Body Glove Pada bulan maret 1991, russ lesser, president dari perusahaan bernama body glove, sebuah perusahaan kecil pembuat pakaian selam, melakukan review atas apa yang perusahaan sudah lakukan, begitu pula masalah – masalah yang dihadapi, selama 9 bulan terakhir dia menjabat sebagai presiden. Performa perusahaan dapat dikatakan baik, mendapatkan keuntungan dan mendapat posisi kedua di pasar khususnya pada industry pakaian selam. Tetapi russ mengetahui bahwa dia dan manajemen yang baru tidak bole merasa puas terlebih dahulu. Industry pakaian selam memiliki daya saing yang sangat tinggi, dan pasarnya pun cukup kompleks dengan perkembangan-nya yang cepat, pelanggan yang aware a ware akan mode, dan permintaan musiman. musiman. Sebagaian besar kesuksesan body glove bergantung pada kemampuan untuk dapat meresepon dengan cepat dan secara koordinatif terhapad perubahan yang terjadi di pasaran. Respon ini harus difasilitasi oleh proses manajemen perusahaan, dan russ bertanya – Tanya apakah a pakah perusahannya sudah memiliki proses yang tepat. Industry manufaktur pakaian selam Pakaian selam adalah pakaian yang memiliki bentuk yang pas, suatu pakaian penghalang yang terbuat dari bahan neoprene, bahan seperti karet. Pakaian tersebut didesign untuk melindungi para penggemar olah raga air, penyelam, peselancar, peselancar angin, pemain kayak, renang jarak jauh, rafting. Pakaian tersebut disebut dengan wetsuit karena mereka memiliki lapisan air, diantara kulit dengan pakaian itu tersendiri, dan air tersebut dihangatkan oleh suhu tubuh, menimbulkan suatu lapisan penahan. Sangat sukar untuk menentukan besarnya market share pada pasar ini, karena kebanyakan perusahaan diindustri ini adalah perusahaan keluarga. Tapi banyak yang percaya bahwa pada pasar domestic U.S. uang yang berputar berputar di pasar tersebut mencapai $60 juta dolar pada penghasilan di tahun 1990. Ini menunjukkan bahwa industry pakaian renang tumbuh dengan sangat cepat sejak awal mula-nya yaitu tahun 1950, karena 2 faktor utama: perlunya unsur fashion pada pakaian selam, yang berdasarkan pada keinginan konsumen agar ada pakan selam untuk masing – masing olah raga. Perusahaan pakaian selam juga memperngaruhi memperngaruhi konsumen atas referensi dan merek, dengan cara meningkatkan meningkatkan iklan dan sponsorship kepada atlet – atlet oleh raga air. Factor lain yang berpengaruh adalah pertumbuhan peminat dari oleh raga air, yang dimotori oleh stasiun TV yang menayangkan tentang oleh raga air. Industry ini ditemukan oleh seorang entrepreneur kecil, tetapi pada tahun 1990 didominasi oeh perusahan – perusahan yang lebih besar. O’neil perusahaan terbesar di industry ini, dengan pangsa pasar sebesar kurang lebih 50%, memiliki reputasi untuk menghasilkan pakaian selam dengan kualitas tinggi. Body gloves,
nomor 2 pada industry ini, dikenal sebagai penghasil pakaian selam yang fashionable. O’neil dan body glove bersaing secara langsung dengan pesaing lain yang ada dipasaran. Sebagai contoh, rip curl, perusahan dengan urutan ketiga di pasaran, dan focus pasar selancar. Persaingan yang terjadi sangat ketat, dimana perusahaan berkehendak untuk menaikkan pangsa pasar dengan mengorbankan pesaing mereka. Karena perbedaan diantar merek pakaian selam sangat sedikit, kebanyakan toko selancar dan selam hanya menjual 2 atau 3 merek pakaian selam dan jarang melakukan perubahan. Toko alat olah raga umum seperti oshman dan sport chalet, bianya menjual pakaian selam dengan kualitas yang lebih rendah untuk pelanggan mereka yang masih belum berpengalaman dan lebih sering melakukan perubahan merek. Para pembeli pakaian selam biasanya sangat perhatian akan kenyamanan dan fashion. Perubahan