UNIVERSIDAD JUAREZ AUTONOMA DE TABASCO
DIVISION ACADEMICA DE CIENCIAS ECONOMICO ADMINISTRATIVAS LIC. EN CONTADURIA PÚBLICA ASIGNATURA: CASOS PRACTICOS PRACTICOS DE AUDITORIA F.O.A.G. y F.
CATEDRATICO: MANUELA MONTEALEGRE LOPEZ
TEMA: AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
INTEGRANTES DELEQUIPO NO. 3: MACGREGOR ACOSTA KARINA MARCOS ASENCIO JESUS JHOVANNI ZAPATA REYES LESLIE
VILLAHERMOSA VILLAHERMOSA TABASCO, 6 DE SEPTIEMBRE SEPTIEMBRE DE 2011
INDICE
INTRODUCCION ................................................. ........................................................................... .................................................... ........................................... .................4 CAPITULO I. ASPECTOS GENERALES DE LA L A AUDITORÍA ADMINISTRATIVA ..................6 1.1 CONCEPTO GENERAL DE AUDITORIA.................................................. ........................................................................ ......................6 1.2 CONCEPTO AUDITORÍA ADMINISTRATIVA ............................................... ................................................................. ..................6 1.3 IMPORTANCIA Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA A UDITORÍA ADMINISTRATIVA ........................... ...........................8 1.4 NATURALEZA, PROPÓSITO Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA... 10 1.5 DIMENSIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA ................................................ ................................................... ... 11 1.6 FUNCIONES A DESARROLLAR POR UNA UNIDAD DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. ............................. ....................................................... ................................................... ................................................... ............................. ... 12 1.7 METODOLOGIA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA ............................................ ............................................16 1.7.1 PLANEACION ................................................. ........................................................................... .................................................... ................................. .......16 1.7.2 INSTRUMENTACION................................................... ............................................................................ ............................................. ....................22 1.7.3 EXAMEN ...................................................................... ............................................................................................... ............................................. ....................30 1.7.4 INFORME ....................................... ................................................................ .................................................. .................................................. .........................37 1.7.5 SEGUIMIENTO .................................................... ............................................................................. ................................................... ............................. ... 44 CAPÍTULO 2. ESTUDIO GENERAL DE LA ENTIDAD. ................................................... .......................................................... .......48 2.1. ANTECEDENTES .................................................. ........................................................................... ................................................... ............................. ... 48 2.2 MARCO LEGAL DE LA ENTIDAD................................................ .......................................................................... ................................. .......48 2.3 MISIÓN, VISIÓN................................................. ........................................................................... .................................................... ................................. ....... 51 2.4 OBJETIVO.......................................................... .................................................................................... .................................................... ................................. .......52 2.5 VALORES, CÓDIGO DE ÉTICA................................................... ............................................................................. ................................. .......52 2.6 ESTRUCTURA ORGÁNICA (MANUAL DE ORGANIZACIÓN) Y SUS FUNCIONES ... 52 2.6.1
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA ................................................... ................................................................... ................63
CAPÍTULO 3. PLANEACION DE LA AUDITORIA A UDITORIA ADMINISTRATIVA ................................... ...................................65 3.1. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA................................................ ...............................................65 3.1.1 OBJETIVO GENERAL ................................................... ............................................................................ ......................................... ................65 3.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................... ................................................................................... ....................65 3.1.3 FACTORES A REVISAR................................................ .......................................................................... ......................................... ...............65 3.1.4. DOCUMENTOS Y PAPELES DE TRABAJO ......................................................... .........................................................67 3.2 INSTRUMENTACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. ................................... ...................................73
INDICE
INTRODUCCION ................................................. ........................................................................... .................................................... ........................................... .................4 CAPITULO I. ASPECTOS GENERALES DE LA L A AUDITORÍA ADMINISTRATIVA ..................6 1.1 CONCEPTO GENERAL DE AUDITORIA.................................................. ........................................................................ ......................6 1.2 CONCEPTO AUDITORÍA ADMINISTRATIVA ............................................... ................................................................. ..................6 1.3 IMPORTANCIA Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA A UDITORÍA ADMINISTRATIVA ........................... ...........................8 1.4 NATURALEZA, PROPÓSITO Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA... 10 1.5 DIMENSIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA ................................................ ................................................... ... 11 1.6 FUNCIONES A DESARROLLAR POR UNA UNIDAD DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. ............................. ....................................................... ................................................... ................................................... ............................. ... 12 1.7 METODOLOGIA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA ............................................ ............................................16 1.7.1 PLANEACION ................................................. ........................................................................... .................................................... ................................. .......16 1.7.2 INSTRUMENTACION................................................... ............................................................................ ............................................. ....................22 1.7.3 EXAMEN ...................................................................... ............................................................................................... ............................................. ....................30 1.7.4 INFORME ....................................... ................................................................ .................................................. .................................................. .........................37 1.7.5 SEGUIMIENTO .................................................... ............................................................................. ................................................... ............................. ... 44 CAPÍTULO 2. ESTUDIO GENERAL DE LA ENTIDAD. ................................................... .......................................................... .......48 2.1. ANTECEDENTES .................................................. ........................................................................... ................................................... ............................. ... 48 2.2 MARCO LEGAL DE LA ENTIDAD................................................ .......................................................................... ................................. .......48 2.3 MISIÓN, VISIÓN................................................. ........................................................................... .................................................... ................................. ....... 51 2.4 OBJETIVO.......................................................... .................................................................................... .................................................... ................................. .......52 2.5 VALORES, CÓDIGO DE ÉTICA................................................... ............................................................................. ................................. .......52 2.6 ESTRUCTURA ORGÁNICA (MANUAL DE ORGANIZACIÓN) Y SUS FUNCIONES ... 52 2.6.1
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA ................................................... ................................................................... ................63
CAPÍTULO 3. PLANEACION DE LA AUDITORIA A UDITORIA ADMINISTRATIVA ................................... ...................................65 3.1. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA................................................ ...............................................65 3.1.1 OBJETIVO GENERAL ................................................... ............................................................................ ......................................... ................65 3.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................... ................................................................................... ....................65 3.1.3 FACTORES A REVISAR................................................ .......................................................................... ......................................... ...............65 3.1.4. DOCUMENTOS Y PAPELES DE TRABAJO ......................................................... .........................................................67 3.2 INSTRUMENTACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. ................................... ...................................73
3.2.1 ENTREVISTA............................................................ ...................................................................................... .............................................. ....................73 3.2.2. OBSERVACIÓN DIRECTA ................................................... ............................................................................. ................................. .......73 3.2.3. CUESTIONARIOS............................................ ..................................................................... .................................................. ............................. ....73 3.3 EXAMEN ................................................ .......................................................................... .................................................... ............................................. ...................74 3.4. ANEXOS................................................ .......................................................................... .................................................... ............................................. ...................76 BIBLIOGRAFIA ................................................ .......................................................................... .................................................... ............................................. ...................85
INTRODUCCION
En la actualidad vivimos un mundo de cambios, los cuales ocurren a una velocidad vertiginosa, aunado a este siglo en donde la globalización impera y en consecuencia donde las empresas están cada vez más inmersas en un ambiente de mercados abiertos, implicando para ellas, la necesidad de ser cada día más competitivas. La Auditoría Administrativa se encuentra dentro del campo de la Administración y forma parte primordial como medio de control y cambio. La Auditoría Administrativa persigue controlar y comparar el estado actual de la empresa y que tan lejos está de lo que quiere ser y qué medidas adoptar para alcanzar sus metas o que cambios pertinentes deben hacerse para acceder a un mejor nivel de desempeño. En este trabajo abordaremos diversos aspectos para conocer más acerca de la auditoría administrativa, entre los que están el concepto de auditoría, su proceso, metodología, lineamientos para el levantamiento de la información, preparación de los papeles de trabajo, verificación de la información, así como su evaluación, y el diagnostico de informe.
CAPITULO I. ASPECTOS GENERALES DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 1.1 CONCEPTO GENERAL DE AUDITORIA 1. “Es la recopilación y evaluación de datos sobre información cuantificable de una entidad económica para determinar e informar sobre el grado de correspondencia entre la información y los criterios establecidos. La auditoría debe ser realizada por una persona competente e independiente”. (Alvin A. Arnés, edición, Pág. 1) 2. “Es un instrumento de gestión que ha de incluir una valuación sistemática, documentada y objetiva de la eficacia del sistema de prevención para lo cual deberá ser realizada de acuerdo con las normas técnicas establecidas o que puedan establecerse, y teniendo en cuenta la información recibida de los trabajadores”
(http://www.serforem.com/auditoria/auditconc.pdf , Pág. 1) Conclusión: Es el examen crítico y sistemático que realiza una persona o grupo de personas independientes del sistema auditado, estas personas se encargan de evaluar, verificar y cerciorarse de que la información presentada se encuentre en orden.
1.2 CONCEPTO AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Uno de los aspectos en donde más se notan las diferencias que aún se dan en la conceptualización de la Auditoría administrativa, es en las definiciones de la misma, si analizamos una muestra de ellas, podremos encontrar que estas diferencias, aunque en algunos casos no son sustanciales, en otros son de carácter estructural. A través del análisis de las definiciones podremos aprender mucho de lo que es la Auditoría administrativa. sin embargo, debemos tener cuidado de interpretarlas correctamente, pues algunas de ellas no son suficientemente acertadas y en ocasiones no ayudan al esclarecimiento del concepto. Así que estando atentos a ello y usando nuestro criterio profesional podremos sacar mejor provecho de ellas. A continuación analizáremos algunas definiciones, teniendo como marco de referencia a la ciencia de la administración moderna, y que a todas luces es la que en primera instancia establece la verdad actual o estado del arte en este renglón.
William p. Leonard (ingeniero, administrador, consultor, 1969): La auditoría administrativa puede definirse como un examen constructivo y compendiado de la estructura organizacional de una empresa, institución (no lucrativa), dependencia gubernamental o de alguna de sus partes, división o departamento; y de sus planes y objetivos, métodos de control, m edios de operación, y el uso que da a sus recursos humanos y materiales.
Aquí observamos que el autor sólo menciona en forma clara, pero no completa, algunos de los elementos o funciones de La administración, como son la organización cuando se refiere a la "estructura organizacional", La planeación cuando refiere "planes y objetivos", y el control cuando habla de "métodos de control", pero no menciona la función de dirección, que es tan importante o más (para algunas idiosincrasias) que las otras. Joaquín Rodríguez Valencia (administrador, 1981): La auditoría administrativa es un examen detallado, metódico y completo, practicado por un profesional de la administración sobre la gestión de un organismo social. Consiste en la aplicación de diversos procedimientos, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados en relación con las metas fijadas; los recursos humanos, financieros y materiales empleados; la organización, utilización y coordinación de dichos recursos; los métodos y controles establecidos su orma de o erar.
Esta definición nos habla de aspectos que generalmente están implícitos dentro de una definición y por tanto no es necesario señalar, pero en este caso el autor lo consideró oportuno; como las características que la evaluación debe tener y la clase de profesional que debe llevarla a cabo. Nos habla de evaluar los resultados, organización y coordinación de los recursos, y muy específicamente los controles. Pero no nos dice nada sobre la planeación administrativa y sólo nos refiere someramente el aspecto de dirección, al hablar de coordinación. Eduardo Mancillas Pérez (administrador, 1996): La auditoría administrativa es La técnica de control administrativo que examina -sistemática e integralmente- el grado de eficiencia en la aplicación del proceso administrativo a las distintas funciones de una entidad, así como la manera en que esta eficiencia influye en La efectividad de las mismas.
Conclusión: la auditoría administrativa es una técnica
de control que se encarga del
examen detallado, sistemático y completo de una organización la cual puede ser pública o privada con fines lucrativos o no lucrativos. Para llevar a cabo este tipo auditoria es necesaria la aplicación de diversos procedimientos esto para ver la eficiencia con la que cuenta la entidad. la auditoría administrativa puede ser aplicada a una división, área o departamento de la organización; así también puede ser aplicada a los objetivos, métodos de control, medios de operación, y uso de los recursos humanos y materiales.
1.3 IMPORTANCIA Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA En un ambiente económico globalizado, que es el que prevalece en nuestros días, donde la competitividad es la única alternativa de sobrevivencia, las empresas requieren incrementar su productividad para ser competitivas. El camino hacia esta meta es el camino de la eficiencia, que es el objetivo de La administración como ciencia, y la Auditorio Administrativa tiene como objetivo el mejoramiento de la administración de una empresa. La importancia de una técnica está en función de su utilidad para el hombre, y aunque la Auditoría administrativa nace en la primera mitad del siglo XX, es en nuestros días cuando adquiere mayor importancia como herramienta de apoyo para la administración. Los países industrializados la han venido utilizando desde hace tiempo. Y es aquí donde entra en juego la Auditoría administrativa. La Auditoría administrativa revisa y valora la administración de una empresa. Una empresa no puede operar productivamente si no cuenta con una administración sana. La administración es para una empresa lo que el sistema operativo es para una computadora, ésta puede contar con excelentes programas de aplicación, pero si su sistema operativo no funciona bien, esos programas tendrán un aprovechamiento precario y deficiente. Así, la empresa puede contar con sus funciones básicas de producción, comercialización, financiamiento, etc., pero si éstas no son operadas a través de una buena administración, sus resultados siempre serán pobres. Es por eso que debe vigilarse constantemente la administración, ya que es el alma de la maquinaria empresarial, y aunque ella no se ve, sí se perciben sus resultados. El que se revisen los planes de la empresa (objetivos, políticas, procedimientos, métodos, etc.); su estructura organizacional, la manera como su recurso humano -el más importante, por complejo- es dirigido y sus sistemas de control, renglones que constituyen la administración. Y lo más importante, la manera como las decisiones tomadas en estos renglones afectan la eficiencia de las funciones básicas de La empresa, permitirá determinar posibles pérdidas, deficiencias y oportunidades de mejoramiento, todo esto en beneficio de la empresa y de La comunidad a la que sirve. Sin embargo, debemos reconocer que ninguna técnica, por útil que sea, sirve por sí sola produciendo los resultados deseados, si no se cuenta con la actitud correcta en cuanto a la valoración y búsqueda de mejoramiento. “La auditoria administrativa es el examen integral o parcial de una organización con el
propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora. Por sus características, constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite que se revele en que áreas se requiere de un estudio más profundo, que acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias mismas y, sobre todo, un análisis causa- efecto que concilie en forma congruente los hechos con ideas.
En virtud de lo anterior, para que su cobertura encamine las tareas a logros específicos, debe de establecer el marco para la consecución de los siguientes objetivos:
De Control: Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoría y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.
De Productividad: Encauzan las acciones de la auditoría para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
De la Organización: Determinan que el curso de la auditoría apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
De Servicio: Representan la manera en que la auditoría puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.
De Calidad: Disponen que la auditoría tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.
De Cambio Transforman a la auditoría en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.
De Aprendizaje: Permiten que la auditoria se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
De toma de Decisiones: Traducen la puesta en práctica y resultados de la auditoria en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.
Conclusión: en esta época de globalización las organizaciones viven una era de competitividad, por lo cual es necesario que las empresas fijen buenas metas las cual deben de estar enfocadas a la eficiencia de una entidad, este es el objetivo de la administración y el objetivo de la auditoría administrativa es que la administración sea eficaz y eficiente en el manejo de todos los recursos de la organización. Por todo lo antes mencionado es que resulta importante la auditoría administrativa, es decir, es una herramienta indispensable para verificar la eficiencia y la eficacia de la administración. Para poder cumplir con las tareas específicos que la administración se haya plantado, es necesario cumplir con los siguientes objetivos: de control, de productividad, de organización, de servicio, de calidad, de cambio, de aprendizaje y de toma de decisiones.
