Control de Obras Con Ms Project

CONTROL DE OBRAS CON MS-PROJECT

CONTROL DE OBRAS CON MS - PROJECT Contenido 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 2 CONTROL DE OBRA ........................................................................................... 4 MICROSOFT OFFICE PROJECT......................................................................... 6 CONTROL DE PROYECTOS CON MS-PROJECT ............................................ 8 CONCLUSIONES ................................................................................................ 17 BIBLIOGRAFÍA Y WEB GRAFÍA .................................................................... 18

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1.1

INTRODUCCIÓN

El hombre ha utilizado la planeación y el control de obra, consciente o inconscientemente desde que edificó su primera obra. Ha utilizado diferentes herramientas para auxiliarse en el amplio campo de la construcción, ha ido perfeccionando sus diferentes técnicas o métodos para lograr alcanzar sus objetivos. Una muestra de estos, es la construcción de los grandes centros ceremoniales como el de Teotihuacan, Chichen Itza, etc.; o algunos más modernos como la Gran Muralla China, Templos Romanos y Catedrales. Dentro de este ámbito, entra la gerencia de proyectos, que no es más que la coordinación de todos los recursos tanto humanos, materiales, equipo y financiero, en un programa, tiempo y costo determinado, para lograr alcanzar los objetivos planteados. Tomando en cuenta siempre las tres variables importantes que son costo – calidad – tiempo. Un buen gerente de proyectos no debe simplemente administrar un proyecto, sino también debe de analizar, Figura 1.1 La Gran Muralla China. planificar, dirigir, controlar, evaluar y modificar cualquier actividad relacionada con el proyecto durante la elaboración del mismo. Hoy en día el gerente de proyectos además de tener a su cargo las actividades antes mencionadas, se debe de involucrar también en aspectos de operación, mercadotecnia, cuestiones económicas, sociales y legales, ya que no se deben de descuidar porque afectan directamente al proyecto. Recientemente, se le ha tomado mucho interés en cualquier tipo de proyecto, en la selección de recursos humanos altamente eficientes que colaboren en la elaboración del mismo, se les está tomando más importancia y dándole más interés a dirigir en una posición central y no exterior al proyecto, ya que si se involucra más al gerente, estará más informado en el proyecto en cuestión. Con esto, se pretende dar un mejor seguimiento a cada una de las actividades, ya que solo así se involucran más y realmente dirigen de manera eficiente y eficaz. Lo anterior, refuerza la participación del gerente de proyectos y por consiguiente existe una mejor interacción de cada uno de los integrantes del equipo en donde se puedan concentrar en lo que mejor saben hacer.

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Justamente aquí entra el papel del gerente en donde hace posible la creación de un marco donde puedan desarrollar sus actividades o responsabilidades al máximo rendimiento y con las mayores posibilidades de satisfacción personal. Pero no es solo la participación de todos los integrantes del proyecto, anteriormente se habló de las tres variables importantes que se toman en cuenta para la elaboración del mismo que son costo – calidad – tiempo, en el pasado no se le tomaba mucha importancia a esto. Se podía tener mucha calidad, pero el tiempo y costo se elevaba considerablemente, por el contrario, se podía ganar tiempo, pero la calidad bajaba y el costo a largo tiempo era considerable. Figura 1.2 Control De Obras.

