôle vérifie l’embarquement effectif de la marchandise. Lorsque une LTA n’a pu être embarqué ou l’a été partiellement, l’agent de contrôle doit procéder à la modification du manifeste de cargaison. A cause de contrainte de temps, le manifeste n’est souvent pas modifié avant le départ de l’avion. Ainsi, les données du vol sont clôturées immédiatement après le départ de l’avion, et un manifeste de redressement est établi par l’agent de contrôle. Ce manifeste de redressement doit être classé dans le dossier de vol qu ‘est adressé au service « transport ». Centralisation des opérations de la journée chez l’entité financière du centre « Fret ». A la fin de chaque journée, les LTAs émises par l’agence Export ainsi que les encaissements effectués sont centralisés dans l’entité financière du centre « Fret ». Les encaissements sont accompagnés d’un journal de caisse. Traitement des LTAs émises par l’agence Export. Les encaissements sont reçus par l’entité accompagnés des journaux de caisse. Ces fonds sont versés systématiquement à la banque le lendemain de leur encaissement effectif.
17
kpmg
Pour le suivi des encaissements (Export), le chef de l’entité financière procède à l’édition d’un rapport d’audit qui récapitule l’ensemble des LTAs qui doivent être en principe encaissées sont celles codifiées au moment de leur établissement comme « port payé cash » ou « port dû cash ». Le chef de l’entité fait le suivi de ces encaissements en suspens avec les chefs d’agence import. Procédure d’annulation des LTAs émises. Les LTAs annulées justifiées donnent lieu à remboursement par cash à partir de la caisse ou par l’entité financière du centre « Fret ». Les LTAs annulées sont corrigés au niveau du système. La liste des LTAs annulées, LTAs physiques et lettres de débarquement signées par le client et douane sont envoyées au siège.
5.3.2.2
Service Import
Réception de la marchandise Lorsque un vol est arrivé, les marchandises transportées à bord ainsi que les documents les accompagnant sont récupérés par la cellule « E.C.O.R ». La marchandise reçue est pointée avec le manifeste de cargaison. Lorsque la marchandise est admise au magasin, le magasinier accuse réception de la marchandise sur le manifeste. Les LTAs contenus dans le dossier sont ensuite saisies par la cellule « E.C.O.R » afin de valider les données de vol. Ces LTAs sont ensuite classées selon que le client est en compte ou non, puis adressé à l’agence import. Livraison de la marchandise A la réception des LTAs, un agent de l’agence import procède à l’établissement des avis d’arrivées à l’attention des clients pour les informer de l’arrivée de leurs marchandises. Lorsque le client se présente à l’agence avec l’avis d’arrivée, une NDL (note de livraison) doit être établie. La NDL comprend notamment les informations suivantes à partie de la LTA : n
Numéro de la LTA ;
n
Références du client ;
n
Poids de la marchandise ;
n
Montant du »port dû « le cas échéant.
18
kpmg
La NDL comprend également les autres frais accessoires facturés au moment de la livraison. Ces frais sont introduits dans le système conformément à des codifications. Lors de la facturation (établissement de la NDL), l’agent introduit les codes des frais à charger sur le client. Les montants des frais sont calculé automatiquement par le système sauf pour les frais de magasinage ou l’agent doit introduire en plus du code de la charge, le nombre de jours écoulés entre la date de l’arrivée et la date de livraison. La NDL est établie en 3 exemplaires : n
Copie vert représentant la souche comptable ;
n
Copie bleu pour le client ;
n
Copie jaune pour les archives.
La copie bleue n’est donnée au client qu ‘après avoir effectué le règlement. Une fois éditée, une NDL ne peut être modifiée. Ainsi, lorsque des frais complémentaires doivent être rajoutés, ou en cas d’anomalies, un avis correctif doit être établi. L’avis correctif ( ou CCA) est établi en quatre exemplaires : n
Un original pour le client ;
n
Deux copies pour la section « livraison » du service « vente » ;
n
Une copie pour les archives.
Lorsque un CCA est annulé, les quatre exemplaires doivent être annulés et remis à la section « livraison ». Pour livrer le client, le magasinier établit un bon de sortie. Ce bon de sortie ne peut être édité par le système que lorsque l’encaissement est saisi par le caissier. Ainsi, aucune marchandise ne peut être livrée tant que le client n’a pas effectué le règlement. Encaissement de la NDL L’encaissement de la valeur de la NDL cash est fait par le caissier après rapprochement des données de la NDL avec la LTA. Tous les encaissements sont ensuite saisis par le caissier sur le système. Centralisation des opérations de la journée chez l’entité financière du centre « Fret ». Les NDLs jointes aux LTAs ainsi que les encaissements sur NDL cash sont centralisées chez l’entité financière.
19
kpmg
Traitement des NDL émises par l’agence import. A la réception des NDLs et LTAs correspondantes, l’entité financière procède au rapprochement systématique des données de la NDL avec les données de la LTA notamment, pour le port dû le cas écheant. Ce contrôle permet de détecter les erreurs dans l’établissement de la NDL particulièrement pour les NDLs cash. Ce contrôle n’est pas systématiquement matérialisé sur la NDL. Lorsque les anomalies sont détectées, l’agent responsable du contrôle remet les NDLs en question à l’agence import pour établissement d’avis correctif. Ces NDLs ne font pas systématiquement l’objet d’une décharge entre l’entité financière et l’agence import. Aucune procédure n’est prévue pour s’assurer que toutes les anomalies ont fait l’objet de l’établissement d’un Avis correctif. Les NDLs et encaissements correspondants sont ensuite adressés à la section « livraison » du service « ventes ». Traitement des encaissements sur Les NDLs. Les encaissements sont reçus par l’entité accompagnés des journaux de caisse. Ces fonds sont versés systématiquement à la banque le lendemain de leur encaissement effectif. Pour le suivi des encaissements (Import ), le chef de l’entité financière procède à l’édition d’un rapport d’audit qui récapitule l’ensemble des NDLs qui doivent être en principe encaissées sont celles codifiées au moment de leur établissement comme « port payé cash » ou « port dû cash » . Le chef de l’entité fait le suivi de ces encaissements en suspens avec les chefs d’agence import.
5.3.3 Résultats Facturation des clients en compte : une fois les LTAs et NDLs sont validés au niveau de la division « Recettes Fret », la section émission au niveau du siège reçoit par bande sur le système pélican, les LTAs et NDLs en compte. Ces dernières font l’objet d’une facturation par le siége (section émission). Cette facturation est adressée à l’entité financière du centre fret qui s’occupe du recouvrement.
