LA AUDITORIA INTERNA Y LAS HERRAMIENTAS GERENCIALES Y ADMINISTRATIVAS Se puede decir que la auditoria de control interno es un sistema por e l cual, se da efecto al sistema administrativo de una institución, el cual es el conjunto de actividades que se requieren para la obtención de los objetivos, puede ser que la auditoría de control interno no sea satisfactoria en su totalidad o en parte, sino tiene la finalidad de hacer que la alta administración tome las adecuadas herramientas, para defender y mantener los intereses de la institución, estas herramientas pueden proporcionar un plan de organización apropiado a la institución, un cumplimiento exacto de la política establecida por la alta administración, de proteger los bienes de la institución, lograr la exactitud y confiabilidad de los resultados económicos de cada período, establecer manuales y procedimientos acordes con la organización, promover la eficiencia de la operatividad y seleccionar el factor humano apropiado para cada responsabilidad. La auditoría interna no sólo debe participar activamente en el relevamiento y evaluación del control interno, sino además debe actuar proactivamente en materia de implementación de sistemas antifraude, y aplicación de planes de contingencia. Ya sea en forma individual, en equipo o en los círculos de calidad se deberá hacer uso de las herramientas de gestión aplicada en materia de calidad y productividad. Estas herramientas se clasifican primordialmente de la siguiente manera:
Herramientas clásicas. Las nuevas herramientas.
Dentro de estas herramientas encontramos la Calidad Total, Reingeniería de procesos, planeación estratégica, administración financiera entre otras, por lo que no podemos dejar afuera a la Auditoria interna ya que esta es parte fundamental del control de calidad. Dentro de la calidad total encontramos la mejora continua, pues el sector de auditoría no puede escapar a las consignas del momento que son lograr cada día mejores niveles tanto en calidad, como en costos, productividad y plazos. Por ello el realizar las auditorías con el mejor uso de los recursos (sobre todo teniendo en cuenta que las actividades de auditoría interna no poseen valor agregado para el cliente externo), el mayor nivel de calidad y en plazos perentorios resulta fundamental. Para ello deben concentrarse la utilización de los recursos de la forma más eficiente posible, mejorando de manera continua los niveles de actuación. Los controles deben centrarse en cuestiones o elementos significativos y con un creciente impacto en la organización. Si bien los nuevos requerimientos y obligaciones en materia de calidad, medio ambiente y seguridad entre otras, requieren de especialistas en la materia, la función de la auditoría interna en las empresas no es la de asesorar sobre tales aspectos, sino más bien velar por el cumplimiento de las mismas.
1. HERRAMIENTAS CLASICAS a) Diagrama de Pareto. El mismo sirve para separar los pocos vitales de los muchos triviales. Dicha herramienta tiene un sinnúmero de aplicaciones, desde la ayuda para concentrar esfuerzos en las áreas de mayor riesgo o peligro, hasta la asignación de recursos en aquellas actividades o labores que generan mayores resultados en materia de control y análisis.
b) Diagrama de Ishikawa. Utilizado en materia de auditoría tanto para la resolución de problemas, como así también para analizar medidas de prevención.
c) Diagrama de dispersión. Sirve a los efectos de analizar correlaciones entre distintos factores a los efectos de evaluar su grado de correspondencia.
d) Histograma. Permite conocer la frecuencia con que se dan determinados fenómenos o hechos, de forma tal de poder resolver problemas de investigación, y evaluar grados de controles por niveles de frecuencia.
e) Gráfica de evolución en el tiempo. Permite hacer el seguimiento de determinados comportamientos o fenómenos a los efectos de evaluar los niveles de problemas, riesgos, mejoramiento y pe ligros.
f) Estratificación. Hace posible detectar tanto problemas como factores de incidencia, siendo muy útil a la hora de aconsejar medidas de acción.
g) Fluxogramas. Fundamentales a la hora de entender y/o comprender los procesos organizacionales. Permite evaluar tanto los controles internos, como los puntos de riesgo.
2. LAS NUEVAS HERRAMIENTAS a) Balanced Sored Card El Balanced Scorecard (en español, Cuadro de Mando) es un sistema de administración que permite a las organizaciones dejar clara su visión y estrategia a todos los niveles y convertirlas en acciones. El Balanced Scorecard transforma la planeación estratégica, de un planteamiento teórico en el verdadero centro nervioso de la empresa. ¿Cómo medir los resultados de la empresa? Tradicionalmente el éxito de las empresas ha sido medido solamente con indicadores financieros, ROI, Liquidez, Endeudamiento, etc. Esto era válido para empresas de la era
industrial en que un buen rendimiento financiero era el único indicador importante, debido principalmente a que tales empresas poseían mercados cautivos que no tenían más alternativa que adquirir los productos o servicios tal y como el fabricante los establecía. Sin embargo, en el entorno actual altamente competitivo y muy enlazado con requerimientos específicos e individuales de parte de los clientes, existen otros factores que de una u otra forma impactan las finanzas de la empresa, son indicadores NO FINANCIEROS, que ejercen gran influencia sobre el desempeño presente, pero sobre todo sobre el futuro de la empresa, por ejemplo la satisfacción del cliente, la lealtad, la motivación y satisfacción de los empleados, etc. Para cubrir este espacio que no estaba siendo medido en las empresas los doctores Robert S. Kaplan y David P. Norton proponen el Balanced Scorecard (BSC). El BSC está basado en cuatro perspectivas o dimensiones diferentes desde las cuales se puede evaluar la actividad de la Empresa: Perspectiva financiera (¿cómo nos ven nuestros accionistas?) Perspectiva del cliente (¿cómo nos ven nuestros clientes?) Perspectiva del proceso (¿en qué procesos debiéramos sobresalir para ser exitosos?) Perspectiva del aprendizaje y la innovación (¿cómo podemos mantener nuestra habilidad para cambiar y mejorar?) Dependiendo de la naturaleza de la empresa estas perspectivas pueden modificarse, pero planteadas de esta forma establecen un marco de referencia para definir los indicadores o métricas necesarias para conocer como se está desempeñando la empresa.
b) PLANEACION ESTRATEGICA El proceso es estratégico, ya que implica la elección de la mejor manera de responder a las circunstancias de un entorno dinámico y en ocasiones hostil. La planificación estratégica es sistemática en la que se pide después de un proceso que se estructura y "en base de datos" .
