CONTROL INTERNO Y ORGANIZACIÓN DE SISTEMAS CONTABLES Casos breves para discusión 1 EJERCICIO 1 ENTORNO S.C. es una empresa familiar, actualmente propiedad de dos hermanos, quienes ejercen la Dirección de la entidad distribuyéndose las funciones de Gerente Comercial y Administrativo-Operativo respectivamente. Cuenta con unos 50 empleados, que en su mayoría fueron contratados por ser amigos o familiares de los socios o a partir de recomendaciones realizadas por otros empleados. Al ingresar, cada funcionario es asignado al área para la que fue contratado y sus compañeros y jefes directos son quienes les comunican oralmente las políticas de trabajo, sus responsabilidades y que es lo que se espera de ellos. La empresa, que históricamente generaba leves resultados positivos, ha logrado importantes ganancias en los últimos dos ejercicios, lo que los socios atribuyen a: i) la presión ejercida con los vendedores en el logro de los objetivos de venta, ii) la política de incentivos implementada con éstos en ese período (se retribuye en función de los niveles de venta logrados), iii) el ahorro de gastos en remuneraciones y asesores, producto de las medidas que se detallan a continuación: q el despido del Gerente de Contaduría - que ocupaba el cargo desde hacía 10 años y era responsable también de la planificación y el presupuesto- el que fue sustituido por el hijo de uno de los socios, estudiante de tercer año de Facultad de Ciencias Económicas. q el despido del Encargado del Centro de Cómputos, sustituido por el sobrino del otro socio. q la eliminación del departamento de Auditoría Interna, que había sido creado ocho años atrás por el padre de los socios –hoy alejado de la conducción de la entidad- y estaba compuesto por una Contadora y un estudiante avanzado de Ciencias Económicas, q el cambio de asesores fiscales, decidido debido a que a los socios consideraban que los anteriores cobraban honorarios muy altos y eran excesivamente estrictos en el cumplimiento de las normas tributarias. Además del ahorro resultante, las medidas antes mencionadas produjeron los siguientes efectos: q
El nuevo Gerente de Contaduría dejó de elaborar el presupuesto, debido a que insumía un tiempo considerable. Por su parte, el nuevo Encargado del Centro de Cómputos modificó procesos, eliminando controles que calificó de burocráticos y dejó de emitir informes que los socios no utilizaban (en la actualidad pasó a proporcionárseles exclusivamente un informe trimestral de situación y resultados). Ambas medidas fueron bien vistas por los socios, dado que en realidad no utilizaban esos elementos para dirigir la empresa ni para controlar su gestión en virtud de su gran conocimiento histórico del negocio y de la existencia de información propia que reciben directa e informalmente del personal de su confianza.
q
El nuevo Gerente de Contaduría introdujo cambios en la aplicación de políticas contables, adoptando criterios menos conservadores que su antecesor para la valuación de activos y el reconocimiento de ingresos.
SE PIDE: a) Defina el concepto de “Ambiente de Control” y enumere los factores que lo favorecen o perjudican b) Para la empresa ENTORNO S.C. i. Estableciendo los supuestos que estime necesarios, ¿Qué consideraciones le merecen las medidas adoptadas para con los vendedores en lo referente a sus efectos sobre el ambiente de control? ii. Considerando los factores por Ud. enumerados en el punto a), relacione la información que posee de la empresa con cada uno de ellos, fundamentando su respuesta. iii. Indique cuál sería su opinión global respecto del Ambiente de Control en la empresa.