1.4 NATURALEZA, PROPÓSITO Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA En cuanto a la naturaleza, propósito y alcance de la Auditoria administrativa, en ocasiones se confunden los términos o se utilizan con demasiada liberalidad sin darle importancia a la necesaria claridad de la materia. Es por eso que suelen darse opiniones diversas, a veces demasiado vagas y a veces no muy bien enfocadas, Io cual crea confusión en la comprensión y obviamente en la utilización. Esto se debe precisamente a lo que ya se había señalado anteriormente: la relativa juventud de la profesión y de sus técnicas, en este caso la Auditoría administrativa. Dependiendo del antecedente profesional del autor, éste podrá tener una opinión en un u otro sentido. Por ejemplo, si tiene como antecedente la profesión contable, puede llegar a afirmar que la auditoría administrativa es sólo una extensión de la auditoría contable, y que no debe ser separada ni distinta de ésta. Desde este punto de vista la naturaleza de la auditoría administrativa tendría un carácter dependiente. Sin embargo, hay quienes la consideran totalmente independiente, especialmente aquellos autores ligados con La profesión de la administración. En relación con su propósito, hay quienes afirman que sirve para valorar la calidad de los administradores. Otros, para evaluar el fundamento de la administración. El muy conocido William p. Leonard (1971), menciona que su propósito es descubrir deficiencias o irregularidades y señalar sus probables remedios. Anaya Sánchez (1926), afirma que pretende una evaluación de la empresa en todas sus áreas. En cuanto a su alcance, entendido esto como lo que puede llegar a abarcar, algunos mencionan a La administración, pero La mayoría se refieren a La empresa, alguna parte de ella (departamento) o alguna función (mercadotecnia, compras, producción, etc.) de la misma. Por tanto, consideramos que la naturaleza -esencia o característica fundamental de la auditoría administrativa está determinada por ser una herramienta administrativa,
específicamente una técnica de control, de carácter revisor, evaluativo, dictaminador y sugerente. Esto es que pertenece al marco teórico de la ciencia administrativa; que se utiliza en la función de control; que básicamente consiste en revisar aspectos administrativos, con La finalidad de evaluarlos, Llegar a conclusiones y sugerir los cambios pertinentes. En relación con su propósito, éste emana de su propia naturaleza, y \o es otro que el mejoramiento de la administración, con su correspondiente consecuencia: el mejoramiento del nivel de efectividad de la empresa u organización. Por último, en cuanto al alcance. Está dado por el ámbito de aplicaciones de la Auditoría administrativa, es decir en donde se puede aplicar. En este sentido podemos aplicar en: toda la empresa, un departamento, una función o en una subfunción de la misma. Conclusión: debido a que la auditoria administrativa es una técnica joven, se cae en el error de confundir o utilizar los términos de naturaleza, propósito y alcance con un mismo fin. Cada autor puede dar una opinión diferente según como estén ligados a la auditoría administrativa, es decir, que los administradores consideran que la auditoría administrativa es totalmente independiente, en cambio, tomando en cuenta que la auditoria administrativa es una extensión de la profesión contable entonces es claro que resulta totalmente dependiente. Ahora, el propósito de la auditoria administrativa nos lleva a la evaluación de calidad, eficiencia, eficacia de los mismos profesionales de administración. Así también como la evaluación de la empresa en cada una de sus áreas. Y por último en cuanto al alcance se refiere a las áreas, funciones de la empresa que puede abarcara la auditoria administrativa.
1.5 DIMENSIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA El concepto de dimensión se refiere a la amplitud de la Auditoría administrativa, en cuanto a que tanto del Proceso Administrativo abarcará. Mientras que el objeto se refiere específicamente a lo que va a estudiar, en este caso la Administración o proceso administrativo. Por consiguiente, desde su dimensión, puede ser total, parcial o fragmentaria. Es total , cuando el objeto de estudio son todas las funciones del proceso Administrativo. Planeación. Dirección. Control. Es parcial , cuando su objeto de estudio es solo alguna función del Proceso Administrativo. Y es fragmentaria cuando su objeto de estudio es algún elemento de una función del proceso administrativo, por ejemplo, políticas, procedimientos, división del trabajo, delegación de autoridad, tipo de liderazgo, comunicación, estándares, técnicas de medición, etcétera.
Relación de la dimensión, objeto y alcance de la auditoría administrativa. Técnica Auditoria Administrativa
Dimensión Total Parcial
Objeto Objeto Todo el proceso Toda la empresa administrativo Un departamento Una función del de la empresa. proceso Una función de la administrativo empresa Un elemento de una Una subfuncion función del proceso de la empresa administrativo
Fragmentaria
Conclusión: En la auditoria administrativa existe una relación entre la magnitud, que no es más que lo que va a abarcar la auditoría, con el objetivo que es lo que se va a estudiar y el alcance de que es las áreas o funciones que pueda abarcar la auditoria administrativa. Entonces la auditoria administrativa por su dimensión decimos que se divide en total, cuando lo que se quiere estudiar está enfocado a todas las funciones del proceso administrativo; también encontramos la parcial
cuando lo que
queremos estudiar solo nos lleva a una función del proceso administrativo; y por último la dimensión fragmentada, esta es cuando el estudio está encaminado a un elemento de una función del proceso administrativo como pueden ser la políticas, procedimientos, etc.
1.6 FUNCIONES A ADMINISTRATIVA.
DESARROLLAR
POR
UNA
UNIDAD
DE
AUDITORÍA
Las funciones de la auditoría administrativa deben quedar enmarcadas dentro de la organización de una empresa en una unidad o departamento que, por su situación jerárquica, le permita la consecución de sus fines. El nivel donde deberá quedar la unidad de auditoría administrativa reunirá las características siguientes:
a) Jerarquía suficiente para poder inmiscuirse en cualquier unidad administrativa de la empresa. b) Que el tipo de funciones de dicha unidad sea en todo lo relacionado con la dirección, control y coordinación. c) Que tenga suficiente autoridad sobre los demás departamentos. Por lo anterior, la unidad de auditoría administrativa deberá ejercer el control superior en lo que se refiere a la eficiencia de las operaciones, midiendo y evaluando resultados.
1. Funciones a desarrollar Investigación constante de planes y objetivos. Estudio de las políticas y sus prácticas. Revisión constante de la estructura orgánica. Estudio constante de las operaciones de la empresa. Analizar la eficiencia de la utilización de recursos humanos y materiales. Revisión constante del equilibrio de las cargas de trabajo. Revisión de los métodos de control. Una unidad de auditoría administrativa se estructura de la manera siguiente:
1. Auditor supervisor. Es la persona que tiene la responsabilidad propiamente dicha de la auditoría administrativa. Es el encargado de elaborar el "plan de auditoría", y de€ autorizar los procedimientos y programas de revisión. Es indispensable que el "auditor supervisor" que ocupe este puesto sea un profesionista de la administración, con suficiente experiencia y capacidad. 2. Auditor por áreas. Es aquel profesional a quien después de dominar las técnicas de la auditoría administrativa, se le clasifica y se le especializa por áreas de trabajo de acuerdo con las funciones administrativas más requeridas. Se le puede clasificar de la manera siguiente: Auditor de alta gerencia. Auditor de asesoría. Auditor de personal. Auditor de producción. Auditor de almacén. Auditor de compras. Auditor de ventas. Auditor de finanzas. Auditor de estados financieros. Auditor de sistemas mecánicos y electrónicos.
3. Auditor ayudante. El encargado de este puesto tiene la responsabilidad de ayudar al auditor supervisor y al de áreas; en la recopilación de información necesaria, cuando se trata de empresas pequeñas, puede coordinar actividades de planeación y desarrollo del trabajo asignado. 4. Auditor principiante. Al encargado de ese puesto generalmente se le asignan trabajos de rutina; en la práctica a esta persona se le guía y supervisa en el desarrollo de su trabajo. El grupo de auditoría administrativa debe figurar en el nivel jerárquico de la empresa desde donde pueda operar en forma debida. Además; puede formar parte de las actividades de gerencia general, contraloría, control administrativo, planeación administrativa, etc.la
función de auditoría puede ser desempeñada por un grupo de especialistas aparte o bien por una unidad. Es de observancia que la función debe ser lo más independiente que se pueda de la presión de los grupos particulares de la empresa; mientras mayor independencia más eficiente y provechosa será el trabajo; mientras más alto sea el nivel que se le dé, menor oposición encontrara.
Diseño de la estructura de una unidad de auditoría administrativa. La estructura de la organización es un mecanismo proyectado para ayudar a lograr las metas. Lo fundamental para el diseño de organizaciones es el conocimiento actual de la empresa. Sin la comprensión General y específica de la situación actual y una buena comprensión de los requerimientos del sistema futuro, la posibilidad de que el sistema propuesto sea bueno se reduce en forma considerable. Factores que influyen en el tipo de decisión para la estructura más conveniente:
A. Actividad Programática. Comprende el tipo de estructura por proyectos o matricial. Rutinaria. Comprende el tipo de estructura lineal funcional. Eventual. Sería un área de apoyo. B. Temporalidad Permanente. Va de acuerdo a los tipos de factores para decidir el tipo de estructura adecuada. Temporal. Estructura por proyectos o matricial. C. Ámbito De acuerdo al campo de aplicación Pequeña. Tiende a ser una estructura lineal en la medida en que crece. Grande. Tiende a ser una estructura funcional.
D. Relaciones De acuerdo con el tipo de trabajo: Independientes. La estructura depende del criterio que adopte. Interrelacionada. La estructura es programática.
E. Recursos Recursos humanos Especialistas. Estructura programática. No especialistas. El tipo de estructura lineal funcional.
Recursos financieros Estructura programática. Bs más alto el costo, por el tipo de personal más calificado; pero a mediano y largo plazo resultara más barato, porque se trabaja a base de programas, lo que requiere de un solo supervisor. Lineal funcional. Es menor el costo, por el tipo de personal no calificado; pero conforme crece el número de personal se requerirá de más supervisores, lo que provocar un aumento en los costos. Recursos materiales Distribución de oficinas. Influye en el tipo de estructura, sobre todo cuando crece el personal y éste no se puede colocar en la oficina, lo cual provoca llevar a otra oficina parte de la persona.
Conclusión: las funciones de la auditoría administrativas deben quedar establecidas dentro de una empresa en la organización, ya sea por departamento, unidad o por jerarquía. El nivel de la unidad de auditoría administrativa tiene que reunir las características siguientes: jerarquía suficiente para poder interferir en cualquier unidad administrativa de la entidad, que las funciones de dicha unidad estén íntimamente relacionadas con el control, dirección y coordinación y que tengan suficiente autoridad sobre todos los demás departamentos. Las funciones a desarrollar en una empresa son: investigar constante de planes y objetivos, Estudio de las políticas y sus prácticas, Revisión constante de la estructura orgánica, Estudio constante de las operaciones de la empresa, Analizar la eficiencia de la utilización de recursos humanos y materiales, Revisión constante del equilibrio de las cargas de trabajo, Revisión de los métodos de control. Una unidad de auditoría administrativa se estructura de la siguiente manera: auditor supervisor, auditor por áreas son: auditor de alta gerencia, de asesoría, de personal, de producción, de almacén, de compras, de ventas, de finanzas, de estados financieros, de sistemas mecánicos y electrónicos, auditor ayudante y auditor principiante. Existen factores que influyen en el tipo de decisión de la estructura
y estos son: actividad, temporalidad, ámbito,
relaciones y recursos materiales, financieros y humanos.
1.7 METODOLOGIA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
La metodología de auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistémica, unifiquen criterios y delimiten la profundidad con que se revisarán y aplicarán las técnicas de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados. También con la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones, para su examen, informe y seguimiento. Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha dividido por etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes. De conformidad con Io anotado las etapas que integran la metodología son: Planeación Instrumentación Examen Informe Seguimiento
1.7.1 PLANEACION La planeación refiere los lineamientos de carácter general que norman la aplicación de la auditoría administrativa para garantizar la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudios de investigación preliminar, el proyecto de auditoría y el diagnostico preliminar sean suficientes, pertinentes y relevantes.
OBJETIVO Determinar las acciones que se deben realizar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada tomando en las condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos.
FACTORES A REVISAR Determinación de los factores fundamentales para el estudio de la organización, en función de dos vertientes: el proceso administrativo y los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento.
En el primer caso, se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen las funciones que lo fundamentan; las cuales permiten un análisis lógico de la organización, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente. Este orden se apega a propósitos estratégicos que concentran en forma objetiva la esencia o “razón de ser” de cada fase, y que son el punto de partida para estudiar a la organización en
todos sus ámbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos, servicios y entorno; lo que representa una visión de conjunto de cómo interactúan todos y cada uno en relación con su objeto o atribución sustantiva. En el segundo caso, se incluye una relación de los elementos específicos que integran y complementan el proceso administrativo. Tales elementos se asocian con los atributos fundamentales que enmarcan su fin y función, lo que permite determinar su contribución particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organización.
PROCESO ADMINISTRATIVO ETAPA: Planeación Visión Misión Objetivos Metas Estrategias/tácticas Políticas Procedimientos Programas Enfoques Niveles Horizonte Organización Estructura organizacional División y distribución de funciones Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios administrativos Instrumentos técnicos de apoyo Dirección Liderazgo Comunicación Motivación Grupos y equipos de trabajo Manejo del estrés y conflicto
PROPOSITO ESTRATEGICO: Definición del marco de actuación de la organización.
Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización.
Tomar las decisiones pertinentes para normar la gestión de la organización
Información y tecnología Toma de decisiones Creatividad e innovación Control
Medición del progreso de las acciones en función del desempeño
Naturaleza Sistemas Niveles Proceso Áreas de aplicación Herramientas Calidad
ELEMENTO ESPECIFICO Objetivos
ATRIBUTO FUNDAMENTAL Direccionan los esfuerzos de la organización.
Políticas
Norman y apoyan el funcionamiento general de la organización.
Procedimientos
Sistematizan lógicamente el trabajo
Programas
Ordenan en el tiempo las acciones
Sistemas
Definen la distribución interrelacionada de componentes
Proyectos
Promueven la unidad de propósito
Coordinación
Determina la unidad de acción
Comunicación
Posibilita el flujo de información
Proveedores
Suministran los insumos
Almacenes e inventarios
Resguardan y canalizan los recursos
Servicios generales
Desarrollan condiciones de operación
Distribución del espacio
Determina la disposición de instalaciones
Adquisiciones
Abastecen los recursos
Importaciones
Proveen los insumos de origen extranjero
Recursos humanos
Promueven la calidad de vida en el trabajo
Recursos financieros y contabilidad
Manejan y registran los recursos económicos
Producción
Genera los productos y servicios
Comercialización
Desplaza y ubica los productos y servicios
Investigación y desarrollo
Favorece la creatividad e innovación
Calidad
Brinda seguridad y mejoría continua
Servicio a clientes
Ofrece conocimiento respuesta
Asesoría interna
Proporciona soporte administrativo
Asesoría externa
Da soporte administrativo con otra visión
y
sistemas
de
FUENTES DE ESTUDIO Representan las instancias internas y externas a las que se recurre para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.
