CICLO DE NÓMINAS FUNCIONES DEL CICLO DE NÓMINAS.
El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para: ·La contratación y utilización de mano de obra ·El pago de mano de obra ·Clasificar, resumir e informar lo que se utilizo y pago de mano de obra El ciclo de nominas contiene la contratación, utilización y pago de servicios personales como por ejemplo nomina de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc. FUNCIONES TÍPICAS 1. Funciones de Ejecución:
Reclutamiento, contratación, promoción y despido de personal, Capacitación y evaluación de personal, Preparación de informes de asistencia, Preparación, autorización, cálculos, control y pago de nóminas, Autorización, pago y recuperación de anticipos varios. 2. Funciones de registro : Contabilización
Actualizar
registro
de
de transacciones de nómina a pase al mayor, empleados, Determinar costo de mano de obra.
3. Funciones de custodia: Protección de fondos de nómina, Protección de
registros de nómina, Mantener corrección de cuentas bancarias. Nóminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de ajustes de nómina, pagos anticipados.
Asientos comunes:
obra,
Formas y documentos vitales :
Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, selección preliminar, exámenes físicos, contratos de trabajo, aviso de promoción, aviso de aumento salarial, despido de personal, liquidación al personal 4.1
OBJETIVOS
DEL
CONTROL
INTERNO
DE
NOMINAS.
1.Eficiencia operativa: Autorización, segregación de funciones, controles físicos y
verificación interna independiente. 2.Información financiera razonable y oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos y verificación interna independiente. Errores Potenciales:
1.Planillas 2.Pagos 3. Apropiación 4.Indemnizaciones 5.Contabilización 6.Errores
infladas por de
con
personal
no
existente trabajo no realizado salarios no reclamados pagadas no contabilizadas y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales en cálculos o sumas
4.2 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO EN CICLO DE NÓMINAS. DE AUTORIZACIÓN.
Tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurar que se están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración, los cuales deberán ser razonables de acuerdo a las características y necesidades de cada empresa, mismas que deberán ser evaluadas por el auditor. Los objetivos de este ciclo son: 1- El personal debe contratarse de acuerdo con las políticas establecidas por la administración. 2- Los tipos de retribución y las deducciones de nómina deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 3- Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 4- Todos los pagos de nóminas deben efectuarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 5- Los procedimientos del ciclo de nóminas deben estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración. PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE OPERACIONES. Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para el correcto reconocimiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes de éstas. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son: 1-Solo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilización de mano de obra que se
ajusten
a
las
políticas
establecidas
por
la
administración.
2- La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna. 3- Los montos adeudados al personal, así como la distribución contable de dichos adeudos deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud. 4- Los importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna. 5- Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal. 6- Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable. 7- Los asientos contables de la nómina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 8- La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de nóminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna. OBJETIVOS DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son: 1- Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas de nóminas y, las transacciones relativas. OBJETIVOS DE SALVAGUARDA FÍSICA Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. LOS OBJETIVOS PARA ESTE CICLO SON:
1- El acceso a los registros de personal, nóminas, formas, documentos importantes y lugares de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 4.3 IDENTIFICACIÓN DE OBJETIVOS CON EL RIESGO DE NO CUMPLIMIENTO.
