¿Como medir la Gestión Empresarial? Ante la necesidad de hacer empresas más eficientes y eficaces y de mantener el control de la organización, los Indicadores de Gestión Empresarial, permiten medir, conocer y analizar los resultados de esta labor, convirtiéndose en el mecanismo más eficaz y menos costoso para saber hacía dónde va una empresa. Carolina Obregón Sánchez Periodista M&
En el mundo de hoy, las empresas exitosas cuentan con una clara orientación a nivel estrat estratégi égico co soport soportada ada en sistem sistemas as de inform informaci ación ón que les permit permite e establ establece ecerr los parámetros para medir la efectividad de sus negocios. Estos parámetros son conocidos como los Indicadores de Gestión Empresarial (IGE) y según Andrés Sánchez Prieto, Coordinador Coordinador de Mercadeo VISION de la Universidad Universidad de La Sabana, se pueden definir como “los procesos integrales que facilitan la medición de los logros y el cumplimiento de la misión y objetivos de la organización en sus diferentes áreas”. Los IGE se han convertido en el modo más rápido y confiable de tantear oportuna y objetivam objetivamente ente las activida actividades des de gestión, gestión, financie financieras, ras, operativa operativass y administra administrativas tivas propias de una empresa. Tanto los resultados, el control empresarial y el desempeño de los empleados, son medidos para saber exactamente hacia dónde va la empresa. Los beneficios que reporta este método de medición empresarial son importantes a la hora de identificar los aciertos y errores en las actividades de cada nivel de la organización. A nivel del negocio y sus actividades, los indicadores impulsan la eficiencia, eficacia y productividad de cada área, permiten priorizar actividades y procesos basados en la necesi necesida dad d de cumpli cumplimie miento nto de objeti objetivos vos a corto, corto, median mediano o y largo largo plazo plazo,, identi identific fica a oportunidades de mejoramiento y optimización en aquellas labores o procesos que por su comp compor orta tami mien ento to y tend tenden enci cias as requ requie iere ren n de una una reor reorie ient ntac ació ión n o un refu refuer erzo zo.. Otras ventajas de la aplicación de los indicadores a nivel organizacional es la de disponer de información corporativa con la cual se establecen prioridades de acuerdo con los factores críticos de éxito, necesidades y expectativas de los clientes de la organización, se establ establece ece una geren gerencia cia basada basada en datos datos y hecho hechoss corrob corrobora orados dos con inform informaci ación ón confiable y oportuna, permite reorientar políticas y estrategias con respecto a la gestión y control de la organización. Igualmente, los IGE, fortalecen la cultura y clima organizacional ya que promueve el trabajo en equipo, motiva a sus miembros a alcanzar metas retadoras propiciando una gestió gestión n de mejora mejoramie miento nto conti continuo nuo,, contri contribuy buye e al desar desarrol rollo lo y crecim crecimien iento to a nivel nivel personal y profesional y genera e impulsa procesos de innovación y creatividad enfocados a la gestión del día a día. ¿Pero qué se requiere para llegar a este punto de medición? Sánchez Prieto, explica que “esto conlleva un proceso integral de planeación estratégica y operativa” en la que se tienen en cuenta todos los procesos y proyectos de todas y cada una de las áreas de la empresa (presidencia, gerencias, jefaturas, operativas), las cuales realizan un trabajo colabo colaborat rativo ivo y multif multifunc uncion ional al bajo bajo los mismos mismos objeti objetivos vos,, estrat estrategi egias as e indica indicador dores. es.
La Información: Base del Éxito Empresarial La clave del éxito empresarial está determinada por “una clara orientación a nivel estratégico soportada en sistemas de información” afirma Andrés Sánchez, lo que permite que en todos los niveles de la organización, además de conocer su misión, visión, objetivos o logros; se conozca a ciencia cierta qué se está evaluando mediante los IGE. De esta manera cada área encamina sus esfuerzos para cumplir con los objetivos trazados y sabe cómo van a ser medidos estos esfuerzos. En este sentido los IGE tienen como finalidad brindar información sintética, concreta y relevante para conocer el desempeño de la empresa y de sus negocios. Para este proceso es importante determinar qué tipo de información se requiere para cada empresa de acuerdo a su actividad, para optimizar la relación costo-beneficio de su autogestión; teniendo en cuenta que la calidad y claridad de ésta, va a fijar las actividades para el éxito empresarial. Andrés Sánchez, explica que la falta de información y/o la baja calidad de la misma, pueden hacer que se tomen decisiones erróneas y llevar a la empresa a un “navegar sin rumbo”.