Internas Órganos de gobierno Órganos de control interno Socios Niveles de la organización Comisiones, comités y grupos de trabajo Sistemas de información
Externas Normativas Organizaciones análogas, o del mismo sector o ramo Organizaciones líderes en el campo de trabajo Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias Redes de información Proveedores Clientes o usuarios
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR Definida la dirección y los factores a auditarla secuencia lógica para su desarrollo requiere de un "'reconocimiento" o investigación preliminar para determinar la situación administrativa de la organización. Esto conlleva la necesidad de revisar la literatura técnica y legal, información del campo de trabajo' y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, así como el primer contacto con la realidad. Lo que puede provocar una reformulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecución. Asimismo, perfilar algunos de los problemas que podrían surgir y brindar otra perspectiva. Tal acercamiento inicial demanda de mucha precisión, ya que la información tiene que analizarse con el mayor cuidado posible para no propiciar confusión en la interpretación de su contenido. Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios: Determinación de las necesidades específicas Identificación de los factores que requieren de atención Definición de estrategias de acción Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los factores Especificación del perfil del auditor Estimación del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.
PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE AUDITORÍA Recabada la información preliminar, se debe proceder a seleccionar la necesaria para instrumentar la auditoría, la cual incluye dos apartados: la propuesta técnica y el programa de trabajo.
PROPUESTA TÉCNICA Naturaleza. Tipo de auditoría que se pretende realizar Alcance. Área(s) de aplicación Antecedentes. Recuento de auditorías anteriores Objetivos. Logros que se pretenden alcanzar Estrategia. Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de recursos Justificación. Demostración de la necesidad de instrumentarla Acciones. Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución Recursos. Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos Costo. Estimación global y específica de recursos financieros necesarios Resultados. Beneficios que se espera obtener
Información complementaria. Material e investigaciones que den servir como elementos de apoyo PROGRAMA DE TRABAJO Identificación. Nombre del estudio Responsable(s). Auditor a cargo de su implementación Área(s). Universo bajo estudio Clave. Número progresivo de las áreas, programas o proyectos Actividades. Pasos específicos para captar y examinar la información Fases. Definición del orden secuencial para realizar las actividades Calendario. Fechas asignadas para el inicio y término de cada fase. Representación gráfica. Descripción de las acciones en cuadros e imágenes Formato. Presentación y resguardo de avances Reportes de avance. Seguimiento de las acciones Periodicidad. Tiempo dispuesto para informar avances Asignación de la responsabilidad Para iniciar formalmente el estudio, la organización designará al auditor o equipo de auditores que estime conveniente, atendiendo a la magnitud o grado de complejidad de la auditoría. La designación como responsable puede recaer en el titular del órgano de control interno, en el encargado de alguna unidad de apoyo técnico o en un directivo de línea de alguna de las áreas de la organización, partiendo de la base de que tenga los conocimientos y experiencia necesarios en la realización de auditorías administrativa. La organización puede optar también por la contratación deservicio externo especializado en la materia. Finalmente, existe posibilidad de estructurar un equipo que incluya tanto a personal de la organización como personal externo.
CAPACITACIÓN Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo designado, no sólo en lo que respecta al manejo de los medios de investigación que se emplearán para recopilar la información, sino en todo el proceso para preparar la aplicación e instrumentación de la auditoría. Por lo anterior, se debe dar a conocer a este personal el objetivo que se persigue, las áreas involucradas, la calendarización de actividades, los documentos de soporte, el inventario estimado de información a captar, la distribución de cargas de trabajo, el registro de la información, la forma de reportar, y los mecanismos de coordinación y de reporte establecidos.
También es conveniente llevar a cabo una campaña de sensibilización en todos los niveles de la organización para promover un clima de confianza y colaboración.
ACTITUD La labor de investigación tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta, a fin de procurarse una imagen positiva; lo que facilitaría su tarea y estimularía la participación activa del personal de la organización. Con el propósito de evitar crear falsas expectativas, es de vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de externar comentarios que no tengan un sustento, o de hacer promesas que no pueda cumplir, apegándose en todo momento a las directrices de la auditoría en forma objetiva.
DIAGNÓSTICO PRELIMINAR El diagnóstico, en esta fase, debe precisar claramente los fines susceptibles de alcanzar, los factores que se van a examinar, las técnicas a emplear y la programación que va orientar el curso de acción de la auditoría. Con esta perspectiva, el auditor está obligado a prever la realización de los siguientes pasos:
1. Enriquecer la documentación de antecedentes y justificación de la auditoría. 2. Afinar el objetivo general 3. Definir objetivos tentativos específicos por área 4. Complementar la estrategia global 5. Ajustar y concretar el proyecto de auditoría 6. Determinar las acciones a seguir 7. Delimitar claramente el universo a examinar 8. Proponer técnicas para la captación y el análisis de la información 9. Plantear alternativas de medición 10. Depurar los criterios para el manejo de papeles de evidencias 11. Coadyuvar en el diseño y aplicación del examen 12. Contribuir en la elaboración del informe 13. Proponer mecanismos de seguimiento 1.7.2 INSTRUMENTACION Concluida la parte preparatoria, se procede a la instrumentación de la auditoría, etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables; de acuerdo con las circunstancias propia de la auditoría, la medición que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencias que haga posible su examen objetivo; de otra manera puede incurrir en errores de interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoría o, en su caso, a suspenderla. Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminación teniendo siempre presente el objetivo del estudio y proceder continuamente a su revisión, para mantener una línea de acción uniforme.
TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas: Investigación documental Observación directa Acceso a redes de información Entrevista Cuestionarios Cédulas
Investigación documental Consiste en la localización, selección y estudio de la documentación que puede aportar elementos de juicio á la auditoría. Las fuentes documentales básicas a las que se puede acudir son:
Normativa Acta constitutiva Ley que ordena la creación de la organización Reglamento interno Reglamentación específica Tratados y convenios Decretos y acuerdos Normas (nacionales e internacionales) Oficios circulares
Administrativa Organigramas Manuales administrativos Sistemas de información Sistemas de normalización y certificación Cuadros de distribución del trabajo Estadísticas de trabajo Plantilla de personal Inventarios de mobiliario y equipo Redes para el análisis lógico de problemas Sociogramas Unidades de medida del desempeño Estudios de mejoramiento Auditorías administrativas previas
Mercado Productos y servicios Áreas Población o Ingresos o o Factores limitantes Comportamiento de la demanda Situación actual o Características o o Situación futura (proyectada) Comportamiento de la oferta Situación actual o o Análisis del régimen de mercado Situación futura (previsible ) o Determinación de Precios
Ubicación geográfica Localización Ubicación espacial interna Características del terreno Distancias y costo de transporte Alternativas de conexión con unidades nuevas Justificación en relación con el tamaño y los procesos
Estudios financieros Recursos financieros para inversión Análisis y proyecciones financieras Programas de financiamiento Evaluación financiera
Situación económica Sistema económico Naturaleza y ritmo del desarrollo de la economía Aspectos sociales Variables demográficas Relaciones con el exterior
Observación directa En el acercamiento y revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida la observación directa, y comente y discuta su percepción con su equipo de trabajo; de esta manera se asegurará de que exista un consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área y podrá definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoría.
Acceso a redes de información El acceso a redes, permite detectar información operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, entre otras, vía Intranet, Internet o Extranet, además de mantener una situación interactiva con el entorno.
Entrevista Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Este medio es posiblemente el más empleado, y uno de los que puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios. Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos:
Tener claro el objetivo. Para lo cual se recomienda preparar Previamente una guía de entrevista sobre la información que se desea obtener, para que al término de la misma se pueda comprobar si se han cubierto las necesidades predeterminadas. Establecer anticipadamente la distribución del trabajo. Desarrollar un esquema de trabajo, asignando responsabilidades y determinando las áreas o unidades a auditar. Concertar previamente la cita. Verificar que el entrevistado esté debidamente preparado para proporcionar la información, con el tiempo y tranquilidad necesarios para disminuir el margen de error y evitar interrupciones. Clasificar la información que se obtenga. En cuanto a la situación real, o la relativa a sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos.
Cuestionarios Se emplean para obtener la información deseada en forma homogénea. Están constituidos por series de preguntas escritas, das, secuenciadas y separadas por capítulos o temática específica. La calidad de la información que se obtenga, dependerá de estructura y forma de presentación. En términos generales, cuestionario debe expresar el motivo de su preparación, procurando que las preguntas sean claras y concisas, con un orden lógico, redacción comprensible y facilidad de respuesta evitando recargarlo con demasiadas preguntas. Si el caso lo amerita, podrá incluirse instructivo de llenado.
Cédulas Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con propósito de la auditoría. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis, amén de que abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta. Cuando el universo de estudio es de gran magnitud, las pruebas para respaldar las conclusiones pueden resultar muy costosas en relación con el beneficio que se espera de la auditoría, por lo se puede emplear el muestreo sin necesidad de investigar a todas áreas de la organización. Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las especificaciones y el volumen de la información, establecen cual es la mínima cantidad de información representativa del todo -muestra- que necesario recabar para dar validez a los resultados que se obtiene a partir de ésta. No obstante, si en el curso de la revisión se advierten situaciones de las que se pueda inferir la existencia de irregularidades, las pruebas deberán ampliarse hasta conseguir evidencia suficiente.
MEDICIÓN Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos específicos, así como del propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y otro. Las escalas que se empleen con este fin, cumplen con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirán para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditoria. La elección y el uso de las escalas de medición están vinculados con las normas y directrices acordadas para aplicar la auditoría administrativa; aunque su variedad, alcance y precisión dependen también de las acciones que de manera particular ejerza el auditor, por lo que es necesario que las integre de manera racional y congruente.
PAPELES DE TRABAJO Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo: son los registros en donde se describe las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas. Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor habrá de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo; además, apoyan la ejecución y supervisión del trabajo. Deben de Formularse con claridad y exactitud, considerando los datos referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones detectadas. También se indicarán las desviaciones que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en la medida que esta información soporte la evidencia; la cual valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditoría. El auditor deberá preparar y conservar los papeles de trabajo, cuya forma y contenido dependen de las condiciones de aplicación de la auditoría, ya que son el testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones. Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe incluir: Identificación de la auditoría El proyecto de auditoría Índices, cuestionarios, cédulas y resúmenes del trabajo realizado Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la auditoría
Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo Anotaciones sobre información relevante Ajustes realizados durante su ejecución Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación Reporte de posibles irregularidades Para homogenizar su presentación e información, y facilitar el acceso a su consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas sino consignar los tópicos relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y ser lo suficientemente sólidos en sus argumentos para que cualquier persona que los revise pueda seguir la secuencia del trabajo. Asimismo, son un elemento probatorio de que la evidencia obtenida, los procedimientos y técnicas empleados son suficientes y competentes. Aunque los papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, podrá proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos, por lo que debe resguardarlos por un periodo suficiente para cualquier aclaración o investigación pudiera emprenderse y, tomando en cuenta su utilidad, para auditorías subsecuentes. En caso de que se abra un proceso de investigación, se podría obligar al auditor a suspender o a posponer la auditoría para no interferir en tanto no se aclaren las circunstancias que lo originaron.
EVIDENCIA La evidencia representa la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo incertidumbre y conflicto que puede traer consigo, así como el de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la línea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que durante el proceso de ejecución vayan surgiendo. La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:
Física. Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales. Documental. Se obtiene por medio del análisis de documentos y está contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del trabajo. Testimonial. Se consigue de toda persona que realiza declaraciones durante la aplicación de la auditoría.
Analítica. Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados o componentes. Para que la evidencia sea útil y válida, debe cubrir los siguientes requisitos:
Suficiente. Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor. Competente. Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha sido validada. Relevante. Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho en forma lógica y patente. Pertinente. Cuando existe congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoría. Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de control interno, al titular de la organización y al Líder del proyecto las siguientes situaciones:
1. Problemas para obtener una evidencia suficiente, producto de registros incorrectos, operaciones no registradas, archivos incompletos y documentación inadecuada o alterada 2. Transacciones realizadas fuera del curso normal 3. Limitaciones para acceder a los sistemas de información 4. Registros incongruentes con las operaciones realizadas 5. Condicionamiento de las áreas para suministrar evidencias En todas las oportunidades, el auditor deberá proceder con prudencia, preservando su integridad profesional y conservando los registros de su trabajo, incluyendo los elementos comprobatorios de inconsistencias detectadas.
SUPERVISIÓN DEL TRABAIO Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisión sobre el trabajo que realiza los auditores, delegando la autoridad sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad. De esta manera, a medida que descienda el nivel de responsabilidad, el auditor que encabece una tarea, tendrá siempre la certeza de dominar el campo de trabajo y los elementos de decisión para vigilar que las acciones obedezcan a una lógica en función de los objetivos de la auditoría. La supervisión, en las diferentes fases de ejecución de la auditoría, comprende: Revisión del Programa de trabajo Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores
Aclaración oportuna de dudas Control del tiempo invertido en función del estimado Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que están completos y cumplen con su propósito. Para llevar a cabo la supervisión en forma consistente y homogénea es conveniente observar los siguientes criterios: Asegurarse de que existe coincidencia en las líneas fundamentales de investigación en todo el equipo de auditores. Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender cualquier duda o aclaración. Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes pertinentes Efectuar cambios en el equipo auditor cuando prevalezcan actitudes negativas o no se apliquen las líneas de investigación definidas. Celebrar reuniones periódicamente para mantener actualizados a los auditores e instruirlos para mejorar su desempeño. Asimismo, es de vital importancia que la supervisión del trabajo contemple: Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de revisión del auditor responsable. Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometidos a revisión y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable. Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor líder del equipo, para garantizar el contenido de las conclusiones. Llevar una bitácora en donde se describa el comportamiento de los auditores. Preparar un informe que comprenda los logros y obstáculos encontrados a lo largo de la auditoría Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones esenciales detectadas y el camino para instrumentarlas.
1.7.3 EXAMEN El examen de los factores de la auditoría consiste en dividir o separar sus elementos componentes para conocer la naturaleza, las características y el origen de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e interacción de las partes entre sí y con el todo, y de éstas con su contexto.
PROPÓSITO Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y las circunstancias específicas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisión óptimos.
PROCEDIMIENTO El examen provee de una clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de problemas, así como de los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio. El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:
Conocer el hecho que se analiza. Describir ese hecho. Descomponerlo para percibir todos sus aspectos y detalles. Revisarlo críticamente para comprender mejor cada elemento. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogías o discrepancias. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado individualmente y en conjunto. Identificar y explicar su comportamiento, con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atención. Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionamientos:
¿Qué trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que se realizan. ¿Para qué se hace? Propósitos que se pretenden alcanzar ¿Quién lo hace? Personal que interviene. ¿Cómo se hace? Métodos y técnicas que se aplican. ¿Con qué se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan. ¿Cuándo se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos. Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, éstas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio, planteando la pregunta ¿Por qué? hasta en cinco ocasiones, de manera consecutiva. A partir de este momento, el examen se torna más crítico, y permite que las nuevas respuestas vayan abriendo una perspectiva cada vez más profunda en cuanto a las alternativas para respaldar las conclusiones y juicios del auditor.
TÉCNICAS DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones, y le posibilitan: Comprobar cómo se están ejecutando las etapas del proceso administrativo Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos Examinar los resultados que está obteniendo la organización Revisar las circunstancias que inciden en los resultados Verificar los niveles de efectividad Conocer el uso de los recursos Determinar la medida de consistencia en procesos específicos Entre las técnicas que se utilizan para realizar el análisis, y que representan un apoyo valioso para el auditor, se encuentran las siguientes:
ORGANIZACIONALES Administración por objetivos. Proceso a través del cual los niveles de decisión de una organización, identifican objetivos comunes, definen áreas de responsabilidad en términos de resultados esperados, y usan esos objetivos como guías para su operación. Análisis de sistemas. Proceso de clasificación e interpretación de hechos, así como del diagnóstico de problemas y empleo de la información para recomendar mejoras a un sistema. Análisis de costo-beneficio. Estudio para determinar la forma menos costosa de alcanzar un objetivo o de obtener el mayor valor posible, de acuerdo con la inversión realizada. Análisis de estructuras. Examen detallado de la estructura de una organización para reconocer sus componentes, características representativas y comportamiento, con el fin de optimizar su funcionamiento. Análisis de criterio múltiple. Técnica cualitativa de proyección, que evalúa alternativas asignando calificaciones a criterio de acuerdo con claves acordadas por consenso. Análisis factorial. Método de análisis que incluye todas las variables que ejercen influencia en un proceso u operación, las cuales se identifican en un número específico de factores, que a su vez sirven para determinar el desempeño y resultado de la operación en su conjunto.