20
kpmg
6 Risques opérationnels au sein du processus frêt et contrôles Risques opérationnels au sein des processus A partir des informations obtenues lors de la revue du fonctionnement du processus, nous analyserons les risques opérationnels de ce processus, identifier les contrôles mis en place par la compagnie et les risques opérationnels résiduels. Les risques opérationnels au sein des processus doivent être analysés sous l'angle des risques opérationnels stratégiques qui nous ont permis d'identifier les processus. Documenter également les contrôles mis en place pour appréhender ces risques et ce jusqu'à leur prise en compte dans les états financiers de la compagnie.
21
kpmg
Risques opérationnels au sein des processus
Impact sur les états financiers (et affirmation contenue dans les états financiers)
Contrôles mis en place par la société
Objectif d'audit
n
Modification non autorisée des CEA chiffre d’affaires « Fret » tarifs de l’application.
n
Insuffisant.
n
Insolvabilités compte
n
Signature des contrats de mise en V.P comptes clients « Fret » compte par le directeur du pôle « Frêt » ;
n
Exigé une caution auprès du client en compte.
des
clients
en V.P comptes clients « Fret »
CEA du chiffre d’affaires « Fret »
n
Risque d’exhaustivité des C.E.A chiffre d’affaires « Fret » encaissements des LTAs et NDLSs
n
Edition d’un rapport d’audit par C.E.A chiffre d’affaires « Fret » le chef financier de l’entité récapitulant l’ensemble des LTAs et NDLs qui devraient être encaissées et qui ne le sont pas toujours.
n
Utilisation des LTAs annulées
n
Annulation système ;
n
Envoi d’un dossier des LTAS annulées au siège comportant : la liste des LTA annulées, les LTA physiques et les lettres de débarquements le cas échéant.
C.E.P. clients - recettes « Fret »
des
LTAs
sur C.E.P. clients - recettes « Fret »
22
kpmg
7
Catégories de transactions importantes et contrôles
A partir de notre compréhension du fonctionnement des catégories de transactions importantes, analyser les incidences sur les états financiers ainsi que les contrôles existants sur les états financiers. Documenter ces contrôles. Catégories de transactions importantes n
Recettes « Frêt »
Affirmation contenue dans les états financiers CEA recettes « Fret »
Contrôles mis en place par la société
Objectif d'audit
n
Rapprochement par le caissier des NDLs CEA recettes « Fret » devant être payées cash avec les LTAs correspondantes ;
n
Rapprochement par un financier de toutes les NDLs avec les LTAs ;
n
Correspondantes ;
n
Rapprochement mensuel des LTAs vendus cash avec les encaissements effectifs ;
n
Les livraisons ne peuvent être effectuées que sur présentation au responsable magasin de la NDL dûment encaissées par le caissier ;
n
Les bons de sorties délivrés aux clients par le responsable magasin ne peuvent être édités que si les NDLs sont traitées sur système et encaissées par le caissier ;
n
Facturation automatique des LTA à crédit.
23
kpmg
Catégories de transactions importantes n
Clients « Frêt »
Affirmation contenue dans les états financiers C.E.A. P comptes clients
Contrôles mis en place par la société
Objectif d'audit
n
Suivi par le chef de l’entité financière des C.E.A. P comptes clients encaissements en suspens sur les caisses Import et Export ;
n
Existence de rapport d’audit retraçant les LTAs cash non encore encaissées éditable à tout moment.
24
7.1.1 Évaluation des caractères généraux des risques Les informations développées dans la partie « Présentation de l’entreprise » nous amènent à formuler l’évaluation suivante du risque inhérent. Niveau de risque (Combinaison du risque financier et du risque système) Elevé Moyen Faible Environnement Economique 1. Particularités du secteur : pas de particularités spécifiques. 2. Position par rapport à la concurrence : très forte pression concurrentielle. Le risque de continuité d’exploitation reste faible compte tenu de l’appui de la société mère leader dans son domaine d’activité. Comptable et fiscal 1. Redressement fiscal durant l’exercice (Risque lié au traitement comptable et fiscal du redressement). 2. Absence de certains livres légaux (manuel d’organisation comptable et livre de paie coté et paraphé). Le niveau de risque se rattachant aux aspects de conformité aux lois et réglementations en vigueur (Loi –9-88 relative aux obligations comptables des commerçants, et droit du travail). 3. Traitement comptable et fiscal du contrat de cession d’actif 4. Exhaustivité de la provision pour clients douteux compte tenu des problèmes de recouvrement rencontrés par la société. 5. Structure financière : le financement est assuré par la société mère. Qualité des systèmes 1. Evaluation des risques : la direction connaît bien ses produits, la concurrence, et les facteurs clés de succès pour réussir dans ses
Niveau de risque (Combinaison du risque financier et du risque système) Elevé Moyen Faible domaines d’activité. Le directeur général a une grande expérience et une bonne formation dans ces domaines. 2- Environnement de contrôle : n
Actionnariat : la maison mère détient 100 % des actions dans la société « COMPAGNIE NOUVEL AIR ». Compte tenu des objectifs ambitieux imposés à la société COMPAGNIE NOUVEL AIR par la maison mère en terme de résultat, il existe un risque de surévaluation du chiffre d’affaires.
- Sensibilisation du personnel aux aspects du contrôle interne du fait qu’il appartient à un groupe de renommée international . - Existence d’un département de contrôle de gestion. « Reporting mensuel ». - Compétence du personnel. - Structure sociale : pas de conflit avec le personnel. - Séparation des tâches au niveau du traitement, du contrôle et du suivi des informations. 3-Le système d’information et de communication
- l’organisation commerciale est particulièrement efficace compte tenu du management par objectif en place.
- Moyens informatiques très modestes (Micro informatique). La société utilise des logiciels standards du marché. - Existence d’interface entre la gestion commerciale et la gestion comptable. - Inexistence de procédures écrites. Les informations de la direction sont communiquées par note de service. Compte tenu de la taille de la société COMPAGNIE NOUVEL AIR (PME) le risque reste faible.
26
Niveau de risque (Combinaison du risque financier et du risque système) Elevé Moyen Faible Système des flux des opérations (1): -
Cycle ventes clients Cycle achats fournisseurs Cycle trésorerie Paie personnel
4-Contrôle de la direction -
Suivi régulier des marges et des reportings par la direction. Les marges n’ont pas connu de changement par rapport à l’exercice précédent. Le risque demeure moyen du fait que la politique de tarification et la politique d’approvisionnement est du ressort des agents commerciaux. Il n’existe pas de contrôle des prix.
Synthèse d’évaluation des risques
(1) Suite à l’évaluation du contrôle interne faite lors de l’intérim.
