STUDI KELAYAKAN BISNIS ASPEK MANAJEMEN DAN SUMBER DAYA MANUSIA Disusun untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah Studi Kelayakn Bisnis
Oleh:
Bagas Harris P
F0311025
Deamy Filianto Nugroho
F0311035
Ignatius Khrisna
F0311061
Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Universitas Sebelas Maret Surakarta 2013 1
ASPEK MANAJEMEN DAN SUMBER DAYA MANUSIA Untuk
menyusun
studi
kelayakan,
menjalankan
proyek,
dan
mengoperasikan bisnis diperlukan manajemen. Proses pemanfaatan sumber daya yang dimiliki organisasi atau perusahaan tidak akan optimal apabila prinsipprinsip manajemen tidak diterapkan secara konsisten. Pada setiap kegiatan, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian harus dijalankan secara berkesinambungan. Aspek manajemen terdiri dari 3 kegiatan, yaitu: 1. Manajemen Studi Kelayakan Yaitu proses manajemen yang dilakukan untuk menyusun studi kelayakan 2. Manajemen Proyek Yaitu proses manajemen yang dilaksanankan untuk menyelesaikan suatu proyek pada periode yang telah ditentukan 3. Manajemen Bisnis Yaitu proses manajemen dalam mengolah sumber-sumber ekonomi untuk menyediakan barang dan jasa bagi masyarakat dengan tujuan memperoleh keuntungan dan memberikan kepuasan. A. Manajamen Studi Kelayakan Dalam penyusunan studi kelayakan diperlukan perencanaan yang meliputi pembentukan tim kerja, pembagian kerja, pembuatan rencana kerja, penyusunan anggaran, dan penyusunan jadwal.
2
a. Pembentukan Tim kerja Langkah awal yang terlebih dahulu harus dilakukan adalah membentuk tim manajemen yang solid. Untuk menyusun studi kelayakan yang baik, tim biasanya terdiri atas beberapa orang yang ahli dibidangnya masingmasing. b. Pembagian Kerja ‘ Tim kerja yang sudah terbentuk terbagi menjadi dua organ tim yaitu (1) tim pengarah dan (2) tim pelaksana. Tim pengarah adalah pemilik ide(gagasan), bisa dalam bentuk perorangan ataupun kelompok. c. Pembuatan Rencan Kerja Rencana kerja (action plan) dibuat bersama-sama antara tim prngarah dan pelaksana untuk mendapatkan sinergi yang tinggi, rencana kerja ini meliputi: 1. Sistematika studi kelayakan 2. Pengumpulan data 3. Pengolahan data 4. Penganalisisan hasil pengelohan data 5. Penyusunan laporan d. Penyusunan Anggaran Penyusunan anggaran disesuaikan dengan besar kecilnya studi kelayakan. Dana yang dibutuhkan dalam studi kelayakan antara lain: 1. Kantor sekeretariat 2. Perlatan kantor
3
3. Komputer yang layak pakai 4. Perlengkapan kantor 5. Kendaraan Operasional 6. Biaya riset dan perolehan data e. Penyusunan Jadwal (scheduling) Beberapa bagian yang perlu diperhatikan dalam pembuatan jadwa adalah: 1. Kegiatan yang akan dilaksanakan, dengan skala prioritas 2. Pelaksana dan penanggung jawab kegiatan 3. Biaya yang dibutuhkan 4. Target 5. Waktu pelaksanaan 6. Realisasi (kolom pengendalian) Contoh: No
Kegiatan
1
Penyusunan Tim pelaksana
2
Pengumpulan data
3
Pengolahan data
4
Penganalisaan data
5
Pembuatan laporan
Pelaksana Biaya
Target
Waktu
Realisasi
4
B. Manajemen Proyek Manajemen proyek dibentuk untuk merealisasikan kegiatan yang telah direncanakan dalam studi kelayakan dengan batas waktu tertentu. Kegiatan dalam manajemen proyek terkait dengan pembangunan dibidang fisik sebelum aktifitas bisnis beroperasi. Pembangunan fisik dilakukakn untuk menyediakan sarana dan prasarana (infrastruktur) operasional perusahaan yang akan didirikan/dikembangkan.
