FUNDAMENTOS EM GERENCIAMENTOS DE PROJETOS Casamento Leonardo e Juliana Prof: Mariana Grapeggia
Equipe:
Fernanda Jacques
Giovanni Bugmann
Michael de Quadros
Rafael Ribeiro
PLANO PROJETO Casamento Leonardo e Juliana
Data
01/02/2013
Versão
02.02
Responsável
Micael !uadros
"utor#es$
%ernanda Jac&ues 'iovanni (u)mann Micael de !uadros Ra*ael Ri+eiro
Sumario
01.
Termo de abertura !resenta"#o....................................................................................... $
01.1. Justificativa.......................................................................................................................... $ 01.%. &sco!o do !ro'eto ............................................................................................................... ( 01.). Fora do esco!o .................................................................................................................... ( 0%.
*b'etivos +T,cnicos- financeiro- outros ............................................................................. (
0%.1. *b'etivo Geral ..................................................................................................................... ( 0%.%. *b'etivos es!ec/ficos .......................................................................................................... ( 0%.). Fases ou eta!as ................................................................................................................... 0).
ervi"os ...............................................................................................................................
0$.
2rinci!ais Marcos de 3ontrole ............................................................................................
0(.
2remissas ............................................................................................................................
0.
Riscos +t,cnicos- financeiros- !enalidades......................................................................... 4
04.
Restri"5es .......................................................................................................................... 10
06.
3rit,rios de ceita"#o do 2ro'eto ..................................................................................... 10
06.1. Requisitos 3ontratuais ...................................................................................................... 10 06.%. Requisitos Gerais............................................................................................................... 10 06.). *utros requisitos +custo- !essoal- !ra7o ......................................................................... 11 08.
3ronograma do 2ro'eto .................................................................................................... 11
08.1. Tarefas !rogramadas 9 &2 +estrutura nal/tica de 2ro'eto............................................ 11 10.
Matri7 tarefa : res!onsabilidades..................................................................................... 1)
11.
2lano de 3omunica"#o do !ro'eto +n#o contem!lado no trabalho ................................ 1$
1%.
3ustos................................................................................................................................ 1$
1).
nalise Financeira do 2ro'eto +n#o contem!lado no trabalho........................................ 1(
1$.
ssinaturas;!rova"5es ................................................................................................... 1(
ne:o .......................................................................................................................................... 1
0! Termo de a"ertura A#resenta$%o
2R*J&T*< 3asamento =eonardo e Juliana TERMO DE A&ERTURA DO PROJETO
2re!arado !or
Giovanni Bugmann
>ers#o< %.%
!rovado !or
=eonardo e Juliana
?@ataA< 01;0;%01)
0!! Justi'i(ati)a
&m virtude da e:!ectativa dos noivos !ara uma cerimnia de casamento que atenda as diferentes caracter/sticas de seus familiares e amigos e ob'etivando o !lane'amento e e:ecu"#o de um evento que agrade aos noivos e familiares- fa79se necessCria a interven"#o de uma equi!e !rofissional com e:!eriDncia em !ro'etos de !lane'amento e e:ecu"#o de eventos. =ogo- as ra75es !elas quais o !ro'eto deve ser reali7ado s#o< •
2ara evitar desgastes entre familiares e noivos quanto E organi7a"#o do evento- , im!ortante que o !lane'amento se'a reali7ado !or uma equi!e !rofissional
•
necessCrio o a!oio de uma equi!e de !rofissionais !ara orienta"#o durante a e:ecu"#o do evento- considerando que alguns dos familiares que ter#o !artici!a"#o !re!onderante na cerimnia moram em cidades diferentes e que devido a distancia !ossam ter dificuldade em !artici!ar de treinamento cerimonial +damas de honra- !adrinhos e !ais que entrar#o com os noivos
•
Hma cerimnia !ara tre7entos convidados requer !lane'amento financeiro a!urado- visando dis!onibili7ar a maior qualidade !oss/vel dentro do or"amento dis!onibili7ado +RI 1(0.000-00
•
@o conte:to social- , im!ortante que ha'a uma cerimnia de casamento- !ois ela !ro!orcionarC a confraterni7a"#o entre os familiares dos noivos- !ossibilitando que aqueles que ainda n#o se conhecem se'am a!resentados e dando a todos a o!ortunidade de estreitar seus la"os de ami7ade
•
2ara os noivos e seus familiares , necessCrio manter a tradi"#o de casar9se com cerimnia religiosa e de oferecer um 'antar !ara os convidados.
