S o l u c i o n e s d e SA SA P SAP Busi ness One Release 6.5, 2004, 2005
Noviembre de 2005
Release 6.5 / 2004 / 2005
Iconos Icono
Significado
Advertencia Ejemplo Nota Recomendación Sintaxis
Convenciones tipográficas Estilo tipo
Descripción
Texto de ejemplo
Palabras o caracteres que aparecen en la pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de campo, los títulos de pantalla, los pulsadores, así como los nombres de menú, los accesos vía menús y las opciones. Referencias cruzadas a otros documentos.
Texto de ejemplo
Palabras o frases que se quieren poner de relieve en el texto, los títulos de los gráficos y las tablas. Nombres de elementos del sistema. En este grupo se incluyen los nombres de informes, nombres de programas, códigos de transacción, nombres de tablas y palabras clave de un lenguaje de programación, cuando forman parte de un texto, por ejemplo, SELECT e INCLUDE.
TEXTO DE EJEMPLO
Texto de ejemplo
Salida en pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de fichero y directorio, sus accesos vía menús, mensajes, código fuente, nombres de variables y parámetros, así como nombres de herramientas de base de datos, actualización e instalación.
TEXTO DE EJEMPLO
Teclas del teclado, por ejemplo, teclas de funciones (como F2) o la tecla INTRO.
Texto de ejemplo
Entrada exacta del usuario. Palabras o caracteres que el usuario introduce en el sistema tal y como aparecen en la documentación.
Entrada del usuario variable. Los paréntesis angulares indican que estas palabras y caracteres se sustituirán por las entradas pertinentes.
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Iconos Icono
Significado
Advertencia Ejemplo Nota Recomendación Sintaxis
Convenciones tipográficas Estilo tipo
Descripción
Texto de ejemplo
Palabras o caracteres que aparecen en la pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de campo, los títulos de pantalla, los pulsadores, así como los nombres de menú, los accesos vía menús y las opciones. Referencias cruzadas a otros documentos.
Texto de ejemplo
Palabras o frases que se quieren poner de relieve en el texto, los títulos de los gráficos y las tablas. Nombres de elementos del sistema. En este grupo se incluyen los nombres de informes, nombres de programas, códigos de transacción, nombres de tablas y palabras clave de un lenguaje de programación, cuando forman parte de un texto, por ejemplo, SELECT e INCLUDE.
TEXTO DE EJEMPLO
Texto de ejemplo
Salida en pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de fichero y directorio, sus accesos vía menús, mensajes, código fuente, nombres de variables y parámetros, así como nombres de herramientas de base de datos, actualización e instalación.
TEXTO DE EJEMPLO
Teclas del teclado, por ejemplo, teclas de funciones (como F2) o la tecla INTRO.
Texto de ejemplo
Entrada exacta del usuario. Palabras o caracteres que el usuario introduce en el sistema tal y como aparecen en la documentación.
Entrada del usuario variable. Los paréntesis angulares indican que estas palabras y caracteres se sustituirán por las entradas pertinentes.
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Release 6.5 / 2004 / 2005
Contenido Introducción Introducción ............................................................................ ........................................................................................................................................... ............................................................... 5 Requisitos del del sistema y últimas actualizacione actualizaciones s del producto ...................................................... 5 Limitaciones de tiempo......................................................................................................................... tiempo......................................................................................................................... 5 Preparación Preparación .............................................................................. ............................................................................................................................................ .............................................................. 6
Comprobaciones................................................................................. Comprobaciones .................................................................................................................................. ................................................. 6 Verificación de la numeración de documentos ................................................................................ 6 Verificación de la integridad de documentos ................................................................................... 6 Verificación de stock negativo.......................................................................................................... negativo.......................................................................................................... 7 Verificación de ejecuciones de pago realizadas .............................................................................. 7 Verificación de cuentas estadísticas y de compensación................................................................ 8 Inventario ............................................................................... ............................................................................................................................................. .............................................................. 8 Preparación del seguimiento de stocks ............................................................................... ........................................................................................... ............ 8 Contabilización de los los resultados del recuento.............................................................................. 10 Inventario sin inventario permanente ............................................................................................. 12 Reclasificación de interlocutores comerciales con saldo negativo.................................................... 12 Cierre del ejercicio .............................................................................. .............................................................................................................................. ................................................ 14
Reconciliación..................................................................................... Reconciliación .................................................................................................................................... ............................................... 14 Reconciliación de partidas abiertas y saldos de interlocutores comerciales................................. comerciales ................................. 14 Reconciliación de cuentas de activos fijos..................................................................................... 16 Reconciliación de cuentas bancarias y monetarias ....................................................................... 17 Reconciliación de cuentas de dotación y de compensación de gastos......................................... 18 Reconciliación de cuenta de existencias ...................................................................................... ........................................................................................ 19 Periodificación anticipada y valoración.............................................................................................. 24 Periodificación anticipada ................................................................................... .............................................................................................................. ........................... 24 Activos fijos en curso...................................................................................................................... curso...................................................................................................................... 24 Amortización en activos fijos de SAP Business One..................................................................... One ..................................................................... 24 Valoración de monedas extranjeras............................................................................................... extranjeras............................................................................................... 25 Valoración de material.................................................................................................................... material.................................................................................................................... 27 Valoración de terminación de órdenes de trabajo y proyectos ...................................................... 28 Sobrecargas .................................................................................... ................................................................................................................................... ............................................... 29 Provisiones ........................................................................... ........................................................................................................................................ ............................................................. 29 Periodificaciones anticipadas ................................................................................................. ............................................................................................................ ........... 29 Informes................................................................................................... Informes................................................................................................................................................ ............................................. 30
Declaración fiscal............................................................................... fiscal ............................................................................................................................... ................................................ 30 Informe de casilla de declaración fiscal............................................................................................. fiscal ............................................................................................. 30 Informe de reconciliación de IVA ........................................................................................... ....................................................................................................... ............ 31 Declaración recapitulativa.................................................................................................................. 31 Intrastat .................................................................................. .............................................................................................................................................. ............................................................ 31 Documentación..................................................................................... Documentación.................................................................................................................................... ............................................... 31
Balance .................................................................................. .............................................................................................................................................. ............................................................ 31 Cuenta de pérdidas y ganancias ........................................................................................... ....................................................................................................... ............ 32 Balance de sumas y saldos ..................................................................................... ............................................................................................................... .......................... 33 Otros informes .................................................................................... ................................................................................................................................... ............................................... 33 Diario .................................................................................. .............................................................................................................................................. ............................................................ 33 Info detallada de cuenta para balance y para cuenta de pérdidas y ganancias............................ ganancias ............................ 33 Lista de extractos de cuenta para deudores y acreedores ............................................................ 33 Lista de partidas abiertas ..................................................................................... ............................................................................................................... .......................... 33 Noviembre de 2005
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Release 6.5 / 2004 / 2005 Extractos de cuenta................................................................................................................. cuenta........................................................................................................................ ....... 34 Cuadro de activos fijos .......................................................................................... ................................................................................................................... ......................... 34 Lista de inventario ........................................................................................ .......................................................................................................................... .................................. 34 Valoración de acuerdo acuerdo con otros otros principios contables contables .................................................................. 35 Períodos ................................................................................... ............................................................................................................................................... ............................................................ 36
Numeración de documentos ................................................................................... .............................................................................................................. ........................... 36 Creación de nuevos períodos............................................................................................................ 36 Período 13 ............................................................................ ......................................................................................................................................... ............................................................. 36 Cambio de ejercicio en en Activos fijos .................................................................................... .................................................................................................. .............. 37 Cierre del período .............................................................................. .............................................................................................................................. ................................................ 37 Cierre del período .............................................................................. .............................................................................................................................. ................................................ 37 Lista de verificación............................................................................................................................ verificación............................................................................................................................ 39 Copyright............................................................................................................................................ Copyright.................................................................... .......................................................................... .. 41
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Introducción El objetivo de este documento es facilitar a clientes e interlocutores el proceso de cierre de ejercicio mostrándoles los pasos del proceso en SAP Business One. Sin embargo, los procedimientos descritos en este documento no garantizan la exactitud de su contenido ni la finalización con éxito del cierre de ejercicio. El usuario es el responsable de la ejecución adecuada del proceso y de proporcionar la documentación necesaria que garantice la exactitud del mismo. Es obligación del cliente tratar los temas relacionados con el proceso de cierre de ejercicio con su asesor fiscal o con la persona responsable del cierre de ejercicio. Los procedimientos descritos en este documento representan conceptos de aplicación general. La información contenida en este documento es de tipo genérico y está basada de manera global en los procedimientos del sistema. Este documento no trata la legislación específica de cada país ni otros principios de informes financieros.
