Estimados clientes y amigos: Debido a exigencias establecidas en las Normas Internacionales de Auditoria, los contadores públicos les solicitamos a nuestros clientes que nos firmen la carta de salvaguarda, antes que estos emitan su dictamen. La carta de salvaguarda es requerida , tanto para las auditorias financieras como para las auditorias fiscales. El Consejo de Vigilancia de la Profesión de la Contaduría Pública y Auditoria, en su programa de control de calidad, le requiere al contador público que dentro de sus papeles de trabajo esté la carta de salvaguarda. A continuación se presenta un modelo de redacción de la carta de salvaguarda. BORRADOR DE CARTA DE REPRESENTACION (SALVAGAURDA) (Se hace en papel membreteado del cliente) Managua, 15 de marzo de 2007. Señores Auditores y Consultores S.A. de C.V. Presente. Señores auditores: Esta carta de representación se proporciona en conexión con su auditoria de los estados financieros de EJEMPLO S.A. DE C.V..., por el año que terminó el 31 de diciembre de 2006, con el fin de expresar una opinión sobre si los estados financieros presentan razonablemente la posición financiera de EJEMPLO S.A. DE C.V. al 31 de diciembre de 2006, y los resultados de operación y flujos de efectivo de conformidad con normas de información financiera (NIFF). Reconocemos nuestra responsabilidad por la presentación confiable de los estados financieros de acuerdo con las normas de información financiera. Confirmamos, nuestro mejor entendimiento y creencia, las siguientes representaciones: 1. No ha habido irregularidades que involucren a miembros de la administración o empleados que tengan un papel importante en los sistemas de contabilidad y de control interno o que pudieran tener un efecto de importancia relativa sobre los estados financieros. 2. Hemos puesto a su disposición todos los libros de contabilidad y documentos de apoyo y todas las minutas de juntas de accionistas y de junta directiva. 3. Confirmamos la integridad de la información proporcionada respecto de la identificación de partes relacionadas. 4. Los estados financieros están libres de representaciones erróneas de importancia relativa, incluyendo omisiones.
5. La compañía ha cumplido con todos los aspectos de convenios contractuales que pudieran tener un efecto de importancia sobre los estados financieros en caso de no cumplimiento. No ha habido incumplimiento de requerimientos de autoridades reglamentadoras que pudieran tener un efecto de importancia sobre los estados financieros en caso de incumplimiento. 6. Lo siguiente ha sido debidamente registrado y cuando fue apropiado, revelado en forma adecuada en los estados financieros: a) La identidad de, y saldos y transacciones, con partes relacionadas b) Pérdidas originadas de compromisos de venta y compra c) Convenios y opciones para re-compra de activos previamente vendidos. d) Activos en prenda como colateral. 7. No tenemos planes ni intenciones que puedan alterar en forma importante el valor en libros o la clasificación de activos y pasivos reflejados en los estados financieros al 31 de diciembre de 2006. 8. No tenemos planes de abandonar líneas de productos u otros planes o intenciones que resulten en un exceso u obsolescencia de inventario, y ningún inventario está declarado en un monto que exceda a su valor neto realizable. 9. La compañía tiene titulo satisfactorio de todos los activos y no hay gravámenes ni afectaciones sobre los activos de la compañía, excepto por aquellos que se revelan en la Nota “X” de los estados financieros. 10. Hemos registrado o revelado, según lo apropiado, todos los pasivos reales y contingentes, y hemos revelado en la Nota “X” a los estados financieros todas las garantías que hemos dado a terceras partes. 11. Aparte de lo descrito en la Nota X a los estados financieros, no ha habido hechos posteriores al final del periodo que requieran ajuste o revelación en los estados financieros o en las notas consecuentes. 12. La reclamación…, por parte de la compañía XYZ, ha sido resuelta por la suma de $ XXX que ha sido acumulada en forma apropiada en los estados financieros. No se ha recibido ni se espera recibir ninguna otra reclamación en conexión con algún litigio. 13. No hay ningún convenio formal o informal de saldo compensatorio con ninguna de nuestras cuentas de efectivo e inversión. Excepto por lo revelado en la Nota X a los estados financieros, no tenemos otra línea de convenios de crédito. 14. Hemos registrado o revelado de manera apropiada en los estados financieros las opciones y convenios de recompra de acciones de capital, y las acciones de capital reservadas para opciones, certificados, conversiones y otros requerimientos. 15. Los estados financieros fueron firmados y aprobados por la administración de la Compañía, el 25 de febrero de 2007, y posteriormente entregados al auditor para que este realizara su examen. (Ver NIA 700, P 24)
