TEMA 1 FUNDAMENTOS DE LA AUDITORIA INTERNA 1. INTRODUCCIÓN La auditoría interna es una función de alta y gran jerarquía, que requiere profesionales especializados, inteligentes, capaces e íntegros. Quienes se dediquen a este trabajo, deben conocer claramente cuál es su misión misión y sus respon responsab sabilid ilidade ades, s, para para rendir rendir mejore mejoress servic servicios ios y brinda brindar r buen buenos os resu resulta ltado doss a la orga organi niza zaci ción ón,, medi median ante te su expe experi rien enci cia a y colaboración en la bsqueda de sus fines. !l producto final de la auditoría interna es un servicio al resto de la organ organiza izació ción. n. "or "or lo tanto, tanto, esta esta ayud ayuda a debe debe ser ser atract atractiva iva,, desea deseable ble,, opor oportun tuna a y, prefe preferib riblem lement ente, e, efica eficazz para para que que sus sus recom recomen enda daci cion ones es permitan alcanzar los objetivos de la organización.
2. RESEÑA HISTÓRICA !l vocablo #$uditoria# fue asimilado al idioma castellano luego cíe su amplia y profunda difusión en el idioma ingl%s. &eriva etimológicamente etimológicamente del latín del vocablo $udire oír y es considerado como un vocablo de segunda formación que contiene contiene sin perpetuación perpetuación el $' latino, a dife difere renc ncia ia de de oidor de #oidorie#, que serían los de primera formación. La función de auditor, es muy antigua en la (istoria de la (umanidad. !l primer origen de esta profesión está en la civilización )umeria, pueblo antiquísimo de *abilonia, que vivió +.-- aos antes de /risto. Los escribas preparaban listas sint%ticas de las transacciones. !stas, eran posteriormente confrontadas contra las listas originales preparadas por otros individuos. Las evidencias de tales controles fueron descubiertas por los arqueólogos y mostraban pequeos puntos, tildes y círculos al lado de los nmeros. "or lo expuesto, se deduce que %ste fue el comienzo del control, ya que (ay #separación de funciones o tareas# y confrontaciones sistemáticas. )e pudo comprobar que prácticas similares surgen de los registros de los egipcios, persas y (ebreos. Los primeros, requerían que los registros oficiales fueran auditados por una tercera persona y que la cantidad correcta de granos que entraba en los depósitos fuera avalada mediante la certificación de un recibo. $ los lo s grie gr iego goss y roma ro mano noss les le s preo pr eocu cupa paba ba la audi au dito torí ría a de las la s fina fi nanz nzas as pblicas o de los fondos del erario. Los griegos, preferían que los auditores fueran personas esclavas, ya que las conclusiones de %stos bajo la pena
de tortura eran más correctas o fidedignas que las que expresaban los (ombres libres bajo juramento. $ comienz com ienzos os del siglo sigl o trece tre ce en la ciudad ciud ad de "isa 01talia 01ta lia22 se contaba conta ba con un revisor oficial. !n ese entonces, el control se realizaba realizaba mediante el registro de los mismos datos y conceptos por dos o más personas en sendos libros que, posteriormente, eran comparados, comparados, estudiándose las diferencias. !n 3ran *retaa, el tesorero 0que llevaba su propio libro2, era controlado por intermedio del )ecretario de la /ancillería y un representante del 4ey, quiene quieness poseía poseían n sus propio propioss libros libros,, los cuale cualess alberg albergaba aban n regist registros ros coincidentes. !xiste una referencia concreta concreta sobre el vocablo vocablo #auditor# que se remonta al ao 5+67, cuando en 1nglaterra el 4ey !duardo 1 ordenó que todos los magistrados c(ambelanes servidores y recaudadores de fondos debían llevar cuentas perfectamente ordenadas de sus tareas o gestión. Los auditores debían acusar a los defraudadores, conduci%ndolos luego a la prisión más próxima. !n el ao 585- se creó el /onsejo Londinense, que era una asociación profesional que realizaba auditorias. !n !scocia, la corona designaba designaba #Lores $uditores# $uditores# con el objeto de realizar o efectuar la censura de los libros del 9esoro 9esoro y los del /(ambelán.
/ristóbal /olón en 5:;+ fue acompaado en su viaje (acia el nuevo mundo, por un auditor enviado por la reina 1sabel como representante de ella. /on la invención del sistema de la "artida &oble, en el ao 5:;:, por
4axonati#, institución de revisores oficiales, considerada como la primera asociación de auditores. "osteriormente, en 576 se crean entes similares en las ciudades de ?ilán y *olonia con el nombre de #$cademia dei4agionieri#. ?i entras tanto, en
+. La org organ aniz izac ació ión n del del ent ente. e. 8. La inform informaci ación ón conta contable ble.. :. !l cont control rol de gest gestió ión. n. +.5 !l origen de la auditoría interna !l proceso de la auditoría se realizaba cuando los contadores revisores, una vez cerrados cerrados los libros, libros, cumplían cumplían con sus cometido cometidos. s. !l trabajo trabajo del auditor cada cada vez resultaba resultaba más extenso extenso debido debido al crecimie crecimiento nto de las empresas, empresas, complejidad de la producción y for mas de comercializaciónB por lo lo tanto tanto,, se debió recurrir a la realización r ealización de auditorías intermedias. !sto se vio facilitado por dos causasA el perfeccionamiento de los registros y la estabilidad en sus cuerpos de los auditores externos. La extensión de los trabajos obligó a implementar un sistema de control inter interno no que que insp inspir irara ara conf confia ianz nza a a los los audi audito tores res para para que que %sto %stoss pudie pudiera ran n apoyarse en %l, limitando su análisis al estudio selectivo de las partidas. &esde entonces los objetivos de la función son dosA la auditoría del bala balanc nce e para para obte obtene nerr un resu result ltad ado o más más segu seguro ro y una una audi audito torí ría a permanente sobre la gestión de la empresa. )e crean entonces en el seno de la empresa verificadores internos con el fin de detectar errores contables y localizar, mediante el análisis de los libros, registros y planillas, eventuales fraudes fraudes y p%rdidas p%rdidas del patrimonio. patrimonio. "osteriorm "osteriormente, ente, a estas pers person onas as se las denominó auditores internos. !n un principio el objetivo de la labor era la cont contabi abilid lidad ad ya que que %sta %sta al ser ser manua manuall prod produc ucía ía una una gran gran cantid cantidad ad de errores, pero cuando aparecieron los medios mecánicos de registración, el audi audito torr inte intern rno o come comenz nzó ó a trab trabaj ajar ar en otro otro tipo tipo de comprobaci comprobaciones, ones, especialmente en controles de caja, (aberes y existencias. !n el ao 5;88, en >os !stados 'nidos, la auditoría interna da un paso importante. !n ese momento regía la ley de )egundad y un ao despu%s la ley de )egu )eguri rida dad d /am /ambiar biaría ía,, que que esta estab blecí lecía a que las las gere gerenc ncia iass eran ran resp respon onsa sable bless de la exac exactit titud ud de los esta estado doss cont contabl ables es.. "or "or lo tanto, tanto, las las empres empresas as contrat contrataron aron auditor auditores es externo externoss para realizar realizar verific verificaci acione oness más detalladas de la contabilidad. !stos auditores externos controlaban a los internos carentes entonces del prestigio de los primeros. "ero "ero la audi audito torí ría a inte intern rna, a, como como prof profes esió ión n espe especí cífi fica ca,, defi defini nida da e independiente no emergió (asta el ao 5;:5 cuando se crea 9C! 1D)919'9! E< 1D9!4D$L $'&19E4). "osteriormente, el auditor salió de los registros contables y entró entró en la faz actual, actual, asumien asumiendo do nuevas nuevas e 1mportan 1mportantes tes post postur uras as.. !l 1nstit 1nstitut uto o se (a pronu pronunc ncia iado do sobr sobre e aspe aspect ctos os de la profe profesi sión ón entre entre los que podemos citarA 5. !l objetivo del 1nstituto es promover y mejorar el status de la auditoría
interna y realzar su prestigio. +. !l objetivo general de la auditoría interna es asistir a la empresa en el
logro de la administración más eficiente en las operaciones de la organización. 8. !l auditor interno, acta como un revisor y analista crítico para beneficio de la gerencia de la empresa. 3. DEFINICIÓN DE AUDITORIA INTERNA !xisten sobre el tema diversas definiciones que, en el transcurso del tiempo, marcan estados del pensamiento que se tenían sobre esta profesión. Febster define a la auditoría interna comoA 5. #'na verificación regular y continuada de los libros de contabilidad
llevados por los empleados de un negocio, contrastando con la auditoría independiente. +. 'na revisión del sistema de control interno de un negocio#, La !nciclopedia *ritánica diceA #los auditores internos tratan de determinar si los requerimientos de un sistema contable son cubiertos eficientemente y además si el sistema en sí se adeca a las necesidades gerenciales#. La original #&eclaración de 4esponsabilidades del $uditor 1nterno# del ao 5;:G del 9C! 1D)919'9! E< 1D9!4D$L $'&19E4) decíaA La auditoría interna interviene en principio en asuntos contables, pero puede tambi%n intervenir adecuadamente en materias de naturaleza operativa. La revisión de la #declaración de responsabilidades# fue realizada en varias oportunidadesA en 5;7G, 5;G5, 5;G H en 5;;-. !n esta oportunidad queda definida de la siguiente maneraA #La $uditoría 1nterna es una función independiente establecida dentro de una organización para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la organización. "or su parte, $. C. Iellt la define de la siguiente formaA #la auditoría interna es un examen analítico de las diversas actividades de la empresa, que en general, emplea como base o punto de partida los diversos registros originales o resumidos de la empresa#. Etras definiciones, que tuvieron gran divulgación fueron las siguientesA a2 La auditoría interna, es una actividad de evaluación independiente
dentro de una organización, para la revisión de operaciones de contabilidad, financieras y otras, como base de servicios a lu &irección. !s un control general que funciona mediante la medición y evaluación de la efectividad de otros controles.
b2 La definición de L. *. )aJyer. #auditoría interna es la evaluación
independiente de las diversas operaciones y sistemas de control dentro de una organización, a fin de determinar si las políticas y procedimientos establecidos son aplicados, los estándares fijados
son alcanzados, los recursos son utilizados eficiente y económicamente, los planes trazados son realizados de manera eficiente y si los objetivosK de la organización se están realizando#.
c2
#La $uditoría 1nterna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. $yuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinario para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección#.
4.- OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA INTERNA 4.1. Obje!"#$ "ara ser breves y concretos, detallaremos los objetivos que persigue la auditoría internaA 5.&edicarse a las áreas o sectores de mayor exposición y riesgo. +. &edicarse a las debilidades detectadas y no concentrarse en las áreas
fuertes. 8. 4educir los problemas de las auditorías anuales preparando un plan o
programa con los auditores externos. :. 4ealizar trabajos de auditoría en el nivel de dirección que asegurará una
medida efectiva de corrección. 7. 1nformar a la &irección )uperior sobre el estado, actuación y conclusión
de la auditoría realizada. . $segurarse que existe una proporción razonable de costoMbeneficio
sobre el tiempo invertido en un trabajo de auditoría. G. !stablecer y asegurar que las cuentas presentadas son correctas y
perfectamente expuestas. 6. &eterminar por intermedio de revisiones, exámenes, investigaciones o
estudios, que todos los procesos operativos se están llevando a cabo de una manera eficiente y económica y con la adecuada organización y administración. N, ;. $segurar que se cumple con las políticas, los manuales, instrucciones, normas, etc. que fueron aprobadas por la &irección )uperior.
4.2 Re%&!$!#$ Los requisitos que deben cumplirse para poder tener una auditoría interna efectiva sonA 5. 'na distribución correcta o adecuada de autoridad, emanada de la &irección )uperior. +. $poyo efectivo y constante, es decir, que la auditoría est% perfectamente respaldada por la &irección )uperior. 8. 'n plantel adecuado de personas capaces, que piensen en t%rminos o en forma gerencial y que puedan perfectamente interrelacionarse con todo el personal de la empresa.
4.3. Re$'#($)b!*!+)+ F&(,!#()* !n el trabajo del auditor, está involucrada la responsabilidad funcional que %ste tieneA 5. !xaminar o estudiar los controles internos, sobre las transacciones monetarias, cuentas a cobrar y pagar, títulos y valores, e ingresos y egresos varios. +. )upervisar y evaluar los controles internos para determinar y corregir las
excepciones desconocidas, 8. !valuar las medidas de segundad en toda la organización. :. 4ealizar inventarios o recuentos físicos y efectuar los controles necesarios
que aseguren un adecuado resguardo de los bienes físicos. 7. /ontrolar los bienes físicos y todo el equipo para asegurar que su uso es
adecuado, que se le realiza el debido mantenimiento y que se obtiene el mejor beneficio de la inversión de capital realizada. . 4ealizar una revisión de contratos, convenios o acuerdos, celebrados por
la organización, para verificar que los mismos no perjudican a la empresa. G. )upervisar los procesos y procedimientos de la empresa para determinar
si los resultados que producen son los adecuados. 6. /omo consecuencia del trabajo, se debe emitir un informe que sea
objetivo, conciso y oportuno, que suministre a la &irección )uperior, una información rápida y segura. ;. "roveer una fluida, constante y rápida recomendación que permita
(acer mejoras en la situación actual de los m%todos y procedimientos que se aplican en la empresa. 5-. $ctuar como asesor de la empresa en los temas que tenga conocimiento el auditor.
. CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORIA INTERNA &ebemos tener en claro que la auditoría 1nterna no debe ser confundida con algunas funciones de línea como, por ejemplo, el control previo o aprobación de operaciones, ni con la auditoría externa enfocada (acia la certificación de los estados contables. Los miembros del departamento de auditoría interna son empleados de la empresa, independientes de cualquier otra función, actividad, tarea operación, con la autoridad y responsabilidad de efectuar las tareas de auditoría interna de cualquier sector o función de la organización. La auditoría, se realiza a posteriorO de la ejecución de las operaciones, transacciones o actividades controladas. "ero es conveniente, que para ser efectiva la auditoría, sea realizada dentro de un período prefijado de tiempo posterior a la ejecución de las tareas. !l fin que persigue la auditoría interna es ayudar a todos los componentes de la &irección )uperior a descargar efectivamente sus responsabilidades operativas y a lograr sus metas proporcionándoles información, análisis, evaluación, com%ntanos, sugerencias y recomendaciones pertenecientes a las transacciones verificadas. !l trabajo del departamento de auditoría interna está enfocado (aciaA 5. &eterminar la ad(esión o cumplimiento de las políticas, metas y objetivos. +. &eterminar la confiabilidad o seguridad de la información, que es fuente
para la toma de decisiones. 8. $sesorar a la &irección )uperior. :. )alvaguardar el patrimonio de la empresaA ya fueren tanto los bienes
materiales, como el medio (umano que acta en la misma. 7. !studiar las posibilidades de fraude, corrupción o robo, del patrimonio de la empresa y establecer las medidas que minimicen el riesgo. . 9ratar de descubrir e informar de inmediato cuando detecte irregularidades, desviaciones o maniobras >lícitas. G. !xaminar, evaluar e informar sobre el sistema de control interno, el rendimiento de la organización y el estado en que %sta trata de lograr eficiencia y efectividad. 6. )ugerir y recomendar mejoras en cuanto al sistema de control interno, los
sistemas administrativos, procedimientos en general.
informativos y contables y todos
los
;. /olaborar con la auditoría externa realizando tareas en coordinación
con la misma para asegurar un adecuado control y revisión de la empresa. !n base a lo expuesto precedentemente pasamos a detallar lo que DE &!*! C$/!4 el auditorA 5. !fectuar operaciones de línea. +.
Llevar libros o registros.
8.
/ustodiar bienes.
:.
)er parte de un proceso.
4evisar previamente una operación antes que %sta est% finalizada, para garantizarla como correcta. 7.
. $probar o autorizar transacciones o comprobantes. !l auditor interno debe ser amistoso y con un gran sentido de cooperación, por lo tanto, debe escuc(ar atentamente y ser comprensivo. 'n auditor eficaz es aquel que posee una mentalidad inquieta y estudiosa, por lo tanto, se requiere que est% perfectamente actualizado y, por ltimo, que diferencie claramente los temas importantes de aquellos otros de menor relevancia. !l %xito de una auditoría está dado porA /ompetencia t%cnica. 2. /omunicación fluida y oportuna 3. 4elaciones Cumanas . CONCLUSIONES 1.
Los $uditores internos ejercen un papel importante en las organizaciones, #comunican# a los administradores el desarrollo de las actividades ejecutadas en la organización. !ste papel importante está condicionado con la calidad de las evidencias que se (allan durante sus trabajos. "or lo tanto las evidencias obtenidas consignadas en los informes como justificación del soporte del trabajo efectuado. !l perfecto entendimiento por parte de los auditores internos de conceptos, de evidencia adoptados en la auditoría externa, es til como forma de mejora de su trabajo en la organización en que acta. !l auditor interno que sabe evaluar, que considere la importancia relativa y riesgo probable de error minimizará el riesgo de auditoría de su trabajo. !l riesgo de auditoría es el riesgo de que el auditor concluya y opine que los
estados financieros tomados en conjunto están presentados razonablemente cuando en realidad no lo están. 'n trabajo es reconocido cuando es un trabajo de calidad, para que la auditoría interna sea considerada por el administrador como actividad indispensable es necesario que los informes de los auditores sean tiles, relevantes y confiables. /oncluimos que los conceptos adoptados de la auditoría externa de evidencia pueden ser adoptados por los auditores internos en la práctica de su trabajo.
TEMA 2 FUNDAMENTOS DE AUDITORÍA OFERATIVA
&urante 1os ltimos aos se (an utilizado diversas nominaciones para identificar el alcance y caracteristicas de este tipo de auditoría, en efecto t%rminos como #$uditoría lntegral# para dar una idea de la naturaleza y cobertura amplias de la auditoría, #$uditoría Eperacional#, #$uditoría 3erencial#, #$uditoría $dministrativa#, son expresiones bien conocidas por los auditores, por lo que son utilizados y se utilizan como sinónimos. &e 1as varias expresiones formuladas la mas adecuada es la de $uditoría Eperacional, por cuanto significa 1a evaluación de las operaciones integrales que realiza una entidad, para este fin es conveniente definir su alcance, contenido y propósito, que podrían expresarse de la siguiente maneraA
#La auditoría operacional es un examen objetivo de la gestión Eperativa de una entidad, su entorno y los sistemas operativos 1nternos, y se orienta a identificar oportunidades de mejoras o /ambios, analizar y evaluar las debilidades, amenazas y Eportunidades, con el propósito de lograr que las actividades !mpresariales se ejecuten con eficiencia, efectividad y !conomía#.
'n análisis del entorno y los sistemas operativos internos, mencionados en la definición anterior, nos revela la naturaleza de estos factoresA
E(#/(# E0'/e$)/!)* !n su sentido más amplio significa el contexto económico, político, social, tecnológico, legal, cultural y demográfico, en el que la empresa opera.
O/)(!),!( Las empresas considerando sus objetivos se organizan con base en un modelo de administración, que responde a las características del entorno en el que la empresa debe operar de tal manera que su estructura, los sistemas, los
procesos y actividades, se deberán adecuar a los requerimientos estrat%gicos formulados por la empresa.
S!$e0)$ O'e/)!"#$ 'n sistema es un conjunto de elementos tales como personas, equipos, productos, información, etc., inter relacionados entre sí y con los atributos que los elementos contengan, con un objetivo determinado, que será el objetivo que la empresa tiene en particular. !n síntesis, un sistema es un conjunto de interrelaciones.
V!$!( M!$!( Las empresas deben establecer una dirección significativa en cuanto a que es lo que trata de (acer, visión, y en que se quiere convertir, misión. !stas dos expresiones expresan la exposición de intenciones que tiene la organización de delimitar una posición empresarial determinada.
A,!"!+)+e$5 6/#,e$#$ 6/#/)0)$ La empresa para poder cumplir con sus objetivos debe utilizar recursosA /apital (umano, los empleados,
*0'),# E,#*!,# Las empresas deben asumir su responsabilidad en la salud del planeta, no comprometiendo el bienestar de las futuras generaciones, aspecto por el cual el control y reducción de riesgos se (a convertido en la práctica estándar de las diferentes empresas.
O/!e(),!(
La evaluación de las actividades empresariales se orienta a la identificación de potencialidades y debilidades en el accionar de la empresa, que permitan la formulación de recomendaciones y sugerencias congruentes con las necesidades y posibilidades de la empresa.
6/#'$!# /uando la empresa aplica los recursos para #(acer correctamente las cosas# o #(acer las cosas bien#, significa que se realizan con eficiencia. /uando #(acemos las cosa correctas# o #(acer las cosas buenas#, estamos (ablando de efectividad. La optimización de la eficiencia y la efectividad, significa la economía. /uando se (abla de efectividad, se esta (ablando en realidad de visión y orientación. La efectividad tiene que ver con el centrar la energía de la organización en una dirección particular. /uando se (abla de eficiencia, s% esta,(ablando de sistemas y procedimientos de la forma como se (acen las cosas. La eficiencia se refiere a la puesta en practica. !n consecuencia, la auditoría operacional tiene como propósito realizar un examen constructivo y un diagnóstico amplio de las activídades operacionales de la empresa. /omprende la evaluación objetiva de las actividades de la empresa a fin de comparar los logros obtenidos, comparar lo que se (a (ec(o y cuan bien se lo (a (ec(o, lo que es muc(o más importante, comprender y establecer las razones de las variaciones positivas o negativas con los objetivos, planes, normas, estándares, practicas, m%todos, políticas, etc. !n resumen, se trata de un servicio prestado a la gerencia.
Be(e7!,!#$ +e *) A&+!#/8) O'e/)!") La experiencia indica que la realización efectiva de una auditoría operacional, que cuente con el respaldo de los ejecutivos responsables y de los funcionarios de la empresa, tiene de por sí un efecto importante por el compromiso que ellos adquieren en la evaluación y los resultados que se obtengan.
A*,)(,e +e *) A&+!#/8) O'e/),!#()* 'na auditoría operativa deberá abarcar generalmente los siguientes aspectosA
E* E(#/(# E0'/e$)/!)* ldentificación de los aspectos en los que opera la empresa, que básicamente están comprendidos porA
C&*&/)*9 que comprende los antecedentes (istóricos, ideológicos, valores ynormas sociales. Te,(#*!,#$9 que constituye el nivel de adelanto científico y tecnológico,alcanzado por la sociedad. )e incluye dentro este aspecto a las plantas deproducción, equipos e infraestructura.
E+&,),!#()*9 que significa el grado de alfabetización de la población delpaís, la calidad de la educación superior que forma la población profesionalizada y con entrenamiento especializado. 6#*8!,#9 constituye el clima político en el que la sociedad y las empresasdesarrollan sus actividades. Le)*9 el marco legal en el que se desenvuelve las actividades de laempresa, tales como el sistema tributario, laboral y otros. Re,&/$#$ ()&/)*e$9 relativas al tipo, cantidad y disponibilidad de losrecursos y las características climatológicas del país. De0#/:7!,#9 relacionado con el tipo de recursos (umanos, su cantidad,formación, edad, sexo y distribución geográfica. S#,!#*!,#9 su estructura sociat, el modelo de organización y susorganizaciones. E,#(#0!,#9 el marco económíco general, el sistema financiero, la potíticafiscal, el nivel de inversión en recursos físicos y las características de losconsumidores. Las empresas, por sus características específicas, realizan operaciones con su entorno y logicamente son afectadas por los cambios que se producen en el mismo. !l entorno tiene la característica de cambiar de manera permanente y un ritmo cada vez mas acelerado, por lo que la empresa debe acomodarse de manera constante a esta dinámica. /omo seala $lberto 4. Levy, ;S! ()+) ,)0b!)/) j)0:$5 e$) )/e) $e/!) e</e0)+)0e(e +!78,!*. S! ,)0b!)/) )*&() "e5 0!$!( !0'#$!be. $! #+# ,)0b!)5 $!e0'/e5 ,)+) "e 0)$ 7&e/e ,)+) "e 0:$ /:'!+#5 0!$!( +e*!/)(e=.
E* M)/,# Le)* +e ,#($!&,!( +e *) E0'/e$). !studiar el marco legal de constitución de la empresa o entidad, con el propósito de establecer si los fines previstos en la fec(a de su constitución, se mantienen a la fec(a y son congruentes con sus fines actuales.
E* I0'),# +e* M)/,# >e#/:7!,# e( *)$ A,!"!+)+e$ +e *) E0'/e$). !studiar y evaluar las características del medio geográfico en el que la empresa opera, básicamenteA el clima, las fuentes de aprovisionamiento de los insumos de producción, las características de los mercados de consumo, los medios, condiciones y características del transporte y las facilidades de acceso a los servicios pblicos.
L)$ C#(+!,!#(e$ E,#(0!,)$ e( *)$ %&e O'e/) *) E0'/e$)
!studiar y determinar el grado de influencia que la empresa tiene en la economía del país o región donde opera. )u participación e influencia en el mercado.
L)$ C)/),e/8$!,)$ S#,!#*!,)$ +e* 6e/$#()* +e *) E0'/e$). !studiar y analizar las características sociológicas del personal que trabaja en la empresa, su educación, mística, la motivación, las ganas, la #camiseta# de la gente.
E* M#+e*# +e >e$!( E0'/e$)/!)* !s necesario estudiar y evaluar el modelo de gestión que la empresa aplica y básicamente seránA la estrategia, la calidad de los recursos que utiliza, la cultura empresarial, los mercados y el posicionamiento que tiene la empresa y el modelo de organización reflejado en su estructura organizativa, el sistema de información gerencial y los procesos gerenciales.
E* *0'),# A0b!e()* )e debe realizar una evaluación de los posibles efectos de la normativa ambiental, políticas de seguridad industrial, regulaciones y otros, en los procesos industriales y de servicios que ejecuta la empresa, y que puedan estar operando en condiciones de riesgo o contaminación del medio ambiente. !l alcance de la evaluac>ón podrá ser selectivo o ex(austivo de acuerdo con un programa anual de revisiones o los requerimientos formulados por la empresa. )in embargo, siempre se debe considerar la política básica de auditoría operativa que se enuncia en la siguiente formaA
#Los esfuerzos de los recursos de auditoría 0(umanos, materiales y tiempo2 deben aplicarse principalmente a las situaciones, áreas, procesos, actividades, etc., en las que el examen rinda el mejor resultado, considerando el propósito de prestar la mejor ayuda posible al descargo de responsabilidades de la alta administración de la entidad.
Obje!"#$ >e(e/)*e$ La auditoría operacional tiene por objeto poner a prueba el funcionamiento de los sistemas implementados en la empresa, examinar debilidades aparentes, informar de las condiciones observadas, sacar conclusiones y formular recomendaciones. )e pone %nfasis en identificar problemas presuntos u observados que requieren corrección, mejoramiento o cambio y en los medios a ese fin. 'na auditoría operacional integral se debe basar en un examen y evaluación de las siguientes cuestiones específicasA
)i las actividade,s, procesos o programas están alcanzando sus objetivos previstos. )l el origen de los recursos operativos, financieros y de inversión para la ejecución de las actividades, procesos y programas, se obtuvieron de manera efectiva ,eficiente y económica. )i los recursos operativos, financieros y de inversión se están aplicando de manera apropiada y se ejecutan con efectividad, eficiencia y economía. )i el sistema de control interno implementado, permite el logro de los objetivosempresariales. )i el sistema de información gerencial, cumple con las caracterísficas de un buen sisfema de información. !l objetivo principal, es lograr mejoras o cambios en el futuro funcionamiento operativo de la empresa.
F!*#$#78) +e *) A&+!#/8) O'e/),!#()* La auditoría operacional tiene por finalidad prestar un servicio a 1a administración identificando las debilidades y deficiencias operativas y recomendando mejoras o cambios. Lamentablemente, sea cual fuere la descripción o denominación que se diere a la función de auditoría operacional, se la considera como investigación o inspección cuyo objetivo fundamental es comprobar deficiencias en las operaciones y en quienes las realizan. "or lo tanto, para evitar y en su caso atenuar, esta connotación negativa se debiera tratar de divulgar y aplicar la siguiente filosofíaA
Que las auditorías operacionales sean emprendidas con carácter evaluativo y noinvestigativo.
Que en las auditorías operacionales se pondrá %nfasis en un análisis objetivo. Do serealizarán con ninguna conclusión preconcebida y no tendrán por objeto criticar aninguna unidad operativa o persona específica. Que en los informes de auditoría los resultados que se exponen sean equilibrados,en el sentido de que se (ará todo lo posible por identificar las áreas en las cuales se(an alcanzado %xitos, así como tambi%n las áreas en las cuáles se evidenciodeficiencias o debilidades respecto de las previsiones originales. Que todos los (allazgos, conclusiones y recomendaciones se basarán en (ec(osevidenciados y no en apariencias o suposiciones. Que se (ará todo lo posible por establecer una relación cooperativa de trabajo conlos funcionarios de las unidades involucradas, afecfados o participantes en todas lasauditorías operacionales, mediante la autoevaluación. !ntre otros medios defomentar una colaboración y entendimiento plenos de las metas y metodología decada auditoría, se debiera adoptar una política de #puertas abiertas#, en virtud de lacual ponga a prueba el programa de auditoría detallado y el m%todo que proyectautilizar y los cuestionarios y ofros t%cnicas de recolección de datos objetivos, a fin dedeterminar su propiedad y carácter práctico y consulte con los funcionarios a efectosde verificar la exactitud de los (allazgos y poner a prueba la solidez de lasconclusiones preliminares. Los funcionarios de la empresa deben tener unaparticipación activa en la evaluación.
L) Me#+#*#8) +e *) A&+!#/8) O'e/)!") )e reconoce la existencia de varios enfoques básicos para la realización de este tipo de auditoría, los que asignan preponderancia a determinados elementos de la administración, presentes en todos los tipos y tamaos de empresas. Los principales enfoques y cr>ter>os para la realización de este tipo de auditoría que se (an emitido en los ltimos aos, por reconocidos autores, se expone a continuación en forma breveA
M?#+# +e @!**!)0 6. Le#()/+
!n su libro #$uditoría $dministrativaA !valuación de los ?%todos y !ficiencia $dministrativa#, define a este tipo de auditoría ,#0# &( e<)0e( ,#0'*e# ,#($/&,!"# +e *) e$/&,&/) #/)(!)!") +e &() e0'/e$)5 !($!&,!#( # +e')/)0e(# &be/()0e()* # +e ,&)*%&!e/ #/) e(!+)+ +e $&$ 0?#+#$ +e #'e/),!( e0'*e# %&e +e ) $&$ /e,&/$#$ &0)(#$ 0)e/!)*e$ !l objetivo primordial de la auditoría administrativa consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa examinada y apuntar sus posibles remedios. )u finalidad es ayudar a la dirección a lograr
una administración más eficaz. )u intención es examinar y valorarlos m%todos y desempeo en todas las áreas. Los factores de la evaluación abarcan el panorama económico, lo apropiado de la estructura organizativa, la observancia de políticas y procedimientos, la exactitud y confiabilidad de los controles, los m%todos protectores adecuados, las causas de variaciones, la adecuada utilización de personal y equipos y los sistemas de funcionamiento satisfactorio. "ara el cumplimiento de los objetivos propone la siguiente metodologíaA
1. A(:*!$!$ 6/e*!0!()/. !ste análisis corresponderá a una función y al área en que se esta se lleva a cabo. "ara ello, querrá saber de la organización, responsabilidades, políticas, sistemas, procedimientos, objetivos y m%todos de operación.
2.A(:*!$!$5 *(e/'/e),!( S8(e$!$. Que comprende básicamenteA
a2 4ealizar un estudio completo y veraz de los elementos o componentes que integran lo que se va evaluar. b2 4ealizar un diagnóstico de los factores a evaluar a efecto de determinar que es satisfactorio o insatisfactorio, de acuerdo con las prácticas correctas y establecidas, principios básicos, etc. c2 4ealizar una comparación para determinar que diferencias, si las (ay, existe entre un elemento y otro. d2 !scudriar todo elemento para descubrir sus.defectos,irregularidades, desperdicios y embotellamientos, informar de la existencia de una política inadecuada o de la falta total de ella. 4evelar las desviaciones de los sistemas, procedimientos o normas y ex(ibirá las deficiencias en los planes, objetivos, organización y controles. e2 "racticar un balance analítico, en el que la importancia y valor de un elemento o unidad es comparado con el todo. f2 "racticar pruebas de la eficacia de cada factor para suevaluación, considerando su importancia. g2 Localizar problemas, los cuales pueden serconsecuencia de una superposición deresponsabil>dades, falta de coordinación,embotellamiento, agrupación deficiente de funciones,supervisión ineficaz, fricciones internas, duplicación deesfuerzos, trabajo innecesario, etc%tera. /onstituye undeber del auditor explorar y decidir que problema exigeuna pronta atención y que camino seguirá paraencontrarle solución.
(2 $plicar cuando (aya necesidad tiempo adicionaP a unainvestigación, inspección, análisis más amplios, para(allar la solución a los problemas que encuentra. i2 &eterminar alternativas, aplicando toda su capacidad yexperiencia e imaginación. j2 &efinir los m%todos para mejorar la operación. !n suslabores de evaluación estará siempre alerta a idearmejores formas de (acer las cosas.
3.6/e')/),!( +e* *(7#/0e. La preparación cuidadosa deP informe, con todos los aspectos y recomendaciones, corona el trabajo. !n la preparación de los informes (ay que tener en consideración dos aspectos importantesA tl $ quien se enviara el informeR /ómo rendir el informeR "orque quien reciba el informe va juzgar de su calidad, aceptarlo o rec(azarlo, determinar es bueno, adecuado, interesante y til.
M?#+# 6/#'&e$# '#/ L&!$ Fe/()(+# V)*e/!)(# O/!
!n su libro #$uditorSa $dministrativa# este autor, define este tipo de auditoría como e* e<)0e( e")*&),!( /e)*!)+# e( &() e0'/e$) ')/) e$)b*e,e/ e* /)+# +e e7!,!e(,!)5 e7!,),!)5 e7e,!"!+)+ e,#(#08) +e *) !0'*e0e(),!(+e (#/0)$ '/#,e$#$ ?,(!,#$ %&e +e$)//#**)( *#$ $8$7e0)$ )+0!(!$/)!"#$ )$8 ,#0# $& '*)(!7!,),!(5 #/)(!),!(5 +!/e,,!(5 ,##/+!(),!( ,#(/#* )+0!(!$/)!"# !(e/(#. "ara su realización formula una propuesta que se apoya en los m%todos de investigación científica y comprende la ejecución de las siguientes fasesA
1. 6*)(e)0!e(# +e *) *("e$!),!(. )e efecta a trav%s de las siguientes fasesA &eterminación de la naturaleza del problema. &efinición y fijación del objetivo de la investigación. lnvestigaciónpreliminar $utorización para realizar el estudio. "lan de acción. 2. Re,#'!*),!( +e D)#$ Los datos recopilados deben ser completos, correctos y pertinentes. !ntre las t%cnicas mas recomendables para la recopilación de datos se consideran a la investigación, la entrevista, el cuestionario y la observación directa.
3. A(:*!$!$ +e D)#$ !l propósito es conocer las causas, naturaleza, características, nivel de interdependencia e interacción de sus elementos y proyectar así la solución a los problemas planteados. "rocedimienfos de análisis. !l m%todo más recomendable es el inductivo. Los procedimientos mas usado es el de sucesión de preguntas. 9%cnicas e instrumenfos de análisis. Las t%cnicas más usadas sonA Erganigrama &iagramas de 3$D99 &iagramas de flujo &iagramas de distribución de espacio /uadros esfadísficos $rbolde decisiones ?%todo &elp(i "!49M/"? 4. F#/0&*),!( +e* *(7#/0e. Las conclusiones y recomendaciones deben formularse con base en los resultados de la evaluación. . *0'*e0e(),!( e *0'*)(),!(. La implementación consiste en formular un programa de acciones, considerando la integridad de tos recursos en cantidad y calidad necesarios. . E")*&),!( !s un proceso destinado a comprobar la eficacia y eficiencia de las mejoras introducidas, el gradoobjetivos del plan, así como sugerirlas medidas correctivaspertinentes.
