INTODUCCION En este trabajo se pretende registrar el registro contable del efectivo propiedad de las empresas, así como las reglas de valuación y de presentación de las partidas de efectivo, a su vez se mostrara la elaboración de un arqueo de caja su control interno y una conciliación bancaria en bancos. En la mayoría de las empresas se tiene la tendencia de presentar en el efectivo como la cantidad de dinero con que cuenta la empresa, en un momento determinado. Sin embargo para los negocios suele llamarse “efectivo disponible,
dicho renglón está constituido por:
El efectivo en caja Y bancos Inversiones acorto plazo (temporales).
En primer lugar se tiene que caja: Es el dinero en efectivo propiedad de la empresa y cual se presenta en monedas y billetes de bancos así como cheques, pagares pagares (Boucher). Y en segundo lugar se tiene que bancos: Es el que representa los depósitos hechos en instituciones bancarias.
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1.-EFECTIVO E INSTRUMENTOS FINANCIEROS En la práctica contable se denomina efectivo a las monedas de metal o a los billetes de uso corriente, los saldos en las cuentas bancarias y aquellos otros medios o instrumentos de cambio, tales como cheques a favor de la empresa, giros postales telegráficos o bancarios, fondos de caja de cualquier tipo (caja chica, caja variable, oportunidades, pensiones y jubilaciones, protección, etc.), las monedas extranjeras, las monedas de metales precioso, como el oro, plata, etc. El Plan General de Contabilidad define un instrumento financiero como el contrato que da lugar a un activo financiero en una empresa y, simultáneamente, a un pasivo financiero o a un instrumento de patrimonio en otra empresa.
1.1.-CONTROL INTERNO DE EFECTIVO Ya que el efectivo es el activo más liquido de la empresa, se necesita un sistema de control adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso personal. Los propósitos de los mecanismos del control interno en las empresas son los siguientes: 1.- salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias. 2.-promover la real y adecuada contabilización de los datos. 3.-alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa. 4.- juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa. El control interno no se diseña para detectar errores, si no para reducir la oportunidad de que ocurran errores y fraudes. Algunos fines del control interno son: 1.- tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los robos y establecer un método adecuado para presentar el efectivo en los registros contables. 2.- un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o depósitos en el banco. 3.- todas las recepciones de efectivo deben registrarse y depositarse de forma diaria y todos los pagos de efectivo deben realizarse mediante cheques.
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2.- CAJA Es el dinero en efectivo, propiedad de la empresa, el cual está representado por monedas y billetes de banco, así como cheques, pagares (Boucher) de tarjeta de crédito, giros postales y bancarios y telegráfico recibidos de otra entidades, es cuenta de activo porque representa l dinero en efectivo propiedad de la entidad. Es una cuenta es considerada como cuenta de balance y se debe presentar en el primer lugar del activo circulante por ser uno de los elementos o partidas más disponibles, O sea, valores que no necesitan ninguna conversión o transformación para ser efectivo, puesto que ya lo son.
2.1.-CARGO Y ABONO DE LA CUENTA DE CAJA
SE CARGA:
SE ABONA:
Al principiar el ejercicio
Durante el ejercicio
1. Del valor de la existencia en efectivo. Durante el ejercicio
1. Del valor del dinero que egrese de la caja. Al terminar el ejercicio
2. Del valor del dinero que ingrese en caja.
2. Del valor de los faltantes en efectivo. 3. Del valor de su saldo, para saldarla.
Al terminar el ejercicio
3. Del valor de los sobrantes en efectivo.
AJUSTES DE LA CUENTA DE CAJA Suele suceder que en algunos casos, le empresa adquiere otro tipo de efectivo, como son dólares, centenarios, entre otros, pero este tipo de monedas, cambian de valor continuamente, por lo que se necesario que se realicen ajustes con respecto a lo antes mencionado, ejemplos:
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La empresa “los portales” compro 100 dólares con un valor de $ 11.50 c/u, el 5 de
mayo del 2011, a la fecha del balance aumenta $0.50 c/u. En primer lugar se debe registrar la compra de los centenarios cargando a caja y abonado a caja. Cuando el dólar aumente el valor al que la empresa lo adquirió, se deberá hacer un cargo a la cuenta de caja y se abonara a productos financieros, ya que se considera como una utilidad. -1-
$ 1,150.00
Caja Caja -A-
$1,150.00 $ 50.00
Caja Productos financieros
$ 50.00
Cuando disminuya el valor del dólar al que la empresa lo adquirió se carga a gastos financieros ya que se considera como una perdida y se abona a caja.