7.1.2 Planification de l’audit Les risques d’audit (financiers et risque système) de la société « COMPAGNIE NOUVEL AIR » au regard de l’évaluation faite ci-dessus sont jugés globalement d’un degré satisfaisant. Les objectifs d’audit présentant un risque significatif d’erreurs pouvant fausser les états financiers et sur lesquels il convient de porter une attention particulière lors des travaux de contrôle des comptes au final, sont les suivant : n
L’exhaustivité de la provision pour client douteux
n
Le traitement comptable et fiscal du contrat de cession d’actif
n
La maîtrise des chevauchements des exercices pour les ventes et les achats et stocks.
n
Permanence des méthodes au niveau des amortissements.
27
7.2 La phase d’intérim Dans le cadre de cette section, nous nous sommes limités à évaluer et documenter le cycle ventes clients. Cette appréciation nous a permis d’identifier les contrôles spécifiques nous permettant de couvrir nos préoccupations (objectifs d’audit).Elle nous a permis également de déterminer des tests de contrôle à effectuer dans le cadre du contrôle des comptes. Nous tenons à informer le lecteur, que les autres cycles n’ont pas été développés dans le cadre de ce mémoire du fait que l’approche est identique.
7.2.1 L’évaluation du contrôle interne : Le pôle frêt Nos objectifs d’audit pour la section ventes –clients sont les suivant : Objectif 15 S’assurer que tous les produits sont correctement comptabilisés (exhaustivité, réalité et exactitude des enregistrements) ; Objectif 16 Le principe de comptabilisation des produits est correctement appliqué et est en adéquation avec les normes comptables en vigueur. (Valorisation, Présentation) ; Objectif 17 La séparation des exercices est correctement appréhendée (cut-off) ; Objectif 18 Les comptes clients sont constitués de ventes non recouvrées et appartiennent à la société. (existence, évaluation des soldes et appartenance) ; Objectif 19 Tous les recouvrements de créances sont correctement comptabilisés (exhaustivité, réalité et exactitude des enregistrements) ; Objectif 20 Les avoirs et autres crédits sont justifiés et correctement calculés. (exhaustivité, réalité et exactitude des enregistrements) ; Objectif 21 Les provisions pour créances douteuses sont correctement évaluées et jugées suffisantes. (Existence et évaluation des soldes).
28
Questionnaire de contrôle interne Le questionnaire exposé ci-après est un questionnaire de type standard. Il est conçu de tel sorte à permettre à l’intervenant d’identifier les points forts et les faiblesses de la procédure ventes clients, de la société « COMPAGNIE NOUVEL AIR », dans sa conception. Chaque réponse positive (colonne « Oui ») est considérée comme étant un point fort du cycle ventes clients car cela permet de répondre aux objectifs d’audit. En revanche, toute négation (colonne « Non ») est systématiquement interprétée comme une défaillance de la procédure dans sa conception. Enfin, certains points de contrôle ressortant du questionnaire peuvent ne pas être appliqués dans le cas de la société COMPAGNIE NOUVEL AIR (Colonne « N /A : Non appliqué).
Procédures
Références aux objectifs.
(Page 21)
Référence à la description narrative du cycle ventes clients
1
Note 1
d’audit
Oui
Non
N/A
Commentaires
COMMANDE n
n
n
Les commandes font l'objet d'une procédure d'acceptation.
Une étude de solvabilité du client est réalisée pour toute commande émanant de nouveaux clients, conformément aux instructions de la direction financière (quelque soit le montant de la commande ou pour toute commande supérieure à un montant fixé).
5&7
Un encours de crédit maximum est affecté à chaque client. Au delà de ce seuil, une acceptation spécifique est à obtenir.
5&7
Les commandes acceptées sont enregistrées sur des bons de commande interne prénumérotés établis en plusieurs exemplaires. n
n
Seuls les commerciaux sont aptes à accepter les commandes des clients
Il existe un chrono des bons de commande interne et toute rupture séquentielle est identifiée et investiguée.
1
Note 2
1&2
Note 2
Il existe une incrémentation logique de un point au niveau du système informatique pour les bons de 29
Références aux objectifs.
Procédures
d’audit (Page 21)
Référence à la description narrative du cycle ventes clients
Oui
Non
N/A
Commentaires
commande interne. LIVRAISON n
n
n
n
n
n
Chaque préparation de commande 1 & 2 & 5 donne lieu à l'établissement d'un bon prénuméroté de livraison émis en plusieurs exemplaires.
Note 3
La personne responsable des sorties de stock vérifie que les préparations de commande correspondent aux bons de commande.
1&5
Note 2
La préparation de commande est pesée ou le nombre de colis compté et un contrôle est fait par rapport au calcul effectué par l'informatique.
1&5
Une procédure de contrôle est mise en place pour s'assurer que toutes les commandes sont intégralement livrées. Par exemple: un listing des commandes non livrées est édité de manière régulière et est analysé, ou bien un chrono des bons de commande en attente de livraison existe.
1&2
Il existe une gestion des livraisons partielles : par exemple, la commande initiale est soldée et une commande pour la partie non livrée est créée avec un numéro identique de séquence différente, la commande apparaît sur le listing des commandes en cours tant qu'elle n'est pas entièrement livrée.
1&2
L’usine avertit l’agent commercial que la commande sera partiellement satisfaite. Le commercial juge s’il est possible d’émettre un autre bon de commande pour la partie non satisfaite à une date ultérieure.
Toutes les expéditions commandes) sont connues
1&2
Il existe un suivi au niveau du
(et des
Note 13
30
Procédures
Références aux objectifs. d’audit (Page 21)
Référence à la description narrative du cycle ventes clients
Oui
services intéressés. n
n
Non
N/A
Commentaires
commercial
Toutes les expéditions correspondent 1 & 2 & 5 à des marchandises commandées, et sont conformes aux commandes quant aux quantités, à la qualité, à la date de livraison, et au lieu de livraison.
Note 2, 9,10,11
La société conserve par jour de livraison, les bordereaux signés des clients.
Note 9,10,11
5
31
Procédures
Références aux objectifs. d’audit (Page 21)
Référence à la description narrative du cycle ventes clients
Oui
Non
N/A
Commentaires
FACTURATION n
n
n
n
n
n
Les livraisons sont facturées rapidement.
1&2
Note 18
Un contrôle existe pour s'assurer que toutes les expéditions sont facturées. Par exemple: un listing des livraisons non facturées ou en attente de facturation est édité de manière régulière et est analysé.
1&2
Note 18,19
Les commissions des commerciaux sont calculées sur les ventes facturées individuellement et des commissions sont rapprochées globalement du chiffre d'affaires facturé du mois.
1&2
Une réconciliation mensuelle est faite entre le chiffre d'affaires facturé La Compagnie Nouvel Airené au coût d'achat et les mouvements de sortie des stocks.
