Clase 3 Funciones Lógicas Función SI Esta función realiza cálculos mediante una condición que será evaluada como verdadera o falsa. Si la condición es verdadera, le devolverá un valor y, si es falsa, devolverá otro valor. En esta función debe tener en cuenta los 3 argumentos necesarios en la sintaxis, que son: -La condición que se desea comprobar. -El valor que devolverá si la condición es verdadera. -El valor que devolverá si la condición es falsa.
Sintaxis A continuación se mostrará la sintaxis que se debe utilizar para esta función y se explicarán cada uno de los argumentos. La sintaxis que se debe utilizar para la función SI es la siguiente:
Argumentos
Prueba _ lógica (o condición): es cualquier valor o expresión que pueda comprobarse o evaluarse como Verdadero o Falso. De esta forma se podría utilizar la expresión F3>=6, si el valor que se encuentra en la celda F3 es mayor o igual a 6 esta expresión se evalúa como Verdadero. Si el valor de la celda F3 es Menor a 6 la expresión se evalúa como Falso. Valor_si_verdadero: es el valor que devuelve la función si la prueba _ lógica es Verdadera. Si este argumento está representado; por ejemplo, por el texto "Aprobado", en aquellas funciones donde la prueba lógica resulte verdadera, el resultado será justamente "Aprobado". Valor_si_falso: es el valor que devuelve la función si la prueba _ lógica es Falso. Si este argumento está representado por el texto "Desaprobado" y la condición no se cumple, el resultado de la función será justamente el texto "Desaprobado". Nota: Si los argumentos valor_si_verdadero o valor_si_falso se omiten devolverán el valor 0 (cero). Además vale aclarar que cada uno de estos argumentos puede estar representado por otra fórmula o función. Ejercicio: 1-Abra el Archivo Ejemplo 3 que se encuentra en: C:\Ejemplos\Excel 2-Active la Hoja1. En esta hoja encontrará una planilla de control de stock con los datos sobre cada uno de los productos (Código, Descripción, Precio Unitario y Cantidad) y una columna con el título “Estado”. En la misma tendrá que aplicar la función SI de tal forma que aparezca el texto “Reponer” toda vez que la “Cantidad” sea menor al valor 10 y, el texto “No Reponer” en el caso contrario. 3-Ubíquese en la celda F4. 4-Ingrese la siguiente fórmula: =SI(E4<10;”Reponer”;”No Reponer”) 5-Presione Enter o haga clic en cualquier lugar para confirmar la fórmula ingresada. 6-Notará que en correspondiente.
la
celda
que
ingresó
la
fórmula
aparece
el
texto
7-Repita el ingreso de las fórmulas para las demás celdas (F5, F6, etc.) 8-Cierre el archivo y no guarde los cambios. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje24.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual.
Nota: Cuando el valor_si_verdadero y/o el valor_si_falso son textos debe tener la precaución de colocar los mismos entre comillas como se mostró en el ejemplo anterior, caso contrario notará un error en el resultado. Además vale aclarar que cada
uno de estos argumentos puede estar representado por otra fórmula o función tales como sumas, restas, porcentajes, etc. de acuerdo a las necesidades de cada caso.
Función SI (Anidada) Tal como mencionamos anteriormente dentro de los argumentos de la función SI se pueden colocar otras funciones, y nada impide que utilice otra función SI. A esto se lo denomina SI Anidado o Función SI Anidada. Utilizando la función Si, podemos obtener dos resultados totalmente diferentes que dependan de la condición establecida, pero supongamos que necesitamos obtener más de 2 resultados, en estos casos también podemos utilizar la función SI, pero combinándola con otras funciones Si, y nos permitirán obtener la cantidad de resultados que deseamos construyendo pruebas más elaboradas.
Ejercicio: 1-Abra el Archivo Ejemplo 3 que se encuentra en: C:\Ejemplos\Excel 2-Active la Hoja 4. En esta hoja encontrará una planilla de Liquidación de sueldos (que no considera los descuentos por obra social, jubilación, etc.) en la cual deberá utilizar el asistente para funciones aplicando la función SI anidada para calcular el Sueldo Básico y el Premio por Asistencia; y la función SUMA para obtener el Sueldo Bruto. 3-Ubíquese en la celda D4 y active el Asistente para Funciones. 4-Elija la categoría de función Lógicas y la función SI. 5-En el cuadro de Edición Prueba_lógica ingrese: C4>200 6-En el cuadro de Edición Valor_si_verdadero ingrese: 3*C4 7-En el cuadro de Edición Valor_si_falso ingrese: 2*C4
8-Haga clic en Aceptar. Nota: De esta forma ha logrado calcular el sueldo básico según la cantidad de horas trabajadas con una escala en la cual la persona que trabajó más de 200 horas gana 3 pesos la hora y los que trabajaron igual o menos de 200 horas ganan 2 pesos la hora. 9-Copie la fórmula al resto de las celdas inferiores de la columna Sueldo Básico. 10-Ubíquese en la celda E4 y active el Asistente para Funciones. 11-Elija la categoría Funciones Lógicas y la función SI. 12-En el cuadro de Edición Prueba_lógica ingrese: C4>200 13-En el cuadro de Edición Valor_si_verdadero ingrese: 15%*D4 14-En el cuadro de Edición Valor_si_falso ingrese: 0 15-Haga clic en Aceptar. Nota: De esta forma ha logrado calcular el premio por asistencia según la cantidad de horas trabajadas con una escala en la cual la persona que trabajó más de 200 horas recibe un premio de 15% sobre el sueldo básico, de lo contrario no recibe premio. 16-Copie la fórmula al resto de las celdas inferiores de la columna Premio Asistencia. 17-Utilice el Asistente para Funciones para obtener el Sueldo Bruto por medio de la función SUMA (debe sumar el Sueldo Básico y el Premio Asistencia) 18-Cierre el archivo sin guardar los cambios. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje25.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual.