-A-
$ 50.00
Gastos financieros
caja
$ 50.00
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3.- ARQUEO DE CAJA CUENTA DE CAJA: como ya se indico, el saldo de la cuenta de caja expresa la
existencia de efectivo; sin embargo al terminar el ejercicio, es necesario comprobar si en realidad dicho saldo corresponde al número que maritalmente existe en caja, para lo cual es necesario que se realice una operación el cual recibe el nombre de arqueo de caja. ARQUEO DE CAJA: se entiende por arqueo de caja al recuento físico del dinero
en efectivo.
“INDUSTRIAS UNIDAS” S.A.
ARQUEO DE CAJA PRACTICADO A LAS 18 HR DEL 31 DE DIC. DEL 2011 DENOMINACION CANTIDAD billetes de $1000 3 billetes de 500 6 billetes de 100 12 billetes de 50 20 billetes de 20 5 monedas total COMPROBANTES Compra de pintura F-125 VALE FIRMADO SR. LINDARES almacenistas VALE FIRMADO SR. ACOSTA CHOFER
Srita. Olga Ramírez Pérez
IMPORTE PARCIAL $3,000.00 3,000.00 1,300.00 1,000.00 100.00 150.00 $8,450.00 500.00 300.00 250
1,050.00
L.C. Pablo Ramírez Ferrer
Al terminar el ejercicio se pueden presentar los siguientes casos:
1. Que el valor del arqueo coincida con el saldo de la caja. 2. Que el valor del arqueo sea menor que el saldo de la cuenta de caja; en este caso la diferencia constituye a un faltante. 3. Que el valor del arqueo sea mayor que el saldo de la cuenta de caja; en este caso la diferencia constituye un sobrante.
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Cuando el valor del arqueo coincide con el saldo de la cuenta de caja, no es necesario hacer ajustes, puesto que no hay diferencia. Cuando el valor del arqueo sea menor que el de la cuenta de caja, el faltante puede tener un origen en: A) Operaciones no reportadas por el cajero. B) Cantidades dispuestas por el cajero o pagadas de más.
3.1.-ASIENTOS DE AJUSTES CORRESPONDIENTES A LOS CASOS ANTERIORES Faltante por operaciones no reportadas por el cajero.
El valor del fáltate por operaciones no reportadas se abona a la cuenta de caja y se carga a la cuenta que proceda en cada caso , ejemplo:
Saldo según la cuenta de caja, según mayor Existencia de efectico según arqueo
$200 000.00 170 000.00
Faltante en caja.
30 000.00
El faltante se debe al pago de un cliente por esa misma cantidad que no reporto el cajero. El ajuste para registrar la operación no reportada es la siguiente : Cliente (Jazmín vale Ferman) caja
$ 30 000.00 $ 30 000.00
Caja s) $200 000.00
$ 30 000.00 (1
170 000.00
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Después del ajuste, la cuenta de caja queda con el saldo de $170 000.00 que coincide con el saldo real, o sea, la existencia según arqueo. Faltante por cantidades dispuestas por el cajero o pagadas de mas.
El valor del faltante dispuestas por el cajero o pagadas de más se abona a la cuenta de caja y se carga a la cuenta personal del cajero para asentar obligación de dicho faltante, ejemplo:
Saldo de la cuenta de caja, según mayor
$ 160 000.00
Existencia en efectivo según arqueo
140 000.00
Faltante en caja
$ 20 000.00
Ajuste para registrar el faltante: Deudores diversos (nombre del cajero) caja
$ 20 000.00 $ 20 000.00
Caja s) $ 160 000.00
$ 20 000.00
(2
140 000.00
Después del ajuste la caja queda con un saldo de $ 140 000.00, lo cual coincide con el saldo real, o sea, con la existencia según arqueo.