1&2
La facturation reçue des transporteurs extérieurs est comparée à la facturation émise envers les clients (Poids/nom du client).
1&2
La date de la facture est systématiquement celle du jour de l'expédition.
1&2
Les commissions des commerciaux sont calculées sur la base du chiffre d’affaires annuel et sur le niveau des stocks. La direction générale procède mensuellement à un contrôle des marges et du chiffre d’affaires.
Note 18
32
Procédures
Références aux objectifs. d’audit (Page 21)
n
n
n
Référence à la description narrative du cycle ventes clients
Oui
Les factures sont établies à partir du fichier des bons de livraison et du fichier prix.
1
La comptabilité vérifie que les factures de vente correspondent aux bons de commande et aux bons de préparation de commande.
1
Note 20
Toutes les factures sont contrôlées arithmétiquement :
1
Note 20
Non
N/A
Commentaires
Les prix sont portés par les commerciaux sur leur bon de commande interne. Ces prix sont repris au niveau des bons de livraison.
- Vérification du progLa Compagnie Nouvel Airme informatique. - Sondage sur quelques factures. n
La politique de tarification, et les conditions de règlement sont préprogLa Compagnie Nouvel Airmées. Toute condition spécifique consentie est avalisée par la direction.
1
La politique des prix est sous la responsabilité des chefs des départements commerciaux. Les commerciaux disposent d’une marge de manœuvre pour fixer les prix en fonction du marché et des marges.
Un contrôle des marges est fait mensuellement par la Direction Générale n
En cas de modification du tarif général
1
33
Procédures
Références aux objectifs. d’audit (Page 21)
Référence à la description narrative du cycle ventes clients
Oui
Non
N/A
Commentaires
de l'entreprise, tous les prix sont modifiés après autorisation de la direction et un contrôle de la mise à jour du fichier prix a été effectué. n
n
n
n
n
n
n
Les rabais, remises, ristournes et livraisons gratuites ne peuvent pas être accordés sans l'autorisation préalable des personnes habilitées.
1
Les conditions de ventes sont fixées par les commerciaux.
Les taux de T.V.A. sont liés au code article.
1
Tous les produits de la société sont taxés à 20 %
Le système émet un listing d'anomalies. Ce listing peut être obtenu en fixant des limites supérieures et inférieures de quantités et de prix unitaires. Ces anomalies sont analysées et traitées.
1
Le listing informatique n’existe pas. Par contre il existe un registre.
Une analyse détaillée des marges est faite par la direction par produits et tout écart est analysé.
1
La Direction Générale procède mensuellement à un contrôle des marges et du chiffre d’affaires.
Il n'existe pas un nombre important d'avoirs émis.
1
Note 15,30,31
Les plaintes des clients ne sont pas nombreuses.
1
Note 30,31
Le Directeur Commercial vérifie la réalisation de ses budgets par rapport au chiffre d'affaires facturé.
1&5
Note 20
Le contrôle de gestion vérifie chaque mois la cohérence par famille de produits les ratios suivants
34
Références aux objectifs.
Procédures
d’audit (Page 21)
Référence à la description narrative du cycle ventes clients
Oui
Non
N/A
Commentaires
avec le budget et l’exercice précédent : Coût de production/ CA Marge net / CA n
n
n
n
Tout avoir émis doit être approuvé par une personne habilitée.
8
Seuls les commerciaux sont aptes à approuver les avoirs émis.
Tous les avoirs sont rapprochés pour les quantités, des quantités retournées ou litigieuses, et le prix contrôlé par rapport à celui figurant sur la facture initiale.
3&8
Les avoirs suivent le même procédé que la facturation
8
Les avoirs suivent le même procédé que la facturation
2&3
Les avoirs suivent le même procédé que la facturation
Tous les avoirs arithmétiquement.
sont
contrôlés
La comptabilisation des avoirs est rapide.
ENREGISTREMENT DE LA FACTURE Système de facturation automatique : n
n
Le journal de vente est généré automatiquement par la facturation. Il existe un contrôle entre la liste des factures émises et le chiffre d'affaires comptable.
1&2&3 &5
Note 18
L’application informatique telle qu’elle a été conçue ne permet pas qu’il y ait une discordance entre le chiffre d’affaires comptable et la
35
Procédures
Références aux objectifs. d’audit (Page 21)
Référence à la description narrative du cycle ventes clients
Oui
Non
N/A
Commentaires
liste des factures émises. n
n
n
n
n
n
La balance auxiliaire est rapprochée à la balance générale par le service comptable de façon régulière.
1&2&3 &5
Note 24
Il existe une procédure de suivi ou de recensement des chevauchements d'enregistrement : par exemple il est impossible de comptabiliser deux factures avec le même numéro.
1&5
Des états de facturation sont envoyés chaque mois aux clients et sont suivis par les commerciaux responsables du dossier
1&5
Le système ne permet pas l'établissement d'une facture sans l'existence d'un numéro de bon de livraison.
5
Il existe un état des commandes facturées mais non encore livrées.
2&5
En fin de période, un contrôle de séparation des exercices est mené par la direction.
2
Les comptes clients sont rapprochés mensuellement avec les relevés des clients générés par l’interface de gestion commerciale.
Note 18
La date de prise en charge en comptabilité est la date de facturation. La date de la facture correspond à la date de livraison. Le respect du cutoff est assuré.
36
Procédures
Références aux objectifs. d’audit (Page 21)
Référence à la description narrative du cycle ventes clients
Oui
Non
N/A
Commentaires
En fin d'année, les factures clients libellées en devises sont converties au taux de clôture de l'exercice (sauf en cas de couverture de change) et les écarts de conversion sont enregistrés en comptabilité. ENCAISSEMENTS
1
La comptabilisation des encaissements est rapide.
6
Note 23
Les comptes clients sont analysés régulièrement.
5&6
Note 24
Le pointage des comptes clients est régulier.
5&6
Note 24
Les rapprochements bancaires sont effectués régulièrement.
6
Les rapprochements bancaires sont faits à la fin de chaque trimestre
Des procédures de relance clientèle pour les retards de paiement sont définies et suivies.
5&6
Les clients sont relancés uniquement par téléphone tous les deux mois.
Les relances effectuées sont listées et documentées dans un dossier.
5&6
Le risque client est couvert par une assurance globale.
5
Un listing des créances "âgées" est édité régulièrement et sert de base à la
7
n
n
n
n
n
La comptabilisation des encaissements se fait sur la base des avis de banque. (retard)
RELANCES ET CONTENTIEUX n
n
n
n
Il n’existe pas de balance âgée 37
Procédures
Références aux objectifs. d’audit (Page 21)
Référence à la description narrative du cycle ventes clients
Oui
provision pour dépréciation des créances douteuses. Tout écart avec la provision comptabilisée est expliqué.