Nota: Analice las distintas variantes que puede usar en la función SI a partir de los distintos ejemplos que ha visto. Observe que en el Si Anidado va ingresando las pruebas lógicas y el valor_si_verdadero para cada una de ellas y en último término se ingresa el valor_si_falso. Además debe tener en cuenta las comillas cuando trabaja con texto y cerrar la misma cantidad de paréntesis que abre. Puede anidar hasta siete funciones SI, de acuerdo a la cantidad de resultados que necesite. Además debe tener en cuenta que Excel le ofrece funciones adicionales que puede utilizar para analizar datos basados en una condición como por ejemplo: Contar.Si y
Sumar.Si Fin de Tema "Funciones Lógicas" Ingrese ahora al Tema "Funciones de Búsqueda", que encontrará en el Capítulo III
Funciones de Búsqueda Función BuscarV Esta función le permite buscar un valor específico en la primera columna (a la izquierda) de un rango o matriz y devuelve el valor en la misma fila de la columna indicada. En esta función debe tener en cuenta los argumentos necesarios en la sintaxis que son: -El valor específico o valor buscado. -La matriz de comparación o matriz de búsqueda. -El indicador de columna.
Sintaxis A continuación se mostrará la sintaxis que se debe utilizar para esta función y se explicarán cada uno de los argumentos. Ver imagen: Sintaxis BuscarV
Argumentos Valor_buscado: es el valor específico que se busca en la primera columna de la matriz o rango. Este valor_buscado puede ser un valor (numérico), una cadena de texto o una referencia (celda). Matriz_de_comparación: es la matriz o rango (conjunto de información) donde se buscan el/los datos. Indicador_columnas: es el número de columna de Matriz_de_comparación desde donde se va a devolver el valor coincidente. Si el Indicador_columnas es igual a 1 devolverá el valor de la primera columna del rango o matriz indicado (matriz_de_comparación). Si el Indicador_columnas es igual a 2 devolverá el valor de la segunda columna del rango o matriz indicado (matriz_de_comparación) y así sucesivamente.
Ordenado (optativo): es un valor (lógico) que permite determinar si la función buscará un valor exacto o un valor aproximado. Los valores (lógicos) utilizados en este caso son: Verdadero o Falso. Si utiliza Verdadero, al no encontrar el valor_buscado, le devolverá un valor aproximado. Si utiliza Falso buscará el valor exacto; si no encuentra el valor_buscado devolverá error (#N/A) Ver Ejercicio $$ap3_Eje3.rtf
Función BuscarH Esta función le permite buscar un valor específico en la primera fila de un rango o matriz y devuelve el valor en la misma columna de la fila indicada.
Sintaxis A continuación se mostrará la sintaxis que se debe utilizar para esta función y se explicarán los argumentos que presenten diferencia con respecto a lo explicado en la función Buscarv.
Argumentos Valor_buscado: es el valor específico que se busca en la primera fila de la matriz o rango. Este valor_buscado puede ser un valor (numérico), una cadena de texto o una referencia (celda). Matriz_buscar_en (o Matriz_de_comparación): es la matriz o rango (conjunto de información) donde se buscan el/los datos. Indicador_filas: es el número de fila de matriz_de_comparación desde donde se va a devolver el valor coincidente. Si Indicador_filas es igual a 1 devolverá el valor de la primera fila del rango o matriz indicado (matriz_de_comparación). Si Indicador_filas es igual a 2 devolverá el valor de la segunda fila del rango o matriz indicado (matriz_de_comparación) y así sucesivamente. Ordenado (optativo): es un valor (lógico) que permite determinar si la función buscará un valor exacto o un valor aproximado. Los valores (lógicos) utilizados en este
caso son: Verdadero o Falso. Si utiliza Verdadero, al no encontrar el valor_buscado, le devolverá un valor aproximado. Si utiliza Falso buscará el valor exacto; si no encuentra el valor_buscado devolverá error (#N/A) Nota: Las funciones BuscarV y BuscarH realizan los mismos procedimientos de búsqueda pero la diferencia radica en que buscan el/los datos sobre la primera columna o sobre la primera fila del rango o matriz especificado. Dicho en otras palabras BuscarV realiza la búsqueda en vertical (primera columna) y BuscarH realiza la búsqueda en horizontal (primera fila).