Requisitos del sistema y últimas actualizaciones del producto En la nota SAP 800291 encontrará la información más reciente acerca del proceso de cierre de ejercicio, relacionada con cada producto. Esta nota se actualiza con regularidad y es aplicable a los releases 6.5 2004 A y 2005 A. También puede consultar esta nota para resolver dudas y conocer las herramientas disponibles para el proceso de cierre de ejercicio. El cierre del ejercicio actual debe realizarse con los releases 6.5, 2004 o 2005 y con el último support package instalado. También puede consultar la nota SAP 800291 para obtener información sobre el support package relacionada con la función de cierre de ejercicio.
Limitaciones de tiempo Se recomienda hacer una copia de seguridad de la base de datos de producción una vez introducidas y completadas todas las transacciones del ejercicio anterior, pero esto debe hacerse antes de introducir ninguna transacción del nuevo ejercicio. Este detalle es importante ya que no siempre se puede reconstruir un informe con fecha anterior a la fecha de bloqueo en SAP Business One. El status del ejercicio anterior queda grabado en la copia de seguridad. En SAP Business One no se puede acceder a los costes de artículo anteriores a una fecha de bloqueo concreta. Por eso, se recomienda grabar los costes de artículo como costes de artículo de la fecha de bloqueo en una lista de precios de cierre de ejercicio. Esta operación debe realizarse cuando se hayan introducido todas las transacciones del ejercicio y antes de introducir ningún dato correspondiente al nuevo ejercicio. Esta lista de precios puede utilizarse para evaluar el inventario de fecha anterior a la de bloqueo. En las versiones anteriores a SAP Business One 2004 A PL06 (consulte la nota SAP 80593) no se podía acceder a partidas abiertas en moneda extranjera con fecha anterior a la fecha de bloqueo mediante la función Diferencias de cambio . Por tanto, es recomendable realizar la valoración de moneda extranjera en cuanto se hayan terminado de introducir todas las transacciones del ejercicio anterior. También se debe grabar el status al final de ejercicio en una copia de seguridad de la base de datos. Consulte la nota SAP 800291 para obtener actualizaciones de esta función. Para garantizar que no se introduce ninguna transacción del nuevo ejercicio antes de que el anterior se haya completado y se haya grabado la lista de precios de cierre de ejercicio, se recomienda no crear ningún período por el momento. Deberá comprobar manualmente que se pueden imprimir todos los gráficos. Haga la misma comprobación con las consultas, en este caso se recomienda exportar los resultados a Microsoft Excel e imprimirlos. Noviembre de 2005
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Preparación Comprobaciones Verificación de la numeración de documentos El informe VERIFICAR NUMERACIÓN DE DOCUMENTO es un método sencillo de comprobar la continuidad de todos los documentos y de garantizar que no se ha asignado ningún número dos veces. Este informe comprueba que no hay saltos ni asignaciones dobles en los rangos de números de documento. Si no encuentra ningún dato, esto significará que la asignación de números es correcta en todos los casos y que no existen omisiones (en el rango definido).
Release 6.5: Gestión de informes → Informes contables → Verificar numeración documento
Release 2004: Gestión → Utilidades → Verificar numeración documento Release 2005: Gestión → Utilidades → Verificar numeración documento
Este informe sólo comprueba si la numeración es correcta en los rangos de números de documento especificados. Si existen saltos en la numeración, el sistema no los reconocerá como errores en el informe. Es responsabilidad de la empresa garantizar que los rangos de números de documento se han definido correctamente y que las parametrizaciones de autorización sólo permiten a los usuarios autorizados modificar estos intervalos.
Verificación de la integridad de documentos Puede utilizar la transacción DOCUMENTOS PRELIMINARES para comprobar si se han contabilizado todos los documentos relacionados con la contabilidad. Algunos de estos documentos son: • Entregas Devoluciones • Facturas • Abonos de compras y de ventas • Traslados • Noviembre de 2005
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Release 6.5 / 2004 / 2005 Documentos preliminares En este paso del proceso también debe comprobar los documentos no relevantes para la contabilidad, por ejemplo pedidos y pedidos de compras. •
Ventas → Documentos preliminares Banking → Entrada de pagos → Informe documentos de pago preliminares Banking → Salida de pagos → Informe documentos de pago preliminares Finanzas → Documentos preliminares
Solo se visualizarán los documentos que cumplan los siguientes criterios: • Abierto • Para todos los usuarios
Si un documento preliminar hace referencia a un período ya cerrado, no abra de nuevo el período para contabilizar el documento. En vez de eso, introduzca el documento con una fecha de contabilización del período actual.
Verificación de stock negativo Antes de realizar el inventario, compruebe que no hay stock negativo. Si hubiera stock negativo, es muy probable que no se hayan contabilizado algunos pedidos de entrada de mercancías, facturas de acreedores u otros recibos en el inventario. En este caso deberá contabilizarlos antes de comenzar el inventario y antes de realizar cualquier actividad de cierre de ejercicio. Para verificar si existe stock negativo, utilice cualquiera de los siguientes métodos: Visualice el informe Situación de stocks . Ordene el informe por la columna En stock . Si hay stock negativo, aparecerá al principio de la lista. Utilice Arrastrar y vincular en Inventario , Artículo . A continuación utilice un filtro con la siguiente condición: Ctd. en stock < 0.
Verificación de ejecuciones de pago realizadas Puede utilizar el Asistente de pagos para comprobar si hay algún asistente grabado con el status "Recomendado" que debiera haberse ejecutado. De este modo puede averiguar si ha olvidado algún procedimiento de pago grabado de un período anterior. Noviembre de 2005
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Release 6.5 / 2004 / 2005 Para clasificar las ejecuciones de pago por status, haga doble clic en la cabecera Status .
Banking → Sistema de pago → Asistente de pagos
Verificación de cuentas estadísticas y de compensación En SAP Business One, puede usar las cuentas estadísticas y de compensación para varias operaciones comerciales que requieren saldo final cero, para garantizar la ejecución de las operaciones comerciales. Estas cuentas deberán comprobarse. A continuación algunos ejemplos que requieren el uso de cuentas estadísticas y de compensación: Saldos iniciales • Realización de contabilizaciones externas (por ejemplo el cálculo de nóminas) • Realización de correcciones; todas las cuentas de compensación deben estar cerradas •
Inventario Preparación del seguimiento de stocks En primer lugar deberá asegurarse de que nadie de la empresa realice contabilizaciones de stocks durante el seguimiento. El mejor modo de hacerlo es bloquear la numeración de documentos en las siguientes clases de documento: Ventas: entrega, devolución, factura, abono • Compras: pedido de entrada de mercancías, devolución, factura de acreedor, abono • Inventario: traslado, entrada de mercancías de inventario o salida de mercancías • Orden de producción (6.5) u Orden de fabricación (2004) • Aunque haya bloqueado estos documentos, aún se pueden introducir cantidades de stock como saldos iniciales o diferencias de inventario. Si es necesario, puede evitarlo mediante el uso de autorizaciones.
Gestión → Inicialización sistema → Numeración de documento
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Puede utilizar la transacción SEGUIMIENTO DE STOCKS Y CONTABILIZACIÓN DE STOCKS para preparar listas de recuento. Puede imprimir las listas de recuento desde la etiqueta Seguimiento de stocks . En este caso se recomienda utilizar las opciones de selección de la organización logística del almacén.
Inventario → Operaciones de stock → Cantidades iniciales, Seguimiento de stocks y contabilización de stocks
Para imprimir las listas de inventario sin cantidades, seleccione la opción Suprimir cantidad almacenada . El inventario debe atenerse a los requisitos técnicos de los Principios contables generalmente aceptados. Estos requisitos no se encuentran descritos en este documento. Estos son tres escenarios posibles de órdenes de fabricación pendientes en la fecha de bloqueo: Noviembre de 2005
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Release 6.5 / 2004 / 2005 1. Órdenes de producción pendientes (release 6.5) u órdenes de fabricación pendientes con el método de toma retroactiva (release 2004 / 2005) En este caso, aunque hayan sido físicamente eliminadas del stock para pasar a producción, SAP Business One sigue mostrando los componentes en el stock. Por tanto, es importante ajustar las cantidades contadas en el almacén con las cantidades contadas en producción. 2. Órdenes de producción completadas (release 6.5) u órdenes de fabricación con el método de toma retroactiva de componentes (release 2004 / 2005) Cuando se completan, los componentes se retiran del almacén y los productos terminados se reciben en el stock. Esto significa que los productos terminados solo se visualizan en el almacén si aún no se han retirado para la entrega de ventas. 3. Órdenes de fabricación pendientes con el método de toma retroactiva manual de componente (release 2004 / 2005) En este caso, los componentes se emiten manualmente en cuanto se libera la orden de fabricación. Por tanto, debe asegurarse de que se han completado todas las emisiones manuales. En la emisión manual de componentes, las cantidades se eliminan del stock y los valores se contabilizan de la cuenta de existencias en la cuenta de trabajo en curso (WIP). Como resultado, el sistema ya no muestra estos artículos en el almacén y no se deberán tener en cuenta en el recuento de inventario. Consejos para el recuento de órdenes de producción pendientes (release 6.5) u órdenes de fabricación pendientes con el método de toma retroactiva (release 2004 / 2005): Determine los componentes de todas las órdenes de producción/fabricación, clasificadas por artículo, almacén original y método de emisión. Imprima el resultado como lista de recuento. Realice un recuento físico en producción e introduzca los resultados en las listas de recuento. Imprima las listas de recuento de todos los almacenes. Realice un recuento físico de cada almacén. Contabilice los resultados del recuento de cada almacén: Totalice las cantidades de cada artículo contadas en el almacén y en producción. Si realiza otras tareas después de imprimir las listas de recuento, pero antes de comenzar el recuento, es aconsejable que documente las parametrizaciones con las que se crearon las listas recuento, para poder incorporarlas a los resultados del recuento con posterioridad.