Non
N/A
Commentaires
pour toutes les créances. Néanmoins, le responsable de la comptabilité dresse un état des clients douteux en indiquant de façon précise l’ancienneté du solde.(Note 28). Le montant de la provision pour dépréciation des comptes clients reste du ressort de la Direction Générale.
n
La société possède, pour les créances passées en pertes, un justificatif d'irrécouvrabilité.
4
1&3
Existence de jugement, requêtes introductives lettre de mise en demeure…etc
SÉPARATION DES TACHES n
La personne qui enregistre une commande est différente de celle qui prépare la sortie de stocks, de celle qui comptabilise la facture, et de celle qui reçoit le paiement.
Évaluation du dispositif du contrôle interne 37/54 9/54 8/54 Les tests sur les contrôles spécifiques prévus dans le cadre de la procédure ventes clients. (Voir page suivante) Nous avons sélectionné à partir du cahier d’expédition à la disposition du chef de sécurité (à la sortie de l’usine), quelques bons de livraison. La nature des tests que nous avons menés se présente ainsi : n
Vérifier la concordance des informations contenues dans le cahier d’expédition avec les bons de livraisons ;
38
n
S’assurer de l’existence des visas des personnes concernées (Chef de sécurité, magasinier et client) ;
n
Vérifier que tous les bons d’expédition ont donné lieu à une facturation ;
n
Vérifier la concordance entre la facturation, les bons de livraison et les bons de commande interne (Quantité, référence produit, prix unitaires…) ;
n
Vérifier l’imputation comptable et la date de prise en charge en comptabilité des enregistrements (Facture de vente HTVA, TVA, Client, Trésorerie) : n
En cas d’un avoir, s’assurer du motif de l’avoir et de sa comptabilisation.
39
Les tests sur les contrôles spécifiques prévus dans le cadre de la procédure : From cahier des expéditions Nb
Produit
date
Quantité
From bons de livraison Client
Réf BL
Date BL
Quantité
From facture
Existence de
Client
Réf fact
Date fact
VISA
(KG)
Mag
Clt
Qté
Montant Clt
(KG)
Chef
Concorda Imputati Règlement nce
on
BC/BL/
compta
Facture
ble
O
C
(HT)
sécuri té 1
A 7202
25/01/01
500 KG
1
13500
25/01/01
500
O
O
O
1
70000257
25/01/01
500
10500
1
Non encore réglé
2
Optal 655
14/02/01
1000 KG
2
14202
14/02/01
1000
O
O
O
2
70000509
14/02/01
1000
25000
2
O
C
10/05/01
3
QH 4062
05/03/01
300 KG
3
14845
05/03/01
300
O
O
O
3
70000865
05/03/01
300
18855
3
O
C
19/05/01
Effet Effet 4
Glycerine
09/04/01
3640 KG
4
15799
09/04/01
3640
O
O
O
4
70001478
09/04/01
3640
76440
4
O
C
Avoir 70002588 pour 76440
5
A 7205
12/05/01
200 KG
5
16501
12/05/01
200
O
O
O
5
Échantillon livré à la clientèle. (Vu le bon d'échantillon). Les échantillons ne donnent pas lieu
6
A7207
09/06/01
1000 KG
6
16843
09/06/01
1000
O
O
O
6
70002465
09/06/01
1000
22550
6
O
C
07/07/901ch
7
Optal 655
22/07/01
2000 KG
7
17203
22/07/01
2000
O
O
O
7
70003234
22/07/01
2000
47000
7
O
C
Annulée par
à facturation. éque avoir n°3830 8
Optal 655
27/08/01
2000 KG
8
3979
27/08/01
2000
O
O
O
8
Avoir 3830
27/08/01
2000
47000
8
O
C
Avoir
Conclusion : Les tests que nous avons effectué pour s’assurer que les contrôles spécifiques prévus dans le cadre de la procédure « Ventes – clients s’appliquent d’une manière régulière et permanente n’ont pas révélé d’anomalies. Sigles utilisés : NB
: Nombre
Réf BL : Référence Bon de livraison
O : Oui
Réf. Fact. : Référence facture
C : Correcte
HT
: Hors taxe
KG : KilogLa Compagnie Nouvel Airme
CLT
: Client
CA : Chiffre d’affaires
40
.
6 Résultats de l’appréciation du contrôle interne du pôle frêt 9.1 Points Forts n
Rapprochement des données reçues des entités pélicanisées avec les LTAs physiques ;
n
Rapprochement des rapports CAS reçus de l’étranger avec les données saisies à partir des LTAs physiques ;
n
Rapprochement des rapports CAS avec les LTAs physiques ;
n
Suivi du chargement des dossiers de vol ;
n
Suivi des dossiers de vol non reçus ;
n
Apurement de l’état des anomalies de saisie des LTAs transportées relevées par le système informatique ;
n
Contrôle de l’état des facturations à recevoir tel qu’édité par le système informatique ;
n
Rapprochement entre la facturation reçue des compagnies étrangères et l’état des facturations à recevoir pour les Ports Payés ;
n
Rapprochement entre la facturation reçue des compagnies étrangères et l’état des facturations à recevoir pour les Ports Dûs et les CC ;
n
Apurement des anomalies de saisie des NDLs détectées par le système informatique ;
n
Rapprochement par sondage, des données saisies avec les NDLs physiques ;
n
Rapprochement par sondage des facturations émises pour les clients en compte avec l’état de contrôle des ventes des clients en compte.
Les points forts du système de contrôle interne sont constitués des contrôles clés qui sont appliqués au niveau du centre « Fret », à savoir les contrôles suivants : n
Rapprochement par le caissier des NDLs devant être payées cash avec les LTAs correspondantes ;
41
n
Rapprochement par un agent de l’entité financière de toutes les NDLs (cash et en compte) avec les LTAs correspondantes ;
n
Suivi par le chef de l’entité financière des encaissements en suspens sur les caisses Import et Export.
