INSTITUTO SUPERIOR DE CULTURA FÌSICA “MANUEL FAJARDO”
MANUAL DE WINDOWS AUTORA: Lic. Maira Castellanos Cueto.
CIUDAD DE LA HABANA 2002 INTRODUCCIÓN
Con este Manual se pretende poner a disposición de cualquier usuario nuevo o de grado medio los conocimientos necesarios para que sea capaz de obtener los resultados esperados del sistema operativo Microsoft Windows (El Windows 98 y 2000 tienen muy pocas modificaciones en los aspectos generales con respecto al Windows 95 por lo que casi todo lo planteado en este manual es válido para ellos también). De todos es sabido la falta de Bibliografía que tenemos en estos momentos debido a diferentes causas, en especial la bibliografía de Computación y que la mayoría que se consigue está en idioma Inglés y es difícil obtenerla. En estos momentos en nuestro centro no disponemos de ningún material bibliográfico para ofrecer a nuestros alumnos.
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” El Windows posee una potente ayuda; pero en ocasiones se pierde mucho tiempo tratando de obtener información. Con este manual pretendemos que se pueda llegar a conocer lo que se necesite para iniciarse en el Windows de una forma más directa y rápida. Sabemos que no es perfecto, es sólo un intento por resolver un problema real que tenemos. Si tiene alguna sugerencia o recomendación que hacer respecto al mismo lo agradeceremos en aras del beneficio de todos. Gracias. Lic. Maira Castellanos Cueto
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
1
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” ÍNDICE EL RATÓN ..................................................................................................................................... 4
Técnicas básicas. .......................................................................................................................... 4 Formas que adopta el puntero del Ratón. ..................................................................................... 4 EL TECLADO. ................................................................................................................................ 0 ENTRAR EN WINDOWS .............................................................................................................. 0 EL ESCRITORIO ............................................................................................................................ 6 SALIR DE WINDOWS ................................................................................................................... 7 LOS OBJETOS Y LOS ICONOS.................................................................................................... 7 Tabla de objetos ................................................................................................................................ 7 ICONOS........................................................................................................................................... 8 SELECCIÓN DE OBJETOS. .......................................................................................................... 8 ABRIR UN OBJETO....................................................................................................................... 8 EL MENÚ EMERGENTE DE LOS OBJETOS.............................................................................. 9 Propiedades de un objeto. .......................................................................................................... 10 BORRAR UN OBJETO. ............................................................................................................... 10 CAMBIAR EL NOMBRE A UN OBJETO .................................................................................. 10 MOVER Y COPIAR OBJETOS. .................................................................................................. 10 ARRASTRAR UN OBJETO SOBRE OTRO. .............................................................................. 10 ACCESOS DIRECTOS. ................................................................................................................ 11 Creación de un Acceso directo................................................................................................... 11 OBJETOS BÁSICOS DEL ESCRITORIO. .................................................................................. 11 BARRA DE TAREAS. .................................................................................................................. 13 El Menú Inicio. .......................................................................................................................... 13 Opciones del Menú Inicio:......................................................................................................... 13 CONFIGURAR LA BARRA DE TAREAS .................................................................................. 15 La posición. ................................................................................................................................ 15 La anchura.................................................................................................................................. 16 Las propiedades.......................................................................................................................... 16 ORGANIZAR EL ESCRITORIO.................................................................................................. 16 Organizar iconos. ....................................................................................................................... 16 Organizar las ventanas. .............................................................................................................. 16 LAS VENTANAS. ........................................................................................................................ 16 Elementos de una Ventana ......................................................................................................... 16 La Barra de Título. ..................................................................................................................... 16 La Barra de Menús. .................................................................................................................... 17 La Barra de Herramientas. ......................................................................................................... 17 El área de trabajo........................................................................................................................ 18 El borde de la ventana. ............................................................................................................... 18 Las Barras de desplazamientos. ................................................................................................. 18 La Barra de Estado. .................................................................................................................... 18 Organizar el contenido de una ventana. ..................................................................................... 19 TIPOS DE VENTANAS................................................................................................................ 19 CONTROLES PROPIOS DE WINDOWS ................................................................................... 21 PROGRAMAS ............................................................................................................................... 22 EL PORTAPAPELES .................................................................................................................... 23 EL SISTEMA DE ARCHIVOS..................................................................................................... 23 Diferencia entre la memoria RAM y el almacenamiento permanente (discos):........................ 24 La estructura Jerárquica. ............................................................................................................ 24 La Red ........................................................................................................................................ 24 Las unidades de disco ................................................................................................................ 24 Tipos de unidades de discos:...................................................................................................... 24 Las Carpetas ............................................................................................................................... 25 Los Archivos.............................................................................................................................. 25 LA MEDIDA DE LA MEMORIA. ............................................................................................... 25 Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
2
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” MOVERSE POR EL SISTEMA DE ARCHIVOS ........................................................................ 25 Entorno de Red y Mi PC. ........................................................................................................... 25 EXPLORADOR DE WINDOWS.................................................................................................. 26 Manipulación de discos, ficheros y carpetas.............................................................................. 26 Cómo formatear un disquete:..................................................................................................... 27 Cómo seleccionar un archivo o una carpeta............................................................................... 27 Cómo seleccionar dos o más objetos contiguos......................................................................... 27 Cómo seleccionar elementos dispersos...................................................................................... 27 Cómo seleccionar todos los objetos. .......................................................................................... 27 Quitar selección.......................................................................................................................... 28 Cómo crear una carpeta.............................................................................................................. 28 Cómo copiar Archivos y Carpetas. ............................................................................................ 28 Cómo Mover Archivos o Carpetas ............................................................................................... 29 Cómo Cambiar el Nombre a un Archivo o a una Carpeta. ........................................................ 29 Cómo Borrar Archivos o Carpetas............................................................................................. 29 EL COMANDO BUSCAR ............................................................................................................ 29 Criterios de búsqueda................................................................................................................. 30 MANTENIMIENTO DE LAS UNIDADES DE DISCO.............................................................. 31 Verificar un disco....................................................................................................................... 31 Desfragmentar un disco. ............................................................................................................ 31 ACCESORIOS............................................................................................................................... 32 Bloc de Notas............................................................................................................................. 32 WordPad..................................................................................................................................... 32 Calculadora. ............................................................................................................................... 33 Paint ........................................................................................................................................... 34 MULTIMEDIA .............................................................................................................................. 35 Conceptos básicos...................................................................................................................... 35 Tarjeta de sonido ........................................................................................................................ 35 Unidad de CD-ROM .................................................................................................................. 35 CD ROM.................................................................................................................................... 35 DVD’s:....................................................................................................................................... 35 Kit de multimedia ....................................................................................................................... 36 Tarjeta de captura de video ........................................................................................................ 36 Tarjeta de compresión de video en tiempo real ......................................................................... 36 EL MÓDEM .................................................................................................................................. 36 CORREO ELECTRÓNICO........................................................................................................... 36 Ventajas del correo electrónico:................................................................................................. 36 Para ejecutar Oulook Express .................................................................................................... 37 La sección de mensajes:............................................................................................................. 38 Crear un mensaje........................................................................................................................ 38 Introducir objetos en un mensaje ............................................................................................... 39 Despachar el mensaje................................................................................................................. 39 Enviar y Recibir mensajes.......................................................................................................... 39 INTERNET .................................................................................................................................... 40 Servicios que brinda Internet ..................................................................................................... 40 World Wide Web (WWW, Web o W3): La telaraña ................................................................. 41 BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................... 42
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
3
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
EL RATÓN El Ratón (Mouse) es un pequeño aparatico conectado al ordenador (PC) que cuando usted lo desliza sobre una superficie plana (la mesa) envía una señal al ordenador indicándole la dirección en que se desplaza. Este en respuesta hace que se mueva por la pantalla el puntero del ratón (una flecha), en la misma dirección que el ratón por la mesa y con una velocidad proporcional a la de este. El Ratón dispone de 2 botones que se denominan principal y secundario. Como la mayoría de los usuarios son diestros también se emplea la denominación izquierdo para hacer referencia al botón principal y derecho para hacer referencia al botón secundario. Windows permite intercambiar el funcionamiento de ambos botones del ratón para mayor comodidad de los usuarios zurdos.
Técnicas básicas. • Apuntar: Desplazar el puntero del Ratón por la pantalla hasta situarlo sobre el objeto que se apunta. Ø Hacer clic: Pulsar y soltar el botón principal del Ratón. Normalmente esta acción sirve para seleccionar un objeto. Ø Hacer doble clic: Pulsar y soltar el botón principal del Ratón dos veces consecutivas en rápida sucesión. Esta acción sirve para abrir un objeto. Ej. Si es un programa este se ejecutará, si es una carpeta esta mostrará su contenido. Ø Hacer clic con el botón secundario: Pulsar y soltar el botón secundario, esta acción sirve para abrir el menú emergente de un objeto. Ø Arrastrar: Apuntar un objeto, pulsar el botón principal del ratón sin soltarlo, mover el ratón por la pantalla y cuando el objeto llegue a la posición deseada, soltar el botón del Ratón.
* En ocasiones el puntero del Ratón suele adoptar otro aspecto
Formas que adopta el puntero del Ratón. Icono
Nombre Flecha Reloj de Arena
Flecha y reloj de Arena Raya vertical Flecha e interrogación Prohibido Mano
Descripción Indica que el estado de Windows es el normal. El usuario puede emprender cualquier acción Indica que el Windows está ocupado en ese momento. No se podrá emprender ninguna acción hasta que el reloj de arena desaparezca de la pantalla. Indica que el Windows está realizando alguna acción en ese momento pero que no está atendiéndola de forma exclusiva. se pueden emprender acciones aunque todo sucederá más lento Windows está esperando que se haga clic para situar el puntero de inserción (cursor parpadeante) para introducir información. Windows está esperando que se haga clic en un lugar de la pantalla para suministrarle información de ayuda sobre lo que aparece en esa zona de la pantalla No puedes soltar ahí el objeto que estés arrastrando con el Ratón en ese momento. Tienes situado el puntero sobre un enlace de ayuda. Si haces clic irá a la aplicación y se ejecutará.
Nota: Estos son los punteros propios del sistema. Los programas y aplicaciones pueden utilizar punteros distintos. Cuando veas en la pantalla un puntero que no conozcas, debes determinar si es un cambio de aspecto de un puntero del sistema o si el programa que estás utilizando emplea ese puntero para informarte de alguna actividad propia.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
4
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
EL TECLADO. La mayoría de las teclas del teclado de un P.C. están dispuestas de forma similar a las de una máquina de escribir. El teclado normal de un P.C. tiene cuatro zonas. • • • •
Zona alfanumérica: Situada en la parte inferior izquierda, es la mayor. Contiene las letras, los números, los símbolos y algunas teclas especiales como CTRL y ALL. El teclado numérico: Situado en la parte derecha, contiene números, signos aritméticos, flechitas y ciertas palabras. La zona de las teclas de función: Está situada a lo largo de la parte superior, contiene doce teclas (F1 a F12), su utilidad varía de un programa a otro. En Windows F1 siempre se utiliza para pedir ayuda. La zona de cursores: Situada entre la zona alfanumérica y el teclado numérico, contiene dos grupos de teclas de movimiento del cursor que tienen la misma función que las que aparecen en el teclado numérico cuando al tecla Bloq Num está desactivada. Tabla de Teclas importantes:
Tecla
Función
Intro o Enter
Valida la información introducida o inicia una acción. En los procesadores de texto se utiliza para ir a la línea siguiente. Esc Anula la información introducida o cancela una acción Retroceso Para borrar un carácter. Retroceso borra el carácter que haya a la izquierda del (BS o ) punto de inserción. Supr o Del Supr borra el carácter que haya a la derecha del punto de inserción. Ctrl (control) Estas teclas no realizan acciones por si misma, son las más utilizadas para las y Alt combinaciones de teclas. Ej. Ctrl + C es la combinación de teclas que se utiliza para copiar al portapapeles Esta tecla tampoco realiza acciones por sí misma. Esta tecla en combinación con AltGr una tecla que tenga tres símbolos aparecerá el tercer símbolo. Ej. la @ de la tecla 2. Mayúscula Pulsada en combinación con una letra aparecerá esa letra en mayúscula, si se pulsa ( ) o Shift en combinación con cualquiera de las que tienen 2 símbolos, aparecerá el 2do símbolo. Ej. las comillas (“) en la tecla 2. F1 Para pedir ayuda en cualquier lugar de Windows (del propio sistema o de sus aplicaciones) Cursores Para mover el punto de inserción por la pantalla. Tienen forma de flechas (derecha, izquierda, arriba, abajo)
Barra espaciadora Bloq Mayús (Caps Lock)
Es la barra larga que se encuentra en la parte inferior izquierda del teclado. Cada vez que se pulse deja un espacio vacío. Cuando está activada todas las letras se escriben en mayúscula.
ENTRAR EN WINDOWS Como a partir de Windows 95 ya es un sistema operativo, una vez instalado en el ordenador sólo hay que encender este para entrar en Windows directamente. Windows te pedirá un nombre para que te identifiques y una contraseña (Fig. 1). Esto es necesario para que si compartes el ordenador con otras personas diferenciarte de los demás y poder personalizar a tu gusto el escritorio.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
0
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig. 1 Si estás conectado a una Red el nombre te servirá para identificarte en la misma y la contraseña junto con el nombre determinarán tus privilegios en la Red. Una vez pasada la fase de identificación aparecerá el escritorio de Windows en el que se podrá ver el cuadro de diálogo Bienvenido. Este cuadro de Diálogo muestra una idea para que tu trabajo con Windows resulte más sencillo y productivo. Si quieres que este cuadro no aparezca nuevamente en pantalla haz clic en la casilla de verificación Mostrar la pantalla de Bienvenido para quitar la marca.
EL ESCRITORIO El escritorio es un elemento fundamental de la interfaz de Windows, es la parte del sistema que interactúa con el usuario. Todo el trabajo que se desarrolla en Windows se realiza sobre el escritorio, así como la comunicación que se establece con el sistema. (Fig. 2) Windows pretende que la pantalla del ordenador se asemeje al escritorio convencional (tu mesa de trabajo), de manera que el entorno de trabajo te resulte familiar y agradable Iconos
Barra de Tareas Botón inicio
Fig. 2
En un escritorio convencional es normal encontrarse con documentos, instrumentos de trabajo (carpetas, teléfonos, etc.) todo tipo de objetos y una papelera para echar los papeles que no nos sirven. El Escritorio de Windows sigue este modelo orientado a objetos. En él se encuentran 2 cosas, objetos y la Barra de Tareas. En realidad el escritorio de Windows es una carpeta que hay en el directorio de Windows, todos los objetos que se ponen en el escritorio se están poniendo en esa carpeta.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
6
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” SALIR DE WINDOWS Como puedes apreciar en la Barra de Tareas del Escritorio hay un Botón nombrado Inicio, haz clic en él y verás desplegarse un menú llamado Menú Inicio. La primera opción de abajo hacia arriba es Apagar sistema, haz clic en ella y verás la siguiente ventana (Fig.3):
Fig. 3 Aparece seleccionada la opción apagar sistema, hacer clic en el botón Aceptar. Aparecerá en la pantalla del Display el mensaje: Espere mientras se cierra el sistema, luego aparece otro mensaje: Ya puede apagar el equipo es entonces que lo puedes apagar (las máquinas más modernas se apagan automáticamente después del primer mensaje). Nota: No se debe apagar el equipo sin haber pasado por este proceso ya que se puede dañar la instalación de Windows.
LOS OBJETOS Y LOS ICONOS. En el mundo real los objetos tienen una serie de propiedades (peso, tamaño, forma, color, etc.). Los objetos de Windows también tienen sus propiedades específicas Un objeto es cualquiera de los elementos del ordenador: un archivo, una carpeta, una ventana, una impresora, una unidad de disco, etc. La ventaja del modelo orientado a objetos frente a otros radica en que cada objeto gestiona sus propias propiedades, por lo que es posible realizar las acciones que se deseen sobre el propio objeto, en lugar de tener que hacer un programa que las haga en su lugar. Los objetos se caracterizan porque se pueden realizar ciertas acciones con ellos o sobre ellos. Ejemplo: con una impresora es posible imprimir y a un disquete se le puede dar formato. Cada objeto conoce todas estas acciones con ellos o sobre ellos de las que puede ser sujeto activo o pasivo y gracias a ello, es posible, por ejemplo arrastrar un documento a una impresora y que este se imprima. En resumen, los objetos de Windows tienen propiedades y son susceptibles de emprender acciones. El usuario es el que determina la configuración de esas propiedades y la ejecución de las acciones de un objeto. Tabla de objetos Objeto Documento Programa Archivos Archivo auxiliar Carpeta Dispositivo
¿Quién es en realidad? Es el equivalente a un objeto real, o sea, cualesquier trabajo desarrollado por el usuario. Ejemplo: una carta, un gráfico, un sonido, etc. Es el componente del sistema informático (en este caso es un Software) que realiza verdaderamente el trabajo y que te permite crear documentos. Son los que contienen la información Es un objeto auxiliar de los programas que estos necesitan para su correcto funcionamiento. Para el usuario pasan completamente desapercibidos. Es un sistema de organización de objetos. Dentro de una carpeta hay objetos (pueden ser otras carpetas, archivos, etc.). Cualquier parte del sistema informático (hardware: el monitor, el ratón, tarjeta de video, etc)
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
7
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Acceso directo
Es un objeto que sabe dónde está otro objeto y que permite trabajar con él cómo si se tratase del otro
ICONOS En Windows los objetos se representan con iconos. Un icono no es más que un pequeño dibujo que aparece en el escritorio de Windows y que representa gráficamente el objeto (el dibujo del icono suele evocar el objeto al que representa). Debajo del icono aparece el nombre del objeto. Cuando se quiere trabajar con un objeto lo que se hace es trabajar con su icono que aparece en el escritorio. En la práctica es lo mismo hablar de objeto que de icono. Los iconos pueden aparecer directamente sobre el escritorio de Windows o bien en ventanas que se abran en este.
SELECCIÓN DE OBJETOS. En la mayoría de los casos para realizar acciones sobre los objetos es necesario seleccionarlos primero. A continuación te mostramos las diversas técnicas que se utilizan para seleccionar objetos. • •
• •
Para seleccionar un solo objeto: haz clic sobre él y se pondrá de color azul oscuro, una vez que el objeto esté seleccionado podrás trabajar con él. Para seleccionar varios obje tos contiguos: haz clic en el primer objeto y luego pulsar la tecla Shift (mayúscula) y con ella pulsada hacer clic en el último objeto. También se puede seleccionar haciendo clic en una zona despejada y arrastrando el ratón se formará un rectángulo punteado, todos los objetos que caigan dentro del rectángulo serán seleccionados al soltar el botón del ratón. Para seleccionar varios objetos dispersos: Se hace clic en cada uno de ellos mientras se mantiene pulsada la tecla CTRL. Para seleccionar todos los objetos de una ventana: Se puede pulsar la combinación de teclas CTRL + E o seleccionar el comando Edición, la opción seleccionar todo.
Para quitar la selección de los objetos ya seleccionados: • • •
Si se hace clic en una parte despejada del escritorio o de la ventana en que estén los objetos seleccionados se le quitará la selección a todos esos objetos Si hay varios objetos seleccionados y sólo se le quiere quitar la selección a uno, se mantiene pulsada la tecla CTRL al mismo tiempo que se hace clic sobre ese objeto. Si tienes varios objetos seleccionados de una ventana y quieres quitarle la selección y al mismo tiempo seleccionar el resto de los objetos que no están seleccionados, ejecuta el comando Edición, la opción invertir selección.
ABRIR UN OBJETO. Esta es la acción más común que se puede emprender con un objeto. Para abrir un objeto sólo hay que hacer doble clic sobre él o seleccionar el comando abrir del menú emergente de un objeto (este menú aparece al hacer clic con el botón secundario del ratón sobre el objeto) o seleccionando el objeto y pulsando la tecla intro. Tabla de distintos objetos de Windows Objeto
Disquete
Al abrirse
Representan a los distintos discos conectados al ordenador (bien físicamente, bien lógicamente mediante una red) Al abrirse muestran el contenido del disco en una ventana.
Disco Duro Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
8
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Objeto
Al abrirse
CD-ROM Unidad Red
Carpeta
de
Las carpetas representan los subdirectorios de los discos. Al abrirse muestran el contenido del subdirectorio de una ventana
Representan a cada una de las impresoras conectadas al ordenador. Al abrirla se verá la ventana de impresora (permite controlar su funcionamiento), con los documentos que se están imprimiendo. Los iconos de aplicaciones pueden ser de los más variados, ya que Aplicación cada aplicación tiene su propio icono. Al abrirlos se ejecuta la aplicación Aplicación Representan aplicaciones desarrolladas en MS-Dos (no para MS-DOS Windows). Al abrirlos se ejecuta la aplicación en una sesión MSDOS. Los iconos de documentos representan trabajos del usuario (o Documento terceras personas) realizados con las aplicaciones. Pueden ser de los más variados, ya que cada aplicación tiene iconos distintos para sus documentos. Al abrir un icono de documento se ejecuta la aplicación que lo creó y se carga en ella el documento Documento Representan a documentos de texto sin formato. Al abrirlo se de texto ejecuta el programa Bloc de notas y se cargan en él para que puedas leerlos. Documento Representan a documentos de texto creados en Microsoft Word. Al de Word abrirlos se ejecuta el programa Word y se cargan en él. Si no se dispone de Word se cargan en WordPad. Imagen Representa un archivo que contiene una imagen. Al abrirlo se carga el programa Paint. Objeto Representa objetos que Windows no reconoce. Si tratas de abrirlos, desconocido Windows los tratará como documentos, aunque te pedirá que le indiques con que programa quieres abrirlos. Impresora
EL MENÚ EMERGENTE DE LOS OBJETOS. El menú emergente de un objeto (Fig. 4 y 5) es un menú que aparece junto al objeto cuando se hace clic con el botón secundario del ratón sobre él. Este menú facilita el acceso a las diversas opciones que ofrece este objeto. Casi todas las operaciones de manipulación de los objetos también se pueden realizar desde el menú emergente del objeto. Las opciones o comandos que aparezcan en el menú emergente de un objeto dependerán del objeto de que se trate. Hay algunas opciones que son comunes a casi todos los objetos. Ejemplo: el comando Abrir. Siempre que dudes de cómo emprender una acción con un objeto, haz clic sobre él con el botón secundario.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
9
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig. 4
Fig. 5
Se puede hacer que aparezca el menú emergente de cualquier objeto pulsando Shift + F10. Propiedades de un objeto. En el menú emergente de la mayoría de los objetos aparece el comando Propiedades. Esta opción abre la hoja de propiedades del objeto en cuestión, estas propiedades sirven para determinar las características básicas del objeto. Al hacer doble clic sobre un objeto mientras se mantiene pulsada la tecla Alt aparece su hoja de propiedades. BORRAR UN OBJETO. Se puede borrar un objeto de varias maneras. • • • •
Arrastrándolo a la Papelera de Reciclaje. Seleccionando el objeto y ejecutando la opción Eliminar del Menú Emergente. Seleccionando el objeto y ejecutando la opción Eliminar del Menú Edición. Seleccionando el objeto y pulsando la tecla Supr.
En cada uno de los casos Windows te pedirá confirmación si quieres enviar ese objeto a la Papelera de Reciclaje. Los objetos enviados a la Papelera mientras no sea vaciada, se podrán recuperar. CAMBIAR EL NOMBRE A UN OBJETO Se puede cambiar el nombre a un objeto utilizando de su Menú emergente, la opción Cambiar Nombre, o directamente haciendo clic sobre el objeto, transcurrido un segundo (o más) vuelve a hacer clic sobre el nombre del objeto, aparecerá el punto de inserción al final del mismo y se podrá editar. También se podrá cambiar el nombre a un objeto seleccionándolo y pulsando F2. MOVER Y COPIAR OBJETOS. • • •
Si quieres mover un objeto, arrástralo hasta su nuevo lugar. En este caso no verías ningún símbolo junto al icono. Para copiar un objeto, arrástralo mientras mantienes pulsada la tecla Ctrl. Cuando un objeto se va a copiar aparece un signo más (+) junto al icono mientras se arrastra. Para crear un acceso directo de un objeto, arrástralo mientras mantienes pulsadas las teclas Ctrl + Shift. Aparece junto al icono una flechita mientras se arrastra.
Siempre que quieras copiar, mover o crear un acceso directo de un objeto, debes arrastrarlo sobre una unidad de disco, sobre una carpeta o sobre el escritorio (que no es más que una carpeta).
ARRASTRAR UN OBJETO SOBRE OTRO. Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
10
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” El efecto que se producirá al arrastrar un objeto sobre otro dependerá del tipo de objeto de que se trate. • • •
Al arrastrar un documento sobre la aplicación con la que se creó, esta se ejecutará y se cargará en ella el documento. Si se arrastra sobre una impresora un documento, este se imprimirá. Si arrastras un objeto a la Papelera de Reciclaje, el objeto se eliminará al arrastrar un objeto sobre otro, antes de soltar el botón comprueba que este está seleccionado.
ACCESOS DIRECTOS. Es importante insistir en que un acceso directo no es el objeto en sí mismo. Si quieres tener un mismo objeto en dos carpetas a la vez y para ello lo copias de una a otra, en el disco tendrás dos copias de ese objeto con el consiguiente desperdicio de memoria. Si utilizas un acceso directo en lugar de una copia del objeto, tendrás el objeto en las dos carpetas habiendo consumido mucho menos memoria. Creación de un Acceso directo. Hay tres maneras de crear un acceso directo. • •
Hacer que aparezca el Menú Emergente del objeto que se le quiere crear el acceso directo y escoger esta opción. Arrastrar el objeto mientras se mantiene pulsada la tecla Ctrl + Shift.
OBJETOS BÁSICOS DEL ESCRITORIO. Cuando se comienza a trabajar con Windows el Escritorio aparece con unos pocos objetos en él. A medida que se va personalizando aparecen otros. Inicialmente aparecen Mi PC, Entorno de Red y la Papelera de Reciclaje.
Su icono representa al ordenador en el Escritorio. Al abrirlo (haciendo doble clic sobre él) aparecen varios elementos. Fig. 6
Fig. 6
• • •
Un icono por cada unidad de disco (disquete, disco duro, CD-ROM) que esté conectado al ordenador. Al hacer doble clic sobre cualquiera de ellos se podrá ver su contenido en su ventana correspondiente. Una carpeta denominada Impresora: Al abrirla se verá un icono por cada impresora que tengas instalada al ordenador y un icono para agregar nuevas impresoras. Una carpeta denominada panel de Control. Al abrirla se verá un icono por cada aspecto del sistema susceptible de configuración. Fig. 7
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
11
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig. 7
Por tanto Mi PC te proporciona el acceso a todos los recursos del ordenador, tanto para usarlos como para configurarlos.
El icono Entorno de Red sirve para acceder a los recursos de la Red con toda facilidad como si estuvieran en tu propio PC. Dentro de él encontrarás un icono para cada servidor al que tengas acceso y otro denominado Toda la red en el que aparecerán los grupos de trabajo que tengan creados y que te permitirá buscar por toda la red cuando quieras acceder a los recursos de otro ordenador. Fig. 8
Fig. 8
La misión de la Papelera de Reciclaje consiste en eliminar los objetos que tu desees. Los objetos que se envían a la Papelera de Reciclaje no se eliminarán inmediatamente, sino que permanecen en ella hasta que la vacíes, si no se ejecuta el comando vaciar de la Papelera de Reciclaje podrás recuperar los objetos que hayas enviado a ella. Casos en que la Papelera de Reciclaje no funciona y no es posible recuperar el objeto eliminado. • • • • •
Al eliminar un objeto pulsando las teclas Shift + Supr. Cuando se elimina un objeto que está en un disquete. Cuando se borra un archivo en una sesión de MS-DOS. Cuando se borra un objeto que está en una aplicación no diseñada para Windows. Cuando hayas desactivado la opción de uso de la Papelera.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
12
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” BARRA DE TAREAS. La Barra de Tareas (Fig. 9) es quizás el elemento más importante de la interfaz de Windows, ya que sirve para acceder y controlar todos los aspectos de tu trabajo con el ordenador. Está situada a lo largo del borde inferior del Escritorio y consta de tres zonas. • El Botón Inicio está situado en su extremo izquierdo y sirve para elegir los programas o documentos que se quieren usar, así como para configurar el sistema, buscar ayuda y salir de Windows. • En la parte central de la Barra de Tareas te puedes encontrar dos tipos de iconos: los iconos de las aplicaciones que se estén ejecutando y los iconos de las carpetas que se tengan abiertas en el escritorio. Estos iconos te permiten conocer en todo momento qué ventanas y aplicaciones tienes abiertas y pasará ellas con sólo hacer clic sobre su icono en la Barra de Tareas. • En la zona de la derecha aparecen los controles e indicadores del sistema (hora, cola de impresión, volumen, módem, etc.). Estos controles te permiten acceder fácilmente a las funciones del sistema que representan (con sólo hacer clic sobre ellos).
Fig. 9
El Menú Inicio. El Botón Inicio que aparece en el extremo izquierdo de la Barra de Tareas es el verdadero centro de control de Windows. Si haces clic en él se desplegará el menú inicio. Fig. 10 (También aparecerá ese menú pulsando las teclas Ctrl + Esc o la tecla Windows), desde el que podrás acceder prácticamente a todos los componentes de Windows. Este será el botón que más pulses cuando trabajes con Windows.
Fig. 10
En el Menú Inicio encontrarás diversas opciones, las cuales, a su vez pueden dar paso a otras. Para seleccionar una opción de este menú sólo tienes que situar el puntero del ratón encima de ella y se seleccionará resaltándose en color azul oscuro, si la opción muestra a su derecha la cabeza de una flecha, transcurrido un segundo se desplegará el submenú de esa opción, cuando llegues a la opción que desees podrás activarla haciendo clic sobre ella. Opciones del Menú Inicio: •
Programas
Mediante esta opción podrás ejecutar todas las aplicaciones que tengas instaladas en el ordenador, incluyendo las propias de Windows y las que se hayan instalado. Al seleccionar esta opción se desplegará un submenú con iconos y carpetas, los iconos ejecutan directamente programas, las carpetas agrupan iconos relacionados. La instalación normal de Windows hace que aparezcan los siguientes iconos y carpetas en el menú programas:
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
13
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” • Accesorios: Esta carpeta contiene todos los accesorios que vie nen con Windows y que se hayan elegido instalar. Ejemplo: el procesador de texto WordPad, el Paint, etc. • Inicio: Cualquier programa que haya en esta carpeta se ejecutará automáticamente cada vez que se arranque Windows. • Explorador de Windows: Este icono ejecuta el explorador de Windows, un programa diseñado para gestionar los archivos y carpetas del sistema. • MS-DOS: Con este icono se inicia una sesión de MS-DOS, se abrirá una ventana con el indicador del Dos y desde donde se podrá ejecutar cualquier programa en MS-DOS. A medida que se vayan instalando aplicaciones, sus iconos irán añadiendo a la opción programa del Menú Inicio. •
Documentos: Esta opción contiene una lista con los últimos documentos que hayas utilizado en Windows (sólo admite 15 documentos, al abrir el 16 se eliminará el más antiguo existente). De esta manera en cualquier momento que quieras trabajar con un documento con el que hayas trabajado últimamente, sólo tienes que desplegar el Menú Documentos y hacer clic sobre él en el submenú que aparece, ejecutándose automáticamente la aplicación necesaria y cargándose en esta el documento.
Nota: Si quieres borrar el contenido del Menú Documentos despliega el menú emergente de la Barra de Tareas, activa la opción Propiedades, dentro de estas activa la pestaña Programas del Menú Inicio, haz clic en el Botón Borrar. •
Configuración: Esta opción facilita el acceso a todas las posibilidades de configuración de Windows. Contiene tres subopciones:
• Panel de Control: Permite configurar todos los dispositivos de Windows. • Impresoras: Al abrir este icono aparecerá un icono por cada impresora instalada en el sistema y uno para agregar impresoras nuevas. Estos iconos permitirán configurar el comportamiento de las impresoras. • Barra de Tareas: Esta opción abre el cuadro de diálogo Propiedades de la Barra de Tareas, el cual permite configurar diversos aspecto de la misma. • Buscar: Esta opción del Menú Inicio permite buscar objetos en el sistema. Estos objetos pueden ser de tres tipos. • Archivos o carpetas: Permite buscar archivos o carpetas que estén en cualquier disco del ordenador o de la red. • PC: Mediante esta opción se puede buscar un ordenador en la red. • The Microsoft NetWork: Si se tiene contratado el acceso a Microsoft NetWork (la red Microsoft) esta opción permite buscar cualquier cosa en esta red. • Ayuda: Te permite solicitar ayuda a Windows de manera interactiva en pantalla, la ayuda es una parte fundamental de Windows y de sus programas. En general siempre que quieras buscar información sobre Windows ejecuta el comando Ayuda del Menú Inicio. Fig. 11
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
14
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig. 11 Partes de la ventana Temas de Ayuda: • La pestaña Contenido te permite buscar ayuda sobre un tema, los que están organizados de la misma forma que el índice de un libro. • La pestaña índice te permite buscar ayuda sobre un concepto introduciendo una palabra clave. Windows te mostrará todas las entradas de ayuda que contienen esa palabra clave, podrás elegir la que necesites. • La pestaña Buscar, permite buscar ayuda sobre cualquier aspecto a partir de una palabra o de una frase cualquiera, sin tener que conocer la palabra clave. • En la zona central de la ventana es donde aparece la información de ayuda que encuentres. • Si solicitas ayuda de un programa (que no sea la propia ayuda de Windows), también pueden aparecer otras pestañas en dicha ventana, la función de estas pestañas adicionales dependerá del programa de que se trate. • Ejecutar: Esta opción abre el cuadro de diálogo Ejecutar el cual te permite ejecutar un programa sin necesidad de hacer doble clic sobre su icono, ni de utilizar el comando Abrir de su Menú emergente. Este sistema es más complicado que recurrir al icono ya que debes conocer la vía de acceso y el nombre exacto del programa ejecutable. • Apagar el sistema: Esta opción, la última del Menú Inicio, te permite iniciar la secuencia de apagado del sistema. Como se te explicó anteriormente, esta opción es la única manera aconsejable de apagar el ordenador (si lo apagas sin utilizar esta opción, te arriesgas a que se produzcan pérdidas de información).
CONFIGURAR LA BARRA DE TAREAS La posición. La Barra de Tareas aparece en la parte inferior de la pantalla, sin embargo puedes colocarla a los lados o en la parte de arriba, sólo tienes que hacer clic en una parte despejada de ella y arrastrarla al lado que quieres que aparezca.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
15
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” La anchura. Si abres muchas ventanas sus iconos aparecen en la Barra de Tareas muy pequeños para que quepan todos, entonces puedes aumentar el ancho de esta, coloca el puntero del Ratón en el lado de la misma que de al Escritorio, cuando el puntero se convierta en una flecha de dos cabezas, haz clic y arrastra el ratón hacia el escritorio para ensanchar la Barra o hacia el borde de la pantalla para estrecharla.
Las propiedades. La Barra de tareas como la mayoría de los objetos de Windows tiene una hoja de propiedades que permite controlar su funcionamiento y características. Para llegar a ella ejecuta el comando propiedades del Menú Emergente de la Barra de tareas, el cual aparece cuando se hace clic con el botón secundario del Ratón en una zona despejada de propia Barra.
ORGANIZAR EL ESCRITORIO. Organizar iconos. Ejecuta el Menú emergente del escritorio (clic en el Escritorio con el botón secundario del Ratón) y escoge la opción Organizar iconos, puedes ordenar todos los iconos por diferentes conceptos: nombre, tipo, tamaño, fecha. Para ello elige cualquiera de las opciones al efecto. También puedes alinear los iconos escogiendo esta opción en el Menú emergente del Escritorio.
Organizar las ventanas. Si abres el Menú emergente de la Barra de tareas, además del comando Propiedades que ya conoces verás cuatro opciones más (Cascada, Mosaico horizontal, Mosaico vertical y Minimizar todas las ventanas), cada una de estas opciones te permitirá realizar una organización conjunta de todas las ventanas.
LAS VENTANAS. Sabrás que Windows significa “Ventanas” y que las ventanas son uno de los elementos más importantes del entorno de Windows, por lo que es imprescindible que las conozcas bien. Todo el trabajo que se realiza con Windows (excepto el que hagas en el propio escritorio) se desarrolla dentro de una ventana. Una ventana no es más que la representación de un trabajo que se está llevando a cabo en Windows. Como Windows te permite tener abiertas varias ventanas a la vez, se pueden realizar distintos trabajos a la par. Todas las ventanas de Windows son similares.
Elementos de una Ventana Aunque puedes encontrar ventanas que no tengan algunos de los elementos que se explican a continuación, será muy difícil que te encuentres con una ventana que tenga elementos que no aparezcan aquí.
La Barra de Título. Su misión es identificar la ventana (el nombre de la ventana aparece en la barra de título), también identifica si la ventana está activa (cuando la barra de título está de color azul oscuro significa que es la ventana donde nos encontramos trabajando). Esta barra también permite mover la ventana por la pantalla (haz clic en un lugar despejado de la barra de título y arrastra el Ratón sin soltar el botón y colócala en el lugar que desees). La Barra de título contiene, de izquierda a derecha, algunos elementos muy importantes: • El Menú de control: Se identifica porque aparece como un icono que depende del tipo de ventana de que se trate, pero su funcionamiento es siempre igual: si haces clic sobre él se abrirá de menú control.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
16
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Las opciones de este menú sirven para realizar operaciones con la ventana (minimizarla, maximizarla, restaurarla, cambiar su tamaño, su posición en pantalla y cerrarla. • El título: su misión es identificar la ventana. • El botón Minimizar: Al hacer clic sobre este botón la ventana se reduce a su icono y se sitúa en la Barra de tareas y no ocupa espacio en la pantalla. Para que la ventana recupere su tamaño originar (restaurarla) sólo hay que hacer clic en el icono que ahora ocupa en la Barra de tareas. Si la ventana que se minimizó es una ventana de documento aparecerá dentro de la ventana de la aplicación y no en la Barra de tareas. • El Botón Maximizar: Sirve para que la ventana ocupe todo el tamaño de la pantalla (se maximiza).
Elementos de una ventana. Fig. 12
Menú Control
Maximizar
Barra de Título
Minimizar
Barra de Menús
Cerrar Barra de Herramientas
Área de Trabajo
Borde de la Ventana
Barras de desplazamiento
Barra de Estado Fig. 12
• El Botón Restaurar: Siempre que una ventana es minimizada o maximizada el botón Restaurar ocupará el lugar de estos. Su papel es el de restaurar la ventana con el tamaño que tenía anteriormente. • El Botón Cerrar: Cierra completamente la ventana. Finaliza su ejecución. Nota: Si mantienes pulsada la tecla Shift a la vez que haces clic en el Botón Cerrar de una ventana se cerraran todas las ventanas que abriste para llegar a ella.
La Barra de Menús. No todas las ventanas tienen Barras de Menús. Los Menús son unas palabras que aparecen escritas en esta barra y su misión es la de ofrecer las distintas acciones que se pueden realizar. Cuando se hace clic sobre una de estas palabras, el menú se despliega ofreciendo diversas opciones o comandos (también se puede desplegar estos menús pulsando la tecla Alt + la primera letra del menú correspondiente. Ejemplo: Alt + A para desplegar el menú Archivo). Una vez desplegado el menú puede ejecutar el comando que te interese haciendo clic sobre él.
La Barra de Herramientas. En muchos casos hay más de una Barra de herramientas. Estas barras contienen botones o iconos que sirven de atajo para ejecutar los comandos más frecuentes. Hacer clic sobre uno de esos botones es equivalente a
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
17
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” seleccionar un comando de un menú pero de una forma más rápida (todas las acciones que puedes realizar con la barra de herramientas también las puedes llevar a cabo desde los menús).
El área de trabajo. El área de trabajo es la gran zona de color claro que se encuentra en el centro de la ventana. En esta zona es donde se ve el contenido de la ventana y donde el usuario puede trabajar. En determinadas ventanas puede no existir esta zona.
El borde de la ventana. Es el contorno que delimita la ventana. Al situar el puntero sobre cualquiera de estos bordes toma una forma de doble saeta, cuando esto ocurre y haces clic y arrastras el ratón podrás cambiar el tamaño de la ventana (aumentarlo o disminuirlo en dependencia hacia donde arrastres el ratón).
Las Barras de desplazamientos. Las Barras de desplazamiento aparecen situadas a lo largo del borde derecho y del borde inferior de la ventana. Puede que no aparezca ninguna o que sólo parezca una. Su misión es la de permitir desplazar el contenido de la ventana, vertical u horizontalmente según la barra. En algunas ocasiones la ventana es demasiado pequeña para permitir ver toda la zona de trabajo. En tales casos las barras de desplazamiento permiten ver las zonas ocultas, desplazando el área de trabajo hasta que se vea en la ventana el área que te interesa. Las barras de desplazamiento tienen tres partes (Fig.13):
Zona donde debes hacer clic para avanzar o retroceder una página
Flechas de desplazamiento
Cuadro de desplazamiento
Fig. 13 • Si quieres que el desplazamiento sea leve, haz clic en una flecha de desplazamiento (puedes mantener pulsado el botón del Ratón sobre una flecha de desplazamiento para que el desplazamiento sea continuo). • Si quieres desplazar el área de trabajo una página arriba o abajo o hacia los lados, haz clic en una de las zonas más claras de la Barra de desplazamiento. • Si quieres desplazarte a un lugar exacto del área de trabajo, arrastra el cuadro de desplazamiento hasta la posición que desees dentro de la Barra de desplazamiento.
La Barra de Estado. La Barra de estado cuando aparece en una ventana, suele estar situada a lo largo del borde inferior de la misma. La misión de esta barra es la de mostrar información sobre los que sucede en la ventana. Ejemplo: en un procesador de textos en la Barra de estado aparece el número de la página en la que se encuentra el cursor.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
18
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Organizar el contenido de una ventana. En dependencia del tipo de ventana de que se trate puedes organizar su contenido (Si es una ventana de documento no tiene objetivo alinear los iconos ya que no los tendrá). El Menú Ver que se encuentra en todas las ventanas te permitirá organizar el contenido de casi todas las ventanas, así como permite que aparezcan o desaparezcan las diferentes Barras de Herramientas.
TIPOS DE VENTANAS. Existen distintos tipos de ventanas, estos tipos se podrían clasificar atendiendo a diversos criterios; pero a los efectos prácticos hay una clasificación muy importante que es la que distingue entre ventanas de aplicaciones y ventanas de documentos (Fig. 14) La ventana de Aplicación: es aquella en la que se está ejecutando una aplicación o programa. Ejemplo: una ventana de aplicación es la que está ejecutando el programa hoja de cálculo (Excel), lo más importante de estas ventanas es que pueden contener ventanas de documentos en su interior. Las ventanas de Documentos: es aquella que contiene un documento que se está creando con un programa de aplicación. Estas ventanas se caracterizan porque siempre están dentro del área de trabajo de una ventana de aplicación y no pueden salir de ella. Otros tipos de ventanas que se utilizan a menudo son las ventanas de carpetas y de discos (Fig. 15). También son muy importantes los cuadros de diálogo (Fig.16), un tipo especial de ventanas, estas facilitan la introducción de datos por parte del usuario. Existen muchos otros tipos de ventanas. Las distintas formas o funciones que adopte una ventana sólo representará un pequeño cambio de matiz en la forma de abordar el trabajo con ella. Los Cuadros de Diálogo. Un cuadro de diálogo es un tipo de ventana especial que está diseñada con un propósito muy definido: solicitar al usuario información adicional para algún proceso o acción que vaya a llevar a cabo, y facilitar a este la introducción de esa información. Diferentes tipos de cuadros de diálogo. • Windows te quiere comunicar un mensaje: Este tipo de cuadro de diálogo sólo tiene un botón (Aceptar) que debes pulsar después de leer el mensaje. • Windows quiere que realices una elección: Normalmente la elección estará entre muy pocas posibilidades (Si, No y Cancelar). • Windows necesita más información: A veces será imprescindible que aportes datos para llevar a cabo una acción, entonces aparecerá un cuadro de diálogo como el que te mostramos anteriormente en la Fig. 16. • Cuadro de diálogo con pestañas o fichas (Fig. 17): Cada una de las pestañas de ese tipo de cuadro de diálogo agrupa un conjunto de controles que recaban información sobre un aspecto determinado, cada una de ellas tiene un separador en la parte superior en el que aparece escrito su nombre. Sólo es posible ver una pestaña del cuadro de diálogo a la vez. Para pasar a cualquier pestaña debes hacer clic sobre su separador.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
19
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” VENTANA DE APLICACIÓN
VENTANA DE DOCUMENTO
Fig. 14
Fig. 15
Fig. 16
Fig. 17
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
20
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Tipos de controles con los que se suministra la información a través de los cuadros de diálogos (Fig. 18). • Botones de Comandos: Los botones de comandos que aparecen en los cuadros de diálogo son: Aceptar, Cancelar, Ayuda. Cuando en un cuadro de diálogo se ha introducido información que no se puede cancelar este botón aparece sustituido por el botón Cerrar. • Cuadros de texto: Se utilizan para introducir texto o números. Primero hay que hacer clic en el cuadro de texto para seleccionarlo. • Listas desplegables: Son recuadros que tienen un botón en forma de flecha en su extremo derecho. Si haces clic sobre la flecha, se desplegará una lista con diversas opciones, entre las que podrás seleccionar las que desees. • Botones de opción: Normalmente este control se utiliza cuando hay un grupo de opciones excluyentes entre sí. Al hacer clic sobre el botón de una de las opciones, se selecciona esa opción y se deselecciona la que estuviese elegida con anterioridad. La opción seleccionada es aquella que muestra un punto negro grueso en su interior. • Casillas de verificación o cuadros de control: También sirven para seleccionar opciones, pero con este control puedes seleccionar tantas como desees. Normalmente las opciones que hacen uso de este control son opciones que sólo pueden tomar dos valores: activas o desactivas (si o no). Botones de Comandos
Casilla de verificación
Botones de opción
Cuadro de texto Cuadro de Lista
Cuadro de lista desplegable
Fig. 18
CONTROLES PROPIOS DE WINDOWS Este tipo de controles tienen la misma finalidad que los que se explicaron anteriormente, aunque sólo se encontrarán en las aplicaciones diseñadas específicamente para Windows (98 y 2000). •
Cabecera de columna: Sirve para gestionar la anchura de columnas de información y para proporcionarles un título. Arrastrando los extremos del control se cambia la anchura de la columna. Fig. 19 • Indicador de progreso: Sirve para mostrar al usuario la proporción que se ha completado de un proceso. Fig. 20 • Control deslizante: Sirve para elegir un valor que esté dentro de un rango determinado. El valor seleccionado se cambia moviendo el indicador. Fig. 21 • Control numérico: Consiste en la combinación de una barra de desplazamiento con un cuadro de texto. Al hacer clic en las flechas de desplazamiento aumenta o disminuye el valor seleccionado. También se puede introducir directamente en el cuadro de texto. Fig. 22 Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto 21 Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” •
Pestaña: Sirve para pasar de una página (ficha) a otra en un mismo cuadro de diálogo (para lo cual sólo hace falta hacer clic sobre la pestaña deseada) con el fin de seleccionar opciones en esa página. Fig. 17
Fig. 19
Fig. 20
Fig. 22
Fig. 21
PROGRAMAS Los Programas son el elemento central de un sistema informático. Los ordenadores existen para ejecutar programas. Cualquier sistema operativo y el Windows no es una excepción, está pensado para crear un entorno en el que se puedan ejecutar programas. Un sistema operativo es casi completamente inútil por sí mismo, ya que sólo sirve para realizar las denominadas tareas del sistema, que no son productivas desde el punto de vista del usuario normal que pretende utilizar el ordenador para llevar a cabo diversas tareas de todo tipo: escribir cartas, realizar cálculos, almacenar datos, etc. La realización de estas tareas está encaminada a unos objetos especiales denominados programas. Desde el punto de vista técnico, un programas es un archivo que contiene código ejecutable, es decir, instrucciones para el ordenador que tiene la misión de identificar a este la manera de llevar a cabo una tarea. Desde el punto de vista práctico, un programa es un objeto que sabe llevar a cabo una tarea que puede ayudar a facilitar el trabajo del usuario. Nota: Los términos programa y aplicación son prácticamente sinónimos. Tipos de programas (atendiendo al criterio de utilidad del programa). • • • • •
Procesadores de textos. Ejemplo: El Word. Hojas de cálculos. Ejemplo: El Excel. Gestor de Bases de datos: Ejemplo: El Access. Programas de dibujos: Ejemplo: El Paint. Programas de presentaciones: Ejemplo: El PowerPoint.
Hay otros tipos de programas atendiendo al sistema operativo para que fueron creados. • • •
Programas para DOS (Disk Operating System). Primer sistema operativo que se utilizó en los PC. Programas para Windows 3. Programas para Windows.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
22
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Nota: Windows puede ejecutar los tres tipos de programas; pero la regla no se aplica en sentido inverso. Windows 3 puede ejecutar programas del DOS pero no de Windows. El DOS sólo ejecuta programas para el DOS. Relación entre programa y documento. Windows crea una relación invisible pero muy efectiva entre el programa y los documentos que son creados por él. Gracias a esta relación Windows puede reconocer a qué programa corresponde un determinado documento y al abrir el mismo ejecuta la aplicación en donde se creó. Ejemplo si haces doble clic sobre un documento creado en Word, Windows ejecutará el programa Word. EL PORTAPAPELES Una de las características más importantes del entorno de trabajo que proporciona Windows a los programas consiste en la posibilidad de que estos compartan datos entre ellos. En Windows resulta muy fácil coger unos datos que tengas en un programa de hoja de cálculo y copiar esos datos en un programa procesador de textos o a la inversa. Todo el trabajo de transferencia de datos entre aplicaciones se sustenta en una zona de memoria especial de Windows denominada Portapapeles. A través del portapapeles es posible copiar los datos de un programa a otros, e incluso dentro del mismo programa. Pasos del funcionamiento del portapapeles. 1. Seleccionar los datos que se desean copiar de una aplicación a otra o dentro de la misma aplicación. 2. Copiar los datos en el portapapeles (haciendo clic en el botón copiar de la Barra de Herramientas o haciendo clic en la opción copiar del Menú Edición o en la opción copiar del Menú emergente), quedando intacto el original o borrando el original si se desean mover los datos, para esto último es necesario Cortar el texto seleccionado (haciendo clic en el botón Cortar (las tijeras) de la Barra de Herramientas o haciendo clic en la opción cortar del Menú Edición o en la opción cortar del Menú Emergente). 3. Pegar los datos copiados o cortados en el Portapapeles hacia su nueva ubicación (haciendo clic en el botón Pegar de la Barra de Herramientas o en la opción Pegar del Menú Edición o en la opción Pegar del Menú Emergente). Una vez que los datos se pegan en su nueva posición, sigue existiendo una copia de ellos en el Portapapeles, por lo que es posible volver a pegarlos tantas veces como sea necesario. Estos datos sólo permanecen en el Portapapeles hasta que se vuelva a realizar otra operación de Copiar o Cortar datos, el portapapeles sólo puede contener una sola cosa a la vez. Atajos de teclado para las operaciones con el Portapapeles. Operación Copiar Cortar Pegar
Atajos del teclado Ctrl + C Ctrl + Ins Ctrl + X Mayús + Supr Ctrl + V Mayús + Ins
EL SISTEMA DE ARCHIVOS Todos los datos que se almacenan en un ordenador residen en los denominados Archivos (Ficheros). Conocer el sistema de archivos de un sistema operativo es lo mismo que conocer la manera en que ese sistema organiza la información. Este conocimiento te permitirá ordenar tus datos, localizar cualquier dato en cualquier momento, etc.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
23
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” El sistema de archivos (también llamado de ficheros), es el conjunto de convenios que un sistema operativo sigue para almacenar información en los dispositivos de un ordenador. Comprender el sistema de archivos es un paso imprescindible para desenvolverse con soltura en cualquier sistema operativo y, por supuesto también en Windows. Diferencia entre la memoria RAM y el almacenamiento permanente (discos): • •
La memoria RAM (Ramdom Access Memory) es una memoria de pequeño tamaño, muy rápida y que pierde su contenido al apagarse el ordenador. Los discos por el contrario, son grandes, lentos y no pierden su información al apagarse el ordenador. Los discos son los que almacenan de forma permanente los programas y datos del usuario.
Cuando se quiere ejecutar un programa, el ordenador copia ese programa desde el disco a la memoria RAM (a esto se llama cargar) y luego ejecuta el programa desde esta. Si haz escrito un documento en un procesador de texto y quieres conservarlo por largo tiempo, tienes que ejecutar el comando Guardar (grabar o salvar) y lo que sucede es que el ordenador hace una copia en un disco de ese documento que se encuentra en una zona de la memoria RAM, a esa copia se le denomina Archivo. La memoria RAM no forma parte del sistema de archivos. La estructura Jerárquica. Es importante que conozcas la forma en que se organiza la información que está almacenada permanentemente, ya que te posibilita que puedas encontrar rápidamente el archivo que buscas. El sistema de archivos de Windows (98 y 2000) se organiza de forma Jerárquica como el organigrama de una empresa. El nivel más alto del organigrama es la red, compuesta de ordenadores. El siguiente peldaño sería el ordenador, el cual contiene unidades de disco, que son el siguiente nivel. Dentro de las unidades de disco están las carpetas. Por último, dentro de estas aparecen los archivos. Esta es la estructura jerárquica del sistema de archivos del Windows. La Red Una red no es más que un grupo de ordenadores conectados entre sí para que puedan compartir sus recursos (Ejemplo: impresoras, discos duros, etc.). Si no estás conectado a una red tu ordenador ocupa el puesto más alto dentro de la estructura jerárquica. Las unidades de disco Dentro de tu PC, o de otro ordenador de la red están las unidades de discos, que son los dispositivos que verdaderamente contienen la información. Hay diversos tipos de unidades de disco pero tienen la misma función: almacenar los archivos. Cada una de las unidades de discos se identificará por un nombre. Normalmente el nombre de las unidades es una letra seguida por dos puntos (A:, B:, C:, etc.) Las letras A y B se reservan para las unidades de disquetes, la letra C para la primera unidad de disco duro y las demás se reparten entre los demás tipos de discos que tenga el ordenador. Nota: Si se crean particiones (divisiones) en el disco duro, es como si tuvieras varios discos duros en el ordenador y cada partición tendrá un nombre (D:, E:, etc.). Tipos de unidades de discos: •
Disquetes de 51/4 pulgadas: Removibles, de poca capacidad, lentos y muy baratos, muy delicados. Ya están casi en desuso.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
24
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” • • •
Disquetes de 3 1/2 pulgadas: Iguales características que el anterior pero algo más modernos. Disco Duro: Fijos, de alta capacidad, muy rápidos y de precio asequible. CD-ROM: Removibles y sólo de lectura, algo más lentos que los discos duros, con similar capacidad y en ocasiones con más capacidad. Tienen un precio asequible.
Las Carpetas Como los discos suelen tener una capacidad de almacenamiento muy grande, se hace imprescindible organizar su espacio de alguna manera. Para ello se utilizan las carpetas (antes llamadas directorios). Las carpetas no son más que compartimentos que se crean en los discos para organizar la información (como cajones en los armarios). También pueden crearse carpetas dentro de otras carpetas. Al disco se le llama directorio Raíz, y se le representa con una barra invertida (/ Back Slash). Si se quiere referir a un archivo (Ejemplo: Clases.doc) que esté en el disco C:, deberías hacerlo como C: / Clases.doc. Si te vas a referir a una carpeta deberás usar su nombre (ejemplo, Datos. Si te vas a referir a una carpeta que está dentro de otra, deberás separar sus nombres con barras invertidas (ejemplo: Datos /Ventas. Nota: Si haces referencia a /Datos te estarás refiriendo a una carpeta que está en el directorio Raíz del disco actual, mientras que si te refieres a Datos te estarás refiriendo a una carpeta que está dentro del directorio en el que estés ahora. Los Archivos Representan el último peldaño de la estructura jerárquica del sistema de archivos, aunque es el más importante puesto que son los objetos que realmente contienen la información. Cada archivo se identifica por su nombre, precedido por la extensión. Hay tres tipos fundamentales de Archivos: • • •
Archivos ejecutables: Son aquellos que se pueden ejecutar, es decir los que ponen en funcionamiento un programa. Archivos complementarios: Algunas veces los programas necesitan archivos accesorios además del ejecutable, estos archivos accesorios son los archivos complementarios, que no sirven para nada por sí mismos, pero que resultan imprescindibles para que un programa funcione. Archivos de datos (o de documentos): Estos archivos contienen los datos del usuario que han sido creados por un programa. Ejemplo una carta.
LA MEDIDA DE LA MEMORIA. La memoria se mide en bytes (Un byte está compuesto por 8 bits). Un byte es la mínima unidad de memoria que permite representar un carácter (una letra, un número, un símbolo, etc.). Como esta unidad es tan pequeña se han habilitado otras mayores. • • •
Kilobytes (Kb) Son 1 024 bytes, es la unidad más empleada, suele abreviarse con una K. Megabytes (Mb) 1 024 Kilobytes, más de 1 millón de bytes (1 048 576). Gigabytes (Gb) 1 024 Megabytes, más de mil millones de bytes (1 073 741 824).
MOVERSE POR EL SISTEMA DE ARCHIVOS Hay tres formas básicas para moverse por el sistema de archivos de Windows : los iconos Entorno de Red, Mi PC y el Explorador de Windows. Además hay una forma más directa: el comando Buscar. Entorno de Red y Mi PC.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
25
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Estos dos iconos te proporcionan el acceso más sencillo y natural a cualquier lugar del sistema de archivos, y ambos se encuentran en el escritorio. El icono Entorno de Red sólo aparecerá en tu escritorio si tienes instalada una Red. Icono Entorno de Red. Si haces doble clic sobre el icono Entorno de Red, verás un icono por cada uno de los ordenadores que haya en tu grupo de trabajo (incluyendo el tuyo), así como un icono adicional denominado Toda la Red que sirve para acceder a otros recursos de la red que no estén en tu grupo de trabajo. Para acceder a cualquier ordenador de la red sólo tienes que hacer doble clic sobre su icono. Entonces se abrirá una ventana en la que aparecerán las unidades de disco de dicho ordenador que estén compartidas y podrás trabajar con los discos, carpetas y archivos a los que tengas acceso en ese ordenador. Mi PC Para Abrir la ventana de Mi PC hay que hacer doble clic sobre su icono que se encuentra en el Escritorio. (Fig. 6) Esta ventana contiene un icono por cada unidad de disco conectada a tu ordenador. También dispone de hasta tres carpetas especiales (Panel de Control, Impresoras y Acceso telefónico a redes). Los iconos de las unidades de disco te proporcionan el acceso al contenido de cada disco. Para ver el contenido de un disco sólo hay que hacer doble clic sobre su icono. Se abrirá una ventana en la que aparecerán los archivos y carpetas que contiene ese disco. Si quieres ver el contenido de una carpeta, haz doble clic sobre ella. De nuevo se abrirá otra ventana que te mostrará el contenido de esa carpeta (otras carpetas y archivos). Nota: Si la unidad de disco no es de disco fijo (ejemplo de 3 ½, 5 ¼ o CD-ROM), deberás tener introducido un disco en ella para poder acceder a la misma o dará un error. Si quieres abrir la carpeta inmediatamente anterior a la estructura jerárquica a la que tengas abierta, sólo tienes que pulsar la tecla retroceso ( ) Backspace) cuando la ventana en cuestión esté activa. Una vez que tengas a la vista el archivo o carpeta que te interesa no tienes mas que seleccionarlo y emprender con él la acción que desees (copiar, mover, eliminar o cambiarle el nombre). Si quieres crear una carpeta nueva abre la unidad de disco o la carpeta donde la quieres crear y despliega el Menú Archivo de la ventana, haz clic en la opción Nuevo, clic en la opción Carpeta. Aparecerá una carpeta con el nombre Nueva Carpeta que te dará la posibilidad de ponerle el nombre que desees. EXPLORADOR DE WINDOWS Manipulación de discos, ficheros y carpetas. Vimos anteriormente que MI PC permitía moverse por el sistema de archivos y manipular los archivos y carpetas. La segunda manera para moverse por el sistema de archivos de Windows consiste en utilizar el Explorador de Windows. En realidad el Explorador no es más que una ventana del sistema de archivos a la que se ha añadido una sesión a la izquierda con la estructura jerárquica del sistema de archivos, mientras que en la derecha se ve el contenido del objeto seleccionado. Fig. 23 Para acceder al Explorador tienes tres caminos: •
Utilizar el comando Explorador de Windows que aparece en la parte inferior del Menú Inicio, Programas.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
26
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” • •
Utilizando el comando Explorar del Menú Emergente de cualquier ordenador, disco, carpeta o archivo que estés viendo en una ventana. Haciendo doble clic sobre cualquier ordenador, disco, carpeta o archivo que estés viendo en una ventana mientras mantienes pulsada la tecla Shift (Mayúscula).
Una vez que aparezca la ventana del Explorador (Fig. 23) puedes operar con ella exactamente igual que con cualquier otra ventana del sistema de archivos. La única particularidad es que además de trabajar con el panel derecho de manera normal, también puedes utilizar el panel izquierdo para acceder de forma más rápida a cualquier lugar del sistema de archivos. Las dos sesiones de la ventana están sincronizadas: cualquier acción que realices en una se ve reflejada inmedia tamente en la otra. La única diferencia entre ambas sesiones consiste en los símbolos más (+) y menos (-) que aparecen a la izquierda de algunos elementos de la sesión izquierda y que funcionan haciendo clic sobre ellos. • •
El signo más (+) sirve para expandir el contenido el contenido de un objeto y así poder verlo sin necesidad de seleccionar ese objeto. El signo menos (-) sirve para contraer el contenido de un objeto y simplificar la visión de la estructura jerárquica.
Con el Explorador se pueden realizar operaciones como: formatear un disquete, copiar, borrar, renombrar, mover, eliminar; tanto ficheros o archivos como carpetas. Estas operaciones se pueden realizar de manera fácil y amena con el explorador y te evita tener que abrir varias ventanas para realizarlas, como sucede con Mi PC.
Cómo formatear un disquete: 1. Inserte el disco en la unidad. 2. Clic con el botón secundario del Ratón en el icono o en el nombre del disco (que se encuentra en el panel izquierdo) que desee formatear. Aparecerá el Menú emergente, hacer clic en la opción Dar formato del mismo. Aparecerá un cuadro de diálogo donde se selecciona el tipo de formato que se va a dar. Para iniciar el proceso clic en el botón Iniciar. Una vez finalizado el proceso se muestra un cuadro con un informe de los resultados del formateo. Para finalizar hacer clic en el botón Cerrar. Si no desea formatear otro disco hacer clic nuevamente en el botón Cerrar que aparece en la ventana de Dar formato.
Cómo seleccionar un archivo o una carpeta. Hacer clic en el nombre o en el icono del archivo o carpeta.
Cómo seleccionar dos o más objetos contiguos. 1. Hacer clic en un de los objetos de los extremos 2. Mantener presionada la tecla Mayúsculas o Shift mientras se hace clic en el objeto del otro extremo.
o Dibuje un cuadro de selección alrededor del grupo de objetos a seleccionar. Clic en la esquina del grupo de objetos, a continuación arrastrar el ratón, verá que se forma un cuadro con línea de puntos, muévalo de tal forma que abarque los objetos que usted desea seleccionar y suelte el botón del Ratón. Cómo seleccionar elementos dispersos. Mantenga presionada la tecla Control (Ctrl) mientras hace clic en cada objeto.