0!*! Es(o#o do #ro+eto
1. Planejar a cerimônia religiosa do casamento para 300 convidados: 1.1. Agendar capela e ministro 1.!. "isponi#ili$ar 1%0 convites 1.3. Marcar e divulgar curso de noivos 1.&. "isponi#ili$ar cerimonialista 1.%. "ecorar 'greja !. Planejar a prepara()o dos noivos *trajes+ sal)o e afins, 3. -omprar materiais necessrios: 3.1. -omida e #e#ida 3.!. /impe$a e igiene pessoal 3.3. "ecora()o e outros &. Planejar a recep()o do casamento para 300 convidados &.1. Preparar uffet+ #olo+ doces e #e#idas &.!. /impe$a do local antes e ap2s a recep()o &.3. "ecora()o do local &.&. "isponi#ili$ar cerimonialista &.%. "isponi#ili$ar " e som. %. 4r(amento m5imo de 67 1%0.000+00. 0!,! Fora do es(o#o
1. 8ransporte dos familiares !. /ua de mel 3. 9otel.
0*! O"+eti)os -T.(ni(os/ 'inan(eiro/ outros
0*!! O"+eti)o Geral
2lane'ar a cerimnia religiosa de casamento e o 'antar de confraterni7a"#o !ara tre7entas !essoas- dentro dos recursos dis!onibili7ados e no !ra7o de cem dias. &:ecutar ou acom!anhar a e:ecu"#o do !lane'amento reali7ado.
0*!*!
O"+eti)os es#e(1'i(os
0%.%.1. 2lane'ar a cerimnia religiosa de casamento 0%.%.%. 2lane'ar a !artici!a"#o dos convidados 0%.%.). 2lane'ar a !rodu"#o dos noivos 0%.%.$. 2lane'ar o 'antar de confraterni7a"#o.
0*!,! Fases ou eta#as
Fases2Eta#as
3 ao *43 dia
0*!*!
0*!*!*
*53 ao 403 dia
43 ao 643 dia
653 ao 003 dia
0*!*!,
0*!*!7
0,! Ser)i$os
* servi"o contem!la a organi7a"#o e !lane'amento de todas as atividades necessCrias !ara a reali7a"#o de um casamento- desde a organi7a"#o da cerimnia civil- cerimnia religiosa e rece!"#o dos convidados a!Ks a cerimnia religiosa.
07! Prin(i#ais Mar(os de Controle
&ntrega do !lano de !ro'eto Reali7a"#o da 3erimnia 3ivil Reali7a"#o da 3erimnia Religiosa Reali7a"#o da festa
04! Premissas
•
M#e da noiva e do noivo res!eitarem as decis5es sobre a organi7a"#o do casamentoconforme decidido e a!rovado !elo 3asal =eonardo e Juliana- n#o im!ondo limita"5es ou regras no casamento.
•
Lm!rescind/vel os noivos estarem 'untos at, a conclus#o do !ro'eto.
•
Mudan"as no cronograma n#o !odem alterar a data final do !ro'eto.
•
omente o !atrocinador !ode a!rovar mudan"as no custo- nos recursos humanos e no !ra7o final do !ro'eto.
•
@evido ao grande nmero de casamentos na igre'a escolhida , !reciso que a cerimnia religiosa tenha seu in/cio !ontualmente Es 18hs n#o !odendo a noiva atrasar.
•
Buffet deverC iniciar os servi"os no horCrio !revisto- !ara n#o atrasar as demais atra"5es da festa e !elo motivo do sal#o estar liberado somente at, as 0)hs da manh#.
05! Ris(os -t.(ni(os/ 'inan(eiros/ #enalidades
*s riscos foram identificados e elencados conforme !ossibilidade de acontecimento e im!lica"5es !ara reali7a"#o dos ob'etivos do !ro'eto. Hma ve7 os riscos idenficados foram qualificados na sua !robabilidade de acontecimento e im!acto- gerando um !lano de contingDncia. 3onforme a!rovado no !ro'eto alguns riscos foram assumidados devido E !robabilidade ser bai:a mesmo considerando im!acto de n/vel alto- !ara estes itens os controles e verifica"5es ser#o a!licados com mais rigor.
Matri8 de Ris(os Nome dos Ris(os
Detal9amento dos Ris(os
Pro"a"ilidade Im#a(to
Plano de A$%o2Contin:;n(ia
ltera"#o 3onstante no Lndecis#o do !atrocinador causando esco!o constNncia altera"#o.
Bai:a
lto
@etalhamento mC:imo- defini"5es e assinatura de conhecimento do !atrocinador do &sco!o.
umento do 2eso dos noivos
Falta de controle na alimenta"#o !elo nervosismo.