9.2 Points Faibles n
L’ensemble des contrôles effectués au niveau de la division « Recette Frêt » ne sont pas matérialisées ;
n
Les contrôles effectués au niveau de la section « Emission » ne permettent pas de valider la tarification sur les LTAs ;
n
Il n’existe aucune procédure permettant de s’assurer que toutes les anomalies relevées au niveau de la section « Emission » ont été communiquées aux différences entités et que ces anomalies ont fait l’objet de régularisation de la part desdites entités. Le suivi effectué par le chef de la section « Emission » de ces anomalies n’est pas matérialisé ;
n
Il n’existe aucune procédure permettant de s’assurer que toutes les régularisations effectuées par les entités ont été communiquées à la section « Emission », et que toutes les régularisations reçues ont été enregistrées dans la comptabilité manuellement ;
n
Au njveau de la section « Interline & Contrôle Fret », il n’existe aucune procédure permettant de s’assurer que toutes les facturations reçues ont été contrôlées et que toutes les anomalies soulevées ont été communiquées aux entités ou escales concernées et suivies par la suite. La même remarque est valable pour les régularisations issues de ces anomalies relevées quant à leur communication à la section « Emission » ou « Livraison » pour leur enregistrement dans la comptabilité ;
n
Au niveau de la section « Livraison », il n’existe aucune procédure permettant de s’assurer que toutes les anomalies relevées ont été communiquées aux escales concernées pour régularisation et que toutes les régularisations établies par les escales ont été communiquées à la section « Livraison » et enregistrées dans la comptabilité ;
n
Lors de son émission, la LTA ne fait l’objet d’aucun contrôle par une personne autre que la personne l’ayant établi notamment pour la taxation au poids et le mode de paiement (PP ou PD). En effet, le tarif applique par l’agent commercial au comptoir ou par le transitaire n’est pas approuvé par un responsable supérieur. Par ailleurs, bien que le tarif d’un transport est déterminé par le système en fonction données de l’opération de transport, le système informatique laisse à l’agent la possibilité de modifier ce tarif. Il es résulte un risque de sous-taxation du transport ainsi qu’un risque de faire bénéficier de tarifs préférentiels des personnes autres que celles concernées par ces tarifs.
42
0
n
Le contrôle effectué par l’entité financière sur les NDLs n’est pas matérialisé.
n
Absence de procédures permettant de s’assurer que toutes les anomalies détectées par l’entité financière sur les NDLs ont fait l’objet d’un redressement par l’établissement d’un Avis Correctif.
.
Synthèse Il n’existe aucune procédure permettant de s’assurer que : n
Toutes les anomalies relevées par la section « Emission » ont été communiquées aux entités concernées pour redressement ;
n
Toutes les régularisations effectuées par les entités ont été communiquées à la section « Emission » pour enregistrement ;
n
Toutes les régularisations reçues par la section « Emission » ont été enregistrées dans la comptabilité ;
n
Toutes les anomalies relevées par la section « Interline et Contrôle Fret » ont été communiquées et régularisées par les entités ou les escales concernées ;
n
Toutes les régularisations établies par les entités et les escales ont été communiquées aux sections « Emission » et « Livraison » et ont été enregistrées dans la comptabilité.
n
Toutes les NDLs ont fait l’objet d’un contrôle de la part de l’agent de l’entité financière ;
n
Toutes les anomalies relevées lors de ce contrôle ont fait l’objet de l’établissement d’un Avis Correctif ;
n
Les encaissements en suspens sur les caisses sont systématiquement suivies pour apurement ;
n
Toutes les anomalies relevées lors du suivi des caisses ont été redressées notamment pour les erreurs de codification des LTAs ou NDLs.
43
44
10.1.1
La lettre de contrôle interne (Mamagment letter): Processus Clé - Frêt
Cette lettre mettra en évidence les faiblesses de conception résultant de l’exploitation du questionnaire du contrôle interne, mais également les contrôles prévus dans le cadre de la procédure et qui ne sont pas appliqués d’une façon régulière.
Insuffisances relevees
Risques ou Incidences
Recommandations
n
Les contrôles effectués par les sections n Non exhaustivité n Formaliser les contrôles des effectués pour attester « Emission », « Interline & Contrôle Frêt » régularisations. leur réalité et la section « Livraison » ne sont pas formalisés. Ce qui ne permet pas de vérifier a posteriori, la réalité des travaux de contrôle.
n
Par ailleurs, les anomalies soulevées lors desdits contrôles ne sont pas récapitulées sur des états pour permettre de vérifier ultérieurement, le suivi de la régularisation desdites anomalies, ainsi que leur comptabilisation.
n
L’application informatique frêt permet un n Sous-taxation des LTA ; libre accès aux modifications de la taxation aux poids de la LTA. Ces modifications ne n Non encaissement font pas l’objet d’une approbation de la des PD. part d’un responsable hiérarchique.
n
De même, les LTA émises en PD (Port Dû) ne font pas l’objet d’une approbation de la part d’un responsable hiérarchique.
n
Un état récapitulatif des LTA dont la taxation au poids a été modifiée par l’agent émetteur, ainsi qu’un état des LTA émises en PD, devraient être édités et soumis à l’approbation d’un responsable hiérarchique.
45
Insuffisances Relevees
Risques ou Incidences
Recommandations
n Les données tarifaires doivent Les données tarifaires de n Erreurs ; être systématiquement mises l’application de gestion fret à jour en fonction des ne sont pas n Sous ou sur-taxation des LTA. nouvelles grilles et tarifaires. systématiquement mises à La saisie manuelle de tarifs à jour par les nouveaux tarifs. appliquer devrait être interdite En conséquence, les sauf cas exceptionnel à gestionnaires procèdent à justifier, auquel cas leur des calculs manuels de tarifs approbation devrait être faite et les saisissent sur système. par un responsable hiérarchique. n Non exhaustivité des n Les contrôles précités n Les contrôles effectués par régula-risations. devraient être formalisés afin l’entité financière du « Centre de pourvoir vérifier leur Exploitation Fret », bien que réalisation effective. pertinents, notamment l’exploitation du rapport d’audit, ne sont pas formalisés. Ce qui ne permet pas de vérifier a posteriori, la réalisation desdits contrôles. n
n
Les cautions fournies par n Non recouvrement des n Revoir les cautions clients et créances non les mettre à jour en fonction certains principaux clients en couvertes par la du chiffre d’affaires réalisé et compte sont insuffisantes caution. du crédit client. pour faire face aux risques de non recouvrement de leurs créances en raison de l’importance des chiffres d’affaires réalisés avec eux.
n
manifestes définitifs Les manifestes ne sont pas n Non correspondance n Les entre le manifeste et devraient correspondre aux systématiquement modifiés les LTA effectivement LTA effectivement transportés. par les services gestionnaires transportées. en fonction des LTA
46
effectivement transportées.
Insuffisances relevees
Risques ou Incidences de
Recommandations
n
Les lettres de débarquement n Utilisation annulées. relatives aux LTA annulées ne sont systématiquement envoyées au siège (section émission)
LTA n Les lettres de débarquement devraient être envoyées au siège.
n
encaissement n Les NDL devraient être Les NDL ne font pas l’objet de n Non des frais sur port rapprochées les LTA rapprochement avec les LTA payé pour les clients correspondantes avant leur correspondantes avant leur de passage. encaissement par le caissier. encaissement. Ce rapprochement est fait à posteriori par le financier.