biaya terlibat dalam melakukan pembelian pakaian selam yang berbeda, sehingga penting untuk karyawan “body Glove” mengurus “earn each sale”. Perusahaannya memasarkan produknya dengan image produk “lifestyle” sedangkan O’neil dengan image produk “bad boy”. Untuk menjaga image ini membutuhkan body glove manajer untuk menyetujui semua yang dijual dengan mempergunakan nama perusahaan untuk menjaga image dan kualitas. Pakaian selam dibuat dari bahan neoprene dengan variasi ketebalan antara 1,5 mm – 6mm. ketebalan dari pakaian tersebut bergantung pada design dan tujuan penggunaannya. Sebagai contoh, penyelaman laut dalam membutuhkan pakaian dengan bahan yang lebih tebal, karena suhu air yang sangat dingin. Berbagai macam teknik menjahit dipergunakan untuk menjaga lapisan air pada pakaian tersebut tida bocor. Perubahan pakaian selam dari yang standar, multi use, sampai kearah yang lebih fashionable, berpengaruh juga terhadap lingkungan manufaktur. Untuk tetap kompetitiv penghasil harus menyediakan banyak macam model dan warna untuk memenuhi keinginan konsumen,. Kemampuan mereka untuk bereaksi secara cepat terhadap trend yang berubah mentukan kesuksesan mereka. Produk dengan image dan merek yang bagus , membuat perusahaan membutuhkan bahan dasar yang cukup banyak. Body glove Sejarah Pada tahun 1953 dua orang mantan penjaga pantai, saudara kembar bob dan bill meistrel. Membuka toko dive’n surf, sebagai toko retail alat – alat olahraga air di pantai Hermosa, californial. Pada akhir tahun di tahun yang sama, mereka mengembangkan sebuah pakaian selam yang terbuat dari neoprene yangmana “fit
like a glove” dengan tujuan untuk melindungi peselancar dan penyelam dari suhu air yang dingin. Mereka mulai memproduksi pakaian selam tersebut dengan menempelkan logo “body glove” dan menjualnya di toko mereka dan toko retail lainnya. Pada 30 tahun pertama sejak terbentuknya, divisi body glove mengembangkan basis kecil yang bedardasarkan dari pelanggan yang loyal. Pada tahun 1983, robbe maistrel, anak dari pendiri bob meisterl, menjadi president dan memimpin perusahaan melewati periode perkembangan yang cepat. Penjualan body gloves hamper dua kali lipat pada periode 1986 – 1991. Perusahaan mengkapitalisasi produk baru mereka dengan warna – warna terang, pakaian pantai yang didesign sangat unik dan perlengkapan olahraga yang terdapat logo “body glove”. Perusahaan sukses membentuk image mereknya sebagai life-style image, terkait dengan perannya sebagai sponsor dari PSAA, PSTA dan NSSA. Pada tahun 1986 perusahaan melisensikan logo bogy glove ke American marketing words atas penjualan dari pakaian pantai dan olah raga. Total pendapatan pada tahun 1990 untuk body gloves mencapai $15 juta dolar dimana $8 juta dolar berasal dari pakaian selam. Pada tahun 1990 body gloves merubah bisnisnya dari perusahaan keluarga. Kurt rios yang sebelumnya menjabart sebagai sales representative menerima tawaran untuk posisi national sales manager pada bulan april. Pada bulan juli, russ lesser di recruit dari perusahaan audit untuk menempati posisi sebagai presiden dan CFO, dan mark malinski mengambil alih tanggung jawab sebagai direktur manufaktur ketika body glove mengakuisisi perusahaan sebelumnya tempat dia bekerja, sub-aquatic suit, pada januari 1991. Pendirinya bob dan bill meistrel, dan anggota keluarga lainnya tetap aktif dalam even – even promosi, dan manajemen yang baru yang bertanggung jawab atas operasional secara day by day. Pada tahun 1991 body globes memperkerjakan hamper 300 orang. Perusahaan tersebut terorganisir secara fungsional seperti ditunjukkan pada exibit 1. Market Body glove memproduksi semua lini pakaian selam yang terbuat