Fin de Tema "Funciones de Búsqueda" Ingrese ahora al Tema "Asistente para Funciones", que encontrará en el Capítulo III.
Asistente para Funciones En esta etapa del curso se enseñó a ingresar fórmulas, en forma manual, respetando la sintaxis de cada una de las funciones explicadas. Pero debe tenerse en cuenta que también existe la posibilidad de que en algún momento necesite utilizar una función de la cual no conozca su sintaxis o bien, que ni siquiera sepa su nombre. Para ello Microsoft Excel 2007 le ofrece la herramienta Insertar Función o también conocida como Asistente para Funciones. El Asistente para Funciones lo guiará para poder ingresar una fórmula respetando la sintaxis correspondiente a la función utilizada. Para utilizar esta herramienta debe realizar los siguientes pasos: -Ubíquese en la celda en la que quiere ingresar la Función. -Presente la Cinta de Opciones de Fórmulas, y haga clic sobre el icono Insertar Función.
-Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función. En él encontrará tres sectores: el primero denominado Buscar una función le permitirá encontrar la función que necesite en cada caso. El segundo sector llamado Seleccionar una categoría le ofrece una lista desplegable con todas las funciones disponibles en el programa, divididas por categorías. En el último sector podrá seleccionar la función que desee utilizar; en la parte inferior del cuadro verá información sobre la sintaxis de la función seleccionada y sobre las operaciones y los resultados que devuelve.
-Si elige la categoría Lógicas en el sector Seleccionar una función aparecerá el listado de todas las funciones disponibles que realizan este tipo de cálculos. Podrá elegir la función SI y en el sector inferior del cuadro de diálogo observará la sintaxis correcta y una breve explicación del cálculo que efectúa esta función.
-Si hace un clic en Aceptar aparece la Barra de Fórmulas junto al Cuadro de Edición. -En el cuadro de edición podrá ingresar cada uno de los argumentos requeridos para la sintaxis de la función. En la Barra de Fórmulas observe como se ingresan en forma automática los argumentos necesarios. Luego de ingresar todos los argumentos haga un clic en Aceptar y de esta manera aparecerá el resultado dentro de la celda, en la que estaba ubicado, al indicar la función a través del asistente. Nota: Debajo del cuadro de edición encontrará una breve explicación que aparecerá cuando haga un clic en cada uno de los argumentos de la función.
Barra de Fórmulas Esta barra le permite añadir, ver y editar cualquier función o expresión incluida en las celdas de la hoja de cálculo. En el caso de que no la tenga en pantalla, podrá activarla seleccionando la Cinta de Opciones Vista, y utilizando la herramienta Mostrar u Ocultar, en la que podrá activar o desactivar las opciones que se observan en la siguiente imagen, con solo realizar un clic sobre los casilleros.
La Barra de Fórmulas, contiene tres botones que se presentan cuando coloca el cursor dentro de una celda y le ayudarán a trabajar mejor en la planilla de cálculo: -Botón Insertar Función: Como se ha mencionado anteriormente, si hace clic en este botón aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función donde encontrará todas las funciones disponibles en el programa. -Botón Cancelar: Le permitirá cancelar el texto o la función que ingrese en la planilla de cálculo. Este botón está representado por una equis de color rojo. -Botón Introducir: Con este botón podrá introducir el texto o la función que ingrese sin necesidad de pulsar la tecla Enter o hacer clic en la planilla. El elemento que identifica a este botón es una pequeña marca de verificación.
Nota: Cuando introduzca el signo igual en la barra de fórmulas se activará automáticamente en el extremo izquierdo de la misma una lista de funciones. Para utilizar cualquiera de ellas, sólo tendrá que seleccionarla y aparecerá el cuadro donde podrá ingresar los argumentos de la función elegida.
Ejercicio: 1-Abra el Archivo Ejemplo 3 que se encuentra en: C:\Ejemplos\Excel 2-Active la Hoja 2 del archivo Ejemplo 3. En esta hoja encontrará una planilla de Liquidación de sueldos (que no considera los descuentos por obra social, jubilación, etc.) en la cual aplicará la función “SI anidada” para calcular el Sueldo Básico y el Premio por Asistencia.
3-Sueldo Básico: tendrá como condiciones las categorías con los valores que se detallan a continuación:
4-Premio Asistencia: tendrá como condiciones la cantidad de horas trabajadas y porcentajes sobre el Sueldo Básico que se detallan a continuación:
5-Ubíquese en la celda E4. 6-Ingrese la siguiente fórmula: =SI(C4=”A”;700;SI(C4=”B”;600;500)) 7-Presione Enter o haga clic en cualquier lugar para confirmar la fórmula ingresada. 8-Notará que en la celda aparece el valor correspondiente 700. 9-En estos momentos Ud. debe tener los valores correspondientes en toda la columna Sueldo Básico. Si es así, se encuentra en condiciones de continuar con la columna Premio Asistencia. 10-Ubíquese en la celda F4. 11-Ingrese la siguiente fórmula: =SI(D4>200;15%*E4;SI(D4=200;10%*E4;0%*E4)) 12-Confirme la fórmula ingresada. 13-Pruebe ingresando la siguiente fórmula: =SI(D4>200;15%*E4;SI(D4=200;10%*E4;0)) 14-Confirme la fórmula ingresada.