Una vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo de nóminas. es necesario identificar qué técnicas de control interno utiliza la empresa para lograr dichos objetivos, y el riesgo que existe sí dichas técnicas no logran o logran parcialmente estos objetivos. Lo anterior, como se menciona en el Boletín 5030 "Metodología para el estudio y evaluación de control interno", tiene como objetivo determinar la naturaleza, el alcance y oportunidad de las pruebas de auditoría que va a llevar a cabo el auditor. El presente capitulo pretende precisamente mostrar ejemplos de técnicas de control interno que podría utilizar una empresa para lograr estos objetivos específicos, así como los riesgos que existen en caso de no lograr o lograr parcialmente los mismos, En ningún caso se pretende que los ejemplos que aquí se proporcionan de técnicas de control sean todos los que pueden existir en una empresa, sino más bien que estos ejemplos sirvan como guía al auditor para identificar aquellas técnicas de control que realmente estén operando en la misma. Los ejemplos de técnicas de control que más adelante se mencionan incluyen en muchos casos, técnicas de control que pueden utilizar las empresas cuando éstas cuenten con un sistema de procesamiento electrónico de datos (PED). Estos ejemplos se han proporcionado va que dada la importancia que tienen actualmente los sistemas de PED, en las empresas, el auditor se ve obligado a evaluar técnicas de control interno específicas de los mismos, por lo que consideramos que el proporcionar ejemplos de este tipo de técnicas puede ser de gran ayuda en el estudio y evaluación del control interno en un ambiente de PED. CONTROL INTERNO DE LA NOMINA AUDITORIA DE LA NOMINA
El procedimiento interno para nominas difiere ampliamente entre las compañías. Sin embargo, los requisitos mínimos para un procedimiento de nomina adecuado incluyen las autorización para colocar a los empleados en la nomina, una fuente original (las tarjeras de tiempo). El auditor deberá estudiar y comprender el procedimiento que cada cliente siga para la nomina. Deberá recabarse una lista de todas las personas que durante el ejercicio, junto con los sueldos o salarios individuales y cambios de lo mismo que se hayan registrado durante el ejercicio. El auditor deberá cerciorarse de que no permanezcan ex empleados en la noma – para beneficios de algún empleado activo-. En consecuencia, deberá examinarse
los métodos de terminación de contratos. Deberá comparase los nombres que aparezcan en los registros autorizados de empleo con los nombres que aparezcan en los registros periódicos de nómina.
CICLO DE NÓMINAS 4.1
Funciones
del
ciclo
de
nóminas.
El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para: La contratación y utilización de mano de obra El pago de mano de obra Clasificar, resumir e informar lo que se utilizo y pago de mano de obra El ciclo de nominas contiene la contratación, utilización y pago de servicios personales como por ejemplo nomina de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los servicios del personal y el pago de los mismos, estén relacionados como parte de este ciclo de las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtención de dichos recursos.
Funciones
Típicas
de Ejecución : Reclutamiento, contratación, promoción y despido de personal, Capacitación y evaluación de personal, Preparación de informes de asistencia, Preparación, autorización, cálculos, control y pago de nóminas, Autorización, pago y recuperación de anticipos varios. 1. Funciones
2. Funciones de registro: Contabilización de transacciones de nómina a pase al mayor, Actualizar registro de empleados, Determinar costo de mano de obra. 3. Funciones de custodia: Protección de fondos de nómina, Protección de
registros de nómina, Mantener corrección de cuentas bancarias.
Asientos
comunes: Nóminas
pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de obra, ajustes de nómina, pagos anticipados.
Formas y documentos vitales : Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, selección preliminar, exámenes físicos, contratos de trabajo, aviso de promoción, aviso de aumento salarial, despido de personal, liquidación al personal
4.2 objetivos del control interno en ciclo de nóminas. a) De autorización. Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurar que se están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración, los cuales deberán ser razonables de acuerdo a las características y necesidades de cada empresa, mismas que deberán ser
evaluadas por Los objetivos de este ciclo son:
el
auditor.
El personal debe contratarse de acuerdo con las políticas establecidas por la administración. Los tipos de retribución y las deducciones de nómina deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. Todos los pagos de nóminas deben efectuarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. Los procedimientos del ciclo de nóminas deben estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
Objetivos de procesamiento y clasificación de operaciones. a) Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para el correcto reconocimiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes de éstas. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son: Solo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilización de mano de obra que se ajusten a las políticas establecidas por la administración. La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna. Los montos adeudados al personal, así como la distribución contable de dichos adeudos deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud. Los importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna. Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal. Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable. Los asientos contables de la nómina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas establecidas por la administración. La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de nóminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna. Objetivos de verificación y evaluación Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de nóminas son: - Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas de nóminas y, las transacciones relativas. Objetivos de salvaguarda física Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos,
registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Los objetivos para este ciclo son: - El acceso a los registros de personal, nóminas, formas, documentos importantes y lugares de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.