dari bahan neoprene dan aksesoris yang didesign untuk memenuhi kebutuhan para antusias olah raga air. Permintaan terjadi secara musiman, oleh karena itu untuk memperhalus beban kerja dan cash flows dari perusahaan, perusahaan mulai memproduksi produk – produk snowskiing dan snowboarding. Pada exibit 2 ditunjukan seluruh listing produknya. Body glove menjual produknya melaku toko – toko alat olah raga retail, termasuk tokonya sendiri dive’n surf di pantai Redondo dan del amo, California. Goal perusahaan adalah agar menjadi perusahaan no. 1 menggantikan O’neil, sebagai produsen pakaian selam pada tahun 2000 nanti. Tetapi pertumbuhan perusahaan yang terjadi selama 5
tahun terkahir menjadi beban bagi proses produksi. Area produksi tidak hanya harus meningkatkan kapasitasnya, tetapi juga harus menjaga fleksibilitas untuk memenuhi segmen dan permintaan konsumen yang selalu berubah. Order cycle Body glove memproduksi produk dari 2 musim, musim gugur dan musim semi. Lini musim gugur diproduksi dari neoprene yang lebih tebal dibandingkan dengan lini musim semi, terdiri dari jaket, legsuits, hoods, dan hooded vest, begitu pula dengan produk ski dan snowboarding.lini musim semi terdiri dari springsuits, warm water wetsuits, trunks, vests, dan pakaian ski air. Pakaian musim gugur lebih membutuhkan pegawai lebih banyak dan membutuhkan bahan yang lebih mahal. Rata – rata biaya dari produk musim gugur mencapai $100, dan untuk musim semi $60. Setiap musim memiliki masing – masing order cycle dengan 3 fase. 1. Pre-book. 2. Produksi. 3. Pengiriman. Pada fase pre-book, salesman mengunjungi toko – toko retail untuk memberikan contoh dari produk – produk yang akan diluncurkan. Pada saat ini, toko retail memberikan estimasi akan berapa banyak produk yang akan dibeli. Body gloves memberikan insentif kepada dealernya untuk memesan pada masa pre-book: mereka mendapatkan discount sampai dengan 5% dan bebas biaya kirim. Body glove mempergunakan fase pre-book untuk mengestimasi dan memesan dan memberikan informasi tentang pemesanan pada periode ini, untuk meningkatkan stock. Pengiriman terkait pada produksi yang terselesaikan dan dikirim ke toko – toko retail. Jangka waktu untuk tiap – tiap order cycle ditunjukan pada figure 1. Konsumen memulai pembelian lini musim gugur di toko – toko retail pada bulan agustus/September dan lini musim semi pada bulan februari/maret. Perusahaan memproduksi semua lini produknya sepanjang tahun, tetapi mayoritas masing – masing lini dijual pada bulan dimana pakaian selam diinginkan.pendapatan body gloves didapatkan hamper 60% dari lini musim gigir dan 40% dari lini musim semi. Marketing strategy Body gloves sudah meningkatkan pangsa pasarnya selama beberapa tahun terakhir, karena kualitas dari lini produknya dan komitmen perusahaan kepada dealer dan customer service. Strategy marketing dari body gloves adalah untuk memberikan servis excellent dan produk tidak tersedia dimanapun terkait dengan image produk. Body gloves menjual pakaian selamnya di 1500 toko retail di 33 negara. Keuntungan kompetitiv body gloves datang dari kualitas produksi dan fleksibilitas dan design yang memuaskan para konsumennya. Perusahaan menjaga komitmennya kepada pelayanan dengan cara memberikan hadiah kepada salesman berdasarkan pada goal customer servis, bukan pada berapa banyak unit yang terjual. Salesman diberikan kesempatan
