CASO PRÁCTICO GE STIÓN DE LA S COMUNI COMUNI CACI ONE S EN LOS PROYECTOS PROYECTOS
JULIO ALEXANDER SÁNCHEZ ESTUPIÑAN
DD077 – COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN DEL PROYECTO
PERSONAL DOCENTE DR. MARCELINO DIEZ DR. FEDERICO FERNÁNDEZ DIEZ
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA IBEROAMERICANA FUNIBER MAESTRÍA EN DISEÑO, GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS COLOMBIA 2018
GE STIÓN DE LA S COMUNI CACI ONE S EN LOS PROYECTOS El documento dado para el caso práctico en la asignatura DD077 – Comunicación del Proyecto, presenta a manera de síntesis la temática referente a la adecuada gestión de las comunicaciones para un proyecto, una actividad o cualquier proceso, destacando la relevancia que tienen las comunicaciones para las partes interesadas en un proyecto, toda vez que esto permiten hacer gestión en un factor determinante para el éxito de cualquier proyecto y que adicionalmente implica la mayor parte del tiempo invertido por quienes lo lideran. El documento reafirma que cuando se habla de comunicaciones se hace referencia al efectivo intercambio y entendimiento de información entre las partes, prop icia el preciso y consistente intercambio para el logro de las expectativas de forma útil, clara y oportuna (FUNIBER 2018). Otros aspectos que se muestran en el documento orientador son los pasos sugeridos por el ICB – IPMA Competence Baseline Ver.3 en cuanto al proceso de comunicación; y los procesos relacionados con el área de conocimiento de las comunicaciones, que se establecen en la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK Guide) del PMI (2013 ). Después de haber analizado y estudiado la información presentada, se procede al desarrollo del ejercicio académico según los solicitado, en el cual se presentan las respuestas obtenidas de forma individual a los siguientes numerales:
1) Describir el alcance de un proyecto en el que participa, haya participado o imagina que puede participar. Como profesional de la Universidad Francisco de Paula Santander UFPS, en San José de Cúcuta – Colombia, he participado como apoyo al desarrollo y fortalecimiento de la extensión e investigación universitaria en el área ambiental, en torno a procesos de planificación ambiental
que contribuyan a que la región del oriente colombiano alcance un desarrollo sostenible, buscando ofrecer soluciones reales y mejorando el aprovechamiento de los recursos mediante la implementación de estrategias que conduzcan a conservarlos. Entre estos procesos se destaca el proyecto de “ Ajuste al Plan de Ordenación y manejo de la Cuenca del Río Pamplonita en el departamento de Norte de Santander ”, el cual fue desarrollado como un ejercicio piloto nacional en marcado en el Macro Proyecto “Ordenando Nuestra Cuenca”, liderado por el Ministerio del Ambiente y de Desarrollo Sostenible MADS y financiado por la Alianza Colombo - Holandesa por el Agua, con la intención de evaluar la aplicación de la Política Hídrica en Colombia y generar marcos conceptuales y metodológicos para ordenar nuevas cuencas hidrográficas con base en los resultados obtenidos. Dicho proyecto se ideo con el Objetivo de Implementar y retroalimentar el Componente de Planificación de la Política Nacional para la Gestión Integral del Recurso Hídrico (PNGIRH) en los diferentes niveles de la estructura hidrográfica, d esarrollándose simultáneamente como piloto en 4 cuencas hidrográficas de gran importancia ambiental, con un área de intervención de 453.669 ha, en 35 municipios y para 3’680.651 habitantes de población flotante. Los ejercicios de ordenación seleccionados fueron la Cuenca del Río Pamplonita en Norte de Santander, con 140.603 ha, 10 municipios y 750.000 habitantes; la Cuenca del Río Chinchiná en Caldas, con 105.734 ha, 5 municipios y 550.000 habitantes; La Cuenca del Río Gualí en Tolima, con 87.632 ha, 7 municipios y 68.000 habitantes; y por último los Humedales del Atlántico, con 119.700 ha, 13 municipios y 2’312.651 habitantes. Es de resaltar la importancia del ordenamiento de cuencas hidrográficas, no solo por ser uno de los ejes centrales de la política ambiental colombiana, sino