Cómo seleccionar todos los objetos. En el Menú Edición, hacer clic en la opción Seleccionar todo ó
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
27
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Pulsar las teclas Control + E
Quitar selección Si se desea quitar la selección a todos los objetos seleccionados, haga clic en un cualquier lugar del área de trabajo de la ventana del Explorador. Si quiere quitar la selección de un solo objeto, mantener pulsada la tecla Control y hacer clic sobre el objeto.
Cómo crear una carpeta. 1. Clic en la carpeta o en el icono de la unidad (en el panel izquierdo del Explorador) donde se desee crear una nueva carpeta. 2. En el Menú Archivo, clic en la opción Nuevo, clic en la opción Carpeta. Aparecerá la nueva carpeta con un nombre temporal. Escriba el nuevo nombre y a continuación, presione Entrar. ó 1. Clic en la carpeta o en el icono de la unidad (en el panel izquierdo del Explorador) donde se desee crear una nueva carpeta.
Fig. 23 Clic con el botón secundario del Ratón en cualquier parte del panel derecho del Explorador, elija la opción Nuevo del Menú Emergente, Clic en la opción Carpeta. Aparecerá la nueva carpeta con un nombre temporal. Escriba el nuevo nombre y a continuación, presione Entrar. Cómo copiar Archivos y Carpetas. 1. Seleccionar los Archivos o Carpetas que desee copiar (en el panel derecho del Explorador). 2. Clic en la opción Copiar del Menú Edición o en la opción Copiar del Menú Emergente o en el Botón Copiar de la Barra de Herramientas (se copiará en el Portapapeles) 3. Clic en la Carpeta o unidad de disco donde se quiera copiar (en el panel izquierdo del Explorador). 4. Clic en la opción Pegar del Menú Edición o en la opción Pegar del Menú Emergente o en el Botón Pegar de la Barra de Herramientas . ó 1. Seleccionar los Archivos o Carpetas que desee copiar (en el panel derecho del Explorador). 2. Manteniendo presionada la tecla Control posesione el puntero del Ratón en la selección y arrástrelo hacia el icono de la carpeta o hacia el icono de la unidad donde se copiarán los archivos o carpetas (panel izquierdo). Cuando se ponga azul soltar el botón del Ratón.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
28
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Si la copia se realiza hacia una unidad de disco diferente de la unidad de disco origen no se requiere oprimir la tecla Control sólo arrastre la selección con el Ratón. Nota: Si al arrastrar aparece un signo más (+) es que se está copiando, si no aparece ningún signo es que se está moviendo. Cómo Mover Archivos o Carpetas 1. Seleccionar los Archivos o Carpetas que desee Mover (en el panel derecho del Explorador). 2. Clic en la opción Cortar del Menú Edición o en la opción Cortar del Menú Emergente o en el Botón Cortar de la Barra de Herramientas (se copiará en el Portapapeles) 3. Clic en la Carpeta o unidad de disco donde se quiera Mover (en el panel izquierdo del Explorador). 4. Clic en la opción Pegar del Menú Edición o en la opción Pegar del Menú Emergente o en el Botón Pegar de la Barra de Herramientas . ó 1. Seleccionar los Archivos o Carpetas que desee Mover (en el panel derecho del Explorador). 2. Manteniendo presionada la tecla Shift posesione el puntero del Ratón en la selección y arrástrelo hacia el icono de la carpeta o hacia el icono de la unidad donde se moverán los archivos o carpetas (panel izquierdo). Cuando se ponga azul soltar el botón del Ratón. Si el movimiento es de la misma una unidad de no se requiere oprimir la tecla Shift sólo arrastre la selección con el Ratón.
Cómo Cambiar el Nombre a un Archivo o a una Carpeta. 1. Seleccione el Archivo o Carpeta al que se cambiará el nombre 2. Clic nuevamente sobre el nombre. Aparece en nombre encerrado en un recuadro, escribir el nuevo nombre y presionar Entrar. ó Clic con el Botón secundario del Ratón sobre el Archivo o Carpeta que se le quiere cambiar el nombre. Aparece el Menú Emergente. Clic en la opción Cambiar Nombre . Escriba el nuevo nombre y pulsar Entrar.
Cómo Borrar Archivos o Carpetas. 1. Seleccionar los Archivos o Carpetas a borrar. 2. Pulsar la tecla Supr. Confirme las preguntas planteadas y los archivos o carpetas seleccionados se borrarán definitivamente si se encuentran en un disquete, si están en el disco duro C: ó D: pasarán a la Papelera de Reciclaje de donde se podrán recuperar mientras que esta no sea vaciada. ó Clic en la opción Eliminar del Menú Archivo o en la opción Eliminar del Menú Emergente o en el Botón Eliminar de la Barra de Herramientas .
EL COMANDO BUSCAR Otra manera de moverse por el sistema de archivos, aunque más directa que las anteriores es el comando Buscar del Menú Inicio (también puedes acceder a él pulsando la tecla F3 cuando esté seleccionado el escritorio). Este comando te da acceso a una potente herramienta de Windows cuya misión en general es la de buscar “cosas” El cuadro de diálogo Buscar (Fig. 24) está dividido en dos partes, en la parte superior se introducen los criterios de búsqueda de los objetos que quieres hallar, mientras que en la inferior (que sólo aparece tras iniciar la búsqueda) es en la que Windows te muestra los objetos encontrados. Cualquiera que sea la opción de búsqueda que elijas la ventana en la que aparecen los resultados es exactamente igual y se comporta de la misma manera que cualquier otra ventana del sistema de archivos. Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto 29 Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” De este modo, puedes operar sobre los objetos hallados en la búsqueda exactamente igual que si estuvieran en su propia ventana: puedes copiarlos, moverlos, abrirlos, borrarlos, etc. De igual manera puedes hacer que los resultados se vean como iconos grandes, pequeños, etc. Si los objetos encontrados provienen de ubicaciones diferentes, Windows los mostrará todos juntos en la misma ventana del cuadro de diálogo Buscar. Esto es mucho más cómodo que abrir las respectivas ventanas de cada uno ya que puedes verlos todos juntos. Si quieres abrir la carpeta la carpeta real en la que se encuentra cada uno de ellos, selecciónalo y ejecuta el comando Archivo, Abrir Carpeta del cuadro de diálogo Buscar.
Fig. 24 Criterios de búsqueda. Es obligatorio que indiques a Windows dónde debe buscar, que puede ser una unidad de disco o una carpeta del ordenador. Utiliza el cuadro desplegable Buscar en, para especificar el lugar en donde buscar. Si seleccionas Mi PC, Windows buscará en todas las unidades de disco del ordenador. Si quieres realizar la búsqueda en una carpeta concreta o, incluso, en otro ordenador de la red, utiliza el botón examinar para explorar tu entorno informático y elegir el lugar de la búsqueda. También puedes activar la opción activar subcarpetas, de manera que Windows busque en el disco o carpeta seleccionado y en todas las carpetas que haya dentro de él. Una vez que hayas determinado el lugar en el que buscar, deberás seleccionar los criterios de búsqueda:: v Buscar por nombre: Deberás introducir el nombre del objeto a buscar en el cuadro desplegable Nombre (si despliegas este cuadro podrás elegir algún criterio que hayas empleado en una búsqueda anterior). El criterio puede ser un nombre completo o parte de él. Cuando en el criterio se pide parte de un nombre se utilizan los comodines (* y ?). El comodín * sustituye a cualquier número de caracteres, mientras que el comodín ? sustituye a uno solo. v Buscar por fecha: Hay que situarse en la pestaña Fecha de modificación; permite buscar objetos por fecha de modificación y creación. v En la pestaña Avanzadas se busca por los siguientes criterios: • Buscar por tipo: Permite buscar un objeto según su tipo (Todos los programas y archivos asociados). • Buscar por contenido: Revisa el contenido de los archivos para buscar la cadena de texto que hayas especificado. Esta opción funciona de manera muy lenta. • Buscar por tamaño: Sirve para buscar un objeto por tamaño, indicando el tamaño máximo o mínimo que puede tener el objeto. Una vez introducido los criterios de búsqueda y el lugar en el que buscar, debes hacer clic en el botón Buscar ahora para iniciar la búsqueda. Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
30
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” MANTENIMIENTO DE LAS UNIDADES DE DISCO Hay una gran parte de la labor de mantenimiento de las unidades de discos que tendrás que realizar tú mismo. Windows incorpora diversas herramientas de gran potencia que te facilitarán enormemente estas labores (las que no encuentres en tu ordenador posiblemente no se copiaron durante la instalación). Verificar un disco. ScanDisk: (Se encuentra en el Menú Inicio, Programas, Accesorios, Herramientas del sistema. También se puede acceder a él desde la hoja de propiedades que se encuentra en el menú emergente del disco en cuestión, en la opción herramientas. Es la herramienta que se encarga de verificar si el disco no presenta errores ni fallos, si los presenta, se encarga de restaurar los errores en el disco y en los archivos. Fig. 25 Nota: Para mantener organizada la información en el disco, este se organiza en sectores (grupos de 512 bytes). A su vez, los sectores se agrupan en cluster (grupo de sectores contiguos de un disco.
Fig. 25 ScanDisk recorre todos los clusters del disco en busca de posibles errores: •
•
Errores lógicos: Producidos por la información almacenada de manera incorrecta: - Clusters perdidos: marcados como que contienen información pero que no pertenecen a ningún archivo. - Vínculos cruzados: clusters que están marcados como que pertenecen a dos archivos distintos. Errores físicos: Producidos por fallos físicos en la superficie del disco.
ScanDisk tratará de solucionar los errores lógicos que encuentre, si encuentra errores físicos tratará de traspasar la información que haya en los clusters dañados (si hay alguna) a otro cluster que no esté dañado, y luego marcará el cluster dañado para que Windows no vuelva a utilizarlo para almacenar información. Desfragmentar un disco. Como hemos visto anteriormente los archivos se almacenan en los clusters del disco, pero no necesariamente en clusters consecutivos. Los fragmentos de un archivo pueden quedar repartidos por todo el disco. Ello implica que para leer un archivo la cabeza lectora del disco (que es como el brazo de un antiguo tocadiscos) tiene que ir uno por uno a todos los lugares donde hay un trozo de archivo, leer ese trozo e ir al siguiente, si el archivo está muy fragmentado, el tiempo que tarda el ordenador en leer el archivo será grande. Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
31
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” La solución consiste en desfragmentar el disco, es decir, en situar consecutivamente todos los cluster pertenecientes a cada uno de los archivos que haya en el disco. Con esto se incrementa notablemente el rendimiento de la unidad de disco. Formas de acceder al Desfragmentador de discos: 1. Clic con el Botón secundario del Ratón en la unidad de disco que se quiere desfragmentar. Seleccionar la opción Propiedades, clic en la pestaña Herramientas, clic en el Botón Desfragmentar ahora. 2. Desplegar el Menú Inicio, clic en Programas, clic en Accesorios, clic en Herramientas del sistema, clic en Desfragmentar disco.
ACCESORIOS Aunque Windows es un sistema operativo que debería estar dedicado exclusivamente a gestionar las tarea propias del sistema, lo cierto es que sus diseñadores le han incluido algunos pequeños programas de aplicación. Estos programas conocidos con el nombre de accesorios, tienen la misión en un principio, de permitirte comenzar a trabajar en Windows desde el primer momento, incluso aunque no tengas ningún otro programa. A continuación te daremos algunos accesorios que los podrás encontrar en Menú Inicio, Programas, Accesorios: Bloc de Notas Es un pequeño editor de texto, es decir es un programa que sirve para ver en pantalla y modificar documentos de testo sin formato (ósea, sin distintos tipos de letra, sin negrita, etc., sólo texto). 29 Estos archivos creados en el Bloc de notas son los preferidos para intercambiar información entre ordenadores. Normalmente los archivos de texto se reconocen por tener la extensión TXT, aunque hay archivos con otras extensiones que únicamente contienen texto (como los archivos BAT, INI, etc.). Cuando ejecutes el Bloc de notas verás una ventana típica de Windows. Podrás cargar cualquier archivo de texto con el comando Archivo, Abrir, verlo en pantalla y modificarlo. Después podrás guardar las modificaciones realizadas con el comando Archivo, Guardar. También puedes crear un archivo de texto nuevo (Archivo, Nuevo) y guardarlo con el comando Archivo, Guardar como. También puedes imprimir el archivo de texto que tengas cargado en el Bloc de notas mediante el comando Archivo, Imprimir, después de haber preparado la impresión con el comando Archivo, Preparar página. Nota: El Bloc de notas no puede abrir archivos de texto que tengan un tamaño muy grande. Cuando se da ese caso él te emitirá un mensaje y te propondrá abrir el archivo de texto en el accesorio WordPad, que veremos a continuación.
WordPad Es un programa procesador de textos que incluye una gran cantidad de funciones. Con él podrás escribir todo tipo de documentos y proporcionarles un formato digno de la mejor presentación. Fig. 26
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
32
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” WordPad, está pensado para realizar las funciones de procesador universal de Windows, por lo que es capaz de utilizar (leer y guardar) archivos de muy distinto tipo.
Fig. 26 •
• • • •
Archivos de texto para DOS: Los archivos de texto realizados bajo el sistema operativo DOS utilizan un juego de caracteres ASCII, que es distinto del juego de caracteres ANSI que utilizan los archivos de texto creados para Windows. WordPad puede trabajar con los primeros con sólo seleccionar la opción Documentos de texto – Formato MS-DOS en el cuadro de lista desplegable Archivos del tipo del cuadro de diálogo Abrir. Este cuadro de diálogo es el que se utiliza para cargar archivos en WordPad y aparece cuando se ejecuta el comando Archivo, Abrir. Si intentas abrir un archivo de este tipo en el Bloc de notas verás símbolos extraños en lugar de algunas letras. Archivos de texto para Windows (TXT): Estos archivos son los propios de Windows. Hay otras extensiones de texto (INI, BAT, etc.). Archivos con formato de texto enriquecido (RTF): Este tipo de archivo se utiliza para intercambiar documentos con formato de unos documentos a otros. Archivos de procesador de texto Write (WRI): del procesador de texto antecesor del WordPad. Archivos del procesador de textos Microsoft Word (DOC): el procesador de texto comercial de Microsoft.
Calculadora. Es una imitación perfecta de una calculadora de bolsillo convencional. Para llevar a cabo una operación se procede igual que en una calculadora normal, con la excepción que se utiliza el ratón para pulsar los botones en lugar de los dedos. La calculadora tiene dos aspectos notables. El primero es que se convierte en una calculadora científica, ejecutando el Menú Ver y el comando Científica. El segundo es que se puede utilizar el portapapeles de Windows, o sea, copiar valores de una aplicación para la calculadora, o de la calculadora para una aplicación. Fig. 26
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
33
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig. 26 Paint El Paint es un accesorio de dibujo, es decir, un programa que te permite realizar dibujos o retocar los que ya tengas. En este último caso, el archivo deberá ser de uno de los dos tipos que Paint reconoce: los archivos BMP y los archivos PCX. Fig 27 El sistema de trabajo es muy sencillo. Cuando ejecutes Paint verás que dispone de una gran zona central denominada área de trabajo. Ahí es donde realizarás o modificarás los dibujos. Además junto con los típicos menús de cualquier aplicación de Windows verás a la izquierda la caja de herramientas y en la parte inferior una paleta de colores. Mediante la paleta de colores podrás elegir el color que quieras emplear en cada momento (tanto para el primer plano como para el fondo). A la izquierda de la paleta verás dos cuadrados superpuestos. El color del que está delante será el color del primer plano, mientras que el color del que está detrás será el del fondo. Para seleccionar el color del primer plano haz clic con el botón principal del ratón sobre cualquier color de la paleta. Si quieres seleccionar el color del fondo, haz clic con el botón secundario del Ratón sobre cualquier color de la paleta. Estos colores elegidos se aplicarán a partir de ese momento y no a lo que estaba dibujado antes. Para utilizar cualquiera de las herramientas que te ofrece la Caja de Herramientas, sólo haz clic sobre el botón de la que desees y comienza a usarla.
Fig. 27
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
34
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” MULTIMEDIA ¿Qué es Multimedia? Este término se refiere a la capacidad del ordenador de ofrecer al usuario la información a través de Múltiples Medios y no sólo a través de textos o de gráficos estáticos. Hoy en día un ordenador con capacidad Multimedia es aquel capaz de reproducir sonido y video digitales. Esto es un importantísimo avance en el ámbito de la comunicación del ordenador con el usuario, puesto que este podrá recibir una información mucho más completa y rica en nuevas posibilidades multimedia. Conceptos básicos Tarjeta de sonido Es el dispositivo multimedia necesario para grabar y reproducir sonidos con el ordenador. Junto con el CD-ROM es un dispositivo imprescindible para convertir el ordenador en un equipo Multimedia. Unidad de CD-ROM Es el dispositivo capaz de leer los discos CD-ROM. Estas unidades también leen CD-A que son los discos de música que se escuchan en los equipos comerciales de audio. CD ROM Es un sistema de almacenamiento permanente de grandes cantidades de información. Es algo así como un disco duro, las ventajas de los CD-ROM (compact disc read only memory) frente a los discos duros son que los CD-ROM son mucho más pequeños (iguales que un CD de música) y además son movibles, se pueden intercambiar mientras que los discos duros deben permanecer fijos en el ordenador. La desventaja frente a los discos duros es que sólo se puede grabar la información una vez, quedando esta permanentemente y definitivamente insertada en él. Usted se preguntará que si los CD-ROM son prácticamente iguales que los discos duros ¿por qué no son estos los que forman parte de la Multimedia? La razón es que el sonido y el video que forman los documentos multimedia ocupan una gran cantidad de espacio de almacenamiento. Debido a esto su distribución resulta casi imposible de realizar en disquetes, siendo necesario utilizar un sistema de almacenamiento de mayor capacidad. El dispositivo ideal es el CD-ROM, al ser pequeño, barato y versátil. CD-ROM se basan en la precisión óptica de los rayos láser, por lo que también se denominan discos ópticos. La capacidad de almacenamiento en un disco compacto oscila entre los 650 y 700MB(generalmente 650MB), por lo tanto permite guardar gran cantidad de datos, como por ejemplo: la información correspondiente a una enciclopedia, cientos de juegos y programas, etc. Existen varios tipos de CD’s como son el CD-R(Recordable), el CD-RW(ReWritable), el CDDA(Digital Audio), etc. El primero de ellos permite ser escrito una sola vez, mientras que el segundo puede ser escrito varias veces. El CDDA es el clásico disco de música que puede ser reproducido tanto en un equipo especializado en esta tarea como en una computadora con el hardware capacitado para esto. DVD’s: Estos discos son parecidos a los CD’s, diseñados inicialmente para almacenar video digital, puede llegar a tener una capacidad máxima de 17GB. Existen varias clasificaciones de DVD’s teniendo en cuenta sus posibilidades de almacenamiento: DVD 5: 4,7GB. DVD 9: 8,5GB. DVD 10: 9,4GB. DVD 17: 17GB. Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
35
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Las Torres de DVD’s también son muy parecidas a las de los CD’s, pero con la posibilidad de leer un CD o un DVD. Para oír la música en el ordenador es necesario tener altavoces o bocinas. Kit de multimedia Está formado por la tarjeta de sonido, la unidad de CD-ROM y los altavoces. Tarjeta de captura de video Estas tarjetas sirven para grabar video digital en el PC. Si se dispone de una tarjeta de sonido y un micrófono podrás grabar sonido digital. Para grabar video se necesita una tarjeta de captura de video y de una cámara de video (puede ser una cámara de video doméstica). Tarjeta de compresión de video en tiempo real El video digital consume una cantidad de espacio de almacenamiento enorme. Debido a ello es necesario comprimir la información para que ocupe menos espacio. La tarjeta de compresión de video en tiempo real es capaz de comprimir el video digital al mismo tiempo que se está grabando o reproduciendo; para reducir el espacio que ocupa de memoria. Nota: Cuando hablamos del término digital se refiere a que la información introducida o producida se codifica con dígitos (ceros y unos) y se guarda en el ordenador de esta forma, eso sucede internamente en el ordenador. Cuando se habla de video analógico o sonido analógico es mediante ondas (es el normal que vemos y escuchamos en el televisor). En la computadora todo se almacena de forma digital. EL MÓDEM El módem es el dispositivo que te permitirá conectar el ordenador con el resto del mundo. Esa conexión se realiza a través de las líneas telefónicas convencionales, que utilizan una tecnología analógica. Como el ordenador sólo utiliza información digital, se necesita un dispositivo que convierta la información digital en analógica, para así poder enviarla por la líneas telefónica. A continuación, el mismo dispositivo deberá convertir la respuesta (que también vendrá en forma analógica por la línea telefónica) en información digital que el ordenador pueda aprovechar. El módem es el dispositivo que se encarga de esas labores.
CORREO ELECTRÓNICO Una de las principales funciones a las que se puede dedicar un Módem es la de transmitir Correo electrónico (E-Mail). El correo electrónico es muy similar al correo convencional, aunque incorpora novedades muy importantes, como son el poco tiempo en que tarda en llegar a su destino. El correo electrónico consiste en que el usuario de un ordenador escribe un mensaje en su ordenador y lo envía a otro usuario de ordenador a través del módem. La transmisión del mensaje no suele ser directa; sino que este se envía a alguno de los muchos servicios de correo electrónico existentes hoy en día (SERVER). Estos servicios almacenan el mensaje en un buzón hasta que el destinatario consulta si ha recibido correo nuevo, entonces proceden a entregárselo. Ventajas del correo electrónico: 1. Entrega casi inmediata en cualquier lugar del mundo 2. Tantas veces al día como sea necesaria. Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
36
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” 3. Se pueden enviar todo tipo de documentos informáticos, desde una simple carta hasta tridimensional, sonidos, etc. 4. Es posible hacer copias para múltiples destinatarios. 5. Es posible solicitar la confirmación de la entrega o de la lectura del mensaje enviado, etc.
u gráfico
Existen varios servicios de correo electrónico como por ejemplo: CompuServer. Microsoft NetWork, etc. Windows 95 ha solucionado este problema con su programa Microsoft Exchange, el mismo puede acceder a todos los servicios de correo electrónico tanto para recoger mensajes como para enviarlos, con lo que es posible centralizar toda la gestión del mismo correo electrónico en un solo programa. El Windows 98 y el 2000 traen el Oulook Express (en el Exchange y en el Oulook Express se procede de forma similar). El Office 97 y el 2000 traen el Microsoft Oulook Para ejecutar Oulook Express Hacer doble clic en el icono Oulook Express que se encuentra en el escritorio. Después de un lapso de tiempo aparecerá la ventana de Oulook Express Fig. 28 La pantalla de Oulook Express se divide en dos sesiones verticalmente. En el panel izquierdo se verá la estructura jerárquica del Almacén personal, en el panel derecho se verá el contenido de la carpeta seleccionada en la sección izquierda (similar al Explorador de Windows). El contenido de las carpetas serán mensajes de uno u otro tipo. En el panel izquierdo las siguientes carpetas carpetas: 1. Bandeja de entrada: En esta carpeta se almacenarán todos los mensajes que recibas por cualquiera de los servicios electrónicos a los que accedas desde Oulook Express. 2. Bandeja de salida: En esta carpeta se almacenarán temporalmente los mensajes que se hayan creado, pero que todavía no se han enviado. 3. Elementos eliminados: Los mensajes que sean borrados en cualquiera otra carpeta pasan a esta, que actúa a modo de Papelera de reciclaje sólo para mensajes. Si se quiere eliminar definitivamente un mensaje debe borrarse esta carpeta. 4. Elementos enviados: Cuando se envían los mensajes, estos pasan de la carpeta Bandeja de salida a esta otra, que actúa a modo de archivo.
Fig. 28 Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
37
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Para ver u ocultar las distintas partes de la ventana de la ventana de Oulook Express se hace clic en el Menú Ver, se escoge la opción Diseño y sale el cuadro de diálogo que permite seleccionar en las casillas de verificación lo que queremos. Fig. 29 Crear carpetas, eliminar, cambiar el nombre y mover archivos y carpetas: Todo se hace de forma similar a la explicada en el explorador de Windows. La sección de mensajes: La sección derecha de la ventana Oulook Express es la sección de mensajes. En ella verás todos los mensajes que contiene la carpeta que tengas seleccionada en la sección izquierda. Esta sección tiene varias columnas. • • • • • • •
Importancia: El icono que aparezca en esta columna indicará la prioridad del mensaje (normal, alta, baja). Tipo de elemento: El icono que aparezca en esta columna indicará el tipo de mensaje de que se trate (normal de correo electrónico, fax, de confirmación de entrega o lectura, etc) Datos adjuntos: En esta columna aparecerá un icono en forma de clic, si el mensaje contiene algún objeto. De: Indica el remitente del mensaje. Asunto: Indica el tema del mensaje. Recibido el: Indica la fecha en la que se recibió el mensaje (que puede ser distinta a la fecha de envío) Tamaño: Indica el tamaño del mensaje en KB, incluyendo el tamaño de cualquier objeto que incluya.
Fig. 29 Crear un mensaje Hacer clic en el botón Mensaje nuevo de la Barra de herramientas. Aparecerá la ventana de creación y edición de mensajes Fig.30. • •
Para: Clic, e introducir la dirección electrónica del destinatario. Cc: Clic en el cuadro de texto e introducir la dirección a la que se quiera enviar la copia.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
38
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” •
•
Asunto: Introducir el asunto del mensaje, es decir, una palabra o frase que resuma el contenido del mismo. El asunto es opcional pero es aconsejable ponerlo ya que las personas que reciben mucho correo electrónico lean sólo el remitente y el tema del mensaje antes de decidir si le interesa leer el texto completo del mismo. Contenido: Redactar el mensaje en sí. Se pueden utilizar formatos, aunque dependerá del servicio electrónico al que vaya destinado que los formatos puedan conservarse o no.
Introducir objetos en un mensaje Oulook Express brinda la posibilidad de introducir objetos en los mensajes. Los objetos pueden ser cualquier cosa, desde un sonido hasta un dibujo.
Fig.30 La manera más sencilla de incluir un objeto en un mensaje consiste en utilizar los comandos del Menú Insertar de la Ventana de Edición del mensaje. • • •
Archivo: Permite seleccionar cualquier archivo para insertarlo en el mensaje Mensaje: : Permite insertar otro mensaje dentro del mismo actual. Objeto: Permite insertar un objeto de cualquier tipo, con la particularidad de que se podrá crear a la vez que se inserta.
Despachar el mensaje Se hace clic en el Botón Enviar de la Barra de herramientas o ejecutar el comando Archivo, Enviar. Con lo cual queda concluido el proceso de creación de un mensaje. Esta operación no envía realmente el mensaje. Oulook Express sitúa el mensaje en la Bandeja de Salida y lo deja ahí hasta que se le de la orden de enviarlo realmente.
Enviar y Recibir mensajes Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
39
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” El último paso que se ha de dar una vez que se hayan creado los mensajes y que se hayan despachado, consiste en enviarlos realmente. Para ello se debe usar el Menú Herramientas, opción Enviar y recibir o el botón Enviar y recibir de la Barra de Herramientas. La ejecución de esta opción produce que Oulook Express se conecte con el servicio (o servicios) electrónico de que se trate (normalmente a través del Módem) y que envíe los mensajes que deben transmitirse. Además la conexión se aprovecha para recibir todos los mensajes pendientes en ese servicio electrónico. Si se ejecuta el comando Enviar y recibir sin tener mensajes para enviar, Oulook Express se conecta sólo para comprobar si hay mensajes pendientes de recibir, en cuyo caso los recogerá. INTERNET Internet es la red de computadoras más grande (se le calculan alrededor de 100 millones de usuarios), surgió sobre la base de un proyecto norteamericano de la agencia ARPA (advanced Research Projects Agency. Agencia de proyecto de desarrollo avanzado) con fines militares. Este proyecto se creó para mantener una red de grandes computadoras aún en el caso de un hipotético ataque nuclear. En 1972 había ya 37 grandes computadoras conectadas (el proyecto comenzó con 4) y el perfil fue cambiando, hasta que a finales del 980 Internet se abrió al gran público. Actualmente enlaza agencias gubernamentales, centros de investigación, corporaciones, laboratorios y usuarios privados de muchos países. Sus servicios no son gratuitos y es posible acceder a ella mediante cualquier computadora que pueda usar protocolo TCP/IP previa solicitud de cuenta de cualquier usuario. Cuba se enlaza a esta red el 11 de octubre de 1996 a través del nodo CENIAL. La conexión de Internet requiere al menos una máquina 80386 DX con 4 MB de RAM, 40 MB de espacio en disco duro (condiciones mínimas) y monitor VGA o superior. El Módem debe ser al menos de 14000 baudios y para aprovechar todas las potencialidades de la red, conviene disponer de un KIT de multimedia y una tarjeta compatible con Video – Blaster para teleconferencias. Windows 98 y 2000 tienen el Internet Explorer mediante el cual se puede acceder directamente al servicio de Internet. Servicios que brinda Internet • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
E – Mail (Correo Electrónico) Listerservs (lista de correos especiales automatizadas) Telnet (conexión remota con computadoras distantes) Finger (hallar información sobre usuarios de la red) Usenet (grupos de discusión/información automatizados) FTP (File tranfer Protocol – para transferencia de ficheros) Archie (búsqueda de software archivados) Talk (conversación en ambas direcciones) IRC (Internet Relay – Chat - conversación en grupos) Gopher (sistema de menú para buscar información sobre algo) Verónica (permite búsqueda de palabra clave en un título de menú Gopher) JugHead (un verónica más limitado) WAIS (herramienta para buscar en gran escala en bases de datos) WWW (“El WEB” – un Gopher para hipertexto) White Pages (Información para localizar personas y servicios especializados) Zins (revistas electrónicas) E-Journais (revistas especializadas y técnicas) Grupos de interés (USENET) Posibilidad de efectuar compras y reservar boletos de viaje. Acceso a las Home Pages (a través de WWW) que proveen información sobre una organización o entidad.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
40
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” •
Muchos otros
Como se observa, el correo electrónico es sólo uno de los servicios en línea (on line services) que presenta Internet. Entre otros se ofrecen: World Wide Web (WWW, Web o W3): La telaraña Es un sistema de información distribuida, creado investigación nuclear (CERN) de Ginebra, basado en permite a los usuarios “Navegar” por la información que conducen de manera automática a otra referencia, en otros servidores de otro parte del mundo.
por los científicos del laboratorio europeo de el concepto de hipertexto, el empleo de WWW gracias a las palabras activadas en el hipertexto ya sea del mismo archivo o de archivos situados
Los servidores de Web están cargados con documentos de texto (dotados con otros elementos multimedia, como imágenes, videos, etc. que los transforman en realidad en documentos hipermedios) en los que aparecen algunos conceptos resaltados en color, que pueden ser activados para obtener más información relacionada con el tema en cuestión. Los documentos a los que se accede por este medio pueden contar así mismo con nuevas palabras clave que facilitan la “navegación” a través de la red en busca de informaciones concretas. Esta posibilidad de búsqueda es la que ha dado origen a la expresión “navegar por la red” para indicar que , en Internet, la localización de una información determinada no se basa en una consulta clásica, sino que abarca las interconexiones que los propios creadores de las páginas de la red hayan establecido. WWW es por su facilidad de uso y por la potencia de búsqueda que implica el empleo de este tipo de información hipertextual, el servicio más utilizado en la actualidad por los usuarios de Internet. “Navegar” por Internet ofrece a los Cibernautas la posibilidad de acceder a información de gran valor situada en servidores de otros países. Los usos más comunes de los WEBS, también llamados páginas WEB o sitios WEB son: • • • • • •
Distribuir información científica. Distribuir información comercial. Intercambio de información entre universidades. Fines educacionales. Publicaciones. Información sobre servicios públicos.
Como se puede apreciar el acceso a la red Internet representa una gran ventaja práctica y una inmensa reserva de conocimiento y cultura universal que puede estar a nuestro alcance con sólo un clic del ratón; pero hay que saber buscar. Hoy existen miles de mecanismos de búsqueda, tanto de carácter general como especializados por temas, así como áreas geográficas y a nadie se le ocurriría vagar por ese monstruoso laberinto que es la red de redes en pos de una página WEB que albergue ese conocimiento, noticia, gráfico, archivo de sonido o resumen que necesita. El buscador es una herramienta basada en un software determinado que nos ayudará a encontrar coincidencias entre la información buscada y la que existe en su base de datos, para entregarnos el resultado ordenado. Actualmente en las WEB hay más 2000 buscadores registrados, desde los caracteres generales, hasta algunos específicos dedicados a los más increíbles temas como la tecnología, política, tauromaquia, Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
41
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” diversas artes, magia, jardinería, medicina, gastronomía, educación, agricultura, etc. Ejemplo de algunos buscadores: Yahoo, el Google, etc.
BIBLIOGRAFÍA 1. Joaquín María Suárez. Manual Imprescindible de Windows 95. Ediciones Anaya Multimedia, S. A. Madrid. 1997. 2. Grupo Editorial Océano. Enciclopedia didáctica de Computación. Grupo Editorial Océano. Barcelona, España. 1999. 3. Ayuda de Windows 98. 4. Experiencias personales como profesora de Computación.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
42
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” INSTITUTO SUPERIOR DE CULTURA FÌSICA “MANUEL FAJARDO”
MANUAL DE WORD Para principiantes
AUTORA: Lic. Maira Castellanos Cueto.
CIUDAD DE LA HABANA 2001
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
43
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Microsoft Word.......................................................................................................................... 45 Para Abrir la Aplicación Microsoft Word ................................................................................ 45 ¿Cómo quitar y poner las Barras de Herramientas?................................................................... 46 ¿Cómo introducir un texto?........................................................................................................ 47 Desplazamiento a través del texto......................................................................................... 47 Guardar el Documento ............................................................................................................... 47 ¿Cómo guardar un documento? ............................................................................................. 47 Cerrar un documento.............................................................................................................. 48 Abrir un Documento .............................................................................................................. 48 Selección de un texto ................................................................................................................. 49 Deshacer y Rehacer:................................................................................................................... 49 Fuente:........................................................................................................................................ 50 Tamaño de Fuente. .......................................................................................................................... 50 Alineación del texto:.................................................................................................................. 50 Edición de Texto:....................................................................................................................... 50 Copiar un texto:...................................................................................................................... 51 Mover un texto:...................................................................................................................... 51 Corrección Ortográfica y Gramatical:........................................................................................ 51 Interlineado ................................................................................................................................ 52 Bordes y Sombreados................................................................................................................. 52 Numeración y Viñetas................................................................................................................ 52 Columnas ................................................................................................................................... 53 Letra Capital............................................................................................................................... 53 Cambiar Mayúsculas y Minúsculas ........................................................................................... 54 Buscar......................................................................................................................................... 54 Hipervínculo ............................................................................................................................... 54 Para realizar un Hipervínculo con un Archivo ....................................................................... 54 Configuración de página ............................................................................................................ 55 Menú Insertar ............................................................................................................................. 56 Salto de Página....................................................................................................................... 56 Número de Página .................................................................................................................. 56 Fecha y Hora .......................................................................................................................... 57 Símbolo .................................................................................................................................. 57 Imagen.................................................................................................................................... 58 WordArt ................................................................................................................................. 59 Autocorrección........................................................................................................................... 60 Combinar Correspondencia ........................................................................................................ 60 Pasos a seguir para combinar correspondencia en Word ...................................................... 61 Confección de Tablas................................................................................................................. 64 Crear una Tabla ...................................................................................................................... 64 Insertar una Tabla vacía ......................................................................................................... 64 Variar el ancho de las columnas ............................................................................................ 65 Seleccionar filas ..................................................................................................................... 66 Seleccionar Columnas............................................................................................................ 66 Ponerle bordes a las tablas ..................................................................................................... 66 Combinar celdas..................................................................................................................... 67 Dividir celdas ........................................................................................................................... 67 Insertar Filas y Columnas ...................................................................................................... 67 Imprimir un documento ............................................................................................................. 68 Intervalos de páginas.............................................................................................................. 68
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
44
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Microsoft Word Word es una aplicación para Windows para procesamiento de textos que le permitirá trabajar con documentos de una manera fácil y eficaz. Permite crear nuevos documentos o modificar otros creados por usted con anterioridad o por otras personas. Facilita la escritura y edición de textos y la aplicación de formatos que resaltan determinados elementos del documento A partir de la versión 7.0 de Word se comenzó a introducir en él determinados elementos que facilitaban el trabajo con documentos en Internet. Ya en las versiones 97 y 2000 tales facilidades han sido sumamente potenciadas y Word permite crear y modific ar páginas Web que pueden ser publicadas posteriormente en Internet. Cuenta con poderosas herramientas, como la autocorrección, el chequeo ortográfico y gramatical y los elementos de autotexto que garantizan minimizar los errores de todo tipo en su documento. Proporciona vías muy flexibles para la creación y manipulación de los datos en las tablas, Combinación de correspondencia mediante cartas modelo, catálogo, creación de sobres y etiquetas, así como ha ampliado la gama de asistentes y plantillas que constituyen vías de creación de documentos típicos a partir de relativamente poco esfuerzo. Word 97 y 2000 le permitirá leer documentos creados en las versiones anteriores de Word como norma general. Lo que usted debe tener en cuenta es que el proceso inverso no es totalmente posible, es decir un documento creado en Word 97 no podrá ser leído de forma directa en Word 7 o Word 6, a menos que sea exportado hacia un formato comprensible por las versiones anteriores de Word. Un documento creado en Word 2000 si podrá ser leído en Word 97 directamente. Nota: Todas las imágenes que se muestran en este Manual son del Word 2000. El procedimiento es similar en el Word 97, con algunas modificaciones, pero en esencia se corresponden. Para Abrir la Aplicación Microsoft Word Siga uno de los siguientes pasos: • En el menú Inicio, elija la opción Programas y luego haga Clic sobre la opción Microsoft Word. • Si dispone en el escritorio de un acceso directo al programa principal de Word, haga doble Clic sobre él. • Utilice el Explorador de Windows, localice la carpeta Microsoft Office que se encuentra en la carpeta Archivos de Programas , en ella haga doble Clic sobre el archivo WINWORD.EXE. Sea cual sea la vía utilizada se mostrará la ventana principal de Word, con una apariencia similar a la que muestra la Fig. 1. Tal y como puede apreciar esta es una clásica ventana de aplicación según el concepto de Windows, la cual cuenta con un menú de control, barra de título “Microsoft Word”, barras de herramientas, espacio de trabajo, barra de estado, botones Maximizar (Restaurar), Minimizar y Cerrar, entre otros elementos. En la figura también puede distinguirse la ventana de documento que implícitamente Word despliega para que usted cree su documento de inmediato, la cual en ocasiones suele aparecer maximizada y por eso el nombre provisional que Word otorga a un documento en creación (Documento #) comparte la barra de título de la ventana de aplicación (Ej. Microsoft Word - Documento 1). La ventana documento también dispone de menú de control, botones Maximizar, Minimizar y Cerrar, barras de desplazamiento vertical y horizontal, entre otros elementos, estudiados en Windows.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
45
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Barra de Herramientas Estándar Barra de Herramientas Formato
Cursor Reglas ÁREA DE TRABAJO
Barra de desplazamiento Barra de estado Fig. 1
¿Cómo quitar y poner las Barras de Herramientas? Como en todas las ventanas de Windows las Barras de Herramientas se activan y desactivan en el Menú Ver, opción Barras de Herramientas (Fig. 2), se hace Clic en la Barra que se quiera activar o desactivar. A las mismas se les pueden agregar Botones (Personalizarlas) en el Menú Herramientas en la opción Personalizar (Fig. 3), se hace Clic en la Ficha Comandos, a la izquierda en la Categoría que se desee (Ejemplo: Formato) se hace Clic y a la derecha aparecen los comandos de esa categoría, se busca el que se necesita, se hace Clic sobre él y se arrastra y se deja caer en la Barra de Herramientas correspondiente.
Fig. 2
Fig. 3
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
46
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” ¿Cómo introducir un texto? Para comenzar a introducir el texto escriba en el teclado, en el Área de trabajo a partir de donde está el cursor o punto de inserción (rayita vertical parpadeante) verá que irán apareciendo los caracteres escritos, entre una y otra palabra de un espacio, pulsando la Barra espaciadora del teclado, si quiere borrar un carácter que se encuentra a la izquierda del cursor pulse la tecla BackSpace si el carácter que ß quiere borrar está a la derecha del cursor, pulse la tecla Supr. Solamente pulse la tecla Enter cuando haya un punto y aparte. Word al llegar al final de cada línea si la última palabra que escribió no cabe la envía automáticamente a la línea siguiente. (Si pulsa Enter al finalizar cada línea Word entiende que hay un punto y aparte y comenzará a escribir en la siguiente línea con mayúscula como si empezara otro párrafo). Si quiere dejar más de una línea de espacio entre un párrafo y otro pulse la tecla Enter tantas veces como líneas quiera dejar de separación.
Desplazamiento a través del texto. Si quiere mover el cursor a través del texto puede hacerlo con las teclas del cursor (Arriba Abajo Derecha izquierda Puede mover el cursor rápidamente a través del texto utilizando las siguientes teclas: Ø Ø Ø Ø Ø Ø
Inicio (Home): Lleva el cursor al inicio de la línea en que se encuentre. Fin (End): Leva el cursor al final de la línea en que se encuentre. Control (CTRL) + Inicio: Lleva el cursor al inicio del texto. Control (CTRL) + Fin: Lleva el cursor al final del texto. RePág: Pantalla arriba. AvPág: Pantalla abajo.
También usted puede poner el cursor donde desee llevando el puntero del Ratón al lugar preciso y hacer Clic. Si quiere desplazarse rápidamente a través del texto también lo puede hacer por la Barra de Desplazamiento que se encuentra a la derecha del Área de Trabajo: Si hace Clic en la parte más clara de la misma se moverá pantalla arriba y pantalla abajo. Arrastrando el rectángulo gris que se encuentra en el centro de al misma se moverá a través de las páginas. Haciendo Clic en los botones que están en sus extremos que tienen una punta de saeta, se moverá línea arriba y línea abajo.
Guardar el Documento Una vez que se confeccione el documento es necesario guardarlo en un archivo para poder posteriormente volverlo a sacar para hacerle modificaciones o volverlo a imprimir o continuar escribiendo en él si no se había terminado.
¿Cómo guardar un documento? Hacer Clic en el Menú Archivo, escoger la opción Guardar o pulsar las teclas Control + G o hacer Clic en el Botón Guardar de la Barra de Herramientas Estándar. Cuando se guarde por primera vez aparecerá un cuadro de diálogo Fig. 4, después cuando se escoja esta opción no volverá a aparecer el cuadro. Sólo aparecerá nuevamente cuando se escoja la opción Guardar Como en el caso que se quiera guardar el documento con otro nombre o cuando se quiera guardar en otro lugar.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
47
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig. 4 En Guardar en se hace Clic en la punta de saeta ( ) para desplegar la lista y se escoge el lugar donde se quiere guardar el documento (C:, disco 3 ½ ó en una carpeta determinada). En Nombre de archivo hacer Clic en la caja de texto que se encuentra a su derecha y escribir el nombre que se desea poner al archivo. Guardar como tipo es para escoger la extensión con que se quiere guardar en dependencia del uso que se le quiere dar al documento. Normalmente se escoge la que trae predeterminada (Documento de Word (*.Doc)) Para hacer efectiva la ejecución se hace Clic en el Botón Guardar. Si se arrepiente y no quiere guardar, se hace Clic en el Botón Cancelar.
Cerrar un documento Se puede cerrar un documento haciendo Clic en el Menú Archivo y escogiendo la opción Cerrar o haciendo Clic en el Botón Cerrar (X) en el extremo superior derecho de la ventana. Si se hicieron modificaciones en el documento después que se guardó por última vez, aparecerá un cuadro de diálogo donde se preguntará si se desean guardar los cambios. Si se quieren guardar se hace Clic en el Botón Si, se guardará el documento y después se cerrará la ventana, si no se quieren guardar los cambios se hace Clic en el Botón No y se cerrará la ventana sin guardar las últimas modificaciones realizadas, si se arrepintió de cerrar el documento haga Clic en el Botón Cancelar y podrá seguir trabajando en el mismo.
Abrir un Documento Se puede abrir un documento de varias formas: §
Abrir la aplicación Word. Clic en el Menú Archivo, escoger la opción Abrir o pulsar las teclas Control + A o hacer Clic en el Botón Abrir de la Barra de Herramientas Estándar. En cualquiera de los casos aparecerá un cuadro de diálogo Fig. 5. En Buscar en se hace Clic en la punta de saeta para desplegar la lista y se escoge el lugar donde se quiere buscar el documento (C:, disco 3 ½ ó en una carpeta determinada). En la lista de archivos de Word que aparece hacer doble Clic en el archivo que se desee abrir o un Clic en el archivo y un Clic en el Botón Abrir.
§
Si se arrepiente y no quiere abrir ningún archivo se hace Clic en el Botón Cancelar. Hacer Clic en el Botón Inicio de la Barra de Tareas , escoger la opción Documentos, se desplegará una lista con los últimos 15 documentos en que se ha trabajado, si el que queremos abrir
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
48
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
§
se encuentra en la lista, hacer Clic sobre él y se abrirá la aplicación en la cual fue creado. Si fue guardado en el disco de 3 ½ es necesario antes insertar este en la torre de disco correspondiente. Abrir el Explorador de Windows. Seleccionar en el Panel izquierdo del mismo el disco o la carpeta donde fue guardado el documento, aparecerá en el panel derecho el contenido del objeto que fue seleccionado, hacer doble Clic en el fichero que se quiere abrir y se abrirá la aplicación en la cual fue confeccionado con el contenido del mismo.
Fig. 5
Selección de un texto Siempre que se quiera hacer una modificación a un texto escrito en Word hay que seleccionarlo primero (El texto seleccionado se marcará con un rectángulo negro). Para seleccionar una palabra: Hacer doble Clic sobre la palabra. Para seleccionar una línea: Llevar el puntero del ratón al extremo izquierdo de la línea, cuando el puntero se incline hacia la derecha, apuntando hacia la línea, hacer Clic. O hacer Clic al inicio de la línea y arrastrar el puntero del Ratón hacia el final de la misma. Para seleccionar un Párrafo: Llevar el puntero del ratón al extremo izquierdo del párrafo, cuando el puntero se incline hacia la derecha hacer doble Clic. O hacer Clic al inicio del párrafo y arrastrar el puntero del Ratón hacia el final del mismo. Para seleccionar todo el texto: Llevar el puntero del Ratón al extremo izquierdo del texto, cuando el puntero se incline hacia la derecha hacer tres Clic. O hacer Clic al inicio del texto y arrastrar el puntero del Ratón hacia el final del mismo o en el Menú Edición escoger la opción Seleccionar todo (Ctrl. E). Nota: Si un texto está seleccionado y se pulsa cualquier tecla en el teclado, el texto desaparecerá y aparecerá en su lugar el carácter pulsado o se borrará si la tecla pulsada fue la Barra Espaciadora o la tecla Supr. Cuando esto suceda hacer Clic en el Botón Deshacer de la Barra de Herramientas Estándar o en esta opción del Menú Edición.
Deshacer y Rehacer: Estos Botones que se encuentran en la Barra de Herramientas Estándar permiten Deshacer las acciones realizadas desde la última hacia atrás o Rehacer la última acción que se deshizo. Siempre que cometamos un error podemos acudir a ellas para deshacerlo o rehacerlo.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
49
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Fuente: Es el tipo de letra con la que se quiere trabajar. Esta se puede seleccionar cuando vamos a empezar a trabajar o cuando ya esté confeccionado el documento, se le puede cambiar habiendo previamente seleccionado el texto al que se le quiere cambia la fuente. En la Barra de Herramientas Formato hacer Clic en el cuadro de lista desplegable Fuente escoger el tipo de fuente que se desea y hacer Clic sobre ella. Tamaño de Fuente: Es el tamaño de la letra. En la Barra de Herramientas Formato hacer Clic en el cuadro de lista desplegable Tamaño de Fuente escoger el tamaño de fuente que se desea y hacer Clic. Estas opciones también se encuentran en el Menú Formato, hacer Clic en Fuente, sale un cuadro de diálogo con tres Fichas, Clic en la Ficha Fuente, hacer las selecciones que se deseen y luego Clic en el Botón Aceptar.
Alineación del texto: Estas opciones se pueden encontrar en los Botones de la Barra de Herramientas Formato Hay 4 tipos de alineación para el texto: 1. Alineación izquierda o las teclas (Control + Q). Todo el texto seleccionado queda alineado a la izquierda como indica el esquema del Botón en la Barra de Herramientas Formato. 2. Centrar
o las teclas (Control + T) Todo el texto seleccionado quedará centrado en la página.
3. Alineación derecha o las teclas (Control +D) Todo el texto seleccionado quedará alineado a la derecha como indica el esquema del Botón seleccionado. 4. Justificar o las teclas (Control + J) Todo el texto quedará alineado a ambos lados, rellenando con espacios intermedios entre las palabras para que todas las líneas terminen parejas. Estas opciones también se pueden encontrar en el Menú Formato – Opción Párrafo ( Sale un cuadro de diálogo, escoger la Ficha Sangría y Espacio, la opción Alineación, desplegar la lista que aparece a su derecha (Como se muestra en la Fig. 6) y escoger la alineación que se desee.
Fig. 6
Edición de Texto: Editar un texto significa que una vez confeccionado se le hacen modificaciones (darle formato, borrar parte del texto, agregar texto, etc.). Siempre que se modifique el formato de un texto escrito con anterioridad hay que seleccionarlo primero.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
50
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Copiar un texto: Se selecciona el texto que se quiere copiar (Bloque), se hace Clic en la opción Copiar del Menú Edición o de La Barra de Herramientas Estándar (aparentemente no pasa nada porque el texto copiado se guarda en el Portapapeles que es un espacio de memoria reservado que tiene el Windows, en las versiones anteriores sólo podía permanecer en el mismo un solo texto copiado o cortado, en el Word 2000 se permite tener hasta 12 bloques de texto Fig. 7) se hace Clic en el lugar exacto del documento donde se quiere copiar el texto seleccionado y se hace Clic en la opción Pegar del Menú Edición o de la Barra de Herramientas Estándar. Una vez ejecutada la opción Copiar, el texto se puede Pegar tantas veces como se quiera en diferentes lugares del documento que se está trabajando e incluso en otras aplicaciones con ambiente Windows. Fig. 7
Mover un texto: Se procede igual que al copiar un texto pero en lugar de hacer Clic en la opción Copiar se hace Clic en la opción Cortar. Recuerde que cuando se mueve se quita del lugar donde se encuentra inicialmente y se traslada de lugar.
Corrección Ortográfica y Gramatical: Cuando se cometen errores ortográficos las palabras se subrayan automáticamente en Rojo, si los errores son gramaticales, se subrayan en Verde. ¿Cómo corregir estos errores?. Se puede hacer Clic con el Botón derecho del Ratón encima de la palabra subrayada en Rojo, aparecerá una lista de palabras (Fig. 8), seleccionar la correcta y hacer Clic sobre ella, si la palabra esta subrayada en Verde aparecerán sugerencias (Fig.9), en ambos casos si no se quiere escoger ninguna de las opciones propuestas, hacer Clic en Omitir.
Fig. 9 Fig. 8 También se puede corregir errores ortográficos o gramaticales en el Botón Ortografía y Gramática que aparece en la Barra de Herramientas Estándar Herramientas.
o en esta opción que se encuentra en el Menú
Idioma: Permite seleccionar el idioma en que se va a hacer la corrección ortográfic a (Fig. 10), se encuentra en el Menú Herramientas , opción Idioma, opción Definir Idioma
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
51
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig. 10
Interlineado: El interlineado es el espacio entre líneas, puede ser: = Sencillo = 1,5 líneas = Doble = Mínimo = Exacto = Múltiple Esta opción se encuentra en el Menú Formato, opción Párrafo (Fig. 11). desplegar la lista interlineado se escoge el que se vaya a aplicar y se hace Clic en el Botón Aceptar y se cierra el cuadro de diálogo. Nota: Recordar que siempre que el texto ya esté escrito hay que seleccionarlo primero para hacerle cualquier modificación de formato, si no selecciona el texto la modificación se efectuará a partir de donde esté situado el cursor.
Fig. 11
Bordes y Sombreados: Se utilizan para resaltar un texto (como un marcador). Se encuentran en el Menú Formato o en la Barra de Herramientas Estándar. . Se selecciona el texto y luego se hace Clic en el Botón Bordes o Resaltar según sea el caso, para escoger el que se quiera aplicar.
Numeración y Viñetas: en la Barra de Herramientas Estándar o en el Menú Formato donde se pueden escoger diferentes modelos de viñetas o de numeración. (Fig. 12).
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
52
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Una vez seleccionada la numeración o la viñeta, al terminar un párrafo se da enter y aparece a continuación automáticamente la siguiente, si ya se finalizó y no se quiere más numeración o viñetas, se puede borrar con la tecla Surp (Del) o dando otro enter.
Fig. 12
Columnas: Si queremos que un texto aparezca escrito en dos o tres columnas. Esta opción se encuentra en el Menú Formato. Se selecciona el texto y se hace clic en la que se quiera usar y Clic en el Botón Aceptar. Si no se selecciona un texto se comenzará a aplicar a partir de donde está el cursor o a todo el documento según sea la selección que se haya hecho en el cuadro de lista desplegable Aplicar a: que se encuentra al final del cuadro de diálogo (Fig. 13).
Fig. 13
Letra Capital:
E
s esta letra del inicio que aparece más grande que las demás. Esta opción se encuentra en el Menú Formato. (Fig. 14)
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
53
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Cambiar Mayúsculas y Minúsculas: En ocasiones no nos damos cuenta y oprimimos la tecla Bloq Mayús y cuando hemos escrito una parte del texto es que nos percatamos o si comenzamos a escribirlo todo en Mayúscula y después lo queremos en minúscula o a la inversa, para no tener que volver a escribirlo todo de nuevo, existe esta opción en el Menú Formato que nos permite cambiar de Mayúscula a Minúscula o a la inversa. (Fig. 15)
Buscar: Esta opción permite buscar una palabra que se encuentre en cualquier parte del texto y Reemplazarla por otra. Se encuentra en el Menú Edición. (Fig. 16). Se escribe la palabra que se quiere buscar, luego se hace Clic en la ficha Reemplazar y se hace Clic en la caja de Texto Reemplazar con: y se escribe la palabra por la cual se quiere reemplazar, Clic en el Botón Reemplazar todos.
Fig. 16
Hipervínculo: Texto de color y subrayado en el que al poner el puntero del ratón sobre él sale una mano, si se hace Clic sobre él va a un archivo, una ubicación de archivo, página HTML de Word Wide (Para navegar por Internet), Web o Intranet. O a otra parte dentro del mismo documento.
Para realizar un Hipervínculo con un Archivo •
Se va al Menú Insertar – Opción Hipervínculo Fig. 17 (también se encuentra en la Barra de
•
Herramientas ) Sale un cuadro de diálogo en el que se busca el archivo que se quiere insertar como Hipervínculo, seleccionarlo, hacer Clic en el Botón Aceptar.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
54
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig. 17 Si se quiere insertar como Hipervínculo un texto, un gráfico, una hoja de cálculo, etc. • Se abren ambos ficheros (si está en otro fichero). Se colocan de tal forma que ambos estén visibles. • Se selecciona lo que se quiera insertar como Hipervínculo. • Se arrastra con el Botón secundario del Ratón y se deja caer donde se quiera. • Se selecciona la opción Insertar Hipervínculo aquí. Esto se puede hacer también con un texto dentro del mismo documento en que se está trabajando.
Configuración de página: Esta opción se encuentra en el Menú Archivo y permite seleccionar los márgenes que se deseen (Fig. 18), así como el tamaño del papel que se va a utilizar, su orientación (horizontal o vertical), etc . (Fig. 19). Finalmente se Acepta para que se aplique al documento la selección.
Fig. 18
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
55
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig. 19 Menú Insertar: Las opciones que explicaremos a continuación (Salto de Página, Número de página, Fecha Hora, Símbolo. Nota al pie, Imagen) se encuentran en este Menú.
Salto de Página: Cuando se está haciendo un documento y se quiere comenzar a escribir en otra página sin haber llegado al final de la que se está escribiendo en ese momento, se escoge la opción Salto del Menú Insertar, sale un cuadro de diálogo (Fig. 20), se escoge la opción Salto de página y se da Clip en Aceptar. El salto de página se producirá a partir de donde está el cursos.
Fig. 20 Número de Página: Permite numerar las páginas, da la posibilidad de poner el número en diferentes posiciones (Inferior, Superior). Con la Alineación que se desee (Derecha, Izquierda, Centro), ponerle o no, número a la primera página (Fig. 21) y darle un formato a la numeración, e iniciar la numeración a partir de un número determinado. (Fig. 22)
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
56
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig. 21
Fig. 22 Fecha y Hora:
Permite insertarle la fecha y la hora actualizada a un documento, con el formato que se desee, si se selecciona la casilla Actualizar automáticamente, cada vez que se abra el documento tendrá la fecha y la hora actualizada. Fig. 23
Fig. 23 Símbolo: En ocasiones necesitamos introducir en el documento un Símbolo que no se encuentra en el Teclado, esta opción nos da la posibilidad de poder insertarlo. (Fig. 24). Seleccione el símbolo que desea insertar haciendo Clic sobre él y después haga Clic en el Botón Insertar, si no quiere insertar ningún otro símbolo cierre el cuadro de diálogo haciendo Clic en el Botón Cerrar o en el Botón (X) del extremo superior derecho del mismo. Verá que donde estaba el cursor se insertó el símbolo que usted seleccionó. Nota al Pie o al Final: Explican, comentan o hacen referencia al texto de un documento. Un solo documento puede contener notas al pie y notas al Final . Por Ejemplo, puede utilizar las notas al pie para instrucciones detalladas y las Notas al Final para citar fuentes de información. Las Notas al Pie aparecen al final de cada página de un documento. Las Notas al Final normalmente aparecen al final del documento. Una Nota al Pie o al Final consta de dos partes vinculadas: la marca de referencia de nota y el texto correspondiente a la nota. Puede numerar automáticamente las marcas o crear sus propias marcas personalizadas. Al agregar, eliminar o mover notas numeradas automáticamente, Word vuelve a numerar las marcas de referencia de notas. Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
57
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig. 24
El Word permite poner estos tipos de notas con la opción Nota al Pie que se encuentra en el Menú Insertar. (Fig. 25)
Fig. 25 Imagen: Si queremos ilustrar el documento que se está escribiendo con alguna imagen Word tiene una galería de imágenes prediseñadas a la cual se puede acceder con la opción Imagen del Menú Insertar , sale un cuadro de diálogo donde se escoge el Tema de imágenes que se desee, sale otro cuadro de diálogo (Fig. 26) con las imágenes prediseñadas, se hace Clic en la que se desee insertar, da la posibilidad de diferentes tipos de inserción, para insertar la imagen en el texto que se está editando, se hace Clic en la primera opción y luego se cierra la ventana de imágenes si no se desea insertar ninguna otra imagen. Nota: Esta figura que se muestra es del Word 2000, en el Word 97 sale otro Cuadro de diálogo con otra galería de imágenes, el procedimiento es similar.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
58
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig. 26 WordArt : Da la posibilidad de insertar diferentes estilos de Letras propios para presentaciones u otros propósitos. Se puede encontrar en el Menú Insertar en la opción Imagen o también en el Botón Dibujo el cual hace que aparezca la Barra de Herramientas Dibujo donde encuentra el Botón Insertar WordArt WordArt (Fig. 27).
se
al hacer Clic en él aparece la ventana de la Galería de
Se selecciona el estilo que se desee y se hace Clic en el Botón Aceptar apareciendo en pantalla un cuadro de diálogo (Fig. 28) donde se escribe el texto que se quiera, se le puede modificar la Fuente y el Tamaño de la Fuente, etc., al terminar se da Clic en el Botón Acepta y parece el texto escrito en la ventana de Documento de Word donde se estaba trabajando (Fig. 29)
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
59
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig. 28
Fig. 29 Autocorrección: Permite corregir errores habituales de escritura, ortografía o gramática. Ejemplo si escribe que Word lo sustituye por “que”. Insertar textos, como por Ejemplo el nombre del instituto. S1 pone ISCF, Word lo sustituye por “Instituto Superior de Cultura Física” (Fig. 30). Esta opción se encuentra en el Menú Herramientas. En la Caja de Texto Reemplazar se escribe el texto que se quiere reemplazar, luego se hace Clic en la Caja de Texto Con: y se escribe el texto por el cual se quiere sustituir. Se hace Clic en el Botón Agregar y finalmente se hace Clic en el Botón Aceptar. Combinar Correspondencia: A veces se necesita enviar una carta o una citación con un mismo texto a varias personas, la opción combinación de correspondencia nos facilita este trabajo, escribiendo una sola vez la carta o la citación o el documento de que se trate y guardando los datos de todas las personas a las que se les va a enviar en una pequeña base de datos, podemos imprimir un documento para cada persona.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
60
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig. 30
Pasos a seguir para combinar correspondencia en Word 1- Ir al Menú Herramientas. Escoger la opción Combinar Correspondencia. Aparece un cuadro de diálogo (Fig. 31)
1
2- En la opción Documento Principal hacer Clic en el Botón Crear. Aparece una lista, escoger Carta Modelo. Sale aparece un cuadro de diálogo (Fig. 32), hacer Clic en el Botón Ventana Activa.
2
3- En la opción Origen Datos (Fig. 31) hacer Clic en el Botón Obtener Datos, se despliega una lista, escoger Crear Origen de datos. Sale un cuadro de diálogo (Fig. 33) donde muestra una lista de campos, se quitan los que no se desean tener seleccionándolo y haciendo Clic sobre el Botón Quitar Campo y se agregan otros nuevos si se necesitan, haciendo Clic en la caja de texto que está debajo de la Etiqueta Nombre de Campo y escribiendo en el teclado el nombre que se le quiere dar al nuevo campo, luego se hace Clic en el Botón Agregar Campo. Cuando se termine se hace Clic en el Botón Aceptar
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
61
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig. 31
Fig. 32
Fig. 33 4- Sale un cuadro de diálogo Guardar Como (Fig. 3) para guardar el archivo creado. 5- Una vez guardado el archivo sale otro cuadro con dos botones (Fig. 34), hacer Clic en el Botón Modificar origen de datos. Sale otro cuadro de diálogo (Fig. 35) que permite entrar los datos en los registros. Una vez entrados todos los datos de la primera persona, si se quiere entrar los datos de otra persona, hacer Clic en el Botón Agregar Nuevo, cuando se hayan entrado los datos de todas las personas, hacer Clic en el Botón Aceptar.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
62
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig. 34
Fig. 35 6- Comenzar a escribir la carta en la ventana documento del Word. Cada vez que sea necesario introducir un dato de la lista de nombres ir a la Barra de Herramientas Combinar Correspondencia (Fig. 36) y hacer Clic en el Botón Insertar campo combinado, aparecerá la lista de todos los campos que usted creó anteriormente, escoja el campo que contiene el dato que necesita en ese momento (Ejemplo, Nombre o Apellidos).