Batasan
waktu
dalam
kegiatan
pembangunan
infrastruktur ini menjadi ciri khas suatu proyek sebab berhubungan dengan anggaran dan jadwal kegiatan. Kegiatan organisasi manajemen proyek disusun berdasarkan skala dan kompleksitas proyek. Makin besar skala proyek, makin kompleks strukturnya. Langkah-langkah dalam penyusunan struktur organisasi proyek adalah sebagai berikut: a. Mengidentifikasi kebutuhan proyek Proyek membutuhkan berbagai organ untuk merealisasikan target, jadwal , dan pekerjaannya. b. Menyusun bagan organisasi Setelah kebutuhan proyek diketahui dan teridentifikasi, disusunlah bagan struktur organisasi yang bertugas mengerjakan fungsi pembagian kerja, pendelegasian, dan pertanggungjawaban kegiatan proyek. Bentuk struktur
organisasi
proyek
ini
pada
umumnya
flat
karena
mempertimbangkan kecepetan koordinasi dan pengendalian.
5
c. Membuat Job Description Untuk melengkapi struktur organisasi yang telah tersusun, langkah selanjutnya adalah membuat job description (uraian pekerjaan). Langkah ini dilakukan agar tidak terjadi pekerjaan yang overlapping dan ada pekerjaan yang tidak ada personelnya. d. Menyusun jadwal dan rencana kerja Proyek memiliki aliran kerja yang jelas dan sistematis sehingga jadwal dan rencan kerja harus disusun secara jelas dan menjadi acuan awal dan rencana kerja harus disusun secara jelas dan menjadi acuan bagi anggota organisasi untuk mengerjakan proyek sesuai dengan waktu, biaya, dan sumber daya yang telah ditentukan C. Manajemen Bisnis Manajemen bisnis disusun untuk menjadi acuan bagi pelaksanaan operasional-perusahaan diwaktu yang akan datang. Penyusunan manajemen bisnis ini hampir sama dengan pembuatan business plan. Akan tetapi rangkaian studi kelayakan hanya fokus pada analisis organisasi dan sumber daya manusia. Beberapa aspek yang disusun dalam manajemen bisnis ini, antara lain: a. Struktur Organisasi b. Tim Manajemen c. Personal Plan Dalam Aspek Studi kelayakan, analisis jarang membuat manajemen bisnis. Mereka lebih berkonsenterasi pada penyusunan tim studi kelayakan 6
(manajemen studi kelayakan) dan manajemen proyek. Manajemen bisnis ini disusun setelah studi kelayak terealiasai sebagai rencana bisnis atau business plan. D. Perencanaan Sumber Daya Manusia Dalam membangun proyek bisnis ketersediaan SDM yaitu manajer dan staf proyek hendaknya dikaji secara cermat. Kesuksesan suatu perencanaan dan pelaksanaan sebuah proyek bisnis sangat tergantung pada SDM yang solid, yaitu manajer dan timnya. Pertimbangan juga harus diadakan bukan hanya pada keahlian teknis para manajer atau anggota tim semata, tetapi juga pada peranan penting mereka dan keselarasan mereka dalam bekerja. Tahap-tahap perencanaan SDM : 1. Memilih Manajer Proyek Manajer proyek memegang peranan penting dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek. Manajer proyek bertugas menjelaskan pada organisasi dan kepada pihak luar perihal proyek yang akan dibangun. Beberapa hal pokok dalam memilih manajer proyek : a. Pemilihan waktu Syarat yang tepat dalam pemilihan waktu memilih manajer proyek adalah secepatnya terlibat dalam perencanaan proyek sehingga mereka lebih terikat untuk segera merealisasikan proyek bisnis tersebut.