4.3 Identificación de objetivos con el riesgo de no cumplimiento. Una vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo de nóminas. es necesario identificar qué técnicas de control interno utiliza la empresa para lograr dichos objetivos, y el riesgo que existe sí dichas técnicas no logran o logran parcialmente estos objetivos. Lo anterior, como se menciona en el Boletín 5030 "Metodología para el estudio y evaluación de control interno", tiene como objetivo determinar la naturaleza, el alcance y oportunidad de las pruebas de auditoría que va a llevar a cabo el auditor. El presente capitulo pretende precisamente mostrar ejemplos de técnicas de control interno que podría utilizar una empresa para lograr estos objetivos específicos, así como los riesgos que existen en caso de no lograr o lograr parcialmente los mismos, En ningún caso se pretende que los ejemplos que aquí se proporcionan de técnicas de control sean todos los que pueden existir en una empresa, sino más bien que estos ejemplos sirvan como guía al auditor para identificar aquellas técnicas de control que realmente estén operando en la misma. Los ejemplos de técnicas de control que más adelante se mencionan incluyen en muchos casos, técnicas de control que pueden utilizar las empresas cuando éstas cuenten con un sistema de procesamiento electrónico de datos (PED). Estos ejemplos se han proporcionado va que dada la importancia que tienen actualmente los sistemas de PED, en las empresas, el auditor se ve obligado a evaluar técnicas de control interno específicas de los mismos, por lo que consideramos que el proporcionar ejemplos de este tipo de técnicas puede ser de gran ayuda en el estudio y evaluación del control interno en un ambiente de PED.
Errores potenciales:
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Planillas infladas con personal no existente Pagos por trabajos no realizados Apropiación de salarios no reclamados Indemnizaciones pagadas no contabilizadas Contabilización y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales Errores en cálculos o sumas
4 .4 P r u e b as d e c u m p l i m i e n t o y p r u e b a s s u s t a n t i v a s .
La mayoría de las estructuras de control interno para las nóminas está muy estructurada y bien diseñada para controlar las salidas de efectivo y minimizar las quejas e insatisfacción de los empleados. Es común utilizar técnicaselectrónicas para el procesamiento de datos en la preparación de todos los diarios y cheques de nómina. A menudo se utilizan sistemas propios de la empresa, aunque también utilizan los sistemas de centros externos de servicio. Por lo general no es fácil establecer un buen control en el ciclo de nominas y personal. Para los empleados de fábricas u oficinas, es frecuente que haya gran número de transacciones relativamente homogéneas de pequeñas cantidades. Hay menos transacciones nóminas de ejecutivos, pero estas son comúnmente consistentes en el momento oportuno, contenido y cantidad. Como efecto de las preocupaciones relativamente constantes acerca de las nominas que existen de compañía a compañía, se encuentran disponibles sistemas de alta calidad para computadora.
CONTROLES INTERNOS, PRUEBAS DE PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES.
CONTROLES
Y
Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de los procedimientos de transacciones son los medios más importantes para verificar los saldos en la cuenta en el ciclo de nominas y personal. El énfasis sobre estas pruebas se origina en el hecho de que se carece de evidencia independiente proporcionada por un tercero, como sería una confirmación para verificar los salarios acumulados impuestos sobre ingresos retenidas, impuestos acumulados en la nómina, y otras cuentas de saldos. Además, en la mayoria de las auditorías los montos en las cuentas de saldo son pequeños y se verifican con relativa facilidad si el auditor tiene confianza en que las transacciones de la nomina se han registrado correctamente en la computadora y se han preparado correctamente las declaraciones de los impuestos sobre nóminas.
4.5 evaluación del control interno. Relación entre la nomina y la evaluación del inventarió: En aquellas auditorías donde la nómina es una porción significativa del inventario, como ocurre frecuentemente entre las compañías manufactureras y de construcción, una clasificación incorrecta de cuentas de las nóminas puede afectar de forma considerable la evaluación de activos para cuentas como producción en proceso, artículos terminados o construcción en proceso. Por ejemplo, los costos indirectos cargados al inventario en la fecha del balance pueden haberse sobreestimado, si los sueldos del personal administrativo se han cargado equivocada o intencionalmente a los costos indirectos de fabricación. De manera similar, la evaluación del inventario se ve afectada si el costo de mano de obra directo de los empleados individuales se carga erróneamente a la orden de producción o procesos equivocados.