M?#+# 6/#'&e$# '#/ Fe/()(+# He/()(+e R#+/8&e
!n su obra #La $uditoría EperativaA /omo un lnstrumento en la &ecisión 3erencial#, menciona que la audítoría operativa ,#($!$e b:$!,)0e(e e( ),&0&*)/ !(7#/0),!(5 e( ),e/ e")*&),!#(e$ e( +e$)//#**)/ /e,#0e(+),!#(e$ ,&)(+# $e) )'/#'!)+#. !ste tipo de auditoría, se efecta aplicando las siguientes fasesA
1. T/)b)j# 6/e*!0!()/. Que consiste en obtener información general acerca de las clases de actividades realizadas, la naturaleza general de ellas, incluyendo su importancia relativa, y cualquier otra información que permita el planeamiento de las siguientes etapas. 2. Re"!$!( +e *) Le!$*),!(.
"ara determinar la autoridad legal y su propósito en cuanto al ámbito y objetivos de sus actividades, la forma en que van a ser conducidas y la autoridad y responsabilidad de la entidad. 3. Re"!$!( 6/&eb) +e* C#(/#* O'e/)!"#. !s la fase en la cual el auditor da una mirada preliminar a laefectividad de los controles administrativos, con particular%nfasis en los aspectos difíciles para controlar y así tener un altopotencial de debilidades en necesidad de mejoras. 4. E<)0e( 6/&eb) De)**)+) +e* C#(/#* O'e/)!"#. "ara lograr los objetivos establecidos en la auditoría. !n estafase se determina si sobre un (ec(o existe un problema, si essignificativo y sobre lo que se debe (acer al respecto. . *(7#/0e +e A&+!#/8). )u propósito es poner los resultados al alcance de aquellos quese presumen tengan inter%s o responsabilidad en lasobservaciones, y de ser necesario para demostrar la necesidadde alguna acción aun no tomada. M?#+# 6/#'&e$# '#/ R&b?( O$,)/ R&$e()$ !n su libro #?anual de $uditoría lnterna y Eperativa#, seala que la auditoría operativa e$ &() ),!&+5 &() 7#/0) +e ),e/,)0!e(# )(:*!$!$ e")*&),!( +e *#$ '/#b*e0)$ # ,#0'#/)0!e(#$ +e &() #/)(!),!(, adicionalmente menciona que, e$ &( ,#(/#* ?,(!,# %&e *e 'e/0!e )* )&+!#/ !(e/(# e")*&)/ *) e7e,!"!+)+ e7!,!e(,!) +e *#$ '/#,e+!0!e(#$ $!$7e0)$ #'e/)!"#$ 5 ) $& "e5 *) ,)*!+)+ +e *#$ ,#(/#*e$ !(e/(#$ e$)b*e,!+#$. "ara el cumplimiento de los objetivos de la auditoría interna, los pasos a ejecutar sonA
1. ,#(#,!0!e(# !tapa que estudia el comportamiento deP ente en general y delsector en particular, que consiste enA &iscusiones en el departamento de auditoría interna sobreA a2 Ebjetivos operativos b2 "roblemas propios del sector /onocer como estos objetivos y problemas se enfocan y controlan por el nivel inmediato superior al sector, ente al cual reporta. !studio de la estructura organizativaA a2 4eparto de autoridad y responsabilidad b2 )istema de delegación c2 1nterrelación con otros sectores
d2 1nterrelación entre equipos subordinados. 4evisión de los procedimientosA a2 !stablecer si estos están claramente definidos completos. b2 &eterminar si (ay puntos que permitan conflictos de responsabilidad. c2 &eterminar si están expresados por escrito en manuales, cartas y si están actualizados.
2. Ve/!7!,),!(. !s la realización efectiva de una tarea de auditoría, con base a lo debe ser una función, y a lo predeterminado en cuanto al ordenamiento operativo del sistema funcional del ente, que consiste enA &eterminar si las operaciones y la asignación de responsabilidad actual siguen el plan prescrito o ideado por la &irección )uperior. =erificar una muestra perfectamente elegida o representativa de las transacciones, o un área seleccionada de trabajo,para que sea examinada en detalle. La muestra se obtienede la siguiente maneraA !l tamao de la muestra dependerá del auditor, trabajo que realizara, o profundidad a la que quiera llegar. 3eneralmente, la muestra es pequea pero representativa del total. !l objetivo es encontrar (ec(os claros y concretos. )u preocupación es conocer síA La estructura organizativa y la asignación de responsabilidad siguen los planes de control de la &irección )uperior. !stán los procedimientos establecidos, perfectamente acatados o cumplidos con el sistema de control interno, del propio sector. !stán coordinados los controles internos con los otros sectores operativos. La verificación debe determinar, en primer lugar, cuales áreas o sectores se van a analizar, y esto se puede descomponer de la siguiente formaA 5. La organización como conjunto. +. $rea, división o grupo funcional. 8. &epartamento o grupo característico de departamentos. :.
3.E")*&),!( /onsiste en el estudio de los (ec(os reales, mediante una muestra representativa del contexto, que permita obtener una opinión razonable y valedera sobre %l. )e debe tratar de buscarlas soluciones, dentro de un marco de alternativas factibles y obtener cual es el mejor m%todo a aplicar. Los problemas seránA /oncuerdan los controles secforiales con la práctica de la !mpresaR )i no es asíB /uáles parecen los motivosR !xisten variaciones o desviaciones a los procedimientos establecidosR Los motivos son causados porA Los procedimientosR Etras causasR 4evelan automáticamente los controles secforiales lo queesta fuera dd la norma, lo que requiere atenciónR Los controles sectoriales parecen ser efectivos al seraplicadosR 4. *(7#/0e !s una comunicación para el sector y la &irección )uperior queexplica como los controles están operando, con base en loteórico y lo práctico, ambos dentro del departamento operativo yen relación con los otros sectores de la organización. )eala queel informe antes de su emisión debe ser validado, para asegurarla existencia de acuerdo sobre los resultados. M?#+# 6/#'&e$# '#/ E+)/+ F. N#/be, /oordinador del libro #$uditoría $dministrativa#, seala que se (a establecido que la auditoría administrativa e$ &( 0?#+# ,#($/&,!"# +e )&+)/ ) *) e/e(,!) ) 0ej#/)/ *)$ #'e/),!#(e$ +e $& (e#,!# y consiste en la evaluación y la revisión objetiva de los siguientes elementos importantes de la administraciónA 5. La política de la compaía, incluyendo una determinación de la suficiencia, la amplitud o la existencia de dirección e instrucciones para áreas funcionales importantes. &eben determinarse los efectos de la política o la falta de política. +. Los controles administrativos, que significa en este contexto poderes de la gerencia para dirigir, guiar o restringir las operaciones de la empresa. &ebe tomarse una determinación acerca de que tan adecuados son estos controles administrativos u operativos, desde el punto de vista de su relación con los objetivos de obtención de utilidades, los grados de cumplimiento y la coordinación de los controles operativos con los mandatos de la política de la compaía.
?enciona que todas las auditorías administrativas requieren determinaciones y evaluaciones que se basan en una serie de pasos. Los siguientes pasos esbozan los elementos más importantes de dic(as auditoríasA
1. E$&+!# 6/e*!0!()/ Re"!$!( +e *) N)&/)*e) >e(e/)* +e *) O'e/),!( # +e *#$ 6/#b*e0)$. Do se (ace ningn intento en este punto para establecer descubrimientos específicos, verificar la autenticidad de los informes o tratar ningn detalle en forma definida. !ste estudio debe ser libre de cualquier suposición, premisa o conclusión preconcebida.
2. A(:*!$!$ +e *#$ Re$&*)+#$ +e* E$&+!# 6/e*!0!()/. )e analiza y presupuesta el tiempo y el dinero necesario para una auditoría subsecuente realizada con mas profundidad. !l plan de organización se desarrolla en este momento, y se trazan los objetivos.
3.A&+!#/8) ) F#(+#. La estructura de la organización debería ser la clave para el control de la operación. &eben determinarse los efectos que tengan las decisiones de las gerencias del personal de asesoría o de producción sobre la operación que se audita. 9ambi%n debería evaluarse de que manera afectan la operación las políticas de la compaía, las instrucciones y el sistema de controles. $demás, deben (acerse pruebas de todos los aspectos de la operación, y deben analizarse cuidadosamente los resultados.
4. A(:*!$!$ +e *#$ Re$&*)+#$. Los resultados de la auditoría detallada deben ser analizados. )e debe preparar un informe preliminar, para ser revisado con los ejecutivos responsables de la operación, y sus comentarios deben incluirse en el informe. )i la auditoría se (a completado con %xito, y se (an alcanzado los objetivos, entonces debe presentarse un informe finaP para la alta gerencia. !ste informe debe describir los descubrimientos más importantes que se (ayan (ec(o y las evaluaciones de las operaciones, y deben presentar argumentos convincentes para respaldar las recomendaciones propuestas.
M?#+# 6/#'&e$# '#/ R#be/ J. T!e/)&7 !ste autor en su libroA #$uditoría $dministrativaA /on /uestionarios de 9rabajo#,seala que la este tipo de auditoría !e(e( %&e "e/ ,#( *) )'/e,!),!( +e*,&0'*!0!e(# +e *#$ #bje!"#$ #/)(!)!"#$ '#/ ')/e +e *) e/e(,!)5 +e$&$ 7&(,8#(e$ +e '*)(e),!(5 #/)(!),!(5 +!/e,,!( ,#(/#* +e *#)+e,&)+# +e *)$ +e,!$!#(e$ *)$ ),,!#(e$ +e *) e/e(,!) e( $& )")(,e),!) *#$ #bje!"#$ e$)b*e,!+#$5 De
)8 %&e e* ),e(# $e ,#*#&e e( *)e")*&),!( +e *) ,)'),!+)+ +e *#$ )+0!(!$/)+#/e$ ')/) )+0!(!$/)/. $clara que la #auditoría administrativa se ocupa de la calidad de laadministración, mientras que las auditorías de operaciones se centran en lacalidad de las operaciones. "or tanto, la diferencia básica entre las dosauditorías, no esta en el m%todo, sino en el nivel de apreciación#. La metodología que propone la realización de las siguientes etapasA
1. C#($!+e/),!#(e$ 6/e*!0!()/e$. /omo cualquier auditoría, una auditoría administrativa debe ser planeada cuidadosamente. )e debe definir el alcance, personal requerido y frecuencia.
2.C#(+&,,!( +e &() A&+!#/8) A+0!(!$/)!"). !sto implica la investigación y análisis de los (ec(os del momento mediante entrevistas y cuestionarios de auditorías administrativas para determinar los probremas de la organización.
3.C#(,*&$!( +e &() A&+!#/8) A+0!(!$/)!"). La preparación del informe de auditoría administrativa que comprende los detalles de las investigaciones y recomendaciones de los auditores administrativos representa una parte importante en la conclusión de la auditoría. &esde el punto de vista administrativo, el aspecto principal de la auditoría son las recomendaciones.
M?#+# 6/#'&e$# '#/ A*e<)(+e/ H)0!*#( *($!&e
!l m%todo esta expuesto en un libro tituladoA #La $uditoría $dministrativaA /omo Eptimizar la !ficiencia y !ficacia de su /ompaía #, y seala que la )&+!#/8) )+0!(!$/)!") )b)/,) &() )0'*!) )0) +e '/#,e+!0!e(#$5 0?#+#$ +e e")*&),!(5 '#*8!,)$ e(7#%&e$. Se '/#'#(e )()*!)/5 e")*&)/5 e<)0!()/ ,)*!7!,)/ *) ),&),!( +e *) 7!/0) ,#( /e*),!(5 # b!e( ) &() $e/8e +e (#/0)$ '/e7!j)+)$5 # b!e( ) ,!e/)$ (#/0)$ # +!/e,/!,e$ %&e #)( +e ),e'),!( e(e/)* e( *) ,#0')8). E* #bje!"# e(e/)*5 '#/ *# )(#5 ,#($!$e e( e")*&)/ *) e7!,!e(,!) e7!,),!) +e *) #/)(!),!(. !l enfoque básico debe incluir las siguientes etapas.
1. De7!(!,!( +e* A*,)(,e +e* 6/#e,#. 9anto el personal superior como el personal que lleva a cabo la auditoría deben estar totalmente de acuerdo en cuanto al alcance general e incluirá una evaluación detallada de cada aspecto operativo de la organización.
2.6*)(!7!,),!(5 6/e')/),!( O/)(!),!(.
)e debe formular un plan de acción a fin de llevar la misión. !l plan seala las etapas a seguir y calcula el tiempo requerido para cumplir cada etapa.
3.Re,#'!*),!( +e D)#$ A,&)*!),!( +e *) D#,&0e(),!(. /onsiste en la acumulación de datos informativos relacionados con los sectores definidos en el alcance. Los datos se obtienen de la correspondencia, políticas y procedimientos y otra que se obtiene de los empleados mediante entrevistas. :.I("e$!),!( A(:*!$!$. !s la más crítica del proceso. !n esta etapa se acumulan las pruebas y datos necesarios para dar validez al informe final.
. *(7#/0e. /onsiste en la síntesis del trabajo realizado, la descripción del alcance del proyecto, una relación detallada de las conclusiones principales y un examen de las opciones con que cuenta la administración superior para eliminar los elementos del problema existente.
M?#+# 6/#'&e$# '#/ J#)%&8( R#+/8&e V)*e(,!)
!ste autor en su libroA #)inopsis de $uditoría $dministrativa#, seala que el objetivo principal de la auditoría administrativa es '/#'#/,!#()/ &( ')(#/)0))+0!(!$/)!"# e(e/)* +e* #/)(!$0# $#,!)* &e $e )&+!)5 $e)*)(+# e*/)+# +e e7e,!"!+)+ ,#( e* %&e #'e/) ,)+) &() +e *)$ &(!+)+e$)+0!(!$/)!")$ %&e *) !(e/)( '#/ )(#5 $e)*)(+# )0b!?( )%&e**)$:/e)$ ,&#$ '/#b*e0)$ e
1. E$&+!# 6/e*!0!()/ )e realiza esta etapa basándose en revisiones someras, entrevistas no profundas, etc., con el objeto de formar un criterio sobre el campo de trabajo, tener una idea global y usarla como base para la siguiente etapa.
2.6*)(e),!( +e *) A&+!#/8) La planeación de la auditoría comprende la tarea de integrar un numero de elementos que el auditor administrativo debe tener presente aun durante el análisis preliminar, de otra forma se vería mas tarde en dificultades.
'na fase de esta etapa comprende al programa de auditoría, que es el medio para guiar al auditor administrativo y sus ayudantes, en el que se detallan los diferentes pasos a seguir.
3.*("e$!),!( E<)0e( ?ediante entrevistas, lista de comprobación, cuestionarios, observación de diagramas de flujo, manuales, organigramas, etc., el auditor deberá cerciorarse de obtener la información correcta y suficiente para dar un apoyo confiable a todo el análisis y a las recomendaciones de la auditoría que se realiza.
4.A(:*!$!$ E")*&),!( +e *) *(7#/0),!( Obe(!+) !l cuidado y minuciosidad con que se elabore el análisis determinara el valor de la auditoría, aunque las interpretaciones que se deriven no deben tomarse como conclusiones definitivas, ya que tienen que estar relacionados con otras inferencias y tal vez (asta (aya que reformularlas por alguna razón. La finalidad del análisis, o sea la división por elementos, es preparar una síntesis, que será el proceso de combinar diferentes elementos.
.*(7#/0e F!()* +e A&+!#/8) A+0!(!$/)!") La base para elaborar el informe final de auditoría en forma adecuada esA en primer lugar determinar qui%n lo va a leerR H qu% uso va a tenerR, en segundo lugar, cómo va a estructurarse esteR.
. *0'*)(),!( +e *)$ Re,#0e(+),!#(e$ La implantación de las recomendaciones formuladas por el auditor administrativo es tan importante como cualquiera de las etapas anteriores, ya que constituye el momento en que las medidas de mejoramiento administrativo propuesto deben ponerse en vigor, para resolver los problemas que originaron la aplicación de la auditoría administrativa.
M?#+# 6/#'&e$# '#/ e* *($!&# Me
La metodología que propone incluye la ejecución tres etapas. !stas sonA
*. F)0!*!)/!),!( !l auditor debe familiarizarse con la operación u operaciones que revisará dentro del contexto de la empresa que está auditando a trav%s del estudio deA
Los problemas especiales in(erentes al ramo de la actividad económica en que se desenvuelve la empresa que inciden en la administración de la operación que se revisa La infraestructura específica establecida para (acer frente a la administración de la operación 0planeación, organización, dirección y control2, y Los antecedentes respecto de definiciones detectadas a trav%s de cartas de sugerencras u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o consultores. )e presentan algunos lineamientos que permitirán al auditor sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con la empresa en general y con la operación que se revisará en lo particularB
E$&+!# A0b!e()* !n esta primera fase puede llegarse a obtener información orientada de gran valía que permita al auditor diagnosticar las áreas críticas. !l grado de profundidad en esta investigación inicial será definido por el criterio del auditor. Los principales aspectos a investigar serán los siguientesA La importancia que para la empresa representa la operación que se audita, medida de acuerdo a las repercusiones financieras que tendría sise mejorara su eficiencia lndicaciones tales como rotaciones, razones financieras, etc. !structura de organización política aplicable a la operaciónque se revisa 4eglamentación federal, estatal y municipal que rigen lasprácticas de manejo de la operación lnformación de la forma como la competencia resuelve losproblemas de una operación similar.
E$&+!# +e *) >e$!( A+0!(!$/)!") 4especto a la gestión administrativa de la empresa 0planeación, organización, dirección y control2, el auditor deberá estudiar su instrumentación práctica a fin de conocer, en t%rminos generales sus características y posibles deficiencias. La.evaluación de esta instrumentación, se (ará en detalle en una fase posterior por lo que en este proceso de familiarización, al auditor nicamente le interesa conocer las características esenciales de la misma.
V!$!) ) *)$ *($)*),!#(e$ 9iene por objeto observar directamente como se efectan las operaciones e identificar síntomas de problemas.
**. *("e$!),!( A(:*!$!$
!l objetivo de esta segunda fase de la metodología es analizar la información y examinar la documentación relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la operación en cuestión. !n esta fase, en la que se realizan pruebas de detalle de muy diversas índoles, utilizando especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo estadístico. La utilización de estadísticas resulta particularmente efectiva en esta fase y al respecto se recomienda que aquellas sean verificadas antes de ser utilizadas. !n el caso de que la empresa carezca de información respecto de la competencia o de las estadísticas necesarias para evaluar la operación, el auditor deberá efectuar los estudios e investigaciones necesarias para obtener elementos de juicio suficientes. !l tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dic(a información puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales comoA entrevistas formales, revisión de expedientes, revisión de documentos, observaciones directas, investigación en las /ámaras y $sociaciones a los que pertenezca la empresa, actualización de estadísticas, seguimiento y comparación de (allazgos, etc.
E(/e"!$)$9 Las entrevistas formales son una de las t%cnicas de mayor uso en la auditoría operacional, toda vez que a trav%s de ellas se obtiene la información de primera mano respecto de la operación.
E")*&),!( +e *) >e$!( A+0!(!$/)!") Cabi%ndose realizado en la fase de familiarización, el estudio preliminar de la planeación, organización, dirección y control de la operación bajo examen, en esta fase se procederá a evaluar en detalle la efectividad y eficiencia, de la planeación, organización, dirección y control de la operación bajo examen. &e la planeación deberá estudiarse, fundamentalmente el grado de efectividad logrado para anticipar problemas y programar actividades eficientemente. !n cuanto a la organización, de especial inter%s es la crítica detallada de la estructura de la organización, la clara definición de líneas de autoridad y responsabilidad, la coordinación del o los departamentos encargados de la operación entre sí y con otras áreas de la empresa, así como los niveles jerárquicos y actitud aparente de los empleados y funcionarios encargados de
la operación entre sí y con otras áreas de la empresa, así como los niveles jerárquicos y actitud aparente de los empleados y funcionarios encargados de la operación. 4especto de la dirección, interesan al auditor operacional los indícios que (ablen de la calidad directiva de los ejecutivos, la efectividad del sistema de información que respalda las decisiones de la dirección y la oportunidad de %stas, en cuanto al control, que no es mas que la comparación de lo planeado con lo ejecutado, especial inter%s tiene para el auditor operacional los mecanismos de programación y presupuestación así como su contenido y oportunídad como instrumentos de evaluación.
E<)0e( +e *) D#,&0e(),!( La finalidad de esta t%cnica es coadyuvar a la verificación objetiva de la información sujeta a análisis o bien 1a obtención de algunos datos específicos.
D!)($!,# 'na vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa, se sumará los (allazgos y se sealará la interpretación que se (ace de ellos, reportándose aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencia.
***. F)$e ,/e)!")9 !n esta fase precisará si los problemas detectados son congruentes con la realidad de la empresa. !sta fase no representa, de ninguna manera la solución detallada de los problemas 0dic(a solución corresponde a un trabajo de consultoría2. &eterminados los (allazgos se procederá como sigueA !nsayar un modelo conceptual de la estrategia administrativa que más convenga a la empresa para la operación estudiada de acuerdo a las circunstancias que le rodean, o bien, compararlos con modelos ya establecidosB "recisar la prioridad que debe darse a los elementos del modelo anterior. /onsiderar el costo M beneficio del modelo diseado. !ste modelo puede ser tan simple como lograr una panorámica previa de los problemas y sus soluciones conceptuales, antes de precisar las sugerencias detalladas.
Re"e/!7!,),!( +e H)**)#$.
!l modelo desarrollado se sujetará a una nueva verificación para separar con mayor precisión los (ec(os de las interpretaciones y avanzar (acia el diagnóstico definitivo como sigueA /omparar el esquema con el modelo vigente y asegurarseque las diferencias son importantesB Listar las excepciones encontradas en la confrontación ycompararlas con las que se (abían listado al iniciarse la fasecreativa. 4atificar la existencia de los problemas diagnosticados mediante comentarios con las personas directamenteinvolucradas. $segurarse que se trata de problemas cuya solución esfactible porque existen t%cnicas disponibles para ello. lnterrelacionar los problemas encontrados con los quepudieran (aberse detectado en otras áreas y asegurarse que las alternativas de solución propuestas no generaránmayores o más complejos problemas o agravarán losm existentes.
E*)b#/),!( +e* *(7#/0e9 !laborado el borrador del informe, el auditor deberá proceder aA
D!$,&$!( +e* b#//)+#/ ,#( *#$ !("#*&,/)+#$. &iscutir con los involucrados el borrador del informe,persigue el doble propósito de asegurarse de que se trata de(allazgos reales y que los involucrados coinciden con suexistencia precisamente en la forma en que se describe en elborrador. 'n objetivo adicional de esta discusión es convencer a losinvolucrados a fin de que (agan frente comn con el auditoral presentar el diagnóstico definitivo a la alta gerencia. *(7#/0e +e7!(!!"# !s %ste el informe final de la $uditoría Eperacional. "or las características de la auditoría operacional, el informedebe tener la naturaleza equivalente a un diagnóstico, en elcual se plasmen los (allazgos derivados del trabajo,relacionados con la eficiencia operacional y el efecto y lasconsecuencias de los problemas detectados. !l contenido del informe normalmente debe incluir los treselementos siguientesA $lcance y limitaciones del trabajo. )ituaciones que afectan desfavorablemente la eficaciaoperacional. )ugerencias para mejorar la eficiencia. E* 6/#,e$# +e *) A&+!#/8) O'e/)!") /ualquiera que sea %l o los enfoques seleccionados, para la realización de una auditoría operativa, la metodología básica comprende la ejecución de determinadas fases que cumplidas progresivamente llevan al auditor al logro de sus propósitos.
!l esquema sobre el cual parece (aber acuerdo entre los diferentes autores, está constituido por tres fasesA $uditoria o &iagnósfico "reliminar !xamen y !valuación de Treas /riticas /omunicación de 4esultados. )in embargo, estas fases no deben ser consideradas como partes independientes entre sí, más bien como componentes de un todoB en tal sentido están muy interrelacionadas, ya que entre ellas existe una dependencia de causa a efecto, es decir, una es deducible de la otra, manteniendo con muc(a flexibilidad el orden expuesto dentro del esquema total.!l proceso de la auditoría operativa, que se propone, comprende la realización de fases que permiten obtener el suficiente conocimiento de las actividades examinadas, y que conduzcan a la emisión del informe correspondiente. !stas fases sonA $uditoría o &iagnósfíco "reliminar !xamen y !valuación de Treas /riticas /omunicación de 4esultados )eguimiento
A&+!#/8) # D!)($!,# 6/e*!0!()/ !l propósito de esta fase es, básicamente, obtener información de los aspectos más importantes del área, función, operación, actividad, proceso, etc., lo más rápidamente posible, y que sirva para fines de planificación de la auditoría de la siguiente fase. /omo todo trabajo de auditoría esta fase requiere, previa a su realización, la preparación de un ?emorándum de "lanificación.
E<)0e( E")*&),!( +e /e)$ C/!!,)$. Los propositos de esta fase son los de identificar las #condiciones# favorables o desfavorables, principalmente desfavorables, en cualquiera de los puntos de la gestión operativa de la empresa, determinando si la situación lo amerita acciones correctivas o no. !sta fase proporciona una base firme para la redacción del informe de auditoría. !n definitiva, los propósitos de esta fase son los de la auditoría operativa misma.
C#0&(!,),!( +e Re$&*)+#$ !l proposito de esta fase es el de comunicar los resultados obtenidos, a los ejecutivos de la entidad, mediante un informe de carácter oficial que contenga entre otras cosas los (allazgos detectados y las conclusiones y recomendaciones de auditoría.
Se&!0!e(#
!l propósito de esta fase es comprobar funcionarios directamente involucrados unidades, etc., (an adoptado las acciones correctivas formuladas en las recomendaciones trasmitidas oficialmente en el informe de auditoría. !l proceso de realización de una $uditoría Eperativa, será el siguiente
Comunicación de Resultados
Auditoria o Diagnosco Preliminar
Seguimiento
Auditoria Operacional Examen y Evaluacion de Areas Cricas
'na de las más importantes cambios en el modelo propuesto, tiene auditor que realiza el examen.
razones que puede motivar relación con el tipo de
)obre el particular se admiten dos modalidadesA $uditoría operativa a cargo de auditores internos, ó $uditoria operativa a cargo de auditores externos.
A&+!#/8) O'e/),!#()* ) C)/# +e A&+!#/e$ *(e/(#$ !l (ec(o de ser parte de la organización constituye para el auditor interno una ventaja pues conoce la operativa de la entidad y Pa realización de la $uditoría "reliminar evidentemente se reduce en su alcance, debido a que esta en posesión de antecedentes e información referida a aspectos administrativos y operativos. "ara la empresa resulta muy económico y altamente beneficioso que sea su propia unidad de auditoría interna la que efecte el examen y evaluación de las operaciones administrativas. $dicionalmente, su presencia permanente en la empresa le permite y facilita la ejecucion del seguimiento de las recomendaciones propuestas de su informe, lo que, nuevamente contribuye a incrementar la eficiencia de su servicio.
!n consecuencia, el esquema de la metodología podría modificarse asíA
E<)0e( E")*&),!( +e /e)$ C/8!,)$ C#0&(!,),!( +e Re$&*7)+#$ Se&!0!e(# A&+!#/8) O'e/),!#()* ) >)/# +e A&+!#/e$ E<e/(#$ Los auditores externos pueden ser de firmas privadas o de organismos gubernamentales de fiscalización. /uando las auditorías son realizadas por auditores en estudios privados, la metodología que sigan comprenderá la ejecución de las siguientes fasesA $uditoría o &iagnóstico "reliminar /ontrato de )eryicios !xamen y !valuación de Treas /ríticas /omunicación de 4esultados )e evidencia la inclusión de una fase no considerada en los esquemas anteriores y la exclusión de la fase de )eguimiento. !l contrato de servicios es el documento de compromiso entre la empresa de auditoría y la empresa, donde se condiciona la ejecución de la fase de !xamen y !valuación de Treas /riticas. La fase de seguimiento es más dificil de llevar a la práctica por la discontinuidad que caracteriza a los servicios a cargo de auditores externos, salvo situaciones en contrario o que el seguimiento sea asignado a los auditores internos. !n el caso de los auditores externos pertenecientes a la /ontraloría 3eneral de la 4epblica o entidades que realizan servicios de evaluación, la ejecución se facilita por el acceso irrestricto de estos organismos a las fuentes de información en las entidades sujetas a su control. La auditoría operacional realizada por auditores gubernamentales, pondrá %nfasis en la realización de la fase de $uditoría "reliminar, a las disposiciones legales que norman las actividades de las entidades del estado, por constituir la fuente de autoridad, políticas, restricciones, etc. Las fases de una auditoría operativa a cargo de auditores gubernamentales serán entonces las siguientesA
A&+!#/!) # D!)($78,# 6/e*!0!()/ E<)0e( E")*&),!( +e /e)$ C/!!,)$ C#0&(!,),!( +e Re$&*)+#$ Se&!0!e(# L)$ N#/0)$ +e *) *** C#(7e/e(,!) *(e/)0e/!,)() +e C#()b!*!+)+
!n dic(o evento se elaboraron algunas resoluciones y recomendaciones que #constituyen pautas de carácter general para orientar el trabajo y los estudios que la $sociación lnteramericana de /ontabilidad deberá continuar por medio de sus órganos &irectivos y /omisiones 9%cnicas, a fin de someterse posteriormente, en su caso, al proceso de emisión de opiniones, recomendaciones e informes establecido en los !statutos y 4eglamentos de la propia $sociación#, pero ante la falta de un documento definitivo podría aplicarse en la práctica profesional. /ontinuando con el documento de 1a @lll /onferencia, los puntos + y 8 declaranA
&e *)$ )/e)$ +e A&+!#/8) O'e/)!") $#( '/#'!)$ +e *#$ '/#7e$!#()*e$ +e* :/e) ,#()b*e5 %&!e(e$ ) $& "e ,&)(+# +!,)$ )/e)$ *# e
objetividad e independencia y aplique intensamente su (abilidad analitica y revisora. )in embargo, la probada idoneidad profesional como auditor financiero no es por si sola (abilitante para ejercer como auditor operativo. )e precisa capacitación profesional adicional en la metodología y áreas de posible cobertura administrativa, lo que por al momento es preocupación e iniciativa de auditores y empresas de auditoría. $ este respecto la @lll /onferencia aprobó una resolución referente a los objetivos educacionales de la formación del contador pblico, donde se detallan las áreas básicas que deben cubrir los programas universitarios de las carreras de auditoría y que tienen relación con contabilidad, administración, finanzas, auditoría, análisis de sistemas, computación o procesamiento de datos, matemáticas, economía, derec(o, tributación y (umanidades. !n cuanto a las normas propiamente dic(as, la @lll /onferencia propone la conformacion de grupos, vale decirA Dormas "ersonales Dormas 4elativas a la 4ealización del 9rabaio Dormas 4elativas al lnforme. !n $D!@E M 5, se expone el contenido de estas normas. La /ontraloría 3eneral de la 4epblica (a formulado un conjunto de normas para la realización de este tipo de auditoría.
NORMAS DE AUDITORIA O6ERATIVA N#/0)$ 6e/$#()*e$ 6/!0e/) N#/0)9 !l auditor operativo debe ser una personal con título profesional universitario o equivalente en la especialidad de /ontador "blico y entrenamiento y capacidad profesional para ejercer la $uditoría Eperativa.
Se&(+) N#/0)9 !l $uditor Eperativo debe realizar su trabajo y preparar su informe con cuidado y diligencia profesional.
Te/,e/) N#/0)9 !l $uditor Eperativo debe mantenerse en su posición de independencia a fin de garantizar la imparcialidad de sus juicios.
N#/0)$ Re*)!")$ ) *) Re)*!),!( +e* T/)b)j#
6/!0e/) N#/0)9 !l trabajo de auditoría operativa debe comprender una adecuada planeación y supervisión de los colaboradores.
Se&(+) N#/0)9 !l trabajo de auditoría operativa debe comprender un estudio y evaluación adecuados del sistema de control vigente en la entidad examinada, para determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos a aplicar.
Te/,e/) N#/0)9 !l trabajo de auditoría operativa debe comprender la obtención, a trav%s del desarrollo de la tarea, de los elementos de juicio válidos y suficientes que permitan respaldar las aseveraciones formuladas en el informe.
N#/0)$ Re*)!")$ )* *(7#/0e 6/!0e/) N#/0)9 !l informe deberá reunir como mínimo las características de Eportunidad, ?aterialidad, "rudencia, "recisión, =eracidad, /laridad, lntegridad y /oncisión.
Se&(+) N#/0)9 !l informe deberá como mínimo precisar el objeto de la auditoría, fijando sus limitaciones y alcances y el motivo de su realización.
Te/,e/) N#/0)9 !l informe deberá como mínimo indicar los (ec(os y circunstancias analizados que originan en fallas de gestión.
C&)/) N#/0)9 !l informe deberá como mínimo describir sint%ticamente los procedimientos utilizados para la obtención de los elementos de juicio válidos y suficientes.
&!() N#/0)9 !l informe deberá como mínimo describir todo elemento que, a juicio del auditor, mejore su comprensión.
Se<) N#/0)9 !l informe deberá como mínimo indicar en orden de importancia las recomendaciones sugeridas.
CONTRALORIA >ENERAL DE LA RE6UBLICA 23K NORMAS DE AUDITORIA O6ERACIONAL 231 6*)(!7!,),!( -.5La primera norma de auditoría operacional esA -.+$l planificar la auditoría deberán definirse los objetivos específicos del examen, el alcance y la metodología. !l alcance esta relacionado, por ejemplo, con el período y las actividades, áreas, programas, etc., objeto de la auditoría. La metodología se refiere a la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos a ser aplicados para obtener y evaluar la evidencia competente, suficiente y necesaria para alcanzar los objetivos definidos. -.8!l auditor gubernamental debe obtener una comprensión de las actividades, áreas o programas a ser auditados para evaluar, entre otros temas, la importancia de los posibles objetivos de la auditoría y la factibilidad de alcanzarlos. La importancia de un asunto se estima en relación con los objetivos de auditoría y con los usuarios potenciales del informe. "ara obtener dic(a comprensión el auditor gubernamental debe considerar, entre otrosA a2 Las disposiciones legales aplicables. !ntender las leyes aplicables puedeser esencial para comprender la actividad, área o programa. b2 Los objetivos y metas que surgen de los planes y presupuestos de laentidad. !s esencial que el auditor gubernamental conozca los objetivos ydetermine en forma preliminar si estos son adecuados respecto a la misiónv de la entidad y si están debidamente difundidos entre los respecto a lamisión de la entidad y si están debidamente difundidos entre losfuncionarios responsables de su logro. c2 Las políticas generales de la entidad. "ara evaluar su consistencia con lamisión y los objetivos de la misma. d2 Los criterios que permitan establecer en que medida se (an alcanzado los objetivos importantes definidos. !l auditor gubernamental es responsable de identificar los criterios razonables, alcanzables y relevantes que resultan aplicables a los objetivos específicos de la audítoría. e2 La cantidad de recursos empleados, la naturaleza de las operaciones, los bien servicios que produce o presta la entidad y los resultados alcanzados. f2 La información contable y gerencial. g2 Los (allazgos y recomendaciones significativas detectadas en auditorías
previas. C2 !l estudio de los controles administrativos. 12
232
!l análisis del diseo de los sistemas de administración y control más relevantes a los fines del examen y la evaluación del funcionamiento de los procedimientos y controles identificados, que resulten Ut>les para los objetivos de la auditoria.
S&'e/"!$!(
5. La segunda norma de auditoría operacional esA +. La supervisión incluye dirigir los esfuezos del equipo de auditoría (acia la consecución de los objetivos de auditoría. -8.La actividad de supervisión incluyeA
lnstruir al equipo de auditoría. lnformarse de los problemas significativos. 4evisar el trabajo realizado. $yudar a resolver problemas t%cnicos y administrativos. "roporcionar capacitación durante la ejecución del examen.
-:.Los supervisores deben asegurarse que el personal entienda claramente el trabajo a realizar, por qu% se va a efectuar y qu% se espera lograr. -7.La supervisión del trabajo de auditorSa puede variar dependiendo de importancia del trabajo o de la experiencia del personal. "or ejemplo, sería adecuado que los auditores gubernamentales experimentados revisen la mayor parte del trabajo realizado por otro miembro del equipo.
