BIN CARD La tarjeta bin proporciona los registros actuales de los recibos, los problemas y el balance de los materiales en la forma más simple. Proporciona una idea muy rápida del tipo particular de material agrupado en la tarjeta. En la contabilidad de costos, la tarjeta bin se usa para referirse a un documento que mantiene un registro de los artículos almacenados en las tiendas. Bin implica un contenedor o espacio para guardar los materiales, y con cada contenedor, se coloca una tarjeta, que comprende los detalles del material recibido, emitido y devuelto. Además, contiene detalles relacionados con el número de elementos, su descripción y notas relevantes (si corresponde). La tarjeta Bin se usa para registrar cuantitativamente los artículos recibidos, emitidos y que permanecieron en las tiendas. A medida que se lleva l leva a cabo la transacción, la entrada se realiza en la tarjeta bin, luego de lo cual los materiales se llevan a / desde las tiendas. En el momento de recibir los materiales, la cantidad se ingresa en la columna de recibo de la tarjeta de la nota de requisición de material (MRN), y en la transferencia de mercancías a varios departamentos, la entrada se realiza en la columna de emisión de la tarjeta.
BINCARD Articulo:__________________________ Nivel Max:_________________________ Max:_________________________ Código:___________________________ Nivel Min:_________________________ Min:_________________________ Unidad de medida: Consumo Mes: FECH COMPROBA ENTRADA SALIDA SALDO A NTE CANTIDAD CANTIDAD UNIDA SALDO D
DESCRIPCIÓN
ALCANCE
Son tarjetas de registro y control Emitido al área de compra y se físico que te permiten controlar almacena una copia respectiva las entradas, salidas o saldo de luego de la verificación. los materiales que transcurren en el almacén, pero solo a nivel de cantidades. se colocan en los anaqueles o andamios junto a los materiales sujetos a control.
INSTRUCTIVO 1. Consignar el artículo y su código para una mejor revisión. 2. Colocar el nivel máx. y min. Que se dio así como c omo el consumo respectivo del mes. 3. Poner la fecha exacta del producto recibido así como el número del
comprobante y también la cantidad en entrada tanto como salida del mismo. 4. Poner el saldo por unidad y total derivadamente.
KARDEX Es una herramienta que le permite imprimir reportes con información resumida acerca de las transacciones de inventario de su compañía. Puede realizar un seguimiento de los movimientos de los inventarios y de los costos de mercancías en los almacenes. También llamado fichero de mercancías, es un registro de manera organizada de la mercadería que se tiene en un almacén. Generalmente, para poder hacerlos hay que hacer un inventario de todo el contenido que tiene la bodega, y determinar la cantidad, un valor de medida, y el precio unitario, esta información pasaría a ser el inventario inicial con el que se parte. Luego se pueden clasificar los productos por sus características comunes, y una vez que se hace todo eso se puede llenar los KARDEX, que se pueden encontrar en papelerías o en cualquier programa contable. En estos registros se hace una tarjeta de KARDEX por producto, en donde se registra el nombre del producto, el código del producto, la cantidad existente, unidad de medida el valor unitario y el valor total, y de ahí en adelante se seguirá registrando en el mismo KARDEX todas las salidas y entradas del producto, y cada una de estos procesos se irá registrando los mismos datos, es decir la cantidad del producto que entró, la unidad de medida, el valor unitario y el total. PARTES:
ENCABEZAMIENTO FECHA: En que se efectúa la transacción. NÚMERO DEL COMPROBANTE: La cual se trasladan los movimientos ENTRADAS: Se registra la cantidad y el costo total de los artículos comprados y las devoluciones. Al final del periodo esta columna informa el valor total de las mercancías almacenadas durante el periodo. SALIDAS: Se registra la cantidad y el costo de la mercancía vendida, las devoluciones en ventas. Al final del periodo esta columna informa el costo total de la mercancía vendida. SALDOS: Se registra la cantidad y el costo de las mercancías en existencia. COSTO UNITARIO: Se registra el valor de costo por unidad de la mercancía en existencia. Al final de cada periodo, también se utiliza para liquidar el inventario final de mercancías. UBICACIÓN: Se registra el sitio de almacenamiento de la mercancía. PROVEEDOR: Nombre o razón social, ciudad y teléfono de la persona o empresa a quien se le compra el artículo.
IMPORTANCIA: El control de existencia en un almacén se realiza por método de práctica especiales, en planilla o tarjetas cuyo objetivo principal es el control minucioso de las entradas y salidas de mercaderías de existencias.
Cuando nos referimos a existencias, almacén o activo realizable estamos siempre haciendo mención a cuanto tiene la empresa disponible para vender o también para fabricar. VENTAJAS:
Ahorro de espacio y aprovechamiento máximo de la altura, en un mínimo de espacio disponible.
Aumento de la productividad gracias al principio “el producto a la persona” y no al revés.
Mayor protección de los artículos almacenados. Mayor seguridad.