untuk mendapatkan bonus berdasarkan pada banyaknya penjualan yang dibuat pada tahun tersebut dan kepuasan pelanggan. Proses produksi Misi dari departemen produksi body glove adalah uuntuk menghasilkan produk yang berkualitas secara efisien disatu sisi harus tetap fleksibel dalam memenuhi keinginan konsumen yang berubah – ubah. Body gloves adalah satu – satunya perusahaan pakaian selam yang meproduksi produknya seacara domestic, pakaian selamnya diproduksi di satu pabrik di Hermosa beach, California. Proses produksi terdiri dari 6 langkah, cutting, sewing, gluing, screening, finishing dan repairs. Neoprene dipotong sesuai dengan polanya, kemudian potongan pakaiannya dijahit atau dilem. Logo dan design diletakkan pada setiap pakaian. Akhirnya setiap pakaian selesai, dilakukan inspeksi, bar tag dan pinned dengan kartu garansi. Pakaian yang tidak lolos pengawasan dikembalikan untuk diperbaiki. Perusahaan idealnya memproduksi seacara konstan, tetapi hal itu tidak selalu memungkinkan. Salah satu faktornya adalah akibat ukuran dari pabrik di Hermosa beach, pabrik tersebut tidak cukup besar untuk menyimpan inventory sesuai dengan yang diinginkan. Semua pakaian selam dan accessory yang dihasilkan diproduksi dengan single production line. Tetapi pada juli 1991 perusahaan dalam proses untuk memmindahkan 2 proses produksinya, yang pertama untuk memproduksi seacara banyak dan yang satu lagi untuk memproduksi apa yang disebut dengan “weird suits”, pesanan khusus dan rework. Pada mas senggang, direncakan bahwa jalur produksi kedua dapat memproduksi pakaian selam dengan warna – warna cerah. Demand forecasting dan production policy Andrew coulter, manager of international sales dan kurt rios, national sales manager, mengembangan perkiraaan penjualan pada bulan maret dan oktober setiap tahunnya. Bulan maret memprediksikan untuk lini musim gugur dan oktober untuk memprediksikan untuk lini musim semi. Prediksi tersebut berdasarkan pada data penjualan historical, level inventory, fashion trend, permintaan konsumen, produk life cycles, strategy marketing body gloves, dan feeling dari manager terkait dengan pasar. Dari prediksi ini Andrew mengembangkan material requirement plant (MRP)) berdasrakan pada bills of material (BOM) untuk standar warna dan iukuran dari masing – masing pakaian selam. Andrew juga mengembangkan prediksi dari penggunaan neoprene, item yang paling sering dipergunakan, yang bianya 5 kali dari item lain yang dibeli untuk 3 bulan. Pesanan neoprene oleh body gloves tidak selalu seusai dengan apa yang direncanakan dan ini mengakibatkan Andrew harus selalu memesan dalam jumlah extra sebagai persedian untuk pesanan khusus atau perubahan yang terjadi di
pasar. Manager body glove mengestimasi pada tahun 1990 mereka kehilangan $1 juta dolar penjualan yang dikarenakan kekurangan bahan baku. Tim manajemen yang baru yakin bahwa biaya dari inventory stokout lebih besar daripada inventory carrying cost, dan memutuskan untuk melakukan pennyimpanan pada finished good. Ini menambahkan, manager perusahaan memulai melakukan prediksi untuk schedule produksinya berdasarkan pada kombinasi dari pre-book dan data historical. Langkah prekdisi yang utama sama dengan cara yang sebelumnya, tetapi manager mulai merevaluasi berdasarkan pada pre-book dan juga informasi dari luar. Mereka menyadari bahwa data historical dan angka pre-book menunjukan 50 – 60 persen dari total penjualan body gloves pada musim tersebut, oleh karena itu mereka mulai menyiapkan 50 persen dari prediksi mereka lebih cepat,dimana russ lesser yakin bahwa “setengah sudah pasti terjual”. Hasil awal dari perubahan tersebut sangat meyakinkan. Perusahaan mampu merubah persediannya menjadi 2 kali dalam 1 season, dan musim semi pada tahun 1991 meningkat 45% daripada spring tahun 1990 Planning, budgeting, dan operating review Berdasarkan pada tahun fiscal 1991, body glove tidak pernah menyiapkan budget. Pada tahun 1991, system perencanaan keuangannya masih terdiri dari simple, bottom-up