15-Tiene que dar el mismo resultado. 16-Copie la fórmula a las celdas inferiores utilizando el controlador de relleno. 17-Cierre el archivo sin guardar los cambios. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje27.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual. Fin de Tema "Asistente para Funciones" Ingrese ahora al Tema "Repaso General", que encontrará en el Capítulo III.
Repaso General Práctica Laboral: Habiendo aprobado el Capítulo anterior usted ha demostrado que puede manejar el asistente para funciones, las funciones lógicas y las funciones de búsqueda y referencia. A continuación Ud. va a aplicar esas funciones en planillas que pueden usarse en cualquier empresa que tenga algún tipo de control sobre los cheques y la cuenta corriente. Control de cheques / Cuenta corriente Ud. deberá crear una serie de planillas para realizar un control efectivo de los cheques que se depositan en la cuenta corriente y el estado de la cuenta corriente. Para ello deberá efectuar los siguientes pasos: 1-Abra un Libro nuevo. 2-A la Hoja1 cámbiele el nombre por Cheques. 3-Deje libres las filas 1, 2, 3 y 4, para poder colocar el titulo de la planilla 4-Ubíquese en la celda A5 y a partir de allí coloque los encabezados para cada una de las columnas de la planilla: Clientes/Razón Social, Cheque Nº, Importe, Fecha de Recepción y Fecha de Depósito. 5-Ingrese datos en cada una de las columnas respetando las siguientes condiciones: a.Deben ser, al menos, 10 números de cheques diferentes.
b."Clientes/Razón Social" se pueden repetir pero deben ser 3 clientes diferentes (por Ej.: cada cliente le entregó 3 o cuatro cheques). c.Los cheques deben tener distinto Importe y Fecha de Recepción. d.La Fecha de Depósito debe ser distinta a la de Recepción. 6-Aplique los formatos correspondientes a los datos (Fecha, Moneda, etc.) y a la planilla en general (bordes, rellenos, etc.) 7-Coloque el título para esta planilla "Cheques Clientes", en las filas libres y utilice "combinar y centrar", bordes y rellenos, etc. 8-Active la Hoja2 y cámbiele el nombre por Cuenta Cte. 9-Deje libres las filas 1, 2 y 3, para poder colocar el titulo de la planilla 10-En el rango A4:D4 coloque el título Depósitos (utilice Combinar y centrar). 11-En A5 coloque el título Cheque Nº. Copie los números de cheques de la planilla Cheques y péguelos en la celda A7 de la planilla Depósitos de la hoja Cuenta Corriente. Combine las celdas A5 y A6. 12-En B5 coloque el título Importe. Combine las celdas B5 y B6. 13-En la celda B7 deberá lograr, mediante la función BuscarV, que aparezca el importe (que se encuentra en la hoja Cheques) correspondiente al número de Cheque de la hoja Cuenta corriente. Recuerde copiar la función a las celdas siguientes. 14-En C5 escriba el título Estado de Cheques, y combine dicha celda con la celda C6. 15-En la celda C7 deberá utilizar la función SI, con la condición de que si la Fecha de Deposito de la planilla Cheques, es menor a la fecha actual, deberá decir "Depositado" en caso contrario deberá decir "No depositado". Recuerde copiar la función a las celdas siguientes. Nota: Para colocar la fecha actual dentro de una función, debe utilizar la función Hoy(), dentro de la condición logrando que cada vez que abra el archivo la fecha se actualice automáticamente. 16-En D5 coloque el titulo Estado de Cuenta y en la celda D6 coloque el valor 1000, correspondiente al saldo inicial. 17-En la celda D7 utilice la función SI, con la condición, de que si el Estado de Cheque fue depositado, que sume el Estado de Cuenta y el importe del cheque correspondiente, en caso contrario deberá colocar el Estado de Cuenta. Recuerde copiar la función a las celdas siguientes. 18-Guarde el Libro en un disquete con el nombre Cheques y Cuenta Corriente o en la carpeta Mis documento con su nombre y apellido. Fin de Tema "Repaso General"
Ingrese ahora al Tema "Referencias Relativas y Absolutas", que encontrará en el Capítulo IV.
Referencias Relativas y Absolutas Dentro de Microsoft Excel podrá trabajar fórmulas o funciones que en su estructura presenten valores numéricos o referencias a celdas o rangos. Por ejemplo: La siguiente fórmula de porcentaje trabaja con ambos elementos en la sintaxis.
Se puede efectuar una diferencia en cuanto a la forma en que estos valores o referencias se modifican a lo largo de una planilla. Si la fórmula de porcentaje fuese copiada hacia las celdas adyacentes inferiores, se observaría que la celda de referencia incluida en la formula cambiaría por el nombre de sus consecutivas, (ubicadas según el sentido hacia donde se desplace el puntero), en estos casos estos reciben el nombre de Valores o Referencias Relativas, mientras que el valor porcentual se mantendría fijo, por lo tanto de reciben el nombre de Valores o Referencias Absolutas.