Es por esto que hoy en día se debe de tener una adecuada planeación y control de obra para que se logre satisfacer cada una de las tres variables, principalmente en nuestro país que no se le ha tomado mucha importancia a lo anterior y por el contrario, se improvisa cuando el proyecto está en marcha o cuando por algún trámite se les pide como por ejemplo alguna licitación, pero al fin de cuentas no se le toma la importancia y valor que debería de tener. Es importante mencionar que en países desarrollados como algunos de Europa, Estados Unidos, Asia, etc.; se le ha tomado en cuenta desde hace tiempo, de aquí se debe a que grandes compañías han crecido y se encuentran posicionadas en el mercado internacional, como empresas líderes en el campo de la construcción. En el pasado se carecía de muchas herramientas de trabajo como programas computacionales, que ahora están disponibles para facilitar el diseño de proyectos, presupuestos y una mejor planeación detallada en gerencia y control de obra. Además se deben de tomar factores que anteriormente no se tomaban en cuenta como la calidad de los materiales, mano de obra, planeación estratégica y riesgo que hoy en día juegan un papel muy importante no solo en un proyecto de construcción, si no en cualquier que tenga una planeación como la textil, automotriz, etc.; por mencionar algunos, en donde se tengan sistemas de producción bien detallados, programados, analizados y ejecutados, que pueda asegurar el cumplimiento de sus metas y por supuesto el éxito de la empresa. Por todo lo anterior el estudio, análisis e implementación de una buena planeación y control de obra sea primordial en cualquier proyecto de construcción que se realice por más grande o pequeño que este sea.

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1.2

CONTROL DE OBRA

1.2.1 GENERALIDADES. El control de obra es muy importante ya que todo lo planeado se verá reflejado en el constante monitoreo de todas las actividades que se vayan desarrollando y así se podrá dar un mejor panorama del avance del mismo. Dentro de este control de proyecto, se puede reflejar el avance de cada una de las actividades a desarrollar, se puede ver además, el avance total del proyecto, los estados financieros en cuanto a gastos, ingresos, deudas etc. Determina la situación general de cada actividad o evento con respecto al programa, la situación general del programa y del presupuesto, además de cada actividad o evento con respecto al presupuesto. En lo que cabe decir del avance de cada actividad o concepto, este se representa en términos de porcentaje realizado. El avance se define como el trabajo realizado y es independiente tanto en cantidad presupuestada como del tiempo empleado en dicha actividad. Esto mide solo el avance realizado del total independientemente de cuánto dinero se ha gastado y de cuánto tiempo se ha necesitado, es algo muy general. Una vez conocidos los avances de cada actividad, el porcentaje se multiplica por lo presupuestado y con esto se ve el avance de esa actividad y lo que resta por gastar. Esta información de gastos se debe de tener muy en cuenta ya que se tiene que tener un control estricto de cada uno de los gastos, esto aunado con el programa, se podrán realizar compras programadas de materiales en algún tiempo determinado, así como los máximos que se deben de pagar por unidad de trabajo hablando de mano de obra, proveedores, gastos fijos, etc. Una vez teniendo avances y gastos, se puede determinar el avance general del programa y del presupuesto. Existen muchas formas de lograrlo, básicamente se compara con el programa inicial en gastos hechos y grado de avance del proyecto, entonces se podrá ver el retraso en tiempo y gastos que están por encima de lo presupuestado.

Figura. 1.3 Control Del Proyecto En El Mes 5.

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Como se muestra en la Figura 1.3, se tiene un reporte de lo programado y terminado, así como también se puede observar lo que falta por realizar, esta es una forma simple de realizar el control de obra en avances de actividades. Teniendo el informe general del programa y del presupuesto, se puede determinar y hacer un análisis más detallado de cada actividad desarrollada, existen también muchas formas de representarlo, tomando en cuenta la más sencilla con una simple gráfica de barras y fechas, se puede representar el avance parcial o real contra lo que falta por realizar, con esto nos podremos dar cuenta de que actividades le tenemos que poner más atención para evitar atraso en actividades, recordemos que en algunas actividades las tenemos que tener realizadas al cien por ciento para poder empezar otra. También debemos de tener en cuenta que para saber lo que hemos pagado por cada actividad y lo que hemos avanzado se debe de hacer un análisis bien detallado. Volviendo al principio en donde ya conocíamos el avance en porcentaje, conocíamos lo presupuestado y lo que nos faltaba por realizar. Ahora, se conoce con los estados financieros cuanto hemos pagado por esa actividad y cuanto nos falta por pagar y realizar, con esto se saca la diferencia y nos podremos dar cuenta si estamos por encima de lo presupuestado o estamos por debajo, cosa que sería ideal. Si tomáramos la misma Figura 1.3 y sacáramos la diferencia en porcentaje por realizar y por gastar, le sería muy útil al gerente del proyecto, para poder programarse en materiales, gastos, personal y equipo. El control, yendo de lo más particular a lo más general, es esencial en cada proyecto de construcción, con esto se conoce el estado en que se encuentra el proyecto en general. Si se tiene un adecuado control, se pueden evitar problemas posteriores que después sean inminentes y que traiga repercusiones en las utilidades. Por esto es importante un buen control de obra, valiéndose de muchas herramientas de representación tales como barras, rutas críticas, información etc. El Ingeniero del proyecto juega un papel muy importante en esta tarea, ya que es quien decide el camino del proyecto y es quien tiene la autoridad para poder cambiar el plan o método a seguir dependiendo de las condiciones de la obra.

