CONCEPTO DE EQUIVA EQUIVALENTES LENTES AL EFECTIVO
Segundo las NIC – Normas Internacionales de Contabilidad, los equivalentes al efecti efe ctivo vo so son n inv invers ersion iones es a cor corto to pl plazo azo de gra gran n liq liqui uidez dez,, qu que e son fác fácilm ilmen ente te convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor. Los equivalentes al efectivo se tienen, más que para propsitos de inversin o similares, para cumplir los compromisos de pago a corto plazo. !ara que una invers inv ersi in n fin finan anci ciera era pu pued eda a se serr cal califi ifica cada da co como mo eq equiv uivale alente nte al ef efect ectiv ivo, o, es necesario que pueda ser fácilmente convertible en una cantidad determinada de efectivo " estar sujeta a un riesgo poco significativo de cambios en su valor. !or tanto, tan to, un una a inv invers ersi in n se será rá equ equiva ivale lente nte al efe efecti ctivo vo cu cuand ando o ten tenga ga ve venc ncimi imien ento to pr#imo, por ejemplo tres meses o menos desde la fec$a de adquisicin. Las participaciones en el capital de otras empresas quedarán e#cluidas de los equivale equi valentes ntes al efec efectiv tivo o a men menos os que sea sean, n, sust sustanc ancialm ialmente ente,, equi equivale valentes ntes al efectivo, como por ejemplo las acciones preferentes adquiridas con pro#imidad a su vencimiento, siempre que tengan una fec$a determinada de reembolso. Criterios de clasificación Efectivo %l efectivo inclu"e el efectivo a la mano. &ambi'n &ambi'n inclu"e depsitos a la vista, que a pesar de no ser un t'rmino definido, generalmente deben tener el mismo nivel de liquidez del efectivo, es decir, se pueden retirar en cualquier momento sin penalizacin. !or ejemplo, las cuentas de fondos adicionales que pueden ser depositados deposit ados "(o retirados en cualquie cualquierr momento sin previo aviso, como en el caso de una cuenta corriente bancaria. Equivalentes de Efectivo Los equivalentes de efectivo se definen como inversiones a corto plazo, de gran liquidez, fácilmente convertibles en un monto conocido de efectivo " sujetos a riesgos poco importantes de cambios en su valor. )demás, se mantienen con la intencin de cumplir con necesidades de efectivo de corto plazo.
!ara efectos de la definicin anterior, normalmente se considera a corto plazo una inversin inversi n con vencimien vencimiento to de tres meses o menos desde su fec$a de adquisicin. !ara que una inversin se considere *fácilmente convertible+, debe ser convertible con notificacin en un period periodo o corto de tiempo " sin penalizacin importante. importante. !ara cumplir con el criterio de e#posicin del riesgo de cambio en su valor, la entidad necesita evaluar, por ejemplo, si el instrumento está sujeto a cambios significativos de riesgos de tasa de inter's " de mercado. Los equivalentes de efectivo se mantienen para cumplir con compromisos de corto plazo " no propsitos de inversin u otros. !or lo anterior, a pesar de que el instrumento per se, cumpla con la definicin descrita, a menos que se mantenga
para cumplir con necesidades de corto plazo, no calificará como equivalente de efectivo. !or ejemplo, una entidad adquiere C%&%S Certificados de la &esorer-a de la ederacin/ a 01 d-as cu"os fondos utilizará para el pago de proveedores. %l instrumento tiene un plazo corto menor a tres meses/ " es bursátil e#iste un mercado secundario amplio para estos t-tulos/. )demás, la Compa2-a considera que está sujeto a riesgos poco importantes de cambios en su valor dado que3 tiene un rendimiento fijo "a que es cupn cero " se emite a descuento/ " slo $abrá 4 emisiones de C%&%S durante su vigencia limitando la e#posicin a cambios en su valor razonable/, su riesgo de cr'dito es m-nimo por ser emitido por el 5obierno ederal, e, $istricamente $a $abido estabilidad de las tasas de inter's en periodos cortos de tiempo. !or lo tanto, califica como un equivalente de efectivo. Siguiendo el mismo ejemplo del párrafo anterior, 6nicamente cambiando que el destino de los fondos de la inversin en C%&%S será para el pago de intereses sobre un pr'stamo cu"o cupn vence de manera semestral, la inversin no calificar-a como un equivalente de efectivo. )$ora asuma que los C%&%S se adquieren a trav's de un fondo de inversin. La inversin de la entidad ser-a una inversin en un instrumento de capital del fondo/, que en principio no califica como un equivalente de efectivo, a menos que, en sustancia sea un equivalente de efectivo. %n contraste, la entidad entra en operaciones de reporto a 7 d-as, sobre t-tulos con vencimientos ma"ores a 4 meses. )sumiendo que se cumplen las otras condiciones de clasificacin, los reportes califican como equivalentes de efectivo. %l factor determinante ser-a el vencimiento de los reportos en s- mismos, no el de los t-tulos sub"acentes. Efectivo restringido Cuando e#isten restricciones sobre el efectivo, la presentacin " clasificacin del efectivo restringido dependerá de la naturaleza de la restriccin. Si dadas las restricciones, los montos no cumplen con la definicin de efectivo o equivalentes de efectivo, no deben presentarse como tal. Impacto en estados financieros 8n instrumento que no califica como efectivo o equivalente de efectivo está sujeto a otra normatividad del I)S 49, Instrumentos financieros3 :econocimiento " ;edicin, u otras normas, lo cual puede tener implicaciones en su reconocimiento, valuacin, presentacin " revelaciones.