Referencias relativas Son aquellas celdas que cambian cuando se copia una fórmula o función a lo largo de un cierto rango de celdas sobre el cual se deberá aplicar la operación. Por defecto, todos los nombres de celdas o rangos que se incorporan en una función o fórmula son Valores Relativos.
Valores absolutos Son aquellos valores numéricos o de texto que están incluidos en la estructura de una fórmula o función, pero que se mantienen constantes (no varían) al ser copiados a las
celdas adyacentes. Este tipo de datos se conocen con el nombre de Valores Absolutos.
Convertir una referencia relativa en una referencia absoluta Como se ha indicado anteriormente, todos los nombres de celdas trabajan en primera instancia con Referencias Relativas. Esto será comprobado a través del siguiente ejercicio. Ejercicio: 1-Abra el archivo Ejemplo 4 de la carpeta C:\Ejemplos\Excel 2-Active la Hoja 2 del libro. En esta planilla encontrará la cantidad de las capacitaciones dictadas por la casa central de una empresa. Lo que se precisa saber entonces, es la cantidad total de cursos que se dictan y el porcentaje que representa cada uno sobre este total general. 3-Active la celda C3 Para calcular un porcentaje debe aplicar una regla de tres simple. Si desea repasar este tema, recurra al Tema Fórmulas básicas del Capítulo 2. 4-Ingrese la siguiente estructura: =(B3*100%)/B11 5-Luego pulse la tecla Enter. 6-Al resultado obtenido aplíquele un formato numérico porcentual. 7-Copie la fórmula a las celdas adyacentes inferiores. Para esto, posicione el Mouse en el controlador de relleno y arrastre el puntero hacia abajo con el botón primario del Mouse presionado. 8-Active la celda C4 y observe la estructura de la operación en la barra de fórmulas. 9-Active una por una el resto de las celdas del rango trabajado y note las diferencias en las estructuras de las fórmulas. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje28.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual. Esta ejercitación le demuestra que efectivamente cuando se copia una fórmula o función a las celdas adyacentes inferiores cambia el resultado en cada una, mientras que los valores se mantienen constantes en todo momento.
Dentro de la operación realizada en los pasos anteriores, la celda B3 fue variando correctamente en cada celda donde se copio la formula. Sin embargo (y a diferencia de B3) la celda B11 debió mantenerse constante en el rango C4:C10 porque se trata de un Total General. Cuando en determinadas operaciones se requiere que una celda o rango al que se hace referencia se mantenga constante al copiar la formula o función, será necesario especificar que deje de ser Relativa y se convierta entonces en una Referencia Absoluta. Para lograr esto deberá hacer lo siguiente: -Redacte la estructura de la fórmula o función con la cual desea trabajar. -Desde la barra de fórmulas seleccione la celda o rango que quiere convertir en Absoluto. -Pulse la tecla F4, desde la parte superior de su teclado. Observará unos signos $ que aparecerán por delante de cada letra y número de celda elegida, que indicarán que la referencia relativa se comportará desde ahora, como valor Constante o Absoluto. Ejercicio: 1-Borre el contenido del rango C3:C10. 2-Active la celda C3 e ingrese la siguiente estructura: =(B3*100%)/B11 3-Desde la barra de fórmulas seleccione la celda B11. 4-Pulse la tecla F4. La estructura debe quedar de la siguiente manera:
5-Teclee Enter y copie la fórmula al resto del rango utilizando el controlador de relleno y el botón primario del Mouse. Esta vez no deben presentarse errores. 6-Seleccione una por una las celdas del rango y desde la barra de fórmulas verifique que se vean las siguientes estructuras:
7-Sume el porcentaje general. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje29.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual.
Nota: También tenga en cuenta que para transformar el nombre de una celda en absoluto, puede colocar los signos de $ en forma manual, siempre colocando uno delante de la letra y otro delante del número. Fin de Tema "Referencias Relativas y Absolutas" Ingrese ahora al Tema "Insertar y Eliminar Filas, Columnas y Hojas", que encontrará en el Capítulo IV.
Insertar y eliminar filas, columnas y hojas Muchas veces en el trabajo con las planillas de cálculo se presentan pequeños inconvenientes, como por ejemplo la necesidad de incorporar nuevos registros en una planilla ya constituida o nuevos datos. También se necesita eliminar información o ampliar nuestro archivo en su cantidad de hojas disponibles. Para estos problemas Microsoft Excel 2007 le brinda una serie de herramientas de fácil manejo con las que puede dar una rápida solución a estas necesidades.
Insertar filas en la planilla de cálculos Seleccione la ubicación que desea en la planilla, para la nueva fila... Para ello ubique el puntero sobre el rótulo de la fila actual que tiene la posición que desea para la nueva Fila, y haga clic con el botón izquierdo del Mouse.
-Presente el Menú Contextual, pulsando el botón secundario del Mouse sobre la selección, y elija la opción Insertar. -Podrá observar que la nueva fila se inserta por arriba de la que estaba seleccionada y que los datos que antes estaban en esa posición fueron desplazados hacia abajo. Al insertar la nueva fila, aparece una Etiqueta Inteligente con distintas opciones de inserción que podrá elegir.