Fig. 36 Barra de Herramientas Combinar Correspondencia 7- Cuando termine de escribir el documento ir a la Barra de Herramientas Combinar
3
Correspondencia y hacer Clic en el Botón Combinar o la opción Combinar los Datos con el Documento (Fig. 31), hacer Clic en el Botón Combinar. en ambos casos aparece un cuadro de diálogo (Fig. 37),, escoger la opción Todos si quiere imprimir un documento para cada una de las personas de la lista y hacer Clic en el Botón Aceptar.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
63
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Fig. 37 8- Aparecerán tantas citaciones o cartas como nombres ni trodujo en la lista, cada una con los datos correspondientes a una persona, cada una en una hoja independiente y las podrá imprimir todas. 9- Si quiere establecer condiciones para uno o más campos al enviar la correspondencia se hace Clic en el Botón Insertar campo de Word de la Barra de Herramientas Combinar Correspondencia, opción Si ... Entonces ... sino...
Confección de Tablas Una Tabla en Word es un elemento que permite organizar el texto en filas y columnas. Si el texto no cabe en una celda (cuadrícula formada por la intercepción de una fila y una columna), Word
aumenta automáticamente el alto de la fila. Con las tablas se puede organizar y ajustar fácilmente el tamaño de las filas y columnas y se puede resaltar elementos de la tabla mediante elementos de formato. Después de crear una tabla se podrá modificar, agregarle filas y columnas o eliminarlas, ajustar el ancho de las filas y las columnas, agregar bordes, etc. Crear una Tabla
Antes de crear una tabla es conveniente diseñarla, ya que nos permitirá ahorrar tiempo, calcular aproximadamente el número de filas y columnas que tendrá la misma, aunque Word permite efectuar modificaciones posteriores, tanto en el diseño como en el contenido de la misma. Insertar una Tabla vacía:
Ir al Menú Tabla, opción Insertar, Clic en la opción Tabla, sale un cuadro de diálogo (Fig. 38) que permitirá introducir el número de columnas y de filas que tendrá la tabla (Ejemplo: 5 filas y 4 columnas), luego de introducir los datos se hace Clic en el Botón Aceptar y saldrá en el área del documento donde se encuentre el cursor la tabla que se diseñó (Fig. 39)
Fig. 38
Fig. 39 También se puede crear una tabla con el Botón Insertar Tabla que se encuentra en la Barra de Herramientas Estándar (Fig. 40). Se hace Clic en este botón y saldrá una cuadrícula debajo del mismo, haga Clic encima del primer cuadradito y arrastre el Ratón encima de la cuadrícula hasta que haya seleccionado el número de filas y columnas que desee y entonces suelte el Botón del Ratón. Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto 64 Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig. 40 También puede dibujar la tabla haciendo Clic en el Botón Tablas y Bordes que se encuentra en la Barra de Herramientas Estándar, el puntero del Ratón se convertirá en un lápiz que le permitirá dibujar la tabla a su gusto. Variar el ancho de las columnas Hacer Clic dentro de la tabla, si la Regla está activada (si no está activada actívela en el Menú Ver, haciendo Clic sobre la opción Regla) aparecerán en ella tantas divisiones como columnas tenga la Tabla, se pone el puntero del Ratón encima de la división de la Regla que corresponda a la columna que queremos anchar o estrechar, el puntero del Ratón se convertirá en una doble saeta y aparecerá un letrerito (Mover columna de tabla) Fig. 41, hacer Clic y arrastrar el Ratón hacia la derecha o hacia la izquierda según quiera anchar o estrechar la columna y soltar el botón del Ratón cuando la columna tenga el ancho que usted desea.
Fig. 41 También puede hacer cualquier modificación en la Tabla, en las Filas, en las columnas o en las Celdas haciendo Clic en el Menú Tabla y escogiendo la opción Propiedades de la Tabla, aparecerá un cuadro de diálogo con fichas (Fig. 42) que le permitirá hacer las modificaciones que usted desee, escogiendo la ficha correspondiente e introduciendo los datos que usted necesita y finalmente haciendo Clic en el Botón Aceptar para que se realicen los cambios. Nota: Para acceder a las opciones del Menú Tabla debe estar el cursor dentro de la tabla, si no aparecerán atenuadas.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
65
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig. 42 Para comenzar a escribir dentro de la tabla hay que hacer Clic dentro de la celda donde se quiera escribir, si se da Enter dentro de una celda aumentará el ancho de la fila, se puede eliminar el Enter con la tecla BackSpace o con la tecla Supr (Del) en dependencia de donde esté el cursor en ese momento (derecha o izquierda después de haber dado el Enter). Para pasar de una celda a otra se hace moviéndose con las teclas del cursor (Arriba, abajo, derecha, izquierda) o simplemente haciendo Clic en la celda donde se quiera situar. Una vez introducidos los datos en una tabla usted puede modificarle el formato al igual que cualquier texto escrito en Word, pero antes deberá seleccionar el texto de la tabla al cual quiere modificar el formato. Seleccionar filas Se hace igual que seleccionar una línea en un texto de Word. Se sitúa el puntero del Ratón en el extremo izquierdo, delante de la fila que se quiere seleccionar, cuando la flecha del Ratón señale hacia la fila se hace Clic, si se quiere seleccionar más de una fila consecutiva se arrastra el Ratón hasta que queden seleccionadas las filas que se quiera, así también para seleccionar toda la tabla. Seleccionar Columnas Se coloca el puntero del Ratón encima de la columna que se quiera seleccionar, cuando el puntero de convierta en una saeta negra apuntando hacia abajo, se hace Clic y quedará seleccionada la columna, si se quiere seleccionar más de una columna se procede igual y luego se arrastra el Ratón hasta que todas las columnas queden seleccionadas. Ponerle bordes a las tablas Activar la Barra de Herramientas Tablas y Bordes (se activa en el menú Ver, en la opción Barras de Herramientas, se hace Clic en la opción Tablas y Bordes y parecerá en pantalla, arrastrarla por la barra de título y colocarla en la ventana arriba o abajo en el lugar que se desee. Nota: Todos los botones de la Barra de herramientas Tablas y Bordes se encuentran en el Menú Tabla. .
Ella posee dos cuadros de lista desplegable (Estilo de línea y grosor de línea) que permiten escoger qué tipo de línea usted le quiere poner a los bordes, seleccione la tabla o las
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
66
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” celdas que le quiere poner el borde y luego haga Clic en la punta de saeta que se encuentra a la derecha del botón Bordes
y escoja qué borde quiere ponerle.
También puede darle color de relleno a las celdas con el botón Color de sombreado, seleccionando las celdas a las que le quiere dar color y haciendo Clic en la punta de saeta que se encuentra a la derecha del botón y escogiendo el color que desea, haciendo Clic sobre él. Combinar celdas El botón combinar celda permite convertir las celdas seleccionadas en una sola celda. Se seleccionan las celdas que se quieran combinar y luego se hace Clic sobre ese botón de la Barra de Herramientas Tablas y Bordes. Dividir celdas En ocasiones necesitamos tener una o varias celdas divididas en dos o más columnas por diferentes motivos, esto se puede solucionar seleccionando las celdas que se quieren dividir y haciendo Clic en el Botón Dividir celdas aparecerá un cuadro de diálogo (Fig. 43) que permitirá introducir en cuántas columnas se quiere dividirlas, luego se hace Clic en el Botón Aceptar Insertar Filas y Columnas Situar el cursor en la fila o columna donde se quiera insertar, Clic en el Menú Tabla, situar el cursor en la opción Insertar, aparecerá otro menú a la derecha (Fig. 44), Clic en la opción que corresponda dónde usted quiera insertar la fila o la columna (ala izquierda o la derecha en el caso de las columnas, en la parte superior o inferior en el caso de las filas)
Fig. 43
Fig. 44
Nota: Al imprimirse las tablas confeccionadas en Word 97 queda desfasado el contenido de la tabla respecto a la tabla, para evitar esto hay que ir al Menú Herramientas, opción Opciones, sale un Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
67
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” cuadro de diálogo con fichas, Clic en la ficha Compatibilidad en el cuadro de lista desplegable Opciones recomendadas para: hacer Clic en la punta de saeta y escoger la opción Microsoft Word 6.0 ó 95, hacer Clic en el Botón Aceptar. En el Word 2000 no es necesario hacerlo ya las tablas vienen con la compatibilidad adecuada. Imprimir un documento Para imprimir un documento tiene que tener configurada una impresora y además la tiene que tener conectada a la computadora en ese momento o tenerla compartida por la red. En el Menú Archivo se hace clic en la opción Imprimir y sale un cuadro de diálogo Fig. 45
Fig. 45 Intervalos de páginas Ø Todo: Si esta casilla de verificación está activada al hacer clic en el Botón Aceptar se imprimirá todo el documento. Ø Página actual: Si sólo se quiere imprimir la página donde se encuentra el cursor en ese momento. Ø Páginas: Cuando se quieren imprimir sólo algunas páginas del documento. Si las páginas no son consecutivas se escribe el número de cada una separado por una coma, si las páginas son consecutivas se pone el número de la primera, guión (-), el número de la última. También para imprimir un documento se puede hacer clic en el Botón Imprimir Herramientas, en este caso se imprimirá todo el documento, no sale el cuadro de diálogo
de la Barra de Fig. 45
Hasta aquí hemos explicado algunas de las posibilidades de Word que más se utilizan, posee muchas más que usted tendrá que ir investigando en la medida que las vaya necesitando y que vaya adquiriendo más habilidades en el uso de este potente procesador de texto.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
68
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
INSTITUTO SUPERIOR DE CULTURA FÍSICA “MANUEL FAJARDO”
MANUAL DE EXCEL 2000
AUTORAS: Lic. Maira Castellanos Cueto. Ms.C. Zaida R. Pérez Zubillaga
CIUDAD DE LA HABANA 2003 Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
69
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
INTRODUCCIÓN Este manual y otros que hemos confeccionado es un intento por resolver el problema de falta de Bibliografía de Computación que tenemos en nuestros centros de Cultura Física. No pretendemos que sea algo definitivo, todavía le faltan muchas cosas. Les agradeceremos si tiene alguna sugerencia que hacerle nos lo haga saber a través de nuestro correo electrónico
[email protected]. Hemos recogido en este manual lo que entendimos podía serle más útil. Hay muchas cosas más que usted puede ampliar a través de la potente ayuda de Excel e irá conociendo a medida que adquiera más práctica y habilidades en esta potente herramienta. Gracias.
Las Autoras.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
70
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” ÍNDICE
Hoja de Cálculo Microsoft Excel.............................................................................................................74 Tabulador electrónico ..............................................................................................................................74 Cómo acceder al Microsoft Excel. ...........................................................................................................74 Ventana de Excel .....................................................................................................................................74 ¿Qué es un Libro? ....................................................................................................................................76 Ayuda de Excel........................................................................................................................................76 Manipulación de las hojas de cálculo. .....................................................................................................76 Proteger un Libro o una Hoja...................................................................................................................77 Desproteger un Libro o una Hoja protegido ........................................................................................77 Diferentes tipos de datos:.........................................................................................................................77 Entrada de datos.......................................................................................................................................77 Entrada de números..............................................................................................................................77 Entrada de textos ..................................................................................................................................78 Guardar el Libro de Trabajo.....................................................................................................................78 Cerrar el Libro..........................................................................................................................................78 Abrir el Libro ...........................................................................................................................................78 Operaciones con las columnas y las filas.................................................................................................78 Opción Opciones del Menú Herramientas...............................................................................................79 Comando Rellenar (Menú Edición) .........................................................................................................80 Movimiento a través del Libro.................................................................................................................81 Inmovilizar paneles..................................................................................................................................81 Movilizar paneles .................................................................................................................................81 Formatos...................................................................................................................................................81 Las plantillas ............................................................................................................................................83 Borrar sólo el Formato de la Tabla. .........................................................................................................83 Borrar sólo el contenido de la Tabla. .......................................................................................................83 Realizar cálculos en Excel .......................................................................................................................83 Fórmulas...................................................................................................................................................83 Constante..............................................................................................................................................84 Referencias de Celdas ..........................................................................................................................84 Referencia absoluta ..............................................................................................................................84 Referencia relativa ...............................................................................................................................84 Referencia externa ................................................................................................................................84 Referencia remota ................................................................................................................................84 Referencia 3D (tridimensional)............................................................................................................84 Nombres...............................................................................................................................................85 Operador...................................................................................................................................................85 Operadores de cálculo de las fórmulas ................................................................................................85 Operadores aritméticos ........................................................................................................................85 Operadores de comparación.................................................................................................................86 Operador de concatenación de texto ....................................................................................................86 Crear fórmulas..........................................................................................................................................87 Orden en que Microsoft Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas ..............................................88 Operador...........................................................................................................................................88 Descripción ......................................................................................................................................88 Función.....................................................................................................................................................88 Argumento ...........................................................................................................................................88 Para hallar un total ...............................................................................................................................90 Vínculos entre hojas de un libro y entre libros de trabajo. Vínculos mediante fórmulas .......................90 Crear una fórmula para calcular datos en otra hoja o en otro libro..........................................................90 Editar vínculos .....................................................................................................................................90 Volver a conectar un objeto vinculado si se ha movido su archivo de origen o se ha cambiado su nombre .................................................................................................................................................90 Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
71
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Auditoria. Rastrear errores en las fórmulas. ............................................................................................91 Barra de Herramientas Dibujo. Fig.15 .....................................................................................................91 Insertar un objeto .....................................................................................................................................92 Insertar Autoformas. ................................................................................................................................93 Instalar la impresora.................................................................................................................................93 Vista preliminar y la vista Salto de página. .............................................................................................94 Imprimir un documento ...........................................................................................................................95 Cómo confeccionar un gráfico. ................................................................................................................95 Modificar el Formato del Gráfico ........................................................................................................97 Organización y Manipulación de Datos. Las Listas ................................................................................97 lista .......................................................................................................................................................97 Usar una lista como base de datos .......................................................................................................97 ¿Cómo crear una lista? .........................................................................................................................98 Instrucciones para crear una lista en una hoja de cálculo ....................................................................98 Organización de la lista........................................................................................................................98 Formato de la lista................................................................................................................................98 Dividir un texto en columnas...................................................................................................................98 Introducir datos a través del formulario. ..................................................................................................99 Formularios de datos ................................................................................................................................99 Para introducir datos en un Formulario ...............................................................................................99 Agregar un registro a una lista utilizando un formulario de datos.....................................................100 Cambiar el registro de una lista utilizando un formulario de datos ...................................................100 Buscar un registro en una lista utilizando un formulario de datos.....................................................101 Eliminar un registro de una lista utilizando un formulario de datos ..................................................101 Validar Datos .........................................................................................................................................101 Ordenar filas en orden ascendente en función del contenido de una columna ......................................102 Ordenar por más de un Campo. .........................................................................................................102 Filtrado ...................................................................................................................................................103 Cómo usar el Autofiltro. ....................................................................................................................103 Auto filtro personalizado ...................................................................................................................103 Quitar el Autofiltro.............................................................................................................................103 Filtrar una lista usando criterios avanzados .......................................................................................104 Ejemplos de criterios de filtros avanzados.............................................................................................105 Tipos de criterios de comparación.........................................................................................................105 Una serie de caracteres.......................................................................................................................106 Caracteres comodín............................................................................................................................106 Valores en límites especificados........................................................................................................106 Subtotales...............................................................................................................................................107 Quitar Subtotales................................................................................................................................107 Para hacer un gráfico..............................................................................................................................107 Esquematizar una hoja de cálculo y resumir datos ................................................................................107 Esquema .............................................................................................................................................107 Funcionamiento de los esquemas.......................................................................................................108 Mostrar u ocultar datos detallados en un esquema ............................................................................108 Datos detallados .................................................................................................................................108 Datos de resumen...............................................................................................................................108 Esquema Automático .........................................................................................................................108 Símbolos del esquema........................................................................................................................108 Mostrar u ocultar símbolos de esquema sin quitar el esquema..........................................................108 Quitar todo un esquema .....................................................................................................................109 Crear Esquema manual ......................................................................................................................109 Crear informes de resumen................................................................................................................109 Tabla dinámica .......................................................................................................................................114 Campo de página....................................................................................................................................0 Campo de fila .........................................................................................................................................0 Campo de columna.................................................................................................................................0 Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
72
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Dar Formato a una Tabla Dinámica .......................................................................................................1 Dar Formato a números..........................................................................................................................1 Actualizar Datos.....................................................................................................................................1 Crear una Tabla Dinámica a partir de otra Tabla Dinámica ......................................................................1 Utilizar un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico ....................................................................2 Filtrar datos con Campos de Página .......................................................................................................2 Crear formularios y Macros .......................................................................................................................3 Formularios ................................................................................................................................................3 Control ...................................................................................................................................................3 Tipos de Controles .................................................................................................................................4 Aplicar formato a una hoja de cálculo para utilizarla como formulario ................................................5 Agregar controles a una hoja con la barra de herramientas Formularios...............................................6 Utilizar controles para simplificar la introducción de datos ..................................................................7 Vincular celdas con el control................................................................................................................7 Macro .........................................................................................................................................................8 Utilizar macros para rellenar formularios automáticamente..................................................................8 Grabar una macro para realizar una tarea en un solo paso.....................................................................8 Grabar una macro...................................................................................................................................9 Administrar las macros ........................................................................................................................10 Intercambio de información con otras aplicaciones.................................................................................11 Hipervínculos...........................................................................................................................................11 Analizar datos de Microsoft Access en Microsoft Excel.........................................................................12 Importar datos de Microsoft Excel a Microsoft Access...........................................................................12 Convertir una lista de Microsoft Excel en una base de datos de Microsoft Access ................................13
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
73
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Hoja de Cálculo Microsoft Excel Tabulador electrónico Es una hoja de trabajo formada por filas y columnas que posibilita el cálculo y la creación de gráficos que se modificarán automáticamente al modificar los datos en la hoja de trabajo. Permite también el trabajo con base de datos. Cómo acceder al Microsoft Excel. Se puede abrir la ventana de Excel haciendo clic en el Botón Inicio, escogiendo la opción Programas del Menú Inicio y haciendo clic sobre la opción Microsoft Excel (Si Microsoft Office está instalado). También se puede acceder a él mediante un icono de acceso directo que se encuentre en el escritorio o mediante la Barra del Office si está activada. Ventana de Excel El área que rodea la ventana de Excel muestra todos los elementos típicos ya conocidos en la ventana de Word y otros propios de la ventana de Excel como son: Fig.1 • • • •
Barra de Fórmula: permite introducir datos y editar entradas en la hoja de trabajo. Cuadro de nombre: . Puede crear nombres de celdas rápidamente utilizando el cuadro de nombre en la barra de fórmulas. Encabezado de columnas y filas: recuadros grises que se encuentran en la parte superior e izquierda de las columnas y filas respectivamente. Cada columna está rotulada con una letra del alfabeto y cada fila con un número. Etiqueta de hojas: permite cambiar de una hoja a otra del libro de trabajo. Para seleccionarla se hace clic en la etiqueta. Para tener acceso a las opciones de la etiqueta se hace clic con el botón secundario del Ratón.
Cuadro de nombre Encabezado de columna
Referencia de selección Encabezado de fila
Barra de Fórmulas
Fig.1 Celda: Intercepción de un fila con una columna. Ejemplo: A2 Celda activa: Es donde se encuentra el cursor. Rango de celda: rectángulo formado por un grupo de celdas EJemplo. A7:D5 Hoja de cálculo: Es el área de trabajo donde se introducen los datos y se procesan. Cuadro de Nombre: Cuadro situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas que identifica la celda seleccionada, el elemento de gráfico o el objeto de dibujo. Escriba el nombre en el cuadro Nombre y, a continuación, presione ENTRAR para asignar rápidamente un nombre a una celda o a un rango seleccionado. Para desplazarse a una celda cuyo nombre se asignó previamente y Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
Etiqueta de hoja
74
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” seleccionarla, haga clic en su nombre en el Cuadro Nombre o en el Menú Edición, clic en la opción Ir A. Seleccionar el Nombre o escribir la referencia y clic en Aceptar. Barra de Fórmulas: El lugar donde se muestra el contenido de la celda activa y además se puede modificar este contenido.
Celda (A2) Rango de celdas (A5:D7)
HOJA DE CÁLCULO Fig. 2 Directrices para asignar nombres a las celdas, a las fórmulas y a las constantes en Microsoft Excel Caracteres permitidos El primer carácter de un nombre deberá ser una letra o un carácter de subrayado. Los demás caracteres del nombre pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado. Nombres iguales que referencias Los nombres no pueden ser iguales que una referencia de celda, como Z$100 o F1C1. Usar varias palabras Se pueden usar varias palabras pero no se permiten espacios. Pueden utilizarse caracteres de subrayado y puntos como separadores; por ejemplo, Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre. Número máximo de caracteres Un nombre puede contener 255 caracteres como máximo. Nota Si un nombre definido para un rango contiene más de 253 caracteres, no podrá seleccionarlo en el cuadro Nombre. Distinción entre mayúsculas y minúsculas Los nombres pueden contener letras mayúsculas y minúsculas. Microsoft Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas en los nombres. Por ejemplo, si se ha creado el nombre Ventas y, se crea otro denominado VENTAS en el mismo libro, el segundo nombre reemplazará al primero. Rótulos y nombres Puede utilizar rótulos que definan los datos de la hoja de cálculo o frases de texto que representen una celda o los rangos de celdas de las fórmulas. Por ejemplo, si el rango C5:C20 contiene cifras de ventas y tiene el rótulo Ventas, puede calcular el valor total del rango usando la fórmula =SUMA(Ventas) en lugar de =SUMA(C5:C20). Los rótulos pueden usarse en fórmulas que hagan referencia a los datos de la misma hoja de cálculo. Si desea usar una etiqueta para representar un rango de otra hoja de cálculo, tendrá que darle un nombre a dicho rango. Dar nombre a las celdas utilizando los rótulos existentes de fila y de columna 1. Seleccione el rango al que desee asignar un nombre, incluidos los rótulos de fila o de columna. 2. En el menú Insertar, elija Nombre y, a continuación, haga clic en Crear. Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
75
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” 3. En el cuadro Crear nombres en, designe la ubicación que contiene los rótulos, activando la casilla de verificación Fila superior, Columna izquierda, Fila inferior o Columna derecha. Nota Un nombre creado mediante este procedimiento únicamente hará referencia a las celdas que contengan valores y no incluirá los rótulos de columna o fila existentes. Nota: Para más información consulte la ayuda en Índice escriba Nombre ¿Qué es un Libro? En Excel un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Excel trabaja con hojas de trabajo que están encuadernadas en libros de trabajo. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo. Ayuda de Excel Se procede igual que en Windows o que en cualquier aplicación. Se oprime la tecla F1 y sale la ventana de ayuda o se hace clic en el Menú ? que es el menú de ayuda y se escoge la opción Ayuda de Microsoft Excel, en ambos casos sale la ventana de Ayuda donde se podrá proceder por contenido o por el índice a buscar lo que se desee. Manipulación de las hojas de cálculo. Cambiar nombre: Se hace doble clic sobre la etiqueta de la hoja y se puede escribir otro nombre. Insertar hoja de cálculo: Menú Insertar, opción Hoja de Cálculo. También se puede insertar haciendo clic con el Botón derecho del Ratón sobre la etiqueta de la Hoja, se despliega el menú Emergente, se escoge la opción insertar, aparece un cuadro de diálogo, escoger la opción Hoja de cálculo, clic en el Botón Aceptar. Mover Hoja: Se hace clic sobre la etiqueta de la hoja que se quiere mover y sin soltar el botón del Ratón se arrastra hacia la posición a que se quiera llevar. O en el Menú Edición Opción Mover o copiar Hoja. Sale el cuadro de diálogo Fig.3 donde se escoge dónde se quiere mover y se hace clic en el Botón Aceptar
Fig. 3 Copiar una Hoja: Se procede igual que para mover la hoja pero con la diferencia que hay que tener pulsada la tecla Control. Si se escoge la opción Mover o copiar Hoja del Menú Edición. Fig.3, se procede igual que para mover, pero seleccionando la casilla de verificación Crear una copia. Eliminar Hoja: Se hace clic con el Botón derecho del Ratón sobre la etiqueta de la Hoja que se quiere eliminar, aparece el Menú Emergente, escoger la opción Eliminar, aparece un cuadro de diálogo, dando Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
76
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” una advertencia, si está seguro de eliminarla haga clic en el Botón Aceptar, si se arrepiente haga clic en Cancelar. O en el Menú Edición, opción Eliminar hoja. Proteger un Libro o una Hoja En el Menú Herramientas, opción Proteger, Proteger Hoja o Proteger Libro o Proteger. Escoger la opción que se quiera, sale un cuadro de diálogo pidiendo la contraseña, escribir una contraseña (Tratar de no olvidarla porque después no podrá hacer cambios, recuerde que las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas), haga clic en aceptar, sale un cuadro de diálogo donde tendrá que volver a escribir la contraseña para confirmarla, clic nuevamente en Aceptar. Desproteger un Libro o una Hoja protegido Menú Herramientas, opción Proteger, opción Desproteger Hoja o Desproteger Libro según sea lo que tiene que desproteger, sale un cuadro donde pide la contraseña, tiene que escribir exactamente la misma contraseña que escribió para proteger, clic en Aceptar Diferentes tipos de datos: • • • • • •
Texto: Su valor es nulo (al introducirse en una celda automáticamente se alinea a la izquierda de la misma. Números: Considerados en Excel como “valores”. Son los datos sin procesar que excel necesita para realizar los cálculos y hacer gráficos (al introducirlos en una celda se alinean automáticamente a la derecha de la misma). Fórmulas: Entradas que le indican a Excel que desarrolle cálculos relativamente complejos (Ej. =A+B+C) Fecha: Números en formato de fecha con los cuales se pueden hacer cálculos. Ej: 4-mar-99 ó 4 de marzo de 1999. Hora: Números con formato de hora. Ej: 13:30:55 ó 1:30:55 p.m. Moneda: Formato de número en tipo de moneda. Ej: Euro, Peso, etc. Entrada de datos
Debe seleccionar la celda que recibirá los datos colocando el rectángulo de selección sobre la celda deseada. A continuación escriba el contenido. Excel clasifica los datos en tres categorías: 1. Textos. 2. Números. 3. Fórmulas. Entrada de números Por ejemplo seleccione la celda A2 y escriba el número 50. Observe que al escribir el primer dígito, la barra de fórmulas cambia, mostrando tres botones . El contenido de la celda es además mostrado en la barra de fórmulas. Para finalizar la escritura del contenido de cualquier celda haga clic el botón de Aceptar de la barra de fórmulas . Si se pulsa cualquiera de las teclas de desplazamiento del rectángulo de selección, Excel acepta el dato introducido y desplaza el rectángulo (observe que el número introducido se alineará a la derecha de la celda). Si el número introducido contiene más dígitos que los que caben en la celda, notará que Excel presenta una cadena como esta: #####. Esto no significa que el número no fue introducido correctamente, solo que no cabe en la celda. Puede hacer doble clic en el encabezado de columna, en la intercepción de la columna en que se encuentra el número y la siguiente y verá como la columna toma el ancho que realmente necesita y el número que escribió lo verá completo.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
77
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Para cancelar los cambios haga clic en el botón de cancelar de la barra de fórmulas Escape (Esc). En este caso se eliminará lo que ha escrito y la celda quedará en blanco.
o presione
Entrada de textos La introducción de textos es similar a la introducción de números. Solo tiene que seleccionar la celda deseada y escribir el texto (observe que el texto escrito se alineará a la izquierda de la celda). Si al aceptar el contenido del texto, el mismo es truncado según el ancho de la columna en la que se trabaja, esto no significa la pérdida de parte de contenido. Si usted selecciona nuevamente una celda que contiene un texto que no se ve totalmente, note que en la barra de fórmulas se presenta todo el texto (Fig 4). . Para darle el ancho que necesita la columna proceda igual que explicamos en el caso de los números.
Fig. 4 - Introduzca en la Hoja 1 el encabezado de los siguientes campos: Nombre, Edad, Peso (kg), Talla (m). Posteriormente introduzca esos datos para 10 atletas - Cambie el nombre de la Hoja 1 por el de Datos personales Guardar el Libro de Trabajo Se procede igual que en las demás aplicaciones (Word, Paint, etc), Se hace clic en el Menú Archivo, se escoge la opción Guardar, sale un cuadro de diálogo (Guardar Como) que da la posibilidad de guardarlo en el lugar que se quiera y ponerle el Nombre que se desee al libro, luego se hace clic en el Botón Guardar. -
Guarde el libro de trabajo con el nombre Atletas Cerrar el Libro
Se hace igual que las demás aplicaciones, se hace clic en el Botón Cerrar que se encuentra en el extremo superior derecho de la ventana o en la opción Cerrar del Menú Archivo. - Cierre el libro de trabajo Abrir el Libro Teniendo la ventana de la Aplicación Excel Abierta, se hace clic en el Menú Archivo, clic en la opción Abrir, sale un cuadro de diálogo, buscar dónde está el archivo, seleccionarlo y hacer clic en el Botón Abrir. (Igual que se hace en el Word). También puede abrir el archivo desde el Explorador de Windows, haciendo doble clic sobre el mismo. - Abra nuevamente el libro Atletas Operaciones con las columnas y las filas. • •
Cómo seleccionar filas: hacer clic en el encabezado de la fila y se selecciona completa. Cómo seleccionar columnas: hacer clic en el encabezado de la columna y se selecciona completa. Nota: Si se quieren seleccionar filas o columnas que no se encuentren consecutivas, se selecciona la primera fila o columna haciendo clic en su encabezado, y después se mantiene oprimida la tecla Control y se va haciendo clic en cada una de las filas o columnas que se quieran seleccionar.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
78
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” • • •
•
•
•
Cómo eliminar una columna: Seleccionar la columna, ir al Menú Edición o con el Menú Emergente de la columna (Hacer clic con el Botón derecho del Ratón) en cualquiera de los casos hacer clic en la opción Eliminar. Cómo eliminar una fila: Seleccionar la fila, ir al Menú Edición o con el Menú emergente de la fila (Hacer clic con el Botón derecho del Ratón) y hacer clic en la opción Eliminar. Cómo borrar el contenido de una o varias celdas: seleccionar la celda (hacer clic sobre ella) pulsar la tecla Supr o desplegar el Menú emergente de la celda seleccionada (hacer clic con el Botón derecho de Ratón sobre la celda seleccionada, escoger la opción Borrar contenido, o desplegar el Menú Edición y seleccionar la opción Borrar y la opción Borrar contenido de esta. Copiar celdas, filas y columnas: Seleccionar lo que se quiere copiar, del Menú Edición, hacer clic en la opción Copiar (Ctrl.+C) o en la opción Copiar de la Barra de Herramientas o del Menú Emergente de la celda seleccionada. Hacer clic en la celda donde se quiere copiar y hacer clic en la opción Pegar (Ctrl.+V) del Menú Edición o de la Barra de Herramientas o del Menú Emergente de la celda seleccionada. También se selecciona la celda o las celdas que se quieren copiar y se pone el puntero del Ratón en el vértice inferior derecho del rectángulo seleccionado y cuando el puntero se convierta en una cruz negra se hace clic y se arrastra Mover celdas, filas y columnas. Seleccionar lo que se quiere Mover, del Menú Edición, hacer clic en la opción Cortar (Ctrl.+X) o en la opción Cortar de la Barra de Herramientas o del Menú Emergente de la celda seleccionada. Hacer clic en la celda para donde se quiere mover y hacer clic en la opción Pegar del Menú Edición o de la Barra de Herramientas o del Menú Emergente de la celda seleccionada. También se selecciona la o las celdas y se pone el puntero del Ratón en una de los vértices del rectángulo (los superiores o inferior izquierdo) y se hace clic y se arrastra el Ratón hasta donde se quiera mover. Insertar filas y columnas. Hacer clic en una celda de la columna siguiente a la que queremos insertar. Clic en el Menú Insertar. Clic en la opción Columna, veremos que se inserta una columna vacía a la izquierda de la columna donde se encuentra la celda activa. Para insertar una Fila, se sitúa la celda activa debajo de la fila que queremos incrementar, menú Insertar, Fila. Se insertará la Fila encima de la celda activa.
- Inserte una columna entre el Nombre y la Edad y póngale el encabezado Sexo. Llene los datos
Opción Opciones del Menú Herramientas Al pulsa esta opción sale el cuadro de diálogo Fig 5, en él se encuentra la Ficha Ver la cual nos permite quitar o poner elementos de la Ventana de Excel, haciendo clic en las casillas de verificación correspondientes, activándolas o desactivándolas. En la Ficha General podemos configurar la Fuente predeterminada que queremos, número de hojas, ubicación de los archivos, etc. La Ficha Lista Personalizada Fig. 6 nos permite introducir listas como los días de la semana, los meses, listas de nombres, etc. Que nos facilita que cuando la necesitemos introducir repetidas veces en la hoja de cálculo, sólo introduciendo el primer nombre y situando el puntero del ratón en el extremo inferior derecho de la celda, cuando el puntero se convierta en un signo más negro (+ ) se arrastra hacia abajo o hacia la derecha, según convenga y veremos que aparecen los siguientes elementos de la lista que introdujimos previamente en la lista personalizada. Para introducir la lista en la Lista personalizada, una vez visible esta opción, se hace clic en el Botón Agregar, se comienzan a teclear los diferentes elementos de la lista separados por una coma (,) y un espacio. Ejemplo: Lunes, Martes, Miércoles, ... Se hace clic nuevamente en el Botón Agregar y luego Clic en el Botón Aceptar. Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
79
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig. 5
Fig. 6 Comando Rellenar (Menú Edición) En ocasiones necesitamos introducir una lista de números consecutivos en una columna o en una fila, y nos resulta algo incómodo estar escribiendo los números uno debajo del otro o uno al lado del otro. Esto Excel lo facilita con el comando Rellenar. Ejemplo: Hacer una lista del 1 al 100 en la celda A1. Se introduce el número 1, luego se coloca el Puntero del Ratón en el extremo inferior derecho de la celda donde se encuentra el número, cuando el puntero de convierte en un signo más negro (+ ) se oprime la tecla CTRL. (Control) y con ella oprimida se arrastra el Ratón hacia abajo o hacia la derecha, según convenga y veremos que aparecen los siguientes números en orden consecutivo. Si queremos un incremento hacemos el arrastre sin oprimir la tecla CTRL. Y luego vamos al Menú Edición, Opción Rellenar, y hacemos clic en la Opción Series y sale el cuadro de diálogo Fig. 7 donde se puede escoger el tipo de serie y el incremento y luego se hace clic en el Botón Aceptar.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
80
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig. 7 Movimiento a través del Libro Ø Para moverse de una Hoja a otra, hacer clic en la Etiqueta de la hoja donde se quiera ir. Ejemplo: Hoja 1, Hoja 3, etc. Ø Para moverse a través de la Hoja: o Control + Home (inicio): Ir al Inicio de la Hoja ce cálculo activa. o Control + End (Fin): Ir a la final de las celdas con contenido en la Hoja de Cálculo activa. o Home o Inicio: Ir al inicio de la línea donde se encuentra la Celda activa. o End o Fin: Ir al Final de la línea donde se encuentra la celda activa. Ø Página arriba: Tecla PageUP o hacer clic en la zona más clara superior se la Barra de desplazamiento vertical. Ø Página abajo: Tecla PageDown o hacer clic en la zona más clara inferior de la Barra de desplazamiento Horizontal. Inmovilizar paneles Se hace clic en cualquier celda de la fila inferior a la fila que se quiera inmovilizar. Se hace clic en el Menú Ventana, se hace clic en la opción inmovilizar paneles. Veremos la hoja de cálculo se divide en cuatro paneles quedando inmovilizados el de la parte superior a la celda activa y el de la izquierda, si movemos la celda activa veremos que estos paneles siempre estarán visibles. Movilizar paneles Para movilizar nuevamente los paneles se hace clic en el Menú Ventana, opción Movilizar paneles. Formatos - Introduzca en la Hoja de cálculo los siguientes datos para 10 atletas: Nombre, Edad, Peso (kg), Talla (m) - Insertar una columna después del nombre para el sexo. - Poner los rótulos de columnas en: Ø Negritas Ø Centrados Esto se puede lograr con la Barra de Herramientas Formato Fig.8 con los Botones Negrita
y
Centrado . Se seleccionan las celdas que contienen lo que le queremos modificar el formato y luego se hace clic en el Botón correspondiente. También estas opciones se encuentran en el Menú Formato, Formato de celda
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
81
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Fig.8 - Ponerle bordes a la Tabla. Primero seleccionar todas las celdas de la tabla, Menú Formato, opción Celda, Ficha Bordes, escoger el borde que se quiera, clic en el Botón Aceptar. También se puede hacer clic en el Botón Bordes de la Barra de Herramientas Formato y escoger el que se quiera Fig.9
Fig.9 - Aplique Autoformato a la Tabla (Menú Formato, Autoformato) - De Formato condicional a las celdas de la Talla para que cuando los valores se encuentren entre 1.70 y 1.90 el contenido de la celda sea de color rojo. (Menú Formato, Formato Condicional (Fig. 10). Botón Formato)
Fig. 10 Copiar: Ø La Tabla en la Hoja 2 (Edición, Copiar, Pegar) Ø Copiar sólo el formato. Seleccionar las celdas a las que se les quiere copiar el formato, ir a Barra de Herramientas Estándar, clic Botón Copiar Formato. Ir a la Celda a donde se quiere copiar y hacer clic. Ø Copiar sólo el contenido: Seleccionar las celdas a las que se les quiere copiar el contenido. Clic en la opción Copiar del Menú Edición. Hacer clic en la celda donde se quiere copiar el contenido. Ir al Menú Edición, clic en la opción Pegado especial, sale el cuadro de diálogo Fig. 11 escoger valores, clic en el Botón Aceptar. Como se puede apreciar la opción Pegado especial tiene varias opciones que permite escoger lo que se quiere pegar Los Modelos (Estilos): una vía para aplicar varios formatos a la vez. (Menú Formato, Estilo Fig.12, Si se hace clic en el Botón Modificar sale el cuadro de diálogo de Formato de celda el cual permite cambiar distintos tipos de formatos. Cuando se ha seleccionado todo lo que se quiere se hace clic en el Botón Aceptar)
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
82
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig. 11
Fig. 12 Las plantillas Definen el formatos en que Excel inicia el trabajo. Para Crear una plantilla. (Menú Archivo, Guardar Como, Guardar como tipo, Plantilla). Borrar sólo el Formato de la Tabla. Menú Edición, Borrar, Formato Borrar sólo el contenido de la Tabla. Menú Edición, Borrar, Contenido Realizar cálculos en Excel Fórmulas Una fórmula es una secuencia de valores constantes, referencias de celdas, nombres, funciones u operadores que produce un nuevo valor a partir de valores existentes. Las fórmulas comienzan siempre con el signo igual (=). Un valor que se ha creado a partir de una fórmula puede cambiar cuando cambien otros valores de la hoja de cálculo. El signo igual le indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), que están separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula. El orden de los operadores se puede cambiar mediante paréntesis.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
83
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Constante Un valor constante es un dato que se escribe directamente en una celda; puede ser un valor numérico, tal como una fecha, una hora, un valor de moneda, un porcentaje, una fracción, una notación científica, o puede ser texto. Los valores constantes no cambian a menos que seleccione la celda y edite el valor directamente. Referencias de Celdas Una referencia identifica a una celda o a un conjunto de celdas en una hoja de cálculo. Las referencias le indican a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores que desea utilizar en una fórmula. Con las referencias, puede utilizar en una fórmula datos que se encuentran en secciones diferentes de una hoja de cálculo y usar el valor de una celda en varias fórmulas.
Referencia absoluta En una fórmula, especifica la dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia absoluta de celda tiene la forma $A$1, $B$1, etc. Algunas referencias de celda son mixtas. Una referencia absoluta de fila toma la forma A$1, B$1, etc. Una referencia absoluta de columna tiene la forma $A1, $B1, etc. A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no se ajustan automáticamente cuando se copian fórmulas en varias filas o columnas. Referencia relativa Una referencia de celda, como A1, utilizada en una fórmula, que cambia cuando se copia la fórmula a otra celda o rango. Una vez que se ha copiado y pegado la fórmula, la referencia relativa de la nueva fórmula cambiará para hacer referencia a otra celda que este a la misma distancia de la fórmula que estaba la referencia de celda relativa original de la fórmula original. Por ejemplo, si la celda A3 contiene la fórmula =A1+A2 y se copia la celda A3 a la celda B3, la fórmula de la celda B3 pasará a ser =B1+B2. Referencia externa Una referencia a una celda o a un rango en una hoja de otro libro de Microsoft Excel o una referencia a un nombre definido en otro libro. Referencia remota Las referencias hechas a datos de otras aplicaciones se llaman referencias remotas. Referencia 3D (tridimensional) Puede introducir referencias en un rango de hojas de un libro de trabajo. Esto se conoce algunas veces como referencia tridimensional. 1. Seleccione la celda en la que desea introducir una referencia 2. Empiece la fórmula escribiendo un signo igual. Si no inicia la fórmula con la referencia, escriba el tipo de operador que desea que preceda la referencia. 3. Escriba la referencia o el nombre de las celdas. Las referencias tridimensionales adoptan el formato 'Hoja2:Hoja6'!A2:A5. Esta referencia se refiere al rango A2:A5 de cada una de las hojas que se encuentran entre la Hoja2 y la Hoja6 inclusive, o escriba un signo igual al comienzo de la fórmula y haga clic en la ficha de la hoja de cálculo que inicia la referencia. A continuación, seleccione el rango que desea introducir. A continuación, presione MAYÚSCULAS (Shift) y haga clic en la ficha de la hoja de cálculo que concluirá la referencia. Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
84
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Nombres El nombre es un identificador fácil de recordar que se crea para referirse a una celda, a un grupo de celdas, a un valor o a una fórmula. Los nombres tienen las siguientes ventajas: • Las fórmulas que usan nombres son más fáciles de leer y recordar que las que usan referencias de celda. Por ejemplo, la fórmula =Ganancias Pérdidas es más fácil de leer que la fórmula =F6 D6. • Si cambia la estructura de su hoja de cálculo, puede actualizar la referencia en un solo lugar y todas las fórmulas que usan ese nombre se actualizan automáticamente. • Una vez definidos, los nombres normalmente pueden utilizarse en cualquier parte del libro de trabajo. Estos nombres se encuentran disponibles en el cuadro Nombre de la Barra de fórmulas de cualquier hoja del libro de trabajo. • También puede definir nombres especiales que solamente puedan utilizarse en la hoja donde fueron definidos. Estos nombres no están visibles en el cuadro Nombre de la Barra de fórmulas ni en el cuadro de diálogo Definir nombre de otras hoja del libro de trabajo. • Puede hacer que Microsoft Excel cree automáticamente nombres para las celdas basándose en los títulos de las filas o de las columnas de su hoja de cálculo, o usted mismo puede escribir los nombres para las celdas o las fórmulas. Puede crear nombres rápidamente utilizando el cuadro de nombre en la barra de fórmulas. Operador • • • • •
Un símbolo o signo que especifica el tipo de cálculo (como suma, resta o multiplicación) para ejecutarlo en los elementos de una fórmula. Los operadores pueden ser: Operadores matemáticos, que ejecutan operaciones matemáticas básicas. (+ Suma, - Resta, * Multiplicación, / división) Operadores de comparación (u operadores lógicos) que comparan dos valores y generan el valor lógico VERDADERO o FALSO. El operador & ("y" comercial), que conecta o concatena dos secciones de texto en un único valor de texto combinado. Operadores de referencia, que generan una referencia a una celda o a un rango de celdas a partir de dos referencias.
Operadores de cálculo de las fórmulas Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia. Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación; combinan números y generan resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.
Operador aritmético
Significado
Ejemplo
+ (signo más)
Suma
3+3
- (signo menos)
Resta Negación
3-1 -1
* (asterisco)
Multiplicación
3*3
/ (barra oblicua)
División
3/3
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
85
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” % (signo de porcentaje)
Porcentaje
20%
^ (acento circunflejo)
Exponente
3^2 (el mismo que 3*3)
Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Al comparar dos valores con estos operadores, el resultado es un valor lógico, bien VERDADERO bien FALSO
Operadorde comparación
Significado
Ejemplo
= (igual)
Igual a
A1=B1
> (mayor que)
Mayor que
A1>B1
< (menor que)
Menor que
A1
>= (mayor o igual que)
Mayor o igual que
A1>=B1
<= (menor o igual que)
Menor o igual que
A1<=B1
<> (distinto)
Distinto de
A1<>B1
Operador de concatenación de texto Utilice el signo "&" para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.
Operador de texto & ("y" comercial)
Significado Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo.
Ejemplo "Viento" & "norte" genera "Viento del norte"
Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.
Operador de referencia
Significado
Ejemplo
:(dos puntos)
Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas.
B5:B15
, (coma)
Operador de unión que combina varias referencias en una sola.
SUMA(B5:B15,D5:D15)
Para incluir un número en una fórmula escriba tan sólo el número. En una fórmula, no puede utilizar paréntesis para indicar un número negativo, un punto para separar los miles, ni un símbolo de moneda ($) antes del número. Si escribe un signo de porcentaje (%) después de un número, Microsoft Excel lo interpretará como el operador de porcentaje y lo almacenará como parte de la fórmula. El operador de porcentaje actúa en el número anterior cuando se calcula la fórmula. Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
86
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” No se pueden introducir directamente en una fórmula números en formatos de fecha o de hora; se debe introducir la fecha o la hora como texto entre comillas. Microsoft Excel lo convierte en el número correspondiente cuando calcula la fórmula. Por ejemplo, la fórmula ="12/5/94"-"5/3/94" mostraría una diferencia de 68. Introduzca todas las fracciones como fracciones mixtas (0 1/2), a fin de evitar introducir un formato de fecha. En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado de la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5) Crear fórmulas La estructura o el orden de los elementos de una fórmula determinan el resultado final del cálculo. Las fórmulas en Microsoft Excel siguen una sintaxis específica, u orden, que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos), que están separados por operadores de cálculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombre o una función de la hoja de cálculo. Excel realiza las operaciones de izquierda a derecha, siguiendo el orden de precedencia de los operadores, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutará el cálculo utilizando paréntesis para agrupar las operaciones que deben realizarse en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplica el resultado por 3, obteniéndose 21. =(5+2)*3 Eejercicio: De la siguiente Tabla calcule: 1- El Average (Ave) de cada jugador Ave = H/VB * 1000 2- Total de: H, J, CI, CA Leyenda: JJ- Juegos Jugados VB- Veces al Bate H- Hits J- Jonrones CI- Carreras Impulsadas CA- Carreras Anotadas Ave- Average Equipo Industriales de Béisbol
Jugador Y. Gómez C. Tabares L. Vargas A. Scull M. Rdguez. A. Casanova
VB
H
J
CI
CA
20 16 13 18 15 16
12 9 7 9 9 10
4 2 1 5 0 2
8 2 2 9 1 6
6 3 2 6 2 4
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
Ave
87
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” A. Cañizares 17 3 0 0 1 A. Quintana 12 4 0 0 1 G. Mesa 14 6 1 5 2 Total Promedio Orden en que Microsoft Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Microsoft Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división) Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Operador
Descripción
: (dos puntos) (un espacio) , (coma)
Operadores de referencia
-
Negación (como en -1)
%
Porcentaje
^
Exponente
*y/
Multiplicación y división
+y -
Suma y resta
&
Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <>
Comparación Función
Una fórmula escrita previamente que toma uno o varios valores, ejecuta una operación y devuelve uno o varios valores. Las funciones se utilizan para simplificar y reducir las fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente las que ejecutan cálculos prolongados o complejos.
Argumento Valores que utiliza una función para ejecutar las operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico para esa función. Los argumentos más comúnmente utilizados son: valores numéricos, valores de texto, referencias de celda, rangos de celdas, nombres, rótulos y funciones anidadas. Pasos para realizar un cálculo utilizando una función (ejemplo Promedio) - Hallar el Promedio de Hit (H) en la Tabla de Béisbol dada anteriormente. 1. Una vez introducidos los datos en la Hoja de cálculo, hacer clic en la celda donde se quiera obtener el resultado. 2. Hacer clic en el botón Pegar función de la Barra de Herramienta Estándar. Sale un cuadro de diálogo (Fig. 13) donde en la parte izquierda aparece una lista de las distintas categorías de funciones y en la parte derecha una lista de cada una de las funciones que hay disponible de la Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
88
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” categoría seleccionada. En la categoría Usadas más recientemente aparecen las últimas funciones utilizadas, si ahí no aparece la que usted necesita búsquela en la lista de categoría.
Fig. 13 3. En este caso la que necesitamos es el Promedio, se encuentra en las usadas recientemente, hacer clic sobre ella (Se forma un rectángulo azul) lo que quiere decir que está seleccionada. Hacer clic en el Botón Aceptar. 4. Sale un cuadro de diálogo (Fig. 14) Hacer clic aquí
Fig. 14 5. Seleccionar las celdas donde se encuentran los valores a los que le queremos hallar el promedio (hacer clic en la primera celda donde se encuentran los valores y arrastrar el Ratón sin soltar el Botón izquierdo del mismo, verás que se forma un rectángulo de hormiguitas (especie de guiones que se mueven alrededor de las celdas seleccionadas).Si las celdas que va seleccionar no están consecutivas haga clic en la primera y luego con la tecla CTRL. (CONTROL) oprimida vaya haciendo clic en cada una de las siguientes celdas que contienen los datos que se necesitan para calcular la función. 6. Pulsar la tecla Entrar 7. Sale nuevamente el cuadro de diálogo (Fig. 14), hacer clic sobre el Botón Aceptar. En la celda donde te situaste al principio verás que aparece el resultado del cálculo; pero si observas en la Barra de fórmulas verás que aparece la fórmula que utilizaste para obtener ese resultado y el argumento (lo que se encuentra entre paréntesis en la fórmula) será el rango de celdas que seleccionaste. Ejemplo =PROMEDIO(A2:A4).
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
89
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” - Halla ahora el Promedio de cada una de las columna que se te indica en la Tabla.
Para hallar un total Se puede hacer por Pegar función, Suma o por el Botón Autosuma de la Barra de Herramientas Estándar. Si se calcula con Pegar función se procede igual que cuando se calculó el promedio. Si se calcula con Autosuma es más sencillo: Hacer clic en la celda donde se quiere obtener el resultado. Clic en el Botón Autosuma , veremos que si se hizo clic en la celda debajo de los datos si están en columna o a la derecha de estos si están en fila, se rodearán con una hilera de “hormiguitas” o guiones en movimiento, esto quiere decir que están seleccionados, si no coincidieran las celdas seleccionadas con las que están los datos que queremos calcular, entonces hacer clic en la primera de ellas y arrastrar el Ratón hasta que queden todas seleccionadas, luego oprimir la tecla Enter y veremos que aparecerá el resultado de la suma en la celda y en la Barra de Formulas la función suma Ej. Suma(A1:A10) Vínculos entre hojas de un libro y entre libros de trabajo. Vínculos mediante fórmulas Crear una fórmula para calcular datos en otra hoja o en otro libro Si se establece un vínculo con un libro nuevo, guárdelo antes de crear el vínculo. 1. En el libro que va a contener la fórmula, seleccione la celda que desee introducir la referencia externa. 2. Si crea una nueva fórmula, escriba un signo igual (=). Si se introduce la referencia externa en otro lugar de la fórmula, escriba el operador que desea que preceda a la referencia externa. 3. Si desea crear un vínculo con otra hoja de cálculo en el libro activo, haga clic en la hoja de cálculo que contenga las celdas que desee vincular. Si desea crear un vínculo con una hoja de cálculo de otro libro, haga clic en el libro que contenga las celdas que desee vincular. 4. Seleccione las celdas que desee vincular. 5. Complete la fórmula. Una vez introducida la fórmula, presione ENTRAR. Guardar : Opción Guardar del Menú Archivo Editar vínculos Menú Edición, Opción Vínculo Volver a conectar un objeto vinculado si se ha movido su archivo de origen o se ha cambiado su nombre 1. En el menú Edición, haga clic en Vínculos. Si el comando Vínculos no está disponible, el libro no contiene ninguna información vinculada. 2. En la lista de Archivo de origen, haga clic en los vínculos que desee volver a conectar. Para seleccionar varios vínculos con el mismo archivo de origen. Mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada objeto. 3. Haga clic en Cambiar origen. Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
90
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” 4. En el cuadro de diálogo Cambiar vínculos, localice el archivo de origen de los vínculos seleccionados.
Auditoria. Rastrear errores en las fórmulas. • •
Buscar las celdas que provocan errores en una fórmula Para mostrar la barra de herramientas Auditoría, elija Auditoría en el menú Herramientas y haga clic en Mostrar barra de auditoría.
•
Haga clic en la celda que muestre el error.
• •
Haga clic en Rastrear error . Nota Para seleccionar la celda situada al otro extremo de una flecha, haga doble clic en la flecha. Barra de Herramientas Dibujo. Fig.15
• • •
En el Menú Ver Clic en la opción Barra de Herramientas Clic en Dibujo Fig.15
- Dibujar un rectángulo y darle color. Para dibujar un rectángulo, se hace clic en el Botón que representa un rectángulo en la Barra de Herramientas Dibujo, se hace clic en la celda de la Hoja de cálculo donde se quiere hacer el dibujo y se arrastra hasta darle el tamaño que se desee a la figura. Para rellenarlo con color se hace clic sobre el rectángulo para seleccionarlo, luego se escoge el color en el Botón Color de relleno
de la Barra de Herramientas Dibujo
- Dibujar un círculo superpuesto al rectángulo. Se procede igual que para dibujar el rectángulo pero en este caso se hace clic en el Botón que representa el círculo - Seleccionar el círculo En la Barra de Herramientas Dibujo En el Botón Dibujo -
Enviar al fondo Traer al frente Ajustar Empujar Girar Cambiar Forma
Organizar
- Darle al dibujo 3 dimensión. Botón - Hacer lo mismo para el rectángulo. - Insertar una Imagen prediseñada (Menú Insertar, Imagen o Botón de la Barra de Herramientas Dibujo ) - Probar las opciones de la Barra Imagen Fig.16 y de la Barra Dibujo Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
91
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig.16 Insertar un objeto Menú Insertar, opción Objeto. Sale el cuadro de diálogo Fig.17. Se escoge el objeto que se quiere insertar y se hace clic en el Botón Aceptar.
Fig.17 Insertar WordArt Da la posibilidad de insertar diferentes estilos de Letras propios para presentaciones u otros propósitos. Se puede encontrar en el Menú Insertar en la opción Imagen o también en el Botón Dibujo el cual hace que aparezca la Barra de Herramientas Dibujo donde se encuentra el Botón Insertar WordArt al hacer Clic en él aparece la ventana de la Galería de WordArt (Fig. 18).
Fig.18 Se selecciona el estilo que se desee y se hace Clic en el Botón Aceptar apareciendo en pantalla un cuadro de diálogo (Fig. 19) donde se escribe el texto que se quiera, se le puede modificar la Fuente y el Tamaño de la Fuente, etc., al terminar se da Clic en el Botón Acepta y parece el texto escrito en la ventana de Documento de Word donde se estaba trabajando (Fig. 20)
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
92
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig. 19
Fig. 20 Insertar Autoformas. En el Botón Autoformas de la Barra de Herramientas Dibujo Fig.21. Se hace clic en la autoforma que se desee dibujar, después se hace clic en la celda de la Hoja de Cálculo donde se quiere dibujar arrastrando el ratón hasta que tome el tamaño deseado.
Fig.21 Instalar la impresora. Icono Mi PC del Escritorio, Carpeta Impresoras, Carpeta Agregar Impresora, o a través del Menú Inicio, Configuración, Impresoras. En ambos casos seguir las instrucciones del asistente. Configuración de página Menú Archivo, opción Configurar Página, sale el cuadro de diálogo Fig22. Escoger el tamaño de papel adecuado (Carta, Oficio, etc.), poner los márgenes, etc., según convenga. Finalmente se hace clic en el Botón Aceptar.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
93
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig.22 Vista preliminar y la vista Salto de página. Permite ver cómo quedará el documento cuando se imprima Menú Archivo, Vista Preliminar, Botón Salto de Página o el Botón Vista Preliminar de la Barra de Herramientas Estándar . Al hacer clic en ese Botón si hay impresora instalada sale la ventana Fig.23. donde se muestra cómo quedará el documento cuando se imprima. Si no satisface se hace clic en el Botón Cerrar volviendo nuevamente a la vista Hoja de Cálculo y se modificará la configuración de la página o el formato.
Fig.23 El Botón Salto de Páginas nos permite ver en la Hoja de Cálculo si el documento ocupa más de una página poderlas ver todas, si se quiere volver a la Vista normal, se hace clic nuevamente en Vista Preliminar y clic en el Botón Vista normal. Nota: Si no hay impresora instalada no se puede ver la Vista Preliminar.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
94
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Imprimir un documento Menú Archivo, opción Imprimir Sale el cuadro de diálogo Fig.24 que da la posibilidad de imprimir todas las páginas, un rango de páginas, una selección (o sea seleccionar un rango de celdas o un gráfico), la hoja activa (la hoja en que se está trabajando), etc., después de seleccionar la opción que se desee se hace clic en el Botón aceptar
Fig.24 Nota: Tiene que estar una impresora instalada y conectada en ese momento. También se puede imprimir haciendo clic en el Botón Imprimir de la Barra de Herramientas Estándar. La diferencia es que por esta vía no sale el cuadro de diálogo de la Fig.24 por lo que imprime todo y no da la oportunidad de selección. Cómo confeccionar un gráfico. 1- Seleccionar los datos de la Tabla que queremos graficar. Si están en columnas consecutivas, se hace clic en la primera celda de la primera columna y sin soltar el botón del Ratón se arrastra hasta seleccionar la última celda de la última columna. Si los datos no están en columnas consecutivas se selecciona la primera columna de datos y después se oprime la tecla CTRL. (Control) y con ella oprimida se van seleccionando cada una de las columnas. Nota: •
Se deben seleccionar siempre las celdas en rectángulo, o sea que empiecen todas al mismo nivel, en la misma fila y terminen al mismo nivel en la misma fila, no importa si hay celdas vacías en la últimas o en las primeras. • Se deben seleccionar los rótulos de los datos (el encabezado de columna, para que aparezcan como los nombres de las series y saber qué es lo que se está comparando en el gráfico, si no se seleccionan los rótulos estos nombres aparecerán como Serie1, Serie2, etc.) 2- Después de seleccionados los datos se busca el asistente para gráficos en el Menú Insertar o en la Barra de Herramientas Estándar. Sale el siguiente cuadro de diálogo Fig.25.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
95
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Hacer clic aquí, para pastel tridimensional
Seleccionar Circular
Hacer clic aquí para pasar al próximo paso
Fig.25 Aquí se muestra como debe quedar el gráfico
Hacer clic aquí para pasar al próximo paso Fig.26
Aquí se cambian los títulos del gráfico Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
Aquí se muestra como debe quedar el gráfico 96
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Fig.27
Nombre de una página creada previamente Nombre de la página nueva Fig.28 Aquí para insertar gráfico en una página nueva
Aquí para insertar gráfico en la hoja donde se encuentra la Tabla con los datos
Hacer clic aquí para terminar
Modificar el Formato del Gráfico Para modificar el formato del gráfico basta con hacer clic con el Botón derecho del Ratón (Si está configurado para diestros) encima del elemento del gráfico que se quiere modificar y sale el menú emergente, escoger la opción Formato. Escoger el tipo de formato que se quiere dar. Si se quiere modificar el tipo de gráfico hacer clic sobre el fondo del gráfico para seleccionarlo e ir nuevamente al asistente para gráficos y se podrá cambiar lo que se quiera. - Confeccione un gráfico de los Hit y los Home Rum de cada jugador de la Tabla de Béisbol mostrada anteriormente en la cual se realizaron los cálculos. Organización y Manipulación de Datos. Las Listas lista Serie de filas de hoja de cálculo con un rótulo que contiene datos relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y números de teléfono de clientes. Una lista puede utilizarse como una base de datos, en que las filas corresponden a los registros y las columnas a los campos. La primera fila de la lista tiene los rótulos de columna. Usar una lista como base de datos En Microsoft Excel, puede utilizarse fácilmente una lista como una base de datos. Cuando se ejecutan tareas en la base de datos, como búsquedas, clasificaciones o datos subtotales, Microsoft Excel reconoce automáticamente la lista como una base de datos y utiliza los siguientes elementos de la lista para organizar los datos. •
Las columnas de la lista son los campos en la base de datos.
•
Los rótulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos en la base de datos.
•
Cada fila de la lista es un registro en la base de datos.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
97
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
¿Cómo crear una lista? Instrucciones para crear una lista en una hoja de cálculo Microsoft Excel tiene varias características que facilitan la administración y el análisis de los datos de una lista. Para aprovechar estas características, introduzca los datos en la lista según las siguientes instrucciones. Organización de la lista Ø Utilice sólo una lista por hoja de cálculo Evite que haya más de una lista en una hoja de cálculo. Algunas de las características de administración de listas, como el filtrado, solamente pueden utilizarse en una lista a la vez. Ø Coloque elementos similares en una columna Diseñe la lista de forma que las filas tengan elementos similares en la misma columna. Ø Mantenga la lista separada Deje en blanco, como mínimo, una columna y una fila entre la lista y los demás datos de la hoja de cálculo. Excel podrá detectar con mayor facilidad y seleccionar la lista cuando se haga una clasificación, un filtrado o se inserten subtotales automáticamente. Ø Coloque los datos críticos sobre o debajo de la lista Evite la colocación de datos críticos a la derecha o a la izquierda de la lista, los datos podrían ocultarse cuando se filtre la lista. Ø Muestre las filas y las columnas Asegúrese de que todas las filas o columnas ocultas se muestren en pantalla antes de introducir cambios en la lista. Cuando no se muestran las filas y columnas de una lista, es posible que se eliminen los datos por equivocación (No debe haber filas o columnas ocultas). Formato de la lista Ø Utilice rótulos de columna con formato Cree rótulos de columna en la primera fila de la lista. Excel utiliza los rótulos para generar informes, así como para buscar y organizar los datos. Utilice una fuente, una alineación, un formato, una trama, un borde o un estilo de letras mayúsculas que sea diferente al formato que se asigne a los datos de la lista. Dé a las celdas el formato de texto antes de escribir los rótulos de columna. Ø Utilice bordes de celda Cuando desee separar los rótulos de los datos, utilice bordes de celda — no utilice filas en blanco ni guiones — para insertar líneas debajo de los rótulos. Ø Evite filas y columnas en blanco Evite la colocación de filas y columnas en blanco para que Excel pueda detectar y seleccionar con mayor facilidad la lista. Ø No inserte espacios iniciales ni finales Los espacios adicionales al principio o al final de una celda influyen en las clasificaciones y en las búsquedas. En lugar de insertar espacios, aplique sangría al texto dentro de la celda. Ø Extienda formatos de lista y fórmulas Al agregar nuevas filas de datos al final de una lista, Excel utiliza fórmulas y formatos coherentes. Para ello, tres de las cinco celdas anteriores deberán utilizar el mismo formato o la misma fórmula. Dividir un texto en columnas Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
98
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” •
Para dividir un texto en columna debe estar separado por coma (,), punto y coma (;) o espacio.
•
Se introduce todo el texto en una celda
•
Se va al Menú Datos, opción Texto en columnas
•
Sale un cuadro de diálogo, escoger la opción en dependencia del separador con que entró los datos.
•
En el siguiente cuadro de diálogo escoger la casilla que corresponde al separador que tienen los datos introducidos.
•
En el siguiente cuadro de diálogo escoja el formato que le va a dar a los datos y finalice. Verá como el texto que introdujo se separa en columnas formando una lista.
