BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Manage process process di PT Brilyan Sukses Pratama belum dapat dikatakan baik. Walaupun set direction yang bertugas untuk menentukan arah suatu perusahaan telah membuat visi dan misi untuk PT Brilyan Sukses Pratama, perusahaan tersebut belum dapat melaksanakan semua kegiatan yang ada di PT Brilyan Sukses Pratama sesuai dengan visi dan misi yang diharapkan. Strategi – strategi yang dilakukan PT Brilyan Sukses Pratama masih bersifat umum yang dilakukan oleh perusahaan perusahaan – perusahaan – perusahaan lain. Sehingga tidak dapat mengembangkan perusahaan dengan optimal. Selain itu, belum ada perjanjian hitam diatas putih antara pihak perusahaan dan anggota yang tergabung dalam PT Brilyan Sukses Pratama. Belum ada direct business di PT Brilyan Sukses Pratama yang secara khusus dapat menggerakkan sumber daya manusia untuk mencapai suatu tujuan. Pimpinan dari PT Brilyan Sukses Pratama seringkali tidak ke kantor. Sehingga para pegawai dari PT Brilyan Sukses Pratama bekerja tanpa pengawasan dari pimpinan. Komponen utama lain dalam pendekatan sistem bisnis CIMOSA adalah core process. Core process process terdiri dari develop product, get order, fulfil order , dan support dan support product. Secara garis besar, core process dari PT Brilyan Sukses Pratama dapat dikatakan baik. Namun pada get order ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh PT Brilyan Sukses Pratama. Hal tersebut adalah dari cara PT Brilyan Sukses Pratama untuk mendapatkan anggota. Selain get order juga pada fulfil order ada beberapa hal yang perlu diperbaiki. Pemenuha pesanan dari PT Brilyan Sukses Pratama belum dapat memenuhi semua permintaan anggotanya saat hari raya Idul Fitri. PT Brilyan Sukses Pratama tidak dapat memperkirakan seberapa besar kenaikan permintaan anggota anggota saat hari hari raya Idul Idul Fitri. Komponen utama utama yang ketiga dari dari CIMOSA adalah adalah support process. process. Walaupun masih ada beberapa hal yang belum sempurna.
1.2
Tujuan Tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk menganalisa PT Brilyan Sukses Pratama dengan pendekatan sistem bisnis CIMOSA 2. Untuk mengetahui sistem yang kurang baik di PT Brilyan Sukses Pratama 3. Untuk memberikan solusi kepada PT Brilyan Sukses Pratama mengenai sistem yang kurang baik menurut pendekatan pendekatan bisnis bisnis CIMOSA
1.3
Metode Pengerjaan Tugas Metode yang digunakan penulis dalam mengerjakan laporan dimulai dengan perumusan masalah, pengumpulkan pengumpulkan data relevan terhadap kasus, pembahasan, pembahasan, serta penarikan kesimpulan. Dalam proses pengumpulan data, penulis melakukan wawancara secara langsung dengan petinggi dan karyawan PT Brilyan Sukses Pratama agar mendapat info perusahaan secara jelas dan tepat. Informasi juga penulis dapat berdasar pada referensi yang benar dengan menggunakan Harvard Referencing Referencing dalam penulisan referensi. Referensi tersebut bersumber pada buku, internet, internet, majalah, majalah, jurnal, dll.