!ara efectos del estado de flujos de efectivo, los cambios en inversiones que no califiquen como equivalentes de efectivo deberán clasificarse "a sea en la seccin de operacin, inversin o financiamiento.
Medidas de control interno para dese!olso de efecti"o#
<. 8n buen sistema de control interno e#ige que el <==> de los ingresos de caja sean depositados a la brevedad. 0. &odo desembolso se debe efectuar con c$eque. 4. &odo c$eque da2ado o inutilizado debe marcarse como anulado " arc$ivarse a lo menos el n6mero de serie. ?. Las personas autorizadas para girar no deben aprobar las facturas para su pago ni tampoco formular asientos en los registros. @. Los c$eques presentados a la firma de las personas encargadas deben estar respaldados con toda la documentacin de la operacin, por ejemplo factura debidamente autorizada, orden de pago, etc. A. Se debe autorizar el pago de los c$eques con la firma de dos personas diferentes con distinto nivel jerárquico. 7. Se debe consignar en la factura mediante un timbre o una anotacin que fue pagada, anotando en el n6mero de c$eque, fec$a, etc. 1. Se deben emitir los c$eques nominativos " especialmente cruzados a nombre de las empresas o personas naturales. 9. &oda operacin de ingreso de dinero debe contar con el correspondiente comprobante de ingreso. <=.%l depsito que se realice de los fondos ingresados debe quedar registrado en una planilla de control que será validado al confeccionar la conciliacin bancaria. <<. La persona encargada de la recepcin de los fondos debe confeccionar al t'rmino del d-a un resumen con todos los ingresos recibidos detallando la fuente de estos " confeccionar el comprobante de depsito. <0.8na persona de distinto nivel jerárquico debe autorizar o dar BD para el depsito propiamente tal validando el monto del depsito con todos los ingresos registrados en los distintos comprobantes de ingresos.
<4. Los comprobantes de ingresos deben estar foliados " ser emitidos consecutivamente, dejando el original con todas sus copias en caso de anularse alguno de ellos.
%stos fondos corresponden a montos que se dejan en efectivo en la empresa bajo la custodia " responsabilidad de un funcionario pertinente, previamente designado por la administracin.
La cual tambi'n fijará el monto " los conceptos por los cuales se pueden realizar egresos por parte del funcionario respectivo.
Normalmente estos fondos son designados para cubrir gastos menores al interior de la organizacin " están dados por la premura con la cual se necesitan ejecutar.
OT%OS ASPECTOS& %esponsa!ilidad deliitada
Se deben establecer por escrito las responsabilidades de cada cargo " $acerlas conocer a los interesados. !or ejemplo3 la responsabilidad de autorizar los pagos recaerá en una sola persona, quien tenga conocimiento de ella Separación de f'nciones de car(cter incopati!le
Eebe e#istir una adecuada segregacin de funciones " deberes, de modo que una sola persona no controle todo el proceso de una operacin. !or ejemplo3 el cajero no debe ser correntista, ni tenedor de libros, que son funciones incompatibles " deben ser desempe2adas por distintas personas. Ser"idores )(!iles * capacitados
Se debe seleccionar " capacitar adecuadamente a los empleados, para aumentar la eficiencia " econom-a en sus labores. !or ejemplo3 el cargo de contador debe ser desempe2ado por una persona que posea t-tulo profesional " la e#periencia correspondiente a su nivel de responsabilidad.
Aplicación de pr'e!as contin'as de e+actit'd
Consiste en la verificacin peridica " sorpresiva de las operacionesF deben aplicarse para asegurar la correccin en las operaciones. !or ejemplo3 comparar con otra persona el total cobrado diario con el total depositado en bancos. Mo"iiento de personal
Llevar a cabo un movimiento de personal $asta donde sea posible " e#igir que los empleados de confianza disfruten de sus vacaciones, en especial aquellos empleados que desempe2an sus cargos de responsabilidad sobre recursos financieros o materiales. %sta medida permitirá entre otras cosas3 capacitar a los empleados en otras labores de la administracinF erradicar la idea de que *$a" empleados indispensables+ " descubrir errores " fraudes, cuando se $a"an cometido. Fian,as
Los empleados que manejan recursos financieros, valores o materiales, deberán estar afianzados, a fin de permitir a la entidad, resarcirse adecuadamente de una p'rdida o de un fraude efectuado por ellos mismos. !or ejemplo3 el cajero, los cobradores, los pagadores, el bodeguero, etc.
