BAB II ADMINISTRASI ADMINISTRASI DAN ORGANISASI 2.1
Umum
Proyek adalah proses pengadaan dari yang belum ada menjadi ada dalam jangka waktu tertentu. Pengertian proyek pada umumnya mengacu pada rangkaian aktivitas yang mempunyai dimensi waktu, mutu, dan biaya untuk mewujudkan suatu gagasan. Perkembangan sebuah proyek dimulai dari timbulnya gagasan atau ide dasar hingga menjadi kenyataan secara fisik di lapangan. Dalam usaha merealisasikan suatu proyek sangat mutlak diperlukan suatu pemikiran yang matang. Mulai dari penjajakan terhadap kemungkinan realisasi proyek, kelayakan proyek, perencanaan, pelaksanaan hingga pada pengoperasian serta pemeliharaan proyek tersebut. Dalam melaksanakan suatu proyek, salah satu faktor yang berperan penting adalah pengelolaan proyek yaitu bagaimana menciptakan administrasi dan susunan organisasi yang baik. Dengan prosedur administrasi dan susunan organisasi yang baik akan tercapai hasil pembangunan suatu proyek seperti yang diharapkan, sehingga proyek besar maupun proyek kecil harus menerapkan sistem tersebut agar sesuai dengan yang diharapkan. Faktor-faktor organisasi dan administrasi memegang peranan yang sangat penting karena: 1.
Apabila susunan organisasinya tidak baik, akan mengakibatkan keterlambatan dan bahkan bisa menyebabkan tidak terselesaikannya suatu proyek yang sedang dilaksanakan.
2.
Apabila sistem administrasinya yang tidak baik, akan menimbulkan beberapa kendala, baik itu mengenai persoalan-persoalan intern perusahaan maupun hubungan dengan instansi/perusahaan lain. Dengan organisasi yang sehat akan tercapainya perencanaan proyek yang
efektif dan efisien. Serta dengan administrasi yang baik dan teratur maka akan dapat ditetapkan segala peraturan-peraturan dan ketetapan-ketetapan yang harus dipatuhi misalnya keuangan, kepegawaian dan sebagainya. Organisasi merupakan wadah atau bentuk kerjasama beberapa pihak yang terlibat dalam bentuk struktur organisasi. Struktur ini akan menggambarkan hubungan formal, tetapi tidak melukiskan hubungan informal yang umumnya timbul
bila ada interaksi sosial. Untuk mencapai tujuan proyek yang telah ditetapkan bersama, maka akan diadakan pembagian kerja dimana masing-masing orang mempunyai tugas dan wewenang serta kedudukan yang saling berkaitan. Untuk menjamin terlaksananya realisasi proyek dengan baik, kelengkapan administrasi pihak-pihak terkait juga merupakan hal mutlak yang harus disiapkan. Berdasarkan pendapat para ahli di bidang manajemen, manajeme n, terdapat te rdapat hubungan yang sangat erat antara oerganisasi dan administrasi. Di bawah ini dijelaskan uraian definisi secara singkat tentang administrasi dan organisasi.
2.2
Proses Realisasi Proyek
Proyek merupakan suatu rangkaian kegiatan yang memiliki dimensi biaya, mutu, dan waktu dalam mewujudkan gagasan atau ide seseorang sehingga menjadi kenyataan atau terlihat secara fisik di lapangan (dari belum ada menjadi ada). Sebuah proyek dapat terealisasi dengan baik, diperlukan suatu perencanaan yang matang dan proses realisasi pada umumnya merupakan urutan kegiatan yang sistematis dengan tujuan agar proyek yang dibangun dapat berdaya guna sema ksimal mungkin Umumnya realisasi suatu proyek melalui proses-proses kegiatan seperti adanya kebutuhan (need (need ), ), pemikiran kemungkinan keterlaksanaannya ( feasibility study), study), keputusan untuk membangun dan pembuatan penjelasan (penjabaran) yang lebih rinci tentang rumusan kebutuhan tersebut (briefing ( briefing ), ), penuangan dalam bentuk rancangan awal ( preliminary design), design), pembuatan rancangan yang lebih rinci dan pasti (design development dan detail design), design ), persiapan administrasi untuk pelaksanaan pembangunan dengan memilih calon pelaksana ( procurement ), ), kemudian
pelaksanaan
pembangunan
pada
lokasi
yang
telah
disediakan
(construction), construction), serta pemeliharaan dan persiapan penggunaan bangunan tersebut (maintenance, start-up, dan implementation). implementation ).
2.2.1 Adanya kebutuhan kebutuhan (Need )
Adanya suatu proyek disebabkan karena adanya keinginan akan suatu kebutuhan (need ( need ) dari manusia itu sendiri. Sehingga untuk mengungkapkannya ke bentuk nyata diperlukanlah suatu bentuk media sehingga keinginan dapat terwujud.
Pada proyek pembangunan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Depo Kabupaten Badung, pihak pemilik yaitu pemerintah kabupaten badung mempunyai keinginnan untuk memenuhi kebutuhan akan perpustakaan sebagai tempat penyimpanan buku-buku dan arsip-arsip penting yang didukung dengan adanya ruang baca baca yang memadai. asibi li ty Study 2.2.2 Tahap Studi Kelayakan Kelayakan (F easibi )
Tahap ini bertujuan meyakinkan pemilik proyek bahwa proyek konstruksi yang diusulkannya layak untuk dilaksanakan, baik dari aspek perencanaan dan perancangan, aspek ekonomi (biaya dan sumber pendanaan) maupun aspek lingkungannya. Kegiatan yang dilaksanakan pada tahap studi kelayakan ini adalah: 1.
Menyusun rancangan proyek secara kasar dan membuat estimasi biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut.
2.
Meramalkan manfaat yang diperoleh jika proyek tersebut dilaksanakan, baik manfaat langsung (non ekonomis) maupun manfaat tidak langsung (fungsi sosial).
3.
Menyusun analisa kelayakan proyek, baik ekonomis maupun finansial.
4.
Menganalisis dampak lingkungan yang mungkin terjadi apabila proyek tersebut dilaksanakan.