M,dia
lto
Monitorar constantemente os noivos !ara garantir e evitar o aumento descontrolado de !eso dos noivos.
Buffet trasado
&m!resa terceiri7ada n#o consegue cum!rir com o contrato.
Bai:a
M,dio
3omida 9 Qualidade
Lngredientes de bai:a qualidade e mudan"a de tem!eratura dos alimentos.
Bai:a
lto
3ertificar no ato da contrata"#o da em!resa res!onsCveltodos os requisitos de controle de qualidade e certificados.
3ronograma inadequado
&rro na elabora"#o do cronograma e caucionando grande mudan"a no resultado final.
lta
lto
Relatar com o maior detalhamento !oss/vel 'unto com todos envolvidos +3amada estrat,gica e dei:ar a!tos !ara determinada mudan"a- se necessCrio.
@esistDncia Ooivo;Ooiva
@esistDncia da Ooiva
M,dio
lto
Reali7ar acom!anhamento minucioso nas ltimas %$hs 'unto com a noiva !ara certificar que n#o irC ocorrer essa a"#o indese'Cvel.
Monitorar com antecedDncia se a em!resa contratada estarC dentro do !ra7o combinado.
Falta de Cgua
Falha no abastecimento de Cgua
3ertificar 'unto com a com!anhia de Cgua o abastecimento na data e horCrio marcado. @ei:ar de bacP u! um caminh#o !i!a !ara abastecer as cai:as de Cgua.
Bai:o
lto
Falta de rea im!rK!ria !ara estacionar !rK:ima estacionamento !ara os do evento e erro no dimensionamento convidados no nmero de carros.
Bai:o
M,dio
Falta de lu7
Falha no abastecimento de energia.
Bai:o
lto
Morte de !arente !rK:imo
2or alguma fatalidade algum !arente !rK:imo venha a falecer.
Bai:o
M,dio
2revis#o or"amentaria incorreta
2or falha na mudan"a do esco!o ou !or ta:as de 'uros n#o !revistas e outros.
Bai:a
lto
limentar constantemente a !lanilha de custo !ara acom!anhar e !rever o status final dos custos- fa7er honrar os contratos.
Bai:a
lto
Reali7ar um trabalho 'unto com os noivos e orienta9los !ara cuidar com a alimenta"#o e trabalhar o lado emocional.
2roblema de sade dos Oervosismo ou !or into:ica"#o noivos alimentar.
Bai:a 9 2robabilidade de ocorrer at, %(. M,dia S 2robabilidade de ocorrer de %( a 40. lta 9 2robabilidade de ocorrer maior que 40.
lugar local !ara estacionar os carros dos convidados e aumentar o nmero de manobrista. >erificar a o!"#o de contratar um gerador de energia !ara garantir a energia no evento. 3omunicar os noivos dessa fatalidade de!ois do evento.
06! Restri$
Ooiva engordar e !erder medidas do vestido
•
er bati7ado na igre'a e ter 1 3omunh#o
•
Fornecedores n#o cum!rirem o !ra7o esti!ulado
•
&:tra!olar o or"amento !reviamente definido
•
Falta de !essoas contratadas !ara servi"os de a!oio +gar"om- manobristarece!cionista- outros
•
alimenta"#o n#o su!rir com a demanda +convidados.
0=! Crit.rios de A(eita$%o do Pro+eto
*s crit,rios de ceita"#o do 2ro'eto- no quesito< 3ontratuais- Gerais e outros +custos- !essoal- !ra7o foram definidos e solicitados !elo !atrocinador e os !rinci!ais taPeholders do !ro'eto.
0=!! Re>uisitos Contratuais
•
*r"amento definido e o com!romisso de cum!rir com o valor acordado
•
!resentado e definido o cardC!io da festa
•
Foram escolhidas as bebidas e horCrios de servi9las
•
@efini"#o dos servi"os terceiri7ados +Buffet- Banda- Gar"om- Rece!cionistaManobrista e lim!e7a
0=!*! Re>uisitos Gerais
•
2or se tratar de uma cerimnia religiosa grandiosa- com um nmero elevado de convidados- os servi"os de Buffet e bebidas ficaram num !atamar mediano +custo e qualidade
•
defini"#o da quantidade de convidados- valores contratados !elos terceiri7ados e outros- ficaram em e:trema seguran"a- sem !assar !ara ningu,m essas informa"5es
•
2ara dei:ar os noivos confortCveis e confiantes com os servi"os contratados- o!tamos !ela sim!licidade de cada servi"o contrato !ara garantir a maior satisfa"#o de todos.