•
Es importante diferenciar el encabezado de columna del resto de la lista por lo que se le debe dar un formato diferente, ejemplo ponerlo en Negrita.
Introducir en una celda separado por espacio el siguiente texto: Nombre Grupo Sexo Computación Español Atletismo Gimnasia Básica Convertir el texto copiado en columnas • • • • • • • •
Clic en la celda donde está el texto Clic en el Menú Dato. Opción Texto en columnas Sale un cuadro de diálogo, escoja el botón de opción que se ajuste al texto que introdujo Clic en el botón Siguiente Lea las instrucciones y ejecute lo que le sea conveniente. Clic en el botón Siguiente. Escoja el formato que desee Clic en Finalizar. Introducir datos a través del formulario. Formularios de datos
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario introducir o mostrar con facilidad una fila entera de información (registro) en una lista de una sola vez. También se pueden usar los formularios de datos para ubicar y eliminar registros. Antes de utilizar un formulario de datos para agregar un registro a una lista nueva, ésta deberá tener rótulos en la parte superior de cada columna que contenga. Microsoft Excel utiliza estos rótulos para crear campos en el formulario. Información sobre cómo crear una lista en una hoja de cálculo. Nota Los formularios de datos pueden presentar 32 campos como máximo a la vez. Para introducir datos en un Formulario • Darle formato en Negritas u otro que desee al rótulo de columnas. • Situarse en la fila debajo de los rótulos. • Clic en el Menú Datos. • Clic en la Opción Formulario. • Sale un cuadro de diálogo (Fig.29). Léalo y hacer clic en aceptar. • Sale el siguiente cuadro de diálogo donde podrá introducir los datos en cada campo. Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
99
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” • •
Una vez terminado si quiere agregar otro registro hacer clic en el Botón Nuevo y así hasta que se haya introducido el último registro. Una vez terminado hacer clic en el Botón Cerrar.
Fig.29 Agregar un registro a una lista utilizando un formulario de datos 1. Haga clic en la celda de la lista a la que desee agregar registros. 2. En el menú Datos, haga clic en Formulario. 3. Haga clic en Nuevo. 4. Escriba la información para el nuevo registro. Para ir al campo siguiente, presione TAB. Para ir al campo anterior, presione MAYÚS + TAB. 5. Una vez escritos los datos, presione ENTRAR para agregar el registro. Una vez agregados los registros, haga clic en Cerrar para agregar un nuevo registro y cerrar el formulario de datos. Notas •
Los campos que contienen fórmulas presentan los resultados de la fórmula como un rótulo. El rótulo no puede modificarse en el formulario de datos.
•
Si agrega un registro que contenga una fórmula, ésta no se calculará hasta que presione ENTRAR; también puede hacer clic en Cerrar para agregar el registro.
•
Mientras se agrega un registro, pueden deshacerse los cambios haciendo clic en Restaurar antes de presionar ENTRAR o haciendo clic en Cerrar para agregar el registro.
•
Microsoft Excel agregará el registro cuando vaya a otro registro o cierre el formulario de datos.
Cambiar el registro de una lista utilizando un formulario de datos 1. Haga clic en una celda de la lista que desee cambiar. 2. En el menú Datos, haga clic en Formulario. 3. Busque el registro que desee modificar. 4. Cambie la información en el registro. Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
100
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Para ir al campo siguiente, presione TAB. Para ir al campo anterior, presione MAYÚS + TAB. 5. Una vez cambiados los datos, presione ENTRAR para actualizar el registro y desplazarse al registro siguiente. Una vez cambiados los registros, haga clic en Cerrar para actualizar el registro presentado y cerrar el formulario de datos. Buscar un registro en una lista utilizando un formulario de datos •
Para desplazarse entre registros de uno en uno, utilice las flechas de la barra de desplazamiento del cuadro de diálogo. Para moverse de 10 en 10 registros a la vez, haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento.
•
Para desplazarse al registro siguiente de la lista, haga clic en Buscar siguiente. Para moverse al registro anterior de la lista, haga clic en Buscar anterior.
Para definir las condiciones de búsqueda, o criterios de comparación, haga clic en Criterios. Introduzca los criterios en el formulario de datos. Para buscar los registros que coincidan con los criterios, haga clic en Buscar siguiente o en Buscar Anterior. Para regresar al formulario de datos sin buscar los registros basándose en los criterios especificados, haga clic en Formulario. Para obtener más información acerca de los criterios de comparación, haga clic en - También se pueden copiar datos existentes en otras Tablas o documentos. Eliminar un registro de una lista utilizando un formulario de datos Precaución Si elimina un registro utilizando un formulario de datos, no podrá recuperarse. El registro quedará eliminado permanentemente. 1. Haga clic en una celda de la lista. 2. En el menú Datos, haga clic en Formulario. 3. Busque el registro que desee eliminar. Haga clic en Eliminar. Validar Datos La validación de datos permite que los usuarios no introduzcan datos incorrectos. Ejemplo: si hay que entrar el sexo de un grupo de personas y se quiere que sólo lo entren con F o M se valida para que sólo entren un carácter, emitiendo un mensaje de error si no lo hacen así. Esto es importante porque si entran el sexo diferente (Ejemplo: Fem o Mas, Femenino o Masculino, F o M) si hay que agrupar por sexo en cada caso lo considerará como un sexo diferente y hará tres agrupamientos para cada sexo. • • • • •
Primero seleccionar los campos con los datos que desean ser validaos Ir al Menú Datos, Hacer clic en la opción Validación Sale un cuadro de diálogo Fig.30, en la Ficha Configuración, en Criterios de Validación permitir escoger Longitud de texto y en Datos escoger igual, luego poner longitud 1 Ir a la ficha Mensaje entrante Fig.31 en el cuadro de texto Mensaje de entrada escribir (Escriba F o M). Clic en el Botón Aceptar. Cuando se valla a la lista y se haga clic en cualquiera de las celdas validadas se mostrará el mensaje Si quiere puede ir a la Ficha Mensaje de error y escribir un mensaje por si la persona entra más de un carácter.
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
101
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig.30
Fig. 31
Ordenar filas en orden ascendente en función del contenido de una columna Si previamente se ha ordenado una lista en la misma hoja de cálculo, Microsoft Excel utilizará las mismas opciones de ordenación a menos que se cambien. 1. Haga clic en una celda de la columna que desee ordenar. 2. Haga clic en Orden ascendente o descendente
de la Barra de Herramienta Estándae
Ordenar por más de un Campo. •
Clic en una celda dentro de la lista
•
Ir al Menú Datos la Opción Ordenar, sale el cuadro de diálogo Fig.32 el que permite 3 niveles de ordenamiento. Desplegar las lista de los campos de cada uno de los niveles y escoger el que se desee, no necesariamente tiene que ordenar por los tres niveles, pueden ser dos o uno.
•
Clic en Aceptar y la lista quedará ordenada por cada uno de los niveles
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
102
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Nota En una tabla dinámica, Microsoft Excel utilizará el campo seleccionado para ordenar los elementos en orden alfabético ascendente. Los números se ordenan de menor a mayor.
Fig.32
Filtrado Filtro: Permite mostrar únicamente las filas de una lista que cumpla las condiciones que se especifiquen El comando Autofiltro permite mostrar únicamente las filas que contengan uno o varios valores concretos, unos valores calculados o unas condiciones determinadas. Cómo usar el Autofiltro. • •
Hacer clic en una celda dentro de la lista. Ir al Menú Datos. Opción Filtro, Clic en Autofiltro. Inmediatamente cada campo de la lista da la posibilidad de desplegar una lista para escoger el criterio de filtrado Fig.33.
Auto filtro personalizado Cuando se despliega la lista para escoger el criterio de filtrado, hay una opción de criterio que dice personalizado, al hacer clic en ella sale el cuadro de diálogo Fig.34 que permite escoger diferentes criterios de filtrado.
Fig.34 Quitar el Autofiltro Menú Datos, Filtro, Clic en Autofiltro para desactivarlo
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
103
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Fig.33 Filtrar una lista usando criterios avanzados La hoja de cálculo debe disponer al menos de tres filas vacías sobre la lista que pueden utilizarse como rango de criterios. La lista debe incluir rótulos de columna. 1. Seleccione los rótulos de columna de la lista correspondientes a las columnas que contienen los valores que desea filtrar y haga clic en Copiar 2. Seleccione la primera fila vacía del rango de criterios y haga clic en Pegar 3. En las filas situadas bajo los rótulos de criterios, introduzca los criterios que desea buscar. Compruebe que existe al menos una fila vacía entre los valores de criterios y la lista. 4. Haga clic en una celda de la lista. 5. En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Filtro avanzado. 6. Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla. Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y, por último, en la esquina superior izquierda del área donde desea pegar las filas. 7. En la casilla Rango de criterios introduzca su referencia, incluidos los rótulos de criterios. Para borrar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer cuadro de diálogo
.
Sugerencias •
Se puede asignar a un rango el nombre Criterios y la referencia del rango aparecerá automáticamente en el cuadro Rango de criterios. También se puede definir el nombre Base de
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
104
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” datos para el rango de datos que deben ser filtrados y definir el nombre Extraer para el área donde desea pegar las filas, y estos rangos aparecerán automáticamente en los cuadros Rango de lista y Copiar a, respectivamente. •
Al copiar filas filtradas a otra ubicación, se pueden especificar las columnas que deben incluirse en la copia. Antes de filtrar, copie los rótulos de columna de las columnas deseadas a la primera fila del área donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a los rótulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirán sólo las columnas cuyos rótulos se hayan copiado. Ejemplos de criterios de filtros avanzados
Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a una sola columna, varios criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas como resultado de una fórmula. Varias condiciones en una sola columna Si incluye dos o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Una condición en dos o más columnas Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas, introduzca todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Nota También puede especificar varias condiciones para diferentes columnas y presentar sólo las filas que cumplan todas las condiciones mediante el comando Autofiltro del menú Datos. Una condición en una columna u otra Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una condición de otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada conjunto incluye condiciones para más de una columna, introduzca los criterios en filas independientes. Condiciones creadas como resultado de una fórmula Puede utilizar como criterio un valor calculado resultado de una fórmula. Si emplea una fórmula para crear un criterio, no utilice un rótulo de columna como rótulo de criterios; conserve este rótulo vacío o utilice uno distinto a un rótulo de columna de la lista. Nota •
La fórmula que utilice con el fin de generar una condición debe utilizar una referencia relativa para hacer referencia al rótulo de columna (por ejemplo, Ventas) o al campo correspondiente del primer registro. Todas las demás referencias de la fórmula deben ser referencias absolutas y la fórmula debe evaluarse contra VERDADERO o FALSO.
•
En la fórmula puede utilizar un rótulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error #¿NOMBRE? en la celda que contiene el criterio, puede ignorarlo, ya que no afecta a la forma en que se filtra la lista.
Botón Contraer diálogo Reduce temporalmente el tamaño del cuadro de diálogo para que pueda seleccionarse una celda o un rango en la hoja de cálculo. Para que vuelva a aparecer el cuadro de diálogo completo, haga clic en Expandir diálogo junto al cuadro en que se esté introduciendo la referencia de celda o de rango. Tipos de criterios de comparación
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
105
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” En un rango de criterios puede utilizar los siguientes tipos de criterios de comparación, con filtros avanzados o personalizados. Una serie de caracteres Para buscar filas de una lista que contengan un valor exacto, escriba el texto, número, fecha o valor lógico en la celda situada bajo el rótulo de criterios. Por ejemplo, si escribe 98133 bajo un rótulo Código Postal en el rango de criterios, Microsoft Excel sólo muestra las filas que contienen este valor. Si utiliza texto como criterio con un filtro avanzado, Microsoft Excel busca todos los elementos que comienzan con este texto. Por ejemplo, si escribe Rod como criterio, Microsoft Excel encuentra "Rodríguez", "Rodero" y "Rodal". Para buscar sólo el texto especificado, introduzca la siguiente fórmula, donde texto es el texto que desea encontrar. =''=texto'' Caracteres comodín Para buscar valores de texto que comparten algunos caracteres pero no otros, utilice un carácter comodín. Un carácter comodín representa uno o varios caracteres no especificados. Utilice
Para buscar
? (signo de interrogación)
Un único carácter en la misma posición que el signo de interrogación. Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia".
* (asterisco)
Cualquier número de caracteres en la misma posición del asterisco. Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"
~ (tilde) seguida de ?, *, o ~
Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde. Por ejemplo, fy91~? buscará "fy91?".
Valores en límites especificados Para presentar sólo filas situadas entre límites determinados, introduzca un operador de comparación, seguido por un valor, en la celda situada bajo el rótulo de criterios. Por ejemplo, para buscar filas cuyos valores sean iguales o superiores a 1.000, escriba >=1000 bajo el rótulo de criterios Unidades del rango. Notas •
Cuando evalúa datos, Microsoft Excel no distingue entre caracteres en mayúscula y minúscula.
•
Los caracteres comodín y los operadores de comparación basados en la posición de los caracteres —inicial, final o intermedia— funcionan únicamente con valores de texto, y no con datos numéricos, en Microsoft Excel.
Rango de criterios Rango de celdas que contiene un conjunto de condiciones de búsqueda que se utilizan con el comando Filtro avanzado (menú Datos, submenú Filtros) para filtrar datos de una lista. Un rango de criterios está formado por una fila de rótulos de criterio y, como mínimo, una fila que defina las condiciones de búsqueda. Criterio de comparación Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
106
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Conjunto de condiciones de búsqueda que se utiliza para buscar datos. Los criterios de comparación pueden ser una serie de caracteres que desee cotejar, como "Comerciantes del Norte"; o una expresión como ">300". Operadores de comparación Signo que se utiliza en criterios de comparación para comparar dos valores. Ejemplo: Mayor que, Menor que, igual, etc. El Autofiltro personalizado también ofrece los siguientes operadores de comparación que resultan de utilidad, por ejemplo, para filtrar texto: comienza por, no comienza por, termina con, no termina con, contiene, y no contiene. Subtotales 1. Antes de hallar un subtotal se debe ordenar la Lista por el campo o los campos a los que les queremos hallar los subtotales 2. Hacer clic en una celda dentro de la lista. 3. Ir al Menú Dato. Opción Subtotales. Sale el siguiente cuadro de diálogo Fig.34 4. Clic en Aceptar
Fig. 34 En este ejemplo se cuentan los estudiantes de una lista por grupo (Previamente se ordenó por Grupo. Para contar los estudiantes por Grupo en : Para cada cambio en: Se debe desplegar la lista haciendo clic en la punta de saeta que aparece a la derecha y sale la lista de todos los campos de la Lista, escoger el campo Grupo. En Usar Función se escoge la función Contar y en Agregar Subtotal a: se selecciona el Campo Nombre para que cuente los nombres de cada Grupo. Posteriormente se hace clic en el Botón Aceptar. Quitar Subtotales 1. Se hace clic dentro de la lista 2. Menú Datos, opción Subtotales. 3. Cuando sale el cuadro de diálogo Fig.34 hacer clic en el Botón Quitar todos Para hacer un gráfico Crearlo por el asistente para gráficos como cualquier otro gráfico. Esquematizar una hoja de cálculo y resumir datos Esquema Datos de la hoja de cálculo en que se agrupan las filas o columnas de datos detallados para que puedan crearse informes de resumen. En el esquema se puede resumir toda una hoja de cálculo o parte de ella. Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
107
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Funcionamiento de los esquemas Cuando los datos están en forma de lista, Microsoft Excel puede crear un esquema que le permita ocultar o mostrar niveles de detalle con un solo clic. Un esquema permite ver rápidamente sólo las filas o las columnas que proporcionan resúmenes o títulos de la hoja, o bien mostrar las áreas de datos detallados adyacentes a una fila o columna de resumen. Mostrar u ocultar datos detallados en un esquema Un esquema puede tener un máximo de ocho niveles de detalle, cada uno de los cuales proporciona datos sobre el nivel inmediatamente superior. Datos detallados En subtotales automáticos y esquemas de hoja de cálculo, las filas o columnas de subtotales que se suman según los datos de resumen. Los datos de detalle suelen estar junto a, encima o a la izquierda de los datos resumidos. Datos de resumen En subtotales automáticos y esquemas de hoja de cálculo, todas las filas o columnas que resumen datos detallados. Los datos de resumen suelen aparecer junto a y debajo de los datos detallados.
Esquema Automático • •
La hoja de cálculo debe estar organizada jerárquicamente Las Fórmulas deben estar en una columna a la derecha o a la izquierda de los datos (no desorganizadas) 1. Seleccionar el rango de celda a la que se le quiere hacer el Resumen. Si es la hoja completa sólo hacer clic en cualquier celda de la hoja de cálculo. 2. Ir al Menú Datos, seleccionar Agrupar y Esquema, hacer Clic en Auto esquema.
Símbolos del esquema Los Símbolos de esquema aparecen en la parte superior del encabezado de Columna o en la parte derecha del encabezado de Filas (+, -,1 2 3) Símbolos que se utilizan para cambiar la vista de una hoja de cálculo esquematizada. Pueden mostrarse u ocultarse datos detallados mediante los símbolos del esquema + , - y 1 2 3 (Niveles) . Haciendo clic en el signo (-) se contraen los detalles del nivel de la lista correspondiente dejando ver sólo el resultado de los subtotales u otros cálculos efectuados. Haciendo Clic en el signo (+) se vuelven a mostrar los detalles. También se pueden ver u ocultar los detalles de los diferentes niveles haciendo clic en el número correspondiente a cada nivel (1 2 3) Mostrar u ocultar símbolos de esquema sin quitar el esquema 1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Ver. 2. Para ver los símbolos del esquema, active la casilla de verificación Símbolos del esquema. Para ocultar los símbolos, desactive la casilla de verificación. Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
108
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Quitar todo un esquema Si se quita un esquema, los datos de la hoja de cálculo no cambiarán. 1. Haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo. 2. En el menú Datos, seleccione Agrupar y esquema y haga clic en Borrar esquema. Crear Esquema manual 1. Seleccione las filas o columnas que contienen datos de detalle. 2. En el menú Datos, seleccione Agrupar y esquema y haga clic en Agrupar. Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo. 3. Seleccione las filas o columnas con detalles y haga clic en el comando Agrupar hasta que se hayan creado todos los niveles que se deseen en el esquema. Nota De forma predeterminado, Microsoft Excel supone que las filas de resumen están ubicadas por debajo de las filas con detalles y las columnas de resumen están ubicadas a la derecha de las columnas con detalles. Si las filas o columnas de resumen están ubicadas de otro modo, se puede cambiar este valor antes de trazar el esquema de los datos. En el menú Datos, elija Agrupar y esquema, haga clic en Configuración y, a continuación, cambie las casillas de verificación del grupo Orden. Crear informes de resumen Al agregar subtotales automáticos a una lista, ésta aparecerá esquematizada para que pueda ver su estructura. Puede crear un informe de resumen haciendo clic en los símbolos del esquema para ocultar los detalles y mostrar sólo los subtotales. Representar los datos del resumen en un gráfico Puede crear un gráfico que utilice sólo los datos visibles de una lista que contenga subtotales automáticos. Si muestra u oculta los detalles de la lista, el gráfico asociado también se actualizará para mostrar u ocultar los datos. En la siguiente Tabla se muestra un Resumen de los subtotales del Promedio por Grupo y del Promedio General de cada asignatura, donde se han ocultado todos los detalles del Esquema. Si posteriormente se muestran todos los detalles o parte de ellos se verá que en el gráfico estos aparecen también.
Computació Gimnasia Nombre grupo sexo n Español Atletismo Básica Morfología Promedio D-11 3.88 3.88 3.84 3.48 3.84 Promedio D-12 3.42307692 4 3.88461538 3.92307692 3.84615385 Promedio D-13 3.41666667 3.41666667 3.5 3.79166667 3.58333333 Promedio general 3.57333333 3.77333333 3.74666667 3.73333333 3.76
El siguiente gráfico muestra el Promedio de cada signatura y el Promedio General por grupo
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
109
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo”
Morfología
Gimnasia Básica
Atletismo
Español
Computación
4.2 4 3.8 3.6 3.4 3.2 3 Promedio D-11 Promedio D-12 Promedio D-13 Promedio
El gráfico se crea por el asistente para gráficos como cualquier otro gráfico Tabla dinámica Es Tabla interactiva que permite resumir y analizar los datos procedentes de las listas, tablas y bases de datos existentes. Utilice el Asistente para tablas y gráficos dinámicos para especificar el origen de datos que desee utilizar. Una vez creado un informe de tabla dinámica, pueden organizarse los datos arrastrando los campos y los elementos. -
Confeccione la siguiente Lista en Excel (Fig. 35).
Cómo crear una Tabla Dinámica Ejemplo para contar la cantidad de alumnos por Sexo en grupos de edades. 1. Hacer clic en cualquier celda dentro de la Tabla o lista que contiene los datos. 2. Ir al Menú Datos, clic en la opción Informe de Tablas y Gráficos Dinámicos. 3. Sale un cuadro de diálogo Fig. 36, en Dónde están los datos, escoger la opción Lista o Base de datos ... En Tipo de Informe escoger Tabla Dinámica. Clic en el Botón Siguiente.
Fig. 36 4. Sale otro cuadro de diálogo (Fig. 37) con la selección de los datos de la lista, si no fuera la selección que se desea, contraer el cuadro y seleccionar el rango deseado. Clic en el Botón Siguiente 5. Sale un cuadro de diálogo (Fig. 38) que da la posibilidad de hacer el informe en una hoja nueva o en la misma hoja, si escoge en la misma hoja seleccione la celda a partir de Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto 110 Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” dónde quiere que se inserte. Luego se hace clic en el Botón Diseño para definir cómo queremos el informe.
Fig. 37
Fig. 38 6. Sale un cuadro de diálogo (Fig. 39) con un Diagrama a la izquierda y a la derecha un grupo de Botones cada uno con el nombre de un campo de la lista. La Tabla Dinámica se construye arrastrando los botones a la posición del diagrama en que se quiera que se muestre. § Arrastrar el No del Alumno al Campo Datos. Arrastrar el Campo Sexo al Campo Columna y arrastrar el Campo Edad al Campo fila. § Para escoger la Función que se quiere ejecutar, en el campo que se arrastró al Campo Datos se hace doble clic y sale un cuadro de diálogo (Fig. 40) que permite escoger la función que se quiere ejecutar, luego se hace clic en el Botón Aceptar
Fig.39 7. Se hace clic en el Botón Aceptar y sale nuevamente el cuadro de diálogo Fig. 38 Se hace clic en el Botón Finalizar y sale la Tabla Dinámica de la siguiente forma: (Fig.41) Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto 111 Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
Instituto Superior de Cultura Física “Manuel fajardo” Resultados de Pruebas de Gimnástica Sexo: S V (Rep)
Boum(Rep)
Fig. 35
Nro.
Edad:
1
7
F
33.00
16.00
I y V (Seg) 15.00
Soga (Seg) 12.00
S Izq(Pto)) 10
Arco (Pto) 10
B Der(Pto) 10
B Izq(Pto) 10
S F(Pto) 10
S Der(Pto) 10
Abd(Rep) 7
C Vel(Seg) 4.300
Trac(Rep) 3
2 3
7 7
F F
35.00 37.00
16.00 18.00
13.00 14.00
16.00 15.00
10 10
10 10
12 10
10 10
10 10
10 10
7 7
4.300 4.300
6 3
4
7
F
35.00
17.00
14.00
12.00
10
10
10
10
10
10
9
4.200
4
5 6
7 7
F F
30.00 31.00
16.00 18.00
14.00 14.00
23.00 12.00
8 10
9 10
10 10
8 10
10 10
8 10
6 6
4.400 4.400
1 1
7
6
F
34.00
19.00
13.20
10.00
10
10
10
10
10
10
9
4.000
7
8 9
6 6
F F
34.00 30.00
16.00 19.00
13.00 13.00
8.00 9.00
10 10
9 10
10 10
10 10
10 10
10 10
7 7
4.400 4.400
5 5
10
5
F
26.00
15.00
14.00
8.00
10
10
10
10
10
10
10
4.200
6
11 12
5 6
M M
22.00 22.00
16.80 15.00
13.36 14.00
12.00 13.00
7 8
13
7
M
34.00
14.00
13.74
15.00
7
14 15
5 7
M M
20.00 30.00
16.00 15.00
13.80 12.83
12.00 23.00
9 4
16
6
M
26.00
18.40
13.95
12.00
10
17 18
6 6
M M
25.00 29.00
18.40 16.40
10.52 10.00
10.00 8.00
8 6
Leyenda SV: Salto Vertical Boum: Boumeran I y V: Ida y Vuelta S Izq:Split Izquierdo B Der: Balanza Derecha B Izq:Balanza Izquierda S F:Split de Frente S Der:Split Derecho Abd:Abdominales C Vel:Carrera de Velocidad Trac:Tracciones
Autoras: Lic. Maira Castellanos Cueto Ms. C. Zayda R. Pérez Zubillaga
112
Fig. 40
Fig. 41 Campo de página Un campo que está asignado a una orientación de página en un informe de tabla dinámica o de un informe de gráfico dinámico. Se puede mostrar un resumen de todos los elementos de un campo de página o sólo un elemento cada vez, que filtrará los datos de todos los demás elementos. En las listas de tabla dinámica de páginas Web, los campos de filtro son el equivalente a los campos de página de los informes de tabla dinámica. Campo de fila Campo al que se ha asignado una orientación de fila en un informe de tabla dinámica. Los elementos asociados con un campo de fila se muestran como rótulos de fila. Campo de columna Campo al que se ha asignado una orientación de columna en un informe de tabla dinámica. Los elementos asociados con un campo de columna se muestran como rótulos de columna.
ISCF “Manuel Fajardo” Campos de datos Campo de una tabla, lista de origen o base de datos que contiene datos resumidos en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Normalmente, un campo de datos contiene datos numéricos, como estadísticas o importes de ventas, pero también puede contener texto. Los datos de un campo de datos se resumen en el área de datos de un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Dar Formato a una Tabla Dinámica Clic en cualquier celda de la Tabla Dinámica, Clic en el Botón Formato del Informe, escoger el formato deseado y Aceptar. También se puede acceder por el Menú Formato, opción Autoformato. Dar Formato a números -
Seleccionar las celdas a la que se le quiere dar el formato. En el Menú Formato, clic en la opción Celda o Clic en el Botón derecho del Mouse, clic en la opción Formato de Celda.
Actualizar Datos Una vez confeccionada una Tabla Dinámica se pueden cambiar los datos de la lista que le dio origen y al regresar a la Tabla dinámica en la Barra de Herramientas Tabla Dinámica Fig. 42, clic en el Botón Actualizar datos
. Si se quiere modificar el diseño de la Tabla Dinámica se hace
clic en el Botón Asistente para Tablas Dinámicas , sale nuevamente el cuadro de diálogo Fig. 39 y se procede igual que como se explicó anteriormente.
Fig. 42 -
Ejercicio: Crear una Tabla Dinámica para determinar el promedio de cada prueba. Crear una Tabla Dinámica a partir de otra Tabla Dinámica
Crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico a partir de otro informe de tabla dinámica. Ahorrar memoria y espacio en disco Cada vez que se crea un nuevo informe de tabla dinámica o gráfico dinámico, Microsoft Excel debe crear una copia intermedia de los datos Lic. Maira Castellanos Cueto
1
ISCF “Manuel Fajardo” utilizados por el informe. La copia se crea en la memoria y se guarda como parte del archivo del libro, por lo que requiere memoria y espacio en disco adicional. Sin embargo, si se utiliza un informe de tabla dinámica existente como origen de un nuevo informe de tabla dinámica o gráfico dinámico en el mismo libro, ambos informes comparten los mismos datos intermedios. Al volver a utilizar la misma copia de los datos, se reduce el tamaño del archivo del libro y menos datos deben residir en la memoria. Utilizar un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico Se puede basar un nuevo informe de tabla dinámica o gráfico dinámico en un informe de tabla dinámica existente, pero no se puede basarlo directamente en un informe de gráfico dinámico existente. No obstante, como Excel crea un informe de tabla dinámica asociado cada vez que se crea un informe de gráfico dinámico, se puede basar un nuevo informe de tabla dinámica o gráfico dinámico en el informe asociado. Cambios que afectan a ambos informes Cuando se actualizan los datos en el nuevo informe de tabla dinámica o gráfico dinámico, Microsoft Excel actualiza automáticamente los datos del informe original en el que se basa el nuevo informe, y viceversa. Cuando se agrupan o desagrupan los datos en un informe, ambos informes se ven afectados. La creación de campos calculados o elementos calculados afecta a ambos informes. Requisitos de ubicación Para utilizar un informe de tabla dinámica para crear otro informe de tabla dinámica o gráfico dinámico, ambos informes deberán estar en el mismo libro. Si el informe de tabla dinámica original está en un libro diferente, cópielo en el libro en que desee que aparezca el nuevo informe. Los informes de tabla dinámica y gráfico dinámico de distintos libros tienen su propia copia intermedia de los datos en la memoria y en el archivo del libro de modo que los informes pueden actualizarse por separado. Configuración de los campos de página El informe de tabla dinámica original no puede contener ningún campo de página que se haya configurado para consultar datos externos cuando se seleccione cada elemento. Obtener información sobre la configuración de campos de página. Filtrar datos con Campos de Página En la Barra de Herramientas Tabla Dinámica aparecen todos los campos de la Lista que dio origen a la Tabla Dinámica, Haga clic en el campo por el que quiere filtrar la Tabla Dinámica y arrástrelo al Rótulo que dice Coloque campos de página aquí que aparece en la parte superior de la Tabla Dinámica - Filtrar por Sexo y por Edad la Tabla Dinámica anterior. Fig. 43
Lic. Maira Castellanos Cueto
2
ISCF “Manuel Fajardo”
Fig. 43 Crear formularios y Macros Formularios Se utilizan para la entrada y modificación de los datos. Un formulario se puede usar para mostrar información en pantalla o por impresora. - Abrir un Formulario de la Plantilla de Excel En el Menú Archivo, Opción Nuevo, sale el cuadro de diálogo Fig.44, escoger la Ficha Soluciones de hojas de cálculo. Salen tres plantillas de Formularios, escoger Factura y hacer clic en el Botón Aceptar. Ver y analizar el Formulario. Cerrar el Formulario sin guardar los cambios. - Mostrar la Barra de Herramientas Formularios: Clic en el Menú Ver, Clic en la opción Barra de Herramientas, clic en la opción Formularios. Control Un objeto gráfico, como un cuadro de texto, un cuadro de lista, un botón de opción o un botón de comando que se coloca en una hoja de cálculo, en una hoja de gráfico o en un formulario para presentar o introducir datos, ejecutar una acción o facilitar la lectura de la hoja o el formulario.
Lic. Maira Castellanos Cueto
3
ISCF “Manuel Fajardo”
Fig.44 Tipos de Controles Tipo de control
Descripción
Rótulo
Texto agregado a una hoja de cálculo o formulario para proporcionar información acerca de un control, de una hoja de cálculo o de un formulario.
Cuadro de grupo
Un borde y un rótulo que agrupa los controles relacionados, como los botones de opción o las casillas de verificación.
Botón
Un botón que ejecuta una macro cuando se hace clic en él.
Casilla de verificación
Un botón que activa o desactiva una opción. Puede seleccionarse más de una casilla de verificación a la vez en una hoja o en un grupo.
Botón de opción
Un botón que selecciona un grupo de opciones contenido en un cuadro de grupo. Solamente puede seleccionarse un botón de opción en un grupo. Los botones de opción se utilizan cuando se permite una de varias posibilidades.
Cuadro de lista
Un cuadro que contiene una lista de elementos.
Cuadro combinado
Un cuadro con una lista desplegable. El elemento que se seleccione en el cuadro de lista aparecerá en el cuadro de texto.
Lic. Maira Castellanos Cueto
4
ISCF “Manuel Fajardo”
Barra de desplazamiento
Un control que sirve para desplazarse a través de un rango de valores cuando se hace clic en las flechas de desplazamiento o cuando se arrastra el cuadro de desplazamiento. Puede desplazarse por una página de valores haciendo clic entre el cuadro de desplazamiento y una flecha de desplazamiento.
Control de número
Un botón que tiene una flecha arriba y otra abajo que puede adjuntarse a una celda. Para aumentar un valor, haga clic en la flecha arriba; para disminuir un valor, haga clic en la flecha abajo.
Nota Los controles de cuadro de edición, de combinación lista-edición y de combinación lista desplegable-edición no están disponibles en los libros de Microsoft Excel 2000. Estos controles se proporcionan para que pueda trabajarse con las hojas de diálogo de Excel versión 5.0. Aplicar formato a una hoja de cálculo para utilizarla como formulario • Para crear una celda sencilla grande, que ocupe varias filas o columnas, puede seleccionar las celdas que desee combinar y combinarlas (Seleccionar las celdas que quiere combinar y hacer clic en el Botón Combinar de la Barra de Herramientas Formato). • Para ajustar el espacio comprendido entre elementos del formulario, puede cambiar el tamaño del ancho de la columna y del alto de la fila y cambiar la alineación de texto horizontal y vertical. Para cambiar la alineación Horizontal están los Botones Alinear a la izquierda, centrar y alinear a la derecha de la Barra de Herramientas Formato. Para Cambiar la alineación Vertical Clic en el Menú Formato, clic en la opción Celdas, sale un cuadro de diálogo, clic en la ficha Alineación, clic en la Lista desplegable Vertical y escoger el tipo de alineación (Inferior, Centrar, Superior, Justificar). • Utilice otras características para aplicar formato al formulario con objeto de que esté bien organizado y resulte fácil rellenarlo. Por ejemplo, especificar los datos en celdas blancas sencillas con bordes. Otras celdas del formulario pueden tener sombreado de color y en el fondo de la hoja repetir el logotipo de la organización, muy parecido a una marca de agua, etc. • También se puede quitar el encabezado de fila y de columna en el Menú Herramientas, Opciones, casilla Encabezado de fila y columna. • Quitar cuadriculas en las celdas en la hoja o en parte de ella. Seleccionar las celdas a las que se les quiere quitar las cuadriculas, clic con el Botón secundario del Ratón, clic en la opción Formato de Celda, sale un cuadro de dialogo (Fig.45), Ficha Tramas, lista desplegable Trama, de los cuadraditos con diferentes tramas que salen en la parte superior, escoger el de color blanco, si se le quiere dar un color de fondo, escogerlo en la paleta de colores y finalmente clic en el Botón Aceptar.
Lic. Maira Castellanos Cueto
5
ISCF “Manuel Fajardo”
Fig. 45
Agregar controles a una hoja con la barra de herramientas Formularios Si desea ejecutar una macro existente desde un control de la hoja de cálculo, asegúrese de que el libro que contenga la macro esté abierto. 1. Abra la hoja de cálculo a la que desee agregar controles. 2. Asegúrese de que aparece la barra de herramientas Formularios (Fig.46).
Fig. 46 3. En la barra de herramientas Formularios, haga clic en el botón del control que desee agregar. 4. En la hoja de cálculo, arrastre el control hasta que tenga el tamaño que desee. Nota: Si agrega un botón, seleccione la macro que desee ejecutar cuando se haga clic en el botón del cuadro Nombres de macro. Si agrega un control que no sea un botón, haga clic con el botón secundario en el control y, a continuación, haga clic en Asignar macro en el menú contextual.
Lic. Maira Castellanos Cueto
6
ISCF “Manuel Fajardo” Si la macro no existe, puede grabarse o escribirse una nueva. Haga clic en Grabar en el cuadro Nombres de macro, o bien haga clic en Nuevo para abrir un módulo de Visual Basic para Aplicaciones en el que puede escribirse la macro. Si se agrega un control a una hoja de cálculo, únicamente estará disponible cuando la hoja de cálculo esté abierta. Si se desea ejecutar una macro utilizando un botón, independientemente de los libros que estén abiertos en ese momento, puede ejecutarse la macro desde un botón de la barra de herramientas personalizada. Utilizar controles para simplificar la introducción de datos Los controles como las listas desplegables facilitan la operación de rellenar el formulario en pantalla (Fig. 3). En un rango de celdas del libro, escriba las opciones que desee en la lista desplegable y, a continuación, vincule las celdas con el control. Puede ocultar la hoja que contiene las listas de entradas y los datos adicionales. Puede usar controles de botón de opción y de casilla de verificación en los formularios que los usuarios rellenarán tanto en pantalla como impresos (Fig. 47).
Fig. 47 Vincular celdas con el control Hacer clic con el Botón Secundario del Ratón sobre el control, sale el cuadro de diálogo (Fig. 48), hacer clic en el Botón
de Rango de entrada para contraer el cuadro, seleccionar las
celdas que quiere vincular, oprimir la tecla Enter. Hacer clic en el Botón de Vincular con la celda para contraer el cuadro, hacer clic en la celda en que se quiere vincular el resultado de la selección, oprimir la tecla Enter. Para finalizar hacer clic en el Botón Aceptar.
Lic. Maira Castellanos Cueto
7
ISCF “Manuel Fajardo”
Fig. 48 Macro Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea. Al grabar una macro, Excel almacena información sobre cada paso dado cuando se ejecuta una serie de comandos. A continuación, se ejecuta la macro para que repita los comandos. Utilizar macros para rellenar formularios automáticamente Puede asignar una macro a un control para automatizar la operación de rellenar el formulario en pantalla y el proceso de especificar los datos. Por ejemplo, si un usuario activa la casilla de verificación Enviar al jefe, mediante una macro puede agregar al formulario a un mensaje de correo electrónico o guardar el formulario en una carpeta compartida en el equipo del jefe. Si el formulario va a utilizarse únicamente en Microsoft Excel, pueden agregar los controles de la barra de herramientas Grabar una macro para realizar una tarea en un solo paso Antes de grabar o escribir una macro, planee los pasos y los comandos que desea que ejecute la macro. Si se comete algún error mientras se graba la macro, también se graban las correcciones que se realicen. Cuando se graban macros, Visual Basic almacena cada macro en un nuevo módulo adjunto a un libro. Lic. Maira Castellanos Cueto
8
ISCF “Manuel Fajardo” -
Seleccione el Rango de Celdas A3:B9 Quítele la Trama (Menú Formato, opción Celdas. Ficha Tramas, Cuadro de lista Trama:, escoger el cuadrito Blanco. - Ponerle Borde externo al rango de celda al que le acabamos de quitar la Trama: En la Barra de Herramientas Formato, Botón Bordes, opción Bordes Externos - Seleccione en la Barra de Herramientas Formulario el Control Cuadro de Grupo, Colóquelo en la Hoja1 en el rango de Celdas al que le acabamos de dar Formato - Coloque dentro del Cuadro de Grupo dos casillas de verificación (Selecciónelas de la Barra de Herramientas Formulario). - Asígnele a la primera casilla de verificación que colocó una Macro para que al seleccionarla vaya a la Hoja2 al rango de celdas E3:F7 al cual se le cambie la Trama, y se escriba en Negritas y Cursiva ka palabra Esto es una Prueba Asígnele a la segunda casilla de verificación una Macro para que al seleccionarla vaya a la Hoja 3 Celda A5. Grabar una macro Seleccione Macro en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en Grabar. Sale el cuadro de diálogo Fig.49
Fig. 49 1. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro. El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los demás caracteres pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carácter de subrayado como separador de palabras. 2. Para ejecutar la macro presionando un método abreviado, escriba una letra en el cuadro Tecla de método abreviado. Puede utilizarse CTRL+ letra (para letras minúsculas) o CTRL+ MAYÚS + letra (para letras mayúsculas), donde letra es cualquier tecla del teclado. La tecla de método abreviado que se utilice no puede ser ni un número ni un carácter especial como @ o #. La tecla de método abreviado suplantará a cualquier tecla de método abreviado predeterminada en Microsoft Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro. Lic. Maira Castellanos Cueto
9
ISCF “Manuel Fajardo” 3. En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicación en que desea almacenar la macro. Si desea que la macro esté disponible siempre que se utilice Excel, almacene la macro en el libro de macros personales en la carpeta de inicio de Excel. Para incluir una descripción de la macro, escriba la descripción en el cuadro Descripción. 4. Haga clic en Aceptar. 5. Ejecute las acciones que desee grabar. 6. Cuando haya realizado todas las acciones En el Menú Herramientas, opción Macros, Clic en Detener Grabación
. O en la Barra de Herramientas Detener Grabación.
Nota: Si se seleccionan celdas mientras se está ejecutando una macro, ésta seleccionará las mismas celdas independientemente de la celda que se haya seleccionado en primer lugar, ya que graba referencias absolutas de celda. Si desea tener una macro para seleccionar celdas independientemente de la posición que tenga la celda activa cuando se ejecute la macro, configure el grabador de macros para que grabe referencias relativas de celda. En la barra de herramientas Detener grabación, haga clic en Referencias relativas. Excel continuará grabando macros con referencias relativas hasta que termine la sesión con Excel o hasta que haga clic otra vez en Referencias relativas. En la barra de herramientas Detener grabación, haga clic en Referencias relativas. Sugerencia Si desea tener una macro para seleccionar una celda determinada, ejecute una acción y seleccione otra celda relativa a la celda activa; cuando se grabe una macro, pueden mezclarse referencias relativas y absolutas. Para grabar una macro utilizando referencias, compruebe que está activada la opción Referencias relativas . Para grabar una macro utilizando referencias absolutas, compruebe que la opción Referencias relativas no está habilitada. Ver y modificar macros Tras grabar una macro, se puede ver el código de macro con el Editor de Visual Basic (Fig.50) para corregir errores o modificar lo que hace la macro. El Editor de Visual Basic es un programa diseñado para que los usuarios principiantes puedan escribir y editar fácilmente código de macro, y proporciona mucha Ayuda en pantalla. No es preciso saber cómo se programa o se utiliza el lenguaje de Visual Basic para introducir cambios sencillos en las macros. El Editor de Visual Basic muestra el código de macros grabadas en la ventana del módulo. Administrar las macros El Editor de Visual Basic permite modificar macros, copiarlas de un módulo a otro, copiarlas entre diferentes libros, cambiar el nombre de los módulos que almacenan las macros o cambiar el Lic. Maira Castellanos Cueto
10
ISCF “Manuel Fajardo” nombre de las macros. Por ejemplo, si la macro de ajuste de texto también tiene que aplicar el formato de negrita al texto, se puede grabar otra macro para aplicar el formato de negrita a una celda y, a continuación, copiar las instrucciones de esa macro a la macro de ajuste de texto.
Fig. 50 Tarea Trate de hacer un formulario sencillo. Intercambio de información con otras aplicaciones Hipervínculos Crea un acceso directo o salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, intranet o Internet. Cuando haga clic en la celda que contenga la función HIPERVINCULO, Microsoft Excel abrirá el archivo almacenado en ubicación del vínculo. También puede ser un salto a otra parte del mismo libro (otra hoja o una celda específica de la misma hoja o de otra hoja). 1. Seleccionar la palabra a la que se le quiere hacer el hipervínculo o situarse en la celda donde se quiere poner el hipervínculo. 2. Ir al Menú Insertar, opción Hipervínculo, sale el siguiente cuadro de diálogo. Fig.51
Lic. Maira Castellanos Cueto
11
ISCF “Manuel Fajardo”
Fig51 3. Llenar los datos que pide el cuadro. Para buscar el archivo al que se quiere vincular hacer clic en el Botón Archivo. Si lo que se quiere es vincular a una referencia de celda hacer clic en el Botón Marcador y escribir la referencia en el lugar indicado. Analizar datos de Microsoft Access en Microsoft Excel 1. En la ventana Base de datos, haga clic en la tabla, la consulta, el formulario o el informe que desee utilizar en Microsoft Excel. 2. En el menú Herramientas, elija Vínculos con Office y haga clic en Analizar con MS Excel. Microsoft Access guardará el contenido de la tabla, de la consulta, del formulario o del informe como un archivo de libro de Microsoft Excel (.xls) y lo abrirá en Microsoft Excel. El archivo se guardará con el nombre de la tabla, consulta u otro objeto de base de datos en la carpeta de trabajo actual. Nota Si se tiene un formulario principal con uno o más subformularios, o un informe principal con uno o más subinformes, Microsoft Access únicamente guardará los datos en el formulario o el informe principal para el libro. Si los datos que se quieren importar son de Word, abrir el documento del que se quieren importar los datos y copiarlos y después ir a Excel y pegarlos en el lugar que se desee. Importar datos de Microsoft Excel a Microsoft Access
Lic. Maira Castellanos Cueto
12
ISCF “Manuel Fajardo” Antes de importar los datos a Microsoft Access, compruebe en Microsoft Excel que la hoja de cálculo o el rango tiene el mismo tipo de datos en cada campo (columna) y los mismos campos en cada fila. 1. Cierre el libro de Excel que contenga los datos que desee utilizar en Access. 2. En Access, abra una base de datos o pase a la ventana Base de datos de la base de datos abierta. 3. En el menú Archivo, elija Obtener datos externos y, a continuación, haga clic en Importar. 4. En el cuadro Importar, haga clic en Microsoft Excel en el cuadro Tipo de archivo. 5. En la lista de Buscar en, localice el archivo que desee importar y haga doble clic en éste. 6. Siga las direcciones del Asistente para importar hojas de cálculo. Notas •
Si la hoja de cálculo de Excel o el rango especificado contiene rótulos de columna en la primera fila, puede utilizarlos como los nombres de campo de la nueva tabla que Access crea para incluir los datos importados.
•
Si tiene una base de datos de hojas de cálculo grande y compleja que desea mover permanentemente a Access, puede que desee convertir los datos de Excel a Access. La conversión de datos marca la lista de Excel como movida permanentemente a Access y utiliza las características de Access para ayudarle a organizar una lista de Excel en una base de datos relacional de Access. Convertir datos de Excel a Access. Convertir una lista de Microsoft Excel en una base de datos de Microsoft Access
Un vez convertida una lista a Microsoft Access, los datos se mantendrán únicamente en esta aplicación. Los cambios que se hagan en la base de datos de Access tras la conversión, no afectarán a la lista de Microsoft Excel. Para convertir una lista de Excel, deberá estar instalado Access. Si el comando Convertir a Access no aparece en el menú Datos de Excel, será necesario instalar y cargar el programa complemento AccessLinks. 1. Seleccione una celda de la lista de Excel. 2. En el menú Datos, haga clic en Convertir a Access. 3. Para crear una nueva base de datos de Access, haga clic en Nueva base de datos. Para agregar la lista a una base de datos de Access existente, haga clic en Base de datos existente y, a continuación, introduzca la vía de acceso a la base de datos en el cuadro Lic. Maira Castellanos Cueto
13
ISCF “Manuel Fajardo” Base de datos existente. Para ver la base de datos en el sistema o en la red, haga clic en Examinar. 4. Haga clic en Aceptar. El Asistente para importar hojas de cálculo y el Asistente analizador de tablas le orientarán en la conversión de la lista de Excel a una base de datos de Access. Notas •
Tras la conversión, AccessLinks colocará un cuadro de texto a la derecha de la lista original comunicando que la lista se ha convertido a datos de Access. Los datos originales, sin embargo, no cambiarán.
•
Para obtener más información sobre el Asistente para importar hojas de cálculo y el Asistente analizador de tablas de Access, consulte la Ayuda de Access.
Si quiere llevar datos de Excel a Word (Ejemplo: un gráfico o una tabla), seleccione lo que quiere llevar, Copiey luego abra el Word y pegue
Lic. Maira Castellanos Cueto
14
ISCF “Manuel Fajardo”
MANUAL DE ACCESS 2000
AUTORAS: Lic. Maira Castellanos Cueto. Ms.C. Zaida R. Pérez Zubillaga
CIUDAD DE LA HABANA 2003
Lic. Maira Castellanos Cueto
15
ISCF “Manuel Fajardo”
INTRODUCCIÓN Este manual y otros que hemos confeccionado es un intento por resolver el problema de falta de Bibliografía de Computación que tenemos en nuestros centros de Cultura Física. No pretendemos que sea algo definitivo, todavía le faltan muchas cosas. Les agradeceremos si tiene alguna sugerencia que hacerle nos lo haga saber a través de nuestro correo electrónico
[email protected]. Hemos recogido en este manual lo que entendimos podía serle más útil. Hay muchas cosas más que usted puede ampliar a través de la potente ayuda de Access e irá conociendo a medida que adquiera más práctica y habilidades en esta potente herramienta. Gracias.
Lic. Maira Castellanos Cueto
16
ISCF “Manuel Fajardo”
Base de Datos ................................................................................................................................ 20 Sistemas de gestión de bases de datos:...................................................................................... 20 Base de datos de Microsoft Access ........................................................................................... 20 Base de datos relacional............................................................................................................. 20 Abrir Microsoft Access.................................................................................................................. 20 Crear una Base de datos................................................................................................................. 21 Cerrar la base de datos ................................................................................................................... 22 Abrir una Base de datos ................................................................................................................. 22 Componentes de la ventana de Base de datos .............................................................................. 23 Tabla .......................................................................................................................................... 23 Consultas.................................................................................................................................... 23 Formularios ................................................................................................................................ 23 Informes o reportes .................................................................................................................... 24 Macro ......................................................................................................................................... 24 Módulos ..................................................................................................................................... 24 Páginas ....................................................................................................................................... 24 Pasos para el diseño de una Base de Datos.................................................................................... 24 Creación de una Tabla en Vista Diseño......................................................................................... 27 Reglas para dar nombre a objetos .............................................................................................. 27 Tipo de datos.............................................................................................................................. 28 Qué tipo de datos utilizar para un campo de una tabla .............................................................. 29 Índice (indexar).......................................................................................................................... 29 Tipos de datos de campo en Microsoft Access.......................................................................... 29 Propiedades de campo ............................................................................................................... 31 Propiedad ................................................................................................................................... 32 Control dependiente ................................................................................................................... 32 ¿Qué desea hacer?.......................................................................................................................... 34 Crear un índice de campo único ................................................................................................ 34 Cambiar el tamaño de los campos Texto y Numérico ............................................................... 34 Propiedad FieldSize ............................................................................................................... 34 Valores ................................................................................................................................... 35 Comentarios ........................................................................................................................... 36 Definir una máscara de entrada para un campo de una tabla ........................................................ 36 Clave principal............................................................................................................................... 37 Modificar la estructura de una Tabla ............................................................................................. 38 Eliminar un campo..................................................................................................................... 38 Insertar un campo ...................................................................................................................... 38 Introducción de datos en las tablas sencillas a través de Autoformularios................................... 38 Relación......................................................................................................................................... 40 Por qué conviene definir relaciones........................................................................................... 40 Clave externa ............................................................................................................................. 41 Relación uno a varios................................................................................................................. 41 Relación varios a varios ............................................................................................................. 41 Relación uno a uno .................................................................................................................... 41 Lic. Maira Castellanos Cueto 17
ISCF “Manuel Fajardo” Definir relaciones entre tablas ....................................................................................................... 41 Integridad referencial................................................................................................................. 44 Formularios .................................................................................................................................... 45 Cambiar el diseño del Formulario ............................................................................................. 48 Selección de controles ........................................................................................................... 49 Cambiar de lugar un control .................................................................................................. 49 Variar el tamaño del control .................................................................................................. 49 Cambiar las propiedades de los controles.............................................................................. 49 Agregar controles a un Formulario ........................................................................................ 50 Consultas........................................................................................................................................ 51 Crear una Consulta utilizando el Asistente................................................................................ 51 Modificar el diseño de una Consulta ......................................................................................... 52 Eliminar una columna ............................................................................................................ 53 Agregar un Campo................................................................................................................. 53 Mostrar campos en las consultas ........................................................................................... 53 Criterios de búsqueda ............................................................................................................ 54 Ordenar .................................................................................................................................. 54 Realizar cálculos en una Consulta ............................................................................................. 54 Consulta de parámetros. Cuándo se usa ........................................................................................ 56 Consulta de tabla de referencias cruzadas. Cuándo se usa ............................................................ 57 Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas mediante un asistente .............................. 57 Informes ......................................................................................................................................... 57 Crear un informe usando Autoinforme. ..................................................................................... 58 Crear un informe mediante un asistente .................................................................................... 58 Ordenar los registros en un informe ...................................................................................... 62 Cambiar el tamaño de un encabezado, pie u otra sección en un formulario o informe ......... 62 Cambiar el alto o el ancho ..................................................................................................... 62 Cambiar el alto y el ancho ..................................................................................................... 63 Dar formato a un formulario, informe o control mediante formatos predefinidos ................ 63 Selector de informes .............................................................................................................. 64 Imprimir un informe ...................................................................................................................... 64 Abrir un informe ............................................................................................................................ 64 Crear y administrar un formulario de panel de control.................................................................. 65 Crear un formulario de panel de control mediante el Administrador del panel de control ........... 65 Crear un nuevo panel de control que se pueda abrir desde el panel de control de apertura .......... 68 Realizar un cambio en un panel de control existente ................................................................ 69 Eliminar un panel de control...................................................................................................... 69 Intercambio de información........................................................................................................... 69 Vínculo con Office ........................................................................................................................ 69 Vincular con MS Word.............................................................................................................. 69 Publicar con MS Word .............................................................................................................. 70 Analizar con MS Excel.............................................................................................................. 71 Importar ......................................................................................................................................... 71 vincular (tablas) ......................................................................................................................... 71 Importar datos de una hoja de cálculo de Excel. ....................................................................... 72 Lic. Maira Castellanos Cueto 18
ISCF “Manuel Fajardo” Exportar datos ................................................................................................................................ 73 Analizar una Tabla......................................................................................................................... 74 Analizar rendimiento ................................................................................................................. 74 Réplica ........................................................................................................................................... 75 Sincronización ........................................................................................................................... 75 Replicación con versiones anteriores de Microsoft Access....................................................... 75 Crear una réplica de la base de datos ......................................................................................... 75 Cuestiones de conversión y compatibilidad .................................................................................. 76 vincular (tablas) ............................................................................................................................. 76 Base de datos habilitada................................................................................................................. 77 Convertir una base de datos de una versión anterior a Microsoft Access 2000 ................................. 77 Convertir una base de datos de Access 2000 a una base de datos de Access 97 ........................... 77 Compactar una base de datos para desfragmentar el archivo y obtener espacio adicional en el disco 79 Compactar una base de datos o un proyecto de Access................................................................. 79 Compactar la base de datos o proyecto de Access actual.................................................................. 79 Crear archivo MDE........................................................................................................................ 80 Archivos MDE........................................................................................................................... 80 Inicio .............................................................................................................................................. 81 Seguridad de la Base de Datos....................................................................................................... 83 Proteger un archivo de base de datos de Microsoft Access ........................................................... 83 Establecer contraseña para la base de datos ................................................................................. 83 Anular contraseña .................................................................................................................. 85 Permiso de usuario y de grupo....................................................................................................... 85 Asignar permisos predeterminados para nuevas tablas, consultas, formularios, informes y macros .. 85 Cuentas de usuario y de grupos ..................................................................................................... 87 Creación de una cuenta de usuario de seguridad .......................................................................... 87 Grupo Administradores ................................................................................................................. 89 Grupo Usuarios .............................................................................................................................. 89 Proteger una base de datos con el Asistente para seguridad a nivel de usuario ............................. 89
Lic. Maira Castellanos Cueto
19
ISCF “Manuel Fajardo”
Qué es una base de datos y para qué se utiliza. Base de Datos Es una colección de datos que están relacionados entre si para un propósito determinado. Puede definirse también como un conjunto de información útil, organizada de una forma específica, a la que se accede para adicionar, modificar u obtener información sobre un asunto determinado y relevante. Sistemas de gestión de bases de datos: Un sistema que sea capaz de manejar las bases de datos, de almacenar y recuperar información de la base. Esto ofrece muchas ventajas entre las que se encuentra la rapidez de la respuesta de búsqueda, organización de la información, espacio ocupado, etc. Base de datos de Microsoft Access Es un sistema de gestión de bases relacionadas y que se utiliza en entornos gráficos como Windows 95, 98, 2000 o Windows NT. El entorno de trabajo es completamente gráfico, por lo que la facilidad de uso es muy grande. Base de datos relacional Tipo de base de datos o sistema de administración de base de datos que guarda la información en tablas, es decir, en filas y columnas de datos. Una base de datos relacional utiliza los valores coincidentes de dos tablas para relacionar información de una tabla con información de la otra. En una base de datos relacional, normalmente se guarda un tipo específico de información sólo una vez, lo que hace que la base de datos sea muy eficaz y se reduzcan las posibilidades de cometer errores al escribir los datos. Las Bases de datos se utilizan para guardar gran volumen de información para posteriormente poder realizar consultas e informes de una manera fácil y sencilla. Ejemplo: • El listado telefónico de todos los usuarios con sus datos personales de una ciudad o de un país. • Todos los datos de los huéspedes de un hotel. • Todos los datos de los productos que se exportan e importan en una empresa, así como todos los datos de los clientes. • El listado de todos los egresados del ISCF Manuel Fajardo, con sus datos personales y calificaciones obtenidas en cada uno de los años de la carrera. • Las fichas técnicas de la existencia de libros en una biblioteca, etc. Abrir Microsoft Access.
Lic. Maira Castellanos Cueto
20
ISCF “Manuel Fajardo” Para abrir Microsoft Access si no está en acceso directo en el Escritorio o si no está activada la Barra de Office. Ir al Menú Inicio, opción Programas, sale la lista de programas instalados, si el Microsoft Office está instalado, el icono de Access sale en el menú, hacer clic sobre él. Y sale la siguiente ventana.
Fig1 Crear una Base de datos Cuando se va a crear una base de datos se escoge la primera opción: Base de datos de Access en blanco y se hace clic en el botón Aceptar y sale el siguiente cuadro de diálogo (Fig.2) para ponerle nombre a la Base de datos.
Fig2 Lic. Maira Castellanos Cueto
21
ISCF “Manuel Fajardo” en Guardar en: se escoge dónde se quiere guardar, inicialmente sale Mis documentos, si usted quiere guardarla en otra carpeta o en el disco 31/2 haga clic en la punta de saeta que aparece a la derecha de la caja de texto, se despliega una lista, escoja donde la quiere guardar. Para ponerle un nombre a la Base de datos haga clic en la caja de texto que aparece a la derecha de Nombre de archivo: y escriba en el teclado el nombre que le quiere dar a la Base de datos que está creando, luego haga clic en el botón Crear. La ventana de Access es similar al resto de las ventanas de Windows pero en el área de trabajo sale otra ventana que es la ventana de los objetos de la Base de datos Fig.3 Cerrar la base de datos Hacer clic en el Botón cerrar que aparece en la esquina superior derecha de la ventana de la base de datos que es la interior o en el Menú archivo en la opción Cerrar. Esta opción cerrará la base de datos pero no la ventana del Access. Si se quiere cerrar el Access hay que hacer clic en la opción Salir del Menú archivo o en el Botón Cerrar de la ventana del Access. Al salir del programa, Microsoft Access guarda de forma automática todos los cambios que haya realizado en los datos. Sin embargo, si ha hecho cambios en el diseño de un objeto de base de datos desde la última vez que lo guardó, Microsoft Access le preguntará si desea guardar esos cambios.
Fig3
Abrir una Base de datos
Lic. Maira Castellanos Cueto
22
ISCF “Manuel Fajardo” Al Abrir la aplicación Microsoft Access (Fig1) escoger la opción Abrir un archivo existente y sale el siguiente cuadro de diálogo:
Fig4 En la lista desplegable Buscar en: buscar la carpeta o la unidad de disco donde está guardada la base de datos, hacer clic sobre el archivo de la base de datos que usted busca, Ejemplo, en la ventana de la fig4 el archivo Música, verá que se selecciona con un color azul oscuro, luego hacer clic en el botón Abrir (También puede hacer doble clic sobre el archivo y se abre sin tener que ir al Botón Abrir). Componentes de la ventana de Base de datos (Fig3) Tabla Estructura fundamental de un sistema de administración de bases de datos. En Microsoft Access, una tabla es un objeto que almacena datos en registros (filas) y campos (columnas). Los datos corresponden normalmente a una categoría de entidades particular como, por ejemplo, empleados o pedidos. Consultas Es determinada pregunta que se hace sobre la diferente información que se tiene en la BASE de DATOS. Cuantos son los huéspedes de un hotel por sexo o por nacionalidad, Cuántos graduados por curso y en total ha tenido el ISCF desde que se creó, la lista de los libros más solicitados en la Biblioteca o la lista de los libros por determinado género, etc. Formularios Lic. Maira Castellanos Cueto
23
ISCF “Manuel Fajardo” Se utilizan tanto para visualizar la información así como para la entrada y modificación de la misma. El usuario puede diseñar la forma en que los datos serán entrados en la base o serán mostrados en la misma. Un formulario se puede usar para mostrar información en pantalla o impresora. Informes o reportes Se utilizan para darle a la información la mejor forma de presentación en una página impresa y también para mostrar totales y subtotales de un conjunto de artículos. Los elementos de un formulario o reporte que son mostrados. Macro Un conjunto de una o más acciones que cada una realiza una operación determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botón de comando. Módulos Un módulo es una colección de declaraciones y procedimientos de Visual Basic para aplicaciones que se almacenan juntos como una unidad. Páginas Esta opción permite mostrar todos los accesos directos a páginas de acceso a datos en la base de datos de Microsoft Access o el proyecto de Microsoft Access en uso. Utilice los botones de la barra de herramientas de la ventana Base de datos para abrir o modificar la página seleccionada o para crear una nueva página. Pasos para el diseño de una Base de Datos Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los demás objetos que formarán la base de datos, es importante invertir algún tiempo en diseñar la base de datos. Independientemente de que esté utilizando una base de datos de Microsoft Access o un proyecto de Microsoft Access, un buen diseño de la base de datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz. Pasos 1. Determinar la finalidad de la base de datos. 2. Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos. 3. Determinar los campos que se necesitan en las tablas. 4. Identificar los campos con valores exclusivos en cada registro.
Lic. Maira Castellanos Cueto
24
ISCF “Manuel Fajardo” 5. Determinar las relaciones entre las tablas. 6. Perfeccionar el diseño 7. Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos 8. Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access 1- Determinar la finalidad de la base de datos El primer paso para diseñar una base de datos es determinar su finalidad y cómo se utiliza. Debe saber qué información desea obtener de la base de datos. A partir de ahí, puede determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas). Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piensen detenidamente en las preguntas que desean que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar. 2- Determinar las tablas que se necesitan Determinar las tablas puede ser el paso más complicado del proceso de diseño de la base de datos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base de datos (los informes que desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las preguntas para las que desea respuestas) no proporcionan pistas necesariamente acerca de la estructura de las tablas que los producen. No es necesario que diseñe las tablas mediante Microsoft Access. De hecho, posiblemente sea más conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseño primero. Al diseñar las tablas, divida la información teniendo en cuenta los siguientes principios de diseño fundamentales: •
Una tabla no debe contener información duplicada, y no debe duplicarse información entre tablas. A este respecto, una tabla de una base de datos relacional es diferente a una tabla de una aplicación de archivos simples como por ejemplo una hoja de cálculo. Cuando cada elemento de información está almacenado en una tabla, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan información diferente. Por ejemplo, probablemente desee almacenar la dirección y el número de teléfono de cada cliente una sola vez en una sola tabla.
•
Cada tabla debe contener información sobre un asunto. Cuando cada tabla contiene hechos sólo sobre un asunto, puede mantener la información acerca de cada asunto independientemente de otros asuntos. Por ejemplo, puede
Lic. Maira Castellanos Cueto
25
ISCF “Manuel Fajardo” almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente de los pedidos de los clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar a la vez la información sobre el cliente. 3- Determinar los campos que se necesitan Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los campos del nombre de la compañía, la dirección, la ciudad, el país y el número de teléfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias: •
Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla.