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Cuando el faltante de la caja sea por una pequeña cantidad, su importe se puede considerar como una perdida, siempre y cuando así lo autorice la gerencia, ejemplo:
Saldo de la cuenta de caja, según mayor
$ 220 000.00
Existencia de efectivo, según arqueo
219 980.00
Faltante en la caja
$
20.00
El ajuste para registrar el faltante es el siguiente: Otros gastos y productos (Faltante en caja) caja
$ 20 000.00 $ 20 000.00
Caja s) $220 000.00
$ 20.00
(3
219 980.00
Cuando el valor del arqueo sea mayor que el saldo de la cuenta de caja, el sobrante puede tener su origen en:
a) Operaciones no reportadas por el cajero. b) Cantidades cobradas de más por el cajero. A continuación se presentan los ajustes correspondientes a los casos anteriores
Sobrantes por operaciones no reportadas por el cajero.
El valor del sobrante efectuado por operaciones no reportadas se carga a la cuenta de caja y se abona a la cuenta que procede, en ese caso, ejemplo:
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Saldo de la cuenta de caja, según mayor
$ 260 000.00
Existencia en efectivo según arqueo
275 000.00
Sobrante en caja
$ 15 000.00
El sobrante en caja por $ 15 000.00 se debe a una venta de mercancías por 7 826.09 y el cobro de una letra de cambio con valor de $ 6 000.00, no reportados por el cajero. El ajuste para registrar las operaciones no reportadas, es el siguiente: Caja
$ 15 000.00 Ventas
$ 7 826.09
IVA por cobrar
1 173.91
Documentos por cobrar
6 000.00
Caja s) $260 000.00 4) 15 000.00 275 000.00
Sobrante por cantidades cobradas de más por el cajero cuando sea una cantidad pequeña.
Cuando no se logre determinar el origen sobrante su valor se debe considerar como una utilidad, ejemplo:
Saldos de la cuenta de caja, según el mayor
$ 120.00
Existencia en efectivo, según arqueo Sobrante en caja
126.00 $
El asiento de ajuste para registrar el sobrante en caja, es el siguiente:
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6.00
Caja
$ 6.00
Otros gastos y productos (Sobrante en caja)
$
6.00
Caja s) $ 5)
120.00 6.00 126.00
Cuando se conozca el origen del sobrante su valor deberá abonarse a la cuenta de acreedores diversos, para establecer la obligación que tiene de devolver dicho valor a la persona que lo haya entregado ejemplo:
Saldo de la cuenta de caja, según mayor
$ 600 000.00
Existencia de efectivo, según arqueo
605 000.00
Sobrante en caja
$
5 000.00
Supongamos que el sobrante corresponde a la entrega hecha por nuestro cliente Gastón Rio, sobre una cuenta mas liquidada. Caja Acreedores diversos (Gastón Rio)
$5 000.00 $ 5 000.00
Caja s) 600 000.00 6)
5 000.00 605 000.00
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4.-FONDO FIJO DE CAJA CHICA Como su nombre lo indica es el dinero que la empresa considera necesario tener disponible para cubrir movimientos menores de gastos. Estableciendo previamente su monto, es decir que dependiendo del tamaño de la empresa y del número de operaciones que este realice, se establece el monto con el cual se crea la caja chica y el límite en base al cual se va a realizar los pagos. Normalmente los fondos fijos incluyen:
Vales, recibos, facturas y otros comprobantes de erogaciones. Realizadas pendientes de reembolso y que lo mismo se considera parte del fondo.
4.1.-SISTEMA DE FONDO FIJO DE CAJA CHICA Y LOS REGISTROS CONTABLES 1.-CREACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA. Se determina la cantidad necesaria para formar el fondo de caja chica, el cual se entregara a la persona designada a través de un cheque nominal al responsable de su manejo. Para registrar la creación de la caja chica se hace un asiento cargando a caja chica y abonando a bancos.
CAJA CHICA
$10,000.00 $10,000.00
BANCOS
2.-EROGACIONES A TRAVES DEL FONDO FIJO. El responsable de la caja chica llevará un control de los desembolsos que efectúe mediante recibos o comprobantes de caja, en los cuales conviene anotar el concepto del desembolso y la persona que lo solicitó. En todo momento el responsable debe tener disponible la totalidad del fondo, ya sea en efectivo, en comprobantes o en ambos. 3.-REPOSICIONES DEL FONDO DE CAJA CHICA. Cuando el encargado del fondo considere que este mismo esta por agotarse, deberá solicitar que le repongan los desembolsos que allá realizado. Para esto elaborará un reporte en donde especifique los conceptos de cada desembolso.
