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¡Cómete esa rana! 21 modos de dejar de procrastinar y de hacer más en menos tiempo por Brian Tracy
RESUMEN EJECUTIVO Todos tenemos tareas que, como si fueran ranas que tuviéramos que comer, postergamos una y otra vez. Pero, si seguimos al pie de la letra la gran lección contenida en este texto; es decir, que la acción implica la realización, lo mejor que podemos hacer es comernos nuestras ranas temprano por la mañana. Cuando llevamos a cabo las tareas que tenemos pendientes, no sólo disfrutamos las bondades de alcanzar nuestros objetivos de una vez y por todas, sino que, además, nos sentimos retribuidos psicológicamente, lo que nos permite aumentar constantemente nuestros triunfos. En este texto, el autor ofrece su gráfico método para dejar de postergar nuestras tareas, así como técnicas de gerencia del tiempo, métodos para jerarquizar tareas y consejos para implementar dichos instrumentos en la vida laboral y cotidiana.
Un canapé de anfibio
cultivamos buenos hábitos laborales. De hecho, cerca de 95% del éxito que tenemos en la vida depende de los hábitos que cultivamos. Los buenos hábitos son nuestros mejores amigos y los malos son nuestros peores enemigos.
El hábito de ganar Para desarrollar buenas hábitos es preciso contar con tres cualidades: 1. Saber elegir. 2. Disciplina. 3. Determinación. Por ejemplo, un hábito esencial es aprender a pensar por escrito. ¿No le sorprendería saber que sólo 3% de los adultos se preocupan por escribir sus objetivos? Esta es la forma de obtener lo que usted quiere de la vida: 1. Decida exactamente qué es lo que quiere. 2. Escriba este objetivo. 3. Establezca un límite de tiempo para llevar a cabo el plan.
Al desayunar una rana cada mañana, sabríamos que hemos experimentado lo peor que nos podría pasar cada día. Es probable que tengamos ranas escondidas en el escritorio o en nuestra lista de cosas por hacer. Las ranas son las tareas prioritarias que siempre dejamos pasar por alguna razón. Es hora de aprender a comer esos problemas difíciles. La buena noticia es que estos constituyen la base de una dieta rica en proteínas. Está claro que no tenemos que comer ranas de verdad para triunfar en los negocios. Pero debemos encarar creativamente y efectivamente los proyectos y problemas más importantes. Recordemos que la habilidad de concentrarnos por completo en las tareas más importantes es el principal catalizador de nuestro éxito. Esto está claro. Los problemas aparecen cuando no tenemos claros nuestros objetivos. La falta de claridad es fatal porque nos impide actuar. Y actuar es el secreto del éxito. Como todo el mundo, es probable que a veces se sienta abrumado por todo lo que tiene que hacer y por el poco tiempo del que dispone. Escoja el desafío más importante (esa rana babosa sobre su escritorio) y encárelo efectivamente. La gente exitosa asume sin titubeos sus deberes más importantes y los confronta a cualquier hora del día. ¿Cómo podemos desarrollar este impulso? Es imposible si no
4. Haga una lista de lo que necesitará para alcanzar el objetivo. 5. Convierta la lista en un plan. Organícela por prioridades y en secuencia. 6. Actúen inmediatamente. Haga cualquier cosa, pero no titubee. 7. Hágase la promesa de acercarse un poco a su objetivo cada día. Luego, sólo tiene que continuar hasta alcanzar su objetivo. Aunque es mejor actuar que postergar lo que tenemos que hacer, de nada vale actuar si no contamos con un plan. Disponga siempre de una lista. Haga un borrador la noche anterior antes del trabajo para que su subconsciente lo prepare todo mientras usted duerme. Cree listas diferentes para cada ocasión. Haga una lista maestra. Cree una lista para el mes que viene al final de cada mes. Haga una lista semanal al comienzo de cada semana y, por supuesto, haga una lista diaria. Recuerde la regla del 10/90: aprovechar 10% del tiempo en la planificación de cada proyecto le permitirá aprovechar más efectivamente el otro 90% de su tiempo.