•
No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión).
•
Incluya toda la información que necesite.
•
Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas (por ejemplo, Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo).
4- Identificar el campo o campos con valores únicos en cada registro Para que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas independientes (por ejemplo, para conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal. 5- Determinar las relaciones entre las tablas Ahora que ha dividido la información en tablas y que ha identificado los campos de clave principal, necesita una forma de indicar a Microsoft Access cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre las tablas en una base de datos de Microsoft Access. Puede resultar útil ver las relaciones de una base de datos bien diseñada existente. Por ejemplo, abra la base de datos de ejemplo Neptuno, y en el menú Herramientas, elija Relaciones para ver las relaciones entre sus tablas. 6- Perfeccionar el diseño Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos.
Lic. Maira Castellanos Cueto
26
ISCF “Manuel Fajardo” Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseño. Para probar las relaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas. Si encuentra problemas, perfeccione el diseño. 7 Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de diseño descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A continuación, puede crear las consultas, formularios, informes, páginas de acceso a datos, macros y módulos que desee. 8 Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a perfeccionar el diseño de la base de datos de Microsoft Access. El Asistente para analizar tablas puede analizar el diseño de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y dividir una tabla en nuevas tablas relacionadas si es necesario. El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente también puede implantar estas recomendaciones y sugerencias. Para obtener más ideas acerca de cómo diseñar una base de datos de Microsoft Access, tal vez desee consultar el diseño de la base de datos de ejemplo Neptuno o de una de las bases de datos que puede crear con el Asistente para bases de datos.
Creación de una Tabla en Vista Diseño - Crear una Tabla con los siguientes datos: Nombre, Apellidos, CI, Militante, Dirección, Vitae , Foto. (Esta Tabla consta de 7 campos) 1- En la ventana de la Base de Datos (Fig3), seleccionar el objeto Tabla, a la derecha hacer doble clic en Crear una Tabla en vista diseño. Sale la siguiente ventana: 2- En la columna de la izquierda (Nombre del Campo) introducir el nombre de cada uno de los campos y a la derecha definir el tipo de campo. Reglas para dar nombre a objetos En Microsoft Access, los nombres pueden tener una longitud de hasta 64 caracteres y pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios en blanco y caracteres especiales Lic. Maira Castellanos Cueto
27
ISCF “Manuel Fajardo” excepto un punto (.), un signo de admiración (!), un acento grave (`) y corchetes ([ ]). Además, los nombres no pueden contener espacios a la izquierda ni caracteres de control (valores ASCII desde 0 hasta 31).
Fig5 Sugerencias •
Evite incluir espacios en nombres de objetos si hace referencia a ellos frecuentemente en expresiones o en el código de Visual Basic.
•
Evite el uso de nombres extremadamente largos porque es difícil recordarlos y referirse a ellos.
En la columna Tipo de datos, conserve el valor predeterminado (Texto) o bien haga clic en la flecha y seleccione el tipo de datos que desee. Tipo de datos Atributo de una variable o de un campo que determina qué tipo de datos puede contener. Por ejemplo, en una base de datos de Microsoft Access, los tipos de datos de campo Texto y Memo permiten que el campo almacene texto o números, pero el tipo de datos Numérico solo permite que se almacenen números en el campo. Los campos de tipo de datos Numérico almacenan datos numéricos que se podrán utilizar en cálculos matemáticos. Utilice el tipo de datos Moneda para mostrar o calcular valores de moneda. Lic. Maira Castellanos Cueto
28
ISCF “Manuel Fajardo” En un proyecto de Microsoft Access, los tipos de datos de campo Texto y varchar se utilizan para almacenar texto o números. Existen muchos tipos de datos diferentes que se utilizan para almacenar números exclusivamente como, por ejemplo, int, smallint, numeric y decimal; se utilizan de acuerdo con la precisión y longitud de los números. Los tipos de datos money y smallmoney se utilizan para almacenar valores monetarios. Access admite los siguientes tipos de datos: tipos de datos de campo, tipos de datos de Visual Basic y tipos de datos de parámetros de consulta. Qué tipo de datos utilizar para un campo de una tabla Decida qué tipo de datos va a utilizar para un campo teniendo en cuenta las consideraciones siguientes: •
¿Qué tipo de valores desea permitir en el campo? Por ejemplo, no se puede almacenar texto en un campo cuyo tipo de datos es Numérico.
•
¿Cuánto espacio de almacenamiento desea utilizar para los valores del campo?
•
¿Qué tipo de operaciones desea llevar a cabo con los valores del campo? Por ejemplo, Microsoft Access puede sumar los valores de los campos Numérico y Moneda, pero no los valores de los campos Texto u Objeto OLE.
•
¿Desea ordenar o indexar un campo? Los campos Objeto OLE no pueden ordenarse ni indexarse.
Índice (indexar) Característica que acelera la búsqueda y ordenación en una tabla sobre la base de valores clave y puede exigir unicidad en las filas de una tabla. La clave principal de una tabla se indiza automáticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a los tipos de datos que contienen. •
¿Desea utilizar un campo para agrupar registros en consultas o informes? Los campos Objeto OLE no pueden utilizarse para agrupar registros.
•
¿Cómo desea ordenar los valores de un campo? En un campo Texto, los números se ordenan como cadenas de caracteres (1, 10, 100, 2, 20, 200, etc)., no como valores numéricos. Utilice un campo Numérico o Moneda para ordenar números como valores numéricos. Además, muchos formatos de fecha tampoco se ordenan correctamente si se introducen en un campo Texto. Utilice un campo Fecha/Hora para garantizar un orden correcto.
Tipos de datos de campo en Microsoft Access
Lic. Maira Castellanos Cueto
29
ISCF “Manuel Fajardo” La siguiente tabla resume todos los tipos de datos de campo disponibles en Microsoft Access, su utilización y su tamaño de almacenamiento.
Tipo de datos
Utilización
Tamaño
Texto
Texto o combinaciones de texto y números como, por ejemplo, direcciones. Asimismo, números que no requieren cálculos como, por ejemplo, números de teléfono, números de pieza o códigos postales.
Hasta 255 caracteres. Microsoft Access sólo almacena los caracteres insertados en un campo; no almacena espacios de caracteres correspondientes a posiciones no utilizadas en un campo Texto. Para controlar el número máximo de caracteres que se pueden insertar, establezca la propiedad .TamañoDelCampo (FieldSize).
Memo
Texto y números de gran longitud Hasta 64.000 caracteres. como, por ejemplo, notas o descripciones.
Numérico
Datos numéricos que se han de utilizar 1, 2, 4, u 8 bytes. 16 bytes para Id. para cálculos matemáticos, de réplica (GUID) exclusivamente. exceptuando los cálculos relacionados con dinero (utilice en este caso el tipo Moneda). Establezca la propiedad .TamañoDelCampo (FieldSize) para definir el tipo Numérico específico.
Fecha/Hora
Fechas y horas con diferentes formatos.
Moneda
Valores de moneda. Utilice el tipo de 8 bytes. datos Moneda para evitar el redondeo durante los cálculos. Precisión de 15 dígitos a la izquierda del separador de decimales y de 4 dígitos a la derecha del mismo.
Autonumérico
Números secuenciales exclusivos (con 4 bytes. 16 bytes para Id. de réplica incremento de una unidad) o números (GUID) exclusivamente. aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro.
Sí/No
Campos que van a contener sólo uno de 1 bit.
Lic. Maira Castellanos Cueto
8 bytes.
30
ISCF “Manuel Fajardo”
dos valores posibles, como Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. Objeto OLE
Objetos (como, por ejemplo, Hasta 1 gigabyte (limitado por el documentos de Microsoft Word, hojas espacio en disco). de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios), creados en otros programas mediante el protocolo OLE, que se pueden vincular a, o incrustar en, una tabla de Microsoft Access. Se debe utilizar un marco de objeto dependiente en un formulario o en un informe para mostrar el objeto OLE.
Hipervínculo
Campo que va a almacenar Hasta 64.000 caracteres. hipervínculos. Un hipervínculo puede ser una ruta UNC o una dirección URL.
Asistente búsquedas
para Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante el empleo de un cuadro combinado. La elección de este opción en la lista de tipos de datos inicia un asistente que realiza la definición automáticamente.
El mismo tamaño que el campo de clave principal que también es el campo de búsqueda; normalmente 4 bytes.
3- En la columna Descripción, escriba una descripción de la información que contendrá este campo. La descripción se muestra en la barra de estado cuando se agregan datos al campo y se incluye en la Definición del objeto de la tabla. La descripción es opcional. 4- Si lo desea, establezca las propiedades del campo en la parte inferior de la ventana. Propiedades de campo Cada campo dispone de un conjunto de propiedades que pueden utilizarse para personalizar la forma en que se guardan, tratan o muestran los datos. Por ejemplo, se puede controlar el número máximo de caracteres que se pueden escribir en un campo de Texto mediante el establecimiento de su propiedad TamañoDelCampo (FieldSize). Las propiedades de un campo se establecen mediante la visualización de una tabla en la vista Diseño, la selección del campo situado en la parte superior de la ventana y la selección de la propiedad deseada en la parte inferior de la ventana.
Lic. Maira Castellanos Cueto
31
ISCF “Manuel Fajardo” Las propiedades disponibles para cada campo están determinadas por el tipo de datos seleccionado para el campo. Sugerencia Cuando se crea un control dependiente en un formulario o informe arrastrando un campo desde la lista de campos, Microsoft Access copia ciertas propiedades del campo en cuestión al control. De esta forma se garantiza la coherencia de los valores cuando se agregan campos a un formulario o informe. Propiedad Atributo con nombre de un control, campo u objeto de base de datos que se establece para definir una de las características del objeto (por ejemplo, el tamaño, el color o la posición en pantalla) o un aspecto de su comportamiento (por ejemplo, si el objeto está oculto o no). Control dependiente Cuadro de texto u otro control de un formulario, informe o página de acceso a datos que toma su contenido de un campo de la tabla, consulta o instrucción SQL base. En la propiedad OrigenDelControl (ControlSource) se establece un nombre de campo de la tabla, consulta o instrucción SQL. Por ejemplo, un cuadro de texto que muestra el apellido de un empleado es dependiente del campo Apellidos de la tabla Empleados. Cómo influyen las propiedades de un control de un formulario o informe en las propiedades de sus campos base en una base de datos de Access Cuando crea un control dependiente en formularios e informes arrastrando un campo desde la lista de campos, Microsoft Access copia ciertas propiedades del campo de la tabla o consulta base al control. Por ejemplo, si el campo Precio por unidad de la tabla Productos tiene en la propiedad Formato (Format) el valor Moneda y en la propiedad LugaresDecimales (DecimalPlaces) el valor Auto, a continuación, cuando cree un cuadro de texto dependiente en un formulario arrastrando el campo Precio por Unidad desde la lista de campos, Access le asignará automáticamente a las propiedades Formato (Format) y LugaresDecimales (DecimalPlaces) del control del cuadro de texto los mismos valores. (Esto supone que la propiedad Mostrar control del campo tiene el valor Cuadro de texto o no tiene ningún valor). Puede cambiar ol s valores de cualquier propiedad heredada (copiada) de la hoja de propiedades del control. Si cambia la configuración de las propiedades de un control, el cambio no afecta a la configuración de esa propiedad en el campo de la tabla o consulta base. De forma similar, si cambia la configuración de las propiedades del campo de una tabla o consulta después de haber creado un formulario utilizando ese campo, la configuración de las propiedades del control no se actualiza, sino que deberá actualizarla manualmente. (Note, sin embargo, que si cambia en la configuración de las propiedades del campo las propiedades ValorPredeterminado (DefaultValue), ReglaDeValidación (ValidationRule), TextoDeValidación (ValidationText), dichos cambios serán validos para cualquier control basado en esos campos, incluso si los controles hubiesen sido creados antes de cambiar la configuración de las propiedades). Sugerencia Es recomendable establecer las propiedades Formato (Format), Lugares Decimales (DecimalPlaces), Máscara de Entrada (InputMask), Regla deValidación (ValidationRule), Texto Lic. Maira Castellanos Cueto
32
ISCF “Manuel Fajardo” deValidación (ValidationText) y Valor Predeterminado (DefaultValue) en el campo base en lugar de hacerlo en un control. De este modo puede estar seguro de que las configuraciones se mantienen coherentes al agregar campos a un formulario o un informe. La siguiente tabla ofrece una lista de las propiedades que se heredan para cada tipo de control dependiente cuando se arrastra un campo desde la lista de campos en formularios e informes. Control dependiente
Propiedades heredadas
Cuadro de texto
Formato (Format), LugaresDecimales (DecimalPlaces), MáscaraeEntrada (InputMask) y TextoDeLaBarraDeEstado (StatusBarText) (de la propiedad Descripción (Description))
Cuadro de lista
Todas las propiedades que se especifican en la ficha Búsqueda en la vista Diseño de la tabla y la propiedad TextoDeLaBarraDeEstado (StatusBarText) (de la propiedad Descripción (Description))
Cuadro combinado
Todas las propiedades que se especifican en la ficha Búsqueda en la vista Diseño de la tabla, la propiedad MáscaraDeEntrada (InputMask) la propiedad TextoDeLaBarraDeEstado (StatusBarText) (de la propiedad Descripción (Description)).
Casilla de verificación, botón de TextoDeLaBarraDeEstado (StatusBarText) opción, grupo de opciones, botón propiedad Descripción (Description)). de alternar, botón marco de objeto
(de
la
Notas •
Las propiedades ReglaDeValidación (ValidationRule), TextoDeValidación (ValidationText) y ValorPredeterminado (DefaultValue) no se heredan. Es decir, Access no le asigna a las propiedades de control los valores de las mismas propiedades del campo base. Sin embargo, la configuración de propiedades se aplica cuando crea un control que se basa en un campo con esa configuración. Si establece la propiedad ReglaDeValidación (ValidationRule) de un campo y también de un control que se basa en ese campo, Access aplica ambas reglas. Si establece la propiedad ValorPredeterminado (DefaultValue) de un campo y también de un control que se basa en ese campo, la propiedad del control predominará sobre la del campo.
•
Si crea un cuadro de texto que se basa en un campo con el tipo de datos Memo, Access le asigna automáticamente a la propiedad ComportamientoDeLaTeclaEntrar (EnterKeyBehaviour) el valor Nueva Línea De Campo y a la propiedad
Lic. Maira Castellanos Cueto
33
ISCF “Manuel Fajardo” BarrasDeDesplazamiento (ScrollBars) el valor Sólo Vertical. Estas propiedades no se heredan de las propiedades de campo, sólo son propiedades del control. Las propiedades de un campo permiten personalizar la forma de almacenar, manejar y mostrar datos. ¿Qué desea hacer? Disminuir el tiempo de búsqueda en campos que se buscan frecuentemente, en campos que se combinan en consultas o en campos que se ordenan Crear un índice de campo único 1. Abra una tabla en la vista Diseño. 2. En la parte superior de la ventana, seleccione el campo en el que desea crear un índice. 3. En la parte inferior de la ventana, en la ficha General haga clic en el cuadro de la propiedad Indexado y haga clic en Sí (Con duplicados) o Sí (Sin duplicados). Haga clic en Sí (Sin duplicados) si desea asegurarse de que no existan dos registros con los mismos datos en este campo. Establecer el tamaño máximo para un campo de Texto o el número de cifras para un campo Numérico Cambiar el tamaño de los campos Texto y Numérico Es posible controlar el número máximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de texto o el intervalo y el tipo de valores numéricos que pueden introducirse en un campo Numérico. 1. En la vista Diseño de la tabla, en la parte superior de la ventana, haga clic en el campo cuya propiedad Tamaño del campo desee establecer. 2. En la parte inferior de la ventana, en la ficha General, haga clic en el cuadro de la propiedad Tamaño del campo. 3. Para un campo de Texto, escriba el número máximo de caracteres que puede admitir un campo (hasta 255 caracteres). Para un campo Numérico, haga clic en la flecha y seleccione el tamaño del campo que desee. Propiedad FieldSize Puede usar la propiedad Tamaño del campo para establecer el tamaño máximo de los datos almacenados en un campo de tipo Texto, Numérico o Autonumérico.
Lic. Maira Castellanos Cueto
34
ISCF “Manuel Fajardo” Valores Si la propiedad Tipo de datos tiene el valor Texto, escriba un número entre 0 y 255. El valor predeterminado es 50. Si la propiedad Tipo de datos tiene el valor Autonumérico, en Tamaño del campo se puede establecer Entero largo o Id. de réplica. Si la propiedad Tipo de datos tiene establecido Numérico, las opciones de Tamaño del campo y sus valores se relacionan de la siguiente forma: Valor
Descripción
Precisión decimal
Tamaño de almacenamiento
Byte
Almacena números entre 0 y Ninguna 255 (no admite fracciones).
1 byte
Decimal
Almacena números entre -10^38 28 -1 y 10^38 -1 (.ADP) Almacena números entre -10^28 -1 y 10^28 -1 (.MDB)
12bytes
Entero
Almacena números entre Ninguna -32.768 y 32.767 (no admite fracciones).
2 bytes
Entero largo
(Predeterminado) Almacena Ninguna números entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones).
4 bytes
Simple
Almacena números entre 7 -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.
4 bytes
Doble
Almacena números -1,79769313486231E308 -4,94065645841247E-324 valores negativos, y 1,79769313486231E308 4,94065645841247E-324 valores positivos.
8 bytes
Lic. Maira Castellanos Cueto
entre 15 y para entre y para
35
ISCF “Manuel Fajardo”
Id. de réplica
Identificador (GUID)
global
único N/D
16 bytes
Comentarios Se recomienda especificar el valor más pequeño posible para la propiedad Tamaño del campo, pues los tamaños más pequeños pueden procesarse más rápidamente y requieren menos memoria. Atención Si cambia un valor de Tamaño del campo por otro más pequeño para un campo que ya contiene datos, es posible que pierda información. Por ejemplo, si un campo de tipo Texto tiene el valor 255 en Tamaño del campo y lo cambia por 50, los datos que se extiendan más allá de los 50 primeros caracteres se perderán. Si los datos de un campo de tipo Numérico no caben con un nuevo valor de Tamaño del campo, los números fraccionarios se pueden redondear, o pueden dar el valor Nulo. Por ejemplo, si cambia el tamaño de campo de Simple a Entero, los valores fraccionarios se redondearán al número entero más cercano, y los superiores a 32.767 o inferiores a -32.768 serán reemplazados por valores nulos. No es posible deshacer los cambios en los datos provocados por una modificación de la propiedad Tamaño del campo después de haberlos guardado en la vista Diseño de la tabla. Sugerencia Puede usar el tipo de datos Moneda cuando vaya a realizar muchos cálculos con un campo que contenga números que tengan entre uno y cuatro decimales. Los campos de tipo Simple y Doble requieren cálculos en coma flotante, mientras que los de tipo Moneda realizan los cálculos en coma fija, que es más rápido. Definir una máscara de entrada para un campo de una tabla 1. Abra una tabla en la vista Diseño. 2. En la parte superior de la ventana, seleccione el campo para el cual desea definir una máscara de entrada. 3. En la parte inferior de la ventana, en la ficha General, haga en el botón Generar para iniciar el Asistente para máscaras de entrada, situado al lado del cuadro de la propiedad Máscara de entrada (InputMask) y siga las instrucciones de los cuadros de diálogo del asistente. Ejemplos de máscaras de entrada Una máscara de entrada se utiliza en campos (en tablas y consultas) y en cuadros de texto y cuadros combinados (en formularios) para dar formato a los datos y para proporcionar algún control sobre qué valores pueden introducirse. Una máscara de entrada está formada por caracteres literales (como espacios, puntos, guiones y paréntesis) que separan los espacios en blanco para rellenar. La configuración de la propiedad Máscara de entrada (InputMask) está Lic. Maira Castellanos Cueto 36
ISCF “Manuel Fajardo” formada por caracteres literales junto con caracteres especiales que determinan el tipo de valor que puede introducirse en un espacio en blanco en esa posición. Las máscaras de entrada se utilizan principalmente en campos de Texto y de Fecha/Hora, pero también pueden utilizarse en campos Numéricos o de Moneda. 5- Después que se definen todos los campos se va ala vista Hoja de Datos para introducir los datos, sale un cuadro de diálogo donde pide guardar la Tabla, hacer clic en el Botón Si. Sale un cuadro de diálogo donde hay que introducir el nombre de la Tabla y se hace clic en el Botón Aceptar.
Fig. 6 Sale otro cuadro de diálogo donde pide si desea crear una clave principal, hacer clic en el Botón Si para poder relacionar posteriormente la Tabla con otras Tablas
Fig7 Al definir los campos se puede definir un campo Id y asignarle la clave principal haciendo clic en el Botón
de la Barra de Herramientas diseño de Tabla.
Clave principal Uno o más campos (columnas) cuyo valor o valores identifican de manera única cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Null (Nulo) y debe tener siempre un índice único. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas. Cuando se pasa a la Vista Hoja de Datos se comienzan a introducir los datos en cada uno de los registros, al pasar al registro siguiente los datos introducidos se guardan automáticamente. Lic. Maira Castellanos Cueto
37
ISCF “Manuel Fajardo”
Fig8 Modificar la estructura de una Tabla Una vez confeccionada la Tabla si posteriormente se quiere modificar su estructura se abre en Vista Diseño, haciendo clic en el Botón
y es posible modificarla.
Eliminar un campo Se hace clic en la fila donde se encuentra el campo y se pulsa la tecla Suprimir (Delete). Insertar un campo Se hace clic en el campo en el cual se quiere insertar delante otro campo, Clic en el Menú Insertar, Clic en Fila, se insertará una fila en blanco, se introduce el nombre del nuevo campo y el tipo de campo, así como sus propiedades. Se guarda la Tabla y se pasa a la vista Hoja de Datos para introducir los datos correspondientes. Introducción de datos en las tablas sencillas a través de Autoformularios. La función Autoformulario crea un formulario que muestra todos los campos y registros de la tabla o consulta base. Si el origen de registros seleccionado tiene tablas o consultas relacionadas, el formulario también incluirá todos los campos y registros de dichos orígenes de recursos. En la Ventana Base de Datos hacer clic en el Objeto Formularios.
Lic. Maira Castellanos Cueto
38
ISCF “Manuel Fajardo”
Clic en el Botón Nuevo . Sale el siguiente cuadro de diálogo. Escoger la opción Autoformulario en Columna o Autoformulario en tabla y en el cuadro de Lista desplegable de abajo escoger la Tabla a la que se le quiere entrar los datos. Hacer clic en el Botón Aceptar.
Fig. 9 Se quiere crear una Base de datos para recoger la información del Forum estudiantil que se realizará en el centro. Analizar: 6789-
Qué datos se necesitan recoger Cuántas Tablas habrá que crear Cómo relacionar las tablas Qué consultas serán necesarias para brindar información
Datos que hay que recoger: Nombre y apellidos del estudiante Sexo Año que cursa Tipo de curso Provincia Centro Título del Trabajo Tutor Coautores Comisión Medios - Será necesario crear 3 tablas principales y relacionarlas entre sí: • Una Tabla con los datos de los alumnos que participan como ponentes Lic. Maira Castellanos Cueto
39
ISCF “Manuel Fajardo” • •
Otra Tabla con los datos de los Trabajos Una tercera Tabla para los Coautores
A su vez será necesario crear otras tablas para entrada de algunos datos que se repiten y es necesario entrarlos por asistente para Búsqueda porque si no se corre el riesgo de que no siempre se entren igual y al buscarlos en una Consulta o informe se toman como datos diferentes. Ejemplo: hay que hacer una Tabla para las Provincias, otra para el Tipo de Curso, otra para los Centros, otra para los Medios y otra para las Comisiones. Estas tablas se deben crear e introducirle los datos antes de crear y llenar la Tabla en la que se pide ese dato. Ejemplo en la Tabla donde van los datos de los alumnos cuando se introduzcan estos campos para definirlos en el Tipo de campo hay que asignarle Asistente para Búsqueda y seguir las instrucciones del asistente que sale (Fig9)
Fig10 Al terminar quedarán ambas Tablas relacionadas mediante el campo Clave Id autonumérico de la Tabla Provincia y cada vez que se vaya a introducir ese dato en la tabla Alumnos se desplegará una lista de Todas la Provincias que se introdujeron, donde se puede escoger el nombre de la provincia que se quiera entrar. Relación Una asociación establecida entre campos comunes (columnas) de dos tablas. Una relación puede ser de tipo uno a uno, de tipo uno a varios o de tipo varios a varios. Por qué conviene definir relaciones Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft Access, necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cómo debe volver a combinar esa Lic. Maira Castellanos Cueto
40
ISCF “Manuel Fajardo” información. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez. Clave externa Uno o más campos (columnas) de una tabla que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cómo están relacionadas las tablas; los datos en los campos de clave externa y clave principal deben coincidir, aunque los nombres de los campos no tienen por qué ser los mismos. Relación uno a varios La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B sólo tiene un registro coincidente en la Tabla A. Ejemplo un alumno pertenece a una sola provincia pero una provincia puede tener varios alumnos. Relación varios a varios En una relación varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unión) cuya clave principal consta de al menos dos campos: las claves externas de las Tablas A y B. Por ejemplo, las tablas Pedidos y Productos de la Base de Datos Neptuno tienen una relación varios a varios definida mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Relación uno a uno En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relación no es habitual, debido a que la mayoría de la información relacionada de esta forma estaría en una sola tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Definir relaciones entre tablas 1. Cierre todas las tablas que estén abiertas. No es posible crear ni modificar relaciones entre tablas abiertas. 2. Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la ventana Base de datos. Puede presionar F11 para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra ventana. 3. Haga clic en Relaciones Lic. Maira Castellanos Cueto
en la barra de herramientas. 41
ISCF “Manuel Fajardo” 4. Si la base de datos no tiene ninguna relación definida, se mostrará automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla (Fig11). Si necesita agregar las tablas que desea relacionar y no aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Mostrar tabla en la barra de herramientas. Si las tablas que desea relacionar ya están mostradas, continúe en el paso 6.
Fig11 5. Haga doble clic en los nombres de las tablas que desea relacionar y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. 6. Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla al campo relacionado de la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en cada campo antes de arrastrarlo. En la mayoría de los casos, se arrastra el campo de clave principal (mostrado en texto en negrita) de una tabla a un campo similar (normalmente con el mismo nombre) denominado la clave externa de la otra tabla. Los campos relacionados no tienen que tener los mismos nombres, pero deben tener el mismo tipo de datos (con dos excepciones) y deben contener el mismo tipo de información. Además, cuando los campos coincidentes son campos Numéricos, deben tener el mismo valor de la propiedad Tamaño del campo. Las dos excepciones a los tipos de datos coincidentes son que se puede hacer coincidir un campo Autonumérico con un campo Numérico cuya propiedad Tamaño del campo esté establecida a Entero largo y que se puede hacer coincidir un campo Autonumérico con un campo Numérico si ambos campos tienen la propiedad Tamaño del campo establecida a Id. de réplica. 7. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones (Fig12). Compruebe los nombres de los campos mostrados en las dos columnas para asegurarse de que son correctos. Puede cambiarlos si es necesario. Lic. Maira Castellanos Cueto
42
ISCF “Manuel Fajardo” Si es preciso, establezca las opciones de relación. Para obtener información acerca de un elemento específico del cuadro de diálogo Relaciones, haga clic en el botón de signo de interrogación y, a continuación, haga clic en el elemento. 8. Haga clic en el botón Crear para crear la relación. 9. Repita los pasos 5 a 8 para cada pareja de tablas que desee relacionar. Al cerrar la ventana Relaciones (Fig13), Microsoft Access pregunta si desea guardar el diseño. Independientemente de si lo guarda o no, las relaciones creadas se guardan en la base de datos.
Fig12
Lic. Maira Castellanos Cueto
43
ISCF “Manuel Fajardo”
Fig13 Notas •
Si necesita ver todas las relaciones definidas en la base de datos, haga clic en Mostrar todas las relaciones en la barra de herramientas. Para ver sólo las relaciones definidas para una tabla determinada, haga clic en la tabla y, a continuación, haga clic en Mostrar relaciones directas en la barra de herramientas.
•
Si necesita realizar un cambio en el diseño de una tabla, puede hacer clic con el botón secundario del mouse en la tabla que desea modificar y, a continuación, hacer clic en Diseño de la tabla.
•
Puede crear relaciones utilizando tanto consultas como tablas. Sin embargo, la integridad referencial no se exige en las consultas.
•
Para crear una relación entre una tabla y sí misma, agregue esta tabla dos veces. Esto resulta útil en situaciones en las que necesita realizar una búsqueda dentro de la misma tabla. Por ejemplo, en la tabla Empleados de la base de datos de ejemplo Neptuno, se ha definido una relación entre los campos Id. de empleado y Jefe, de modo que el campo Jefe pueda mostrar datos de los empleados procedentes de un Id. de empleado coincidente.
Integridad referencial
Lic. Maira Castellanos Cueto
44
ISCF “Manuel Fajardo” Reglas que se siguen para preservar las relaciones definidas entre las tablas cuando se introducen o eliminan registros. Si se exige la integridad referencial, Microsoft Access impide agregar registros a una tabla relacionada cuando no existe un registro asociado en la tabla principal, realizar cambios en los valores de la tabla principal que resultarían en registros huérfanos en una tabla relacionada y eliminar registros de la tabla principal cuando existen registros relacionados coincidentes en una tabla relacionada. Formularios Se utilizan tanto para visualizar la información así como para la entrada y modificación de la misma. El usuario puede diseñar la forma en que los datos serán entrados en la base o serán mostrados en la misma. Un formulario se puede usar para mostrar información en pantalla o impresora. Crear un formulario mediante un asistente. El asistente le formula preguntas detalladas acerca de los orígenes de registros, campos, diseño y formato que desee y crea un formulario basado en sus respuestas. • • •
En la ventana Base de Datos en Objetos escoja Formularios En el panel izquierdo de la ventana hacer doble clic en crear formulario utilizando Asistente. También se puede seleccionar esta opción haciendo clic en el Botón Nuevo y escogiendo la opción Asistente para formularios. Aparece el cuadro de diálogo (Fig14). Escoger la Tabla o Consulta a la que se le quiere hacer el formulario (Se puede escoger más de una).
Fig14 Lic. Maira Castellanos Cueto
45
ISCF “Manuel Fajardo”
•
• • • • • • • •
A la izquierda aparece la lista de los campos disponibles se selecciona el campo que se quiere incluir en el Formulario y haciendo clic en el Botón pasa al lado derecho a formar parte de los campos seleccionados. Si se quieren pasar todos los campos entonces se hace clic en el Botón . Si se selecciona más de una Tabla este procedimiento se hace primero para una y después para la otra. Si se escoge más de una Tabla aparece el cuadro de diálogo Fig15 donde se da la posibilidad de crear un Subformulario (Un Formulario dentro de otro) o Formularios vinculados (Un Formulario vinculado mediante un Botón con otro formulario) Se hace clic en el Botón Siguiente. Aparece el Cuadro de diálogo Fig.16 donde se escoge el tipo de distribución que se le darán a los campos del Formulario. Hacer clic en el Botón Siguiente. Aparece el Siguiente cuadro de diálogo Fig17 donde se escoge el estilo del Formulario. Se hace clic en el Botón Siguiente. Aparece el cuadro de diálogo Fig18 donde se le da el nombre al Formulario Se hace clic en el Botón Finalizar.
Fig15
Lic. Maira Castellanos Cueto
46
ISCF “Manuel Fajardo”
Fig16
Fig17
Lic. Maira Castellanos Cueto
47
ISCF “Manuel Fajardo”
Fig18 Una vez finalizado aparece el formulario en pantalla donde se podrá comenzar a introducir los datos. Cambiar el diseño del Formulario Al formulario se le puede modificar el Diseño en la vista Diseño Fig19., a esta vista se puede acceder si el Formulario está cerrado desde la ventana Base de Datos, haciendo clic en el Botón Vista Diseño. Si el Formulario está abierto se puede llegar a ella desde el Botón Vista Diseño de la Barra de Herramientas o desde el Menú Ver, opción Vista Diseño.
Lic. Maira Castellanos Cueto
48
ISCF “Manuel Fajardo”
Fig19 Selección de controles •
Para seleccionar un control se hace clic sobre él y queda de la siguiente forma
•
Para seleccionar varios controles pulsar la tecla SHIFT (Mayúscula) y con ella pulsada ir haciendo clic en cada uno de los controles que se quieran seleccionar. Cambiar de lugar un control
Seleccionar el control que se quiera mover. Posteriormente, al poner el puntero del Mouse sobre él si sale una mano se puede hacer clic y arrastrarlo y colocarlo donde se quiera. Variar el tamaño del control Seleccionar el control, en los rectángulos oscuros que se forman a su alrededor poner la punta del puntero del Mouse, cuando se convierte en una doble saeta, arrastrarla para aumentar o disminuir el tamaño del control. Cambiar las propiedades de los controles Hacer clic con el Botón secundario del Mouse encima del control, al salir el Menú Emergente escoger la opción Propiedades. Sale el siguiente cuadro de diálogo Fig20 donde se pueden modificar las propiedades del control. Lic. Maira Castellanos Cueto
49
ISCF “Manuel Fajardo”
Fig20 Agregar controles a un Formulario Del cuadro de Herramientas Fig21 seleccionar el control que se quiera agregar haciendo clic sobre el mismo y luego hacer clic sobre el área del Formulario donde se quiere poner y arrastrar el Mouse para darle el tamaño adecuado. Si se va a agregar un Botón de Comando
tener activado previamente en el
Cuadro de Herramientas el Botón Asistente para controles para que al insertar el Botón de Comando en el Formulario salga el Asistente Fig22 el cual permite escoger la acción que se quiere que se realice al hacer clic sobre el Botón. Seguir la instrucciones del asistente.
Fig. 21
Fig. 22 Lic. Maira Castellanos Cueto
50
ISCF “Manuel Fajardo”
Consultas Es determinada pregunta que se hace sobre la diferente información que se tiene en la BASE de DATOS. Cuantos son los huéspedes de un hotel por sexo o por nacionalidad, Cuántos graduados por curso y en total ha tenido el ISCF desde que se creó, la lista de los libros más solicitados en la Biblioteca o la lista de los libros por determinado género, etc. Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). También puede utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales. Se utilizan consultas para: • • • • • • •
Ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y páginas de acceso a datos. Combinar datos de varias tablas y ordenarlos en un orden particular Realizar cálculos en grupos de registros. Calcular una suma, recuento u otro tipo de total y, a continuación. Agrupar los resultados por dos tipos de información, verticalmente a la izquierda de la hoja de datos y horizontalmente en la parte superior. Mostrar los datos combinados en el orden que se desee.
Una consulta se crea con un asistente o desde el principio en vista Diseño de consulta. Crear una Consulta utilizando el Asistente - Crear una Consulta donde aparezcan los ponentes por Provincias: 1. En la ventana Base de Datos hacer clic en el Objeto Consultas. 2. En el Panel derecho Hacer clic en Crear una consulta utilizando el asistente o en el Botín Nuevo en la parte superior y escoger la opción Asistente para Consulta sencilla. 3. Sale el cuadro de diálogo Fig24. Se selecciona cada una de las Tablas donde están los datos que se necesitan y se van pasando a la derecha los campos necesarios. Ejemplo de la Tabla Ponentes, el nombre de los ponentes, de la Tabla Provincias, el nombre de las Provincias.
Lic. Maira Castellanos Cueto
51
ISCF “Manuel Fajardo”
Fig24 4. Se hace clic en el Botón Siguiente. 5. Sale el cuadro de diálogo Fig. 25 donde se pone el nombre que se le quiere dar a la consulta.
Fig.25 6. Clic en Finalizar. Modificar el diseño de una Consulta
Lic. Maira Castellanos Cueto
52
ISCF “Manuel Fajardo” Si posteriormente esta consulta se quiere modificar se va a la Vista Diseño. Si la consulta está abierta se hace clic en el Botón Vista Diseño de la Barra de Herramientas o en esa opción del Menú Ver. Si la Consulta no está abierta se hace clic en el objeto Consulta, se selecciona la consulta correspondiente al lado derecho y se hace Clic en el Botón Diseño ventana de diseño Fig. 26.
. Saliendo la
Eliminar una columna Para eliminar una columna se selecciona la misma, poniendo el puntero del Mouse en el encabezado de columna, cuando se convierte en una flecha negra hacia abajo se hace clic, luego se oprime la Tecla Suprimir (Delete).
Fig. 26 Agregar un Campo En las tablas que aparecen en la parte superior se hace clic en el campo que se quiere agregar y se arrastra y se deja caer en la parte inferior en la columna donde se quiere poner, si se quiere insertar entre dos campos que ya están en la consulta se deja caer en la columna del campo de la derecha y quedará entre ese campo y el anterior que estaba a la izquierda. Mostrar campos en las consultas En la Fila Mostrar si la casilla de verificación debajo del campo está activada el campo, si está desactivada el campo no se mostrará. Lic. Maira Castellanos Cueto
se mostrará 53
ISCF “Manuel Fajardo”
Criterios de búsqueda En la fila Criterios se escribirá debajo del campo correspondiente la condición necesaria para lo que queremos mostrar en la Consulta. Ejemplo: si sólo queremos mostrar la lista de los ponentes de la provincia Habana, se escribirá la palabra Habana en la fila Criterios debajo del campo Provincias. Si se quieren mostrar en la Consulta todos los nombres de los ponentes que comiencen con la letra A se pondrá A* en la fila Criterios debajo del campo Nombre Apellidos. Nota: Es importante que se escriba el criterio tal y como se introdujo el dato, ya que si es diferente entenderá que ese dato no existe y mostrará la lista en blanco. Ejemplo: si el nombre de la provincia se introdujo como “Habana” y luego en el Criterio se pone “La Habana”, lo considera dos nombres de Provincias diferentes. Ordenar En la fila Orden al desplegar la lista se puede dar un orden ascendente o descendente a la lista o se puede dejar sin ordenar, esto se hace debajo de cada campo correspondiente que se quiera ordenar. Realizar cálculos en una Consulta También se pueden hacer operaciones como suma, promedio, contar, etc. Ejemplo vamos a contar la cantidad de participantes por Provincia. 1. Se hace clic en el Botón Totales de la Barra de Herramientas y veremos que en la ventana en la parte inferior aparece una nueva fila llamada Total y debajo de cada campo las palabras Agrupar por. 2. Se hace clic en Agrupar por debajo del Campo Nombre Apellidos. 3. Se despliega la lista y se escoge la opción Cuenta Fig.27.
Lic. Maira Castellanos Cueto
54
ISCF “Manuel Fajardo”
Fig. 27 4. Se hace clic en el Botón Vista hoja de Datos forma Fig. 28.
y se muestra la consulta de la siguiente
Fig.28 5. Finalmente se cierra la Consulta y sale un mensaje preguntando si se quieren guardar los cambios en el diseño de la consulta. Se hace clic en el Botón Si, si quiere guardar todos los cambios que hizo, si no quiere guardar los cambios hace clic en el Botón No. Lic. Maira Castellanos Cueto
55
ISCF “Manuel Fajardo”
Consulta de parámetros. Cuándo se usa Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra su propio cuadro de diálogo que solicita información, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la consulta para que solicite más de un dato; por ejemplo, puede diseñarla para que solicite dos fechas. Microsoft Access puede entonces recuperar todos los registros que quedan entre esas dos fechas. Las consultas de parámetros también son útiles cuando se emplean como base para los formularios, informes y páginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parámetros. Al imprimir el informe, Microsoft Access muestra un cuadro de diálogo que solicita el mes sobre el que se desea el informe. Cuando se introduce un mes, Microsoft Access imprime el informe apropiado. - Crear una consulta de parámetros que solicite criterios cada que vez que se ejecute Una consulta de parámetros muestra uno o más cuadros de diálogo predefinidos que le solicitarán el valor del parámetro (criterio). También puede crear un cuadro de diálogo personalizado que solicite los parámetros de la consulta. Para obtener más información, Cree una consulta de selección o de referencias cruzadas. 1. En la vista Diseño de la consulta, arrastre los campos desde la lista de campos de la consulta a la cuadrícula de diseño de la consulta. 2. En la celda Criterios, para cada campo que desee utilizar como parámetro, escriba el texto a solicitar entre corchetes. Microsoft Access mostrará este texto cuando se ejecute la consulta. El texto de la solicitud debe ser diferente del nombre del campo, aunque puede incluir el nombre del campo. Ejemplo si cuando se Ejecuta la consulta de los Ponentes por Provincias se quiere que pregunte el nombre de la provincia se pone entre corchetes debajo del Campo Provincia [¿Qué Provincia desea?] y al ejecutar la Consulta sale el cuadro de diálogo Fig.29, donde usted introducirá el nombre de la provincia de la cual usted desea ver los ponentes.
Fig. 29 3. Hacer clic en el Botón Aceptar y se mostrará la lista de los nombres y apellidos de los ponentes de la provincia que usted introdujo en el parámetro. Para un campo que muestra la fecha, puede mostrar el texto " Introduzca la fecha inicial:" y el texto " Introduzca la fecha final:" para especificar un intervalo de valores. En la celda Lic. Maira Castellanos Cueto
56
ISCF “Manuel Fajardo” Criterio del campo, escriba Between [Introduzca la fecha inicial:] And [Introduzca la fecha final:]. Consulta de tabla de referencias cruzadas. Cuándo se usa Una consulta de tabla de referencias cruzadas muestra valores resumidos (sumas, cuentas y promedios) de un campo de una tabla y los agrupa según un conjunto de hechos enumerados en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro conjunto de hechos enumerados en la parte superior de la hoja de datos. Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas mediante un asistente 1. En la ventana Base de datos, haga clic en Consultas y, a continuación, bajo Objetos, haga clic en Nueva en la barra de herramientas de la ventana Base de datos. 2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas de tablas de referencias cruzadas. 3. Elija Aceptar. 4. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo del asistente. En el último cuadro de diálogo, puede seleccionar si desea ejecutar la consulta o si desea ver la estructura de la consulta en la vista Diseño. 5. Si la consulta resultante no es exactamente como desea, puede volver a ejecutar el asistente o cambiar la consulta en la vista Diseño. Nota: Si en la consulta de referencia cruzada se quiere seleccionar más de una tabla, hay que hacer previamente una consulta con los campos de ambas tablas y seleccionar esta consulta para hacer a su vez la consulta de referencia cruzada. Ejercicio Investigue por la Ayuda las Consultas de Referencia Cruzada y si es posible haga una consulta de este tipo. Donde se cuenten la cantidad de trabajos por Provincia y la cantidad de trabajos de cada autor. (Hay que hacer previamente una consulta con los nombres de los ponentes, las provincias y los títulos de los trabajos). Informes Un informe es un método eficaz de presentar los datos en formato impreso. Dado que tiene el control sobre el tamaño y el aspecto de todo el informe, puede mostrar la información en la manera que desee verla. La mayor parte de la información de un informe procede de una tabla, consulta o instrucción SQL base, que es el origen de los datos del informe. Parte de la información del informe se almacena en el diseño del mismo. El vínculo entre un informe y su origen de registros se crea mediante objetos gráficos denominados controles. Los controles pueden ser cuadros de textos que muestran nombres y Lic. Maira Castellanos Cueto 57
ISCF “Manuel Fajardo” números, etiquetas que muestran títulos o líneas decorativas que organizan gráficamente los datos y hacen más efectivo el informe. Crear un informe mediante la función AutoInforme. Con AutoInforme, se selecciona el origen de registros y el diseño en tabla o columnas; AutoInforme utiliza todos los campos del origen de registros y aplica el último autoformato utilizado en el informe. Crear un informe usando Autoinforme. En la ventana Base de datos, haga clic en el objeto Informes Haga clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos. En el cuadro de diálogo Nuevo informe haga clic en uno de los siguientes asistentes: Autoinforme en columnas. Cada campo aparece en una línea distinta con una etiqueta a su izquierda. Autoinforme tabular. Los campos de cada registro aparecen en una línea y las etiquetas se imprimen una vez en la parte superior de cada página. • Haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe. • Haga clic en Aceptar. Microsoft Access aplica el último autoformato utilizado en el informe. Si todavía no ha utilizado el Asistente para informes para crear el informe ni ha usado el comando Autoformato en el menú Formato, Microsoft Access utiliza el autoformato estándar. Sugerencia: También puede crear un informe de una sola columna basado en la tabla o consulta abierta o en la tabla o consulta seleccionada en la ventana Base de datos. Haga clic en Autoinforme en el menú Insertar, o en la flecha junto al botón Nuevo objeto en la barra de herramientas, y después en Autoinforme. Los informes creados con este método no incluyen encabezado o pie de informe, ni tampoco encabezado o pie de página. Crear un informe mediante un asistente Crear un informe mediante un asistente. El asistente le formula preguntas detalladas acerca de los orígenes de registros, campos, diseño y formato que desee y crea un informe basado en sus respuestas. 1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informes , bajo Objetos. 2. Haga clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos. 3. En el cuadro de diálogo Nuevo Informe, elija el asistente que desea utilizar. Una descripción del asistente aparece en el lado izquierdo del cuadro de texto. 4. Elija la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe. Lic. Maira Castellanos Cueto
58
ISCF “Manuel Fajardo” 5. Nota Microsoft Access utiliza esa tabla o consulta como el origen de datos predeterminada para el informe. Sin embargo, puede cambiar el origen de datos del asistente y seleccionar campos de otras tablas y consultas. 6. Haga clic en Aceptar. Si ha hecho clic en Asistente para informes, Asistente para gráficos o Asistente para etiquetas en el paso 3, siga las instrucciones de los cuadros de diálogo del asistente. Si ha seleccionado Autoinforme: tabular o Autoinforme: en columnas, Microsoft Access creará automáticamente el informe. Si el informe obtenido no tiene el aspecto deseado, puede cambiarlo en la vista Diseño.
Lic. Maira Castellanos Cueto
59
ISCF “Manuel Fajardo”
Lic. Maira Castellanos Cueto
60
ISCF “Manuel Fajardo”
Lic. Maira Castellanos Cueto
61
ISCF “Manuel Fajardo” Ordenar los registros en un informe En un informe se puede ordenar hasta por 10 campos o expresiones. 1. Abra el informe en la vista Diseño. 2. Haga clic en Ordenar y agrupar en la barra de herramientas para mostrar el cuadro Ordenar y agrupar. Sale el cuadro de diálogo Fig.30
3. 4. 5. 6.
Fig.30 En la primera fila de la columna Campo/Expresión, seleccione un nombre de campo o escriba una expresión. El campo o expresión de la primera fila es el primer nivel de ordenación (el conjunto mayor). La segunda fila es el segundo nivel de ordenación y así sucesivamente. Cuando se rellena la columna Campo/Expresión, Microsoft Access establece el tipo de orden a Ascendente. El tipo de orden ascendente ordena desde la A a la Z o desde 0 a 9. Para cambiar el tipo de orden, seleccione Descendente en la lista Tipo de orden. El orden Descendente ordena desde la Z a la A o desde 9 a 0.
Nota El informe Etiquetas de cliente de la base de datos de ejemplo Neptuno ordena registros según sus valores en tres campos. Para ver este informe, abra la base de datos Neptuno en la subcarpeta EJEMPLOS de la carpeta Office y abra el informe Etiquetas de cliente en la vista Diseño. Cambiar el tamaño de un encabezado, pie u otra sección en un formulario o informe Se puede incrementar o disminuir individualmente el alto de las secciones de los formularios e informes. Sin embargo, un formulario o informe sólo tiene un ancho. Cuando se cambia el ancho de una sección, se cambia el ancho del formulario o informe entero. Cambiar el alto o el ancho 1. Abra el formulario en la vista Diseño o el informe en la vista Diseño. Lic. Maira Castellanos Cueto
62
ISCF “Manuel Fajardo” 2. Cambie el alto o el ancho colocando el puntero en el borde inferior o en el borde derecho de la sección. 3. Arrastre el puntero hacia arriba o hacia abajo para cambiar el alto de la sección. Arrastre el puntero hacia la izquierda o derecha para cambiar el ancho de la sección.
Cambiar el alto y el ancho Coloque el puntero en la esquina inferior derecha de la sección y arrástrela diagonalmente en cualquier dirección.
Dar formato a un formulario, informe o control mediante formatos predefinidos 1. Abra un formulario en la vista Diseño o un informe en la vista Diseño. 2. Realice uno de estos procedimientos: a. Si desea dar formato al formulario o el informe completo, haga clic en el selector de formulario o el selector de informe. b. Si desea dar formato a una sección individual, haga clic en el selector de sección. c. Si desea dar formato a uno o más controles, seleccione los controles. d. Haga clic en Autoformato en la barra de herramientas. e. Haga clic en uno de los formatos de la lista. f. Si desea especificar qué atributos va a aplicar (fuente, color o borde), haga clic en Opciones. Nota: Debe seleccionar el formulario o el informe completo para aplicar una imagen de fondo. Lic. Maira Castellanos Cueto
63
ISCF “Manuel Fajardo” Selector de informes Cuadro donde se encuentran las reglas, situado en la esquina superior izquierda de la vista Diseño del informe. Haga clic en este cuadro para seleccionar el informe. Haga doble clic en este cuadro para abrir la hoja de propiedades del informe. Nota: Si el selector de informe no aparece, seleccione Regla en el menú Ver. Imprimir un informe Antes de imprimir un informe por primera vez, es recomendable que compruebe los márgenes, la orientación de la página y otras opciones de configuración de la página. 1. Seleccione el informe en la ventana Base de datos o abra el informe en la vista Diseño, Vista preliminar o Vista previa del diseño. 2. Elija Imprimir en el menú Archivo. Sale cuadro de diálogo Fig.31 3. Escriba los valores que desea en el cuadro de diálogo Imprimir. 4. En Impresora, especifique una impresora. 5. En Intervalo de impresión, especifique todas las páginas o el intervalo de páginas. 6. En Copias, especifique el número de copias y si desea que se intercalen. 7. Elija Aceptar. 8. Sugerencia Para imprimir un informe sin pasar por el cuadro de diálogo, haga clic en Imprimir
en la barra de herramientas.
Fig.31 Abrir un informe 1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informes, bajo Objetos. Lic. Maira Castellanos Cueto
64
ISCF “Manuel Fajardo” 2. Elija el informe que desea abrir. 3. En la barra de herramientas de la ventana Base de datos, haga clic en el botón Diseño para abrir el informe en la vista Diseño, o haga clic en el botón Vista preliminar para abrir el informe en Vista preliminar. Crear y administrar un formulario de panel de control Al utilizar el Asistente para bases de datos para crear una base de datos, Microsoft Access crea automáticamente un panel de control que le ayuda a desplazarse por la base de datos. Este panel de control tiene botones que puede hacer clic para abrir formularios e informes (o para abrir otros paneles de control que abran otros formularios e informes), salir de Microsoft Access o personalizar el panel de control. Puede crear un panel de control similar al que crea el Asistente para bases de datos mediante el Administrador del panel de control. Crear un formulario de panel de control mediante el Administrador del panel de control Al utilizar el Asistente para bases de datos para crear una base de datos, el asistente crea un panel de control que facilita el desplazamiento entre los formularios e informes de la base de datos. Si desea crear el mismo tipo de panel de control para una base de datos creada sin el asistente, puede emplear Administrador del panel de control. 1. En el menú Herramientas, elija Utilidades de la base de datos y, a continuación, haga clic en Administrador del panel de control. Fig.32.
Fig.32 2. Si Microsoft Access pregunta si desea crear un panel de control, elija Sí. 3. En el cuadro de diálogo Administrador del panel de control, elija Modificar. Fig.33
Lic. Maira Castellanos Cueto
65
ISCF “Manuel Fajardo”
Fig.33 4. En el cuadro de diálogo Modificar página del panel de control, escriba un nombre para el panel de control en el cuadro Nombre del panel de control y, a continuación, haga clic en Nueva. Fig.34
Fig.34 5. En el cuadro de diálogo Fig. 35. Modificar elemento del panel de control, escriba el texto para el primer botón del panel de control en el cuadro Texto y, a continuación, haga clic en un comando en el cuadro Comando. Por ejemplo, escriba Datos de Ponentes en el cuadro Texto y, a continuación, haga clic en Abrir formulario en modo edición en el cuadro Comando. 6. Dependiendo del comando elegido, Microsoft Access muestra otro cuadro bajo el cuadro Comando Fig.35. Elija un elemento de este cuadro si es necesario. Por ejemplo, si ha elegido Abrir formulario en modo edición en el cuadro Comando en el paso 6, seleccione el nombre del formulario que desea abrir en el cuadro Formulario, como Ponentes y, a continuación, elija Aceptar.
Lic. Maira Castellanos Cueto
66
ISCF “Manuel Fajardo”
Fig.35 7. Repita los pasos 4 a 6 hasta que hayan agregado todos los elementos al panel de control. Si desea editar o eliminar un elemento, seleccione el elemento en el cuadro Elementos de este panel de control y, a continuación, haga clic en Modificar o en Eliminar. Si desea volver a ordenar los elementos, seleccione el elemento en el cuadro y, a continuación, haga clic en Mover arriba o Mover abajo. Fig.36
Fig36 8. Elija Cerrar. El panel de control queda según la Fig.37
Fig.37 Lic. Maira Castellanos Cueto
67
ISCF “Manuel Fajardo” Notas Puede utilizar Administrador del panel de control para crear un panel de control que se ramifique en otros paneles de control. Utilice el procedimiento anterior para crear uno o más paneles de control. Para hacer que un panel de control se abra automáticamente al abrir la base de datos, haga clic en el nombre del panel de control en el cuadro de diálogo Administrador del panel de control y elija Predeterminado. Para hacer que un panel de control se ramifique en otro panel de control, seleccione el comando Ir al panel de control en el cuadro Comando en el paso 5 del procedimiento anterior y, a continuación, especifique el panel del control al que desea tener acceso. Al crear un panel de control con Administrador del panel de control, Microsoft Access crea una tabla Elementos del panel de control que describe qué muestran y qué acciones realizan los botones del formulario. Si posteriormente realiza cambios en el formulario de Panel de control en la vista Diseño del formulario, es posible que la aplicación no funcione. Si tiene previsto personalizar el formulario de panel de control en gran medida, es más conveniente crear el formulario desde cero y a continuación especificarlo como formulario de inicio. Crear un nuevo panel de control que se pueda abrir desde el panel de control de apertura - Abra la base de datos. Realice una de las siguientes operaciones para abrir el cuadro de diálogo Administrador del panel de control: 1. Si ha creado el panel de control mediante el Administrador del panel de control, elija Complementos en el menú Herramientas elija Utilidades de la base de datos y, a continuación, haga clic en Administrador del panel de control. Fig.33 2. En el cuadro de diálogo Fig.34 haga clic en el Botón Nuevo. 3. En el cuadro de diálogo Fig.35 escriba el nombre del nuevo panel de control y, a continuación, elija Aceptar. 4. Microsoft Access agrega el panel de control al cuadro Páginas del panel de control. 5. Haga clic en el nuevo panel de control y, a continuación, elija Modificar. 6. Haga clic en Nuevo. 7. Escriba el texto para el primer elemento del panel de control en el cuadro Texto y, a continuación, haga clic en un comando del cuadro Comando. A continuación, elija Abrir formulario en modo edición en el cuadro Comando. 8. Dependiendo del comando elegido, Microsoft Access muestra otro cuadro bajo el cuadro Comando. Seleccione un elemento de este cuadro, si es necesario. Por ejemplo, si ha elegido Abrir formulario en modo edición en el paso 7, seleccione el nombre del formulario que desea abrir en el cuadro Formulario, y elija Aceptar. 9. Repita los pasos 6 a 8 hasta que haya agregado todos los elementos al panel de control. Si desea editar o eliminar un elemento, haga clic en el elemento en el cuadro Elementos de esta panel de control y, a continuación, haga clic en Modificar o en Eliminar. Si desea volver a ordenar los elementos, haga clic en el elemento en el cuadro y, a continuación, haga clic en Mover arriba o Mover abajo. 10. Cuando haya terminado de crear el panel de control, elija Cerrar. Lic. Maira Castellanos Cueto 68
ISCF “Manuel Fajardo”
Realizar un cambio en un panel de control existente -Abra la base de datos. Realice una de las siguientes operaciones para abrir el cuadro de diálogo Administrador del panel de control: 1. Si ha creado el panel de control mediante Administrador del panel de control, elija Complementos en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en Administrador del panel de control. 2. Haga clic en el panel de control que desee editar y, a continuación, haga clic en Modificar. 3. Haga clic en el elemento del panel de control que desea cambiar y, a continuación, realice una de las siguientes operaciones: 4. Para cambiar el texto del elemento, el comando ejecutado por el elemento o el objeto que se abre o ejecuta al hacer clic en el botón, elija Modificar. 5. Para agregar un elemento, haga clic en Nueva, escriba el texto del elemento y, a continuación, haga clic en un comando en el cuadro Comando. Dependiendo del comando en el que haga clic, Microsoft Access muestra otro cuadro bajo el cuadro Comando. Seleccione un elemento de este cuadro, si es necesario. Por ejemplo, si hace clic en uno de los comandos de formulario del cuadro Comando, seleccione el nombre del formulario que desea abrir. 6. Para eliminar un elemento, haga clic en Eliminar. 7. Para mover un elemento, haga clic en Mover arriba o Mover abajo. 8. Cuando haya terminado de modificar los elementos, elija Cerrar. Eliminar un panel de control - Abra la base de datos. Realice una de las siguientes operaciones para abrir el cuadro de diálogo Administrador del panel de control: 1. Si ha creado el panel de control mediante Administrador del panel de control, elija Utilidades de la base de datos en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en Administrador del panel de control. 2. Haga clic en el panel de control que desea eliminar en el cuadro Páginas del panel de control y, a continuación, elija Eliminar. Intercambio de información Vínculo con Office Vincular con MS Word Lic. Maira Castellanos Cueto
69
ISCF “Manuel Fajardo” Esta opción permite vincular una Tabla o Consulta de Access a un documento de Combinación de correspondencia en Word para utilizarla como base de datos para confeccionar el mismo. 1. En la ventana de Base de datos se selecciona la tabla o consulta que se quiera vincular con un documentos de Word de combinación de correspondencia. 2. En el Menú Herramientas se hace clic en la opción Vínculo con Office y escoger la opción Vincular con MS Word. Sale el cuadro de diálogo Fig.38. O pulsar el Botón Vínculo con Office de la Barra de Herramientas. Desplegar las opciones en la lista desplegable haciendo clic en la saeta que tiene a la derecha y escoger la opción Vincular con MS Word. 3. Si escoge la opción Vincular los datos a un documento de Word existente al hacer clic en Aceptar aparece una ventana donde se puede escoger el documento y abrirlo. Si escoge la opción Crear un documento nuevo y vincular los datos al mismo aparece un nuevo documento de Word.
Fig.38
Publicar con MS Word Esta opción permite enviar a Word una Tabla, Consulta o Informe. 1. En la ventana de la Base de datos seleccionar el objeto que se quiere publicar en Word. 2. En el Menú Herramientas se hace clic en la opción Vínculo con Office y escoger la opción Publicar con MS Word. O pulsar el Botón Vínculo con Office de la Barra de Herramientas. Desplegar las opciones en la lista desplegable haciendo clic en la saeta que tiene a la derecha y escoger la opción Publicar con MS Word . 3. Los resultados se guardan como un archivo (.RTF) en la carpeta predeterminada. Microsoft Word se inicia automáticamente y lo abre con el documento que acaba de enviar, el cual puede modificar e imprimir o guardar como un documento de Word (.DOC)
Lic. Maira Castellanos Cueto
70
ISCF “Manuel Fajardo” Analizar con MS Excel Cargar los resultados de una hoja de datos, de un formulario o de un informe en Microsoft Excel 1. En la ventana Base de datos, seleccione el nombre de la hoja de datos, formulario o informe que desee guardar y cargar en Microsoft Excel. Para guardar una selección de una hoja de datos, ábrala y efectúe la selección antes de continuar. 2. En el Menú Herramientas se hace clic en la opción Vínculo con Office y escoger la opción Analizar con MS Excel. O pulsar el Botón Vínculo con Office de la Barra de Herramientas. Desplegar las opciones en la lista desplegable haciendo clic en la saeta que tiene a la derecha y escoger la opción Analizar con MS Excel . Los resultados se guardan como un archivo Microsoft Excel (.XLS) en la carpeta predeterminada. Microsoft Excel se inicia automáticamente y lo abre.
Importar Sirve para copiar datos de un archivo de texto, una hoja de cálculo o una tabla de base de datos en una tabla de Microsoft Access. Los datos importados se pueden utilizar para crear una nueva tabla o se pueden anexar (agregar) a una tabla existente con una estructura de datos coincidente. También puede importar objetos desde una base de datos de Microsoft Access o desde un proyecto de Microsoft Access a una base de datos abierta.
vincular (tablas) Establecer una conexión a los datos de otra aplicación de modo que los datos se puedan ver y modificar tanto en la aplicación original como en Microsoft Access. También es posible vincular tablas de otras bases de datos de Microsoft Access para que se puedan usar sin necesidad de abrir la otra base de datos. En anteriores versiones de Microsoft Access este proceso se denominaba adjuntar. Nota: Sólo puede vincular una tabla en una base de datos de Microsoft Access, no en un proyecto de Microsoft Access. Importar los objetos de base de datos desde otra base de datos o proyecto de Microsoft Access 1. Abra la base de datos, o cambie a la ventana Base de datos de la base de datos abierta. 2. En el menú Archivo elija a Obtener datos externos y luego haga clic en Importar. 3. En el cuadro Tipo de archivo, asegúrese que está activado Microsoft Access (*.mdb;*.adp;*.mdw;*.mda;*.mde;*.ade). 4. Haga clic en la flecha derecha del cuadro Buscar en, seleccione la unidad y la carpeta donde esté ubicada la base de datos de Microsoft Access (,MDB) o el proyecto de Microsoft Access (.ADP) desde el desee importar y luego haga doble clic en el icono de la base de datos. 5. En el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en la ficha correspondiente al tipo de objeto que desee importar y, a continuación, haga clic en cada objeto que desee importar, o haga clic en Seleccionar todo para importar todos los objetos del tipo que desee. Repita este paso para cada tipo de objeto que desee importar.
Lic. Maira Castellanos Cueto
71
ISCF “Manuel Fajardo” 6. Si sólo desea importar las definiciones de las tablas (no los datos que contienen), seleccione Opciones y luego, debajo de Importar tablas , haga clic en Sólo definición. 7. En una base de datos de Access si importa consultas de selección, y desea importarlas como tablas(por ejemplo, para crear una base de datos de sólo lectura), haga clic en Opcione s y, a continuación, debajo de Importar consultas , haga clic en Como tablas . Las consultas de acción se importan como consultas independientemente de cómo esté establecida esta opción. 8. Si desea incluir relaciones (sólo para bases de datos de Access), menús personalizados y barras de herramientas, o importar o exportar especificaciones (sólo para bases de datos de Access), haga clic en Opciones y, a continuación, bajo Importar, seleccione los elementos que desee incluir. Microsoft Access no importa una barra de herramientas, barra de menús o menú contextual si tiene el mismo nombre que alguno de la base de datos o proyecto de Access al que esté importando. Notas • No puede importar vistas, procedimientos almacenados o diagramas de base de datos de un proyecto de Access a una base de datos de Access. No puede importar consultas o relaciones de una base de datos de Access a un proyecto de Access. • Al importar un objeto de otra base de datos, también conviene importar los objetos relacionados para que funcione. Por ejemplo, un informe puede tener una consulta como origen de registros, y dicha consulta puede basarse en una relación entre dos tablas. • Aunque normalmente utilizará el comando Convertir base de datos perteneciente al submenú Utilidades de base de datos del menú Herramientas para convertir una versión anterior de una base de datos de Microsoft Access, también puede convertir una versión anterior importando sus objetos de base de datos. Esto resulta útil si sólo se necesita convertir algunos de los objetos de base de datos. • Si importa una tabla que contiene campos de búsqueda a una base de datos de Access, debería importar también las tablas y las consultas a las que se refieran los campos de búsqueda. Si no lo hace cuando abra la tabla importada en la vista Hoja de datos, Microsoft Access presentará un mensaje de error para cada una de las tablas o consultas ausentes. Para corregir este problema, importe las tablas o consultas ausentes. Si no puede o no desea importar las tablas o las consultas, abra la tabla importada en la vista Diseño, haga clic en el campo de búsqueda que se refiera a una tabla o consulta ausente, seleccione la ficha Búsqueda y establezca la propiedad Mostrar control a Cuadro de texto. Repita este procedimiento para cada campo de búsqueda que se refiera a una tabla o consulta que falte.
