i
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÍA MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA
“Auditoría Operacional Departamento de Cobranzas Compañía SAYAGS S.A.” Período: de !nero al "# de abril de $##%
TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
AUTOR:
EDGAR PATRICIO GONZÁLEZ GARZÓN
DIRECTORA:
DRA. G RACIELA CASTRO IÑIGUEZ
CENTRO UNIVERSITARIO: QUITO 2009
ii
Dr. Gr!"#$ C%&r' I(")*#+ PRO,ESORA DE LA ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÍA
CERTI,ICA:
Que el presente trabajo de práctica profesional realizado por el estudiante Edgar Patricio González Garzón, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por lo tanto autorizo su presentación.
L'- )'%&' 2009
/ 11111111111111..
iii
“o Edgar Patricio González Garzón declaro ser autor del presente trabajo y e!i"o e!presa"ente a la #niversidad $%cnica Particular de &oja y a sus representantes legales de posibles recla"os o acciones legales.
'dicional"ente declaro conocer y aceptar la disposición del 'rt. () del Estatuto *rgánico de la #niversidad $%cnica Particular de &oja +ue en su parte pertinente te!tual"ente dice “-or"an parte del patri"onio de la #niversidad la propiedad intelectual de investigaciones, trabajos cientficos o t%cnicos y tesis de grado +ue se realicen a trav%s, o con el apoyo financiero, acad%"ico o institucional /operativo0 de la #niversidad1
/. 11111111111111. E)r P&r"!"' G'3+4$#+ Gr+53
iv
AUTORÍA
&as ideas, conceptos, procedi"ientos y resultados vertidos en el presente trabajo, son de e!clusiva responsabilidad del autor.
E)r P&r"!"' G'3+4$#+ Gr+53
v
DEDICATORIA
Este trabajo de investigación lo dedico a todos los futuros profesionales +ue han decidido seguir por el ca"ino del progreso, prosperidad y por ende el bienestar personal y para su pas.
2olo cuando un pas cuente con personas preparadas y especializadas en diferentes áreas podre"os decir +ue esta"os enca"inados al progreso y desarrollo.
En especial a "is hijos ya +ue a trav%s del eje"plo ellos puedan alcanzar "etas "ás lejanas y puedan crecer co"o personas y profesionales
vi
AGRADECIMIENTO
Quiero agradecer a 3ios por la vida y por per"itir"e cul"inar con %!ito otra etapa en la carrera +ue he decidido seguir.
' "i esposa, a "is hijos por co"partir con"igo "is alegras, por haber sacrificado parte de su tie"po para +ue yo pueda alcanzar este anhelo tan deseado.
' "is padres por+ue gracias a sus ense4anzas y valores +ue "e fueron trans"itidos pude seguir con fir"eza y seguridad en esta tarea.
' "i directora de tesis 3ra. Graciela 5astro 64iguez por haber guiado y orientado "i trabajo de tesis.
' los docentes de la #niversidad $%cnica Particular de &oja y en fin a todas las personas +ue colaboraron, apoyaron y "e ayudaron a finalizar con este proyecto.
vii
RESUMEN E6ECUTIVO En la actualidad para el sector de los seguros es pri"ordial e i"portante la cartera de sus clientes ya +ue un buen co"porta"iento de la "is"a, per"itirá a los ejecutivos de la co"pa4a to"ar decisiones oportunas para consolidarse dentro del "ercado y estrat%gica"ente seguir siendo co"petitivos. En el pri"er captulo se hace referencia a la descripción de la co"pa4a, los objetivos de la e"presa, los "otivos y objetivos de la auditora. &a e"presa 2''G2 2.'. es una de las principales co"pa4as de seguros y co"o se "encionó anterior"ente el departa"ento de cobranzas es la colu"na vertebral ya +ue una cartera sólida per"ite pagar oportuna"ente los recla"os de sus clientes, pagar a los proveedores, obligaciones con el estado, entidades financieras con su personal y hacer inversiones. &as cuentas por cobrar están representados por los pagar%s, letras de ca"bio y otros docu"entos +ue provienen del giro del negocio y for"an parte del activo de la e"presa, por lo +ue es i"prescindible un buen "anejo y control de la "is"a. El %!ito de esta e"presa radica en la confianza +ue tienen sus clientes en la co"pa4a ya +ue son atendidos por un capital hu"ano capaz y profesional dispuesto a servir. &a co"pa4a se preocupa por tener personal alta"ente calificado para retribuir con un buen servicio a sus clientes internos y e!ternos. Para el desarrollo de este trabajo fue necesario e"paparse de los objetivos de sus directivos, su "isión y la visión +ue tenan de la co"pa4a +ue dirigen. El segundo captulo habla del "arco teórico de este trabajo, se recogió infor"ación suficiente sobre los principios de contabilidad, el contador, códigos de %tica, nor"as internacionales de contabilidad y nor"as de auditora. Este captulo gua al profesional auditor, sobre los principios, t%cnicas y nor"as de auditora a las +ue debe regirse para realizar este tipo de trabajo.
viii
En el tercer captulo tene"os una e!plicación del control interno +ue debe tener toda organización y dentro de este cada departa"ento, sus objetivos y las evaluaciones +ue debe realizarse sobre los siste"as de control. En el captulo cuarto hay un estudio sobre los conceptos de auditora, el auditor, t%cnicas y procedi"ientos de auditora, co"o llenar los papeles de trabajo, ade"ás de una breve e!plicación de có"o realizar una auditora ad"inistrativa y una auditoria a las cuentas por cobrar. El ca"po de la auditora es "uy a"plo y se lo puede dividir de diferentes "aneras de acuerdo al alcance y al tipo de auditora, pode"os citar &a auditora financiera, ad"inistrativa, de gestión u operacional y de cu"pli"iento. Para el desarrollo de esta tesis decid aplicar la auditora operacional en vista de +ue este tipo de auditora es nueva ya +ue "ide pará"etros co"o la eficacia, eficiencia y efectividad en los procesos de una co"pa4a. El captulo +uinto, "uestra los linea"ientos de có"o se debe realizar una auditora operacional, a+u nos indica las 7 fases para su desarrollo 80 Estudio preli"inar9 :0 ;evisión de la legislación, objetivos, polticas y nor"as9 <0 ;evisión y evaluación del control interno9 =0 E!a"en profundo de áreas crticas y 70 5o"unicación de los resultados. 2e revisan los procesos de docu"entos y transacciones en el departa"ento para deter"inar +ue los "is"os cu"plan con los objetivos por los +ue fueron creados, ade"ás s estos se están cu"pliendo o en +ue parte del proceso están fallando para to"ar los correctivos necesarios. 3e a+u se desprende +ue no solo el control de las finanzas de una e"presa es i"portante, sino +ue el "anejo de sus procesos, el cu"pli"iento de sus presupuestos deben ser auditados para controlar, "edir y luego hacer un segui"iento de los "is"os con el objetivo de +ue la co"pa4a se "antenga en la posición de liderazgo del "ercado asegurador. El captulo se!to consta el ejercicio práctico de la 'uditora *peracional realizada a la co"pa4a 2''G2 2.'.
ix
Este trabajo de investigación realizado tiene co"o finalidad "ejorar el funciona"iento y operación del departa"ento de cobranzas de la co"pa4a 2''G2 2.'. 2e aplican t%cnicas de auditora co"o entrevistas con las personas +ue están involucradas en las actividades del departa"ento, flujogra"as de los procesos, segui"iento de los "is"os, identificación de las debilidades y fortalezas de las polticas de cobranzas y análisis de los resultados obtenidos. 2e presentan los hallazgos, causas y efectos de la revisión realizada y se planteo posibles alternativas para su "ejora"iento. En el transcurso del progra"a de auditora en la "ayora de ocasiones hubo apertura de los involucrados para realizar un trabajo satisfactorio, sin e"bargo ta"bi%n e!iste un celo sobre infor"ar las actividades +ue realizan ya +ue consideran al auditor una persona no grata9 por+ue van a descubrir sus errores y fallas. Este trabajo de auditora pretende +ue la gestión de cobranza sea real"ente efectiva y cu"pla con los objetivos de la co"pa4a y con los objetivos de su personal. -inal"ente se presentan las conclusiones y reco"endaciones para el "ejora"iento del departa"ento de cobrazas de la co"pa4a 2''G2 2.'.
x
ÍNDICE DE CONTENIDOS 5ertificación
ii
3eclaración cesión y dederechos 'utora
iii iv
3edicatoria 'gradeci"iento ;esu"en Ejecutivo
v vi vii
INTRODUCCIÓN CAPÍTULO I 7. DESCRIPCIÓN DE LA COMPAÑÍA DE SEGUROS SAYAGS S.A. 8.8 >'2E &EG'&,8 8.8.8 'ctividadproductivadelae"presa 8.: *>?E$6@* 3E &' EAP;E2' 8.< A*$6@* 3E &' '#36$*;B' 8.=* >?E$6@*2 3E &' '#36$*;B' 8.=.8 *bjetivo General 8.=.: *bjetivos Especficos CAPÍTULO II
8 8 : < < < <
2. MARCO RE,ERENCIAL DE LA AUDITORÍA DE LAS CUENTAS POR COBRAR
:.8 5*C$'>6&63'3 :.8.8 Principios de contabilidad general"ente aceptados :.8.8.8 Principios básicos :.8.8.: Principiosesenciales :.8.8.< P rincipiosgeneralesdeoperación :.: D$65' P;*-E26*C'& :.:.8 'd"inistradoresy%ticaprofesional :.:.: 5ódigodeDticaprofesional :.:.:.8 6ndependencia, 6ntegridady *bjetividad :.:.:.: Cor"asgeneralesyt%cnicas :.:.:.< ; esponsabilidadantelosclientes :.:.:.= ; esponsabilidadanteloscolegas :.:.:.7 *trasresponsabilidadesyprácticas :.< C65/Cor"as6nternacionalesde5ontabilidad0 :.<.8 'ntecedentes :.<.: Elaboración de las Cor"as 6nternacionales de 5ontabilidad :.<.< C66- /Cor"as 6nternacionales de 6nfor"ación -inancieras0 :.<.<.8 *bjetivosdelasC66-
= = = = = = = ( ( ) ) ) ) ) ) 88
xi
:.= &'2 C*;A'2 3E '#36$*;B' 88 :.=.8 5onceptodenor"asde'uditoriadel6A5P 88 :.=.: 5lasificación de las nor"as de auditoria general"ente aceptadas 88 :.=.:.8P ersonales 8: :.=.:.: ;elativasalaejecucióndeltrabajo 8: :.=.:.< ;elativasalainfor"ación :.7 3E5&';'56FC3EC*;A'23E'#36$*;B' CAPÍTULO III
8: 8<
8. CONTROL INTERNO <.8 5*C5EP$* <.: *>?E$6@*2 <.< -'2E2 3E& E2$#36* E@'&#'56FC 3E& 262$EA' 3E 5*C$;*& 6C$E;C* CAPÍTULO IV
87 8( 8)
. LA AUDITORÍA =.8 5*C5EP$*2 =.8.8 'ntecedentes =.8.: 3efiniciones =.8.< *bjetivo =.8.= -inalidad =.8.7 5lasificacióndela'uditora =.8.7.8 3iferencias entre auditora interna y e!terna =.:'#36$*; E& =.:.8 3efinición =.:.: -unciones generales =.:.< 5onoci"ientos+uedebeposeer =.:.= Habilidades destrezas y =.:.7 E!periencia =.:.( ;esponsabilidadprofesional =.< $D5C65'2P;*5E36A6EC$*23E'#36$*;B' =.<.8 Procedi"ientosdeauditora =.<.: E!tensión o alcance de los procedi"ientos de auditora =.<.< 5lasificacióndelas$%cnicasde'uditora =.<.<.8 Estudio General =.<.<.: 'nálisis =.<.<.<6 nspección =.<.<.= 5onfir"ación =.<.<.7 6nvestigación =.<.<.( 3eclaracióny5ertificaciones
: : : :8 :8 :: :< := := := :7 :(
:) :) : : : : : < < < < <
xii
=.=
=.<.<.) *bservación =.<.<.I 5álculo P'PE&E2 3E $;'>'?* =.=.8 5oncepto =.=.:* bjetivosdelospapelesdetrabajo
< <8 <8 <8 <8
=.=.< Ele"entos y caractersticas de los papeles de trabajo <8 =.=.<.8E le"entos <8 =.=.<.: 5aractersticas <: =.=.=P ropiedaddelospapelesdetrabajo <: =.=.7 Aarcas ndices e << =.=.7.8 Aarcasdeauditora << =.=.7.: Bndicesy;eferenciación <= =.=.( Pruebas de 'uditora <( =.=.(.8 Pruebas de control <( =.=.(.: Pruebassustantivas <( =.7 '#36$*;B' '3A6C62$;'$6@' <( =.7.8 3efiniciones <) =.7.: Cecesidadesdelaauditoraad"inistrativa <) =.7.< *bjetivosdelaauditoraad"inistrativa
;'; =8 =.(.8 3escripción =8 =.(.: *bjetivos de auditora =8 =.(.< *bjetivosdecontrolinterno =: =.(.= Procedi"ientosdeauditora =< Procedi"ientos para verificar la e!istencia de cuentas a =.(.=.8 =.(.7
cobrar == Procedi"ientos para verificar la correcta valoración de las =.(.=.: cuentas y análisis de las provisiones de tráfico =( Auestreo en auditora =) =.(.7.8 A%todo subjetivo =) =.(.7.: 2elecciónde"uestras =)
CAPÍTULO V . METODOLOGÍA DE AUDITORÍA OPERATIVA ILACI, 7.8 7.:
6C$;*3#556FC '#36$*;B' *PE;'56*C'& 7.:.8 &as$;E2JEJdela'uditora*peracional
=I =I =
xiii
7.:.: 6"portanciadela'uditora*peracional 7.:.< 3iferencias Principales con la 'uditora -inanciera 7.< -'2E2'#36$*;B'*PE;'$6@' 7.<.8 EstudioPreli"inar-ase K 8 7.<.8.8 6nfor"aciónaobtenerse 7.<.8.: 7.<.8.< 7.<.8.= 7.<.8.7 7.<.8.( 7.<.8.)
7 7 77 77
-uentesde6nfor"ación ;ecorridoyobservacióndelacantidad #tilización de los resultados del estudio preli"inar 6dentificacióndelasLreasE!a"inadas ;evisión selectiva de los infor"es gerenciales ;evisión selectiva de los infor"es de auditora interna Entrevistas con los funcionarios responsables y con el 7.<.8.I personaldirecta"entevinculado 7.<.8. 5ontactos inciales con -uncionarios de la Entidad 7.<.8.8 ;esu"endelaPri"era-ase 7.<.: ;evisión de la &egislación , *bjetivos, Polticas y Cor"as K -ase : 7.<.:.8 'lcancedelarevisióndela&egislación 7.<.:.: &eyesdeaplicabilidadgeneral
7( 7( 7) 7) 7) 7) 7) 7) 7I 7I 7I 7I 7
7.<.:.< -uentes deinfor"ación sobrelegislación 7 7.<.:.= ;evisióndelosobjetivos 7 7.<.:.7 ;evisióndelaspolticas 7 7.<.:.( ;evisióndelanor"atividad ( 7.<.:.) ;esu"endela2egundafase ( 7.<.< ;evisión y evaluación del control interno K -ase < ( 7.<.<.8 Enfo+ue práctico (8 7.<.<.: Efectividaddelcontrolinterno (8 7.<.<.< 2elección de operaciones o transacciones especficas (8 -actores a to"arse en cuenta al revisar y evaluar el control 7.<.<.= interno (: 7.<.<.7 5o"paración del rendi"ientoconplanes (: 7.<.<.( ;evisióndelafuncióncontable (< 7.<.<.) ;evisiónderegistrosutilizados (< 7.<.<.I 3uplicidadderegistros (< 7.<.<. 6nfor"esvolu"inososeinnecesarios (< 7.<.<.8 ;esu"endela$ercera-ase (= 7.<.= E!a"enprofundodeLreas5rticasK-ase= (= 7.<.=.8 *bjetivosdelE!a"enProfundo (7 7.<.=.: &ogrodelosPropósitos (7 7.<.=.< Eficiencia*perativa (( 7.<.=.= #tilizaciónde;ecursos (( ;evisión de *peraciones y $ransacciones -inancieras en 7.<.=.7 la'uditora*peracional (( 7.<.=.( ;esu"endela5uarta-ase () 7.<.7 5o"unicacióndelosresultadosK-ase7 ()
xiv
7.<.7.8 'spectos >ásicos de la 5o"unicación de ;esultados () 7.<.7.: El6nfor"ede'uditora*peracional (I 7.= 5*C$EC63* E2Q#EAL$65* 3E& AEA*;'C3* 3E &' P&'C6-65'56FC ) P;E&6A6C'; CAPÍTULO VI ;. E6ERCICIO PRACTICO AUDITORÍA OPERACIONAL (.8
';5H6@* PE;A'CEC$E (.8.8 3escripcióndelaco"pa4a (.8.: Aisióny*bjetivosPrincipalesdelaco"pa4a (.: ';5H6@* 5*;;6EC$E 'K8 Progra"as de auditora 'K: 5iclo de transacciones de co"pa4a 'K< 'nálisis del dise4o de los siste"as de ad"inistración 'K= 5edulas 2u"arias (.<6 C-*;AE3E'#36$*;B'*PE;'56*C'& (.<.8 5arta de 6nfor"e (.<.: 6nfor"ación6ntroductoriadel6nfor"e (.<.< ;esu"en del infor"e (.<.= Hallazgosdeauditora*peracional (.<.=.8 5o"entarios (.<.=.: 5onclusiones (.<.=.< ;eco"endaciones CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRA,ÍA
)< )= )= 887 88I 8:I 8<= 8== 87I 87 8( 8(: 8(= 8(7 8() 8()
xv
INTRODUCCIÓN &a cultura de riesgos y seguros sobre los bienes de una e"presa o persona natural ha crecido durante los Mlti"os a4os, fo"entando el creci"iento de las co"pa4as de seguros. Este creci"iento obliga a las co"pa4as de seguro a dar "ejor servicio a sus clientes. En especial en el pago oportuno de los recla"os presentados. El %!ito para el cu"pli"iento de este servicio radica en el "anejo adecuado de la cartera de sus clientes, por lo +ue es i"portante controlar la antigNedad de la "is"a. En vista de lo e!puesto anterior"ente una auditora operacional al departa"ento de cobranzas es viable, para "edir la gestión realizada y corregir o "ejorar los procedi"ientos si es necesario. El "anejo de los fondos de una e"presa es vital para la planeación y to"a de decisiones de sus ejecutivos, por lo +ue es de gran i"portancia "antener una cartera controlada y bien "anejada.
1
CAPÍTULO I DESCRIPCIÓN DE LA COMPAÑÍA DE SEGUROS SAYAGS S.A.
7 .7
BASE LEGAL
&a co"pa4a fue legal"ente constituida el 8) de septie"bre de 8:. &a "is"a +ue es controlada y supervisada por la 2uperintendencia de >ancos /organis"o rector de las aseguradoras en el Ecuador08 2''G2 2.'. tiene su "atriz en Quito y cuenta con sucursales en Guaya+uil, 5uenca, ;ioba"ba, '"bato, 2anto 3o"ingo, Aanta e 6barra, lo +ue le convierte en la co"pa4a con la "ayor cobertura nacional.
7.7.7 A!&"<" =r'*!&"< # $ #>=r#% &a 5o"pa4a 2''G2 2.'. tiene co"o actividad productiva la venta de intangibles co"o es el caso de los 2EG#;*2. El seguro proporciona la re"uneración "onetaria contra un riesgo predeter"inado. #na co"pa4a de seguros ofrece tal protección para un pago. Es ta"bi%n la cantidad +ue la co"pa4a de seguros conviene pagar cuando ocurre un aconteci"iento desafortunado. El seguro es una ventaja a la sociedad en grande per"itiendo +ue los individuos co"partan los riesgos hechos frente por "ucha gente. “#na póliza de seguro es un acuerdo escrito entre una co"pa4a de seguros y un individuo o la organización +ue re+uiere seguro. La póliza de seguro precisó los t%r"inos y las condiciones y especifica los riesgos para los cuales será
co"pensado1:. I>='r&3!" #$ S#)*r' El riesgo es una parte inevitable de vida diaria. Cadie puede decir de ante"ano cuándo un aconteci"iento indeseable puede ocurrir.
1
Memoria Anual Compañía SAYAGS 2006
2
Legislación sobre el conrao !e Seguro"Capiulo 1"#isposiciones generales"
2
' continuación tene"os los pilares por los cuales la 5o"pa4a 2''G2 2.'. se consolida co"o una de las principales co"pa4as de seguros en nuestro pas. M"%"53 Participar en el desarrollo econó"ico y social del Ecuador, a trav%s de un servicio personal, profesional y transparente, enfocado en el cliente, para asu"ir los riesgos +ue pongan en peligro el patri"onio de personas yOo e"presas, procurando lograr al "is"o tie"po, la "á!i"a rentabilidad en beneficio de sus accionistas y colaboradores. V"%"53 'lcanzar el "ás alto nivel de e!celencia y credibilidad, a trav%s de la continua evaluación del "ercado y de la co"petencia, para poder anticiparse, con productos y servicios innovadores, a los cada da "ás e!igentes re+ueri"ientos de sus clientes. V$'r#%
-
El cliente es el eje de la gestión e"presarial.
-
El recurso hu"ano es el patri"onio funda"ental de la organización.
-
&a %tica es la esencia funda"ental de todo procedi"iento y acción.
-
2atisfacer, "ás allá de toda e!pectativa los re+ueri"ientos de los clientes.
7 .2
OB6ETIVO DE LA EMPRESA
En la actualidad 2''G2 2.'. Es el lder del "ercado ecuatoriano en el ca"po de los seguros, de tal "anera +ue uno de los principales objetivos de la co"pa4a es tener un flujo adecuado de dinero +ue per"ita financiar la operación, pagar a los proveedores, reaseguradores, fortalecer su creci"iento y retribuir a los accionistas un rendi"iento satisfactorio. 'provechando las siguientes herra"ientas co"o una Estructura *rgánica bien delineada y principal"ente el cu"pli"iento de disposiciones legales +ue regulan las co"pa4as de seguros.
$
7 .8
MOTIVO D E LA AUDITORÍA
Por lo +ue es i"prescindible realizar una auditora operacional al departa"ento de cobranzas para to"ar las "edidas necesarias para "ejorar la antigNedad de cartera ya +ue "uchas veces las causas "ás frecuentes de dificultades financieras son el e!ceso de cuentas por cobrar y cuentas por pagar. El propósito del proyecto es el de e"itir un infor"e con reco"endaciones para "ejorar la recaudación de la cartera y por ende bajar la cuenta de provisiones.
7.
OB6ETIVOS DE LA AUDITORÍA
7..7 O?-#&"<' G#3#r$
El trabajo está dirigido para evaluar la gestión del departa"ento de 5obranzas en lo referente al cu"pli"iento de las polticas establecidas por la jefatura. 7..2 O?-#&"<'% E%=#!@/"!'%
-
Evaluar procedi"ientos
-
6dentificar oportunidades para "ejorar y au"entar su eficiencia
-
3esarrollar reco"endaciones para "ejorar los procedi"ientos del departa"ento
%
CAPÍTULO II MARCO RE,ERENCIAL DE LA AUDITORÍA DE LAS CUENTAS POR COBRAR
2 .7
CONTABILIDAD
2.7.7 Pr"3!"="'% # C'3&?"$" G#3#r$>#3&# A!#=&'% P.C.G.A “&os Pr"3!"="'% # C'3&?"$" G#3#r$>#3&# A!#=&'% son un conjunto de reglas generales y nor"as +ue sirven de gua contable para for"ular criterios referidos a la "edición del patri"onio y a la infor"ación de los ele"entos patri"oniales y econó"icos de un ente. &os P5G' constituyen pará"etros para +ue la confección de los estados financieros sea sobre la base de "%todos unifor"es de t%cnica contable1<
&os principios de contabilidad vigentes en el Ecuador están divididos en tres grupos 2.7.7.7
Pr"3!"="'% B4%"!'%
2on a+uellos +ue se consideran funda"entales por cuanto orientan la acción de la profesión contable. 2.7.7.2
Pr"3!"="'% #%#3!"$#%
$ienen relación con la contabilidad financiera en general y proporcionan las bases para la for"ulación de otros principios. 2.7.7.8
Pr"3!"="'% ) #3#r$#% # ' =#r!"53.
2on los +ue deter"inan el registro, "edición y presentación de la infor"ación financiera. 2 .2
TICA PRO,ESIONAL
2.2.7 A>"3"%&r'r#% &"! Pr'/#%"'3$
$
&p'""es()i*ipe!ia(org")i*i"+rincipios,!e,Conabili!a!,Generalmene,Acepa!os
-
5uando una organización ya sea de naturaleza "ercantil o civil, llega a crecer y sus pro"otores se vean i"posibilitados para "anejarlas directa"ente, se hace necesario delegar la ad"inistración en persona u organis"os +ue dese"pe4en esta función. Es indispensable recurrir al auditor e!terno o independiente, es decir, personas +ue no est%n sujetas a obedecer a los funcionarios de la e"presa y puedan en consecuencia e"itir juicios sólidos, dictá"enes u opiniones i"parciales acerca del resultado de la revisión practicada. Para dese"pe4ar esta función se utilizan los servicios de contadores pMblicos, +uienes dado su carácter e"inente"ente profesional, no sólo conoce procedi"ientos t%cnicos aplicables al caso, sino +ue su actividad está sujeta a las nor"as de %tica "uy bien deter"inadas para su actuación. El contador PMblico tiene el concepto de +ue su labor beneficia no solo al cliente +ue le enco"ienda un trabajo, sino +ue trasciende al gran pMblico +ue la aprovecha para sus propios fines. El contador no tiene fe pMblica oficial"ente no co"o en el caso de los notarios, pero si cuenta con la confianza del pMblico, y %sta es intangible, dependerá de la buena opinión o fa"a +ue los de"ás se for"en de %l, resulta +ue este solo puede desarrollarse a "edida +ue ad+uiere y ci"ienta esta reputación basada en su do"inio profesional en su e!periencia y en cualidades de su carácter sobre todo en su veracidad. E$ C'3&'r P?$"!' #% *3 =r'/#%"'3$ #?"' *# #-#r!# =?$"!>#3&# %* =r'/#%"53 )'+ # ?%'$*& "3#=#3#3!" # !r"&#r"' $ #%#>=#(r %* &r?-'. Es de gran i"portancia resaltar +ue la opinión del contador pMblico ha de ser i"parcial. Esta es una de las caractersticas profesionales de "ayor i"portancia y sin duda la +ue con "ayor i"portancia y celo guardan los contadores. En ningMn caso, les está per"itido al contador to"ar partida en beneficio de alguna de las partes ni aMn a+uella +ue represente directa"ente los intereses de su cliente, pues debe recordar +ue la esencia "is"a de su profesión se basa en el espritu de e+uidad. 5ual+uier desviación vulnera la reputación de toda la profesión.