2.2.3 Tahap Penjelasan Penjelasan (Briefing )
Tujuan dari tahap ini adalah untuk memungkinkan pemilik proyek menjelaskan fungsi proyek dan biaya yang diijinkan, sehingga konsultan perencana dapat secara tepat menafsirkan keinginan pemilik proyek dan membuat taksiran biaya yang diperlukan.
Kegiatan yang dilakukan dalam tahap ini adalah: 1.
Menyusun rencana kerja dan menunjuk para perencana dan tenaga ahli.
2.
Mempertimbangkan kebutuhan pemakai, keadaan lokasi dan lapangan, merencanakan rancangan, taksiran biaya, persyaratan mutu.
3.
Mempersiapkan ruang lingkup kerja, jadwal waktu, taksiran biaya dan implikasinya, serta rencana pelaksanaan.
4.
Mempersiapkan
sketsa
dengan
skala
tertentu
sehingga
dapat
menggambarkan denah dan batas-batas proyek.
2.2.4 Tahap Perancangan ( Design )
Tahap ini bertujuan melengkapi penjelasan proyek dan menentukan tata letak, rancangan, metoda konstruksi, dan taksiran biaya agar mendapatkan persetujuan dari pemilik proyek dan pihak berwenang yang terlibat. Kegiatan yang dilaksanakan pada tahap ini adalah: 1.
Mengembangkan ikhtisar proyek menjadi penyelesaian akhir.
2.
Memeriksa masalah teknis.
3.
Meminta persetujuan akhir ikhtisar dari pemilik proyek.
4.
Mempersiapkan: -
Rancangan skema (pra perancangan) termasuk taksiran biaya.
-
Rancangan terinci.
-
Gambar kerja, spesifikasi dan jadwal.
-
Daftar kuantitas, taksiran biaya akhir
-
Program pelaksanaan pendahuluan termasuk jadwal waktu.
2.2.5 Tahap Pengadaan/ Pelelangan (Procur ement/ Tender )
Tujuan dari tahap ini adalah untuk menunjuk kontraktor sebagai pelaksana yang akan melaksanakan konstruksi di lapangan. Kegiatan-kegiatan yang mungkin dilakukan dalam tahap ini adalah: 1.
Proses
Prakualifikasi
adalah
proses
penilaian
kompetensi
dan
kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang/ jasa sebelum memasukkan penawaran. 2.
Dokumen kontrak merupakan metoda penyampaian dokumen penawaran berdasarkan jenis barang/ jasa yang akan diadakan dan metoda penyampaian dokumen penawaran tersebut harus dicantumkan dalam dokumen lelang. Berikut penjabaran kualifikasi lelang proyek pembangunan Gedung
Kantor Perpustakaan, Kantor Arsip dan Depo Arsip Puspem Badung
Kode Lelang
: 1927113
Nama Lelang
: Pembangunan Gedung Kantor Perpustakaan, Kantor
Arsip dan Depo Arsip di Kawasan Puspem Kabupaten Badung
Agency
: LPSE Badung
Satuan Kerja
Kategori : Pekerjaan Konstruksi
Metode Pengadaan
Metode Dokumen : Satu File
Metode Kualifikasi
Metode Evaluasi : Sistem Gugur
Anggaran
: Dinas Cipta Karya
: Lelang Umum
: Pascakualifikasi
: 2014 – APBD
Nilai Pagu Paket : Rp 32.448.749.745,00
Nilai HPS Paket : Rp 32.448.194.000,00
Cara Pembayaran : Harga Satuan
Pembebanan Tahun Anggaran
: Tahun Tunggal
Sumber Pendanaan
: Pengadaan Tunggal
Kualifikasi Usaha
: Perusahaan Non Kecil
Lokasi Pekerjaan
: Di Kecamatan Mengwi – Badung (Kab.)
Syarat Kualifikasi
:
Ijin Usaha a.
SIUJK
: Jasa Pelaksana Konstruksi
b.
SBU
: Kualifikasi Non Kecil, Sub Bidang/ Sub
Klasifikasi Bangunan Non Perumahan Lainnya atau Jasa Pelaksana untuk Konstruksi Bangunan Gedung Lainnya
Telah melunasi kewajiban pajak tahun terakhir (SPT/PPh) serta memiliki laporan bulanan PPh Pasal 25 atau Pasal 21/Pasal 23 atau PPN sekurangkurangnya 3 (tiga) bulan yang lalu; Telah melunasi kewajiban pajak tahun terakhir (SPT/PPh) serta memiliki laporan bulanan PPh Pasal 25 atau Pasal 21/Pasal 23 atau PPN sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan yang lalu (Bulan Oktober 2013, November 2013 dan Desember 2013) atau SPT dapat diganti dengan Surat Keterangan Fiskal Tahun Pajak 2012.
Memiliki Surat Dukungan Keuangan dari Bank pemerintah swasta sesuai dengan Dokumen Pengadaan.
Minimal memiliki staf ahli sesuai dengan Dokumen Pengadaan.
Minimal memiliki pengalaman yang sesuai dengan bidang/sub bidang paket yang dilelangkan.
Menyampaikan daftar pekerjaan yang sedang berjalan.
Minimal memiliki peralatan sesuai dengan Dokumen Pengadaan.
Mengisi data kualifikasi melalui Aplikasi SPSE dengan lengkap.
Pada proyek pembangunan Gedung Kantor Perpustakaan, Kantor Arsip dan Depo Arsip Puspem Badung ini, sebagai pelaksana proyek adalah PT. Tunas Jaya Sanur. 2.2.6 Tahap Pelaksanaan (Construction )
Tujuan dari tahap ini adalah untuk mewujudkan bangunan yang dibutuhkan oleh pemilik proyek yang sudah dirancang oleh CV. Dana Sularsa Cipta selaku Konsultan Arsitektur, Konsultan Struktur dan Konsultan M & E. dalam batasan biaya dan waktu yang sudah disepakati serta dengan mutu yang disyaratkan, sedangkan PT. Tunas Jaya Sanur bertindak sebagai pelaksana proyek pembangunan gedung kantor perpustakaan, kantor arsip dan depo arsip di kawasan Puspem ini 2.2.7 Tahap Pemeliharaan dan Persiapan Penggunaan ( M aintenance and Start U p )
Tujuan dari tahap ini adalah untuk menjamin agar bangunan yang telah selesai sesuai dengan dokumen kontrak dan semua fasilitas bekerja dengan sebagaimana mestinya. Kegiatan ini dimulai sejak proyek teralisasi dan berfungsi, serta berlangsung terus hingga batas umur proyek.