¿Qué se Puede Medir? Andrés Sánchez asegura que “en el campo de la administración moderna, la administración de la organización está fundamentada en los procesos que se manejan al interior de la misma”, razón por la cual son las directivas o el responsable de cada área quienes determinan qué se debe medir de acuerdo a una labor previa en la que se definen los objetivos de esta medición, teniendo en cuenta que ellos deben estar acordes con los lineamientos a nivel organizacional y/o empresarial.
Sin embargo, los indicadores de gestión en la empresa, deben cumplir con las siguientes características:
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Ser medibles: Es decir que lo que se desea medir se pueda medir, ya sea
en términos del grado o frecuencia de la cantidad. Por ejemplo, el número de muebles hechos por operario en un período de tiempo. Tener significado: El medidor o indicador debe ser reconocido fácilmente por todos aquellos que lo usan y participan en el proceso.Es decir, el indicador debe tener una breve descripción sobre qué es y que pretende medir. •
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Poderse Controlar: El indicador debe poderse controlar por parte del
equipo de trabajo responsable del proceso. Teniendo en cuenta estas características, se determinan los indicadores que van a ser analizados, que pueden ser de de efectividad o de eficiencia. Así, si una empresa está orientada hacia los procesos, un indicador puede ser el proceso o los resultados. Así, si una empresa está orientada hacia los procesos, un indicador puede ser el proceso o los resultados. Sánchez lo explica de esta manera: “haciendo un paralelo con el deporte, podemos entender en qué consisten los indicadores del proceso y de resultados mirando como los llevamos a los procesos de la empresa, tomando como fuente la cadena de valor. Si miramos por ejemplo en el fútbol y hoy en día con la entrada en el juego del Ganagol, los indicadores de resultados son entre otros: número de partidos ganados, empatados y perdidos, discriminando estos resultados si el equipo juega de local o visitante. En contraste y analizando el mismo ejemplo del fútbol, los indicadores de proceso pueden ser: el número de horas entrenamiento, la cantidad de partidos amistosos jugados, el porcentaje de fallas cometidas, entre otros”.
Para realizar un indicador se debe tener en cuenta que éste debe tener los siguientes componentes: •
Objetivo: Para qué servirán los resultados de la medición de determinado
indicador. • •
Definición: Construir el significado colectivo del indicador. Diseño: Compuesto por: Nombre de la variable: Lo que se mide.
Denominador. Es la meta que se proyecta realizar. Numerador: Es lo que se realizó, tendiendo en cuenta la meta proyectada. Responsabilidad: Quién lidera el proceso de creación y realización de los IGE. Tiempo: Es el límite de tiempo de realización de la medición. •
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Procesamiento: Labor de llevar a cabo la medición y efectuar los
resultados (éstos se pueden dar en cifras absolutas, en porcentajes, en tasas o en medidas estadísticas). Toma de decisiones: De acuerdo a los resultados, evaluar qué se puede hacer. Consideración de gestión: valorar si las decisiones fueron correctas y/o si necesitan corregirse. •
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Ilustremos lo anterior con el siguiente ejemplo de Indicador de Gestión de Efectividad: Resultado: Según resultados de la fórmula, sólo se realizó un 40.49% de la producción total de marcos para ventanas que se deben producir en un mes. Esto se traduce en una deficiencia del 59.51% en la productividad mensual. Es decir que si la meta proyectada es de 5000 marcos para ventanas en tres meses, éste indicador de productividad debe analizarse para tomar los correctivos necesarios para cumplir la meta.
Así se muestra cómo los resultados de IGE, son de gran utilidad a la hora de tantear si las metas empresariales se están cumpliendo. Sin embargo, “no solo debemos conformarnos con la identificación y construcción de los indicadores de gestión en nuestra organización, ahora es necesario mirar qué se va ha hacer con la información proveniente de estos al interior de la organización”, dice Andrés Sánchez. El análisis posterior a estas mediciones debe guiar la toma de decisiones para hacer los correctivos necesarios. De esta manera se pueden suplir las falencias o eliminar los obstáculos que impiden que el indicador sea positivo. Lo importante es involucrar a tiempo este tipo de procesos, como parte de la planeación de la empresa. Los IGE, son una herramienta que permite al empresario a saber hacía dónde va y si su negocio va por el camino correcto a convertirse en una empresa de éxito.