6
El contador pMblico basa su personalidad en dos ele"entos esenciales 8. Pr'/#%"'3$"%>'. 2e refiere a la for"ación acad%"ica, ele"entos de cultura en general, e!periencia profesional. :. C$" F*>3. Presupone la e!istencia de nor"as "orales, dentro de %stas está i"plcita la %tica. &a integridad, educación y honradez del contador pMblico serán segura"ente las bases de su actividad y en las +ue "ayor grado contribuirá a for"ar una sólida for"ación profesional. El 6A5P= en su calidad de organis"o nacional ha aprobado el 5ódigo de Dtica Profesional a +ue deberán sujetarse todos los "ie"bros, as co"o los "ie"bros de las asociaciones afiliadas y +ue contienen las nor"as ideales de conducta para un contador pMblico ante su cliente y ante sus colegas y la sociedad en general. 2.2.2 C5")' # &"! Pr'/#%"'3$ “#n rasgo distintivo de los profesionistas es su aceptación de su responsabilidad al asu"irla ante el pMblico. Por lo tanto todas las verdaderas profesiones consideraron esencial la pro"ulgación de códigos de %tica y el estableci"iento de los "edios necesarios para garantizar su observancia. &a conducta +ue los 5ontadores PMblicos deben procurar observar esta e!presada en cinco conceptos generales, presentados co"o principios de %tica profesional 8. 6ndependencia, 6ntegridad y *bjetividad. :. Cor"as generales y t%cnicas < ;esponsabilidad ante los clientes. =. ;esponsabilidad ante los colegas 7. *tras responsabilidades y prácticas. 2.2.2.7 I3#=#3#3!" "3&#)r" '?-#&"<"
%
.l /nsiuo Mexicano !e Cona!ores +blicos A(C( /MC+3 es una 4e!eración 4un!a!a en 152$ ue se
con4orma el país3 !e -5 colegios !e pro4esionisas ue agrupan a m7s !e 20 mil cona!ores pblicos asocia!os en o!o
8
El contador pMblico debe conservar su integridad y su objetividad y, cuando este entregado al ejercicio de su profesión, ser independiente de a+uellos a +uienes sirve. 2.2.2.2 N'r>% )#3#r$#% &!3"!% El contador pMblico debe observar las nor"as generales y t%cnicas de la profesión y tratar de "ejorar constante"ente su co"petencia y la calidad de sus servicios. 2.2.2.8 R#%='3%?"$" 3&# $'% !$"#3&#% El contador pMblico debe ser i"parcial y franco con sus clientes y atenderlos lo "ejor posible, cuidando sus intereses de "anera profesional y de acuerdo con las responsabilidades +ue asu"e ante el pMblico. 2.2.2. R#%='3%?"$" 3&# $'% !'$#)% El contador pMblico debe conducirse de "anera +ue pro"ueva la cooperación y las buenas relaciones ante los "ie"bros de la profesión. 2.2.2. O&r% r#%='3%?"$"#% =r4!&"!% El contador pMblico debe conducirse de "anera +ue enaltezca la categora de la profesión y sus posibilidades de atender al pMblico. &os principios de %tica +ue anteceden se presentan co"o linea"ientos generales, a diferencia de las reglas de conducta obligatorias. 'un cuando no constituyen la base para una acción disciplinaria, son el funda"ento filosófico en +ue se basan las reglas de conducta.17 2.8
NIC NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD
2.8.7 A3&#!##3&#%
-
& p'"")))(gesiopolis(com"recursos-"!ocs"4in"A9#/:;<=A(p!4 pp11
>
Estas nor"as han sido producto de grandes estudios y esfuerzos de diferentes entidades educativas, financieras y profesionales del área contable a nivel "undial, para estandarizar la infor"ación financiera presentada en los estados financieros. &as C65, co"o se le conoce popular"ente, son un conjunto de nor"as o leyes +ue establecen la infor"ación +ue deben presentarse en los estados financieros y la for"a en +ue esa infor"ación debe aparecer, en dichos estados. &as C65 no son leyes fsicas o naturales +ue esperaban su descubri"iento, sino "ás bien nor"as +ue el ho"bre, de acuerdo sus e!periencias co"erciales, ha considerado de i"portancias en la presentación de la infor"ación financiera. 2on nor"as de alta calidad, orientadas al inversor, cuyo objetivo es reflejar la esencia econó"ica de las operaciones del negocio, y presentar una i"agen fiel de la situación ( financiera de una e"presa. &as C65, son e"itidas por el 6'2>
&a 6'2> y -'2> ) se reunieron en &ondres el :< y := de "arzo de : y anunciaron "edidas conjuntas para ayudar a conjurar la crisis financiera "undial. 5oncreta"ente se acordó trabajar conjunta"ente y sin de"ora sobre nor"as co"unes +ue se ocupan de actividades fuera de balance y la contabilidad de instru"entos financieros. &as p%rdidas sobre pr%sta"os relacionadas con la contabilidad de instru"entos financieros fue otra preocupación. C'>#3&3' #$ 3*3!"' S"r D<" TH##"# Pr#%"#3&# # $ IASB "-': JEl G: y otros organis"os internacionales han pedido a los e"isores de nor"as buscar soluciones globales a una crisis "undial. Esto no es sie"pre fácil de lograr y puede haber áreas en las +ue, a causa de la "edida de la orientación e!istente, las dos juntas tienen dificultades para conciliar las diferencias en las nor"as vigentes en el corto plazo. Es por ello +ue en áreas i"portantes tales co"o instru"entos financieros una nor"a co"Mn, +ue "ejora significativa"ente la presentación de infor"es financieros y conduce a un
6
/AS? /nernaional Accouning San!ar!s ?oar! anerior /nernaional Accouning San!ar!s Commiee3
8
@AS? @inancial Accouning San!ar!s ?oar!
5
enfo+ue "enos co"plejo, es obligatoria. El ca"ino para lograr la convergencia será sin duda difcil, pero el "andato +ue tene"os de los polticos es claro.JI B'? F#r+ Pr#%"#3&# # $ ,ASB !'>#3&5: JEsta fue una "uy productiva reunión conjunta en t%r"inos de cada uno reafir"o su co"pro"iso de trabajar juntos tanto en el desarrollo de respuestas co"unes a los aspectos relacionados con la infor"ación +ue e"ana de la crisis financiera "undial y en t%r"inos de nuestro continuo progra"a de convergencia.J
2.8.2 E$?'r!"53 # $% N'r>% I3&#r3!"'3$#% # C'3&?"$" $anto los ;epresentantes en el 5onsejo, co"o las organizaciones profesionales Aie"bros, los co"ponentes del Grupo 5onsultivo y otras organizaciones e individuos, as co"o el personal del 6'25 8, son invitados a re"itir sugerencias sobre asuntos +ue puedan ser tratados en las Cor"as 6nternacionales de 5ontabilidad. El procedi"iento seguido asegura +ue las Cor"as 6nternacionales de 5ontabilidad son regulaciones de alta calidad, +ue e!igen seguir prácticas contables apropiadas para cada circunstancia econó"ica en particular. Este procedi"iento ta"bi%n garantiza, "ediante las consultas realizadas al Grupo 5onsultivo, a las *rganizaciones Aie"bros del 6'25, a los organis"os reguladores contables y a otros grupos e individuos interesados, +ue las Cor"as 6nternacionales de 5ontabilidad son aceptables para los usuarios y elaboradores de los estados financieros. 2.8.8 NII, N'r>% I3&#r3!"'3$#% # I3/'r>!"53 ,"33!"#r El 5o"it% de Cor"as 6nternacionales de 5ontabilidad /6'250, as co"o el 5onsejo de la -ederación 6nternacional de 5ontabilidad /6-'50, son *rganizaciones relacionadas con la presentación de infor"ación financiera a nivel "undial, tal es el caso de las C65. $odos los
>
Sir #avi! :)ee!ie +resi!ene !e la /AS?
5
?ob erB +resi!ene !e la @AS?
10
/ASC International Accounting Standards Committee en español) Comi /nernacional !e Dormas Conables( Grupo compueso por pro4esionales !e .sa!os 9ni!os /nglaerra Alemania @rancia Cana!7 E Fapón enre oros países ue perió!icamene se renen para proponer normas conables !e aplicación inernacional
10
"ie"bros integrantes de la 6-'5, a su vez son "ie"bros del 6'259 la pri"era reconoce al segundo organis"o, co"o el e"isor de Cor"as 6nternacionales de 5ontabilidad /C650. Por otro lado, ha sido creado el 5o"it% de 6nterpretaciones Per"anente /2650, +ue se encuentra for"ado por 8: "ie"bros con derecho a voto, siendo su Aisión la de crear 6nterpretaciones de las C65 para +ue el 6'25 los apruebe. En el a4o :: el 265 ca"bia su no"bre por el de 5o"it% de 6nterpretaciones de 6nfor"ación -inanciera /6-;650, con la obligación no sólo de interpretar las C65 y C66-, sino ade"ás de proporcionar guas de asuntos no tratados en las C65 o C66-. “&a #nión Europea ha e!igido a las E"presas +ue cotizan en bolsa, la aplicación de las C66- a partir del a4o :7. Paulatina"ente esta decisión o e!igibilidad se ha globalizando en todo el Aundo, por tanto el uso de las C66- deja de ser un enunciado t%cnico en "ateria contable, para convertirse en una necesidad urgente de aplicación, Ecuador decidido aplazar y adoptar estas nor"as a 88 partir del 8 de enero del :8, segMn ;esolución de la 2uperintendencia de 5o"pa4as1. 2iglas de ;eferencia C65
Cor"as 6nternacionales de 5ontabilidad.
6'2>
5onsejo 6nternacional de Cor"as 5ontable.
6'25
5o"it% 6nternacional de Cor"as 5ontables /predecesor al 6'2>0.
6-;65
5o"it% 6nternacional de 6nterpretación de 6nfor"ación -inanciera.
-'2>
5onsejo de Cor"as de 5ontabilidad -inanciera /#20.
6*25*
*rganis"o 6nternacional de 5o"isiones de @alores.
265
5o"it% Per"anente de 6nterpretaciones /predecesor del 6-;650.
C66-
Cor"as 6nternacionales de 6nfor"ación -inanciera
&as C66- aparecen co"o consecuencia del 5o"ercio 6nternacional "ediante la Globalización de la Econo"a, en la cual intervienen la práctica de 6"portación y E!portación de >ienes y 2ervicios, los "is"os se fueron aplicando hasta llegar a la inversión directa de otros pases e!tranjeros pro"oviendo as el ca"bio funda"ental hacia la practica internacional de los negocios.
11
errera Carvaal H Asocia!os Cía( L!a(I &p'""sa4iIso4)are(com(ec
11
2.8.8.7 O?-#&"<'% # $% NII, &as C66- favorecerán una infor"ación financiera de "ayor calidad y transparencia, su "ayor fle!ibilidad, +ue dará un "ayor protagonis"o al enjuicia"iento para dar solución a los proble"as contables, es decir la aplicación del valor razonable, o el posible incre"ento de la actividad litigiosa. &a calidad de las C66- es una condición necesaria para
cu"plir con los objetivos de la
adecuada aplicación, solo de este "odo tiene sentido su condición de bien pMblico susceptible de protección jurdica. 6"poner el cu"pli"iento efectivo de la nor"a y garantizar la calidad del trabajo de los auditores, cuyo papel es esencial para la credibilidad de la infor"ación financiera. Hacer uso adecuado de la "etodologa y la aplicación en la pra!is diaria. 2 .
NORMAS D E AUDITORÍA
&a auditora es el e!a"en crtico +ue realiza el &icenciado en 5ontadura o contador independiente, de los libros, registros, recursos, obligaciones, patri"onio y resultados de una entidad, basados en principios de contabilidad, nor"as, t%cnicas y procedi"ientos especficos con la finalidad de opinar sobre la razonabilidad de la infor"ación financiera. 2..7 C'3!#=&' # 3'r>% # *"&'r@ #$ IMCP 2on los re+uisitos "ni"os de calidad relativos a la personalidad del auditor, al trabajo +ue dese"pe4a y a la infor"ación +ue rinde co"o resultado de dicho trabajo. 2..2 C$%"/"!!"53 # $% 3'r>% # *"&'r@ )#3#r$>#3&# !#=&%. 8. Personales. :. ;elativas a la ejecución del trabajo. <. ;elativas a la infor"ación.
12
2..2.7 P#r%'3$#% 2e refiere a la persona del contador pMblico co"o auditor independiente9 %ste debe ser e!perto en la "ateria, siendo profesional a su actuación y observando sie"pre principios %ticos. a. Entrena"iento t%cnico y capacidad profesional b. 5uidado y diligencia profesional c. 6ndependencia "ental 2..2.2 R#$&"<% $ #-#!*!"53 #$ &r?-' Estas nor"as se refieren a ele"entos básicos en el +ue el contador pMblico debe realizar su trabajo con cuidado y diligencia profesionales para lo cual e!igen nor"as "ni"as a seguir en la ejecución del trabajo. a. Planeación y supervisión b. Estudio y evaluación del control interno c. *btención de la evidencia suficiente y co"petente 2..2.8 R#$&"<% $ "3/'r>!"53 El objetivo de la auditora de Estados -inancieros es +ue el contador PMblico independiente e"ita su opinión sobre la razonabilidad de los "is"os, ya +ue, se considera +ue el producto ter"inado de dicho trabajo es el dicta"en. a. Cor"as de dicta"en e infor"ación b. 3ebe aclarar +ue el contador pMblico independiente c. >ase de opinión sobre estados financieros d. 5onsistencia en la aplicación de los principios de contabilidad e. 2uficiencia de las declaraciones infor"ativas A !'3&"3*!"53 #>'% *3 >r!' # r#/#r#3!" # $% 3'r>% #!*&'r"3% # *"&'r@:
1$
CE' 8 *bjetivo y Principios Generales +ue ;egulan una 'uditora de Estados -inancieros CE' : $%r"inos del $rabajo de 'uditora CE' < 5ontrol de 5alidad para el $rabajo de 'uditora CE' = 3ocu"entación CE' 7 -raude y Error CE' ( 5onsideraciones de &eyes y ;egla"entos en una 'uditora de Estados -inancieros CE' ) Planificación CE' I 5onoci"iento del Cegocio CE' 5arácter 2ignificativo de la 'uditora CE' 8 Evaluación de ;iesgo y 5ontrol 6nterno CE' 88 'uditora en un '"biente de 2iste"as de 6nfor"ación por 5o"putadora CE' 8: 5onsideraciones de 'uditora ;elativas a Entidades +ue #tilizan *rganizaciones de 2ervicios CE' 8< Evidencia de 'uditora CE' 8= $rabajos 6nciales >alances de 'pertura CE' 87 Procedi"ientos 'nalticos CE' 8( Auestreo de 'uditora CE' 8) 'uditora de Esti"aciones 5ontables CE' 8I Partes ;elacionadas CE' 8 Hechos Posteriores CE' : Cegocio en Aarcha CE' :8 ;epresentaciones de la 'd"inistración CE' :: #so del $rabajo de *tro 'uditor CE' :< 5onsideraciones del $rabajo de 'uditora 6nterna CE' := #so del $rabajo de un E!perto CE' :7 El 3icta"en del 'uditor 2obre &os Estados -inancieros CE' :( *tra 6nfor"ación en 3ocu"entos +ue 5ontienen Estados -inancieros 'uditados CE' :) El 3icta"en del 'uditor sobre $rabajos de 'uditora con Propósito Especial CE' :I E!a"en de 6nfor"ación -inanciera Prospectiva CE' : $rabajos de ;evisión de Estados -inancieros CE' < $rabajos para ;ealizar Procedi"ientos 5onvenidos ;especto de 6nfor"ación -inanciera CE' <8 $rabajos para 5o"pilar 6nfor"ación -inanciera 2.
DNA DECLARACIÓN DE NORMAS DE AUDITORÍA
1%
&as 3C' co"prenden un conjunto de nor"as /8< en total0, +ue van a ser los linea"ientos por los cuales los contadores profesionales +ue realicen actividades de auditora se van a regir. 5ada una de ellas toca un punto en especial del proceso de auditora, per"itiendo al contador realizar sus actividades de "anera ópti"a y eficaz"ente8:. Estas son 3C' 8 Papeles de $rabajo 3C' : 2olicitud de infor"ación al abogado del cliente 3C' < Aanifestaciones de la Gerencia 3C' = El infor"e de control interno 3C' 7 Efecto de la función de auditora 6nterna en el alcance del e!a"en del contador pMblico independiente 3C' ( Planificación y supervisión 3C' ) $ransacciones entre partes relacionadas 3C' I 5o"unicación entre el auditor predecesor y el sucesor 3C' Procedi"ientos analticos de revisión 3C' 8 Evidencia co"probatoria 3C' 88 El dicta"en del contador pMblico independiente sobre los estados financieros 3C' 8: 5ontrol de calidad en el Ejercicio Profesional 3C' 8< El E!a"en de la 6nfor"ación -inanciera Prospectiva
12
&p'"")))(scrib!(com"!oc"%$50%$2"DormasI!eIA9#/:;<=A
1-
CAPÍTULO III CONTROL INTERNO
8 .7
CONCEPTO
En su significado "ás a"plio, control interno “co"prende la estructura, las polticas, los procedi"ientos y las cualidades del personal de una e"presa, con el objetivo de -
proteger sus activos,
-
asegurar la validez de la infor"ación,
-
pro"over la eficiencia en las operaciones, y
-
esti"ular y asegurar el cu"pli"iento de las polticas y directrices e"anadas de la dirección18<
El control interno segMn las Cor"as y Procedi"ientos de auditora en su glosario t%cnico lo define co"o JEstá representado por el conjunto de polticas y procedi"ientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidadJ. &os controles en el control interno, pueden ser caracterizados bien co"o contables o co"o ad"inistrativos 8. &os controles contables, co"prenden el plan de organización y todos los "%todos y procedi"ientos cuya "isión es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables. :. &os controles ad"inistrativos se relacionan con la nor"ativa y los procedi"ientos e!istentes en una e"presa vinculados a la eficiencia operativa y el acata"iento de las polticas de la 3irección y nor"al"ente sólo influyen indirecta"ente en los registros contables.
1$
F9AD CA 1-"0$"2006 pp11
&p'""boo*s(google(es"boo*si!N>anC2a2plcCH!NF9ADOCA0P5CAp unesO!eOA9#/:;<=AP.2P>0P5#HprinsecN4ronc
16
&a i"plantación y "anteni"iento de un siste"a de control interno es responsabilidad de la dirección de la entidad, +ue debe so"eterlo a una continua supervisión para deter"inar +ue funciona segMn está prescrito. $odo siste"a de control interno tiene unas li"itaciones. 2ie"pre e!iste la posibilidad de +ue al aplicar procedi"ientos de control surjan errores por una "ala co"prensión de las instrucciones, errores de juicio, falta de atención personal, fallo hu"ano, etc. 8 .2
OB6ETIVOS
$iene varios objetivos co"o -
Evitar o reducir fraudes.
-
2alvaguarda contra el desperdicio.
-
2alvaguarda contra la insuficiencia.
-
5u"pli"iento de las polticas de operación sobre bases "ás seguras.
-
5o"probar la corrección y veracidad de los infor"es contables.
-
2alvaguardar los activos de la e"presa.
-
Pro"over la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las nor"as fijadas por la
ad"inistración. &as transacciones son el co"ponente básico de la actividad e"presarial y, por tanto el objetivo pri"ero del control interno. &a transacción srcina un flujo de actividad desde su inicio hasta su conclusión. $endre"os flujos de ventas, co"pras, costes, e!istencias, etc. &as cuatro fases son autorización, ejecución, anotación, y contabilización Por definición, todo siste"a de control interno va estrecha"ente relacionado con el organigra"a de la e"presa. Este debe reflejar la aut%ntica distribución de responsabilidades y lneas de autoridad. &as obligaciones de un conjunto de e"pleados deben estar atribuidas de tal for"a +ue uno o varios de estos e"pleados, actuando individual"ente, co"prueben el trabajo de los otros.
18
Es funda"ental +ue toda e"presa tenga una clara y bien planteada organización y cada uno de sus "ie"bros tenga un conoci"iento apropiado de su función. 8.8
,ASES DEL ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
“El estudio y evaluación del control interno incluye dos fases 8. &a revisión preli"inar del siste"a con objeto de conocer y co"prender los procedi"ientos y "%todos establecidos por la entidad. :. &a realización de pruebas de cu"pli"iento para obtener una seguridad razonable de +ue los controles se encuentran en uso y +ue están operando tal co"o se dise4aron1.8= R#<"%"53 =r#$">"3r
El grado de fiabilidad de un siste"a de control interno, se puede tener por cuestionario, diagra"a de flujo 5uestionario.K #n cuestionario, utilizando preguntas cerradas, per"itirá for"arse una idea orientativa del trabajo de auditora. 3ebe realizarse por áreas, y las e"presas auditoras, disponen de "odelos confeccionados aplicables a sus clientes. &a infor"ación +ue debe for"ar parte de un diagra"a de flujo, es &os procedi"ientos para iniciar la acción, co"o la autorización del su"inistro, i"putación a centros de coste, etc. la naturaleza de las verificaciones rutinarias, co"o las secuencias nu"%ricas, los precios en las solicitudes de co"pra, etc.9 la división de funciones entre los departa"entos, la secuencia de las operaciones, el destino de cada uno de los docu"entos /y sus copias09 la identificación de las funciones de custodia. En la figura se detalla un diagra"a de flujo correspondiente a las diferentes fases +ue confor"an el cobro de che+ues protestados en la 5o"pa4a 2''G2 2.'..
1%
F9AD CA 1-"0$"2006 pp12
1>
,LU6OGRAMA DE CFEQUES PROTESTADOS 6C656*
8.K E& 565&* EAP6E' 5*C &' ;E5EP56FC 3E &*2 5HEQ#E2 3E@#E&$*2 EC 5'?'
5'?'
:.K &#EG* 2E 5*C$'>6&6' &' C*$' C*$' 3E
3E 3D>6$* >'C5';6' P*; &' 3E@*8FC 3E& 5HEQ#E
3D>6$*
<.K E& 3P$*. 3E 5*>;'C'2 ;E'&6'
&' GE2$6FC 3E 5*>;*
5*>;'C'2
NO P*&B$65'2 3E 5*>;'C'
'>*G'3*
=.K 26 C* 2E 5#AP&E 5*C &'2 P*&B$65'2 3E 5*>;'C' 2E EC@B' E& 5HEQ#E '& 3EP';$'AEC$* &EG'&
SI 7.K 2E ;E5#PE;' E& @'&*; 3E& 5HEQ#E AL2 &' 5*A626FC >'C5';6' 3E& P;*$E2$* 2E 3EP*26$' 3EPF26$*
E&'>*;'3* P*; P'$;656* G*CL&E ;E@62'3* P*; 3;'. G;'56E&' 5'2$;* -E5H' : 3E '>;6& 3E :I
15
Pr*#?% # !*>=$">"#3&' #na prueba de cu"pli"iento es el e!a"en de la evidencia disponible de +ue una o "ás t%cnicas de control interno están operando durante el periodo de auditora. El auditor deberá obtener evidencia de auditora "ediante pruebas de cu"pli"iento de -
E!istencia el control e!iste
-
Efectividad el control está funcionando con eficiencia
-
5ontinuidad el control ha estado funcionando durante todo el periodo.
El objetivo de las pruebas de cu"pli"iento es +uedar satisfecho de +ue una t%cnica de control estuvo operando efectiva"ente durante todo el periodo de auditora. E<$*!"53 #$ !'3&r'$ "3&#r3' ;ealizados los cuestionarios y representado gráfica"ente el siste"a de acuerdo con los procedi"ientos vistos, he"os de conjugar a"bos a fin de realizar un análisis e identificar los puntos fuertes y d%biles del siste"a. En esa labor de identificación, influye pri"ordial"ente la habilidad para entender el siste"a y co"prender los puntos fuertes y d%biles de su control interno. &a conjugación de a"bas nos dará el nivel de confianza de los controles +ue operan en la e"presa, y será preciso deter"inar si los errores tienen una repercusión directa en los estados financieros, o si los puntos fuertes del control eli"inaran el error.
20
CAPÍTULO IV LA AUDITORÍA
.7
CONCEPTOS DE LA AUDITORÍA
.7.7 A3&#!##3&#% “El concepto de auditora ha evolucionado en cuatro fases Primera fase: ' principios de la revolución industrial, no hay grandes transacciones, la "isión
del auditor era buscar si se haba co"etido fraude en ese negocio, estos negocios eran pe+ue4os. Segunda fase: &as e"presas son "ás grandes, se co"ienza a separar el capital y la
propiedad del negocio, es decir, la 'd"inistración. El auditor sin dejar de hacer lo +ue realizaba en la pri"era fase, tiene una nueva actividad +ue es la de verificar, certificar, la infor"ación de esos ad"inistradores +ue le pasan a trav%s de la cuenta de resultados, sea veraz. Tercera fase: 'parecen nuevas tecnologas, ordenadores, etc. &as transacciones a lo largo
del a4o son bastante volu"inosas. Esto hace +ue el revisar el 'uditor las cuentas, el siste"a de control interno de la e"presa tanto si funciona co"o si no, este coja un "aestro en base a eso trabaje. Cuarta fase: El auditor ha de indicar, aparte de lo anterior, un infor"e, pidiendo a la e"presa
si %sta está o no de acuerdo de có"o se ha realizado este infor"e.187 .7.2 D#/"3"!"'3#%
6nicial"ente, la auditora se li"ito a las verificaciones de los registros contables, dedicándose a observar si los "is"os eran e!actos.