47
10.1.2
Le programme de travail pour le contrôle des comptes du Processus-clé : Frêt
Le risque de contrôle interne relatif aux opérations et transactions « frêt » est jugé faible car les risques soulevés, ci-dessus, sont atténués par le fait que la recette fait l’objet d’un suivi mensuel par les responsables commerciaux, un suivi de la recette et du trafic. Pour couvrir les différents risques identifiés nous avons prévue d’adopter une approche système et de se focaliser sur les travaux spécifiques suivants :
A l’intérim : - Préparer les documents d’analyse du Risque « PAD » lié au processus clé « frêt », - Circularisation des tiers ayant des relations avec la compagnie au niveau de l’activité « frêt » : organismes de compensation, clients, assurances, avocats, …. - Réaliser des procédures analytiques pour apprécier le déroulement de l’activité par rapport aux prévisions, aux normes du secteur, aux indicateurs clés de performances, aux pérformances précédentes, ….. - Préparer les documents d’analyse du Risque « PAD » lié au processus clé « frêt »,
Au final :
-
Vérifier l’exhaustivité de comptabilisation de la recette brute à partir des états édités à partir du système informatique ;
-
Vérifier par sondage la comptabilisation des principaux redressements de la recette brute, à savoir, les transports par voie de surface ;
-
Vérifier que la recette relative aux dossiers non encore traités a été provisionnées ;
-
Vérifier que les frais accessoires relatifs aux émissions non encore comptabilisées ont été provisionnées ;
-
Vérifier que les frais de vente relatifs aux émissions non encore comptabilisées ont été provisionnées
48
Par ailleurs, nous n’avons pas prévu de faire de test sur l’exhaustivité du traitement des LTAs transportées. Le risque de non exhaustivité peut être couvert à travers l’appréciation de l’analyse du compte « LTAS EMISSIONS/UTILISATIONS ». Ce compte permet en effet de fait ressortir toutes les LTAS émises et non encore utilisées A l’issue de cette phase et après exécution du progLa Compagnie Nouvel Airme de travail relatif au contrôle des comptes (voir ci-dessus), les résultats obtenus se présentent ainsi : (en milliers dh) au 31 décembre
Clients Effets à recevoir Clients factures à établir
Provision pour dépréciation des créances douteuses Clients et comptes rattachés Chiffre d'affaires (hors TVA) Ventes de marchandises Ventes de biens et services produits
2002 40.578 6.290 --------46.868 -4.171 42.697 67.364 65.128 2.236
2001 41.264 6.214 11 ---------47.489 -3.289 44.200 67.908 65.879 2.029
Les créances sur les clients à fin 2002 représentent six mois de chiffre d’affaires environ. La provision pour dépréciation des créances douteuses est sous-estimée de 2,4 millions dh correspondant à des créances antérieures à 2001, non provisionnées au 31 décembre 2001. Il s’agit essentiellement des créances sur les clients « SEGMA » et « GAMA » pour respectivement 1,12 millions dh et 1,15 millions dh .
49
11 Conclusion Générale Aujourd’hui, Le réviseur se place au bout d’une chaîne constituée de différents intervenants. La qualité de cette chaîne est tributaire de chacun de ses maillons. De ce fait le réviseur est amené constamment à mettre en cause ses méthodes et outils de travail pour améliorer ses prestations et accroître la valeur ajoutée apportée aux clients. La certification des comptes est une formalité légale qui n’apporte pas d’apport important au client. En revanche, l’appréciation du dispositif du contrôle interne et la formulation de recommandations pertinentes pour l’améliorer intéresse fortement le client mais également le réviseur. Cela intéresse le client car les points de recommandation vont lui permettre d’améliorer son dispositif de contrôle interne pour atteindre les objectifs financiers (états financiers), objectifs opérationnels (liés à la gestion de l’entité) et les objectifs liés à la conformité des lois et réglementations en vigueur. Pour le réviseur, l’amélioration du dispositif du contrôle interne va lui permettre dans le cadre des missions récurrentes, d’éviter de recourir à des travaux de validation fastidieux au final. L’approche du contrôle interne s’inscrit dans le cadre d’une approche globale d’audit. Elle ne constitue en aucun cas une phase séparée. On ne saurait prétendre à mettre en œuvre une approche basée sur le contrôle interne pour chaque client, si au préalable, on n’a pas une compréhension claire et précise de l’entreprise et de son environnement mais également de la mission qui nous a été assignée. Par exemple, il serait inutile dans le cadre d’une petite structure où les volumes de transactions sont faibles et les tests de validation faciles à mettre en œuvre de procéder à une évaluation du contrôle interne pour décider de l’approche à adopter en matière de contrôle des comptes. De même dans une structure de taille moyenne ou grande, la qualité de l’organisation place l’intervenant dans une position de « confiance » ; en revanche, seul l’examen des comptes peut assurer son jugement sur la qualité des comptes et lui permettre de formuler une opinion.