EJERCICIO 2
MARTILLO S.A. es una ferretería en la que se han dado las siguientes dos situaciones: A) Una inspección de la DGI derivó en una reliquidación de IVA más multas y recargos, en razón de que MARTILLO S.A. computó IVA de compras en exceso, debido a que en todas las compras realizadas al proveedor Noruc en el período fiscalizado, éste facturó a MARTILLO S.A. con una cruz en “consumo final”, lo que fiscalmente impide descontar el IVA de esas operaciones. Sin perjuicio de abonar la reliquidación, la dirección de MARTILLO S.A. ha decidido entablar a Noruc un juicio por daños y perjuicios a fin de resarcirse de la sanción fiscal. B) Una venta importante de caños de riego a Raro Ltda. se frustró porque el cliente rechazó la mercadería. Analizadas las causas se estableció que ante el pedido del cliente, MARTILLO S.A. encargó a su proveedor Caños S.A. caños de una medida diferente a la que le compra habitualmente, pero el proveedor entregó la misma de siempre. El encargado de compras informó que consultó al proveedor y le hizo el pedido telefónicamente, formalizándolo a continuación emitiendo la orden de compra. Revisada la documentación de la compra, se advirtió que el informe de recepción establecía “recibido conforme, concuerda con orden de compra” y que la orden de compra no especificaba la medida. Caños S.A. manifiestó que no estaba en condiciones de canjear los caños entregados por los de la otra medida. La dirección de Martillo S.A. ha decidido aprovechar su mayor peso en la relación cliente – proveedor y ha notificado a Caños S.A. que no le abonará la factura hasta que logre comercializar los caños recibidos, y que de no hacerlo dentro de los próximos doce meses se los devolverá. Se estima que Caños S.A. se verá obligada a aceptar estas condiciones para no perder el cliente y que por la misma razón no entablará acción judicial alguna por el no cobro en fecha de la factura respectiva. SE PIDE: Comente ambas situaciones en lo que refiere a eventuales problemas que puedan poner de manifiesto en relación al componente “Ambiente de Control”
EJERCICIO 3 Un consultor se encuentra evaluando el sistema de control interno de una empresa y, en ese marco, mantiene una entrevista con uno de sus Directores, quien: a) Le informa que la responsabilidad por el diseño, implantación y mantenimiento del sistema de control interno ha sido asignada al Departamento de Organización y Métodos y que, por ende, no está en condiciones de informarle sobre el tema. b) Le plantea que, luego de implementar las recomendaciones que resulten de la evaluación en curso, quisiera que el sistema de control interno asegure el logro de los objetivos de la organización. c) Le indica que entiende innecesario incluir en la evaluación el ambiente de control, ya que él recorre instalaciones y oficinas de la empresa frecuentemente y comprueba personalmente que todo el personal trabaja con ahínco en sus tareas. d) Le manifiesta su preocupación sobre las herramientas que la empresa utiliza para efectuar el planeamiento estratégico y el desarrollo de los planes anuales, a las que considera inadecuadas. SE PIDE: Analice críticamente las manifestaciones del Director teniendo como referencia los conceptos sobre control interno del Informe COSO.
EJERCICIO 4 Días pasados un comprador logró un acuerdo importante con un proveedor. El proveedor, en señal de agradecimiento, le regaló al comprador un auto O km. pidiéndole, adicionalmente, que mantuviera este hecho en reserva. El comprador aceptó el regalo, pero informó a su superior sobre el mismo. El superior
agradeció la conducta del empleado y se comunicó con el proveedor a efectos de hacerle conocer que la empresa no aceptaba esta forma de relacionamiento con sus proveedores o clientes. Se pide: a) Analice críticamente la situación en función de los conceptos establecidos en el Informe COSO. Considere la forma de actuar del comprador, del superior y del proveedor. b) ¿Podría haberse evitado la situación anterior de alguna manera?
EJERCICIO 5 La empresa EN CAMINO S.A., que es filial uruguaya de la empresa SEGURA S.A. ha contratado sus servicios para que realice una evaluación de su sistema de control interno. Del relevamiento por Ud. realizado puede destacarse: El Gerente General es el responsable de la Dirección financiera. Su gestión y planificación estratégica están pautadas por lineamientos de la casa matriz, la que monitorea la situación política y económica de la región y específicamente del Uruguay así como sus potenciales efectos en la actividad de la empresa. Anualmente visitan la filial auditores internos provenientes de la matriz, quienes controlan el cumplimiento de políticas y procedimientos y el logro de las metas. También evalúan los motivos de eventuales desvíos y la necesidad de realizar cambios. Cada Gerente de Área responde funcionalmente al Gerente General en forma coordinada, permitiendo un flujo de información que habilita el correcto funcionamiento de la organización. Las actividades son supervisadas por la Gerencia General en forma constante y existen diversos