budgeting. Proses budgeting pada tahun 1991 dimulai pada bulan November 1990. Tim manajemen mengestimasi bahwa mereka mampu menghasilkan 25% pertumbuhan penjualan pada tahun 1991. Dan kurt memecah total penjualan secara bulanan dan secara produk. Russ juga meminta setiap departemen untuk mengembangkan proyeksi bulanan dari key expense (material, upah, legal expense) untuk tahun fiscal berikutnya. Setelah preliminary budget sudah disiapkan, russ mengkonsolidasikan, mereview dan mendiskusikan mereka dengan manajernya, bahkan sesekali mengajukan perubahan. Russ berpikir bahwa managernya terlalu optimistic dalam memprediksikan pendapatan, tapi proyeksi pengeluarannya benar – benar sangat tepat. Budget difinalisasi pada akhir desember, saat dimulainya tahun fiscal yang dimulai pada 1 januari. Russ menyetujui budgetnya secara personal karena dia tidak perlu memberikannya kepada board of director untuk persetujuan. Proyeksi tersebut tidak dipergunakan untuk pengajuan kredit atau hutang. Body glove memiliki hubungan selama 20 tahun dengan bank dan bank tersebut tidak membutuhkan proyeksi, karena hutang kecil yang dimiliki perusahaan dijaminkan pada asset perusahaan. Pada tahun berjalan, budget dipergunakan untuk memonitor performance begitu pula untuk memberikan early warning pada area yang memiliki masalah. Russ membandingkan performance actual secara buanan ( exibit 3 ). Jika departemen tidak dapat mencapai targetnya, performance kepala departemennya dapat terpengaruh, tetapi pertama kali russ harus berusaha untuk memisahkan alasannya yang menyebabkan
departemen tidak dapat mencapai targetnya, dan melakukan assessment apakah kepala departemen memiliki control atas masalah tersebut. Budget tahunan tidak secara formal direvisi kecuali terdapat perubahan secara signifikan yang tidak dapat terkontrol, Karena russ ingin melihat pada akhir tahun “bagaimana kita sekarang VS apa yang dapat kita lakukan”. Walaupun demikian russ melakukan revisi pada tahun 1991 dikarenakan perang teluk Persia. Setelah dia mereview dampak actual untuk januari melalui periode maret, dia melakukan penyesuaian terhadap budget untuk quartal kedua downward. Tetapi dia juga melakukan penyesuaian pula quartal kedua upward, oleh karena itu total budget tidak berubah. Concern for the future Russ less mempertimbangkan masa depan dari body glove, dia bertanya – Tanya apakah perusahaan harus melakukan perubahan. Apakah dia harus mengimplementasikan planning secara formal dan proses evaluasi performance? Banyak orang berpikir bahwa budaya perusahaan yang informal-lah yang menjadi kunci sukses selama bertahun – tahun, tetapi perusahaan sekarang ini sudah lebih besar dan operasionalnya sudah menjadi lebih kompleks dari yang masa lalu. Apakah russ harus memecah proses produksinya menjadi beberapa financial entity terpisah? Ini mungkin membutuhkan allokasi pengeluaran, seperti corporate overhade. Apakah dia harus menyiapkan laporan keuangan untuk setiap lini produknya? Pertanyaan 1. untuk tujuan apa body glove mempergunakan budgeting system yang sekarang? Tujuan apa yang ditekankan? 2. Trace langkah – langkah untuk mengembangkan budget di body glove. Apa yang menjadi even kunci yang berhubungan dnegan waktu dari langkah – langkah proses budgeting 3. Pada kasus diceritakan bahwa body glove tidak pernah menyiapkan budget untuk tahun fiscal 1991. Bagaimana bisa perusahaan seprti body glove dapat berjalan secara efektive tanpa adanya budget? 4. Perubahan apa yang anda sarankan kepada body glove terkait dengan budgeting dan review process? 5. Jika body glove terus berkembang, perubahan apa yang harus dilakukan terkait dnegan bugdgeting dan review process?