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¡Cómete esa rana! 2
Gerencia del tiempo al estilo de Pareto En 1895, el economista italiano Vilfrado Pareto se dio cuenta de que 20% de la gente producía 80% del dinero, mientras que 80% de la gente tenía muy poco dinero. Luego descubrió que esta proporción se aplicaba a toda actividad económica. El 20% de nuestras actividades económicas generan 80% de nuestros ingresos. Asimismo, el 80% de nuestras ventas provendrán del 20% de nuestros clientes. Esta constante se conoce hoy en día como Regla de Pareto. La regla indica que si tenemos una lista de 10 cosas por hacer, dos de estas generarán 80% del retorno que obtendremos de toda la lista. Ahora, cuando vea su lista, seguramente se sentirá tentado a llevar a cabo algunas cosas para sentir que al menos ha logrado algo. El problema es que, tal vez, dichas cosas no sean relevantes dentro de su actividad económica. Y este es el gran problema. Pero, entonces, ¿qué hacer? Recuerde que lo más difícil de cualquier asunto es empezar. La gerencia del tiempo tiene que ver con tomar el control de la secuencia de eventos que afectan nuestras vidas. La gente efectiva tiene la disciplina necesaria para siempre ocuparse primero de los asuntos más importantes. Es decir, tienen la disciplina para comerse la rana. ¡Um! ¡Sabrosa!
Pensar a largo plazo Para triunfar hay que pensar a largo plazo. Antes de comenzar un proyecto pregúntese cuáles serán las consecuencias de no llevarlo a cabo. Acostúmbrese a postergar las gratificaciones inmediatas. Esto le permitirá obtener mejores resultados. Determine también si dedicarse a una tarea le causará a la larga más problemas. Cómo dice Dennis Waitley, experto en motivación: “Los fracasados hacen aquello que alivia la tensión, mientras que los triunfadores llevan a cabo sus objetivos”. Recuerde que la raíz de la palabra motivación es motivo. Así pues, para tener éxito debemos contar con un motivo.
El ABC del éxito
alguna. Una tarea de tipo “D” es algo que podemos delegar para obtener más tiempo libre. Podemos eliminar sin más las tareas de tipo “E”. Tal vez nos hayan parecido importantes en algún momento, pero ya no lo son. Es posible que tengamos más de una tarea de tipo “A”. Esto no es un problema. Basta con que las ordenemos en secuencia: A1, A2, A3, etc. Practique este método a diario y se sorprenderá de los resultados que obtendrá en su trabajo.
Las áreas más importantes para obtener resultados Para lograr una mayor efectividad debemos preguntarnos por qué estamos en la nómina. La mayoría de la gente no lo sabe. Obviamente nos contrataron para obtener resultados. La mayoría de los empleos nos imponen tareas específicas. Para mejorar nuestro desempeño debemos identificar las áreas más importantes en las que debemos obtener resultados. Por ejemplo, estas son las áreas más importantes para un vendedor de una típica organización: 1. Buscar clientes. 2. Hacer presentaciones. 3. Cerrar negociaciones. 4. Prestar servicio a cuentas actuales. 5. Tareas administrativas y papeleo. Identifique aquellas áreas en las que debe obtener resultados y asegúrese de que cuenta con los recursos apropiados. Luego evalúese en cada área. El área en la que se haya desempeñado peor constituirá el límite inferior del resto de sus destrezas. El área más débil es como un ancla que nos impide zarpar con las demás destrezas. En cambio, si mejoramos nuestra área más débil, mejoraremos nuestro desempeño total. Todos tenemos puntos débiles. Formúlese la siguiente pregunta: ¿Qué destreza puedo mejorar para generar un mayor impacto en mi carrera? Es posible aprender cualquiera de las destrezas propias del área de los negocios.