233 ,#(/#*e$ )+0!(!$/)!"#$ 5. La tercera norma de auditoría operacional esA +. Los controles administrativos, en el sentido más amplio, incluyen el plan deorganización, los m%todos, poPíticas y procedimientos adoptados por la entidadpara asegurar el logro de sus metas. )e (allan inmersos en los procesos deplanificación, organización, dirección y control de las operaciones del programa,área o actividad. $simismo, incluyen los sistemas para medir, informar ymonitorear la ejecución de las operaciones. 8. La siguiente clasificación de Vos controles administrativos tiene por objeto que elauditor gubernamental se concentre en la comprensiWn de tales controles y en ladeterminación de su importancia con respecto a
los objetivos de auditoría./ontroles relativos a las operaciones del programa, á>ea o actividad. lnctuyen las políticas y procedimientos para asegurar razonablemente elcumplimiento de sus objetivos. /ontroles relativos a la validez y confiabilidad de la información. lncluyen las políticas y procedimientos para asegurar que la información obtenida mantenida y revelada sea válida y confiable. /ontroles relativos al cumplimiento de disposiciones legales aplicables. Lncluyen las políticas y procedimientos para asegurar razonablemente que el uso de los recursos sea consistente con las disposiciones legales aplicables. /ontroles relativos a la salvaguarda de los recursos. lncluyen las políticas y procedimientos para asegurar razonablemente que los recursos sean salvaguardados contra el malgasto, p%rdida, uso indebido y siniestros. :. !l estudio de los controles administrativos tiene los propWsitos deA a2 ldentificar las áreas críticas de mayor significaciWn que merezcan un examen profundo y cuyos resultados representen beneficios lmportantes para la entidad. b2 !stablecer el alcance de las pruebas a ser aplicadas en la siguiente fase dela auditoría. c2 &etermínar los recursos (umanos necesarios para las siguientes fases o parte de ellas, tanto auditores gubernamentales con especialidades específicas como personal de apoyo especializado. -7. !l estudio de los controles administrativos incluye. a2
La comprensión de los procedimientos y prácticas aplicadas en las operaciones, con el propósito de obtener información relacionada con los siguientes aspectosA
$l completar esta fase el auditor gubernamental tiene información suficiente para arribar a una conclusión tentativa sobre la efectividad de los controles administrativos. )in embargo, durante el examen profundo de áreas críticas el auditor gubernamental continuará evaluando dic(os controles. b2
La selección de las operaciones específicas, la cual dependerá de la naturaleza de los objetivos, metas y del análisis que se (aga de los componentes importantes del programa, área o actividad bajo examen.
7. !l auditor gubernamental debe considerar que no pueden establecerse reglas rígidas en relación a las t%cnicas a utilizar en la comprensión de los controles administrativos. !l criterio e ingenio del auditor gubernamental juegan un papel importante en esta labor y el enfoque de la auditoría debe concordar con cada situación en particular. 5 E"!+e(,!) 5. La cuarta norma de auditoría operacional es. +. !l trabajo del auditor gubernamental consiste en obtener y examinar evidenciapara arribar a conclusiones e informar respecto a la eficiencia, eficacia yOo economía de las actividades, áreas o programas examinados, así como para sustentar los (allazgos de auditoría. 8. La evidencia deberá sustentar los elementos de los (allazgos de auditoría, a saberA condición, criterio, causa y efecto. :. 4especto a las características de competencia y suficiencia de la evidencia, a su clasificación y a los papeles de trabajo que contienen la mísma, deberán considerarse los aspectos mencionados en el punto ++: de la norma de auditoría financiera.
23C#0&(!,),!( +e /e$&*)+#$ 5. La quinta norma de auditoría operacional es. +. !l informe seráA /ompleto y conciso, si contiene información suficiente con respecto a la magnitud e importancia de los (allazgos, posibilitando la comprensiónadecuada y correcta de los asuntos que se informan. )in embargo, no debeincurrírse en un exceso de detalle que distraiga la atención o distorsione el mensaje. =eraz, si los (allazgos y conclusiones informados están sustentados porevidencia suficiente y competente. lmparcial, si la presentación de los resultados del examen es objetiva,evitando la tendencia a exagerar o enfatizar los resultados obtenidos, queden lugar a interpretaciones erróneas. /onvincenfe, si la exposición es suficientemente persuasiva para convencera los lectores de la validez de los (allazgos, de la
razonabilidad de lasconclusiones y de la conveniencia de las recomendaciones. /laro, si tiene una estructura lógica y emplea un lenguaje directo ydesprovisto de tecnicismos, facilitando su lectura y comprensión.
/uando se vea conveniente, deben utilizarse elementos de apoyo visual 0fotografías, diagramas, gráficos, mapas, etc.2 para aclarar y resumir información compleja y de difícil comprensión. -8. !l contenido del informe debe (acer referencia a. a2 Los objetivos específicos del examen b2 !l alcance del examen, indicando la profundidad y cobertura del trabajo realizado para cumplir los objetivos de auditoría. Los auditores gubernamentales, en la medida que sea posible, deben establecer la relación que existe entre la muestra revisada y el universo, identificar las dependencias, ubicación geográfica y el período bajo examen, especificar los tipos y fuentes de evidencias utilizados y explicar los problemas relacionados con la calidad u otros de la evidencia. Los auditores gubernamentales tambi%n deben incluir una referencia a las limitaciones de la información o al alcance del trabajo de auditoria. c2 La metodología, explicando claramente las t%cnicas empleadas para obtener y analizar la evidencia necesaria para alcanza> los objetivos de la auditoría. !sta explicación debe identificar cualquier supuesto significativo que se (aya usado al ejecutar la auditoríaB tambi%n debe describir las t%cnicas comparativas que se (ayan aplicado, 5-7 criterios e indicadores que fueron utilizados y, cuando se (ayan empleado m%todos de muestreo, explicar la forma en que se diseo 1a muestra y las razones para su selección.
K4.E* !(7#/0e +ebe e<'#(e/9 a2 Los (allazgos significativos que tengan relación con los objetivos de auditoría. lncluirá la información suficiente, competente y relevante de los (allazgos para facilitar su comprensión y para que su exposición sea convincente y objetiva, bajo una perspectiva apropiada. $demás, incluirá información pertinente sobre los antecedentes paru que los lectores comprendan adecuadamente los (allazgos. b2 Las conclusiones que surgen de inferencias lógicas, basadas en los (allazgos de auditoría. 9ales conclusiones dependerán de lo persuasiva que resulte la evidencia que sustenta los (allazgos y lo convincente de la lógica utilizada para formularlas.
c2 Las recomendaciones que se consideren apropiadas para corregir las causas del problema y mejorar las actividades, áreas o programas de la entidad. d2 Los comentarios de 1os responsables de lasevaluados objetivamente y mencionarse las medidas correctivas comprometidas o planeadas, sin que las mismas se acepten como justifrcativos para no revelar los (allazgos.
TEMA 3 LA REALIACION DE ACTIVIDADES EN LA AUDITORIA O6ERACIONAL !l proceso de la auditoría operativa comprende la realización de una serie de actividades
que cumplidas, permiten a los auditores obtener el suficiente conocimiento de las operaciones examinadas, y que conduzcan a la emisión del informe.
1. RECO6RUECRÓN DE INFORMACION "uede decirse que la auditoría operativa consiste en un proceso ininterrumpido de obtener información. La materia prima con la que trabaja el auditor es la información, que se somete a un proceso de análisis y cuyo resultado final son las conclusiones establecidas. 6LANIFICACION DE LA ESTRATE>IA DE AUDITORIA La planificación, por su complejidad, es la actividad más importante de todo el trabajo de auditoría operacional, razón por la cual se (ace necesario prever con escrupulosidad todos los pasos a seguir. 'na adecuada planificación, constituye la nica forma de controlar los exámenes, procedimientos y pruebas que van a desarrollarse, y de esta manera optimizar el tiempo al ejecutar las pruebas que (an sido programadas. La planificación, es un plan estrat%gico que se basa en los objetivos de la $uditoría
EperacionaL )u objetivo consiste en realizar y ejecutar el proceso necesario para probar los objetivos planteados mediante la realización de pruebas que permitan obtener evidencia suficiente, competente y pertinente, que soporte la emisión de un informe con la formulación de recomendaciones, si fuera elcaso. 9odo ello, determina el !nfoque de "lanificación, es decir, la forma mediante la cual el auditor operacional aplica su estrategia para la obtención de la evidencia. La obtención de la evidencia incluye por tanto, la "lanificación del 9rabajo y el diseo de los "rogramas de $uditoría. NORMAS SOBRE 6LANIFICACION !n general las Dormas de $uditoría (acen referencia a que el trabajo de auditoría, debe ser planeado apropiadamente. "ara cumplir con esta Dorma, se deberá disear una estrategia global, es decir, el trabajo no puede realizarse de una manera improvisada, sino que es necesario (acer planes anticipados. !sta planificación consistiera en decidir previamente los procedimientos gue van a emplearse, su extensión y en que momento se van a aplicar, así como, planear los "apeles de 9rabajo en que van a registrarse los resultados. 9ambi%n forma parte de la planificación, el decidir la cantidad de personal que deberá asignarse altrabajo. $ estos efectos, se debe considerarA La importancia del conocimiento de las actividades de la entidad y del contexto enelcual se desanollan. 'tilización de t%cnicas y prrcedimrbnfos para la realización del examen de lagestión operativa de la empresa.
VENTAJAS DE 6LANIFICACION Las principales ventajas de la planificación son que permiteA bentificar las actividades más importantes de la empresa. ldentificar puntualmenfe los problemas gue puedan surgir a lo largo de la auditoría. $signar el personal con la sufrciente experiencia y conocim>ento tanto de la entidad
como del sector. /omunicar al equipo de auditoría los objetivos de la misma. Los requisitos de la planificación de la auditoría a cumplir, son los siguientesA "recisión. !n la ejecución de acciones de antemano planeadas y de una manera completa.
OBJETIVOS U ENFOUES DE LA 6LANIFICACION !l propósito de la planificación es identificar los objetivos de la audítoría, y determinar los procedimientos necesarios para alcanzarlos, de una forma eficaz y con el menor costo posible. lmplica la selección de t%cnicas y procedimientos a ser aplicados en el examen, y se reflejan y estructuran en el 6/#/)0)$ +e A&+!#/8) . La planificación, demanda el desarrollo de una estrategia de la forma en que se espera o estima que responderá la empresa, pues planificar consiste en definir el objetivo y determinar el plan de acciones para conseguirlo, es decir, la forma más adecuada y eficaz de distribuir y aplicar los procedimientos de auditoría. )e busca un enfoque de actuación y desarrollo lógico, adaptado a las características de la empresa, y que en la organización del trabajo de los auditores se evite la realización de acciones repetidas o duplicadasB para ello, es preciso tener presente la relación existente entre los objetivos y los procedimientos de auditoría.
LOS OBJETIVOS DE LSU RELACION CON LOS 6ROCEDIMIENTOS Las actividades que ejecuta la empresa se convierten para los auditores en los Ebjetivos de $uditoría, de lo que se trata de probar es si su ejecución se realiza con eficiencia,
efectividad y economía, mediante la aplicación de los 6/#,e+!0!e(#$ +e A&+!#/8). !l propósito consiste en que para evaluar estas activídades, se (ace necesario establecer %l o los objetivos específicos de la auditoría y, posteriormente, se disean los procedimientos necesarios para obtener la evidencia suficiente y pertinente. !ste proceso culminara con el logro del o los objetivos fijados o revelara una deficiencia o debilidad en la actividad. La evidencia reunida en el examen de auditoría proporciona los medios por los cuales alcanzamos ese estado de seguridad llamado conocimiento, que se opone a la mera creencia. "ara obtener un conocimiento verdadero y lograr adquirir una evidencia valida, el auditor debe contar con la capacidad y conocimientos adecuados, para así poder estar en condiciones de interpretar aquello que examina. /uando tratamos de obtener un conocimiento verdadero a trav%s de nuestros sentidos y observamos un objeto, puede suceder que la afirmación que nuestros sentidos no sea válida, ya que el ver no siempre es el creer, sino que depende de la ínterpretación que le demos a una cosa de acuerdo con nuestros conocimientos. Lo que demuestra que la evidencia en materia de auditoría se deriva de una conclusión basada en el conocimiento que tengamos de todo aquello que este a nuestro alcance. !ste conocimiento se adquiere mediante el diseo lógico de los procedimientos de auditoría y su correcta aplicación.
EL CONTROL INTERNO La función de planificación se orienta (acia el futuroB (acia lo que debe lograrse y como (acerlo. !n esencia, la planificación incluye acciones que los ejecutivos determinan los objetivos para el futuro y los medios apropiados para lograrlos. !1 resultado de esta función es un plan, conformado por cuatro elementos fundamentalesA los objetivos, las acciones, los recursos y la implantación. L#$ #bje7!"#$ !specifican las condiciones futuras que los ejecutivos esperan lograr. L)$ ),,!#(e$ )on los medios o actividades especificas planificadas para lograr los objetivos. L#$ /e,&/$#$ )on las asignaciones en clase y cantidad que pueden ser aplicados a las actividades. L) !0'*)(),!( )ignifica la asignación de dirección que debe tomar el personal para llevar a cabo el plan.
La función control, incluye todas las acciones que los ejecutivos llevan a cabo en su intento por asegurar que los resultados reales concuerden con los planificados. "ara que el control sea eficaz es necesarioA &esarrollar estándares para las variables que pueden controlarse, para conocer (astaque punto se esfá logrando los objetivos empresanales. Los esfándares nos sealan losresultados que razonablemenfe se espera obtener por la ejecución de actividades en laempresa. /ontar con un sisfema de información disponible para evaluar Oos estándaresestablecidos y la información financiera. !sfe sisfema debe brindar información paraque los niveles ejecutivos puedan tomar decrsiones. Que los ejecutivos pueden tomar las acciones correctivas para conegir desviaciones yse cumplan las leyes y normas aplicables. !sfa acción correctiva permitirá prevenir queno se incuna nuevamenfe es esfas desviaciones. /ontar en la empresa con un conjunto de procedimientos de control. !sfosprocedimlbnfos se traducen en la implantación de un sistema de control interno. &e lo expresado anteriormente, podemos concluir que la planificación y el control, son funciones estrec(amente relacionadas. lMa planificación tendrá poco valor si los ejecutivos no aplican mecanismos de control apropiados. Los ejecutivos buscan la mejor manera de controlar las empresas que están bajo su responsabilidad y con ese propósito implantan los controles internos, que permitan detectar oportunamente desviaciones respecto de los objetivos trazados. Los controles internos fomentan la eficiencia operativa de la empresa. !n un sentido amplio el control interno se puede definir, segn el lnforme /E)E, comoA &( '/#,e$# e7e,&)+# '#/ e* ,#($ej# +e )+0!(!$/),!(5 *) +!/e,,!( e* /e$# +e* 'e/$#()* +e &() e(!+)+5 +!$e)+# ,#( e* #bje# +e '/#'#/,!#()/ &( /)+# +e $e&/!+)+ /)#()b*e e( ,&)(# ) *) ,#($e,&,!( +e #bje!"#$ +e(/# +e *)$ $!&!e(e$ ,)e#/8)$9
E7!,),!) e7!,!e(,!) +e *)$ #'e/),!#(e$ F!)b!*!+)+ +e *) !(7#/0),!( 7!()(,!e/) C&0'*!0!e(# +e *)$ *ee$ (#/0)$ %&e $e)( )'*!,)b*e$ 'n análisis de esta definición, tal como seala el lnforme /E)E, nos revelara ciertos conceptos fundamentalesA !l control interno es un proceso que esta incorporado dentro de las funciones que ejecuta la empresa, gue permite la supervisión de su comportamiento y aplicabilidad en cada momento. 'n sistema de control interno eficaz, está íntimamente ligados al %xito de los programas de calidad, impulsados por la
empresa. !s un medio utilizado para la consecución de un fin, no un fin en sí mismo. !l control interno es llevado a cabo por personas, que se encargan de establecer objetivos y establecer los mecanismos de control de las operaciones. Do se trata de solamente emitir, preparar y divulgar el control interno mediante manuales de políticas e impresos, sino de personas a quíenes se debe comprometer con sus acciones en cada nivel de la organización. !l control interno solo puede aportar un grado de seguridad razonable, no una seguridad total, debido a las limitaciones propias de toda función, a la relación costoMbeneficio, errores u omisiones debido a fallas (umanas y la posibilidad de actos de colusión que puedan cometer funcionarios de la empresa. !l control interno esta implementado para facilitar el cumplimiento de los objetivos diseados en la misión de la empresa. !stos objetivos pueden ser de toda la empresa o de una activídad especifica. Los objetivos empresariales, seala el lnstituto de $uditores lnternos de !spaa, se pueden clasificar en tres categoríasA
O'e/),!#()*e$ 4eferente a la utilización eficaz y eficiente de los recursos de la empresa. !(7#/0),!( F!()(,!e/) 4eferente a la preparación y publicación de estados financieros fiables. C&0'*!0!e(# 4eferente al cumplimiento por parte de la entidad de las leyes y normas que lesean aplicables. "ara efectos de la realización de la auditoría operacional adquieren singular importancia los objetivos operacionales y de cumplimiento. Los componentes del control interno sonA
E* E(#/(# +e C#(/#* L) E")*&),!( +e R/e$#$ A,!"!+)+e$ +e C#(/#* *(7#/0),!( C#0&(!,),!( S&'e/"!$!(
E(#/(# +e C#(/#* La empresa en su conjunto esta influenciada por el entorno de control. !sta influencia se refleja de manera significativa en el establecimiento de los objetivos empresariales, en la evaluación de riesgos, en las actividades de control y en el sistema de información gerencial y supervisión. Los antecedentes y la cultura de la empresa constituyen la base para el establecimiento del nivel de concientización e integridad del personal respecto del alcance, contenido y objetivos del control interno. La integridad y el equilibrio de los valores %ticos y morales, son esenciales para la vigencia de políticas y controles satisfactorios y su influencia en las actividades operacionales de la empresa. Do basta comunicar los valores %ticos y de comportamiento a los empleados, lo fundamental es practicarlos a trav%s del ejemplo de los ejecutivos. 9al como se mencionó anteriormente, el control interno esta ligado a la estructura organizativa de la empresa que proporciona el marco en el que se planifican, ejecutan y controlan las operaciones. 'no de los aspectos más importantes es el establecimiento de los niveles de autoridad y responsabilidad, y el establecimiento de los canales adecuados de comunicación. 'na tendencia
actual en las estructuras organizativas, es delegar autoridad (acia todos los niveles de la empresa. !l desafío es cuanto delegar.
E")*&),!( +e *#$ R!e$#$ 9oda actividad empresarial implica un riesgo. !s responsabilidad de los ejecutivos determinar el nivel de riesgo que se considera aceptable para la empresa y tratar de mantenerlo dentro de límites aceptables.!l establecimiento de los objetivos de la empresa esta vinculado a los riesgos que demanda su consecución, lo que demandará que se tengan que adoptar las acciones necesarias paracorregir posibles desviaciones, en razón de que los riesgos constituyen un procesointeractivo continuo. Los riesgos o factores que pueden afectar a una empresa, que precisan una atención especial, pueden ser de naturaleza interna o externa. Los riesgos más significativos en elmarco externo están representados porA !l avance tecnológico. !lcambio social. /ambios en las expectativas de los consumidores. La competencia. /ambios en la normativa económica, política, legal, etc. !n el marco interno porA La idoneidad delpersonal. /onciencia y compromiso de los ejecutivos. /ultura y valores inadecuados. /ambios en las políticas. /ambios en el personal ejecutivo. !jecución de reestructuraciones operacionales. lmplantación de nuevos sr.stemas. $cciones inadecuadas de detección de riesgos, etc. 'na de las responsabilidades de los auditores es la de aplicar un conjunto de t%cnicas, procedimientos y m%todos cuantitativos y cualitativos, que permitan la detección de acciones y (ec(os que puedan incrementar los niveles de riesgo a nivel de la empresa o de procesos específicos, y proporcionar evaluaciones para la corrección de estas desviaciones de manera oportuna. Los riesgos detectados deben ser objeto de evaluación con el propósito de establecer su importancia, frecuencia y las acciones que se deben aplicar o adoptar para reducir su impacto en las operaciones de la empresa.
A,!"!+)+e$ +e C#(/#* Las actividades de control están referidas al conjunto de normas, políticas, procedimientos, m%todos y prácticas, tendentes a asegurar que las decisiones de los ejecutivos se cumplan, y a la adopción de las medidas necesarias para atenuar el riesgo, que pueda poner en peligro la consecución de los objetivos. Las actividades de control están relacionadas con la evaluación de las operaciones, al permitir analizar y comparar los logros obtenidos, conA Los presupuesfos. !stándares o indicadores de rendimiento. "olíticas. 4esuOfados de ejercicios anteriores. Los competidores. !l grado de segregación de funciones o actividades, efc. La confiabilidad, oportunidad, exactitud de la registración y autorización de las operaciones y transacciones financieras. !l grado de cumplimiento de la normativa legaX aplicable a la empresa. Las actividades de control forman una parte esencial de las actividades de gestión de una empresa, en su intento de lograr el cumplimiento de sus objetivos. Las actividades de control no son un fin en si mismas, tampoco solo un conjunto de normas que existen para #(acer lo que (ay que (acerY Do olvidemos que no (ay dos empresas iguales, cada empresa establece sus objetivos y estrategias de implantación de controles, que serán diferentes en cada caso. !n las empresas las personas encargadas de su cumplimiento son diferentes, aplicaran sus propias ideas sobre control i nterno. $demás, el control interno es el reflejo de su entorno, cultura, su visión, misión, organización, (istoria y otros factores propios de la empresa. )in plan no (ay control. H sin control no (ay aprendizaje.
*(7#/0),!( C#0&(!,),!( 9odas las empresas precisan contar con un sistema de información gerencial y obtener información oportuna y confiable relacionada con las actividades que ejecutan y de los acontecimientos entorno empresarial. Las necesidades de información que precisan los ejecutivos o decisores y otros niveles de la empresa, en t%rminos generales, estarán referidos a la magnitud del problema y al deseo de incrementar los beneficios, minimizar y lo reducir los riesgos. "or estas circunstancias, los requerimientos cuantitativos y cualitativos de información estarán referidos al tiempo, incertidumbre o riesgo de los beneficios y sacrificios de la decisión. La complejidad de una organización requiere el establecimiento de un sistema de información, que podríamos definirlo como un conjunto de elementos interrelacionados y orientados a establecer un flujo continuo y eficiente de
comunicación ascendente, descendente y transversal, que servirá para satisfacer los requerimientos de distintos usuarios, tanto internos como externos, en especial a la administración para poder determinar objetivos, políticas, definir y analizar alternativas y conocer los resultados de la gestión. &e manera resumida podemos definirla tambi%n comoA el conjunto de elementos que interactan entre si dentro de un esquema de orden para permitir la toma de decisiones. 'n usuario, en especial, un ejecutivo de empresa, para poder decidir sobre un problema se vale de toda la información a su alcance, generando con ella alternativas de las cuales finalmente selecciona la que considere mas óptima o adecuada a las circunstancias. !l sistema de información esta ligado a las funciones del proceso administrativo, aspecto por el cual los requerimientos de información para la planeación, estarán relacionados con los objetivos estrat%gicos, objetivos generales, políticas y alternativas, así como las relativas a los objetivos operativos, planes, programas y presupuestos. La información para operación es en gran parte generada por la actividad de planeación y consiste básicamente en material informativo que por su naturaleza será mas precisa y exacta que la información de la planeación, ya que corresponde a situaciones conocidas. /on relación a la información de control, esta emana de la comparación de la información de planeación y operación, es normalmente precisa, exacta y muy concreta. La información referente a la planeación estrat%gica es la de mayor jerarquía, en razón de que cubre un periodo mayor. !ste aspecto determina que esta información sea la que presente un riesgo mayor en cuanto a confiabilidad y precisión y por tanto un grado mayor de contingencia. "ara que la información sea de verdad til para la toma de decisiones, desde el principio de debe tomar en cuenta dos elementosA
A* &$&)/!# # +e,!+!+#/5 L) +e,!$ !( e$'e,!7!,). En forma resumida, podemos mencionar que los requisitos de un uen sistema información para un control e!ca" y de calidad, son los siguientes# Relevancia: $a información dee sasfacer ra"onalemente las necesidades del usuario mediante la comunicación de los %ec%os de mayor signi!cación& Oportunidad: $a información dee emirse en empo y lugar convenientes para el usuario&
Precisión: $a información dee estar comprendida entre los estrec%os l'mites de la aproximación, uscando un acercamiento a la exactud& lntegridad: $a información dee ser ex%ausva, completa, ello signi!ca que incluir( al menos todas las partes esenciales& Claridad: $a información dee ser inteligile, f(cil de comprender y accesile& Sufciencia: $a información dee ser apta y conveniente para los requerimientos del usuario Prudencia: $a información dee expresarse con cautela y precaución& El informante deer'a uicarse entre la re)exión y la precisión, tendiendo a evitar los riesgos que podr'an emanar de la informacion que comunica*
Normalización: $a información dee asarse en normas o necesidad de consecuencia, uniformidad o Compariilidad que pudiera requerir el usuario& Sistemazacion: $a intormación dee presentarse de manera org(nica, lo que signica que dee fundamentarse en un con+unto de reglas armónicamente entrela"adas& Verifcabilidad: $a información dee permir su comproación mediante demostraciones que la acrediten y con!rmen& Cerdumbre: $a información dee elaorarse con ase en un conocimiento seguro y claro de los acontecimientos que comunica, es decir que la cerdumre en la información %a de entenderse como el fundamento o+evo de toda aseveracion !rme& Confabilidad: $a información dee prepararse conforme a normas y reglas que le otorguen car(cter de cre'le& Racionalidad: $a información dee ser lógica y resultado de la aplicacin de un m-todo adecuado&
Praccabilidad: $a información dee reunir los atriutos que permitan su uli"ación& lrremplazabilidad: $a información no dee ser sustuida por otra& Converbilidad: $a información dee poder transformarse o reducirse a datos fundamentales, eventualmente permutales& Producvidad: $a información dee prestar una ulidad para los efectos del usuario, que exceda los esfuer"os necesarios para su otención .relación costo/ene!cio0& $a comunicación es in%erente a los sistemas de información, en efecto, la empresa dee estalecer canales adecuados para que la comunicación del personal, llegue a los e+ecuvos& Si no existen l'neas de comunicación aiertas, si como, una actud recepva por parte de los e+ecuvos, la comunicación quedara loqueada& $a comunicación no solo dee ser e!ca" internamente, dee exisr, tami-n una adecuada comunicación externa, principalmente con los clientes y proveedores, para la otención de información referente a la calidad de los servicios prestados, as' como la existencia de nuevas modalidades de ofertas o productos& Supervisión El sistema de control interno implementado en la empresa, dee ser evaluado periódicamente con el propósito de estalecer su vigencia y correcta aplicación, por cuanto deido af empo puede %aer ido perdiendo su e!cacia o de+ar de aplicarse& $as causas de la p-rdida de e!cacia pueden ser la runa, camios en el personal, inadecuada información, escaso nivel de supervisión, restricciones en empo y costo, presiones internas, etc& $a evaluación implica el examen del sistema de control interno, en su funcionamiento real, mediante un rastreo de las normas, m-todos, pol'cas, procedimientos, etc&, deido a la existencia de posiles camios, modi!caciones informales, o que simplemente de+aron de e+ecutarse& El propósito de esta evaluación es estalecer, si el sistema ofrece una ra"onale seguridad con respecto a que los o+evos estalecidos, sean logrados& $a evaluación del sistema de control interno, en su caso, podr'a ameritar la emisión de un informe, a la persona responsale de la función o proceso, as1 como a los e+ecuvos, sore los %alla"gos importantes estalecidos en este examen y la formulación de recomendaciones tendentes a enmendar las de!ciencias, corregir o proponer camios en las normas, pol'cas, procedimientos, etc& $a evaluación del funcionamiento del sistema de control lnterno de la empresa ser( el
resultado de la aplicación de las t-cnicas de auditor'a tales como la indagación, oservación, revisión de los manuales de pol'cas, organigramas, procedimientos e instrucciones internas y otros datos similares aplicados por la empresa, as' como conversaciones con los e+ecuvos de ciertas (reas de la organi"ación $os m-todos mas uli"ados para documentar adecuadamente la evaluación del sistema de control interno de la empresa y que a la ve" pueden servir para de+ar constancia de %aer efectuado tal evaluación son los siguientes# ! C"S#$ONAR$O %! CON#RO! $N#RNO Es uno de los m-todos mas extendidos, tanto entre las !rmas de auditores externos como internos& Consiste en una encuesta sistem(ca, presentada a+o la forma de pregunta referidas a aspectos (sicos del sistema, y en la que, por lo general, una respuesta negava evidencia una ausencia o de!ciencia en los controles& Este m-todo ayuda a asegurar que todos los puntos (sicos de control sean considerados& Pero presenta el inconveniente de que las preguntas, al ser modelos est(ndares, resultan r'gidas y restricvas y a menudo, precisan un replanteamiento general y no siempre permiten al auditor tener una visión clara del sistema, dado lo voluminoso que resulta a veces, no permiendo disnguir entre las de!ciencias importantes y las de escasa relevancia& &#O%O %SCR$P#$VO Este m-todo se asa en la explicación detallada de las caracter'scas del sistema que s- esta evaluando, descriiendo procedimientos registros formularios, arc%ivos, empleados y unidades que intervienen en el sistema& Presenta el inconveniente de que muc%as personas no enen %ailidad para expresar sus ideas por escrito, en forma clara, concisa y sint-ca lo que trae como consecuencia que algunas deilidades en el control no queden expresadas en la descripción& N#O%O % %$A'RA&AS % AC#$V$%A% % N'OC$OS(%AN) $os diagramas de DA2 constuyen un instrumento para dise3ar y elaorar de )u+o de traa+o y de procesos& Este m-todo provee los datos necesarios para de descripción de un proceso y las disntas operaciones que e+ecuta actualmente una empresa, mediante la uli"ación de una representación gr(!ca& $a uli"ación del DA2 se reali"a para conocer el cómo se est(n %aciendo las tareas, deiendo para el efecto un con+unto de s'molos, que (sicamente son# Acción Representada por un circulo& Cada uno signi!ca una etapa del proceso, deiendo iden!carse con una descripción y un numero& Al llegar a la 4función de negocios4 se dee inscrie en un cuadrado& $a función de negocios se de!ne, seg5n 2ereo Roerto Parro, como 4un con+unto de acvidades, %omog-neas o no que producen un resultado !nal de!nido4&
%ecisión Es un circulo interceptado parcialmente por un romo, que puede uicarse seg5n convenga al tra"ado del DA2& Comienzo * terminación del +u,o Se representa por medio de un óvalo aplanado y representa el comien"o o el !nal de un )u+o& El comien"o se relaciona con un proceso del cual se pasa a las acvidades que lo conforman %asta la terminación del mismo, que puede implicar la acción de arc%ivo, despac%ar, ingresar, etc& Conector de +u,o interno * e-terno Esta representado por l'neas rectas o curvas, con una )ec%a en la punta que se3ala la dirección del proceso& $os conectores deen incluir información sore la descripción del documento, su origen y desno !nal& El conector externo se representa mediante un cuadrado y en su ase un tri(ngulo, re)e+a la incorporación de información proveniente de una fuente externa& Arc.ivo e in/ormes Se representa mediante un rect(ngulo incompleto, en efecto uno de sus lados esta aierto y es uli"ado para arc%ivar información manual o computari"ada que podr( ser uli"ada por acciones determinadas& Cambio de p0gina Es un circulo m(s peque3o, en el que indica del n5mero de la p(gina del proceso, cuando su representación implica la uli"ación de mas de una p(gina&
S1mbolos "lizados n !os %AN
&#O%O % %$A'RA&A % R!AC$ON (%%R)
Es un m-todo que permite conocer en detalle los traa+os que se e+ecutan en la actualidad, con el propósito de comproar s6 los procedimientos de control interno dise3ados y con ase en los resultados poder reali"ar los camios o el redise3o de los procesos& $a información que se puede otener del diagrama de relación se re!ere al cumplimiento de pol'cas y normas, cr6terios para la emisión de informes, datos sore recursos %umanos, detalles sore el proceso de datos, manual o computari"ado, etc& El formato para la preparación de este m-todo consta de tres columnas# Primera columna# se re!ere a 7as acvidades que %acen al )u+ooperacional& Segunda columna# indica el )u+o de acvidades del sistema queexpresa el traa+o del sistema de computación y 7as ases de datosdesanollados por la empresa& 8ercera columna#se descre literalmente las acc6ones de acvidades& $os s'molos uli"ados en el DDR, son los siguientes# Acción Se representa mediante un rect(ngulo& %ecisión Esta representado por un romo, en sus aristas se representan las alternavas& #erminal de computadora Esta representado por un rect(ngulo e incorpora internamente un rect(ngulo con las aristas recortadas& Arc.ivo en computadora Se representa mediante un cilindro& ln/ormes Se representa mediante un rect(ngulo recortado en su ase& Arc.ivo de in/ormes