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1.3

MICROSOFT OFFICE PROJECT

1.3.1 GENERALIDADES. Microsoft Office Project es una plataforma que permite gestionar los proyectos. El ambiente de trabajo permite gestionar tanto proyectos unitarios como carteras de proyectos, ya sea en un ambiente personal como ambiente Cliente – Servidor. Microsoft Office Project ofrece unas sólidas herramientas de administración de proyectos que permite funcionalidad y flexibilidad, con el fin de administrar los proyectos con mayor eficacia y eficiencia. Podrá mantenerse informado y controlar el trabajo, la programación y las finanzas del proyecto, mantener la sintonía entre los equipos de proyecto y mejorar la productividad gracias a la integración con los conocidos programas del sistema Microsoft Office, las eficaces opciones de elaboración de informes, el planeamiento asistido y las herramientas flexibles. 1.3.2 DESCRIPCIÓN DE ENTORNO DE TRABAJO. Al abrir la aplicación nos encontramos con la pantalla principal la cual se divide en tres secciones, tal como lo puede observar en la Figura 1. 4.

Figura. 1.4 Entorno de Microsoft Office Project.

1.- BARRA DE HERRAMIENTAS: En esta zona se puede apreciar una que está conformada de botones de acceso rápido como Abrir, Guardar e Imprimir, entre otros. 2.- PANEL DE ACTIVIDADES: Aquí es donde se debe comenzar a confeccionar la Gantt completando datos tales como “Nombre de la Tarea, Duración, Comienzo, Fin, %completado y Nombre de los recursos”. 3.- VISTA DIAGRAMA GANTT: En esta área se muestra en forma gráfica el nombre de los recursos con sus respectivos tiempos asignados en la Gantt.

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1.3.3 BENEFICIOS DE MICROSOFT OFFICE PROJECT. Como principales beneficios permite administrar y comprender de forma eficaz las programaciones de proyectos, establecer expectativas realistas con los equipos de proyectos, la administración y los clientes, Permite elaborar programaciones, asignar recursos y administrar presupuestos. Comprender la programación con características tales como Controladores de tareas para localizar el origen de los problemas, Anulación de nivel múltiple para probar situaciones, y Resaltado de fondo de celda para sombrear automáticamente las tareas afectadas por un cambio. 1.3.4 CREAR LÍNEA BASE DEL PLAN DEL PROYECTO. La línea base corresponde con la programación oficial del proyecto, con la cual debe medirse el avance de las actividades. Todo proyecto debe tener línea base para crear esta debe dirigirse a la opción Herramientas > Proyecto > Establecer Línea Base, tal como lo muestra la Figura 1.5.

Figura 1.5. Establecer Línea de Base.

Permite mantener una línea de base, de gran utilidad para el seguimiento del proyecto. Las fechas de comienzo y fin de las tareas se actualizan automáticamente a medida que se efectúa el seguimiento. De esta manera se pueden comparar con las fechas planificadas guardadas en la línea de base.

