TUGAS KULIAH CONTOH PROPOSAL MANAJEMEN PROYEK PENGADAAN JARINGAN KOMPUTER di UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH TANGERANG (UMT) JL. Perintis Kemerdekaan I/33 Cikokol Tangerang
Disusun oleh : Awaldi Kurniawan Ega Ramadhana Fendy Pratama
: 11-55-201-149 : 11-55-201-057 : 11-55-201-037
FAKULTAS TEKNIK INFORMATIKA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH TANGERANG TANGERANG
2014 DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN ................................................................................................................... 2 2. PENDEKATAN DALAM MANAJEMEN PROYEK ............................................................ 3 3. CAKUPAN PROYEK ............................................................................................................. 3 4. DAFTAR MILESTONE .......................................................................................................... 5 5. BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE ................................... 6 6. RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN ........................................................................... 6 7. RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI ......................................................................... 7 8. RENCANA MANAJEMEN BIAYA ...................................................................................... 8 9. RENCANA MANAJEMEN PEMBELIAN ............................................................................ 8 10. RENCANA MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK ............................................................... 8 11. RENCANA MANAJEMEN JADWAL ................................................................................... 8 12. RENCANA MANAJEMEN MUTU ..................................................................................... 10 13. RENCANA MANAJEMEN RESIKO ................................................................................... 10 14. DAFTAR RESIKO ................................................................................................................ 11 15. RENCANA MANAJEMEN SDM ........................................................................................ 11 16. KALENDER SUMBER DAYA ............................................................................................ 13 17. BASELINE BIAYA ............................................................................................................... 13 18. BASELINE MUTU ............................................................................................................... 14 19. PERSETUJUAN PEJABAT PEMBERI PEKERJAAN (PEMBUAT KOMITMEN) .......... 15 LAMPIRAN 1: BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE .............16 LAMPIRAN 2: RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN .....................................................20 LAMPIRAN 3: RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI ...................................................22 LAMPIRAN 4: RENCANA MANAJEMEN MUTU .................................................................24 LAMPIRAN 5: DAFTAR RESIKO ............................................................................................25
1. PENDAHULUAN Project Charter Nama Proyek Tanggal Mulai Proyek
: Pengadaan Jaringan Komputer : 07 April 2014
Tanggal Selesai Proyek : 08 Agustus 2014 Manager Proyek : Awaldi Kurniawan, Ega Ramadhana, Fendy Pratama
Tujuan Proyek Tujuan proyek ini adalah membangun sebuah jaringan komputer yang dapat memberikan kemudahan teknologi dan informasi yang berkaitan dengan kebutuhan para petinggi kampus maupun mahasiswa/i meliputi pendaftaran mahasiswa/i baru, pengisian KRS, pembayaran, dan lain sebagainya. Dengan demikian dapat memberikan kemudahan dan keuntungan bagi pihak kampus dan juga mahasiswa/i. Proyek ini dimulai dengan menganalisis proses sistem yang ada, membuat perancangan arsitektur jaringan komputer yang akan digunakan, perancangan sistem, pengujian jaringan, sampai implementasi dan pemasangan komputer server maupun client. Proyek ini akan dikerjakan selama 5 bulan dengan estimasi total biaya yang diperlukan sebesar Rp. 720.291.500.
Faktor Penentu Keberhasilan Berikut ini adalah beberapa faktor penentu keberhasilan proyek, yaitu: • Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen. • Komitmen dan dukungan dari tim proyek. • Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-masing. • Kerjasama yang baik dari semua pihak yang sesuai dengan kompetensi masing-masing. • Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi). • Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek. • Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap. Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai.
Manfaat yang Diharapkan Ada beberapa manfaat yang diharapkan dari pembangunan jaringan komputer ini, diantaranya adalah : Dari sisi kampus :
Menyediakan akses informasi yang lebih luas dan cepat kepada mahasiswa/i.
Meningkatan kualitas pendidikan di Universitas Muhammadiyah Tangerang.
Dari sisi mahasiswa/i :
Meningkatkan efektifitas belajar dari sirkulasi pengetahuan teknologi dan informasi.
Menunjang fasilitas pendidikan bagi para mahasiswa/i Universitas Muhammadiyah Tangerang.
2. PENDEKATAN DALAM MANAJEMEN PROYEK Pendekatan Proyek Tujuan Proyek Tujuan proyek ini adalah membangun jaringan komputer untuk dapat meningkatkan kecepatan dalam menyediakan layanan informasi mengenai data mahasiswa/i maupun dosen, data nilai, dan data pembayaran .
Tahapan Pendekatan Proyek 1) Analisis kebutuhan penggunaan komputer, hardware dan software yang akan diimplementasikan. 2) Perancangan arsitektur jaringan komputer. 3) Pengembangan sistem. 4) Ujicoba konektifitas jaringan komputer. 5) Mengembangkan estimasi biaya proyek untuk implementasi.