Contabilización de los resultados del recuento Los resultados del recuento también se introducen en la etiqueta Seguimientos de stocks . En el momento en que se introduce una cantidad para cada artículo en el inventario, el artículo pasa a ser considerado como contado. Si el resultado del recuento es 0, deberá cambiar el indicador manualmente a "contado", el campo Cantidad permanecerá en blanco. Puede modificar los resultados en cualquier momento. Esto significa que puede registrar los resultados del recuento paso a paso. Cuando haya registrado todas las cantidades de stock, vaya a la etiqueta Contabilización de stocks para contabilizar cualquier desviación de la cantidad. En cuanto se complete la evaluación del stock, el sistema fija el parámetro "No " en la columna "Contado " del inventario. Debido a que las diferentes legislaciones sobre contabilidad aplican diferentes reglas a la hora de asignar y reasignar métodos de valoración, se recomienda que consulte a su contable antes de modificar los valores de stocks. Release 6.5: Esto significa que debe especificar manualmente la valoración para que se corresponda con la inicialización básica (media variable, precio estándar o FIFO) Release 2004 /2005: Puede utilizar métodos diferentes de valoración de stocks para distintos artículos. El sistema tiene en cuenta el método de valoración de cada artículo al determinar el precio de entrega. Noviembre de 2005
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Release 6.5 / 2004 / 2005 Para que el sistema tenga en cuenta los distintos métodos de valoración, seleccione la fuente de precio Lista de precios de entrega al ejecutar la contabilización de stocks. De este modo, el sistema contabilizará las diferencias del inventario automáticamente con los costes de artículo aplicables.
La valoración de las diferencias de inventario descritas anteriormente sólo tiene relevancia al efectuar el cierre de recuento de inventario en la fecha bloqueo, es decir, antes de introducir transacciones del nuevo ejercicio. Por tanto, se recomienda grabar estos costes de artículo en una lista de precios, antes de introducir nuevas transacciones. Así, la base de la evaluación de la contabilización de las diferencias de inventario deberá ser esta lista de precios. Asimismo, debe tener en cuenta los siguientes hechos relacionados con la contabilización de las diferencias de inventario: • Es posible que la legislación local no permita el ajuste manual de la columna Precio . • En ese caso, no debe seleccionar la opción Permitir contabilización sin precio . • Deberá comprobar manualmente que los gráficos pueden reproducirse. Antes de contabilizar el inventario, imprima el informe con las cantidades ajustadas. Tras contabilizar el inventario, no podrá volver a visualizar el informe con los valores originales. En las condiciones descritas en el escenario 3 – Órdenes de fabricación pendientes con método de emisión manual de componente (release 2004 / 2005) – debe contabilizar las diferencias de inventario contadas en producción mediante asientos manuales. Esto es necesario porque los componentes ya se han eliminado del inventario. Como consecuencia, la cuenta de contrapartida de contabilización de las ganancias o las pérdidas del inventario debe ser la cuenta WIP, no la cuenta de existencias. Como las diferencias se contabilizan automáticamente cuando se completa la orden de fabricación, debe anular la contabilización manual al comienzo del nuevo ejercicio. La fecha de corrección debe ser la misma que la de recuento. Si se realizan otras transacciones de inventario después del recuento y antes de la contabilización, actualice la fecha y seleccione Actualizar cantidades . De este modo, el informe se actualizará y visualizará las cantidades correspondientes a la fecha introducida.
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¡La característica Actualizar cantidades solo actualiza las cantidades hasta la fecha de cierre! Los precios utilizados para la valoración no se actualizan y siempre muestran los precios de la fecha actual cuando se evalúan por costes de artículos. Para realizar la evaluación por precios de artículo válidos para una fecha de bloqueo anterior, deberá usar una lista de precios tal y como se ha descrito anteriormente.
Inventario sin inventario permanente Si no utiliza la gestión de stocks continua, deberá contabilizar los valores de stocks mediante un proceso de contabilización manual en Contabilidad financiera. Al hacer el recuento de inventario, se utiliza el informe SEGUIMIENTO DE STOCKS Y CONTABILIZACIÓN DE STOCKS para comprobar y corregir discrepancias de cantidad. Para actualizar únicamente las cantidades del almacén, también debe realizar el proceso de contabilización de stocks. Para ello, ejecute el informe con el parámetro Permitir contabilización sin precio fijado en Sí .
Inventario → Operaciones de stock → Cantidades iniciales, Seguimiento de stocks y contabilización de stocks
Reclasificación de interlocutores comerciales con saldo negativo Es necesario comprobar los saldos de los interlocutores comerciales y de las cuentas bancarias al final del ejercicio, y realizar las reclasificaciones necesarias mediante contabilizaciones manuales. Los saldos negativos pueden afectar, por ejemplo, a las siguientes operaciones comerciales: • Contabilizaciones realizadas para la reclasificación de clientes y proveedores con saldos negativos Cuentas bancarias con saldo negativo • Ampliaciones de saldo basadas en la premisa de que el mismo interlocutor comercial tiene • saldo como cliente y como proveedor • Gestión de informes de créditos incobrables o cancelaciones de créditos
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Si es necesario para una operación comercial concreta, seleccione la opción Anular para la anulación automática del período siguiente. Se recomienda utilizar un indicador de operación para identificar estas contabilizaciones.
Compruebe manualmente que se pueden reproducir los gráficos mediante los modelos de impresión y documentos de contabilización correspondientes. Si está utilizando el cálculo de Créditos dudosos en el informe ANTIGÜEDAD, tenga en cuenta que el cálculo de este informe se basa en valores brutos (incluidos impuestos). Sólo se puede crear un asiento de créditos dudosos a partir del informe ANTIGÜEDAD si inicia dicho informe por documento de ventas . Puede utilizar la función Créditos dudosos para calcular las cantidades de créditos dudosos. Tenga en cuenta los requisitos legales y establezca las definiciones adecuadas para los créditos dudosos. Por ejemplo, para mostrar un 2% de todos los créditos pendientes como dudosos en la fecha de bloqueo, fije las definiciones en cero días y un 2%. Cuando contabilice el ajuste directamente desde el informe ANTIGÜEDAD, solo puede usar la cuenta asociada de créditos dudosos separada. Si necesita reducir los créditos dudosos de la cuenta asociada normal, debe crear un asiento de ajuste manual. Si selecciona la opción Visualizar saldo Haber con signo negativo en la Inicialización básica, los proveedores de la columna del Debe se representarán con un saldo positivo y los clientes de la columna del Haber con un saldo negativo. Si no selecciona esta opción, los valores se visualizarán al revés. Puede utilizar la vista detallada Saldo de cuenta en Datos maestros de interlocutor comercial para verificarlo.
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Cierre del ejercicio Reconciliación Reconciliación de partidas abiertas y saldos de interlocutores comerciales En SAP Business One, las contabilizaciones de clientes y proveedores se anotan en cuentas de balance almacenadas en el interlocutor comercial. Para verificar la exactitud de las contabilizaciones, utilice el informe BALANCE DE SUMAS Y SALDOS. Puede resultar de ayuda crear modelos de informes FINANCIEROS independientes para clientes y proveedores. Después, puede utilizarlos para visualizar los totales y los saldos de la cuenta de balance correspondiente y mejorarlos agregando los saldos individuales de los clientes o proveedores cuando se llame el informe.
Release 6.5: Gestión de informes → Informes empresariales → Balance de sumas y saldos
Release 2004: Informes → Finanzas → Financiero → Balance de sumas y saldos Release 2005: Informes → Finanzas → Financiero → Balance de sumas y saldos
Para iniciar el informe por separado para clientes y proveedores, seleccione Ninguno en cada grupo. Para visualizar saldos individuales para cada interlocutor comercial, incremente el nivel de visualización en la parte inferior derecha de la pantalla. Si ejecuta el Balance de sumas y saldos por Cuentas de mayor , deberá tener en cuenta las cuentas asociadas que pueden estar asignadas a los diferentes interlocutores comerciales (es decir, las cuentas asociadas de activos, créditos dudosos, efectos, etc.). También puede utilizar el informe CUENTAS DE MAYOR E INTERLOCUTORES COMERCIALES. Este informe también visualiza la combinación de cuentas de balance e interlocutores comerciales seleccionados. Este informe permite procesar saldos de interlocutores comerciales y visualizar detalles.