La ley de la eficiencia forzada ¿Es el éxito tan sencillo como el ABC? La respuesta es negativa. Hay que agregarle la “D” y la “E”. Válgase del método ABCDE para establecer sus prioridades. Funciona así: 1. Haga su lista. 2. Coloque una A, B, C, D o E antes de cada asunto de la lista. 3. Lleve a cabo las tareas en orden alfabético. Una tarea de tipo “A” debe realizarse tan pronto como sea posible para evitar graves consecuencias. Las tareas de tipo “B” son importantes, pero dejarlas de hacer no acarrea mayores consecuencias. Es conveniente llevar a cabo las tareas de tipo “C”, pero dejarlas de hacer no acarrea consecuencia
Es probable que a usted no le guste forzar las cosas. La ley de la eficiencia forzada tiene que ver con la idea de que cualquier tarea se alargará hasta ocupar el tiempo que le hayamos asignado. Si contamos con dos días, culminaremos la tarea en dos días (tal vez más). Pero esta ley tiene una contraparte: Si sólo tenemos un día para terminar una tarea de dos días, de alguna manera hallaremos el tiempo para completarla. Un corolario de la ley de la eficiencia forzada es que nunca tenemos suficiente tiempo para hacer todo lo que queremos hacer. Para superar esta triste realidad, pregúntese constantemente lo siguiente: 1. ¿Cuál es la actividad más valiosa?
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¡Cómete esa rana! 3 2. ¿Por qué sólo yo puedo hacer tal cosa?
Sea su propia porrista
3. ¿Cuál es la mejor forma de aprovechar mi tiempo en estos momentos? La respuesta a estas preguntas nos permitirá administrar nuestro tiempo. Como decía Goethe: “Las cosas más importantes no pueden estar a merced de las cosas menos importantes”.
Identificar los obstáculos Tenemos objetivos pero no los hemos alcanzado aún. ¿Qué dificultades hemos encontrado? La respuesta a esta pregunta es muy importante para crear un mañana más exitoso. De hecho, es preciso que busquemos la respuesta. Los obstáculos siempre impiden la compleción de una tarea. Identifique los principales obstáculos y el trabajo se le hará más sencillo. La regla 80/20 se aplica también acá: 80% de los problemas surgirán del 20% de los obstáculos. Así pues, ¿en qué problemas se debe concentrar? Formúlese la siguiente pregunta: ¿Qué cosa dentro de mí me está deteniendo? No culpe a nadie más. Asuma la responsabilidad y determine qué debe hacer para mejorar.
El cambio es siempre un desafío. Para poder mejorar nuestra eficacia necesitamos de la mejor porrista del mundo; es decir, usted. Así que agarre sus pompones y recuerde: 1. Vuélvase un eterno optimista: cuando dependemos sólo de nosotros mismos, ya no podemos darnos el lujo de lamentarnos. Responda positivamente ante el comportamiento, las palabras y las acciones de los demás. Mantenga la dirección independientemente de los innumerables contragolpes de la vida. 2. Dígase siempre cosas positivas: por ejemplo, repita una y otra vez “estoy contento conmigo mismo”. Esto se volverá una realidad en cualquier momento. 3. Mantenga el ánimo: la gente optimista siempre ve lo positivo de cualquier situación. La idea es buscar la moraleja. Recuerde que podemos aprender mucho de las dificultades. 4. Visualice sus objetivos: imagínese sentado en la oficina. Comerse la rana significa mantener una actitud positiva y tener la fuerza de voluntad para hacer de primero lo más difícil. Dado que no podemos hacerlo todo, aprenda a postergar las cosas creativamente. Deshágase de las cosas que no tendrán mayores consecuencias. Divida las tareas largas en pequeñas tareas. Trabaje con un sentimiento de urgencia. Y recuerde que todo lo que tiene que hacer para triunfar en los negocios y en la vida es aprender a comerse la rana todos los días.
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Título original: Eat That Frog! Editorial: Berrett-Koehler Publishers Publicado en: Enero de 2007
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