1-
&p'"")))(gesiopolis(com"recursos-"!ocs"4in"A9#/:;<=A(p!4 pp10
21
Por lo tanto esta era la for"a pri"aria 5onfrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los registros. 5on el tie"po, el ca"po de acción de la auditora ha continuado e!tendi%ndose9 no obstante son "uchos los +ue todava la juzgan co"o portadora e!clusiva de a+uel objeto re"oto, o sea, observar la veracidad y e!actitud de los registros. En for"a sencilla y clara, escribe Hol"es J... la auditora es el e!a"en de las de"ostraciones y registros ad"inistrativos. El auditor observa la e!actitud, integridad y autenticidad de tales de"ostraciones, registros y docu"entos.J Por otra parte tene"os la conceptuación sint%tica de un profesor de la universidad de Harvard el cual e!presa lo siguiente J... el e!a"en de todas las anotaciones contables a fin de co"probar su e!actitud, as co"o la veracidad de los estados o situaciones +ue dichas anotaciones producen.J
.7.8 O?-#&"<'
El objetivo de la auditora consiste en apoyar a los "ie"bros de la e"presa en el dese"pe4o de sus actividades. Para ello la auditora les proporciona análisis, evaluaciones, reco"endaciones, asesora e infor"ación concerniente a las actividades revisadas. &os "ie"bros de la organización a +uien auditora apoya, incluye a 3irectorio y las Gerencias.
.7. ,"3$"
&os fines de la auditora son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Pode"os escribir los siguientes 8. 6ndagaciones y deter"inaciones sobre el estado patri"onial :. 6ndagaciones y deter"inaciones sobre los estados financieros.
22
<. 6ndagaciones y deter"inaciones sobre el estado reditual. =. 3escubrir errores y fraudes. 7. Prevenir los errores y fraudes (. Estudios generales sobre casos especiales, tales co"o K E!á"enes de aspectos fiscales y legales K E!a"en para co"pra de una e"presa/cesión patri"onial0 K E!a"en para la deter"inación de bases de criterios de prorrateo, entre otros. &os variadsi"os fines de la auditora "uestran, por si solos, la utilidad de esta t%cnica.
.7. CLASI,ICACIÓN DE LA AUDITORÍA
“3esde el punto de vista de la contadura pMblica, la auditora se clasifica en •
'uditora e!terna
•
'uditora interna
•
'uditora guberna"ental
•
'uditora financiera
•
'uditora operacional
Auditoría e&terna: Es un e!a"en de estados financieros hecho con el fin de for"ar una
opinión i"parcial sobre bases objetivas. Auditoría interna: Es una función evaluadora independiente establecida dentro de una
organización con el fin de e!a"inar y evaluar sus actividades, co"o un servicio a la organización. Auditoría 'ubernamental: Es el estudio de eficiencia y econo"a en la utilización de los
recursos9 por eje"plo el e+uipo del gobierno.
2$
Auditoría (inanciera: Es un e!a"en siste"ático de los estados financieros, los registros y
las operaciones correspondientes para deter"inar la observancia de los P.5.G.'. de las polticas de la ad"inistración y de los re+uisitos fijados. Auditoría operacional: Es el e!a"en siste"ático de las actividades de una organización o
de un seg"ento estipulado de las "is"as en relación con objetivos especficos, a fin de evaluar el co"porta"iento, se4alar las oportunidades de "ejorar y generar reco"endaciones para el "ejora"iento o para favorecer la acción. El e!a"en co"putarizado de una e"presa, la evaluación de su eficacia y confiabilidad y las reco"endaciones para el "ejora"iento del siste"a1.8(
.7..7 D"/#r#3!"% #3&r# *"&'r@ "3&#r3 #&#r3:
E!isten diferencias substanciales entre la 'uditora 6nterna y la 'uditora E!terna, algunas de las cuales se pueden detallar as
-
En la 'uditora 6nterna e!iste un vnculo laboral entre el auditor y la e"presa, "ientras +ue
en la 'uditora E!terna la relación es de tipo civil. -
En la 'uditora 6nterna el diagnóstico del auditor, está destinado para la e"presa9 en el
caso de la 'uditora E!terna este dicta"en se destina general"ente para terceras personas o sea ajena a la e"presa. -
&a 'uditora 6nterna está inhabilitada para dar -e PMblica, debido a su vinculación
contractual laboral, "ientras la 'uditora E!terna tiene la facultad legal de dar -e PMblica.
16
&p'"")))(gesiopolis(com"recursos-"!ocs"4in"A9#/:;<=A(p!4pp82I8$
2%
.2
EL AUDITOR
.2.7 D#/"3"!"53
“&a auditora es realizada por personas con una for"ación "uy especifica +ue se deno"inan auditores. &os auditores tienen +ue estar preparados y cualificados para realizar los e!á"enes y análisis. El auditor debe tener capacidad t%cnica suficiente para descubrir hechos y definir los proble"as. Co es i"prescindible +ue haga propuestas de acciones correctoras pero debe dar suficientes datos para +ue la función co"petente deter"ine y e"prenda las acciones +ue corresponda1.8)
.2.2 ,*3!"'3#% )#3#r$#%
&a 65'5 8I "anifiesta lo siguiente al se4alar
8
“las funciones del auditor no incluyen la
predicción de accesos futuros1 &os auditores integrantes de los e+uipos de auditora, trabajan bajo la supervisión directa del jefe de e+uipo y sus principales funciones son: a0 'plicar los progra"as de auditora preparados para el desarrollo del trabajo, confor"e a las instrucciones del jefe de e+uipo. b0 3ocu"entar la aplicación de los procedi"ientos de auditora utilizando la estructura y orden definido para los papeles de trabajo.
18
F9AD AI S.< /CAC /nsiuo !e Conabili!a! E Au!ioría !e Cuenas3 15
?;/CAC Do( 1$'
20
Manual A9#/:;<=A @inanciera Gubernamenal 2001 Conraloría General !el .sa!o !el .cua!or
2-
c0 5u"plir con los criterios de ejecución establecidos para su trabajo, as co"o, los estándares profesionales /nor"as de auditora0 y de encontrar dificultades, co"unicarlas de in"ediato al auditor jefe de e+uipo de la auditora. d0 Aantener ordenados y co"pletos los papeles de trabajo. e0 2ugerir procedi"ientos alternativos o adicionales para pro"over la eficiencia en las actividades de auditora realizadas. f0 5olaborar continua"ente para fo"entar el logro de los objetivos incluidos en la planificación especfica y contribuir para proyectar una i"agen positiva de la auditora y de la 5ontralora General del Estado. g0 *btener la evidencia suficiente, co"petente y pertinente de los hallazgos de auditora, desarrollando los co"entarios con todos los atributos y analizarlos con el ?efe de e+uipo de la auditora. h0 ;edactar, en la correspondiente c%dula o papel de trabajo, los resultados /co"entarios, conclusiones y reco"endaciones0 sobre cada co"ponente o rubro desarrollado, guiándose con la estructura preestablecida para el infor"e final. i0 Estructurar el e!pediente de papeles de trabajo y entregarlo al jefe de e+uipo para la integración co"pleta de los resultados y su correspondiente archivo. j0 5u"plir con las disposiciones legales, nor"atividad e instrucciones relacionadas con el ejercicio de la auditora, as co"o observar el 5ódigo de Dtica Profesional.
.2.8 C'3'!">"#3&'% *# # ?# =' %##r
Es conveniente +ue el e+uipo auditor tenga una preparación acorde con los re+ueri"ientos de una auditora ad"inistrativa, ya +ue eso le per"itirá interactuar de "anera natural y congruente con los "ecanis"os de estudio +ue de una u otra "anera se e"plearán durante su desarrollo.
26
'tendiendo a %stas necesidades es reco"endable apreciar los siguientes niveles de for"ación:8
JA!>"!.K Estudios a nivel t%cnico, licenciatura o postgrado en ad"inistración, infor"ática, co"unicación, ciencias polticas, ad"inistración pMblica, relaciones industriales, ingeniera industrial, psicologa, pedagoga, ingeniera en siste"as, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y dise4o gráfico.
C'>=$#>#3&r".K 6nstrucción en la "ateria, obtenida a lo largo de la vida profesional por "edio de diplo"ados, se"inarios, foros y cursos, entre otros.
E>=@r"!.K 5onoci"iento resultante de la i"ple"entación de auditoras en diferentes instituciones sin contar con un grado acad%"ico. #na actualización continua de los conoci"ientos per"itirá al auditor ad+uirir la "adurez de juicio necesaria para el ejercicio de su función en for"a prudente y justa.
.2. F?"$"#% #%&r#+%
En for"a co"ple"entaria a la for"ación profesional, teórica yOo práctica, el e+uipo auditor de"anda de otro tipo de cualidades +ue son deter"inantes en su trabajo, referidas a recursos personales producto de su desenvolvi"iento y dones intrnsecos a su carácter.
'ctitud positiva.
Estabilidad e"ocional.
*bjetividad.
2entido institucional.
2aber escuchar.
5reatividad.
;espeto a las ideas de los de"ás.
21
.D
.!ición 2008 capiulo 2
28
Aente analtica.
5onciencia de los valores propios y de su entorno.
5apacidad de negociación.
6"aginación.
5laridad de e!presión verbal y escrita. 5apacidad de observación.
6niciativa.
3iscreción.
-acilidad para trabajar en grupo.
5o"porta"iento %tico.
.2. E=#r"#3!"
#no de los ele"entos funda"entales +ue se tiene +ue considerar en las caractersticas del e+uipo, es el relativo a su e!periencia personal de sus integrantes, ya +ue de ello depende en gran "edida el cuidado y diligencia profesionales +ue se e"plean para deter"inar la profundidad de las observaciones.
.2.;. R#%='3%?"$" =r'/#%"'3$
El e+uipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para deter"inar el alcance, estrategia y t%cnicas +ue habrá de aplicar en una auditora, as co"o evaluar los resultados y presentar los infor"es correspondientes. Para %ste efecto, debe de poner especial cuidado en
Preservar la independencia "ental
;ealizar su trabajo sobre la base de conoci"iento y capacidad profesional ad+uiridas
5u"plir con las nor"as o criterios +ue se le se4alen
5apacitarse en for"a continua
2>
-inal"ente, el e+uipo auditor no debe olvidar +ue la fortaleza de su función está sujeta a la "edida en +ue afronte su co"pro"iso con respeto y en apego a nor"as profesionales tales co"o
-
O?-#&"<".K Aantener una visión independiente de los hechos, evitando for"ular juicios o
caer en o"isiones, +ue alteren de alguna "anera los resultados +ue obtenga. -
R#%='3%?"$".K *bservar una conducta profesional, cu"pliendo con sus encargos
oportuna y eficiente"ente. -
I3&#)r".K Preservar sus valores por enci"a de las presiones.
-
C'3/"#3!"$".K 5onservar en secreto la infor"ación y no utilizarla en beneficio propio o
de intereses ajenos. -
C'>=r'>"%'.K $ener presente sus obligaciones para consigo "is"o y la organización
para la +ue presta sus servicios. -
-
E*"$"?r"'.K Co perder la di"ensión de la realidad y el significado de los hechos. F'3#%&".K 'ceptar su condición y tratar de dar su "ejor esfuerzo con sus propios
recursos, evitando aceptar co"pro"isos o tratos de cual+uier tipo. -
I3%&"&*!"'3$".K Co olvidar +ue su %tica profesional lo obliga a respetar y obedecer a la
organización a la +ue pertenece. -
-
-
Cr"&#r"'.K E"plear su capacidad de discerni"iento en for"a e+uilibrada. I3"!"&"<.K 'su"ir una actitud y capacidad de respuesta ágil y efectiva. I>=r!"$".K Co involucrarse en for"a personal en los hechos, conservando su
objetividad al "argen de preferencias personales. -
Cr#&"<".K 2er propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo1.
25
.8
TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS D E AUDITORÍA
El trabajo de auditora tiene co"o finalidad in"ediata proporcionar al propio contador los ele"entos de juicio y de evidencia suficiente para poder e"itir su opinión de una "anera objetiva y profesional. .8.7 Pr'!#">"#3&'% # *"&'r@: 2on el conjunto de t%cnicas e investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a e!a"en, "ediante los cuales el contador pMblico obtiene las bases para funda"entar su opinión. .8.2 E%"53 ' $! 3!# # $'% =r '!#">"#3&'% # *" &'r@: 3ado +ue las operaciones de la e"presa son repetitivas y for"an cantidades nu"erosas de operaciones individuales general"ente no es posible realizar un e!a"en detallado de todas las transacciones individuales +ue for"a una partida global. &a relación de las transacciones e!a"inadas respecto del total +ue for"a el universo, es lo +ue se conoce co"o “E!tensión o alcance de los procedi"ientos de auditora1 y su deter"inación es uno de los ele"entos "ás i"portantes en la planeación y ejecución de la auditora. .8.8 C$%"/"!!"53 # $ % T!3"!% # A*"&'r@. 3e acuerdo con la 5o"isión de Cor"as y Procedi"iento de auditora del 6A5P ha propuesto la siguiente clasificación:: J.8.8.7 E%&*"' G#3#r$.K Es la apreciación y juicio de las caractersticas generales de la entidad, las cuentas o las operaciones a trav%s de sus ele"entos "ás significativos para concluir si se ha de profundizar en su estudio y la for"a en +ue ha de hacerse.
22 .
C9.DCA A9#/:;<=A !el Secor Soli!ario Aplicación !e Dormas /nernacionales .coe e!iciones pp1>I15
$0
.8.8.2A34$"%"%.K Es el estudio de los co"ponentes de un todo para concluir con base en a+uellos respecto de %ste. Esta t%cnica se aplica concreta"ente al estudio de las cuentas o rubros gen%ticos de los estados financieros. .8.8.8I3%=#!!"53.K Es la verificación fsica de las cosas "ateriales en +ue se tradujeron las operaciones. 2e aplica al estudio de las cuentas cuyos saldos tienen una representación "aterial. .8.8. C'3/"r>!"53.K Es la ratificación por parte de una persona ajena a la entidad, de la autenticidad de un saldo, hecho u operación, en la +ue participo y por la cual está en condiciones de infor"ar válida"ente sobre ella. Esta t%cnica se aplica solicitando a la e"presa auditada +ue se dirija a la persona +ue pide la confir"ación, para +ue conteste por escrito al auditor, dándole la infor"ación +ue solicita el auditor y puede ser aplicada de diferentes for"as -
Positiva o Cegativa 2e envan datos y se pide +ue conteste tanto +ue si están confor"es
co"o si no lo están. -
6ndirecta, ciega o en blanco Co se envan datos y se solicita infor"ación de saldos,
"ovi"ientos y cual+uier otro dato para la auditora. .8.8. I3<#%&")!"53.K Es la recopilación de infor"ación "ediante entrevistas con los funcionarios y e"pleados de la entidad. General"ente se aplica al estudio del control interno en su fase de inicial y de las operaciones +ue no aparecen "uy claras en los registros.
.8.8.; D#!$r!"53 C#r&"/"!!"'3#%.K Es la for"alización de la t%cnica anterior, cuando por su i"portancia, resulta inconveniente +ue las afir"aciones recibidas deban +uedar escritas /declaraciones0 y en algunas ocasiones certificadas por una autoridad /certificaciones0. .8.8. O?%#r<!"53.K Es una "anera de inspección, "enos for"al, y se aplica general"ente a operaciones para verificar co"o se realiza la práctica.
$1
.8.8. C4$!*$'.K Es la verificación de la corrección arit"%tica de a+uellas cuentas u operaciones +ue se deter"inan funda"ental"ente por cálculos sobre bases precisas.1 .
PAPELES D E TRABA6O
..7 C'3!#=&'28 “2on docu"entos preparados por un auditor +ue le per"iten tener infor"aciones y pruebas de la auditora efectuada, as co"o las decisiones to"adas para for"ar su opinión. 2u "isión es ayudar en la planificación y realización de la auditora y en la supervisión y revisión de la "is"a y su"inistrar evidencias del trabajo llevado a cabo para argu"entar su opinión. Es el registro "aterial +ue conserva el auditor del trabajo realizado, incluyendo los procedi"ientos e"pleados, pruebas realizadas, infor"ación obtenida. 5ada sociedad de auditores tiene su for"a igual de trabajar y de presentar los papeles, aun+ue no sea una for"a estándar1. ..2 O?-#&"<'% # $'% ==#$#% # &r?-'2 “Por lo general, los papeles de trabajo persiguen los siguientes objetivos
-
-unda"entar y facilitar la preparación del dicta"en o infor"e del auditor
-
5oordinar y organizar todas las fases del trabajo del auditor
-
2ervir de gua y fuente de infor"ación para revisiones subsecuentes1
..8 E$#>#3&'% !r !&#r@%&"!% # $'% == #$#% # & r?-' ..8.7 E$#>#3&'%
2$
F9AD CA 1-"0$"2006 pp25 &p'""boo*s(google(es"boo*si!N>anC2a2plcCH!NF9ADOCA0P5CAp unesO!eOA9#/:;<=AP.2P>0P5#HprinsecN4roncoverHsourceNbnH&lNesHeiN6@&ASvEM@o;Gg4eBeC; AQHsaNUHoiNboo*,resulHcNresulHresnumN% 2% ?.DFAM=D <;LAD#; :.LL.S :<.F; A9#/:;<=A un en4oue pracico Capiulo cuaro /mporancia papeles !e rabaopp125
$2
&os papeles de trabajo deben ser claros y concisos respecto de la cuenta u operación a +ue se refieran, del trabajo desarrollado y de las conclusiones obtenidas9 esto se logra estableciendo un "ni"o de ele"entos +ue es conveniente tener en cuenta al elaborarlos9 a continuación, se listan algunos de esos ele"entos +ue deben contener toda c%dula de trabajo de auditora -
Co"bre de la e"presa a +ue se refieran.
-
-echa del cierre del ejercicio e!a"inado.
-
$tulo o descripción breve de su contenido.
-
-echa en +ue se preparó.
-
Co"bre de +ui%n lo preparó.
-
-uentes de donde se obtuvieron los datos.
-
3escripción concisa del trabajo efectuado.
-
5onclusión.
..8.2 Cr!&#r@%&"!%2 $odo papel de trabajo debe reunir ciertas caractersticas, co"o las siguientes a0 Prepararse en for"a clara y precisa, utilizando referencias lógicas y un "ni"o nM"ero de "arcas. b0 2u contenido incluirá tan sólo los datos e!igidos a juicio profesional del auditor. c0 3eben elaborarse sin en"endaduras, asegurando la per"anencia de la infor"ación. d0 2e adoptarán las "edidas oportunas para garantizar su custodia y confidencialidad, divulgándose las responsabilidades +ue podran dar lugar por las desviaciones presentadas .. Pr'="# # $'% ==#$#% # &r?-'
25
Manual !e Au!ioría !e Gesión para la Conraloría General !el .sa!o E .ni!a!es E ;rganismos !el Secor +blico somei!os a su conrol( Acuer!o 0$1ICG 22"11"20013 <(; DV %65 08"12"20013pp82 &p'"")))(conraloria(gov(ec"!ocumenos"normaivi!a!"MAD9ALP20A9#IG.S:/;DP201(p!4
$$
&os papeles de trabajo son propiedad del auditor, %l los preparó y son la prueba "aterial del trabajo efectuado9 pero, esta propiedad no es irrestricta ya +ue por contener datos +ue puedan considerarse confidenciales, está obligado a "antener absoluta discreción respecto a la infor"ación +ue contienen. Es decir, los papeles de trabajo son del auditor, pero +ueda obligado al secreto profesional +ue estipula no revelar por ningMn "otivo los hechos, datos o circunstancias de +ue tengan conoci"iento en el ejercicio de su profesión /a "enos +ue lo autorice %l o los interesados y salvo los infor"es +ue obligatoria"ente establezcan las leyes respectivas0. .. Mr!% # @3"!#% ...7 Mr!% # A*"&'r@2;
“&as "arcas de auditora, conocidas ta"bi%n co"o claves de auditora o tildes, son signos particulares y distintivos +ue hace el auditor para se4alar el tipo de trabajo realizado de "anera +ue el alcance del trabajo +uede perfecta"ente establecido. Estas "arcas per"iten conocer ade"ás, cuáles partidas fueron objeto de la aplicación de los procedi"ientos de auditora y cuáles no. E!isten dos tipos de "arcas, las de significado unifor"e, +ue se utilizan con frecuencia en cual+uier auditora. &as otras "arcas, cuyo contenido es a criterio del auditor, obvia"ente no tienen significado unifor"e y +ue para su co"prensión re+uiere +ue junto al s"bolo vaya una leyenda de su significado. &as "arcas al igual +ue los ndices y referencias ya indicadas, preferente"ente deben ser escritas con lápiz de color rojo, ya +ue su uso se encuentra generalizado al igual +ue los papeles de trabajo elaborados por el auditor usual"ente son hechos con lápiz de papel. ' continuación propongo las "arcas estándares +ue pueden utilizarse y +ue se encuentran relacionadas con las t%cnicas y otras prácticas +ue contienen los procedi"ientos de auditora1.
26
Manual !e Au!ioría !e Gesión para la Conraloría General !el .sa!o E .ni!a!es E ;rganismos !el
Secor +blico somei!os a su conrol ;b(Ci pp>0I>2
%$&igado 5o"parado *bservado ;astreado 6ndagado 'nalizado 5onciliado 5ircularizado 2in respuesta 5onfir"aciones, respuesta afir"ativa 5onfir"aciones, respuesta negativa 5o"probado 5álculos Cotas e!plicativas ...2 Í3"!#% R#/#r#3!"!"53 Es necesaria la anotación de ndices en los papeles de trabajo ya sea en el curso o al concluirse la auditora, para lo cual pri"era"ente se debe definir los códigos a e"plearse +ue deben ser iguales a los utilizados en los archivos y su deter"inación debe considerarse la clase de archivo y los tipos de papeles de trabajo. Es i"portante ta"bi%n +ue todos los papeles de trabajo contengan referencias cruzadas cuando están relacionados entre s, esto se realiza con el propósito de "ostrar en for"a objetiva co"o se encuentran ligados o relacionados entre los diferentes papeles de trabajo. &a codificación de ndices y referencias en los papeles de trabajo pueden ser de tres for"as a0 alfab%tica, b0 nu"%rica y c0 alfanu"%rica. El criterio anterior"ente e!puesto fue, para el archivo per"anente ndices nu"%ricos y para el archivo corriente ndices alfab%ticos y alfanu"%ricos1
$-
ARCFIVO PERMANENTE O CONTINUO2.K “Este archivo per"anente contiene infor"aciónde inter%s o Mtil para "ás de una auditora o necesarios para auditoras subsiguientes.
&a pri"era hoja de este archivo necesaria"ente debe ser el ndice, el "is"o +ue indica el contenido del legajo1. Es conveniente incluir -
Escritura de sociedad y estatuto.
-
3etalle de las escrituras de titularidad.
-
3irecciones de la sede social, fábricas, filiales, etc.
-
-a!, tel%fono, etc.
-
5opia organigra"a de la e"presa.
-
E!plicación de los procedi"ientos contables de la escritura y for"ularios +ue utiliza.
-
3ónde están los registros contables y persona responsable de los "is"os.
-
Co"bre y apellidos de las personas autorizadas para aprobar pagos, etc.
-
-ir"a con autoridad en los bancos.
-
5uestionario de control interno pasado a la e"presa.
-
3eficiencias encontradas.
-
Entrevista con la e"presa y pe+ue4os detalles.
ARCFIVO CORRIENTE2.K En estos archivos corrientes se guardan los papeles de trabajo relacionados con la auditora especfica de un perodo. &a cantidad de legajos o carpetas +ue for"an parte de este archivo de un perodo dado vara de una auditora a otra y aMn tratándose de la "is"a entidad auditada. El ndice y contenido del archivo corriente +ue propongo es el siguiente 6C-*;A'56FC GECE;'& 'K8 @isita previa y conoci"iento de la entidad 'K8.8 6nfor"ación básica de conoci"iento de la entidad 27
Manual !e Au!ioría !e Gesión para la Conraloría General !el .sa!o E .ni!a!es E ;rganismos !el Secor +blico somei!os a su conrol ;b(Ci pp8% 28
Manual !e Au!ioría !e Gesión para la Conraloría General !el .sa!o E .ni!a!es E ;rganismos !el Secor +blic o somei!os a su conrol ;b(Ci pp8>
$6
'K8.: ;esultados de la evaluación preli"inar de la estructura de control interno 'K8.< 5o"ponentes identificados en la entidad 'K: Planificación del trabajo 'K:.8 Ae"orando de planificación 'K:.: 6nfor"e de la auditora anterior 'K:.< 6nfor"es de auditores internos 'K:.= Ae"orando con sugerencias para la pró!i"a auditora ..; Pr*#?% # A*"&'r@ &as pruebas +ue contribuyen a contar con la suficiente evidencia de auditora, son dos pruebas de control y pruebas sustantivas. ..;.7L% =r*#?% # !'3&r'$ están orientadas a proporcionar la evidencia necesaria sobre la e!istencia adecuada de los controles, se dividen en pruebas de cu"pli"iento y pruebas de observación, las pri"eras +ue per"iten verificar el funciona"iento de los controles tal co"o se encuentran prescritos, aseguran o confir"an la co"prensión sobre los controles de la entidad y las segundas, posibilitan verificar los controles en a+uellos procedi"ientos +ue carecen de evidencia docu"ental. &os procedi"ientos +ue pueden utilizarse para la aplicación de esta clase de pruebas son indagaciones y opiniones de los funcionarios de la entidad, procedi"ientos de diagnóstico, observaciones, actualización de los siste"as y estudio, as co"o el segui"iento de docu"entos relacionados con el flujo de las transacciones en un siste"a deter"inado. ..;.2 L% =r*#?% %*%&3&"<% proporcionan evidencia directa sobre la validez de las transacciones y los saldos "anifestados en los estados financieros e incluyen indagaciones y opiniones de funcionarios de la entidad, procedi"ientos analticos, inspección de docu"entos de respaldo y de registros contables, observación fsica y confir"aciones de saldos.
.
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
$8
..7. D#/"3"!"'3#%
Pode"os definir a la auditora ad"inistrativa co"o el e!a"en integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de dese"pe4o y oportunidades de "ejora. 2egMn Rillia"s P. &eonard la auditora ad"inistrativa se define co"o J #n e!a"en co"pleto y constructivo de la estructura organizativa de la e"presa, institución o departa"ento guberna"ental9 o de cual+uier otra entidad y de sus "%todos de control, "edios de operación y e"pleo +ue d% a sus recursos hu"anos y "aterialesJ. Aientras +ue -ernández 'rena ?.' sostiene +ue es la revisión objetiva, "etódica y co"pleta, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerár+uicos de la e"presa, en cuanto a si estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución.