Release 6.5:
Gestión de informes → Informes contables → Cuentas de mayor e interlocutores comerciales
Release 2004:
Informes → Finanzas → Contabilidad financiera → Cuentas de mayor e interlocutores comerciales
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Informes → Finanzas → Contabilidad financiera → Cuentas de mayor e interlocutores comerciales
Se recomienda comprobar la reconciliación de las cuentas de interlocutores comerciales al final de cada mes. Puede utilizar el informe ANTIGÜEDAD CRÉDITOS CLIENTE para reconciliar los saldos de interlocutor comercial pendientes.
Release 6.5: Release 6.5:
Gestión de informes → Créditos de cliente por fecha de vencimiento
Release 2004:
Informes → Finanzas → Contabilidad financiera → Antigüedad → Antigüedad de créditos del cliente
Release 2004:
Informes → Finanzas → Contabilidad financiera → Antigüedad → Antigüedad de deudas del proveedor
Release 2005:
Informes → Finanzas → Contabilidad financiera → Antigüedad → Antigüedad de créditos del cliente
Release 2005:
Informes → Finanzas → Contabilidad financiera → Antigüedad → Antigüedad de deudas del proveedor
Gestión de informes → Deudas de proveedores por fecha de vencimiento
Para imprimir las partidas abiertas de fecha anterior a la fecha de bloqueo, no olvide establecer los siguientes parámetros: • Seleccione Por asientos. • Introduzca la fecha de cierre del período (por ejemplo, 31 de diciembre) como fecha de fin en el intervalo de fechas de contabilización. • Establezca el parámetro Tener en cuanta la fecha de reconciliación en Sí . • Seleccione también Visualizar IC con importe cero. Si no selecciona esta opción, el informe no tiene en cuenta ningún interlocutor comercial compensado en el nuevo período.
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Si se utilizan monedas extranjeras debe seleccionar Moneda local en el informe visualizado para mostrar un total. Si los saldos de los interlocutores comerciales no encajan con el libro mayor, se recomienda crear informes de libro mayor e informes de fecha de vencimiento mensualmente para reconciliar cada mes por separado (si no lo hizo a final de mes). Si el sistema visualiza el siguiente mensaje “El saldo de interlocutor comercial no concuerda con los asientos”, compruebe si ha introducido una fecha de fin en el intervalo de fechas de contabilización en los parámetros del informe. Si sigue recibiendo el mensaje, es posible que interlocutores comerciales determinados tengan diferencias de reconciliación. Suele ocurrir cuando se utilizan monedas extranjeras. Para resolverlo: • Seleccione Banking → Extractos de cuenta y reconciliaciones → Verificar y restablecer reconciliaciones precedentes . Seleccione Visualizar sólo reconciliaciones erróneas . • • Si existen diferencias, seleccione Abrir solo opciones incorrectas para abrir la reconciliación. No seleccione Abrir todo.
•
Tras abrir la reconciliación, modifíquela manualmente y contabilice la diferencia mediante un asiento manual.
Reconciliación de cuentas de activos fijos Si no está utilizando el add-on Activos fijos de SAP Business One, deberá verificar que las cuentas de activos fijos se corresponden con los valores de la contabilidad de activos fijos. Esto se hace externamente a SAP Business One. Con el add-on Activos fijos de SAP Business One, puede decidir si utilizar valores netos o brutos. En función de este valor de configuración, deberá contabilizar la reserva de amortización manualmente para visualizar los valores finales de activos. Si se ha producido alguna reducción (por ejemplo, algún descuento) o se han generado costes adicionales (por ejemplo, de portes) que obliguen a corregir los costes de adquisición y producción (APC), revise las adquisiciones y bajas del año anterior. Deberá realizar esta tarea manualmente. Si se trata de una adquisición, el valor íntegro de los costes de adquisición y producción (CAP) se transferirá en forma de asiento a la cuenta de mayor. Si la factura se paga mediante un descuento por pronto pago, reduzca el valor bruto del descuento del valor de los CAP del activo. Para hacerlo, cree un abono en Activos fijos con el valor del descuento o complemento para reducir los CAP de este activo. Para agregar cargos Noviembre de 2005
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Release 6.5 / 2004 / 2005 adicionales, por ejemplo cargos de portes, a los costes de adquisición, cree manualmente una adquisición relacionada con el activo fijo original. Para la reconciliación de las cuentas de activos, puede utilizar el Cuadro de activos fijos del add-on Activos fijos de SAP Business One. Mediante este informe, puede evaluar los datos de activos por cuentas de balance o por clase de activo. Si utiliza el método de valor neto, puede consultar el valor neto contable (VNC) al final del ejercicio en la columna del informe VNC fin ejercicio . Si por el contrario, utiliza valores brutos, el informe mostrará los CAP y la amortización acumulada por separado. El informe CUADRO DE ACTIVOS FIJOS muestra las cifras calculadas para el intervalo de fechas del ejercicio fiscal seleccionado. Si existen discrepancias entre el informe y los valores mostrados como contabilizados en el balance de sumas y saldos, deberá completar las depreciaciones creadas en el ejercicio actual en Activos fijos y asegurarse de que se han contabilizado todas las amortizaciones.
Finanzas → Activos fijos → Cuadro de activos fijos
Reconciliación de cuentas bancarias y monetarias La función Tratar extracto de cuenta externo le permite reconciliar permanentemente las cuentas bancarias con los extractos de cuenta del banco.
Banking → Extractos cuenta y reconciliaciones → Tratar extracto cuenta externo
Si no utiliza esta función, deberá comprobar manualmente que los extractos de cuenta se corresponden con los saldos de las cuentas bancarias. En este caso, puede utilizar el informe LIBRO MAYOR, que visualiza todas las contabilizaciones en una (o más) cuenta(s) de un intervalo temporal especificado.
Release 6.5: Gestión de informes → Informes contables → Libro mayor Release 2004: Informes → Finanzas → Contabilidad financiera → Libro mayor Release 2005: Informes → Finanzas → Contabilidad financiera → Libro mayor En este caso el sistema visualiza las contabilizaciones del Debe y el Haber en columnas separadas. Este informe también sirve para la reconciliación de cuentas de gastos menores. Si utiliza cuentas de compensación para contabilizaciones bancarias, antes debe transferir todas las contabilizaciones de importes reconciliados a la cuenta bancaria apropiada. Noviembre de 2005
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Release 6.5 / 2004 / 2005 Este es el caso por ejemplo cuando se utiliza la función Caja y Banco del add-on Payment Engine de SAP Business One. En el release 2005 puede asignar cuentas de compensación a cada cuenta del banco propio. A final de año deberán compensarse las cuentas. En el release 2005, puede eliminar pequeñas diferencias con la función pago en exceso/defecto.
Reconciliación de cuentas de dotación y de compensación de gastos Si utiliza la gestión de stocks continua, el sistema contabiliza los documentos de compras en una o más cuentas de dotación. Si se completa una operación de compras, la cuenta de dotación correspondiente debe tener un saldo de cero. Además, si utiliza gastos adicionales y los marca como relevantes para el stock (release 2004 y posteriores), se aplicará el mismo procedimiento a los gastos adicionales. La cuenta utilizada para el importe de gastos adicionales es la Cuenta de compensación de gastos . Una vez completada la operación de compras, el saldo de esta cuenta también debe ser cero. Los saldos de las cuentas de dotación y de las cuentas de compensación de gastos deben reconciliarse a final de año. Los saldos restantes deben corresponder a los totales de los pedidos de entrada de mercancías pendientes y a las devoluciones pendientes. En SAP Business One, las reconciliaciones de este tipo de cuentas se hacen con la función Reconciliación del módulo Banking . Generalmente, es recomendable llevar a cabo la reconciliación con regularidad, por ejemplo al final de cada mes, de lo contrario podrían quedar numerosas transacciones pendientes de reconciliación a final de año. Para simplificar el proceso, ejecute reconciliaciones automáticas. Cuando se haya finalizado la reconciliación de estas cuentas, el saldo restante debe corresponder a las partidas abiertas de los pedidos de entrada de mercancías y devoluciones pendientes.