2.3
Administrasi
Administrasi merupakan pencatatan mengenai segala aktifitas yang berkaitan dengan suatu proyek. Administrasi dan organisasi mempunyai hubungan yang erat dan saling berkaitan. Organisasi merupakan alat atau wadah dari administrasi dalam rangka mencapai tujuan tertentu.
Administrasi yang baik dan teratur, akan dapat menetapkan segala peraturan peraturan dan ketetapan-ketetapan yang harus dipatuhi, misalnya dalam bidang keuangan, kepegawaian, dan sebagainya. Peraturan dan ketetapan tersebut mempunyai tujuan dan sasaran sesuai dengan bidangnya masing-masing, yaitu: 2.3.1 Administrasi keuangan
Bertujuan untuk menjamin keberhasilan terlaksananya program pembangunan dengan sempurna, serta menyusun dan mengawasi pemasukan dan pengeluaran keuangan.
2.3.2 Administrasi di bidang teknik logistik
Bertujuan untuk mengawasi jumlah, waktu, dan kebutuhan keluar masuknya barang dan perlengkapan yang digunakan untuk menyelesaikan proyek tersebut.
2.3.3
Administrasi kepegawaian
Bertujuan supaya tercapai penempatan personil yang mantap sesuai dengan keahlian serta mewujudkan struktur kepegawaian yang mantap, efektif, dan tetap. Dari uraian di atas, dalam penyusunan administrasi yang baik maka harus ada hal-hal sebagai berikut : 1
Kelompok manusia
2
Kerjasama dalam kelompok
3
Kerja tim/usaha/proses
4
Bimbingan/kepemimpinan/pengawasan
5
Tujuan
Dalam proyek kontstuksi, pemilik (owner), konsultan, dan kontraktor memiliki administrasi untuk mendukung setip pekerjaan masing-masing. Dengan didukung oleh administrasi yang baik, maka proyek yang dikerjakan akan berjalan dengan baik dan sesui dengan apa yang diharapkan.
2.4
Manajemen Pengendalian Proyek
Pengelolaan suatu proyek akan berhasil apabila semua fungsi manajemen berjalan secara efektif. Ini dapat dicapai dengan jalan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan setiap fungsi tersebut dan menyediakan kondisi yang tepat sehingga memungkinkan orangorang untuk melaksanakan tugasnya masing-masing. Adapun
fungsi
dasar
manajemen
untuk
setiap
proyek
konstruksi
dikelompokkan menjadi tiga kelompok kegiatan, yaitu Kegiatan Perencanaan
-
Penetapan tujuan (goal setting)
-
Perencanaan (planning)
-
Pengorganisasian (organizing)
Kegiatan Pelaksanaan
-
Pengisian staf (staffing)
-
Pengarahan (directing)
Kegiatan Pengendalian
-
Pengawasan (supervising)
-
Pengendalian (controlling)
-
Koordinasi (coordinating)
2.4.1
Penetapan Tujuan
Tahap awal yang harus ditentukan adalah penetapan tujuan yang akan dicapai. Dalam menetapkan tujuan, yang harus diingat adalah : 1
Tujuan yang ditetapkan harus realistis atau memungkinkan untuk dicapai.
2
Tujuan yang ditetapkan harus spesifik atau memiliki kejelasan mengenai apa yang ingin dicapai.
3
Tujuan yang ditetapkan harus terukur atau tujuan itu memiliki ukuran keberhasilan.
4
Tujuan yang ditetapkan terbatas waktu atau mempunyai durasi pencapaian.
2.4.2
Perencanaan
Perencanaan mencakup penentuan berbagai cara yang memungkinkan kemudian menentukan salah satu cara yang tepat dengan mempertimbangkan semua kendala yang mungkin ditimbulkan. Perkiraan jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan dalam suatu proyek konstruksi menjadi sangat penting untuk mencapai keberhasilan proyek tersebut. Kontribusi sumber daya dalam perencanaan adalah memungkinkan perumusan dari suatu rencana atau beberapa rencana yang akan memberi gambaran secara menyeluruh metode yang digunakan untuk mencapai tujuan. Perencanaan dapat didefinisikan sebagai peramalan masa yang akan datang dan perumusan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang akan ditetapkan berdasarkan peramalan tersebut. Bentuk perencanaan dapat berupa perencanaan prosedur, perencanaan met oda kerja, perencanaan standar pengukuran hasil, perencanaan anggaran biaya, perencanaan pemrograman.
2.4.3
Pengorganisasian
Pengorganisasian
bertujuan
melakukan
pengaturan
dan
pengelompokan kegiatan proyek konstruksi agar kinerja yang dihasilkan sesuai dengan harapan. Pengelompokan kegiatan dapat dilakukan dengan menyusun jenis kegiatan dari yang besar hingga yang kecil. Penyusunan ini disebut Work Breakdown Structure (WBS). Penyusunan tersebut kemudian dilanjutkan dengan menetapkan pihak yang nantinya bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pekerjaan tersebut. Proses ini disebut dengan Organization Breakdown Structure (OBS).
2.4.4
Pengisian Staf
Tahap ini merupakan tahap awal dalam perencanaan personel yang akan ditunjuk ditentukan
pengelola pelaksanaan proyek. Kesuksesan proyek juga
oleh
kecermatan
seseorangsesuai keahliannya.
dan
ketepatan
dalam
memosisikan
Definisi pengisian staf adalah pengerahan, penmpatan, pelatihan, pengembangan tenaga kerja dengan tujuan menghasilkan kondisi tepat personel (right people), tepat posisi (right postion), dan tepat waktu (right time).