MÉTODO DE CUESTIONARIO 1. Se cuenta con definciones claras de descripción de puestos, requisitos de experiencia y referencias, revisión de las solicitudes de empleo y rangos de sueldos. Se comunican estas definiciones a los autorizados por contratar. 2. El consejo o la alta gerencia aprueba el presupuesto de requerimientos de personal, y las autorizaciones para contratar personal nuevo se adaptan a estos requerimientos. 3. Se investigan mensualmente las desviaciones del presupuesto de requerimientos de personal. 4. Aprueban las personas autorizadas las requisiciones de personal (incluyendo rangos de sueldos) antes de realizar propuestas de empleo. 5. Se requiere una requisición de personal autorizada para que se incluya un nuevo empleado en el archivo maestro de nóminas. 6. Para cada empleado se mantiene un expediente personal, el cual incluye respaldo de su contratación, salario, avisos de cambio de sueldo y respaldo de otras deducciones del sueldo. 7. El acceso a los registros y archivos de personal está limitado a los empleados del departamento de personal. 8. Se requiere un aviso de modificación autorizado para cambiar el archivo maestro de empleados. 9. Aprueba avisos de modificación los niveles adecuados de la administración. 10. El departamento de personal controla todos los cambios en el archivo maestro de empleados. B. REPORTES DE TRABAJO Y PROCESAMIENTO DE NOMINAS - ASPECTOS GENERALES 1. Se utilizan tarjetas de tiempos para reportar las horas trabajadas y los cargos a departamentos y/o proyectos. Las tarjetas son aprobadas pro el supervisor inmediato. 2. Los procedimientos actuales permiten asegurar que nóminas recibe las tarjetas de tiempo autorizadas, antes de ingresarlas al sistema de nóminas en cada período de pago. 3. Se utiliza un control por lotes para controlar el total de horas ingresadas en el sistema de nóminas.
4. Se utiliza una firma de servicios o un banco para efectuar el pago. 5. Cada período de pago, antes de distribuir los cheques o sobres de sueldos, es revisado el registro de nómina buscando posibles errores. 6. Una persona externa a la función de procesamiento de la nómina la revisa periódicamente buscando partidas atípicas. 7. Se concilia en cada período de pago la distribución de mano de obra contra la nómina. 8. El personal apropiado autoriza los ajustes a nóminas. 9. Todos los bonos, comisiones y otros incentivos son autorizados por el personal administrativo adecuado antes de su procesamiento. 10. Cada período contable, la gerencia compara los gastos reales de mano de obra contra el presupuesto y las variaciones importantes son investigadas. 11. La distribución (en horas) de la mano de obra directa y de otros gastos indirectos es revisada en cuanto a corrección y exactitud por el gerente del departamento o proyecto. 12. Los asientos de diario para registrar la mano de obra son preparados oportunamente y autorizados por los niveles adecuados. 13. Se registran al final de cada período los pasivos acumulados por todos los gastos incurridos pero no pagados (vacaciones, gratificaciones, etc.). 14. El acceso a las nóminas, tarjetas de tiempo, avisos de modificación, etc. está restrigido al personal autorizado. C. PAGO DE NOMINAS 1. Existen niveles de autorización (por escrito) para emitir los cheques para pagos de nómina. 2. Los cheques de nómina son debidamente registrados en el mes en que se emiten. 3. Los cheques o sobres de sueldo no reclamados son guardados por personal autorizado y se investigan rápidamente todos aquellos que no son reclamados dentro de un período razonable.
4. El acceso a los cheques en blanco, máquina firmadora o facsimil está restringido al personal autorizado. 5. Una persona externa a la función de nóminas concilia oportunamente la cuenta bancaria de nóminas. D. VACACIONES 1. Se ha establecido y puesto por escrito una política de vacaciones, ausencias por enfermedad, etc., que haya sido comunicada a los empleados. 2. Las variaciones y la ausencia por enfermedad de los empleados son reportadas en las tarjetas de tiempo autorizadas. 3. Se mantiene por cada empleado un registro de vacaciones acumuladas y tomadas y ausencias por enfermedad. 4. Se concilian cada mes los registros auxiliares de vacaciones de empleados al mayor general. E. IMPUESTOS SOBRE SUELDOS 1. El personal apropiado revisa y aprueba las declaraciones de impuestos sobre sueldos, siendo éstas presentadas oportunamente. 2. Se enteran a tiempo los impuestos sobre sueldos. 3. Se registran al final de cada período contable las obligaciones acumuladas por impuesto sobre sueldos (tanto la parte del patrón como la del empleado).