Banking → Extractos cuenta y reconciliaciones → Reconciliación → Interna
Este tipo de reconciliación solo resulta de utilidad si se han utilizado precios significativos en las entradas de mercancías (por ejemplo, si no se conocen los precios en el momento de realizarse el pedido y se introducen precios ficticios, hasta que puedan ser sustituidos por precios reales en la facturación). Compruebe manualmente que se pueden reproducir los gráficos mediante los modelos de impresión y documentos de contabilización correspondientes. Las siguientes acciones de usuario pueden originar diferencias en la Cuenta de dotación o en la Cuenta de compensación de gastos , tales diferencias deben corregirse manualmente. 1. Actualización manual de la definición de un artículo. La definición de un artículo se cambia de Artículo de almacén a Artículo no incluido en el almacén o viceversa, en los Datos maestros de artículo , habiendo entradas de mercancías o devoluciones pendientes correspondientes a este artículo en el momento del cambio. 2. Contabilizaciones manuales Se han realizado contabilizaciones manuales, con asientos en el libro mayor, mediante la cuenta de dotación o de compensación de gastos . Identifique estas contabilizaciones desglosándolas hasta el saldo del plan de cuentas (asegúrese Noviembre de 2005
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Release 6.5 / 2004 / 2005 de que introduce la fecha de inicio correcta) y visualice todos los documentos. Después haga doble clic en la columna Fuente de datos y busque los asientos. En las facturas de acreedores de Artículos no incluidos en el almacén, las cuentas de dotación o de compensación de gastos se seleccionan en el campo Cuenta de mayor de la fila del artículo. 3. Actualización manual de la determinación de cuentas. Las cuentas de dotación o de compensación de gastos se modificaron manualmente en la definición del almacén. 4. Redefinición de gastos adicionales como Relevantes para el stock . La definición de gastos adicionales se ha cambiado de Relevante para el stock a No relevante para el stock (o al contrario) habiendo transacciones pendientes, utilizando esta definición de gasto. Estas diferencias causadas por acciones del usuario solo se pueden corregir mediante asientos manuales.
Reconciliación de cuenta de existencias Cuando se utilizan los métodos del cálculo del coste Promedio, Estándar o FIFO, el saldo de la cuenta de existencias de mayor debe coincidir con los valores de stocks. En anteriores documentos de cierre del ejercicio, sólo se podía utilizar VALORACIÓN DE STOCKS DE ALMACÉN / INFORME DE VALORACIÓN DE STOCKS para reconciliar las cuentas de existencias. El informe AUDITORÍA DE INVENTARIO se desarrolló para el release 2005. Este informe muestra los detalles de cada cuenta de existencias. Dado que el informe de VALORACIÓN DE STOCKS sólo muestra los valores por artículo para métodos de valoración distintos del definido, ya no se puede utilizar para determinar los saldos de las cuentas de existencias. Para que los usuarios con el release 2004 pudieran ejecutar un informe de valoración de stocks con la mayor precisión posible, se añadieron cinco nuevas consultas de sistema en el patch 23. Dichas consultas muestran las contabilizaciones de stocks que condujeron a los saldos de las cuentas de existencias. Por lo tanto, para determinar la cantidad real de stock en almacén, deberían usarse los informes siguientes: Release 6.5: VALORACIÓN DE STOCKS DE ALMACÉN • Release 2004 antes del patch 23: Informe de AUDITORÍA DE INVENTARIO • Release 2004 con el patch 23: Informe de AUDITORÍA DE INVENTARIO mediante • diversas consultas de sistema – XX • Release 2005: Informe de AUDITORÍA DE INVENTARIO
Valoración de stocks en almacén / Informe de valoración de stocks Al utilizar la VALORACIÓN DE STOCKS EN ALMACEN o el informe de VALORACIÓN DE STOCKS, se debe tener en cuenta que es posible asignar distintas cuentas de existencias a distintos almacenes, grupos de artículos o artículos. A partir del release 2004, distintos artículos pueden tener diferentes métodos de valoración de stocks. Por lo tanto, es necesario introducir los parámetros de report adecuados para seleccionar los artículos. Además se debe seleccionar el método de valoración correcto. En el campo A fecha , indique el último día del período (por ejemplo, 31 de diciembre).
Release 6.5: Informes → Informes de almacén → Valoración de stocks en almacén Release 2004: Informes → Inventario → Informe de valoración de stocks.
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Asegúrese de introducir la fecha final del ejercicio en el campo A fecha . Si se permite un stock negativo, no se puede utilizar el informe de valoración de stocks para reconciliar la cuenta de existencias. Si se observan diferencias entre el informe Valoración de stocks y las cantidades de stock en la cuenta de mayor, es recomendable ejecutar el informe por lista de precios , utilizando la lista de precios para la que se ha seleccionado los costes de artículo de final de ejercicio grabados. Si se modifica manualmente el método de valoración de stocks de un artículo durante el ejercicio o se ajustan los costes del artículo (por ejemplo, actualizando el precio estándar), se producirán diferencias en el informe de valoración de stocks que deberán rectificarse de forma manual. A partir del release 2004, se pueden utilizar métodos de valoración de stocks diferentes para artículos distintos. En tal caso, para realizar la valoración por costes de artículo, es necesario evaluar el stock separadamente para cada método. Si todos los artículos de un mismo grupo comparten el mismo método de valoración, esto se puede realizar por grupo de artículos. También se pueden asignar las propiedades de artículo de acuerdo con el método de valoración y, a continuación, seleccionar los artículos para el informe de VALORACIÓN DE STOCKS por propiedades de artículo. Se puede utilizar el Workbench de transferencia de datos (DTW) para actualizar las propiedades de artículo. En caso de hacerlo, asegúrese de utilizar el último patch de DTW.
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Informe de auditoría de inventario mediante consultas de sistema Utilice las consultas en la secuencia siguiente: 1. INFORME DE AUDITORÍA DE INVENTARIO CUENTAS DE EXISTENCIAS
Obtener todas las cuentas de existencias utilizadas.
2. INFORME DE AUDITORÍA DE INVENTARIO TOTALIZADO POR CUENTAS
Muestra el saldo por cuenta de existencias, que debería estar contabilizada.
Compare los resultados con los saldos de las cuentas de existencias. En caso de que se observen diferencias: 3. INFORME DE AUDITORÍA DE INVENTARIO – ASIENTOS MANUALES
Obtener todas las contabilizaciones manuales realizadas en las cuentas de existencias.
Una vez comprobados todos los detalles, utilice la consulta siguiente para la gestión de los informes: 4. INFORME DE AUDITORÍA DE INVENTARIO TOTALIZADO POR ARTÍCULO Y CUENTA
Muestra los detalles por cuenta de existencias (artículo, cantidad, valor)
En caso de necesitarse más información: 5. INFORME DE AUDITORÍA Es una parte detallada de la tabla OINM con todas DE INVENTARIO - SIN las columnas relevantes TOTALIZAR Además de las contabilizaciones manuales en las cuentas de existencias, pueden surgir diferencias por otros motivos: • Se efectuaron transacciones de material antes de la versión 6.2. La cuenta de existencias no está definida correctamente en Determinación de • cuentas. • La determinación de cuentas se modificó durante el período del informe. • Las transacciones de material se iniciaron con una cantidad negativa. Al utilizar el nuevo INFORME DE AUDITORÍA DE INVENTARIO - CUENTAS DE EXISTENCIAS mediante Consultas de sistema, se obtiene una lista con todas las cuentas de existencias usadas en el sistema:
Al utilizar el nuevo INFORME DE AUDITORÍA DE INVENTARIO - TOTALIZADO POR CUENTA mediante Consultas de sistema, es necesario seleccionar las cuentas pertinentes y asegurarse de introducir las fechas correctamente: Noviembre de 2005
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Release 6.5 / 2004 / 2005 %0 Fecha de contabilización Fecha inicial del período del informe; suele ser la fecha inicial de la base de datos %1 Fecha de contabilización Fecha del cierre del ejercicio %2 Código de formato Primera cuenta de existencias %3 Código de formato Última cuenta de existencias
Con ello, se obtendrá una lista de todas las cuentas y los valores contabilizados:
Al utilizar el nuevo INFORME DE AUDITORÍA DE INVENTARIO - TOTALIZADO POR ARTÍCULO Y CUENTA mediante Consultas de sistema, es necesario seleccionar el rango completo de artículos y asegurarse de introducir las fechas correctamente: %0 Fecha de contabilización Fecha inicial del período del informe; suele ser la fecha inicial de la base de datos %1 Fecha de contabilización Fecha del Cierre del ejercicio %2 Nº artículo Primer artículo del rango valorado %3 Nº artículo Último artículo del rango valorado
Con ello, el sistema mostrará una lista de todos los artículos, sus valores de stock y la cuenta de existencias relacionada:
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La reconciliación de las cuentas de existencias también puede provocar diferencias en dichas cuentas. Estas diferencias en la cuenta de existencias se deben corregir utilizando asientos manuales. Si el precio medio variable relacionado también se debe corregir, será necesario hacerlo mediante la función Revaloración de material , disponible a partir del release 2004.
Release 2004: Inventario → Transacciones de stocks → Revaloración de material Release 2005: Inventario → Transacciones de stocks → Revaloración de material
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Periodificación anticipada y valoración Periodificación anticipada Algunos ejemplos habituales de periodificaciones anticipadas son: Ingresos • Pagos de contratos de alquiler • Ingresos por intereses y pagos de intereses • Normalmente, estos ingresos y pagos ya están distribuidos en diversos períodos mediante contabilizaciones periódicas. De no ser así, todos los ingresos y pagos que no sean relevantes para el período correspondiente, deben analizarse en asientos de corrección manuales. Para identificarlos más fácilmente, se pueden asignar códigos de transacción específicos a estos asientos manuales, y marcar el asiento para que se anule automáticamente el primer día del nuevo período. Si se utilizan facturas anticipadas en SAP Business One, puede que se hayan contabilizado ingresos para mercancías aún no entregadas. Según los requisitos locales, puede que dichos ingresos se deban corregir manualmente.