El aspecto distintivo de estos diversos usos del t%r"ino, es +ue cada caso de auditora se lleva a cabo segMn el sentido +ue tiene esta auditora para la dirección superior. *tras definiciones de auditora ad"inistrativa se han for"ulado en un conte!to independiente de la dirección superior, a beneficio de terceras partes.
..2 N#!#%"#% # $ * "&'r@ >"3"%&r&"<
En las dos Mlti"as d%cadas hubo enor"es progresos en la tecnologa de la infor"ación, en la presente d%cada parece ser "uy probable +ue habrá una gran de"anda de infor"ación respecto al dese"pe4os de los organis"os sociales. &a auditora tradicional /financiera0 se ha preocupado histórica"ente por cu"plir con los re+uisitos de regla"entos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo de gran significado y valor para nuestras co"unidades industriales, co"erciales y de servicios a fin de "antener la confinas en los infor"es financieros. 5on el desarrollo de la tecnologa de siste"as de infor"ación ha crecido la necesidad de e!a"inar y evaluar lo adecuado de la infor"ación ad"inistrativa, as co"o su e!actitud. En
$>
la actualidad, es cada vez "ayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien +ue sea capaz de llevar a cabo el e!a"en y evaluación de &a calidad, tanto individual co"o colectiva, de los gerentes /'uditora ad"inistrativa
-
funcional0 -
&a calidad de los procesos "ediante los cuales opera un organis"o /'uditora analtica0
&o +ue real"ente interesa destacar, es +ue real"ente e!iste una necesidad de e!a"inar y evaluar los factores e!ternos e internos de la e"presa y ello debe hacerse de "anera siste"ática, abarcando la totalidad de la "is"a.
..8 O?-#&"<'% # $ *"&'r@ >"3"%&r&"< 29
“Entre los objetivos prioritarios para instru"entarla de "anera consistente tene"os los siguientes
D# !'3&r'$.K 3estinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el co"porta"iento organizacional en relación con estándares preestablecidos. D# =r'*!&"<".K Encauzan las acciones para opti"izar el aprovecha"iento de los recursos de acuerdo con la diná"ica ad"inistrativa instituida por la organización. D# 'r)3"+!"53.K 3eter"inan +ue su curso apoye la definición de la estructura, co"petencia, funciones y procesos a trav%s del "anejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en e+uipo. D# %#r<"!"'.K ;epresentan la "anera en +ue se puede constatar +ue la organización está in"ersa en un proceso +ue la vincula cuantitativa y cualitativa"ente con las e!pectativas y satisfacción de sus clientes. D# !$".K 3isponen +ue tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y á"bitos, para +ue produzca bienes y servicios alta"ente co"petitivos.
25
G/L?.<: AL.U/S GA
$5
D# !>?"' .K &a transfor"an en un instru"ento +ue hace "ás per"eable y receptiva a la organización. D# =r#3"+-#.K Per"iten +ue se transfor"e en un "ecanis"o de aprendizaje institucional para +ue la organización pueda asi"ilar sus e!periencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de "ejora. D# &'> # #!"%"'3#%.K $raducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instru"ento de soporte al proceso de gestión de la organización1.
.. Pr"3!"="'% # *"&'r@ >"3"%&r&"< 80
Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios básicos en las 'uditoras ad"inistrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura teórica de %sta, por tanto debe"os recalcar tres principios funda"entales +ue son los siguientes
...7 S#3&"' # $ #<$*!"53
&a auditora ad"inistrativa no intenta evaluar la capacidad t%cnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución de sus respectivos trabajos. Aás bien se ocupa de llevar a cabo un e!a"en y evaluación de la calidad tanto individual co"o colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la ad"inistración de funciones operacionales y ver si han to"ado "odelos pertinentes +ue aseguren la i"plantación de controles ad"inistrativos adecuados, +ue asegures +ue la calidad del trabajo sea de acuerdo con nor"as establecidas, +ue los planes y objetivos se cu"plan y +ue los recursos se apli+uen en for"a econó"ica.
...2 I>='r&3!" #$ =r'!#%' # <#r"/"!!"53
#na responsabilidad de la auditora ad"inistrativa es deter"inar +u% es lo +ue s% está haciendo real"ente en los niveles directivos, ad"inistrativos y operativos9 la practica nos
$0
G/L?.<: AL.U/S GA
%0
indica +ue ello no sie"pre está de acuerdo con lo +ue %l responsable del área o el supervisor piensan +ue está ocurriendo. &os procedi"ientos de auditora ad"inistrativa respaldan t%cnica"ente la co"probación en la observación directa, la verificación de infor"ación de terrenos, y el análisis y confir"ación de datos, los cuales son necesarios e i"prescindibles. ...8 F?"$" =r =#3%r #3 &r>"3'% >"3"%&r&"<'%
El auditor ad"inistrativo, deberá ubicarse en la posición de un ad"inistrador a +uien se le responsabilice de una función operacional y pensar co"o este lo hace /o debera hacerlo0. En s, se trata de pensar en sentido ad"inistrativo, el cual es un atributo "uy i"portante para el auditor ad"inistrativo1.
.. C>=' # A=$"!!"53
En cuanto a su ca"po, la auditora ad"inistrativa puede instru"entarse en todo tipo de organización, sea %sta pMblica, privada o social.
En el 2ector Privado se utiliza to"ando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, ele"entos de coordinación y relación co"ercial de las e"presas, sobre la base de las siguientes caractersticas 8. $a"a4o de la e"presa :. 2ector de actividad <. Caturaleza de sus operaciones
En lo relativo al ta"a4o, convencional"ente se las clasifica en
8. Aicroe"presa :. E"presa pe+ue4a
%1
<. E"presa "ediana =. E"presa grande
Pode"os concluir, +ue la aplicación de una auditora ad"inistrativa en las organizaciones puede to"ar diferentes cursos de acción, dependiendo de su estructura orgánica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y for"a de delegación de autoridad.
.;
AUDITORÍA DE CUENTAS P OR COBRAR
.;.7 D#%!r"=!"5387
K&as cuentas por cobrar representan los activos ad+uiridos por la e"presa a trav%s de letras, pagar%s u otros docu"entos por cobrar proveniente de las operaciones co"erciales de ventas de bienes o servicios y ta"bi%n no provenientes de ventas de bienes o servicios. Por lo tanto, la e"presa debe registrar de una "anera adecuada todos los "ovi"ientos referidos a estos docu"entos, ya +ue constituyen parte de su activo, y sobre todo debe controlar +ue %stos no pierdan su for"alidad para convertirse en dinero. 3e ah la i"portancia de controlar y de auditar las “5uentas por 5obrar1 El auditor financiero establece los objetivos y procedi"ientos para realizar el e!a"en previsto en la planeación de la auditora a estas cuentas1. .;.2. O?-#&"<'% # *"&'r@82
“El auditor en el área de clientes y cuentas a cobrar debe obtener infor"ación suficiente para poder e!presar su opinión en los siguientes aspectos $1
+A9LA ;LM.#; G;DTL.T Au!ioría E Conrol /nerno unio 200&p'"")))(gesiopolis(com"Canales%"4in"procobrar(&m $2
F9AD CA 1- marBo 2006 pp11-
%2
8. 2i los saldos de las cuentas a cobrar e!isten real"ente y representan deudas legti"as de la e"presa. :. Que las cuentas a cobrar, incluyendo los intereses devengados, están debida"ente registradas y clasificadas segMn lo establecido en el PG5. <. Estudio de cobrabilidad de estas cuentas. =. Efectuar un análisis de la antigNedad de los saldos. 7. 2i los efect os descontados pendientes de venci"iento están recog idos en su cuenta correspondiente. (. &os criterios adoptados por la e"presa para la valoración de estas cuentas son aplicados de for"a unifor"e /si se ca"bia el criterio, debe infor"arse en la "e"oria y el auditor debe dar su opinión sobre este ca"bio0. ). @erificar si las cuentas a cobrar han sido pignoradas o hipotecadas en garanta de alguna contraprestación, debiendo hacer "ención en su caso en la "e"oria. I. 5o"probar +ue los siste"as de control interno utilizados, son eficaces. . Que las cuentas de provisiones por insolvencias son adecuadas y están recogidas segMn establece el PG51.
88
.;.8 O?-#&"<'% # !'3&r'$ "3&#r3'
“El auditor debe conocer los circuitos establecidos por la e"presa para los docu"entos relativos a las cuentas a cobrar /flujogra"a09 de tal for"a +ue le per"itan establecer la fiabilidad de los "is"os y en función de a+uellos realizar las pruebas sustantivas suficientes para obtener conclusiones sobre este área. 5o"o "ás i"portantes, debe considerar los siguientes
$$
F9AD CA
%$
8. 'decuada segregación de funciones, con personas independientes +ue supervisen cada uno de los departa"entos en los +ue intervienen -
cuentas a cobrar y su contabilización,
-
devoluciones y descuentos,
-
realización de pedidos y cr%ditos,
-
facturación y control de tesorera.
:. &istado de clientes con el l"ite de cr%dito. <. 5onciliaciones periódicas entre las cuentas a cobrar y el "ayor al final de "es. Envo periódico de conciliaciones a clientes, realizado por personas independientes aclarando las diferencias e!istentes. =. E!istencia de un control para la entrega de "ercancas, para +ue no pueda salir la "is"a sin la correspondiente autorización “orden de venta1 y sin el correspondiente albarán. 7. 5ontrol sobre las "ercancas facturadas. 3ebe e!istir una nu"eración correlativa en los albaranes y +ue %stos aco"pa4en sie"pre a la "ercanca. (. 5o"probación periódica de las facturas pendientes de cobro. ). 5onciliación periódica de los saldos de efectos a cobrar descon tados en el banco y su registro en el "ayor.
.;.. Pr'!#">"#3&'% # A*"&'r@8
“&os procedi"ientos de auditora utilizados dependerán entre otros de los siguientes puntos K 5onoci"iento del negocio y del sector donde est% incluido.
%$F9AD CA
%%
-
5onclusiones obtenidas sobre el control interno.
-
;evisión de los procedi"ientos de contabilidad.
-
6"portancia relativa de los saldos respecto del total.
&os procedi"ientos, se pueden dividir
.;..7 Pr'!#">"#3&'% =r <#r"/"!r $ #"%!" # !*#3&% !'?rr
&a "ejor evidencia obtenida de los saldos deudores es la directa. El auditor pedirá a la e"presa +ue redacte cartas /circularización0 a los deudores +ue esti"e, segMn su criterio profesional, para poder obtener evidencia suficiente sobre los deudores. El total de saldos +ue debe conte"plar el auditor para circularizar, estará for"ado por los saldos de los deudores9 clientes, efectos co"erciales a cobrar9 efectos co"erciales descontados y otros saldos. 's "is"o el auditor debe deter"inar los saldos de cuentas a cobrar a a+uellos +ue va a circularizar9 entre los +ue figurarán -
&os +ue correspondan a productos o servicios en los +ue se detectaron proble"as en el
control interno. -
5lientes con saldo acreedor.
-
5lientes +ue tengan "ovi"ientos e!tra4os en las cuentas.
-
5lientes con "ayor saldo.
-
'+uellos seleccionados por el auditor segMn su criterio profesional.
&as cartas de circularización tiene +ue prepararlas la e"presa, pero deben ser supervisadas y enviadas por el auditor, y la respuesta ha de recibirla %l "is"o. E!isten dos tipos de circularizaciones
%-
P'%"&"<. El destinatario debe contestar9 es decir, ha de responder si está conKfor"e o disconfor"e con el saldo. N#)&"<. 3el destinatario se solicita saldo y co"posición. Cor"al"ente este tipo no se utiliza. En la carta de circularización se debe pedir confir"ación del saldo9 es decir, al cliente se le indica el i"porte +ue debe segMn los libros de la e"presa y %l tiene +ue dar o no su confor"idad con el "is"o. 2i no se recibe contestación despu%s de varias circularizaciones, co"o "ni"o dos, el auditor debe utilizar procedi"ientos alternativos9 por eje"plo, co"probar los cobros en los e!tractos bancarios, revisar facturas, verificar las órdenes de venta, albaranes, etc. &as diferencias +ue surjan de las circularizaciones, se presentarán a la e"presa para su conciliación, siendo verificadas posterior"ente por el auditor.
' continuación un eje"plo de este tipo de carta
-echa 2r. 3. /cliente0
Auy 2res. nuestros Cuestros auditores, /e"presa auditora0, están efectuando, a petición nuestra, una revisión de nuestros estados financieros. 5on este "otivo, desean +ue ustedes les indi+uen su confor"idad o reparo al saldo de su cuenta al /cierre de ejercicio0, +ue segMn nuestros libros asciende a /i"porte0 e a nuestro favor, de acuerdo con el estado detallado +ue adjunta"os. 2i el saldo arriba indicado "erece su confor"idad, les agradecere"os fir"en el i"preso de confir"ación adjunto y lo enven directa"ente a nuestros auditores /no"bre y dirección de los auditores0, utilizando para ello el sobre fran+ueado +ue les re"iti"os. En caso de
%6
disconfor"idad, les roga"os +ue les faciliten en el i"preso de confir"ación, cual+uier infor"ación +ue pueda ayudarles a localizar las diferencias. 3ebe"os advertir +ue esta carta no es una solicitud de pago, y asi"is"o, +ue su confor"idad no e!cluye la posibilidad de +ue, con posterioridad a la indicada fecha, dicho saldo haya podido ser total o parcial"ente li+uidado. 5on gracias anticipadas por su colaboración, les saluda"os atenta"ente, 'ntefir"a y fir"a C*r' 9.7: M'#$' # !r& # !"r!*$r"+!"53 !$"#3&#%
.;..2 Pr'!#">"#3&'% =r <#r"/"!r $ !'rr#!& <$'r!"53 # $% !*#3&% 34$"%"% # $% =r'<"%"'3#% # &r4/"!'
Para verificar la correcta valoración de las cuentas se realizan los siguientes procedi"ientos 'segurarse +ue el trata"iento contable dado a las operaciones efectuadas con las cuentas de este grupo, siguen las nor"as de valoración del PG5. 'nalizar las cuentas, en cuanto a su antigNedad y cobrabilidad, por la posible consideración co"o clientes de dudoso cobro. @erificar la continuidad del criterio establecido para la esti"ación de la cuanta de las provisiones de tráfico. 3eter"inar los "ovi"ientos y razonabilidad de la cuenta de provisión para insolvencias, incluyendo a+u los saldos de clientes, efectos co"erciales a cobrar, y la de los efectos descontados, para su cálculo1.
%8
.;. M*#%&r#' #3 *"&'r@ 8
Es necesaria una evidencia "aterial válida y suficiente co"o base de los infor"es de auditora. El "uestreo en auditora es el proceso de selección de un grupo de ele"entos /"uestra0 a partir de una población y de utilizar las caractersticas de la "uestra para sacar conclusiones Ssobre las caractersticas de la población co"pleta. Es evidente +ue el au"ento del ta"a4o de la "uestra reduce el riesgo del "uestreo, pero en auditora las "uestras grandes resultan costosas.
.;..7 M&'' %*?-#&"<'
#na "uestra es no estadstica cuando los auditores esti"an el riesgo utilizando el juicio profesional en lugar de utilizar t%cnicas estadsticas. En este caso, los auditores pueden llegar a to"ar "uestras "ayores y "ás costosas de lo necesario. Este tipo de "uestras, son "uy utilizadas por los auditores especial"ente para pruebas de población pe+ue4as.
.;..2 S#$#!!"53 # >*#%&r% M*#%&r#' $#&'r"' Es un "%todo de selección de los ele"entos +ue serán incluidos en la "uestra. Puede ser utilizado en un "uestreo estadstico y no estadstico1.
$-
F9AD CA
%>
CAPÍTULO V METODOLOGIA DE AUDITORÍA OPERATIVA ILACI,
JINSTITUTO LATINOAMERICANO DE CIENCIAS ,ISCALIZADORES He to"ado co"o referencia el Aanual &atinoa"ericano de auditora profesional en el sector publico<( ya +ue a "i parecer nos servirá de gua para el desarrollo y cul"inación de este trabajo. A#>4% #?' >#3!"'3r *# $' *# !'3&"3*!"53 %# #&$$ #% *3 r#%*>#3 -*%&43'%# $ &"=' # *"&'r@ '=#r!"'3$ # *3 #3&" =r"<. .7
INTRODUCCIÓN
El 6nstituto &atinoa"ericano de 5iencias -iscalizadoras /6&'56-0 organis"o t%cnico regional +ue reMne a las 5ontraloras Generales y $ribunales de 5uentas de '"%rica &atina publica la presente obra co"o contribución a la literatura hispanoa"ericana sobre auditora profesional ejercida en el sector pMblico. 2e espera +ue esta obra sea Mtil al personal de auditora de los organis"os "ie"bros del 6&'56-, tanto co"o a los auditores internos de entidades pMblicas ) otros auditore s* estudiantes profesores, funcionarios pMblicos y ciudadanos con inter%s en la utilización de la auditora profesional co"o instru"ento orientado a lograr "ejoras positivas en la ad"inistración pMblica. .2
AUDITORÍA OP ERACIONAL 8
“Es el e!a"en objetivo, siste"ático y profesional de las operaciones, identificando y revisando profunda"ente a+uellas áreas consideradas co"o crticas, efectuado con la finalidad de /80 @erificarlas y evaluarlas9
$6
MAD9AL LA:/D;AM.1 $8 MAD9AL LA:/D;AM.1pp16%I16&p'"")))(aso4is(org(mx"nove!a!es"manualP20olace4s(p!4
%5
/:0 Establecer y au"entar el grado de eficiencia, efectividad y econo"a de su planificación, organización, dirección y control interno. /<0 6nfor"ar sobre los hallazgos significativos resultantes, presentando co"entarios, conclusiones y reco"endaciones para "ejoras9 y /=0 3eter"inar el cu"pli"iento con las disposiciones legales relacionadas1. El propósito del e!a"en y evaluación es establecer y au"entar el grado de las tres JE2J, s"bolos de la auditora operacional respecto a los co"ponentes básicos de la gerencia. &as tres JE2J pueden ser definidas en for"a concisa y sencilla co"o sigue .2.7 L% TRES E # $ A*"&'r@ O=#r!"'3$ E/"!"#3!" ;endi"iento efectivo sin desperdicio innecesario. E/#!&"<" &ogro de los objetivos o "etas progra"ados E!'3'>@ *peración al costo "ni"o posible. &os co"ponentes o ele"entos básicos de la gerencia han tenido "uchas definiciones a las cuales se agrega las siguientes para fines de entender bien la definición de la auditora operacional. PLANI,ICACIÓN Estableci"iento de los objetivos y "etas básicas, for"ulación de las estrategias relacionadas, polticas, procedi"ientos y "%todos y deter"inación de las fuentes y usos de los recursos necesarios para conseguir dichos objetivos y "etas. ORGANIZACIÓN Estableci"iento de la estructura o agrupación de las actividades necesarias para llevar a cabo los planes y definiciones de las lneas de autoridad y responsabilidad. DIRECCIÓN Hacer +ue todo personal participe de "anera coordinada en la ejecución de los planes dentro del "arco organizacional y nor"ativo, as logrando los objetivos y "etas.
-0
CONTROL INTERNO El plan de organización y el conjunto de "%todos y "edidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la e!actitud y veracidad de su infor"ación financiera y ad"inistrativa, pro"over eficiencia en las operaciones y esti"ular la observancia de la poltica prescrita y cu"pli"iento de las "etas y objetivos progra"ados. .2.2 I>='r&3!" # $ A*"&'r@ O=#r!"'3$ El inter%s e i"portancia sobre la auditora operacional se está incre"entando cada da "ás, "ientras los gobiernos tratan de sacar "ayor provecho de los li"itados recursos disponibles para los servicios pMblicos. 3e la "is"a for"a las entidades privadas "iran en este tipo de auditora el futuro de sus co"pa4as por el tipo de beneficios +ue trae. .2.8 D"/#r#3!"% Pr"3!"=$#% !'3 $ A*"&'r@ ,"33!"#r8 “'ntes de discutir el proceso de la auditora operacional vale la pena hacer hincapi% en los aspectos principales en los cuales se diferencia de la auditora financiera 8. El posible alcance de la auditora operacional es ili"itado en co"paración con el alcance bien definido de la auditora financiera. 2in e"bargo, al desarrollar la auditora operacional enfoca Mnica"ente en las áreas crticas, "ientras la financiera cubre toda el área financiera significativa. :. $odas las fases de la auditora operacional se efectMan en el ca"po, "ientras la pri"era fase de la auditora financiera puede efectuarse en la oficina del auditor. <. En la auditora operacional los diversos progra"as de trabajo por cada fase se elaboran en base de los resultados de la ejecución de la fase anterior /con e!cepción de la pri"era0. En la financiera se elabora un solo progra"a antes de iniciar el trabajo de ca"po.
$>
MAD9AL LA:/D;AM.
-1
=. El personal de apoyo, especialistas en diversas actividades, en la auditora operacional pueden incluirse especial"ente en su cuarta fase, en la auditora financiera "uy pocas veces se utiliza personal de apoyo especializado. 7. El planea"iento de la auditora operacional se efectMa casi total"ente en el ca"po, "ientras el de la auditora financiera se efectMa casi total"ente en la oficina del auditor antes de efectuar el trabajo en el ca"po. (. &a utilidad de los progra"as de auditora y cuestionarios de control interno unifor"es o preKelaborados es "uy li"itada en la auditora operacional. En la auditora financiera se e"plean casi universal"ente. ). 'l e+uipo de auditora operacional se va au"entando el personal a "edida +ue avanza el trabajo, especial"ente en su cuarta fase9 los "ie"bros especializados del e+uipo trabajan Mnica"ente durante el tie"po necesario para aplicar su especialidad. -recuente"ente el e+uipo de auditora financiera se +ueda intacto durante toda su labor. I. &os conoci"ientos y e!periencias del auditor operacional tienen +ue co"prender diversas áreas relacionadas con la gerencia en general y es necesario "antener un punto de vista gerencias El auditor financiero nor"al"ente re+uiere conoci"ientos y e!periencias principal"ente en el área financiera y afines, y a "enudo tiene un punto de vista "ás orientado hacia econo"a financiera +ue al logro efectivo de los objetivos /2in e"bargo, e!isten "uchas e!cepciones respecto a este punto0 . &a auditora operacional es "uy nueva y todava carece de "ucho s procedi"ientos y prácticas general"ente aceptados. &a auditora financiera ha sido "uy desarrollada por la profesión del contador pMblico e!istiendo "uchos procedi"ientos y prácticas universal"ente aplicados. 8. Gran cantidad de la evidencia de la auditora operacional se obtiene de fuentes diferentes a los docu"entos y registros for"ales. En la auditora financiera la "ayora de la evidencia proviene de registros y docu"entos.
-2
88. En la auditora operacional el auditor no e"ite una opinión o dicta"en sobre las operaciones o la gerencia en general, co"parable al dicta"en sobre estados financieros. 8:. El auditor operacional e!a"ina y evalMa operaciones corrientes y a+uellas reci%n ejecutadas. El auditor financiero nor"al"ente e!a"ina y evalMa las transacciones por un a4o calendario ya ter"inado. 8<. &os criterios de co"paración evaluación en la auditora operacional no han sido clara"ente establecidos ni detenidos, varan de un área crtica e!a"inada a otra. &os criterios aplicados en la auditora financiera son los principios de contabilidad guberna"ental aceptados por la profesión, +ue son relativa"ente constantes a pasar de la posibilidad de ciertas aplicaciones alternativas. Co varan de un e!a"en o parte del "is"o a otro. 8=. &a auditora operacional se efectMa cuando se considere necesario, pero no regular o periódica"ente. &a auditora financiera preferible"ente se efectMa anual"ente.
DI,ERENCIAS BÁSICAS ENTRE LA AUDITORÍA ,INANCIERA Y LA AUDITORÍA OPERACIONAL
E3 C*3&' :
,"33!"#r
O=#r!"'3$
la 3eter"inar el grado E"itir opinión o dicta"en sobre de razonabilidad de la situación financiera de eficacia, econo"a y eficiencia
una entidad a una fecha dada, as co"o sobre el resultado de sus operaciones *bjetivo
de
las
operaciones
para
for"ular las reco"endaciones
financieras y el flujo de fondos para
el para corregir deficiencias o
periodo +ue ter"ina en dicha fecha.
para "ejorar dicho grado de
Proporcionar un grado de confiabilidad de eficacia,
econo"a
y
eficiencia. dichos estados para usarlos en la to"a de decisiones ad"inistrativas o gerenciales y 5ontribuir
al
logro de
la
en el proceso de dar cuenta de la gestión.
-$
e"presa o entidad. &i"itado a las operaciones financieras 'lcance
6li"itado. Puede cubrir todas las operaciones o actividades +ue realiza un organis"o, entidad o e"presa.
Hacia la situación financiera y resultados *rientación
de las operaciones de la entidad desde un presente con punto de vista retrospectivo.
Principios de Aedición
Hacia las operaciones o actividades de la entidad en el
aceptados.
proyección el
futuro.
contabilidad general"enteCo e!isten aMn criterios de "edición de aceptación general. Co e!isten todava nor"as de auditora operacional general"ente aceptadas.
&as nor"as de auditora A%todo
general"ente"%todo
se
El
deter"ina
de
acuerdoalcriteriodelauditor
aceptadas.
operacional.
Pueden
adaptarse nor"as de auditora financiera
general"ente
aceptadas.
Principal"ente 6nteresados
e!ternos
3esde el punto de vista interno la alta dirección. el punto 'ccionistas,3esde de vista
Gobierno, >ancos9 Entidades de 5r%dito e e!terno 6nversionespotenciales.
gobierno
los accionistas y
y
la
el
co"unidad
cuando se trata de una entidad del sector pMblico. 5ontadores pMblicos con &os contadores pMblicos con personal de participación del personal de Quienes Ejecutan
la apoyo dela "is"a profesión
la " is"a
profesión y
profesionales
de
de otras
-%
disciplinas. 2u contenido está relacionado con cual+uier aspecto de 5ontenido 6nfor"e
del 2u contenido esta e!clusiva"ente
relacionado con los estados financieros
i"portancia
de
la
ad"inistración o de las operaciones de la entidad, organis"o o e"presa pMblica.