El ciclo de Nominas El ciclo de personal y nominas involucra el empleo y pago de todos los empleados, sin importar la clasificación o método con que se determine su compensación. Los empleados incluyen ejecutivos con un sueldo fijo más bonificación, oficinistas con sueldo mensual con tiempo extra o vendedores a comisión, y personal de fábrica y sindicalizado a los que se les paga por ahora.
los sueldos, salarios, impuestos a los patrones, y otros costos de los mismos son el gasto principal en todas las compañías.
la mano de obra es una consideración tan importante en la evaluación del inventario en compañías industriales y dé construcción, que la clasificación y adjudicación de mano de obra incorrecta puede resultar en una equivocación considerable en la utilidad neta, por último las nóminas son un área donde se desperdician grandes cantidades de recursos de empresa por ineficiencia o se roban por medio del fraude. la nómina tiene una clase de transacciones porque el recibo de servicios de empleados y el pago de esas servicios a través de la nómina ocurren en un corto periodo. Los controles internos sobre la nómina son efectivos para casi todas las compañías, grandes y pequeñas. Las razones para los controles efectivos son las fuertes penalizaciones federales y estatales que se imponen por errores en la retención y pago de impuestos sobre nóminas y problemas de moral en los empleados si no se les paga o se les paga menos. Funciones en el ciclo, documentos y registros relacionados y controles internos.
El ciclo de nóminas y personal comienza con la contratación de personal y termina con el pago a los empleados por los servicios prestados, y al gobierno y otras instituciones, los impuestos retenidos y acumulados en las nóminas y los beneficios. Entre tanto, el ciclo involucra la obtención de servicio de los empleados consistentes con los objetivos de la organización y la de los servicios de una manera correcta.
Personal y empleo El departamento de personal proporciona una fuente independiente para entrevistar y contratar al personal calificado. El departamento también es una fuente independiente de registros para la verificación interna de la información sobre salarios. Registro de personal: Registros que incluyen datos como la fecha de contratación, investigaciones del personal, tasas de pago, deducciones autorizados, evaluaciones del desempeño y terminación del empleo. Forma de autorización de deducción: Forma que autoriza las deducciones por nomina, incluyendo el numero de exenciones para la retención de impuesto sobre ingresos, bonos de ahorro de Estados Unidos y cuotas sindicales. Forma de autorización de tasa de pago: Forma que autoriza la tasa de pago. La fuente de la información es un contrato laboral, autorización por la administración, o en el caso de funcionarios, la autorización del consejo de adminciclo de nomina stradores. Controles internos: Desde un punto de vista de auditoria, los controles internos más importantes en el aspecto del personal involucran los métodos formales de informar al personal de la toma de tiempo y de preparación de nóminas, del ingreso de nuevos empleados, la autorización de los cambios iníciales y periódicos en las tasas de pago, y la fecha de terminación de empleados que dejan de trabajar para la compañía. Como parte de estos controles, es sumamente importante la separación de responsabilidades. A ninguna persona que tiene acceso a las tarjetas de pago, registros de nóminas o cheques, se les permite el acceso los registros de personal. Un segundo control importante es la investigación
adecuada
de
la
competencia
y
confiabilidad
de
los
nuevos
empleados.
La nómina Esta función es de capital importancia en la auditoria de nóminas, porque afecta directamente los gastos por nomina para el periodo. Incluye la preparación tarjetas de tiempo para los empleados, el resumen y cálculo del pago bruto, deducciones, y pago neto; la preparación de los cheques respectivos; y la preparación de los registros de nómina. Deben existir controles adecuados para evitar cálculos erróneos en cada una de estas actividades. Tarea de tiempo: Documento que indica la hora en que el empleado dejó de trabajar en cada día, y el número de horas que trabajó. Para muchos empleados, los relojes registradores de tiempo preparan de forma automática la tarjeta de tiempo. Por lo general, las tarjetas de tiempo se entregan por semana. Tarjeta de tiempo en la obra: Documentó que indica las ordenes en las que un trabajador de fábrica ha laborado durante un periodo determinado. Esta forma se utiliza sólo cuando un empleado desempeña sus actividades por órdenes de producción, en diferentes departamentos. Reporte resumido de nómina: Documento generado por computadora que resume en diversas formas la nómina por un periodo. Un resumen es el total cargado a cada cuenta del mayor por cargos por la nómina. Estos serán iguales a la nomina a bruta para el periodo. Otro resumen común para una organización manufacturera son los totales cargados a diversos órdenes en un sistema de contabilidad de costos por ordenes de producción. Diario de nómina: Diario para registrar los cheques de nomina indican el pago bruto, retenciones y