2.4.5
Pengarahan
Jika penenmpatan staf telah dilakukan dengan tepat, maka tim tersebut harus mendapat penjelasan tentang lingkup pekerjaan dan paparan waktu untuk memulai dan menyelesaikan pekerjaan tersebut. Tahap pengarahan didefinisikan sebagai kegiatan mobolisasi sumber daya yang ada agar dapat bergerak sebagai kesatuan sesuai rencana. Termasuk didalamnya adalah memberikan motivasi dan melaksanakan koordinasi terhadap seluruh staf.
2.4.6
Pengawasan
Pengawasan adalah interaksi langsung antara individu-individu dalam organisasi untuk mencapai kinerja dalam tujuan organisasi. Proses ini berlangsung
secara
menerus
untuk
mendapatkan
keyakinan
bahwa
pelaksanaan kegiatan berjalan sesuai dengan prosedur. Dalam kenyataanya, kegiatan ini dilakukan oleh pelaksana dan pemilik. Pengawasan yang dilakukan oleh pelaksana bertujuan untuk mendapatkan hasil yang telah ditetapkan oleh pemilik proyek. Sedangkan pengawasan yang dilakukan oleh pemilik bertujuan untuk memperoleh keyakinan bahwa apa yang akan diterimanya sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Parameter hasil pelaksanaan kegiatan dituangkan dalam spesifikasi.
2.4.7
Pengendalian
Pengendalian adalah proses penetapan atas apa yang telah dicapai, evaluasi kinerja dan langkah perbaikan bila diperlukan. Proses ini dapat dilakukan jika telah ada kegiatan perencanaan sebelumnya karena secara
esensi pengendalian adalah membandingkan apa yang seharusnya terjadi dengan apa yang telah terjadi. Instrumen pengendalian yang biasa digunakan dalam proyek konstruksi adalah diagram batang dan kurva “S”. pembuatan kurva “S” dilakukan pada tahap awal sebelum proyek dimulai dengan menerapkan asumsi-asumsi sehingga dihasilkan rencana kegiatan yang rasional. Instrumen ini nantinya digunakan pedoman atas apa yang seharusnya terjadi dalam proyek konstruksi. Pemantauan kegiatan yang telah terjadi di lapangan seharusnya dilakukan dari waktu ke waktu dan selanjutnya dilakukan pembandingan antara apa yang seharusnya terjadi dengan apa yang telah terjadi. Jika realisasi prestasi kegiatan melebihi prestasi rencana maka dikatakan proyek tersebut dalam keadaan lebih cepat (up-shedule). Namun, jika sebaliknya maka proyek dikatakan dalam keadaan terlambat (behind schedule). Harapan pengelola proyek tentunya proyek selesai lebih cepat.
2.4.8
Koordinasi
Semua permasalahan dalam proyek harus diselesaikan bersama antara pihak-pihak yang terlibat dalam proyek konstruksi sehingga diperlukan agenda acara yang mempertemukan semua unsure. Kegiatan ini disebut langkah koordinasi. Koordinasi dilakukan setiap periode tertentu, umumnya dilakukan satu minggu sekali. Namun, tidak menutup kemungkinan dilakukan lebih sering karena situasi dan kondisi tertentu. Koordinasi dapat dilakukan internal maupun eksternal. Koordinasi internal dilakukan untuk evaluasi diri terhadap kinerja yang telah dilakukan, sedangkan koordinasi eksternal dilakukan untuk proses evaluasi yang melibatkan pihak-pihak dalam proyek (pemilik, konsultandan kontraktor). Koordinasi dilakukan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang timbul saat berjalannya proyek. Hal inimenjadi sangat penting karena kelancaran kegiatan sangat tergantung dari pemilik proyek, terutama dalam pengambilan keputusan yang bersifat mendesak.
2.5
Organisasi
Pengertian bentuk organisasi yang paling sederhana adalah bersatunya kegiatan-kegiatan dari dua individu atau lebih dibawah satu koordinasi (Wulfram I. Ervianto, Manajemen Proyek Konstruksi. 2002, hal. 23). Sedangkan pengertian organisasi proyek adalah organisasi yang bersangkutan untuk tugas khusus pengelolaan proyek, misal organisasi fungsional dan organisasi proyek matriks. (Imam Suharto, Manajemen Proyek , 2001, hal. 302) Untuk mengoptimalkan proses mengorganisir proyek maka dilakukan diferensiasi pekerjaan , yang terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut : 1.
Melakukan identifikasi dan klasifikasi pekerjaan.
2.
Mengelompokkan pekerjaan.
3.
Menyiapkan pihak yang akan menangani pekerjaan.
4.
Mengetahui wewenang dan tanggumg jawab, serta melakukan pekerjaan.
5.
2.5.1
Menyusun mekanisme koordinasi.
Tipe-Tipe Organisasi
Berdasarkan proses pengembangan organisasi, ada beberapa bentuk struktur organisasi yang umumnya dipilih, yaitu: 1.
Organisasi Garis ( Line Organization)
Pimpinan Umum
Manajer Proyek
Manajer Perencana
Layanan
Manajer Konstruksi
Gambar 2. 1 Bentuk Struktur Organisasi Garis (Sumber: Ervianto,Wulfram I. 2002. Manajemen Proyek Konstruksi. Yogyakarta: Penerbit ANDI)
Karakteristik : a.
Bentuk organisasi yang paling sederhana.
b.
Jumlah karyawan sedikit,karena pemilik merupakan pimpinan tertinggi.
c.
Pemberi wewenang dan tanggung jawab bergerak vertikal dari atas ke bawah.
Keunggulan : a. Bentuk organisasi sederhana, mudah dipahami dam dilaksanakan. b. Pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang cukup jelas. c. Pengambilan keputusan dapat dilakukan secara cepat karena komunikasi mudah. Kekurangan : a.
Bentuk organisasi tidak fleksibel.
b.
Kemungkinan pimpinan bertindak otokratis cukup besar.
c.
Ketergantungan pada seseorang cukup besar, jika salah satu hilang akan terjadi kekacauan.
2.