16. No ha habido cambios materiales o de importancia desde el 31 de diciembre de 2006, en lo que se refiere a cualquiera de los párrafos 1 al 14 anterior. Representante legal Gerente financiero Contador general NOTA: Una carta de representación de la administración ordinariamente estaría firmada por los miembros de la administración que tengan responsabilidad primaria de la entidad y de sus aspectos financieros (ordinariamente el funcionario ejecutivo señor y el funcionario señor de finanzas) basados en su mejor conocimiento y creencia (NIA 580, P 14) Indistintamente de quienes la firmen, además de firmas de los funcionarios tiene que tener el sello de la empresa, siendo necesario aclarar que los cargos anotados solo son ejemplificativos, es decir que en cada empresa puede variar los cargos de las personas que la firmen. Normalmente este tipo de cartas, son entregadas a los clientes en archivos de Word antes de emitir el dictamen, para que el cliente la imprima y firme en su papel membreteado. *** Ejemplo Carta Salvaguarda COMERCIALIZADORA DE CALZADO, S.A. 31 de Diciembre de 2008 Señores Grupo 10 & Asociados, S. C. Contadores Públicos y Auditores Ciudad Estimados señores: Les estamos entregando la presente carta en relación con su auditoría de los estados financieros de la Empresa Comercializadora de Calzado, S.A. al 31 de diciembre de 2008 y por el año terminado en esa fecha, con el propósito de expresar una opinión en cuanto a sí dichos estados financieros presentan razonablemente en todos sus aspectos importantes, la situación financiera, los resultados de operación y los flujos de efectivo de Compañía Comercializadora de Calzado, S.A. de conformidad con las Normas Internacionales de Información Financiera y las Leyes Tributarias Vigentes en el País. Les confirmamos que la presentación razonable de dichos estados financieros, es nuestra responsabilidad. Les confirmamos, a nuestro saber y entender, las siguientes representaciones hechas a ustedes durante el desarrollo de su auditoría: 1. Los estados financieros antes mencionados, están razonablemente presentados de conformidad con Normas Internacionales de Contabilidad y Leyes Tributarias Vigentes en la Republica de Guatemala. 2. Hemos puesto a su disposición todos los registros contables y financieros y datos relacionados así como las actas de Asamblea General de Accionistas y Consejo de Administración.
3. No ha habido comunicaciones provenientes de organismos o agencias reguladoras con respecto al incumplimiento o deficiencias en la presentación de información financiera. 4. No existen transacciones significativas que no hayan sido adecuadamente registradas en los registros contables que sustentan los estados financieros. 5. No ha habido: a) Fraudes que involucren a la Gerencia u otros empleados que tengan un papel importante en el control interno. b) Fraudes que involucren a otros empleados y que pudieran tener efectos importantes sobre los estados financieros.... CARTA COMPROMISO El auditor, como parte de la planeación del trabajo, acostumbra a formalizar un convenio con el cliente con respecto a la Auditoría para la cual ha sido contratado. Esto se realiza por medio de una carta compromiso donde se describe la naturaleza y alcance de trabajo, la responsabilidad del auditor, la fecha en que se entregará el informe y el costo de la Auditoría. 6. Es de interés tanto del cliente como del auditor que el auditor mande una carta compromiso que documente y confirme la aceptación del auditor del nombramiento. La NIA "Términos de los trabajos de auditoría" proporciona lineamientos a los auditores sobre este tema. 7. La carta compromiso ayuda a evitar malos entendidos de los términos del compromiso, y forma la base de una relación entre el auditor y el cliente. La forma y contenido de las cartas compromiso de auditoría pueden variar para cada cliente pero generalmente incluyen lo siguiente: • • •
El objetivo de la auditoría de los estados financieros. La responsabilidad de la administración por los estados financieros. El alcance de la auditoría, incluyendo referencia a la legislación, reglamentos aplicables, o
pronunciamientos de los organismos profesionales a los que el auditor pertenece. • La forma de cualesquier informes u otra comunicación de resultados del trabajo. •
El hecho de que, a causa de la naturaleza de la prueba y otras limitaciones inherentes de una
auditoría, junto con las limitaciones inherentes de cualquier sistema de contabilidad y de control interno, hay un riesgo inevitable de que alguna declaración errónea de importancia relativa pueda permanecer sin ser descubierta. •
Acceso a cualesquier registros, documentación y otra información solicitada en conexión con
la auditoría. Puede haber otros asuntos que deban incluirse en la carta compromiso; se ilustran en la NIA, junto con un ejemplo de dicha carta. [NIA, 1998]
Carta a la Gerencia Denominada también Carta a la Gerencia, es el medio a través del cual el auditor emite conclusiones y recomendaciones sobre aspectos de índole financiero, administrativo y operativo, lo que se determinaron al realizarse el examen a los estados financieros de la entidad. Generalmente, los aspectos que se consideran en el Informe Largo (o Carta a la Gerencia) son de menor materialidad que las salvedades consideradas en el Dictamen; sin embargo, también es usual comentar adicionalmente tales salvedades con mayor amplitud y detalle. Estructura La estructura de un Informe Largo (ó Carta a la Gerencia) de auditoría financiera, comprende dos documentos: La Síntesis Gerencial y el Informe propiamente dicho. A. Síntesis Gerencial Es el documento mediante el cual el auditor presenta en forma resumida a la administración