$a forma de representac'ón es un rect(ngulo incompleto en su dise3o& lniciación2 terminación de traba,o Se representa mediante un ovalo aplanado y se uli"a para iden!car el inicio o la conclusión de un )u+o& %irección de +u,os Es un conector representado mediante una )ec%a que se3ala la dirección de un )u+ Conector e-terno Se uli"a para descriir la interacción de un )u+o con otro externo, se represena mediante un cuadrado en cuya ase se incorpora un tri(ngulo&
S$&3O!OS "#$!$4A%OS N !OS %AN
% (%%R)
&#O%O % %$A'RA&A R!AC$ON
Es un m-todo que permite conocer en detalle los traa+os que se e+ecutan en la actualidad, con el propósito de comproar si 6os procedimientos de control interno dise3ados y con ase en los resultados poder reali"ar los camios o el redise3o de los procesos& $a información que se puede otener del diagrama de relación se re!ere al cumpl6m6ento de pol'cas y normas, criterios para la emisión de informes, datos sore recursos %umanos, detalles sore el proceso de datos, manual o computari"ado, etc&
El formato para la preparación de este m-todo consta de tres columnas# Primera columna# se re!ere a 7as acvidades que %acen al )u+ooperacional& Segunda columna# indica el )u+o de acvidades del sr&sfema queexpresa el traa+o del srsfema de computación y 7as ases de datosdesarrollados por la empresa& 8ercera columna#se descrie literalmente las acc6ones de acvidades& $os s'molos uli"ados en el DDR, son los siguientes# Acción Se representa mediante un rect(ngulo& %ecisión Esta representado por un romo, alternavas& en sus aristas se representan las alternavas #erminal de computadora Esta representado por un rect(ngulo e incorpora internamente un rect(ngulo con las aristas recortadas& Arc.ivo en computadora Se representa mediante un cilindro& ln/ormes Se representa mediante un rect(ngulo recortado en su ase& Arc.ivo de in/ormes $a forma de representación es un rect(ngulo incompleto en su dise3o& lniciación2 terminación de traba,o Se representa mediante un ovalo aplanado y se uli"a para iden!car el inicio o la conclusión de un )u+o& %irección de +u,os Es un conector representado mediante una )ec%a que se3ala la dirección de un )u+o& Conector e-terno Se uli"a para descriir la interacción de un )u+o con otro externo, se representa mediante un cuadrado en cuya ase se incorpora un tri(ngulo& Cambio de pagina Se representa mediante un circulo que Se expone en la tercera columna para el camio de Pagina& S1mbolos %e !os %iagramas %e Relación
&5#OOO % 67!O8C9AR#S6 O 7!"O'RA&AS Se trata de un m-todo desnado a simpli!car la tarea de descripción de los proced6mientos y t-cnicas mediante el uso de gr(!cas de movimiento, tami-n llamadas )u+ogramas o d6agramas de )u+o& 9n diagrama de )u+o es una representación gr(!ca simólica de un sistema o serie de procedimientos mostrada cada uno de ellos de forma secuencial& El diagrama de )u+o proporc6ona una imagen clara del sistema, mostrando la naturale"a y secuencia de los proced6mientos, división de responsailidades ,fuentes y distriucion de documentos y pos& $os )u+ogramas permiten representar gr(!camente el encadenamiento de las operaciones administravas, precisando que documentos (sicos se uli"an, de que serv6cios emanan y quienes son los que los real6"an& Adem(s, a trav-s del diagrama de )u+o es posile mostrar la separación de deeres, autori"aciones, aproaciones y veri!caciones internas que ene lugar dentro del sistema& De manera resumida podemos se3alar que las principales venta+as de este m-todo son las siguientes#
lden!ca la existencia o ausencia de controles, por la descripción decada uno de los procesos en forma individual&
Permite apreciar de manera gloal y panor(mica los disntosprocedimientos que se aplican y permite el an(lisis de losprocedimientos y m-todos vigentes& Permite iden!car desviaciones en los procedimienfos dise3ados& Simpli!ca los procesos por medio de s'molos gue se convierten en unlengua+e sencillo y f(cil de interpretar& :acita ta presentacion de recomendaciones para superar lasdesviaciones& $a simolog'a que se uli"a permite evidenciar el origen, proceso y desno de los componentes implementados por el sistema de control interno Para su reali"ación se dee aplicar la t-cnica de la entrevista, en ra"on de que permite otener información y conocimiento de los sistemas con que opera la empresa& 8%e American Society of ;ec%anical Engineers .AS;E0, de!nio cinco acvidades y sus caracteriscas# AC#$V$%A%S
CARAC#R$S#$CAS
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El signi!cado de estos s'molos y otros de aplicación frecuente, es como sigue# Operación; Este s'molo representa la acvidad de llevada a cao para producir, camiar, transcriir, o tomar una decisión& As' como, registrar, emir, anali"ar, etc& #raslado Con este s'molo se representan dos situaciones# $a unión entre $os simolos El movimiento Bsico de un documento lnspección o control ;ediante la aplicación de este s'molo se representa a toda acvidad que demuestre la existencia de inspección, veri!cación, examen, comparación efectuada sore los elementos de información# documentos, liros, etc&
Retraso o demora
Con este s'molo se representa a la detención moment(nea de un proceso en espera de un suceso, este retraso circunstancial o moment(neo imposiilita efectuar una operación, aunque %aya sido proyectada de antemano& Almacena,e o arc.ivo El almacena+e puede ser# Arc%ivo transitorio, el almacena+e se reali"a en forma temporal ysistema"ada de los elementos que transportan información& Arc%ivo de!nivo, el almacenamiento se reali"a en forma permanente yde forma sistema"ada de los elementos que transportan información& Esta información almacenada no ser( uli"ada posteriormente, exceptorevisiones de auditor'a, organismos !scali"adores, efc& 7ormulario Esta representa a5n elemento que transporta información que puede o no circular, se uli"a para# Para diu+ar todos los e+emptares de un documento que se %a emido& Para separar o segregar los e+emplares del documento a diferentes sectores o acvidades& %esglose Para representar la distriución de un documento entre los disntos sectores o dentro de un mismo sector para que el mismo sea anali"ado& Altemava El s'molo para se3alar disntos caminos de acción que puedan surgir como consecuencia de una disyunva de dos o m(s cursos de accion, en una etapa del proceso ante una circunsancia planteada& %estrucción Se uli"a para representar la eliminación o inuli"ación Bsica de elementos, tales como registros, formularios, documentos, etc& $a eliminación no implica, necesariamente, la destrucción de un elemento transportador de información& Conector Representa -l vinculo entre los procesos que se %allan en otro circuito& Se lo uli"a tami-n para mencionar que el cursograma sigue en otra %o+a& Procesos no representados
Este simolo indica una operación no gra!cada o ignorada& !A V$%NC$A N A"%$#OR$A Seg5n las 2ormas de Auditor'a, la evidencia es la convicción ra"onale de que todos los %ec%os, %an sido y est(n deidamente soportados en empo y contenido por los %ec%os económicos y circunstanciales que realmente %an ocurrido& $a expresión evidencia, se3ala un con+unto completo de cosas, sore los que el auditor e+ercita su decisión experta para la evaluación de s' los %ec%os muestran la imagen !el, tales como# Documentos lnformación intema y extema ienes !sicos Suposiciones Conclusiones C(lculos y otros ;as formalmente, la evidencia es, el con+unto de factores presentados al conocimiento de una persona con el propósito de permirle decidir sore una cuesón discuda& Esos diferentes factores tendr(n una in)uencia disnta en cada persona& As', dando por supuesta una %omogeneidad en la decisión del auditor, podemos examinar cómo comprender las diferente categor'as de factores as(ndonos en dos supuestos# 2o todos los factores son igualmente verdaderos ante una situación determinada& 2o es extra3o en cualquier acvidad que un factor o factores puedan in)uir en el+uicio de una persona que vaya a reali"ar una decisión completa& Estaincerdumre se conoce en la auditor'a como Riesgo de Aud1tor1a, y es diBcil decuan!car& CA!$%A% % !A V$%NC$A $a evidencia, como un todo, dee reunir una serie de condiciones cualitavas, y (sicamente ser de uena calidad& $a relevancia e importancia de la evidencia la determina su dominio sore la materia y por la extensión en la que la evidenc'a de una cosa sea verdaderamente evidencia de esa cosa y no la evidencia de otra cualquiera& Seg5n las 2ormas de Auditor'a, el concepto de adecuación de la evidencia es la caracter'sca cualitava de la evidencia& $a calidad de la evidencia depende, fundamentalmente, de las circunstancias en que se oene y de las presunciones siguientes# $a evidencia que se oene de las fuentes extemas a la empresa, proporciona una con!an"a superior a la otenida dentro de la empresa&
$a evidencia que surge de un sistema de control intemo con!ale es mayor, que la que resulta de un sistema de controlintemo de!ciente& El conocimiento personal que el auditor oene de forma directa a trav-s de ex(menes!sicos, inspecciones, c(lculos, etc&, es m(s persuasivo que la información que seoene de forma indirecta& $a calidad de la evidencia esta condicionada, seg5n >& rant, citado por uillermo Sierra y ;anuel "!!O >" S#A S$N%O V$%NC$A%O; ;aut" y S%araf, en su liro la 4:ilosoBa de la Auditor'a4, clasi)can la ev'dencia seg5n este criterio, en# evidencia natural, evidencia creada, y evidencia derivada de una argumentación racional& videncia Natural; Seg5n esta, la evidencia es la cosa o suceso en s' mismo& Es aquella queexiste en todo lo que nos rodea& Es totalmente convincente, porque no serequiere de un gran esfuer"o mental para comprender la existencia de lascosas por medio de los sendos& $a evidencia y la cosa, cuando son proadas,son lo mismo& Se oene evidencia natural aplicando t-cnicas y procedimientos como laoservación, inspección, etc&, de tal manera que el auditor al inspeccionar uoservar equipos o acvos !+os, inventarios o productos terminados, seconvence de su existencia, y oene la evidencia que pretend'a& videncia Creada; 2o existe en el mundo que nos rodea y necesita de una acción mental m(selaorada& Son evidencias que descrien& pero no son en s' misma las cosas o sucesos& En aditoria se plasi!can las prueas a desarrollar para otener estas evidencias & por e+emplo revisiones analicas , a parr de ella ese po de evidencia & Es la evidencia que de alguna forma descrie la cosa que dee ser proada & la mayoria de los documentos , informes y registros con los cuales el auditor traa+a , se incluyen en esta categoria & videncia %erivada de un Argumento Racional; Es la que se consigue mediante los ra"onamientos aplicados a las evidencias naturales o creadas con el !n de liegar a las conclusiones sore las cosas o sucesos& Es la que resulta de la oservación de %ec%os lógicos verdaderos& que nos ayudan por medio de una interpretación adecuada a llegar a una
conclusión& Requiere ser %(il en la oservación de %ec%os y en la reali"ación de +uicios lógicos& Suele usarse en gran medida durante el proceso de auditor'a& $os muestreos estad'scos, por e+emplo, producen este po de ev'dencias& $a evidencia natural estar( siempre in)uyendo en el +uicio del auditor y ( evidencia creada frecuentemente puede ser m(s 'n)uyente de la argumentación racional& Pero es la argumentación racional la que normalmenterinda la mayor parte de las evidencias, sore las cuales esta asada el conocimiento que oene el auditor& !A %$RCC$ON % !A CORRSPON%NC$A N#R !A V$%NC$A = A>"!!O >" S#A S$N%O V$%NC$A%O Con relación a la trayectoria de la evidencia, la propuesta de D& eenan& en 4Evidence and t%e Auditor4, citado por Sierra/
!A 7$A3$!$%A% % !A 7"N# % !A V$%NC$A El elemento !nal en la calidad de la& evidencia, se re!ere a la !ailidad de la fuente de la evidencia& Sore el parcular D& >& at%erly, en 48%e Audit Evidence Process4, citado porSierra/
Proceso en grun medida a+o elcontrolde terceros $a importancia de las categor'as, recae en la medida en que# $a fuente de la evidencia puede ser manipulada, y $a calidad de la evidencia pueda ser evaluada por et auditor& De manera resumida, esta situación se expone en la siguiente tala# videncia en gran medida creada ba,o el control del : auditor
directores
terceros
Suscepbilidad a la manipulacion por el A!#A director
A!#A
&%$A
Suscepbilidad de ?ue la calidad pueda ser A!#A evaluada por el auditor
&%$A
3AA
Para concluir podemos se3alar que por preferencia, siempre se elegir( evidencias naturales primarias y evidencia creada de fuentes a+o el control del auditor& ran parte de la opinión que formulara el auditor, como resultado de su examen, estar( asada en la evidencia creada, desde la fuente a+o el control de los e+ecuvos de la endad, y frecuentemente implicara un importante grado de deduccion& 2ormalmente qui"( no se pueda adquirir la me+or evidencia posile y se dee que traa+ar con otra menos completa& Sin emargo, se dee intentar superar las deilidades in%erentes a esa evidencia adquiriendo otra que proporcione un soporte corrooravo para la evidencia orig'nal& V$%NC$A S"7$C$N# 8a$ como se3ala @& Serra en 4 $as 2ormas de Auditoria# Desarrollo lnstucional y Concepto (sicoG, citado por Sierra/
que los %ec%os que se est(n tratando de proar o los criterios cuya correccion s- esta +u"gando %an quedado sasfactoriamente comproados4& FEn cualqu'er traa+o es pr(ccamente 'mposile llegar a otener una certe"a asoluta como ocurre con las ciencias matem(cas, pero siempre existe un grado de seguridad en el que se puede a!rmar %ec%os y cosas con plena con!an"a de que no s- esta %aciendo una declaracion arriesgada, aun cuando no se tenga la certe"a asoluta de ellas& A este grado de seguridad, dictado por la prudencia y que es el que se usa como gu'a en la mayor parte de las acvidades %umanas, se llama certe"a moral& Esta en la certe"a que se dee lograr para que le sea posile dar su opinión profesional de una manera o+eva y cumpliendo con los deeres de la Profesión4& Para decidir sore la candad de evidencia el auditor considera ciertas circunstancias especi!cas# Costo; Se re!ere al monto desnado a =a otención de mayor candad de evidenciapara evaluar una situación determinada& Riesgo reproblable @iene determinada por el grado de in)uencia de un %ec%o, con respecto a la totalidad del proceso& R$S'O PRO3A3!; $a candad de evidencias necesarias para una decisión !rme diBcilmente puede ser determinada con precisión& 2unca se puede reali"ar con certe"a asoluta una conclusión, ra"ón por la cual, el auditor, dee con!ar en su +uicio experto y su experiencia& Se estalece que las caracter'scas (sicas que deen reunir los datos y la información competentes como evidencia de auditor'a, son las siguientes& R!VANC$A Es el requisito que ayuda al auditor a llegar a una conclusión v(lida respecto a o+evos espec'!cos de la auditoria& A"#N#$C$%A% $a evidencia otenida es autenca cuando es verdadera en todas sus caracter'scas VR$7$CA3$!$%A% Es el requisito que permite que dos o m(s auditores lleguen por separados a las mismas conclusiones en circunsancias iguales o similares& N"#RA!$%A% Es el requisito respecto a que esta lire de pre+uicio, es decir, %ace referencia a que el asunto a+o estudio no dee %aer sido dise3ado para apoyar intereses especiales& NA#"RA!4 % !A V$%NC$A
8al como se3ala R& & ;aut", en suliro 4:undamentos de Auditor'a4, 4es importante que consideremos a la auditor'a como une+ercicio pracco de lógica, ya que es precisamenteeso& $os expertos en lógica %an dedicado muc%o empo y esfue"o al estudio y an(lisis de los medios o caminos que llevan a la mente %umana al conocimiento de algo4# HCu(les son las fuentes de informaciónI HJu- con!an"a se necesita tener en ellasI Hasta que puntos son convincentesI HCuales necesitan fundamentación y cuales son sa!*sfactorias por s' solasI Este po de estudio y an(lisis ofrece las bases teóricas sobre las ?ue se /undamenta la Auditor1a& Adem(s, a menos que las t-cnicas aplicadas por los auditores, no descansan !rmemente, en 2ormas $ógicas, su ulidad y aceptailidad pueden ser cuesonados& &#O%OS PARA O3#NR !A V$%NC$A 9na ve" determinados los puntos sore los que %ay que otener evidencia es necesario anali"ar los m-todos de los que dispone el auditor para conseguirla que se conoce a+o la denominación t@cnicas de auditor1a& $as mismas se trataran en detalle posteriormente& !OS PROC%$&$N#OS % A"%$#ORA $os procedimientos de Auditor'a son el con+unto de t-cnicas de Auditor'a que el auditor emplea para el examen de las acvidades de la empresa, estos procedimientos deen permir otener evidencia su!ciente y adecuada, y que le permitan al auditor llegar a la convicción de %aer otenido conocimiento de la acvidad a+o examen& A3adiendo adem(s una condición, es decir, que estas evidencias, est-n recogidas en sus papeles de traa+o como +us!cación y soporte de las conclusiones de Auditor'a& $os procedimientos a emplear que propone son# PR"3AS 7$S$CASCuando la evidencia pueda otenerse a trav-s de la oservación, medic'ón orecuento& PR"3AS %OC"&N#A!S = O3#NC$ON % CON7$R&AC$ON Cuando la evidencia se oene de terceros y por el propio personal de la empresa& RA4ONA&$N#O !O'$CO !OS PAP!S % #RA3AO ==& R!AC$ON % VA!"AC$ONS Evaluar es apreciar el valor de algo& Consiste en una comparación de lo que se quiere evaluar con una forma de referencia, para estalecer diferenc'as y similitudes& Es
partedel sistema de control interno que pretende parr de las diferencias, corregir o camiar actuaciones o desempe3os no sólo en personas, sino tami-n en los otros recursos que adm'nistra la empresa& En conclusión, se puede mencionar que una evaluación es una medición de por e+emplo, la medida en que los esfuer"os Bsicos y mentales de la gente contriuyen a los o+evos de la organi"ación, o de la forma en que se est(n aprovec%ando los recursos monetarios para producir ienes, servicios y ulidades, o cuan económicamente son administrados los materiales desde su recepción, pasando por su transformación, %asta su despac%o, o cual es el grado de uli"ación, capacidad y producvidad de la maqu'naria, etc& $a información que recopila es la portadora de indicios que -l se encarga de comproar, desarrollar o descartar, mediante procedimientos y t-cnicas de auditor'a que pueden incluir an(lisis, comparaciones, cómputos, oservaciones, etc& lll&CONC!"S$ONS $as conclusiones son el resultado de recopilación, an(lisKs, sintesis y evaluación de la información referente a una acvidad, operación, función, etc&, cuyo conocimiento se considera de inter-s y ulidad para los integrantes de la empresa y respecto de los cuales se pueden formular recomendaciones& l@& VA!$%AC$ON Por validación dee entenderse la presentación y discusión preliminar y de!niva de las conclusiones y resultados de la auditor'a& 9na de las caracter'scas de la auditor'a operava es que oliga al auditor a mantener permanente relación con las personas que enen responsailidades y llevan a cao operaciones, acvidades, procesos, etc&, que se auditan& $a validación preliminar contriuye a recopilar mayor información y a que el auditor cono"ca cada ve" m(s el o+eto de su examen& $a validación de!niva o !nal es la comproación del correcto desarrollo de los %alla"gos de auditor'a y, por lo tanto, es una medida de seguridad que garan"a la m(s alta calidad en los informes&
TEMA 4 METODOLOGIA PARA LA PREPARACION DE PROGRAMAS DE AUDITORIA OPERATIVA O3#$VO: Este capitulo comprende las ases metodológicas y ene!cios para la preparación de programas de auditoria& Se anali"a el propósito, contenido y caracter'scas de los programas& Se efect5an comentarios sore las t-cnicas de auditoria aplicales en el examen de las operaciones de la empresa&
?!9E&ELE31$ "$4$ L$ "4!"!4$/1ED &! "4E34$?$) &! $'&19E41$ E"!4$91=$ $a reali"ación de una laor de auditor'a y evaluación de las acvidades de una empresa o endad, dee ser controlado por medio de la uli"ación de Programas de Auditor'a, que constuyen planes formulados por ancipado de lo que se pretende %acer& Estos programas enen las siguientes caracter'scas# L& $os Programas de Auditor'a
!AS NOR&AS % "%$#OR$A = !OS PRO'RA&AS % A"%$#OR$A $a evaluación de las acvidades de la empresa, dee ser convenientemente controlado por medio de la uli"ación de Programas de Auditor'a, tal como estalecen las 2ormas de Auditor'a, en lo referente a plani!cación ; $os Programas de Auditor'a son planes que se reali"an por adelantado para la reali"ación de una evaluación, y est(n asados en el propósito formulado para la evaluación, as' como en la información disponile que posee el auditor con el !n de otener un mayor conocimiento sore las acvidades, procesos, procedimientos y otros aplicados en la empresa&
3N7$C$OS % !A PRPARAC$ON % PRO'RA&AS % A"%$#OR$A $a preparación de Programas de Auditor'a constuye un medio que facilita el cumplimiento de nuestras responsailidades como auditores y enen algunos ene!cios, como los siguientes# Constuyen un plan sistem(co por la descripción de los procedimientos a seraplicados en la evaluación& Permite la asignación de responsailidades entre los miemros del equipo deevaluación& :acilita la superuisión del examen, acción que proporciona evidencia y respaldoen caso de revisiones de la calidad del traa+o reali"ado& Permite efectuar el seguimiento de los pla"os y recursos para la e+ecución de lalaor encomendada a los auditores& aran"an la existencia de un enfoque consistente %acia la auditor'a y una comunicación clara de los o+evos y procedimientos& $a exigencia de contar con la !rma, marca o iden!cación para cada uno de lospasos previstos en el programa, ene el propósito de respaldar los papeles detraa+o y garan"ar que no se omió ning5n paso& $os Programas de Auditor'a, para ser 5les en la evaluación de las operaciones de una empresa, deen ser lo su!cientemente )exiles para permir la imaginación e iniciava personal del auditor, en la e+ecución de los pasos o procedimientos contemplados en estos programas&
CARAC#R$S#$CAS %! PRO'RA&A % A"%$#OR$A Cada programa de auditor'a dee contener los siguientes partes, Anexo , considerando que se trata de un papel de traa+o#
Area de ldenfcación: Ra"ón social de la endad o empresa 2omre del programa de auditor'a Alcance del examen lden!cación delresponsale de su preparación :ec%a de inicio del examen o aplicación del programa :ec%a de conclusión del examen Area de An0lisis:
Propósito del examen Pasos o procedimientos a desarrollar ;-todos o fuentes de la información :ec%a de inicio de e+ecución del paso o procedimiento :ec%a de conclusión delpaso o procedimiento Responsale o responsales de la e+ecución del paso o procedimiento Referencia al papel de traa+o que evidencia su reali"ación o las causas de suno/e+ecución& $os aspectos que ameritan una explicación m(s amplias de sus caracter'scas son los referentes a# Propósito del -amen Constuye los o+evos o productos !nales que se pretende alcan"ar con el examen, aspecto por el cual deen ser expuestos de manera clara y precisa, para su comprensión por parte del personal que aplicar( este programa& Se dee considerar en este segmento los criterios de auditor'a aplicales en el examen que se de!nen como aquellas Bnormas razonables gue permiten comparar * evaluar condiciones e-istentes B; Pasos o Procedimientos a %esarrollar $os pasos o procedimientos a aplicar consisten en las instrucciones especi!cas para llevar a cao el examen& En su contenido y dise3o se deen cumplir los siguientes criterios# Se dee escriir en tercera persona, por la connotación de orden o mandato queene cada paso o procedimiento, enunciados en t-rmtnos posivos y no depreguntas& Cada paso implica la aplicación de una o varias t-cnicas de auditor'a, uscandoque de su aplicación se otenga el m(ximo ene!cio&
Cada paso, que es en esencia una instrucción, dee ser estructurado de maneracompleta, con el propósito de los responsales de su e+ecución comprenden demanera plena la naturale"a de la instruccron& Se espera un alto rendimiento del profesional encargado de su aplicación& >us!car la incorporación de un paso o procedimiento en el programa de auditor'a, para de esta manera evitar la inclusión de procedimientosinnecesarios& &@todos o 7uentes de la ln/ormación
Con el propósito de otener un m(x'mo rendimiento del personal encargado de la aplicación del programa de auditor'a, se dee indicar las posiles fuentes y m-todos para la otenc'ón de información& NOR&AS PARA !A PRPARAC$ON % PRO'A&AS % A"%$#OR$A En la preparación de programas de auditor'a se deen aplicar las siguientes normas# $os programas de auditor'a son papeles de traa+o, por consiguiente se deenaplicar, en su preparación, normas referenfes a iden!cación, superuisión, control y referenciación& $os propósitos del examen se deen revelar en los t-rminos m(s especi!cosposiles y deen ser f(ciles de comprender y alcan"ales por los auditores& $os programas de auditor'a, excepto en de auditor'a preliminar o diagnósco,deen ser preparados de manera especi!ca& En cada paso o procedimiento se dee estalecer claramente la laor a reali"ary las causas y movos de su inclusión& $os pasos o procedimientos se deen formular en t-rminos posivos y no depreguntas& $os pasos o procedimientos deen implicar el uso y aplicación de una o m(st-cnicas de auditor'a& $os pasos o procedimientos deen ser estructurados en forma secuencial y deSer posile a+o el criterio de prioridad o importancia& Evitar la duplicidad de pasos o procedimientos& En la aplicación de los pasos o procedimientos se dee tener permanentemente en cuenta los atriutos de los %alla"gos de auditor'a& $os programas deen ser )exiles, permiendo la aplicación de iniciavas ycriterios uli"ales en las circunstancias& #CN$CAS % A"%$#OR$A OPRA#$VA $as t-cnicas aplicales en la auditor'a operava, son casi las mismas que emplea la auditor'a !nanciera, con la diferencia de que algunas adquieren una signi!cación diferente e importancia mayor, deido al uso y orientación que su aplicación implica en esta modalidad de auditoria& $as t-cnicas de auditor'a son m-todos pr(ccos normalmente aplicados por los auditores durante el curso de sus laores& Adem(s de las t-cnicas, los auditores emplean otras pr(ccas con el propósito de otener y reunir evidencias& Durante la e+ecución de cada una de las fases que demandar( la evaluación s- ir( determinando cu(les t-cnicas se va a emplear, cuando deen emplearlas y de qumanera& 9na ve" seleccionadas las t-cnicas a emplear, -stas se convierten en Procedimientos de la Auditor'a&
Podemos de!nir las t@cnicas de auditor1a como auditor1a como los m@todos pr0ccos de invesgación invesgación * prueba ?ue se ulizan para lograr la evidenc1a necesaria para /undamentar un .allazgo de auditoria; $os $os Proc Proced edim imie ient ntos os,, son son las las oper operac acio ione ness o paso pasoss espe espec' c'!c !cos os a apli aplica carr en una una evaluación espec'!ca espec'!ca y recopilar evidencia para respaldar una oservación o %alla"go y pueden incluir t-cnicas y otras pr(ccas, las cuales son consideradas necesarias en las circun circunst stanc ancias ias&& Por Por consi consigui guien ente te,, los proce procedim dim1en 1ento toss de audit auditor1 or1aa son la maner maneraa especifca de aplicar t@cnicas * praccas2 necesarias en las circunstancias2 para la evaluación de los sistemas2 acvidades2 procesos * otros2 en una empresa o la serie de pasos seguidos en la e,ecución de una evaluac1ón espec1ca; $os procedimientos son normas de actuación previamente estalecidas que marcan la secuencia en que se deen llevar a cao las operacionesK operacionesK los procedimientos procedimientos de!nen el >"5 9ACR2 >"$N2 %ON% * C"AN%O; $os ;-todos son un con+unto de 'nstrucciones detalladas que de!nen la forma en que se dee llevar a cao una operaciónK los m-todos son un complemento y de!nen el C<;< ACER$<& $as Pr(ccas, son cualquier operación o laor del auditor efectuadas efectuadas como parte de su examen&
C!ASS % #CN$CAS = PRAC#$CAS N !A A"%$#OR$A Sin que signi!que orden de importancia, se explican revemente las siguientes# An0lisis; Se re!ere (sicamente a descomponer un todo en $as partes que lo forman&En este sendo se aplica en la evaluación las acvidades e+ecutadas por laempresa, con el propósito de estalecer si dic%as acvidades, se reali"an con e!ciencia, efecvidad y econom'a& $as denominaciones como an(lisis de sistemas y an(lisis de organi"aciónson organi"aciónson ilustravas a este respecto& El an(lisis de una situación o un prolema implica la formulación, de manerasistem(ca, de una serie de preguntas que al ser contestadas puedanresumir puedanresumir los aspectos de un %ec%o o situación& El an(lisis se aplica una ve" rec%a"ada la fase de auditor'a preliminar y la elaoración de papeles detraa+o& lnspección; Signi!ca tomar conocimiento de la existencia existencia de cosas o acvidadesdesarrollas por person personas& as& Entr Entree las las prime primera rass pueden pueden inclui incluirs rsee insta instalac lacion iones, es,equ equipo ipos, s, inmueles, ve%'culos, etc&
Observación;Est Observación;Estaa t-cnica t-cnica se aplica aplica prefer preferent entemen emente te a las acvidade acvidadess para para oservar laforma o formas en que se e+ecutan las operaciones, procedimientos,m-todos, etc& 8iene gran importancia en aud'tor'a operava, dado el Fenfoque directoG que se aplica y que consiste en FoservarG la e+ecució e+ecución n talcomo talcomo es realmen realmente, te, ignorando ignorando en principio principio las prescrip prescripcione cioness formalescontenidas en manuales, instrucvos y otros documentos similares& $ndagaciones& $ndagaciones& Consiste en otener información por medio del contacto directo y personal,con funcio funcionar narios ios de disn disnto to nivel nivel de la empre empresa, sa, parcu parcular larmen mente te median mediante te larea lareali" li"aci ación ón de 4ent 4entre revis vista tas4& s4& Su aplica aplicació ción n es casi casi perman permanen ente te duran durante te elproceso elproceso de auditor'a, de a%' la importancia que se le asigna& Comparación; Es la relación que se estalece, tomando en cuenta determinadascualidades o atriutos, entre dos o m(s elementos que est(n a+o examen,con el propósito de estalecer analog'as o diferencias& En auditor'aoperava cora especial signi! signi!ca cació ción n la compar comparaci ación ón entr entree aquel aquello lo que eso+ eso+et eto o de audit auditor' or'aa con con formas preestalecidas de llevarlas a cao oalcan"arlas& %ocumentación; Es +us!car datos, procesos, decisiones, rendimiento, etc& con documentos existentes o desarrollados por el auditor, como evidencia anal'ca& %iagramación; Es la traducción de lo descripvo o naravo en t-rminos de gr(!cos odiu+os& $os diagramas pueden referirse referirse a )u+os, organi"ación, controles,disposición controles,disposición de planta, etc& Rastreo; Es la reali"ación del seguimiento de un con+unto de antecedentesrelacionados con un asunto en especial, proceso administravo o t-cnico& ncuesta& ncuesta& Cons Const tuy uyee la recop ecopil ilac ació ión n de inf informa ormaci ción ón de fuen fuenttes exter xterna nass a la empresamediante cuesonarios, casi siempre acerca de la calidad de los ienes yservicios ofrecidos por ella& Confrmación; Es la otención de información sore un asunto, de otra fuente que no sea laor laorig igin inal alme ment ntee cons consid ider erad ada& a& $a fuen fuente te podr podr(( ser ser inte intern rnaa o exte extern rnaa a laempresa& Comprobación Comprobación * cómputo aritm@co& aritm@co& Oa sea de c(lc (lculos los %ec %ec%os %os por por la empr empreesa o por por el audit uditor or,, para ara corrooraralguna información& S1ntomas; Se le de!ne como 4se3al4, 4indicio de una cosa4& $a uli"ación de estat-cnica como pr(cca en evaluación de los controles puede ser provec%osa,por provec%osa,por cuanto el auditor incide en el examen de determinadas acvidades oprocesos con mayo mayorr -nfa -nfasi siss medi median ante te la uli uli"a "aci ción ón de cier cierto toss indi indici cios os o s'nt s'ntom omas as preliminares&
lntuición; Dentro Dentro del campo de la auditor'a, es a veces aplicale la intuición, sin quedea considerarse a esta, como una pr(cca com5n y corriente, pero no sonpocas las ocasi ocasione oness en que dete determi rminad nadas as predi predicc ccion iones es pueda puedan n emple emplear arsee seen n el desarrollo de un %alla"go& Sospec.a; Pr(cca uli"ada uli"ada en auditor'a, que consiste en la acción de recelar odescon!ar de alguna alguna inform informaci ación ón que por diver diversas sas circun circunst stanc ancias ias especi especial ales, es,no no nos permita otorgarles cr-dito su!ciente& #CN$CAS C"AN#$#A#$VAS % ANA!$S$S A%&$N$S#RA#$VO En el marco de las t-cnicas de an(lisis administravo y aplicales en la evaluación de las operaciones de una empresa, podr'amos considerar las siguientes# An0lisis de Series de #iempo Es la inte interp rpre reta taci ción ón de la inf informa ormaci ción ón ote oteni nida da de las las vari variac acio ione ness en los losvol5m ol5men enes es de prod produc ucci ción ón,, cost costos os,, rot rotació ación n de per persona sonal, l, etc& etc&,, en periodosiguales o sudivididos en unidades de empo iguales& Esta serie de datosson anali"ados en cuanto a los principales pos de )uctuaciones, tales comotendencias c'clicas, estacionales e irregulares& Correlación Se uli uli""a para ara det determi ermina narr el gra grado de in) in)uencia ncia,, depe epende ndencia ncia o correlaciónentre dos o m(s variales, por e+emplo el incremento en las ventas enrelación con el incremento en la producción, el incremento en el consumo degasolina en relación con aumento del parque automotor, etc& Para la determinación de la correlación se puede aplicar el an(lisis deregresión, los coe!cientes coe!cientes de correlación y7< los diagramas de dispersión&