1.4
Alasan Pemulihan Sistem Bisnis Dalam menjalankan proses bisnis yang bergerak di bidang jasa distribusi seperti PT Brilyan Sukses Pratama dinilai lebih efektif menggunakan pendekatan sistem CIMOSA dikarenakan dalam pendekatan CIMOSA pembagian antara sub makro dan sub mikro terbagi secara jelas, selain itu pendekatan sistem CIMOSA dirasa sudah meliputi semua aspeak yang mendukung terlaksananya kegiatan proses bisnis. Sehingga memudahkan PT Brilyan Sukses Pratama dalam menjalankan menjalankan proses bisnis sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
1
BAB II ALASAN PEMILIHAN BIDANG YANG AKAN DIPERBAIKI
Berdasarkan metode bisnis CIMOSA, bahwa suatu perusahaan harus memiliki fungsi bisnis yang meliputi : Manage Process, Core Process, dan Support Process. Fungsi bisnis itulah yang sudah dimiliki oleh PT Brilyan Sukses Pratama dalam menjalankan perusahaan distribusinya, akan tetapi ada beberapa aspek yang dirasa kurang baik pelaksanaannya dan memerlukan perbaikan guna tercapainya visi perusahaan. Fungsi bisnis PT Brilyan Sukses Pratama yang perlu adanya perbaikan adalah manage process sub bagian set strategy. Set strategy dari perusahaan ini dirasa perlu dikembangkan karena perusahaan ini belum bisa mencapai hasil yang maksimal di bagian strategi pemasaran dan strategi persaingan . Dibandingkan dengan fungsi bisnis selain set strategy seperti halnya set direction dan direct business perusahaan ini telah mampu menjalankannya secara optimal. Karena PT Brilyan Sukses Pratama telah memiliki visi dan misi perusahaan yang jelas serta human resourcess guna mencapai kepuasan custumer. Terbukti dari adanya upaya serius dalam mengembangkan produk/service agar lebih baik lagi, senantiasa terbuka atas segala masukan dari custumer serta pengaturan menejeman perusahaan meliputi HRD process, accounting, IT process serta maintenance process yang terbukti berjalan secara optimal, walaupun ada sedikit kendala namun PT Brilyan Sukses Pratama dapat mengatasi dengan baik. Sehingga dapat disimpulkan bahwa perusahaan PT Brilyan Sukses Pratama dalam semua aspek fungsi bisnis berdasarkan CIMOSA telah dijalankan dengan baik namun dalam bagian set strategy perusahaan masih dirasa kurang PENJELASAN SET STRATEGY ITU APA Dari perusahaan PT Brilyan Sukses Pratama dapat dilihat dari fungsi bisnis set strategy yang meliputi strategi pemasaran dan strategi persaingan dirasa kurang. Pada faktanya perusahaan ini telah menentukan rencana dan strategi perusahaannya namun kurang bisa mengatasi kendala yang muncul serta kurang bisa mengimplementasikan rencana perusahaan yang telah ada. Selain itu juga PT Brilyan Sukses Pratama set stategy yang berkaitan dengan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mewujudkan visi dan misi perusahaan belum bisa dicapai secara optimal. 2.1
Strategy dalam pemasaran Bagian pemasaran di PT Brilyan Sukses Pratama ini bernama Novi. Pekerjaan Novi sehari – hari dikantor adalah memasarkan dan mencari anggota untuk bergabung dengan PT Brilyan Sukses Pratama. Perusahaan ini dalam upaya perekrutan anggota memiliki kelemahan dalam bentuk tidak adanya perjanjian hitam diatas putih dalam menyepakati kontrak kerja, sehingga banyak terjadinya penyimpangan-penyimpangan yang dilakukan anggota pada perusahaan. Penyimpangan-penyimpangan tersebut antara lain : a. Anggota yang tidak bertanggung jawab, sesuka hati dalam melakukan tugasnya. Contohnya : beberapa anggota tidak niat dalam berjualan sehingga apabila barang tidak laku, anggota sesuka hati lepas dari brand PT Brilyan Sukses Pratama. Hal tersebut lah yang menjadi permasalahan dari perusahaan tidak mampu mencapai jumlah anggota yang kian meningkat. b. Penggunaan brand PT Brilyan Sukses Pratama. Seringkali para anggota yang tidak bertanggung jawab melakukan pemalsuan produk perusahaan dengan bentuk tetap menggunakan brand Royal Crepes dan Indowaffle namun dengan komposisi produk yang dimiliki PT Brilyan Sukses Pratama, Contohnya : Di daerah Gresik didapati anggota yang tidak membeli barang dari pegawai perusahaan namun mengolah adonannya sendiri. Hal ini secara langsung akan memberikan dampak buruk terhadap citra perusahaan dan merusak proses pemasaran , karena produk Royal Crepes dan Indowaffle telah menjamin mutu dari produk yang dihasilkan, namun pada faktanya perusahaan ini belum melakukan tindakan tegas kepada anggotanya yang menyeleweng.