*bjetivo de Evaluación control 6nterno
3eter"inar las áreas d%biles o la 3eter"inar la naturaleza y alcance de los crticas "ás i"portantes para del procedi"ientos de auditora financiera a
e"plear.
hacia ellas orientar todos los esfuerzos
de
auditora
operacional. Historia
&argae!istencia
;eciente. 'Mn se encuentra es su etapa de for"ulación teórica y de e!peri"entación.
FUENE! &p'"")))(&ousebanc(com"A9#/:;<=A(&m +or oro la!o exisen una gran cani!a! !e similiu!es enre las !os clases !e au!ioría especialmene respeco a su meo!ología cnicas !e obención !e evi!encia in!epen!encia ica E la comunicación !e los resula!os 3(
--
.8
,ASES AUDITORÍA OPERATIVA
Fuente'aenea(unicauca(e!u(co"((("arc&ivos"cua!ro2(gi4 &p'""images(google(es"imgresimgurlN&p'""aenea(unicauca(e!u(co
.8.7 E%&*"' Pr#$">"3r K ,%# 7 89 El propósito del estudio preli"inar es obtener infor"ación general de todos los aspectos i"portantes de la entidad o parte de la "is"a, lo "ás rápida"ente posible. 3icha infor"ación debe ser reunida de "anera utilizable y de fácil asi"ilación en la for"a de un >#>'r43*> "3/'r>$, +ue sirva co"o instru"ento para el planea"iento de las futuras $5
MAD9AL LA:/D;AM.
-6
fases de la auditora y para proporcionar infor"ación general sobre los antecedentes a la unidad de auditora interna responsable del e!a"en. &a docu"entación obtenida durante el trabajo preli"inar deberá ser utilizada para iniciar el archivo per"anente de la entidad auditada. Esta docu"entación no se revisa en detalle hasta el "o"ento +ue se considere apropiado durante las fases siguientes. .8.7.7 I3/'r>!"53 O?#r%# &a siguiente infor"ación general debe ser recopilada durante el estudio preli"inar. 7. L $#)"%$!"53 =$"!?$# $% !&"<"#% # >"3%. 2. Br#<# "%& 'r" 3&#!##3&#% =r'=5% "&'% # $% !& "<"#% ?-' #># 3. 8. D&'% %'?r# $ 'r)3"+!"53 # $ #3&" 3' 3/%"% =r">'r"$ #3 $% !&"<"#% =r"3!"=$#% ' *#$$% #%=#!"/"!% #3 $'% '?-#&"<'% #$ #>#3. 3ivisión de deberes y responsabilidades9 Principales delegaciones de autoridad9 Caturaleza, ta"a4o y ubicación de las dependencias9 CM"ero de e"pleados por unidades y su ubicación. 2e deben obtener copias de organigra"as y descripciones de funciones, si es posible, en ese "o"ento. . R#%*$&'% # #4>#3#% $$#<'% !?' ='r *"&'r@ "3&#r3 #3 $'% $&">'% ('% %@ !'>' !*$*"#r *"&'r@ ='r /'r>% =r"<% # *"&'r@. . L'% =$3#% !'r&' >#"3' $r)' =$+' #$?'r' ='r $ #3&". .8.7.2 ,*#3&#% # I3/'r>!"53 'lgunas de las fuentes en las cuales se puede obtener infor"ación para el trabajo preli"inar son 8. 'rchivo de la unidad de auditora interna9
-8
:. 'rchivos de la entidad sobre la legislación9 <. Aanuales de procedi"ientos de la entidad9 =. 3irectivas, regla"entos o docu"entos ad"inistrativos si"ilares9 7. 6nfor"es de la auditora interna de la entidad, inspecciones u otros infor"es internos9 (. Entrevistas con funcionarios ad"inistrativos9 .8.7.8 R#!'rr"' '?%#r<!"53 # $ !3&" 5uando sea apropiado dada la naturaleza de la actividad a ser e!a"inada, se debe efectuar un recorrido de la oficina, planta u otras instalaciones. .8.7. U&"$"+!"53 # $'% r#%*$&'% #$ #%&*"' =r#$">"3r 'de"ás de proporcionar antecedentes e infor"ación general a ser utilizada por el e+uipo de auditora la infor"ación obtenida durante el estudio preli"inar debe ser analizada y estudiada en la tercera fase co"o parte del proceso para decidir +u% áreas crticas especficas de las actividades de la entidad han de ser e!a"inadas profunda"ente. .8.7. I#3&"/"!!"53 # $% Ár#% E>"3% &as prácticas aplicadas durante todas las fases y "ediante las cuales se puede hacer una identificación preli"inar de las áreas +ue re+uieren especial atención, variarán segMn las circunstancias y re+uieren ingenio y juicio. .8.7.; R#<"%"53 %#$#!&"< # $'% "3/'r>#% )#r#3!"$#%. El e!a"en de los infor"es +ue la ad"inistración podra necesitar para asegurarse de +ue el trabajo está progresando dentro del tie"po y costos establecidos, debe proporcionar al auditor una valiosa infor"ación para la selección de áreas de investigación. .8.7. R#<"%"53 %#$#! &"< # $'% "3/'r>#% # *"&'r@ "3&#r3. .8.7. E3&r#<"%&% !'3 $'% /*3!"'3r "'% r#%='3%? $#% !'3 #$ =#r%'3$ "r#!& >#3&# <"3!*$'.
->
' veces se pueden obtener valiosas guas por "edio de las entrevistas con los funcionarios responsables y otros funcionarios directa"ente vinculados con las actividades +ue se llevan a cabo o +ue tienen la responsabilidad de supervisarlas o dirigirlas a nivel superior. -recuente"ente estas personas podrán identificar las áreas proble"a y a veces solicitan la revisión especfica de algunos asuntos +ue les conciernen, pero sobre los cuales no tienen suficiente infor"ación confiable acerca de su estado real. .8.7.9 C'3&!&'% "3@!"$#% !'3 ,*3!"'3r"'% # $ E3&" &os contactos inciales con los servidores de la entidad deben hacerse con los de nivel "ás alto. 2e debe reunir con el titular de la entidad si es posible, y con los funcionarios "ás i"portantes para infor"arles acerca de las responsabilidades de los auditores, los objetivos generales y especficos de auditora, los "%todos de operación y los planes generales +ue afecten a la entidad. .8.7.70 R#%*>#3 # $ Pr">#r ,%# El estudio preli"inar debe efectuarse en el tie"po "ás breve posible para reunir la infor"ación y docu"entación general básica y necesaria, no consiste en una revisión detenida de la "is"a, sino "ás bien en una revisión selectiva y rápida +ue per"itió su utilización "ás adelante cuando se considere necesario. Cor"al"ente el auditor encargado de la auditora operacional efectMa el estudio preli"inar con el apoyo de un auditor "uy e!peri"entado. En esta fase no es necesario personal de apoyo especializado ni au!iliares o asistentes de auditora. 3ebe ejecutarse en un "á!i"o de dos o tres das, salvo en los casos de entidades "uy grandes. .8.2 R#<"%"53 # $ L#) "%$!"53 O?-# &"<'% P' $@&"!% N' r>% K , %# 2 0 El propósito de la fase de revisión de la legislación, objetivos, polticas y nor"as es obtener una co"prensión de la autoridad legal básica de la entidad, incluyendo los propósitos, alcances y objetivos de las actividades llevadas a cabo. .8.2.7 A$!3!# # $ r#<"%"53 # $ L#)"%$!"53
%0
MAD9AL LA:/D;AM.
-5
El estudio de la autoridad legal básica abarca una re"isión de la legislación y la regla"entación +ue crearon a la entidad, la autorizaron a llevar a cabo actividades especficas y "odificaron sus facultades. 'de"ás se debe obtener infor"ación acerca de todas las disposiciones legales i"portantes especfica"ente aplicables a la entidad o actividad, incluyendo regla"entos y decisiones legales pertinentes. En lo +ue respecta a cada ley se debe estudiar 2u historia y antecedentes &os objetivos buscados9 &as responsabilidades i"puestas a la entidad9 .8.2.2 L##% # =$"!?"$" )#3#r$ 'de"ás de las leyes especfica"ente aplicables a las actividades de una entidad, e!isten leyes +ue son general"ente aplicables a todas las entidades. Estas incluyen las leyes relacionadas con la for"a con +ue se debe efectuar cierto tipo de actividades. .8.2.8 ,*#3&#% # "3/'r>!"53 %'?r# $#)"%$!"53 &as principales fuentes de infor"ación sobre la legislación vigente son /a0 el archivo per"anente sobre la entidad, /b0 la biblioteca legal, /c0 los archivos de la entidad nor"al"ente "antenidos por su oficina de asesora jurdica. .8.2. R#<"%"53 # $'% '?-#&"<'% Es esencial +ue el auditor conozca los objetivos y deter"ine en for"a preli"inar si estos son adecuados y debida"ente co"unicado a todos los funcionarios responsables de participar en su logro. ' la vez debe ;evisar selectiva"ente los planes y presupuestos obtenidos en la pri"era fase. 'l no encontrar un planea"iento orientado hacia el logro de los objetivos concretos, el auditor tendra indicios de una posible área crtica significativa. .8.2. R#<"%"53 # $% ='$@&"!%
60
&as polticas generales obtenidas durante la pri"era fase deben ser revisadas y co"paradas con la "isión principal de la entidad, la legislación aplicable y los objetivos trazados para deter"inar cual+uier falta de consistencia o vaco .8.2.; R#<"%"53 # $ 3'r>&"<" >reve"ente durante la segunda fase el auditor debe revisar en for"a selectiva las nor"as, reglas, directivas, "anuales, etc., para fa"iliarizarse con su /a0 e!istencia y /b0 áreas de aplicación. 2in e"bargo, es "uy i"portante todava no gestar tie"po en la lectura detenida de nor"atividad volu"inosa. 5o"o regla general no se debe revisar disposiciones internas en detalle hasta despu%s de haber 8. *bservado y evaluado las operaciones real"ente ejecutadas. :. 3eter"inado las áreas crticas +ue "erecen un e!a"en profundo. Es decir +ue Mnica"ente en la cuarta fase de la auditora operacional se revisa la nor"atividad interna en detalle y sola"ente a+uella directa"ente relacionada con áreas consideradas deficientes.. .8.2. R#%*>#3 # $ S#)*3 ,%# &a revisión de la legislación, objetivos, polticas y nor"as, orienta a la auditora hacia el "arco legal y nor"ativo general dentro del cual funciona la entidad. Cor"al"ente esta fase no dura "ás +ue dos o tres das y su ejecución es co"petencia del auditor encargado y adicional"ente un auditor "uy e!peri"entado, es decir los "is"os +ue ejecutaron la pri"era fase, sin incluir personal adicional todava. .8.8 R#<"%"53 #<$*!"53 #$ !'3&r'$ "3&#r3' K ,%# 8 7 El objetivo al efectuar una revisión del control interno es evaluar su efectividad e identificar las posibles debilidades i"portantes en el siste"a de control interno de la entidad +ue puedan re+uerir un e!a"en "ás detallado.
%1
MAD9AL LA:/D;AM.2
61
5on la infor"ación adicional obtenido en la revisión y evaluación del control interno el auditor encargado puede to"ar decisiones "ás reales acerca de la naturaleza y alcance del e!a"en profundo de las áreas crticas identificadas para lograr los objetivos establecidos. .8.8.7 E3/'*# =r4!&"!' #n enfo+ue satisfactorio para una revisión y evaluación de la naturaleza, efectividad y utilidad del control interno es revisar los procedi"ientos y prácticas aplicadas real"ente en operaciones y transacciones especficas. Este e!a"en debe ser lo suficiente"ente profundo co"o para obtener infor"ación acerca de lo siguiente -or"a en +ue se efectMan las operaciones en realidad9 Cecesidad o utilidad de los distintos pasos en el procesa"iento de las transacciones9 ;esultados de las transacciones segMn los objetivos de la entidad, re+ueri"ientos legales y prácticas de sentido co"Mn9 .8.8.2 E/#!&"<" #$ !'3&r'$ "3&#r3'. Este "%todo de revisión per"ite a los auditores deter"inar los procedi"ientos real"ente seguidos y las polticas real"ente aplicadas por la entidad con relación a operaciones especficas. Es "ucho "ás satisfactorio +ue una revisión detenida general de los "anuales de polticas y procedi"ientos de una entidad Cor"al"ente no se e"plea el cuestionario para la evaluación del control interno en la auditora operacional, precisa"ente para evitar la rigidez +ue i"pone la práctica de aplicar cuestionarios unifor"es. .8.8.8 S#$#!!"53 # '=#r!"'3#% ' &r3%!!"'3#% #%=#!@/"!% &a naturaleza de las operaciones o transacciones +ue han de revisarse dependerá de la naturaleza de los objetivos y "etas de la entidad y del análisis +ue se haga de los co"ponentes i"portantes de las actividades bajo e!a"en, basándose en el trabajo de las fases 8 y :.
62
&as transacciones seleccionadas para revisión deben representar las operaciones involucradas y deben incluir cual+uier asunto i"portante fuera de lo co"Mn. 5on este propósito, el nM"ero de transacciones seleccionadas para este tipo de estudio es "enos i"portante +ue su carácter representativo. .8.8. ,!&'r#% &'>r%# #3 !*#3& $ r#<"%r #<$*r #$ !'3&r'$ "3&#r3' En la revisión y evaluación del siste"a de control interno de una entidad, se deben to"ar en cuenta los siguientes factores 8. 3uplicación de esfuerzos9 :. #so inapropiado o indebido de fondos disponibles9 <. -alta de aceptación de responsabilidad9 =. -alta de control apropiado de recursos o actividades9 7. *rganigra"as o procedi"ientos engorrosos o inadecuados9 (. -alta de idoneidad del personal, especial"ente con referencia a las debilidades o deficiencias encontradas9 ). #tilización ineficaz o antieconó"ica de recursos9 I. #nidades de operaciones o de servicios innecesarios o ineficaces con relación a su costo de "anteni"iento9 . 'trasos en el trabajo y for"as de co"batirlos9 8. 5arencia de nor"as yOo "etas o "ala aplicación de nor"as e!istentes +ue i"piden la evaluación de los logros, producción, eficiencia, utilización de recursos y servicios y otros factores +ue re+uieren evaluaciones ad"inistrativas continMas. 88. -alta de claridad en los procedi"ientos escritos, lo cual resulta en interpretaciones inapropiadas e inco"patibles por parte de varias unidades o personas dentro de la organización. 2i se to"a en cuenta esta clase de factores durante la revisión, se puede obtener un conoci"iento básico y total de las fases en +ue se efectMan real"ente las operaciones bajo revisión y una percepción de la efectividad del siste"a de control interno. .8.8. C'>=r!"53 #$ r#3">"#3&' !'3 =$3#%
6$
Para la revisión y evaluación del control interno se debe e!a"inar los planes e!istentes en relación con la actividad bajo e!a"en, sea cual fuere la for"a en +ue los utilice la entidad y averiguar los "%todos seguidos por la ad"inistración al co"parar el rendi"iento real con las operaciones planeadas. Esta práctica puede proporcionar una percepción directa de la fuerza relativa y efectividad de todo el siste"a de control interno, ta"bi%n puede ayudar a identificar los proble"as +ue re+uieren especial atención en el e!a"en "ás profundo. 5ontrol en relación con las actividades bajo revisión. .8.8.; R#<"%"53 # $ /*3!"53 !'3&?$# &a contabilidad es un "%todo i"portante de control interno financiero sobre las actividades y los recursos. Es necesario obtener infor"ación adecuada acerca de la poltica, procedi"ientos y prácticas e"pleadas por la entidad al responder por sus actividades. .8.8. R#<"%"53 # r#)"%&r'% *&"$"+'% 'l revisar las funciones ejecutadas de operaciones relacionadas con transacciones especficas seleccionadas para e!a"en, el auditor debe averiguar +ue registros "antienen. #n conoci"iento de este tipo de infor"ación será de gran utilidad al llevar a cabo la labor de auditora operacional. .8.8. D*=$"!" # r#)"%&r'% &as unidades de operación y de servicios pueden estar "anteniendo registros +ue duplican a+uellos "antenidos en la unidad de contabilidad o en otras unidades. ' veces dicha duplicidad está justificada, pero en la "ayora de los casos puede ser eli"inada por "edio de un planea"iento apropiado. .8.8.9 I3/'r>#% <'$*>"3'%'% # "33#!#%r"'% 2e pueden estar preparando infor"es "uy a "enudo y enviando a nu"erosos receptores +ue no los necesitan. 'si"is"o, es posible evitar infor"ar sobre datos de rutina, revisando las costu"bres de la preparación de infor"es para hacerlo sola"ente sobre las e!cepciones o transacciones fuera de lo co"Mn.
6%
.8.8.70 R#%*>#3 # $ T#r!#r ,%# Para la revisión y evaluación del control interno del e+uipo de auditora podra ser a"pliado e incluir uno o dos auditores e!peri"entados en esta función. $odava no se re+uiere asistente o au!iliar de auditora ni personal de apoyo especializado. &a duración de la tercera fase nor"al"ente seria dos o tres veces el nM"ero de das ho"bres de las pri"eras fases. 2in e"bargo, es i"portante recordar +ue esta fase aMn es preli"inar en las labores de e!a"en profundo, evitando profundizar de"asiado en ninguna área o actividad. Esta fase tiene los propósitos de /a0 identificar las áreas crticas o proble"áticas de "ayor significación +ue "erezcan un e!a"en "ás profundo y cuyos resultados podran conllevar a beneficios i"portantes, /b0 per"itir el estableci"iento del alcance y profundidad de las pruebas a ser aplicadas en la cuarta fase, /c0 facilitar la deter"inación de los recursos hu"anos necesarios a ser solicitados y utilizados durante la cuarta fase o parte de ella9 tanto auditores con especialidades especificas y personal de apoyo especializado, co"o de asistentes o au!iliares, y /d0 per"itir esti"ar el tie"po re+uerido para co"pletar el e!a"en y presentar el infor"e. 'l elaborar el progra"a de la cuarta fase es necesario incluir procedi"ientos respecto a cada área crtica para deter"inar /a0 si real"ente re+uiere acción correctiva, /b0 si su i"portancia "erece dicha acción y su correspondiente costo, /c0 si la acción debe ser to"ada, y /d0 su naturaleza general. .8.E>#3 =r'/*3' # Ár#% Cr@&"!% K ,%# 2 >asándose en la revisión y evaluación del control interno descrita en la sección anterior, es posible co"prender la for"a en +ue los procedi"ientos, prácticas y "%todos de la entidad proporcionan un control sobre la actividad, operación o función bajo e!a"en e identificar posibles áreas de debilidad. &as áreas de debilidad identificadas en la tercera fase del e!a"en son las operaciones a ser seleccionadas para una revisión "ás detallada en esta fase.
%2
MAD9AL LA:/D;AM.2I1>6
6-
El e!a"en profundo de las áreas crticas consiste en procedi"ientos tales co"o la revisión de registros y archivos y la prueba, verificación y confir"ación de la infor"ación contenida en ellos hasta el grado adecuado para servir a los propósitos de auditora. $al e!a"en incluye ade"ás las operaciones de obtención de infor"ación por "edio de entrevistas e inspecciones fsicas o contactos con terceros. El propósito de esta fase es evaluar los posibles hallazgos identificados en la revisión y evaluación del control interno, deter"inando si la situación re+uiere acción correctiva y si el asunto es de tal i"portancia +ue "erezca tal acción, proporcionando as una buena base para infor"ar sobre resultados de auditora. .8..7 O?-#&"<'% #$ E>#3 Pr'/*3' El producto del e!a"en profundo de áreas crticas incluye el desarrollo apropiado de los hallazgos. Esta fase constituye el "edio para lograr los objetivos de la auditora establecidos por tarea especfica. >asándose en dicha labor ejecutada en la cuarta fase se obtiene datos, se desarrollan hallazgos, se for"an opiniones, se llegan a conclusiones y se hacen reco"endaciones. $al infor"ación representa la base del infor"e y otras co"unicaciones realizadas con los resultados de la auditora. &os objetivos especficos de la auditora +ue se lograrán por "edio de un e!a"en profundo de las áreas crticas incluirán asuntos tales co"o 'dhesión a la poltica prescrita9 &ogro de los propósitos establecidos9 Eficiencia operativa9 Eficiencia y econo"a en la utilización de recursos y servicios9 5ontrol de recursos, obligaciones, ingresos y gestos9
Propiedad y utilidad del siste"a contable y los infor"es financieros, al producir datos confiables y precisos, +ue apoyen la to"a de decisiones dentro de las áreas e!a"inadas. Para %stas a"plias áreas de responsabilidad, el cu"pli"iento de los re+ueri"ientos de leyes, regla"entos y decisiones pertinentes es ta"bi%n de inter%s funda"ental. .8..2 L')r' # $'% Pr'=5%"&'%
66
*tro re+ueri"iento +ue es parte principal de la revisión de una actividad u operación /distinta del e!a"en de una transacción especfica0 es la necesidad de investigar si dicha actividad u operación logra sus propósitos. .8..8 E/"!"#3!" O=#r&"< El t%r"ino JeficienciaJ es un t%r"ino a"plio. 2egMn se e"plea en auditora, significa un rendi"iento efectivo sin desperdicio innecesario de recursos. 5o"o re+ueri"iento general, debe considerarse la eficiencia de las operaciones, procedi"ientos, prácticas o "%todos de la entidad en toda la labor a desarrollar a"plia"ente todos los aspectos +ue, para los auditores denotan deficiencia. .8.. U&"$"+!"53 # R#!*r%'% El alcance total de la labor de auditora re+uiere un e!a"en de efectividad, eficiencia y econo"a con +ue se utilizan los recursos hu"anos "ateriales y financieros de la entidad. 3urante estos e!á"enes, el auditor debe estar alerta para encontrar prácticas antieconó"icas, inapropiadas o insatisfactorias en la utilización de %stos recursos y e!a"inar a"plia"ente las deficiencias aparentes. &as nor"as generales principales +ue deben seguir al revisar la utilización de recursos, se dirigen a +ue %stos sean /a0 utilizados sola"ente para propósitos autorizados y necesarios9 /b0 salvaguardados apropiada y eficaz"ente, y /c0 utilizados de "anera eficiente y econó"ica. .8.. R#<"%"53 # O=#r!"'3#% Tr3%!!"'3#% ,"33!"#r% #3 $ A*"&'r@ O=#r!"'3$ Por "edio de e!á"enes apropiados de registros contables y transacciones financieras, infor"es y procedi"ientos relacionados, el auditor puede probar la efectividad de los "%todos de la entidad al ejercer un control financiero sobre las operaciones dentro de las áreas crticas e!a"inadas en la cuarta fase.
68
.8..; R#%*>#3 # $ C*r& ,%# El e!a"en profundo de las áreas crticas constituye entre el I y T de las labores de auditora operacional y obvia"ente es la fase "ás i"portante. En esta fase se desarrolla co"pleta"ente los hallazgos significativos relacionados con cada área crtica escogida para e!a"en profundo al concluir la tercera fase. Es esencial haber deter"inado las condiciones actuales, los criterios de co"probación y evaluación, el efecto negativo y la causa o causas +ue "otivaron cada desviación o proble"a identificado. En la cuarta fase se a"pla el e+uipo de auditora de acuerdo con las necesidades especficas au"entando auditores tanto co"o a+uellos asistentes o au!iliares de auditora necesarios. Cor"al"ente en la auditora operacional no debe utilizarse "ás de un asistente o au!iliar por cada auditor, debido a la necesidad de +ue e!ista una estrecha y adecuada supervisión de sus labores. .8. C'>*3"!!"53 # $'% r#%*$&'% K ,%# 8 &a co"unicación de los resultados es "uy si"ilar en la auditora operacional y la auditora financiera. 5onstituye la co"unicación verbal a trav%s de una o "ás conferencias finales efectuadas al finalizar el trabajo de ca"po para discutir el borrador del infor"e y su presentación final por escrito. .8..7 A%=#!&'% B4%"!'% # $ C'>*3"!!"53 # R#%*$&'% El auditor operacional debe ir co"unicando los resultados de su e!a"en, verbal"ente durante el transcurso de la cuarta etapa, para obtener el punto de vista de los funcionarios de la e"presa, y para debatir con ellos los hallazgos de auditora. 6gual"ente, al final del trabajo el auditor debe tener una conferencia, un ciclo de conferencias o un se"inario con los funcionarios principal"ente responsables de las operaciones e!a"inadas para co"unicarles y discutir los resultados de su e!a"en. &a co"unicación oficial y for"al de los resultados de la auditora operacional, se efectMa en un infor"e escrito en el cual el auditor presenta debida"ente docu"entados dichos resultados, teniendo cuidado de +ue las e!presiones sean efectiva"ente convincentes al
%$
MAD9AL LA:/D;AM.6
6>
lector de la i"portancia de los hallazgos, la razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las reco"endaciones. 'si"is"o, la co"unicación oficial de los resultados debe incluir los puntos de vista de los funcionarios de la e"presa o entidad, cuando sean diferentes o contrarios al criterio del auditor. &a presentación e+uitativa de los distintos puntos de vista contribuye notable"ente a au"entar la posibilidad de +ue las reco"endaciones sean acogidas y aceptadas. El auditor *peracional debe tener en cuenta al redactar los resultados del trabajo, los principios para redacción del infor"es y si es el caso consultar bibliografa al respecto, para asegurarse de la adecuada presentación del infor"e final. En consecuencia, debe tener en cuenta por lo "enos, los siguientes re+uisitos -
6"portancia.