Nota: Tenga en cuenta que si selecciona varias filas y realiza los mismos pasos se insertaran la misma cantidad de filas que posee la selección. Otra forma rápida de insertar filas es utilizando el botón Insertar, de la Cinta de Opciones Inicio.
Insertar columnas en la planilla de cálculos -Seleccione la ubicación en la planilla, que desea para la nueva columna. Para ello ubique el puntero sobre el rótulo de la columna actual que tiene la posición que desea para la nueva y haga clic con el botón izquierdo del Mouse.
-Presente el Menú Contextual, pulsando el botón secundario del Mouse sobre la selección, y elija la opción Insertar. -Podrá observar que la nueva Columna se inserta a la Izquierda de la que estaba seleccionada y que los datos que antes estaban en esa posición fueron desplazados hacia la derecha. Al insertar la nueva columna, aparece una Etiqueta Inteligente con distintas opciones de inserción que podrá elegir.
Nota: Al igual que en las filas y si selecciona varias columnas y realiza los mismos pasos se insertaran la misma cantidad de columnas que posee la selección. Otra forma rápida de insertar Columnas es utilizando el botón Insertar, de la Cinta de Opciones Inicio.
Añadir hojas nuevas a la planilla de cálculos Para insertar una nueva Hoja de Cálculos al libro activo, debe presentar la Cinta de opciones de Inicio, hacer un clic en el botón Insertar y seleccionar la opción Insertar Hoja.
La nueva hoja de cálculo, por defecto se ubicará a la izquierda de la hoja activa del libro, por ello, en caso que sea necesario, una vez insertada habrá que moverla para reubicarla correctamente. Si desea moverla realice los siguientes pasos: -Despliegue el menú contextual de la nueva hoja de cálculo, haciendo clic en su solapa con el botón secundario del Mouse y seleccione la opción Mover o copiar...
-En pantalla aparecerá un cuadro en el que deberá determinar delante de cuál de las hojas del libro quiere ubicar la nueva hoja de cálculo. Especificada la posición haga clic en Aceptar.
Nota: Si desea insertar una Hoja de Cálculos directamente al final, también puede utilizar el icono Insertar Hoja de Cálculos, que se encuentra al final de las solapas.
Cambiar el nombre de las hojas de cálculo Por defecto las hojas del libro de Excel reciben el nombre de Hoja1, Hoja 2, Hoja 3, etc. En caso que lo necesite, puede modificar este nombre para colocar en su lugar uno más específico. De esta manera identificará mejor y más rápido sus trabajos. Para ello, deberá realizar lo siguiente: -Despliegue el menú contextual de la hoja a la que quiere modificar y seleccione Cambiar nombre. -Ingrese el nuevo nombre desde el teclado. -Teclee Enter. Nota: Un mecanismo más rápido para cambiar el nombre es hacer doble clic con el botón izquierdo del Mouse en la solapa de la hoja. Otra opción que ofrece Microsoft Excel 2007 para cambiar el nombre de la hoja es hacer un clic en el icono Formato, y elegir la opción Cambiar nombre de la hoja, desde la cinta de opciones de Inicio.
También desde este Icono, podrá ocultar o mostrar la hoja con la que esté trabajando, cambiar el color de la solapa de la hoja, mover o copiar una Hoja, modificar el alto y ancho de las filas y columnas entre otras opciones. Ejercicio: 1-Abra el archivo Ejemplo 4 de la carpeta C:\Ejemplos\Excel 2-Active la Hoja 1. En esta planilla encontrará un listado con las notas de los empleados que hicieron la capacitación de Internet. 3-Deberá ingresar los datos de un nuevo alumno: Hugo Sosa cuyas notas son 8 y 6. Para ello considere que la planilla está ordenada alfabéticamente y se tiene que seguir respetando este orden. Por lo tanto, inserte una fila nueva donde corresponda. 4-Se ha tomado un tercer examen, por ende necesitará incorporar las notas
en una nueva columna. Insértela a la derecha de la columna NOTA EXAMEN 2 y complétela asignando una nota a cada alumno. 5-Se necesita la misma planilla de notas pero para la capacitación de Inglés. Para ello inserte una nueva hoja de cálculo y muévala al final del libro. 6-Cambie el nombre de la Hoja 1 por “INTERNET” 7-Seleccione el contenido de la Hoja 1. 8-Haga clic sobre el Icono Copiar de la Cinta de Opciones Inicio. 9-Active la hoja insertada y seleccione el Icono Pegar de la Cinta de Opciones Inicio. De esta manera obtendrá un duplicado de la planilla de la hoja 1 en la nueva hoja de cálculo.
10-Active en la planilla copiada la celda A1. 11-Desde la barra de fórmulas reemplace la palabra “Internet” por “Inglés”. 12-Cambie el nombre de la nueva hoja por “INGLÉS”. 13-Borre los datos de la planilla (Empleado, Sucursal, Nota Examen 1, Nota Examen 2 y Nota Examen 3) de esta manera estará en condiciones de ingresar los datos correspondientes. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje30.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual.