NDmeros 1ndices Se uli"a para efectos de reali"ar comparaciones y anali"ar )uctuacio )uctuaciones, nes,funda fundament mentalme almente nte de informac información ión !nancier !nanciera, a, con respect respecto o a una ase inicial,con el !n de relacionar información de las operaciones y !nanc !nancier ieras, as, y poder poderde de este este modo modo compr comproa oarr y anali" anali"ar ar los aumen aumento toss o disminucionesproducidas& disminucionesproducidas& 9n aspecto importante es la elección del a3o ase y la selecciónde los componentes que se incluir(n en el 'ndice& Sospec.a; Pr(cca uli"ada uli"ada en auditor'a, que consiste en la acción de recelar odescon!ar de alguna alguna inform informaci ación ón que por diver diversas sas circun circunst stanc ancias ias especi especial ales, es,no no nos permita otorgarles cr-dito su!ciente& #CN$CAS C"AN#$#A#$VAS % ANA!$S$S % ANA!$S$S A%&$N$S#RA#$VO
En el marco de las t-cnicas de an(lisis administravo y aplicales en la evaluación de las operaciones de una empresa, podr'amos considerar las siguientes# An0lisis de Series de #iempo Es la interpretación de la información otenida de las variaciones en losvol5menes de producción, costos, rotación de personal, etc&, en periodosiguales o sudivididos en unidades de empo iguales& Esta serie de datosson anali"ados en cuanto a los principales pos de )uctuaciones, tales comotendencias c'clicas, estacionales e irregulares& Correlación Se uli"a para determinar el grado de in)uencia, dependencia o correlaciónentre dos o m(s variales, por e+emplo el incremento en las ventas enrelación con el incremento en la producción, el incremento en el consumo degasolina en relación con aumento del parque automotor, etc& Para la determinación de la correlación se puede aplicar el an(lisis deregresión, los coe!cientes de correlación y7o los diagramas de dispersión& NDmeros 1ndices Se uli"a para efectos de reali"ar comparaciones y anali"ar )uctuaciones,fundamentalmente de información !nanciera, con respecto a una ase inicial,con el !n de relacionar información de las operaciones y !nancieras, y poderde este modo comproar y anali"ar los aumentos o disminucionesproducidas& 9n aspecto importante es la elección del a3o ase y la selecciónde los componentes que se incluir(n en el 'ndice& Simulación Es la reali"ación de una simulación o imitación de una circunstancia oprocedimiento previo a su aplicación real& El propósito es oservar elfuncionamiento y otener datos para la toma de decisiones adecuadas& Pruebas Selecvas o &uestreo; 2ormalmente por el volumen de las operaciones y7o transacciones quedeen comproarse se reali"an tomando al a"ar la muestra m(s económicao signi!cante de cada grupo de pardas o acvidades an(logasK sinemargo, esta muestra puede aumentar o disminuir seg5n la naturale"a delexamen& ay varios pos de esquemas de muestreo, los m(s comunes son# a) &uestreo al Azar En el cual cada unidad de la muestra ene las mismasproailidades de ser escogida& b) &uestreo Consecuvo cada unidad de la muestra %a sido producida inmediatamentedespu-s de la anterior unidad de la muestra& c) &uestreo Periódico $as unidades se eligen con frecuencia cronológica constante& d) &uestreo strafcado
El tama3o de la muestra representa cuantavamente la mismaproporción de componentes que el grupo total del cual se oene& $a selección del tama3o y frecuencia de la muestra dependen del po de estudio y el costo de selección y an(lisis de las muestras& Otras #@cnicas * &@todos Existen otro con+unto de t-cnicas y m-todos de apoyo a la reali"ación de un examen o evaluacion de acvidades empresariales, las m(s comunes son# Rufas Cr'cas& Programación $ineal 8eor'a de Colas o $'neas de Espera& 8eor'a de las Decisiones& 8eor'a de >uegos& 8-cnicas Econom-tricas& r(!cas en eneral&
$a aplicación especi!ca de una t-cnica, m-todo, pr(cca, etc& estar( en directa relación con la facilidad con las caracter'scas de la evaluación&
#CN$CAS 7"N%A&N#A!S N !A A"%$#OR$A OPRA#$VA Por las caracter'scas de la auditor'a operava, una evaluación acva, que implica un permanente contacto con las operaciones, acvidades y procesos que se e+ecutan en la empresa, dos t-cnicas adquleren una vital importancia por cuanto nos permiten conocer las ra"ones de su e+ecución y la posiilidad de oservar su reali"ación en contacto directo con los e+ecutores& $a reali"ación de la auditor'a operacional estar( asada principalmente en la aplicación de las siguientes t-cnicas# a) ntrevistas; b) Obseruaciones de Campo; a)N#RV$S#AS $as entrevistas con los e+ecuvos y funcionarios de la empresa son praccadas por el auditor con el propósito de otener información detallada sore las caracter'scas de un sistema, un procedimiento o un m-todo&
$as entrevistas deen celerarse, en primera instancia, con el e+ecuvo de m(s alta +erarqu'a a cuyo cargo est- el (rea funcional o proceso su+eto a estudio& $as entrevistas con funcionarios y empleados de menor +erarqu'a ser(n necesarias a medida que la invesgación involucre m(s detalles de los procedimientos y m-todos en examen& Durante la reali"ación de las entrevistas, se3alan Perel / :orasterio / @aiserg, es indispensale que el auditor aplique las siguientes interrogantes de an(lisis, con el propósito de otener información# E>u@F EPara ?u@F E%óndeF ECu0ntoF E>ui@nF ECómoF ECu0ndoF $as anteriores interrogantes aplicadas con perspicacia e inteligencia, le permiten al auditor otener datos valiosos en la etapa de levantamiento de 'nformación y fases posteriores& $a interrogante >"5 es muy 5l para conocer los procesos y acvidades de las unidades operavas de la empresa en general# HJu- acvidades se e+ecutan en esa unidadI HJu- autoridad y responsailidad ene asignada su personalI& Estas preguntas y otras de enfoque similar son las que permiten al auditor conocerlas caracter'scas de los sistemas y procedimientos que se aplican y est(n vigentes en la empresa& $as preguntas PARA >"5 * %ON% permiten conocer cual es el propósito y el lugar en que se e+ecutan las acvidades y las acciones relavas a un procedimiento& A su ve", C"GN%O * >"$5N permite al auditor conocer el orden o el empo en que se llevan a cao las acvidades, as' como, el personal encargado de su e+ecución& :inalmente -l CO&O * @l C"AN%O se relacionan con los medios y la candad de recursos involucrados en el desarrollo de los traa+os propios de un sistema o proceso& $as anteriores interrogantes son de gran ulidad para la comprensión de los sistemas, procesos, acvidades y m-todosK sin emargo, el conocer y comprender los prolemas, solo es facle cuando interroga sore el POR >"5 de las cosas& En la e+ecución del examen de auditor'a, esta interrogante constuye la ase que permir( al auditor, la otención de un conocimiento profundo de los sistemas, procedimientos y m-todos que la empresa aplica&
b) O3SRVAC$ONS % CA&PO El proceso de otención de conocimiento no ser( completo ni profesional si carece de la oservación en el campo de los procedimientos que aplica la empresa& Esta caracter'sca permite aseverar que el auditor operavo es 4un auditor acvo4, por cuanto esta en contacto con las formas de %acer las cosas en la realidad& Esta t-cnica es muy 5l ya que permite familiari"arse con el personal de la empresa y con los procesos mismos, de tal forma que podamos tener una visión mas o+eva& $a presencia Bsica del auditor en el lugar donde se reali"an las acvidades, le permite oservar como se efect5an evidentemente ciertas operaciones o %ec%os y asimismo anali"ar directamente las conductas en el traa+o, para poder compararlas con un patrón de conductas esperadas&
%#R&$NAC$ON % !AS #CN$CAS =HO PRAC#$CAS AP!$CA3!S Es el criterio profesional del auditor el que dee determinar y aplicar, en su caso, una cominación de t-cnicas, procedimientos y pr(ccas, que ser(n las que le proporcionen la evidencia necesaria que le d- la su!ciente certe"a moral para fundar su opinión, de tal manera que esta sea o+eva y profesional& C!ASS % PRO'RA&AS % A"%$#OR$A OPRA#$VA $os programas de auditor'a operava pueden ser de las siguientes clases# ;emor(ndum de plani!cación& Programa de auditor'a preliminar o diagnósco& Programas de auditor'a para el desarrollo de (reas cr'cas &emor0ndum de Planifcación En atención a lo se3alado en las normas de auditor'a, se considera de ulidad preparar un ;emor(ndum de Plani!cación que comprenda información introductoria de car(cter general referida a la empresa, (rea, programa, función, etc& a+o examen& 9n modelo general de este programa se presenta Anexo / A& Programa de Auditor1a Preliminar o %iagnósco Preliminar por las caracteriscas de la evaluación a praccar y el po de información que se precisa, este programa es de car(cter est(ndar con un formato mas o menos similar, de acuerdo con las peculiaridades, necesidades y o+evos formulados& $os pasos o procedimientos a aplicar en este programa se expondr(n con detalle en -l capitulo respecvo y referente a este tema&
Programas de Auditor1a para el %esarrolto de Greas Cr1cas Con ase en los resultados de la auditor'a preliminar, se deen dise3ar programas adicionales, %asta lograr desarrollar plenamente el %alla"go de auditor1a, lo que esta su+eta al grado de comple+idad, que este tenga& En estos programas se dee evaluar y profundi"ar el estudio de los posiles %alla"gos iden!cados, determinando si una situacion requiere acción correcva, y si el asunto de %ec%o es de tal importancia que mere"ca tal accion y determine la acción correcva a ser recomendada o su disconnuación por ser irrelevante& $as caracter'scas de los pasos o procedimientos a aplicar en estos programas se expondr(n con detalle en -l capitulo respecvo y referente a este tema&
TEMA 5 PAPELES DE TREBAJO O3#$VO: Este cap'tulo desarrolla la otención de evidencia como resultado de la aplicación de los programas de auditoria, que se traducen en papeles de traa+o, incidiendo en los propósitos y el formato de los mismos& Se discute las normas generales para la elaoración de estas evidencias y su modalidad de arc%ivo& PAP!S % #RA3AO $os Papeles de 8raa+o son la evidencia que guarda el auditor sore el cumplimiento de los Programas de Auditor'a, en lo referente a los pasos o procedimientos aplicados, en la evaluación de las acvidades de una empresa, las prueas reali"adas, la información otenida y las conclusiones pernentes a las que se llegaron en la auditor'a& $os papeles de traa+o incluyen todas las evidencias que el auditor considera necesaria, para apoyar los resultados que se exponen en el informe de evaluación& ;uc%o de lo que se dice sore los papeles de traa+o de una auditor'a !nanciera es v(lido para los papeles de traa+o de la auditor'a operava, por lo que los comentarios m(s amplios de este cap'tulo se re!eren a las peculiaridades que diferencian a unos respecto de los otros& PROPOS$#OS 9n Papel de 8raa+o es la manifestación o+eva de las t-cnicas y procedimientos aplicados durante el traa+o de auditor'a& Constuye el eslaón entre los Programas de Auditor'a y el lnformeK por lo tanto los papeles de traa+o# Proporcionan el registro sistem(co de la laor reali"ada en la auditor'a& Proporcionan un registro de la información y evidencias otenidas y desanolladasque respaldan los %alla"gos, conclusiones y recomendaciones& Revelan los conocimientos del auditor respecto del (rea auditada, as' como su%ailidad para anali"ar prolemas e iden!car situaciones relevantes&
Re)e+an %(itos de orden, imaginación, visión e ingenio del auditor al reali"ar su traa+o& Ayudan a supervisar y evaluar el desempe3o del personal de auditores& Ayudan a coordinar y organi"ar eltraa+o& Sirven como gu'as para auditor'as posteriores& En resumen, constuyen la evidencia sistem(ca de la forma en la que el auditor dio cumplimiento a contenido de los Programas de Auditor'a, y por lo mismo son el descargo de su responsailidad& Algo que es caracter'sco de los Papeles de 8raa+o de la Auditor'a
E+emplo# E$ Prevenir S&A& / C
E+emplo# @ER=:=CAC=<2 DE $A D=SPE Alcance del -amen: E+emplo# E2ER< A ;AR?< DE$ M
Este es el per'odo (sico que aarca el examen, vale decir aquel durante el cual se llevaron a cao las acvidades u operaciones que se auditar(n& Sin emargo, de acuerdo a las circunstancias, este periodo puede ampliarse unos d'as o meses antes o despu-s del periodo (sico# tal situación dee %acerse constar en alguna otra parte del Papel de 8raa+o, por e+emplo en la del traa+o reali"ado& $a norma fundamental a este respecto es que el per'odo que cure la auditor'a dee ser lo m(s próximo al momento en que se inicia el examen, por e+emplo, si el traa+o empie"a en el mes de aril, el per'odo a examinar podr'a comprender los tres meses inmediatamente anteriores a esa fec%a&
7uente de la ln/ormación (Cuando Sea Aplicable)
E+emplo# E:E DE$ 8A$$ER DE ;<28A>E $a mayor o menor especi!cación de la fuente depende de la importancia que tenga el asunto con el que se relaciona y de las consecuencias que podr'an resultar de no especi!carla correctamente& En algunos casos no ser( su!ciente indicar la unidad y el nomre de la persona, sino inclusive el lugar o arc%ivo de donde se otuvo la información& :ormando parte del (rea de iden!cación tami-n se consideran los siguientes datos# En el (ngulo superior i"quierdo, el nomre de la !rma o empresa de auditor'a En el (ngulo superior derec%o el nomre del auditor a cargo del examen, lafec%a de iniciación y conclusión del papel de traa+o& En el (ngulo inferior derec%o se pracca la indi"ación de los Papeles de8raa+o y el n5mero de p(gina cuando sean m(s de uno los papeles referidos almismo asunto& ARA %& R'$S#RO %% $N7OR&AC$ON2V$%NC$A = !A3OR RA!$4A%A Es el (rea donde el auditor registra, resume, transcrie, gr(!ca, etc&, el resultado de su traa+o, adoptando la forma de narraciones, c(lculos, cuesonarios, documentos, etc& En cuanto a la laor reali"ada, -sta se registra ya sea en forma totalmente descripva o mediante el empleo de s'molos o marcas de auditor'a& Dee recordarse que por lo general la preparación de un Papel de 8raa+o impl'citamente pone de mani!esto los resultados de la aplicación de alguna t-cnica de auditor'a& $a descripción de laor reali"ada cora mayor importancia en los Papeles de 8raa+o relacionados con la evidencia anal'ca, que es la que el auditor crea o construye a
parr de otros pos de evidencias, ra"ón por la que se +us!ca la m(s amplia explicación de las t-cnicas y procedimientos empleados& ASPC#OS R7RN#S A S"PRV$C$ON2CON#RO! = R7RNC$AC$ON $a supervisión y control de la e+ecución del examen de auditor'a est( a cargo del nivel inmediato superior a quien reali"a el traa+o y se mani!esta con la r5rica del Supervisor, que dee ser consignada en el (ngulo inferior derec%o, dea+o del 'ndice del Papel de 8raa+o, +untamente con la fec%a de revisión& $a referenciación comprende el cruce mediante 'ndices de un Papel de 8raa+o con otros que le sirven de apoyo, ampliación o fundamentación& 8ami-n se re!ere al cruce mediante s'molos especiales entre los papeles de traa+o y el orrador de informe& Se sugiere que en lo posile tanto 'ndices como s'molos de referenciación se registren sore el margen derec%o del papel de traa+o, en la columna iden!cada con la areviatura 4RE:4 de la palara de Referencia& En esta columna tami-n se anotan los s'molos o marcas de auditor'a& .Anexo/A0& $os procedimientos de revisión de los Papeles de 8raa+o, implican tomar en consideración factores tales como# Conformidad con los Programas de Auditor'a y cualquier instrucción emanada alos auditores& Precisión, con!ailidad y aceptailidad de los Papeles de 8raa+o, relacionadoscon la calidad de la evidencia otenida& @alide" y racionalidad de las conclusiones alcan"adas& S$&3O!OS O &ARCAS % A"%$#OR$A $os s'molos o marcas son uli"adas por el auditor para se3alar en sus Papeles de 8raa+o el po de revisión y prueas efectuadas& $as marcas que se uli"an en auditor'a operava enen m(s relación con la profundi"ación y connuidad del examen que con comproaciones, aunque estos 5lmos no se puedan descartar del todo, por el %ec%o de que la auditor'a operava se e+ecuta seg5n fases que se aplican progresivamente y tami-n por el contenido especial de los papeles de traa+o, que en gran parte son narravos o gr(!cos& En tal sendo se consideran de muc%a ulidad los siguientes s'molos, para los que se uli"a l(pi" de color a"ul a o+eto de diferenciarlos de los 'ndices de Papeles de 8raa+o que se marcan con color ro+o# ;ARCA
S=2=:=CAD<
9=CAC=<2
P
E
l dato o asunto de ?ue se trata2 por ser aun incompleto o insufciente2 debe ser considerado en un siguiente programa; l dato o asunto del ?ue se trate debe ser ampliado mediante una entrevista; O consulta
C Confrmar por escrito o verbalmente; $nspeccionar u observar; = Analizar
A la derec%a del parrafo en cueson, en los papeles de traa+o&
=dem anterior& =dem anterior& =dem anterior& =dem anterior&
A R
%ato o asunto ?ue debe consignarse en una .o,a resumen
=dedm anterior
Seg5n las necesidades podr'an adicionarse otras marcas, que deer(n incorporarse a una Planilla de ;arcas de Auditor'a& Cuando se prepara el Papel de 8raa+o anterior, no se considera necesario explicar el signi!cado de cada una de las marcas uli"adas, dado que ya se lo %a %ec%o en la indicada planilla& Cuando el procedimiento o t-cnica %a sido cumplido, la marca de auditor'a correspondiente se encierra en un c'rculo, lo que signi!ca que necesariamente %ar( otro Papel de 8raa+o donde queda la evidencia del traa+o reali"ado y por lo tanto una marca de auditor'a encerrada en c'rculo dee siempre asociarse al 'ndice del papel que le corresponde& Cuando la t-cnica o procedimiento asociado a una de las marcas no pudo ser cumplido, dee tra"arse sore dic%a marca una l'nea olicua y registrar la explicación del caso en el Papel de 8raa+o denominado $imitaciones al Examen& $N%$4AC$ON % !OS PAP!S % #RA3AO Signi!ca el acto mediante el cual se asigna 'ndices de iden!cación que permiten locali"ar e iden!car el lugar exacto donde se encuentra un Papel de 8raa+o, dentro de los arc%ivos que se preparan como resultado del examen&
$a indi"ación de los Papeles de 8raa+o presenta las siguientes venta+as# Simpli!ca la locali"ación& Simpli!ca el praceso de supervisión y revisión& Permite el arc%ivo sistem(co& $os 'ndices que normalmente se uli"an en auditor'a pueden ser de las siguientes clases# Alfa-cos 2um-ricos Alfanum-ricos Considerando el po de traa+o, nivel de agregación y fases de la auditor'a operava, es astante 5l seguir las siguientes pautas de indi"ación, pudiendo aplicarse cualesquiera otras seg5n la preferencia y comodidad del auditor# L& $os Papeles de 8raa+o del Arc%ivo Permanente pueden indi"arse mediante letras may5sculas doles& E+emplo# DD $istado de Personal E+ecuvo de la Empresa M& El ;emor(ndum de Plani!cación y los Programas de Auditor'a, indi"ar mediante n5meros romanos& E+emplo# lll& Programa de Revisión de los Procedimientos de Adquisición de ienes de 9so& N& $os papeles del Arc%ivo Corriente, pero de 'ndole general, indi"ar con n5meros ar(igos correlavos& Q& $os papeles del Arc%ivo Corriente relavos a %alla"gos en parcular, indi"arlos mediante una cominación alfanum-rica& A la Sumaria del alla"go le corresponder( 5nicamente la letra, y a las %o+as de traa+o auxiliares, la letra seguida por n5meros& E+emplo# A Personal en Exceso en Almacenes& A/L Diagrama de Distriución de Acvidades Q& El indi"ado puede efectuarse a la !nali"ación del traa+o de campo, antes de la revisión !nal, pero tami-n podr'a %ac-rselo a la conclusión de cada fase& & Para indi"ar uli"ar l(pi" ro+o y encerrar el 'ndice en un circulo&
#$POS % ARC9$VO $a forma de organi"ación y arc%ivo de los papeles de traa+o, responde a una lógica de!nida, por cuanto estos documentos proporcionan una fuente conveniente de información sore la auditor'a que es de inter-s para los auditores, supervisores y otrosfuncionarios vinculados con el examen& Para los Papeles de 8raa+o pueden prepararse dos pos de arc%ivos# Arc%ivo Permanente Arc%ivo Corriente ARC9$VO PR&ANN# $a documentación que se clasi!ca como permanente es aquella que podr( uli"arse enfuturas revisiones y que en a3os siguientes deer( ser actuali"ada& Entre otras, la siguiente información puede ser incluida# Resumen o fotocopia del documento legal de constución de la endad ;acro y micro organigramas $ista de e+ecuvos Pol'cas y procedimientos administravos y !nancieros lnformación sore el sistema de control interno o+a de información general donde se especi!que# 8ipo de acvidad 8ama3o de la endad Recursos %umanos y materiales 25mero y uicación de sucursales, etc& Descripción completa de los aspectos operavos& Copias de manuales, instrucvos y reglamentos& Copias de programas y cuesonarios de auditor'a Copia del informe de auditoria o+a de sugerencias o asunfos a ser considerados en posteriores auditor'as, etc& Esta lista no es ex%ausva, solo indicava& El arc%ivo permanente dee servir como ase de información para ayudar a plani!car futuras laores, por consiguiente, deen proporcionar una información resumida r(pidamente accesile sore las laores efectuadas anteriormente y sore los informes emidos& incluyendo una lista de las (reas principales cuiertas en auditorias anteriores y la actual, as' como las fec%as aproximadas en que se efect5o la laor y los resultados alcan"ados& ARC9$VO CORR$N# Comprende dos pos de arc%ivos, algunos relacionados con aspectos generales de la revis'ón y otros con %alla"gos especi!cos de auditor'a&
$os papeles generales resultan de las primeras fases de la auditor'a que es cuando a5n no enen 'den!cados los %alla"gos& Se denominan generales porque se vinculan con información que compete a la empresa en su con+unto& Aunque principalmente resultan de la fase de traa+o preliminar, en las fases posteriores podr'a seguir surgiendo información general& Para todos los Papeles de 8raa+o generales dee arirse un solo lega+o, en camio ser( conveniente que para cada %alla"go se %ailiten lega+os espec'!cos, aunque esto depende de la importancia y la candad de papeles& 2o es posile indicar la relación de papeles que podr'a incluirse en un Arc%ivo Corriente, pero se consideran imprescindiles en cualquier lega+o la inclusión de# $os Programas de Auditor'a deidamente referenciados con los Papeles de8raa+o que apoyan su e+ecución& Papeles de 8raa+o que respaldan la reali"ación y aplicación del Programa deAuditor'a, preparado para el examen& Correspondencia cursada y reciida, y fundamentalmente las actas de validación de los %alla"gos& En los lega+os espec'!cos, se incluye una o+a Resumen del alla"go, que resume la totalidad de los atriutos de un %alla"go de auditor'a& NOR&AS 'NRA!S PARA !A !A3ORAC$ON % PAP!S % #RA3AO $as siguientes normas se deen aplicar en la elaoración de los Papeles de 8raa+o# I;#otalidad * Precisión $os papeles deen contener evidencias completas y precisas para proporcionar un respaldo apropiado de las oservaciones, conclusiones y recomendaciones y constuir una ase para la demostración de la naturale"a y alcance de nuestro examen, cuando sea necesario& J;Claridad * Comprensibilidad $os papeles deen ser claros y comprensiles, sin necesidad de explicaciones verales adicionales o suplementarias& Deen permir a quien las ulice determinar de inmediato el propósito, naturale"a y alcance de la laor efectuada y las conclusiones de quien las preparo& K;Pernencia $os papeles deen limitarse a los asuntos que son materialmente importantes, pernentes y 5les con relación a los o+evos estalecidos en el examen& $os papeles para cumplir con la norma anterior deen contener un 8itulo que los iden!que de manera precisa con su contenido&
El costo de la preparación de los Papeles de 8raa+o es una parte importante delcosto total de la laor que efectuamos, por consiguiente dee estar +us!cado& L;"so de 9o,as Separadas para Cada Asunto; Este detalle adqu'ere 'mportancia a parr del momento en que es posiledetectar situaciones que posteriormente constuir(n un %alla"go& Sin emargo,no siempre es posile por la presión del empo disponile y la forma en que serecie la información, clasi!car los papeles desde un principio seg5n los%alla"gos o categor'a a la que perten e"can& Por otra parte, como se indicó, a5n en las fases !nales conn5a oteni-ndose información diferenciada que puede servir a la auditor'a en e+ecución o a futuros ex(menes& Para evitar el desorden y confusión es recomendale depurar los arc%ivos diariamente, distriuyendo los papeles en los lega+os correspondientes& M;Registro de la 7uente Por las situaciones de controversia que pueden presentarse en las fases de conclusión de la auditor'a es vital que se iden!que el nomre, cargo y posición de las personas o unidades que proporcionan la informacion& ;Planifcación Antes de la preparación de cualquier papel de traa+o, dee de!nirse el propósito y la relación que tenga con la auditor'a& Esto evitara la proliferación y preparación de papeles insulsos& ;7orma de Preparación Para facilitar correcciones los papeles de traa+o del arc%ivo corriente deen prepararse a l(pi" o ol'grafo& $os del arc%ivo permanente pueden ser preparados en un ordenador& ; Re/erenciación $a forma de estructurar y registrar la información dee facilitar la referenciación entre los programas de auditor'a, los papeles de traaio y entre -stos, y el informe& Q;%oble spacio Se dee escriir a dole espacio para permir modi!caciones, ampliaciones, correcciones y principalmente, la anotación de marcas de auditor'a& I;7acilidades
Para reducir el empo se dee %acer uso intensivo de procedimientos y medios que representan a%orro de empo, tales como fotocopias de documentos& Sin emargo, se dee velar por que la uli"ación del equipo de fotocopiado, sea reali"ado con moderación& II;Preparación de un ndice En cada arc%ivo de papeles de traa+o se dee preparar un 'ndice con el contenido, para facilitar su explotación& $os Papeles de 8raa+o de auditor'a operava tami-n enen car(cter con!dencial y son de propiedad del auditor& PRPARAC$ON % RS"&NS PR!$&$NARS Como resultado de nuestro traa+o se acumulan una gran candad de papeles de traa+o, los mismos que conenen una gran variedad de información, que seguramente es muy valiosa, pero si esta no esta organi"ada en forma lógica e interrelacionada, ser( de poco valor& Para superar la de!ciencia anterior, se deen preparar res5menes de los papeles de traa+o, que tengan la caracter'sca de exponer en forma clara, concisa y convincente la laor efectuada, los resultados alcan"ados y cualquier recomendacion pernente al caso& Estos res5menes enen dos propósitos& L& <ligan a un an(lisis oportuno y crico del po de evidencia otenido y los resultados de la laor efectuada y ayuda a iden!car requerimientos adicionales, que se deen incorporar en los siguientes programas de auditor'a& M& $os res5menes permiten el )u+o ordenado y lógico de los papeles de traa+o, facilitando la supervisión y revisión del cumplim'ento de los programas de auditor'a& $os res5menes deen prepararse con el propósito de servir como un medio de ayuda para lograr la conclusión ordenada y oportuna de la auditor'a& Son un medio para lograr un !n y no un !n en s'& $os elementos (sicos de un resumen son los siguientes# Ob,evos del e-amen del proceso2 acvidad en e-amen Se dee exponer revemente el propósito del examen y el o+evo que se pretende alcan"ar&
!abor e/ectuada a la /ec.a Presentar un resumen de lo efectuado en relación con el alcance previsto del examen& Revelar el incumplimiento de ciertas laores previstas y explicando las causas& Resultados alcanzados Preparar un resumen de los %ec%os, de la evidencia otenida en relación con el o+evo previsto& En esta sección solo se deen presentar los %ec%os o condiciones estalecidas a la fec%a del resumen, tal como son& Recomendaciones Se deen emir recomendaciones, sore el grado de cumplimiento de los o+evos, la calidad y su!ciencia de la evidencia otenida& $as recomendaciones que se podr'an generar del an(lisis de estos res5menes, ser'an# lncorporar en el próximo programa de auditor'a pasos o procedimientos,que permitan profundi"ar el examen, %asta alcan"ar el o+evoformulado& Con ase en la información y evidencias otenidas, considerarpr(ccamente cumplido el o+evo previsto y preparar la o+a Resumendel alla"go de Auditor'a, y connuar el examen con la validación del%alla"go, con los e+ecuvos de la empresa& SA!VA'"AR%$A % !OS PAP!S % #RA3AO En cuanto a salvaguarda, dee oservarse tanto o mayor cuidado que en una auditor'a !nanciera, ya que por el mayor alcance de la auditor'a operava, el auditor ene acceso o recie mayor candad y variedad de documentos, algunos de los cuales, especialmente los referidos a recursos %umanos, determinación de precios,& procedimientos de faricac'ón, etc&, enen car(cter con!dencial& 2egligencia del auditor sore este parcular, puede signi!carle a la empresa situaciones con)icvas e incluso p-rdidas y al auditor descr-dito y tal ve" algo m(s que eso&
TEMA 6 ALCANCE Y CONTENIDO DEL DIAGNOSTICO PRELIMINAR O3#$VO: Este cap'tulo discute de manera amplia los elementos que comprende la reali"ación de la auditor'a preliminar# su alcance y contenido& Se anali"an los criterios e indicadores a ser considerados en la evaluación sore el grado de e!ciencia, efecvidad y econom'a en la administración y e+ecución de las operaciones& Se %acen comentarios sore la uli"ación los resultados de esta fase& A!CANC = CON#N$%O %! %$A'NOS#$CO PR!$&$NAR El propósito del estudio preliminar es otener información de todos los aspectos importantes que rodean las operaciones de la empresa, sean estos internos o externos, lo m(s r(pidamente posile& Dic%a información dee ser reunida de manera uli"ale y de f(cil asimilación en la forma de Papeles de 8raa+o, que sirvan como instrumento de traa+o para el planeamiento de las futuras fases de la auditor'a& 9na revisión general de la información otenida durante -l diagnósco preliminar permir( al auditor contar con información sore el contexto económico, pol'co, legal, social y cultural en el que la empresa desarrolla sus acvidades& En el marco interno la información a recopilar se re!ere a los antecedentes %istóricos de la empresa, los recursos con los que opera, sore los mercados en los que in)uye, el modelo de organi"ación y los valores con que cuenta tales como la cultura empresarial, visión y misión, y otros puntos importantes de las operaciones que reali"a, con ase en los cuales se pueda comen"ar a plani!car el traa+o de auditor'a para la revisión detallada& 9n punto importante para llevar a cao un efecvo estudio preliminar es reali"arlo r(pidamente& El o+evo es acumular información 5l en corto empo con ase en la cual se puedan %acer planes para revisar y proar la e!ciencia, efecvidad y econom'a en la reali"ación de sus operaciones& 9n diagnósco preliminar no deer'a ser un proceso largo y tedioso, caracteri"ado por una laoriosa lectura de manuales, documentos, y otros materiales& Dee ser un proceso relavamente r(pido de recopilación de información, cuyo resultado ser( uli"ado posteriormente&
Durante esta fase de traa+o no se dee perder el empo en demostrar la existencia de de!c de!cien iencia cias& s& Sin emar emargo go,, dee dee docume document ntar arse se cualqu cualquier ier indici indicio o de de!c de!cien iencia ciass encon encontr trada adass en las opera operacio ciones nes duran durante te esta esta parte parte del traa traa+o +o,, para para que sean sean consideradas al momento de decidir en que (reas, procesos o acvidades se requiere un exam examen en m(s detall detallado ado y profu profundo ndo&& Este Este proced procedimi imient ento o permit permitee un enfo enfoque que ordenado %acia el planeamiento y logro de los o+evos de la auditor'a y facilita la uli"ación de los esfue"os en las (reas en que pueden ser m(s ene!ciosos& $a documentación otenida durante el traa+o preliminar deer( ser uli"ada para iniciar el Arc%ivo Permanente de Papeles de 8raa+o& Esta documentación no se revisa en detalle %asta el momento que se considere apropiado durante las fases siguientes& CON#AC#OS $N$C$A!S CON 7"NC$ON$R$OS % !A "N$%A% $os contactos iniciales deen %acerse con los de nivel m(s alto& Se dee reunir con el e+ecuvo de la endad y con los funcionarios m(s importantes importantes para informarles acerca de la auditor'a, sus o+evos generales y espec'!cos, los m-todos de operación y los planes planes gener generale aless que afect afecten en a la empre empresa sa&& En el caso caso de audit auditor ores es intern internos, os, la reali reali"a "ació ción n de una audit auditor' or'aa es de conoc conoclmi lmien ento to de dic%os dic%os person personer eros os cuando cuando la m(xima autoridad autoridad de la endad apruea el plan de traa+o anual& Se dee seguir el mismo procedimiento al %acer ex(menes en las dependencias de la endad& El funcionario e+ecuvo m(s alto dee estar informado acerca de los planes generales y la naturale"a del traa+o& El alcance de la laor de auditor'a operacional lleva a los auditores a estalecer contactos contactos con los funcionarios de todo nivel de la empresa& Si estos funcionarios enen una uena ase para comprender la naturale"a de las responsailidades y o+evos de los auditores, pueden facilitar el llevar a cao laores de auditor'a en forma m(s e!ciente y sasfactoria& A$CANCC = PRO7"N%$%A% %! S#"%$O PR!$&$NAR El alcance y profundidad de este estudio depende de s' es una primera auditor'a o audi audito tor' r'aa sus susec ecue uent nte& e& Si es prim primer eraa audi audito tor' r'aa ser ser( conv conven enie ient ntee segu seguir ir las las orie orient ntac acio ione ness que que se dan dan en este este cap' cap'tu tulo lo,, cons consid ider eran ando do adem adem(s (s,, el grad grado o de formación y experiencia profesional del auditor, del conocimiento previo que se tenga de la endad, de la comple+idad de las operaciones, etc& En cam camio io,, si se tra trata de una una audi audittor'a or'a sus susec ecue uent nte, e, el estu estudi dio o prel prelim imin inar ar posilemente consista en una actuali"ación y revisión del arc%ivo permanente de papeles de traa+o& Sin emargo, se dee considerar considerar,, el posile efecto, efecto, que la din(mica de las operaciones y acvidades de la empresa, tengan en la calidad y vigencia de la informacion recopilada anteriormente&
CR$# CR$#R R$O $OSS A SR SR CONS$ ONS$% %RA RA%O %OSS PARA ARA !A RA! RA!$4 $4A AC$N C$N % !A 7AS% AS% % %$A'NOS#$CO PR!$O&$NAR $a información que podr'a ser recopllada durante la e+ecución de esta fase, estar( en directa relación con las caracter'scas, po de acvidad y naturale"a de las operaciones de la empresa& Para efectos de la consideración del alcance de la fase de diagnósco preliminar, primer primeraa fase fase de la audit auditori oriaa opera operava va,, se recom recomien ienda da consi consider derar ar los siguie siguient ntes es elementos# %#R&$NAC$ON %! PROPOS$#O %!