Análisis FODA. Técnica de análisis que toma su nombre de las palabras FuerzaOportunidades-Riesgos-Debilidades. Es empleada en los estudios de mercado de imagen corporativa, así como de productos y servicios. Análisis marginal. Técnica de planeación que permite cuantificar el incremento económico como producto de una decisión. Árbol de decisiones. Por medio de este enfoque se visualizan los riesgos y las probabilidades de una situación, como incertidumbre o acontecimientos fortuitos, al trazar en forma de un "árbol" los puntos de decisión, los sucesos aleatorios y las alternativas que existen en los diversos cursos de acción. Autoevaluación. Método a través del cual los integrantes de una organización identifican, valoran y comparan sus avances en relación con las metas y objetivos preestablecidos durante un periodo específico. Benchmarking. Proceso sistemático y continuo de evaluación de los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como líderes en su campo, con el fin de realizar mejoras organizacionales. Control total de calidad. Método orientado a elevar en forma consistente la calidad de los procesos, productos y servicios de una organización, previendo el error y haciendo un hábito la superación constante, con el propósito de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes. Desarrollo organizacional. Proceso planeado para realizar modificaciones culturales y estructurales en una organización, en forma sistemática, para mejorar su funcionamiento en todos los niveles. Diagrama de afinidad. permite agrupar por temas los planteamiento y propuestas surgidos de una "lluvia de ideas" con el fin de identificar problemas. Es decir, que su elaboración agrupa y sintetiza en pocos rubros un amplio número de opiniones, destacando la afinidad que presumiblemente existe entre ellas. Diagrama de causa y efecto. Técnica que representa el conjunto de causas o factores causales que producen un efecto específico. el diagrama parte de que el origen o causa de un efecto puede provenir del material, equipo, mano de obra, método y clase de medida que se utilizan. Las causas son parte de un proceso, el cual puede ser de cualquier naturaleza: de producción, de ventas, de compras, de personal, etc. que generan un producto o servicio. Los procesos deben ser controlados para obtener mejores productos y servicios. El propósito de este diagrama es realizar un control preventivo para actuar oportunamente sobre los efectos, y asegurar que los productos y servicios sean de calidad.
Diagrama de Pareto. Herramienta gráfica para clasificar hechos, sobre la base de que el 80% de los efectos surge del 20% de las posibles causas. Diagrama de relaciones. Clarifica la interrelación entre diferentes factores, así como la relación causa-efecto que prevalece entre ellos. El diagrama puede ser en forma de I o de r. Este último permite observar la relación de dos factores con un tercero. Empowerment. Proceso estratégico con el que se busca una relación de socios entre la organización y su personal, pretendiendo aumentar su confianza, responsabilidad, autoridad y compromiso, y con ello el desarrollo óptimo de su trabajo. Ergonomía. Estudio del desempeño de un individuo con respecto a las actividades que rea\iza, el equipo que emplea y su entorno: lo cual permite un ajuste recíproco constante y sistémico de su desempeño, respetando condiciones de seguridad e higiene, y elevando su productividad. Estudio de factibilidad. Análisis que permite precisar la situación y buscar alternativas de cambio para un producto, proyecto, sistema o servicio de una organización, tomando en cuenta su medio ambiente. Estudio de viabilidad. Investigación tendiente a determinar los beneficios cuantitativos y cualitativos a corto, mediano y largo plazo, considerando factores tales como la oportunidad, exactitud, precisión y costo de la información a obtenerse y, sobre todo, el efecto que ésta tiene en los distintos niveles jerárquicos. Inteligencia emocional. Método que permite tomar conciencia de las emociones, comprender los sentimientos de los demás, tolerar las presiones y frustraciones, acentuar la capacidad de trabajar en equipo y adoptar una actitud empática y social para lograr el desarrollo y crecimiento personal. Reingeniería organizacional. Proceso que replantea y redireccionar los procesos, la estructura organizacional, los sistemas y la toma de decisiones de una corporación o negocio, con el objeto de instrumentar cambios drásticos y profundos para elevar en forma efectiva su desempeño y competitividad. Reorganización. Revisión y ajuste de una organización, con el propósito de hacerla más funcional y productiva. Técnica Delphi. Recurso para efectuar pronósticos con el consenso de un grupo de expertos, con el fin de crear un concepto futuro; se caracteriza por que los participantes no tienen contacto visual.
Teoría de las restricciones. Establece que en toda clase de sistema existe alguna restricción, por lo que es necesario un método para representar las cadenas lógicas de relaciones causa-efecto en forma de diagramas denominados árboles, los cuales se clasifican en: árbol de realidad actual (expresa los síntomas y causas subyacentes), árbol de realidad futura (comprueba la validez de solución), y árbol de transición (plan de implementación). Teoría de la atribución. Planteamiento que explica cómo se juzga a las personas de manera diferente, partiendo del significado que se atribuye a una conducta. CUALITITATIVAS Análisis de serie de tiempos. Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, rotación de personal, etcétera, en periodos homogéneos. Cadenas de eventos. Serie de actividades en la cual la probabilidad de que ocurra un evento depende del evento inmediato anterior, lo cual condiciona las posibilidades de las actividades futuras. Correlación. Determinación del grado de relación o influencia mutua entre dos o más variables. Modelos de inventario. Especificación del tiempo y cantidad de inventarios necesarios para satisfacer las demandas de los clientes. Modelos integrados de producción. Reducción del costo con respecto a la fuerza de trabajo, la producción y los inventarios. Muestreo. sirve para inferir información acerca de un universo de investigación, a partir del estudio de una parte representativa del mismo. Números índices. Muestran el movimiento de valores en una serie de tiempo, lo que permite medir con fines de control, a partir de una base inicial, las fluctuaciones en el volumen de operaciones, errores, costos, ausencias y otras variables en un periodo determinado, comprobando la validez y confiabilidad de la información. Programación dinámica. Resolución de problemas que poseen varias fases interrelacionadas, donde se debe adoptar una decisión adecuada para cada una de estas, sin perder de vista el objetivo último que se pretende alcanzar. solamente cuando el efecto de cada decisión se ha determinado, se toma una decisión final.
Programación lineal. Asignación de recursos de manera óptima en función de un objetivo, con el fin de minimizar costos y maximizar beneficios. Simulación. Imitación de una operación o un método antes de su ejecución real, reproduciendo situaciones difíciles o incosteables de experimentar en la práctica; Esta técnica permite tomar decisiones con un grado razonable de certidumbre, toda vez que se efectúan imitaciones de datos numéricos en los que se prueban todas las combinaciones que en la realidad pueden presentarse. Teoría de colas o de líneas de espera. Optimización de distribuciones en condiciones de aglomeración, en la que se cuidan los puntos de estrangulamiento o tiempos de espera, esto es, las demoras verificadas en algún punto de servicio. Teoría de los grafos. Técnicas de planeación y programación por redes CPM (método del camino crítico), PERT (proceso de valoración de un programa) y RAMPS (ubicación de recursos y programación multiproyecto), son diagramas que buscan identificar la trayectoria crítica para planear y programar en forma gráfica y cuantitativa la secuencia coordinada para llevar a cabo un proyecto. Toma de decisiones. selección del mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable. Teoría de los juegos. Determinación de la estrategia óptima de una situación de competencia. FORMULACIÓN DEL DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO La diagnosis administrativa, parte esencial de la auditoría administrativa, es un recurso que traduce los hechos y circunstancias en información concreta, susceptible de cuantificarse y cualificarse. Es también una oportunidad para diseñar un marco global de análisis; para sistematizar la información de la realidad de una organización; para establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades; para identificar los factores más relevantes de su funcionamiento; para determinar los recursos disponibles en la resolución de problemas; y, sobre todo, para servir como cauce a las acciones necesarias que ofrezcan su atención efectiva. El diagnóstico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento administrativo, a la vez que permite evaluar tendencias y situaciones para formular una propuesta interpretativa, o modelo analítico, de la realidad de la organización. Para que el diagnóstico administrativo aporte elementos de decisión sustantivos a la auditoría, tiene que incorporar los siguientes aspectos:
1. Descripción de la organización de acuerdo con su situación actual y su trayectoria histórica 2. Elementos probatorios de la necesidad de ejercer una auditoría administrativa 3. Definición de un objetivo general y objetivos por área especifica 4. Efecto de la estrategia seguida 5. Consecuencias de la implementación del proyecto de auditoria 6. Nivel de aplicación del proceso administrativo 7. Comportamiento de los elementos específicos que coadyuvan con el proceso administrativo 8. Efectividad con la que se instrumentan las acciones administrativas 9. Racionalidad con la que se utilizan los recursos 10. Calidad de vida de la organización 11. Alternativas Alternativas de acción para elevar el desempeño organizacional 12. Índole de las relaciones con el entorno 13. Identificación de tendencias internas y externas 14. Detección de oportunidades de mejora
1.7.4 INFORME Al finalizar el examen de la organización, es necesario preparar un informe, en el cual se consignen los resultados de la auditoria; identificando claramente el área, sistema, programa, proyecto, etcétera, auditado, el objeto de la revisión, la duración, alcance, recursos y métodos empleados. En virtud de que en este documento se señalan los hallazgos así como las conclusiones y recomendaciones de la auditoria, es indispensable que brinde suficiente información respecto a la magnitud de hallazgos y la frecuencia con que se presentan, dependiendo del número de casos o transacciones revisadas en función de las operaciones que realiza la organización. Asimismo, es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estén sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles del trabajo del auditor. Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, deberán reunir atributos tales como:
Objetividad. Visión imparcial de los hechos. Oportunidad. Disponibilidad en tiempo y tugar de la información. Claridad. Fácil comprensión del contenido. Utilidad. Provecho que puede obtenerse de la información. Calidad. Apego a las normas de la calidad y elementos del sistema de calidad en materia de servicios. Lógica. Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.
El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita conocer si los instrumentos y criterios contemplados fueron acordes con las necesidades reales, y deja abierta La alternativa de su presentación previa al titular de la organización para determinar los logros obtenidos; particularmente cuando se requieren elementos probatorios o de juicio que no fueron captados en la aplicación de 1a auditoría. Asimismo, permite establecer las condiciones necesarias para su presentación e instrumentación. En caso de una modificación significativa, derivada de evidencia relevante, el informe tendrá que ajustarse.
ASPECTOS OPERATIVOS Antes de presentar la versión definitiva del informe, es necesario revisarlo en términos prácticos, partiendo de las premisas acordadas para orientar las acciones que se llevaron a cabo en forma operativa Para abordar este aspecto, es aconsejable ajustarse al orden siguiente:
1. Introducción. Criterios que se contemplaron para comprender e interpretar la auditoría. 2. Antecedentes. Información que enmarca la génesis y situación actual de la organización. 3. Justificación. Elementos que hicieron necesaria su aplicación. 4. Objetivos de la auditoria. Razones Razones por las que se efectuó la auditoria y fines que se persiguen con el informe. 5. Estrategia. Cursos de acción seguidos y recursos ejercidos en cada uno de ellos. 6. Recursos. Medios humanos, materiales y tecnológicos empleados 7. Costo. Recursos financieros usados en su desarrollo. 8. Alcance. Ámbito, profundidad y cobertura del trabajo. 9. Acciones. Pasos o actividades realizados en cada etapa. 10. Metodología. Marco de trabajo' técnicas e indicadores en que se sustento la auditoria. 11. Resultados. Hallazgos significativos y evidencia suficiente que los sustenta. 12. Conclusiones. Inferencias basadas en las pruebas obtenidas. 13. Recomendaciones. Señalamientos para mejorar La operación y el desempeño. 14. Alternativas Alternativas de implantación. Programa y método viables. 15. Desviaciones significativas. Gradó de cumplimiento de las normas aceptadas para la auditoría. 16. Opiniones de los responsables de las áreas auditadas. Puntos de vista externados acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones 17. Asuntos Asuntos especiales. Toda clase de aspectos que requieren un estudio más profundo.
LINEAMIENTOS GENERALES PARA SU PREPARACION 1. No perder de vista el objeto de la auditoría cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales. 2. Ponderar las soluciones que se propongan para hacerlas prácticas y viables. 3. Explorar diferentes alternativas para inferir las causas y efectos inherentes a los hallazgos, y traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, según sea el caso. 4. Homogeneizar la integración y presentación de los resultados, para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atención. 5. Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar sólidamente los resultados. 6. Ofrecer a los niveles de detección los elementos idóneos para una toma de decisiones objetiva y consistente. 7. Sentar las bases para la constitución de un mecanismo de información Permanente. 8. Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia que reviste el no cumplir, o hacerlo extemporáneamente, con las medidas recomendadas. 9. Establecer la forma y contenido que deberán observar los reportes y seguimiento de las acciones. 10. Tomar en cuenta los resultados de auditorías realizadas con anterioridad, para evaluar el tratamiento y cursos de acción tomados en la obtención de resultados. Es conveniente que antes de emitir el informe, una persona independiente a la aplicación de la auditoría, revise los borradores y los papeles de trabajo, a fin de verificar que han cumplido con todas las normas de auditoría y que la opinión a externar esté justificada y debidamente amparada por el trabajo realizado.
TIPOS DE INFORME La variedad de alternativas para presentar los informes depende del destino y propósito que se les quiera dar, amén del impacto que se busca con su presentación. Atendiendo a estos criterios, los informes más representativos son: Informe general Informe ejecutivo Informe de aspectos relevantes
INFORME GENERAL Responsable. Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe. Introducción. Breve descripción de por qué surgió la necesidad de aplicar la auditoría, mecanismos de coordinación y participación empleados para su desarrollo, duración de la revisión, así como el propósito y explicación general de su contenido. Antecedentes. Exposición histórica de la organización, es decir, los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la decisión de llevar a cabo la auditoría. Técnicas empleadas. Instrumentos y métodos utilizados para la obtención de resultados en función del objetivo. Diagnóstico. Definición de las causas y consecuencias del estudio, mismas que justifican los cambios o modificaciones posibles. Propuesta. Presentación de alternativas de acción, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios y, resultados esperados. Estrategia de implantación. Explicación de los pasos o etapas previstas para obtener y aplicar los resultados. Seguimiento. Determinación de los mecanismos de información, control y evaluación, para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos. Conclusiones y recomendaciones. Concentrado de los logros obtenidos, problemas detectados, soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para La consecución real de las propuestas. Apéndices o anexos. Gráficos, cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo que se consideren elementos elementos auxiliares para la la presentación y fundamentación del estudio.
INFORME EJECUTIVO Responsable. Área o unidad administrativa encargada del informe. Periodo de revisión. Tiempo que comprendió el examen. Objetivos. Propósitos que se pretende lograr con la auditoría. Alcance. Profundidad con la que se examinó la organización'. Metodología. Explicación de las técnicas y procedimientos utilizados con el fin de captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoría. Síntesis. Relación de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados. Conclusiones. Concentrado de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de actuación.