-
#tilidad y *portunidad
-
2ustentación e!acta, suficiente y adecuada
-
5onvicción
-
*bjetividad y 5oncisión
-
6ntegridad
-
$ono 5onstructivo
.8..2 E$ I3/'r># # A*"&'r@ O=#r!"'3$ .8..2.7 C'3"' #$ I3/'r># El infor"e de auditora operacional, puede contener básica"ente las siguientes partes -
2ntesis o resu"en del infor"e /;esu"en ejecutivo0
-
6nfor"ación introductoria /6ntroducción0
-
;esultados de la auditora /5aptulos individuales sobre hallazgos de auditora0
65
-
'ne!os /cuando sean considerados necesarios0
.8..2.2 S@3&#%"% ' R#%*>#3 R#%*>#3 E-#!*&"<' En esta parte del 6nfor"e el 'uditor deberá e!poner breve"ente las caractersticas de la auditora realizada y las conclusiones y reco"endaciones "ás significativas de su trabajo, de tal for"a +ue los ejecutivos de la entidad to"en rápida"ente una visión general del trabajo realizado y sus principales resultados y a la vez por la gravedad "otive a los interesados en su cuidadosa lectura. .8..2.8 I3/'r>!"53 I3&r'*!&'r" El 'uditor deberá incluir en su infor"e una introducción, en la cual hará referencia a los antecedentes de la entidad, tales co"o srcen y creación, naturaleza y deter"inación de sus actividades, organización y ad"inistración, en t%r"inos "uy generales. 6gual"ente, "anifestará en la introducción las áreas e!a"inadas y la naturaleza y alcance del e!a"en practicado. En resu"en, en esta parte del infor"e se incluirá cual+uier antecedente y datos +ue puedan ser Mtiles para leer los de"ás captulos, teniendo especial cuidado de no presentar infor"ación innecesaria +ue pueda tratarse en las secciones +ue siguen y de +ue no e!ceda de tres o cuatro páginas. .8..2. R#%*$&'% # $ *"&'r@ F$$+)'% # A*"&'r@ O=#r!"'3$ En estas secciones del 6nfor"e deben presentarse suficiente"ente sustentados y en orden de i"portancia, respecto a las áreas crticas e!a"inadas, los hallazgos desarrollados durante la auditora. 3ebe tenerse en cuenta +ue para cada hallazgo de auditora es conveniente destinar una sección o captulo en esta parte del 6nfor"e, siguiendo el siguiente orden 5onclusión a.
5ondición
b.
5riterio
c.
Efecto
d.
5ausa
80
5o"entarios de los funcionarios responsables ;eco"endaciones, incluyendo cual+uier acción ya to"ada al respecto &a presentación de cada H'* debe llevar co"o ttulo el asignado al respectivo hallazgo en la 2u"aria9 pero no es necesario +ue al presentar los hallazgos se titule cada una de las caractersticas o ele"entos de los "is"os, e!cepto las reco"endaciones. >asta relacionarlos en párrafos consecutivos siguiendo el orden anterior. .8..2. A3#'% -inal"ente, en el 6nfor"e el auditor operacional podrá adjuntar los docu"entos +ue considere estricta"ente necesarios o sea a+uellos +ue por su naturaleza no pudieron des"e"brarse y presentarse para su análisis en la sección correspondiente. El auditor operacional debe tener en cuenta +ue re"itir al lector el e!a"en de ane!os presentados al final del infor"e, des"otiva el inter%s en la lectura de un docu"ento. .
CONTENIDO ESQUEMÁTICO D EL MEMORANDO D E LA PLANI,ICACIÓN PRELIMINAR
'uditora a /no"bre de la entidad0, por el perodo co"prendido entre /fecha perodo0. A3&#!##3&#%.K 2e hará referencia a la Mlti"a auditora realizada M'&"<' # $ *"&'r@.K 2e4alará los +ue constan en la orden de trabajo. 'de"ás, se hará referencia si es una actividad planificada +ue consta en el plan anual de auditora o es un i"previsto autorizado por el 5ontralor o 2ubcontralor, para lo cual citará el docu"ento en el +ue se inserta la autorización, para efectuar el e!a"en O?-#&"<'% # $ *"&'r@.K &os +ue constan en la orden de trabajo. A$!3!# # $ *"&'r@.K El +ue consta en la orden de trabajo. Puede incidir en la deter"inación del alcance los resultados de la evaluación preli"inar, por lo +ue cual+uier sugerencia se revelará en ese sentido. %%
C;D:"20013 <(; DVG.D.
81
En el caso de e!á"enes realizados por las #nidades de 'uditora 6nterna se describirán las áreas y operaciones e!a"inadas, de ser e!ternas se incluirá ane!o. C'3'!">"#3&' # $ #3&" %* ?%# $#)$.K *btener infor"ación actualizada de la entidad auditada, considerando los siguientes puntos B%# L#)$.K 2e hará referencia al 3ecreto o &ey de creación de la entidad y sus refor"as. Pr"3!"=$#% "%='%"!"'3#% $#)$#%.K &eyes, regla"entos, nor"as, "anuales e instructivos especficos vigentes relacionados con la entidad. E%&r*!&*r 'r)43"!.K 2e incluirán los principales niveles y la deno"inación de los cargos +ue lo confor"an. En lo +ue se refiere al área ad"inistrativa K financiera, se detallarán las distintas unidades +ue la co"ponen, as co"o las +ue funcionan en lugares diferentes al de la sede. M"%"53 '?-#&"<'% "3%&"&*! "'3$#%.K 6dentifi+ue la visión y la "isión, los principios, los objetivos y las "etas de la entidad a ser auditada, indicando la fuente de donde obtuvo esta infor"ación . Pr"3!"=$#% !&"<" #% '=#r!"'3#% # "3%&$!"'3#%.K 3escriba en for"a general las principales actividades, operaciones e instalaciones relacionadas con la naturaleza y funciones de la entidad. Pr"3!"=$#% ='$@&"!% #%&r&#)"% "3%&"&*!"'3$#%.K 6dentifi+ue las principales polticas y estrategias de la entidad sujeta a e!a"en. 2e obtendrá preferente"ente del plan estrat%gico de la entidad. ,*3!"'3r"'% =r"3!"=$#%.K En ane!o, se detallarán los no"bres, cargos y perodo de actuación de los principales funcionarios.
82
6" E#E$CICI% &$'CIC% (E AU(I%$A %&E$ACI%NA*
8$
6"+ A$C,I-% &E$.ANENE
8%
ÍNDICE ARCFIVO PERMANENTE 7. DESCRIPCIÓN DE LA COMP AÑÍA DE SEGUROS SA YAGS S.A. 8.8 8.:
8.<
'C$E5E3EC$E2 A';5* &EG'& 8.:.8
Estatutos
8.:.:
&ey General de 2eguros
8.:.<
&egislación del 5ontrato de 2eguros
*;G'C6'56FC 8.<.8
*rganigra"a
8.<.:
;egla"ento 6nterno de $rabajo
8.=
5*C$;*& Aanuales de 'uditora 8.=.8 6nterna
8.7
6C-*;A'56FC '3656*C'& 8.7.8
Polticas de 5obranzas
2. MISIÓN Y OB6ETIVOS PRINCIPALES DE LA COM PAÑÍA :.8
*>?E$6@*2 6C B56'&E2
:.:
A626FC K @626FC *>?E$6@*2 :.:.8 *bjetivos
:.<
:.:.:
Aisión
:.:.<
@isión
:.:.=
@alores
L;>*& 3E A626FC *>?E$6@*2
8-
7
DESCRIPCIÓN DE LA COMPAÑÍA DE SEGUROS SAYAGS S.A.
7 .7
ANTECEDENTES.K
2''G2 2.'. tiene su "atriz en Quito y cuenta con sucursales en Guaya+uil, 5uenca, '"bato, ;ioba"ba, 2anto 3o"ingo de los 5olorados, Aanta e 6barra9 lo +ue la convierte en la co"pa4a de seguros con la "ayor cobertura nacional con oficinas de servicio y atención propias. &a co"pa4a tiene :7 personas entre funcionarios y e"pleados especializadas en seguros, +uienes brindan un servicio asesora personal y profesional a cada uno de los clientes de 2''G2 2.'..
7 .2
MARCO L EGAL.K
2''G2 5o"pa4a de 2eguros y ;easeguros 2.'., se constituyó "ediante escritura pMblica otorgada el da 8) de septie"bre de 8: ante el Cotario @ig%si"o Coveno del 5antón Quito, 3r. ;odrigo 2algado @aldez, aprobada por la 2uperintendencia de >ancos y 2eguros del Ecuador "ediante ;esolución Co. :K<8(K2 de fecha 8< de octubre de 8:9 e, inscrita legal"ente en el ;egistro Aercantil del 5antón Quito el da :( de octubre de 8:.
7.2.7 E%&&*&'%
/'ne!o página siguiente0
86
88
8>
85
>0
>1
7.2.2 L# G#3#r$ # S#)*r'% /
>2
>$
>%
>-
>6
7.2.8 L#)"%$!"53 #$ C'3&r&' # S#)*r'%
>8
>>
>5
50
51
7 .8
ORGANIZACIÓN
7.8.7 Or)3")r>
/'ne!o página siguiente0
52
5$
5%
5-
56
58
5>
7.8.2 R#)$>#3&' I3&#r3' # Tr?-'
/'ne!o página siguiente0
7 .
CONTROL
7..7 M3*$#% # A* "&'r@ I3& #r3
N' >3*$#% # *"&'r@ "3&#r3
55
100
101
102
10$
10%
7 .
IN,ORMACIÓN A DICIONAL
7..7 P'$@&"!% # C'?r3+
/'ne!o página siguiente0
10-
POLÍTICAS DE COBRANZAS Fec/a de actuali0aci1n! +373+4 Fec/a de elaoraci1n! 23536
&gina + de7
*INEA.IEN%S ENE$A*ES #ebi!o a la imporancia ue iene la recuperación !e carera !e la empresa Ea ue consiuEe un 4acor !eerminane !e su liui!eBW se !elinea la presene políica con el obeivo !e normar las acivi!a!es relaciona!as con esa acivi!a!( La presene políica !ealla proce!imienos en lo relaciona!o a'
@ormas !e 4inanciación esableci!as
A!minisración !e careras Gesión !e cobranBa inerna !e carera venci!a Gesión !e cobranBa exerna Carera !e C&eues proesa!os
$ES&%NSA*ES Ser7n responsables !el maneo E a!minisración !e careras'
-ICE&$ESI(ENCIA E#ECUI-A"9 Quien realiBar7 la aprobación o negación !e casos especiales !e 4inanciamieno en los ue por el negocio a realiBar se esime necesario conce!er plaBos o con!iciones !i4erenes a los esableci!os !e manera general( (E&A$A.EN% (E C%$AN:AS"9 La gerencia !eparamenal ser7 la responsable !e cumplir E &acer cumplir los lineamienos !ealla!os en la presene políicaWgesiona!ores sien!o un a!minisra!or general !e con la carera( Los eecuivos !e cobranBas ser7n a!em7s !e carera presan!o un servicio oal al cliene(
+" F%$.AS (E FINANCIACI;N ESA*ECI(AS #epen!ien!o !el ipo !e póliBa E ramo se po!r7 oorgar 4inanciamieno al cliene !e acuer!o a las siguienes mo!ali!a!es'
+ago !e cona!o
+ago 4inancia!o asa % pagos iguales sin inereses C( /nicial E $ Leras !e Cambio3 o
106
POLÍTICAS DE COBRANZAS Fec/a de actuali0aci1n! +373+4 Fec/a de elaoraci1n! 23536
&gina 2 de7
o Cuoa inicial $0P misma ue incluEe el $0P !e la p rima E el 100P ! el valor !e los impuesos3 E el 80P 4inancia!o &asa 6 leras !e cambio con inereses(
+ara el caso !e GMAC la 4orma !e pago ser7 !e 6 pagos iguales sin inereses(
2" A(.INIS$ACI;N (E CA$E$AS .l #eparameno !e Carera E CobranBas iene a su cargo los siguienes ipos !e carera
Carera !e 4acuras o primas
Carera !e leras !e cambio Carera !e noas !e cr!io por sal!os a 4avor Carera !e noas !e !bio por !e!ucibles !e siniesros Carera !e noas !e cr!io por !evolución !e 4inanciación Carera !e noas !e cr!io por emisión !e en!osos negaivos Carera !e noas !e cr!io por ór!enes !e pago !e siniesros Carera !e c&eues proesa!os
+ara realiBar una correca a!minisración !e las careras !ealla!as se !eber7 consi!erar los siguienes punos'
Do se permie realiBar abonos a 4acuras !e cona!o o cuoas iníciales( .n caso !e ue el cliene no pagare el valor oal por esos concepos se realiBar7 el ingreso correspon!iene como una noa !e cr!io !e sal!os a 4avor &asa recabar la !i4erencia con la cual se proce!er7 al cruce !e carera respecivo( aclarar en elcon caso !e recibir abonos a cuoas iníciales o 4acuras !e cona!oCabe el cliene noue conar7 coberura E por en!e !erec&o a reclamación alguna en caso !e siniesro mienras no &aEa si!o recibi!o el valor oal !e la 4acura o cuoa inicial E las leras !e cambio !ebi!amene 4irma!asW procuran!o ue las mismas no se encuenren venci!as(
#eber7 procurarse manener un rango !e vencimieno !e !eu!a !el cliene no maEor a 60 !ías(
Si un cliene maniene !eu!a con vencimieno maEor a 60 !ías se !eber7 enviar la primera cara !e reuerimieno !e pago oorgan!o al cliene un plaBo !e 1- !ías para el pago o negociación !e la !eu!a pen!iene venci!a(
108
POLÍTICAS DE COBRANZAS Fec/a de actuali0aci1n! +373+4 Fec/a de elaoraci1n! 23536
&gina 4 de7
Si en !ic&o plaBo el cliene no se comunicare con la compañía se !eber7 enviar la segun!a cara !e reuerimieno !e pago en la ue se esablece un plaBo !e %> &oras(
Si ermina!o !ic&o plaBo no se &a proce!i!o con el pago o negociación !e la !eu!a pen!iene se proce!er7 a soliciar la cancelación !e la póliBa por el valor oal !e la !eu!a !el cliene en carera o en su !e4eco se enregar7 o!a la !ocumenación para realiBar la gesión legal !e cobro(
.n caso !e realiBar gesión legal !e cobro se enviar7 al mismo iempo una cara al cliene E agene noi4ican!o ue luego !e ermina!o el plaBo oorga!o en el segun!o reuerimieno E allano &aber recibi!o respuesa 4avorable algunaW se es7 &acien!o llegar al aboga!o !ocumenación respeciva(
Se !eber7 realiBar !e manera /DM.#/A:A los cruces !e carera respecivos !e 4orma ue se !epure la !eu!a !el cliene en caso !e ue se &aEa proce!i!o con la cancelación !e la póliBa( .n caso !e ue se realice la gesión legalW se !eber7 realiBar un seguimieno por un lapso !e 50 !ías cona!os a parir !e la enrega !e los !aos al aboga!oW iempo pru!ene en el ue se pue!e con4irmar si se po!r7 o no cobrar( #epen!ien!o !el in4orme presena!o por el aboga!o mismo ue servir7 !e sopore para la siguiene acción3 se coninuar7 con la gesión legal o en su !e4eco se proce!er7 con la cancelación !e la póliBa(
Do se po!r7 emiir la renovación !e póliBas !e clienes ue ienen !eu!a pen!iene !e la vigencia anerior( .n caso !e exisir casos especialesW !eber7 soliciarse la auoriBación respeciva(
Se !eber7 recabar :;#AS las leras !e cambio 4irma!as por los clienes en el reverso !e la misma en la cl7usula !e acepación( +ara el caso !e leras !e cambio relaciona!as con personas urí!icas a!em7s !e la 4irma !el represenane legal !eber7 incluirse el sello !e la compañía( .se p7rra4o se aplica inclusive para las leras perenecienes a clienes cuEos corre!ores !e seguros manean su gesión !e cobranBa !e leras !e cambioW pueso ue el negocio !e seguros se per4ecciona con la recepción !e las leras !ebi!amene 4irma!as(
Las leras !e cambio no po!r7n ser per4ora!as ni muila!as
+ara un meor maneo !e los vencimienos !e las leras !e cambio !eber7 llevarse un arc&ivo !e las mismas por 4ec&a !e vencimieno( Cabe recalcar ue se manea un solo
10>
POLÍTICAS DE COBRANZAS Fec/a de actuali0aci1n! +373+4 Fec/a de elaoraci1n! 23536
&gina < de7
acor!eón para el arc&ivo !e las leras !e cambio E en el casillero !e ca!a !ía consar7n las leras !e cambio !e o!o el año( .n caso !e ue un cliene presene m7s !e una 4inanciación con 4ec&as !e vencimieno !i4erenes se acor!ar7 con el cliene la 4ec&a
!e cobro !e o!as las 4inanciacionesW !ebien!o soporarse con la consula visual !e la !eu!a !el mismo(
.n caso !e enconrarse 4irma!as erróneamene se proce!er7 con la reimpresión !e las mismas para su correco r7mie(
#eber7 llevarse un conrol !e leras !e cambio por ubicación !enro !el sisema uiliBan!o para el e4eco el men correspon!iene(
Se !eber7 realiBar arueos 4ísicos mensuales !e leras !e cambio para !eerminar 4alanes ano en !ocumenos como en !inero3( #eber7 e4ecuarse un conrol mensual !e !ic&as careras !e manera ue los oales !e sas sean iguales a los valores ue regisra la Conabili!a!(
4" ESI;N (E C%$AN:A INE$NA (E CA$E$A -ENCI(A .n caso !e ue un cliene manuviere !eu!a venci!a E uisiera re4inanciar el pago !e la misma !eber7 elaborarse una abla !e amoriBación con un recargo !el 1>P sobre sal!os !e acuer!o a las 4ec&as propuesas !e pago( Se !eber7 omar en cuena ue las 4ec&as propuesas para el pago !e la !eu!a no pue!en ser poseriores a la erminación !e la vigencia( .n caso !e exisir algn inconven iene en la gesión !e cobranBa se conar7 con aboga!os exernos ue se encargar7n !e seguir los r7mies exrau!iciales o u!iciales ue 4ueran necesarios(
<" ESI;N (E C%$AN:A E=E$NA +ara realiBar la enrega !e carera para gesión a personas naura les o urí!icas3 exernas a Colonial Cía( !e Seguros E
@irmar un convenio con los gesiona!ores !e cobranBa en el ue !eber7 incluirse los siguienes emas'
105
POLÍTICAS DE COBRANZAS Fec/a de actuali0aci1n! +373+4 Fec/a de elaoraci1n! 23536
&gina 5 de7
Jalor o porcenae 4ia!o por la gesión realiBa!a
Cronología !e enrega !e 4acuras para la cobranBa !el &onorario respecivoX
@orma !e enrega !e los valores recau!a!os !e los clienes !e manera !iaria !epósio o en especies !e cobro3
@irmar una lera !e cambio como garanía con el erceriBa!o(
Al enregar carera para la gesión se !eber7 4irmar un !ealle ue susene la enrega !e carera( el caso especí4ico!e!elos leras !e cambio se !eber7 enregar con un !ealle mismo ue .n servir7 !e !escargo !ocumenos(
Se pon!r7 en conocimieno !el gesiona!or Agene Aboga!o o Compañía !e cobranBa3 los vencimienos m7ximos !e carera ue !eber7n manener !e los clienes asigna!os(
+ara el caso !e los agenes E agencias corre!oras !e seguros ue manean la cobranBa !e su carera se llevar7n los mismos lineamienos !e manera ue !eber7n enregar o!as las leras !e cambio para su regisro en Colonial E poseriormene ser7n enrega!as con un !ealle(
.l cobra!or o agene esar7 en la obligación !e enregar la lera !e cambio cancela!a al cliene al momeno !e la cobranBa respeciva o el !ocumeno !e sopore(
5" CA$E$A (E C,E>UES &$ %ESA(%S
Se realiBar7 el regisro inme!iao !e la Doa !e #bio banca ria por concepo !e c&eue proesa!o(
Se !ebe realiBar la gesión para la recuperación !e !ic&o valor !e 4orma inme!iaa en un plaBo no maEor a 1- !ías(
Si en el plaBo arriba in!ica!o no se uviere una respuesa 4avorable !el cliene !eber7 soliciarse la cancelación respeciva o la acción u!icial correspon!iene(
110
POLÍTICAS DE COBRANZAS Fec/a de actuali0aci1n! +373+4 Fec/a de elaoraci1n! 23536
&gina 6 de7
.n caso !e reuerir !e acción u!icial se !eber7 consi!erar u e se cuena con un plaBo !e $0 !ías a!icionales(
.l plaBo oal para e4ecuar acciones u!iciales para el cobro !e c&eues proesa!os es !e %- !ías cona!os a parir !el !ía !el proeso(
6" CA$E$A (E N%AS (E (EI% &%$ (E(UCI*ES (E SINIES$%S
.l !eparameno responsable !e la gesión !e cobranBa !e esa carera es el #eparameno !e Siniesros al ue se enregar7 al menos mensualmene una carera !ealla!a !e!elosacuer!o valoresa ue se encuenran pen!ienes cobro !e E ue !eber7n ser!e recau!a!os los plaBos !eermina!os para la!ecarera primas E leras cambio(
.n caso !e ue un cliene manenga !eu!a venci!a por m7s !e 60 !ías se !eber7 proce!er con la cancelación !e la póliBa por el valor oal !e la !eu!a en carera o en su !e4eco con la gesión legal(
7" N%AS (E C$?(I% &%$ SA*(%S A FA-%$ @ EN(%S%S NEAI-%S
.n lo ue respeca a esas careras !eber7n ser revisa!as !e manera mensual a e4ecos !e proce!er con los cruces !e carera respecivos !an!o pre4erencia a la carera venci!a conabiliBa!a leras !e cambio E sal!os en 4acuras conabiliBa!as3(
+ara po!er e4ecuar los cruces menciona!os en el p7rra4o anerior se !eber7 conar con la auoriBación respeciva por pare !el cliene o !el agene !e seguros(
.n caso !e no exisir !eu!a alguna se manen!r7n en carera &asa cumplir $60 !íasW plaBo luego !el ue !eber7n ser repora!os a la MariB(
.l asisene !e carera encarga!o !eber7 recepar la !ocumenación para su r7mie los !ías lunes mircoles E viernesW a 4in !e procesarla E enregar para la emisión !e c&eues respeciva los mares E ueves &asa las 10'00 &oras(
8" N%AS (E C$?(I% &%$ FINANCIACI;N
.n lo relaciona!o con esa carera !eber7 conrolarse ue !e 4orma mensual no se manengan sal!os Ea ue las mismas se realiBan a e4ecos !e cruces por el pago !e
111
POLÍTICAS DE COBRANZAS Fec/a de actuali0aci1n! +373+4 Fec/a de elaoraci1n! 23536
&gina 7 de7
cona!o !e un cliene mismo ue al ser aplica!o !ea sal!o pen!iene en la lima lera !e cambio para ser cruBa!o con la noa !e cr!io emii!a(
" N%AS (E C$?(I% &%$ %$(ENES (E &A% (E SINIES$%S
Se !eber7 consaar !e manera mensual ue esa carera no manenga sal!o alguno Ea ue las noas !e cr!io genera!as para el cruce con !eu!a !el cliene si no son
cruBa!as por el 100P !e su valor se !eber7 /DM.#/A:AM.D:. emiir una ;r!en !e +ago !e Sal!os a @avor !evolvien!o la !i4erencia al cliene(
BBBBBBBBBBBBBB Fin del procedimiento BBBBBBBBBBBBBBBB
112
2
MISIÓN Y OB6ETIVOS PRINCIPALES DE LA COMPAÑÍA
2.7
LOS OB6ETIVOS INÍCIALES
3e acuerdo a lo +ue e!presa el presidente de 2''G2 2.'. . &a co"pa4a apoya a con colaboradores, clientes, a"igos una actitud prudente y profesional unida a una visión entusiasta y e"prendedora.
Pri"ero para consolidar el liderazgo de la co"pa4a en el "ercado y segundo para reforzar la confianza en el pas, esti"ulando una inversión sostenida en su gente y en sus actividades productivas
&as decisiones +ue la e"presa ha to"ado en los Mlti"os a4os son un claro reflejo de esta visión de trabajo. &as "etas alcanzadas en las distintas áreas de negocio y nuestro liderazgo, nos indica +ue he"os to"ado el ca"ino correcto.
as lo seguire"os haciendo en beneficio de la e"presa y del pas.
2.2
MISIÓN K VISIÓN Y OB6ETIVOS
2.2.7 O?-#&"<'%
$oda e"presa tiene co"o objetivo crecer y consolidarse a trav%s de la captación de nuevos clientes. Para hacerlo, genera productos innovadores y servicios de alta calidad, +ue brinda a trav%s de una atención personal, eficiente y oportuna.
11$
El objetivo principal es superar las "ás e!igentes e!pectativas del "ercado "ediante un elevado nivel de asesora, especialización y atención +ue per"ita a nuestros clientes anticiparse a todo contratie"po personal o e"presarial.
2.2.2 M"%"53
Participar en el 3esarrollo Econó"ico y 2ocial del Ecuador, a trav%s de un servicio personal, profesional y transparente, enfocado en el cliente, para asu"ir los riesgos +ue pongan en peligro el patri"onio de personas y e"presas, procurando lograr, al "is"o tie"po, la "á!i"a rentabilidad en beneficio de los accionistas y colaboradores de la e"presa.
2.2.8 V"%"53
'lcanzar el "ás alto nivel de e!celencia y credibilidad, a trav%s de la continua evaluación del "ercado y de la co"petencia, para poder anticiparse, con productos y servicios innovadores, a los cada da "ás e!igentes re+ueri"ientos de sus clientes
2.2. V$'r#%
-
El cliente es el eje de la gestión e"presarial.
-
El recurso hu"ano es el patri"onio funda"ental de la organización.
-
&a %tica es la esencia funda"ental de todo procedi"iento y acción.
-
2atisfacer, "ás allá de toda e!pectativa, los re+ueri"ientos de los clientes.