KARDEX OFRECE:
Soluciones de almacenamiento y manipulación de materiales. Soluciones en la oficina y mejor gestión de documentos. Software. Servicio y atención al cliente. Gestión de proyectos
También ofrece KARDEX es el desarrollo de simulaciones dinámicas que le muestran cómo aumentar el espacio de almacenamiento en respuesta al incremento de producción o de facturación. Para soluciones de almacenamiento ya existentes, podemos detectar las deficiencias en la capacidad, flujo de materiales y accesibilidad El resultado es hallar la mejor solución para ahorrar tiempo y espacio, mejorar el funcionamiento del almacén y aumentar el ahorro de recursos económicos en todas las áreas. Kardex ofrece un asesoramiento completo de su amplia gama de soluciones en cuanto a sus de costos operativos y seguridad de almacén para que se pueden ajustar, cambiar o modificar y adaptarse a sus necesidades. MÉTODOS DE KARDEX MÉTODO DE PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (PEPS) FIFO Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente. En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno. En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compró al momento de la operación, es decir se la de salida del inventario por el valor pagado en la compra. Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida según el método de valuación de inventarios manejado por la empresa. Por este método la tarjeta de KARDEX se maneja así:
EN ENTRADAS: Se registra, igual que en el método del promedio ponderado, cantidad y costo total liquidado, según la factura de compra o la nota crédito por devolución en compras. EN SALIDAS: Para determinar el costo por registrarse en esta columna, primero se traza una línea para conocer los niveles de costos de los saldos anteriores; luego se registra el
movimiento teniendo en cuenta que la primera mercancía que entró, es la primera que sale. EN SALDOS: A diferencia del método de promedio ponderado, en esta columna no se agrupan las existencias de cada entrada, excepto cuando tengan el mismo costo; de lo contrario, se presentan en niveles por cada precio de costo, el cual se mantiene hasta que la existencia se agote. El valor de la existencia se obtiene al sumar los niveles del último saldo. COSTO UNITARIO: Se determina de igual forma que en el método de promedio ponderado (dividiendo el costo total por la cantidad total de la columna de saldos); se diferencia en que esto se hace por cada nivel y se presentan generalmente varios costos unitarios correspondientes al último saldo; es decir, un costo unitario diferente por cada nivel.
PROMEDIO PONDERADO: Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra. El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o igual que los otros, la devolución se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto más el margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por el valor del costo con que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la ponderación. En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo en que se incurrió al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar la ponderación. KARDEX por promedio ponderado. Los movimientos de la tarjeta de KARDEX por este método se registran así:
EN ENTRADAS: Se anota la cantidad y el costo total de la compra o de la devolución. EN SALIDAS: Se registra la cantidad de la mercancía vendida, y en la columna del costo, el resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario del renglón anterior. EN SALDOS: Para obtener los valores de esta columna, a los valores del saldo anterior se les adicionan las entradas o se les disminuyen las salidas. COSTO UNITARIO: Para obtener el costo unitario se toma la columna de saldos, y se divide el costo total entre la cantidad total de cada renglón. El costo unitario varía siempre que se compran mercancías a precio diferente; cuando se registran las salidas, se mantiene el último costo unitario.
MÉTODO DE ÚLTIMAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (UEPS). LIFO En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias inflacionarias. El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo que se le da en el método PEPS, es decir que se le da salida del inventario por el valor de adquisición, esto debido a que como es apenas lógico, el producto se devuelve por el valor que se pagó a la hora de adquirirlo. Debemos recordar además que los diferentes métodos de valuación tienen validez para costear las ventas o salidas, ya que las compras ya tienen un costo identificado que es el valor pagado por
ellas. En el caso de la devolución en ventas, estas ingresan nuevamente al inventario por el valor o costo con que salieron al momento de hacer la venta. La tarjeta de KARDEX por este método se registra así:
EN ENTRADAS: Se registra de igual forma que en los métodos promedio ponderado y EPS. EN SALIDAS: Igual que en el PEPS, se traza una línea para determinar el costo de las mercancías que se van a registrar en el movimiento. Por este método se da salida a los últimos artículos que entraron hasta agotar su existencia; luego se comienza a dar salida a los anteriores hasta completar la cantidad de mercancía vendida en cada operación. EN SALDOS: Igual que en el PEPS, se establecen niveles de acuerdo con los distintos costos de las existencias, sin agrupar distintos precios en un solo nivel. COSTO UNITARIO: Se sigue el mismo proceso utilizado en los métodos anteriores.
KARDEX PRODUCTO:
MINIMO
CODIGO: FECHA
D
M
MAXIMO DETALLE
A
ENTRADAS
CANTIDAD
V/UNITARIO
SALIDAS
V/TOTAL
CANTIDAD
V/UNITARIO
EXISTENTES
V/TOTAL
CANTIDAD
V/UNITARIO
V/TOTAL
INVENTARI O FINAL
DESCRIPCIÓN
ALCANCE
Es un registro de manera Emitido al área de compra y se organizada de la mercadería que almacena una copia respectiva se tiene en un almacén. luego de la verificación. Generalmente, para poder hacerlos hay que hacer un inventario de todo el contenido que se tiene, y determinar la cantidad, un valor de medida, y el precio unitario, esta información pasaría a ser el inventario inicial con el que se parte.