2
c. Dari segi pemasaran produk, perusahaan telah mengupayakan adanya promosi produk melalui penyebaran selebaran brosur beserta adanya website resmi pemasaran produk PT Brilyan Sukses Pratama. Akan tetapi perusahaan crepes ini belum bisa menampilkan website perusahaan yang baik. Dibandingkan perusahaan crepes lainnya seperti D’Crepes dan Ichiban Crepes yang memiliki tampilan website lebih menarik.
Gambar 1. Tampilan website D’crepes
Gambar 2. Tampilan website Ichiban crepes
Gambar 3. Tampilan website Royal Crepes dan I ndowaffle 3
2.2
Strategy dalam persaingan Strategi yang di tempuh oleh PT Brilyan Sukses Pratama untuk menghadapai pesaingnya dalam dunia usaha adalah dengan selalu menjaga kualitas produk yang dihasilkan dan memberikan pelayanan terbaik. Selain itu juga dengan selalu memasok bahan – bahan dari Bandung ke para anggota PT Brilyan Sukses Pratama dengan tepat waktu dan dapat memberikan bahan sesuai dengan permintaan para anggota. Hal tersebut benar adanya, akan tatapi perusahaan ini ketika memasuki Hari Raya perusahaan kekurangan stok bahan baku karena meningkatnya permintaan dari para anggota.Sehingga banyak dari anggota yang kecewa tidak mampu memenuhi perminataan konsumen. Dilihat dari adanya permasalahan tersebut nampak tidak adanya kesesuaian antara misi perusahaan yang senantiasa “Mengutamakan kualitas dalam hal apapun yang dilakukan (pelayanan)” dengan output dari perusahaan ke konsumen.
2.3
Analisa SWOT Strategi dalam pemasaran PT. Brilyan sukses Pratama dapat dianalisa melalui SWOT, yang dapat di ketahui tentang kelebihan, kelemahan. Tabel 1 Tabel Analisa SWOT pada Strategi Pemasaran PT Brilyan Sukses Pratama Strength (S) Weakness (W)
Mempunyai website
Harga relative terjangkau
Barang habis tepat waktu sehingga tidak terdapat barang kadaluarsa
SO strategies
Tingkat konsumsi masyarakat meningkat Jangkauan pemasaran dekat (2km) diharapkan perusahaan mampu menarik pelanggan lebih banyak Produk cepat memuaskan keinginan masyarakat
pegawai
Opportunities (O)
Mempunyai pemasaran
Pegawai pemasaran harus bisa lebih aktif menarik pelanggan untuk dijadikan sebagai anggota Website yang ada harus dimanfaatkan dengan semaksimal mungkin untuk menarik pelanggan untuk dijadikan sebagai anggota
saji
Pegawai pemasaran kurang agresif Website kurang menarik
Tidak ada kesepakatan hukum antara pihak perusahaan dan anggota Kurang adanya management waktu yang baik sehingga saat hari raya terjadi keterlambatan barang WO strategies
Mengadakan training skill untuk meningkatkan kemampuan pegawai dalam mencari pelanggan sebagai anggota. Website yang ada dibuat lebih menarik agar masyarakat tertarik untuk menjadi anggota Mengadakan kesepakatankesepakatan sebelum anggota bergabung kedalam perusahaan
Membuat jangkauan pemasaran baru yang lebih efektif WT strategies
Threats (T)
Penyalah gunaan pemakaian brand Pemasaran produk
ST strategies
Memberi masukan kepada anggota tentang bagaimana cara mendapatkan pegawai
4
Pihak perusahaan menciptakan cara penjualan Royal Crepes dan Indowaffle
perusahaan crepes lain lebih menarik
Produk franchise lain memiliki variasi produk yang lebih bervariasi Marak dan berkembangnya produk local franchise di areal Surabaya
untuk gerobak.
mengoperasikan
yang lebih menarik.