Organisasi Garis dan Staf ( Line and Staff Organization)
OWNER
DIVISI
MANAJER
MANAJER PROYEK
LAYANAN
DIVISI
MANAJER
Gambar 2. 2 Bentuk Organisasi garis dan Staff (Sumber: Ervianto,Wulfram I. 2002. Manajemen Proyek Konstruksi. Yogyakarta: Penerbit ANDI)
Keunggulan : a.
Pembagian tugasnya jelas (antara orang yang menjalankan tugas pokok dan pemberi saran).
b.
Pengambilan keputusan lebih matang.
c.
Spesialisasi keahlian dapat dikembangkan.
d.
Adanya staf ahli memungkinkan pencapaian mutu pekerjaan lebih baik.
Kekurangan : a.
Saran dari staf mungkin sulit dilaksanakan, karena kurangnya tanggung jawab pekerjaan.
b.
Jika pejabat garis mengabaikan gagasan dari staf, maka gagasan menjadi tidak berguna.
c.
Bagi pelaksana operasional, perbedaan antara perintah dengan saran tidak selalu jelas.
3.
Organisasi Fungsional ( Functional Organization)
OWNER
MANAJER PROYEK
DIVISI PERENCANAAN
DIVISI KONSTRUKSI
Gambar 2. 3 Bentuk Struktur Organisasi fungsional (Sumber: Ervianto,Wulfram I. 2002. Manajemen Proyek Konstruksi.Yogyakarta: Penerbit ANDI)
Keunggulan : a.
Adanya spesialisasi menyebabkan tugas dilaksanakan dengan baik.
b.
Koordinasi
antara
orang-orang
dalam
satu
fungsi
mudah
dijalankan. Kekurangan : a.
Ditinjau dari karyawan, banyaknya atasan akan membingungkan.
b.
Terjadi
saling
mementingkan
fungsi
masing-masing
yang
menyebabkan koordinasi menyeluruh sulit dijalankan. c.
4.
Mutasi pekerjaan sulit dilaksanakan karena telah terspesialisasi.
Organisasi panitia (Commitee Organization)
Ketua
SEKRETARIS
BENDAHARA
SIE A
SIE C
SIE B Gambar 2.4 Bentuk Organisasi Panitia
(Sumber: Ervianto,Wulfram I.2002. Manajemen Proyek Konstruksi. Yogyakarta: Penerbit ANDI)
Karakteristik : a.
Pelaksanaan tugas atau kegiatan memiliki jangka waktu yang terbatas, volume kegiatan tertentu.
b.
Tanggung jawab dan kepemimpinan dilaksanakan secara bersama.
c.
Semua
anggota
dan
pimpinan
memiliki
tanggung
jawab,
wewenang dan hak yang sama. d.
Anggota kelompok dipisahkan menurut bidang tugas kegiatan tertentu dan dilaksanakan dalam bentuk satuan tugas.
Keunggulan : a.
Keputusan dapat diambil secara tepat.
b.
Pembinaan kerjasama antar anggota mudah dilaksanakan.
Kekurangan : a. Kemampuan anggota kurang dapat berkembang. b. Sulit menentukan penanggung jawab apabila terjadi hambatan. c. Jalur perintah seringkali membingungkan.
5.
Organisasi Proyek Matrik (OPM)
Pimpinan Umum
Kepala
Kepala
Kepala
Staf
Staf
Staf
Staf
Staf
Staf
Staf
Staf
Staf
Gambar 2. 5 Bentuk Organisasi Matrik (Sumber: Ervianto,Wulfram I.2002. Manajemen Proyek Konstruksi. Yogyakarta: Penerbit ANDI)
Bentuk organisasi matrik terbagi dalam beberapa bentuk organisasi yaitu organisasi matrik lemah (weak matrix), organisasi matrik seimbang (balance matrix), organisasi matrik ( strong matrix) kuat dan organisasi matrik proyek. Keunggulan organisasi matrik secara umum antara lain :
a.
Dengan adanya penanggung jawab tunggal, maka kepentingan proyek dapat dijaga, dipelihara, dan dikerjakan terus – menerus secara berkesinambungan.
b.
Memungkinkan tanggapan atas persoalan yang timbul dengan cepat.
c.
Memungkinkan pemakaian bersama terhadap tenaga ahli atau sumber daya lain secara efisien. (Imam Suharto, Manajemen Proyek , 2001, hal. 313)
Kelemahan organisasi proyek matrik antara lain : a.
Keputusan mengenai pelaksanaan pekerjaan dan keperluan personil berada di departemen lain.
b.
Adanya sifat ketergantungan antara proyek dan organisasi lain pendukung proyek.
2.5.2
Organisasi Proyek
Pihak – pihak yang terlibat dalam proyek pembangunan Gedung Kantor Perpustakaan, Kantor Arsip dan Depo Arsip Puspem Badung , yaitu : a.
Pemberi Tugas (Owner ) Proyek pembangunan gedung kantor perpustakaan, kantor arsip dan depo arsip di kawasan Puspem merupakan proyek negara, dan owner proyek ini adalah : Pemerintah Daerah Kabupaten Badung Dinas Cipta Karya. Adapun hak dan kewajiban pemberi tugas (owner ) adalah sebagai berikut:
Mempunyai hak tertinggi dalam penentuan kebijaksanaan serta pengambilan keputusan mengenai pembangunan.
Mengambil keputusan terakhir dalam penentuan segala ses uatu yang terkait dengan pembangunan proyek.
Menerima atau menolak usul-usul/ saran pada tahap perencanaan, anggaran biaya pelaksanaan dan lain-lain yang ada hubungannya dengan proses pembangunan proyek.
Mengambil keputusan terakhir tentang pemilihan kontraktor, penyalur bahan, konsultan perencana, serta konsultan-konsultan ahli yang telah ada.
Menandatangani
semua
surat
perintah
kerja
(SPK)
dengan
kontraktor, serta mengesahkan dokumen pembayaran kepada kontraktor.
Merumuskan dan menyampaikan keinginan, kebutuhan dan sasaran yang hendak dicapai.
Menyediakan dana dan sarana yang diperlukan, sesuai dengan jumlah dan jadwal yang telah disepakati.
Menunjuk atau membentuk sebuah tim atau wakil yang diberi wewenang penuh untuk membuat keputusan yang sah dan mengikat.