50
12 Annexe I BILAN AU 31 DÉCEMBRE 2002 (avec chiffres comparatifs au 31 décembre 2001) (montants exprimés en milliers dh)
ACTIF Immobilisations incorporelles (nettes) Immobilisations corporelles (nettes) Immobilisations financières Valeurs d'exploitation Créances de l'actif circulant Fournisseurs, avances et acomptes Clients (nets de provisions) Personnel Etat débiteur Autres débiteurs (nets de provisions) Comptes de régularisation actif Ecart de conversion actif Trésorerie Total actif PASSIF Capitaux propres Résultat de l'exercice Provisions réglementées Dettes de financement Provisions durables pour risques et charges Dettes du passif circulant Fournisseurs et comptes rattachés Personnel Organismes sociaux Etat Comptes d'associés Autres créanciers Comptes de régularisation passif
31 décembre 2002 2001 170 50 29.490 29.683 64 138 23.816 22.278 53.083 56.217 958 751 42.697 44.200 1.136 618 4.925 5.411 3.178 5.098 189 139 36 33 2.303 1.212 108.962 109.611
43.812 180 1.358 4.000 22 22.923 12.590 569 864 7.113 628 685 474
43.577 235 1.421 6.000 22 25.117 10.473 533 514 8.760 628 3.196 1.013
51
Autres provisions pour risques et charges Ecart de conversion passif Trésorerie passif Total passif
35 45 36.587 108.962
33 82 33.124 109.611
52
Annexe 2 COMPTE DE PRODUITS ET CHARGES EXERCICE CLOS AU 31 DÉCEMBRE 2002 (avec chiffres comparatifs exercice clos au 31 décembre 2001) (montants exprimés en milliers dh)
31 décembre 2002 2001 Produits d'exploitation Ventes de marchandises (en l'état) Ventes de biens et services produits Variation de stocks de produits Reprises d'exploitation Charges d'exploitation
Achats revendus de marchandises Achat consommés de matières et fournitures Autres charges externes Impôts et taxes Charges de personnel
Dotations d'exploitation Résultat d'exploitation (I) Produits financiers Charges financières Résultat financier (II) Résultat courant (I)+(II)=(III) Produits non courants Charges non courantes Résultat non courant (IV) Résultat avant impôt (III)+IV Impôt sur les résultats Résultat net
67.357 65.128 2.236 -193 186 64.451 30.591 14.994 5.633 391 8.589 4.253 2.906 1.763 4.286 -2.523 383 580 379 201 584 405 179
68.133 65.879 2.029 153 72 64.529 27.394 20.295 4.551 327 7.074 4.888 3.604 1.068 4.197 -3.129 475 1.952 1.445 507 982 747 235
53
Annexe 3 :
GLOSSAIRE
Le risque inhérent est la probabilité que des erreurs importantes non décelées existent en faisant abstraction du contrôle interne. ⇒ L'entreprise définit ses procédures de contrôle interne, afin de se protéger des erreurs et irrégularités. Le risque de défaillance du contrôle interne (control risk) est la probabilité que les procédures de contrôle interne ne parviennent pas à prévenir, détecter et corriger des erreurs importantes. Le risque d'erreurs importantes (ROSM) est la combinaison du risque inhérent et du risque de défaillance du contrôle interne. ⇒ KPMG sélectionne les procédures d'audit appropriées, afin de valider les objectifs d'audit et de limiter le risque de non détection.
GAUGE La gauge est une mesure de précision des erreurs d'audit attendues. Elle est calculée lors de l’analyse stratégique. La gauge est calculée automatiquement lors de l’insertion des balances dans Lead Schedules.
SEUIL DE SIGNIFICATION Il constitue le niveau à partir duquel une erreur matérielle dans les états financiers rend probable que le jugement d'un lecteur raisonnable soit changé ou influencé. Cette erreur matérielle dans les états financiers peut résulter du cumul de plusieurs erreurs importantes dans les affirmations.
OBJECTIFS D'AUDIT -Completeness - Exhaustivité -Existence -Accuracy - Exactitude -Valuation - Valorisation -Obligations & rights -Présentation des états financiers . système
: : : :
des actifs, passifs et des transactions enregistrées des actifs, passifs et des transactions pour la période ni sur-évaluation, ni sous-évaluation appropriée, déterminée conformément aux principes comptables en vigueur : les droits et les obligations examinés reviennent et incombent à l'entreprise : conforme aux normes comptables en vigueur
Une approche système est un audit des états financiers compatible avec le manuel d’audit KPMG (KAM). KAM envisage des contrôles manuels, des contrôles informatisés et prévoit l’intervention d’un spécialiste IRM lorsque cela s’avère nécessaire.
Risque opérationnel stratégique Possibilité qu’un événement ou une action menace la capacité de l’entité à atteindre ses objectifs et à mettre en œuvre ses stratégies avec succès.
54
Catégories de transactions importantes Les transactions sont définies comme des événements impliquant des échanges de valeur entre l’entité et un tiers. Elles doivent être prises en compte dans les états financiers. L’évaluation de leur caractère significatif est liée à l’importance de l’affirmation contenue dans les états financiers.
Processus clé C’est un processus qui : • •
gère un risque opérationnel stratégique ayant un effet potentiel important sur les états financiers ; et/ou gère la correcte transcription comptable des catégories de transactions importantes.
Risques opérationnels au niveau du processus Eléments qui menacent la réalisation des objectifs du processus identifié et qui ont un effet potentiel sur les états financiers. Les risques opérationnels au niveau du processus ne peuvent être identifiés que lors de l’analyse des processus liés aux risques opérationnels stratégiques.
Risques liés aux états financiers (rattachés à un risque opérationnel) Risques liés à la probabilité que le risque opérationnel résiduel ne soit pas correctement pris en compte dans les états financiers, générant le risque de survenance d’une erreur importante dans les comptes concernés.
Risques liés aux états financiers (rattachés à une catégorie de transactions importantes) Risques générés par les transactions et liés à l’exhaustivité, l’existence et l’exactitude de leur enregistrement dans les états financiers.
55
Contrôles opérationnels Contrôles destinés à réduire les risques au niveau des processus. Nous analysons ces contrôles lorsque nous obtenons et documentons notre compréhension du risque opérationnel résiduel qui affecte les états financiers. Ces contrôles nous aident à documenter notre évaluation du risque d’erreur importante relatif à nos objectifs d’audit.
Contrôles des états financiers (lié aux risques opérationnels) Contrôles mis en place par la direction afin de prendre en compte les effets, sur les états financiers, des risques opérationnels résiduels qui se traduisent souvent par des erreurs d’évaluation, de présentation et de contenu des informations financières.
Contrôles des états financiers (lié à une catégorie de transactions importante) Contrôles destinés à prévenir ou à détecter et corriger les erreurs contenues dans les états financiers liées à l’exhaustivité, l’existence et l’exactitude des catégories de transactions identifiées.
Risque opérationnel résiduel Risque qui demeure après l’application des contrôles opérationnels. Nous nous intéressons plus particulièrement au risque résiduel qui résulte des estimations, des choix de présentation et de contenu faits par la direction.
Contrôles liés à la configuration et à la cartographie comptable Les contrôles liés à la configuration des systèmes sont les filtres qui peuvent être mis en place afin de sécuriser les données contre des traitements inappropriés en se basant sur les règles de l’organisation. Si le filtre est actionné, la procédure de vérification peut être forte ou superficielle en fonction des particularités de l’organisation. La cartographie informatique des comptes comptables résulte de filtres permettant l’affectation des transactions dans la balance générale puis dans les états financiers.
Contrôles liés aux interfaces et aux conversions Les interfaces permettent de transférer des données répondant à des critères spécifiques entre deux systèmes, en utilisant soit des moyens manuels ou informatisés, soit une combinaison des deux afin d’assurer l’exactitude, l’exhaustivité et l’intégrité des données transférées. La conversion des données est le processus de migration des données d’un système (qui peut contenir des données anciennes, doubles, inexactes, incomplètes, qui sont affectées à différents endroits dans le système) vers un nouveau système.
Accès aux systèmes Possibilités offertes aux utilisateurs individuels ou aux groupes d’utilisateurs dans le système informatique gérant l’environnement, telles qu’elles sont déterminées et définies par les droits d’accès configurés dans le système.
2 56