2 .8
ÁRBOL DE MISIÓN Y OB6ETIVOS
/'ne!o página siguiente0
11%
11-
6"2 A$C,I-% C%$$IENE
116
ÍNDICE ARCFIVO CORRIENTE AK7
AK2
AK8
PROGRAMAS DE AUDITORÍA
'K8K8 'K8K8K8
Estudio Preli"inar o ;ecopilación de 6nfor"ación Ae"orando de Planificación
'K8K:
5o"prensión de la entidad auditada
'K8K< 'K8K=
6dentificación y selección de las área crticas o d%biles a ser auditadas E!a"en detallado de las áreas d%biles o criticas
CICLO TRANSACCIONES DE LA COMPAÑÍA ,LU6OGRAMAS
'K:K8
-lujogra"a de 6ngresos a 5aja
'K:K:
-lujogra"a de $ransferencia y 3epósitos
'K:K<
-lujogra"a de 2aldos a -avor
'K:K=
-lujogra"a de 5he+ues protestados
'K:K7
-lujogra"a de &etras de 5a"bio
ANÁLISIS DEL DISEÑO DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN
'K
5o"probación de los siste"as
'K
AK
2elección áreas d%biles o crticas
CEDULAS SUMARIA DE FALLAZGOS DE AUDITORÍA
'K=K8 'ntigNedad 5artera @encida "ás de ( das CEDULAS ANALÍTICAS O DE SOPORTE 'K=K8K8 Evolución Provisiones cartera vencida a4o :) K :I -or"ulario <8)K' 2.6.>. 5alculo Provisiones para cartera vencida 'K=K8K: "es de abril :I 'K=K8K<
'ntigNedad 5artera por 2ucursal "es de abril :I 5uadro estadstico de Provisiones de 5artera @encida a nivel 'K=K8K= nacional
'K=K8K7
;esu"en de Provisiones de cartera vencida por antigNedad
118
5uadro estadstico de Provisiones de 5artera @encida /Pri"as por 'K=K8K( 'ntigNedad de 5artera0 5uadro estadstico de Provisiones de 5artera @encida /&etras por 'K=K8K) 'ntigNedad de 5artera0 5uadro estadstico de Provisiones de 5artera @encida /Pri"asK 'K=K8KI sucursal por #nidad de Cegocio0de 5artera @encida /&etrasK 5uadroQuito estadstico de Provisiones 'K=K8K sucursal Quito por #nidad de Cegocio0 AK
FALLAZGOS DE AUDITORÍA
'K7K8 3uplicación de clientes 'K 7K: Pólizas "al e"itidas 'K7K<
Entrega letras vs fechas de venci"iento
'K7K=
;efinanciaciones no aparece en reporte de letras confir"adas
'K7K7
#bicación letras con otros cobradores
El custodio de las letras los clientes no recepción de los 'K7K( docu"entos entregados a losderesponsables de tiene la cobranza. &a negociación realizada con un grupo de 5lientes UUUU fue "al realizada ya +ue se e"itieron letras "anuales y por valores 'K7K) diferentes de los e"itidos en las pólizas 5artas de cancelación no hay segui"iento del ejecutivo con los 'K7KI responsables de la gestión de cobranza 'K7K 5lientes con letras vencidas "ayor a ( das 'K 7K8 Aal aplicación de docu"entos
11>
A9+AU(I%$A &$%$A.AS
115
ÍNDICE: A-1-1 EMPRESA SAYAGS S.A. AUDITORIA OPERACIONAL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS ( Estudio P!"i#i$% o R!&o'i"%&i$ d! I$)o#%&i$* AUDITOR RESPONSABLE: P%ti&io Go$+,"!+ G. TIEMPOTOTALPREISTO: EC/ADEINICIO: OB0ETIO Y PROCEDIMIENTOS BSICOS 1. OB0ETIO DE LA ASE I
R!). P2T
E3!&. Po
Recopilar información, clasificarla y referenciarla sobre la empresa, misma que servirá para el desarrollo del plan de auditoria.
4. PROCEDIMIENTOS 2.1 Entrevista con Gerente Financiero , con el fin de explicarles el obetivo de la auditor!a e identificar y solicitar información sobre la compa"!a 2.2 Recopilar información escrita sobre# a. $ntecedentes $%&1.1 b. +arco leal
$%&1.2
c. 'rani-ación
$%&1.
%.G'()$*E) %.G'()$*E) %.G'()$*E)
d. /ontrol
$%&1.0
%.G'()$*E)
e.nformación$dicional
$%&1.
%.G'()$*E)
2. /lasificar la información recopilada por cada uno de los aspectos ya mencionados. %ara cada aspecto referenciar cada uno de los documentos de la información con una relación sumaria del respectivo aspecto y armar los cinco leaos correspondientes. 34no para cada aspecto5.
E*$6'R$7'%'R#%$8R/'G'()$*E)
FE/9$#
87O
RE:;$7'% 'R#7R$.GR$/E*$/$;8R'
FE/9$#
87O
120
MEMORANDO DE PLANI,ICACIÓN PRELIMINAR
COMPAÑÍA SAYAGS S.A. AUDITORÍA OPERATIVA AL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS AÑO 200
7. A3&#!##3&#%
Co tene"os antecedentes de auditoras realizadas anterior"ente, por lo tanto no hay infor"ación docu"entada de las "is"as.
2. M'&"<' # $ *"&'r@ Es i"prescindible realizar una auditora operacional al departa"ento de cobranzas para to"ar las "edidas necesarias para "ejorar la antigNedad de cartera ya +ue "uchas veces las causas "ás frecuentes de dificultades financieras son el e!ceso de cuentas por cobrar y cuentas por pagar. El propósito del proyecto es el de e"itir un infor"e con reco"endaciones para "ejorar la recaudación de la cartera y por ende bajar la cuenta de provisiones.
8. A$!3!# # $ *"&'r@
&a auditora al departa"ento de cobranzas se realizará hasta abril de :I
. C'3'!">"#3&' # $ #3&" %* ?%# $#)$
121
.7 B%# $#)$
&a co"pa4a fue legal"ente constituida el 8) de septie"bre de 8:. &a "is"a +ue es controlada y supervisada por la 2uperintendencia de >ancos /organis"o rector de las aseguradoras en el Ecuador0
2''G2 2.'. tiene su "atriz en Quito y cuenta con sucursales en Guaya+uil, 5uenca, ;ioba"ba, '"bato, 2anto 3o"ingo, Aanta e 6barra, lo +ue le convierte en la co"pa4a con la "ayor cobertura nacional.
.2 Pr"3!"=$#% "%='%"!"'3#% $#)$#% &as actividades y operaciones de la co"pa4a 2''G2 2.'. están nor"adas por la
2uper 6ntendencia de >ancos y disposiciones, tales co"o ·
&egislación sobre contratos de seguros
·
&ey General de 2eguros
.8 E%&r*!&*r 'r)43"! Para el cu"pli"iento de sus objetivos, l a co"pa4a 2''G2 2.'está integrado por los siguientes niveles
·
Producción
·
'd"inistración
·
-inanciero
. O?-#&"<'% # $ #3&"
122
$oda e"presa tiene co"o objetivo crecer y consolidarse a trav%s de la captación de nuevos clientes. Para hacerlo, genera productos innovadores y servicios de alta calidad, +ue brinda a trav%s de una atención personal, eficiente y oportuna. El objetivo principal es superar las "ás e!igentes e!pectativas del "ercado "ediante un elevado nivel de asesora, especialización y atención +ue per"ita a nuestros clientes anticiparse a todo contratie"po personal o e"presarial.
. Pr"3!"=$#% !&"<"#% '=#r!"'3#% # "3%&$!"'3#%
&a 5o"pa4a 2''G2 2.'. tiene co"o actividad productiva la venta de intangibles co"o es el caso de los 2EG#;*2.
.; Pr"3!"=$#% ='$@&"!% #%&r&#)"% "3%&"&*!"'3$#%
'lcanzar el "ás alto nivel de e!celencia y credibilidad, a trav%s de la continua evaluación del "ercado y de la co"petencia, para poder anticiparse, con productos y servicios innovadores, a los cada da "ás e!igentes re+ueri"ientos de sus clientes.
E$?'r' ='r: P&r"!"' G'3+4$#+ R#<"%' ='r: Dr. Gr!"#$ C%&r'
12$
MEMORANDO DE PLANIFICACION E3&": A*"&'r@ O=#r!"'3$: Pr#=r' ='r: R#<"%'='r:S*=#r<"%'r
5o"pa4a 2''G2 2.'. 3eparta"ento de cobranzas González Garzon Edgar Patricio
P#r@'': :I ,#!: ,#!:
1. REQUERIMIENTO DE LA AUDITORIA 6nfor"e &argo de 'uditora, Ae"orando de 'ntecedentes y 2ntesis del 6nfor"e
2.FECHADEINTERVENCION
Fechaest!a"a
*rden de $rabajo 6niciodel$rabajoenelca"po -inalizacióndel$rabajoenelca"po 3iscusióndelborradordelinfor"econ funcionarios Presentacióndelinfor"eala3irección E"isióndelinfor"efinaldeauditora
#.EQUIPOMULTIDISCIPLINARIO
8O
N$!%&es
5oordinador 2upervisor ?efe de E+uipo 'uditor *perativo '. DIAS PRESUPUESTADOS VK 3as laborables, distribuidos en las siguientes fases VK-'2E6,EstudioPreli"inar VK-'2E66,5o"prensióndelaentidadauditada VK -'2E 666, 6dentificación y selección de las áreas crticas o d%biles a ser auditadas o e!a"inadas VK-'2E6@,E!a"endetalladoáreasd%biles VK-'2E@,5o"unicaciónde;esultados
3ra. Graciela 5astro Patricio González 87O
(. RECURSOS FINANCIEROS ) MATERIALES 7.8 Aateriales 7.: @iáticos y pasajes
*. ENFOQUE DE LA AUDITORIA ;.7 I3/'r>!"53 G#3#r$ # $ E3&" Aisión @isión *bjetivo 'ctividades principales Estructura orgánica -inancia"iento principales fuerzas y debilidades principales oportunidades y a"enazas 5o"ponentes escogidos para la -'2E de ejecución ;.2 E3/'*# : /'uditora GerencialK*perativa y de ;esultados0 /'uditora orientada hacia la eficacia en el logro de los objetivos y actividades0 /'uditora orientada hacia la eficiencia y econo"a en el uso de recursos0 /'uditora orientada hacia el grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios0 ;. A$!3!#: /6dentificación de los co"ponentes con su correspondiente perodo a e!a"ina
U U U U
U
<O=O:I
12%
;.; R#%*>#3 # $'% R#%*$&'% # $ E<$*!"53 #$ C'3&r'$ I3&#r3'. C*$' 2obre la estructura y por cada co"ponente a e!a"inarse, tanto de los auditores co"o obtenidos por cada uno de los especialistas. ;. C$"/"!!"53 # $'% ,!&'r#% # R"#%)' # A*"&'r@ C*$' Por cada co"ponente a e!a"inarse. ;. Gr' # C'3/"3+ Pr')r>' C'3&r'$#% C$<#% # E/#!&"<" Eficiencia C*$' Por cada co"ponente a e!a"inarse. . COLABORACION DE LA ENTIDAD AUDITADA: .7 A*"&'r#% I3&#r3' % .2 O&r'% Pr'/#%"' 3$#% .8 O&r !'$?'r!"53 . OTROS ASPECTOS 2e ane!a progra"as de $rabajo y cuestionarios de control interno por cada co"ponente /Preparados en for"a conjunta por auditores y otros profesionales0 el archivo per"anente fue creado y organizado en la presente auditora de gestión. 9. ,IRMAS DE RESPONSABILIDAD DE LA PLANI,ICACION C*$' 2uscriben el 2upervisor y ?efe de E+uipo por parte de los 'uditores y los otros Profesionales +ue integran el e+uipo "ultidisciplinario, precisando fechas. ,IRMAS DE APROBACION DE LA PLANI,ICACION
E$?'r' ='r : P&r"!"' G'3+4$#+ R#<"%' ='r : Dr. Gr!"#$ C%&r'
U
12-
ÍNDICE: A-1-4 EMPRESA SAYAGS S.A. AUDITORIA OPERACIONAL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS (COMPRENSI5N DE LA ENTIDAD AUDITADA* AUDITOR RESPONSABLE: P%ti&io Go$+,"!+ G. TIEMPO TOTAL PREISTO: EC/A DE INICIO: OB0ETIO Y PROCEDIMIENTOS
RE. P2T
E0E. POR
TOTAL /ORAS
1. OB0ETIO DE LA ASE II El propósito de esta Fase es comprender la misión principal, los obetivos principales y las operaciones de importancia de la entidad auditada. ualmente, tener claridad sobre la orani-ación, procedimientos enerales, y demás aspectos de importancia, relativos al ente auditado. Esta Fase se basa en los resultados de la Fase de Estudio %reliminar.
4. PROCEDIMIENTOS
2.1 $nali-ar la información sobre los antecedentes recopildos en la Fase y determinar con claridad# a. %or qu< y para qu< se creó la entidad auditada
$%&2.1
3motivación5. b. ;i los obetivos iniciales =an sido modificados desde su creación =asta la fec=a de inicio de la auditor!a. 2.2 $nali-ar los antecedentes, marco leal de la entidad $%&2.2 auditada y establecer con claridad la visión y misión primordial actual y los obetivos principales que se debe desarrollar para cumplir su misión primordial. 2. Elaborar el árbol de la misión primordial, obetivos principales, operaciones y actividades de importancia.
$%&2.
%.G'()$*E)
%.G'()$*E)
%.G'()$*E)
E*$6'R$7'%'R#%$8R/'G'()$*E)
FE/9$#
<O
RE:;$7' %'R#7R$.GR$/E*$/$;8R'
FE/9$#
<O
126
ÍNDICE: A-1-6 EMPRESA SAYAGS S.A. AUDITORIA OPERACIONAL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS (IDENTIICACI5N Y SELECCI5N DE LAS REAS CRITICAS O D7BILES A SER AUDITADAS O E8AMINADAS EN DETALLE* AUDITOR RESPONSABLE: P%ti&io Go$+,"!+ G. TIEMPOTOTALPREISTO: EC/ADEINICIO: OB0ETIO Y PROCEDIMIENTOS
RE. P2T
E0E. POR
TOTAL /ORAS
1. OB0ETIO DE LA ASE III El propósito de esta Fase es el de identificar las áreas d
4. PROCEDIMIENTOS 2.1 dentificar los ciclos de transacciones del departamento, elaborar los fluo ramas respectivos y efectuar pruebas de recorrido. 2.2 $nali-ar el dise"o de los sistemas de administración 2.2.1 /omprobar el funcionamiento de los sistemas. 2.2.2 dentificar los controles clave y deficiencias y formular conclusiones al respecto. 2.2. Elaborar un informe sobre la efectividad y cumplimiento de los sistemas de administración y la efectividad del control operacional, formulando las recomendaciones pertinentes para meorar. 2. ;eleccionar se>n su importancia el área d
$/&$&2
%.G'()$*E)
$/&$&&1 $/&$&&2
%.G'()$*E) %.G'()$*E)
$/&$&&
%.G'()$*E)
$/&$&&0
%.G'()$*E)
cr!tica =acia la cual se orientarán los esfuer-os de auditor!a y dentro de
FE/9$#
7O=O:I
RE:;$7' %'R#7R$.GR$/E*$/$;8R'
FE/9$#
7O=O:I
128
ÍNDICE: A-1-9 EMPRESA SAYAGS S.A. AUDITORIA OPERACIONAL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS (E8AMEN DETALLADO DE LAS REAS D7BILES O CRITICAS* AUDITOR RESPONSABLE: P%ti&io Go$+,"!+ G. EC/A TIEMPO TOTAL PREISTO: OB0ETIO Y PROCEDIMIENTOS 1. OB0ETIO DE LA ASE I
DE INICIO:
RE. P2T
E0E. POR
$&0&1
TOTAL /ORAS
%. G'()$*E)
Evaluar los posibles =alla-os que puedan existir en el área o áreas cr!ticas seleccionadas, para determinar el rado de efectividad, econom!a y eficiencia de las operaciones y para formular las conclusiones y recomendaciones para meorar dic=o rado.
4. PROCEDIMIENTOS
2.1 Revisar detenidamente la información recopilada en las Fases anteriores que tena relación con el área cr!tica. 2.2 Recopilar información adicional sobre el área por medio
%. G'()$*E)
de entrevistas, f!sicas,que observación las operaciones inspecciones y por otros medios consideredirecta de conveniente. 2. /lasificar los posibles criterios de medición que se podrán utili-ar 3*eyes, decretos, resoluciones, normas, pol!ticas, obetivos y metas establecidas en el departamento. 2.0 ;eleccionar la operación u operaciones que se
%. G'()$*E)
consideren mas importantes o sinificativas para ser examinadas a profundidad. 2. dentificar y desarrollar los posibles 9alla-os de
%. G'()$*E)
$uditor!a 'peracional 2.? Establecer s! las operaciones seleccionadas del área Examinada están lorando los obetivos y metas establecidos, dentro de los obetivos enerales del departamento. 2.@ Establecer la econom!a y eficiencia de las operaciones 2.AR edactarlasconclusionesdelos9$'. 2.B dentificar las recomendaciones para meorar la eficacia o efectividad, econom!a y eficiencia de las operaciones involucradas en los 9$'. 2.1C 7iscutir los 9$' con los funcionarios responsables de las operaciones, para llear a un acuerdo sobre los mismos.
%.G'()$*E)
%. G'()$*E)
E*$6'R$7'%'R#%$8R/'G'()$*E)
FE/9$#
8O7O:I
RE:;$7' % 'R#7R$.GR$/E*$/$;8R'
FE/9$#
8O7O:I
12>
A92 CIC*%S (E $ANSACCI%NES (E *A C%.&AA DF*U#%$A.AS)
125
-&#?*G;'A' 3E 6CG;E2*2 ' 5'?'
6C656*
8.K E& 565&* 3E 6CG;E2* ' 5'?' EAP6E' 5*C &' EA626FC 3E &' -'5$#;'
-'5$#;'
:.K E& P'G* 2E &* ;E'&6' P*; 5'?' 5'?'
<.K EC E2$' E$'P' P#E3E *5#;;6; : 5*2'2 &' 'P&5'56FC C*;A'& 3E &' -'5$#;' F
-
NO
2'&3* ' -'@*;
E& EC@B* 3E 2'&3*2 ' -'@*; 3E& 5&6EC$E P*;
-
56;5#C2$'C56'2 Q#E 2E3E P#E3EC *>2E;@'; EC E& -&#?* 2'&3*2 ' -'@*;
SI
=.K 2E ';5H6@' 6CG;E2* 3E 5'?'
6CG;E2*2 ' 5'?'
7.K 26 &' -*;A' 3E P'G* E2 5HEQ#E * E-E5$6@* 2E 3EP*26$' -*;A' 3E
NO
(.K 26 &' -*;A' 3E P'G* E2 @*#5HE; 2EP';' EC@6'Q#E ' 5*>;'C'2 E&'>*;E 5*>;E ;E5'P2
P'G*
SI 5*>;'C'2
3EP*26$*
@*#5HE;
).K &' 5';$E;' 3E ;E5'P2 2E '5;E36$' * 3EP*26$' EC 5#EC$' E&'>*;'3* P*; P'$;656* G*CL&E ;E@62'3* P*; 3;'. G;'56E&' 5'2$;* -E5H' : 3E '>;6& 3E :I
1$0
,LU6OGRAMA DE TRANS,ERENCIAS Y DEPÓSITOS 6C656*
8.K E& 565&* EAP6E' 5*C E& EC@B* 3E& 5&6EC$E 3E &' $;'C2-E;EC56' * P'PE&E$' 3E 3EPF26$*
$;'C2-. * P'PE&E$' 3EP.
:.K E& 3P$*. 3E $E2*;E;B' $E2*;E;B'
@E;6-65' 6C-*;A'56FC
<.K 26 &*2 3*5#AEC$*2 5*;;E2P*C3EC '& AE2 2E 'P&65'
NO
-E5H'
SI3EP*26$*
5*C56&6'56*C >'C5';6'
=.K 26 &*2 3*5#AEC$*2 C* 5*;;E2P*C3EC '& AE2 &'
SI
'P&65'56FC 3E>E;L E2PE;';
H'2$' Q#E 2E 5*C56&6E &' 5#EC$' P';' @E;6-65'; Q#E &*2 A*@6A6EC$*2 C* H''C 263* 'P&65'3*2
6CG;E2* ' >'C5*2
7.K 2E E&'>*;' 6CG;E2* ' >'C5*2 2E ';5H6@'
-6C
E&'>*;'3* P*; P'$;656* G*CL&E ;E@62'3* P*; 3;'. G;'56E&' 5'2$;* -E5H' : 3E '>;6& 3E :I
1$1
,LU6OGRAMA DE SALDOS A ,AVOR
6C656*
8.K E& 565&* 5*A6EC' 5*C E& ;EP*;$E 3E 2'&3*2 ' -'@*;, 2E '3?#C$' 2*P*;$E 3E 6CG;E2*2
;EP*;$E 2'&3*2 ' -'@*;
NO :.K P';' ;E'&6'; &*2 5;#5E2 2E 3E>EC $*A'; EC 5#EC$' '&G#C'2 5*C263E;'56*CE2 Q#E 2E 3E$'&&' ' 5*C$6C#'56FC
PF&6' P*; EA6$6;
'>*C*2 -'5$#;'2
SI 3P$*. EA626FC
E?E5#$ >;*WE;
;EP';$*
-'5$#;'2 'C#&'3'2
3P$*.
3P$*.
;E'2EG#K ;*2
26C6EK $;*2
<.K 3E2PXE2 Q#E 2E 5#AP&E E2'2 5*C3656*CE2 2E ;E'&6' E& 5;#5E 2E ';5H6@' 5;#5E
-6C
E&'>*;'3* P*; P'$;656* G*CL&E ;E@62'3* P*; 3;'. G;'56E&' 5'2$;* -E5H' : 3E '>;6& 3E :I
1$2
,LU6OGRAMA DE CFEQUES PROTESTADOS 6C656*
8.K E& 565&* EAP6E' 5*C &' ;E5EP56FC 3E &*2 5HEQ#E2 3E@#E&$*2 EC 5'?'
5'?'
:.K &#EG* 2E 5*C$'>6&6' &' C*$' C*$' 3E
3E 3D>6$* >'C5';6' P*; &' 3E@*8FC 3E& 5HEQ#E
3D>6$*
<.K E& 3P$*. 3E 5*>;'C'2 ;E'&6'
&' GE2$6FC 3E 5*>;*
5*>;'C'2
NO P*&B$65'2 3E 5*>;'C'
'>*G'3*
=.K 26 C* 2E 5#AP&E 5*C &'2 P*&B$65'2 3E 5*>;'C' 2E EC@B' E& 5HEQ#E '& 3EP';$'AEC$* &EG'&
SI 7.K 2E ;E5#PE;' E& @'&*; 3E& 5HEQ#E AL2 &' 5*A626FC >'C5';6' 3E& P;*$E2$* 2E 3EP*26$' 3EPF26$*
E&'>*;'3* P*; P'$;656* G*CL&E ;E@62'3* P*; 3;'. G;'56E&' 5'2$;* -E5H' : 3E '>;6& 3E :I
1$$
,LU6OGRAMA DE LETRAS DE CAMBIO 6C656*
8.K E& 565&* EAP6E' 5*C &' EA626FC &' 6AP;E26FC 3E EC &E$;'2 5'A>6* P';' &*2 5'2*2 Q#E 3E &'
-*;A' 3E P'G* E2 5*C -6C'C56'A6EC$* EA626FC
:.K E& >;*WE; 3E@#E&@E &*2 3*5#AEC$*2 -6;A'3*2 2*C EC$;EG'3*2 ' 5*>;'C'2
&E$;'2
NO >;*WE; EC$;EG' &E$;'2
5#*$' 6C656'& 6AP'G' F '>*C'3'
SI
5*C$'>6&6K '56FC
<.K &*2 3*5#AEC$*2 2*C 5*C$'>6&6'3*2
=.K E& 26G#6EC$E P'2* E2 &' #>65'56FC 3E &'2 &E$;'2 /3E26GC'; 5*>;'3*;0 #>65'56FC
6C@EC$';6* AEC2#'&
7.K AEC2#'&AEC$E 2E ;E'&6' E& 6C@EC$';6* 3E &E$;'2 P*; 5*>;'3*; (.K 2E EA6$E 6C-*;AE
6C-*;AE
E&'>*;'3* P*; P'$;656* G*CL&E ;E@62'3* P*; 3;'. G;'56E&' 5'2$;* -E5H' : 3E '>;6& 3E :I
1
%$A94 AN'*ISIS (E
(ISE% (E *%S SISE.AS (E A(.INIS$ACI;N
1$-
COMPROBACIÓN DE LOS SISTEMAS 2e procedió analizar cada ciclo de actividades +ue realiza el departa"ento para el cu"pli"iento de sus labores
.
,$*-')r> # I3)r#%'% C-
Este ciclo de actividades es el "ás i"portante para el departa"ento ya +ue los ingresos de dinero es la colu"na vertebral para el cu"pli"iento de los objetivos planeados y presupuestados.
-
5o"o se e!plicó en el flujogra"a el ciclo e"pieza con la e"isión de la póliza9
-
El pago se lo realiza por caja
-
2i no hay inconvenientes para la aplicación del pago se e"ite co"probante de ingreso a caja y se archiva9
-
Pero puede ocurrir +ue por circunstancias internas de la e"presa deba enviarse es valor del ingreso co"o %$'% /<'r
-
&as for"as de pago son efectivo, che+ues y >oucher
-
El efectivo y los che+ue se deposita
1$6
-
&os >oucher son enviados al departa"ento de cobranzas para +ue se elabore los recaps y puedan presentarse para el cobro en las instituciones financieras sea a trav%s de che+ues o transferencias bancarias.
?.
,$*-')r> # S$'% ,<'r
5o"o se indico en el ciclo anterior cuando por causas internas de la co"pa4a no se puede aplicar el pago de los clientes a sus cuentas este valor se enva co"o saldos a favor y el proceso es el siguiente
-
El departa"ento de cobranzas e"ite un reporte de saldos a favor diario con copias +ue justifi+uen los saldos de los clientes para poder realizar los cruces respectivos9
-
&os "otivos por los cuales se genera el saldo a favor son
8 P5$"+% ='r #>"&"r.K Esto se da cuando el cliente pide una cotización y paga en ese "o"ento sin haber sido e"itida la póliza.
&a póliza debe ser entregada en ): horas.
2
A?'3' # ,!&*r%.K El cliente puede optar por pagar de contado o con financia"iento /es decir una parte de contado y el resto con letras de ca"bio0. 5uando el valor de contado es "enor no puede ser aplicado.
1$8
8 R#=r&'.K 5uando las coberturas de las pólizas necesitan ser a"parados
por
un reasegurador
y no
fueron repartidas
auto"ática"ente necesitan un estudio preli"inar hasta +ue el departa"ento de reaseguros pueda repartir el riesgo. ,!&*r% 3*$%.K El valor de contado puede ser pagado dentro de los < das siguientes caso contrario se anula la póliza.
-
3espu%s de revisar los "otivos anteriores se debe proceder con los cruces para aplicar los pagos respectivos y "antener una cartera depurada y al da.
!.
,$*-')r> # Tr3%/#r#3!" D#=5%"&'% Este ciclo se refiere a los depósitos o transferencia +ue realizan los clientes directa"ente en el banco.
Para +ue pueda cu"plirse con el ciclo de ingresos a caja revisado anterior"ente debe pasar por el siguiente filtro
-
-
El departa"ento de tesorera revisa, verifica la infor"ación y autoriza su aplicación.