Mengambil ketetapan, pengarahan dan keputusan secepatnya untuk menjamin kelancaran pekerjaan.
b.
Tim Pengelola Proyek Tim pengelola proyek merupakan penyelenggara kegiatan yang bertanggung jawab kepada pemberi tugas atau owner . Tim pengelola proyek terdiri dari :
Pemimpin
Proyek,
memimpin
penyelenggaraan
proyek
dan
bertanggung jawab kepada pemberi tugas/ owner.
Kasir,
membantu
pemimpin
proyek
dalam
melaksanakan
pengelolaan keuangan proyek dan bertanggung jawab kepada pemimpin proyek.
Pengelola Administrasi Proyek, membantu pemimpin proyek dalam melaksanakan administrasi proyek dan bertanggung jawab kepada pemimpin proyek.
Pengelola Teknis Proyek, merupakan tenaga bantuan yang membantu pemimpin proyek mengelola kegiatan teknis selama penyelenggaraan pelaksanaan.
c.
Perencana
proyek
baik
tahap
perencanaan
maupun
Perencana merupakan suatu badan hukum maupun perorangan yang menerima pekerjaan dari owner dalam bidang perencanaan. Identitas Perencana
d.
:
Manajemen Konsultan
: Dinas Cipta Karya
Konsultan Struktur
: CV. Dana Sularsa Cipta
Konsultan Arsitektur
: CV. Dana Sularsa Cipta
Konsultan M & E
: CV. Dana Sularsa Cipta
Konsultan Lanscape
: CV. Dana Sularsa Cipta
Pengawas Pengawas merupakan badan hukum atau perorangan yang diangkat atau ditunjukan oleh pelelang yang bertugas setiap harinya mengawasi pelaksanaan pekerjaan. Pada proyek Pembangunan Gedung Kantor Perpustakaan, Kantor Arsip dan Depo Arsip Puspem Badung pengawasan struktur dan arsitektur dilaksanakan oleh CV. Dana Sularsa Cipta. Adapun struktur organisasi CV. Dana Sularsa Cipta dapat di lihat pada Gambar 2.6.
e.
Pelaksana Pelaksana adalah perusahaan perorangan maupun badan hukum yang menerima
pekerjaan
dari
owner
untuk
melaksanakan
pekerjaan
konstruksi. Identitas Pelaksana: Nama
: PT. Tunas Jaya Sanur
Direktur
: I Wayan Suwirta ( Bali Regional Director )
Alamat
: Jalan By Pass Ngurah Rai No. 52X, Sanur, Denpasar, Bali
Adapun struktur organisasi PT. Tunas Jaya Sanur dalam Proyek Pembangunan Gedung Kantor Perpustakaan, Kantor Arsip dan Depo Arsip Puspem Badung dapat dilihat pada Gambar 2.7.
2.5.3
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Masing - Masing Personil
1)
Regional Diectur/Branch Manager (Kepala Cabang) Kepala Cabang adalah orang yang bertanggung jawab penuh terhadap perusahaan dan pelaksanaan proyek pada suatu daerah yang ditangani oleh perusahaan cabang tersebut.
2)
Project Manager ( Manager Proyek) Manager Proyek adalah orang yang diberi wewenang dan tanggung jawab oleh kontraktor untuk memimpin, mengatur dan mengawasi serta membuat keputusan yang terbaik dalam pelaksanaan proyek secara keseluruhan. Manager proyek adalah pemegang kekuasaan tertinggi pada organisasi di lapangan, adapun tugas – tugasnya adalah: a.
Menguasai detail kontrak dan spesifikasi teknis kontrak;
b.
Menyusun Rencana Mutu Proyek termasuk jadwal serta metode kerja bersama-sama dengan Site Manager pada awal proyek;
c.
Menyusun
Rencana
Anggaran
Pelaksana
(RAP)
berdasarkan RAP awal dari Estimate Manager dan mempresentasikan
pada
Direksi
hingga
diperoleh
persetujuan; d.
Mengidentifikasikan dan menyelesaikan masalah yang timbul selama proses kegiatan konstruksi di proyek.
3)
Site Manager ( Manager Lapangan) Tugas-tugas dari manager lapangan yang dalam melaksanakan tugasnya selalu bertanggung jawab kepada manager proyek untuk membantu kelancaran pekerjaan di lapangan adalah: a.
Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan metode konstruksi untuk memenuhi persyaratan mutu, waktu dan biaya yang telah disepakati;
b.
Memberikan pengarahan dan pembinaan staf yang ada di bawahnya;
c.
Membuat keputusan dalam batasan yang telah digariskan oleh manager proyek;
d.
Mengarahkan, mengkoordinasi dan mengawasi tenaga kerja agar efisien terhadap pemakaian tenaga, alat dan material serta target kemajuan proyek agar tercapai sesuai dengan time schedule yang telah ditetapkan;
e.
Memeriksa bobot pekerjaan setiap akhir bulan dan jika terjadi kemunduran dari time schedule maka site manager memutuskan untuk melaksanakan pekerjaan lembur;
f.
Mempelajari kemungkinan – kemungkinan perubahan metode konstruksi yang menguntungkan;
g.
Memeriksa laporan pemakaian alat dan membuat surat permohonan pemindahan alat dan bahan bila diperlukan;
h.
Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab atas segala sesuatu yang bersangkutan dengan masalah teknis atau pengelola proyek;
i.
Bertanggung jawab atas surat masuk dan surat keluar dari proyek tersebut;
j.
Menjamin: a) Tersedianya tenaga kerja, material dan alat yang memadai. b) Tersedianya gambar kerja untuk dilaksanakan oleh mandor / subkontraktor. c) Tersedianya dana pembayaran upah / opname Mandor.
4)
Keuangan/Bendahara a.
Membuat laporan keuangan proyek meliputi laporan saldo kas bank dan saldo hutang proyek;
b.
Melakukan verifikasi mengenai bukti-bukti pelaksanaan pekerjaan yang akan dibayar;
5)
c.
Mempelajari dan mengevaluasi kontrak pekerjaan;
d.
Bertanggung jawab kepada Project Manager
Engineering Manager
Tugas Engineering Manager yaitu: a.