3. CAKUPAN PROYEK Proyek pengadaan jaringan komputer adalah proyek untuk membangun sebuah sistem jaringan komputer pada lingkungan kampus Universitas Muhammadiyah Tangerang. Sistem yang akan diimplementasikan pada proyek ini berupa sistem jaringan LAN (Local Area Network). Modul sistem jaringan yang dibuat meliputi : komputer server, komputer client dan juga workstation, dan kebutuhan proyek lainnya. Spesifikasi Kebutuhan Fungsional Dari hasil analisis kebutuhan Kampus dan penggunaan komputer, dibutuhkan suatu sistem jaringan LAN (Local Area Network). Berikut ini adalah daftar kebutuhan fungsional sistem yang dibutuhkan kampus dan juga penggunanya (komputer server, komputer client). Nama Fungsi
Deskripsi
Komputer Server
Untuk mengelola semua kegiatan yang dilakukan oleh admin, dimana data yang dimasukan maupun dikeluarkan akan disimpan dan dikelola di komputer server.
Komputer Client
Untuk digunakan oleh pengguna sebagai sarana penyampaian informasi, dan belajar mengajar yang
dilakukan mahasiswa/i.
Spesifikasi Kebutuhan Non-Fungsional Berikut ini adalah daftar kebutuhan non-fungsional sistem jaringan komputer : No Kebutuhan Non-Fungsional 1
Semua aplikasi yang diperlukan dalam kegiatan belajar harus sudah disediakan disetiap komputer.
2
Komputer yang digunakan harus dengan kualitas dan speck terbaik.
3
Konektifitas jaringan seharusnya cepat diakses.
4
Komputer yang digunakan seharusnya aman digunakan oleh pengguna.
Ruang Lingkup Deskripsi Ruang Lingkup Proyek Ruang lingkup proyek adalah sebagai berikut :
Perangkat yang akan digunakan dalam proyek ini berupa Hardware, Software, dan perangkat pendukung lainnya yang ada di kampus Universitas Muhammadiyah Tangerang.
Modul yang dikembangkan meliputi : konektifitas jaringan, arsitektur jaringan, dan laporanlaporan yang diperlukan apabila ada penembahan maupun keluhan dari modul yang kami kembangkan.
Model jaringan yang digunakan menggunakan jaringan LAN, sehingga semua koneksi yang ada hanya dapat digunakan didalam lingkungan kampus Universitas Muhammadiyah Tangerang.
Penyampaian Proyek Output-output yang nantinya ada dalam proyek ini berupa laporan-laporan mengenai kerusakan sistem, penurunan peforma jaringan, dan lain sebagainya.
Kriteria Penerimaan Proyek Team pengembang akan melakukan pengujian jaringan pada tahap akhir, setelah proses installasi aplikasi-aplikasi dikomputer server maupun client selesai dikerjakan. Selain pengujian dari pihak pengembang, pengujian tahap akhir ini juga akan dilakukan oleh klien dalam hal ini adalah pihak kampus Universitas Muhammadiyah Tangerang, dan apabila semuanya dirasa cukup dan bisa berjalan lancar maka baru akan diserahkan ke pihak kampus Universitas Muhammadiyah Tangerang.
Batasan 1. Sistem jaringan yang dibangun menggunakan sistem jaringan LAN. 2. Akses internet hanya disediakan disekitar lingkungan kampus atau perusahaan,
3. Membataskan akses pemakain bandwith yang berlebihan yang dapat merugikan pihak kampus, 4. Dan juga untuk mengurangi resiko akses internet dengan pembatasan transfer data.
4. DAFTAR MILESTONE Berikut daftar milestone proyek pengadaan jaringan komputer di kampus Universitas Muhammadiyah Tangerang : Milestone
Tanggal
Mulai proyek
07/04/2014
Project charter ditandatangani
09/04/2014
Proposal disetujui
09/04/2014
Perekrutan tim proyek
10/04/2014
Hasil analisa sistem disetujui
17/04/2014
Penerapan installasi jaringan komputer
30/04/2014
Penerapan installasi OS pada komputer server
16/06/2014
dan client Konfigurasi HUB, APN, Switch dan
25/06/2014
konfigurasi network pada computer server, computer client, printer Penerapan Hak Akses
04/07/2014
Penerapan koreksi akhir
08/07/2014
Persetujuan koreksi akhir
16/07/2014
Testing jaringan
17/07/2014
Testing operator
04/08/2014
Proyek selesai
08/08/2014
Proyek selesai
08/08/2014
5. BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE Untuk mengerjakan Proyek Pengadaan Jaringan Komputer ini diperlukan waktu 82 hari kerja. Total waktu yang disediakan untuk melakukan pembangunan proyek ini, dari mulai pembukaan proyek sampai dengan penutupan proyek adalah 5 bulan atau 124 hari kerja. Baseline Jadwal dan
WBS terlampir dalam LAMPIRAN 1: WORK BREAKDOWN STRUCTURE DAN BASELINE JADWAL . 6. RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN Dalam perjalanan suatu proyek, hampir selalu ada suatu permintaan perubahan. Untuk mengantisipasi akan hal tersebut, maka perlu disusun suatu prosedur. Prosedur untuk mengontrol perubahan dalam suatu proyek sering disebut dengan Prosedur Kontrol Perubahan (Changes Control Procedure).