que además es una prioridad ambiental ante la problemática de calidad y cantidad de agua en las áreas de mayor población y el interés nacional de prevenir, corregir, compe nsar y mitigar los impactos causados por la variabilidad climática que durante los últimos años ha causado afectación de la infraestructura y pérdida de vidas humanas en el país. En este contexto, es de especial importancia garantizar una gestión adecuada de los cuerpos de agua y reservorios que soportan el desarrollo del país; buscando la ejecución de medidas de administración del recurso hídrico como herramientas de prevención contra los efectos del cambio climático. La Universidad Francisco de Paula Santander fue seleccionada para dar cumplimiento a los objetivos trazados para el ordenamiento de la cuenca hidrográfica del Río Pamplonita, fundamentándose en la necesidad existente en el Departamento Norte de Santander de realizar, un proceso de construcción participativa que permitiera la planificación de este ecosistema estratégico para la sostenibilidad ambiental de la región. Entonces el ajuste del Plan de Ordenación y Manejo de la Cuenca del Río Pamplonita o POMCA del Río Pamplonita, llega hacer un mecanismo para la consolidación de las acciones de planificación a mediano y largo plazo, conducentes al uso apropiado de los recursos humanos, financieros y naturales del recurso Agua, buscando generar el adecuado desarrollo social y humano sostenible en el área de influencia de la cuenca. El ajuste de este POMCA por parte de la UFPS, se realizó como un proceso articulado, estratégicamente planeado y dinámico, cuya finalidad es promover el aprovechamiento racional del territorio y del recurso hídrico, mediante estrategias consensuales y participativas, las cuales sirvan para la toma de decisiones por parte de organismos del sector público, quienes son responsables del diseño de las políticas de carácter ambiental y territorial, para poderlas utilizar en la siguiente fase en Colombia para así ordenar las 139 cuencas restantes.
2) Describir el estado actual de su progreso y cualquier otro aspecto que considere relevante. Como se mostró anteriormente el proyecto de “ Ajuste al Plan de Ordenación y manejo de la Cuenca del Río Pamplonita en el departamento de Norte de Santander ”, fue desarrollado por la UFPS como un proyecto piloto nacional, financiado por el Gobierno de los Países BajosHolanda, este proyecto le permitió a la UFPS y a su equipo de profesionales construir experiencia y conocimiento en torno a metodologías asociadas al diagnóstico del uso del recurso suelo, análisis multitemporales de coberturas, capacidades de uso y otros análisis de interés para la planificación territorial. Como adicional al objetivo propuesto, y gracias a los resultados obtenidos, realizó el estudio para el Acotamiento de la Ronda del Río Pamplonita en el tramo correspondiente al sector de 200 m aguas arriba del Parque del Agua (San Rafael) y su confluencia con el Río Táchira en el área urbana de Cúcuta; y en el 2015 el Acotamiento de la Ronda del Cauce Principal de las Quebradas de Monteadentro, El Rosal, Navarro y el Cauce Principal de la Cuenca del Río Pamplonita, en el Municipio de Pamplona, con el empleo de tecnología pionera en el levantamiento topográfico mediante laser tipo LIDIAR, afianzando la capacidad de la universidad para generar una incidencia técnica y científica en la región. Lo anterior en cuanto a la realización del proyecto en Norte de Santander, y a nivel nacional el Macro Proyecto “Ordenando Nuestra Cuenca” aportó a la construcción de la Guía Técnica de los POMCA, fortaleciendo la política de gestión integral del Re curso Hídrico en Colombia. Este Proyecto Piloto, permitió establecer una alianza alrededor del recurso hídrico y como lecciones aprendidas de este proceso, tenemos los productos de la
formulación y ajuste de estos POMCA, sus respectivas medidas de administración para el recurso hídrico que se destacan por el nivel de aprendizaje para el mejoramiento de la gestión del agua en Colombia, gracias a la recolección y análisis de la información, mediante comités de seguimiento y participación que han sido insumo fundamental para la confección de estas experiencias fundamentales para la retroalimentación de la política de gestión integral del recurso hídrico colombiana.