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Al generarse el cheque para cada reposición de caja chica el registro se hace cargando cada uno de los conceptos por los que se halla hecho un desembolso y se abonara a bancos. El asiento descrito se puede visualizar de la siguiente forma: Papelería gastos de envió Gastos sin comprobante
$300.00 150.00 70.00
Bancos
$520.00
4.- AJUSTE DE FONDO FIJO
Si se decide que la cantidad que se dispone en el fondo fijo de caja chica es excesiva o no satisface las necesidades para cubrir los gastos menores de la empresa, el responsable hará un reporte en el que aclare cualquiera de las dos circunstancias anteriores. Para modificar la cantidad del fondo de caja chica, se procederá a realizar lo siguiente:
Cuando se desee disminuir el fondo de caja chica:
Cuando se desee incrementar el fondo de caja chica
bancos caja chica
$750.00
caja chica bancos
$750.00
$750.00
$750.00
Es de suma importancia recalcar que la cuenta de fondo fijo de caja chica solo se verá afectada cuando se desee incrementar o disminuir la cantidad que se estableció originalmente.
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4.2.- MEDIDAS DE CONTROL INTERNO DE FONDO FIJO DE CAJA CHICA
Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques. Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación. Debe haber una sola persona responsable de la caja chica. La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal. La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo. fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica. Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.
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5.- BANCOS Representa el valor de los depósitos hechos en instituciones bancarias.
Aumenta por los depósitos que se hacen en las cuentas bancarias, ya sea en efectivo documentos (cheques) o el banco agregue por concepto de intereses ganados. Disminuye por los pagos que realicemos, y cantidades que nos descuenten las instituciones bancarias por el uso de la cuenta.
Su saldo representa el dinero propiedad de la empresa, el saldo de la cuenta de bancos puede no ser descriptivo de la existencia real de dinero propiedad de la empresa depositada en instituciones bancarias, debido entre otras causas a: a) Cheques girados por la empresa aun no presentados al banco para su cobro. b) Cantidades que el banco deduce del dinero de la empresa, por cobro de comisiones, intereses u otros servicios. c) Cantidades que el banco aumenta al importe propiedad de la empresa por intereses u otros conceptos a favor de la misma. d) Errores de registro o de cálculo cometidos por la empresa o por el banco.
5.1.- CONSILIACION BANCARIA Se realiza con el propósito de corroborar que el saldo de las cuentas de bancos de la empresa, son descriptivos del dinero propiedad de la misma, que tenemos en nuestra contabilidad o en chequera y que este es correcto. Para poder llevar la conciliación bancaria es necesario en primer lugar realizar los ajustes a las cuentas de banco, con los movimientos contables que puedan ser identificados cuando la empresa comienza a cotejar los movimientos que nos presenta la institución bancaria a través de sus estados de cuenta, contra los libros de banco en donde la empresa registra sus movimientos contables.
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Los movimientos contables que por lo general se realizan son:
1. El saldo de la cuenta de bancos según libro mayor de la empresa “Manufacturera Mexicana” S.A. es de $ 170,000.00; pero no a considerado que el banco dedujo por comisiones e intereses la cantidad de $ 1,800.00; por lo que la existencia real en bancos es de $ 168,200.00. Gastos Financieros 1) 1,800.00
Bancos S) 170,000.00 1,800.00 (1 S) 168,200.00
2.