INFORMES DE ASPECTOS RELEVANTES Documento que se integra adoptando un criterio de selectividad, con el objeto de contemplar los aspectos que reflejan los obstáculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el examen de la organización. Mediante este informe, se puede analizar y evaluar: Si el proceso de aplicación de la auditoría se finalizó Si se prese4taron observaciones relevantes si la auditoría está en proceso, se reprogramo o se replanteó. Las horas-hombre realmente utilizadas. La fundamentación de cada observación Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas
Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando plantean las siguientes características: Falta de concordancia estrategias, políticas y programas, establecidas Inobservancia del marco normativo aplicable No se cumplen adecuadamente las expectativas de los clientes y usuarios Los proveedores no se sujetan puntualmente a las condiciones de operación. Registros contables inoportunos, incorrectos u omitidos. Presentación extemporánea de informes y reportes financieros. Se requiere mejorar la cultura organizacional. Necesidad de revisar la estrategia general de acción. Adecuación y actualización de los sistemas Ampliar los programas de capacitación y desarrollo Depurar los procesos esenciales Replantear el manejo de funciones Reducción de los pasos y el tiempo necesarios para desahogar el trabajo Mejor aprovechamiento de ros recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos Para apoyar el proceso de toma de decisiones del titular de la organización, este informe puede acompañarse de un ejemplar del informe general o ejecutivo.
PROPUESTA DE IMPLANTACIÓN La implantación de las recomendaciones constituye el paso clave para impactar en forma efectiva a la organización, ya que constituye el momento de transformar las propuestas en acciones específicas para cumplir con el propósito de la auditoría. La implantación se efectúa en tres fases:
1. Preparación del Programa 2. Integración de recursos 3. Ejecución del programa Preparación del Programa Para elaborar el programa es necesario cumplir con estos pasos: Determinar las actividades que deben de efectuarse y la secuencia para su realización Establecer el tiempo de duración de cada actividad y el total para la implantación Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de su ejecución.
Métodos de implantación Los métodos de implantación aceptados para traducir las recomendaciones en acciones específicas son:
1. 2. 3. 4. 5.
Instantáneo Proyecto piloto Implantación en Paralelo Implantación por aproximaciones sucesivas Combinación de métodos
Método instantáneo. Refiere la posibilidad de implantar las recomendaciones contenidas en los resultados de la auditoría en forma inmediata, tomando en cuenta que éstas sean viables y que existan las condiciones para hacerlo efectivamente. Método de Proyecto Piloto. Consiste en realizar un ensayo con los resultados de la auditoria en solo una parte de la organización, con la finalidad de medir sus efectos, lo que facilita introducir cambios en una escala reducida, llevando a cabo cuantas pruebas sean necesarias, antes desde aplicarlos en forma global. Método de Implantación en Paralelo. Representa la operación simultánea, por un periodo determinado, tanto de las condiciones normales de trabajo, como de las que se van a implantar; lo que permite efectuar modificaciones y ajustes sin problemas, dejando de suspender las anteriores.
Método de implantación parcial o por aproximaciones sucesivas. Consiste en seleccionar parte de las recomendaciones de la auditoría e implantarlas procurando hacerlo sin causar grandes alteraciones, y avanzar al siguiente paso sólo hasta que se haya consolidado el anterior lo que permite un cambio gradual y controlado. Combinación de métodos. Constituye el empleo de más de un método para instrumentar las recomendaciones, tomando en cuenta el impacto que los cambios administrativos pueden propiciar en la organización. Integración de recursos Estructurado el programa de implantación, se deben reunir los recursos para ponerlo en marcha. Después se tiene que desarrollar toda la base documental para fundamentar técnica y normativamente la implantación y, en su caso, el acondicionamiento físico de las instalaciones. Finalmente, de acuerdo con los requerimientos de la auditoría y con el programa de implantación, se lleva a cabo la selección y capacitación del personal que va a colaborar en su ejecución.
Ejecución del programa Cumplidos los pasos anteriores, se procede a implantar el estudio empleando el método seleccionado y realizando las actividades programadas. Es necesario que el personal que participa en la implantación, reciba la información y orientación oportuna para interactuar en condiciones optimas. En forma simultánea, se tiene que efectuar el seguimiento y evaluación de los avances que se vayan obteniendo.
PRESENTACIÓN DEL INFORME Otra vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de la auditoría convocará al grupo auditor para efectuar una revisión de su contenido; en caso de detectar algún aspecto susceptible de enriquecer o clarificar, realizará los ajustes necesarios para depurarlo. Cuando ya se cuente con el informe final, se procederá a su entrega y presentación a: Titular de la organización Órgano de gobierno Niveles directivos, Mandos medios Y nivel operativo Grupo(s) de filiación, corporativos(s) o sectorial(es)
Dependencia globalizadora (en el caso de instituciones públicas) Atendiendo a las normas de funcionamiento, convenios de coordinación, convención sectorial, estrategia y relaciones con el entorno, el informe se puede hacer extensivo a las instituciones con las que interactúa la organización, con el objeto de fortalecer o reconsiderar los criterios para el desarrollo del trabajo en conjunto. La presentación del informe puede realizarse con el apoyo de equipos de cómputo, láminas o material audiovisual.
1.7.5 SEGUIMIENTO Las observaciones que se producen como resultado de la auditoria deben de sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino también a evitar su recurrencia. En este sentido, el seguimiento no se limita a la determinación de observaciones o deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento a la organización, lo que hace posible: Verificar que las acciones realizadas como resultado de las observaciones se lleven a la práctica en los términos y fechas establecidos conjuntamente con el responsable del área, función, proceso, programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar los resultados esperados. Facilitar al titular de la organización la toma de decisiones. Constatar las acciones que llevaron a cabo para instrumentar las recomendaciones, y al finalizar la revisión, rendir un nuevo informe referente al grado y forma como éstas se atendieron.
OBJETIVO GENERAL Establecer lineamientos generares para dar el adecuado seguimiento de las observaciones formuladas por el auditor y asegurar su atención y puesta en operación.
LINEAMIENTOS GENERALES Definir las áreas en que se comprobará la implantación de los cambios propuestos por el auditor, tomando como referencia el informe de la auditoría y las sugerencias o comentarios del titular de la organización considerar la participación de especialistas cuando se estime que la aplicación de las recomendaciones así lo requiere. Realizar, con la amplitud necesaria, las pruebas adecuadas para obtener evidencia que fundamente la adopción de las sugerencias del auditor. Establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control del cumplimiento de estas propuestas en los términos y fechas establecidos Brindar el apoyo necesario a las áreas involucradas durante el proceso de seguimiento e instrumentación de tares recomendaciones.
Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de las modificaciones efectuadas de acuerdo con dichas propuestas. Replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en especial cuando existan cambios que se consideren indispensables, en especial cuando existan cambios plenamente justificados de las condiciones que les dieron origen. Reprogramar las fechas compromiso para implantar las recomendaciones en los casos en que estas no se hayan adoptado o se haya atendido Parcialmente. El auditor comentará con el responsable del área sujeta a seguimiento las observaciones determinadas, con el objeto de que se aporten pruebas o elementos de juicio adicionales que en el desarrollo de la auditoria no fueron expuestos, permitiendo con ello rectificar su opinión. Si a criterio del auditor se tiene que reportar el seguimiento de observaciones derivadas de una auditoría en proceso, deberá adjuntarse el informe. Establecer, cuando se justifique, fechas de reprogramación para implantar en su totalidad las recomendaciones conforme a los términos previamente acordados con el titular de la organización.
ACCIONES ESPECÍFICAS Para examinar el grado de avance en la puesta en práctica de los cambios sugeridos y sentar las bases para una auditoría de seguimiento, se requiere que el auditor verifique cómo se efectúan, lo cual puede visualizar desde dos perspectivas: Las recomendaciones se han implantado conforme a programa. Tal implantación se ha realizado fuera de programa
Recomendaciones Programadas 1. Asignación de responsabilidades 2. Factores considerados 3. Áreas de aplicación 4. Periodo de realización 5. Porcentaje de avance 6. Costo 7. Apoyo Y soporte utilizados 8. Resultados obtenidos 9. Impacto logrado
Recomendaciones fuera de programa 1. Desviaciones 2. Causas
3. 4. 5. 6. 7.
Efectos Alternativas de solución planteadas Alternativas de solución aplicadas Acciones correctivas realizadas Calendario de aplicación
CRITERIOS PARA LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organización referentes a las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes, con el propósito de atenderlas en la auditoría de seguimiento a realizar. Entrevistarse previamente a la ejecución de esta auditoría con los responsables de las áreas involucradas, a fin de obtener un panorama general del avance en la implantación de las recomendaciones. Especificar el número de semanas-hombre que comprenderá la revisión, el responsable de la supervisión y los auditores que participarán en la ejecución. Dar prioridad, en la auditoría de seguimiento, a la comprobación del cumplimiento en los términos establecidos y fechas programadas en las disposiciones de apoyo preparadas, la definición de medidas correctivas y las-sugerencias de tipo preventivo para evitar la recurrencia de las observaciones señaladas por el auditor. Cuando en la auditoría de seguimiento se detecten nuevas irregularidades, se deberá ampliar el alcance de los procedimientos de auditoría, con la finalidad de plantear al responsable del área las recomendaciones necesarias para subsanarlas y establecer conjuntamente las fechas compromiso. Conclusión: El propósito de la auditoria administrativa es servir para que cada una de las etapas de su ejecución se cumpla de manera programada y sistemática y así de esta manera no caer en una revisión profunda de igual forma para aplicar las técnicas de análisis que garanticen el manejo oportuno y objetivo de los resultados de la auditoría. La metodología de la auditoria administrativa está formada por cinco etapas las cuales son: 1) planeación, 2) instrumentación, 3) examen, 4) informe y 5) seguimiento. La planeación es la que se refiere a los lineamientos de carácter general que norman la manera de aplicar la auditoria administrativa en esta fase se incorporan las etapas del proceso administrativo, planeación organización dirección y control. La instrumentación es la etapa siguiente, una vez concluida la planeación en esta etapa se procede a aplicar las técnicas de recolección de la auditoria. El examen es la etapa donde se presenta el análisis de la auditoría en diagrama de causa y efecto, en un matriz foda, etc. y por último el informe que es donde se plasma los resultados de la auditoría así como las observaciones y recomendaciones propuestas por los auditores.
CAPÍTULO 2. ESTUDIO GENERAL DE LA ENTIDAD. 2.1. ANTECEDENTES
Construservicios integrales e inmobiliarios, S.A. De CV., es una empresa fundada en el año de 1988, la cual tiene como objetivo principal: construcción de casas-habitación, edificios y oficinas; carreteras, obras públicas y privadas así como estudios de ingeniería y arquitectura. construcción y administración de condominios. adquisición y arrendamiento de muebles inmuebles, maquinaria, equipos y enseres que igualmente pueda otorgar en arrendamiento. proporcionar servicios corporativos de guardia, seguridad y vigilancia privada y mensajería. prestar servicios de conservación y mantenimiento limpieza en edificios y bienes inmuebles en general. celebrar toda clase de actos jurídicos, contratos, convenios y cuanto fueren necesarios para el cumplimiento de sus fines sociales.
La empresa cuenta con representantes en Villahermosa Tabasco y Mérida Yucatán, y para cumplir con el objetivo social nos actualizamos en adelantos tecnológicos, en programas, equipos y herramientas para lograr mayor eficiente al momento de prestar de nuestros servicios; nuestra oficina en Villahermosa y Mérida cuenta con servicio telefónico con conmutador, celulares, correo electrónico y equipo de radiocomunicación. Con repetidor con dos frecuencias privadas.
2.2 MARCO LEGAL DE LA ENTIDAD
Ley general de sociedades mercantiles Artículo 1º.- Esta Ley reconoce las siguientes especies de sociedades mercantiles: I.- Sociedad en nombre colectivo; II.- Sociedad en comandita simple; III.- Sociedad de responsabilidad limitada; IV.- Sociedad anónima;
V.- Sociedad en comandita por acciones, y VI.- Sociedad cooperativa. Cualquiera de las sociedades a que se refieren las fracciones I a V de este artículo podrá constituirse como sociedad de capital variable, observándose entonces las disposiciones del Capítulo VIII de esta Ley.
Artículo 2º.- Las sociedades mercantiles inscritas en el Registro Público de Comercio, tienen personalidad jurídica distinta de la de los socios. Salvo el caso previsto en el artículo siguiente, no podrán ser declaradas nulas las sociedades inscritas en el Registro Público de Comercio. Las sociedades no inscritas en el Registro Público de Comercio que se hayan exteriorizado como tales, frente a terceros consten o no en escritura pública, tendrán personalidad jurídica. Las relaciones internas de las sociedades irregulares se regirán por el contrato social respectivo, y, en su defecto, por las disposiciones generales y por las especiales de esta ley, según la clase de sociedad de que se trate. Los que realicen actos jurídicos como representantes o mandatarios de una sociedad irregular, responderán del cumplimiento de los mismos frente a terceros, subsidiaria, solidaria e ilimitadamente, sin perjuicio de la responsabilidad penal, en que hubieren incurrido, cuando los terceros resultaren perjudicados. Los socios no culpables de la irregularidad, podrán exigir daños y perjuicios a los culpables y a los que actuaren como representantes o mandatarios de la sociedad irregular.
Artículo 3º.- Las sociedades que tengan un objeto ilícito o ejecuten habitualmente actos ilícitos, serán nulas y se procederá a su inmediata liquidación, a petición que en todo tiempo podrá hacer cualquiera persona, incluso el Ministerio Público, sin perjuicio de la responsabilidad penal a que hubiere lugar. La liquidación se limitará a la realización del activo social, para pagar las deudas de la sociedad, y el remanente se aplicará al pago de la responsabilidad civil, y en defecto de ésta, a la Beneficencia Pública de la localidad en que la sociedad haya tenido su domicilio.
Artículo 4º.- Se reputarán mercantiles todas las sociedades que se constituyan en alguna de las formas reconocidas en el artículo 1º de esta Ley. Artículo 5º.- Las sociedades se constituirán ante notario y en la misma forma se harán constar con sus modificaciones. El notario no autorizará la escritura cuando los estatutos o sus modificaciones contravengan lo dispuesto por esta ley. Artículo 6o.- La escritura constitutiva de una sociedad deberá contener:
I.- Los nombres, nacionalidad y domicilio de las personas físicas o morales que constituyan la sociedad; II.- El objeto de la sociedad; III.- Su razón social o denominación; IV.- Su duración; V.- El importe del capital social; VI.- La expresión de lo que cada socio aporte en dinero o en otros bienes; el valor atribuido a éstos y El criterio seguido para su valorización. Cuando el capital sea variable, así se expresará indicándose el mínimo que se fije; VII.- El domicilio de la sociedad; VIII.- La manera conforme a la cual haya de administrarse la sociedad y las facultades de los administradores; IX.- El nombramiento de los administradores y la designación de los que han de llevar la firma social; X.- La manera de hacer la distribución de las utilidades y pérdidas entre los miembros de la sociedad; XI.- El importe del fondo de reserva; XII.- Los casos en que la sociedad haya de disolverse anticipadamente, y XIII.- Las bases para practicar la liquidación de la sociedad y el modo de proceder a la elección de los liquidadores, cuando no hayan sido designados anticipadamente. Todos los requisitos a que se refiere este artículo y las demás reglas que se establezcan en la escritura sobre organización y funcionamiento de la sociedad constituirán los estatutos de la misma.
Artículo 87.- Sociedad anónima es la que existe bajo una denominación y se compone exclusivamente de socios cuya obligación se limita al pago de sus acciones. Artículo 88.- La denominación se formará libremente, pero será distinta de la de cualquiera otra sociedad y al emplearse irá siempre seguida de las palabras “Sociedad Anónima” o de su abreviatura “S.A.”