Clases de indicadores Algunos indicadores están enfocados en medir aspectos de alto impacto en una organización, éstos son: •
De Productividad : Miden la eficiencia de las operaciones en una
organización, así como el rendimiento de los recursos utilizados en las actividades ejecutadas dentro del proceso. Tiene una relación directa con la productividad del negocio y sus procesos (con lo que se tiene, ¿qué se puede hacer?).Ejm: Relación de horas humanas laboradas frente a las unidades producidas. De Efectividad ó Comerciales: Miden el logro de los resultados propuestos, indicándonos si se hicieron las cosas que se debían hacer, es decir el cumplimiento de objetivos, metas. Muestran el proceso evolutivo de la empresa en función de las ventas, la participación en el mercado, el número de clientes, su tasa de crecimiento, entre otras clasificaciones que requiera la empresa teniendo en cuenta la naturaleza y finalidad. Ejm: Número de quejas recibidas de los clientes, tasa de participación en el mercado. Financieros: Analizan la contabilidad frente al comportamiento financiero de la empresa. Ellos reflejan el comportamiento que ha tenido la empresa en el pasado pero no proporcionan una guía adecuada, válida y estratégica para las acciones que la organización, en cabeza de sus directivos, debe realizar hoy y en el largo plazo, para crear un valor financiero futuro sostenible. Ejm: Rentabilidad sobre las ventas, patrimonio. •
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Fuentes: Andrés Sánchez Prieto. Coordinador de Mercadeo VISION Universidad de La Sabana
La Evaluación De La Gestión Empresarial
El objetivo de la evaluación de la gestión empresarial es medir l o actuado por el responsable directo de tomar decisiones en una empresa, la eficiencia y eficacia del empresario. Para que el sistema de control de gestión empresarial funcione eficazmente y colabore con el buen funcionamiento de la empresa, son presupuestos necesarios que se hayan cumplido ciertas etapas esenciales: • se hayan definido objetivos jerarquizados de corto y l argo plazo en función de las características de la empresa y su entorno (políticas de inversión, políticas de financiación, políticas de proveedores, políticas de clientes,). • existan planes (planes de comercialización, características de los bienes a
producir,...), programas y presupuestos (presupuesto económico, presupuesto financiero, de producción,...) que cuantifiquen los objetivos. • se haya establecido la estructura organizativa, con una clara definición de las atribuciones y responsabilidades. • exista un sistema de medición, registro y control de los resultados obtenidos que permita calcular las desviaciones y sea coherente con los objetivos y la estrategia empresarial. • se interpreten los datos obtenidos. Los objetivos empresariales se convierten, por lo tanto, en uno de los parámetros que mayor relevancia toman al momento de evaluar la gestión empresarial. Sin la existencia de esos objetivos, de una planificación estratégica global, y de objetivos particulares para cada uno de los subsistemas que conforman la estructura empresarial, no puede pensarse en un control de la gestión empresarial. Es tarea del control de gestión empresarial, evaluar e interpretar el nivel de cumplimiento de tales objetivos, definiendo y determinando los desvíos, e identificando sus causas y consecuencias. Evaluar la gestión empresarial es examinar en forma integral la gestión de una empresa con el propósito de evaluar la eficiencia de sus resultados, teniendo en cuenta las metas y objetivos fijados, los recursos humanos, financieros y materiales empleados, la organización de esos recursos y los controles establecidos. Es preciso resaltar la gran importancia que tiene el análisis adecuado y oportuno del entorno, que condiciona y limita las actividades empresariales, y que debe necesariamente ser considerado al evaluar la gestión empresarial. A partir de estas premisas, se podrá informar y asesorar sobre la realidad empresarial, interpretar los valores obtenidos, identificar las fortalezas para aprovechar las oportunidades y las debilidades originadas en el no cumplimiento de los planes estratégicos, determinando las amenazas. Entre los parámetros para evaluar la gestión empresarial podemos citar: • Grado de cumplimiento de los objetivos. • Política empresarial acorde a las características de la empresa y su entorno. • Adecuada capacidad para cumplir con el ciclo operativo y con 3°. • Asignación conveniente de fondos. • Adecuada capacidad para generar recursos. • Adecuada capacidad de respaldo. • Tendencia a crecer / decrecer de la empresa (adecuada evolución financiera, patrimonial y económica).
También se deberá medir la gestión empresarial a través de indicadores cualitativos que traducen la manera como se gestiona una empresa: • En foque de la empresa hacia la creación de valor. • Grado de vinculación entre planeación estratégica y control. • Existencia de una red comunicacional que transmita la cultura (principios, creencias y valores de la organización). • Capacidad para formar criterios éticos dentro de la toma de decisiones. • Capacidad para desarrollar redes de gestión. • Capacidad para asumir riesgos calculados. • Capacidad para aprender y enseñar. • Creatividad y espíritu innovador. • Predisposición para la acción. • Relaciones Políticas adecuadas con el entorno. Entre los instrumentos que sirven para la evaluación de la gestión empresarial pueden mencionarse, a título enunciativo, la contabilidad financiera, las auditorías (externas, operativas o de controles internos), el tablero de control, el análisis de ratios, informes destinados a seguir las innovaciones y estrategias de la competencia y los cambios en el entorno