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1.4

CONTROL DE PROYECTOS CON MS-PROJECT

1.4.1 ESTABLECER LÍNEA DE BASE DEL PROYECTO. Para poder realizar controles de avance físico de obra, es necesario previamente establecer una línea base, que es una programación inicial contra la cual se van a medir los siguientes controles de avances. Para establecer una línea de base de la programación se realiza lo siguiente: 1) 2) 3) 4)

Menú “HERRAMIENTAS”. Opción “PROYECTO”. Opción “ESTABLECER LÍNEA DE BASE”. Botón “ACEPTAR”.

Se podrá establecer una línea de base para el proyecto completo o para un conjunto de tareas seleccionadas, es recomendable que la línea de base se establezca para el total del proyecto y ahora se podrá empezar a comparar el avance actual versus la línea de base.

Figura 1.6. Cuadro de Dialogo “Establecer Línea de Base”.

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1.4.2 GANTT DE SEGUIMIENTO. El siguiente paso para hacer el seguimiento del proyecto, es configurar la vista del Gantt de Seguimiento para esto se realizan los siguientes pasos: 1) Menú “TAREA”. 2) Opción “DIAGRAMA DE GANTT”. 3) Opción “GANTT DE SEGUIMIENTO”. Es probable que sea necesario configurar nuevamente la escala temporal del grafico Gantt de Seguimiento para esto se realizan los siguientes pasos y podemos también configurar la escala temporal a nuestro agrado: 1) Haga “Click” con el botón derecho del mouse, sobre la barra de tiempo del Diagrama Gantt. 2) Elija la Opción “ESCALA TEMPORAL”. 3) Modifique la Escala Superior, Intermedia e Inferior.

Figura 1.7. Modificando la Escala Temporal del “Gantt de Seguimiento”.

Ahora podemos mostrar el Gantt de Seguimiento. En color plomo se puede apreciar la LÍNEA DE BASE, y color rojo y azul la programación resultante de hacer el seguimiento, al lado de estas barras se ve un valor en %, este valor es el avance de la tarea.

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1.4.3 TABLA DE SEGUIMIENTO. La manera más rápida de actualizar el Seguimiento del proyecto es haciéndole desde la vista de Diagrama de Gantt de Seguimiento, utilizando la “TABLA DE SEGUIMIENTO”, para reemplazar la tabla de entrada por la tabla de seguimiento de la vista de Gantt de seguimiento, haga los siguientes pasos: 1) Menú “VER” 2) En Opción “TABLA”, seleccionar la tabla “SEGUIMIENTO”

Figura 1.8. Selección de la “Tabla de Seguimiento”.

Figura 1.9. Diagrama Gantt Con Vista De “Tabla de Seguimiento”.

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La vista de la tabla de seguimiento muestra los siguientes campos a llenar: 1) Comienzo Real. 2) Fin Real 3) % Completado Si no se especifica lo contrario Project toma los inicios y finales reales iguales a los programados. El % completado de la tarea, corresponde al trabajo real ejecutado con respecto al trabajo total programado. Utilizando esta Tabla de Seguimiento, es rápido y fácil ingresar el seguimiento del proyecto.

Figura 1.10. Actualización De Las Tareas Con Avance Realizado.

Se puede notar en la Figura anterior que se ha ingresado el avance que a la fecha de control tiene cada una de las tareas, el avance total del proyecto en la figura se muestra con porcentajes. Es posible ingresar también la siguiente información: 1) Fecha de “Comienzo Real” 2) “% Completado” a la fecha de control. Si no ingresa la fecha de “Comienzo Real” y solo se ingresa el “% Completado”, MS Project, asume que es la fecha de comienzo es igual a la fecha de comienzo programada. Es posible también ingresar el par de información siguiente: 1) Fecha de “ Comienzo Real” 2) Fecha de “Fin Real”.