Prosedur Kontrol Perubahan
Setiap modifikasi yang telah disetujui, ataupun perubahan pada jadwal dan biaya proyek harus mengacu pada prosedur berikut.
Pengajuan perubahan dapat berasal dari setiap anggota tim apabila diperlukan, terutama untuk perubahan yang akan mempengaruhi jadwal dan ruang lingkup kerja.
Persetujuan pada Form Permintaan Perubahan/Changes Request Form (CRF) menunjukkan persetujuan terhadap perubahan pada jadwal.
Pengajuan Perubahan
Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui komunikasi formal (meeting reguler) ataupuan non-formal (melalui bentuk komunikasi lainnya).
Mengisi Form Permintaan Perubahan (CRF) - (lihat LAMPIRAN 2.1) - untuk diajukan sebagai usulan perubahan.
Catat CRF pada Catatan Permintaan Perubahan - (lihat LAMPIRAN 2.2).
Monitor Perubahan
Apabila Form Permintaan Perubahan telah disetujui, pekerjaan dapat dimulai.
Project Manager atau manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau rencana kerja untuk mengakomodasi perubahan yang telah disetujui dan mempresentasikannya dalam meeting kemajuan proyek untuk disetujui.
Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting proyek. Project Manager harus menanda tangani Form Permintaan Perubahan apabila perubahan telah diselesaikan.
7. RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI Prencanaan Komunikasi Perencanaan komunikasi menjabarkan kebutuhan komunikasi reguler antar anggota tim yang terlibat dalam pengerjaan proyek Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian. Komunikasi tidak harus dilakukan secara formal saja, komunikasi bisa dilakukan secara terbuka dan informal untuk memfasilitasi transfer pengetahuan (knowledge transfer) antar semua pihak yang terlibat/berkepentingan. Untuk perencanaan komunikasi yang bersifat formal, akan dicantumkan pada LAMPIRAN 3: PERENCANAAN KOMUNIKASI yang menggambarkan komunikasi reguler yang dianggap penting untuk memastikan adanya informasi yang tepat, keterlibatan, dukungan dan manajemen proyek yang efektif.
Persiapan Pertemuan Mendistribusikan agenda meeting, selambat-lambatnya sehari sebelumnya. Pembahasan topik berdasarkan urutan kepentingan dimulai dengan topik yang mudah dan setiap topik diberikan alokasi waktu. •
Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dan waktu.
•
Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan, hadir dan berpartisipasi aktif dalam meeting.
•
Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada jalurnya dan efektif, sehingga tujuan meeting dapat dicapai.
•
Pemimpin meeting akan menunjuk seorang notulis untuk membuat dokumentasi meeting dan mendistribusikannya dengan tepat.
