Audit Internal

2. Audit internal a. Tujuan : Prosedur ini ditujukan sebagai pedoman dalam penyelenggaraan Audit Internal untuk memastikan bahwa sistem mutu telah diterapkan secara efektif dan efisien dalam rangka perbaikan sistem mutu yang berkelanjutan. b. Ruang Lingkup : Prosedur ini berlaku seluruh unit kerja yang ada di Puskesmas c. Referensi : 1) Manual Mutu 2) Akreditasi puskesmas d. Definisi : 1) Audit Mutu Pengujian sistematis dan independen untuk menentukan apakah aktivitas mutu dan hasilnya memenuhi pengaturan yang direncanakan dan telah diimplementasikan dengan efektif dan efisien 2)

Auditor Sistem Manajemen Mutu (Auditor) Seseorang yang berkualifikasi dan telah lulus dalam mengikuti pelatihan Internal Audit Sistem Manajemen Mutu, dan mengetahui organisasi dan proses kerja diperusahaan secara umum serta ditunjuk untuk melakukan audit mutu

3)

Tindakan Perbaikan Tindakan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki

4)

Auditee Staf/Manajemen yang diaudit dan bertanggung jawab terhadap tindakan perbaikan yang harus dilaksanakan

5)

Ketidaksesuaian (non conformance) Tidak di penuhinya suatu persyaratan atau ketentuan yang ditetapkan

e. Penanggung Jawab : Management Representative f. Uraian Prosedur : Persiapan Pelaksanaan Audit Internal 1)

Membuat Program Audit Internal Tahunan, minimal pelaksanaan audit internal satu kali dalam setahun

2)

Melakukan pemilihan tim audit serta menjamin bahwa audit dilaksanakan oleh personil yang telah memperoleh pelatihan internal audit Sistem Mutu.

3)

Menginformasikan pelaksanaan audit kepada seluruh unit terkait paling lambat satu minggu sebelum pelaksanaan audit

4)

Mempersiapkan dan menjamin pada unitnya/ bagian/seksi nya tersedia personil yang akan terlibat dan berpartisipasi penuh dalam pelaksanaan audit dan melakukan tindakan perbaikan secepatnya sesuai dengan waktu yang telah disetujui.

5)

Auditor bila diperlukan dapat mempersiapkan Audit Check sesuai area maupun dokumen yang diperlukan.

1)

Bahan pertimbangan yang dapat digunakan untuk penentuan frekuensi audit adalah : tingginya kecenderungan ketidaksesuaian proses realisasi jasa/produk, pengaduan dari pelanggan, permintaan tindakan perbaikan dan pencegahan, Adanya peralatan atau metode baru, perubahan personil, hasil audit sebelumnya, dan lain-lain.

2)

Pelaksanaan Audit dikoordinasikan oleh MR dibantu ISO Sekretariat.

Pelaksanaan Audit 1) Audit dilaksanakan oleh tim internal auditor independent yang sedikitnya berjumlah 1 (satu) orang, dimana salah satunya sebagai Lead (Ketua) tim. 2) Setiap pelaksanaan Audit dimulai dengan Opening Meeting dengan Auditee, dimana Lead Auditor akan menjelaskan ruang lingkup audit, jadual audit, standar maupun cara audit. 3) Dalam pelaksanaan audit semua ketidaksesuaian akan didiskusikan dengan auditee dan dibuatkan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (TPP) dan Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan 4) Pada saat Closing Meeting lead auditor akan menjelaskan setiap temuan/ ketidaksesuaian. Pelaporan Audit 1) Laporan lengkap hasil Audit Internal diserahkan kepada MR paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja setelah pelaksanaan audit untuk selanjutnya dipergunakan sebagai bahan dalam tinjauan manajemen. 2) Laporan Hasil Audit Internal mencakup : Acuan yang dipergunakan, tujuan kegiatan, Hasil Evaluasi pemeriksaan, Temuan/ringkasan hasil pemeriksaan dan usulan/ rekomendasi yang mendorong perbaikan yang dituangkan dalam Laporan Hasil Audit Interna Perbaikan dan Pemantauan Hasil Audit

1) Auditee akan menindaklanjuti temuan audit dengan melihat terlebih dahulu penyebab dari permasalahan tersebut. Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang diperlukan dilaksanakan sesuai dengan prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan. 2) MR melakukan pemantauan/monitoring hasil audit yang dilanjutkan dengan target pelaksanaan untuk Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dengan menggunakan Daftar Permintaan Tindakan Perbaikan 3) Laporan audit dianggap selesai bila sudah ditutup (Closed Out) dan ditanda tangani oleh Lead Auditor atau MR pada daftar