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1.4.4 FECHA DE ESTADO DEL PROYECTO. Para hacer los controles de avance del proyecto hay que hacerlos a una fecha de control o de acuerdo a como se llama MS Project una “FECHA DE ESTADO DE PROYECTO”. La fecha de estado del proyecto, se ingresa de la siguiente manera: 1) Menú “Proyecto”. 2) Opción “Información del Proyecto”. 3) Ingresar en el cuadro de dialogo “Información del proyecto” la fecha de estado del proyecto, tal como se muestra en la figura a continuación.

Figura 1.11. Cuadro De Dialogo “Información Del Proyecto”.

OPCIÓN SEGUIMIENTO DEL MENÚ HERRAMIENTAS: La opción seguimiento del menú herramientas, cuenta con las siguientes alternativas: 1) 2) 3) 4) 5)

Actualizar Tarea. Actualizar Proyectos. Líneas de Progreso. Establecer Líneas de Base. Borrar Línea de Base.

ACTUALIZAR TAREAS: Esta opción sirve para actualizar las tareas del proyecto mediante un cuadro de dialogo, se actualizan las tareas de una en una, se puede usar esta opción en vez de ingresar la actualización a través de la tabla de seguimiento desde la vista del diagrama de Gantt.

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Usar esta opción para actualizar las tareas del proyecto, es un poco más lento que a través de la tabla de seguimiento en el Gantt de seguimiento. A través de este cuadro de dialogo, se puede completar la información siguiente: 1) 2) 3) 4)

% Completado. Comienzo Real. Fin Real. Duración Real.

Figura 1.12. Cuadro De Diálogos “Actualizar Tareas”.

ACTUALIZAR PROYECTOS: Permite actualizar el proyecto a una fecha dada, a su vez esta opción permite ingresar el porcentaje de avance en función a cualquiera de estas dos alternativas: 1) Por porcentaje Completado. 2) Solo al 0% al 100%.

Figura 1.13. Cuadro De Dialogo “Actualizar Proyecto”.

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La opción por “Por Porcentaje Completado”, actualiza el proyecto en función al avance programado a una determinada fecha de estado, la misma que se ingresa al lado derecho del cuadro “Actualizar Proyecto”. La opción “Solo 0% o 100%”, actualiza las tareas considerando que estas o ya se terminaron o no se han iniciado. La opción “Reprogramar trabajo restante para que empiece después del” permite trabajar bajo estas dos premisas: 1) Proyecto completo. 2) Tareas seleccionadas. La primera opción “reprogramar trabajo restante para que empiece después del”, permite asignar una fecha para la reprogramación y a partir de ella reprogramar las tareas manteniendo las precedencias entre ellas y calculando las duraciones restantes por ejecutar. En el caso de la reprogramación considerando las tareas seleccionadas MS Project solo considera en la reprogramación a aquellas tareas que hayan sido seleccionadas previamente. LÍNEAS DE PROGRESO: Son las líneas de estado de avance de las tareas que se dibujan dentro del diagrama Gantt y se utilizan para visualizar el estado en que se encuentran cada una de la tareas en ejecución, es una herramienta visual de control que dibuja una línea vertical en la fecha de estado y une el avance alcanzando por cada tarea con la fecha de control.

Figura 1.14. Cuadro De Dialogo “Líneas De Progreso”.

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En la siguiente figura se puede apreciar una vista del Gantt de Seguimiento, con la tabla de seguimiento y las líneas de progreso en rojo en la vista del diagrama de Gantt, tal como se muestra en la Figura 1.15.

Figura 1.15. Líneas De Progreso En El Gantt De Seguimiento.