7
b. Kriteria seleksi Secara umum kriteria terbaik manajer proyek adalah seseorang yang
berpengalaman,
mampu,
dan
kompeten
dalam
menghasilkan produk akhir secara tepat waktu sesuai dengan biaya yang tersedia dan juga sesuai dengan syarat yang diberikan. Karakteristik dominan seorang pemimpin proyek adalah: -
Latar Belakang dan Pengalaman Harus
konsisten
dengan
keberadaan
dan
kebutuhan
persyaratan proyek. Manajer proyek harus memiliki latar belakang kemampuan pendidikan, dan sebagai tambahan adalah pengalaman diarea pekerjaan yang ditugaskan. -
Kepemimpinan dan keahlian strategis Dalam hal kepemimpinan dan keahlian strategis berarti manajer proyek harus memiliki visi mengenai proyek yang tengah dibangun, dimana ia juga mendesain tahapan kerja dan rinciannya agar dapat diimplementasikan. Seorang manajer proyek harus dapat memisahkan pekerjaan-pekerjaab yang sifatnya strategis dan taktis operasional
-
Kemampuan teknis Manajer proyek harus memiliki keahlian teknis berdasarkan pengetahuan dan pelatihan yang mendukung kinerja dari sebuah proyek. Apapun proyeknya hendaknya seorang manajer proyek telah memiliki pengalaman kerja, termasuk
8
pekerjaan yang lebih spesifik, selain itu ia juga harus mengerti perihal pasar, perilaku konsumen, serta teknologi yang digunakan. -
Kemampuan kehumasan Manajer proyek hendaknya mampu bertindak sebagai pengayom, mengatasi masalah konflik, negosiator, dan mampu memecahkan masalah sera mencari jalan keluarnya.
-
Kemampuan Manejerial Manajer
proyek
harus
memiliki
pengetahuan
perihal
organisasi yaitu bagaimana mengorganisasikan, menentukan kebutuhan
para
staf,
kebutuhan
proyek,
menangani
permasalah manajemen, menghubungkan tujun proyek dengan misi perusahaan, serta mengendalikan karyawan. 2. Memilih Tim Proyek Memilih tim proyek tergantung pada beberapa faktor : Tujuan dan hasil dari proyek yang diharapkan, pekerjaan teknis yang harus dilakukan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk menarik, menugaskan , mendelegasikan, mengawasi, mengkomunikasikan, dan melakukan pekerjaan yang dibutuhkan disetiap tahap proyek. Kriteria Seleksi. Kriteria umum yang digunakan untuk memilih anggota tim proyek adalah sebagai berikut : -
Memiliki komitmen pada tujuan proyek dan mampu menyelesaikannya
9
-
Kemampuan untuk berkomunikasi dan membagi tanggung jawab
-
Fleksibilitas, dapat berpindah dari satu bagian perkerjaan ke kegiatan pekerjaan yang lainnya, sesuai dengan skedul dan kebutuhan proyek.
-
Kemampuan teknis
-
Kemauan untuk mengakui kesalahan dan memperbaikinya
-
Konsentrasi pada pekerjaan
-
Kemampuan untuk mengerti dan berkerja berdasarkan jadwal dan pengadaan sumber daya. Misalnya mau kerja lembur jika dibutuhkan
-
Kemampuan untuk saling mempercayai, bukan seperti pahlawan yang bekerja sendiri
-
Seorang wiraswasta tetapi terbuka pada usulan dan gagasan
-
Kemampuan bekerja pada lebih dari satu atasan
-
Kemampuan bekerja tanpa dan diluar struktur formal
-
Memiliki kemampuan dan pengalaman dengan peralatan manajemen proyek.
Perencanaan ini dimaksudkan agar perusahaan dapat terhindar dari kelangkaan sumber daya manusia pada saat dibutuhkan maupun kelebihan sumberdaya manusia pada saat kurang dibutuhkan.