La planificación estratégica implica la elección de las prioridades específicas El proceso es sobre el compromiso de construir o comprar en
Guías de planificación estratégica de la adquisición y asignación de recursos
c) ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Se encarga de ciertos aspectos específicos de una organización que varían de acuerdo con la naturaleza de acuerdo con la naturaleza de cada una de estas funciones, las funciones más básicas que desarrolla la Administración Financiera son: La Inversión, El Financiamiento y las decisiones sobre los dividendos de una organización. La Administración financiera es el área de la Administración que cuida de los recursos financieros de la empresa. La Administración Financiera se centra en dos aspectos importantes de los recursos financieros como lo son la rentabilidad y la liquidez. Esto significa que la Administración Financiera busca hacer que los recursos financieros sean lucrativos y líquidos al mismo tiempo.
d) GESTION DE CALIDAD TOTAL La Gestión de Calidad Total (abreviada TQM, del inglés Total Quality Management) es una estrategia de gestión orientada a crear conciencia de calidad en todos los procesos organizacionales. La TQM ha sido ampliamente utilizado en manufactura, educación, gobierno e industrias de servicio. Se le denomina «total» porque en ella queda concernida la organización de la empresa globalmente considerada y las personas que trabajan en ella. Razones para implementar un Sistema de Gestión de Calidad Ambiental a) Desarrollo de una legislación ambiental cada vez más rigurosa, acompañada de penalidades también más fuertes. b) La Gestión Ambiental como tal o como parte de la Gestión de la Calidad Total mejora la eficiencia de la organización, disminuye los riesgos potenciales de posibles accidentes y sus correspondientes sanciones y permite lograr una "imagen verde», que se traduce en buenas relaciones públicas, que utilizándola como herramienta comercial contribuye a mejorar la competitividad de la empresa.
e) INDICADORES CLAVE DEL DESEMPEÑO - KPI KPI, del inglés Key Performance Indicators, o Indicadores Clave de Desempeño, miden el nivel del desempeño de un proceso, enfocándose en el "cómo" e indicando el rendimiento de los procesos, de forma que se pueda alcanzar el objetivo fijado. Los indicadores clave de desempeño son métricas financieras o no financieras, utilizadas para cuantificar objetivos que reflejan el rendimiento de una organización, y que generalmente se recogen en su plan estratégico. Estos indicadores son utilizados en inteligencia de negocio para asistir o ayudar al estado actual de un negocio a prescribir una línea de acción futura. El acto de monitorizar los indicadores clave de desempeño en tiempo real se conoce como monitorización de actividad de negocio. Los indicadores de rendimiento son frecuentemente utilizados para "valorar" actividades complicadas de medir
como los beneficios de desarrollos líderes, compromiso de empleados, servicio o satisfacción. Los KPIs suelen estar atados a la estrategia de la organización (ejemplificadas en las técnicas como la del cuadro de mando integral). Los KPIs son "vehículos de comunicación"; permiten que los ejecutivos de alto nivel comuniquen la misión y visión de la empresa a los niveles jerárquicos más bajos, involucrando directamente a todos los colaboradores en realización de los objetivos estratégicos de la empresa. Así los KPIs tienen como objetivos principales: medir el nivel de servicio, realizar un diagnóstico de la situación, comunicar e informar sobre la situación y los objetivos, motivar los equipos responsables del cumplimiento de los objetivos reflejados en el KPI, progresar constantemente.
Usado para calcular, entre otros: a) b) c) d)
Tiempo que se utiliza en mejorar los niveles de se rvicio en un proyecto dado. Nivel de la satisfacción del cliente. Tiempo de mejoras de asuntos relacionados con los niveles de servicio. Impacto de la calidad de los recursos financieros adicionales necesarios para realizar el nivel de servicio definido. e) Rentabilidad de un proyecto (Retorno de la Inversión ROI) f) Calidad de la gestión de la empresa (Rotación del inventario, Días de Cuentas por cobrar DCC, y por Pagar DCP...) Para una organización es necesario al menos que pueda identificar sus propios KPI's. La clave para esto son:
Tener predefinido de antemano un proceso de negocio. Tener claros los objetivos/rendimiento requeridos en el proceso de negocio. Tener una medida cuantitativa/cualitativa de los resultados y que sea posible su comparación con los objetivos. Investigar variaciones y ajustar procesos o recursos para alcanzar metas a corto plazo
Cuando se definen KPI's se suele aplicar el acrónimo SMART, ya que los KPI's tienen que ser:
eSpecificos (Specific) Medibles (Measurable) Alcanzables (Achievable) Realista (Realistic) a Tiempo (Timely)
Lo que realmente es importante es que los datos de los que dependen los KPI tienen que ser consistentes y correctos y a la vez e stos datos tienen que estar disponibles a tiempo.
BIBLIOGRAFIA
http://es.wikipedia.org/wiki/KPI
*Fuente: Luís Roa. "AGAD. Análisis de la Gestión Administrativa"
http://www.grupoph.com/bsc.html
http://www.ilustrados.com/tema/11215/auditoria-interna-mejora-continua.html