Eliminar filas y columnas Llegado el caso que necesite eliminar registros o datos de la planilla puede hacerlo fácilmente. -Seleccione la fila o la columna a eliminar. -Haga clic sobre el Icono Eliminar de la Cinta de Opciones Inicio y seleccione le opción Correcta (Eliminar Columnas de Hoja o Eliminar Filas de Hoja). Automáticamente el elemento seleccionado se eliminará de la hoja de cálculo.
Nota: Otra forma de eliminar las filas es seleccionando la opción Eliminar del menú contextual que se despliega cuando realiza clic con el botón secundario del Mouse sobre el rótulo de la fila o de la columna. Tenga en cuenta que si elimina una fila, la planilla se adaptará nuevamente reemplazando el lugar vacío con la fila inferior a aquélla. Ocurre lo mismo con las columnas, la columna a la derecha de la eliminada cubrirá el lugar de ésta.
Eliminar hojas de cálculo del libro -Active la hoja que desee eliminar. -Haga clic sobre el Icono Eliminar de la Cinta de Opciones Inicio y seleccione la Opción Eliminar hoja. -Aparecerá en pantalla un cuadro en el que se le solicitará la confirmación de la eliminación de la hoja puesto que esta operación tendrá efectos permanentes. Haga clic en el botón Eliminar. Muchas veces lo que necesita es mantener la hoja de cálculo en el libro, pero borrar el contenido de la misma para diseñar otra planilla.
Para ello debe hacer lo siguiente: -Seleccione la planilla, puede utilizar el botón Seleccionar todo. -Haga clic en el Icono Borrar de la Cinta de Opciones Inicio y elija la opción Borrar Contenido. De esta forma se eliminarán todos los datos de la planilla manteniendo el formato de las celdas. Si desea eliminar el contenido de la planilla junto con el formato de las celdas elija la opción Borrar Todo. Para eliminar únicamente los formatos de celdas, elija Borrar Formatos. Ejercicio: 1-Los datos de Hugo Sosa deben ser eliminados, por lo tanto, elimine la fila correspondiente. 2-La capacitación de Inglés solamente tiene dos exámenes. Elimine la columna del tercer examen. 3-Realice los cálculos de la Hoja 1. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje31.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual. Fin de Tema "Insertar y Eliminar Filas, Columnas y Hojas" Ingrese ahora al Tema "Rangos", que encontrará en el Capítulo IV.
Rangos Un rango es un conjunto de celdas seleccionadas. Estas celdas pueden ser consecutivas o no. En el Capítulo I, se estuvo trabajando con rangos, también se aplicaron fórmulas y funciones a grupos de celdas. Para facilitar el trabajo con rangos se les debe asignar un nombre. Para ello deberá realizar lo siguiente: -Seleccione el grupo de celdas a nombrar. -Haga clic sobre el Icono Asignar a un rango, desde la Cinta de Opciones Fórmulas
-Aparecerá en pantalla un cuadro en el que tendrá que colocar el nombre para el rango. Muchas veces Excel toma automáticamente como nombre el rótulo de una columna en el caso que esté trabajando en una planilla ya diseñada.
-Una vez especificadas estas opciones haga clic en el botón Aceptar. Nota: Una forma más rápida de asignar un nombre de un rango es seleccionar las celdas y después hacer clic en el Cuadro de nombres de la barra de fórmulas. Una vez aquí escriba el nombre que desee y pulse la tecla Enter.
Ir a una celda concreta La forma más rápida de llegar a una celda determinada de la hoja de cálculo es utilizar el comando Ir a. Su funcionamiento es el siguiente: -Pulse la combinación de teclas Ctrl+I. -Aparecerá un cuadro en el cual deberá colocar la celda hasta donde quiere llegar, por ejemplo L50. Si lo desea también puede buscar un grupo de celdas o rango, por ejemplo A10:C10 o simplemente seleccionar los nombres de rangos asignados. -Haga clic en Aceptar y Excel se desplazará hasta la celda o celdas seleccionadas.
Ejercicio: 1-Cierre cualquier libro que tenga en pantalla. 2-Abra el archivo Ejemplo 2 de la carpeta C:\Ejemplos\Excel 3-Active la Hoja 2. 4-Seleccione el rango B3:B8 5-Vaya al Menú Insertar- Nombre- Definir 6-En caso que no se haya definido automáticamente coloque como nombre del rango “Ventas” y haga clic en los botones Agregar y Aceptar 7-Repita el mismo procedimiento para nombrar los rangos de “Compras” y “Ganancias”. 8-Active la celda B9. 9-Ingrese la siguiente estructura: =SUMA(Ventas) y luego teclee Enter. Como podrá observar, la función reconoce al rango por su nombre y devuelve el resultado considerando en la operación las celdas que incluye el rango “Ventas”. 10-Ubique el puntero en el controlador de relleno de la celda B9. 11-Manteniendo presionado el botón primario del Mouse arrastre sobre las celdas C9 y D9 ¿qué sucedió?