reali"a reali"ación ción de estos estos estudios estudios estar( estar( en direct directaa relación relación con el ramo ramo empresar empresarial, ial, volumen operacional y la acvidad de la empresa de que se trate& Comprender'a# N#ORNO &PRS$AR$A! Conforme los criterios expresados por Alerto R& $evy, la información que se dee otener sore el entorno empresarial comprende (sicamente (sicamente los aspectos referent referentes es al contexto económico, pol'co, legal, social, cultural y demogr(!co en la que la empresa desenvuelve sus acvidades& Con ase en esta información se dee reali"ar un an(lisis de los factores del entorno empresarial, en los aspectos que son potenciales y adversos para la empresa& $os elementos (sicos que se deen considerar son& a) conómico& conómico& Es un an(lisis del marco económico general, del planeamiento económico, la pol'ca !scal y triutaria, las caracter'scas del consumo, y otros de naturale"a similar& El po de recursos naturales, su uicación y disponiilidad, iden!cación det per!l y fue"as que compiten en el mercado& b)Pol1co; Constuy Constuyee el clima clima pol'co pol'co en el que la sociedad sociedad vive y desarrol desarrolla la sus acvidade acvidades, s, la organi"ación pol'ca y el sistema de pardos& c)!egal; $a Constución Pol'ca del pa's, las disposiciones triutarias y los mecanismos de control de las empresas& d)Cultural& d)Cultural & Se consi consider deran an los ante anteced ceden ente tess %istó %istóric ricos, os, ideoló ideológic gicos, os, valor valores es y normas normas de la socied sociedad& ad& Se trat trataa de dete determi rminar nar princi principal palmen mente te el po de socied sociedad ad en que se encuentra enmarcada el pa's y la empresa, la forma de pensar de los individuos que traa+an traa+an en ella, su educación y el medio en el que se %an desarrollado& desarrollado& e) %emogr0fco& %emogr0fco& En relación con las caracter'scas de los recursos %umanos, su candad, d'striución, sexo, concentración y urani"ación& AC#$V$%A%S $N#RNAS
Considerando los criterios expuestos por >ac:leitman, (sicamente se dee otener información sore los siguientes aspectos#
a) 3ase !egal Se dee otener información y anali"ar la ;inuta de Constución, Estatutos y otros documentos de la empresa, y determinar si su propósito inicial resulta actual& Se dee considerar el empo transcurrido desde la creación de la empresa a la fec%a y determinar su vigencia y la de sus reglamentos y contratos& Si se trata de una empresa del sector p5lico, se considerar( la disposición legal que determinó la creación y propósitos de la endad& b) Antecedentes 9istóricos Se dee preparar un resumen de los antecedentes %istóricos de la empresa, %aciendo %incapi- en los logros otenidos, as' como posiles con)ictos en el pasado y las formas de solución encontradas, la función social que cumple y el crecimiento %istórico& Dic%o relato dee permir tener una perspecva adecuada de las caracter'scas de la empresa en su pasado y presente, su edad, tama3o y etapa de evolución o revolución en la que se encuentra& c) Caracter1scas 'eogr0fcas Se dee otener información sore las caracter'scas del medio geogr(!co en que desarrolla sus acvidades la empresa, y determinar el impacto posivo o negavo en sus operaciones& $os aspectos a considerar son# Caracter'scas del clima& $a distancia a los cenfros producvos e industriales de aprovisionamiento deinsumos de la producción& :acilidades para la contratación de recursos %umanos y otención demateriales& Cercan'a a los mercados de consumo& :acilidades en el transporte de los productos terminados e insumos de laproducción& Acceso a los servicios p5licos como tel-fono, agua, energ'a el-ctrica ycomusles&
d) Aspectos conómicos
Se dee otener información y praccar un an(lisis de la situación económica de la empresa con el propósito de conocer los siguientes aspectos#
Caracter's!cas del mercado en el que opera& Posiilidades económicas de par!cipación en el mercado& Determinar el lugar que ocupa dentro de la comunidad económica a la que pertenece&
e) Sistema de Planeamiento
El propósito es otener información sore las caracter'scas del sistema de planeamiento implementado por la empresa, referida a los siguientes aspectos# $os procedimientos aplicados en la planeación de las acvidades& Estrategias desarrolladas para el cumplimiento de 7os o+evos y metas& Estalecimiento de prioridades t(ccas para la reali"ación de las acciones& <+evos y metas formuladas& Determinación del grado de divulgación y ad%esión a los o+evos y metas empresariales& :ormas de asignación de recursos para las operaciones Pol'cas generales y espec'!cas en actual aplicación, sean esfas formuladas por la alta dirección, como las pol'cas impl'citas exisfenfes& /) &odelo Organizacional Se dee otener información sore el modelo de estructura organi"acional que aplica la empresa, y los canales y formas en que los funcionarios se comunican, espec'!camente referente a los siguientes aspectos# Caracter's!cas formales del modelo organi"acional& $a congruencia de la organi"ación con los o+evos y metas estalecidas& Determinación de la con!an"a, creencia, interdependencia, responsailidad, parcipación comparda y mulgrupal& ;ecanismos de seguimiento de o+evos y policas&
El sistema de control interno es un med6o para dar e!ciencia a las operaciones de la empresa, por lo que ser( necesario otener información respecto a su!ciencia y
efecvidad de los sistemas de control y las caracter'scas del control interno, en los siguientes componentes# Entorno de control, y el grado de compromiso del personal en su aplicación ycumplimiento& Evaluación del riesgo, la reali"ación de acvidades supone la existencia deun riesgo, la empresa dee estalecer los mecanismos para su iden!cación,a n(lisis y tratamiento& Acvidades de control, que se iden!can con la aplicación de pol'cas,procedimientos y pr(ccas, para reali"ar el control interno& lnformación y comunicación, vinculadas con 7as caracter's!cas de unadecuado sisfema de información gerencial& Superuisión, las pr(ccas de evaluación periódica para me+orar e7 sisfema de manera permanente& .) caracter1scas del Sistema de Personal El propósito es de otener información y documentación sore la modalidad de administración de estos recursos, uno de los m(s valiosos en la empresa, para el efecto se dee aarcar los siguientes aspectos# Caracter's!cas del sisfem a implantado en los procesos de# reclutamiento,selección, contratación, inducción y desarrollo& Sisfemas y procedimientos de evaluación del personal& Pol'cas movaciónales& $a existencia y aplicación de programas de capacitación y adiestramiento& lnformación referente a los 'ndices de rotación, angTedad, formación y otrosrelavos al caso& Pol'cas de sueldos y sa7arios& Caracter's!cas del clima o amiente laoral& Caracter'scas de las relaciones sindicales& T) valuación de los Recursos 71sicos Se otendr( información sore el volumen y caracter'scas de los recursos Bsicos que se uli"an y comprende los siguientes elementos& Caracter's!cas y con!guración de 7as instalaciones, equipos, moiliario einmueles& Estado de evolución de esfos ienes, por lo menos 7os fres 5lmos a3os& lnspección del (rea y distriución de esfos recursos&
,) Sistema de Compras * Suministros Se trata de otener información sore los procedimientos que se uli"an para la reali"ación de las compras, para el efecto se dee indagar sore# $as caracferis)cas de la ase de datos de proveedores& $as pol'cas de compras aplicadas a la fec%a& $as modalidades y condiciones de compra de insumos para la producción#precio, cr-dito, empo de entrega, descuenfos, devoluciones y calidad& Pol'cas y pr(ccas para la administración y custodia de 7os inventarios& Procedimientos para la recepción y almacenamiento de producfos& U) Sistema de Producción Se dee otener información relava a los procedimientos y m-todos de producción uli"ados por la empresa, (sicamente en los siguientes aspectos# Caracter's)cas del sisfem a de planeamiento, programación y control de laproducción& De ser posile, gr(!car el o los sisfemas de producción, aplicados por laempresa& Reali"ar una visita de inspección y oseruación a las instalaciones& <tener información referente a los cos5os de producción, por po deproducto, y preparar estados comparavos, de por lo menos los 5lmos trese+ercicios& Precisar las pol'cas y procedimientos de mantenimiento de ienes de uso yde producción& T) Sistema de Comercialización Se dee otener información referente a la posición de la empresa en el mercado y el grado de compevidad, para el efecto es necesario contar con evidencias relacionadas a los siguientes elementos# ;-todos para la planeación de las ventas& Caracter's!cas del presupuesfo de ventas& <tener las pol'cas de ventas gue se aplican& <tener los esfudios de mercado actual y potencial si exisfen& Procedimientos para el estalecimiento de los precios de venta de losproductos& lnformación sore los cosfos de pulicidad y promoción&
;-todos de distriución de los productos al consumidor& lmpacto de la competencia en las acvidades de la empresa& m) Sistema de ln/ormación $os requerimientos de información sore este sistema son (sicamente los siguientes# $os )pos de sisfemas de información con gue se cuenta# sistema de niveloperavo, sistema de nivel de conocimientos, slsfema de nivel gerencial, sistema de nivel estrat-gico& Caracter's!cas del srsfema de información gerencial& Caracter's!cas del srsfema de informacion contale y !nanciero& 2ivel de automa"ación y tecnolog'a de los sisfemas de información#ardUare de computadora, SoVUare de computadora, tecnolog'a dealmacenamiento, tecnolog'a de comunicación& Caracter'scas de la arquitectura de informacin de la empresa& n) Recursos 7inancieros $a información a otener ene relación con los siguientes aspectos# Esfados :inancieros, compara!vos de por lo menos 7os fres 5lmos e+ercicios& Estado de cosfos operavos, por similar periodo& Esfados de e+ecución presupuestaria, por similar periodo, considerando# a0 Proceso de control presupuestario& 0 $a metodolog'a de planeación presupuestaria& c0 Praccas para la elaoración del presupuesto& d0 Criterios de distriución del presupuesto por (reas o acvidades& e0 Proceso de control del presupuesto& f0 Proceso de cierre y evaluación del presupuesto& Estructura de 7as inversiones& Composición de los ienes de capital& Composición de las oligaciones por cr-ditos ofenrdos& Esfudios !nancieros elaorados por la empresa en los 5lmos a3os& $a información !nanciera que se otenga y prepare deer( ser comparava y detallada en los disntos conceptos que integran los estados !nancieros, as' como aquella otra información que, a +uicio del auditor, sea conveniente desglosar& ) lmpacto Ambiental Se dee otener información sore los siguientes aspectos#
Pol'ca medioamiental que aplica la empresa& rado de divulgación y comunicación de esta pol'ca entre los empleados dela empresa& Pol'cas de producción, envasado, almacena+e, distriución y transporle& Polica de manipulación de desec%os& Esfudios sore evaluación de riesgos& Esfudios sore naturale"a, magnitud e impactos medioamientales de susacvidades, producfos o servicios& rado de compromiso con la legislación y reglamentación medioamientalaplicale, y con ofros requisitos que la empresa suscria& indagar respecto si se %an estalecido y manene al d'a la empresaprocedimientos para iden!car los aspecfos medioamientales de sus acvidades, productos y servicios& $as medidas adoptadas para evitar o disminuir da3os a la salud y alamiente& lndagar respecto de s' se %an efectuado esfudios de impacto amiental parala reali"ación de oras de infraestructura, edilicias, expansión e instalaciónde plantas& o) Aspectos Adicionales Estos requerimientos de información se determinan considerando las caracter'scas y necesidades de cada empresa& Algunos son# lnformes y estudios emidos soóre las acvidades de la empresa, porfuncionarios de la empresa, as' como, personal externo& Conocimiento de la existencia de prolemas no resue7fos por la empresa& lmpacto del avance tecnológico en la rama de acvidad de gue se trate y suimpacto en el mercado& #CN$CAS % APO=O $as t-cnicas son m-todos pr(ccos de invesgación que el auditor uli"a para lograr otener la información necesaria para poder emir opiniones y recomendaciones o+evas& Se deen usar m-todos pr(ccos de invesgación, que permitan la otención de evidencia su!ciente, competente y pernente para tener prueas de los %ec%os y circunstancias in%erentes de lo evaluado& Esta información ser( 5l para que el grupo pueda emir una opinión de la situación de la empresa& $a intención al seleccionar los m-todos dee ser que estos formen un esquema que s'rva de ase para organi"ar y sustentar los resultados& Estos m-todos no pretenden limitar al auditor a usar otros de acuerdo con las circunstancias&
$a elección y aplicación de las t-cnicas o instrumentos de an(lisis, est( en relación con la facilidad de su aplicación y de la acvidad o giro de cada empresa en parcular& L; lndicadores para la valuación Si la empresa cuenta con un sistema de medición de sus acvidades, traducido en est(ndares, normas, indicadores, raos, y otros similares, se facilita en gran medida el examen de auditor'a y los %alla"gos del examen, estar(n respaldados con evidencia su!ciente y competente y por consiguiente defendiles& Cuando la empresa no cuenta con un sistema de medición, oliga al auditor el dise3o de los indicadores principales de la función, proceso, procedimiento etc&, los mismos que se deen acordar y encontrar puntos de coincidencia con los responsales de la acvidad operava su+eta a evaluación y de esta manera eliminar posiles desacuerdos& Para que la evaluación sea o+eva %ay que estalecer criterios de medición, y de esta manera se elimine cualquier criterio su+evo& En lo posile, los criterios de medición, se deer(n estalecer en t-rminos cuan!cales para facilitar la interpretación& 7"N#AS % !AS NOR&AS % VA!"AC$ON Para efectos de la auditor'a se dee relacionar la e+ecución real .condición0 con las normas estalecidas .criterio0, con el propós'to de estalecer desviaciones o %alla"gos, de los se derivan las recomendaciones& Este proceso de comparación proporciona evidencias sore si las operaciones son e+ecutadas de manera económica, e!ciente y efecva& Para efectos del examen, las fuentes de las normas de evaluación ser(n (sicamente las siguientes# Contempladas en 7os planes, oievos y metas& Contenidas en contrafos de oras o servicios, convenios y reglamentos& $eyes, pol'cas, direcvas, e instrucciones& Experiencias administravas& Senfrdo com5n& Resultados de series o esfadis!cas %istóricas& Comparaciones otrasempresas o acvidades internas similares&
con
$a planeación y el dise3o adecuado de indicadores es de gran importancia y ulidad para la evaluación de las operaciones de una empresa& Estos indicadores proporcionan
al auditor un indicio sore el grado de e!ciencia, efecvidad y econom'a en la administración y e+ecución de operaciones& $os indicadores relavos al funcionamiento real de la empresa, seg5n >ac :leitman, pueden ser de po cualitavo y cuantavo y referidos, entre otros, a los siguientes aspectos# /ecvidad Constuyen los indicadores relacionados con la calidad de los ienes y servicios ofertados por la empresa al mercado o sea 4%acer las cosas correctas4& Por las caracter'scas de estos indicadores, es necesario contar con información de las pr(ccas y m-todos de traa+o de otras empresas del medio, para poder comparar rendimientos, y me+orar rend'mientos& lndicadores de efecvidad (sicos, siempre que sean comparales, podr'an ser# $a relación de ulidades nefas del me+or compedor, respecto de lasulidades de la empresa& @entas netas del me+or compedor, respecto de 7as ventas nefas de laempresa& Producción real del me+or compedor, respecto de la producción real de laempresa& Clientes reales del me+or compedor, respecto de clientes reales de laempresa& $os resultados de los indicadores anteriores interesan que sean iguales o menores a uno& fciencia Son indicadores que permiten la reali"ación de comparaciones de lo reali"ado con los o+evos previamente estalecidos, es decir, permiten la medición de s' los o+evos y metas se cumplieron& $a e!ciencia esta relacionada con la producvidad en el uso de los recursos %umanos, materiales y !nancieros disponiles para conseguir determinados !nes, mediante el uso racional y congruente de estos recursos& En resumen, se usca estalecer si la empresa usa económicamente estos recursos& Entre los indicadores m(s comunes tendr'amos# $a relación de los gasfos previsfos respecto de 7os gasfos reales&
En las acvidades de servicio donde la facturación es por %oras, se puederelacionar las %oras facturadas en relación con las %oras traa+adas, m(s 7osempos muertos& 9lidades nefas previsfas, en relación con las ulidades reales& lmporte monetario de las ventas esmadas, en relación con las yenfas netasreales& @ariales de la producvidad# mano de ora, capital y aVe y ciencias de laadministración .tecnolog'a y conocimientos0& @olumen de producción esmada por productos, respecto del volumen deproducción real& Candad de clientes previstos, respecto de clientes reales& Para poder medir con exactud la e!ciencia empresarial, se dee aplicar el uen +uicio y el criterio del auditor& 9n m-todo recomendale para medir este indicador es -l referente al an(lisis de aumentos y disminuciones, oteniendo (sicamente información con relación a las causas de las variaciones& Producvidad Son los indicadores que relacionan los vol5menes de producción de 'enes y servicios, con los recursos uli"ados por la empresa& $os recursos aplicados por la empresa a la producción de ienes y servicios esta condicionada por el avance de los medios tecnológicos, las di!cultades de acceso al capital !nanciero y el me+oramiento constante en el nivel de capacidades y %ailidades de los recursos %umanos& $as empresas deen %acer una cominación opma de estos factores uscando reducir al m'nimo posile los recursos uli"ados, pero al mismo empo lograr la m(s alta calidad en los productos y servicios ofertados al mercado& $os niveles de producvidad altos se alcan"an si se reali"a una adecuada planeación y control de todos los factores& Para otener indicadores aceptales de la producvidad, es necesario contar con un sistema de información gerencial que permita la creación de una ase de datos sore la uli"ación de recursos, que servir(n para anali"ar y diagnoscar la uli"ación de los factores uli"ados en el proceso producvo de ienes y servicios, as' como la e!ciencia de los mismos& Cuando se carece de estos indicadores o los existentes no son v(lidos por %aer ocurrido modi!caciones, estos pueden desarrollarse a parr de oservaciones directas, o con ase en conversaciones directas con los +efes inmediatos del funcionario&
El proceso de evaluación de los indicadores de desempe3o se recomienda que se realicen mediante la oservación directa& En general, las oservaciones indirectas son menos con!ales Como resultado de la aplicación de los indicadores de rendimiento del personal, es facle aplicar una cali!cación su+eva en una escala, como# inaceptale, aceptale, ueno y excelente, otorg(ndole valores num-ricos para facilitar el cómputo& $a evaluación nos permir( otener resultados, que entre otros, que podr'an ser# Candad y oportunidad del traa+o producido rado de contriución del traa+o reali"ado al cumplimiento de metas y o+evos& Ca!dad de traa+o producido Porcenta+e de errores sustanciales, de!ciencias u omisiones en e7 traa+o& Conocimienfos t-cnicos y %ailidades para el desempe3o del traa+o& Capacidad e iniciava para solucionar prolemas codianos en el traa+o& Condiciones para desarrollar traa+os a+o presión& Actud respecto al camio de m-todos o procedimientos& E!ciencia E!ciencia en la uli"ación de recursos a+o su responsailidad& ailidad comunicacional& comunicacional& ldoneidad para la e+ecución de acciones a+o su responsailidad& responsailidad& enerador de un clima laoral sasfactorio& Con relación a algunos indicadores cuantavos referentes al personal, mencionan algunos como los siguientes# Comparación del volumen y el costo total de 7os servlcios personales en el e+ercicio, con el presupuesto y este con datos de e+ercicios anteriores& 2ivel de Rotación del person personal, al, con los de e+er e+ercic cicios ios ante anterio riore res& s& Planil Planilla la de %oras %oras extr extras, as, con con meses meses o periodos anteriores&
Recursos 9umanos Se considera importante que la empresa formule los est(ndares de desempe3o del persona personall para para reali"a reali"arr medicione medicioness mas o+eva o+evas& s& Estos Estos indicador indicadores es deen deen guardar guardar relación estrec%a con los resultados que se desean de cada puesto& Entre los m(s comunes podemos citar# Resultados nefos del e+ercicio, respecto del total de gasfos reali"ados& El total de ventas netas, respecto del totalde gasfos reali"ados&
El volumen de producción en unidades o toneladas, respecto del total degasfos& El total de clientes de 7a empresa respecto del totalde gasfos& El total de la producción otenida, en unidades o toneladas, respecto de lacapacidad de producción de la planta de la empresa& 7inancieros * de 'esón $os indicadores relavos a este tema, est(n relacionados con los m-todos de an(lisis de estados !nancieros& 9na relación de los m-todos aplicales, seria& ;-todos de an(lisis ver!cal# a0 ;-todo de reducción de 7os esfados !nancieros, en t-rminos de porcenta+e& 0 ;-todo de ra"ones o 'ndices ;Todos de an(lisis %ori"ontal ;-todo de aumentos y disminuciones ;-todo de tendencias ;-todo de control presupuestario $a aplicación de estos m-todos supone el cumplimiento cumplimiento de algunos requisitos tales como# Jue Jue los los esf esfados ados !nan !nanci cier eros os esf esf-n audi audittados ados por por prof profes esio iona nall independiente& Jue Jue en el proc proces eso o de cons constr truc ucci ción ón de los los esta estado doss !nan !nanci cier eros os se %uierenaplicado los concepfos de consistencia y uniformidad, con los e+erciciosanteriores& Jue se disponga de información adicional, contenida en las nofas a losesfados !nancieros&
Producción $os indic indicado adore ress rela relavo voss a esta esta acvid acvidad ad est( est(n n refe referid ridos os al esta estale lecim cimien iento to d relaciones y la otención de 'ndices como los siguientes# Capacidad uli"ada contra capacidad instalada en comparación con uno ovarios e+ercicios previos& Demanda potencialno sa!sfec%a por falta de capacidad instalada& Demanda potencialno sa!sfec%a por falta de producción& Comercialización
Est(n referidos fundamentalmente al an(lisis de las ventas, mediante los siguientes indicadores (sicos# Expansión de las ventas, mediante la relación de 7as ventas del e+ercicioactual respecto de las ventas del e+ercicio anterior& Esfe indicador se puedecalcular tami-n por producfos o por segmento de clientela& Evolución del valor a3adido, relacionando el valor a3adido del e+ercicioactual, respecto del valor a3adido en el e+ercicio anterior& Evaluación del margen ruto de contriución, relacionando la ulidad rutadel e+ercicio actual, respecto a la ulidad ruta del e+ercicio anterior& lmpacto del incremento de los precios de venta, relacionando el incrementode precios de venta, en relación con la tasa de in)ación& @enta entass por por empl emplea eado do,, rela relaci cion onan ando do el tota totall de vent ventas as neta netas, s, resp respec ectto delnumero de empleados& @alor alor a3ad a3adid ido o por por empl emplea eado do,, rela relaci cion onan ando do el valo valorr a3ad a3adid ido, o, resp respec ectto delnumero de empleados& Cuota de mercado, mediante la relación de las ventas de la empresa,respecto de las ventas del sector& Par!cipación Par!cipación de un producto determinado en el total de las ventas, mediantela relación ventas del producto especi!co, con relación de las ventas nefastotales de la empresa& ;ediante ;ediante esta relación se puede tami-n calcular porfamilia de producfos, por canales de distriución o por regiones de venta& Comparación de ventas mensuales y anuales por producto del e+ercicio, conlos e+ercicios anteriores en monto y volumen& lmpa lmpact cto o de la pol' pol'c caa de cr-d cr-dit itos os,, medi median ante te la comp compar arac ació ión n de mont monto o ycondi ondici cion ones es de cr-d cr-dit ito o a clie clien ntes en el e+er e+erccicio icio,, en relac elació ión n con con e+erclciosanteriores& lmpa lmpact cto o de la div diversi ersi!c !cac ació ión* n*,, evol evoluc ució ión n y lan" lan"am amie ient nto o de nue nuevos vos productos,mediant productos,mediantee la relación de las ventas de nuevos productos, respecto respecto de lasventas nefas totales& RCORNROO = O3SRVAC$N %$RC#A Cuando sea apropiado, dada la naturale"a de la acvidad a ser examinada, se dee efectuar un recorrido de la o!cina, planta y otras instalaciones& El propósito de tal ose oserv rvac ació ión n es me+o me+ora rarr y prec precis isar ar los los cono conoci cimi mien enttos que que ya se ene enen n de las las acvidade acvidades& s& 8ales oservac oservaciones iones son por lo genera generall muy ene!cio ene!ciosas sas para para %acer %acer contact contacto o con el persona personall t-cnico t-cnico directa directament mentee vinculado vinculado con las operacion operaciones, es, es tami-n ene!cioso como ayuda para otener un entendimiento y comprensión m(s real de dic%as operaciones& "#$!$4AC$ON % !OS RS"!#A%OS %! S#"%$O PR!$&"$NAR
Adem(s de proporcionar antecedentes e información general a ser uli"ada por el equipo de auditor'a, la información otenida durante el estudio preliminar dee ser posteriormente anali"ada y estudiada, como parte del proceso de iden!cación de (reas cr'cas espec'!cas en las acWvidades que ser(n examinadas profundamente& $as decisiones acerca de cu(les %an de ser las operaciones, procesos, funciones, acvidades, etc&, selecc6onadas, deen tomarse despu-s de considerar los siguientes factores generales que el auditor dee mantener en la mente desde el inicio de la auditor'a# Xreas/prolema gue se pueden iden!car, con respecto a e!ciencia, econom'a olas (reas claves que generalmente conciernen a los infereses de la empresa& @olumen de ingresos y gasfos& Restricciones o liertades fuera de lo com5n en el desempe3o de funciones& lmporlancia de los recursos Bsicos, !nancieros y %umanos aplicados a lasoperaciones& Experiencias anteriores con respecto a acvidades similares en la unidad a+orevisión o en otras unidades& Si el examen est( a cargo de auditores internos, excepto en las empresas muy peque3as, rara ve" ser( pr(cco revisar todas las principales acvidades a un mismo empo& Se deen %acer planes para curir todas las acvidades importantes de manera gradual, en las próximas auditor'as cuando se est- mas familiari"ado con la empresa y sus acvidades&
NCS$%A%S % "N P!AN#A&$N#O = CON#RO! SO3R !A CANA!$4AC$ON %! S7"R4O
$a magnitud de las operaciones de la empresa requiere que las auditor'as sean cuidadosamente planeadas y controladas y que los esfuer"os de auditor'a, sean canali"ados con la deida dirección para poder llevar a cao las responsailidades asumidas con un m'nimo gasto y esfuer"o& Por lo tanto, deen determinarse las (reas cr'cas espec'!cas de invesgación dentro de la empresa& El o+evo general es dirigir la atención %acia los asuntos que la necesitan con m(s urgencia, es decir aquellos que deen ser revelados, me+orados y en su caso camiados& $a iden!cación de estas (reas es una parte importante de la laor en cada una de las auditor'as operacionales& $%N#$7$CAC$ON % !AS ARS A SR
$as pr(ccas aplicadas durante todas las fases mediante las cuales se puede %acer una iden!cación preliminar de las (reas que requieren especial atención, variar(n seg5n las circunstancias y requerir(n ingenio y +uicio& Algunas de estas pr(ccas 5les en
circunstancias apropiadas son las siguientes# iden!cacion tentava de puntos clave por revisión de acvidades& El Estudio preliminar puede descriir puntos clave o aspectos de la acvidad que aparentan ser diBciles de controlar o susceples de ausos o de+ade"& Por e+emplo en una operación de compra el punto clave ien puede ser# a0 $a determinación de la candad, empo y calidad de lo que %a de comprarse& 0 $os m-todos seguidos para uscar y otener los precios y condiciones m(s venta+osas& c0 $os m-todos uli"ados para determinar si se recie la candad correcta, en el empo previsto y de la calidad solicitada& Revisión selecva de los informes gerenciales& El examen de los informes que laadministración podr'a necesitar para asegurarse de que el traa+a esf(progresando dentro del empo y cosfos estalecidos dee proporcionar alauditor una valiosa información para la selección de (reas de invesgación& Sipor e+emplo, no se uli"an dic%os informes, se puede averiguar que m-todos seuli"an para e+ercer el control& Esfe po de averiguación puede indicar una faltade control efecvo y una deilidad en la administración& Consideraciones similares serian aplicales si los requerimientos de empo, est(ndares y cosfosno %an srdo esfalecidos como unidades de medida& Si por el contrario, dic%os informes existen, pueden ser examinados paradescurir los prolemas como ase para averiguar que medidas se %an tomado& Recorrido por la endad y oseruaciones de las acvidades& 9n recorrido yoseruación reve de las acvidades esfando ale3a para encontrar rastros deinefecvidad o ine!cacia, tales como emotellamiento, acumulación de equipo omaterial en exceso, ocio del personal, duplicidad de laores producvas, efc&,pueden revelar serlas deilidades que deen ser invesgadas& Entrevistas con los funcionarios responsa les y con el personal directamentevinculado& A veces se pueden otener valiosas gu'as por medio de olasentrevistas con los funcionarios responsa les y otros funcionarios directamentevinculados con las acvidades que se llevan a cao o que enen laresponsailidad de supervisarlas o dirigirlas en el (mito superior&:recuentemente esfas personas podr(n iden!car las (reas/ prolemas y aveces solicitar la revisión espec'!ca de algunos asuntos que les
conciernen, perosore los cuales no enen su!ciente información con!ale acerca de su esfadoreal& En resumen, el estudio preliminar dee efectuarse en el empo m(s reve posile para reunir la información y documentación general (sica y necesaria# no consiste en una revision determinada de la misma , sino mas ien en una revision selecva y rapida que permira su uli"acion mas adelante cuando se considere necesario&
TEMA 7 EXAMEN PROFUNDO DE AREAS CRITICAS <>E8=@<# Este cap'tulo anali"a los esfue"os que deen ser aplicados %acia las (reas en las que se precisa camiar, me+orar, eliminar, cominar, simpli!car, los sistemas, pol'cas, m-todos, procedimientos que se aplican en la empresa& Se %ace mención a los desaBos que deen enfrentar las empresas en la actualidad&
E<)0e( '/#7&(+# +e )/e)$ ,/!!,)$ Concluida la Primera :ase de Diagnósco Preliminar, se %ace necesario, de acuerdo con la pol'ca (sica de auditor'a operava, dirigir los esfuer"os de auditor'a %acia las (reas en que se necesita camiar o me+orar los sistemas, pol'cas, m-todos, procedimientos administravosK el o+evo es evaluar la e!ciencia, efecvidad y econom'a con que las acvidades se e+ecutan e iden!car las posiles deilidades importantes que puedan requerir un examen m(s detallado& Seg5n lo indicado en la Primera :ase, el an(lisis de la información general otenida durante el estudio preliminar fue 5l para iden!car (reas o acvidades en las cuales la existencia de una deilidad en la gesón puede afectar seriamente los intereses de una acvidad, operación, programa, etc&
En algunos casos durante la primera fase se %ar(n encontrado indicios de serias deilidades operavas o importantes efectos adversos en determinada (rea o acvidad& Sin emargo, proalemente se necesitar( m(s información antes de determinar si es necesario un examen m(s detallado& Durante esta fase el auditor dee acumular información adicional sore las operaciones y funcionamiento de los diferentes componentes de las acvidades de la empresa ya existentes, lo cual ser( 5l para iden!car aquellos asuntos para los que se requerir( empo y esfuer"o al %acer un examen m(s profundo& Con la otención de información adicional, el auditor puede tomar decisiones m(s reales acerca de la naturale"a y alcance del examen profundo de las (reas cr'cas iden!cadas para lograr los o+evos estalecidos& 8ami-n ser( 5l al %acer un esmado de los requerimientos de personal adicional, programar el traa+o en disntos lugares, preparar programas adecuados para el examen profundo, !+ar pla"os para la terminación de la laor de auditor'a y la presentación del informe& O3#$VOS %!
grado de -nfasis dado a cualquiera de las (reas cr'Wcas, depender( de la importancia del %alla"go y de la racional uli"ación de los recursos %umanos en función de los disntos factores implicados& Para una efecva laor de auditor'a se requiere un conocimiento de los sistemas, procedimientos, pr(ccas, pol'ca general y espec'!cas aplicales a la acvidad, propósitos, metas, o+evos, de la operación o función a+o examen& Como requerimiento general dee considerarse la e!ciencia de los sistemas, operaciones, procedimientos, pr(ccas o m-todos al desarrollar ampliamente todos los aspectos que para los auditores denotan ine!ciencias& El alcance de -ste requerimientos tan amplio como el alcance de cada auditor'a en parcular& 9na posile conclusión a la que podrian llegar los auditores despu-s de efectuar casi 8odo un examen profundo de (reas cricas, es aquella relacionada con la e!ciencia con que lleva a cao la operacion o función a+o examen o los posiles defectos de tal operación o funcion sore otras operaciones o funciones de la endad& Durante estos examenes el auditor,dee estar alerta para encontrar pr(ccas aneconómicas, inapropiadas o insasfec%as en la autori"acion de recursos apropiados en las operaciones y examinar ampliamente las de!ciencias aparentes&
3ASS = CR$#R$OS PARA !
acer frente a estos amientes altamente compevos, es sumamente impredecile por que %a marcado la osolescencia de# Anguos principios& Procedimientos& ;-todos y criterios& 9n e+emplo del impacto de estos camios, es el relavo a las caracter'scas del modelo de organi"ación piramidal, cuyas de!ciencias m(s signi!cavas, seg5n $uigi @aldes, son las siguientes# El poder y la plani!cación est(n centrali"ados& El modelo determina la existencia de una gran candad de niveles ier(rquicos, siguiendo la regla# a mayor nivel, mayor status y poder& Et modeto es r'gido y poco Vexite& $a respuesfa a las variaciones en el mercadoes urocr(ca O lento& $a empresa se divide en (reas o departamentos perfectamente estalecidos ydelimitados& El modeto provoca luc%as internas por el poder y el control de la informacin,generando altos niveles de corrupcin $as tareas, procedimientos, pr(ccas y et traaio del personal est(fragmentados, desagregados y una uena parfe se limita a movimienfos simplesy repevos& 2lnguna persona o departamen5o es responsale del proceso en sutotalidad& $as acciones de capacitación al personal se reducen a un adiestramientoenfocado a desarrollar ta destre"a necesaria para la e+ecución correcta de cada tarea& El sistema de información gerencial se estructura para sa!sfacer losrequerimientos solamente det nivel superior de la organi"acin, pero en 7osniveles intermedios se produce secfores de poder con ase en la información& Se crean poderosos canales de comunicacin informal& El crecimiento de la empresa determina que la comunicacin sufra alteraciones,interrupclones O loqueos& $os manuales y reglamenfos son r'gidos e in)exiles& $a forma de administrar la empresa se asa en la creación de controles en fodoslos niveles que aseguren que las fareas se cumplan $os controles sonveriicales& Esfo provoca et nacimiento de nuevos y m(s so!scados controles&Entre m(s comple+a sea la forma de controlar, m(s astufos se vuelven losempleados para evitar esa forma de control& A medida que la empresa crece, la urocracia aumenta y se crean m(s niveles, puestos y controles& $os sisfe mas tradicionales de contailidad solamente proporcionan nZmerosfr'os y %alan det pasado o del presente de la empresa, no del futuro&
Esfossisfemas no dan información sore p-rdida de clientes, posición compeva nisa!sfacc ión de los empleados& En resumen, la empresa no cuenta con ningunainformación que tenga relación con la permanencia del negocio a largo pla"o& organigrama es una representación gr(!ca de la empresa y en muc%asocasiones es su estructura& Sin emargo, es com5n oservar que el modelo piramidal aun se aplica en casi todas las empresas o endades& $a pregunta que podr'amos %acernos es# & EPor ?u@ una empresa de producción2 una instucion prestadora de servicios2 una empresa comercializadora * un organismo gubernamental2 enen organigramas casi seme,antes se realizan acvidades * /unciones di/erentesF
En el modelo piramidal, las decisiones m(s importantes las toma un solo %omre, el erente eneral y coincidentemente las mas de las veces es la persona menos enterada de lo que pasa dentro de la empresa& $os funcionarios de su entorno le 4dicen sólo lo que -l quiere o'r y los prolemas se maquillan antes de llegar a -l4& $a información otorga siempre un gran poder, todo el mundo ene la tentación de retener y esconder la información que posee& $a empresa que soreviva en el futur, ser( aquella capa" de otorgar poder a todos los empleados para tomar decisiones en el mismo instante que se requieranK con una educaclón su!ciente para que puedan tomar esas decisiones 4como si fueran el +efe mismo4, y con todos los sistemas de apoyo para que sus determinaciones est-n asadas en información y no en senmiento& EPodr0n las empresas2 con una administración tradicional * con el vie,o pensamiento empresarial2 comper con los nuevos paradigmas * con las nuevas reglas del ,uegoF 8odav'a %ay empresas y empresarios que dicen que nada %a camiado, que si tuvieron -xito en el pasado, seguir(n teniendo -xito en el futuro& oy, m(s que nunca, las empresas est(n siendo afectadas por elementos indirectos o del entorno, m(s que por sus propios elementos estructurales o del propio sector empresarial al que pertenece& $os e+ecuvos de las empresas saen que nada permanece constante, que la evolución y el camio son lo real y ocupan un lugar signi!cavo en las estrategias empresariales&
Jue la osolescencia no solo es de los productos, sino tami-n del eslo de administrar las empresas& 9no de los elementos m(s importante de la empresa actual es el conocimiento, esto llevo a modi!car la forma de pensar sore la econom'a, la tecnolog'a, los mercados, lo recursos %umanos y la planeación de sus operaciones& El capital intelectual ser( el acvo m(s importante en la empresa& El futuro de la misma& $os e+ecuvos deen considerar las caracter'scas actuales de los camios que estamos experimentando, y desarrollar un nuevo pensamiento con ase en los siguientes criterios# $a econom'a mundiat est( transitando %acia econom'as de desarrollo demercado& Se generali"a el proceso de priva"ación de las econom'as y se promueve eilire comercio con la consecuente formación de loques comerciales& S- esfa aplicando la normavidad mundial que crea caracter's!cas universales Se desarrollan factores como rapide", oporiunidad y %aidad empresariat& Seaplica la información y la innovación tecnológica a los sisfemas producvos& $as disntasse %an acortado, ya no signi!can una arrera para el desarrolto yel comercio& $as operaciones comerciales y las inversiones, no se asan en el factordistancia, sino en los factores empo y oportunidad& $as empresas esf(n en una carrera contra et empo& $a empresa que responden antes que ta competencia a las exigencias delmercado, adquiere una venta+a compeva imporlante& El empo es la venta+a compeva de los a3os noventa& $a frase et empo esoro, es %oy mas real que nunca& $os clienfes son cada ve" m(s exigentes y est(n provocando el nacimiento de las empresas )exrles y de la producción (git& $as empresas de menor tama3o se adecuan m(s r(pidamente a los retos de losmercados& $as grandes empresas se reestructuran en peque3as unidades independientes einterconectadas en forma de red& Se revalori"a el papel de los recursos %umanos en las empresas& Se toconsidera como# 4capital %umano4& $a relacin %omre / empresa +uega un papet fundamental en la estrategiaempresarial& $a co%esin de la empresa se asa en valores, visión y cultura sódos ycompardos& El l'der es protagonista det -xito de cualquier estrategia empresarial& El concepto tradicional de traa+o ende a desaparecer& Et -xito det empteado semedir( por lo que %aga, piense, contriuya al desarrollo de la empresa y por el conocimiento que genere, estructure y sistemace&
$a gesón medioamiental provoca que las nuevas tecnolog'as& 2acen losprocesos de producc6ón y las tecnolog'as landas o limpias& ;uc%os autores %an propuesto disntas modalidades para una organi"ación del traa+o m(s din(mica de las nuevas estructuras empresariales& $os factores (sicos que gu'an la reestructuración de una empresa son# $as empresas se organi"an por procesos completos& Se reducen los controles yla urocracia& $os traa+adores son responsales del proceso en su totalidad,desde el principio %asta el !nal del mismo& $a empresa se organi"a por equipos de traa+o y las evaluaciones detdesempe3o est(n determinadas por los logros otenidos por el equipo y por el esfuer"o individual de cada traa+ador& $os resultados se mrde n en t-rminos de e!ciencia y empo& $a remuneración es variale y depende de los resultadosalcan"ados& 8odas las (reas de traa+o deen agregar valor& $as ofras se eliminan, reducen o sucontratan& Cada traaiador desarrolla mul%aidades y, como consecuencia, puede ocupar disfrnfos puesfos seg5n lo necesite la empresa& $a mayor parte del traa+o es mental o de conocimiento& $a información del mercado y de 7os negocios es )uida y se mane+a a emporeal, evitando las demoras y la manipulación excesiva& $a retroalimentación escasi rnsfa nt(nea& $os l'mites de la empresa van m(s all( de sus fronteras !sicas& $a fronteraBsica de la empresa se exende, oene información directa de los clientes,vincula electrónicamente con sus intermediarios, estalece alian"as con losproveedores y los convierte en socios del negocio& O lo m(s importante, la organi"ación es din(mica& Se produce una constantereorgani"acin, esfo se logra mediante# valores compardos en toda la empresa,una orientacin clara a resultados, información oportuna del mercado, unproceso de evaluacin constante, y un proceso de planeación interacva queorienta constantemente el rumo de la organi"ación& El camio fundamental para el dise3o de las nuevas estructuras empresariales se dio al inverr y permir que la estrategia le diera forma a la estructura& El verdadero camio dentro de una organi"ación se presenta cuando llega a redise3ar en sus fundamentos el concepto de traa+o& $as empresas tendr(n una cultura cada ve" mas parcipava y menos autoritaria, de esta manera los empleados deer(n asumir la responsailidad de sus actos, para lo cual se demandar( capacidad e iniciava& Para muc%os empleados esto es contracultural, por que s- esta acostumrado a 4%acer lo que nos dec1an que %ici-ramos4&
9na fuer"a de traa+o con capacidad e iniciava constuye un acvo extraordinario, por cuanto son funcionarios que cuesonan procesos, m-todos, pr(ccas y decisiones, y que 4%acen cosas4, y no permanecen inacvos& Es preferile pedir perdón que pedir permiso& $os esquemas de evaluación del personal resultar(n (sicos para el uen funcionamiento de la empresa& Cada integrante de un equipo de traa+o ser( evaluado por& su %ailidad para traa+ar en equipo, capacidad para aplicar conocimientos, el compromiso por aprender y me+orar connuamente, y su talento para transmirles nuevos conocimientos a sus compa3eros de equipo& Acvidad que no agregue valor o conocimiento ser( desec%ada& $a misión y la visión ser(n pie"as claves en el funcionamiento y la dirección de la empresa& $os valores ser(n los l'mites de actuación de los empleados&
CULES SON LOS DESAFÍOS DE HO 9na emergente !losoBa que descarta integralmente lo que durante siglos fue considerado normal& $a escena empresaria de %oy presenta un nuevo +uego de valores que podemos traducirlo como un esfuer"o por& acer $as cosas ien .e!ciencia0K acer $as cosas uenas .efecvidad0K y Con el menor costo posile .econom'a0& Oa no asta con saer que los recursos fueron gastados o uli"ados, sino si lo fueron con e!ciencia, efecvidad y econom'a&
PCÓMO EVIDENCIA LO ANTERIOR Anali"ando y evaluando las tareas desarrolladas, anto industriales como administravas de todos los sectores de la empresa& Se pueden disnguir los siguientes pos de prolemas o desa+ustes# Sistemas y procesos operacionales osoletos& Recursos ociosos o faltantes .%umanos y7o materiales 0 De!ciente calidad de los recursos empleados& Excesivo consumo de recursos .tami-n %umanos y7o materiales0& E+ecución de tareas sorantes o duplicidad de tareas& 8areas faltantes .que deer'an reali"arse para reducir cosfos, aumentar ingresos y7o me+orar el seruicio al cliente0& :alta de recursos en el momento y lugar necesanos& Ausencia de est(ndares& Reali"ación de gasfos in+us!cales& Demoras y atrasos constantes en la prestación de seruicios& E6istencia de 4Cuellos de ofella4 en las acvidades prcducvas o de seruicios& Excesivo espacio ocupado& Excesivos vol5menes de documentación y arc%ivos& De!ciente e inadecuado sisfema de información gerencial& Demoras in+us!cadas en la otención de información& De!ciente calidad del traa+o,&y / por ende / en la prestación de seruicios*a clientes 4intemos y externos4&
Ausencia de controles efecvos para la e+ecución de ciertos traa+os& Controles intemos defectuosos, excesivos o inexistentes& Excesiyos volumenes de tareas aWpicas, cr'cas y urgentes&
PCUL EL OBJETIVO Sugerir el redise3o de los procesos involucrados, con normas, criterios y metodolog'a, realmente novedosas que apunten, en su con+unto a eliminar lo innecesario, agrupar tareas y asignar responsailidades a niveles operavos y prestar el me+or servicio t-cnicamente facle a los clientes, mediante el uso e!ca" de las nuevas tecnolog'as vigentes en este momento& Si seguimos %aciendo las cosas como %asta a%ora, estamos condenados a otener los mismos resultados, pero a+o condiciones de competencia, en el mercado muy diferentes& $as formulas del pasado ya no son una garanWa para tener -xito en el futuro& 9n aumento en la velocidad de generación de nuevos productos, como resultado de los procesos de innovación constante y sistem(ca, y el camio en los gustos de los consumidores, %a provocado el nacimiento de la competencia asada en el empo& $as empresas, en la actualidad, uscan en el empo su venta+a compeva por lo que enen que redise3ar sus estructuras administravas para reducir y eliminar los retrasos, conectar toda las partes del sistema con ase en el empo& Por primera ve", se invierte la secuencia del proceso administravo tradicional, que dise3aa primero la estructura y despu-s la estrategia, a%ora se desarrolla primero una estrategia asada en el empo y, posteriormente, se dise3a una estructura que soporte a dic%a estrategia& Esto implica organi"ar a la empresa para que no exista ninguna p-rdida de empo durante el proceso de producción de ienes o servicios, es a%' donde empie"an los prolemas del vie+o paradigma# las empresas tradicionales no est(n estructuradas para ofrecer rapide" $os modelos tradicionales de administración seguidos por las empresas, est(n presentando grandes de!ciencias para adaptarse a entornos altamente compedos, turulentos y camiantes& Se necesita evolucionar a modelos m(s din(micos y )exiles capaces de asimilar los nuevos entornos empresariales y %acer m(s compevas a las empresas& N7O>" PRAC#$CO %!
espec'!cas relacionadas con los sistemas, procesos y acvidades, su+etos a examen& 8ami-n se podr'an iden!car las deilidades operacionales por medio del examen de informes gerenciales e indagación a los funcionarios responsales y vinculados con la acvidad su+eta a evaluación, as' como inspección de las acvidades, procesos y praccas involucradas& Este examen dee ser lo su!cientemente profundo como para otener información pr(cca acerca de lo siguiente# Jue s- esta %aciendo& Por que s- esfa %aciendo, es nece sario %acer& Por que se %ace a%', por que no en otro lugar&
stá (aciendo, porque se (ace de ese modo, esa es la Unica manera de (acer. Quien lo (ace, porque esa persona, es indispensable que lo (aga esa persona. Que factores influyen en las operaciones, se pueden mejorar, simplificar, suprimir o cambiar.