El saldo de la cuenta de bancos según el libro mayor de la empresa “Manufacturera Mexicana” S.A. es de $170,000.00; pero no ha considerado
que el banco aumento con intereses ganados, la cantidad de $ 1,400.00; por lo que la existencia real en bancos es de $ 171,400.00. Productos 1,400.00
Bancos S) 170,000.00 2)
(2
1,400.00
S) 171,400.00
Ejemplo de conciliación bancaria. El Estado de cuenta del Banco del Norte presentado por el mes de diciembre del año 2008. Cuenta número 1234. Descripción Apertura de cuenta bancaria Retiro del cheque No. 001 Deposito o referencia No.253 Retiro del cheque No. 002 Retiro del cheque No. 003 Deposito o referencia No.439 Retiro del cheque No. 004 Retiro del cheque No. 005
Importe $50 000.00 -5 800.00 14 500.00 -10 250.00 -8 010.00 6 000.00 -2 200.00 -890.00
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Saldo $50 000.00 44 200.00 58 700.00 48 450.00 40 440.00 46 440.00 44 240.00 43 350.00
Reporte de auxiliar de libros de bancos del Norte de la empresa “ Automotriz la Paz”, S.A. por el mes de Diciembre del 2008. Cuenta número 1234 . Concepto Apertura de cuenta bancaria Retiro del cheque No. 001 Deposito o referencia No. 253 Retiro del cheque No. 002 Retiro del cheque No. 003 Deposito o referencia No. 439 Retiro del cheque No. 004 Retiro del cheque No. 005 Retiro del cheque No. 006 Retiro del cheque No. 007 Deposito o referencia No. 789
$
Debe 50,000.00
Haber $
5,800.00
14,500.00 10,250.00 8,010.00 6,000.00 2,200.00 890.00 0.00 17,320.00 1,500.00
Saldo $ 50,000.00 44,200.00 58,700.00 48,450.00 40,440.00 46,440.00 44,240.00 43,350.00 43,350.00 26,030.00 27,530.00
Realice los ajustes correspondientes como se explico anteriormente de las cantidades que el banco aumenta o deduce de nuestra cuenta. Como podemos observar no existe ningún movimiento, solo identificamos el retiro del cheque No 007, y un deposito con referencia No 789, que son las partidas en que aparecerán en conciliación. La conciliación bancaria es uno de los trabajos que el auxiliar de oficina realiza frecuentemente (cada mes), por lo que podemos recomendar un procedimiento, el cual nos permita lograr la conciliación entre el saldo del estado de cuenta y el saldo en nuestros libros. Anote los depósitos efectuados y que no aparecen en el estado de cuenta. Fecha Diciembre
Referencia Deposito No. 789
Importe $ 1,500.00
Total
$1,500.00
Anote los cheques expedidos y que no aparecen en el Estado de cuenta . Fecha Diciembre
Referencia Retiro No. 007
Importe $ 17,320.00
Total
$17,320.00
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Una vez que tengamos el total de depósitos efectuados que no aparecen en el Estado de cuenta y el total de cheques expedidos que tampoco aparecen por no haber sido cobrados se procede a efectuar las siguientes operaciones: “Automotriz la Paz”, S.A.
Conciliación Bancaria del Banco del Norte, Cuenta No 1234 Diciembre del 2008.
Saldo del estado de cuenta Mas Total de depósitos que no aparecen Subtotal Menos Total de cheques expedido que no parecen Saldo conciliado en el libro auxiliar de bancos
Aux. Norma Campos P. Realizó
$47,350.00 1,500.00 $44,850.00 17,320.00 $27,530.00
L.C. Ivon Hernández O. Autorizó
Recordemos que las empresas por su naturaleza adecuan los papeles de trabajo de acuerdo a sus necesidades, de tal manera que comentaremos una forma diferente de llevar a cabo esta labor tan importante para aquellas personas que se están iniciando en este mundo apasionante de las conciliaciones bancarias, considerado una de las actividades primordiales hoy en día de acuerdo a la importancia que tiene para una empresa conocer el dinero del que puede disponer a través de sus chequeras.
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CONCLUSIÓN La importancia primordial de la elaboración de este trabajo es poner en manifiesto, los resultados de una extensa investigación, de los conceptos acerca de las cuentas de efectivo en los que encontramos a caja, fondo fijo de caja chica y bancos ya que son las cuentas que mas disponibilidad tienen dentro de la empresa, puesto que ya están convertidas en efectivo, a su vez nos da la oportunidad de realizar los respectivos ajustes, que se dan con respecto a las cuentas antes mencionadas, la elaboración de el arqueo de caja con su respectiva presentación, valuación y ajustes, los pasos que se deben seguir para la creación del fondo fijo de caja chica y la elaboración de conciliaciones bancarias con su forma presentación, valuación y como el arqueo de caja también se requiere de algunos ajustes, también se muestra el control interno que se debe seguir con respecto a las diversas cuentas ,puesto que siguiendo esos pasos da a la empresa una extensa seguridad se su utilización.
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FUENTES DE INFORMACIÓN Autor: Elías Lara Flores. Libro: primer curso de contabilidad. Editorial: trillas. Año de publicación: 2007 Paginado: 382 pg.
Autor: Gerardo Guajardo Cantú. Libro: contabilidad financiera. Editorial: Mc Graw Hill. Edición: segunda edición. Paginado: 619 pg.
Autor: L.C. Isidro Covarrubias Rodríguez. Libro: contabilidad intermedia. Lugar de edición: la paz baja california. Año de edición: 2009 Paginado: 131 pg.
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