Activos fijos en curso Los activos fijos en curso se deben gestionar fuera de SAP Business One. Para que la periodificación anticipada temporal sea correcta, es necesario realizar una contabilización manual.
Amortización en activos fijos de SAP Business One Se recomienda procesar la ejecución de amortización mensualmente. Al cerrar el ejercicio, es necesario comprobar que se ha procesado una ejecución de amortización para cada mes. El log de cada ejecución de amortización puede consultarse en la ventana Ejecución de amortización . Haga doble clic sobre una de las ejecuciones de amortización para ver los detalles.
Finanzas → Activos fijos → Ejecución de amortización
La ejecución de amortización integrada en el add-on Activos fijos de SAP Business One no incluye actualmente centros de beneficio. Por lo tanto, una vez finalizada la amortización, los centros de beneficio se deben añadir manualmente en los asientos. Si la amortización se realiza mediante el método de valor bruto, aunque éste tenga un saldo Haber, la cuenta de balance para la amortización acumulada se debe incluir en el lado de los activos del saldo. Con este método, el saldo total de ambas cuentas –las cuentas de activos y las cuentas de amortización acumulada– representa el valor real del activo.
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Valoración de monedas extranjeras La valoración de las diferencias de cambio realizadas se produce automáticamente para los pagos y los cobros. Sin embargo, en la fecha de cierre, suele ser necesario valorar los siguientes artículos según un tipo de cambio unitario anual: Créditos abiertos • • Débitos abiertos • Saldos bancarios para cuentas bancarias que se mantienen en moneda extranjera Saldos de cualquier otra cuenta de mayor en moneda extranjera • Se puede utilizar la función Diferencias de cambio para valorar estos stocks.
Libro mayor → Diferencias de cambio .
En algunos países, las monedas extranjeras se valoran de acuerdo con el principio de imparidad. Para solicitar que sólo se valoren pérdidas o beneficios con respecto al tipo de cambio actual, seleccione Sólo ganancias o Sólo pérdidas en esta función de SAP Business One. Seleccione la opción necesaria según la operación comercial.
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Como se menciona en la sección 3, Restricciones temporales , los releases anteriores al 2004 A PL06 no permiten marcar la casilla de selección Tener en cuenta la fecha de reconciliación . Incluso si se selecciona Sólo ganancias o Sólo pérdidas , la función Diferencias de cambio no tiene en cuenta el principio de imparidad cuando selecciona las cuentas de mayor. En este caso, el usuario debe verificar los resultados en el informe y corregirlos manualmente para la contabilización. Al seleccionar interlocutores comerciales, se tiene en cuenta el principio de imparidad. Sin embargo, éste sólo se aplica al saldo total de un único interlocutor comercial y no a cada partida abierta por separado. Por lo tanto, se recomienda verificar el informe de propuesta manualmente de acuerdo con los requisitos de la legislación local. Para excluir una partida abierta de la selección, basta con desmarcarla (cancelar la casilla de verificación que la precede).
Actualmente, la fecha de ejecución sólo se utiliza para determinar el tipo de cambio de la tabla de tipos de cambio con dicha fecha. El sistema no selecciona las partidas abiertas Noviembre de 2005
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Release 6.5 / 2004 / 2005 datadas de forma retroactiva hasta esta fecha, y selecciona las partidas abiertas a partir de la fecha del sistema. Por lo tanto, se recomienda realizar la valoración de monedas poco después de haber introducido todas las transacciones del ejercicio anterior o efectuar una comparación manual con los resultados del informe ANTIGÜEDAD. Para consultar la información más reciente de producto y patch sobre esta función, véase la nota SAP 800921. Los tipos de cambio utilizados son los grabados en la tabla de tipos de cambio en la fecha de ejecución. El tipo de cambio actual válido para la valoración debe haberse introducido en la tabla de tipos de cambio antes de ejecutar la operación. Al realizar la valoración para interlocutores comerciales, se debe desactivar la selección de las cuentas de mayor. En el caso de las cuentas de mayor, la transacción muestra, por defecto, todas las cuentas que han recibido monedas extranjeras. Sin embargo, el usuario puede optar por seleccionar únicamente las cuentas relevantes para la valoración. Se recomienda crear una contabilización de anulación automática el primer día del período siguiente.
En caso de necesitarse una revaloración para la moneda del sistema, debería efectuarse por separado. Con tal fin, SAP Business One ofrece la función Diferencias de conversión .
Libro mayor ? Diferencias de conversión
Valoración de material En la mayoría de países, la normativa que rige sobre el cierre de ejercicio dictamina cómo se deben evaluar los stocks de almacén. Si no se utiliza el sistema de stocks continua, se puede usar el INFORME DE VALORACIÓN DE STOCKS DE ALMACÉN / INFORME VALORACIÓN DE STOCKS para admitir las siguientes clases de valoración: • Media variable Precio estándar • LIFO • FIFO • Noviembre de 2005
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Release 6.5: Informes → Informes de almacén → Valoración de stock de almacén Release 2004: Informes → Inventario → Informe de valoración de stocks Release 2005: Informes → Inventario → Informe de valoración de stocks En algunos países, la valoración de material suele basarse en el principio del valor mínimo. Para realizar una valoración de material de acuerdo con este principio en SAP Business One, siga los pasos siguientes: 1. Cree, manualmente, una lista con los precios de valor mínimo en Microsoft Excel. Cargue estos precios como una lista de precios en SAP Business One. 2. Efectúe la valoración del stock de almacén según esta lista de precios. 3. Compare los valores determinados en el informe con los valores de stock determinados en el sistema, y contabilice manualmente la diferencia entre ellos. Estas contabilizaciones de corrección acumuladas podrían introducirse en cuentas de compensación acumuladas específicas (en cuentas de balance y PyG) el último día del período. Se recomienda, de nuevo, identificar estos valores (definiendo un código de transacción) y anularlos el primer día del período siguiente. Dependiendo de la legislación local, si no se evalúa de acuerdo con los precios mínimos, se puede utilizar el mismo procedimiento con cualquier otra lista de precios. Debe asegurarse manualmente de que los caracteres son reproducibles utilizando las impresiones pertinentes. También debe documentar el método empleado para determinar el precio de valoración de manera que se pueda reproducir (fuera de Business One). Antes de efectuar la valoración de material, es indispensable concluir el recuento de stocks y las cuentas de existencias, y corregir todas las diferencias.
Valoración de terminación de órdenes de trabajo y proyectos Como ya se ha descrito en el caso del recuento de stocks, las órdenes de fabricación se tratan de forma distinta en los releases 6.5 y 2004 de SAP Business One. Según el escenario, el trabajo en curso debe ser reconocido por un asiento manual o ya está contabilizado automáticamente por el sistema. Escenario 1: órdenes de trabajo abiertas (release 6.5) u órdenes de fabricación abiertas con método de toma retroactiva de componentes (release 2004) En este caso, introduzca el objeto WIP de forma manual. 1. Determine los componentes de todas las órdenes de producción/fabricación pendientes, clasificadas por artículo, almacén original, método de toma retroactiva, y evaluadas según los costes de artículo correctos para cada artículo. 2. Efectúe un asiento de corrección manual para el total de todos los artículos WIP para cada cuenta de existencias, y transfiera este valor del stock a la cuenta WIP. 3. Anule este asiento de corrección al principio del nuevo ejercicio. Escenario 2: órdenes de fabricación abiertas con método de emisión de componentes manual (release 2004) En este caso, cada valor de componente ya se ha contabilizado en la cuenta WIP.
Barra de menús: Herramientas → Consultas → Consultas de sistema → Informe de orden de fabricación
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El WIP en SAP Business One sólo está vinculado a los costes de material directos (valor de los componentes). No incluye ningún recargo ni ningún otro coste de fabricación o de trabajo. Si está activado, los recargos y los costes de fabricación se deben introducir manualmente. En el release 2004, se puede utilizar el informe ORDEN DE FABRICACIÓN como base para valorar las cantidades planificadas, concluidas, rechazadas y abiertas de las órdenes de fabricación emitidas (pero no cerradas).
Barra de menús: Herramientas → Consultas → Consultas de sistema → Informe de orden de fabricación
En el caso de órdenes de fabricación más complejas (con costes de fabricación incluidos, por ejemplo), cabe la posibilidad de que se deba incluir en el concepto la estimación de fabricación y la correspondiente contabilización de modificaciones de stock o stock en curso, especialmente si esto aún no se ha tenido en cuenta en un add-on.
Sobrecargas Se debe efectuar cualquier otra sobrecarga manualmente con un asiento de corrección, por ejemplo, sobrecargas para cuentas de deudor de dudoso cobro.