2i los depósitos o transferencias corresponden al "es son autorizados in"ediata"ente pero si son de "eses anteriores se debe esperar +ue contabilidad concilie las cuentas bancarias hasta la siguiente +uincena para +ue sean autorizadas las aplicaciones /los valores pendientes +uedan co"o partidas conciliatorias0.
1$>
-
.
3espu%s de la autorización se aplica y se archiva
,$*-')r> # C#*#% =r'&#%&'%
El ciclo inicia con la recepción de los che+ues devueltos en la caja.
-
El departa"ento de tesorera contabiliza las notas de debito bancarias
-
Estas son entregadas al departa"ento de cobranzas para la gestión de cobro
-
2i no puede ser recuperado el valor del che+ue "ás los gastos de co"isiones bancarias se cancela la póliza o se enva al abogado
#.
,$*-')r> # L#&r% # C>?"'.K
Este ciclo e"pieza con la e"isión de la póliza. 5uando las facturas son e"itidas con financia"iento se i"pri"en letras de ca"bio para +ue fir"e el cliente y luego se gestione el pago por el departa"ento de cobranzas.
-
El bróYer devuelve los docu"entos fir"ados al departa"ento de cobranzas para archivo de pólizas y gestión de cobro de las letras.
-
&os docu"entos son contabilizados
-
&uego se ubica o designa cobrador
-
Aensual"ente se realiza inventario de letras por cobrador y se e"ite infor"e
1$5
IDENTI,ICACIÓN DE LAS ÁREAS DBILES O CRÍTICAS CONTROLES CLAVE Y DE,ICIENCIAS
a. ,$*-')r> # I3)r#%'% C-
&os pagos de los clientes se deberan aplicar en el da +ue fueron pagados y hacer el cierre de caja diaria"ente con su respectivo cuadre.
3e las observaciones realizadas se deter"ino +ue hay pagos +ue se aplican en das posteriores. 2iendo esta una de las debilidades ya +ue la cartera no se encuentra actualizada y ocasiona proble"as con los clientes.
b. ,$*-')r> # S$'% ,<'r
&os saldos a favor deben ser aplicados en un plazo no "ayor a de ): horas segMn el caso
-
3e las pólizas por e"itir debe encargarse el departa"ento de e"isión..
-
5uando hay facturas abonadas el ejecutivo debe hablar con el cliente o el bróYer para +ue pague el valor co"pleto
-
5uando no se puede aplicar por repartos9 el departa"ento de reaseguros es el lla"ado a solucionar este te"a para la aplicación respectiva.
I
5uando hay pago de facturas anuladas debe
consultarse con el
departa"ento de siniestros para +ue indi+ue si e!iste recla"os pendientes9 en ese caso se niega el recla"o o el departa"ento de e"isión revisa si el cliente solicito la anulación.
1%0
En estos casos se identifico debilidades especial"ente en el caso de repartos y de facturas anuladas ya +ue no se consulta si hay recla"os en curso y se paga siniestros sin i"portar lo +ue dice la póliza de seguros afectando los intereses de la co"pa4a.
c. ,$*-')r> # Tr3%/#r#3!" D#=5%"&'%
En este ciclo de actividades la deficiencia encontrada es el retardo en la aplicación de los pagos y la disposición del departa"ento de tesorera de aplicar el pago de "eses anteriores despu%s de realizada la conciliación hasta la +uincena del "es siguiente9 para deter"inar si hay partidas conciliatorias9 esto ocasiona graves proble"as con los estados de cuenta ya +ue no están actualizados y la infor"ación +ue presentan no son reales.
d. ,$*-')r> # C#*#% =r'&#%&'%
&a deficiencia encontrada en esta actividad es +ue la gestión de recupero de che+ues devueltos no se basa en lo estipulado en las polticas de cartera.
&as polticas de cobro para che+ues devueltos "encionan +ue debe recuperarse en un plazo no "ayor de 87 das, caso contrario se cancelará la póliza o se enviará al abogado para +ue se d% trá"ite judicial.
e. ,$*-')r> # L#&r% # C>?"'
Esta es la principal debilidad +ue se encuentra en el departa"ento de cobranzas ya +ue los bróYer +ue son encargados del cobro de las cuotas inciales se de"oran en la
1%1
gestión de cobro, por lo tanto cuando e!iste financiación de parte de la co"pa4a, las letras de ca"bio al "o"ento de contabilizarse ya tienen 8 o : letras vencidas, ocasionando provisiones de cartera vencida segMn los dispuesto por la 2uperintendencia de >ancos. *tra debilidad es la falta de gestión por parte de los ad"inistradores de cartera +ue se refleja en la antigNedad de cartera a "ás de ( das vencidos.
&o +ue "enciona las polticas de cartera es +ue no se puede tener "ás de dos letras vencidas. 2i el cliente no +uiere pagar se enviara carta de re+ueri"iento de pago, otorgando al cliente un plazo de 8 das para negociar o pagar la deuda9 caso contrario de cancelará la póliza por falta de pago.
1%2
ELABORACIÓN DE UN IN,ORME SOBRE E,ECTIVIDAD Y CUMPLIMIENTO DE SISTEMAS
2obre las deficiencias o debilidades detectadas en los ciclos de transacciones del departa"ento de cobranzas
Pode"os citar +ue no se cu"ple con los objetivos principales de la co"pa4a co"o son
-
&a captación de nuevos clientes por "edio de la atención oportuna y eficiente de los clientes.
-
'nticiparse a todo contratie"po personal o e"presarial siendo eficaces y efectivos.
&a infor"ación desactualizada es un claro efecto de +ue no se está cu"pliendo efectiva"ente con los siste"as ya establecidos.
1%$
SELECCIÓN DE ÁREAS DBILES O CRÍTICAS
&as áreas o secciones donde se debe prestar "ayor atención es el "anejo de las letras de ca"bio ya +ue e!iste en la actualidad una cartera vencida "uy i"portante. 'de"ás uno de los objetivos de este proyecto es evaluar la gestión de cobranza del departa"ento, referente al cu"pli"iento de polticas establecidas por la e"presa.
&as operaciones +ue van a realizarse son
'ntigNedad de 5artera Provisiones 5artera @encida 6dentificar en +ue unidades de negocio la cartera vencida es "ayor 6nventario de letras por cobrador 5lientes con cartera vencida "ayor de ( das Aala aplicación de docu"entos 6ndicador Gestión de 5obranza
1%%
A9< CE(U*AS SU.A$IAS (E ,A**A:%S (E AU(I%$A @ CE(U*AS ANA*ICAS
1%-
ÍNDICE: A-9-1 EMPRESA SAYAGS S.A. AUDITORIA OPERACIONAL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS CEDULA SUMARIA /ALLAZGO: ANTIGEDAD CARTERA MAS DE ;< DÍAS AUDITOR RESPONSABLE: P%ti&io Go$+,"!+ G. EC/A DE INICIO: CARACTERISITICAS A. CONDICION
REERENCIA
E8PRESION
En la actualidad existe cartera mayor a ?C d!as en todas las sucursales, siendo esta el motivo para que las provisiones de cuentas incobrables sea muy alto y afecte directamente al resultado del eercicio.
B. CRITERIO
C. EECTO
D. CAUSA
AI%I1I1WAI%I1I2W
*as pol!ticas de cobran-as se estan cumpliendo parcialmente ya la meta es no tener cartera vencida mayor a ?C d!as. El efecto es el incumplimiento de los
AI%I1I%W AI%I1I-W AI%I1I6W
presupuestos e indicadores de estión que las altas autoridades AI%I1I$ fiarón, lo que ocasiona una desmotivación por no recibir los premio por estión cumplida. *a falta de supervisión y deleación de funciones son las causas que AI%I1I8W AI%I1I>W ocasionan que la cartera no se revise AI%I1I5W AI%I1I10 reularmente.
E. CONCLUSION
*a cartera vencida afecta el fluo de caa y los resultados del eercicio
. RECOMENDACI5N
Revisar y depurar cartera se>n su antiDedad e ncentivar a los cobradores por >nica ve- en lo que se refiere al porcentae de comisiones.
E*$6'R$7' %'R# %$8R/' G'()$*E) RE:;$7' % 'R# 7R$. GR$/E*$ /$;8R'
FE/9$# FE/9$#
<K"ayKI <K"ayKI
1%6
EVOLUCION PROVISIONES CARTERA MES
junioK) julioK) agostoK) septie"breK) octubreK) novie"breK) dicie"breK) eneroKI febreroKI "arzoKI abrilKI
AÑO :) :) :) :) :) :) :) :I :I :I :I
PROVISION 8)8.I87,== 8<<.7)8,< 8)I.<:(,) :(<.8,<7 :.I(:,): <:.(I,77 =.77=,): =<(.=),(: 7:.)I(,(( 7:.8I8,(= =78.<:7,<
PROVISIONES CARTERA
'Z* P;*@626*C
R O L A V
) ( 7 = < : 8
MESES
ELABORADO POR: PATRICIO GONZALEZ REVISADO POR: DRA. GRACIELA CASTRO
,ECFA: ,ECFA:
020200 020200
1%8
REPUBLICA DEL ECUADOR S+P!,-/!D!C-A D! 0ACOS
INTENDENCIA NACIONAL DE SEGUROS
CALCU LO DE PRO VI SI ONES AR P A
CA RTER A
VEN CI DA Form . 317 A
E3&": COMPAÑÍA SAYAGS S.A. C5")': ,#! # C'r&#: AL 80 DE ABRIL DE 200 CAR T E RAV EN CIDAT O DO SL O SR AM O S SEG U RO S AE2E2 : ' :AE2E2 7' 7AE2E2 (' ( 8 'AE2E2 8 8: ' AE2E2 8: EC '3E&'C$E T O TACLART ERVAEN CID A
V I DA , , , , , ,
G E N E R AL =.=.:)7, 8.<:(.=),(< :
,
).<7:.
P RO VISIO NR EQ U ER IDA SE G U RO S T T 7T 87T :7T 7T 8T T OTAL PROVISIONES REQUERIDAS T OD O S LO S RAMOS
C ART E R AV EN CIDA, IAN Z AS SEG U RO S AE2E2 : ' AE2E2 :7 ' AE2E2 7( ' (8 AE2E2 ' AE2E2 8:'8 8: EC '3E&'C$E T O TACLART ERVAEN CID A
V I DA , , , , , ,
G E N E R AL )<.=7),(I ::.=<<,
,
8<<.(=<,<
V ID A , , , , , ,
G E N E R AL , ((.<=),
,
==7.=77,=)
==7.=77,=)
P RO VISIO NR EQ U ER IDA SE G U RO S T :T )T 8:T :7T 7T
V ID A , , , , , ,
T
T OTAL PROVISIONES REQUERIDAS ,IANZAS
G E N E R AL , ==I,() <(=,( <.=I,7= 8<(,() 8.=:8,
,
7.I(,7)
ANALISIS PROVISIONES T'&$ Pr'<"%"'3#% R#*#r"% T''% $'% R>'% ==7.=77,=) T'&$ Pr'<"%"'3#% R#*#r"% ,"3+% Pr'<"%"'3#% C'3%&"&*"% ECEDENTE O DE,ICIT
TO TAL , ((.<=),
7.I(,7) =78.<:7,< K
R EP R ESEN TAN TLEEG AL
CO N TADONR' .
,UENTE:
COMPAÑÍA SAYAGS S .A.
TO TAL K ==I,() <(=,( <.=I,7= 8<(,() 8.=:8,
7.I(,7)
1%>
1%5
1-0
1-1
1-2
.LA?;
ANA*ISIS CA$E$A -ENCI(A .ES (E A$I* 28 &$%-IS" &$I.AS &%$ C%$A$ > U I % U A@A> U I * CU EN CA $ I% A . A A . A% S%("%.I N % .A N A I A $ $ A SU.AN
A ; 0 D IA S A 7 0 D IA S A 7 0 D IA S A 80 0 D IA S A 8 ;0 D IAS M AS 8 ; 0 D IAS 2 +2 <7 57 +4 < 4 < 7 < 7 +2 7 6 8 7 + 7 + 7 + 25+ ++4 + 57 +4 4 +6 2 6 8 5+ 2 +7 + ++ + + < 28 +4 +6 7 < 4 6 +7 6 7 2 5 52 < + +6<5
&$%-IS"&AA$ES @ *E$AS > U I %
A ;0 DIAS A 7 0 D IA S A 7 0 D IA S A 80 0 D IA S A 8; 0 D IAS MAS 8 ;0 DIASU.AN S 4 5 8 8 6 6 26 <5 + 7 5 5 2 +4 + + 5
U E AN @A C C> AU I * $ I% A . A A . A% S%("%.I N % .A N A I A $ $ A SU.AN &$%-IS"&$I.AS @ *E$AS >UI% UA@A>UI* CUENCA $I%A.A A.A% S%" (%.IN% .ANA IA$$A SU.AN E * A %$ A ( %& % $ $E-ISA(% &%$! FEC,A!
+582 5+ + 7 5 < ++4+ + 6 6 + 5
2 4<<6 7 + 22 6 5 <4 2 6 +8 4 2
+4 <6+ 6 < 7 4 2 <2 +4 5< 7 22 6 4<
67 <6 5+ +<< <6 5 24 2 7
<+4 +8 7 8 8 2 +56 4 5 7 8 + < + 6
S U M AN +2 2 4 276 7 6<< 5 4 4 6 7 5 4 2 2 8 +6 4 4 2
2266+ 45+ 2 + 7 + + ++ 7 7 < + 2 27 7 4
A ;0 DIAS A 7 0 D IA S A 7 0 D IA S A 80 0 D IA S A 8; 0 D IAS MAS 8 ;0 DIAS SU.AN! 000 $618 1>-$ >$-5 -165 61%0 2-1$> 000 -0> 8%$ 2668 5%8 -20 -$>6 000 $6> 0$1%6 2-1 11$ 51$ 000 0-1 008 062 0%6 2%$ %05 000 18122 %>6 -2$ >5> 220% 000 %02 082-0 1%% 208 1085 000 1$%> --2 1%6% %65 $882 8606 000 160 206 8%5 01> 168 1$00 66 4 4 5 2 + <+ 8 < 756 7 +2 6 + << 4 5 &A$ IC I %%N : A *E : ($A" 7$ACIE*A CAS
%$+ 59 m a 9 8
1 $
1-%
.LA?;
1--
.LA?;
1-6
.LA?;
1-8
.LA?;
1->
6"4 INF%$.E (E AU(I%$A %&E$ACI%NA* C%.&AA SA@AS S"A"
1-5
CARTA DE IN,ORME
'l Presidente Ejecutivo
Presento el infor"e titulado JA*"&'r@ O=#r!"'3$ #$ D#=r&>#3&' # C'?r3+% # $ C'>=(@ SAYAGS S.A. . &a 'uditora *peracional se realizó durante los "eses de enero, febrero, "arzo, abril y "ayo de :I de confor"idad con la autorización del Presidente Ejecutivo de la co"pa4a y con las Cor"as de 'uditora General"ente 'ceptadas, y en consecuencia, incluyo las pruebas pertinentes y los de"ás procedi"ientos de auditora +ue consider% necesarios para las diferentes circunstancias.
Debido a la naturaleza operacional nuestra *"&'r@ no comprendi1 el e&amen de los estados (inancieros de la empresa , por lo +ue nuestro infor"e no intenta e!presar
opinión alguna respecto a su situación financiera y los resultados de sus operaciones financieras.
Quito, = de julio de :I
E)r P&r"!"' G'3+4$#+ Gr+53 AUDITOR
160
INF%$.ACI;N IN$%(UC%$IA (E* INF%$.E
161
SAYAGS S.A. tiene su "atriz en Quito y cuenta con sucursales en Guaya+uil, 5uenca, '"bato, ;ioba"ba, 2anto 3o"ingo de los 5olorados, Aanta e 6barra9 lo +ue la convierte en la co"pa4a de seguros con la "ayor cobertura nacional.
SAYAGS C'>=(@ # S#)*r'% R#%#)*r'% S.A ., se constituyó "ediante escritura pMblica en septie"bre de 8:.
El trabajo está dirigido para evaluar la gestión del departa"ento de 5obranzas en lo referente al cu"pli"iento de las polticas establecidas por la jefatura.
JEn "uchas de las actividades e!a"inadas no se encontró deficiencias. 2in e"bargo, en base a a+uellas en las +ue si se encontró deficiencias, se concluyo +ue las polticas de cobranzas debe ser "ejoradas y +ue se re+uiere un procedi"iento efectivo de auditora interna por parte de la ad"inistración.J
162
SNESIS % $ESU.EN (E* INF%$.E
16$
El e!a"en de 'uditora *peracional realizado a la co"pa4aSAYAGS .S.A.arrojó los siguientes hallazgos -
Para la aplicación de los pagos en el departa"ento de tesorera hay co"plicaciones
frecuentes co"o pólizas "al e"itidas o anuladas9 +ue afectan el desarrollo nor"al de las transacciones -
*tra de las situaciones +ue afectan uno de los objetivos del departa"ento /no tener
cartera vencida "ayor de ( das0 es la entrega de las letras vencidas al los se4ores cobradores en algunos casos hasta : letras vencidas9 esto ocurre por+ue las pólizas se entregan tarde o los bróYer +ue son los encargados del cobro de las cuotas inciales financian a sus clientes. -
&a p%rdida de las letras de ca"bio es otro hallazgo detectado y no se puede identificar
los responsables ya +ue no hay un docu"ento de entrega recepción de estos docu"entos por parte del custodio de las "is"as. -
&os bróYer no envan oportuna"ente los docu"entos fir"ados con las letras de ca"bio
de los clientes lo +ue ocasiona un retraso +ue afecta la antigNedad de cartera. &a gestión de cobro de las cuotas inciales o facturas de contado no es realizada con frecuencia por los ejecutivos de cobranzas. -
&a "ala aplicación de los pagos en el departa"ento de caja se da por personal nuevo
y con poca e!periencia en el te"a de seguros.
16%
$ESU*A(%S (E *A AU(I%$A ,A**A:%S (E AU(I%$A %&E$ACI%NA*
16-
COMENTARIOS
7. CONDICIÓN.K En la actualidad e!iste una cartera vencida considerable e i"portante +ue afecta el resultado de la co"pa4a ya +ue las provisiones de cartera incobrable en el lapso de un a4o se han incre"entado.
'de"ás afecta el flujo de caja ya +ue es pri"ordial +ue los recursos con los +ue dispone la co"pa4a puedan asignarse para el pago oportuno de las obligaciones, tanto con los proveedores internos co"o e!ternos.
&a falta de disponibilidad del dinero para cu"plir las obligaciones de la co"pa4a obliga a realizar pr%sta"os +ue ocasionan un gasto financiero y +ue nor"al"ente no está presupuestado.
2. CRITERIO.K &os objetivos de la co"pa4a no van de la "ano con el desenvolvi"iento del departa"ento y ni si+uiera se cu"ple con las polticas de cobranzas ya establecidas.
8. E,ECTO.K Entre los efectos obtenidos del e!a"en de auditora se destaca un fracaso en el logro de las "etas
-
&a inefectividad en el trabajo /no se está realizando los procedi"ientos confor"e a las polticas de cobranzas0
-
6nfor"es poco Mtiles
166
-
'usencia de controles
-
3es"oralización del personal, por no cu"pli"iento de objetivos para recibir un bono adicional a su re"uneración.
. CAUSA.K Entre las razones para +ue la antigNedad de cartera haya crecido es lafalta de capacitación al nuevo personal +ue ingreso al departa"ento, la negligencia o descuido en las tareas enco"endados a los ejecutivos u otras co"o
-
-alta de co"unicación.
-
-alta de buen juicio o sentido co"Mn.
-
6nadvertencia del proble"a.
-
-alta de esfuerzo e inter%s suficientes.
-
3ivorcio entre ejecutivos y cobradores
-
-alta de supervisión adecuada.
-
-alta de delegación de autoridad.
-
Co hay auditora interna de departa"ento
168
CONCLUSIONES
E!iste una cartera vencida considerable, +ue afecta el resultado de la e"presa, situación presentada por la falta de supervisión.
Hay infor"ación desactualizada en lo +ue se refiere a cartera de clientes por procesos internos +ue interru"pen la aplicación oportuna de los pagos.
-alta co"unicación y apoyo entre cobradores y ejecutivos sobre las gestiones realizadas con los clientes "orosos, con el fin de evitar +ue la cartera vencida siga au"entando.
RECOMENDACIONES
Es necesario +ue las provisiones e"piecen a bajar por lo +ue hay +ue to"ar "edidas correctivas y una de ellas es bajar la antigNedad de cartera a trav%s de la depuración de la "is"a, una opción puede ser incentivar a los cobradores con un porcentaje adicional a sus co"isiones por Mnica vez
Entre los infor"es del siste"a de cobranzas debera incluirse un "enM de cartera por ejecutivo y cobrador, ya +ue esto per"itira al usuario desenvolverse eficiente"ente y la recuperación de cartera será eficaz y efectiva y por ende los ejecutivos del departa"ento cu"plirán con las "etas establecidas y tendrán un pre"io por su esfuerzo y trabajo.
16>
&o +ue se refiere a la entrega de letras de ca"bio a los se4ores cobradores se reco"ienda al custodio de las "is"as entregar un reporte de entrega recepción.
&os controles y supervisión para "edir los indicadores de gestión del departa"ento deben realizarse se"anal"ente para to"ar los correctivos necesarios dentro del "es y puedan cu"plirse las "etas.
&a co"unicación entre los responsables del departa"ento y sus relacionados es necesaria y oportuna para la to"a de decisiones.
2e reco"ienda la delegación de funciones para +ue el responsable del departa"ento pueda cu"plir con su "isión de supervisión y control.
2i tene"os una cartera "anejable fortalecerá las finanzas de la co"pa4a, lo +ue le per"itirá realizar un plan de inversiones y tener un flujo de caja positivo para +ue los altos ejecutivos to"en decisiones i"portantes para la co"pa4a.
5uando se e"piece a bajar la antigNedad de cartera los balances y el resultado del ejercicio "ejorará.
El cu"pli"iento de las "etas y de gestión de cobro son i"portantes sin dejar de descuidar la atención del cliente co"o esta e!presado entre los objetivos principales de la co"pa4a.
165
CONCLUSIONES &a práctica de auditora realizada en la co"pa4a 2''G2 2.'., se pudo realizar con el apoyo de funcionarios de la e"presa, de la #niversidad $%cnica Particular de &oja y principal"ente de "i directora de tesis. En el desarrollo de esta práctica, lo +ue "e ha lla"ado la atención es el apoyo de la co"pa4a 2''G2 2.'. a su personal para +ue puedan desarrollarse acad%"ica"ente9 es una de las fortalezas de esta co"pa4a ya +ue al contar personal calificado entre sus filas, es de gran utilidad para el cu"pli"iento de las estrategias y "etas planeadas por los altos ejecutivos. &a oportunidad de realizar la práctica de auditora en una de las e"presas "ás grandes del pas ha sido una e!periencia "uy gratificante ya +ue personal"ente ha llenado "is e!pectativas sobre la carrera +ue he decidido seguir. RECOMENDACIONES o reco"iendo a la #niversidad $%cnica Particular de &oja hacer una ca"pa4a de infor"ación y publicidad para poder ubicar a sus alu"nos en e"presas privadas y pMblicas para +ue a trav%s de las prácticas profesionales puedan desarrollarse "ejor y se encuentren calificados y aptos para enfrentarse a esta sociedad +ue aspira crecer econó"ica"ente contando con profesionales e!celentes. &a #niversidad $%cnica Particular de &oja se encuentra ubicada entre las "ejores universidades del pas, por lo +ue le obliga a continuar "ejorando y una de las opciones sera "antener una base de datos de sus estudiantes egresados y profesionales +ue se encuentren trabajando para +ue puedan per"itir a los nuevos estudiantes de la universidad realizar sus prácticas e inclusive puedan ingresar a sus co"pa4as. Esta co"unidad universitaria debe seguir creciendo con profesionales capacitados, +ue continMen preparándose para llenar las e!pectativas de las co"pa4as de nuestro pas.
180
BIBLIOGRA,ÍA 8.
'C3;'3E P#G', ;a"iro /8I0 A*"&'r@ T#'r@ B4%"! E3/'*# M'#r3' Editorial #niversidad $%cnica Particular de &oja.
:.
'G#6&'; -E6?*, ;uth Aarlene /8(0 M#&''$')@ # $ I3<#%&")!"53 C"#3&@/"!. Editorial #niversidad $%cnica Particular de &oja.
<.
?#'C 5 ';&*2 A 6;' C'@';;*, A=*3&#% # A*"&'r@ , @ersión 8.I, 87 "arzo :(
=.
&ic. Ederlys Hernández Ael%ndrez y &ic. 'delYys ;osa 2ánchez Gó"ez I3#' #3 A*"&'r@ !'3&r'$ "3&#r3'
7.
Aanual 6nstituto &atinoa"ericano de 5iencias -iscalizadoras / ILACI,0.
(.
M3*$ # A*"&'r@ # G#%&"53 =r $ C'3&r$'r@ G#3#r$ #$ E%&' E3&"#% Or)3"%>'% #$ S#!&'r P?$" !' %'>#&"'% %* !'3&r'$. 'cuerdo <8K5G /::O88O:80 ;.* C[ =( /)O8:O:80
).
2LC5HE AEC36E$', >etty /:80 G*@ =r "%#(r #$ Pr'#!&' # =r4!&"! =r'/#%"'3$ #3 #$ 4r# # !'3&?"$" *"&'r@. Editorial #niversidad $%cnica Particular de &oja.
I.
@'25*CE, ?os% @icente C'3&?"$" I3&#r>#". Editorial 5arvajal 2.'.
.
@6&&'&>' '@6&D2, 5arlos /:=0 M#&''$')@ # $ I3<#%&")!"53 C"#3&@/"!. 2ur Editores. 2egunda edición.
8.
RH6$$6CG$*C, *.;ay9 P'C, Wart /:70 Pr"3!"="'% # A*"&'r@. Editorial AcGra\KHill 6ntera"ericana. 3%ci"o cuarta edición.
88.
RH6$$6CG$*C, *.;ay9 P'C, Wart /:0 A*"&'r@ *3 E3/'*# I3&#)r$. Editorial AcGra\KHill 6ntera"ericana. 3%ci"o segunda edición.
181
8:.
'P'$' 2LC5HE, Pedro /8(0 C'3&?"$" G#3#r$. Editorial AcGra\KHill. 2egunda edición.