comités formados por distintos gerentes de área que se encargan de monitorear específicamente la marcha de la actividad. Se apuesta siempre a la contratación de personas capaces, con formación técnica específica acorde a la tarea a desempeñar y con disposición a aprender. Existen políticas y procedimientos escritos para cada una de las actividades de la empresa y manuales de cargos y funciones, los que son de conocimiento de la totalidad del personal. Existe adecuada oposición de intereses que se ve plasmada en los sistemas de informáticos, con claves de acceso y perfiles de usuarios debidamente aprobados por el nivel superior de la empresa. Anualmente existe una instancia de planeación y presupuestación, que luego es monitoreada y ratificada o rectificada durante el año en reuniones de todas las gerencias con el Gerente General. Ante la ocurrencia de desvíos en la ejecución presupuestal o la identificación de situaciones que puedan afectar la actividad de la entidad (detectadas por la estructura o sus asesores), se procede inmediatamente a la investigación de sus causas y la posterior toma de la acción correctiva necesaria. El mercado en el que actúa la empresa se caracteriza por una alta competencia y un gran dinamismo tecnológico, exigiéndole a la misma una superación e innovación continua para asegurar la marcha de los negocios. Atendiendo lo anterior se realiza un seguimiento permanente de los competidores, fundamentalmente de aquellos que comparten con ella el liderazgo del mercado. Según estudios contratados, sus clientes adquieren los productos en base a su percepción personal sobre calidad, servicio y valor incorporados por la empresa. Cuenta con asesoramiento profesional externo en las siguientes áreas: legal, investigación de mercados, actualizaciones impositivas y tecnología informática. La empresa posee seguros de riesgo total sobre sus activos. Los asesores en temas informáticos se ocupan básicamente de los temas relacionados con seguridad de los procesos habiendo implementado medidas que apuntan al funcionamiento continuo de los sistemas y
a restringir el acceso a los recursos informáticos. También han definido un plan de prevención y combate de desastres que prueban periódicamente. SE PIDE: a) Defina en que consiste el componente “Apreciación de Riesgos”, b) A nivel de la empresa, los riesgos pueden ser la consecuencia tanto de factores externos como internos. Enumere dichos factores de acuerdo a lo mencionado en el Informe COSO y a partir de la información que se le proporciona de la empresa EN CAMINO S.A. : i. relacione la misma con esos factores externos y/o internos de riesgo y evalúe si la entidad cuenta con medidas suficientes o deficitarias para poder medir, prevenir y/o cubrir los efectos de dichos factores. c) Indique qué opinión le merece la forma cómo se administra el cambio en la entidad. EJERCICIO 6 ABC es una empresa industrial en la que la ocurre lo siguiente: • La dirección ha elegido la estrategia de atender determinados nichos del mercado, que son los que priorizan la calidad de los productos que adquieren. • En materia de personal, tiene la política de promover a los funcionarios que demuestren idoneidad y adhesión a los valores de la empresa, procurando retener a las personas valiosas. • Utiliza en su proceso productivo una gama de materias primas que son comercializadas en plaza provenientes de diversos orígenes y por varios proveedores, cada uno de los cuales ofrece para el mismo ítem diversas opciones en cuanto a características (textura, permeabilidad, resistencia al calor, etc.) de una misma materia prima. • El gerente de compras, encargado de seleccionar los proveedores de materias primas, se ha fijado el objetivo de comprar al proveedor que para un determinado ítem ofrezca el menor precio. • El Gerente de Fábrica, recientemente jubilado, era el Ing. C. Lastomó, profesional de reconocida trayectoria docente que trabajaba en la empresa desde hacía 35 años, cuando ingresó como peón de almacén. El Subgerente de Fábrica es el Ing. japonés Yome Kedo, vinculado a la empresa desde hace 5 años, cuando inmigró junto a su familia proveniente del Perú. Hace dos años, C. Lastomó tuvo una hepatitis que lo mantuvo fuera de la empresa durante siete meses, lapso durante el cual Yome Kedo tuvo un desempeño satisfactorio. • Ante la vacante del Gerente de Fábrica, el Gerente de Personal (Sr. T. Recluto) tiene el cometido de reemplazarlo, para lo cual contrató a Excellence Consulting Group, firma internacional especializada en selección de personal, con más de 20 años de trayectoria en el país, que ha sido tradicionalmente la asesora en la materia. Recientemente, Excellence Consulting Group modificó su staff gerencial, reemplazando a los jerarcas locales por funcionarios provenientes de su casa matriz, aspecto que el Sr. T. Recluto no consideró relevante dada la trayectoria de la firma. SE PIDE: ¿Identifica algún problema relacionado con el control interno en ABC? En caso afirmativo, diga cuál o cuáles y con qué componente (s) del control interno lo (s) vincula.