3) Elaborar un plan de comunicación siguiendo como pauta los elementos que incluye a continuación
Antes de realizar este apartado debemos recordar que según lo establece la Guía de fundamentos para la dirección de proyectos (PMBOK), estándar de Gerencia de pro yectos establecido por el Project Management Institute (PMI) el plan de gestión de comunicaciones del proyecto describe la forma en que se planificarán, estructurarán, monitorearán y controlarán las comunicaciones del proyecto. Según esto el plan de comunicación de un proyecto, pasa a ser ideado como una estrategia coordinada para el desarrollo de acciones comunicativas que garantiza la emisión de un mensaje efectivo hacia el público objetivo, registrando las condiciones para estas comunicaciones, las exigencias de comunicación de los stakeholders (interesados), las
comunicaciones que se emitirán en el proyecto, su objetivo, frecuencia, forma de distribución, audiencia, contenido y responsables, y los recursos asignados entre otros. Acorde lo anterior, y continuando con el desarrollo de este caso práctico podemos mostrar el plan de comunicaciones elaborado para el proyecto de “ Ajuste al Plan de Ordenación y manejo de la Cuenca del Río Pamplonita en el departamento de Norte de Santander ”, realizado con total éxito por la UFPS, en marcado en el Macro Proyecto “Ordenando Nuestra Cuenca” o Proyecto Piloto de Implementación de la Política para la Gestión Integral del Recurso Hídrico, el cual con tó con equipo multidisciplinario, que estableció las fases para su realización. Proyecto: Ordenando Nuestra Cuenca Plan de Comunicación - UFPS Preparado por: J. Alexander Sánchez E. A quién destinatario
Qué contenido
Equipo Responsable del Proyecto en la UFPS
Reunión presencial para presentar la Minuta del Proyecto, con información inicial, objetivos, alcance, involucrados
Financiadores y/o entidades contratantes
Medio cómo
Físico
Informe Ejecución de Actividades
Físico y Copia Digital
Informe de Ejecución Presupuestal
Físico y Copia Digital
Frecuencia
Quién envía
Quién prepara
Cuándo
Única
Director del Área de Proyectos UFPS
Financiadores y/o entidades contratantes
Inicio del proyecto
Mensual y Trimestral
Supervisor del Proyecto por parte de la UFPS
Coordinador Técnico del proyecto, apoyado por el equipo consultor de proyectos de la UFPS
Dentro de los 5 primeros días hábiles de cada mes
Mensual y Trimestral
Supervisor del Proyecto por parte de la UFPS
Coordinador Administrativo del proyecto
Dentro de los 15 primeros días de cada mes
Coordinador Técnico del Proyecto
Reporte de Avance y estado de entregables del proyecto
Coordinador Administrativo del Proyecto
Reporte Financiero y de Ejecución Presupuestal
Digital
Comunidades y población en general asentada en el área de intervención del proyecto
Veedurías Visibles o reuniones participativas de seguimiento a la ejecución del proyecto
Artículos de difusión como (pendones, habladores, mapas temáticos, cartillas y folletos)
Medios de Comunicación
Financiadores y/o entidades contratantes
Actividades de divulgación a todos los interesados sobre de temas específicos, visibilización de logros y resultados del proyecto, empleando herramientas de comunicación masivas, y medios radiales, audiovisuales, escritos y redes sociales Reunión presencial para socializar los resultados finales y dar cierre al proyecto
Digital
Físicos y Digitales de manera formal
Físico
Quincenal
Mensual
Cada Coordinador de Componente o Área
Responsable del Área Contable
Equipo de Profesionales o Equipo Técnico de cada Componente o Área Equipo de administrativo y contable de la UFPS
Cada Viernes intermedio
Dentro de los 5 primeros días hábiles de cada mes
Semestral
Coordinación Técnica del Proyecto
Equipo técnico vinculado al Proyecto
Cada vez que se considere necesario mínimo 2 veces al año
Mensual
Área de Comunicaciones del Proyecto y Centro de Comunicaciones de la UFPS
Coordinación del proyecto, y equipo consultor de proyectos de la UFPS
Dentro de los 15 primeros días de cada mes, y cada vez que se considere necesario
Única
Director del Área de Proyectos y Supervisor UFPS
Equipo técnico vinculado al Proyecto
Finalización del proyecto
BIBLIOGRAFÍA
Caso Practico DD077 – Comunicación del Proyecto – FUNIBER 2018. Contenido Asignatura DD077 – Comunicación del Proyecto – FUNIBER 2018. Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) PMI (2018). Guía Técnica para la Formulación de los Planes de Ordenación y Manejo de Cuencas Hidrográficas, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Sostenible, (2016).