Importar datos de una hoja de cálculo de Excel. 1. Asegúrese de que los datos de la hoja de cálculo estén organizados en el formato tabular apropiado y de que la hoja de cálculo tiene el mismo tipo de datos en cada campo (columna) y los mismos campos en cada fila. 2. Abra una base de datos o cambie a la ventana Base de datos de la base de datos abierta. 3. Para importar una hoja de cálculo, en el menú Archivo, elija Obtener datos externos y haga clic en Importar. Para vincular una hoja de cálculo, en el menú Archivo, elija Obtener datos externos y haga clic en Vincular tablas .
Lic. Maira Castellanos Cueto
72
ISCF “Manuel Fajardo” 4. En el cuadro de diálogo Importar (o Vincular), en el cuadro Tipo de archivo seleccione Microsoft Excel (*.xls) o Lotus 1-2-3 (*.wk*). 5. Haga clic en la flecha a la derecha del cuadro Buscar en, seleccione la unidad y la carpeta donde está ubicado el archivo de la hoja de cálculo y haga doble clic en su icono. 6. Siga las indicaciones de los cuadros de diálogo del Asistente para importar de hojas de cálculo. Si está importando de un libro de trabajo de Microsoft Excel versión 5.0 o posteriores, puede importar desde una hoja del libro de trabajo. No puede importar de ningún otro archivo de hojas de cálculo múltiples, tales como los libros de trabajo de Microsoft Excel versión 4 ó los cuadernos de notas de Lotus. Para importar estos archivos, primero debe guardar cada hoja de cálculo como un archivo individual. Notas:
•
• •
•
Puede importar o vincular todos los datos de una hoja de cálculo o sólo los datos de un intervalo con nombre de celdas. Aunque usualmente Microsoft Access crea una tabla nueva para los datos, también puede agregar los datos a una tabla existente si los encabezados de columna concuerdan con los nombres de campo de la tabla. Si la importación de una hoja de cálculo tarda un tiempo inesperadamente largo, puede ser debido a que estén ocurriendo muchos errores. Para cancelar la importación, presione CTRL+INTER. Microsoft Access intenta asignar el tipo de datos correcto a los campos importados, pero debería comprobar sus campos para asegurarse de que contienen el tipo de datos que desea. Por ejemplo, en una base de datos de Access un campo Número de teléfono o Código postal, pueden importarse como campos numéricos, pero deberían cambiarse a un campo de texto en Microsoft Access, porque es improbable que realice cálculos en esos tipos de campos. Debería también comprobar y establecer, cuando sea necesario, las propiedades del campo, tales como el formato. Puede importar datos de las hojas de cálculo de otros programas, siempre que estén en el formato de Microsoft Excel o Lotus 1-2-3.
Exportar datos Acción de enviar datos y objetos de base de datos a otra base de datos, hoja de cálculo o convertirlos a otro formato de archivo para que otra base de datos, aplicación o programa puedan utilizar los datos o los objetos de base de datos. Se pueden exportar datos a una serie de bases de datos, programas y formatos de archivo compatibles. Guardar los resultados de un objeto como un archivo de Microsoft Excel o de formato RTF (Rich Text Format) 1. En la ventana Base de datos, seleccione el nombre del objeto que desee guardar. Para guardar la selección de una hoja de datos, antes de continuar, ábrala y efectúe la selección que desea guardar. 2. En el menú Archivo, elija Exportar. 3. En el cuadro Guardar como tipo, seleccione Microsoft Excel 5-7 (*.xls), Microsoft Excel 97, 2000 (*.xls) o Rich Text Format (*.rtf).
Lic. Maira Castellanos Cueto
73
ISCF “Manuel Fajardo” 4. Haga clic en la flecha a la derecha del cuadro Guardar en y seleccione la unidad o carpeta a la que desee exportar. 5. En el cuadro Nombre de archivo, escribe el nombre del archivo (o utilice el nombre sugerido). 6. Si está guardando como Microsoft Excel 5-7, Microsoft Excel 97 o Microsoft Excel 2000 seleccione la casilla de verificación Guardar con formato. Si está guardando el objeto como Rich Text Format, la casilla de verificación Guardar con formato se selecciona automáticamente. 7. Haga clic en Guardar todo para guardar la hoja de datos completa o Guardar selección si seleccionó una parte de la hoja de datos en el Paso 1.
Analizar una Tabla El analizador de Tablas busca problemas en las Tablas. Puede que una tabla contenga la información muchas veces lo que causa problemas. La información duplicada ocupa más espacio y además puede conducir a errores. El asistente dividirá la tabla en dos o más tablas relacionadas y no modificará la tabla original. Para analizar una Tabla siga los siguientes pasos: 1. Menú Herramientas, hacer clic en la opción Analizar. 2. Clic en la opción Tabla. 3. Sale un asistente, seguir las indicaciones del mismo.
Analizar rendimiento 1. Menú Herramientas, hacer clic en la opción Analizar. 2. Clic en la opción Rendimiento. 3. Sale un cuadro de diálogo Fig.39
Fig.39 4. Seleccione los objetos que quiere analizar su rendimiento 5. Haga clic en Aceptar 6. Sale un cuadro de diálogo con los resultados del análisis y algunas sugerencias.
Lic. Maira Castellanos Cueto
74
ISCF “Manuel Fajardo” Réplica Copia de una base de datos, incluyendo sus tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Una réplica es un miembro de un conjunto de réplicas y puede estar sincronizada con otras réplicas del conjunto. Los cambios efectuados en los datos de una tabla replicada en una réplica se envían y se aplican a las demás réplicas.
Sincronización Proceso de actualizar dos miembros de un conjunto de réplicas en el que se intercambian todos los registros y objetos actualizados en cada miembro. Dos miembros del conjunto de réplicas están sincronizados cuando los cambios efectuados en cada uno de los miembros se han aplicado al otro.
Replicación con versiones anteriores de Microsoft Access Las versiones de Microsoft Access anteriores a Microsoft Access 7.0 no pueden replicar bases de datos y tampoco pueden utilizar bases de datos replicadas. Puede convertir un conjunto de réplicas creado en Microsoft Access 97 sincronizando el conjunto de réplicas y, posteriormente, convirtiendo cada una de las réplicas por separado a Access 2000.
Crear una réplica de la base de datos 1. Abra la base de datos de la que desee crear una réplica. Si está trabajando en un entorno multiusuario, asegúrese que los demás usuarios han cerrado la base de datos. 2. Importante Antes de crear una réplica de una base de datos, es recomendable leer los cambios que se van a producir en la base de datos al crear la réplica. 3. Si la base de datos está protegida por una contraseña de base de datos, elimine la contraseña. 4. En el menú Herramientas , seleccione Réplica, y luego haga clic en Crear réplica. 5. Haga clic en Sí cuando se le pregunte si desea cerrar la base de datos. 6. Haga clic en Sí o en No (se recomienda hacer clic en Sí) cuando se le pregunte, si desea crear una copia de la base de datos (este cuadro de diálogo sólo aparece si la base de datos debe ser convertida primero a un Diseño principal antes de crear la primera réplica). 7. En el cuadro de diálogo Ubicación de la nueva réplica, seleccione la ubicación en la que desea colocar la nueva réplica. 8. En el cuadro de diálogo Ubicación de la nueva réplica, haga clic en el botón Prioridad, escriba la prioridad de la réplica y, a continuación, haga clic en Aceptar. 9. En el cuadro de diálogo Ubicación de la nueva réplica, active la casilla de verificación Evitar eliminaciones si desea que los usuarios eliminen registros de la réplica. 10. En el cuadro de diálogo Ubicación de la nueva réplica, seleccione la visibilidad de la réplica en el cuadro de lista desplegable Guardar como tipo. 11. Haga clic en Aceptar. Notas Al replicar una base de datos, todas las tablas, consultas, formularios, informes, macros, módulos se replican de forma predeterminada, al igual que los datos Sincronizar una réplica o un Diseño principal con otro miembro del conjunto de réplicas
Lic. Maira Castellanos Cueto
75
ISCF “Manuel Fajardo”
La sincronización es el proceso por el que se actualizan dos miembros de un conjunto de réplicas mediante el intercambio de todos los registros actualizados y los objetos de cada miembro. Dos miembros de un conjunto de réplicas se encuentran sincronizados cuando los cambios de cada uno han sido aplicados al otro. 1. Abra el miembro del conjunto de réplicas que desea sincronizar. 2. En el menú Herramientas , seleccione Réplica, y luego haga clic en Sincronizar ahora. (Si un Sincronizador en Internet administra algún miembro de un conjunto de réplicas, verá que la réplica administrada aparecerá en el cuadro de lista desplegable Directamente con la réplica como http://NombreDeServidor, donde NombreDeServidor es el nombre del servidor Internet). 3. Introduzca la ruta de acceso y el nombre de archivo del miembro del conjunto de réplicas que desea sincronizar con la base de datos activa. 4. Si la base de datos es el Diseño principal y desea convertir otra réplica en Diseño principal, seleccione la casilla de verificación Convertir 'Nombrearchivo' en Diseño principal. (Esta opción no está disponible si alguna de las réplicas a ser sincronizada es una réplica parcial.) 5. Haga clic en Aceptar. 6. Cuando se le pregunte si desea cerrar y volver a abrir la base de datos, haga clic en Sí. (Si hace clic en No, es posible que no vea todos los cambios).
Cuestiones de conversión y compatibilidad No se puede abrir una base de datos de Microsoft Access 2000 usando las versiones anteriores de Microsoft Access. Sin embargo, puede vincular e importar tablas de Microsoft Access 2000 (versión 9.0) a bases de datos de Microsoft Access 97 (versión 8.0). También puede exportar una tabla de la versión 8.0 a una base de datos de la versión 7.0, y puede cortar, copiar o pegar datos desde una tabla de una versión 8.0 a una tabla de una versión 7.0. Puede habilitar una base de datos creada en una versión anterior de Microsoft Access para ejecutarla en Microsoft Access 2000 pero no puede agregar nuevos objetos ni cambiar el diseño de los objetos en la base de datos. Si falla el intento de convertir una base de datos a Microsoft Access 2000, también puede crear una nueva base de datos Microsoft Access 2000, y después importar todos los objetos de la versión anterior a su nueva de datos. Nota Si necesita compartir una base de datos con usuarios que están ejecutando una versión anterior de Microsoft Access, debería abrir la base de datos de la versión anterior con la opción Abrir, para habilitarla, en lugar de hacerlo con la opción Convertir. Si debe compartir la base de datos con usuarios que estén ejecutando una versión anterior de Microsoft Access, no convierta la base de datos al formato Mic rosoft Access 2000
vincular (tablas) Establecer una conexión a los datos de otra aplicación de modo que los datos se puedan ver y modificar tanto en la aplicación original como en Microsoft Access. También es posible vincular
Lic. Maira Castellanos Cueto
76
ISCF “Manuel Fajardo” tablas de otras bases de datos de Microsoft Access para que se puedan usar sin necesidad de abrir la otra base de datos. En anteriores versiones de Microsoft Access este proceso se denominaba adjuntar.
Base de datos habilitada Base de datos creada con una versión anterior de Mic rosoft Access que se ha abierto en Microsoft Access 2000 sin convertir su formato. Una base de datos habilitada se puede utilizar tanto en Access 2000 como en la versión en que se creó. Para cambiar el diseño de los objetos en una base de datos habilitada, debe abrirla en la versión de Access en que fue creada originalmente. Convertir una base de datos de una versión anterior a Microsoft Access 2000 1. Haga una copia de seguridad de la base de datos de Access que va a convertir, para guardarla hasta que se sienta cómodo trabajando con la base de datos de Microsoft Access 2000. 2. Cierre la base de datos de Access que va a convertir. Si la base de datos de Access es una base de datos multiusuario ubicada en un servidor o en una carpeta compartida, asegúrese de que no está abierta por ningún otro usuario o aplicación. 3. En Microsoft Access 2000, seleccione Utilidades de la base de datos en el menú Herramientas , a continuación haga clic en Convertir base de datos y, por último, haga clic en A la versión de la base de datos de Access actual. 4. En el cuadro de diálogo Base de datos a convertir, seleccione la base de datos que desea convertir y, a continuación, haga clic en Convertir. 5. En el cuadro de diálogo Convertir la base de datos en, realice uno de los siguientes pasos: a) Escriba un nuevo nombre (sin la extensión .mdb) para el archivo de la base de datos de Microsoft Access 2000. b) Seleccione una ubicación diferente para el archivo de la base de datos de Microsoft Access 97. (Puede conservar el mismo nombre o puede cambiarlo). No se puede convertir una base de datos de Access en un archivo que tenga el mismo nombre y ubicación que la base de datos original. 6. Haga clic en Guardar. Microsoft Access convierte la base de datos al formato de Access 2000.
Convertir una base de datos de Access 2000 a una base de datos de Access 97 1. Abra la base de datos de Microsoft Access que desee convertir. Si es una base de datos multiusuario ubicada en un servidor o en una carpeta compartida, hay que asegurarse de que ningún otro usuario la tiene abierta.
Lic. Maira Castellanos Cueto
77
ISCF “Manuel Fajardo” Importante Si ha protegido el código de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA), debe facilitar la contraseña antes de convertir la base de datos de Access. Para facilitar la contraseña, inicie Microsoft Visual Basic abriendo un módulo. A continuación, haga clic en Propiedades de nombrebasededatos en el menú Herramientas y escriba la contraseña en el cuadro de diálogo Contraseña de nombrebasededatos. Si convierte una base de datos protegida de Access, debe disponer de permisos de apertura y ejecución y apertura en modo exclusivo en la propia base de datos, así como permisos de lectura y diseño en todos los objetos de la misma. Para proteger la base de datos convertida, ábrala en Microsoft Access 97 y aplique la seguridad por usuarios. 2. En el menú Herramientas , seleccione Utilidades de la base de datos, haga clic en Convertir la base de datos y, a continuación, haga clic en A una versión anterior de la base de datos de Access. 3. En el cuadro de diálogo Convertir la base de datos en, escriba el nombre de la nueva base de datos de la versión anterior que desee crear en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar. Nota Si la base de datos de Access 2000 contiene código, conviene corregir las referencias que faltan tras convertirla a Microsoft Access 97. Asimismo, si la base de datos de Access utiliza complementos o bases de datos de biblioteca que fueron creados en Access 2000, debe volver a convertirlos a Access 97. Se puede convertir una base de datos de Microsoft Access 2000 a una base de datos de Access 97 si no es un miembro de un conjunto de réplicas. Las funciones específicas para Access 2000 se pierden al convertir la base de datos al formato de Access 97. La conversión de una base de datos de Access 2000 a una base de datos de Access 97 ejecuta los siguientes cambios en la base de datos convertida. •
Los vínculos a páginas de acceso a datos se pierden.
•
Una base de datos de Access 2000 que contenga una tabla con una propiedad .TamañoDelCampo (FieldSize) establecida como Decimal no se puede convertir a Access 97. Se ha de cambiar el valor de la propiedad .TamañoDelCampo (FieldSize) a otro valor como, por ejemplo, Sencillo o Doble, o cambiar el tipo de datos de campo a Moneda antes de convertir la base de datos de forma satisfactoria.
Si convierte una base de datos protegida de Access, la cuenta de usuario que utilice para iniciar sesión en ella debe tener los siguientes permisos: •
Permisos Open/Run y Open Exclusive para la propia base de datos. Permisos Read Design para todos los objetos de la base de datos.
•
Para proteger la base de datos convertida, debe abrirla en Microsoft Access 97 y aplicar la seguridad por usuarios.
Lic. Maira Castellanos Cueto
78
ISCF “Manuel Fajardo” Si ha protegido la base de datos de Access mediante una contraseña, puede convertirla sin necesidad de quitar la contraseña. Si ha protegido el código de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) mediante una contraseña, debe proporcionar la contraseña en el entorno de Visual Basic.
Compactar y reparar bases de datos Compactar una base de datos para desfragmentar el archivo y obtener espacio adicional en el disco Para asegurar un rendimiento óptimo, compacte las base de datos de Microsoft Access y los proyectos de Microsoft Access con frecuencia. Se ha mejorado la compactación y la reparación, y ahora están integradas en un único proceso que es más seguro y eficaz A partir de esta versión, Microsoft Access combina la compactación y la reparación de bases de datos de Microsoft Access en un único proceso. Sin embargo, Access sólo compacta proyectos de Microsoft Access; no los repara.
Compactar una base de datos o un proyecto de Access Si elimina datos u objetos en una base de datos de Access, o si elimina objetos en un proyecto de Access, tanto la base de datos como el proyecto se pueden fragmentar y ocupar espacio en disco innecesariamente. La compactación de la base de datos o del proyecto de Access realiza una copia del archivo y reorganiza la manera de almacenar el archivo en el disco. La compactación optimiza el rendimiento de las bases de datos y proyectos de Access. Sin embargo, en un proyecto de Access, la compactación no afecta a objetos de base de datos como, por ejemplo, tablas o vistas, que residen en la base de datos de Microsoft SQL Server en lugar de en el propio proyecto de Access. Asimismo, la compactación no influye en el campo Autonumérico de un proyecto de Access. Sin embargo, en una base de datos de Access, si se eliminan registros del final de una tabla que tenga un campo Autonumérico, la compactación de la base de datos restablecerá el valor Autonumérico; el valor Autonumérico del siguiente registro que se agregue será superior al valor Autonumérico del último registro sin eliminar de la tabla. Compactar la base de datos o proyecto de Access actual 1. Si se compacta una base de datos multiusuario (compartida) ubicada en un servidor o en una carpeta compartida, hay que asegurarse de que ningún otro usuario la tiene abierta. 2. En el menú Herramientas , seleccione Utilidades de la base de datos y, a continuación, haga clic en Compactar y reparar base de datos. Nota Puede detener el proceso de compactación presionando CTRL+INTER o ESC.
Lic. Maira Castellanos Cueto
79
ISCF “Manuel Fajardo” Crear archivo MDE Archivos MDE Si la base de datos en uso contiene código de Microsoft Visual Basic, la operación de guardar la base de datos de Microsoft Access como un archivo MDE produce la compilación de todos los módulos, la eliminación del código de origen modificable y la compactación de la base de datos de destino. El código de Visual Basic se seguirá ejecutando, pero no se podrá ver ni modificar, y el tamaño de la base de datos de Access se reducirá a causa de la eliminación del código. Además, se optimizará el uso de la memoria, con la consiguiente mejora del rendimiento. La operación de guardar la base de datos de Access como un archivo MDE impide las siguientes acciones: •
Ver, modificar o crear formularios, informes o módulos en la vista Diseño.
•
Agregar, eliminar o cambiar referencias a bases de datos o bibliotecas de objetos.
•
Cambiar el código utilizando las propiedades o métodos de los modelos de Microsoft Access o VBA Object; un archivo MDE no contiene código de origen.
•
Importar o exportar formularios, informes o módulos. Sin embargo las tablas, consultas, páginas de acceso a datos y macros se pueden importar o exportar a bases de datos no MDE. Las tablas, consultas, páginas de acceso a datos o macros de un archivo MDE se pueden importar a otra base de datos de Access, pero esto no es posible con formularios, informes o módulos.
Precaución Asegúrese de guardar una copia de la base de datos de Access original. Si necesita modificar el diseño de formularios, informes o módulos en una base de datos de Access guardada como un archivo MDE, debe abrir la base de datos de Access original, modificarla y, finalmente, volverla a guardar como un archivo MDE. La operación de guardar una base de datos de Access con tablas como un archivo MDE crea problemas de conciliación de diferentes versiones de los datos si se necesita modificar más tarde el diseño de los formularios, informes o módulos. Por este motivo, la operación de guardar una base de datos de Access como un archivo MDE es la más apropiada para la base de datos cliente de una aplicación cliente/servidor. No se podrá abrir, convertir o ejecutar el código en un archivo MDE de Microsoft Access 2000 en las futuras versiones de Microsoft Access. La única forma de convertir un archivo MDE de Microsoft Access 2000 a una futura versión consistirá en abrir la base de datos de Access original desde la que se creó el archivo MDE, convertirla y, finalmente, guardar la base de datos de Access convertida como un archivo MDE. Importante Puede que algunas restricciones impidan guardar la base de datos de Access como un archivo MDE: •
Si la base de datos de Access en uso está protegida con seguridad por usuarios, se deben satisfacer determinados criterios. Obtener información sobre utilizar otros medios de seguridad con una base de datos de Access guardada como un archivo MDE.
Lic. Maira Castellanos Cueto
80
ISCF “Manuel Fajardo” •
Debe tener acceso mediante contraseña al código de Visual Basic. Obtener información sobre proteger el código de Visual Basic.
•
Si la base de datos en uso está replicada, debe quitar en primer lugar las propiedades y tablas del sistema de réplicas.
•
Si la base de datos de Access en uso hace referencia a otra base de datos de Access, o complemento, debe guardar todas las bases de datos de Access o complementos en la cadena de referencias como archivos MDE.
Inicio Estableciendo opciones en el cuadro de diálogo Inicio (menú Herramientas ), puede controlar el aspecto y el comportamiento de su aplicación al iniciarse. Por ejemplo, puede indicar qué barra de menús y qué formulario mostrará la aplicación al inicio o puede especificar el texto que aparecerá en la barra de título mientras se está ejecutando la aplicación. Al hacer clic en la opción Inicio de la Barra de herramientas sale el cuadro de diálogo Fig. 40
Fig.40 Título de la aplicación: Escriba un nombre de aplicación para personalizar el título de la aplicación en la barra de título de la base de datos. Icono de aplicación: Escriba el nombre de un archivo de mapa de bits (.bmp) o de un archivo de iconos (.ico) que contenga un icono, para personalizar el icono de la aplicación en la barra de título de Windows. Barra de menús: Seleccione una barra de menús de la lista para mostrar su propia barra de menús como la barra predeterminada para la base de datos activa. Permitir el uso de menús no restringidos: Seleccione esta opción para permitir el uso de todos los comandos de menú de Microsoft Access. Para obtener más información, consulte la Ayuda de Microsoft Access. Permitir el uso de menús contextuales predeterminados:
Lic. Maira Castellanos Cueto
81
ISCF “Manuel Fajardo” Seleccione esta opción para permitir el uso de los menús contextuales predeterminados de Microsoft Access. Para obtener más información, consulte la Ayuda de Microsoft Access. Mostrar formularios/páginas: Seleccione en la lista para presentar un formulario cuando se abre la base de datos. Presentar la ventana Base de datos: Active la casilla para presentar la ventana Base de datos cuando se abre la base de datos. Desactive para evitar que se presente la ventana Base de datos cuando se abre la misma. Presentar la Barra de estado: Active la casilla para mostrar la barra de estado. Barra de Menú contextual: Seleccione un menú contextual para establecer sus propias barras de menús como la barra predeterminada de métodos abreviados para los formularios e informes de la base de datos activa. Permitir el uso de las barras de herramientas incorporadas: Active la casilla para ver y utilizar las barras de herramientas predeterminadas de Microsoft Access. Permitir cambios en barras de herramientas y menús: Active la casilla para permitir cambios en las barras de herramientas. Desactive para bloquear las barras de herramientas (lo que inhabilita el botón secundario del mouse, el botón Cerrar de las barras de herramientas y el comando Barras de herramientas del menú Ver). Si hace clic en el Botón Avanzadas aparece la opción Usar las teclas especiales de Access Fig. 41 (Active la casilla para permitir la utilización de teclas especiales.)
Fig.41 Consideraciones que deben tenerse en cuenta al establecer las opciones del cuadro de diálogo Inicio •
Las opciones de Inicio se aplican sólo a la base de datos de Microsoft Access o el proyecto de Microsoft Access actual.
•
Al especificar un valor en el cuadro de diálogo Inicio, se establece automáticamente la propiedad de base de datos o el proyecto de Access asociado a ese valor.
•
Las propiedades de Inicio no anulan los valores de las propiedades de una barra de herramientas, barra de menús, menú contextual, formulario o informe específico. Por ejemplo, las opciones Barra de menús y Barra de menú contextual del cuadro de diálogo Inicio no anulan los valores de las propiedades de formularios o informes específicos que tienen una barra de menús o un menú contextual personalizado. Por tanto, al abrir un formulario o un informe, Microsoft Access muestra la barra de menús personalizada asociada al formulario o al informe en lugar de la barra de menús global especificada en el cuadro de diálogo Inicio.
•
Puede utilizar el cuadro de diálogo Inicio en lugar de o además de una macro AutoExec. Una macro AutoExec se ejecuta una vez aplicadas las opciones de Inicio; por tanto, debe evitar realizar cualquier acción en una macro AutoExec que cambie el efecto de las opciones de Inicio. Por ejemplo, si especifica un formulario en el cuadro Mostrar formulario/página del
Lic. Maira Castellanos Cueto
82
ISCF “Manuel Fajardo” cuadro de diálogo Inicio y también utiliza la acción AbrirFormulario en una macro AutoExec, Microsoft Access muestra primero el formulario especificado en el cuadro de diálogo Inicio e inmediatamente a continuación muestra el formulario especificado en la acción AbrirFormulario. •
En una base de datos en Access, si se ha definido seguridad a nivel de usuario para la base de datos, puede impedir que los usuarios cambien los valores del cuadro de diálogo Inicio asegurándose de que no se les ha concedido permiso para Administrar la base de datos.
•
Para ignorar los valores de las opciones de Inicio, mantenga presionada la tecla de ignorar inicio (MAYÚS) mientras abre la base de datos.
Seguridad de la Base de Datos Proteger un archivo de base de datos de Microsoft Access Establecer contraseña para la base de datos El método de protección más simple es habilitar una contraseña para abrir una base de datos de Microsoft Access (.MDB). Una vez que se haya habilitado la contraseña, se mostrará un cuadro de diálogo que pida la contraseña cada vez que se abra la base de datos. Sólo los usuarios que escriban la contraseña correcta podrán abrir la base de datos. Este método es seguro (Microsoft Access codifica la contraseña de forma que no se pueda tener acceso leyendo directamente el archivo de base de datos), pero sólo es aplicable para abrir una base de datos. Una vez que se ha abierto una base de datos, todos los objetos están disponibles para el usuario (a menos que se hayan definido otros tipos de seguridad, como se describe posteriormente en este tema). Para una base de datos que esté compartida entre un pequeño grupo de usuarios o sobre un sólo equipo, la habilitación de una contraseña es todo lo que se requiere. Precaución No utilice una contraseña de base de datos si va a replicar una base de datos. Las bases de datos replicadas no se pueden sincronizar si se definen contraseñas para ellas. Para establecer una contraseña para la Base de datos siga los siguientes pasos: 1. Cuando abra la aplicación Access escoja abrir una Base de datos existente y sale el cuadro de diálogo Fig.42. 2. En Buscar en despliegue la lista y busque dónde está la Base de datos que quiere abrir. 3. Seleccione la Base de Datos haciendo un clic sobre ella. 4. En el Botón Abrir haga clic en la saeta de la derecha para que se despliegue una lista y haga clic en la opción Abrir en modo exclusivo. 5. Cuando se abra la Base de datos haga clic en el Menú Herramientas. 6. Haga clic en la opción Seguridad. 7. Se despliega una lista, haga clic en la opción Establecer contraseña para la Base de datos. 8. Sale el cuadro de diálogo Fig. 43. En el cuadro de texto Contraseña escriba la contraseña (No se le puede olvidar porque después no podrá abrir la Base de datos)
Lic. Maira Castellanos Cueto
83
ISCF “Manuel Fajardo” 9. En el cuadro de texto Confirmar contraseña escriba de nuevo la contraseña que escribió arriba 10. Haga clic en Aceptar Cada vez que se abra la Base de datos pide la contraseña Fi.44, si no entra la contraseña correcta no se abre la Base de datos. Luego de entrar la contraseña, hacer clic en el Botón Aceptar.
Fig. 42
Fig. 43
Lic. Maira Castellanos Cueto
84
ISCF “Manuel Fajardo”
Fig.44
Anular contraseña Si le quiere quitar la contraseña a la Base de datos: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Abrir en modo exclusivo la Base de datos Ir al Menú Herramientas Clic en la opción Seguridad Clic en la opción Anular la contraseña establecida para la Base de datos. Sale cuadro de diálogo Fig. 45, en el cuadro de texto Contraseña escribir la contraseña. Hacer clic en Aceptar.
Fig.45
Permiso de usuario y de grupo Asignar permisos predeterminados para nuevas tablas, consultas, formularios, informes y macros 1. Abra la base de datos donde se encuentren las tablas, consultas, formula rios, informes y macros. 2. En el menú Herramientas , seleccione Seguridad y después haga clic en Permisos de usuario y de grupo. Sale el cuadro de diálogo Fig.46
Lic. Maira Castellanos Cueto
85
ISCF “Manuel Fajardo”
Fig. 46
3. En la ficha Permisos, haga clic en Usuarios o Grupos y después haga clic en el usuario o grupo que disponga de los permisos que desea asignar en el cuadro Nombre de usuario o de grupo. 4. Haga clic en el tipo de objeto en el cuadro Nombre de objeto, y haga clic en
dentro de la lista de Nombre de objeto. La selección de varía dependiendo del tipo de objeto seleccionado, bien sea , , , , o . 5. Seleccione los permisos predeterminados que desea asignar para el tipo de objeto, y después haga clic en Aplicar. Repita los puntos 4 al 5 para asignar los permisos predeterminados para tipos de objetos adicionales para el usuario o grupo actual. 6. Repita los puntos del 3 al 5 para usuarios y grupos adicionales y después haga clic en Aceptar cuando haya terminado. Notas
Lic. Maira Castellanos Cueto
86
ISCF “Manuel Fajardo” •
Los permisos predeterminados únicamente pueden ser asignados por un administrador de cuentas (un miembro del grupo Administradores del grupo de trabajo en el que se creó la base de datos que contiene el objeto) o el propie tario.
•
Ciertos permisos automáticamente implican la selección de otros. Por ejemplo, el permiso de Modificar el diseño para una tabla , automáticamente implica los permisos Leer diseño y Leer datos, ya que estos son necesarios para modificar los datos de una tabla. Modificar el diseño y Leer datos implican Leer diseño. Para las macros, Leer diseño implica Abrir/Ejecutar.
•
La organización de cuentas de usuario en grupos, facilita la administración de la seguridad. Por ejemplo, en vez de asignar permisos a cada usuario por cada objeto en la base de datos, se pueden asignar permisos a varios grupos, y después agregar usuarios al grupo apropiado. Cuando los usuarios se conectan a Microsoft Access, éstos asumen los permisos de cualquiera de los grupos a los que pertenezcan.
Cuentas de usuario y de grupos Creación de una cuenta de usuario de seguridad Para completar este procedimiento, debe iniciar la sesión como un miembro del grupo Administradores. 1. Inicie Microsoft Access utilizando el grupo de trabajo en el cual se desea utilizar la cuenta. Importante Las cuentas creadas para usuarios deberán guardarse en el archivo de información de grupo de trabajo que dichos usuarios utilizarán. Si se utiliza un grupo de trabajo distinto para crear la base de datos, deberá cambiarse el grupo de trabajo antes de crear las cuentas. 2. Abra una base de datos. 3. En el menú Herramientas , seleccione Seguridad, y después haga clic en Cuentas de usuario y grupo. Sale el cuadro de diálogo Fig.47
Lic. Maira Castellanos Cueto
87
ISCF “Manuel Fajardo”
Fig.47 4. En la ficha Usuario, haga clic en Nuevo. 5. En el cuadro de diálogo Nuevo usuario o grupo Fig.48, escriba el nombre de la cuenta de administrador y una Id personal (PID), y después haga clic en Aceptar para crear una nueva cuenta, que se agregará de forma automática al grupo Usuarios.
Fig.48 Los nombres de usuario podrán tener entre 1 y 20 caracteres, e incluir caracteres alfabéticos, caracteres acentuados, números, espacios y símbolos, con las siguientes excepciones: • • •
Los caracteres " \ [ ] : | < > + = ; , . ? * Espacios a la izquierda Caracteres de control (ASCII 10 hasta ASCII 31) Id. personal (PID) Cadena alfanumérica, que distingue entre mayúsculas y minúsculas, con una longitud de 4 a 20 caracteres que Microsoft Access utiliza en combinación con el nombre de cuenta para identificar a un usuario o a un grupo de un grupo de trabajo de Microsoft
Lic. Maira Castellanos Cueto
88
ISCF “Manuel Fajardo” Access. El PID y el nombre de cuenta se especifican cuando se crea un nuevo usuario o grupo. Precaución Deberá asegurarse de la escritura de nombre de cuenta y PID exactos, incluso si las letras son mayúsculas o minúsculas, y mantener las mismas en lugar seguro. En caso de tener que volver a crear una cuenta que haya sido eliminada o creada en un grupo de trabajo distinto, deberán aportarse las mismas entradas de nombre y PID. No se podrán recuperar dichas entradas en caso de olvido o extravío. Notas La PID introducida en el paso 5 no es una contraseña. Microsoft Access usa la PID y el nombre de usuario como base para un algoritmo de codificación para crear un identificador protegido para la cuenta de usuario. Generalmente resulta más sencillo administrar la seguridad, si se organiza a los usuarios por grupos, asignando posteriormente los permisos a grupos, en vez de a usuarios individuales.
Grupo Administradores La cuenta de grupo de los administradores del sistema que tiene permiso completo sobre todas las bases de datos utilizadas por un grupo de trabajo. El programa de instalación incluye automáticamente la cuenta de usuario predeterminada Administrador en el grupo Administradores. Siempre debe haber al menos un usuario en el grupo Administradores.
Grupo Usuarios La cuenta de grupo que contiene todas las cuentas de usuario. Microsoft Access incluye automáticamente las cuentas de usuario en el grupo Usuarios en el momento de su creación. De manera predeterminada, esta cuenta tiene permiso pleno sobre todos los objetos de nueva creación. La revocación de permisos para los miembros del grupo Usuarios supone parte del proceso de creación de una base de datos segura. Proteger una base de datos con el Asistente para seguridad a nivel de usuario Mediante el Asistente para seguridad por usuarios, puede aplicar este tipo de seguridad con un esquema de seguridad común y cifrar su base de datos de Microsoft Access. 1. Abra la base de datos que desee proteger. 2. En el menú Herramientas , seleccione Seguridad y después haga clic en el Asistente para seguridad a nivel de usuario. Fig.49 3. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo del asistente.
Lic. Maira Castellanos Cueto
89
ISCF “Manuel Fajardo”
Fig.49 Notas •
El Asistente para seguridad por usuarios crea una copia de seguridad de la base de datos de Access actual con el mismo nombre y una extensión .BAK y, a continuación, protege los objetos seleccionados de la base de datos actual.
•
Si la base de datos de Access actual protege el código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) mediante una contraseña, el asistente se la solicitará, teniendo que escribirla para que el asistente finalice correctamente.
•
Las contraseñas que cree mediante el asistente se imprimirán en el informe del Asistente para seguridad por usuarios cuando termine de utilizarlo. Conviene guardar el informe en un lugar seguro. También puede utilizar este informe para volver a crear el archivo de grupo de trabajo.
Bibliografía • •
Ayuda de Microsoft Access 2000 Notas personales
Lic. Maira Castellanos Cueto
90
Introducción a la Computación Para comenzar veremos brevemente algo acerca de la historia de la computación: desde el siglo antepasado surge la primera idea de una computadora (ordenador) en 1833 el filósofo y matemático inglés C. BABBAGE diseña una máquina analítica que utilizaba una serie de instrucciones para ordenar las operaciones aritméticas a efectuar. Pero esta máquina no se construyó por falta de tecnología. Pero a finales del siglo pasado se ideó un sistema mediante el cual se introducía la información con tarjetas perforadas y se procesaba en máquinas electromecánicas. Las tarjetas perforadas fueron la forma más utilizada de soportar la información hasta mediados de la década del 70 de este siglo. A mediados de este siglo surge la primera máquina comercializable y a partir de este momento comienza un desarrollo vertiginoso de la técnica de computación el cual ha transitado por diferentes generaciones, las tres primeras están bien reconocidas. 1ra. generación: Utiliza miles de tubos electrónicos. Memoria Operativa pequeña. Velocidad máxima 20 000 operac./seg. Máquinas muy grandes. 2da. generación: Utiliza elementos semiconductores. Mayor Memoria Operativa. 500 000 operac./seg. Aumentan los mecanismos E/S. 3ra. generación: Utilizan circuitos integrados, y la capacidad de memoria operativa y velocidades de procesamiento son muy grandes y sus tamaños son muy pequeños. Es la generación en que estamos aunque algunos autores debido al gran desarrollo que se ha alcanzado por la alta integración de los circuitos electrónicos y en los softwares, plantean que estamos en la 4ta. y otros con el desarrollo de Sistemas Expertos y la Inteligencia Artificial hablan de una 5ta. generación. Cada vez las máquinas son más potentes, con mayor rapidez en la ejecución de las operaciones y mayor capacidad de almacenamiento, este desarrollo es lo que ha permitido el surgimiento de las Computadoras Personales (PC) o Microcomputadoras, cuyos dispositivos básicos para la entrada y salida de información son el teclado, la pantalla y el ratón, son de fácil manipulación y costo relativamente bajo. Estas surgieron en la década del 80. En 1981 apareció el primer ordenador personal IBM PC de 8 bits y solo tenia memoria externa. En 1983 aparece el modelo llamado XT, con disco duro lo que agilizó las operaciones (5 veces más rápido que en los modelos anteriores). Después surge con el desarrollo de las tecnologías el microprocesador 286, surge la AT con mayor velocidad de cálculo que todas las anteriores y mayor capacidad de disco duro. El desarrollo continuo ha traído la aparición de modelos cada vez más potentes y de mayor velocidad, la 386, 486, Pentium o 586, PentiumII, PIII y PIV. También existen las computadoras portátiles o portables donde se encuentra unido en un solo bloque el ordenador principal y la pantalla que las hace fácilmente transportables
1
¿QUÉ ES UN ORDENADOR O COMPUTADORA? UNIDAD DE CONTROL
UNIDAD ARITMETICA
DISPOSITIVOS DE ENTRADA
MEMORIA
(TECLADO, MOUSE)
DISPOSITIVOS DE SALIDA (PANTALLA, IMPRESORA)
DATOS O PROGRAMAS
RESULTADOS
HARDWARE: Es el conjunto de elementos que tienen una entidad física, son los elementos electrónicos, electromecánicos, etc. que integran un Ordenador. SOFTWARE: Conjunto de elementos lógicos, o sea, los programas o serie de instrucciones que permiten la utilización del HARDWARE. HARDWARE: Sus elementos fundamentales: I. Memorias Internas II. Unidad Central o Microprocesador. III. Dispositivos de Almacenamiento. IV. Dispositivos de E/S(Entrada/Salida). I. Memorias Internas: Las memorias internas de una computadora personal puede dividirse en grupos: 1. RAM. 2. ROM o BIOS. 3. Caché. La memoria RAM (Random Acces Memory) memoria de acceso aleatorio, es el dispositivo que se emplea para el almacenamiento de los datos y los programas durante la ejecución, es el área de trabajo del ordenador. Un ordenador sólo comprende 2 estados 0 y 1 (voltaje o no), por lo que tenemos que representar nuestros números, letras y símbolos con estos dos estados 0 y 1, al cual se le llama sistema binario o de base 2.
2
Estos estados o dígitos binarios son llamados BIT (binary digit) y a la agrupación de bits se les llama byte, generalmente 1 Byte = 8 Bits, los ordenadores están diseñados para trabajar con bytes que es la unidad básica para almacenar datos, en él es posible representar todas las letras (mayúsculas y minúsculas) y símbolos que utilizamos. Los caracteres se forman por combinaciones han sido estandarizados como códigos, por ejemplo el ASCII(American Standard Code for Interchanging Information). 1 Kilo Byte(KB) = 1024 Bytes 1 Mega Byte(MB) = 1024 KB = 1,048,576 Bytes 1 Giga Byte(GB) = 1024 MB = 1,048,576 KB = 1,073,741,824 Bytes 1 Tera Byte(TB) = 1024 GB = 1,048,576 MB = 1,073,741,824 KB = 1,099,511,627,776 Bytes Desde luego la capacidad de la RAM es limitada y por esto sólo se mantienen en ella los programas que posibilitan el uso de la máquina y los que se están ejecutando. Los programas que posibilitan el uso del hardware de la máquina se les llama Sistema Operativo. Si apagamos la máquina, los datos y programas contenidos en la RAM se pierden y por esto ellos deben estar en las Memorias Externas. Teniendo almacenados los programas del Sistema Operativo en discos, podemos encender la máquina y cargarlos a la memoria interna pero para realizar esta operación hay que darle la instrucción a la máquina de que cargue esos programas, por esto las máquinas tienen una parte de la memoria interna que no se puede borrar, ni escribir, solamente leer y en ella se tienen grabados desde fábrica los programas que permiten que cuando se encienda la máquina se cargue el Sistema Operativo (es el chip de arranque o BIOS, que le indica al ordenador dónde están los discos, la pantalla y qué programa es el primero que debe cargar). Esta memoria se llama ROM (Read Only Memory), memoria de solo lectura y generalmente esta memoria no pierde los datos cuando se apaga el ordenador. La última de los tres tipos de memorias internas es la llamada Memoria Caché. Es muy parecida a la RAM pero con menor capacidad de almacenamiento y se utiliza para guardar temporalmente información y de esta manera realizar más rápido el flujo de datos por todo el PC. II. Unidad Central: Es la unión de la UNIDAD DE CONTROL y la UNIDAD ARITMÉTICA y constituye en sí misma el ordenador. Sus funciones son fundamentalmente: ü Interpretar las instrucciones que se le dan al ordenador. ü Realizar los cálculos. ü Controlar el trabajo de los demás componentes, o sea, de la memoria, la unidad aritmética y los dispositivos de E/S La velocidad con que realiza las operaciones la Unida Central o Microprocesador se mide en MegaHertzs(MHz) o GigaHertzs(GHz) y puede llegar hasta valores de 2GHz e incrementarse en el futuro.
3
III. Dispositivos de Almacenamiento: Dispositivos Internos: Discos Duros o Rígidos Dispositivos Externos: Discos Flexibles o Disquetes, Discos Compactos, Cintas Magnéticas, DVD’s, Discos Zip, etc. Discos Flexibles o Disquetes Hay dos tamaños de disquete y según la calidad de la superficie, admiten varias capacidades. Los más utilizados son: Disquetes 5 ¼ "- 40 pistas (DD), 9 sect./pista - 360 KB Disquetes 5 ¼ "- 80 pistas (HD), 15 sect./pista - 1200 KB = 1,2 Mb Disquetes 3 ½ "- 80 pistas (DD), 9 sect./pista - 720 KB Disquetes 3 ½ "- 80 pistas (HD), 18 sect./pista - 1440 KB = 1,44 Mb Notas: DD – Doble Densidad. HD – Alta Densidad. Los discos de 5 ¼” ya son obsoletos, aunque todavía existen máquinas con dispositivos que permiten la lectura de estos disquetes. Para leer un disquete es necesario tener instalado en la PC el dispositivo específico para esta tarea como son las Torres de Discos Flexibles o Torres de Disquetes. Ej. : Torre de 3 ½”. Discos Duros: El disco duro es un dispositivo que se encuentra dentro de la caja de la unidad central y no se ve por fuera, esta formados por varios discos que permanecen dentro del dispositivo. Estos discos tienen más capacidad que los disquetes y son de mayor durabilidad ya que está protegidos del polvo y otras impurezas del medio ambiente. Las unidades de discos son nombradas con letras, A y B para los disquetes y a partir C, en dependencia de la cantidad que sean, para los discos duros. Estos últimos pueden llegar a tener más de 100GB de capacidad, con posibilidades de almacenar gran cantidad de datos. Discos compactos CD-ROM: A los discos compactos se le llama CD-ROM, compact disc read only memory. Se basan en la precisión óptica de los rayos láser, por lo que también se denominan discos ópticos. La capacidad de almacenamiento en un disco compacto oscila entre los 650 y 700MB(generalmente 650MB), por lo tanto permite guardar gran cantidad de datos, como por ejemplo: la información correspondiente a una enciclopedia, cientos de juegos y programas, etc. Existen varios tipos de CD’s como son el CDR(Recordable), el CD-RW(ReWritable), el CDDA(Digital Audio), etc. El primero de ellos permite ser escrito una sola vez, mientras que el segundo puede ser escrito varias veces. El CDDA es el clásico disco de música que puede ser reproducido tanto en un equipo especializado en esta tarea como en una computadora con el hardware capacitado para esto. Notas: Disco virgen: no se ha realizado el proceso de escritura sobre el disco. Para leer un disco compacto es necesario tener instalado en nuestro ordenador el dispositivo específico para esta tarea como lo son las Torres de Discos Compactos. La velocidad de estas torres se mide en KiloBytes/segudos(KB/s) y la pr imera lograda fue de 150KB/s o llamada también 1X; esto quiere decir que una Torre de CD de 52X es equivalente a decir que dicha Torre lee aproximadamente 52x150KB/s = 7,800KB/s.
4
DVD’s: Estos discos son parecidos a los CD’s, diseñados inicialmente para almacenar video digital, puede llegar a tener una capacidad máxima de 17GB. Existen varias clasificaciones de DVD’s teniendo en cuenta sus posibilidades de almacenamiento: DVD 5: 4,7GB. DVD 9: 8,5GB. DVD 10: 9,4GB. DVD 17: 17GB. Las Torres de DVD’s también son muy parecidas a las de los CD’s, pero con la posibilidad de leer un CD o un DVD. Zip’s: Estos discos son comparables con los disquetes pero almacenan mayor cantidad de información que dichos disquetes y además deben ser leídos por Torres específicas. Su mayor capacidad de almacenamiento es de 2GB aproximadamente. Cintas Magnéticas: Como su nombre lo dicen son cintas magnéticas de alta calidad que más bien se utilizan para realizar salvas de grandes cantidades de información. IV. Dispositivos de E/S: Son los dispositivos que nos permiten comunicarnos con el Ordenador o Computadora. Dispositivos de Entrada: Teclado, Mouse, Módem, Micrófono, etc. Dispositivos de Salida:. Pantalla, Impresora, Módem, etc. Teclado: Existen muchos tipos de teclados, los más comunes tienen 101/102 teclas aunque existen otros más especializados específicamente para Internet y otras tareas (con teclas para realizar diferentes funciones como navegar por las páginas web, realizar compras, etc.). La última generación de estos ya no constan con cable de conexión a la computadora(Inalámbricos). Las principales teclas y funciones de cada una: ç
è
é
ê
RE PAG/AV PAG o PG UP/PG DN
Teclas de dirección que mueven el cursor Se usan para desplazar el cursor en la pantalla. Más concretamente se puede desplazar a la página anterior y a la página siguiente
INICIO/FIN o HOME/END
Principio y final de la línea.
ENTRAR, INTRO o ENTER
Es una tecla muy importante. Significa cambio de línea, así como también aceptar Se utiliza para escribir en mayúscula o para escribir los signos que figuran en la parte superior de una tecla
MAYÚSCULA o SHIFT BARRA ESPACIADORA
Mueve cursor a la derecha 5
BLOQUE MAYÚSCULA o CAPSLOCK Se utiliza para tener únicamente letras mayúsculas. Su uso repercute sólo en las letras Borra los signos a la izquierda, hacia atrás del RETROCESO o BACKSPACE cursor BORRAR, SUPRIMIR, DELETE o DEL Elimina o borra el carácter donde esté el cursor Se usa para intercalar un signo en medio de un texto. Con esta tecla podemos elegir entre insertar INS, INSERT o INSERTAR signos o escribir sobre el texto escrito con anterioridad Es la tecla para cuando te “arrepientes” y se utiliza ESC normalmente para escapar, salir o volver a lo que estabas haciendo antes de que la usaras F1 - F12 Teclas de Función (particular por aplicación) CONTROL o Ctrl ALT ALT – GR TABULADOR o TAB
Se usa para enviar al ordenador signos o comandos especiales. En algunos casos debe mantenerse presionada mientras se pulsa otra tecla Se usa de la misma manera que la tecla control, o bien junto a teclas de función Se usa para escribir los símbolos que pueden estar en la parte inferior derecha de la tecla. Mantener presionada Alt-Gr y otra tecla al mismo tiempo Se utiliza más frecuentemente en los programas de procesamiento de texto, para desplazarse a la posición del tabulador más cercano
PRINT SCREEN
Imprime pantalla.
BLOQUE NUMERICO o NUM LOCK
Se usa para “cerrar” el teclado de forma que pueda usarse como una máquina de calcular. Cuando la lucecita está encendida, esta parte del teclado solo puede usarse para escribir número. Para usar el teclado con las flechas de desplazamiento tienes que pulsar de nuevo Bloque Numérico
Tecla WINDOWS o WIN ÿ
Permite atajos de teclado en WINDOWS
Mouse: El mouse o ratón se utiliza para desplazarse de manera más cómoda por toda la pantalla. Este posee dos o tres teclas para realizar diferentes tareas. A la acción de presionar uno de los botones del mismo se le llama hacer Clic(dos veces sería doble clic). Existen algunos ratones que tienen una ruedita entre el botón derecho y el izquierdo, esta se utiliza para desplazarse por páginas al igual que las teclas RE PAG/AV PAG o PG UP/PG DN. Actualmente al igual que los teclados existen ratones inalámbricos, es decir, no tienen cable para conectar a la PC. Impresora: Permite obtener los resultados impresos. Las impresoras producen letras y gráficos a base de pequeños puntos, organizados y muy pegados unos a otros. Las más utilizadas son: 6
Impresoras matriciales: producen las letras a base de unas agujitas que golpean una cinta entintada. Son económicas y ruidosas. Impresoras de inyección o chorro de tinta: las letras la forman unos microsprays que lanzan una gotica de tinta. Son económicas, silenciosas, pueden imprimir en cualquier papel incluido transparencias para proyecciones y tienen gran calidad. Impresoras láser: utiliza una técnica similar a las fotocopiadoras. Son de alta calidad y cada vez más baratas, las de color son muy caras. Se recomiendan a oficinas que precisan calidad, silencio y rapidez. SOFTWARE: El software se almacena en discos y mediante programas de instalación se copian una única vez para el disco duro, a este proceso se le llama instalación del software. El ordenador usa estos softwares para procesar y crear nuevos datos, los cuales graba en el disco duro. Luego se pueden guardar estos datos y resultados en disquetes para transportarlos o para almacenarlos como copias de seguridad. Los softwares se pueden dividir en varios grupos: Sistemas Operativos (intermediario básico entre la máquina y el usuario) Lenguajes de Programación Sistemas de Bases de Datos Hojas de Cálculo Procesadores de Texto Procesadores de Imágenes
DOS, Unix, Linux, Windows, Machintosh, OS/2, etc. C, Pascal, Java, Scrpits Dbase, Access, Foxpro, SQL Server Lotus, Excel Word, Wordstar, Wordperfect Photoshop, CorelDraw, PhotoEditor
¿Por qué Windows 2000? Windows 2000 forma parte de la gama de productos WINDOWS de la compañía Microsoft: Windows 1.0 Windows 3.11 (A partir de este momento se empieza lo que es el trabajo en red) Windows 95 Windows NT 3.51 Windows 98 Windows NT 4.0 (En sus dos versiones Server y Workstation) Windows 98 SE (Segunda Edición) Windows Millenium Windows 2000 (En sus tres versiones Server, Advancer Server y Professional) Windows XP (Home Edition, Professional y Professional 64 bits) Windows 2000 sigue una línea de producción basada en la tecnología NT. Esta tecnología permite una mayor seguridad y estabilidad en el sistema Operativo. Por ejemplo: se puede restringir el acceso al Sistema Operativo, la información puede ser cifrada, y también permite la modificación de la lectura/escritura de los datos en el disco duro. Entre las principales características que tiene este SO se encuentran: 7
Ø Interfaz gráfica orientada a objetos. Un objeto puede ser una aplicación, un documento, una carpeta, una impresora, una torre de disco, etc., cada uno con sus propiedades específicas. Ø Funciones para trabajo en red Ø Trabaja por medio de ventanas, o sea, cada programa o aplicación que se ejecute lo hace sobre una ventana y permite además la posibilidad de tener varias ventanas abiertas a la vez, o lo que es lo mismo, ejecutar varias aplicaciones simultáneamente, por lo que se le denomina un sistema operativo multitarea (Simula la multitarea). Ø Es un SO Plug and Play (en Español, Conectar y Listo). Un sistema Plug and Play detecta automáticamente la existencia de un nuevo dispositivo, determina la configuración óptima y permite que las aplicaciones se autoajusten en consideración con los cambios ocurridos. Para lograr una instalación instantánea y automática, un sistema debe poseer tres componentes: un SO Plug and Play, un BIOS Plug and Play y dispositivos Plug and Play. Generalmente los dispositivos (Mouse, Teclado, Impresora, Monitor, etc) fabricados en la actualidad son Plug and Play. Esta carcterística es muy importante para los usuarios de computadoras portátiles, ya que así pueden conectarse a redes locales sin tener que apagar la computadora o reconfigurarla. Existe otro sistema operativo muy utilizado a escala mundial, el Linux. Este SO se emplea generalmente para el trabajo con redes de computadoras ya que posee una gran cantidad de funciones (que no tiene Windows) para el trabajo con las mismas. Hoy en día se utiliza mucho como servidor, ya sea de correo electrónico, de páginas web, entre otras aplicaciones. Pudiera ser en algún momento el sustituto de Windows pero hasta ahora resulta un poco complicado el trabajo con él.
8
EXPLORADOR DE WINDOWS MANIPULACION DE DISCOS, FICHEROS Y CARPETAS
RECUERDA QUE: - Al comenzar: primero debes encender el monitor (display) y después la CPU. - Al terminar: primero debes apagar la CPU y después el monitor. ♦ El escritorio es el elemento fundamental de la interfaz de WINDOWS, es decir, de la parte del sistema que interactúa con el usuario. ♦ WINDOWS tiene una interfaz orientada a objetos. ♦ Un objeto es cualquiera de los elementos de una computadora: una CPU, un display, una impresora, un disquete, un CD, un disco duro, un módem, un ratón, un teclado, un archivo, una carpeta, una ventana, etc. ♦ En WINDOWS los objetos se representan por iconos, o sea, por pequeños dibujos. En WINDOWS realizar operaciones como: seleccionar, eliminar una selección, crear, renombrar, copiar, mover y eliminar, tanto archivos como carpetas; o formatear un disquete, resultan fáciles y hasta diríamos que entretenidas. ¿Cómo seleccionar un archivo o una carpeta? Haga clic cuando el puntero del ratón o mouse esté sobre el nombre (o el icono) del archivo o de la carpeta. ¿Cómo seleccionar dos ó mas elementos contiguos? 1. Haga clic cuando el puntero del mouse o ratón esté en el primer archivo o carpeta que desea seleccionar. Mantenga presionada la tecla Mayúscula (Shift) y haga clic en el último elemento del grupo, ó:
2. Dibuje un cuadro de selección alrededor del grupo de archivos a seleccionar, o sea, haga clic cuando el puntero del mouse esté en la esquina del grupo y a continuación arrastre el mouse para formar el cuadro. ¿Cómo seleccionar elementos dispersos? Mantenga la tecla Ctrl presionada mientras se hace clic en cada elemento. Si se desea seleccionar todos los archivos y subcarpetas de una carpeta o todos los archivos y las carpetas de un disco: seleccione la carpeta o el nombre del disco, haga clic en el menú Edición y a continuación, haga clic en Seleccionar todo, ó: manteniendo presionada la tecla Ctrl, presione la tecla E.
¿Cómo eliminar una selección?
Mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en el elemento que desea desmarcar. Para eliminar una selección completa, haga clic sobre cualquier punto de la ventana. 9
¿Cómo crear una nueva carpeta? 1. Haga clic cuando el puntero esté en la carpeta o en el icono de unidad donde desee crear la nueva carpeta. 2. Haga clic con el botón derecho (secundario) del ratón (mouse) en cualquier parte del panel derecho, elija Nuevo y a continuación haga clic en Carpeta. Aparecerá la nueva carpeta con un nombre temporal. Escriba el nombre deseado, a continuación presione Entrar (Intro, Enter o Retorno), ó: Haga clic en el menú Archivo, elija Nuevo y a continuación, haga clic en Carpeta, escriba el nombre deseado y presione Entrar. ¿Cómo cambiar de nombre a un archivo o a una carpeta? 1. Seleccione el archivo o la carpeta al cual desea cambiar el nombre. 2. Haga clic nuevamente sobre el nombre. Aparece el nombre encerrado en un recuadro y una barra vertical (cursor de edición). Escriba el nuevo nombre y a continuación presione Entrar, ó: Haga clic con el botón derecho (secundario) del mouse. Aparece el menú emergente o contextual. Seleccione el comando Cambiar nombre. Escriba el nuevo nombre y a continuación, presione Entrar. ¿Cómo copiar archivos y carpetas? 1. Seleccione los archivos o las carpetas que desee copiar. 2. Manteniendo presionada la tecla Ctrl posicione el puntero del mouse en la selección y arrástrela hacia el icono de la carpeta o hacia el icono de unidad donde se copiarán los archivos o las carpetas. Si la copia se realiza hacia una unidad de disco diferente de la unidad de disco origen no se requiere presionar la tecla Ctrl, sólo arrastre la selección con el ratón (o mouse) . Otra forma (recomendada para principiantes): 1. Seleccione los archivos o las carpetas que desee copiar. 2. Presione el botón Copiar de la Barra de Herramientas. 3. Haga clic en la carpeta o unidad de disco destino. 4. Presione el botón Pegar de la Barra de Herramientas. También puede utilizar el menú contextual (emergente) o el menú de Edición de la barra de Menús.
¿Cómo mover archivos o carpetas? 1. Seleccione los archivos o carpetas que desee mover. 2. Manteniendo presionada la tecla Mayúscula (Shift) posicione el puntero del mouse en la selección y arrástrelo hacia el icono de la carpeta o de la unidad destino. Si el movimiento se realiza dentro de la misma unidad de disco no se requiere oprimir la tecla Shift, sólo arrastre la selección con el ratón, ó: 1. Seleccione los archivos o carpetas que desee mover. 2. Presione el botón Mover de la Barra de Herramientas. 3. Haga clic en la carpeta o unidad de disco destino. 4. Presione el botón Pegar de la Barra de Herramientas. 10
También puede utilizar el menú contextual o el menú de Edición de la barra de Menús. ¿Cómo borrar archivos o carpetas? Seleccione el archivo (o los archivos) la carpeta (o las carpetas) a borrar. Pulse la tecla Supr (Del). Confirme la pregunta del cuadro de diálogo y dicho archivo (o archivos), dicha carpeta (o carpetas) se borrarán, o sea, pasarán a la Papelera de Reciclaje, ó:
Haga clic en el botón derecho (secundario) del mouse. Aparece un menú emergente o contextual.
Haga clic en Eliminar.
11
Virus Informáticos INTRODUCCIÓN Los comienzos de la computadora no dejaban entrever que evolucionaría convertirse en la vía más efectiva para la recepción y emisión de información.
para
Los primeros Software fabricados para la venta fueron protegidos por programas que al ser ejecutados, detectaban si la compra del paquete era ilícita e inmediatamente se autoejecutaban e impedían la utilización del Software. Esto provocó que individuos sin escrúpulos comenzaran a desarrollar programas dañinos para alterar los datos almacenados en las computadoras. Con el de cursar de los años se ha tenido que librar una incesante batalla contra estos enemigos mortíferos de la información automatizada. Con este trabajo pretendemos brindar información sobre los programas malignos o destructores de información, cómo eliminarlos, detectarlos y protegernos.
LOS VIRUS INFORMÁTICOS Virus Biológico: Germen de varias enfermedades infecciosas, que puede propagarse e infectar a otras personas. Vacuna: Inyección que provoca una reacción de defensa del organismo contra un virus. Los virus informáticos son programas malignos o destructores de información, capaces de reproducirse a sí mismos y no tienen independencia ejecutiva. Pueden poner en peligro actividades tan importantes como la Salud Pública, las Investigaciones Científicas, los Controles Económicos y Financieros, Servicios de Reservación de Pasajes y otras actividades. Son un problema fundamental de las microcomputadoras ya que estas existen en mayor número que las computadoras grandes y las minicomputadoras, y además porque los sistemas operativos más utilizados no son completamente seguros. Los virus se identifican teniendo en cuenta los medios que utilizan para infectar. Entre ellos podemos mencionar los virus infectores de sectores de arranque, los infectores de programas ejecutables y los Virus Macro. Por tal motivo las áreas más propensas de ser infectadas por los virus se encuentran: 12
Ø Ø Ø Ø
Sector de particiones. Sector de arranque de la partición activa del disco duro. Los programas ejecutables. Los archivos documentos.
Entre los más conocidos tenemos: • • • • •
Los Caballos de Troya. Las Bombas lógicas o de tiempo. Los Gusanos. Los Jokes. Los virus Macros (que son los que más se han propagado).
Muchos de los virus creados para el Sistema Operativo DOS son capaces de funcionar también en otros ambientes como Windows 95 y Windows 98. Para el trabajo con Internet se han creado utilitarios que permiten realizar, entre otros, los servicios de transferencia de ficheros (FTP), Correo Electrónico (E-mail), búsqueda de información (Gopher), lista de discusión (Mailing List) y Servicios de noticias (UseNet), a través de los que es posible transmitir programas y archivos infectados. Con el incremento del uso de Internet ha aumentado la propagación de programas malignos del tipo “Gusano” y “Troyanos”, ya que estos han sido diseñados para utilizar las características de propagación de la Red. El Correo Electrónico es el medio fundamental a través del cual los virus Macros se han propagado por el mundo. Esto se debe a que los usuarios utilizan este servicio para intercambiar mensajes que contienen anexados archivos creados con el procesador de textos Word, por tanto no se deben ejecutar ficheros anexos a mensajes de origen dudoso. Cuando hacemos referencia a una Macro se debe entender que es una secuencia de acciones que se pueden grabar o escribir en forma de códigos. Los virus Macros son el conjunto de una o más Macros capaces de replicarse recursivamente y por ello basan su funcionamiento en la existencia de Macros autoejecutables, las cuales son ejecutadas como resultado de la ocurrencia de determinados eventos como pueden ser: Abrir, Cerrar, Salvar un Fichero. Mensualmente se crean alrededor de 150 nuevos virus Macro. Actualmente existen más de 37000 virus de computadoras, de ellos más de 5900 son virus “Macro”.