10
E. ANALISIS PEKERJAAN Analisis pekerjaan merupakan suatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan, sehingga pekerjaan dapat dijelaskan kepada orang lain. Isi suatu pekerjaan merupakan hasil dari analisis pekerjaan dalam bentuk tertulis dan sering disebut dengan deskripsi pekerjaan. Agar suatu pekerjaan dapat dipekerjakan oleh iran yang tepat, maka diperlukan syarat yang harus dipenuhi oleh orang tersebut, yang sering disebut dengan kualifikasi/spesifikasi personalia. F. REKRUTMEN, SELEKSI, DAN ORIENTASI Rekrutmen merupakan suatu kegiatan untuk mencari sebanyakbanyaknya calon tenaga kerja yang sesuai dengan lowongan yang ada. Calon karyawan dapat didapat melalui lembaga pendidikan, departemen tenaga kerja, biro konsultan, iklan dan tenaga kerja dari dalam organisasi sendiri. Seleksi meruapakan usaha sistematis yang dilakukan guna lebih menjamin bahwa mereka yang diterima adalah mereka yang dianggap paling tepat dengan kriteria yang telah ditetapkan serta jumlah yang dibutuhkan. Tahapan tersebut antara lain: seleksi dokumen, psikotesm tes intelegensi, tes kepribadian, tes bakat dan kemampuan, tes kesehatan dan wawancara. Orientasi dilakukan setelah pelamar diterima. Proses ini dimaksudkan untuk memperkenalkan pegawai baru kepada situasi kerja dan kelompok kerja baru.
11
G. PRODUKTIVITAS Produktivitas mengandung dua dimensi yaitu efektivitas yang mengarah kepada pencapaian untuk kerja yang maksimal, yaitu pencapaian tartget yang berkaitan dengan kualitas, kuantitas dan waktu. Kedua yaitu efisiensi yang berkaitan
dengan
upaya
membandingkan
masukan
dengan
realisasi
penggunaannya atau bagaimana pekerjaan tersebut dilaksanakan. H. PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN Pelatihan
bertujuan
untuk
memperbaiki
penguasaan
berbagai
keterampilan dan teknik pelaksanaan kerja tertentu untuk kebutuhan sekarang, sedangkan pengembangan bertujuan untuk menyiapkan pegawainya untuk siap memangku jabatan tertentu di masa yang akan datang. Program pelatihan dan pengembangan bertujuan untuk menutupi gap antara kecakapan karyawan dan permintaan jabatan, selain untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja karyawan dalam mencapai sasaran. I. PRESTASI KERJA Aktivitas penilaian prestasi kerja karyawan perlu dipersiapkan karena hasil penilaian-prestasi pekerjaan dapat memperbaiki keputusan personalia dan memberikan umpan balik kepada karyawan tentang pelaksanaan kerja mereka. Sistem penilaian harus mempunyai hubungan dengan pekerjaan, praktis, memiliki standar-standar, dan menggunakan ukuran yang dapat diandalkan. J. KOMPENSASI Kompensasi dapat digunakan manajemen untuk meningkatkan prestasi kerja, motivasi, dan kepuasan kerja para karyawan. Imbalan dibagi atas dua yaitu
12
imbalan yang bersifat finansial (kompensasi langsung), dan nonfinansial (kompensasi pelengkap atau kompensasi tidak langsung) yang tidak secara langsung berkaitan dengan prestasi kerja. K. KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA Kesehatan dan keselamatan kerja harus terus dibina. Cara-cara pembinaan yang dapat dilakukan adalah : -
Tanamkan keyakinan pada karyawan bahwa mereka adalah pihak yang paling menentukan pencegahaan kecelakaan
-
Tunjukkan pada karyawan bagaimana mengembangkan perilaku kerja yang aman
-
Berikan teknik pencegahan kecelakaan secara spesifik
-
Buatlah contoh yang baik