Artículo 89.- Para proceder a la constitución de una sociedad anónima se requiere:
I.- Que haya dos socios como mínimo, y que cada uno de ellos suscriba una acción por lo menos; II. Que el capital social no sea menor de cincuenta mil pesos y que esté íntegramente suscrito; III.- Que se exhiba en dinero efectivo, cuando menos el veinte por ciento del valor de cada acción pagadera en numerario, y IV.- Que se exhiba íntegramente el valor de cada acción que haya de pagarse, en todo o en parte, con bienes distintos del numerario.
Artículo 90.- La sociedad anónima puede constituirse por la comparecencia ante Notario, de las personas que otorguen la escritura social, o por suscripción pública. Artículo 91.- La escritura constitutiva de la sociedad anónima deberá contener, además de los datos requeridos por el artículo 6º, los siguientes: I.- La parte exhibida del capital social; II.- El número, valor nominal y naturaleza de las acciones en que se divide el capital social, salvo lo dispuesto en el segundo párrafo de la fracción IV del artículo 125; III.- La forma y términos en que deba pagarse la parte insoluta de las acciones; IV.- La participación en las utilidades concedidas a los fundadores; V.- El nombramiento de uno o varios comisarios; VI.- Las facultades de la Asamblea General y las condiciones para la validez de sus deliberaciones, así como para el ejercicio del derecho de voto, en cuanto las disposiciones legales puedan ser modificadas por la voluntad de los socios.
Artículo 92.- Cuando la sociedad anónima haya de constituirse por suscripción pública, los fundadores redactarán y depositarán en el Registro Público de Comercio un programa que deberá contener el proyecto de los estatutos, con los requisitos del artículo 6º, excepción hecha de los establecidos por las fracciones I y VI, primer párrafo, y con los del artículo 91, exceptuando el prevenido por la fracción V. 2.3 MISIÓN, VISIÓN
MISIÓN Nuestra misión es elevar la productividad y eficiencia de nuestros clientes, satisfaciendo sus expectativas y necesidades así como, cumpliendo con sus requerimientos; mediante la proveeduría de una extensa gama de servicios y la adecuación de instalaciones, que cumplan estrictamente con sus estándares y normas de calidad, estableciendo con ello una cultura y estilo de vida de calidad total.
VISIÓN Estar en la mente de los clientes y clientes potenciales cada vez que necesiten contar con alguno de los servicios que ofrecemos.
2.4 OBJETIVO
Objetivo Suministrar servicios y adecuar instalaciones que satisfagan a nuestros clientes en relación a sus necesidades con cero defectos y a un tiempo óptimo
2.5 VALORES, CÓDIGO DE ÉTICA
VALORES CORPORATIVOS CREER EN VALORES ES CREER EN EL ESPÍRITU HUMANO CALIDAD HONRADEZ DISCIPLINA RESPONSABILIDAD LIMPIEZA PUNTUALIDAD
2.6 ESTRUCTURA ORGÁNICA (MANUAL DE ORGANIZACIÓN) Y SUS FUNCIONES
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS:
GERENTE GENERAL PRINCIPALES FUNCIONES:
Informar a los socios la situación actual de CIISA, SA. De C.V. Establecer buenas relaciones a todos los niveles de la empresa con visión, y estrategias de innovación.
Tomar decisiones prontas e inteligentes basadas en un análisis que ayude a coordinar las áreas. Debe estar al día en las noticias acerca de la competencia y de nuevas formas tecnológicas.
Elaborar planes de acción
Hacer una empresa inteligente, dinámica, creativa y rentable.
Lograr ventajas competitivas para la empresa que se vean reflejadas en una mayor remuneración económica necesaria para ser líder en el ramo. Fomentar la política de seguridad personal a los empleados de la empresa
PRINCIPALES ACTIVIDADES:
Supervisar todas las áreas para saber las necesidades de la empresa y tomar decisiones inteligentes que mejoren la situación de esta.
edad: mayor de 35 años menor de 60.
formación mínima. licenciatura o ingeniería
experiencia: mínima 3 años
capacidades y aptitudes:
tiene que ser una persona con principios y ética que no revele información importante acerca de la empresa, así como tener los conocimientos, actitud y aptitudes propias de un buen empresario, emprendedor, con carácter y capacidad para tomar decisiones en situaciones de estrés. conocimientos: en ingeniería, administración, contabilidad, computación.
ASISTENTE DE GERENCIA PRINCIPALES FUNCIONES: • Apoyar al gerente general • Llevar la agenda • Simplificar la información recibida y arribarla para proporcionarla cuando se necesite. • Informar sobre las últimas noticias ocurridas en la empresa según sean de su incumbencia
•
Tomar decisiones con respecto a su cargo y responsabilidad que se le asigne en el
momento •
Mantener al gerente general informado de cualquier anomalía observada.
PRINCIPALES ACTIVIDADES:
apoyo en las actividades administrativas relacionadas con la gerencia.
edad y sexo: entre 23 y 40 años. preferentemente sexo masculino
formación mínima. carrera técnica secretarial, contable o administrativa.
experiencia. mínima 2 años
capacidades y aptitudes:
debe ser una persona de buen carácter y con disposición, ya que tiene que lograr buena relación con los gerentes, proveedores, clientes, empleados. tiene que ser discreta. conocimientos: secretariales, contables y administrativos.
ASISTENTE DE COMPRAS Y ALMACEN PRINCIPALES RESPONSABILIDADES:
Coordinarse con el personal para informarse de sus necesidades y preferencias en cuantos distribuidores. Solicitar presupuestos a distintos distribuidores y solicitar información acerca de las características de los productos. Tomar en cuenta los servicios, políticas de ventas, seriedad, calidad y precio de los proveedores, para decidir con quién se hará el negocio.
Tratar planes de financiamiento con los proveedores
Guardar la información importante acerca de los proveedores de la empresa.
Establecer un sistema de inventario de los bienes, del cual será responsable absoluto.
PRINCIPALES TAREAS:
Realizar las compras buscando siempre la mejor opción para el beneficio de la empresa
Inventariar almacén de materiales para mantener un control sobre los bienes de la empresa. Suministrar en tiempo y forma el equipo de protección personal a todos y cada uno de los empleados de la empresa.
edad: mínimo 25 máximo 50. sexo indistinto.
formación mínima. licenciatura en administración de empresas, negocios o contador.
experiencia. mínima 2 años.
capacidades y aptitudes:
debe ser una persona con bastante capacidad de negociación, carisma, prudente, analítica, bien relacionada y organizada. conocimientos: administración, contabilidad, inventarios.
GERENCIA ADMINISTRATIVA PRINCIPALES FUNCIONES:
Todo lo relacionado con’ SHCP y SAT con pago de impuestos, federales y estatales
altas, modificaciones, bajas, ante el IMSS, etc.
Todo lo relacionado con aportaciones de seguridad social. Será el encargado y responsable de la administración de la empresa, incluyendo recursos humanos y materiales. Cálculos de salario, y responsable de todos los informes contables de la empresa (balances generales, estados financieros, etc.)
PRINCIPALES ACTIVIDADES:
Mantener una estrecha relación con el gerente general en todo lo relacionado a la administración de construservicios, así como con el asistente de compras, quien le dará la información para realizar parte de su trabajo.
Edad: mínima 25 años máxima 60.
Formación mínima. Licenciado en contaduría pública.
Experiencia. Mínima 3 años.
Capacidades y aptitudes:
Debe ser una persona responsable, cuidadosa ya que será el responsable de las finanzas de la empresa, discreta y con capacidad de tomar decisiones. Conocimientos: amplios conocimientos contables y administrativos.
GERENCIA DE CONSTRUCCION PRINCIPALES FUNCIONES:
Elaboración de proyectos y presupuestos y verificar el cumplimento de las especificaciones de normas de los proyectos a ejecutar. Mantener comunicación directa con los sus residentes de obra, verificando las observaciones de la supervisión del cliente. Cuantifica y concilia volúmenes así como los trabajos extraordinarios solicitados en bitácora. Elaboración de generadores, estimaciones, precios unitarios fuera de catálogo. Cuantifica los materiales, equipo y herramienta requeridos en la obra a ejecutar que son solicitados al almacén. Consulta a la gerencia de toma de decisiones más relevante durante el proceso de las obras contratadas. Fomentar el uso del equipo de protección personal através de la capacitación.
PRINCIPALES ACTIVIDADES:
Mantener una estrecha relación con el gerente general para la toma de decisiones más relevante durante el proceso de las obras contratadas Es responsable de la supervisión y corrección en su caso de los diseños arquitectónicos, estructurales, eléctricos e hidrosanitarios así como de los acabados de las obras contratadas. Es responsable del fomento del uso del equipo de seguridad personal de cada uno de las personas que laboran en cada una de las obras que controla
Edad: mínima 30 máxima 55. Sexo, preferentemente masculino.
Formación mínima. Ingeniero civil.
Experiencia. Mínima 2 años
Capacidades y aptitudes:
Debe ser una persona responsable, observadora, ordenada y con liderazgo.
Conocimientos: de ingeniería.
GERENCIA DE MANTENIMIENTO PRINCIPALES FUNCIONES:
Debe reportar al asistente de compras y almacén las necesidades que presente.
Responsable de los equipos de la empresa.
Verificar que se le de mantenimiento a los equipos cuando sea necesario.
Verificar que los trabajos de mantenimiento para los que CIISA sea contratada se lleven a cabo de manera organizada.
Reportar anomalías que se presenten en los trabajos de mantenimiento.
Fomentar el uso del equipo de protección personal a través de la capacitación.
PRINCIPALES ACTIVIDADES:
•Mantener en óptimas condiciones los trabajos de mantenimiento que realiza la
empresa, así como las condiciones de instalaciones de la misma.
Edad: mínima 30 máxima 55. Sexo, preferentemente masculino.
Formación mínima. Ingeniero electricista electromecánico
Experiencia. Mínima 2 años
Capacidades y aptitudes:
Debe ser una persona responsable, observadora, ordenada y con liderazgo.
Conocimientos: de ingeniería.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO PRINCIPALES FUNCIONES:
Apoyar al gerente administrativo, tener el control de entradas y salidas de los trabajadores al día.
Realizar los cálculos de pagos de impuestos mensuales, trimestrales y anuales.
Llevar pólizas contables de entradas y salidas
Realizar un archivo de las facturas.
Realizar altas, bajas y modificaciones al IMSS.
PRINCIPLALES ACTIVIDADES:
Asistir al gerente administrativo con lo relacionado a documentación, recursos humanos, etc.
Edad: mínima 20 años máxima 60 años.
Formación mínima. Estudiante de licenciatura en contaduría pública.
Experiencia. Mínimo haber trabajado como auxiliar administrativo 2 años.
Capacidades y aptitudes:
Debe ser una persona organizada, ordenada, discreta y responsable ya que la documentación que guardara será muy importante para la empresa Conocimientos: contables y administrativos.
Supervisores Tabasco, Mérida. PRINCIPALES FUNCIONES:
Informar al gerente general, por medio de reportes y estados financieros la situación de la empresa en la localidad a su cargo.
Administrar y mantener a CIISA, dentro de la competencia en su localidad.
Elaborar planes de acción como propuestas para la gerencia general.
Fomentar el uso del equipo de protección personal a través de la capacitación.
PRINCIPALES ACTIVIDADES:
Establecer relaciones para localizar clientes potenciales para la empresa.
Edad: mínima 28 años máxima 60 años.
Formación mínima. Licenciatura en administración o ingen iería civil.
Experiencia. Mínimo 3 años.
Capacidades y aptitudes:
Debe ser una persona organizada, ordenada, responsable, con carácter y capacidad de dirección Conocimientos: administrativos y de ingeniería.
SUPERVISOR DE CONSTRUCCION: PRINCIPALES ACTIVIDADES:
Supervisar y coordinar las actividades de los trabajadores de construcción, para lograr el nivel de calidad deseado por el cliente.
Fomentar el uso del equipo de protección personal a través de la capacitación.
Edad: mínima de 25 años máxima 55
Formación mínima. Técnica
Experiencia mínima 3 años
Capacidades y aptitudes:
Debe ser una persona con capacidad de tomar decisiones y discreta, con carácter para que los subordinados (albañiles, aluminíferos, ayudantes, etc.) se coordinen para realizar trabajos de calidad. Conocimientos: técnicos
TECNICOS ELECTRICISTAS, AIRE ACONDICIONADO
PRINCIPALES FUNCIONES:
Bajo la dirección del residente de construcción ejecuta las actividades del oficio que desempeña, respetando las medidas y especificaciones del proyecto a ejecutar. Principales responsabilidades:
PRINCIPALES ACTIVIDADES:
Es responsable de ejecutar la actividad inherente a su oficio, que le solicite la persona encargada de supervisar la obra Deberá respetar todas las normas y especificaciones que bajo las instrucciones del supervisor de la obra.
Se auxilia para el desempeño de sus oficios de ayudantes
Utiliza las herramientas adecuadas según su oficio que desempeña
Utilizar adecuadamente su equipo de seguridad personal empresa
Edad: mínima. De 25 años máxima 55
Formación mínima. Técnico
Experiencia: mínima 3 años
proporcionado por la
Capacidades y aptitudes: debe ser una persona con capacidad de tomar decisiones al interpretar los manuales y especificaciones contenidas en los proyectos. Conocimientos: técnicos
OFICIALES DE SEGURIDAD PRINCIPALES FUNCIONES: •permitir entrada y salida a personal autorizado (todo esto de la empresa que contrata los
servicios de seguridad). •revisar la entrada de vehículos anotando horas de entrada y salida, placas e identificación
de personas. •dar rondas por las instalaciones. •prender y apagar luces. •reportar novedades diariamente de su turno. •es responsable de cualquier pérdida que se presente en su turno
PRINCIPALES ACTIVIDADES: •cuidar la seguridad de los clientes que contratan de la empresa.
Edad: mínimo 20 máximo 55 años. Formación mínima. Secundaria Experiencia. Mínimo 2 años Capacidades y aptitudes: Se necesitan personas con principios y valores conscientes del riesgo que podrían correr en su puesto y dispuestos a afrontarlos. Conocimientos: este puesto requiere principalmente de valores. Oficiales albañiles, plomeros eléctricos, aluminios, tablaroqueros, yeseros
PRINCIPALES FUNCIONES: •colaborar en la reparación de instalaciones sanitarias, reemplazo de cañerías, desagües,
construcción de mampostería y tabiquería y, en general, obras menores de albañilería. •el uso adecuado de su equipo de protección personal.
PRINCIPALES ACTIVIDADES: •realizar tareas de reparación de todo tipo de instalaciones sanitarias, reemplazo de cañerías
de agua, desagües, construcciones en mampostería y tabiquería interior en seco que se requieran para el mejor funcionamiento de los edificios ministeriales y según las instrucciones impartidas por la dirección de servicios y mantenimiento. Edad: no inferior a 18 años Formación mínima: estudios primarios completos No es necesaria experiencia.