Sebagai coordinator dari staff enginer
b.
Mengawasi pekerjaan yang dikerjakan oleh Bar Bending Scheduler(BBS), Drafter dan Quantity Surveyor(QS);
c.
Bersama dengan Coordinator NSC melakukan koordinasi terhadap pekerjaan struktur, arsitektur dengan pekerjaan instalasi MEP;
d. 6)
Bertanggung jawab kepada Project Manager.
Coordinator NSC Tugas Coordinator NSC a.
Melakukan pengawasan terhadap pekerjaan instalasi MEP
b.
Bersama
dengan Engineering
Manager melakukan
koordinasi terhadap pekerjaan struktur, arsitektur dengan pekerjaan instalasi MEP; c. 7)
Bertanggung jawab kepada Project Manager.
Engineering MEP Tugas Engineering MEP yaitu: a.
Menjalankan pelaksanaan dari rencana instalasi MEP;
b.
Bersama dengan NSC ( subcontractor MEP) menjalankan rencana pelaksanaan instalasi MEP;
c. 8)
Bertanggung jawab kepada Project Manager.
Construction Manager Tugas Engineering Manager yaitu: a.
Sebagai
pengawas
pekerjaan
dari
pihak
kontraktor
pelaksana; b.
Mengawasi pelaksanaan pekerjaan struktur dan arsitektur;
c.
Melakukan pemeriksaan terhadap hasil pekerjaan dari Supervisor sebelum dilakukan pemeriksaan oleh pihak Owner;
d. 9)
Bertanggung jawab kepada Project Manager.
Safety Tugas Engineering Manager yaitu:
a.
Bertanggung jawab terhadap keselamatan staff dan pekerja di lingkungan proyek;
b.
Menjalankan program keselamatan kerja K3;
c.
Memastikan setiap pekerja dan staff
memakai pakaian
keselamatan kerja; d. 10)
Bertanggung jawab kepada Project Manager.
Cad Drafter Tugas pelaksana Cad Drafter yaitu: a.
Memeriksa Gambar agar sesuai dengan Bill Of Quantity;
b.
Mempelajari gambar terutama gambar detail;
c.
Menyiapkan perubahan – perubahan pada gambar rencana yang
diakibatkan
oleh
lingkungan
namun
tetap
berdasarkan gambar dari konsultan perencana sebagai persetujuan; d.
Melakukan pengecekan gambar
11) Bar Bending Scheduler Tugas Bar Bending Scheduler : a.
Melakukan
perhitungan
dan
mengontrol
kebutuhan
pembesian, seperti : pembengkokan besi, pemotongan besi; b.
Mengontrol kebutuhan besi di lapangan agar tidak terjadi penyimpangan dengan anggaran;
c.
Memeriksa hasil pengelolaan besi dari pembengkokan, pemotongan besi danmembuat laporan penolahan besi tersebut;
d.
12)
Bertanggung jawab kepada Engineering Manager.
Supervisor a.
Menjalankan tugas lapangan sesuai dengan schedule mingguan/bulanan yang dibuat site manager ;
b.
Mengkoordinasikan seluruh pekerjaan ke setiap pelaksana lapangan dan surveyor ;
c.
Membuat laporan pekerjaan di lapangan sesuai dengan format yang telah disepakati;
d.
Menjamin
terlaksananya
pekerjaan
sesuai
dengan
persyaratan mutu dan waktu yang telah ditentukan; e. 13)
Bertanggung jawab kepada Site Manager .
Surveyor a.
Membuat rencana dan mengusulkan kepada Site Manager mengenai kebutuhan alat – alat ukur (Theodolit, Auto level, dan Aksesorisnya) sesuai dengan besarnya areal dan schedule master kerja;
b.
Memastikan pengadaan alat – alat ukur yang telah disetujui
Site
Manager perihal
jumlah,
jenis,
dan
kelayakan pakai; c.
Memastikan bahwa hasil survei di lapangan sesuai dengan persyaratan teknis yang ditentukan;
d.
Melaporkan dan berkomunikasi langsung dengan site manager , bila terjadi ketidak sesuaikan gambar dengan keadaan di lapangan.
14)
Mekanik a.
Mengatur
dan
mengontrol
semua
peralatan
yang
mendukung pelaksanaan pekerjaan; b.
Mengkoordinasikan dengan site manager dan supervisor untuk penggunaan peralatan di lapangan;
c.
Memastikan semua peralatan yang digunakan untuk mendukung pelaksanaan di lapangan siap pakai.
15)
Logistik Tugas logistik antara lain: a.
Bertanggung jawab kepada Project Manager ;
b.
Bertanggung jawab terhadap pengadaan jumlah dan mutu material yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek tepat pada waktunya;
c.
Menjaga keamanan material dan alat-alat yang disimpan di dalam gudang penyimpanan;
d.
Mengurus dan bertanggung jawab terhadap semua surat surat transaksi peralatan maupun material sebagai arsip;
e.
Membuat laporan keuangan, absensi pegawai dan tenaga kerja;
f.
Mengawasi
pengadaan,
pemakaian
dan
penempatan
material di gudang; g.
Mengadakan pengecekan atas kebenaran barang yang datang dari rekanan harus sesuai dengan yang diminta;
h.
2.6
Menerima dan mengeluarkan barang.
Pengelolaan Proyek 2.6.1
Pemilik/ Owner
Pemilik atau pemberi tugas merupakan pihak yang mempunyai gagasan untuk membangun. Pemilik merupakan perseorangan atau badan yang memberi tugas kepada ahli (konsultan), membayar honor serta mengganti semua ongkos ahli. Pemilik merupakan perseorangan atau badan swasta/ pemerintah yang memberi tugas kepada pemborong atau kontraktor untuk melaksanakan suatu pekerjaan, apabila pelaksanaan sudah cukup layak dan tidak timbul keberatan, maka pemberi tugas menerima pekerjaan dan menyetujuinya dan membayar biaya dari pekerjaan tersebut. Jenis-jenis dari pemberi tugas antara lain : 1.
Perseorangan atau individu.
2.
Wakil suatu perusahaan atau organisasi swasta.