-
Tegakkan standar keselamatan kerja secara tegas
Dengan adanya program kesehatan kerja diharapkan pekerja menjadi semakin produktif karena jarang tidak masuk kerja karena sakit. L. PEMBERHENTIAN PHK terhadap karyawan dapat terjadi oleh berbagai sebab, misalnya: -
Keinginan perusahaan
-
Keinginan karyawan
-
Pensiun
-
Kontrak kerja telah berakhir
-
Kesehatan karyawan
13
-
Meninggal dunia
-
Perusahaan dilikuidasi
Pemberhentiaan dari pekerjaan dapat menimbulkan kerugian baik bagi perusahaan maupun karyawan. Karena dapat timbulnya lagi biaya perekrutan, seleksi, dan pengembangan. Proses pemberhentian hendaknya sesuai dengan pada undang-undang atau peraturan yang berlaku. M. IMPLIKASI PADA SKB Studi aspek Manajemen dan Sumber Daya Manusia hendaknya dapat memberikan informasi mengenai kelayakan setiap unsut MSDM seperti berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan, penetuan deskripsi pekerjaan yang jelas, penentuan
kebijakan
pelaksanaa
rekrutmen-seleksi-orientasi,
penetuan
produktivitas, rencana pelatihan dan pengembangan, penentuan prestasi kerja, kompensasi, keselamatan dan kesehatan kerja serta mekanisme PHK. Analisis Aspek dalam Manajemen dan Sumber Daya Manusia 1. Job Analysis , yaitu menganalisis jabatan yang diperlukan untuk menyelesaikan jenis pekerjaan tertentu Untuk membantu pembuatan job desription, dapat digunakan tabel Segregation of Duties Matrix. 2. Job Spesification yaitu menentukan persyaratan dan kualifikasi yang diperlukan untuk mengisi suaTu jabatan
14
3. Mendesain Struktur Organisasi yaitu menyusun struktur organisasi yang menggambarkan tentang manajemen, kedudukan jabatan dan struktur pertanggungjawaban 4. Job Desription, yaitu uraian pekerjaan yang menjelaskan tentang pekerjaan teknis anggota organisasi yang menjabat pekerjaan tertentu. Uraian ini meliputi nama jabatan, fungsi jabatan, tugas dan tanggung jawab, atasam lamgsung, bawahan langsung, dan wewenang 5. Mendesain Sistem Kompensasi, yaitu menguraikan struktur pengajian secra lengkap untuk semua jabatan dalam pekerjaan berdasarkan garis struktural dan fungsional. Pada umumnya, struktur gaji meliputi gaji tetap, tunjangan jabatan, tunjangan lain-lain, seperti tunjangan kesehatan, tunjangan hari tua, tunjangan transpor, dan lain-lain. untuk jabatan tertentu seperti yang berkaitan langsung dengan penjualan, biasanya diterapkan punishment dan reward, yaitu memberikan insentif berupa bonus, fee, dan insentif lain apabila pemegang jabatan tersebut berhasil mencapai target dan memenuhi Key Perfomence Indikator (KPI) perusahaan tersebut. desain sistem kompensasi dalam penyususnan studi kelayakan termasuk urgen karena sistem yang disusun akan menentukan besaran nominal untuk pengeluaran dan biaya gaji yang menjadi data dalam aspek keuangan. 6. Sistem pengembangan Karyawan, yaitu menyusun rencana pendidikan dan pelatihan untuk mengembangkan keterampilan, pengetahuan, produktifitas, dan kinerja karyawan secara keseluruhan. Bentuk
15
pengembangan dapat bersifat in house trainning atau diikutsertakan dalam kegiatan pengembangan SDM yang diselenggarakan oleh lembagalembaga yang bergerak dalam Diklat dan sertifikasi.
16
DAFTAR PUSTAKA
Subagyo, Ahmad. 2007. Studi Kelayakan: Teori dan Aplikasi.Jakarta: Elex Media Komputindo Umar, Husein. 2001. Studi Kelayakan Bisnis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
17