13
Los sistemas que utilizan aplicaciones de Macro – Lenguajes son altamente vulnerables a ser contaminados por un Virus Macro debido a que los usuarios generalmente no poseen el hábito de revisar los archivos documentos con los productos antivirus actualizados. Las aplicaciones más afectadas por los Macro – Lenguajes son Microsoft Word y Microsoft Excel. Los Virus Macro representan una amenaza mayor que el resto de los virus debido a que son más fáciles de elaborar y más rápido de modificar. Cuando desde un ambiente Microsoft Word limpio se accede a un archivo documento contaminado por un Virus Macro, las Macros infectadas se copian hacia la plantilla global del ambiente de Word y los documentos a los que se tenga acceso pueden ser infectados. Un 95 % de las infecciones con virus que sólo infectan sectores de arranque, se debe a que el usuario accidentalmente inicializa la computadora personal con un disquete colocado en la Unidad A:. Los Virus que sólo infectan sectores de arranque se instalan residentes en la memoria cuando la computadora personal se inicializa desde un disquete o disco duro infectado y a partir de ese momento infectan el sector de arranque de los disquetes cuando se hace un acceso a ellos. Para que un disquete no sea potencial portador de un Virus infector del sector de arranque sólo tiene que estar formateado, por lo que a diferencia de lo que suponen erróneamente los usuarios, los disquetes que no contengan archivos si pueden estar contaminados. El comando FORMAT del Sistema Operativo MS – DOS no es capaz de eliminar un Virus que se encuentre alojado en el Sector de Particiones de un Disco Duro. Los Virus Macros para Windows de Microsoft Word, llegan generalmente a una Computadora Personal a través de un archivo de Word infectado que ha sido recibido desde: F Un disquete F La red F Correo Electrónico Los Virus Informáticos pueden tener dos fases de trabajo: 14
1. Fase de infección: Esta fase siempre existe y por medio de ella el virus se auto – reproduce. 2. Fase de acción: No está presente en todos los virus y es donde se llevan a cabo los efectos secundarios del virus que pueden ser destructivos. Clasificación de los Virus teniendo en cuenta el uso de la Memoria Ram: 1. Virus de acción directa: no se instalan residentes en memoria. 2. Virus de Acción Indirecta: Estos permanecen residentes en la memoria al finalizar la ejecución del programa contaminado. Los programas malignos del tipo “Gusanos” utilizan las facilidades de la Red para propagarse, siempre y cuando el usuario ejecute el fichero que contiene el código maligno y establecen a través de programas troyanizados “una puerta trasera” en el sistema infectado. Las vacunas son programas capaces de detectar el código con el que están diseñados los programas malignos y alterar su estructura de forma tal que lo utilizan o eliminan por completo, actúan como una inyección de defensa del organismo. Una de las vacunas más moderna que se elabora en nuestro país es el SAV32, se actualiza mensualmente para la protección contra los últimos virus elaborados y está protegida y garantizada por Segurmática, Consultoría y Seguridad Informática. También existen otros antivirus muy eficaces como el Norton Antivirus, el Karpersky, etc. Para los informáticos de Avanzada constituye un reto la lucha contra los programas malignos y se mantienes en la creación de programas antivirus o Centinelas, los cuales previenen o alertan de una posible infección. Estos programas centinelas quedan residentes en la memoria de la computadora todo el tiempo, monitoreando alguna de las funciones del sistema y son capaces de interceptar “acciones sospechosas”. Podemos mencionar el centinela más poderoso del momento, el SavCent v9.05. A continuación mencionamos los últimos virus detectados en nuestro país hasta Julio del 2000, que están incorporados al SAV32. Troyanos: Ø SYSSTRAY32 Ø SUBSEVEN 2.1B Ø WINSATAN 15
Gusanos: Ø VBS.LIFESTAGES Virus de Programas: Ø W95.HPS Ø W32.CABAÑAS B Virus Macros: Ø Ø Ø Ø
WM97.TURN A WM97.COLDAPE B WM97.NOTTICE A2 W2K.CLASS B1
Medidas de protección contra los Virus: 1. Al utilizar el Correo Electrónico cerciórese que los documentos anexos a los mensajes no tienen origen dudoso. 2. No encienda su Computadora Personal con un disquete en la Unidad A: \ 3. Mantenga un centinela en su computadora para que la mantenga alerta ante cualquier eventualidad.
16
Curso: Windows 98 y aplicaciones del MS Office 2000
Conferencia Conferencia #1. #1. El El sistema sistema operativo operativo Windows Windows 98. 98. El El escritorio escritorio yy el el menú menú Inicio. Inicio. Profesor: Lic. Elio Ontivero Wong Departamento Computación y Biometría
Sumario Q Q Hardware Hardware yy software software Q Q Evolución Evolución histórica histórica de de los los
sistemas sistemas operativos operativos Q QEscritorio Escritorio Q Q Menú Menú Inicio. Inicio.
Objetivos ¾Describir Describir las las características características generales generales de de la la ¾
computadora computadora
Hardware Todo lo lo que que hemos hemos Todo visto hasta hasta aquí aquí visto trata sobre sobre el el trata hardware. hardware. Se denomina denomina Se hardware aa toda toda la la hardware erretería’,, lo lo ‘‘fferretería’ material de de una una PC: PC: material teclado, monitor, monitor, teclado, tarjetas, tarjetas, procesadores, procesadores, buses, adaptadores, buses, adaptadores,
Software Se conoce conoce como como Se software la la parte parte de de la la software computación que que se se ha ha computación dedicado aa desarrollar desarrollar dedicado productos que que permiten permiten productos la comunicación comunicación entre entre el el la usuario yy la la usuario computadora. computadora. Es decir, decir, son son los los Es programas gracia gracia aa los los programas cuales interactuamos interactuamos con con cuales la computadora computadora la
Los programas Existen dos clases diferentes de programas: los programas de sistema y los programas de aplicación. Q Los programas de sistema trabajan para ayudar a funcionar a la microcomputadora. Ej. los sistemas operativos (SO). Q Los programas de aplicación realizan las tareas que los no profesionales en computación quieran realizar en apoyo de sus tareas profesionales específicas: Word (para editar documentos), Paint (para realizar dibujos), etc.
Partes de una microcomputadora Teclado Q Monitor Q Unidad central Q
X X X X X
procesador bus memoria puertos tarjetas controladoras
Teclado
Q Q Q Q Q Q
Teclas de funciones Teclado alfanumérico Teclas especiales Teclado numérico Teclas de movimiento del cursor Luces de estado
Memoria Q
Interna X X
Q
Read Only Memory (ROM) Random Access Memory (RAM)
Externa X X X X
Discos duros Disquetes Cintas magnéticas Discos compactos
Impresora
Modem
Micrófonos, mouse y cámaras de vídeo
Unidades de almacenamiento: Torre de 5 ¼
Torre de 3½
Disco duro
¿Qué es un sistema operativo?
Un Un sistema sistema operativo operativo es es un un conjunto conjunto de de programas programas que que coordinan coordinan la la actividad actividad de de la la computadora, computadora, es es decir, decir, son son los los encargados encargados de de ocultar ocultar al al usuario usuario los los detalles detalles del del hardware, hardware, pero pero permitiéndole permitiéndole manipular manipular los los recursos recursos del del sistema sistema de de alguna alguna forma. forma. ..
El escritorio Al iniciar Windows, el área más grande que verá se denomina escritorio. Podrá personalizarlo agregando accesos directos a los programas, documentos e impresoras que utilice con mayor frecuencia, así como cambiar su aspecto para adecuarlo a su estado de ánimo y personalidad. Constituye Constituyeelelfondo fondosobre sobreelelcual cualcorren correnlas lasaplicaciones. aplicaciones.
Partes del escritorio Q Q Q Q Q Q Q Q
Papel tapiz Iconos Atajos o acceso directo Mi PC Entorno de red Papelera de reciclaje Barra de tarea Menú Inicio
Tapiz, iconos y accesos directo Q
Q
Q
Papel tapiz: juega el rol de la superficie del escritorio o un papel con el que se forra la misma. Puede un gran afiche o foto o un papel con determinado diseño. Iconos: Es una pequeña figura estrechamente ligada a un fichero, carpeta o a cualquier objeto al que ella representa. Acceso directo: Visualmente es un caso particular de icono. Se diferencia de estos en una pequeña flecha en su esquina inferior izquierda. En realidad es un pequeño fichero que contiene un puntero a un objeto que puede ser un fichero, un programa o una carpeta al que representa. Haciendo doble clic en él, se abre el objeto al que éste representa.
BARRA DEL OFFICE
LOS ICONOS
Aplicaciones que se están ejecutando
BOTÓN INICIO
BARRA DE TAREAS
PAPEL TAPIZ
Mi PC Permite ver rápida y fácilmente todo lo que hay
en la microcomputadora. Haciendo doble clic en el icono Mi PC del escritorio se puede examinar los archivos y carpetas de todas las unidades de disquete, discos duros, lectoras de compacto y unidades de red a las que se tiene acceso. También permite acceder al Panel de control. Con el botón secundario se puede además abrir el Explorador de Windows 98, conectar y desconectar unidades de red, buscar archivos y carpetas, etc.
Entorno de red Da Da una una vista vista rápida rápida aa la la red red (todas (todas las las computadoras computadoras que que están están conectadas conectadas aa la la misma), misma), aa los los recursos recursos de de la la misma misma que que están están aa su su disposición disposición yy al al panel panel de de control control de de la la red. red.
Papelera de reciclaje. Windows Windows almacena almacena los los ficheros ficheros eliminados eliminados en en la la papelera papelera de de reciclaje. reciclaje. Es Es decir decir al al borrar borrar un un archivo, archivo, Windows Windows 98 98 en en realidad realidad lo lo mueve mueve hacia hacia la la carpeta carpeta de de la la papelera. papelera. Se Se puede puede utilizar utilizar para para recuperar recuperar los los archivos archivos eliminados eliminados por por error, error, oo vaciarla vaciarla para para crear crear más más espacio espacio en en el el disco. disco. Para Para recuperar recuperar un un archivo archivo haga haga clic clic en en el el icono, icono, aa partir partir de de lo lo cual cual se se mostrarán mostrarán el el nombre nombre los los ficheros ficheros borrados, borrados, seleccione seleccione el el archivo archivo que que desee desee recuperar recuperar yy seleccione seleccione la la opción opción Restaurar Restaurar (dentro (dentro del del menú menú Archivo Archivo oo en en el el menú menú contextual). contextual). El El fichero fichero será será recuperado recuperado aa su su posición posición original. original.
El botón Inicio
En la parte inferior de la pantalla encontrará la barra de tareas. Contiene el botón "Inicio", que podrá utilizar para iniciar rápidamente un programa o encontrar un archivo. Es, además, el método más rápido para acceder a la Ayuda. Al hacer clic en este botón se muestra el menú Inicio.
Menú Inicio El menú es un conjunto de opciones en ventanas desplegables. Para seleccionar una opción basta con hacer clic sobre ella. Una saeta en una opción indica que a partir de esta se despliega otro menú. Tres puntos seguidos (...) indican que al seleccionarse esta opción se ejecutará un diálogo.
Apagar el sistema Esta opción permite finalizar la ejecución de Windows 98. Al ser seleccionada esta opción el sistema operativo muestra un diálogo con las siguientes opciones: Apagar el equipo: para finalizar el trabajo con Windows 98 y con la computadora. No apague su PC hasta que no aparezca el mensaje "Ahora puede apagar el equipo". Reiniciar el equipo: cierra momentáneamente el sistema operativo, reinicializa la mayoría de los parámetros de la computadora y vuelve a cargar a Windows 98. Q
Reiniciar el equipo en modo MS-DOS: cierra Windows 98 y comienza una sesión de trabajo con el sistema operativo MS-DOS. Para volver a Windows es necesario teclear Exit. Q
Cerrar todos los programas e iniciar la sesión con un usuario distinto: se utiliza cuando se trabaja en red, y se desea entrar como otro usuario, o simplemente cuando se desee trabajar con otro perfil. Q
HAGA CLIC PARA IR AL SIGUIENTE CUADRO
Menú Control
Barra de Título
Minimizar
Maximizar
Barra de Menú
Cerrar Barra de Herramientas
Área de Trabajo
Borde de la Ventana
Barra de Estado HAGA CLIC PARA IR AL SIGUIENTE CUADRO
Barras de desplazamiento
FORMAS QUE ADOPTA EL PUNTERO DEL RATÓN EN UNA VENTANA Icono
Nombre
Descripción
Flecha
Indica que el estado de Windows es el normal. El usuario puede emprender cualquier acción
Reloj de Arena
Indica que el Windows está ocupado en ese momento. No se podrá emprender ninguna acción hasta que el reloj de arena desaparezca de la pantalla.
Flecha y reloj de Arena
Indica que el Windows está realizando alguna acción en ese momento pero que no está atendiéndola de forma exclusiva. se pueden emprender acciones aunque todo sucederá más lento Windows está esperando que se haga clic para situar el puntero de inserción (cursor parpadeante) para introducir información.
Raya vertical Flecha e interrogación
Windows está esperando que se haga clic en un lugar de la pantalla para suministrarle información de ayuda sobre lo que aparece en esa zona de la pantalla
Prohibido
No puedes soltar ahí el objeto que estés arrastrando con el Ratón en ese momento.
Mano
Tienes situado el puntero sobre un enlace de ayuda. Si haces clic irá a la aplicación y se ejecutará.
HAGA CLIC PARA IR AL SIGUIENTE CUADRO
VENTANA DE APLICACIÓN
VENTANA DE DOCUMENTO HAGA CLIC PARA IR AL SIGUIENTE CUADRO
CUADROS DE DIALOGO
HAGA CLIC PARA IR AL SIGUIENTE CUADRO
CUADRO DE DIALOGO CON PESTAÑAS
HAGA CLIC PARA IR AL SIGUIENTE CUADRO
TIPOS DE CONTROLES Botones de Comandos
Casilla de verificación
Botones de opción
Cuadro de texto
Cuadro de Lista
Cuadro de lista desplegable
HAGA CLIC PARA IR AL SIGUIENTE CUADRO
HAZ TIEMPO DE MÁQUINA PARA QUE ADQUIERAS HABILIDADES
HAGA CLIC PARA IR AL SIGUIENTE CUADRO
VIRUS INFORMÁTICOS
varias enfermedades infecciosas, que puede propagarse e infectar a otras personas. Vacuna: Inyección que provoca una reacción de defensa del organismo contra un virus.
capaces de reproducirse a sí mismos y no tienen independencia ejecutiva. Pueden poner en peligro actividades tan importantes como la Salud Pública, las Investigaciones Científicas, los Controles Económicos y Financieros, Servicios de
ec a . e e os pode os mencionar los virus infectores de sectores de arranque, los infectores de programas ejecutables y los Virus Macro. Por tal motivo las áreas más propensas de ser infectadas por los virus se encuentran: ¾ Sector de particiones. ¾ Sector de arranque de la partición activa del disco duro.
Entre los más conocidos tenemos:
• Los Caballos de Troya.
• Las Bombas lógicas o de tiempo. • Los Gusanos. • Los Jokes. • Los virus Macros (que son los que más se han propagado).
y y ,y q han sido diseñados para utilizar las características de propagación de la Red. El Correo Electrónico es el medio fundamental a través del cual los virus Macros se han propagado por el mundo. Esto se debe a que los usuarios utilizan este servicio para intercambiar mensajes que contienen anexados archivos creados con el
Mensualmente se crean alrededor de 150 nuevos virus Macro. Actualmente existen más de 37000 virus de computadoras, de ellos más de 5900 son virus “Macro”. Los sistemas que utilizan aplicaciones de Macro – Lenguajes son altamente vulnerables a ser contaminados por un Virus Macro debido a que los usuarios generalmente no poseen el hábito de revisar los archivos documentos con los productos antivirus actualizados. Las aplicaciones más afectadas por los Macro – Lenguajes son Microsoft Word y Microsoft Excel.
1. Al utilizar el Correo Electrónico cerciórese que los documentos anexos a los mensajes no tienen origen dudoso. 2. No encienda su Computadora Personal con un disquete en la Unidad A:\ 3. Mantenga un centinela en su computadora para que la mantenga alerta ante
Nuevas Tecnologías de la Información Contenido: Tema II. Nuevas Tecnologías de la Información. Internet. Tipos de archivos que navegan por Internet. Las páginas Web. Ejemplos. Objetivo: Identificar las posibilidades que brinda el uso de Internet en la búsqueda de información especializada en cualquier esfera, en particular, en la esfera del deporte y la cultura física y para comunicarse a través del mundo. Red local: Grupo de ordenadores conectados entre si lo que le permite comunicarse, compartir archivos, carpetas, impresoras y otros recursos. Con una red local Ud. Tiene acceso a otros archivos como si estuvieran en su misma máquina. Internet: Red de redes de ordenadores de alcance mundial. Es una gigantesca red local. A través de Internet puede obtener información almacenada en diferentes máquinas en el mundo entero y compartir recursos con ordenadores en diferentes lugares. Cuando se está conectado a Internet se dice que se está navegando por Internet. Para poder navegar por Internet es necesario tener una conexión. Ésta puede ser directa o a través de un proveedor de servicios de Internet. Un proveedor de servicios de Internet. Es un equipo que organiza y brinda servicios de Internet. Formas de conexión: ü Por cable ü Por vía telefónica.: esta segunda opción necesita de un aparato llamado MODEM, que transforma los datos de la PC en señal que viaja por la línea telefónica y que realiza la función contraria al llegar al otro equipo. De ahí que para conectarse por esta vía se necesita un MODEM conectado a cada máquina. Para establecer una conexión telefónica es necesario: 1. conocer el número de teléfono de la PC que tiene salida a Internet 2. y tener una cuenta en la misma. Surgimiento y desarrollo de Internet como red global.
Internet tiene sus orígenes en la red ARPANET del Dpto. De defensa de los EU. Posteriormente ARPANET fue ampliada y reemplazada, surgiendo Internet. En Internet no existe ninguna autoridad central. Sin embargo existen una serie de reglas y lenguajes comunes para que la información que se trasmite a través de ella sea compatible. De esto se encargan algunas organizaciones como son: NIC Network information Center: se encarga de la nomenclatura en Internet ISOC: Internet society: rumbo que debe seguir Internet. IAB: Internet Architecture Board: administración técnica de Internet. IETF: Engineering Task Form: problemas técnicos. No se paga por los servicios de Internet a ninguna organización. Pero Internet no es gratuita. Cada red es responsable por el mantenimiento de la misma lo que genera costos. Pero hay que pagar por el uso de la línea telefónica y a los proveedores de servicios. Protocolos de comunicación: Método que gobierna la forma y el orden de comunicación entre PC. En ARPANET se desarrolló el protocolo TCP/IP como protocolo único. Como este protocolo se popularizó en las redes de las universidades, centros científicos, etc. Posteriormente se extendió a otros países y actualmente es el protocolo utilizado en Internet. Dirección IP: dirección numérica que identifica de manera única a un servidor en Intenet. La dirección IP de cada computadora está formada por números decimales menores que 256 y separados por el carácter. Cuando una PC se va a conectar a Internet se debe instalar el protocolo TCP/IP y asignársele su dirección única. Protocolo PPP: instrumentación del protocolo TCP/IP para conexiones sobre líneas telefónicas (variante para la conexión telefónica) Para conectarse a una computadora con acceso a Internet hace falta: ü conocer el número de teléfono ü conocer la dirección IP ü conocer la clave de acceso. Sistema de nombres de denominación utilizando el DNS. Para conectarse a Internet es más fácil conocer el nombre del dominio que su dirección IP. Esos nombres siguen un convenio. La denominación de PC en Internet se estructura por niveles llamados dominios. Existe una estructura
jerárquica para los dominios, al igual que como sucede con las carpetas o archivos. Estos se establecen de derecha a izquierda. Es decir, el dominio más amplio es el de la derecha y hacia la izquierda aparecen los subdominios. Veamos dos ejemplos.
Olivo.dls.upm.es Es corresponde a España, el dominio más amplio subdominio de la Universidad Politécnica
de
Madrid Dominio del Departamento Computadora particular
Infomet.sld.cu Cuba Salud Infomet (nombre del servidor) Una misma PC puede llevar varios nombres de dominio dependiendo del tipo de sistema que presta. Por ejemplo: www.upm.es para páginas Web y ftp.upm.es para servicio de ftp. Las letras después del último punto tiene algún significado. Por ejemplo Com Edu Gov Mil Org Net Au Es Cu
Comerciales Educacionales Gubernamentales Militares Otras organizaciones Recursos de red Australia España Cuba
Servicios de Internet. Entre los más importantes se encuentran: ü Correo electrónico: permite enviar mensajes ü Telnet: Permite establecer una sesión de terminal con otras computadoras en cualquier parte del mundo. De esta forma su computadora se comporta como un terminal de cualquier computadora a la que esté conectado. ü Transferencia de archivos FTP: permite transferir archivos de una PC a otra a través de la red. Otros servicios de Internet. ü Archie: es posible conocer en qué PC se encuentra un archivo. ü Gopher: búsqueda y recuperación de la información que se encuentra en otra PC. ü Verónica: es posible ubicar el servidos que contiene archivos con palabras claves. ü WAIS: servicio para hallar información a través de la red pero para archivos en forma de artículos. Servicios para la comunicación: ü Finger: para buscar información sobre usuarios. ü Talk y chat: facilitador para intercambiar mensajes en tiempo real. La diferencia entre el talk y el chat es que el primero solo permite la comunicación entre 2 usuarios, a diferencia del chat que permite incorporar más personas a la comunicación. ü Usenet: sistema de grupos de discusión mediante el cual se distribuyen artículos en la red. ü Páginas blancas: versión electrónica de la libreta de teléfono. Existen muchas páginas blancas. ü Listas de discusión: sistema por el cual un grupo de personas se envían mensajes y archivos sobre un tema en particular. ü Boletines electrónicos. Se publican mensajes y archivos dedicados por lo general a un mismo tema. ü El WEB, WWW o la telaraña mundial: sistema hipertexto en Internet que muestra textos e información multimedia. La técnica hipertexto permite mostrar información que puede estar o no en la computadora a donde se ha accedido., dando la idea de que se está navegando. Cuando se hace clic con el ratón sobre un enlace de hipertexto se hace referencia a una información que puede estar en otra PC.
Otra novedad es que el modelo que se utiliza en Intenet es el modelo cliente/servidor. Este modelo consiste en que el cliente(el usuario que solicita el servicio o la información) envía solicitud /espera respuesta mientras que el servidor Espera solicitud /procesa solicitud /envía respuesta. ¿Qué es el WEB?. También se conoce como WWW es el más reciente de los servicios de Internet y es el que más crece. Permite crear documentos hipertextos, que no tienen una secuencia lineal, con enlaces a otros documentos de texto o imágenes, archivos de música, etc. Que pueden estar en la máquina donde aparece la página Web o en otras máquinas. Las páginas Web no poseen una estructura jerárquica como los documentos tradicionales. El sistema de navegación basado en la ecnología del hipertexto permite moverse por las distintas PC sin preocuparse dónde se encuentra el documento. El Web utiliza el modelo cliente / servidor. El cliente mediante un navegador o visualizador del Web, hace la solicitud al servidor correspondiente. El Microsoft Internet Explorer: El funcionamiento de este navegador se basa en un protocolo de navegación llamado http. En los navegadores, los documentos a los que tiene acceso se locaclizan de manera única a través de los navegadores o través de las direcciones URL locales de recursos de URL de dominios, o a través de la dirección IP del servidor. Se les denomina sitio Web locales del archivo con extensión http ó htm. MODELO CLIENTE / SERVIDOR.
CLIENTE
ü ENVÍA SOLICITUD ü ESPERA RESPUESTA ü ESPERA SOLICITUD
SERVIDOR
ü PROCESA SOLICITUD ü ENVÍA RESPUESTA
Cómo navegar por Internet a través del Internet Explorer. Componentes de la ventana . Hacer doble clic en el icono
que aparece en el escritorio.
La ventana del Internet Explorer tiene las características de cualquier otra ventana de Windows.
Partes de la ventana del Internet Explorer. 1. 2. 3. 4. 5.
barra de título barra de menú barra de herramientas área de la ventana barra de estado
Para visitar una página Web teclee la dirección URL en la línea de dirección
en la barra de dirección aparecen accesos directos a las últimas páginas visitadas por ud. Puede a través de esos accesos directos llegar a ellas. Elementos más importantes de la barra de herramientas. Este botón permite viajar hacia atrás. Es decir, cuando se han visitado varias páginas Web, vuelve a la anterior
Este botón nos permite viajar hacia adelante, por supuesto sihemos ido hacia atrás de lo contrario permanece inactivo.
bajar.
Detiene la carga de la página Web si ésta se demora mucho en
Permite actualizar la página Web, si ésta se demora mucho en bajar, a veces acelera el proceso.
Si se ha navegado mucho y ya no se recuerda por qué página se comenzó, se le da a este botón y se va a la primera página Web por donde se comenzó la navegación.
va a los buscadores del Web. Entre los más solicitados se encuentran ALTA VISTA y YAHOO
Permite guardar las páginas que se visitan con más frecuencia
Lleva el control de todas las páginas visitadas en el día, lo que hace posible volver a ellas cuando se necesite. Cómo guardar una Web. Para guardar una Web: 1. Elegir Archivo 2. Elegir Guardar Archivo. En el cuadro de diálogo correspondiente poner el nombre con el que se desea guardar la página web. Las páginas Web se pueden guardar en formato de texto, en esos casos se pierden las imágenes gráficas y si tiene sonidos o videos también.
¡Bienvenido a Microsoft Outlook! Una ventana a todo un mundo de información. Microsoft Outlook es un programa de administración personal de información que le ayuda a organizar y compartir esa información en su puesto de trabajo y a comunicarse con otros usuarios. Utilice Outlook para administrar sus mensajes, citas, contactos y tareas, así como realizar un seguimiento de sus actividades, ver y abrir archivos y compartir información con otros usuarios. En Outlook la información está organizada en carpetas. Al iniciar por primera vez el programa se abre la carpeta Bandeja de entrada; utilícela para leer y enviar mensajes de correo, convocatorias de reunión y solicitudes de tarea. Para crear un mensaje, elija Nuevo en el menú Archivo y después haga clic en Mensaje. Escriba el nombre de los destinatarios en los cuadros Para y CC. Escriba el asunto del mensaje en el cuadro Asunto y, a continuación, escriba su mensaje en el cuadro de texto. Cuando esté preparado para enviarlo, haga clic en Enviar . Para ir rápidamente a otro elemento de Outlook, haga clic en uno de los accesos directos de la barra de Outlook, situada a la izquierda de la Bandeja de entrada. Por ejemplo, haga clic en Calendario para abrir la carpeta del calendario. El Título de la carpeta (que aparece en la barra horizontal situada encima de la ventana de información) muestra el nombre de la carpeta que se encuentra abierta. Para ver una lista
completa de sus carpetas, haga clic en el nombre de la carpeta que desee en el Título de carpeta. Puede usar Outlook como sustituto del Explorador de Windows. Para ver los archivos contenidos en su disco duro, en la barra de Outlook haga clic en Otros y después haga clic en Mi PC, en Mis documentos o en Favoritos. Outlook utiliza vistas para ordenar y organizar los elementos de una carpeta. Para pasar a una vista diferente, elíjala en el cuadro Vista actual, en la barra de herramientas Estándar. Si tiene Microsoft Word instalado en su PC, utilice Microsoft Word junto con Microsoft Outlook para crear mensajes de correo electrónico impactantes. Para activar Word como editor, cierre este mensaje y, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones. En la ficha Correo electrónico, active o desactive la casilla Usar Microsoft Word como editor de correo electrónico y podrá usar estas y otras características al crear sus mensajes: Autocorrección. Corrige con facilidad y de forma automática los errores que comete al escribir. Revisión ortográfica. Revisa la ortografía mientras escribe, subrayando las palabras con errores ortográficos y sugiriendo palabras para reemplazarlas. Numeración y viñetas. Agregue viñetas y numeración automática para destacar los puntos más importantes. Tablas. Utilice las tablas para presentar su información de forma ordenada. Resalte lo más importante. Use el color para resaltar los temas más importantes de un mensaje, como la información para los demás destinatarios que estén trabajando en conexión a través de la red. Funciona como un marcador fosforescente. Conversión de direcciones de correo electrónico y de Internet. Conversión automática de direcciones de correo electrónico y de Internet en hipervínculos activos. Word busca en el mensaje cualquier texto que contenga direcciones de Internet como www.microsoft.com o correo electrónico como nombredeusuario@organización.com, y las
electrónico como nombredeusuario@organización.com, y las convierte automáticamente en hipervínculos interactivos. Mapa del documento. Organice y trabaje rápidamente con sus mensajes de correo. Word detecta de manera automática si una serie de mensajes es particularmente extensa y crea, mediante hipervínculos, un mapa con la ubicación de cada mensaje. Marcas de revisión. Lleve el control de los cambios realizados en sus mensajes de forma más eficaz.
Para obtener más información acerca de cómo usar Outlook y Word, presione la tecla F1, escriba su pregunta en el Ayudante de Office y, a continuación, haga clic en Buscar . ¡Esperamos que disfrute de su experiencia con Microsoft Outlook! El equipo de Microsoft Outlook
EL CORREO ELECTRÓNICO
Lic. Zayda Rita pérez Zubillaga
Qué es el Correo Electrónico El email, es un sistema de comunicación basado en la computadora, que permite enviar instantáneamente un mensaje a una o más personas identificados mediante una dirección única y personal de correo.
Ventajas del Correo Electrónico z z z z z z z
z
Permite al usuario comunicarse con una o varias personas mediante el envío de un único mensaje. El Costo es el mismo si se envía un mensaje a un solo usuario que si es enviado a un grupo de ellos. El mensaje se almacena en el mismo buzón de los destinatarios, lo que supone mayor rapidez y comodidad. Puede procesar la información en formato texto, imágenes, multimedia u otras aplicaciones. Es una vía de comunicación asíncrona El tiempo transcurrido entre el envío y recepción es mínimo Favorece la creación de grupo de trabajo distribuidos geográficamente, disminuyendo los desplazamientos de los profesionales. Permite la comunicación diaria.
Listas de Correos z
Listas de Distribución: existe flujo de información en un solo sentido, o sea quien crea y mantiene la lista puede enviar mensajes a los usuarios suscritos pero estos no pueden enviar mensajes al resto de los miembros
z
Lista de Discusión: en este caso todos los miembros de la lista pueden enviar mensajes al resto de los miembros.
Ventajas del Correo Electrónico z z
z
Es un medio fácil de utilizar y de bajo costo Permite el envío de todo tipo de archivos a gran rapidez Se pueden enviar comunicaciones urgentes, anuncios, revistas, resúmenes.
El outlook express Outlook Express es un lector de noticias y un cliente de correo electrónico basado en los estándares de Internet, que cuenta entre sus características: Correo electrónico y grupos de noticias Cuentas e identidades múltiples Compatibilidad con HTML Libreta de direcciones y servicios de directorio Sincronización sin conexión Reglas mejoradas de la Bandeja de entrada
La ventana del Outlook Express Barra de título
Área de la ventana (panel izquierdo)
Barra de menú
Barra de herramienta s
Área de la ventana (panel derecho)
Bandeja de entrada
Aparecen los nuevos mensajes Se muestra el texto del mensaje
Bandeja de salida Aparecen los mensajes antes de ser enviados
Elementos enviados
Aparecen los mensajes enviados
Para enviar nuevo correo
Cómo enviar un mensaje de correo
Formulario para la creación de un mensaje
Puede enviarse a más de un destinatario Se escribe la dirección del destinatario En la línea de asunto se explica brevemente el tipo de mensaje Cuerpo del mensaje
El mensaje se puede personalizar Si se va a la opción ver Se puede agregar todos los encabezados
CCO significa con copia oculta, es decir el destinatario principal no sabe que se le envía copia a otra persona
Permite adjuntar archivos
Se puede establecer un orden de prioridad en el mensaje
Internet no es una única red de ordenadores sino que es un conjunto de 25.000 redes interconectadas que se comunican entre ellas con un mismo protocolo o lenguaje, denominado TCP/IP
¿Como nos conectamos a Internet? Directamente a la red Internet Conectado a un Proveedor de Servicios de Internet (PSI)
¿Qué es necesario para conectarse a Internet ? Computadora Línea telefónica Módem Programa (Navegadores)
¿Qué es la dirección” IP”? Es la dirección numérica que identifica de manera única a un servidor de Internet
La dirección IP de cada computadora está formada por números decimales menores que 256 y separados por el carácter ( . ) Por ejemplo: 192.1.2.177 Para conectarse a Intenet es más fácil conocer el nombre del dominio que su dirección IP. La denominación de PC en Internet se estructura por niveles llamados dominios.
INDER . CO . CU Organización Proveedor de Servicios (Infocom)
País a que corresponde
Servicios de Internet World Wide Web Correo Electrónico Transferencia de Archivos (ftp) Conexión Interactiva (chat) Grupos de Discusión Telnet
¿Qué es una World Wide Web? Imagine que World Wide Web es una gran biblioteca en Internet. Los "sitios" Web son los libros de la biblioteca y las "páginas" de Web páginas concretas de los libros. Un grupo de páginas de Web se denomina sitio Web. Puede iniciar su viaje a través del Web a partir de una dirección determinada.
Ejemplo de página WEB: ¿Que es un hipervínculo? No es más que la forma de enlazar una pagina con otra. Se destaca porque esta de otro color y subrayado.
Para ello haga clic en el hipervínculo http://www.efdeportes.com/efd44/kdo.htm Protocolo de transferencia de hipertexto
Conectarse a esta PC
Buscar en estas carpetas
Obtener este documento
Ejemplos de Sitios Web: http://www.inder.co.cu/ http://www.islagrande.cu/ http://www.cubaweb.cu/ http://www.espndeportes.com/ http://sportsillustrated.cnn.com/
Navegadores de Internet Internet Explorer Netscape Navigator Mosaic
Nombre de la página Barra de menú Barra de herramientas
Barra de direcciones
Microsoft Internet Explorer Área de la ventana donde se muestra el contenido de la página.
Elementos más importantes de la barra de herramientas Permite desplazarnos hacia atrás. Cuando se han visitado varias páginas vuelve a la anterior. Permite movernos hacia delante. Detiene la carga de la página, si ésta se demora mucho en bajar Actualiza la página Web, con cambios de última hora. Ir a la página inicial predefinida por el Internet Explorer.
Elementos más importantes de la barra menú. Va a los buscadores del Web.
Permite guardar las páginas que se visitan con más frecuencia Lleva un control de todas las páginas web visitadas diariamente, lo que hace posible volver a ellas cuando se quiera.
Buscadores más utilizados www.yahoo.com www.google.com www.altavista.com www.yupimsn.com
PROCESADOR DE TEXTO MICROSOFT WORD ¾CARACTERÍSTICAS DE LA VENTANA ¾MANIPULACIÓN DE DOCUMENTOS ¾UTILIZACIÓN DE LA AYUDA ¾UTILIZACIÓN DE LA RED PARA LOCALIZAR DOCUMENTOS ¾EDICIÓN DE TEXTO ¾INSERTAR IMÁGENES PREDISEÑADAS LIC. ZAYDA RITA PÉREZ ZUBILLAGA
LA VENTANA DE WORD
PRIMERA TAREA:
A PARTIR DE LA VENTANA DE WORD, IDENTIFIQUE LOS ELEMENTOS COMUNES CON OTRAS VENTANAS CONOCIDAS, ESPECIALMENTE EN LAS OPCIONES DE LA BARRA DE MENÚ: ARCHIVO Y EDICIÓN
¿A QUÉ CONCLUSIONES LLEGÓ?
OPCIONES MÁS IMPORTANTES DEL MENÚ ARCHIVO Abrir archivo nuevo Abrir archivo ya existente Guardar archivo Configurar página: permite dar formato a la página para imprimirla Guardar como página Web Vista preliminar: Permite ver el documento como va a sewr impreso Imprimir
SEGUNDA TAREA:
EXPLORE AHORA EDICIÓN EN LA BARRA DE MENÚ. HAGA UNA LISTA EN SU LIBRETA DE LAS OPCIONES DIFERENTES CON RESPECTO A LA OPCIÓN ANÁLOGA DE MI PC
OPCIONES MÁS IMPORTANTES DE LA OPCIÓN EDICIÓN Deshacer...: invierte el último comando o elimina la última
entrada que se haya escrito. Rehacer...: repite la última acción si fuera posible. Cortar: copia hacia el portapapeles el objeto seleccionado, eliminándolo del documento. Copiar:copia hacia el portapapeles el objeto seleccionado. Pegar: inserta el contenido del portapapeles. Pegado especial: pega, incrusta o vincula el contenido del portapapeles. Seleccionar todo: selecciona todo el texto y los gráficos de la ventana activa. Buscar: busca en el documento activo el texto que se desee. Reemplazar: busca en el documento activo el texto que se desee y permite reemplazarlo por otro. Ir a...: desplaza el cursor hacia cualquier objeto o página
USO DEL PORTAPAPELES EN WORD Para utilizar las opciones Copiar y Cortar
es necesario seleccionar previamente un objeto o un fragmento de texto. Con la opción Pegar se inserta el contenido del Portapapeles en el lugar donde se encuentra el cursor. La opción Pegado especial permite crea vínculos o incrusta el contenido del portapapeles en la posición del cursor. Este puede haber sido copiado hasta con el Explorer. Permite la propiedad de flotar en texto.
Buscar Texto a buscar Utilice este botón para... Dirección de la búsqueda
Búsqueda con formato
Búsqueda de objetos especiales
Reemplazo Texto a buscar Buscar próxima aparición del texto introducido en Buscar
Texto de reemplazo
PROCEDIMIENTO PARA INSERTAR IMÁGENES PREDISEÑADAS En el menú Insertar Imágenes Prediseñadas
Insertar texto en Word Art
1. 2. 3. 4. 5.
Minutos en la Natación. En las pesas 2. Que componen una tanda de ejercicios de Fuerza 10. Kg. Fuerza. Carreras.
Dirección de Entrenamiento Velocidad Fuerza Alactácido Esfuerzos cortos pero intensos Resistencia Velocidad Lactácido Esfuerzos más largos – Menor intensidad
Duración de Ejecución
100 %
Intervalo de Descanso 1 a 2 min entre repeticiones
Submáx
3 a 5 min entre series 3 a 19 min
Intensidad Máxima
10 seg hasta 18 seg 18 seg a 2 minutos acíclicos 18´´ a 3´´ cíclicos
95 – 90 %
Entre series Y Repeticiones
Repeticiones 6a7 repeticiones por series 5 a 6 series 3y6 Series Y Repeticiones
Distancia 20 u 30 u 40 u 60 u 80 u 100 u 200 u 300 u 400 u 500 u 600 u
1
ACTIVIDAD 20. WORD ¾
LAS TABLAS EN WORD
¾
INSERTAR NÚMERO DE PÁGINA
¾
CONFIGURAR PÁGINAS
¾
IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS
LIC. ZAYDA RITA PÉREZ ZUBILLAGA
Las tablas en Word Columna
Fila
Alumno
Edad
Deporte
Municipio
Pedro Pérez
16
Arturo Glez
17
Pelota Polo Acuático
Cerro Centro Habana
16
Judo
Cerro
17
Natación Nado sincronizado
Plaza
Daniel Jiménez Dalia Vega| Amarilis Reyes
18 Celda
Playa Bordes
Menú Tablas • • • • • • • •
Dibujar tabla: inserta tabla dibujándola con el ratón. Insertar tabla (filas,columnas): inserta, según sea el caso, una tabla ( ), filas ( ), columnas ( ). Eliminar celdas (filas, columnas): elimina las celdas, filas o columnas seleccionadas. Combinar celdas:une las celdas seleccionadas. Dividir celdas: divide las celdas seleccionadas. Seleccionar tabla, fila, columna: permite seleccionar la tabla, la fila o la columna, según la opción que se seleccione, donde está el cursor. Alto y ancho de la celda : ajusta el alto y el ancho de la celda y la alineación de la tabla. Convertir tabla en texto: convierte la tabla en un texto donde las columnas son diferenciadas por medio de separadores como el tabulador. Si el cursor no se encuentra en una tabla, entonces esta opción se convierte en Convertir texto en tabla.
El trabajo con tablas (crear tablas sencillas)
El trabajo con tablas (crear tablas sencillas) También puede crear una tabla mediante la opción Tabla de la barra de menú: Insertar Tabla. A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: De ahí seleccione el número de filas y columnas que desee tenga su tabla. Observe que hay un botón que dice Autoformato. Mediante él puede dar distintos formatos a su tabla.
Veamos algunas de las opciones de autoformato. Si seleccionamos Una opción de la lista de la izquierda, aparecerá a la derecha el Formato de la tabla seleccionada Lista 8
Web 1
El trabajo con tablas (crear tablas complejas)
Bordes y sombreado
Color del borde Grosor de línea Estilo de línea
Formato de celdas
Configurar la página para imprimir Cuando queremos configurar una página para Imprimir, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo
Observe que puede definir los márgenes, el tamaño del papel, la alineación del documento.
La fuente de papel.
Y el diseño
Una vez que se ha configurado el documento se observa el mismo a través de la vista previa
Si el documento tiene varias páginas, pueden verse hasta 6 páginas a la vez.
Si ya el documento es de su agrado, entonces puede pasar a imprimirlo
Si las páginas son continuas se separan por un guión. 2-14; Pero si son alternas se separan por comas. 3,16,25
Clase Clase teórico teórico -- práctica práctica Las Las referencias referencias yy la la creación creación de de fórmulas. fórmulas. Uso Uso de de funciones. funciones. Profesor: Lic. Elio Ontivero Wong Departamento Computación y Biometría
Referencias de celda Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una fórmula. Ejemplo: A15 representa al elemento que se encuentra en la columna A fila 15
Referencias de celda y rango También puede hacerse referencia a un rango o conjunto de celdas. B5:F5 Representa las celdas de la columna B a la F por la fila 5 A2:B4 Representa las 4 celdas comprendidas entre A2 y B4.
Ejemplos de referencias La celda en la columna A y la fila 10 ⇒ A10 Todas las celdas en la fila 5 ⇒ 5:5 Todas las celdas en las filas de la 5 a la 10 ⇒ 5:10 Todas las celdas en la columna H ⇒ H:H Todas las celdas desde la columna H hasta la J ⇒ H:J
B4:D4
A2
B1,C2,D3 D1,B6:B7
$A$3 B10:B11,C11:D11 A6:A10
C6:D8
Según la tarea que se desee ejecutar en Microsoft Excel, pueden utilizarse referencias relativas de celda, que son referencias a celdas relacionadas con la posición de la fórmula, o referencias absolutas, que son referencias de celda que siempre hacen referencia a las celdas ubicadas en una posición específica.
Fórmulas
Si el contenido de una celda comienza con el signo igual (=) es considerado como una fórmula, por lo que cada vez que se realiza algún cambio en la hoja, Excel lo actualiza. De no comenzar con = se considera constante. En las fórmulas puede utilizar operadores de tipo: aritméticos (suma:+, diferencia:-, producto:*, cociente:/, exponente:^, porcentaje: %) comparación (igual:=, mayor que: >, menor que: <, mayor o igual que: >=, menor o igual que: <=, distinto: <> referencia (rango :, unión: coma, intersección: espacio) texto (concatenación: $) También puede utilizar una o más funciones.
Definición de función
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado que se denomina sintaxis.
Argumentos y sintaxis
Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices. La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre.
Insertar fórmulas y funciones Para comenzar a escribir una fórmula basta con seleccionar la celda donde se quiere insertar la fórmula y presionar la tecla = o presionar el botón apuntado por la saeta Si hace clic aquí inserta la función que aparece en el botón (en el ejemplo: PI() Si hace clic aquí se despliega una caja lista con las funciones usadas recientemente Si hace clic aquí se muestra un diálogo (Pegar función) donde podrá seleccionar la función que desee.
Pegar función Seleccione la función que desee
Presione aquí para dar los argumentos
Seleccione primero la categoría
Aquí le explica que hace la función seleccionada
Definir argumentos
Si quiere indicar los argumentos, seleccionando directamente las celdas con el ratón, pinche aquí
Aquí muestra los resultados
Escriba aquí los argumentos Aquí habla sobre la forma que debe tener este argumento
Definir los argumentos con el ratón Al Alpresionarse presionarseeste estebotón botónsese
minimiza minimizaeleldiálogo, diálogo,permitiendo permitiendover ver toda el área de trabajo de Excel y de toda el área de trabajo de Excel y de esa esaforma formapodrá podráseleccionar seleccionarcon conelel ratón ratónla(s) la(s)celda(s) celda(s)que quenecesite necesitetener tener como argumento para la función como argumento para la función
Al hacer clic aquí...
Al hacer clic aquí...
Note como Excel le indica las celdas seleccionadas con el ratón
Mientras selecciona con el ratón, simultáneamente, se va reflejando las celdas seleccionadas
Si desea realizar funciones avanzadas
Haga clic en
Rastreo de referencias b) Rastrear dependientes: celdas que dependen la celda seleccionada a) Rastrear precedentes: celdas de las que depende la celda seleccionada
? Se usó b)
Se usó a)
El Elorigen origende delalaflecha flecha indica indicacelda celdaprecedente, precedente, lalasaeta: saeta:celda celda dependiente dependiente
Solución de problemas de fórmulas y de valores de error Si una fórmula no puede evaluar adecuadamente un resultado, Microsoft Excel presentará un valor de error. Por ejemplo, los valores de error pueden ser el resultado de utilizar texto donde una fórmula espera un valor numérico, de eliminar una celda a la que se hace referencia en una fórmula o bien, de utilizar una celda que no sea suficientemente ancha como para presentar el resultado.
¿Qué ¿Qué ¿Qué ¿Qué ¿Qué ¿Qué ¿Qué ¿Qué
significa significa significa significa significa significa significa significa
el el el el el el el el
error error error error error error error error
#####? #¡VALOR!? #¡DIV/0!? #¿NOMBRE?? #N/A? #¡REF!? #¡NUM!? #¡NULO!?
Error #####
El valor numérico introducido en la celda es demasiado ancho para verlo en la celda. Puede cambiarse el tamaño de la columna arrastrando el borde entre los encabezados de columna. La fórmula en la celda genera un resultado demasiado largo para que quepa en la celda. Puede aumentarse el ancho de la columna arrastrando el borde entre los encabezados o bien, cambiando el formato de número de la celda. Para cambiar el formato de número elija Celda en el menú Formato y, a continuación, haga clic en la ficha Número y seleccione otro formato. Si se restan fechas y horas, asegúrese de que se genera la fórmula correctamente. En Microsoft Excel, las fechas y las horas deben ser valores positivos. Si la fórmula de fecha o de hora genera un resultado negativo, Microsoft Excel presentará #### a lo ancho de la celda. Para presentar el valor, elija Celdas en el menú Formato, haga clic en la ficha Número y, a continuación, seleccione un formato que no sea ni de fecha ni de hora.
Los restantes errores
El valor de error #¡VALOR! da cuando se utiliza un tipo de argumento u operando incorrecto o bien si la función Autocorrección de fórmulas no puede corregir la fórmula. El valor de error #¡DIV/0! se produce cuando se divide una fórmula por 0 (cero). Si un operando es una celda en blanco, Microsoft Excel interpretará el blanco como 0. El valor de error #¿NOMBRE? Aparece cuando Microsoft Excel no reconoce texto en una fórmula (por ejemplo: al escribir incorrectamente el nombre de una función). El valor de error #N/A se da cuando un valor no está disponible para una función o una fórmula. El valor de error #¡REF! se da cuando una referencia de celda no es válida. El valor de error #¡NUM! se da cuando hay un problema con algún número en una fórmula o función. El valor de error #¡NULO! se da cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se cruzan.
CREACIÓN DE GRÁFICOS EN EXCEL
Gráficos e Impresión de documentos. Intercambio de información con Word. Creación de gráficos con el Asistente. Gráficos como hojas. Elementos y formato de un gráfico. Otras opciones. Pasos para el proceso de impresión de una hoja de cálculo. Configuración de página. Definir área de impresión. Vista Salto de página. Vista Preliminar. Imprimir una o varias hojas, rango de celdas y gráficos. Insertar documento de M. Word.
Crear un gráfico Puede crear un gráfico incrustado o una hoja de gráfico. 1.- Seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en el gráfico. Si desea que los rótulos de fila o columna aparezcan en el gráfico, incluya en la selección las celdas que los contienen. 2.- Haga clic en Asistente para gráficos . 3.- Siga sus instrucciones.
Ejemplo El libro Gráficos contiene una tabla con la cantidad de alumnos de un grupo clasificados según el deporte que practican. Veamos cómo hacer un gráfico de pastel con dicha información. Siguiendo las instrucciones que nos dieron en la diapositiva anterior, seleccionaremos las celdas del libro donde se encuentran los datos que representaremos gráficamente y hacemos clic en el asistente para gráficos.
Ejemplo
Aparecerá el Asistente para gráficos Hacer clic aquí, para pastel tridimensional Seleccionar Circular Hacer clic aquí para pasar al próximo paso
Asistente para gráficos (Paso 2)
Aquí se muestra como debe quedar el gráfico
Hacer clic aquí para pasar al próximo paso
Aquí para mostrar por cientos
Asistente para gráficos (Paso 3)
Aquí se muestra como debe quedar el gráfico Hacer clic aquí para pasar al próximo paso
Aquí se cambia posición de la leyenda
Asistente para gráficos (Paso 4)
Nombre de una página creada previamente Nombre de la página nueva
Hacer clic aquí para terminar Aquí para insertar gráfico en una página nueva Aquí para insertar gráfico en una hoja existente
Ya se creó el gráfico, solo resta insertarlo en el documento junto con la nueva tabla. Seleccione la tabla nueva y haga Copiar. Vaya a Word y realice un pegado especial (Edición) con vínculo a una hoja Excel. Seleccione el gráfico y haga, en Word, un pegado especial con vínculo a un objeto Excel. Con esto se tiene todo lo que se deseaba. Vaya a Excel y elimine la fila de un deporte. Note como se actualizan los cálculos en la tabla nueva y en el gráfico. Vea como se reflejaron los cambios en el documento Word.
El gráfico de pastel no es el ideal para representar los datos del ejemplo anterior, pues hay demasiados deportes y el pastel se divide en muchas partes. Se pueden probar otras opciones tal como gráficos de barras o columnas.
ALUMNOS POR DEPORTE
VOLEIBOL RAQUETBOL PELOTA VASCA
DEPORTE
KAYAK JUDO HOCKEY GIM. RITMICA. FUTBOL ESGRIMA BOXEO BALONMANO BALONCESTO
0,0
5,0
10,0 %
15,0
20,0
Impresión en Excel •Seleccione el rango de celdas que desea imprimir. •Vaya a Archivo / Área de impresión / Establecer área de impresión •Elija la opción Vista Preliminar del menú Archivo ó el botón de la barra de herramientas
Si en el ejemplo que venimos trabajando, ud. selecciona el área de la tabla y establece el área de impresión, la hoja a imprimir se verá así. Observe que es preciso: 1. Dar formato a la tabla 2. Configurar la hoja con márgenes, centrado ti l
Si ahora insertamos una fila delante de la tabla, combinamos celdas e insertamos un título, para que éste salga hay que redefinir el área de impresión. Volvamos a la vista preliminar y observemos lo que sucede
Veamos ahora cómo imprimir Para imprimir sólo algunas páginas
Puede ir a la vista previa
Ahí define el papel y la forma de impresión
Resumen
Inserción de gráficos.
Intercambio de información con Word.
Preparación de una hoja de Excel para imprimir.
HOJA DE CÁLCULO MICROSOFT EXCEL ¾CARACTERÍSTICAS DE LA VENTANA DE EXCEL ¾MANIPULACIÓN DE LIBROS Y HOJAS ¾INTRODUCCIÓN DE DATOS. ¾CONCEPTO DE CELDA, CELDA ACTIVA Y RANGO DE CELDA. ¾SELECCIÓN DE CELDAS, FILAS, COLUMNAS Y HOJAS. LIC. ZAYDA RITA PÉREZ ZUBILLAGA
LA VENTANA DE EXCEL
COLUMNAS. SE IDENTIFICAN POR LETRAS
FILAS. SE REPRESENTAN POR NÚMEROS
CELDAS. Intersección de filas y columnas
En Excel la aplicación que se abre se llama libro, y como todos los libros está formado por hojas. En la parte de debajo de la hoja aparecen unas pestañas con el nombre de la hoja. Si hace clic derecho sobre ella aparecerá un menú. Pruebe cómo puede cambiar el nombre a la hoja, borrarla o hacer otras cosas sobre ella.
PRIMERA TAREA:
A PARTIR DE LA VENTANA DE EXCEL, IDENTIFIQUE LOS ELEMENTOS COMUNES CON LA VENTANA DE WORD, ESPECIALMENTE EN LAS OPCIONES DE LA BARRA DE MENÚ: ARCHIVO Y EDICIÓN
¿A QUÉ CONCLUSIONES LLEGÓ?
OPCIONES MÁS IMPORTANTES DEL MENÚ ARCHIVO Abrir archivo nuevo Abrir archivo ya existente Guardar archivo Configurar página: permite dar formato a la página para imprimirla Guardar como página Web Vista preliminar: Permite ver el documento como va a ser impreso Imprimir
¿Qué elementos diferentes encontró?
Barra de fórmulas
Área de referencia
Opción Datos en la barra de menú
SEGUNDA TAREA:
EXPLORE AHORA EDICIÓN EN LA BARRA DE MENÚ. HAGA UNA LISTA EN SU LIBRETA DE LAS OPCIONES DIFERENTES CON RESPECTO A LA OPCIÓN ANÁLOGA DE WORD
Selección de filas, columnas, celda u hojas
Para seleccionar una celda: Haga clic sobre la celda Para seleccionar una fila: Haga clic sobre el número que identifica la fila
Selección de filas, columnas, celda u hojas Para seleccionar una columna Haga clic en la letra que identifica la columna. Para seleccionar todas la celdas de una hoja: Haga clic en el cuadro:
Para seleccionar un rango: • Haga clic en la primera celda y arrastre ó • Seleccione el extremo superior izquierdo del rango que quiere seleccionar, apriete la Tecla Mayúscula y haga clic ahora en la Celda del extremo inferior derecha del rango.
Tope de Atletismo Test Pedagógico 1 Atleta No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Nombre L.Sánchez R. Acosta P. López I. Vega A. Soler Y. Reyes K. Vargas M. del Pozo D. Estrada A. González Promedios Mejor Result. Peor Result.
S.L 2.00 2.05 1.90 1.85 2.10 1.70 1.85 1.90 2.00 2.05
60 mts. (I) 7.60 7.80 7.00 8.00 6.80 6.70 6.80 7.00 6.50 8.00
60 mts. (II) 7.50 7.70 7.00 7.85 6.75 6.80 6.85 7.00 6.30 7.80
400 mts. 1.24 1.20 1.18 1.14 1.10 1.25 1.18 1.09 1.10 1.15
Planchas 20 15 25 18 10 5 23 12 15 14
Abdominales 30 28 25 20 24 15 18 21 15 16
Prom. 60 mts.
Competencia de Baloncesto No. Cams.
Equipos Capitalinos Intentados 1 Y.CARDENAS 40 2 A.VEGA 30 3 D.PANFE 25 4 E.LIMA 50 5 H. LA PERA 45 6 A. GONZALEZ 40 Centrales 1 Y.SILVESTRE 30 2 Y.ABREU 40 3 S.FERRER 30 4 I. CORTINA 25 5 A.PEREZ 34 6 A.DIAZ 30 Totales Capitalinos Centrales Máx. Tiros Anotados Máximo Efectv. Total de la Competencia:
Tiros en Zona Anotados 30 20 14 20 25 28 20 28 15 10 24 20
%.Efect.
Tiros Fuera de Zona Intentados Anotados %.Efect. 30 10 20 10 15 10 40 32 35 20 40 25 20 30 28 30 40 20
11 16 14 24 10 16
Intentados
Total de Tiros Anotados
%.Efect.
EQUIPO INDUSTRIALES
Y. Gómez C. Tabares L. Vargas A. Scull M. Rdguez. A. Casanova A. Cañizares A. Quintana G. Mesa Total Promedio
VB 20 16 13 18 15 16 17 12 14
Leyenda: JJ- Juegos Jugados VB- Veces al Bate H- Hits J- Jonrones CI- Carreras Impulsadas CA- Carreras Anotadas
H 12 9 7 9 9 10 3 4 6
J 4 2 1 5 0 2 0 0 1
CI 8 2 2 9 1 6 0 0 5
CA 6 3 2 6 2 4 1 1 2
Ave
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Nombre Equipo A. Armas Rojo Y. Leyva Rojo A. Hernández Rojo Y. Pereiro Rojo Y. Santana Rojo L. Torres Azul E. Quesada Azul L. Sotolongo Azul C. Echevarría Azul M. López Azul Totales Rojo Azul
Cuerda 9.50 8.75 9.00 7.50 9.30 9.20 9.50 7.80 7.00 10.00
Aro 8.80 7.40 8.90 9.25 8.50 9.00 7.45 8.75 9.20 9.50
Modalidades Pelota 9.75 8.90 9.20 8.75 8.10 9.10 8.85 9.60 8.20 8.95
Clavas 8.30 9.00 8.60 9.30 8.70 9.00 9.20 8.00 7.20 9.30
Máx. Acum. Gnral.
Cinta 9.30 9.00 8.60 7.75 9.20 8.50 9.20 9.00 9.35 9.50
Acum.Indiv.
CLASE PRÁCTICA INTEGRADORA DE EXCEL. 1. Abra
el libro de trabajo CONTROL.xls
que se encuentra en la
carpeta Clases de Excel en la máquina 1, o si no puede entrar en la red, el libro se encontrará el la carpeta Clases de Excel de su máquina. Las evaluaciones que contiene son ficticias. 2. Centre los datos de la tabla. 3. Dé un número de orden consecutivo a cada alumno 4. A continuación ordene los datos por grupo y después por nombre. Copie los datos referidos a cada grupo en una hoja nueva. Vea que tiene que insertar una hoja para copiar los resultados del grupo D-13. 5. Dé ahora un número consecutivo a cada alumno dentro de su grupo. 6. Renombre la hoja con el nombre de cada grupo. 7. Ordene los datos correspondientes al grupo D-12 por Sexo, después por nombre. 8. Calcule el promedio de cada alumno en la hoja correspondiente a su grupo.. 9. Calcule ahora los promedios de cada asignatura por sexo. Utilice la opción subtotal 10.
A partir de los datos que aparecen en la primera hoja, haga las
siguientes tablas dinámicas a. Haga una tabla dinámica para la asignatura Computación por sexo y grupo b. Haga una tabla dinámica para contar los hombres y mujeres en cada grupo c. Haga una tabla dinámica que promedie la evaluación en Morfología por sexo y grupo, pero que se pueda filtrar por grupo 11.
Calcule la evaluación promedio de cada asignatura por grupo.
Hágalo en la hoja correspondiente a cada grupo. 12.
Ahora haga un gráfico de línea con los promedios de las 5
asignaturas.
13.
Copie la tabla que dio origen al gráfico y el gráfico para el
documento de Word. Dé formato a la tabla. 14.
Guarde el libro y el documento de Word con su nombre en una
carpeta Clases de Excel en el disco de trabajo.
No 1
Nombre Alvarez miranda rouget
2
Argüelles portuondo iván
3
Cabrera ibargollen mayelin
4
Cervantes bandera carlos
5
Chomar rodríguez ahmed
6
Escalona godines elber
7
Feria romero sujey
8
Fernándezálvarez raimel
9
Ferrera lópez reynier (dif)
10
García mendez carlos rainel
11
Jova martínez yasser gustavo
12
Leon verdaguer reynier
13
Llerena garcía omar
14
Martínez díaz rolando antonio
15
Martínez pérez yoany
16
Menedez baños yamir
17
Menéndez baños joan
18
Navarro legrá andy
19
Orio gonzález yoanny
20
Padrón naranjo diango
21
Palacios hernández michel
22
Rodríguez hernández antonio
23
Rodríguez ramos reynier
24
Sesín ortega anisley
25
Vega rodríguez yasser
26
Vieto hernández mayelín
27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57
Villalobos pérez yen Agramonte Valdés Danay Arias Pérez Andy Barrientos Fernández Isbel Berreneche Vasallo Alvicent Calzada Rodríguez Yuarsi Cassvan Padrón Odalys Contreras Negrín Yanay De Armas lópez Michel Durán Fonseca Yandy Francis Sagó Nilsia García Tamayo Carmen Gonzáles del Llano Dalia R. González Valle Meiling Gutierrez Gusmán Geraldín Hernández González Lisbeth Hernández Solís Saily Herrera González Yoanet Hidalgo Pérez David Marrero Padrón Maylin Menéndez González Ana M Meriño Echevarría Ailed Muñoz Nicolás Eduardo Pardo Padierne Greta Regalado González Yunet Rodríguez Ferral Yeny Rodríguez García Dayma Roibal Doval Anain Sánchez Aguero René Santovenia Chapotín Yusleydis Sotero Rodríguez Osmany
58 59 60 61 62
Yanes Cruz Ceida Cáceres Pérez Ovel Cardentey Herrera Yandy Casares Gutierrez Yenier Enrique Delgado San Martín Alejandro
grupo
D-11 D-11 D-11 D-11 D-11 D-11 D-11 D-11 D-11 D-11 D-11 D-11 D-11 D-11 D-11 D-11 D-11 D-11 D-11 D-11 D-11 D-11 D-11 D-11 D-11 D-11 D-11 D-12 D-12 D-12 D-12 D-12 D-12 D-12
D-12 D-12 D-12 D-12
D-12 D-12 D-12 D-12
D-12 D-12 D-12 D-12 D-12 D-12 D-12 D-12 D-12 D-12 D-12 D-12 D-12 D-12 D-12 D-12 D-13 D-13 D-13 D-13
sexo M
Computación 5
Español 3
Atletismo 3
M
4
3
5
F
3
6
5
M
3
3
5
M
5
4
3
M
2
4
3
F
2
3
3
M
4
5
3
M
5
2
3
M
2
5
5
M
2
5
5
M
2
5
5
M
5
3
3
M
5
5
3
M
5
3
3
M
5
5
3
M
2
5
3
M
4
4
3
M
3
4
3
M
2
4
5
M
5
4
5
M
4
5
5
M
3
5
4
F
2
3
3
M
2
5
4
F
2
5
5
M F M F M F F F M M F F F F F F F F M F F F M F F F F F M F M
5 5 3 4 5 4 4 3 5 4 3 3 5 3 2 2 3 4 4 3 3 3 4 4 4 4 2 2 3 5 3
3 3 2 5 4 2 4 3 3 2 5 2 5 3 3 5 2 5 5 2 2 5 5 5 4 4 4 4 3 4 3
3 3 3 5 4 5 5 2 5 5 3 3 5 2 5 2 3 3 4 2 3 3 4 4 4 5 5 5 5 3 3
F M M M M
3 3 3 4 4
3 4 4 4 5
2 3 4 5 2
63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75
Drake Palmer Vladimir Fernández Pichardo Alién Ferrada Méndez Cristian Marcelo Fuentes Argote Maikel Andrés Gato Rodríguez Jean Daniel González Calderín Reynier González Torres José Antonio González Vazquez George Iglesias pérez Yordani Noda Tio Arides Oriol Recio Keily Enrique Ortíz Rivero Yosvani Pérez Santan Jorge
D-13 D-13 D-13 D-13 D-13 D-13 D-13 D-13 D-13 D-13 D-13 D-13 D-13
M M M M M M M M M M M M M
4 5 4 5 5 3 3 3 5 3 4 3 5
5 3 3 3 3 3 2 2 2 5 5 5 3
3 2 5 4 5 2 3 2 5 5 4 4 5
Gimnasia Básic Morfología 4 3 3
2
3
5
3
3
3
3
3
3
4
2
5
3
5
5
5
5
3
4
2
5
2
3
5
2
2
3
5
5
5
3
4
5
4
4
4
5
3
4
3
5
3
4
3
3
3
3
3
5
4 5 4 5 4 5 5 5 2 3 3 3 3 2 2 3 3 3 5 5 4 2 5 5 3 5 4 5 2 5 3
3 5 2 3 2 3 5 5 5 4 5 3 4 3 3 3 3 5 5 3 3 4 4 5 3 5 4 5 3 4 2
2 3 3 4 4
3 2 2 4 4
4 4 5 4 4 5 5 5 5 5 3 3 3
4 4 5 5 5 4 5 4 5 4 3 3 3
Prueba final 1- Abra el Archivo Judo 2002 que se encuentra en la Red en el Servidor en la Carpeta Computación 2- Realice los cálculos indicados en ambas Tablas (Por País y por Atletas): a. Total de Medallas ganadas b. Total de Combates realizados c. % de combates ganados d. En la Tabla Atletas calcule el promedio en las columnas indicadas. 3- Confeccione un gráfico que muestre el % de combates ganados de Cada país. 4- Confeccione un gráfico que muestre el Total de Medallas por País. 5- Confeccione un gráfico que muestre el Total de Medallas por Atleta. 6- Haga un Autofiltro personalizado de los países que tengan 5 ó más medallas de Oro. 7- Desactive el Autofiltro 8- Valide los datos de las medallas para que sólo se pueda entrar números enteros. 9- Guarde el archivo con su nombre en el disco de trabajo. 10- Copie en el Word las tablas en que trabajó en Excel y los gráficos que confeccionó. 11- Póngale un título centrado y en negrita. 12- Realice un breve análisis de cada uno de los gráficos. 13- Guarde el documento que confeccionó en Word en una carpeta con su nombre en Mis Documentos. 14- Cierre todas las aplicaciones y cierre la sesión de trabajo.