Jawaban
1. tujuan dari system budgeting body glove adalah untuk meminimalkan biaya berdasarkan estimasi penjualan untuk memaksimalkan keuntungan. System budget membantu untuk memberikan gambaran kepada manajemen khususnya berapa banyak menghabiskan bahan baku khususnya pada neoprene dengan mengestimasi biayanya secara bulanan. Dalam hal ini biaya produksi perusahaan berbeda pada 2 musimm dimana pada musim gugur biaya rata – rata $100 dan pada musim semi sekitar $60, perbedaan $40 akan sangat berpengaruh pada estimasi biaya 2. proses budget dimulai pada bulan November dengan memperkirakan pertumbuhan penjualan dan kemudian dipecah menjadi total penjualan perbulan dan perproduk. Setiap departemen diminta untuk melakukan proyeksi bulanan dikembangkan berdasarkan dari biaya utama seperti biaya bahan, gaji, hokum. Russ kemudian mengkonsolidasi, review dan membahasnya lagi dengan manajernya, dan melakukan perubahan bila diperlukan. Budget diselesaikan pada bulan desember, dan disetujui oleh russ sendiri. Selama setahun anggaran tersebut dipergunakan untuk memantau kinerja serta mendeteksi sinyal peringatan dini wilayah masalah dengan cara membandingkan kinerja actual secara bulanan 3. body glove tidak berfungsi secara efektif tanpa system budget. Reputasinya dianggap secara negative karena keterlambatan penyerahan yang diakibatkan oleh ketidakseimbangan stock persedian dan biaya persediaan tercatat. Hal ini disebabkan ketidakpastian permintaan di pasar dan pasokan bahan baku. 4. Rencana budget harus melalui persetujuan dari BOD agar tidak ada personal judgement 5. Sistem budget saat ini tidak memiliki korelasi antara budget jangka pendek dan budget jangka panjang. Disisi lain rencana budget jangka panjang pun tidak jelas, russ berkata “If the bank ever wants numbers, I can give them to them. In fact, I can give them any set they want. It’s all smoke” ini tidak baik bagi organisasi karena tidak memiliki arah yang jelas untuk jangka panjang. System budget tidak secara eskplisit terkait dengan insentif berbasis kinerja. Kami menyarankan untuk merevisi rencana budget jangka panjang secara lebih specific dan memiliki korelasi langsung dengan rencana strategis dan mereka harus menemukan jalan untuk menghubungkan rencana budget jangka pendak dengan rencana budget jangka panjang, untuk memastikan bahwa kinerja jangka pendek tidak memberikan pengaruh negative terhadap rencana budget jangka panjang. Mereka
harus mengkorelasikan budget yang terkait dengan kinerja dengan insentif berbasi kerja dengan menambah bonus untuk para manajer yang mampu memenuhi budget atau dibawah biaya budget