Instr'cciones por escrito
Las instrucciones al personal para el desempe2o de sus funciones deberán darse por escrito, en forma de descripcin de cargos. %sto contribu"e a que los empleados cumplan más eficientemente con su trabajo, por cuanto las rdenes o instrucciones impartidas verbalmente pueden olvidarse o malinterpretarse. Uso de foras pren'eradas
Eeberán utilizarse formas prenumeradas e impresas para la documentacin importante. !or ejemplo3 recibos, rdenes de compra, facturas, comprobantes de caja c$ica, entradas " salidas de almac'n, etc. )simismo, se mantendrá un control f-sico sobre el uso " las e#istencias de dic$as formas, las cuales deberán conservarse en estricto orden num'rico. E"itar el 'so de dinero en efecti"o
%l uso de dinero en efectivo se debe limitar solo para compras menores por medio del fondo fijo de caja c$ica. Clasificación de in"ersiones coo e-'i"alentes al efecti"o 8na %ntidad debe evaluar si algunas de sus inversiones cumplen la definicin de equivalente a efectivo, a fin de clasificarla como tal en el %stado de Situacin inanciera, e incluirla en el %stado de lujos de efectivo. Los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que se mantienen para cumplir compromisos de pago a corto plazo más que para propsitos de inversin u otros. )dicionalmente, seg6n el glosario de las NII, son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo " están sujetos a un riesgo insignificante de cambios en su valor. Ee acuerdo con la anterior definicin, ciertas inversiones mantenidas por una entidad podrán ser clasificadas como equivalentes al efectivo siempre que cumplan esta definicin. )$ora bien, Ges obligatorio clasificarlas en esta categor-aH, Gsi no clasifican como equivalentes al efectivo, en qu' grupo se clasificanH !ara empezar, cuando $ablamos de este tipo de inversiones, estamos $ablando evidentemente de inversiones en t.t'los de de'da, " no en t-tulos de patrimonio. %sto, en razn a que los t-tulos de patrimonio no son convertibles en cantidades determinadas de efectivo, pues su valor var-a de acuerdo con el mercado activo en el cual estas inversiones se pueden transar, " por este $ec$o están sujetas tambi'n a cambios de valor que podr-an ser significativos. Los t-tulos de deuda, por el contrario, se convierten en cantidades previamente conocidas de efectivo, a trav's de pactar el vencimiento, la tasa o tasas de inter's/ " la forma de pago. &ambi'n se debe tener en cuenta que es distinto $ablar de *t-tulos de deuda+ que decir *cuentas por cobrar+. %stas 6ltimas no califican como equivalentes al efectivo, dado que no son inversiones. La condicin de corto plazo no está indicada e#presamente en las NII, más bien, las NII establecen como corto plazo *9= d-as, por ejemplo+. Será entonces cada entidad la que establezca lo que considera *corto plazo+ para efectos de clasificar algunos de sus instrumentos financieros como equivalentes al efectivo. ) modo de ejemplo, supongamos que una entidad $a pactado con la ma"or-a de sus proveedores un plazo normal de pago a A= d-as. %l efecto de pagar estas cuentas de contado en el momento de la recepcin del inventario no es material. La entidad tiene disponibles los recursos para pagar a sus proveedores de contadoF sin embargo, dado que el beneficio de pagar de contado no es material, decide constituir unos Certificados de depsitos en una entidad financiera autorizada para tal fin, con un vencimiento de A= d-as. La intencin de la entidad es redimir las inversiones a su vencimiento, para pagar a sus proveedores con el efectivo resultante de la redencin. %n la misma transaccin, la entidad generará algunos ingresos por rendimientos financieros. %n este caso, las inversiones cumplen las caracter-sticas " condiciones para ser consideradas equivalentes al efectivo3 Corto plazo3 A= d-as. Se convertirán en una cantidad determinada de efectivo. • •
Los recursos serán utilizados para pagar gastos en el corto plazo. No e#iste riesgo significativo de disminucin del valor de los Certificados de depsitos. tro caso, una entidad mantiene recursos equivalentes al <=> de sus cuentas por pagar e#igibles en inversiones de bajo riesgo, alta liquidez " corto plazo. %stas inversiones se mantienen para cumplir un requerimiento legal que busca proteger el patrimonio de los acreedores de la entidad. La entidad tiene potestad de decidir en qu' entidades autorizadas realizar sus inversiones, " puede cancelar las e#istentes " constituir nuevas, incrementar o disminuir el valor del portafolio, siempre " cuando mantenga un nivel de inversiones no inferior al <=> citado anteriormente. Eado que las inversiones se mantienen para propsitos distintos al de cubrir necesidades operativas de corto plazo, la entidad no clasificará este portafolio de inversiones como equivalentes a efectivo. Para tener en c'enta Si las inversiones se mantienen con propsitos diferentes de cubrir necesidades operativas, no son equivalentes al efectivo. No todas las inversiones a 9= d-as o menos son equivalentes al efectivoF dependen de cmo la entidad gestiona sus recursos, " lo que para ella significa corto plazo. Si e#isten restricciones sobre las inversiones embargos, garant-as, entre otros/, no pueden ser considerados equivalentes al efectivo. • •
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