Judo en el Circuito europeo 2002
País Brasil Cuba Francia Holanda Japón Rusia Subcorea
Atletas Manolo Poulot (60) Yordanis Arencibia (66) Gabriel Arteaga (81) Yosvani Despaigne (90) Rigoberto Trujillo (+100) Promedio Leyenda: O: Oro P: Plata B: Bronce G: Ganados Per: Perdidos
Resultados O P 3 7 9 4 2 3 3 1 5 3 1 2 5 4
B 1 5 3 2 8 12 4
Total
G 61 97 113 54 93 76 74
Combates Per Total 31 27 90 41 41 51 34
Resultados O P 0 1 3 1 1 1 4 1 0 0
B 1 2 2 0 0
Total
G 16 27 22 25 5
Combates Per Total 6 3 7 2 8
%
%
Actividad 29: (Clase Teórico - Práctica) Contenidos: Organización y manipulación de datos en Excel. Las Tablas Dinámicas •
Concepto de Lista. Crear una lista utilizando el comando Texto en Columnas.... Introducción de datos en una lista. Validación de datos. Ordenar datos por uno o varios criterios.
•
Selección de datos en una lista a través de los filtros. Autofiltro.
•
Crear tablas dinámicas con el Asistente Informe de tablas y gráficos dinámicos.
Objetivos: Ordenar y seleccionar los datos en una hoja de cálculo de modo que respondan a un criterio determinado, creación de tablas dinámicas como potente herramienta para el cálculo de gran cantidad de información.
Actividades: 1- Lista: Serie etiquetada de filas de la hoja de cálculo que contienen datos relacionados, como una base de datos la Serie Mundial de Béisbol o un conjunto de nombres y datos personales de los peloteros. Una lista puede utilizarse como una base de datos, en que las filas corresponden a los registros y las columnas a los campos. La primera fila de la lista tiene los rótulos de las columnas. 2- Explicar cómo crear una lista: -
Orientar introducir los siguientes datos en una misma celda, separados por un espacio. (Año Nombre Apellido País Nacimiento Resultado Edad Talla Peso )
-
Clic en el menú Datos, Escoger la opción Texto en columna
-
Sale un cuadro de diálogo, escoger la opción de Ancho fijo. Botón Siguente.
-
Sale otro cuadro de diálogo. Botón Siguiente.
-
Cuadro de diálogo, Opción General. Botón Finalizar.
3- Seleccionar el encabezamiento de columnas (Nombre de los campos)escrito anteriormente y ponerlo en Negritas para diferenciarlos del resto de la lista) 4- Introducir los datos correspondientes (En este caso copiarlos de la Hoja Datos del Menú TDDisco que está en la Red.)
5- Explicar la necesidad de Validar la entrada de algunos datos como por Ejemplo el Año y el Nombre del País. Explicar cómo hacerlo. -
Seleccionar el Campo Año con sus Datos.
-
Clic en el Menú Datos. Opción Validación. Ficha Configuración, Opción Permitir(número entero), Datos(entre), Mínimo (1900), Máximo (2000).
-
Ficha Mensaje de error. Activar casilla Mostrar Mensaje de error ...Estilo (Límite). Título (Error). Mensaje de error (El que se desee).
-
Botón Aceptar
-
Que ellos realicen la misma operación para el nombre del país (3 caracteres).
6- Seleccionar la Tabla . Menú Datos Ordenar por: Año Año, País y nombre País y nombre 7- Filtro: Permite mostrar únicamente las filas de una lista que cumpla las condiciones que se especifiquen El comando Autofiltro permite mostrar únicamente las filas que contengan uno o varios valores concretos, unos valores calculados o unas condiciones determinadas. 8- Filtrar país Cub, y luego Nombre Luis M. Filtrar Año 94. 9- Subtotales: Calcule el promedio de Resultados y el peso por año Contar participantes por año. Menú Datos. Opción Subtotales. Cuadro de diálogo, escoger lo que se necesite. Botón Aceptar. 10- Crear Tablas Dinámicas donde se muestre el número de participantes por año y países. -
Menú Datos. Opción Informe de Tablas y Gráficos dinámicos.
-
Escoger las opciones Lista de Base de Datos Microsoft Excel y Tabla Dinámica. Botón siguiente.
-
Seleccionar el Rango de los datos de la Tabla. Siguiente.
-
Hoja de Cálculo nueva. Botón Diseño. Sale un cuadro de diálogo. Arrastrar el Campo Año a Columna. País a Fila y en Datos Contar Nombre.
Nota: en Página va lo que se quiere filtrar. Si posterior mente se quiere filtrar por otro campo, este se puede arrastrar de la Barra de Herramienta de Tabla Dinámica y se deja caer en las celdas superiores de la primera columna. En columna y Fila encabezados como se quieran ver y en Datos lo que se quiera calcular. Dando doble clic sobre él permite escoger el cálculo. -
Resultado promedio de cada atleta y en algún momento hacer filtrado por Año o por País Página = País y Año Fila = Nombre Datos = Promedio de Resultado
-
Mejores Resultados por país y Promedio por Año. Pág = Año Fila = País Datos = Peso Máx.
Nota: en la opción Tabla Dinámica de la Barra de Herramientas se puede modificar la Tabla dinámica
ANO 1985 1985 1985 1985 1985 1985 1985 1985 1985 1985 1986 1986 1986 1986 1986 1986 1986 1986 1986 1986 1987 1987 1987 1987 1987 1987 1987 1987 1987 1987 1988 1988 1988 1988 1988 1988 1988 1988 1988 1988 1989 1989 1989 1989 1989 1989 1989 1989 1989 1989 1990 1990 1990 1990 1990 1990 1990 1990 1990 1990 1991 1991
NOMBRE GEJZA IMRICH JUAN LUIS M. JURGEN KNUT SVEIN_INGE GEORGIY STFAN ART BRAD IMRICH JUAN LUIS M. ARMIN JURGEN KNUT GEORGIY ROMAS ART LUIS M. ALWIN ROLF JURGEN SVEIN_INGE DMITRIY STFAN VLADIMIR MIKE RANDY ROLF WOLFGANG JURGEN ROMAS VANCLAVAS YURIY STFAN VLADIMIR MAC MIKE LUIS M. ROLF WOLFGANG JURGEN ERIK VESTEINN MARCO KAMY MAC MIKE JUAN ALWIN CARSTEN ROLF WOLFGANG JURGEN ROMAS VANCLAVAS STFAN MIKE WOLFGANG JURGEN
APELLIDO VALENT BUGAR MARTINEZ DELIS SCHULT HJELTNES VALVIK KOLNOOTCHENKO FERNHOLM BURNS COOPER BUGAR MARTINEZ DELIS LEMME SCHULT HJELTNES KOLNOOTCHENKO UBARTAS BURNS DELIS WAGNER DANNEBERG SCHULT VALVIK KOVTSUN FERNHOLM ZINCHENKO BUNCIC HEISLER DANNEBERG SCHMIDT SCHULT UBARTAS KIDIKAS DUMCHEV FERNHOLM ZINCHENKO WILKINS BUNCIC DELIS DANNEBERG SCHMIDT SCHULT DE BRUIN HAFSTEINSSON MARTINO KESHMIRI WILKINS BUNCIC MARTINEZ WAGNER KUFAHL DANNEBERG SCHMIDT SCHULT UBARTAS KIDIKAS FERNHOLM BUNCIC SCHMIDT SCHULT
PAIS NACIMIENTO RESULTADOS EDAD TALLA PESO CS 1953 68.40 32 1.96 120 CS 1955 71.26 30 1.95 120 CUB 1958 69.32 27 1.86 122 CUB 1957 70.00 28 1.85 106 GER 1960 69.74 25 1.93 110 NOR 1951 69.62 34 1.92 120 NOR 1956 67.36 29 1.90 112 SU 1959 69.08 26 1.97 115 SWE 1959 67.72 26 1.86 114 USA 1954 69.10 31 1.86 118 BAH 1957 67.10 29 1.88 132 CS 1955 67.18 31 1.95 120 CUB 1958 68.40 28 1.86 122 CUB 1957 68.00 29 1.85 106 GER 1955 67.76 31 1.99 115 GER 1960 74.08 26 1.93 110 NOR 1951 68.50 35 1.92 120 SU 1959 67.02 27 1.97 115 SU 1960 67.88 26 2.02 120 USA 1954 68.72 32 1.86 118 CUB 1957 67.92 30 1.85 106 FRG 1950 67.80 37 1.96 122 FRG 1953 67.60 34 1.98 112 GER 1960 69.52 27 1.93 110 NOR 1956 67.70 31 1.90 112 SU 1955 67.38 32 1.91 116 SWE 1959 68.30 28 1.86 114 UKR 1959 67.58 28 1.92 115 USA 1962 68.98 25 1.93 115 USA 1961 67.62 26 1.90 125 FRG 1953 67.38 35 1.98 112 FRG 1954 68.22 34 1.98 110 GER 1960 70.46 28 1.93 110 SU 1960 70.06 28 2.02 120 SU 1961 68.48 27 1.97 110 SU 1958 70.30 30 2.00 128 SWE 1959 68.24 29 1.86 114 UKR 1959 68.88 29 1.92 115 USA 1950 67.96 38 1.93 110 USA 1962 68.92 26 1.93 115 CUB 1957 68.28 32 1.85 106 FRG 1953 67.38 36 1.98 112 FRG 1954 70.92 35 1.98 110 GER 1960 68.12 29 1.93 110 HOL 1963 67.58 26 1.86 110 ISL 1960 67.64 29 1.90 106 ITA 1960 67.62 29 1.90 102 USA 1969 66.50 20 1.90 106 USA 1950 66.46 39 1.93 110 USA 1962 68.88 27 1.93 115 CUB 1958 67.50 32 1.86 122 FRG 1950 65.80 40 1.96 122 FRG 1967 66.22 23 2.03 125 FRG 1953 66.30 37 1.98 112 FRG 1954 68.30 36 1.98 110 GER 1960 67.08 30 1.93 110 SU 1960 68.92 30 2.02 120 SU 1961 67.04 29 1.97 110 SWE 1959 66.46 31 1.86 114 USA 1962 67.72 28 1.93 115 FRG 1954 66.36 37 1.98 110 GER 1960 67.20 31 1.93 110
Clase Clase teórico teórico -- práctica práctica Las Las referencias referencias yy la la creación creación de de fórmulas. fórmulas. Uso Uso de de funciones. funciones. Profesor: Lic. Elio Ontivero Wong Departamento Computación y Biometría
Referencias de celda Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una fórmula. Ejemplo: A15 representa al elemento que se encuentra en la columna A fila 15
Referencias de celda y rango También puede hacerse referencia a un rango o conjunto de celdas. B5:F5 Representa las celdas de la columna B a la F por la fila 5 A2:B4 Representa las 4 celdas comprendidas entre A2 y B4.
Ejemplos de referencias La celda en la columna A y la fila 10 ⇒ A10 Todas las celdas en la fila 5 ⇒ 5:5 Todas las celdas en las filas de la 5 a la 10 ⇒ 5:10 Todas las celdas en la columna H ⇒ H:H Todas las celdas desde la columna H hasta la J ⇒ H:J
B4:D4
A2
B1,C2,D3 D1,B6:B7
$A$3 B10:B11,C11:D11 A6:A10
C6:D8
Según la tarea que se desee ejecutar en Microsoft Excel, pueden utilizarse referencias relativas de celda, que son referencias a celdas relacionadas con la posición de la fórmula, o referencias absolutas, que son referencias de celda que siempre hacen referencia a las celdas ubicadas en una posición específica.
Fórmulas
Si el contenido de una celda comienza con el signo igual (=) es considerado como una fórmula, por lo que cada vez que se realiza algún cambio en la hoja, Excel lo actualiza. De no comenzar con = se considera constante. En las fórmulas puede utilizar operadores de tipo: aritméticos (suma:+, diferencia:-, producto:*, cociente:/, exponente:^, porcentaje: %) comparación (igual:=, mayor que: >, menor que: <, mayor o igual que: >=, menor o igual que: <=, distinto: <> referencia (rango :, unión: coma, intersección: espacio) texto (concatenación: $) También puede utilizar una o más funciones.
Definición de función
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado que se denomina sintaxis.
Argumentos y sintaxis
Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices. La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre.
Insertar fórmulas y funciones Para comenzar a escribir una fórmula basta con seleccionar la celda donde se quiere insertar la fórmula y presionar la tecla = o presionar el botón apuntado por la saeta Si hace clic aquí inserta la función que aparece en el botón (en el ejemplo: PI() Si hace clic aquí se despliega una caja lista con las funciones usadas recientemente Si hace clic aquí se muestra un diálogo (Pegar función) donde podrá seleccionar la función que desee.
Pegar función Seleccione la función que desee
Presione aquí para dar los argumentos
Seleccione primero la categoría
Aquí le explica que hace la función seleccionada
Definir argumentos
Si quiere indicar los argumentos, seleccionando directamente las celdas con el ratón, pinche aquí
Aquí muestra los resultados
Escriba aquí los argumentos Aquí habla sobre la forma que debe tener este argumento
Definir los argumentos con el ratón Al Alpresionarse presionarseeste estebotón botónsese
minimiza minimizaeleldiálogo, diálogo,permitiendo permitiendover ver toda el área de trabajo de Excel y de toda el área de trabajo de Excel y de esa esaforma formapodrá podráseleccionar seleccionarcon conelel ratón ratónla(s) la(s)celda(s) celda(s)que quenecesite necesitetener tener como argumento para la función como argumento para la función
Al hacer clic aquí...
Al hacer clic aquí...
Note como Excel le indica las celdas seleccionadas con el ratón
Mientras selecciona con el ratón, simultáneamente, se va reflejando las celdas seleccionadas
Si desea realizar funciones avanzadas
Haga clic en
Rastreo de referencias b) Rastrear dependientes: celdas que dependen la celda seleccionada a) Rastrear precedentes: celdas de las que depende la celda seleccionada
? Se usó b)
Se usó a)
El Elorigen origende delalaflecha flecha indica indicacelda celdaprecedente, precedente, lalasaeta: saeta:celda celda dependiente dependiente
Solución de problemas de fórmulas y de valores de error Si una fórmula no puede evaluar adecuadamente un resultado, Microsoft Excel presentará un valor de error. Por ejemplo, los valores de error pueden ser el resultado de utilizar texto donde una fórmula espera un valor numérico, de eliminar una celda a la que se hace referencia en una fórmula o bien, de utilizar una celda que no sea suficientemente ancha como para presentar el resultado.
¿Qué ¿Qué ¿Qué ¿Qué ¿Qué ¿Qué ¿Qué ¿Qué
significa significa significa significa significa significa significa significa
el el el el el el el el
error error error error error error error error
#####? #¡VALOR!? #¡DIV/0!? #¿NOMBRE?? #N/A? #¡REF!? #¡NUM!? #¡NULO!?
Error #####
El valor numérico introducido en la celda es demasiado ancho para verlo en la celda. Puede cambiarse el tamaño de la columna arrastrando el borde entre los encabezados de columna. La fórmula en la celda genera un resultado demasiado largo para que quepa en la celda. Puede aumentarse el ancho de la columna arrastrando el borde entre los encabezados o bien, cambiando el formato de número de la celda. Para cambiar el formato de número elija Celda en el menú Formato y, a continuación, haga clic en la ficha Número y seleccione otro formato. Si se restan fechas y horas, asegúrese de que se genera la fórmula correctamente. En Microsoft Excel, las fechas y las horas deben ser valores positivos. Si la fórmula de fecha o de hora genera un resultado negativo, Microsoft Excel presentará #### a lo ancho de la celda. Para presentar el valor, elija Celdas en el menú Formato, haga clic en la ficha Número y, a continuación, seleccione un formato que no sea ni de fecha ni de hora.
Los restantes errores
El valor de error #¡VALOR! da cuando se utiliza un tipo de argumento u operando incorrecto o bien si la función Autocorrección de fórmulas no puede corregir la fórmula. El valor de error #¡DIV/0! se produce cuando se divide una fórmula por 0 (cero). Si un operando es una celda en blanco, Microsoft Excel interpretará el blanco como 0. El valor de error #¿NOMBRE? Aparece cuando Microsoft Excel no reconoce texto en una fórmula (por ejemplo: al escribir incorrectamente el nombre de una función). El valor de error #N/A se da cuando un valor no está disponible para una función o una fórmula. El valor de error #¡REF! se da cuando una referencia de celda no es válida. El valor de error #¡NUM! se da cuando hay un problema con algún número en una fórmula o función. El valor de error #¡NULO! se da cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se cruzan.
CREACIÓN DE GRÁFICOS EN EXCEL
Gráficos e Impresión de documentos. Intercambio de información con Word. Creación de gráficos con el Asistente. Gráficos como hojas. Elementos y formato de un gráfico. Otras opciones. Pasos para el proceso de impresión de una hoja de cálculo. Configuración de página. Definir área de impresión. Vista Salto de página. Vista Preliminar. Imprimir una o varias hojas, rango de celdas y gráficos. Insertar documento de M. Word.
Crear un gráfico Puede crear un gráfico incrustado o una hoja de gráfico. 1.- Seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en el gráfico. Si desea que los rótulos de fila o columna aparezcan en el gráfico, incluya en la selección las celdas que los contienen. 2.- Haga clic en Asistente para gráficos . 3.- Siga sus instrucciones.
Ejemplo El libro Gráficos contiene una tabla con la cantidad de alumnos de un grupo clasificados según el deporte que practican. Veamos cómo hacer un gráfico de pastel con dicha información. Siguiendo las instrucciones que nos dieron en la diapositiva anterior, seleccionaremos las celdas del libro donde se encuentran los datos que representaremos gráficamente y hacemos clic en el asistente para gráficos.
Ejemplo
Aparecerá el Asistente para gráficos Hacer clic aquí, para pastel tridimensional Seleccionar Circular Hacer clic aquí para pasar al próximo paso
Asistente para gráficos (Paso 2)
Aquí se muestra como debe quedar el gráfico
Hacer clic aquí para pasar al próximo paso
Aquí para mostrar por cientos
Asistente para gráficos (Paso 3)
Aquí se muestra como debe quedar el gráfico Hacer clic aquí para pasar al próximo paso
Aquí se cambia posición de la leyenda
Asistente para gráficos (Paso 4)
Nombre de una página creada previamente Nombre de la página nueva
Hacer clic aquí para terminar Aquí para insertar gráfico en una página nueva Aquí para insertar gráfico en una hoja existente
Ya se creó el gráfico, solo resta insertarlo en el documento junto con la nueva tabla. Seleccione la tabla nueva y haga Copiar. Vaya a Word y realice un pegado especial (Edición) con vínculo a una hoja Excel. Seleccione el gráfico y haga, en Word, un pegado especial con vínculo a un objeto Excel. Con esto se tiene todo lo que se deseaba. Vaya a Excel y elimine la fila de un deporte. Note como se actualizan los cálculos en la tabla nueva y en el gráfico. Vea como se reflejaron los cambios en el documento Word.
El gráfico de pastel no es el ideal para representar los datos del ejemplo anterior, pues hay demasiados deportes y el pastel se divide en muchas partes. Se pueden probar otras opciones tal como gráficos de barras o columnas.
ALUMNOS POR DEPORTE
VOLEIBOL RAQUETBOL PELOTA VASCA
DEPORTE
KAYAK JUDO HOCKEY GIM. RITMICA. FUTBOL ESGRIMA BOXEO BALONMANO BALONCESTO
0,0
5,0
10,0 %
15,0
20,0
Impresión en Excel •Seleccione el rango de celdas que desea imprimir. •Vaya a Archivo / Área de impresión / Establecer área de impresión •Elija la opción Vista Preliminar del menú Archivo ó el botón de la barra de herramientas
Si en el ejemplo que venimos trabajando, ud. selecciona el área de la tabla y establece el área de impresión, la hoja a imprimir se verá así. Observe que es preciso: 1. Dar formato a la tabla 2. Configurar la hoja con márgenes, centrado ti l
Si ahora insertamos una fila delante de la tabla, combinamos celdas e insertamos un título, para que éste salga hay que redefinir el área de impresión. Volvamos a la vista preliminar y observemos lo que sucede
Veamos ahora cómo imprimir Para imprimir sólo algunas páginas
Puede ir a la vista previa
Ahí define el papel y la forma de impresión
Resumen
Inserción de gráficos.
Intercambio de información con Word.
Preparación de una hoja de Excel para imprimir.
HOJA DE CÁLCULO MICROSOFT EXCEL ¾CARACTERÍSTICAS DE LA VENTANA DE EXCEL ¾MANIPULACIÓN DE LIBROS Y HOJAS ¾INTRODUCCIÓN DE DATOS. ¾CONCEPTO DE CELDA, CELDA ACTIVA Y RANGO DE CELDA. ¾SELECCIÓN DE CELDAS, FILAS, COLUMNAS Y HOJAS. LIC. ZAYDA RITA PÉREZ ZUBILLAGA
LA VENTANA DE EXCEL
COLUMNAS. SE IDENTIFICAN POR LETRAS
FILAS. SE REPRESENTAN POR NÚMEROS
CELDAS. Intersección de filas y columnas
En Excel la aplicación que se abre se llama libro, y como todos los libros está formado por hojas. En la parte de debajo de la hoja aparecen unas pestañas con el nombre de la hoja. Si hace clic derecho sobre ella aparecerá un menú. Pruebe cómo puede cambiar el nombre a la hoja, borrarla o hacer otras cosas sobre ella.
PRIMERA TAREA:
A PARTIR DE LA VENTANA DE EXCEL, IDENTIFIQUE LOS ELEMENTOS COMUNES CON LA VENTANA DE WORD, ESPECIALMENTE EN LAS OPCIONES DE LA BARRA DE MENÚ: ARCHIVO Y EDICIÓN
¿A QUÉ CONCLUSIONES LLEGÓ?
OPCIONES MÁS IMPORTANTES DEL MENÚ ARCHIVO Abrir archivo nuevo Abrir archivo ya existente Guardar archivo Configurar página: permite dar formato a la página para imprimirla Guardar como página Web Vista preliminar: Permite ver el documento como va a ser impreso Imprimir
¿Qué elementos diferentes encontró?
Barra de fórmulas
Área de referencia
Opción Datos en la barra de menú
SEGUNDA TAREA:
EXPLORE AHORA EDICIÓN EN LA BARRA DE MENÚ. HAGA UNA LISTA EN SU LIBRETA DE LAS OPCIONES DIFERENTES CON RESPECTO A LA OPCIÓN ANÁLOGA DE WORD
Selección de filas, columnas, celda u hojas
Para seleccionar una celda: Haga clic sobre la celda Para seleccionar una fila: Haga clic sobre el número que identifica la fila
Selección de filas, columnas, celda u hojas Para seleccionar una columna Haga clic en la letra que identifica la columna. Para seleccionar todas la celdas de una hoja: Haga clic en el cuadro:
Para seleccionar un rango: • Haga clic en la primera celda y arrastre ó • Seleccione el extremo superior izquierdo del rango que quiere seleccionar, apriete la Tecla Mayúscula y haga clic ahora en la Celda del extremo inferior derecha del rango.
Conferencia Conferencia ## 15. 15. Access: Access: el el gestor gestor de de bases bases de de datos datos del del Microsoft Microsoft Office Office 2000 2000 Profesor: Lic. Elio Ontivero Wong Departamento Computación y Biometría
Sumario Definición Definición de de bases bases de de datos datos Pasos Pasos en en el el diseño diseño de de una una base base de de datos. datos. Sistemas Sistemas de de gestión gestión de de bases bases de de datos. datos. El El Microsoft Microsoft Access. Access. Partes Partes de de una una base base de de datos datos de de Access. Access.
2
¿Qué es una base de datos? Una base de datos (BD) es un conjunto de información útil organizada de una forma específica a la que se accede para adicionar, modificar u obtener información sobre un asunto determinado y relevante.
3
Ejemplo de base de datos La información acerca de los deportistas de un equipo . Esta base constaría de varios tipos de información: – a) Información personal (fecha de nacimiento, sexo dirección, personas con las que convive, etc.) – b) Información de interés para el deportista o el entrenador cuando comenzó a entrenar, resultados obtenidos, etc.) – c) Información acerca del entrenamiento, resultado de los test, etc.) – d) Otros datos de interés.
4
Diseño de una base de datos (I) El diseño de toda base de datos consta de las fases de definición, refinamiento y establecimiento de relaciones. Debe tenerse en cuenta lo siguiente: Determinar el propósito de la Base de datos: Esto ayuda a decidir sobre los hechos que se relacionarán en la base de datos, teniendo en cuenta que ella pudiera ser utilizada posteriormente por otros usuarios. Ej.: registrar en una computadora toda la información necesaria para redactar los informes anuales y para posibles investigaciones. Entre los propósitos pueden estar: – Reportar los datos personales (dígase nombres y apellidos, sexo y edad) – Obtener tablas con la distribución tanto por sexo como por edades. – Ver quienes deben recibir cierto tipo de entrenamiento, etc.
5
Diseño de una base de datos (II) las tablas: Dividir la información en objetos separados, como se necesiten almacenar en la Base |Se puede incluir toda la información en una única tabla pero este proceder no es adecuado ya que sería mucha la información para una sola tabla |Tabla 1: Datos personales – Tabla 2: datos relacionados con la trayectoria del deportista – Tabla 3: datos relacionados con el entrenamiento | Determinar
6
Diseño de una base de datos (III) } Determinar los campos: Decidir qué información se quiere almacenar en cada tabla y de que tipo es esta. – En la Tabla 1: 7 Nombres y apellidos: cadena de caracteres 7 Fecha de nacimiento: fecha 7 Dirección (calle, número, entrecalles, etc.): cadena de caracteres 7 integrantes: Número
– En la Tabla 2: 7 Fecha de inicio en el deporte: fecha 7 Resultados en competencias nacionales 7 Resultados en competencias internacionales (evento, año, lugar, etc.)
– En la Tabla 3: – Horas de entrenamiento, etc. 7
¿Qué es un sistema gestor de bases de datos? Los Sistemas de Gestión de Base de Datos (SGBD) son potentes programas de computadora que permiten gestionar eficazmente grandes cantidades de datos. Están diseñados para ser utilizados por computadoras personales para mantener y manipular los datos almacenados en bases de datos relacionales, lo cual puede realizarse de dos formas: – En modo comando, o sea, interactuando directamente con la computadora por medio del teclado y del ratón. o s r u –C En modo programa, o sea, mediante una serie de instrucciones que se ejecutan por lote una vez definidas e introducidas en la computadora.
8
Access 2000 Access es Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD) integrante de la familia del Microsoft Office Como las restantes aplicaciones de esta familia basa su funcionamiento en el OLE y en el Microsoft Visual Basic para lograr una perfecta armonía con el resto de las aplicaciones que componen dicha “suite”. Cuenta con un medio ambiente similar al resto de las aplicaciones. 9
Una base en Access Una base de datos creada en Access es un archivo (documento) único que contiene: Cu – Tablas rso – Consultas – Formularios – Reportes – Macros – Módulos
10
Tablas
Una tabla es un conjunto de datos sobre un tema específico, como las características de una persona. Esta información se presenta en forma tabular mediante filas, también llamados registros o artículos, y columnas (llamados campos). Cada registro es un conjunto de información acerca de un único objeto en la tabla, por ejemplo, la información acerca de una persona en específico. Un campo es una categoría de información comíun para todos los registros como la edad (se almacena la edad a todas las personas por separado). Una tabla es donde único se almacena la información en Access.
Registro Campo
NO 17 12 07 06 10 13 19 09 14 16 18
EDAD 47 49 52 53 54 54 56 57 57 60 60
PESO 68.0 55.0 94.0 68.0 65.0 62.0 62.0 92.0 71.0 67.5 75.0
TALLA 164.0 A 157.0 169.0 162.5 155.0 158.0 150.0 170.0 163.5 152.0 154.0
11
Consultas
Las consultas se usan para ver, cambiar y analizar datos de distintas maneras. También se pueden usar como origen de registros para formularios e informes. Ejemplos de consultas son: ordenar una tabla, calcular totales o promedios, extraer información parcial de una o más tablas sujetas a determinadas condiciones (e.g. Sólo el peso y la talla de los menores de 55 años), modificar el contenido de un campo para todos los registros de una tabla, etc. PESO
TALLA
68
164.0
55
157.0
94
169.0
68
162.5
65
155.0
62
158.0
PESO 94 68 68 62 55 65
TALLA 169.0 164.0 162.5 158.0 157.0 155.0
12
Formularios Ventanas o diálogos diseñados por el usuario para diversos propósitos, tales como visualizar información contenida en la base y modificar la misma. La mayor parte de la información de un formulario proviene de un origen de registros base. Otra información del formulario está almacenada en el diseño del mismo. El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea usando objetos gráficos denominados controles. El tipo más común de control que se usa para mostrar datos es un cuadro de texto (también denominado 13
Reportes Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso. Como tiene control sobre el tamaño y el aspecto de todos los elementos de un informe, puede presentar la información en la forma que desee verla. La mayor parte de la información en un informe proviene de una tabla, consulta o instrucción SQL base, que es el origen de los datos del informe. Otra información del informe se almacena en el diseño del informe. 14
Macros Una macro es un conjunto de una o más acciones que cada una realiza una operación determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botón de comando. 15
Módulos Un módulo es una colección de declaraciones y procedimientos de Visual Basic para aplicaciones que se almacenan juntos como una unidad. Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están asociados con ningún otro objeto y procedimientos usados con frecuencia que pueden ser ejecutados desde cualquier parte de la base de datos. 16
ISCF Manuel Fajardo
.
ASIGNATURA COMPUTACIÓN.
GUÍA DE ESTUDIO
La de guía de estudio tiene como objetivo facilitar el estudio independiente de modo que cuando Ud. se enfrente solo a una computadora, sin la presencia del profesor, pueda con la ayuda de la guía y la bibliografía orientada en ésta, avanzar en el estudio de la computación. La guía lo enfrentará a la solución de tareas que les permitirá regular los conocimientos adquiridos así como precisar los contenidos de más difícil comprensión y que podrá consultar con su profesor. Esta guía no solo orienta cómo utilizar la bibliografía docente sino presentaciones y libros de Excel que les resultarán esenciales OBJETIVOS GENERALES DE LA ASIGNATURA Educativos: Contribuir a que los estudiantes desarrollen en sentido de la responsabilidad, la honestidad, el rigor, la racionalidad y la estética que les posibilite enfrentar con éxito las exigencias del desarrollo científico técnico y los problemas de la Cultura Física en consecuencia con los principios de nuestro proyecto social. Instructivos: Procesar información de problemas vinculados con la Cultura Física utilizando las computadoras como herramienta de trabajo y acceder a la información científico – técnica a través de las Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación, logrando una cultura de trabajo en redes. Tema I: Sistema Operativo Objetivos: Desarrollar habilidades en la utilización del Sistema Operativo para la ejecución, manipulación de archivos y el acceso a los recursos en redes.
Conocimientos: • • • • • •
Desarrollo de la computación y las nuevas herramientas para el intercambio de información. Características generales del Sistema Operativo. Conceptos Básicos Utilización de ayuda Trabajo con archivos y discos Ejecución de programas. Utilización de recursos en redes. Transmisión de información.
Habilidades: -
Utilizar con habilidad el teclado, el ratón y la computadora en su conjunto. Utilizar el Sistema Operativo para la organización de los archivos en discos. Ejecutar programas. Obtener información a través de los recursos en red.
El tema I consta de 7 encuentros, en los cuales Ud. abordará los siguientes contenidos. Haga un estudio cuidadoso del contenido. Para ello haga uso del manual.
Actividad 1. (Conferencia introductoria) Contenido: Sistema Operativo Windows 2000. • Introducción al curso. • Características generales de una computadora personal (estructura y funcionamiento). • Manejo del ratón y el teclado. • Sistema Operativo Windows 2000. Requisitos de instalación. • El escritorio y sus elementos. Abrir y seleccionar objetos. Objetivos: Describir las características generales de la computadora y el ambiente de trabajo del Sistema Operativo Windows 2000. Actividad 2. (Clase Teórico - Práctica) Contenido: Las ventanas y el sistema de archivos. • Tipos de ventanas y sus elementos. Los cuadros de diálogo. • El sistema de archivos y su estructura: Discos, carpetas y archivos. • Los virus informáticos. Uso de un antivirus. • Movimiento por el Sistema de archivos: Mi PC. Objetivos: Identificar los componentes del escritorio y las ventanas Actividad 3. (Clase Práctica) Contenido: Actividad 1 y 2. Objetivo Desarrollar habilidades con el ratón y el teclado familiarizando al estudiante con los conceptos fundamentales de Windows a través de la manipulación de aplicaciones y la utilización de la Ayuda. Actividad 4. (Clase Teórico - Práctica) Contenidos: El Explorador de Windows. • Organización de los archivos en el árbol de carpetas. • Creación de carpetas. • Selección de archivos y carpetas. • Movimiento, copia y eliminación de archivos y carpetas. • Compactadores. Winzip y Winrar Objetivos: Identificar las acciones para realizar el movimiento, copia, eliminación de objetos y la aplicación de programas para compactar la información utilizando el Explorador. Actividad 5. (Clase Práctica) Contenidos: Actividades 1, 2 y 4. Objetivos: Resolver problemas sencillos en cuanto a la localización y ejecución de aplicaciones, la manipulación de archivos, carpetas y discos a través de la utilización de los recursos en redes.
Actividad 6. (Consolidación) Contenido: Actividades 1, 2 y 4. Objetivo: Resolver problemas sencillos en cuanto a la localización y ejecución de aplicaciones, la manipulación de archivos, carpetas y discos a través de la utilización de los recursos en redes.
Actividad 7. (Evaluación) Contenido: Actividades 1, 2 y 4. Objetivo: Comprobar la adquisición de conocimientos y habilidades vinculados con los objetivos del Tema I a través de una Prueba Parcial. Para desarrollar la primera actividad Ud. deberá estudiar el material que aparece con el nombre de clase # 1. En ese material encontrará elementos teóricos importantes acerca de las diferentes generaciones de Computadoras, así como las partes que la integran. Este último aspecto lo puede reforzar con la presentación “Primera Clase de Windows” y con el Manual de Windows pag. 1 a la 6. En el manual se explica el uso del teclado. Puede encontrarlo en las pag. 2 y 3. Y el uso del ratón así como los movimientos que se puede hacer con los mismos puede encontrarlos en la página 6 del manual. Existen dos tipos de ventanas: los cuadros de diálogos, que muestra la máquina para interactuar con el usuario y de esta forma obtener información necesaria de él para continuar trabajando y las ventanas como tal. Puede ver la explicación que aparece en las páginas 13 a la 20. Para la clase del explorador de Windows Ud. hará uso del Resumen del explorador de Windows. En él aparecen detalladas las operaciones básicas que se realizan desde el explorador de Windows. Combine esta información con la que aparece en el manual, páginas 25 a la 29. También utilice las notas de clase que tomó a partir de la ayuda de Windows en la preparación que realizó para la clase práctica anterior. Si las máquinas están conectadas en Red, se puede copiar, mover, cambiar el nombre, borrar, etc. documentos que se encuentran en otras máquinas siempre y cuando las carpetas que contiene la información hayan sido compartidas para ser vistas en la red desde otras máquinas. ¿Cómo se comparte una carpeta? Basta utilizar el menú de contexto o menú emergente. Sobre este tema podrá realizar las siguientes tareas: 1. Abra las ventanas de Mi PC y papelera de reciclaje. Redimensione las ventanas de modo que se vean ambas a la vez en el escritorio. 2. Ahora repita la operación desde la opciones que aparecen en el menú de contexto en la barra de tareas. Pruebe las tres opciones: Mosaico horizontal, Mosaico horizontal y Cascada. 3. Busque la ayuda de Windows para crear carpetas. Anote en su libreta los pasos a realizar. 4. Busque la ayuda de Windows para copiar o mover archivos y carpetas. Anote en su libreta los pasos a realizar. 5. Abra la ventana Mi PC. Vaya al disco de 3 y 1/2. y trate de crear en él una carpeta con la ayuda del sistema.
6. Cree en la carpeta Mis Documentos una carpeta con el nombre del grupo. Por ejemplo si su grupo se llama T-11, así mismo denominará a la carpeta. 7. Copie hacia ella dos documentos consecutivos que se encuentren en la carpeta Mis Documentos. 8. Cambie el nombre del segundo documento. Llámele Atletas. 9. Borre el otro archivo. 10. Comparta la carpeta que creó. 11. Acceda a la carpeta compartida de su compañero de aula más cercano. Copie información que aparece en la carpeta de su compañero hacia su máquina. 12. ¿Qué diferencia hay entre compactar y compartir? 13. Compacte ahora un conjunto de archivos. 14. ¿Qué diferencia hay entre el espacio que ocupa el fichero compactado y los ficheros sin compactar?
Tema II: Nuevas Tecnologías de la Información (NTI) Objetivos: Acceder a la información científico – técnica a través de las Nuevas Tecnologías de la Información logrando una cultura de trabajo en redes. Conocimientos: • • •
Correo electrónico. Multimedia. Internet.
Habilidades: -
Manipular el correo electrónico a nivel de la intranet. Manipular algunas aplicaciones en Multimedia. Manipular Página Web.
El tema II consta de 6 encuentros, en los cuales Ud. abordará los siguientes contenidos. Haga un estudio cuidadoso del contenido. Para ello haga uso de las presentaciones creadas al efecto y de esta guía metodológica. Actividad 8: (Conferencia) Contenidos: Correo Electrónico e Internet. Objetivos: Identificar las posibilidades que brinda el uso de Internet y el correo electrónico en la búsqueda de información especializada en cualquier esfera, en particular, en la esfera del deporte y la cultura física y para comunicarse a través del mundo. Actividad 9: (Clase Práctica) Contenidos: Actividad 7. Objetivos: Manipular el correo electrónico en el ámbito de la Intranet, a través de Outlook o Outlook Express, así como las páginas Web a través del Servidor de la Red del Instituto.
Actividad 10: (Clase Teórico - Práctica) Contenidos: Hipertextos. Multimedia. Ejemplos de aplicación en la Cultura Física Objetivos: ü Identificar la ayuda de Windows como un hipertexto. ü Identificar las aplicaciones multimedia. Este tema es de gran actualidad y aunque estos servicios no llegan aun a todos los centros de Educación Superior, Ud. debe prepararse, aunque sea en el plano teórico, sobre estos interesantes aspectos. Para ello se han preparado algunas presentaciones y materiales que le ayudarán a adentrarse en este fascinante mundo. Deberá leer cuidadosamente el material “Tema II nuevas tecnologías material sobre Internet. En él encontrará aspectos de interés relacionados con el tema. También deberá estudiar cuidadosamente las presentaciones “Internet” y “Correo Electrónico”. La segunda clase se adecuará a las posibilidades tecnológicas con que cuente cada centro. En algunas ocasiones es posible simular el correo electrónico entre máquinas conectadas en red. Si esto fuera posible las actividades que a continuación se orientan están dirigidas a trabajar con el Outlook Express. Para introducirse en el manejo del Outlook Express utilice la página Web que la propia aplicación tiene. Consulte pues “Bienvenido a Outlook Express.” A continuación revise nuevamente la presentación sobre correo electrónico. En ella se muestra la ventana del Outlook Express y las bandejas principales. También aparecen instrucciones para enviar los mensajes y las opciones con que cuenta la ventana del formulario para enviar los correos. Puede adicionalmente consultar la página Web “Configuración de la cuenta de correo” para que vea cómo configurar su cuenta de correo en el Outlook Express una vez que su profesor le haya creado la cuenta en el servidor de correo en caso de que exista. En ese Lo más importante en esta actividad es que Ud. sea capaz de identificar un hipertexto, una aplicación multimedia y pueda utilizarla. De hecho ya Ud. maneja desde el tema anterior los hipertextos ya que la ayuda de Windows constituye un hipertexto. El profesor les mostrará ejemplos de aplicaciones multimedia, entre ellos la enciclopedia ENCARTA. A través de ella Ud. puede buscar información variada. Puede centrar la búsqueda en temas relacionados con el deporte. . También se hará búsquedas sobre temas de interés relacionados con el medio ambiente por la importancia y actualidad de estos temas. A continuación responda las siguientes preguntas: 1. ¿Qué es Internet? 2. ¿Qué necesita para conectarse a Internet? 3. ¿Cómo acceder a un sitio Web? 4. En la siguiente dirección de dominio infomed.sld.cu ¿qué significan las últimas 2 letras “cu”? 5. Mencione algunos de los servicios que brinda Internet. Descríbalos. 6. ¿Qué es el correo electrónico? 7. Mencione algunas de las ventajas del correo electrónico 8. ¿Qué es el Outlook Express?
Tema III: Procesador de Texto Objetivos: Realizar y editar documentos utilizando un procesador de texto. Conocimientos: • • • • • • • • • •
Características generales de un procesador de texto. Utilización de ayuda. Manipulación de documentos. Desplazamiento dentro de un documento y selección de texto. Borrado, copia y movimiento de textos. Corrección ortográfica. Búsqueda y reemplazamiento de información. Formatos: fuentes, tamaño de fuente, alineación y sangría. Tablas: creación y movimiento dentro de ellas; ajuste, inserción y eliminación de filas y columnas; separación y unión de celdas. Configuración de las páginas para impresión; márgenes, tipo de papel y numeración de páginas.
Habilidades: -
Crear, guardar, entrar y salir de un documento. Confeccionar y editar documentos sencillos. Aplicar formatos que permitan una mejor presentación de los textos. Elaborar Tablas sencillas. Preparar documentos sencillos con vistas a su impresión.
El tema III consta de 4 encuentros, en los cuales Ud. abordará los siguientes contenidos. Haga un estudio cuidadoso del contenido. Para ello haga uso de las presentaciones creadas al efecto y de esta guía metodológica.
Actividad 11. (Clase Teórico - Práctica) Contenido: Procesador de Texto: Word 2000. • Características de las ventanas: Barras de Título, Menú, Herramientas y de Estado. • El puntero del ratón. • Manipulación de documentos: Crear, guardar, abrir, cerrar y salir del Word. • Utilización de la red para la localización de documentos. • Utilización de la Ayuda. • Edición: • Desplazamiento dentro de un documento. • Selección de texto. Borrado, • Copia y movimiento de textos. • Deshacer errores. • Búsqueda y reemplazamiento de la información. • Formato: • Formatos de caracteres y párrafos: de fuente, tamaño de fuentes, alineación, interlineado. Bordes y sombreados. Numeración y viñetas. •
• Corrección ortográfica y gramatical Objetivo: Caracterizar el procesador de texto Word, su interfaz, la manipulación de documentos y la utilización de la ayuda a través de analogías con las ventanas de Windows ya conocidas. ü Editar y corregir textos. ü Embellecer el documento a través del formato de fuente y párrafos. Actividad 12: (Clase Teórico - Práctica) Contenidos: Creación de tablas e impresión de un documento. Insertar tablas. Ajuste, inserción y eliminación de filas y columnas. Separación • y unión de celdas Configuración de las páginas: márgenes, tamaño del papel y orientación. • Vista preliminar e impresión. • Objetivos: ü Identificar el proceso para la creación de tablas a través del Word. ü Preparar un documento para ser impreso mediante la configuración previa de página y la opción imprimir. Actividad 13: (Clase Práctica) Contenidos: Actividades 10 y 11. Objetivos: Manipular y confeccionar documentos con una correcta presentación del texto y la inclusión de tablas sencillas. Actividad 14: (Sistematización) Contenidos: Actividades 10 y 11. Objetivos: Manipular y confeccionar documentos con una correcta presentación del texto y la inclusión de tablas con mayor nivel de complejidad. Para adentrarse en el estudio del procesador de texto Word deberá seguir las instrucciones que aparecen en la presentación “Primera clase de Word”. En ella se plantean una serie de tareas para que reconozca las analogías de dicha ventana con otras ya estudiadas por Ud. de este modo lo estamos guiando para que aprenda a investigar en este fascinante mundo de la informática, que por su avance acelerado hace casi imposible la actualización de forma curricular. A lo largo de su vida profesional tendrá que enfrentarse a nuevas aplicaciones autodidácticamente. Una vez que haya cumplimentado las tareas que aparecen en la presentación, es conveniente que revise el “Manual de Word” páginas 1 a la 7. En las actividades siguientes Ud. aprenderá a dar un formato atractivo a sus documentos. Para ello deberá revisar cuidadosamente el Manual de Word, páginas 7 a 13, donde aparecen explicadas detalladamente las opciones del menú de edición y formato. El Word cuenta con útiles opciones de búsqueda y reemplazo de textos, muy cómodas así como un corrector ortográfico. Ud. habrá observado que en ocasiones una palabra del texto aparece subrayada con una línea ondulada roja (observe la palabra linea) ello indica que se ha cometido un error ortográfico. Si hace clic derecho sobre la palabra aparecerá un menú de contexto con sugerencias para escribir la palabra correctamente. Basta que la seleccione y la palabra será rectificada. Lo que le faltaba a la palabra es el acento. Rectifíquelas palabras mal escritas de esta forma. También puede revisar todo el documento utilizando el botón correspondiente a ortografía y
gramática de la barra de herramientas o en la opción correspondiente en la barra de menú Herramientas. En las páginas 9 a la 12 aparecen opciones de formato tales como la alineación y el interlineado. También debe aprender el uso de las viñetas y del borde y sombreados. Una vez que haya revisado cuidadosamente el manual y resumido los aspectos más importantes, entonces aplique lo aprendido con la siguiente actividad. Todo el contenido referido al trabajo con tablas podrá encontrarlo en la Presentación “Presentación correspondiente a las tablas, configuración e impresión de documentos. Además puede consultar las páginas 23 a la 27 del folleto. Lea ambos materiales cuidadosamente. Resuma el procedimiento para insertar tablas. Aunque hay un botón en la barra de tareas que permite insertar tablas (el número de filas y columnas se define arrastrando el cursor), sugerimos utilizar la opción Insertar Tablas del menú tablas pues el mismo brinda la posibilidad de dar a las mismas diferentes y variados formatos. La presentación muestra dos de los formatos. Si ninguno de ellos satisface sus expectativas, deje volar su imaginación mediante la barra de herramientas de Tablas y bordes y verá que Ud. puede crear otros formatos de tabla. Otro aspecto importante en el uso de los procesadores de texto es la impresión de los documentos. Para ello Ud. debe previamente configurar la página según el tamaño de papel que disponga, los márgenes que quiera dejar y otras opciones. Revise ahora el folleto 13 y 14 del folleto y encontrará una explicación de cómo configurar una página para imprimir. Una vez que haya configurado la página para imprimir, deberá comprobar en la vista preliminar que el documento está listo para imprimir. En la barra de herramientas aparece un botón con una lupa; presiónelo y verá cómo queda el documento. Ahora está en condiciones de realizar la siguiente actividad práctica: 1. Cree un documento en Word. 2. Escriba en él su nombre y dirección. 3. Escriba un párrafo acerca de sus aficiones, su deporte preferido, etc. 4. Guarde el documento con su nombre. 5. Cree un nuevo documento. 6. Copie en él un texto que aparezca en otro documento de Word, que aparezca en su máquina o en otra de la red. También puede copiar un artículo de su interés que aparezca en la enciclopedia ENCARTA. 7. Inserte un título adecuado al texto 8. Cambie el tamaño y el tipo de letra al documento. 9. Alinee el título en el centro y justifique el resto del documento. 10. Pase el corrector ortográfico al documento. 11. Guárdelo con su nombre. 12. Cree un documento que contenga 2 tablas con diferentes formatos. 13. Comente en un párrafo la información que muestra dichas tablas. 14. Configure el documento para imprimir. Suponga que cuenta con hojas A4. y que desea dejar 2.5 cms. de margen arriba y abajo, mientras que en los lados desea dejar 3 cms. 15. Prepare el documento para imprimir con 2 copias. 16. Haga en Word las tablas que su profesor le entregará en una hoja. 17. Exprese utilizando viñetas dos o tres conclusiones que se destaque de la información que aparece en las mismas. 18. Prepare la página para imprimir las tablas. El papel de que dispone es de carta y deberá dejar 2 cms. de margen por cada lado.
19. Abra ahora un documento nuevo. Escriba un párrafo sobre los resultados docentes de su grupo. 20. Confeccione una tabla con dichos resultados por asignatura. 21. Escriba tres medidas que se pueden tomar para elevar el rendimiento del grupo cuyas evaluaciones aparecen en la tabla en esta asignatura. Utilice listas numeradas para las medidas. Tema IV: Hoja de Cálculo Objetivo: Procesar información relacionada con problemas de la Cultura Física donde se requiera la realización de cálculos y gráficos.
Conocimientos: • • • • • • • • •
Características generales de las hojas de cálculo. Utilización de ayuda. Manipulación de los libros y las hojas de cálculo en un libro. Introducción de datos, movimiento, copia y borrado de celdas y rango de celdas. Cálculo a través de fórmulas. Utilización de funciones. Formato de celdas. Ordenamiento de datos. Elaboración de gráficos. Intercambio de información entre aplicaciones.
Habilidades: -
Crear, guardar, cerrar y salir de un libro de trabajo. Confeccionar y manipular hojas de cálculo. Realizar cálculos que requieran la utilización de fórmulas y funciones. Aplicar formatos que permitan una mejor presentación de las hojas de cálculo. Elaborar gráficos. Preparar las hojas de cálculo con vistas a su impresión. Intercambiar información con la aplicación Microsoft Word.
El tema IV consta de 7 encuentros, en los cuales Ud. abordará los siguientes contenidos. Haga un estudio cuidadoso del contenido. Para ello haga uso de las presentaciones creadas al efecto y de esta guía metodológica.
Actividad 15: (Conferencia) Contenidos: Contenidos: Tema III. Hoja de Cálculo Microsoft Excel 2000. Características de las Hojas de Cálculo. Componentes de la ventana de Excel. • Utilización de la Ayuda. Los libros de trabajo y sus hojas, desplazamientos en la hoja de cálculo y • manipulación de las hojas. Crear, abrir, guardar y cerrar un libro de trabajo. Trabajar con varios libros (Menú Ventana). Inmovilizar paneles.
•
Concepto de celda, celda activa y rango de celda. Seleccionar, copiar, mover, pegar, insertar, eliminar, ocultar y borrar contenido de celdas, rangos de celdas, filas y columnas. Introducción y edición de datos. Tipos de datos. Comando Rellenar. • Objetivo: Caracterizar la aplicación Excel y sus componentes: los libros, las hojas de cálculo, la ayuda que brinda, la introducción de datos y cómo se realiza la selección, movimiento, copia, inserción y borrado de celdas, columnas y fila . Actividad 16: (Clase Teórico - Práctica) Contenidos: Formato de celdas y cálculo a través de fórmulas. Utilización de funciones. Formato de celda, rango de celda, filas y columnas. Formato de Número. • Categorías número, moneda, fecha, hora, porcentaje y texto . Copiar y pegar formato. Pegado especial. Formatos condicionales. Autoformato Concepto de fórmula. Los operadores. Introducción de fórmulas. • Las funciones. Sintaxis. Tipos de funciones. Argumentos de las funciones. • Vínculos entre hojas y entre libros mediante fórmulas. • Objetivos: Identificar el Excel como una potente herramienta de cálculos a través de fórmulas y funciones y presentarlas en la hoja de cálculo utilizando las herramientas de formato. Actividad 17: (Clase Práctica) Contenidos: (Actividad 13 y 14). Objetivos: Realizar cálculos a través de fórmulas y funciones y presentarlas en la hoja de cálculo utilizando las herramientas de formato. Actividad 18: (Clase Teórico - Práctica) Contenidos: Gráficos e Impresión de documentos. Intercambio de información con Word. • Creación de gráficos con el Asistente. Gráficos como hojas. Elementos y formato de un gráfico. Otras opciones. • Pasos para el proceso de impresión de una hoja de cálculo. Configuración de página. Definir área de impresión, filas y columnas fijas. • Vista Salto de página. Vista Preliminar. Imprimir una o varias hojas, rango de celdas y gráficos. • Insertar documento de M. Word. Objetivos: Utilizar el asistente para gráficos para la creación de los mismos, su impresión y el intercambio de información con Word y otras aplicaciones. Actividad 19: (Clase Práctica) Contenidos: Actividades 13, 14 y 16. Objetivos: Manipular y confeccionar hojas de cálculo para la realización de cálculos y la elaboración de gráficos. Actividad 20: (Sistematización) Contenidos: Actividades 13, 14 y 16. Objetivos: Manipular y confeccionar hojas de cálculo para la realización de cálculos y la elaboración de gráficos.
Actividad 21: (Evaluación) Contenidos: Actividades 13, 14 y 16. Objetivos: Comprobar la adquisición de los conocimientos y habilidades vinculados con los objetivos del Tema III El Excel es una aplicación muy útil para realizar una gran cantidad de cálculos, funciones, gráficos, etc. incluso tiene definidas un gran número de funciones financieras, estadísticas, y matemáticas. Aunque tiene elementos comunes con la ventana de Word, las diferencias se sustentan en las funciones específicas de cada aplicación. Antes de profundizar en la misma el estudiante debe manejar algunos conceptos que son básicos para la comprensión de la aplicación. En esta primera clase se combinará la presentación “Primera clase de Excel” con el Manual de Excel páginas 1 a la 7. La presentación incluye una serie de ejercicios de modo que Ud. llegue solo a establecer los elementos nuevos con respecto a la ventana de Word, así como los elementos distintivos. La información en Excel se puede copiar. Se hace de forma análoga a como lo hacíamos en Word. Seleccionando preveiamnet el contenido de la celda, clic derecho copiar, seleccionando nuevamente la celda donde se quiere pegar el contenido, clic derecho, pegar. Existen otras vías para copiar el contenido de una celda, su profesor les hablará sobre ellas. De igual forma que en Word Ud. podía dar formato al documento, el contenido de las celdas en Excel es factible de mejorar y embellecer su aspecto, incluso cuenta con posibilidades en cuanto a la orientación del texto en una celda, que como se verá puede incluso ser puesto en forma diagonal. Para estudiar el formato de celdas puede consultar el manual páginas 12 a la 14. En el aparecen los procedimientos par dar formato a celdas. Resuma los pasos que se describen ahí. Mientras resume los procedimientos abra un libro de Excel y haga las operaciones indicadas. A continuación abra la presentación “Fórmulas y f 1”. En ella aparece cómo hacer referencia a una celda, a un conjunto de celdas, a una fila, una columna, etc. La presentación explica también cómo realizar un cálculo mediante una fórmula definida por el usuario o una función de las tantas que tiene definidas el Excel. El manual explica todo lo relativo a fórmulas y funciones. Revise las páginas 14 y de la 18 a 21. Tome notas en su libreta. Para el estudio de los gráficos en Excel Ud. deberá seguir con atención la presentación “GRÁFICOS E IMPRESIÓN DE HOJAS EN EXCEL”. Puede profundizar en este contenido a través del manual, páginas 26 a la 28. Como las hojas de cálculo son muy grandes, para imprimir hay que seleccionar el área de impresión. En la presentación se explica el procedimiento. Una vez definida el área de impresión se pasa a configurar la página según se desee. La vista preliminar da la posibilidad de observar el área a imprimir previamente y modificarla de modo que tenga el formato deseado. Una vez concluido este proceso se pasa a la impresión. Además de la presentación, el folleto páginas 40 y41 explica el procedimiento. Resuma el mismo en la libreta y lleve a la práctica lo aprendido. Una de las ventajas de las tablas y gráficos hechos en Excel es que pueden pegarse en otras aplicaciones. Del mismo modo se puede llevar información de Word para Excel. Vea las páginas 54 a 56 Una vez revisado los materiales podrá hacer los siguientes ejercicios:
1. Abra un libro de Excel. Prepare la hoja 1 para introducir los datos de sus gastos mensualmente. Considere los siguientes rubros: pago de la luz, gas, vivienda, teléfono, agua, bodega, productos del agro y otros gastos. 2. Prepare la hoja para llevar los gastos mensuales por un año. 3. Calcule los gastos totales por meses y por año. 4. Calcule el promedio de gastos mensuales. 5. De formato a la tabla. Distinga los totales y los promedios con diferentes colores. 6. Abra el libro de trabajo CONTROL.xls Las evaluaciones que contiene son ficticias. 7. Centre los datos de la tabla. 8. Dé un número de orden consecutivo a cada alumno 9. A continuación aplique filtro/autofiltro para copiar los datos de cada grupo en una hoja diferente. Vea que tiene que insertar una hoja para copiar los resultados del grupo D-13. 10. Dé ahora un número consecutivo a cada alumno dentro de su grupo. 11. Renombre la hoja con el nombre de cada grupo. 12. Calcule el promedio de cada alumno en la hoja correspondiente a su grupo. 13. En la hoja 1 calcule ahora los promedios de cada asignatura por grupo. 14. Dé formato a la tabla del ejercicio anterior. 15. Inserte una nueva hoja. Haga en ella la siguiente tabla: Asignatura/Grupo D-11 D-12 D-13 D-13
16. Calcule la evaluación promedio de cada asignatura por hoja correspondiente a cada grupo. 17. Guarde el libro con su nombre. 18. Una de las mayores utilidades del Excel es el asistente una gran variedad de gráficos estadísticos que permiten comportamiento de un conjunto de datos. 19. La siguiente tabla muestra los resultados de 4 atletas escolares de gimnástica Deportista Gretel Pérez Julia Fernández Anabel Hernández Yamile Ruiz
Edad
Asimétricas 7,9 8,6 7,9 9,7
Libre 7,2 9,5 9,6 8,7
grupo. Hágalo en la
para gráficos. Existe resumir y analizar el en las competencias
Viga 8,6 8,7 8,5 8,9
Salto 8,9 7,9 9,5 8,4
20. Abra un libro nuevo en Excel y copie la tabla anterior en él. 21. Calcule el total de puntos por atleta 22. Calcule el promedio de puntos por evento 23. Haga un gráfico comparativo de las 4 atletas según la puntuación general. Póngalo en la hoja 2 después de renombrar la misma con el nombre Gráfico. 24. Lleve ahora el gráfico para este documento.
25. Prepare en Excel la hoja 1 para imprimir. Configure previamente la tabla. Tema V: Presentación Electrónica Objetivo: Realizar presentaciones con diapositivas para apoyar la docencia. Contenido: • • • • • • •
Características generales del PowerPoint Inserción de textos, imágenes y otros objetos en la diapositiva Personalizar animaciones. Dar Formato a las diapositivas Utilizar Plantillas de diseño. Vistas de presentación: Normal, esquema, diapositiva, clasificador diapositiva, presentación de diapositiva. Guardar la presentación como “Presentación con diapositiva de PowerPoint”
de
Habilidades: -
Crear, guardar, entrar y salir de la presentación. Confeccionar y modificar diapositivas. Aplicar formatos y animaciones que permitan una presentación agradable y dinámica a las diapositivas.
El tema IV consta de 3 encuentros, en los cuales Ud. abordará los contenidos que aparecen a continuación. Haga un estudio cuidadoso del contenido. Para ello haga uso de la ayuda de la aplicación Actividad 22: (Clase Teórico - Práctica) Contenidos: Microsoft PowerPoint 2000 • Características generales del PowerPoint. • Creación de diapositivas • Inserción de textos, imágenes y otros objetos en las diapositivas • Inserción de diapositiva. • Vistas de presentación: o Normal o Esquema o Diapositiva o Clasificador de diapositiva o Presentación de diapositiva • Guardar la presentación como “Presentación de diapositiva” Objetivos: Confeccionar diapositivas para la presentación de conferencias o como apoyo en la docencia Actividad 23: (Clase Teórico - Práctica) Contenidos: Microsoft PowerPoint 2000 • Personalizar animaciones • Dar formato a las diapositivas • Utilizar plantillas de diseño • Transición de diapositiva
• Botones de acción. Objetivos: Embellecer y animar las diapositivas utilizando las herramientas que nos brinda el PowerPoint . Actividad 24: (Clase Práctica) Contenidos: Microsoft PowerPoint 2000 • Personalizar animaciones • Dar formato a las diapositivas • Utilizar plantillas de diseño • Transición de diapositiva • Botones de acción. Objetivos: Realizar una presentación sencilla utilizando las posibilidades de formato y animación que brinda el Power Point. Cuando Ud. comienza este tema, aunque no sabe hasta el momento trabajar con la aplicación, si conoce de su utilidad en la docencia pues son múltiples las presentaciones que ha visto en el desarrollo de esta misma asignatura. Las presentaciones de Power Point tienen múltiples usos, desde utilizar las mismas en la docencia, como ha visto aquí, se utilizan también para exponer los resultados de un trabajo científico en un evento, dirigir una reunión de trabajo o hacerle el día más agradable a un amigo comunicando ideas y expresiones de afecto. Esta es una aplicación muy fácil, debe hacerse uso de la ayuda. Casi todos los elementos de formato se heredan del Word, pero hay elementos distintos como las plantillas de diseño y las posibilidades que el mismo tiene con las animaciones. Haga uso de la ayuda, sobre todo en lo que se refiere a estas últimas. Una vez que se haya familiarizado con las particularidades de la aplicación, haga las siguientes tareas: 1. Haga una presentación en Power Point donde ilustre a compañeros suyos que quieran formarse como maestros emergentes de Educación Física, las características de la carrera durante el primer año. Utilice no menos de 4 diapositivas. 2. Inserte imágenes en las diapositivas, preferiblemente no prediseñadas. 3. Anime las diapositivas 4. Inserte un archivo de sonido en las mismas de forma que la música se oiga de forma continua a través de toda la presentación. 5. Las diapositivas deben tener transición entre ellas.