de la entidad examinada los aspectos más importantes emergentes de su examen y los resultados alcanzados. Este documento debe ser preparado luego de ser aprobado el borrador del informe por los niveles correspondientes. Las observaciones, conclusiones y recomendaciones incluidas en la Síntesis Gerencial deben ser las más significativas del informe final y guardar coherencia con el contenido de las mismas en dicho documento. Así mismo, deberán incluirse las reacciones de la entidad en relación al informe. B. Informe La estructura del Informe, que se muestra a continuación, está presentada modernamente en estricto orden de síntesis, por eso inmediatamente después de la Introducción se incluyen las Conclusiones; sin embargo, según la normatividad de algunas EFS, las Observaciones pueden anteceder a las Conclusiones. • Introducción
La Introducción proporciona al lector los datos necesarios para la mejor comprensión del cuerpo principal del informe. El grado de detalle de la información incluida en la Introducción deberá ser determinado por el auditor y el supervisor encargado, teniendo en cuenta la naturaleza de los asuntos tratados en el documento. El punto principal es preparar al lector para prestar atención al mensaje del informe. Sí la información a presentar resulta demasiada extensa, se debe considerar su inclusión como Anexos haciendo las referencias necesarias • Conclusiones
Las Conclusiones representan el juicio generalizado de carácter profesional del auditor en relación a las Observaciones formuladas. En su caso, las Conclusiones deberán indicar la naturaleza de las responsabilidades en las que hubieren incurrido los funcionarios o servidores públicos, sea ésta administrativa, civil o penal. La definición de estas responsabilidades deberá contar con la opinión legal necesaria. • Observaciones
En la redacción de las Observaciones deberán considerarse los cuatro atributos principales de los Hallazgos (Condición, Criterio, Causa y Efecto) además de la Sumilla que precede a cada Observación. Igualmente, el Criterio incluido en la Observación presentada deberá ser el mismo que fuera concordado con la entidad durante la fase de planeamiento, a menos que se hubiera coordinado algún ajuste o modificación. • Recomendaciones
La formulación de Recomendaciones debe ser el resultado de un análisis cuidadoso de las diversas alternativas consideradas para superar la Causa y Condición de las Observaciones. En dicho análisis se debe tener en cuenta aspectos, tales como: Evidencia suficiente, competente y relevante. La Normativa aplicable vigente. La naturaleza y magnitud de la entidad. Condición aislada o recurrente del problema. Relación beneficio-costo. Medios disponibles al alcance de la entidad. CARTA DE RECOMENDACION Al SEÑOR PRESIDENTE DE LA COMISION BINACIONAL PUENTE BUENOS AIRES-COLONIA DELEGACION ARGENTINA Ing. Horacio Garlan S. / D. Buenos Aires, 31 de mayo de 2001 Señor Presidente: Tengo el agrado de dirigirme a Ud. como consecuencia de la realización de las tareas de auditoría correspondiente al Balance Irregular de la Comisión Binacional Puente Buenos Aires-Colonia (Delegación Argentina), correspondiente a un periodo de 9 meses, cerrado el 30 de Setiembre de 2000. Al respecto quisiera manifestarle algunas recomendaciones que surgen del trabajo realizado por nuestros auditores y que no consideramos con entidad suficiente como para constituir salvedades a nuestra opinión, aunque su falta de corrección podría generar en el futuro observaciones puntuales, a saber: Control Interno a) Retenciones: (Impuesto a las Ganancias) Se deberá proceder en el total de los casos a efectuar las retenciones de referencia y depositar las sumas que surjan obligatorias por ese concepto, a fin de evitar intereses, sanciones y/o multas del organismo recaudador. Asimismo se debería dejar debidamente aclarado los criterios seguidos para el tratamiento de tales obligaciones.
b) Contratos Los servicios de locaciones de obra y/o profesionales, cuando la importancia lo justifique, deberá contar con el respaldado de un contrato previo. Asimismo, deberán observarse los aspectos formales de los mismos (identificación plena de los locadores) a efectos de evitar futuras controversias. Todo monto complementario abonado a personal contratado debe tener su origen en el contrato entre partes o estar autorizado mediante resolución posterior que lo modifique. c) Comprobantes de egresos Se deberá contar en todos los casos de erogaciones, con la mayor cantidad de información sobre las mismas, además de la documentación respaldatoria suficiente para la emisión de la Orden de pago, considerando que aquella debe ser realizada a nombre de la Comisión y no de terceras personas contratadas por el ente. d) Emisión anticipada de Órdenes de Pago Aún tratándose de egresos que por su carácter se reiteran mensualmente (pago de honorarios profesionales) se debe tener a la vista la documentación autorizada que respalde los egresos, evitándose la firma de las órdenes de pago cuando aún no se ha recibido el correspondiente comprobante del gasto. e) Contratación de Seguros A efectos de mantener resguardado el patrimonio público, se deben contratar los seguros de riesgo sobre los bienes muebles de la Comisión. Sin otro particular, lo saludo a Ud. atentamente.