Membuka wawasan pada masyarakat agar tidak lagi gengsi untuk berprofesi sebagai pedagang keliling.
Sesuai analisa SWOT yang terdapat dalam tabel di atas untuk strategi pemasaran pada PT Brilyan Sukses Pratama penulis memilih untuk mengambil WO strategies, karena kami memandang kelemahan yang ada pada strategi pemasaran PT Brilyan Sukses Pratama, harus dapat dikurangi untuk memanfaatkan kesempatan yang ada. Sehingga dengan demikian diharapkan dapat memperbaiki strategi pemasaran pada PT. Brilyan Sukses Pratama guna untuk mendapatkan anggota yang lebih banyak.
5
BAB III ANALISA KASUS
3.1
Solusi Strategi dalam Pemasaran Strategi yang di tempuh oleh PT brilyan Sukses Pratama dalam bidang pemasaran adalah pihak perusahaan Bagian pemasaran di PT Brilyan Sukses Pratama ini bernama Novi. Pekerjaan Novi sehari – hari dikantor adalah memasarkan dan mencari anggota untuk bergabung dengan PT Brilyan Sukses Pratama. Dengan menyebarkan brosur di jalan – jalan utama Surabaya dan di pusat – pusat kota Surabaya. Solusi yang ditawarkan oleh penulis sebagai berikut: Mengadakan training skill untuk pegawai pemasaran Dalam menjalankan proses pemasaran di PT Brilyan Sukses Pratama, perusahaan tersebut mempunyai seorang pegawai pemasaran. Tugas dari pegawai ini adalah memasarkan produk guna untuk mencari anggota dengan cara menyebar brosur. Meskipun begitu kenyataannya anggota dari PT Brilyan Sukses Pratama tidak semakin bertambah dan justru semakin berkurang. Hal ini juga dapat disebabkan oleh perilaku pegawai yang kurang agresif dalam menyebarkan brosur. Kurangnya agresif dalam menyebar brosur dapat disebabkan oleh kurangnya kemampuan pemasaran produk yang dimiliki oleh pegawai tersebut. Sehingga penulis menyarankan agar diadakan trining skill untuk pegawai. Training skill tersebut perlu dilakukan agar pegawai pemasaran di perusahaan tersebut mendapat ilmu dan pengalaman tambahan tentang cara-cara bagaimana memasarkan produk untuk mencari anggota. Sehingga dengan adanya tambahan ilmu tersebut diharapkan kerja dari pegawai pemasaran semakin meningkat, dan pegawai menjadi semakin agresif untuk memasarkan produk dan memperoleh anggota. Membuat tampilan website yang ada sebagai media promosi yang lebih menarik Dalam memasarkan produk guna untuk mendapatkan anggota, PT brilyan Sukses Pratama mempunyai beberapa media pemasaran yang salah satu diantaranya adalah dengan menggunakan website. Namun dari segi penampilan halaman website milik PT Brilyan Sukses Pratama dapat dinilai kurang menarik, karena jika dibandingkan dengan tampilan website produk crepes yang lain seperti Ichiban dan D’ Crepe s, tampilan website PT. Brilyan Sukses Pratama masih jauh dari kata menarik. Hal ini dapat kita lihat dari gambar yang ada di bawah ini. Sehingga dengan demikian penulis menyarankan agar tampilan website yang ada pada PT. Royal Crepes dan Indowaffle dibuat lebih menarik lagi, dengan cara meningkatkan hardskill pegawai di bidang IT (khususnya pengaturan website).