•
Meeting paling sedikit membahas topik berikut:
•
Kemajuan proyek
•
Aktivitas yang akan segera dilakukan
•
Pembahasan ulang kontrol perubahan (change review)
Direktori Tim Proyek Direktori tim proyek untuk semua komunikasi sebagai berikut: Nama
Posisi
Email
Telepon
Awaldi Kurniawan
Project Manager
[email protected]
08571421xxxx
Ega Ramadhana
Analisa perancangan
[email protected] 08782341xxxx
Fendy Pratama
Konfigurasi Server
[email protected]
08522176xxxx
Aldi
Installasi Wiring
[email protected]
08387653xxxx
[email protected]
08567438xxxx
[email protected]
08773455xxxx
[email protected]
08987635xxxx
[email protected]
08387623xxxx
[email protected]
08775587xxxx
[email protected]
08523477xxxx
[email protected]
08996672xxxx
Network 93 titik Edo
Installasi Wiring Network 93 titik
Eko
Installasi Wiring Network 93 titik
Noval
Installasi Wiring Network 93 titik
Rifki
Installasi Wiring Network 93 titik
Egi
Installasi Server dan PC Client
Lutfi
Setting router, switch dan hub
Hari
Training Operator
8. RENCANA MANAJEMEN BIAYA Proyek ini akan menggunakan metrik nilai yang diterima untuk melacak dan mengelola biaya dan dasar biaya menyediakan dasar untuk pelaporan, pelacakan, dan pengelolaan biaya. Baseline biaya untuk proyek membangun sistem informasi manajemen kepegawaian meliputi semua biaya yang dianggarkan untuk berhasil menyelesaikan proyek. Data selengkapnya terdapat pada bagian
BASELINE BIAYA Jenis Pengerjaan
Max
Type
Fee
Base Calender
Project Manager
100%
Work
RP. 90.000/hr
Standart
Analisa perancangan
100%
Work
Rp. 60.000/hr
Standart
Konfigurasi Server
100%
Work
Rp. 75.000/hr
Standart
Installasi Wiring Network 93 titik Installasi Server dan PC Client Setting router, switch dan hub Training Operator
100%
Work
Rp. 35.000/hr
Standart
100%
Work
Rp. 35.000/hr
Standart
100%
Work
Rp. 35.000/hr
Standart
100%
Work
Rp. 50.000/hr
Standart
9. RENCANA MANAJEMEN PEMBELIAN Berdasarkan Cakupan Proyek, maka akan diperlukan rencana untuk pengadaan pembelian kebutuhan proyek, berikut adalah baseline biaya pembelian barang / alat-alat yang diperlukan : No 1.
Nama Barang Acer AXC600 LCD 15"
Spesifikasi Core i3 3220 3.3GHz, 2GB DDR3, 500GB SATA, DVDRW, Gigabit LAN, Intel HD, K/B + Mouse, DOS Print, Scan, Copy 24-ports 10/100Mbps Rackmount Switch, 19" Steel Case
2. 3.
HP Deskjet 2050 TP - Link Switch RackMount TLSF1024
4.
Linksys Wireless-G Router [Wrt54gl-As]
Wireless G Broadband Router, 802.11b/g, 54Mbps, with Linux, WEP, Wi-Fi Protected Access® (WPAPSK, WPA2-PSK), Wireless MAC Filtering
5.
HP ProLiant ML310eG8 Server
Xeon E3-1240v2, 8GB (1x 8GB) PC3-12800E DDR3 ECC, 16x DVDROM, VGA Matrox
Harga Rp 4.700.000
Jumlah Harga Total 140 Unit Rp 658.000.000
Rp 550.000 Rp 492.800
6 Unit 5 Unit
Rp 3.300.000 Rp 2.464.000
Rp 679.000
1 Unit
Rp 679.000
Rp 17.660.500
1 Unit
Rp 17.660.500
6. 7.
8. 9. 10. 11
Mikrotik RB750GL Lev.4 TP - Link Speedy 150Mbps ADSL - TD-W8151N Belden Cable UTP Cat. 5e (1583A) Windows 7 Professional OS Ubuntu Server 13 RJ 45
G200 16MB, GbE NIC, Tower Case, HDD 500GB SATA RAID Router 5 Port 10/100/1000
Rp 663.000
1 Unit
Rp 663.000
Rp 239.000
1 Unit
Rp 239.000
305 Meters
Rp 1.099.000
5 Roll
Rp 5.495.000
OEM - 64 Bit
Rp 1.664.000
19 Unit
Rp 31.616.000
Wireless Modem, 1 PORT LAN, 1 PORT WAN
Ubuntu Server 13.10 Version 64 BIT Connector
Free (Open Source) Rp 35.000
TOTAL
Free (Open Source) 5 Box
Rp 175.000 Rp 720.291.500
10. RENCANA MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK Manajemen Cakupan Proyek adalah pengelolaan proses-proses untuk pendefinisian dan pengendalian apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek. Pelaksana proyek dan semua pihak yang berkepentingan harus mempunyai persepsi yang sama tentang hasil dari proyek dan proses yang akan dilakukan dalam pembuatan hasil proyek. Proses Manajemen cakupan proyek meliputi: (1) Inisiasi Proyek: proses awal proyek atau transisi dari satu tahap ke tahap berikutnya (2) Perencanaan Cakupan: pembuatan dokumen yang akan digunakan sebagai dasar pengambilan putusan dalam pelaksanaan proyek (3) Pendefinisian Cakupan: perincian hasil akhir proyek menjadi bagian-bagian komponen yang lebih kecil dan lebih mudah untuk dikelola (4) Verifikasi Cakupan: proses formal persetujuan akan Cakupan proyek, dan (5) Pengendalian Perubahan Cakupan: Proses pengendalian terhadap perubahan Cakupan proyek. Cakupan Proyek membangun sistem informasi kepegawaian terdapat pada bagian 3. CAKUPAN PROYEK.
11. RENCANA MANAJEMEN JADWAL