pago neto. El diario de nómina se genera para cualquier periodo a partir de las transacciones en nóminas que se incluyen en los archivos del sistema de cómputo. También se incluyen los detalles de diario en el archivo maestro de nóminas. Los totales del diario se traspasan al mayor general por la computadora. Archivo maestro de nómina: Archivo donde se registran todas las transacciones de nómina para cada empleado y se mantiene el total de salarios pagados empleados durante el año hasta la fecha. El registro para cada empleado incluye el pago bruto por cada periodo de nómina, las deducciones del pago bruto, el pago neto, número y fecha del cheque. El archivo maestro se actualiza con la información de los archivos de transacciones de nóminas de la computadora. El total devengado por cada empleado en el archivo maestro, es igual al saldo total de la nómina bruta en diversas cuentas del mayor general. Controles internos: Un control adecuado del tiempo en las tarjetas de tiempo incluye el uso de un reloj marcador u otro método similar, para tener la certeza que se les paga a los empleados el número de horas que laboraron. También se hace el control para evitar que alguna persona inserte las tarjetas de varios empleados o que presente una tarjeta de tiempo ficticia. Pago de la nómina
La firma verdadera y distribución de los cheques se maneja de forma correcta para evitar su
robo. Cheques de nómina: Cheque suscrito al empleado por los servidos que desempeñó. Se
prepara el cheque como parte de la función de formulación de la nómina pero la firma autorizada convierte al cheque en un activo. El importe del cheque es el pago bruto menos impuestos y otras deducciones retenidas. Después que se ha cobrado el cheque y el banco lo regresa a la empresa, se le llama cheque cancelado. Controles internos: Los controles sobre los cheques deben incluir limitar la responsabilidad de la autorización para firmar los cheques a un empleado, que no tenga acceso a la toma de tiempo o a la preparación de la nómina, la disminución de la nómina por alguien que no esté involucrado en otras funciones de la nómina, y el regreso inmediato de cheques no reclamados para su depósito nuevamente. Si se utiliza una máquina firmadora de cheques para reemplazar una firma manual, también se requieren los mismos controles; además, se debe controlar cuidadosamente la máquina firmadora de cheques. Preparación de declaraciones de impuestos sobre la nómina y el pago de los mismos.
La preparación y envío oportuno por correo de las declaraciones de impuestos sobre nóminas es un requisito establecido por las leyes federales y estatales sobre nómina. Declaraciones de impuestos sobre nóminas: Formas de impuestos que se presentan a las unidades locales, estatales y federales del gobierno para el pago de impuestos retenidas y el impuesto del patrón. La naturaleza y fechas de vencimiento de las formas varia, dependiendo del tipo de impuestos. Controles internos: El control más importante en la preparación de estas declaraciones es una serie bien definida de políticas que indican dónde se archivan cada forma. La mayoría de los sistemas computarizados de nominas incluyen la preparación de declaraciones de impuestos sobre nominas utilizando la información en los archivos maestro y de transacción de nominas. La mayoría de las estructuras de control interno para las nóminas está muy estructurada y bien diseñada para controlar las salidas de efectivo y minimizar las quejas e insatisfacción de los empleados. Es común utilizar técnicas electrónicas para el procesamiento de datos en la preparación de todos los diarios y cheques de nómina. A menudo se utilizan sistemas propios de la empresa, aunque también utilizan los sistemas de centros externos de servicio. Por lo general no es fácil establecer un buen control en el ciclo de nominas y personal. Para los empleados de fábricas u oficinas, es frecuente que haya gran número de transacciones relativamente homogéneas de pequeñas cantidades. Hay menos transacciones nóminas de ejecutivos, pero estas son comúnmente consistentes en el momento oportuno, contenido y cantidad. Como efecto de las preocupaciones relativamente constantes acerca de las nominas que existen de compañia a compañía, se encuentran disponibles sistemas de alta calidad para computadora. Controles internos, pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones.
Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de los procedimientos de transacciones son los medios más importantes para verificar los saldos en la cuenta en el ciclo de nominas y
personal. El énfasis sobre estas pruebas se origina en el hecho de que se carece de evidencia independiente proporcionada por un tercero, como sería una confirmación para verificar los salarios acumulados impuestos sobre ingresos retenidas, impuestos acumulados en la nómina, y otras cuentas de saldos. Además, en la mayoria de las auditorias los montos en las cuentas de saldo son pequeños y se verifican con relativa facilidad si el auditor tiene confianza en que las transacciones de la nomina se han registrado correctamente en la computadora y se han preparado correctamente las declaraciones de los impuestos sobre nóminas