3.2
Membuat kesepakatan hukum antara pihak perusahaan dan anggota Dalam menjalankan proses pemasaran pihak PT Brilyan Sukses Pratama belum menerapkan kesepakatan hukum yang harus disepakati oleh pihak perusahaan dan anggota. Sehingga hal tersebut dapat digunakan sebagai media penyalahgunaan kepercayaan bagi anggota untuk melakukan kecurangan-kecurangan. Oleh karena itu penulis menyarankan agar pihak perusahaan membuat kesepakatan-kesepakatan hukum yang harus disetujui oleh kedua pihak dengan bukti tertulis yang disertai materai. Dan tentunya kesepakatan-kesepakatan hukum yang dibuat harus menguntungkan kedua belah pihak, dan tidak bersifat merugikan salah satu pihak. Sehingga dengan demikian penyalahgunaan kepercayaan yang dilakukan oleh anggota kedepannya tidak akn terjadi lagi, karena segala sesuatunya sudah berdasarkan hukum yang jelas.
Solusi Strategi dalam Persaingan Strategi yang di tempuh oleh PT Brilyan Sukses Pratama untuk menghadapai pesaingnya dalam dunia usaha adalah dengan selalu menjaga kualitas produk yang dihasilkan 6
dan memberikan pelayanan terbaik. Selain itu juga dengan selalu memasok bahan – bahan dari Bandung ke para anggota PT Brilyan Sukses Pratama dengan tepat waktu dan dapat memberikan bahan sesuai dengan permintaan para anggota. Solusi yang ditawarkan oleh penulis sebagai berikut: Seharusnya sesuai misi perusahaan yang senantiasa “Mengutamakan kualitas dalam hal apapun yang dilakukan (pelayanan)” perusahaan ini harus bisa mencukupi semua pesanan dari anggota. Hal ini dapat diwujudkan dengan cara, PT Brilyan Sukses Pratama melakukan pendataan pada anggota yang berada di wilayah Jawa Timur untuk memprediksi berapa jumlah bahan baku yang dibutuhkan pada saat Hari Raya Idul Fitri berdasar pada pengalaman tahun-tahun sebelumnya. Pendataan ini dapat dilakukan face to face maupun melalui media elektronik beberapa minggu sebelum Hari Raya Idul Fitri dan libur sekolah, sehingga dapat langsung dipesankan pada produsen di Bandung dan dapat diterima para anggota tepat waktu. Dengan cara ini diharapkan pada saat hari raya PT Brilyan sukses Pratama mampu memenuhi kuota permintaan para anggota dan tidak terjadi lagi keterlambatan. Untuk menghadapi persaingan yang ketat, PT Brilyan Sukses Pratama sebagai distributor resmi Royal Crepes dan Indowaffle harus mampu mempertahankan resep atau ciri khas (kualitas) dari produk Royal Crepes dan Indowaffle yang berada di Bandung yang didistribusikan secara resmi hingga sampai ke tangan konsumen tanpa adanya perbedaan kualitas (rasa). Sehingga, jika dipasarkan pada masyarakat, masyarakat mengetahui perbedaan antara Royal Crepes dan Indowaffle dengan brand makanan ringan sejenis yang lain, dan pada akhirnya masyarakat tetap memilih untuk membeli produk Royal Crepes dan Indowaffle.
Sebagai distributor resmi, PT Brilyan Sukses Pratama juga berhak memberi saran pada produsen Royal Crepes dan Indowaffle dan Indowaffle yang berda di Bandung untuk lebih kreatif dalam menghasilkan produk baru, sehingga variasi makanan semakin beragam dengan harga yang relative terjangkau dan rasa yang nikmat. Selain itu PT Brilyan Sukses Pratama dapat mengusulkan pada produsen untuk menciptakan suatu produk Royal Crepes dan Indowaffle yang lebih menyehatkan (mempunyai kandungan gizi yang lebih). PT Brilyan Sukses Pratama seharusnya menjaga kualitas pelayanan agar lebih ramah, cepat, dan bersahabat. Cara yang ditempuh, salah satunya dengan cara membuat layanan call centre tersendiri, agar pelayanan dapat lebih maksimal serta masyarakat langsung bisa memberikan kritik dan saran tentang produk Royal Crepes dan Indowaffle.