0=!,! Outros re>uisitos -(usto/ #essoal/ #ra8o •
o!"#o de contratar servi"os de bacP u! +gerador de energia e caminh#o !i!a irC onerar o valor final do or"amento esti!ulado
•
o!"#o de contratar os Manobristas e !osteriormente os mesmos + grande for trabalhar como gar"om contribuiu !ara redu"#o de custo
•
0?!
*s !ra7os ser#o cum!ridos !elos terceiri7ados com o risco de multa contratual
Crono:rama do Pro+eto
0?!! Tare'as #ro:ramadas @ EAP -estrutura Anal1ti(a de Pro+eto
0!
Matri8 tare'a res#onsa"ilidades
Ati)idade2Res#onsa"ilidades
o t e + o r # o d e t n e r e G
o ) i o N o d r a n o e L
a ) i o N a d s i a P
a t s i l a i n o m i r e C
R;& 3 R;& R;& R;&
3
L L L L
&
a ) i o N a n a i l u J
o ) i o N o d s i a P
R;& R;&
,oivado Plane+amento
Escopo
3ronograma 4r(amento Con)idados "efinir lista de convidados Preparar -onvites Enviar -onvites /ista de Presentes Cerimonial Ci)il "efinir -artorio erificar "ocumenta()o estimentas ;oivo<;oiva -onvidados antar -omemora()o CerimBnia Reli:iosa "efinir /ocal "efinir Musicas "efinir "ecora()o =a$er -urso de ;oivos 8ransporte da ;oiva 4rdem de Entrada Padrino Madrina "efinir Entrada das alian(as "efinir Pagem Festa "efinir local "efinir anda<" "efinir "ecora()o -ontratar uffet<olo
R;& R;& R;&
3 3 3
R;& R;& R;& R;&
R & R;& R;& R;& R;& 3
L L
L L
R;& R;& 3 L
L
R;& R;& R;& L R;& & R L
3 3 3 R;& 3 R 3 R;&
3 3 3 3 R;& 3 R 3 R;&
3
R;& R;& R;& R;& R;& L L
3 3 3 3 3 3 3
3 3 3 3 3 3 3
3
3
L 3
L L & 3 L L L L L R;& R;&
/em#rancinas >urpresa do ;oivo para ;oiva
L L
3 3 R;&
R;& L
Agradecimentos Produ$%o Noi)os
Ooiva "ia da ;oiva Escoler estido Escoler Penteado Escoler Maquiagem Escoler uque da ;oiva
R;& L L L L
3;L R;& R;& R;& R;&
3 3 3 3 3
L L L L
Ooivo 8erno Gravata para corte na festa =lor da /apela >apatos >urpresa para noiva En(errramento
L L L L L
R;& R;& R;& R;& R;&
3 3 3 3 3
L L L L L
"esmontagem do /ocal
R
&
iagem de ;upcias
R;& R;& R;& 3 3
L
Aceite de encerramento /egenda Res!onsCvel< Res!onsCvel !ela atividade ou tarefa. E:ecutor< 2essoa+s que ir#o e:ecutar a tarefa. Consultado< 2essoa+s consultada+s OT& de e:ecutar a tarefa. Informado< 2essoa+s informada+s @&2*L de e:ecutar a tarefa.
!
Plano de Comuni(a$%o do #ro+eto -n%o (ontem#lado no tra"al9o
*!
Custos
Gru!o 2ro'eto
@escri"#o &labora"#o;Gerenciamento 2ro'eto lian"as >estido de noiva >,u;tiara a!atos da noiva 2re!ara"#o dos noivos 3abelo e maquiagem da noiva JKias da noiva Fraque do noivo a!atos do noivo =a"os !ara bancos da igre'a @ecora"#o ssentos e:tras >elas
Fase
>alor +RI )(.000-00 ).000-00 ).000-00 %00-00 %00-00 (00-00 $00-00 )00-00 100-00 %00-00 (00-00 %00-00
Msica
Rece!"#o
GrCfica
Lgre'a
Llumina"#o Bal5es BuquDs de Flores rran'os de Flores Msica !ara a cerimnia Banda; @J !ara a rece!"#o =ocal +ta:a de uso Mesas e cadeiras limentos Bebidas Toalhas de Mesa Bolo Bem93asados Fotografia U album Filmagem 3onvites 2roclamas 3art5es de agradecimento =ocal +ta:a de uso *ficiante 3urso de noivos
$00-00 )00-00 1.000-00 (.000-00 $00-00 %.000-00 em custo ).600-00 1$.000-00 1.000-00 ).0$0-00 .(00-00 $.000-00 8.000-00 $.000-00 %.000-00 ).000-00 ).000-00 .000-00 ).000-00 1.000-00 1)0.0$0-00 18.(0-00 1$8.($-00
Total Reserva estrat,gica +1( Total
,!