Capacidades y aptitudes generales Debe ser una persona que realice trabajo en equipo y cooperación, con proactividad, iniciativa, dinamismo e interés Capacidades y conocimientos técnicos Dominio técnico profesional en su campo de instalaciones. Intendentes PRINCIPALES FUNCIONES: •mantener limpiar las oficinas e instalaciones de los inmuebles que le sean asignadas. •verificar el stok de insumos, material higiénicos e utensilios, productos químicos
biodegradables, que se cuente con cantidades suficientes a fin de proporcionar un servicio de calidad para nuestros clientes. • reportar al supervisor de faltante de insumos y materiales, a fin de realizar requisición de los
productos necesarios para cubrir el stok. Principales tareas y solicitarlo al almacén de la empresa. •mantener limpios los inmuebles asignados, realizando la recolección manual de la basura,
limpieza de pisos interiores, canceles de aluminio, puertas, sanitarios, cocinetas, escritorios, sillas, sillones y mobiliarios propios de oficinas. Edad: mínima 18 años máxima 55 años. Formación mínima. Primaria Experiencia mínima 1 año. Capacidades y aptitudes: Deben ser personas conscientes de la importancia de la limpieza y el orden y que sepan desempeñar las labores para los que son contratados. Conocimientos: se trata más que nada de respeto y valores.
2.6.1 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA ANEXO IX ORGANIGRAMA. CONSTRUSERVICIOS INTEGRALES E INMOBILIARIOS, S.A. DE C.V.
ESTRUCTURA ORGANICA ASAMBLEA DE ACCIONISTAS ASESOR RELACIONES LABORALES
ASIST ENTE DE SEGURIDAD INDUSTRIAL .
GERENTE GENERAL
ASESOR CONTABLE-FISCAL
GERENCIA ADMINISTRATIVA
GERENCIA DE ANALISTA DE P.U.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
ASISTENTE DE INFORMATICA
CONSTRUCCION
ASISTENTE
COORDINADOR DE
ASISTENTE
GERENTE DE
GERENCIA DE
CORDINADOR DE
RECURSOS MATERIALES
RECURSOS HUMANOS
SERVICIOS.
SUPERVISOR
ASISTENTE
ASISTENTE DE
RESIDENTE DE
DE
DE
DE
MANTENIMIENTO
COMPRAS
RECURSOS HUMANOS
LIMPIEZA Y VIGILANCIA
SUPERVISOR MANTTO.
ALMACENISTA
OFICIALES DE SEGURIDAD
OFICIALES PLOMEROS Y
OFICIALES PLOMEROS Y
BODEGUERO
INTENDENTES
ELECTRICISTAS
ELECTRICISTAS
OFICIALES
OFICIALES
ALUMINEROS
ALUMINEROS
RESIDENTE DE
OBRA
CONSTRUCCION RESIDENTE MANTEMINENTO SUPERVISOR DE CONST.
MERIDA
AFANADORAS
OFICIALES
OFICIALES
ALBAÑILES
ALBAÑILES
AYUDANTES
AYUDANTES
GERENTE GENERAL I NG. JOS E ANTONI O LEÓN GUZMÁN AS ES OR CONTABLE-FIS CAL C. P. MI GUEL E. TEJEDA DI AZ ASESOR RELACIONES LABORALES LIC.CARLOS MARIO ESTRADA SANCHEZ ASESOR DE INFORMATICA LIC. JESUS LEONARDO REYES MORALES ASESOR DE SEG. INDUSTRIAL. ING. JUAN GABRIEL CHAVARRIA CHABLE. GERENT E DE CONS TRUCCI ON I NG. ANG EL ALEJANDRO ROM ERO G ERENT E ADM INI ST RAT IV O C. P. LI LI ANA CRES PO DE LO S S ANT OS GERENTE DE RECURSOS HUMANOSC.P. MARIA DE LOURDES ARIAS HDEZ GERENTE DE RECURSOS MATERIALC.P SEBASTIAN RODRIGUEZ VENTURA COORDINADOR DE OBRA: ARQ.LUIS FERNANDO GARCIA HERNANDEZ
RES IDENTE DE CONS TRUCCION RES IDENTE DE MANTENI MI ENTO: RESIDENTE DE MANTTO MERIDA COORDINADOR DE SERVICIOS: ASISTENTE DE COMPRAS: AS IS TENTE ADM INI ST RATI VO : AS IS TEN TE D E REC. HUM ANO S: SUPERVISOR DE VIG. Y LIMP. ASISTENTE DE CONSTRUCCION: ASISTENTE DE CONSTRUCCION:
63
I NG. EDUARDO LOP EZ ALONS O I NG. LUI S ALFREDO GODINEZ I ZQUIERDO C. ROMAN BAEZA CASTRO C. JOSE HUMBERTO HERNANDEZ HIDALGO CP.JOSE DEL CARMEN LEON OSORIO C. NORM A ANG EL ICA LEON HERNANDEZ C. JUAN ADRI AN LO PEZ L OP EZ C. CARLOS ALBERTO MAYO PEÑA. C. JOSE DEL CARMEN JIMENEZ HERNANDEZ. C. MARCO ANTONIO VILLANUEVA ROSETE.
CAPÍTULO 3. PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 3.1. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.
Teniendo una referencia clara de la etapa de planeación de la auditoria se pudo definir el desarrollo secuencial de las actividades, así como la determinación del tiempo para el desarrollo de cada una de las etapas, y aquí radica su importancia, en poder prever anticipadamente a la acción todos aquellos factores que se requiera y seguir con los objetivos esperados. 3.1.1 OBJETIVO GENERAL
Llevar a cabo un auditoria administrativa en la gerencia de recursos humanos para poder determinar errores u omisiones que puedan existir en las etapas del proceso administrativo en Construservicios Integrales E Inmobiliarios, S.A. de C.V. 3.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Evaluación de los aspectos generales de la entidad
Analizar, describir y conocer el proceso administrativo y actividades realizadas en la gerencia de Recursos Humanos.
Verificar el cumplimiento de las normas e identificar si existe una fuerza laboral eficaz.
Elaborar propuesta de políticas eficaces y eficientes para la entidad.
3.1.3 FACTORES A REVISAR
En esta auditoría revisaremos cuatro puntos muy importantes que forman parte del proceso administrativo, y estos son: planeación organización, dirección y control. Se revisará la visión, el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad; la misión, que es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u organización porque define lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa, lo que pretende hacer, él para
PLANEACION
quién lo va a hacer; y es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la historia de la organización, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios, los factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades distintivas; objetivos, que son resultados que una empresa pretende alcanzar, o situaciones hacia donde ésta pretende llegar; también las políticas, si es que las hay y otros puntos que se irán encontrando.
Se tendrá que evaluar
si es eficiente, si se ha encargado de diseñar e
instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización. Su estructura organizacional, es la forma de dividir, organizar y coordinar las actividades de la organización y por tanto la mejor manera de conocer a la organización, es a través de su estructura. Otro aspecto importante dentro de la organización es la división y distribución de funciones, es decir su organigrama,
ORGANIZACION que es la representación esquemática de la estructura formal de la empresa, indica la organización jerárquica y funcional. La cultura organizacional, es el repertorio de conductas, la manera de proceder y actuar una organización en concordancia con los objetivos y metas. Aspecto más que importante es el recurso o los recursos humanos, ya que este es el tema de nuestra auditoria, esta función se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener a los colaboradores de la organización. Verificar si se toman las decisiones pertinentes para normar la gestión de la organización, ya que son elementos esenciales en el desarrollo empresarial, ya que un liderazgo transformacional y una comunicación clara, abierta y continúa puede permitir con mayor facilidad el logro de los objetivos, y que los conocimientos teóricos del líder imprimen a la empresa una continuidad y dirección y a partir de esto, mientras más oportunidades se busquen para retroalimentar a los empleados sobre su desempeño y el efecto que tiene éste sobre el alcance de las metas de la organización, mayores son las probabilidades de cumplirlas. La
DIRECCION
motivación y los grupos de trabajo son otra parte importante dentro de la dirección, ya que cada vez es mayor el número y la variedad de organizaciones y de empresas que se ven impulsadas a organizar sus actividades y a regular sus actividades a través de equipos y de estructuras grupales, esto constituye una de las más importantes ventajas competitivas y los resultados de los equipos de trabajo, dependen en gran medida de la motivación de sus miembros, también la toma de decisiones, pues es el proceso a través del cual es identifica una necesidad de decisión, se establecen alternativas, se analizan y se elige una de ellas, se implementa la elegida, y se evalúan los resultados. Se mide el progreso de las acciones en función del desempeño, incluye todas las
CONTROL
actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.
3.1.4. DOCUMENTOS Y PAPELES DE TRABAJO
A lo largo de todo el trabajo de auditoría, el auditor debe guardar las pruebas evidentes de lo realizado, no solo como recordatorio fundado de su actuación con las necesarias matizaciones para emitir el informe, sino como medio de demostrar, en cualquier momento, la amplitud y la evidencia de los hechos, y poder expresar los procedimientos de auditoría utilizados, así como la interpretación dada en cada caso a los hechos, con las conclusiones obtenidas. Propuesta técnica Naturaleza Alcance Antecedentes
Objetivos
Estrategia
Auditoria administrativa Gerencia de Recursos Humanos. Se realizará una auditoria en dicha Gerencia. No existe aplicación de auditorías administrativas dentro de la or ganización por lo tanto no hay ningún antecedente de observaciones o recomendaciones. 1. Analizar, describir y conocer la administración en la Gerencia de Recursos Humanos para identificar deficiencias en sus procesos administrativos. 2. Verificar el funcionamiento de la planeación de los métodos, procedimientos, sistemas y planes establecidos por la organización. Se aplicaran técnicas de recolección de información, con las que se evaluara primeramente el aspecto general de la entidad y posteriormente el área específica de estudio. Las actividades a realizar son las siguientes: 1. PLANEACION 1.1. Entrevista con el administrador 1.2. Obtención de datos generales 1.3. Elaboración de la propuesta técnica 1.4. Elaboración del programa de trabajo 1.5. Elaboración del cronograma de actividades
Acciones
2. INSTRUMENTACION 2.1. Definición de las técnicas y herramientas a utilizar. Análisis de Puesto Diagramas de Flujo Esqueleto de pescado Análisis FODA 2.2. Entrevista y aplicación de cuestionarios. 2.3. Recopilación de la documentación necesaria. 2.4. Revisión, complementación, depuración de la información captada.
2.5. Estructuración de la información. 2.6. Verificación de la información
3. EXAMEN 3.1. Aplicación de las técnicas de análisis administrativo. 3.2. Análisis y evaluación de la información obtenida. 3.3. Jerarquización de las observaciones. 3.4. Planteamiento de las recomendaciones. 4. INFORME 4.1. Elaboración y presentación del informe. 4.2. Recomendaciones.
Recursos
Costo Resultados Información complementaria
Además de requerir del factor humano, se utilizaran recursos materiales para poder plasmar los hechos, hallazgos, observaciones, situaciones, etc. Encontradas a lo largo de la auditoria, como es todo lo relacionado con la papelería, entre otros. También será necesario contar con aquellas herramientas e instrumentos auxiliares que nos ayudaran a facilitar el trabajo como son, computadoras, fotocopias, scanner, impresoras, etc. El costo de la auditoria es de $30,000.00 más IVA La intención de esta auditoría administrativa es detectar desviaciones en el proceso administrativo de la Gerencia de Recursos Humanos. Revisión de documentos normativos, como son: manual de organización, de procedimientos, organigramas, reglamento interno, etc.
Programa de auditoría para la Gerencia de Recursos Humanos de Construservicios Integrales e Inmobiliarios, SA de CV
Objetivo General de la Auditoría de la gerencia de recursos humanos Llevar a cabo una auditoría administrativa en la gerencia de recursos humanos, para poder determinar errores u omisiones que puedan existir en las etapas que conforman el proceso administrativo en la empresa Construservicios integrales e inmobiliarios, S.A de C.V.
Objetivos específicos de la auditoria de la gerencia de recursos humanos: Los principales objetivos del auditor al llevar a cabo una auditoria en la gerencia de recursos humanos: 1. Evaluación de los aspectos generales de la entidad. 2. Analizar, describir y conocer el proceso a dministrativo y actividades realizadas en las gerencias de recursos humanos. 3. Verificar el cumplimiento de las normas e identificar si existe una fuerza laboral eficaz. 4. Elaborar propuestas de políticas eficaces y eficientes para la entidad.
Programa de auditoria para la Gerencia de Recursos Humanos 1. Evaluación del Control Interno a) Verificar si existen y son aplicados los manuales y procedimientos para cada puesto de trabajo. b) Verificar el cumplimiento de leyes, decretos - leyes, disposiciones legales, resoluciones que tienen que ver con los Recursos Humanos c) Comprobar si están establecidas las líneas precisas de auditoria y responsabilidad. d) Comprobar la separación de funciones en el Gerencia de Recursos Humanos. e) Checar si los cargos ocupados por los trabajadores físicos corresponden con los aprobados por la plantilla laboral de la entidad.
Fecha: Completado por: Revisado por: Objetivo Referencia y aseveración A P/T
Iniciales y fecha
2. Estructura Organizativa a) Verificar si la estructura organizativa existente corresponde con la estructura aprobada por la entidad. b) verificar el establecimiento y conocimiento de las responsabilidades de cada departamento o área organizativa.
3. Nieles de Comunicación y Toma de Decisiones a) Verificar si los métodos utilizados por la administración son efectivos. b) Verificar si los directivos o la administración realizan la toma de decisiones de manera participativa en colectivo o la imponen. c) Verificar la interacción directivos - capital humano, niveles de comunicación y participación en la toma de decisiones.
4. Planificación a) Verificar la capacidad del departamento de recursos humanos, si las metas y objetivos trazados están acordes con los lineamientos y la política de la entidad. b) Verificar que el empleado de las personas sólo se haga en plazas vacantes y necesarias.
5. Reclutamiento a) Verificar los tipos o medios de reclutamiento utilizados por la entidad. b) Verificar si se realizan las investigaciones necesarias y se han determinado los requisitos o métodos de ingreso a la entidad.
6. Selección de Personal a) Verificar que el en proceso de la entrevista inicial al trabajador se analiza si éste posee o no los requisitos exigidos para el desempeño del cargo. b) Verificar que los trabajadores de nuevo ingreso o cuenten con la información del trabajo que van a ejecutar.
7. Recursos Laborales y los Salarios a) Verificar si los trabajadores conocen sus deberes, derechos y el contenido de su puesto de trabajo. b) Verificar que cada trabajador cuente con experiencia laborar debidamente actualizado.
8. Protección e Higiene del Trabajo. a) Verificar las condiciones de higiene y protección del trabajo. b) Verificar periódicamente de los exámenes médicos a trabajadores.
9. Capacitación a) En qué forma se da la capacitación de los trabajadores. b) Qué trabajadores reciben capacitación.
Conclusiones:
CONSTRUSERVICIOS INTEGRALES E INMOBILIARIOS, S.A. DE CV. Cronograma de Actividades AUDITORIA ADMINISTRATIVA No.
FECHA: OCTUBRE 2011
ACTIVIDAD
%
I. PLANEACION
AUD
1
Entrevista con el Administrador
100
2
Obtención de datos generales
100
3
Elaboración de la propuesta técnica
100
4
Elaboración del programa de trabajo
100
5
Elaboración del cronograma de actividades
100
OCTUBRE 1SEM
2SEM
3SEM
NOVIEMBRE 4SEM
1SEM
2SEM
3SEM
DICIEMBRE 4SEM
1SEM
2SEM
3SEM
4SEM
II.INSTRUMENTACION 1 2
Definición de las técnicas y herramientas a utilizar Entrevistas y aplicación de cuestionarios
3
Recopilación de la documentación necesaria Revisión, complementación y depuración de la información captada
4 5
Tabulación de la información
6
Verificación de la información III. EXAMEN
1
Aplicación de las técnicas de análisis administrativo
2
Análisis y evaluación de la información captada
3
Jerarquización de las observaciones
4
Planteamiento de las recomendaciones
1 2
Elaboración y presentación del informe Recomendaciones
IV. INFORME
72
3.2 INSTRUMENTACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Esta etapa de la auditoria es en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables; de acuerdo con las circunstancias propia de la auditoría, la medición que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.