!ste m%todo de revisión permite a los auditores determinar los procedimientos realmente )eguidos y las políticas realmente aplicadas por la entidad con relación a operaciones !specíficas. !s muc(o más satisfactorio que una revisión detenida y general de los ?anuales de políticas y procedimientos de una entidad o una eventual selección de Eperaciones específicas sometidas a examen para determinar si se está cumpliendo con Las políticas y procedimientos prescritos. 'n excesivo estudio de los manuales de la empresa, sin (acer referencia a las operaciones reales no conduce a una auditoría eficiente y efectiva. La experiencia (a demostrado que un enfoque directo da como resultado una identificación más rápida y eficiente de las debilidades y deficiencias que requieren un examen más profundo. "or lo tanto, la revisión de los sistemas, políticas y procedimientos, m%todos, etc., que gobiernan las actividades de una empresa, se (ará normalmente basándose en un examen directo de las actividades, operaciones transacciones o proyectos seleccionados. !l enfoque directo exige una actitud analítica, mente abierta y libre de prejuicios para detectar situaciones conducentes a eliminar, combinar, mejorar, simplificar y en su caso cambiar algn o algunos de los m%todos, practicas, procedimientos, sistemas, actividades y procesos. )e deben tomar en cuenta debidamente las circunstancias especiales y los objetivos establecidos para cada auditoría, al determinar la naturaleza y alcance del examen. "or lo tanto, no se pueden establecer reglas rígidas con relación al trabajo que debe efectuarse o a las t%cnicas que deben utilizarse en
esta revisiónB el juicio e ingenio de equipo de auditores juega un papel importante en esta labor y su enfoque debe concordar con cada situacion. !n la determinación de la naturaleza y alcance del examen, se debe considerar un gran nmero de factores, entre los que más destacanA La cultura organizacional de la empresa. La curva de vida de la empresa o edad de la organización.0?odelo de 3retner2. Divel cultural, de conocimentos y (abilidades de los funcionarios. mejora, producto de la eliminación de algunas operaciones o por el a(orro en tiempo y costo. "ara el efecto se pueden aplicar las siguientes interrogantesA "uede eliminarse la operación estudiada, combinándose con otraR )e efectan operaciones innecesarias que generan tiempos improductivosR La contribución en valor de estas operaciones es adecuadaR !sfas operaciones se pueden realizar en otros sectores de la empresaR La combinación podría afectar al sistema de control internoR )e puede combinar algunas operaciones aplicando tecnología adecuadaR
SIMPLIFICAR
&ebe buscarse la posibilidad de estudiar como se podría simplificar las operaciones contenidas en un proceso, procedimiento, m%todo, etc. $lgunas interrogantes asociadas a esta actividad sonA )e puede simplificar el procesoR La simplificación redundará en un a(orro en tiempo y costoR La incorporación de tecnología podría simplificar las operacionesR La capacitación a los funcionarios, simplificaría las operacionesR 'na revisión del modelo de organización simplificaría las relaciones en la empresaR
CAMBIAR
!l examen podría conducir a la necesidad de realizar un cambio en los sistemas
vigentes en la empresa, políticas, procedimientos, m%todos, etc. )e podrían formular las siguientes interrogantesA Los diferentes sistemas que operan en la empresa son adecuados y permiten el logro de los objetivos y metas en las actuales circunstanciasR La visión y misión de la empresa responde a las caracterisficas actuales de la empresaR Qu% características tiene la cultura empresarialR )e puede cambiar esta culturaR )e lograran beneficios adicionales con elcambioR Las operaciones que se ejecutan actualmente, son necesariasR )e pueden cambiarR /omo )e pueden lograr mejores resultados cambiando los actuales sistemas procedimientos m%todos etcR !l modelo de la organización responde a los objetivos y metas establecidasR !l grado de centralización contribuye a que el trabajo se realice con mayor eficienciaR La delegación de poder es satisfactoriaR La coordinación dse operaciones es adecuadaR !s necesariaR !sta establecida la responssbilidad individual o de equipoR
SELECCIÓN DE O6ERACIONES ACTIVIDADES ES6ECIFICAS La naturaleza de las operaciones que (an de revisarse dependerá de la naturaleza de los objetivos y metas de la evaluación y del análisis que se (aga de los componentes importantes de las actividades bajo examen, basándose en el trabajo de la fase 5. La seleccion de operaciones especificas y el rastreo de su procedimiento dentro de la empresa permite conocer los procedimientos realmente seguidos en las actividades o procesos, y determinar si estos son acordes con los objetivos políticas y normas aplicables en la empresa Las operaciones o actividades seleccionadas para el análisis y revisión deben ser representadas y deben incluir cualquier asunto importante fuera de l o comn. /on este propósito el numero o muestra seleccionadas para esre tipo de estudio es menos importante que su carácter representativo. "ara efectos del análisis de las operaciones se debe considerar las siguientes interrogantes sugeridas por "erel, gu>entes interrogantes, sugeridas por "erel,
UIEN Quien lo (ace "or que Quien debería (acerlo Quien otro debería (acerlo Quien otro podría (acerlo DONDE &onde se (ace &onde debería (acerse &onde podría (acerse !n que otra parte debería (acerse 6OR UE "orque se (ace "orque (acerlo en ese lugar "orque en ese momento "orque de esa manera o forma "orque en esa actividad "orque no en otra actividad
UE Que se esta (aciendo Que debería (acerse Que otra cosa podría (acerse Que otra cosa debería (acerse CUANDO /uando (acer /uando se (ace /uando podría (acerse /uando debería (acerse !n que otro momento debería (acerse COMO /omo se (ace /omo debería (acerse /omo podría (acerse de otra manera /omo se podría eliminar, cambiar, combinar, o simplificar lo que se (ace.
"ara efectos de la revisión y evaluación se deben tomar en cuenta los siguientes factores generales, con base en los aspectos mencionados anteriormenteA
)1 Los sistemas, políticas, actividades, procesos, procedimientos y prácticasejecutadas y aplicadas en la realidad, están en conformidad con lo planeado porlos ejecutivos, en forma eficiente, efectiva y económica. )i el sistema de control interno y los procedimientos aplicados proporcionan uncontrol satisfactorio de los recursos físicos, financieros y (umanos. )i las prácticas aplicadas dan como resultado la promoción o protección de los intereses de la entidad, tomando en cuenta todos los factores. Los factores específicos que deben considerarse durante esta revisión sobre los logros obtenidos, niveles de productividad, eficiencia operativa, cumplimiento de políticas, normas y otros establecidos por los ejecutivos, incluyenA 3rado de efectividad de la planeación para anticipar problemas. 'so de los recursos con eficiencia, efectividad y economía. =igencia de la visión y misión de la empresa. La cultura y clima empresarial. "osibles acciones de duplicidad de esfenos. inapropiado o indebido de fondos disponibles.
necesaria, .como para desarrollar e informar sobre los (allazgos correspondientes. !n efecto, este momento de pausa, reflexión y planificación del resto del examen es quizá una de las funciones más importantes del auditor jefe &e equipo. )in embargo, %l no debe tomar decisiones en forma aislada sobre las posibles áreas críticas. 9iene que discutirlas con los miembros del equipo de auditores que (an participado en las primeras fases, con el auditor supervisor y, lo más importante, con los funcionarios apropiados de la unidad misma. !l propósito de esta evaluación es lograr, con base en la consideración de todos los elementos de juicio posibles, la selección de las áreas para el examen profundo, cuyos resultados representarán para la empresa el logro de sus objetivos. $l elaborar el programa de auditoría, para proseguir con la evaluación de las actividades y procesos (asta tener un conocimiento y evidencias plenas, es necesario incluir procedimientos respecto a cada área crítica para determinarA )i realmente requiere acción conectiva, )i su imponencia merece dic(a acción y su correspondiente costo, )i la acción debe ser tomada y )u naturaleza general. !l examen profundo de las áreas críticas constituye entre el 6- y ;-[ de las labores de auditoría operacional y obviamente es la fase más importante. !n esta fase se desarrollan completamente los (allazgos significativos relacionados con cada área crítica escogida para examen profundo al concluir la segunda fase. !s esencial (aber determinado las condiciones actuales, los criterios de comprobación y evaluación, el efecto negativo y 1a causa o causas que motivaron cada desviación o problema identificado. !n esta fase s% amplia el equipo de auditoría de acuerdo a las necesidades específicas, aumentando auditores tanto como utilizar especialistas en áreas t%cnicas específicas, de acuerdo a las circunstancias. Los auditores a trav%s de la experiencia y su propio desarrollo, normalmente pueden cubrir la mayoría de las áreas críticas y las necesidades de obtener evidencia e información. &eben cuidarse de no intentar utilizar especialistas de apoyo como muletas para cargar con el peso del examen profundo, sino utilizar sus servicios con precisión y nicamente cuando sea necesario. Los especialistas pueden ofrecer asesoría t%cnica sin la necesidad de participar en el trabajo de campo 0por ejemploA abogados e ingenieros2. $l terminar esta fase es necesario programar la ejecución de la siguiente faseA a trav%s del planeamiento de la estructura, organización y contenido del informe, así como el planeamiento de la conferencia o conferencias finales.
TEMA 8 DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA
OBJETIVOA !n este capítulo se expone las características del desarrollo de (allazgos, que es el proceso mas importante de la auditoría operativa por cuanto define todo aquello que merecerá ser comunicado a los ejecutivos de la empresa. 9ambi%n se analiza de manera pormenorizada los atributos de los (allazgos de auditoría.
DESARROLLO DE HALLA>OS DE AUDITORIA !l desarrollo de (allazgos de auditoría es el proceso más importante de la auditoría operativa, porque define los resultados y todo aquello que merecerá ser comunicado a los destinatarios del informe. La palabra #(allazgo# tiene relación con el verbo #(allar# que es sinónimo de #encontrarY. !fectivamente un (allazgo es algo que se encuentra, que está fuera del auditor en forma latente o patente, que %l en cierto sentido descubre y pone en conocimiento de otros. !s el resultado de recopilación, análisis, síntesis y evaluación de información pertinente a un sistema, proceso, actividad, operación, función, unidad, etc., cuyo conocimiento se considera de inter%s y utilidad para determinadas personas y respecto de la que pueden formularse recomendaciones. 'n (allazgo puede consistir enA Cec(os e información que podrían referirse a cosas, situaciones o relaciones. /onclusiones basadas en el análisis de los (ec(os y de la información concerniente a estos (ec(os.
/omo podrá advertirse un (allazgo es el resultado de información desarrollada, reunida lógicamente y que motiva conclusiones basadas en dic(a información, la cual podría estar todo el tiempo a(í y posiblemente ser de conocimiento de otras personas.
>?(e$!$ +e H)**)# 'n (allazgo de auditoría comienza a tomar forma a partir de un proceso de comparación entre algo que se percibe o capta y puntos de referencia que generalmente consisten en formas preconcebidas de existencia o realización. &e la realización de comparación pueden resultar coincidencias o divergencias. !stas ltimas podrían ser en exceso o defecto, positivas o negativas, favorables o desfavorables, potenciales o definitivas. !l resultado de la comparación puede emerger instantáneamente o ser el producto de un proceso más o menos largo y complicado. !merge instantáneamente cuando lo percibido es un (ec(o, una situación o relación real cuya forma de existencia o realización es nica y generalmente aceptada. !s el producto de un proceso más. QUE ES EL CRITERIO?
"or estas razones, puede resultar en determinadas circunstancias bastante difícil definir un criterio, (asta el extremo de no llegar a un acuerdo sobre %5.$fortunadamente los ejecutivos de las empresas determinan antelada mente las normas, estándares, indicadores y otros que representan los rendimientos y realizaciones deseados, así como los objetivos, metas, políticas, presupuestos, procedimientos, cursos de acción, m%todos, estrategias y programasB con esta base se dispone de un cuerpo de criterios que alcanzan a la casi totalidad de los sistemas, procesos, actividades, funciones, operaciones, etc., de la empresa.
CRITERIO NORMAS Las normas pueden adoptar formas concretas y referirse a situaciones físicas, a los costos, al capital, a los ingresos, a los programas e incluso ser intangibles.
NORMAS FISICAS Do tienen relación con medidas monetarias y competen al aspecto operativo de la empresa, conexo con el empleo de materiales y bienes. $sumen expresiones cuantitativas y reflejan mediciones tales como. 4endimiento por (oras M máquina.
4endimiento de la materia prima insumida por (oras M ?áquina o unidadde producción. /apacidad de producción. "orcentaje de rec(azos internos y externos. /apacidad ociosa. /antidad de combustible por unidad de energía producida. "orcentaje de mezcla de arena y cemento. /ontenido de alco(olde una cerveza. "orcentaje de transparencia del vidrio, etc. 9ambi%n pueden reflejar calidad, a saberA &urabilidad de una tela. "eso de un papel. "otencia del motor de un ve(ículo. /apacidad de memoria de un ordenador personal, etc.
NORMAS DE COSTOS 9ienen relación con medidas monetarias y con el aspecto operativo de la !mpresa. 9raducen los valores monetarios de los costos operativos, tales comoA /osto directo o indirecto por unidad de producciónK /ostos de venta por unidad producidaK /ostó "or ilómetro de asfaltoK /ostó de construcción por metro cuadradoK !conomicidad de la mano de obraK !conomicidad de los materiales, etc.K
NORMAS DE CA6ITAL )e relacionan con el capital invertido en la empresa y su relación activosK "asivos y resultados, tales comoA 4entabilidad operativa. 4endimiento de la inversión. /apital de trabajo. 4otación de inventarios. /iclo de los inventarios. 4otación de tas deudas comercialesK $utonomía financiera, etc.
NORMAS DE IN>RESO
)on expresiones monetarias de las ventas, tales comoA
1ngresos "or áreas geográficasK =entas "romedio "or vendedorK 1ngresos por ilómetro recorridoK 3astos por publicidad y las ventas por unidadK /umplimiento de "edidos. &evoluciones comercialesK "orcentaje de quejas incremento de la clientela, etc.K
NORMAS DE 6RO>RAMA )on factores que pueden utilizarse como normas objetivas para evaluar el progreso y desempeo del programa al que por su naturaleza corresponden de (ec(o apreciaciones subjetivas de valoración, tales comoA &esarrollo de nuevos productos que podría evaluarse por el tiempo que dura la ejecución. /umplimiento de un programa de capacitación y entrenamiento. /umplimiento de las metas de ejecución de obras. /umplimiento del programa de vacunación, etc.
NORMAS INTAN>IBLES )on normas que no se expresan ni en t%rminos monetarios ni unidades físicas. !stán referidos al capital intelectual de la empresa, tales comoA
ACTIVOS DE MERCADO
La utilización de las marcas La calidad de la clientela !l grado de fidelidad de Oos clientes para con la empresa La receptibilidad de los negocios La existencia de reserva de pedidos Los canales de distribución de la producción $cuerdos para el uso de licencias y franquicias, etc.
ACTIVOS DE 6RO6IEDAD INTELECTUAL9
!l InoJ M CoJ desarrollado por la empresa en sus operaciones. Los secretos de fabricación utilizados Las patentes aplicadas a la producción &erec(os de autor vigentes ?odelo de servicios, etc.
ACTIVOS CENTRADOS EN EL INDIVIDUO9
"ericia colectiva de los empleados y obreros /apacidad creativa de Oos funcionarios La (abilidad para resolver problemas !l liderazgo existente /apacidad empresarialy de gestiWnK etcK
$/91=E) &! 1D<4$!)94'/9'4$A La cuttura em"resarialvigente Los m%todos de direcciWn aplicados La estructura financiera Las bases de datos del mercado y los clientes Los sistemas de comunicación existentesK etc.K
"$41&$& &! L$) DE4?$) Do obstante que toda empresa empieza por fijar normas de rendimiento, ó realización,óptimas,elauditordeberíadeterminarlosnivelesdeseadosquepodrían alcanzar dic(o rendimiento o realizaciWn. verificar que las normas establecidas sean las adecuadasK
E( #/)$ 6)*)b/)$9
J9E P9EDE C<2S=DERARSE C<;< 92A ESPEC8A8=@A RA?<2A$E < PAR=DAD DE 9E2 DESE;PE[< < REA$=?AC=<2I
para casi todas las normas la paridad existe el nivel #asequible# o #tolerable# de rendimiento o realización. "or lo general, las divergencias que superan a los niveles óptimos son convenientes en casos tales como niveles de producción o
ingresosK pero no lo son en casos tales como gastos. 9ambi%n (ay circunstancias especiales, especiales, como el coeficiente de producción de la línea de montaje de una fábrica para el que solo puede (aber un pequeo margen de tolerancia en las desviaciones por exceso o por defecto con relación a la norma. !s por lo tanto importante reconocer que en los controles como en otros aspecto administrativos, debe (aber un margen de flexibilidad o elasticidadK "or ejemploK una empresa puede aumentar sus inventarios por encima de lo previsto si se (an presentado indicadores de escasez, rebajar sus precios para (acer frente a la competencia a sabiendas que sus estimados de ventas ya no serán los anticipados, y así en casos similares. )in embargo, la flexibilidad no deberá aceptarse como una excusa para descuidar los controles o justificar el inadecuado o deficiente desempeo o realizaciónB en todo caso,si las condiciones son altamente adversas a un desempeo o realización asequible o tolerable, corresponderá reajustar, reajustar, mejorar o cambiar la norma, estándar, estándar, procedimiento, etc.
&e e$ e* e7e,# !s la comparación cuantitativa o cualitativa que se establecen entre la #condición# y el #criterio# tiene ti ene generalmente una significación o trascendencia positiva o negativa respecto de la actividad, función, operación, etc., con las que están relacionadas. !sta comparación será identificada comoA #!fecto#. !l #!fecto# es especialmente importante para el auditor en los casos que quiera persuadir a los ejecutivos de que es necesario un cambio, simplificación o acción correctiva para alcanzar el criterio o meta. !n el informe, siempre que sea posible, se debe expresar el efecto cuantificado en dinero y otra unidad de medida. )in embargo, ciertos aspectos, como los cualitativos no pueden ser expresados en tales t%rminos. \l (ec(o de que no exista ninguna diferencia entre la #/ondicion# y el #criterio#, constituye un (allazgo positivo importante, especialmente cuando el objetivo es evaluar o informar sobre la efectividad de un programa o actividad. La importancia de un (allazgo de auditoria se juzga generalmente por el #!
&e e$ *) ,)&$) !s la razón o razones fundamentales por la cual ocurrió la #coD&lclWD#, o es el motivo por el que no se cumplió el #c4it!4io#. La simple aseveración en el
informe de que e problema existe, porque alguien no cumplió las normas no siempre es suficiente para convencer al lector. !ste enfoque simplista encasilla al auditor en la más superficial recomendación de que #se cumplan las normas#B (ec(o que la l a mayoría lo sabe sin que se les diga. La existencia de un #!fecto# presupone la de una #/$')$#, en este caso #por qu%# de la divergencia, con cuya identificación se integra el esquema total de desarrollo pleno 6;6de un (allazgo de auditoría.
RESUMEN DE LOS ATRIBUTOS DE UN HALLA>O !n conclusión, los atributos de un (allazgo de auditoría y cada uno de ellos sonA
A TRIBUTO CONDICION
CRITERIO EFECTO CAUSA
"regunta asociada /ual es el (ec(oR Que se encontróR Que es lo que se percibióR Que se captóR /omo debió serR /omo debió (acerseR /ual es el impactoR Que trascendencia tieneR "or qu% sucedióR /ual es la razón o razoneR
CARACTERISTICAS DE LOS HALLA>OS DE AUDITORQA Los (allazgos de auditarla deberán someterse a lo que calidad, "ara el efecto se propone un cuestionario características que deberían reunir, a saberB 'n (allazgo debería serA
IM6ORTANTE !l (allazgo es lo suficientemente importante como para ser comunicado a la empresa e incluido en el informeR
FUNDAMENTADO !stá fundamentado el (ec(o y evidencias que figuran registrados en los papeles de trabajoR
OBJETIVO !n su desarrollo se (an aplicado normas de desempeo profesional a tal punto
que el (allazgo no es el resultado de prejuicios y subjetividadesR
SUFICIENTE )e considera el trabajo realizado suficiente como para respaldar las conclusiones establecidasR
CONVINCENTE Las conclusiones son lógicas y razonables y se desprenden claramente de los (ec(os presentadosR
COM6LETO /omprende todos los atributos y estos están claramente diferenciados y plenamente desarrolladosR Do se pueden dar definiciones de cada una de estas características, ya que están sujetas a la consideración de algunas circunstancias en las que se practique el examen, dependiendo de su significado, de la interpretación de esas circunstancias y del criterio del auditor.
6ROCEDIMIENTO 6ARA EL DESARROLLO DE HALLA>OS DE AUDITORÍA /omo resultado de la evaluación practicada a las operaciones de la empresa, el auditor percibe o capta la deficiencia o debilidad que parece ser importante. $ objeto objeto de depurar el carácter aparente aparente de la deficiencia o debilidad, debilidad, la somete a una serie de pasos con el propósito de continuar o discontinuar la auditoría. !stos pasos sonA identificación de la deficiencia o debilidad. identificación de los criterios aplicables. &eterminación del efecto y su importancia. &eterminación de la causa o causas.
)erá conveniente que continuamente someta el (allazgo en perspectiva al cuestionario de control de calidad antes comentado.
!+e(!7!,),!( +e *) De7!,!e(,!) # Deb!*!+)+ !ste paso comprende la aplicación de t%cnicas de la auditoría y obtención de evidencia suficiente, pertinente y competente con el propósito de reunir y establecer claramente el o los (ec(os que conforman la #condición#. "osteriormente, se debe confrontar con el #criterio#. $l objeto de alcanzar una conducción eficiente de la auditoría, será oportuno que el auditor llegue con la empresa a acuerdos sobre criterios no establecidos o sobre los que existen diferencias de opinión o interpretación. 'na deficiencia o debilidad, sobre la que existen opiniones o interpretaciones encontradas, será discontinuada o excluida del informe nicamente cuando el auditor no est% razonablemente seguro de sus conclusiones.
!+e(!7!,),!( +e *#$ C/!e/!#$ A'*!,)b*e$ !l propósito de esta identificación es saber cuales serán los #criterios#, o niveles deseados de rendimiento, aplicable en la evaluación y eliminar así cualquier subjetividad. La existencia de #incrementos# definidos por los ejecutivos facilita en gran medida el trabajo de los auditores y el resultado de la evaluación. )in embargo, estos indicadores deben ser sometidos a un análisis para establecer su eficiencia y aplicabilidad. !n caso de que la empresa no cuente con #criterios# definidos, se deberán disear los mismos, con la activa participación de los funcionarios involucrados en el examen.
Dee/0!(),!( +e *) !0'#/)(,!) "ara este fin deben tomarse en cuenta los siguientes factoresA /aracterísticas de la empresa &ifusión de la deficiencia o debilidad. !fecto de la divergencia condición M criterio. pensando permanentemente que este resultado (abrá de ser parte constitutiva del informe. )erá conveniente que continuamente someta el (allazgo en perspectiva al cuestionario de control de calidad antes comentado.
!+e(!7!,),!( +e *) De7!,!e(,!) # Deb!*!+)+
!ste paso comprende la aplicación de t%cnicas de la auditoría y obtención de evidencia suficiente, pertinente y competente con el propósito de reunir y establecer /laramente el o los (ec(os que conforman la # /ED&1/1WD#K "osteriormente, se debe confrontar con el #criterio#. $l objeto de alcanzar una conducción eficiente de la auditoría, será oportuno que el auditor llegue con la empresa a acuerdos sobre criterios no establecidos o sobre los que existen diferencias de opinión o interpretaciónK 'na deficiencia o debilidad, sobre la que existen opiniones o interpretaciones encontradas, será discontinuada o excluida del informe nicamente cuando el auditor no est% razonablemente seguro de sus conclusionesK
!+e(!7!,),!( +e *#$ C/!e/!#$ A'*!,)b*e$ !l propósito de esta identificación es saber cuales serán los #/419!41E)#, o niveles deseados de rendimiento, aplicable en la evaluación y eliminar así cualquier subjetividad. La existencia de ,,criterios# definidos por los ejecutivos facilita en gran medida el trabajo de los auditores y el resultado de la evaluación. )in embargo, estos indicadores deben ser sometidos a un análisis para establecer su eficiencia y aplicabilidad. !n caso de que la empresa no cuente con #/419!41E)# definidos, )e deberán disear los mismos, con la activa participación de los funcionarios involucrados en el examen.
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CONVINCENTE Las conclusiones son lógicas y razonables y se desprenden claramente de los (ec(os presentadosR
COM6LETO /omprende todos los atributos y estos están claramente diferenciados y "lenamente desarrolladosR Do se pueden dar definiciones de cada una de estas características, ya que están
sujetas a la consideración de algunas circunstancias en las que se practique el examen, dependiendo de su significado, de la interpretación de esas circunstancias y del criterio del auditor.
6ROCEDIMIENTO 6ARA EL DESARROLLO DE HALLA>OS DE A&+!#/8) /omo resultado de la evaluación practicada a las operaciones de la empresa, el auditor percibe o capta la deficiencia o debilidad que parece ser importante. $ objeto de depurar el carácter aparente de la deficiencia o debilidad, la somete a una serie de pasos con el propósito de continuar o discontinuar la auditoría. !stos pasos sonA identificación de la deficiencia o debilidad. identificación de los criterios aplicables. &eterminación del efecto y su imponencia. &eterminación de la causa o causas.
*+e(!7!,),!( +e *) De7!,!e(,!) # Deb!*!+)+ !ste paso comprende la aplicación de t%cnicas de la auditoría y obtención de evidencia suficiente, pertinente y competente con el propósito de reunir y establecer claramente el o los (ec(os que conforman la # coD&icion#. "osteriormente, se debe confrontar con el #c4iterio#. $l objeto de alcanzar una
conducción eficiente de la auditoría, será oportuno que el auditor llegue con la empresa a acuerdos sobre criterios no establecidos o sobre los que existen diferencias de opinión o interpretación. 'na deficiencia o debilidad, sobre la que existen opiniones o interpretaciones encontradas, será discontinuada o excluida del informe nicamente cuando el auditor no est% razonablemente seguro de sus conclusiones.
!+e(!7!,),!( +e *#$ C/!e/!#$ A'*!,)b*e$ !l propósito de esta identificación es saber cuáles serán los #criterios#, o niveles deseados de rendimiento, aplicable en la evaluación y eliminar así cualquier subjetividad. La existencia de #criterios# definidos por los ejecutivos facilita en gran medida el trabajo de los auditores y el resultado de la evaluación. )in embargo, estos indicadores deben ser sometidos a un análisis para establecer su eficiencia y aplicabilidad. !n caso de que la empresa no cuente con #criterios# definidos, se deberán disear los mismos, con la activa participación de los funcionarios involucrados en el examen.
Dee/0!(),!( +e *) *0'#/)(,!) "ara este fin deben tomarse en cuenta los siguientes factores /aracterísticas de la empresa &ifusión de la deficiencia o debilidad. !fecto de la divergencia condición M criterio. La importancia de un (allazgo es algo que depende en gran medida del criterio del auditor, ya que (abrá de tomar en cuenta en su decisión factores tales como el tamao, la magnitud de operaciones, los objetivos, la situación actual, etc., de la empresa, como tambi%n el conocimiento que tenga de empresas similares. &eberá considerar adecuadamente si la deficiencia es aislada, difundida o repetitiva. 'na deficiencia podría tener poca significación en cuanto al #!fecto#, pero estar muy difundida a lo largo de la organización o estar sucediendo muy frecuentemente. $ la inversa, no estar muy difundida ni ser frecuente, pero por sí sola ser muy significativa. La importancia de una debilidad está en función del #!fecto#, que puede ser cuantificable o no, efectivo o potencial, tangible o intangible, inmediato o mediato, directo o colateral, etc. /ualquiera que sea su forma, tendrá que ser ampliamente demostrado. !s tambi%n parte de este paso. Llegar a tener el convencimiento de que la importancia asignada por el auditor a una deficiencia o debilidad, es tambi%n reconocida por los propios ejecutivos de l a empresa, tanto para fines de rendimiento de la auditoría como para la aplicación oportuna de las soluciones.
Dee/0!(),!( +e *) C)&$)
&eterminar una causa es comprenderla en todo su alcance, lo que equivale a obtener toda la información que le concierne, de tal modo que no parezca superficial, sino detenidamente analizada. )i no se capta aproximadamente la causa de una condición, será bastante difícil proponer recomendaciones firmes. !n pocas ocasiones es fácil encontrar la principal o verdadera #c$'s$#, generalmente se encuentra encubierta por información o (ec(os de diversa característica, aspecto por el cual, el auditor, debe aplicar ampliamente su capacidad analítica para establecer su naturaleza. &eterminar la o las #/$')$)# es responder a la preguntaA "or qu% tuvo lugar la situación adversaR. Las posibles respuestas tentativas, que deben ser profundizadas por el auditor, abarcan asuntos tales comoA error (umano, deficiencias materiales, fallas de maquinaria y equipo, inadecuada situación financiera, cambios en el mercado, debilidades de organización, defectos funcionales, incorrección en l as mediciones, inconsistencia de los planes, etc.
F#/0&*),!( +e Re,#0e(+),!#(e$ Las recomendaciones que correspondan deben formularse de manera objetiva, sealando las ventajas y posibles problemas que podrían presentarse como resultado de su implementación. La recomendación es propuestas deben contener, de ser posible, una cuantificaron de los beneficios que se espera obtener con su i mplementación, Las recomendaciones deben significar un verdadero apoyo y ser congruentes con el cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa.
V)*!+),!( +e Re$&*)+#$ Los (allazgos de auditoría, así como las conclusiones y recomendaciones formuladas, deben ser puestas en consideración de los ejecutivos, con el propósito de permitir a los interesados el descargo de sus responsabilidades y garantizar la calidad del examen, que deviene de la aceptación del (allazgo y la validez de las recomendaciones formuladas. !sta acción compromete y garantiza la implementación de las recomendaciones, por parte los ejecutivos y otros funcionarios de la empresaK !n caso de discrepancia respecto de los resultados del examen, los auditores deben exponer las razones y características del (allazgo y justificar de manera convincente los resultados obtenidos. &e persistir la discrepancia, se debe considerar en el cuerpo del informe la naturaleza de las mismas, explicando las causas de la misma.
CARCTER CAMBIANTE DE LA AUDITORIA siempre existe la posibilidad de cambios en la dirección o intensidad del trabajo segn como fue planificado inicialmente. 9al vez sea conveniente la ampliación o reducción del alcance o quien sabe si (asta discontinuar la auditoríaK
!s en la fase de auditoría en profundidad que normalmente se advierten las razones para tomar decisiones a este respecto, en función del conocimiento más profundo que progresivamente se adquiere sobre las condiciones preliminares, que podrían dar lugar a (allazgos significativos. /ontinuar con una probable condición (asta completar el proceso de desarrollo de un (allazgo, depende de su importancia, de tal modo que vaya lográndose justifique la aplicación de los recursos y esfuerzos de auditoría dentro de las limitaciones de costo y tiempo establecidos al concluir la fase de trabajo preliminar. \l desenvolvimiento firme y eficiente de una auditoría obliga a ejercer control continuo sobre la potencialidad de las condiciones y sobre las evidencias e información recientemente obtenidas. cuando al profundizar el examen una probable condición pierde progresivamente importancia (asta el punto de no tener mayor significación, no queda otra alternativa que discontinuarla, es decir, suspender la aplicación de recursos y cualquier otro trabajo de auditoría. )in embargo, tal decisión no debe ser adoptada considerando en forma aislada la condición que se piensa discontinuar, ya que tal vez una suma de condiciones no importantes podría repercutir adversamente en la empresa si son consideradas en conjunto. "or otra parte, dependerá muc(o de lo que el auditor, segn los factores que decida tomar en cuenta considere importante. $nexoM.
Tema EL INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL
OBJETIVO9 !ste capítulo desarrolla las características, contenido, atributos y las responsabilidades en la preparación de los informe de auditoria operacional. )e incluyen adicionalmente sugerencias para mejorar la redacción de estos informes.