1.4.5 COSTOS CON MS - PROJECT. COSTO FIJO: Esta referido a cualquier costo que no esté asociada a los recursos asignados a dicha tarea. COSTO TOTAL: MS Project lo calcula sumando el costo de los recursos de la tarea más el costo del trabajo planificado por ejecutar, es decir es la suma del costo de los recursos que intervienen en la tarea más la suma del costo planificado por ejecutar. COSTO PREVISTO: También llamado costo estimado al finalizar (CEF), no es otra cosa que el costo estimado al finalizar. COSTO REAL: Es el costo resultante de ejecutar la tarea de acuerdo a los recursos asignados más el costo fijo asociado a dicha tarea. COSTO RESTANTE: MS Project calcula el costo restante como el trabajo por ejecutar por la tasa unitaria del recurso asignado a cada tarea.

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1.4.6 TABLA DE COSTOS. Para poder obtener la Tabla de Costos que se muestra en la figura, se deberá seguir los siguientes pasos, estando en la vista del diagrama de Gantt. 1) Menú “Ver” 2) Opción “Tablas” / Seleccionar la tabla de “Costo”

Figura 1.16. Tabla De Costos Asociada a Vista Del Diagrama Gantt.

La tabla de costos muestra las siguientes columnas: Costo Fijo. Acumulación de Costos Fijos. Costo Total. Costo Previsto. Variación. Costo Real. Costo Restante. Cabe aclarar que la columna “Acumulación De Costos Fijos”, está referida a la manera en que se van a distribuir en el tiempo estos costos los cuales pueden ser: total al inicio, total al final o por prorrateo.

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1.5

CONCLUSIONES

El control del avance de la obra es importante como quedó demostrado anteriormente, el correcto uso de la información para obtener datos precisos, debe de ser lo más claro posible para que haya un mejor entendimiento entre todos los miembros del equipo. El Ingeniero es quien debe de tener la experiencia de poder manejar, coordinar, controlar y dirigir a su equipo de trabajo. Pero no solo va a depender de él, el éxito del proyecto, la calidad de los materiales, mano de obra, el buen manejo de los recursos, se va a ver reflejado en cada una de las actividades a realizar. El control se efectúa una vez puesto en marcha la realización del proyecto, siendo parte importante de la obra se debe manejar cada actividad y darle la importancia por más mínima que esta parezca, el uso de herramientas que nos ayuden a tener una base de datos más clara y precisa, es una gran ventaja, ya que podremos almacenar información día a día teniendo un historial para posibles proyectos futuros. Por consiguiente, el control debe de darse continuamente, para comparar los avances de obras reales con los planeados inicialmente. Si no se llegara a cumplir con tales, el Ingeniero debe de tomar acciones que encaminen nuevamente al proyecto a su ruta inicial. Dichas acciones deben de ser sustentadas por hechos reales, tomando en consideración los sucesos externos o internos que puedan afectar al proyecto. No debemos dejar de mencionar que la actualización de datos de todo el proyecto, conforme se vaya avanzando y realizando las actividades, también es parte importante del buen control del proyecto, porque con esto, el Ingeniero o los miembros del gabinete tendrán más claro el problema para que se siga con el curso del programa que se tenga contemplado, si no se cumplieran con lo planeado inicialmente, el gerente tendrá la necesidad de una reprogramación y nuevos métodos de control a utilizar.

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1.6

BIBLIOGRAFÍA Y WEB GRAFÍA

Control De Obras Con MS-Project – Ing. Guillermo Huerta Amoretti. Programación De Obras Con MS-Project – Ing. Guillermo Huerta Amoretti. Manual MS-Project 2003-2007-2010 – Ing. Antonio Molina Campos. Planeación y Control De Obra – Arq. Julio Cesar Pérez Cervantes. Programación y Control de Obras - Ing. María Josefina Corredor M. Planificación y Gestión De Proyectos Con MS-Project – Ing. Antonio Nieto Serra. Seguimiento De Proyectos – Escuela Superior De Ingeniería Informática. Control De Obra y Avance De Obra – Uralde Ysi y Asociados. http://www.construccion.org – Instituto De La Construcción y Gerencia ICG.

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Control de Obras Con Ms Project

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