Nota: Cuando trabaja fórmulas o funciones y en sus estructuras se incorporan los nombres de rangos es importante considerar que los nombres son Valores absolutos, es decir que se mantendrán constantes al repetir una operación. Por lo tanto no podremos utilizar la copia a celdas adyacentes. 12-Borre el contenido de las celdas C9 y D9. 13-En la celda C9 ingrese la siguiente estructura: =SUMA(Compras) y luego teclee Enter. 14-En la celda D9 ingrese la siguiente estructura: =SUMA(Ganancias) y luego teclee Enter. 15-En la celda D11 ingrese la siguiente estructura: =SUMAR.SI(Ganancias;”>1700”) y luego teclee Enter. 16-Cierre el archivo sin guardar los cambios. Para Ver solución, abra el archivo con extensión swf que se encuentra en la siguiente ubicación: D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje32.swf, si se encuentra en el Centro de Capacitación, o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la descarga con su tarjeta de descarga virtual. Fin de Tema "Rangos" Ingrese ahora al Tema "Repaso General", que encontrará en el Capítulo IV.
Repaso General. Práctica laboral En este Tema realizará algunos ejercicios que le permitirán practicar los temas desarrollados en este Capítulo y en los anteriores. 1-Cierre cualquier libro que tenga en pantalla. 2-Abra el archivo Ejemplo 4 de la carpeta C:\Ejemplos\Excel 3-Active la Hoja 3 y aplíquele formato a la planilla: bordes, fuente, número, rellenos y alineación. 4-Seleccione el rango A3:A14 y colóquele como nombre "Empleados". 5-Haga lo mismo con los rangos del resto de los datos: sueldo básico, llegadas tarde, ausentes, premio por presentismo, estado civil, hijos y salario
familiar. 6-Active la celda E3 y calcule el premio por presentismo del primer empleado. Para ello considere que tendrá que trabajar con una función Sí anidada. Si no recuerda como se manejan este tipo de operaciones repase el Tema "Funciones lógicas" del Capítulo 3. La formula deberá calcular un premio del 10% del sueldo básico si el empleado nunca llego tarde ni se ausento, en caso contrario deberá presentarse el texto "Sin premio". 7-Active la celda H3. 8-Calcule el salario familiar de cada empleado. Para ello considere que se asignó $22 por cada hijo y que este valor se encuentra en la celda B16. Recuerde que tendrá que trabajar esta celda como referencia ABSOLUTA. 9-Calcule debajo de la planilla utilizando las funciones correspondientes y el nombre de los rangos: cantidad de empleados, promedio de básico, premio máximo, premio mínimo y cantidad de empleados que nunca faltaron. 10-Inserte una columna nueva entre "Empleado" y "Sueldo básico" y en ella ingrese la edad de cada empleado. 11-Inserte los datos de tres nuevos empleados incorporando filas nuevas en la planilla. 12-Cambie el nombre de la hoja por "Bonificaciones". 13-Mueva la hoja "Bonificaciones" delante de la Hoja 1. 14-Cierre el archivo sin guardar los cambios. Fin de Tema "Repaso General" Ingrese ahora al Tema "Gráficos", que encontrará en el Capítulo IV.
Repaso General. Práctica laboral En este Tema realizará algunos ejercicios que le permitirán practicar los temas desarrollados en este Capítulo y en los anteriores. 1-Cierre cualquier libro que tenga en pantalla. 2-Abra el archivo Ejemplo 4 de la carpeta C:\Ejemplos\Excel
3-Active la Hoja 3 y aplíquele formato a la planilla: bordes, fuente, número, rellenos y alineación. 4-Seleccione el rango A3:A14 y colóquele como nombre "Empleados". 5-Haga lo mismo con los rangos del resto de los datos: sueldo básico, llegadas tarde, ausentes, premio por presentismo, estado civil, hijos y salario familiar. 6-Active la celda E3 y calcule el premio por presentismo del primer empleado. Para ello considere que tendrá que trabajar con una función Sí anidada. Si no recuerda como se manejan este tipo de operaciones repase el Tema "Funciones lógicas" del Capítulo 3. La formula deberá calcular un premio del 10% del sueldo básico si el empleado nunca llego tarde ni se ausento, en caso contrario deberá presentarse el texto "Sin premio". 7-Active la celda H3. 8-Calcule el salario familiar de cada empleado. Para ello considere que se asignó $22 por cada hijo y que este valor se encuentra en la celda B16. Recuerde que tendrá que trabajar esta celda como referencia ABSOLUTA. 9-Calcule debajo de la planilla utilizando las funciones correspondientes y el nombre de los rangos: cantidad de empleados, promedio de básico, premio máximo, premio mínimo y cantidad de empleados que nunca faltaron. 10-Inserte una columna nueva entre "Empleado" y "Sueldo básico" y en ella ingrese la edad de cada empleado. 11-Inserte los datos de tres nuevos empleados incorporando filas nuevas en la planilla. 12-Cambie el nombre de la hoja por "Bonificaciones". 13-Mueva la hoja "Bonificaciones" delante de la Hoja 1. 14-Cierre el archivo sin guardar los cambios. Fin de Tema "Repaso General" Ingrese ahora al Tema "Gráficos", que encontrará en el Capítulo IV.