3.
Wakil suatu dinas atau jawatan, biasanya pada proyek pemerintah disebut pengelola proyek.
Hubungan kerja antara pemberi tugas, konsultan dan kontraktor dapat digambarkan sebagai berikut :
Pemberi Tugas/ Pemilik
Tim Pengelola
Kontraktor
Konsultan
Proyek Gambar 2.6 Hubungan Kerja Proyek
2.6.2
Kontraktor/ Pelaksana
Kontraktor atau Pelaksana atau Jasa Pemborongan merupakan salah satu bentuk badan hukum pengadaan
barang / jasa menurut Keputusan
Presiden Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelaksanaan Barang / Jasa Instansi Pemerintah.
2.7
Pedoman Pelaksanaan Proyek Bangunan Gedung 2.7.1
Kontrak
Maksud dan tujuan dari penyusunan dan pelaksanaan kontrak adalah untuk menyamakan pola pikir, pengertian dan memberi pedoman sehingga memudahkan bagi pengguna barang/ jasa dan pengawas untuk menyusun, memeriksa dan melaksanakan kontrak sehingga sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2.7.2
Gambar Kerja
Gambar kerja merupakan penjelas proyek secara visual yang akan didirikan. Gambar kerja memperlihatkan ruang lingkup dan bentuk pekerjaan yang harus dibuat. Gambar kerja harus dibuat secara jelas, lengkap, relevan dengan proyek dan mudah dibaca oleh para pelaksana lapangan, serta menghasilkan interpretasi yang sama. Jumlah dan tipe gambar bervariasi antara proyek yang satu dengan proyek lainnya, bergantung kepada tipe kontrak yang dipergunakan. Ada beberapa jenis gambar dalam pekerjaan konstruksi, yaitu: a.
Gambar Pra-rencana ( preliminary drawing ) Gambar ini dibuat untuk memberikan konsep dasar dari ide atau gagasan yang akan dilaksanakan. Gambar ini diperlukan bila pekerjaan yang dilelangkan menggunakan sistem design and build contract dan negotiated contract .
b.
Gambar Informasi (information drawings) Gambar dibuat agar para peserta lelang dapat menghitung dan mengajukan penawaran.
c.
Gambar Kerja ( shop drawing/ detail work drawing ) Merupakan gambar pelaksanaan yang memberikan penjelasan visual sehingga gambar harus teliti, jelas, akurat dan eksplisit karena dibaca oleh pekerja-pekerja lapangan ditingkat pelaksana.
d.
Gambar Jadi (as build drawings) Merupakan gambar yang benar-benar sesuai dengan keadaan yang sebenarnya yang telah dibangun di lapangan dan sebagai gambar akhir dari semua perubahan dan perbaikan pada gambar kerja.
2.7.3
RKS (Rencana Kerja dan Syarat)
Rencana Kerja dan Syarat Merupakan uraian dari penjabaran tugas ( job
description)
untuk
pemborong
mengenai
ketentuan
pelaksanaan, material sampai hal yang sekecil – kecilnya. Dalam RKS tersebut memuat:
peraturan,
a.
Kondisi umum ( general condition) Memuat persyaratan-persyaratan yang berlaku umum untuk semua macam proyek konstruksi. Di Indonesia dikenal A. V. atau S. U. (syaratsyarat umum).
b.
Kondisi khusus ( special condition) Memuat persyaratan-persyaratan yang berlaku khusus untuk proyek tersebut, seperti pemilik proyek, perencana, waktu pelelangan dan sebagainya.
c.
Spesifikasi teknis (technical specification) Memuat merk produk yang digunakan, mutu yang dihasilkan dan cara pengerjaannya.
Sedangkan menurut peraturan pemerintah pada Keppres 29 tahun 1984, Rencana Kerja dan Syarat – syarat (RKS) pekerjaan sekurang – kurangnya memuat: a. Syarat umum Keterangan mengenai pemberi tugas, perencana, direksi, syarat-syarat peserta
pelelangan,
serta
bentuk
surat
penawaran
dan
cara
penyampaiannya. b. Syarat administrasif Jangka waktu pelaksanaan, tanggal penyerahan pekerjaan, syarat-syarat pembayaran, denda atas keterlambatan, besarnya jaminan pelelangan, dan besarnya jaminan pelaksanaan. c. Syarat teknis Jenis dan uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan, jenis dan mutu bahan, gambar detail, gambar konstruksi dan sebagainya.
2.7.4
RAB (Rencana Anggaran Biaya)
Rencana
Anggaran
Biaya
adalah
merencanakan
suatu
perkiraan/perhitungan (anggaran) besarnya pengeluaran (biaya) dari setiap jenis pekerjaan sesuai dengan gambar kerja dan persyaratannya (spesifikasi teknis dan administrasi) dari suatu bangunan yang akan dilaksanakan.
Tujuan dari RAB adalah sebagai estimasi rincian biaya yang dapat diajukan suatu perusahan dalam penawaran pada suatu pelaksanaan pelelangan. RKS
Harga Satuan Upah/ Bahan
Perhitungan Volume Kegiatan
Perhitungan Satuan Tiap Jenis Peker aan
Perhitungan RAB Gambar 2.7 Proses dan Tata Cara Pembuatan RAB
2.7.5
Rencana Kerja dan Rencana Lapangan Rencana Kerja
Sebelum mpelaksanaan kegiatan proyek konstruksi dimulai, biasanya didahului dengan penyusunan rencana kerja waktu kegiatan yang disesuaikan dengan metoda konstruksi yang digunakan. Pihak pengelola proyek melakukan pendataan lokasi proyek guna mendapat informasi untuk keperluan penyusunan rencana kerja. Pertimbangan penyusunan rencana kerja : a.
Keadaan lapangan lokasi proyek,
b.
Kemampuan tenaga kerja,
c.
Pengadaan material konstruksi,
d.
Pengadaan alat pembangunan,
e.
Gambar kerja,
f.
Kontinuitas pelaksanaan pekerjaan.
Manfaat penyusunan rencana kerja : a.
Alat koordinasi bagi pimpinan
b.
Sebagai pedoman kerja para pelaksana