Analise Finan(eira do Pro+eto -n%o (ontem#lado no tra"al9o
7!
Assinaturas2A#ro)a$
Assinatura 2atrocinador
@ata< ;
;
Aneo
2R*J&T*< 3asamento =eonardo e Juliana TERMO DE A&ERTURA DO PROJETO
2re!arado !or
Giovanni Bugmann
>ers#o< %.1
!rovado !or
=eonardo e Juliana
?@ataA< 01;0;%01)
Justi'i(ati)a do #ro+eto
&m virtude da e:!ectativa dos noivos !ara uma cerimnia de casamento que atenda as diferentes caracter/sticas de seus familiares e amigos e ob'etivando o !lane'amento e e:ecu"#o de um evento que agrade aos noivos e familiares- fa79se necessCria a interven"#o de uma equi!e !rofissional com e:!eriDncia em !ro'etos de !lane'amento e e:ecu"#o de eventos. =ogo- as ra75es !elas quais o !ro'eto deve ser reali7ado s#o< •
2ara evitar desgastes entre familiares e noivos quanto a organi7a"#o do evento- , im!ortante que o !lane'amento se'a reali7ado !or uma equi!e !rofissional
•
necessCrio o a!oio de uma equi!e de !rofissionais !ara orienta"#o durante a e:ecu"#o do evento- considerando que alguns dos familiares que ter#o !artici!a"#o !re!onderante na cerimnia moram em cidades diferentes e que devido a distancia !ossam ter dificuldade em !artici!ar de treinamento cerimonial +damas de honra- !adrinhos e !ais que entrar#o com os noivos
•
Hma cerimnia !ara tre7entos convidados requer !lane'amento financeiro a!urado- visando dis!onibili7ar a maior qualidade !oss/vel dentro do or"amento dis!onibili7ado +RI 1(0.000-00
•
@o conte:to social- , im!ortante que ha'a uma cerimnia de casamento- !ois ela !ro!orcionarC a confraterni7a"#o entre os familiares dos noivos- !ossibilitando que aqueles que ainda n#o se conhecem se'am a!resentados e dando a todos a o!ortunidade de estreitar seus la"os de ami7ade
•
2ara os noivos e seus familiares , necessCrio manter a tradi"#o de casar9se com cerimnia religiosa e de oferecer um 'antar !ara os convidados.
Des(ri$%o do #roduto do #ro+eto
2lane'ar um e:celente casamento- que atenda as e:!ectativas do noivo e que se'a condi7ente com o sonho da noiva. Fa7endo uma linda cerimnia civil e religiosa !ara celebrar a uni#o entre duas !essoas diante de @eus e dos homens finali7ando com um lindo 'antar e baile de confraterni7a"#o entre todos os convidados e familiares.
Desi:na$%o do :erente de #ro+eto
Giovanni Bugmann foi designado como gerente do !ro'eto do casamento de =eonardo e Juliana- sendo res!onsCvel !or< •
3oordenar os recursos f/sicos e humanos alocados E dis!osi"#o do !ro'eto- com autoridade !ara estabelecer res!onsCveis !elas atividades- !ra7os e datas de in/cio e fim
•
Lntermediar a comunica"#o entre os sta?eolders
•
3ontrolar o andamento das atividades- identificar desvios e a"5es corretivas de modo a manter o !ro'eto dentro dos limites estabelecidos
•
Ldentificar necessidades de mudan"as nos ob'etivos do !ro'eto com a devida 'ustificativa e anClise !r,via.
E>ui#e
equi!e , constitu/da !or<
3lientes o
Juliana e Fernando
o
M#e da Ooiva
o
M#e do Ooivo
Fornecedores
&qui!e de e:ecutores do 2ro'eto o
Fernanda Jacques
o
Giovanni Bugmann
o
Michael de Quadros
o
Rafael Ribeiro
In)estimento
* valor destinado !ara a reali7a"#o deste !ro'eto , de RI1(0.000-00- sendo que foi definida uma reserva de contingDncia de RI18.(0-00- destinada e:clusivamente !ara o atendimento de custos n#o !lane'ados !ara o !ro'eto. 2ara a utili7a"#o da reserva de contingDncia- , necessCria a a!rova"#o do !atrocinador.
Pra8o
* !ra7o do !ro'eto , de 100 dias.
Crit.rios de A(eita$%o do Pro+eto
2ro'eto dentro do limite do or"amento e em conformidade com o esco!o do !ro'eto.
Florian#olis/ 06 de +un9o de *0,!
A#ro)a$%o
VVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVVV 2atrocinador