3.2.1 ENTREVISTA Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Este medio nos puede brindar información más completa y precisa sobre el tema que queremos saber, para realizarla es importantes que tengamos claro el objetivo que persigue nuestra auditoria, establecer anticipadamente las actividades que cada auditor realizará y clasificar la información que obtengamos. En este caso la entrevista que se hará, será con cada uno de los integrantes de la gerencia de Recursos Humanos, y las técnicas administrativas son cualitativas.
3.2.2. OBSERVACIÓN DIRECTA En el acercamiento y revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante de esta manera se asegurará de que
3.2 INSTRUMENTACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Esta etapa de la auditoria es en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables; de acuerdo con las circunstancias propia de la auditoría, la medición que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.
3.2.1 ENTREVISTA Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Este medio nos puede brindar información más completa y precisa sobre el tema que queremos saber, para realizarla es importantes que tengamos claro el objetivo que persigue nuestra auditoria, establecer anticipadamente las actividades que cada auditor realizará y clasificar la información que obtengamos. En este caso la entrevista que se hará, será con cada uno de los integrantes de la gerencia de Recursos Humanos, y las técnicas administrativas son cualitativas.
3.2.2. OBSERVACIÓN DIRECTA En el acercamiento y revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante de esta manera se asegurará de que exista un consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área y podrá definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoría.
3.2.3. CUESTIONARIOS Se emplean para obtener la información deseada en forma homogénea y están constituidos por una series de preguntas escritas, secuenciadas y separadas por capítulos o temática específica. Es importante esta etapa, porque la calidad de la información que se obtenga, dependerá de estructura y forma de presentación. Los cuestionarios serán aplicados a todos los miembros de la gerencia de recursos humanos, ya que son un número pequeño de empleados, no se necesitara alguna técnica de selección de muestra, para obtener información personalizada acerca del funcionamiento de dicha g erencia
3.3 EXAMEN
El examen de los factores de la auditoría consiste en dividir o separar sus elementos componentes para conocer la naturaleza, las características y el origen de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e interacción de las partes entre sí y con el todo, y de éstas con su contexto. Esto lo haremos con el fin de aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y las circunstancias específicas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisión óptimos.
3.4. ANEXOS
Anexo 1. MEMORANDUM DE PLANEACION
ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA Y PERSONAL 1. Nombre: Construservicios Integrales e Inmobiliarios, S.A. De CV Las oficinas de esta empresa se encuentran ubicadas en A. Canabal 131-A Col. 1º de Mayo CP.86190, Villahermosa, Tabasco, México. Tel: (993) 3 14 85 63 La empresa se organizo bajo la forma de Sociedad Anónima el 31 de Enero de 1988, con un capital social de $1’000,000 formado por 200 acciones nominativas de $5,000 cada una.
Los accionistas al 31 de diciembre de 2010 son:
Titular Ing. José Antonio León Guzmán Ing. Ángel Alejandro Romero Arq. Francisco Gómez Lemuz Lic. Carlos Mario Estrada Sánchez Arq. Antonio Moreno Salazar
Núm. De Acciones 78 40 20 38 24 200
Principales Funcionarios de la Empresa: Gerente General Asesor Contable-Fiscal Asesor Relaciones Laborales Asesor De Informática Asesor De Seguridad Industrial. Gerente De Construcción Gerente Administrativo Gerente De Recursos Humanos
Ing. José Antonio León Guzmán C.P. Miguel E. Tejeda Díaz Lic. Carlos Mario Estrada Sánchez Lic. Jesús Leonardo Reyes Morales Ing. Juan Gabriel Chavarría Chable. Ing. Ángel Alejandro Romero C.P. Liliana Crespo De Los Santos C.P. Maria De Lourdes Arias Hdez
CARACTERISTICAS OPERATIVAS DE LA EMPRESA:
1. Actividades principales de la entidad y porcentaje del que provienen sus ingresos: Actividades principales % de participación Construcción de casas-habitación, edificios y oficinas; carreteras, obras públicas y privadas así como estudios de ingeniería y arquitectura.
34%
Construcción y administración de condominios.
33%
Adquisición y arrendamiento de muebles inmuebles, maquinaria, equipos y enseres que igualmente pueda otorgar en arrendamiento.
33%
2. Principales servicios que la empresa enajena: Productos
% de participación
Proporcionar servicios corporativos de guardia, seguridad y vigilancia privada y mensajería.
30%
Prestar servicios de conservación y mantenimiento limpieza en edificios y bienes inmuebles en general.
60%
Anexo 2.
CARTA CONVENIO PARA CONFIRMAR LA PRESTACIÓN DE
SERVICIOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE LA GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS
14 DE OCTUBRE DE 2011
Construservicios Integrales e Inmobiliarios, SA de CV A. Canabal 131-A Col. 1º de Mayo CP.86190 Villahermosa, Tabasco, México Muy estimado señor ING. JOSE ANTONIO LEÓN GUZMÁN: Por la presente estamos confirmando los acuerdos tomados con ustedes para llevar a cabo la Auditoria Administrativa de la Gerencia de Recursos Humanos de Construservicios Integrales e Inmobiliarios, SA de CV, del periodo comprendido del 15 de Octubre al 15 de Noviembre del 2011. El objetivo de nuestra auditoría será evaluar la eficiencia y eficacia con que se lleva a cabo el proceso administrativo en esta entidad, para lo cual tenemos que seguir la consecución de los objetivos que marca el Código de Ética del Licenciado en Administración.
Auditoria Administrativa. Nuestro trabajo consistirá auditar la Gerencia de Recursos Humanos del 15 de Octubre al 15 de Noviembre del 2011, de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas en México. Por consiguiente, examinaremos, sobre bases selectivas, la documentación y registros que soportan la información relativa a cada proceso de esta Gerencia. En relación con nuestra Auditoria llevaremos a cabo un análisis con el propósito de precisar el nivel de desempeño de esta organización, así como sus oportunidades de mejora. El objetivo de nuestro Auditoria es obtener una seguridad razonable, más no absoluta, de que el proceso administrativo de la Gerencia de Recursos Humanos, se esté aplicando en forma correcta. Aun cuando un adecuado proceso administrativo reduce la posibilidad de que puedan ocurrir errores que no sean detectados, no se puede eliminar esta posibilidad. Por esto, ya que nuestro análisis se basa en técnicas cualitativas, y en virtud de que los procedimientos de auditoría no están diseñados específicamente para descubrir errores e irregularidades dentro de la organización, no podemos garantizar que éstos, en caso de existir, serán descubiertos en nuestra evaluación; sin embargo, en caso de ser detectados serán informados de inmediato a los integrantes apropiados de la administración.
Los papeles de trabajo que prepararemos en relación con nuestro examen, son propiedad de nuestra firma, contienen información confidencial y serán retenidos por nosotros de acuerdo con nuestras políticas y procedimientos.
Responsabilidad de la administración La administración es responsable de identificar las leyes, reglamentos y otras disposiciones normativas aplicables a sus actividades y asegurar que la Compañía cumpla con ellas. La administración de la Compañía también tiene la responsabilidad del diseño y de la implementación de programas y controles para prevenir y detectar errores, así como de informarnos sobre todo error conocido, Como lo requieren las normas de auditoría generalmente aceptadas, solicitaremos la confirmación por escrito de la administración acerca de las revelaciones que se manifiestan en la Gerencia de Recursos Humanos y de la efectividad de la su proceso administrativo. Las normas de auditoría generalmente aceptadas también requieren que la administración de la empresa nos proporcione una carta de declaraciones, en relación con dicha Gerencia. Los resultados de nuestro análisis constituyen la evidencia en la cual intentamos confiar para formarnos una opinión sobre la Gerencia de Recursos Humanos. Debido a la importancia de las declaraciones de la administración para una Auditoria Administrativa, Construservicios Integrales e Inmobiliarios, SA de CV , acuerda deslindar la responsabilidad de la firma de auditores, sus socios y su personal, en cuanto a daños y perjuicios que pudieran derivarse de los servicios descritos en esta carta convenio, atribuibles a cualquier manifestación errónea de la administración, contenida en la carta de declaraciones arriba mencionada. En caso de tener la intención de publicar o reproducir de alguna otra forma nuestros papeles de trabajo y nuestro dictamen, o bien de hacer referencia a nuestra firma de cualquier otro modo, en un documento que contenga otra información, ustedes acuerdan: a) proporcionarnos un borrador del documento completo para su lectura, y b) obtener nuestra autorización antes de ser impreso y distribuido. Con la aprobación de la presente carta convenio de servicios profesionales, se nos confirma el acuerdo de Construservicios Integrales e Inmobiliarios, SA de CV , de que proporcionemos la información requerida por cualquier autoridad, así como por los órganos de control de calidad profesional, que se encuentre relacionada con la información que se produzca como resultado de la presente contratación de servicios profesionales,, sin responsabilidad alguna para el suscrito, la firma profesional que representa, sus socios y el personal profesional subordinado al mismo.
Información necesaria para Auditoria Administrativa de la Gerencia de Recursos Humanos Con el propósito de que nuestro trabajo se realice sin limitaciones, la administración nos proporcionará, con base en nuestra solicitud, la información y documentación de soporte y otra información complementaria que consideremos necesario evaluar como parte de nuestro examen. Asimismo, se designará por parte de ustedes, al personal que atenderá nuestras solicitudes de información. Como parte de nuestras solicitudes de información, entregaremos a ustedes una relación de los papeles de trabajo que requerimos sean preparados por la administración, para efectos de la Auditoria Administrativa de la Gerencia de Recursos Humanos. Acordaremos con los
funcionarios responsables de la preparación de dichos papeles de trabajo, la forma, contenido y oportunidad necesarios para un eficiente desarrollo de la auditoría.
Otros servicios Cualquier otro servicio profesional de nuestra firma que ustedes requieran estará sujeto a un acuerdo por separado. Programación del trabajo A continuación se indican las fechas programadas para: el inicio y conclusión de nuestro trabajo; para la entrega de los informes y para otros eventos importantes de la auditoría, conforme a nuestros acuerdos previos. 15 de Octubre del 2011 Inicio del trabajo de campo 15 de Noviembre de 2011 Conclusión del trabajo de campo En caso de que, en el transcurso de nuestro trabajo, nos enfrentemos a hechos o circunstancias que no permitan desarrollarlo en la forma inicialmente propuesta, se los informaremos inmediatamente por escrito, a fin de que se tomen las decisiones pertinentes por ambas partes.
Honorarios profesionales Estimamos que nuestros honorarios profesionales, por Auditoria Administrativa de la Gerencia de Recursos Humanos calculados en atención al nivel de experiencia y al tiempo por invertir de nuestro personal, considerando que la administración es responsable de poner a nuestra disposición, con base en nuestra solicitud, toda la información correspondiente, así como los papeles de trabajo específicos y otra información complementaria que se hayan acordado, ascenderán a la cantidad de $ 30,000. Proponemos la siguiente distribución de pagos para cubrir nuestros honorarios profesionales:
Marcos Asencio Jesús Jhovanni.- $10,000.00 Macgregor Acosta Karina.- $10,000.00 Zapata Reyes Leslie.- $10,000.00
Al monto de nuestros honorarios profesionales se deberá adicionar el correspondiente impuesto al valor agregado. En caso de que se presente cualquier circunstancia que pueda modificar el monto de los honorarios profesionales propuestos, se los informaremos de inmediato.
Los gastos de viaje en los que se llegue a incurrir, así como otros gastos necesarios para la realización de nuestro trabajo, serán facturados por separado y previo acuerdo con ustedes.
Otros aspectos importantes La administración conoce y acepta el riesgo implícito que existe en el uso de comunicaciones por vía electrónica, incluyendo la falta de seguridad de la información y de certeza de su adecuado envío/recepción, así como la posible pérdida de confidencialidad. A menos de que la administración nos solicite, por escrito, que no utilicemos el correo electrónico como medio para transmitir información relativa a los servicios cubiertos por esta carta convenio, no asumimos responsabilidad alguna respecto a posibles pérdidas de información o de confidencialidad de la misma, relacionadas con el uso de dicho medio de comunicación. Cualquier controversia que surja o se relacione con los servicios profesionales cubiertos por esta carta convenio, será sometida primero a mediación voluntaria entre las partes, y si ésta no tiene éxito, entonces podrá ser llevada ante un tribunal en México, D.F. Si se llega a determinar, conjuntamente y por escrito, que una porción de ésta carta convenio es nula, inválida, o en cualquier forma inhabilitada, en parte o totalmente, las porciones restantes de la misma permanecerán vigentes. Deseamos agradecer esta oportunidad de servir profesionalmente a la Compañía y le aseguramos que este trabajo recibirá nuestra mejor atención. Favor de confirmar su aceptación de los términos de esta carta convenio, firmando copia de la misma y devolviéndola a uno de nuestros representantes. Muy atentamente,
FIRMA DE AUDITORES Acepto las condiciones de esta carta convenio como un acuerdo de voluntades entre la Compañía que represento y la firma de auditores que practicará la auditoría antes citada. La he leído y entiendo plenamente las condiciones y disposiciones contenidas. También confirmo que estoy facultado para suscribir este acuerdo de voluntades en nombre de
Construservicios Integrales e Inmobiliarios, SA de CV.
Nombre de la Compañía: Construservicios Integrales e Inmobiliarios, SA de CV Aceptado por: ING. JOSE ANTONIO LEÓN GUZMÁN: Puesto: GERENTE GENERAL Fecha: 14 DE OCTUBRE DE 2011
Anexo 3. CEDULA DE ANALISIS DE CUESTIONARIOS Construservicios Integrales e Inmobiliarios, S.A. de C.V.
Área: Gerencia de Recursos Humanos Fecha: Noviembre 2011
Elaboró: L.Z.R Revisó: LCP. M.M.L.
Con el propósito de conocer la situación de la Gerencia de Recursos Humanos de la empresa, se llevó a cambo la aplicación de cuestionarios, en los que se determinaron los siguientes resultados: Observación
Fuente de dato: Cuestionario aplicado a miembros de la Gerencia de Recursos Humanos. Alcance de la revisión: la empresa cuenta con Conclusión:
Anexo 4. CEDULA DE ANALISIS DE PUESTOS Construservicios Integrales e Inmobiliarios, S.A. de C.V. Área: Gerencia de Recursos Humanos Fecha: Noviembre 2011
Elaboró: J.J.M.A Revisó: LCP. M.M.L.
Con el propósito de conocer la organización se aplico un análisis de puestos, este procedimiento permitió identificar las funciones de la Gerencia de Recursos Humanos; a continuación se presentan los resultados obtenidos.
Observaciones Puestos Antigüedad del Puesto Escolaridad Máxima A quien reportan y su puesto a cargo
Fuente de dato: Cuestionario aplicado a miembros de la Gerencia de Recursos Humanos. Alcance de la revisión: la empresa cuenta con Conclusión:
Anexo 5.
CÉDULA DE ANÁLISIS DE CUESTIONARIOS DEL ASPECTO GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN
Construservicios Integrales e Inmobiliarios S.A de C.V.
Gerencia: Recursos humanos Fecha: noviembre del 2011
Elaborado por: K.M.A Reviso: L.C.P.M.M.L
Con el propósito de conocer la situación general de la gerencia de recursos humanos, se llevó a cabo la aplicación de cuestionarios, en los que determinaron los siguientes resultados.
Observación Planeación Visión y misión Objetivos Metas Estructura organizacional
Fuente de dato: Cuestionario de aspecto general de la gerencia de recursos humanos