7
BAB IV PENUTUP
4.1
Kesimpulan PT Brilyan Sukses Pratama adalah perusahaan franchise dengan brand Royal Crepes dan Indowaffle dan Indowaffle. Brand ini tersebar di berbagai daerah di Indonesia. Perusahasan ini didirikan pada tahun 2005. Proses produksinya telah berjalan dengan baik, namun dengan pendekatan CIMOSA yang dipakai masih ada kekurangan dalam perusahaan ini dan fokus pembahasan dalam laporan ini adalah set strategy. Set strategy dalam PT Brilyan Sukses Pratama, aspek yang ditinjau adalah strategy persaingan dan strategi pemasaran. Dari segi strategi pemasaran, hal yang perlu direkomendasikan untuk diperbaiki adalah managemen pegawai dan anggota serta perlindungan brand. Sedangkan dari segi strategi persaingan hal yang direkomendasikan untuk diperbaiki adalah pertahanan kualitas produk. Managemen pegawai maksudnya disini adalah pengaturan jabatan dan jobdesk yang jelas dari pegawai dan pengadaan kontrak tertulis antara perusahaan dan anggota. Dari segi perlindungan brand adalah mencegah pemakaian brand Royal Crepes dan Indowaffle dengan produk yang tidak berasal dari bahan baku perusahaan. Pertahanan kualitas produk yang direkomendasikan adalah pemasokan barang tepat waktu, percepatan distribusi bahan baku, dan memperbanyak pemasokan bahan baku saat hari raya Idul Fitri.
4.2
Diskusi Dari beberapa proses bisnis dalam CIMOSA, PT Brilyan Sukses Pratama dirasa kurang maksimal dalam Set Strategy. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan, hal tersebut terjadi karena strategi yang diterapkan kurang maksimal dan ada beberapa yang kurang sesuai dengan kondisi. Strategi yang kurang sesuai tersebut terlihat dari segi managemen pegawai yang kurang teratur. Jumlah pegawai dari PT Brilyan Sukses Pratama adalah tiga orang yaitu pengawas, pemasaran, dan administrasi gudang. Namun, tiga orang yang memegang jabatan tersebut juga memegang jabatan lain. selain itu tidak ada kontrak tertulis antara anggota dengan pihak perusahaan sehingga anggota bebas melakukan apapun setelah menjadi anggota dimana dapat mengakibatkan hal buruk dalam perusahaan seperti penggunaan brand dengan produk yang tidak menggunakan bahan baku dari perusahaan. Masalah lain yang dialami perusahaan adalah pemenuhan permintaan bahan baku dari anggota saat hari raya Iedul fitri. Pada saat tersebut, permintaan akan bahan baku meningkat tetapi stock bahan baku dari perusahaan tidak mencukupi untuk memenuhi permintaan tersebut. Dari masalah-masalah yang telah disebutkan, solusi yang dapat direkomendasikan adalah trining skill untuk para pegawai, adanya perjanjian tertulis antara anggota dengan perusahaan kalu perlu dengan materai, pemasokan bahan baku tepat waktu dan memadai untuk hari-hari tertentu yang memungkinkan meningkatnya permintaan bahan baku.
8
DAFTAR PUSTAKA
HM.Hartoyo, 2011, pers. comm., 7 November. Suwignjo .P (2009) Bussiness Process, materi kuliah PTSI, JTI ITS Indonetwork, 2008, PT BRILYAN SUKSES PRATAMA, http://indonetwork.co.id/brilyansuksespratama, accessed 10 November 2001. Royal Crepes dan Indowaffle, 2008-2010, Franchise Information, http://www.royalcrepes.com/franchise.html, accessed 10 November 2001. Royal Crepes dan Indowaffle, 2008-2010, About ROYAL CREPES DAN INDOWAFFLE , http://www.royal-crepes.com/about.html,accessed 10 November 2001.
9