INSTRUCTIVO 1.
2.
3. 4.
5.
Colocar el nombre del producto y el código para su mejor revisión. Colocar la fecha exacta así como el número del comprobante y también la cantidad en entrada tanto como salida del mismo. Especificar detalladamente el producto. Colocar el máx. y min. Que se dio así como el consumo respectivo del mes. Colocar al final la cantidad total de las entradas, salidas y existentes.
CONTROL DE STOCKS Y REPOSICIÓN DE MERCANCÍAS Para llevar a efecto la gestión de stocks es preciso controlar en cada momento el stock real de la empresa. Los sistemas más utilizados son: SISTEMA DE REVISIÓN PERIÓDICA: consiste en realizar recuentos físicos, producto por producto, de todas las mercancías que hay, tanto en el almacén como en el resto de la empresa. Se trata de hacer los pedidos en fechas prefijadas y constantes, teniendo en cuenta un stock máximo. La cantidad que se va a pedir viene determinada por la siguiente fórmula: Q = Stock máximo − Stock actual en almacén
Es un sistema muy sencillo que se puede realizar sin ningún tipo de instrumentos auxiliares, pero que tiene el inconveniente de que es muy pesado para quien lo lleva a cabo, por lo que solamente se usa en almacenes donde hay muy pocos productos y pocas unidades de cada uno. SISTEMA DE REVISIÓN CONTINUA: consiste en actualizar el nivel de existencias de forma inmediata cada vez que se produce una nueva entrada o salida. El pedido se realizará automáticamente cuando el nivel de stock alcance el punto de pedido y la cantidad solicitada será la del lote económico de pedido. En los almacenes que siguen este sistema, el stock máximo está formado por la cantidad del lote económico más el stock de seguridad. Actualmente, sistemas informáticos específicos hacen que este sistema sea el más utilizado; por ejemplo, los terminales de transmisión de datos por radiofrecuencia conectados a lectores ópticos o escáner permiten la automatización de los procesos del almacén desde la recepción de la mercancía hasta la expedición de los artículos al punto de venta. Estos sistemas proporcionan un soporte automatizado en el proceso de todos los movimientos de stocks, desde la recepción, ubicación y el picking hasta la expedición. Con la utilización de este sistema junto con los sistemas integrados de gestión, los pedidos se generan de forma automática al llegar las existencias al punto de pedido. Este sistema es bastante exacto y funciona a la perfección independientemente del número de productos y las cantidades de cada producto que haya en el almacén. Los sistemas de revisión continua y periódica no son excluyentes entre sí, de tal forma que la mayoría de las empresas los aplican complementariamente, usando el sistema de revisión continua y, además, realizando recuentos periódicos para contrastar la información. EJEMPLO: Cálculo de la cantidad de mercancía por el sistema de revisión periódica En un almacén de stocks se tienen los siguientes datos: Dd = 3 unidades; días al mes de actividad de la empresa, n = 24; plazo de entrega = 8 días; ss = 6 unidades. Se realiza un pedido cada mes y el stock actual es de 20 unidades. La cantidad que se va a pedir en el mes actual (Q) es igual al stock máximo menos el stock actual, por lo que calculamos primero el stock máximo: Stock máximo = (3 · 24) + (3 · 8) + 6 = 102 unidades A continuación, restamos el stock máximo del stock actual. Por tanto, este mes se pedirá: Q = 102 − 20 = 82 unidades.
DECALOGO DEL COMPRADOR PROFESIONAL
1. Considerar siempre y en cada acción, el código de ética del Comprador Profesional. 2. Compartir tus experiencias y buenas prácticas en la gestión de Compras con los colegas Compradores Profesionales. Esta será la mejor manera de crear un estándar de industria del cual toda la comunidad será beneficiada. 3. Ser receptivo para con los consejos competentes de tus colegas Compradores, que siempre pueden ser una guía y ayuda en el día a día, sin perjuicio de la dignidad y responsabilidad de tu trabajo. 4. Mantener siempre en mente que la gestión de Compras está basada en la gestión integral de calidad de 3 factores: a) Producto/servicio, b) Proveedores y c) Proceso de Compras. 5. Comprar siempre en términos justos, pero intentando obtener el máximo rendimiento por cada moneda desembolsada. 6. Trabajar siempre sobre el conocimiento de los proveedores, materiales, servicios y procesos de su empresa, estableciendo métodos prácticos para la gestión de las compras. 7. Atender con prontitud y cortesía a quienes se presenten con una legítima misión de negocios ó asuntos relacionados con tu trabajo: los vendedores y proveedores! 8. Respetar tus obligaciones y compromisos contractuales, y hacer respetar las de los demás, para llegar a una buena práctica en los negocios. 9. Participar en programas de capacitación y perfeccionamiento profesional, que sirvan para el buen desarrollo y mejora de tu trabajo. 10. Cooperar con aquellas organizaciones ó personas, que trabajan en la proyección y consolidación del prestigio y valía de la Gestión de Compras.