EL INFORME DE AUDITOR8A O6ERACIONAL La cuarta fase de la auditoría operacional es la comunicación de los resultados del examen. !n realidad el audltor operacional va comunicando los resultados de su examen verbalmente durante todo el transcurso para obtener el punto de vista de los ejecutivos y funcionarios de la empresa y para discutir los (allazgos de auditoría con ellos. 'n aspecto muy importante del informe es la cualidad que debe tener de ser convincente al lector. Los (allazgos deben presentar los (ec(os de una manera convincente y las conclusiones y recomendaciones deben inferirse l ógicamente de los (ec(os presentados. Los datos incluidos en el informe deben ser suficientemente convincentes a los lectores de la importancia de los (allazgos, la razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones. Los lectores del informe necesitan conocer los objetivos, el alcance y la metodología de la auditoría para comprender su propósito, juzgar los m%ritos del trabajo realizado y de sus resultados, y entender todas sus limitaciones significativas. $l incluir los objetivos en sus informes, los auditores deben exponer las razones por las cuales se llevó a cabo la auditoría y los fines que persigue el informe. !xpresar claramente los fines del informe implica normalmente indicar el asunto materia de La auditoría y el aspecto del desempeo examinado y, puesto que los resultados de la auditoría dependen de sus objetivos, que
(allazgos son explicados y las conclusiones y recomendaciones a que se (an llegado. !l contenido del informe debe ser presentado de manera objetiva teniendo cuidado de incluir el punto de vista de los funcionarios de la empresa examinada, en caso de ser diferente al punto de vista del auditor. 'na.presentación equitativa de puntos de vista contrarios al criterio del auditor, tendrá como resultado un informe que será muc(o más aceptable a los funcionarios de la empresa, y aumentará la posibilidad de la aceptación de las recomendaciones. !l contenido del informe debe ser redactado en forma narrativa (aciendo comentarios sobre las actividades tendentes a mejorar las tres #!s# de la auditoría operacional, y debe fundamentalmente permitir la toma de acciones correctivas necesarias por los ejecutivos en forma oportuna.
CARACTERISTICAS DEL INFORME !l informe de auditoría debe ser elaborado de acuerdo con un formato que facilite su comprensión y con un alto grado de profesionalismo. "ara alcanzar eficazmente los objetivos de la comunicación de los resultados de la auditoría es importante que cada informe, en lo posible, sea un trabajo preciso y convincente, que merezca ser leído. !n el alcance se deberá indicar la profundidad y cobertura del trabajo que se (aya realizado para cumplir los objetivos de auditoría. !n la medida que sea aplicable, )e debe establecer la relación que existe entre l a muestra revisada y el universo, y el periodo bajo examen, especificar los tipos y fuentes de evidencias utilizados y explicar los problemas relacionados con la calidad u otros problemas con la evidencia. )e debe incluir una referencia a las limitaciones impuestas al enfoque de la auditoria debido a las limitaciones de la información o del alcance de la auditoría. )e debe (acer referencia a la metodología aplicada y explicar claramente las t%cnicas que se (an empleado para obtener y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoría. !sta explicación debe identificar cualquier supuesto significativo que se (aya usado al ejecutar la auditoríaB tambi%n debe describir las t%cnicas comparativas que se (ayan aplicado, describir los criterios e indicadores que fueron utilizados y, cuando se (aya empleado m%todos de muestreo, explicar la forma como se diseó la muestra y las razones para su selección.
IM6ORTANCIA DEL CONTENIDO los incluidos en todo informe deben ser de la suficiente importancia como para merecer la atención de aquellos a quienes va dirigido. La utilidad y por lo tanto la efectividad del informe disminuye con la inclusión de asuntos de poca
importancia, porque ellos tienden a distraer la atención del lector de los asuntos realmente importantes que se informan.
UTILADA O6ORTUNIDAD La preparación del informe debe estar precedida de un cuidadoso análisis de los objetivos buscados, los receptores del informe previstos y la clase de información necesaria a los receptores para cumplir los propósitos determinados. !l audltor debe estudiar la información o proporcionarla, desde la perspectiva de los receptores del informe. /omo el propósito es estimular una acción constructiva al proporcionar información, los informes deben ser estructurados en función del inter%s y necesidades de los usuarios. !l informe debe ser escrito de tal forma que sea claro a cualquier persona bien informada y razonablemente inteligente. La oportunidad y utilidad son esenciales para informar con efectividad. 'n informe cuidadosamente preparado puede ser de escaso valor si llega demasiado tarde al nivel de decisión como para considerar la información con relación a cualquier acción que necesite efectuar. Los problemas que afectan la oportunidad del informe generalmente se originan en las fases de planeamiento, administración y análisis del trabajo. Las demoras en el procesamiento del informe generalmente conciernen a problemas no resueltos o desconocidos que debían (aber sido resueltos durante la fase de desarrollo del (allazgo.La integración del informe con las fases de trabajo de planeamiento y ejecución de la auditoría deben ayudar a revelar estos problemas y facilitar su solución oportuna. Los (allazgos que involucran aspectos tales como gastos innecesarios o indebidos, desperdicio de recursos, operaciones o transacciones ilegales y otras fallas en proteger los intereses de la empresa, deben ser comunicados sin tardanza de modo que se puedan tomar decisiones de corrección oportuna.
EACTITUD CONVENIENCIA DE LA INFORMACION SUSTENTORIA 9odos los procedimientos relativos a la preparación, revisión y procesamiento de información deben ser aplicados con el objeto de producir informes que no contengan errores de (ec(os, lógicos o de razonamiento. !l requisito de exactitud esta basado en la necesidad de ser justos e imparciales en el informe y de asegurar a los usuarios y lectores del mismo que su contenido es digno de cr%dito. 'na falta de exactitud puede ocasionar la duda sobre la validez de todo el informe, de desviar la atención de lo esencial
del informe. !sta en juego la reputación profesional del auditor o la unidad que preparó el informe. 9odos los datos, (allazgos y conclusiones proporcionadas en el informe deben estar adecuadamente sustentados, con evidencia objetiva suficiente y pertinente y estar contenida en los papeles de trabajo, para demostrar o probar, cuando sea necesario, los fundamentos de los asuntos informados y su exactitud o razonabilidad. Do es necesario incluir información sustentadora, excepto la que sea necesaria para la presentación convincente. )in embargo, esta información debe ser sistemáticamente guardada en los arc(ivos y estar disponibles. Las opiniones y conclusiones deben estar identificadas claramente como tales en el informe y estar basadas en suficiente trabajo de auditoría que las respalden. !n la mayoría de los casos, el ejemplo de una sola deficiencia no puede respaldar una conclusión amplia y la consiguiente recomendación de acción correctiva.
CALIDAD DE CONVINCENTE Los (allazgos deben ser presentados de una manera convincente y las conclusiones y recomendaciones se deben inferir lógicamente de los (ec(os presentadosK Los datos incluidos en el informe deben ser suficientes para convencer a los lectores de la importancia de los (allazgos, razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las recomendaciones. Los informes diseados de esta manera ayudan a centrar la atención de los funcionarios responsables en los asuntos del informe que merecen atención y para estimular la acción correspondiente.
OBJETIVIDAD 6ERS6ECTIVA /ada informe debe presentar los (allazgos de una manera objetiva y clara e incluir suficiente información sobre el asunto principal de manera que proporcione a los lectores una perspectiva adecuada. !l objetivo es entregar informes que )ean reales, que no conduzcan a error y que a la vez (agan %nfasis especial en los asuntos que necesitan atención. !l auditor debe, sin embargo, cuidarse de la tendencia a exagerar y enfatizar demasiado la ejecución deficiente de las operaciones anotadas durante la revisión. La información necesaria para lograr una perspectiva apropiada del informe debe estar contenida tanto en la síntesis como en el detalle del informe y tiene que incluirA 'na declaración de la naturaleza y alcance del examen. /uando sea apropiado, %l informe debe expresar claramente que et %nfasis principal de la auditoría fue el examen de los asuntos que aparentemente
requerían atención y de que no se efectuaron evaluaciones completas de Oas actividades u operaciones. información sobre el tamao y naturaleza de las actividades o programas a Oos que se refieren tos (allazgos. de manera que sirvan para proporcionar unaperspectiva contra la cual se puede medir la importancia de Oos mismos. &escripciones correctas y claras de Oos (allazgos de modo que sea factible evitarmalas interpretaciones. !sto requiere el reconocimiento de todos los comentariosobtenidos de funcionarios y la identificación de todos los factores relevantes, ancuando algunos sean contrarios a Oos (allazgos. información no solo de Oos aspectos deficientes sino tambi%n de los aspectossatisfactorios de Oas operaciones examinadas cuando sean importantes y est%njustificadas en el alcance del trabajo. !sto no significa que cuando (ay algoinadecuado que informar, debe decirse algo satisfactorio para balancearlo.
CLARIDAD SIM6LICIDAD "ara que el informe comunique con efectividad debe presentarse tan claro y simple como sea posible. 9ambi%n es importante la claridad porque la información contenida en el informe puede ser usada por otros funcionarios que no participaron directamente en el trabajo principal o en la preparación y revisión del informe. Do se debe presuponer que los lectores tienen conocimientos t%cnicos detallados. /uando se usan t%rminos y abreviaciones no familiares se deben definir claramente. Los esfuerzos en el #estilo# deben estar dirigidos a que el significado sea claro. "ara que (aya claridad es necesario una organización adecuada del material de información y precisión en el detalle de los (ec(os, en su análisis y emisión de conclusiones. ?uc(os de los informes tienen que ver con asuntos complejos y varias seccionesMdel informe se encuentran interrelacionadas. !sto dificulta a veces el evitar repetición. )in embargo, (asta el máximo posible debe estar tan organizado que, excepto por información incluida tambi%n en la )íntesis, todo lo que tiene que decir sobre una materia dada está cubierto en alguna parte del informe. )e debe usar ayudas visuales 0dibujos, fotografías, cartas gráficas, mapas, etc.2 para que el informe sea más comprensible y por lo tanto mas til.
CONCLUSION
!l informe no debe ser mas largo de lo necesario para comunicar la información. &emasiado detalle quita m%rito al informe y puede desvirtuar el mensaje real o confundir y desanimar a los lectores. !n la determinación del contenido del informe, el auditor debe tener presente que los informes que son completos y la vez concisos tienen mayores probabilidades de recibir atención.
SUFICIENCIA $unque el informe debe ser conciso, debe recordarse que la brevedad no siempre es una virtud. !l informe debe contener información suficiente sobre los (allazgos, conclusiones y recomendaciones para promover un entendimiento adecuado de los asuntos informados y para proporcionar representaciones convincentes y claras en una perspectiva adecuada. Los informes deben incluir tanta información como sea necesaria, para mantener al lector adecuadamente informado de los resultados del trabajo de auditoría. !l auditor no debe esperar que los lectores conozcan los mismos factores que %5, por lo tanto el informe no debe ser escrito con una escasa explicación de los (ec(os. )i tiene conclustones y opiniones que quiere que los lectores conozcan, debe exponerlas claramente en lugar de dejarlas a que los lectores las supongan.
TONO CONSTRUCTIVO &e acuerdo con el objetivo básico de mejorar la administración de las actividades de la entidad y superar la ideología de la comodidad y la tiranía de la costumbre, el tono del informe debe estar dirigido a provocar una reacción de aceptaciWn de los (allazgos y conclusiones. Los títulos, capítulos y contenido general del informe deben ser enunciados en t%rminos constructivos. $unque los (allazgos se presenten en t%rminos claros, debe tener presente que el objetivo es lograr una reacción favorable y que esta se puede lograr con eficiencia evitando el lenguaje que genera innecesariamente acciones defensivas y de oposición. $unque a menudo es necesaria la crítica de la ejecución pasada, el %nfasis del informe debe ser para demostrar la necesidad de mejoras y cambios en la administración. !n resumen, los informes se deben preparar considerando los siguientes aspectosA 4edacte en forma objetiva, sencitta, concisa y clara, evitando el uso determinología t%cnica muy especializada.
lnctuya ta información suficiente de Oos aspecfos significativos, pero evite lospárrafos largos y complicados. =erifique que exista evidencia suficiente, adecuada y ],etallada en Oos papelesde trabajo. $segure un contenido convincente y de tono constructivo. /oncluya su redacción durante el trabajo de campo y asegure una emisión y entrega oportunas. /onfirme la exactitud de la información, /onserve la estructura preestablecida. 4evise su contenido detenidamente, antes de que se emita.
OR>ANIACIÓN DEL INFORME La estructura del informe debe ser diseada de acuerdo con la información a proporcionar y el propósito a servir. !l mensaje básico o tema central debe proporcionar la dirección y el propósito de todo el contenido del informe. /ada palabra, oración, párrafo, sección o capítulo debe contribuir a la comunicación efectiva del mensaje básico. La información introductoria debe situar la escena, ofrecer la perspectiva y guiar (acia el contenido del mensaje. !l tipo y cantidad de información dependen del mensaje que se va a dar. 3eneralmente el mensaje básico necesita ser demostrado para ser convincente. "uede ser necesario un ejemplo. !l análisis de varios asuntos complejos e interrelacionados puede ayudar tambi%n a los lectores a comprender la importancia de una situación y la solidez de la posición del auditor. )e deben evidenciar claramente las relaciones existentes entre las recomendaciones y las causas principales de los problemas discutidos# Los comentarios o respuestas de ^os funcionarios responsables de la entidad y de las personas adversamente afectadas son importantes y de inter%s a los lectores. )e deben presentar adecuadamente esos comentarios o reacciones junto con las evaluaciones del auditor sobre ellas. Los lectores tienen derec(o a conocer el alcance del trabajo, lo que se (izo y donde se efectuó. 'na breve referencia al enfoque y alcance ayuda a lograr la aceptación de las conclusiones. &ebe (acerse uso liberal de subtítulos cortos y comprensivos en el informe. 9ales subtítulos son, particularmente tiles a los lectores que desean recorrer rápidamente con la vista el informe para localizar cierto material o recordar el flujo de ideas expuesto.
!l formato básico que se expone es lo suficientemente flexible para la presentación del informe, así como para otro tipo de informes preliminares, cuando sea necesario. La estructura es como sigueA 5. /arátula. +. /arta del informe 8. índice y Lista de $breviaturas :. )íntesis o 4esumen 7. información introductoria . /apítulos de /omentarios sobre los Callazgos 0incluye /onclusiones y 4ecomendaciones2 G. información
TÍTULO DEL INFORME9 !l título del informe debe ser interesante y debe disearse para trasmitir el mensaje del informe. !n la mayoría de los casos este debe presentar el rasgo más importante de la auditoría o el resultado constructivo a lograr, a trav%s de una acción apropiada sobre los (allazgos. $ continuación se presentan algunas sugerencias para preparar títulosA !l titulo debe ser breve. )ea tan específico o informativo como sea posible. 'se t%rminos constructivos cuando sea apropiado. Do use palabras de relleno, tales como #estudio#, #revisión#, excepto como ltimorecurso. Do incluya información confidencial.
6RIMERAS HOJAS La /arátula y la primera (oja del informa normalmente tienen id%ntica información
La segunda (oja presenta la carta del informe. La tercera (oja debe presentar el índice del informe con la relación a los rubros que lo conforman y el nmero de la página que les corresponde en el informe. $ continuación del contenido es aconsejable presentar una lista de definición de las abreviaturas usadas en el informe. Do se deben incluir abreviaturas de uso corriente, sino aquellas abreviaturas o siglas pertinentes al contenido del informe mismo.
LA CARTA DEL LNFORME !s la nota de presentación del informe y va dirigida al ejecutivo de mayor nivel de la empresa. Los asuntos que podría cubrir esta carta sonA identificación del informe, indicando el título y nmero. ?ención a la naturaleza y autorización del examen. Dombres y cargos de otros funcionarios a los que se (acen llegar copias delinforme. 4eferencia a que tanto los (allazgos, conclusiones y recomendaciones delinforme, fueron validados con los funcionarios afectados. &ependiendo de la condición del auditor 0interno o externo2 l a mención de que sepracticará la correspondiente acción de seguimiento.
CA6ÍTULO DE LA INFORMACIÓN INTRODUCTORIA !l propósito principal de este capítulo es proporcionar al lector información importante acerca de la actividad examinada y la naturaleza del examen. !sta información servirá de base para una mejor comprensión y apreciación del mensaje principal del informe. !l material que se expone debe ser relativamente corto. !l contenido de esta información esA $ntecedentes de Oas operaciones o actividades examinada. $lcance y naturaleza del examen. &eclaracionespositivas. "rincipalesfuncionarios responsables. $ continuación se describe cada uno de los componentes de 1a información introductoriaA $ntecedentes de las operaciones o actividades examinadas 'na breve información sobre el origen de la actividad, programa, etc., ayuda a situar la escena para los (allazgos detallados y es de particular inter%s y valorpara aquellos lectores que no están muy familiarizados con los antecedentes. La información sobre el propósito necesitará algunas veces ser mas larga, especialmente en los informes respecto a programas relativamente nuevos o nicos. )in embargo, debe ser tan breve como sea posible.
&e una manera general deberá detallarse la información siguiente. &ebe indicarse claramente la naturaleza y características de la empresa, fec(a de inicio de sus actividades, y los propósitos se persiguen en laevaluación, Oos fines de la actividad, proceso, etc. !xtraídos normalmente de los documentos de creación de la empresa "rincipales operaciones y actividades que desarrolla, poniendo especial%nfasis en sealar la misión de la empresa. &ebe sealarse brevemente y en forma clara como está organizada laempresa para desarrollar sus actividades. &e otro lado es conveniente que en esta información se enfatice cualquier área que sea objeto de comentarios o recomendaciones (ec(as posteriormente en el informe.
ALCANCE NATURALEA DEL EAMEN !l capítulo introductorio debe incluir toda la información acerca del alcance y naturaleza del trabajo de auditoría que sea necesario, para comunicar con claridad los (allazgos del informe o para situarlos en la perspectiva adecuada. !l capítulo introductorio debe proporcionar normalmenteA 'na identificación del período cubierto por el examen o la %poca en queexistieron las condiciones informadas.?ención de la observación de las normas de auditoría aplicables. 'na identificación de Oos lugares geográficos específicos o áreas involucradas. !sta información influye a menudo en el inter%s de Oos lectores. !l objetivo principal es identificar los (allazgos individuales con Oos lugares involucrados, en lugar de indicar solamente el lugar donde se (a elaborado. /uando sea apropiado, se puede (acer una referencia a cualquier otro informe gue se (aya emitido sobre el mismo asunto. una breve exposición de Oos objetivos del trabaio, como antecedente alconsiderar tos (allazgos informados. Do se debe (acer referencia a ningn objetivo que no est% comentado en el informe. !n caso de un trabajo a soticitud, con objetivos f:Kados, se debe exponer la razWn para la realización de un menor trabaio que el solicitado, cuando así corresponda. 'na descripción breve del alcance del trabaio realizado, para posibilitarle larápida comprensión o aceptación de los (allazgos. !t informe debe incluir una breve descripción de la naturaleza y tamao de laactividad que se discute, como antecedente de Oos (allazgos que se informan. La información respecto a volumen, movimiento financiero o recursos involucrados en el proceso o actividad, ayuda al lector a lograr un perspectiva adecuada
!l auditor debe considerar que los lectores del informe tienen derec(o a conocer el alcance y naturaleza del trabajo, así como una indicación de la cobertura establecida como esquema de referencia para los (allazgos. Las razones por las que se (izo gran parte del trabajo serán evidentes y no necesitan ser expuestas, a menos que sirvan a un propósito específico. La sección de alcance del examen debe ser diseada para describir el trabajo realmente realizado sobre el que se informa.
DECLARACIONES 6OSITIVAS !1 informe debe considerar el transmitir a los lectores la imagen más imparcial posible. /omo durante el planeamiento y conducción del trabajo en la información de auditoría, se enfatiza en asuntos que necesitan atención, podría (acerse un esfuerzo consciente para mantener en el informe un equilibrio y perspectiva adecuados.
6RINCI6ALES FUNCIONARIOS RES6ONSABLES /ada informe debe incluir los nombres, cargos y períodos de servicio de los funcionarios principales responsables de las actividades examinadas.
CA6ITULO DE COMENTARIOS SOBRE LOS HALLA>OS La parte del informe de auditoría más extensa es la que comprende los comentarios sobre los (allazgos de auditoría. !ste capítulo, constituye el mensaje principal que el auditor quiere comunicar a los lectores a trav%s de la presentación del informe. Las características básicas de los informes de auditoría se r elacionan especialmente a las partes en que se presentan los comentarios sobre los (allazgos, las conclusiones y las recomendaciones.
A/!b&#$ +e &( )**)# !s importante asegurarse que toda la información necesaria para comunicar el mensaje con efectividad (a sido reunida, y está disponible para el redactor del informe. !l siguiente patrón es recomendado para el contenido de los capítulos de comentarios sobre los (allazgosA
T8&*# +e$,/!'!"# Los (allazgos de auditoria deben tener un título, que por sí solo identifique la Daturaleza del problema, debe ser expresado en tono positivo y en algunos casos "uede incluir el efecto, expresado en t%rminos cuantitativos.
I(/#+&,,!( +e *) C#(,*&$!(
La conclusión es un resumen del (allazgo y debe ser expuesta al comienzo de la sección o capítulo. !ste resumen, el que raramente debe ser más largo que un párrafo, proporciona al lector una breve sinopsis del (allazgo y un sentido deseable de perspectiva.
A/!b&#$ +e* H)**)# !sta sección es probablemente la más importante del informe, pues aquí es donde el auditor trata de convencer al lector de la importancia del caso y de la necesidad de tomar una acción. &eben presentarse los atributos de cada (allazgo con el detalle suficiente para convencer al lector de los motivos del caso. $demás tiene que establecerse el panorama o circunstancia que rodea al (allazgo, presentar (ec(os ilustrativos, específicos o ejemplos que los respalden y proporcionar al lector suficiente evidencia cualitativa de los tres atributos claves de todo (allazgoA /riterio, !fecto y /ausa. &ebe poner en conocimiento del lector lo que se (a encontrado inadecuado 0o en casos de comentarios sobre logros lo que se (a encontrado satisfactorio2, el efecto que tuvo 0o que podría tener2 y lo que lo causóB esta sección debe incluir cualquier dato concerniente a la función, actividad o programa al cual se refiere el (allazgo. !sto es necesario para situar la escena y establecer un esquema básico del (allazgo.
C#0e()/!#$ +e *#$ 7&(,!#()/!#$ /e$'#($)b*e$ "ara presentar adecuadamente los (allazgos, el auditor debe reconocer y evaluar los comentarios presentados por las personas responsables o afectadas Dormalmente se debe solicitar que los funcionarios responsables presenten por escrito sus opiniones respecto a los (allazgos, conclusiones y recomendaciones significativos. !n un informe que contenga mltiples (allazgos, tienen que presentarse dic(os comentarios y la evaluación del auditor sobre ellos, junto con cada (allazgo pertinente en vez de presentar comentarios al final del informe en forma global.
Re,#0e(+),!( &e igual modo cada capítulo o sección debe concluir con la presentación de la recomendación o recomendaciones, consideradas necesarias para mejorar o cambiar las operaciones o actividades examinadas.
FORMULACION DE CONCLUSIONES
Las conclusiones de auditoría son opiniones profesionales del auditor, en base de su examen. )on producto de su propio raciocinio. )u formulación se basa en realidades de la situación encontrada, manteniendo una actitud objetiva, positiva e independiente sobre lo examinado. Las conclusiones son juicios del auditor basados en los (allazgos luego de evaluar sus atributos y los comentarios de la entidad. Las conclusiones forman una parte muy importante del informe de auditoría y están basadas en realidades de la situación examinada. Los papeles de trabajo respaldan las conclusiones y estas generalmente se refieren a irregularidades, deficiencias o aspectos negativos encontrados.
FORMAS DE 6RESENTACION DE LAS CONCLUSIONES /omo se mencionó anteriormente, las conclusiones son presentadas conjuntamente con el texto del (allazgo. 'n breve resumen de la conclusión puede formar parte del título del capítulo o sección del (allazgo y su primer párrafo. )e presenta la conclusión en forma más detallada despu%s de (aber presentado los atributos del (allazgo y comentarios de los funcionarios. )e redacta en el mismo estilo de los (allazgos. )e puede identificar la conclusión como tal, por medio de un subtítulo que puede ser numerado en orden correlativo de la presentación de las conclusiones a trav%s de todo el informe.
6ROCESAMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES Las recomendaciones del auditor para mejorar o cambiar las operaciones yOo actividades auditadas, son sin lugar a duda el producto más importante del informe de auditoría .&ebido a esta importancia deben ser claramente identificadas en los capítulos de comentarios. 9ambi%n es til para fines de referencia asignar un nmero correlativo a cada recomendación en el orden de su presentación, a trav%s de todo el informe. Las recomendaciones son sugerencias positivas para mejoras o soluciones prácticas a los problemas o deficiencias encontradas con la finalidad de mejorar o cambiar las operaciones o actividades de la entidad. $l formular las recomendaciones, el auditor debe incluir brevemente el contenido de leyes, reglamentos, directivas, etc., que por su mandato deben cumplirse. Do es suficiente solamente mencionar la disposición por título o nmero ni nicamente limitar la recomendación a que debe cumplirse, sino explicar lo que se debe (acer. Los informes que contienen recomendaciones constructivas, pueden (acer muc(o para alentar la conducción de mejoras o cambios en las actividades de
la empresa. $l exponer una recomendación y describir lo que se pretende (acer, da como resultado informes más provec(osos y enfoca la atención en lo que an necesita (acerse. Las recomendaciones incluidas en el informe deben estar dirigidas al titular de la entidad y al funcionario responsable del área al nivel más alto, de tal manera que pueda tomar la decisión. &eben incluirse recomendaciones en los informes cuando el trabajo indique que se necesita tomar acciones para lograr mejoras o corregir. &eficiencias, an si las acciones correctivas (an sido iniciadas al momento de elaborar el informe, pero an no terminadas a la conclusión del informe. $lgunos problemas revelados en la auditoría pueden tener varias posibles soluciones alternativas, ninguna de las cuales es superior a la otra. !n estos casos deben presentarse las ventajas y desventajas de las diferentes soluciones, en vez de tratar de solucionar un problema específico.
CONTENIDO DE LAS RECOMENDACIONES La importancia que va a conceder un lector a una recomendación y el respectivo (allazgo, dependerá principalmente de la envergadura de las explicaciones y las consecuencias prácticas experimentadas y potenciales en cuanto se oponen a los conceptos teóricos. "or lo tanto, es importante sealar las ventajas prácticas de las recomendaciones y de proyectarlas para obtener los mejores beneficios posibles. La acción que se recomienda es para que se tome a la brevedad posibleB las bases expuestas para la recomendación deben sealar claramente las consecuencias de una demora 0por ejemplo, continuas p%rdidas, desperdicio, etc.2. /uando un informe tiene que ver con deficiencias, las recomendaciones deben estar diseadas a corregir las causas principales de las deficiencias y a lograr un ajuste en los casos específicos que se (an identificado. &e esta manera se incrementan bastante los beneficios del trabajo. !sta es la razón por la que se pone %nfasis en la identificación de las causas básicas, solo mediante la identificación de estas se pueden proyectar recomendaciones efectivas. $lgunas veces, el auditor podría determinar defectos estos procedimientos o controles qu% si no se corrigieran podrían resultar en desperdicio o p%rdidas. /omo auditor debe estar siempre alerta a la necesidad de reforzar el control como una medida de protección y que las recomendaciones bajo tales circunstancias sean apropiadas. debe de las recomendaciones en el informe /omo previamente se indicó, las tambi%n recomendarse cambios o mejoras en las prácticas o procedimientos de la entidad cuando el trabajo indique que se necesitan tales acciones para lograr mayor eficiencia y economía en las operaciones. presentación recomendaciones son presentadas conjuntamente con el (allazgo y las conclusiones pertinentes, normalmente al final del capítulo
o sección referente al (allazgo, identificando la recomendación por medio de un subtítulo descriptivo y asignando a cada recomendación incluida en el informe un nmero correlativo en el orden de presentación.
IDENTIFICACION DE LAS RECOMENDACIONES SUSTANCIALES /uando el auditor cree que se debe efectuar una acción sobre la base de sus (allazgos, el informe no debe dejar duda en la mente del lector de que está (aci%ndose una recomendación sustancial. !sto es importante, especialmente en las recomendaciones a los titulares de las entidades. "or esta razón y para ayudar a los directores a ubicarlas se deben presentar las recomendaciones bajo subtítulos que las identifique como tales. &eben utilizarse )iempre la expre)ión #recomendamos que, etc.#, en el /uerpo del informe para recomendaciones sustanciales. )i el auditor considera que el ejecutivo debe (acer algo, debe recomendar que %l lo (aga. !n las cartas que envían copias de los informes a funcionarios, debe utilizarse el t%rrmino #estamos recomendando, etc.#
IDENTIFICACION DEL FUNCIONARIO UE DEBE ACTUAR !l informe debe establecer siempre el funcionario de quien se espera que acte acerca de las recomendaciones. !sto puede (acerse ya sea en el título que precede la recomendación o en 1a recomendación misma. "ara enfocar la atención en las responsabilidades principales y facilitar al nivel superior el estudio de la acción recomendada, se debe identificar al funcionario de la organización que debe llevar a cabo la acción.
CLARIDAD DE LAS RECOMENDACIONES !n razón de la importancia de las recomendaciones el auditor debe (acer un esfuerzo especial para asegurarse que el lenguaje usado en su exposición sea claro y no sea susceptible de ser mal interpretado. Las recomendaciones deben ser expuestas en oraciones afirmativas, simples y estar libres de ambig_edades o calificaciones innecesarias.
SENTIDO CONSTRUCTIVO DE LAS RECOMENDACIONES Las recomendaciones siempre deben ser constructivas y se deben considerar los siguientes aspectosA )ea fan específico como fuere posible, evite recomendaciones muygenerales. Do limite la recomendación a que simplemente se cumplan Oas disipacioneslegales.
Do recomiende acciones ya tomadas completamente. identifiqu% la persona que debe tomar la acción correctiva. !vite et uso de lenguaje extremado tales como #inmediatamente#, #sindemora#, etc. incluya la explicación de las razones para (acer la recomendación o suobjetivo. Do introduzca nuevo material, pensamiento o información que no (aya sidodesabollado en el texto del comentario sobre el (allazgo. /onsidere el factor costoMbeneficio de cada recomendación. )ea positivo y constructivo. )ea Oo más breve posible identifiqu% la recomendación como tal.
ANEO AL INFORME La inclusión de anexos es algo que debe ser debidamente considerado por el auditor. !stos contienen necesariamente informaciones relacionadas con los asuntos tratados en el cuerpo de informe, que van a permitir aclarar al lector los aspectos t%cnicos incluidos en el mismo. /uando estas informaciones son necesarias a manera de ap%ndice, están ubicadas al final del i nforme, debiendo incluirse solo en casos necesarios. /omo todo el informe, los anexos deben ser presentados por el auditor de manera clara, accesible al lector, sin abundar en terminologías t%cnicas, excepto en los casos en que se deban adjuntar informes t%cnicos completos de exámenes especializados.
FORMATO DE LA SINTESIS DE INFORME !l formato del informe de auditoría es flexible con respecto a la presentación de un resumen de su contenido, para la revisión rápida por personas que desean un conocimiento general de los resultados del examen. La síntesis tiene la ventaja de presentar, para revisión rápida por parte del lector, los resultados principales de la auditoría. 3eneralmente se la prepara para informar a personas importantes que no disponen del t iempo suficiente para leer Sntegramente %l informe y para motivarlas a tomar las acciones correctivas necesarias. Los funcionarios importantes tambi%n pueden utilizarla para realizar la lectura selectiva del informe al escoger en base de las síntesis o resumen las partes de inter%s principal. "or tal motivo deben incluirse referencias y observaciones pertinentes a cada conclusión y recomendación. !l propósito principal de la síntesis es (acer del informe un instrumento más til a sus posibles lectores o usuarios, especialmente los que podría tener un conocimiento tan limitado de las actividades o programas que no podrían comprender totalmente una simple lista de conclusiones y recomendaciones. La inclusión de la sintesis en los informes mejora la comunicación con los usuarios de los mismos y elimina la necesidad de que otras personas preparen
una sinopsis o resumen de su contenido con el riesgo de posibles malentendidos. /omo es probable que muc(os de los receptores de los informes verán solo la síntesis, es importante que este presente un resumen del contenido principal del informe en forma clara y comprensible. La síntesis debe presentar en forma exacta, justa y clara lo más importante del informe de tal forma que se evite malos entendidos o interpretaciones, Do debe presentar (ec(os u opiniones que no est%n contenidos en el informe ni dar %nfasis indebido a partes menos significativas del mismo. La síntesis cuando es incluida dentro del informe, debe seguir a la carta del informe. La estructura de la síntesis puede ser la siguienteA !structura de la síntesis 5. !ncabezamiento. +. Callazgos y conclusiones principales. 8. 4ecomendaciones "rincipales. :. /omentarios yOo acciones tomadas por la entidad 7. $suntos imponentes no resueltos.
ESTILO DE LA SINTESIS $ continuación se dan algunas sugerencias para preparar la )íntesisA 'se la construcción gramatical en tercera persona. 'se oraciones y párrafos cortos. 'se palabras simples, pero no repita literalmente el lenguaje usado en elcuerpo del informe. Do use t%rminos t%cnicos. 'se frases que califiquen. "ero no exagere. 'se soOo abreviaturas bien conocidas y familiares. )ubraye o escriba con otro molde de letra para enfatizar. Caga uso liberal de referencia a páginas del informe para encaminar a los lectores a tos detalles de Oos (allazgos, conclusiones y recomendaciones yalos comentarios yOo acciones de la entidad.
USO DE AUDAS VISUALES EN EL INFORME Las fotografías, cuadros, gráficos y mapas, pueden a menudo presentar los asuntos de un informe en forma más clara y en%rgica con relación a lo que pueden (acer las palabras o tablas. 9ales ayudas visuales pueden ser especialmente tiles para enfatizar los puntos centrales del informe y para reducir el monto de detalle necesario en el texto. $l ejecutar los programas de
auditoría, los miembros del equipo deben considerar la obtención de ayudas visuales para respaldar los (allazgos de auditoría y para utili zarlos en los informes. Los miembros del equipo mientras desarrollan el trabajo de campo están en la mejor posición para obtener fotografías u otras ayudas a medida que el trabajo progresa. !n la preparación y revisión de los informes, los auditores deben estar alertas, para determinar el valor que podrían tener las ayudas visuales para identificar, aclarar o enfatizar un asunto particular o (allazgo. !n algunos informes, se pueden usar fotografías para enfatizar un punto particular y en otros para ilustrar, por ejemplo, un asunto que se discute. Do existe objeción a que los miembros del equipo de auditoría est%n incluidos en las fotografías, pero ellos no deben ser nombrados en los informes. !n algunos casos, puede ser apropiado referirse en la sSntesis del informe a las ayudas visuales más significativas o importantes contenidas en el informe. /uando se obtengan ayudas visuales de otras fuentes, estas deben ser nombradas ya sea en el texto o en tipo pequeo debajo de las ilustraciones. )e debeA 9ener en mente las fotografías y otras ayudas visuales desde el comienzo deuna auditoría, especialmente cuando se encuentra en el lugar de trabajo. *uscar oportunidades para (acer que un informe sea mas claro y sucinto,mediante el uso de ayudas usuales, /olocar todas Oas ayudas visuales cerca del asunto con el cual relacionan en!l texto. 'sar ayudas visuales de naturaleza general 0especialmente mapas2 en lasprimeras páginas del informe. !sto ayuda at lector a conocer donde este desdeel principio. "roporcionar un elemento de comparación del tamao cuando sea posibleB si el asunto es una máquina grande coloque a un (ombre en la fotografía, si el asuntoes pequeo use una regla, moneda o sujeta papel. /onsiga información en la fec(a en que se toma la fotografía, parapropósitos deltítulo. usar siempre un título para explicar que es los que (ay en la fotografía. !l títuloideal es completo "ero no largo. Do se debeA "rincipiar sobre la base de #terminemos el informe# y despu%s busquemos algopara ilustrarlo. &estacar algo que no se explica en el título de una fotografíaK usar gráficos u otro material con un detalle tan diminutivo que no pueden serleídos o comprendidos fácilmente. Los cuadros y gráficos generalmente se (acen en tamao grande y se reducen para la impresión. !n algunos casos, ellos podrían ser demasiado c(icos para ser efectivos cuando se reducen a una página normal. !n tales casos deben