Provisiones No existen funciones disponibles para borrar o crear provisiones como, por ejemplo, provisiones de pensiones o vacaciones. Por lo tanto, las provisiones se deben calcular y contabilizar manualmente.
Periodificaciones anticipadas Para garantizar que el saldo se represente correctamente, puede que sea necesario efectuar análisis adicionales como, por ejemplo, de cuentas a cobrar o de cuentas de débitos, para poder clasificar los diversos vencimientos. En tal caso, puede que sea necesario transferir contabilizaciones a un área de saldo separada mediante una cuenta de compensación.
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Informes Declaración fiscal Según la localización, se puede usar la declaración fiscal para calcular los datos de la declaración fiscal sobre las ventas. Posteriormente, el usuario debe transferir manualmente los valores resultantes a la declaración fiscal sobre las ventas.
Informes → Finanzas → Contabilidad → Impuesto → Informe fiscal
Los traslados de las diversas cuentas de impuestos se deben contabilizar manualmente en una cuenta de cargo de impuestos. La cuenta de cargo de impuestos representa un crédito o una deuda para con la Administración de Hacienda. Para poder realizar este asiento manual en el release 2004, se debe desmarcar la opción IVA automático en la ventana Parametrizaciones de formulario .
Al ejecutar el informe fiscal final, seleccione todos los indicadores de impuestos y verifique que el Informe de errores no contiene datos. Si se utilizan solicitudes de anticipo en el release 2004, dependiendo de la existencia de facturas finales pendientes, aún no pagadas, vinculadas a dichas solicitudes, puede que sea necesario realizar una entrada de rectificación de impuestos al final del ejercicio. Actualmente, en SAP Business One 2004, los importes de impuestos y los importes base relativos al importe de la solicitud de anticipo sólo se corrigen en el momento en que se paga la factura final. Por ese motivo, es necesario ajustar estos importes de impuestos e importes base mediante un asiento manual al final del ejercicio, y anularlo al principio del ejercicio siguiente. Para registrar este asiento de corrección, la opción IVA automático debe estar desactivada (como se muestra arriba).
Informe de casilla de declaración fiscal Según la localización, también se puede usar el informe CASILLA DE DECLARACIÓN FISCAL para calcular los datos de la declaración fiscal sobre las ventas. En este caso, se deben definir las casillas de declaración fiscal según los requisitos del formulario de impuestos. Posteriormente, el usuario debe transferir manualmente los valores resultantes a la declaración fiscal sobre las ventas. Los traslados de las diversas cuentas de impuestos se deben contabilizar manualmente en una cuenta de cargo de impuestos. Esta contabilización manual se rige por la misma regla que la descrita Noviembre de 2005
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Release 6.5 / 2004 / 2005 para la declaración fiscal. La cuenta de cargo de impuestos representa un crédito o una deuda para con la Administración de Hacienda.
Informes → Finanzas → Contabilidad → Impuesto → Informe de casilla de declaración fiscal
Informe de reconciliación de IVA En SAP Business One 2004, se puede utilizar el informe RECONCILIACIÓN DE IMPUESTOS para reconciliar los importes de impuestos notificados con las contabilizaciones del libro de mayor.
Informes → Finanzas → Contabilidad → Impuesto → Informe de reconciliación de impuestos
Este informe sólo muestra las transacciones que se han registrado con el release 2004. No muestra transacciones previas de una base de datos con un upgrade.
Declaración recapitulativa Se ofrece un informe para determinar los datos de la DECLARACIÓN RECAPITULATIVA. Una vez ejecutado el informe, el usuario debe transferir manualmente los valores al formulario oficial.
Informes → Finanzas → Contabilidad → Impuesto → Declaración recapitulativa
Al preparar los grupos impositivos, es importante introducir los indicadores Operación triangular y Transporte de mercancías correctamente para los indicadores fiscales pertinentes. Los valores de la Declaración recapitulativa sólo tienen en cuenta los valores de artículo. Todos los gastos de transporte o valores de servicio adicionales se deben añadir manualmente.
Intrastat El add-on Intrastat de SAP Business One permite realizar la declaración Intrastat para las operaciones comerciales internas en Europa. En la documentación del add-on se proporciona información detallada.
Documentación La condición previa para obtener informes precisos y completos es que se asignen correctamente todas las cuentas del plan de cuentas a las jerarquías. Lo mismo sucede con los modelos de informes financieros. Con el release 2005, se pueden mencionar documentos preliminares en el balance, en la cuenta de pérdidas y ganancias, y en el balance de sumas y saldos. Asegúrese de cerrar todos los documentos preliminares antes de ejecutar el cierre del ejercicio.
Balance Se puede crear un modelo de informe financiero para visualizar el balance que permita representar, tal y como se requiere, los datos en los diversos formularios. Al imprimir el balance, se puede elegir entre una visualización de cuenta en forma de T o un formulario de informe vertical. Noviembre de 2005
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Informes → Informes empresariales → Balance
Para imprimir el balance sin asientos para el ajuste de cierre del ejercicio, seleccione la opción Ignorar ajustes. Si desea imprimir el balance al final del ejercicio, una vez ejecutada la operación de cierre del ejercicio, seleccione la opción Añadir saldos finales . De este modo, el balance mostrará el saldo de la cuenta de cierre del período. Para imprimir correctamente el balance del ejercicio anterior con los valores contabilizados en la cuenta de cierre del ejercicio, se debe seleccionar la opción Añadir saldos finales . De este modo, se muestra el resultado del ejercicio que se está cerrando en la cuenta de cierre del período. También se muestra el saldo de los ejercicios anteriores en la cuenta de arrastre de saldo. Esto sucede porque la operación de Cierre del período contabiliza el resultado del período en la cuenta de cierre del período con la fecha de contabilización del último día del ejercicio. Además, esta rutina crea una segunda contabilización por la que este resultado se vuelve a tomar de la cuenta de cierre del período y se contabiliza en la cuenta de arrastre de saldo. Esto se realiza con una fecha de contabilización del primer día del nuevo ejercicio. De este modo, el saldo de la cuenta de cierre del período muestra el resultado del ejercicio que se va a cerrar, mientras que el saldo de la cuenta arrastre de saldo muestra el resultado de los ejercicios anteriores. Para evaluar las desviaciones en el balance, puede realizar lo siguiente: i. Inicie una lista de totales y una lista de saldos (balance de sumas y saldos) como un informe mensual. ii. Determine el mes en que se producen las primeras desviaciones: iii. Inicie el informe LIBRO MAYOR y verifique las diversas transacciones con la opción Ampliado seleccionada o el informe DIARIO DE DOCUMENTOS, que proporciona un resumen más claro al permitir mostrar también totales de crédito y débito. Si se utilizan solicitudes de anticipo en el release 2004, es necesario aplicar el patch 05 o superior.
Cuenta de pérdidas y ganancias Para visualizar la cuenta de pérdidas y ganancias (PyG), también se puede crear un modelo de informe financiero para visualizar los datos en el formato prescrito.
Informes → Informes empresariales → Cuenta de pérdidas y ganancias
Si desea imprimir una cuenta de pérdidas y ganancias al final del ejercicio, una vez ejecutada la operación de balance, asegúrese de que la opción Añadir saldos finales no esté seleccionada. En caso contrario, la cuenta de pérdidas y ganancias será de cero, ya que todas las cuentas de pérdidas y ganancias quedarían cerradas con la rutina de cierre del período con la fecha de contabilización del fin del ejercicio. Si se imprime la cuenta de pérdidas y ganancias al principio del nuevo ejercicio, una vez procesadas las operaciones de cierre del ejercicio, la opción Añadir saldos finales debe estar seleccionada para mostrar los saldos cero en el ejercicio actual.
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Balance de sumas y saldos También se puede crear un modelo de informe financiero para mostrar la lista de totales y la lista de saldos (BALANCE DE SUMAS Y SALDOS) en el formato prescrito.
Informes → Informes empresariales → Balance de sumas y saldos
Para visualizar la columna Saldos iniciales , se debe seleccionar la opción Visualizar saldo inicial para período. Esta opción muestra los saldos iniciales después de que se haya procesado el cierre del ejercicio con fecha del primer día del período del informe. La opción SI desde inicio de ejercicio muestra los saldos iniciales siempre que se hayan registrado mediante la Utilidad de saldos iniciales .
Otros informes Diario El informe DIARIO DE TRANSACCIONES se puede usar con la opción Todas las transacciones .
Informes → Informes contables → Diario de transacciones
Info detallada de cuenta para balance y para cuenta de pérdidas y ganancias Para visualizar esta info detallada, se debe imprimir el saldo o la cuenta de pérdidas y ganancias con el nivel inferior (nivel de cuenta).
Informes → Informes empresariales → Cuenta de pérdidas y ganancias
Lista de extractos de cuenta para deudores y acreedores En el BALANCE DE SUMAS Y SALDOS, se pueden seleccionar los interlocutores comerciales. Los deudores y acreedores individuales se muestran en el Nivel 5. Los interlocutores comerciales también se visualizan por grupo de clientes/grupo de proveedores. Si desea imprimir los deudores y los acreedores por separado, seleccione Ninguno para el grupo de clientes o el grupo de proveedores que no desea imprimir.
Lista de partidas abiertas Los informes de antigüedad se pueden usar con los interlocutores comerciales para generar una lista de partidas abiertas.
Release 6.5: Informes → Créditos de cliente por vencimiento Release 6.5: Informes → Deudas de proveedores por vencimiento Release 2004: Informes → Finanzas → Contabilidad → Antigüedad → Antigüedad de créditos del cliente
Release 2004: Informes → Finanzas → Contabilidad → Antigüedad → Antigüedad de deudas del proveedor
Release 2005: Informes → Finanzas → Contabilidad → Antigüedad → Antigüedad de créditos del cliente
Release 2005: Informes → Finanzas → Contabilidad → Antigüedad → Antigüedad de deudas del proveedor
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Extractos de cuenta El informe LIBRO MAYOR se puede usar para generar extractos de cuenta para cuentas individuales e interlocutores comerciales individuales.
Release 6.5: Release 2004: Release 2005:
Informes → Informes contables → Libro mayor Informes → Finanzas → Contabilidad → Libro mayor Informes → Finanzas → Contabilidad → Libro mayor
Cuadro de activos fijos Si se utiliza el add-on Activos fijos de SAP Business One, se puede imprimir el cuadro de activos fijos para el anexo de la documentación de fin del ejercicio.
Finanzas → Activos fijos → Cuadro de activos fijos
Dado que el cuadro de activos fijos de SAP Business One muestra los valores calculados de acuerdo con la información de amortización, es necesario reconciliar las cuentas de activos fijos antes de ejecutar el informe. De este modo, se garantiza que los valores mostrados en el cuadro de activos fijos se corresponden con los valores contabilizados. Para obtener una presentación detallada de todas las altas, bajas, transferencias y correcciones, se pueden usar los informes contables basados en los asientos. Los asientos que proceden del add-on Activos fijos se pueden identificar por la referencia “/SBOFA/” en Ref1 y la descripción detallada.
Lista de inventario Para presentar una lista detallada de los valores de stocks, se puede ejecutar el informe VALORACIÓN DE STOCKS en la lista de precios con los costes de artículo de final de ejercicio (con el release 2004A, patch 23). Para obtener más información sobre este informe, consulte la descripción de reconciliación de cuentas de existencias que se encuentra arriba.
Release 6.5:
Informes → Informes de almacén → Valoración de stocks en
almacén
Release 2004: Release 2004, patch 23:
Informes → Inventario → Informe de valoración de stocks Herramientas → Consultas → Consultas de sistema → Informe de
auditoría de inventario
Release 2005:
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Informes → Inventario → Informe de auditoría de inventario
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Valoración de acuerdo con otros principios contables Para realizar una valoración de acuerdo con otros principios contables generalmente aceptados, se deben utilizar traslados manuales. Este documento no incluye dicho procedimiento.
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Períodos Numeración de documentos Para reanudar la numeración de documentos en el nuevo ejercicio con los mismos números de documento o un rango distinto de números de documento, se deben definir indicadores de período en SAP Business One antes de crear el período. Defina un indicador de período para cada ejercicio y asigne los indicadores de período correspondientes al crear los rangos de número de documento. A continuación, asigne el indicador de período a los períodos recién creados del ejercicio siguiente.
Administración → Definiciones → Finanzas → Definir indicador de período
Si hay documentos con el mismo número de documento en dos períodos distintos, no se pueden seleccionar indicadores de período diferentes en los criterios de selección para la numeración de documentos en los diversos informes estándar.
Creación de nuevos períodos Los períodos del nuevo ejercicio se deben crear al final del ejercicio, cuanto más tarde posible, y antes de arrastrar los saldos. Para evitar contabilizaciones accidentales en el nuevo ejercicio, se recomienda no crear los nuevos períodos contables con demasiada antelación. En caso contrario, estos períodos estarán activos por defecto, de acuerdo con la fecha del sistema.
Período 13 En SAP Business One, se pueden separar contabilizaciones que están relacionadas con el cierre del ejercicio de todo el ejercicio. Dichas contabilizaciones no deberían aparecer en el resultado de las operaciones del período 12. SAP Business One no tiene un período de ajuste separado para esto. Para separar estas contabilizaciones, es necesario marcarlas como una contabilización de corrección.
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Las contabilizaciones de corrección se pueden excluir de informes financieros como balances, balances de sumas y saldos, cuentas de pérdidas y ganancias, el libro mayor y el diario de documentos.
Cambio de ejercicio en Activos fijos Una vez creados los nuevos períodos en SAP Business One, éstos se pueden trasladar automáticamente a Activos fijos. Para hacerlo, acceda a la definición de los ejercicios en Activos fijos y seleccione Actualizar .
Administración → Definiciones → Activos fijos → Ejercicios Al final del ejercicio, una vez reconciliados los Activos fijos , se debe efectuar un cambio de ejercicio.
En ese momento, todos los activos fijos se arrastran al nuevo ejercicio. Al efectuar el cambio de ejercicio, seleccione la opción Cerrar ejercicio para cerrar el ejercicio anterior. Tras el cambio de ejercicio, sólo se podrán añadir transacciones a Activos fijos en el nuevo ejercicio. Este cambio de ejercicio sólo es efectivo para Activos fijos ; no afecta en modo alguno al resto de módulos de SAP Business One.
Finanzas → Activos fijos → Cambiar ejercicio
Cierre del período Para arrastrar los saldos de las cuentas de beneficios a la cuenta correspondiente en el balance (o a varios balances), se puede utilizar la función CIERRE DEL PERÍODO. El resultado se puede almacenar primeramente como un informe y contabilizarse más adelante. Para realizar contabilizaciones después de haber registrado los saldos arrastrados, se debe reiniciar la rutina de cierre del período para incluir estas contabilizaciones posteriores.
Administración → Utilidades → Cierre del período
Cuando el saldo se arrastra, los saldos de las cuentas de beneficios se contabilizan en una cuenta de compensación en el día del arrastre (el último día del período). Por lo tanto, los saldos se reducen a cero. El primer día del período siguiente, la cuenta de compensación se contabiliza en el saldo correspondiente arrastrado a la cuenta del balance. Antes de arrastrar los saldos, verifique las cuentas en el apéndice de beneficio y, de ser necesario, no los arrastre (por ejemplo, si son cuentas estadísticas).
Cierre del período La parametrización del período actual sólo se aplica a un puesto de trabajo. Por lo tanto, se puede usar la autorización para la definición del período y controlar los usuarios que pueden definir un período como actual. Noviembre de 2005
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Administración → Inicialización del sistema → Parametrizaciones generales → Períodos contables.
Los períodos anteriores se pueden proteger contra contabilizaciones accidentales: • Activo = No → No se pueden contabilizar más documentos de ventas. Bloqueado = Sí → No se pueden realizar más registros en el diario. • Tras el cierre de la contabilización de los libros auxiliares, debe asegurarse de que ninguna persona de la organización efectúe más contabilizaciones en el ejercicio anterior. Para hacerlo, todos los usuarios deben fijar el primer período del nuevo ejercicio como “actual” . El último período del ejercicio anterior se puede fijar como “bloqueado” y abrirse únicamente, de forma muy controlada, para contabilizaciones de fin de ejercicio.
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Lista de verificación Númer o
1
Tarea
Concluida
Todos los pedidos y los pedidos de compra deben registrarse en el sistema para el período anterior.
Efectuar tareas de preparación • • • • •
3
Fecha
Fecha límite de entrada para pedidos y pedidos de compra: •
2
Responsable
Numeración de documentos Integridad de las transacciones Stock negativo Ejecuciones de pago Cuentas estadísticas y de compensación
Cierre de la contabilización para acreedores y deudores • • • •
Facturas Abonos Entregas Devoluciones
4
Efectuar recuento de inventario
5
Cierre de contabilización para todos los libros auxiliares
6
Cerrar período:
Activo = No 7
Crear nuevos períodos para el nuevo ejercicio
Fijar nuevos períodos como actuales. 8
Efectuar reconciliación • • • •
•
9
Interlocutores comerciales Activos fijos Cuentas bancarias y monetarias Cuentas de dotación y de compensación de gastos Cuenta de existencias
Determinar periodificaciones anticipadas y valoración • • • • • • •
Periodificaciones anticipadas Activos fijos en curso Amortización Valoración de monedas extranjeras Valoración de material Trabajo en curso Sobrecargas
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Release 6.5 / 2004 / 2005 Númer o
Tarea
Responsable
10
Provisiones y traslados
11
Cierre de contabilización para libro mayor
12
Cierre del período • • • •
Fecha
Concluida
Numeración de documentos Períodos nuevos Cambio de ejercicio en Activos fijos Cierre del período
13
Cierre final del período anterior: Bloqueado = Sí
14
Informes
Crear e imprimir informes
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